金十七 纳斯达克上市公司CFO
2002年,美国出了个萨班斯-奥克斯利法案,要求上市公司建立完善的风险管理和内部控制机制.在中国,2006年,国资委,上海证券交易所和深圳证券交易所也分别推出了对所管辖企业的风险管理和内部控制指引,要求中国的企业建立完善的风险管理和内部控制机制.怎么理解这些要求?在我看来,在众多理论分析中,最核心的一条就是:一切都要制度化.
有人可能会说:如果一切都制度化,会很僵化,很死板,做事情会没有效率的.这是对于"一切都要制度化"最常见的批评.在实际工作中,很多管理者都会在某些情况下,运用自己的权力,跳过制度的束缚,直接办理某些事情.在内部控制理论里,管理者的这种行为被称作"管理层越权",是内部控制制度的大敌."管理层越权"是在企业管理中难以绝对避免的,应该尽量减少的,但在管理实践中又确实是时有发生的.
我们看到的很多间谍片或者战争片里,时常会有间谍化装成对方的高官,派头很大地硬闯岗哨,并且往往得逞.这就是因为对方的某些高官平时就不遵守有关的保卫制度,自己经常出现"管理层越权",搞得岗哨在面对高官或者貌似高官的人时,无所适从,才会被对方间谍所利用.所以,尽管"管理层越权"可能有其业务上的必要性,但其负面影响也很大.身为管理者,应该尽量克制自己出现这种行为.管理者不应该把内部控制制度看作是束缚自己的,而应该看作是帮助自己管理众多员工的.管理者自己带头尊重内控制度,内控制度才能真正发挥作用,帮助管理者管理好员工.很多公司对于"管理层越权"往往是有处罚的,比如,在对管理者绩效考评中扣分.
那么,既然"一切都要制度化",我们能不能把"管理层越权"也通过"制度化"来扬长避短呢?能.
这就是所谓的"绿色通道"制度.对于某些要急办的事务,设立一个"绿色通道"制度,要求各级办事人员加快处理速度,或者减少某些程序,直接交由主管负责人决策.这样的"绿色通道"制度,减少了层层检查审核,将更多的责任放到了主管负责人肩上,要求主管负责人做出更多的主观判断.这样做,确实可以提高办事效率,但也相应加大了出错的风险.
竞争力会下降;但总用这个"绿色通道",就会增加出错的风险.
如果很多事情都要求走"绿色通道"制度,不仅加大了企业风险,"绿色通道"还容易被阻塞.这时,又需要一个安排来确保"绿色通道"不被阻塞.例如,限定每个月每个部门可以使用"绿色通道"的次数.这样,每个部门就可以自己权衡要办事情的轻重缓急,自己决定哪些事情要走"绿色通道".
在"绿色通道"制度的执行中也更容易出现欺诈舞弊,因为可能会有人利用主管负责人时间紧迫又要迅速做出决定这一特点,故意将一些不合规的事情,例如价格有水分的合同,虚假的付款等,拿来走绿色通道.这样做,可以避开常规的层层审核,来碰一碰运气看主管负责人是否会在时间压力下犯错误.这时,就要求主管负责人对于来自"绿色通道"的事务保持足够的警惕,不能只注重效率而忽视风险.另外,为了降低这方面的风险,还可以安排所有走"绿色通道"的事情要在事后再走一遍常规检查审核,这会大大增加欺诈舞弊者事后被发现的风险,从而降低欺诈舞弊发生的可能性.
我们通过"绿色通道"制度这个简单的例子来讨论了一下"一切都要制度化"如何操作.在现实管理工作中,只要我们坚持这样一个信念―"一切都要制度化",我们就总能设计出好的制度和规定来,既保证工作效率又降低风险.