随着"国际产能合作"和国家相关战略的指引,不论是入境办会,办活动,还是出境会议,考察推介,交流办展,会议选址都是首当其冲的工作.而HelmsBriscoe( 以下称汇伯) 作为全球领先的会议及活动采购管理公司,自2011年3 月进入中国来,目前已经为数百个客户提供了数千场会议活动的选址服务,2015 年,汇伯更在150 个国家协助客户采购了42000 多个会议团,仅房间上的预订了超过545 万间夜,采购的金额超过了10.75 亿美金.也正因如此,我们近期采访到了汇伯(中国)会展资询中国区副总裁Annie Wang 女士,并请她就"新时期下的会议采购和选址"这一话题,与"旅游会展"的读者分享了一些建议.
MICE 是一件非常琐碎的事情,从场地到搭建,从策划到执行,每一项都需要投入很多的时间和精力.具体到会议场地的采购和选址,从最刚需的场地采购入手,帮助客户从琐繁的会议场地的选址中解放出来,从而让客户将关注点放在前期的会议策划和后期的执行中去;已成为首当其冲的现状.
谈到国际会议,她说:"比如2014 年9 月的达沃斯天津会议.因为重要嘉宾多,分会场多,尤其是涉及到的政要多,需要结合每个人的身份和特点,筛选合适的酒店,所以,我们在2013 年上半年就开始着手做选址准备.除了将天津市场在客户指定区域内合适的酒店都同时询价做了筛选外,同时我们也在其他地区选用了几家适合开会的场地,做以备选,以备客户临时变动方案时有更多的选择.这些选址需要有绝对的行业选址经验,只有这样才能给客户匹配到满意的场地."
谈到企业会议,她说:"比如2016 年4 月一家投资公司的西安资本峰会.重要嘉宾基本都是CEO,客户要求所需酒店除了高大上之外,重要的是要精致,让客户能够体验到当地的文化特色.客户在我们协助采购好了酒店之后,又因为自己在当地没有任何供应商,希望我们能够帮助他们推荐旅游接待商和会议搭建商,我们利用汇伯的资源,顺利的帮助他们推荐了一家当地接待能力最为强大的旅游接待商,和一家最为有势力的会议搭建商.这样,通过汇伯的直采,客户不但节省了大量的时间和资金成本.同时,也协助客户推荐到了合适的供应商,降低了合作成本与风险."
谈到中国市场,她说:"中国本土企业不断地与国际市场接轨,世界500 强企业在华的发展,这些都为中国的会奖从业人员提供了更大的市场空间.但目前还普遍存在着从业经验不足,主动服务意识不强,高端人才缺乏,服务专业度不高,行业分工不够细化,恶性价格战等突出的问题.所以我们应该结合自身的优势和特点,在不断提高个人专业水平和操作能力的同时,多站在主办方与参会者的角度考虑问题,深化并细化服务内容."
2014 年,政府财政开支一律缩减5% 和严控三公经费等政策出台,政府会议的接待标准受到了很大的影响,会议数量,会期与会议开支均被压缩,那么在会议采购选址上出现标准降低,规模减小及时间压缩等市场变化现象.
谈到企业客户的需求,她说:"市场对于采购流程的透明化及合规的需求愈发突出,各企业纷纷提出合规整改政策,那么越来越多的企业更愿意采用像汇伯这样专业的会议采购管理公司,协助他们对会议场地进行透明直采.对于国际会议相对影响很小,但由于企业强劲发展不断增加了对会议的刚性需求,对于会议接待的质量和是否产生更多效益提出了更高的要求,那么从场地的采购选址上就要求更能符合会议的级别和主题着手出发."
谈到市场变化,她说:"2015 年以酒店为代表的会场资源,因为政府三公经费政策和八项规定出台,政府会议大幅度减少,公司会议没有大幅提升,空置率出现持续上升势态,以一线城市五星级酒店的会场为例,空置率达到了40%.在我们同酒店供应商沟通中,他们都提出会场资源使用率分布不均匀状况的出现,导致会议场地运营商对接下来时期的运营无法预先判断和合理安排,运营成本就被抬高.同期,会议场地对于市场占有率的竞争和角逐在不断加剧.对于会议主办方来说,可能正因竞争的加剧,各场地纷纷根据市场需求结合自身产品特点,在私下不断地提高自身的会议服务,更新会议场地设施设备和技术,希望继续保持和追求市场份额的趋势势态,对于他们的采购出现了明显有利的趋势."
谈到会展场馆,她说:"会展场馆的建设过于大型化,虽然能适应展览旺季多个展会同期举办,但因周边配套交通,餐饮,住宿等基础设施也不够完善而导致各种负面的问题出现,比如去年五月份各媒体纷纷报道的"一场医药峰会竟然让上海滩瘫痪"的事件.而中国二,三线城市的展览资源有限,展会数量有限,展馆利用率不高,导致了展馆建成后利用率不高,展馆设施资源长期闲置浪费."
采访中,当问及"会奖从业者应具备的基本素质时",本身就给人一 种静怡而沉厚之气的Annie Wang谈了六点,给我印象深刻,现书与诸君共赏.
第一是经验.会展行业是一个非常具有挑战性的行业.只有在这个行业里磨砺多年,有了深度的实操经验,才能出色且高效地完成不同的项目.
第二是国际化视野.随着经济全球化进程的推进,全球以会奖为目的的旅游活动不断增加,但中国会奖起步晚,较欧美区域发展还是有很大的差距,无法在专业度和规模上同国外的同行一较高下;那么,除了要求从业人员练好内功外,还要多走出国门,同国外同行进行交流,了解国际最新发展动态.
第三是创新思维.会奖旅游不是只比普通接待多了几项内容而已.客户的个性化需求不断增加,那么需要从业人员能有创新的思考力,突破现状,随时以新的创意来满足不同客户群体的需求和偏好.
第四是外语能力.从业人员最好能够掌握1-2 种外语,方便同国际接轨.
第五是谈判能力.能够同会议相关的不同部门打交道,为自己的会议争取更多利好的政策.
第六是正能量的心态.会议本身涉及到的事务据统计至少有140 多项,那么拥有积极的心态,去挑战自己是非常有必要的.