怎样写商业案例,商业案例写作技巧商业案例是商业领袖工具箱中最重要的工具之一.商业案例是你将你的产品,服务或想法作为需要解决的问题或需要满足的需求的最佳解决方案来展示的机会.
通常,你只有一次机会来陈述你的观点.因此,您需要使您的业务案例引人注目 - 即使是一眼就能看出来.知道如何有效地编写商业案例是成功的关键.
通过有效的沟通达到你的目标开始让我们来讨论一下在你的商业案例中应该包括什么,遵循什么格式,如何使其具有说服力,以及在分享之前再次检查文档的技巧.
商业案例和商业计划是一样的吗?不.虽然很多人会将其中一个误认为另一个,但商业计划概述了公司的成功策略和预期结果.这是一份大范围的,公司层面的文件.另一方面,业务案例只关注一个问题.它是对具体问题或需要以及如何有效解决的仔细审查.
在商业案例中包含什么不管案例的具体情况如何,所有的业务案例都遵循相同的基本格式:
执行概要问题陈述问题分析推荐解决方案金融概述实现时间轴结论执行概要执行摘要是对商业案例内容的简要概述.这就是你的"诱饵".执行人员阅读你的摘要是会阅读文件的其余部分还是把它扔到一边,这取决于你如何有效地传达你的项目在这一部分的必要性.
虽然这个部分应该出现在前面,但通常最好将它写在最后.先写其他部分可以让你组织你的想法,并得到一个感觉,哪些观点是最重要的,包括在你的总结.
问题陈述这个部分,就像执行摘要一样,应该保持简短和甜蜜.这是对你想要解决的问题或你想要满足的需求的快速介绍.这应该不超过几个句子的一段的长度;在下一节中,您将能够更深入地描述这个问题.
问题分析这是对您提出的解决方案将解决的问题的更详细的描述.在这一部分,你要包括所有必要的证据来支持这一点.
这是一个需要解决的重要问题这个问题需要现在或在不久的将来得到解决解决这个问题的利大于弊推荐解决方案您可以在这里提出解决上一节中描述的问题的建议.您将详细说明您的解决方案需要如何实现,以及它将如何解决问题.您还应该包括实现解决方案的潜在障碍,以及如何解决这些障碍.此外,你还需要提供备选方案的概述,并解释为什么你选择的方案是最佳方案.
如果可以的话,使用图表来说明你的项目结构,并确保在可能的情况下包括支持你的主张的证据.
财务概述本节应该全面地概述您推荐的解决方案的预期财务和资源成本,然后将它们与您期望解决方案提供的好处进行权衡.这里的想法是说服你的听众你的解决方案是值得预算的.必要时使用表格或图表来清楚地定义单个成本以及项目的总成本.
如果你不是一个财务专家,可能值得咨询像财务主管这样的人,以确保你的估计是现实的.
实现时间轴在这一节中,您需要分解您所建议的解决方案完全实现所需的估计时间.清楚地定义解决方案的每个步骤以及需要多长时间,特别强调主要的里程碑和依赖关系.
一定要考虑到理想的时间表和解决建议解决方案部分中包含的潜在问题可能需要的额外时间.当然,项目所需要的时间越少越好,但首先,确保你的评估是现实的.
结论用一个简短但有说服力的结论来总结你的商业案例,重新审视你的项目的问题,解决方案和范围.特别强调解决你提出的问题的好处,并在结束时提醒你为什么你的解决方案是理想的.
何时使用业务案例当您需要证明潜在项目的必要性时,业务案例文档是合适的.通常,您的目标读者将是您的项目发起人,尽管其他感兴趣的方面也可能阅读您的商业案例.
下面是一些可能需要业务案例的例子:
市场营销主管可能会用一个商业案例来提出一个新的广告活动,需要增加市场营销预算.
财务团队领导可能需要提出一个商业案例来证明公司内部从一个部门到另一个部门重新分配资源的合理性,以促进整体的成功.
人力资源经理可能需要使用商业案例来获得批准,在公司内启动一个新的健康计划,这需要时间和金钱来实施.
简而言之,如果您正在为一个需要时间,金钱和/或努力才能实现的项目寻求批准,那么业务案例是理想的.
格式化业务案例虽然没有必须用于业务案例的通用格式,但您的文档应该以这样一种方式进行布局,即各个部分都明确定义,文本易于阅读.
如何写一个令人信服的商业案例现在您已经了解了编写专业业务案例所需的一切.但是如何编写一个真正产生结果的程序呢?清晰是写出有效商业案例的关键.为了批准你的解决方案,你的听众需要确切地知道你的提议是什么,它将花费什么,以及它将带来什么好处.保持你的文件简洁明了,可以确保你的听众关注提案本身的正反两面,而不是被糟糕的陈述分散注意力.
注意事项:确保你的语言和句子结构简单明了.注意措辞,拼写,语法和标点符号上的错误 -  - 一个拼写完美但选择不当的单词有时会比拼写错误更令人困惑.
语气语调会影响听众对提案的理解(和反应).选择正确的语气会增加你成功的机会.对于商业案例,你要保持自信和直接的语气,尤其是在展示你的解决方案的估计成本和收益时.
正确做法:说服性的商务写作风格非常适合商业案例.避免模棱两可和犹豫的语言,如"可能","最有可能","一般","我认为"和其他类似的短语.保持简单,专注于你的优势.
受众是另一个核心考虑因素.在计划的时候,尤其是在起草文件的时候,一定要调整你的信息,以及你如何向特定的目标受众展示它.
建议:在你开始写作之前,问问自己:对我的读者来说什么是最重要的?他们最看重的福利是什么?他们最关心的成本是什么?我该如何减轻这些担忧?你的内容与这些考虑因素的联系越紧密,它就越引人注目.
契约想办法自始至终保持受众的兴趣是成功商业案例的最后一个秘诀.写的时候要有紧迫感,同时注意保持现实.
建议:不仅要强调为什么这个问题需要解决,还要强调为什么你的解决方案需要尽早实施.用可验证的数据来支持你的论点,必要时用图表来说明你的观点.
一旦你写完你的商业案例,是时候在提交之前回顾一下你的工作了.
完成你的商业案例当你的时间表已经排满时,这一步可能很容易被跳过.但是,在最终确定你的商业案例上多花一点时间可能会决定你是否接受.
如果可能的话,大声地重读你的工作,以确保你已经涵盖了所有的基础.留意(或竖起耳朵)听起来尴尬的单词或句子,看看你的语气是否与你想要使用的相符.让别人阅读你的作品也可以帮助你消除你可能忽略的错误,另外,一双新的眼睛会更好地辨别你的真实语气和你想要的语气.
无论何时需要创建商业案例,只要记住:您的书面执行是获得令人垂涎的批准的关键.