备查帐簿设计是指规定备查账的内容,格式.备查账是用来记录序时账或分类账未能反映或无法反映的特殊经济业务的账簿,其格式和内容无固定模式,完全取决于管理的要求和经济业务的特点.设计备查账应从实际出发,讲求简洁,实用.例例如银行款备查账可按借银行分设账页,反映每项偕款的时间,利率,到期日,还款情况等:委托加工材料备查账主要反映来料单位,收料的名称规格,数量,金瓤,加工后材料的名称规格,数量,金额,加工费等,最后反映加工材料运出情况;租人固定资产登记簿主要反映:出租单位,租人设备名称,数量,资产价值和使用部门,理情况,归还情况,经手人,租金支付情况等.介绍 帐簿设计原则的一般原则是什么? 帐簿设计应做到总分结合,序时与分类相结合,层次清楚,便于分工,具体说在设计时应符合以下原则: (1)与企业规模和会计分工相适应的原则.企业规模较大,经济业务必然较多,会计人员的数量也相应地多,其分工较细,会计帐簿也较复杂,册数也多,在设计时考虑这些特点以适应其需要.反之,企业规模小,经济业务量少,一个会计足够处理全部经济业务,在设计帐簿时没有必要设多本帐,所有的明细分类帐可以集合成一,二本即可. (2)既满足管理需要又避免重复设帐的原则.帐簿设计的目的是为了取得管理所需要的资料,因此帐簿设置也以满足需要为前提,避免重复设帐,记帐,浪费人力物力.例如材料帐,一些企业在财务科设了总帐和明细帐,在供应科又设一套明细帐,在仓库还设三级明细帐,就是重复设帐的典型例子.事实上若在财务科只设总帐,供应科设二级明细帐(按类别),仓库设二级明细帐(按品名规格),一层控制一层,互相核对,数据共享,既省时又省力. (3)帐簿设计与帐务处理程序紧密配合原则.帐务处理程序的设计实质上已大致规定了帐簿的种类,在进行帐簿的具体设计时,应充分注意已选定的帐务处理程序.例如若设计的是日记总帐帐务处理程序,就必须设计一本日记总帐,再考虑其他帐簿;又如果设计的是多栏式日记帐帐务处理程序,就必须设计四本多栏式日记帐,分别记录现金收付和银行存款收付业务,然后再考虑设其他帐簿. (4)帐簿设计与会计报表指标相衔接的原则.会计报表是根据帐簿记录编制的,报表中的有关指标应能直接从有关总分类帐户或明细分类帐户中取得和填列,以加速会计报表的编制,而尽量避免从几个帐户中取得资料进行加减运算来填报. 区别 怎样选择帐簿? 不同企业单位所需用的帐簿是不尽相同的.但不管帐簿的格式如何,从其所起的作用看,大致可分为四类:序时帐簿,分类帐簿,序时与分类相结合的联合帐簿,备查帐薄.序时帐簿是指现金,银行存款日记帐和转帐日记帐;分类帐簿包括总分类帐簿和明细分类帐簿;联合帐簿是指既是序时记录又分类记录,既是日记帐又是总帐的帐簿,如日记总帐;备查帐簿如前述是记录非本企业资产或其他重要事项的帐簿. 会计帐簿从外表形式分,有订本式,活页式,卡片式三种.订本式帐簿可防止帐面散失和随意抽换,活页式帐簿可视经济业务的多寡随时增添帐页或抽取多余的空白帐页,避免浪费,卡片式帐簿也具备活页式帐簿的优点,但容易失散,必须严加管理. 一个企业究竟应设计和使用何种帐簿,要视企业规模大小,经济业务的繁简,会计人员的分工,采用的核算形式以及记帐的机械化程度等因素而定.但是为了加强货币资金的管理,无论在哪种情况下,都要设计现金和银行存款日记帐这种序时帐簿,只是在多栏特种日记帐核算形式下,要将现金和银行存款日记帐都分割为专栏的收入日记帐和支出日记帐两本,至于分类帐簿的设计,在采用记帐凭证核算形式,汇总记帐凭证核算形式和科目汇总表核算形式以及多栏式日记帐核算形式时,则应设计一本总分类帐簿和多本明细分类帐簿,而在采用日记总帐核算形式时,则只设计一本既序时记录又分类记录的日记总帐帐簿和必要的明细分类帐簿.