单证(Documents)只要是指国际贸易通关,结算以及出口退税等环节应用的单据和证书,亦称"单据"或"文件".如果把"单证"按照狭义和广义来划分的话,狭义的"单证"是指"单据"和"信用证",广义的"单证"是指"各种文件"和"凭证".
国际贸易单证的分类方式有很多,如果按单证的性质划分,可分为"商业单据"和"金融单据";如果按单证的用途划分,可分为"资金单据""商业单据""货物单据""官方单据"和"附属单据".这里,我们仅按照交易环节将一些常用的单据划分并列举如下(表):
3 通关单据 出口 商业发票,装箱单,提单,代理报关委托书,代理报检委托书,出入境货物报检单,出口货物报关单,出境货物通关单,出境货物换证凭单,买卖合同,其他政府批件等 申报
按单据的作用划分,单证一般可分为"运输单据""保险单据""通关单据""结汇单据"和"出口退税单据"等.其中,"结汇单据"又按照支付方式的不同可分为"L/C信用证单据""托收单据"和"汇付单据"等.
在以上三类结汇单据(信用证单据,托收单据和汇付单据)中,要求最严格的是信用证单据.它要求受益人(卖方)提交的单据的一字一句都要与相关的信用证条款和相关的国际贸易惯例(如跟单信用证统一惯例,国际标准银行实务等)相符.否则,银行就有权拒付.
至于托收和汇付方式下的国际贸易单证,虽然它们的填写内容也必须严格符合买卖合同的规定,特别是在象征性交货方式下,如果卖方提交的单据内容与买卖合同条款不符,买方就有权拒收单据,拒付货款.但是,托收和汇付单据的严格程度毕竟要比信用证单据低得多,可以这样说,信用证単据是国际贸易单证中要求最高,难度最大的一种.
如果能够较好地掌握信用证单据的规则和制作方法,托收和汇付単据就可以不学自通了.
如上所述,托收单据要求相对较低,卖方的单据只要符合买卖合同的规定以及买方临时提出的某些特殊要求,单据的种类和数量不短少,单据的主要内容如商品的名称,规格,数量,单价,总值,包装,颜色,配码,原产地等不违反合同规定,恪守信誉的买方一般都会付款赎单.
汇付单据的要求就更一般了.因为汇付多为"卖方装运货物以后买方付款,买方付款以后卖方交单"的做法,买卖双方的信誉程度都比较高,双方的贸易关系比较融洽,且都彼此信任.因此,在单据方面,买方一般没有什么苛刻的要求,只要在大体上过得去,不影响买方的进口通关,纳税以及会计做账就算合格,就可以接受.万一单据有什么差错或遗漏,买方还可以在发现后要求卖方更换或补办.