විභාග සහතිකවල සත්‍ය අසත්‍ය භාවය පරීක්‍ෂා කිරීමෙන් පසු ඇතැම් ඒවා ව්‍යාජ සහතික බව දන්වා රාජ්‍ය දෙපාර්තමේන්තුවලට හා ආයතනවලට යවන ලිපි වෙනස්කොට අව්‍යාජ සහතික යැයි සඳහන් කරමින් සකස් කළ ලිපි පෞද්ගලික ලිපිගොනුවලට ඇතුළත් කිරීමේ මහා පරිමාණ වංචාවක් ගැන විභාග දෙපාර්තමේන්තුව පුළුල් පරීක්‍ෂණ අරඹයි.රාජ්‍ය අංශයේ සේවක සේවිකාවන්ගේ විභාග සහතික සනාථ කර ගැනීම පිණිස විභාග දෙපාර්තමේන්තුවට එවනු ලබයි.ඒවා පරීක්‍ෂා කොට ව්‍යාජ හෝ අව්‍යාජ බව සනාථ කර නියෝජ්‍ය විභාග කොමසාරිස්වරයකුගේ අස්සනින් යුතු ලිපියකින් එම ආයතනයට දැනුම් දීම විභාග දෙපාර්තමේන්තුවේ රාජකාරියකි.අධ්‍යයන පොදු සහතික පත්‍ර (සාමාන්‍ය පෙළ) සහ උසස් පෙළ විභාග සහතික මේ ආකාරයෙන් පරීක්ෂා කැරෙන ප්‍රධානතම සහතික බව දෙපාර්තමේන්තුව පවසයි.