一切要"顺势而为"是华南产险在推动知识管理最主要的考量.因为我们认为公司在导入知识管理时,"时机"是很重要的关键,如果时机未成熟,冒然导入不但会造成员工的反弹,也被认为是打高空,无法有具体真正的作为.所以导入知识管理"时机"是重要的关键.
华南产险在民国93年公司进行全面e化时,首先借由Mail邮件系统的移转来引导,并开始建置公司入口网站(EIP),将原有Outlook的公共资料夹功能,顺势以Vitals/KM知识管理系统的部分功能来取代,让全公司同仁可以先熟悉Vitals/KM知识管理系统作业,以改变原有的习惯,也将原有公司各单位的共用表单或文件,开始放置到知识文件库中,方便所有同仁找寻业务相关所需的文件,节省很多工作上的时间.
举例来说,最近刚好因为要对外招募新人,以往和新人面试时总要请人事单位提供表单来填写,现在只需到网络上下载即可,而且便利的是,不需记下表格全名,只需打上"晤谈表"三个字,按下搜寻不费吹灰之力就找到所需表单,对使用者真的很方便,直觉.
目前华南产险的知识文件上,是以各分公司,组织单位来建置,并将公司各单位的公用表单及相关业务资料上传.其中在公司入口网站中的首页,使用者也可以马上看到知识管理中的"最新文件",只要轻松点入就可直接连结该文章,得知各单位所公布的最新文件资料,这个部分让很多同事都觉得很方便.同时,Vitals/KM知识管理系统对公司同仁而言更是有莫大助益,像是行销或企划人员,在制作一些报告或DM时,经常利用知识管理上的文件,找寻相关资料;另外,业务上所需的专业知识,例如核保准则进阶训练...等资料,都可以让新人透过公司的知识管理系统先行查阅,节省新人训练的时间.
虽在华南产险的知识文件库中,真正的知识文件比例不高,也尚未对内部员工正式宣布公司正在做知识管理,但公司内部已有许多员工开始自动自发地把自己的知识或经验文件化,并放置在知识管理系统中与大家分享,这些人正将是公司接下来推动知识管理时,举足轻重的先锋部队,期望借由他们带领着公司其他同仁,真正一起做到知识管理的"分享"及"活用",再创新价值.
 紧接着华南产险在推动知识管理上,将朝知识文件的收集及建置为主,如:售后服务的核保或理赔经验,透过资深业务同仁将过去的经验和其他同事分享,真正落实知识管理的精髓,进而传承更多有关客户的资讯.
导入或推动任何新系统时,"人"是最主要的关键成功因素,虽有主管的全力支持,但也需先让同仁们了解与接受,尤其是那些不喜欢改变习惯的同事.这时可以运用一些方法来减少不必要的误解与阻力,例如:邀请高阶主管先行学会并上手,或找到适当的同事来当代言人都是不错的方法,目的在于减低推动过程中的困难度.当然后续的知识管理推动,宜利用教育训练的方式,辅以好用的搜寻功能提高使用者的操作意愿,让大家先能接受知识管理,进而喜欢它,常用它,以奠定日后落实知识管理的基石.
由于华南产险是在导入Mail2000系统时,同步建置知识管理,为了配合当时的e化时程,希望能在限期内完成,所以知识管理方面以文件管理的基本功能为主,此需求在与叡扬讨论确认后,叡扬能站在使用者的需求考量上全力配合,在短短的三个月内就将系统成功上线使用,最难得的是华南产险内部使用者很快地就能适应,整体来说,此次合作案是一个非常愉快的经验.