备查账簿是指对一些在序时账簿和分类账簿中不能记载或记载不全的经济业务进行补充登记的账簿,对序时账簿和分类账簿起补充作用.相对于序时账簿和分类账簿这两种主要账簿而言,备查账簿属于辅助性账簿,它可以为经营管理提供参考资料,如委托加工材料登记簿,租入固定资产登记簿等.它所登记的是账外物资,.极易发生错弊,在审计时应按分类账簿审计的要点和方法实施审计.定义 亦称备查簿,备查登记簿或辅助账簿.是指对某些在序时账簿和分类账簿中未能记载或记载不全的经济业务进行补充登记的账簿.设置和登记备查账簿,可以对某些经济业务的内容提供必要的参考资料.各企业,单位可以根据实际需要来设置这类账簿.然而在实际工作中,重视分类账,忽视备查账,重视金额记载,忽视事由及相关记载等现象较为普遍. 设置管理 备查账主要用于登记资产负债表表内(或分类账账内)需要说明原因的重要交易或事项,或资产负债表表外(或分类账账外)的重要交易或事项.它可以补充说明总分类账和明细分类账所不能详细反映的资料,具有备查备忘的基本作用.例如,分类账内没有反映的担保事项,分类账内虽已记录但性质重要的应收票据,都需要在备查账上进行登记说明.备查账对完善企业会计核算,加强企业内部控制与管理,强化对重要经济业务事项的监督,明确会计交接责任,准确填列财务会计报告附注内容等都具有重要意义.国家统一会计制度对备查账的设置有明确要求,所有企业都必须按要求依法设置会计账簿体系,包括总分类账,明细分类账,日记账和备查账簿. 种类 应收账款备查簿 该备查簿用于登记财务报表内(或账内)需要说明原因的重要应收款项或表外(或账外)的应收款项.例如,对于企业债务重组,如果未来应收金额大于应收债权账面金额的,则未来应收款项在债务重组时不作账务处理,但应在备查簿中进行登记.待实际收到债权时,如果实际收到的金额大于应收债权账面金额,则将其差额作为当期营业外收入处理.在企业以应收债权取得质押借款的情况下,因用于质押的应收债权的相关的风险和报酬并没有发生实质性变化,所以企业应设置备查簿,详细记录质押的应收债权的账面金额,质押期限及回款情况等.对金融机构应计利息在超过规定期限(如90天)尚未收回的,应冲回所计利息.同时,将应收利息转账外核算,并在备查簿上登记.企业的委托贷款按期计提的利息到付息期不能收回的,应当立即停止计提利息,并冲回原来已计提的利息,同时在备查簿上登记. 应收票据备查簿 该备查簿用于逐笔登记每一应收票据的种类,号数,出票日期,票面金额,票面利率,交易合同号,付款人,承兑人,背书人的姓名或单位名称,到期日,背书转让日,贴现日期,贴现率,贴现净额,未计提的利息,以及收款日期和收回金额,退票情况等资料.应收票据到期结清票款或退票后,应当在备查簿内逐笔注销.对于到期不能收回的带息应收票据,转入"应收账款"科目核算后,期末不再计提利息,其所包含的利息在有关备查簿中进行登记,待实际收到时,再冲减收到当期的财务费用. 分期收款发出商品备查簿 该备查簿用于详细记录分期收款发出商品的数量,成本,售价,代垫运杂费,已收取的货款和尚未收取的货款等有关情况. 受托加工来料备查簿 该备查簿用于登记企业对外进行来料加工装配业务而收到的原材料,零件等收发结存数额.收到的物资由于所有权不属于本企业,不应包括在"原材料"科目的核算范围内. 代管商品备查簿 对已经办完销售手续,但购买单位在月末尚未提取的库存商品,单独在该备查簿中逐笔登记,不再在"库存商品"科目核算.企业以集资合作方式修建的职工住房建成后,按代管资产处理,并设置备查簿予以登记. 在用低值易耗品备查簿 对于在用低值易耗品以及使用部门退回仓库的低值易耗品,应当加强实物管理,在该备查簿上进行登记. 对于施工企业,在用周转材料以及使用部门退回仓库的周转材料,应当对其加强实物管理,并在备查簿上进行登记. 出租出借包装物备查簿 该备查簿用于登记收回已使用过的出租出借包装物. 临时租入固定资产备查簿 该备查簿用于登记临时租入的固定资产的有关情况. 在建工程其他支出备查簿 该备查簿用于专门登记基建项目发生的构成项目概算内容但不通过"在建工程"科目核算的其他支出,包括按照建设项目概算内容购置的不需用安装设备,现成房屋,无形资产以及发生的递延费用等.企业在发生上述支出时,应当通过"固定资产","无形资产"和"长期待摊费用"科目核算,并同时在在建工程其他支出备查簿中进行登记. 应付票据备查簿 该备查簿用于详细登记每一应付票据的种类,号数,签发日期,到期日,票面金额,票面利率,合同交易号,收款人姓名或单位名称以及付款日期和金额等资料.应付票据到期结清时,应当在备查簿内逐笔注销. 应付债券备查簿 企业发行债券时,应将待发行债券的票面金额,债券票面利率,还本期限与方式,发行总额,发行日期和编号,委托代售部门,转换股份等情况在该备查簿中进行登记. 递延税款备查簿 采用纳税影响会计法进行所得税会计处理的企业,应当设置该备查簿,详细记录发生的时间性差异的原因,金额,预计转回期限,已转回金额等. 实收资本(股本)备查簿 该备查簿用于登记企业资本(股本)的变化情况.对于投资者按规定转让其出资的,企业应当于有关的转让手续办理完毕时,将出让方所转让的出资额,在资本(股本)账户的有关明细账户及各备查簿中转给受让方.企业因减资而注销股份,发还股款,以及因减资而更新股票等的变动情况,在股本账户的明细账以及有关备查簿中详细记录. 持有股票备查簿 企业持有股票期间获得股票股利时,不作账务处理,但应在备查簿中登记所增加的股份. 股权投资未确认亏损备查簿 采用权益法核算时,企业确认被投资单位发生的净亏损,以股权投资账面价值减记至零为限.若被投资单位以后继续发生亏损,则未确认的亏损额应在备查簿上登记. 发票备查簿 该备查簿详细登记增值税专用发票,普通发票领购,缴销,结存等情况. 账销案存资产备查簿 为了做好企业资产评估,财产清查中核销资产的变现,保管,销毁等工作,对处置的实物资产,应建立实物台账和处置档案.对核销的应收账款,应实行债销账留,继续保持追索权,建立备查簿单独反映和监督其回收情况. 其他需要设置的备查簿 如企业对外担保事项,以及应由以后年度弥补的所得税计税亏损情况,也应设置备查簿进行登记. 当然,企业备查账簿还不止这些.企业应根据国家统一会计制度的要求,结合管理需要和满足填报会计报表附注的需要,规范备查账簿的设置和登记工作.设置内容应科学,完整,设置格式应简捷,明了,可采用订本式或合页等形式.在登记管理上,应建立相应的责任制度,明确何时登记,谁登记,谁保管,谁配合,谁检查,做到责任分明,并将备查账簿纳入企业重要的会计档案进行管理,有条件的企业可以开发必要的备查登记软件.