Alla fine dell'anno è tempo di bilanci e in un condominio la fine dell'anno fa rima con rendiconto e "conguaglio", quasi mai a "credito" e quasi sempre a "debito". Il problema, però, è dato dal fatto che le regole o i principi alla base del rendiconto del condominio costituiscono un mistero assoluto e questo sia per coloro che non sono "non addetti ai lavori", ma anche a molti addetti ai lavori. Logica conseguenza di quanto affermato è che la situazione del condominio indicata nei rendiconti non è controllabile e verificabile e che nella peggiore delle ipotesi non corrisponde (mai o quasi mai) alla situazione reale dell'edificio e, quindi, quasi ciclicamente, si scopre che occorre ripianare perdite, buci o ammanchi, senza che mai nessuno riesca a comprendere da dove scaturiscono tali "buchi di bilancio" e senza che nessuno riesca a fornire una reale motivazione o esigenza. (in un precedente articolo avevamo già trattato della questione) Nel momento in cui si cerca di trovare un filo conduttore che spieghi gli elementi di base di un rendiconto, un primo elemento può essere tranquillamente notato, senza paura di essere smentiti, è dato dal fatto che il rendiconto deve rappresentare la situazione reale del condominio, intendendosi, con questa espressione, non solo il divieto di inserire nel rendiconto dati falsi, ma anche il divieto di inserire nel rendiconto dati "putativi" o "immaginari" o situazioni non realmente effettuate. Semmai, il problema è individuare il metodo è il più corretto per raggiungere un tale obiettivo, ovviamente, considerando anche la recente riforma del condominio, che ha profondamente inciso sul punto. Per semplificare il discorso e rendere più familiare la spiegazione di alcuni principi è possibile ricorrere ad un elemento più comune il c.d. conto corrente bancario ed è possibile analizzare il tipo di operazioni che compie la banca. La banca segna un'operazione, in entrata o in uscita, solo quando la somma è effettivamente versata sul conto o solo quando la somma è effettivamente prelevata dal conto, la banca alla fine di un dato periodo tira una somma e indica il totale saldo a debito o a credito. Il risultato così ottenuto può essere dichiarato come corrispondete alla situazione reale. Se, invece, la banca indicasse in entrata somme che nessuno ha mai versato o se indicasse, in uscita, somme che nessuno ha mai prelevato, nel momento in cui venisse presentato il c.d. "estratto conto" (il "rendiconto"), la banca rappresenterebbe una situazione che può essere tranquillamente definita come non corrispondete alla realtà (con tutte le conseguenze derivanti da questa affermazione). Anche per la redazione del rendiconto del condominio deve essere applicata questa semplice regola, cioè nel rendiconto vanno indicate solo le spese effettivamente sostenute e solo le somme effettivamente riscosse, (questa semplice regola di redazione del rendiconto può anche essere descritta come principio di cassa). I motivi che spingono ad avvallare l'applicazione di questo principio (e si anticipa è anche quello presente nella riforma del condominio) possono essere così elencati: 1) il rendiconto è anche il documento che descrive l'attività dell'amministratore (mandatario dei proprietari) e, certo, nella redazione del rendiconto l'amministratore non può indicare attività non effettivamente eseguite, cioè non può far credere che ha fatto qualcosa, quando, in realtà non ha fatto nulla, poichè, altrimenti, farebbe credere ai proprietari (che devono rinnovargli l'incarico), che ha eseguito ed ha adempiuto al suo incarico, mentre, in in realtà, non ha eseguito e non ha adempiuto al suo incarico professionale. 2) inserire nel rendiconto spese mai effettivamente pagate (o rappresentare come pagate spese in realtà non pagate) potrebbe anche essere un mezzo per coprire lo "spostamento" di fondi del condominio, i quali potrebbero essere usati nell'ambito del meccanismo della c.d. "cassa comune tra più condomini", (cioè lo stesso amministratore di più condomini, usa i soldi del condominio A per pagare le spese del condominio B poi usa le somme del condominio C per pagare le spese del condominio D ecc…) si tratta di un fenomeno talmente diffuso (ma poco pubblicizzato) che il legislatore ha previsto la revoca giudiziale dell'amministratore se si dovesse verificare una tale eventualità (ex art. 1129 n. 3 c.c.), oppure potrebbe servire a chiedere il pagamento di conguagli in realtà non dovuti; così come, inserire entrate mai effettivamente riscosse, potrebbe servire a nascondere la reale situazione debitoria del condominio.
L’amministratore del condominio deve provare da dove avrebbe prelevato le somme che dichiara di aver anticipato per coprire le spese del condominio, il motivo alla base di tale principio si spiega considerando che tali somme possono essere state (illecitamente) prelevate da un altro condominio (usando il c.d. sistema della casa comune tra diversi edifici), oppure, gli anitcipi possono essere un modo di aggirare la normativa sull’anti riciclaggio, di conseguenza, una sentenza non può legittimare il compimento di atti illeciti. Ampliando il problema si comprende perchè il legislatore con la riforma è intervenuto principalmente sulla gestione contabile del condominio e sul rendiconto condominiale.