企业经营一段时间后中途建账,有两种建账方法:一是财产清查分散完成,按期初余额为零建账;二是财产清查期初集中完成,根据清查结果进行期初建账.我们今天主要介绍第二种方法,也是小企业常用的一种.
所谓法不溯及既往,凡事都有先后因果,既然以前没有解决,形成了历史遗留问题,那么延续到现在了就按现在的规矩来办事吧.规章制度包括但不限于下列几条:现金管理制度,发票管理制度,合同管理制度,财务报销制度,采购制度和成本核算制度.
清产核资简单说就是盘点,盘点公司全部资产与负债.
这并不是一个简单的事.会计混乱的公司,往往资产管理混乱,产权不清,理清资产产权是重中之重.主要步骤如下:
(1)时点归属:如果定在1月1日,当然比较好.但就算在全年的其它时点,重新建账也是可以的.
(2)资产归属:形式上,要确保所有资产都得到盘点人,复盘人,领导签字.对产权不清的资产,做一个待处理文件,推动公司高层确定全部资产归属.尤其关联企业之间,股东与企业之间,母子公司之间,产权清晰这一步不能完成,则难以成功建账.如果是确有争议的资产,就先斩掉不要,反正与财务部利益没有太大关系.
(3)确定成本:理清资产产权后,是确定资产成本.这是一个技术活.有发票,白条,合同,付款凭证等能够证明东西属于公司的,那就进资产和实收资本;没有发票,价值不明的,就当作借用股东的资产,以后是付租金使用费还是直接从股东手里买断那得另说.
固定资产的盘点,找发票,找合同,尽量确认到原值.没有发票,计提折旧就不得在税前扣除,在所得税汇算清缴时作纳税调整.
存货盘点,有发票的,当然按发票金额确认;没有发票的,按近期采购价格确认,以防止与后批次存货成本差异过大.
在产品,产成品,如果数量多,金额大,最好把估计的过程与计算依据书面化.
其它物料,周转材料,低值易耗品,凡是旧的或者金额小,就可以不用管了,即费用化.凡是新的,金额大的,可以计入.
(4)债权债务:所有有记录的债权,全部制成表格,宁多勿漏,每笔债权要确定责任部门或人员,形成领导签字批准的债权表.领导也不能确定的债权就先不装进来,单独放在一个表里面,以后再说.债务方面,所有债务包括金额最好发函询证,领导签字.
(5)试算平衡:完成相关清查后,就进行试算平衡的工作.
上述盘点表的资产与负债归集入相关科目制作平衡表,资产与负债的差额,就是所有者权益.所有者权益中,除非有确凿依据,否则尽量不要确认资本公积.用科目汇总表中资产与负债的差额,减去实收资本和资本公积,差额就是未分配利润.这么一来,理论上讲,清产核资的成果 -  - 资产负债表也就出来了.
就像雕刻一样,以上两步只是雕像的初步模型,要想账表大致符合公司的经营状况,我们还要加以打磨.以上两步虽然可以做出资产负债表,但数据很可能有问题,比如,如果实收资本当初是虚的,这就可能导致巨额亏损,报表极不正常.利用新建账的机会,可以进行调整.调整时,重点考虑利润或亏损的金额和资产负债率,结合公司情况,应该可以大致判断是否正常.如果不正常,尽可能找到原因.一旦公司领导批准了新资产负债表,则相当于形成了全新的账务资料.
上面形成的各项表格,就可以作为建账的基础.新设账套,选择适合自己公司的会计准则,继而按照需要下设二级科目和辅助核算,将各项数据登记入相关的科目期初余额,这样建账就完成了.
有些公司之前并非没有账,而是有账但非常混乱,并不愿意直接重新登记期初余额,此时,应该按新账与老账的各科目金额差异,计算出差额,然后统一做一笔多借多贷的调整分录,就完成了老,新账的过渡.
有时事情往往没三言两语中那么顺利,不然墨菲定律就白发表了.万一设完期初余额才发现还有一大笔资产,负债计漏了,或者某些计入的资产要调出来.遇上这类事当然是倒霉.所以,前期工作一定要细致,以减少不必要的调整.
那遇到这种情况怎么解决呢?首先,把这些资产负债的情况整理成表格,交给领导签字同时应把相关权属资料整理归档备查.然后,重新制作新的试算平衡表,相当于把前面的工作用新数据重做一遍,形成新的平衡表.
对于新表所导致的各科目的差额,做一笔分录结平即可.