首先,从大的分类角度,企业存档的会计凭证可分成外来凭证和内生凭证.右侧的内生凭证因为是企业内部生成的,所以生成原生的电子文件完全是企业自主可控的.
左边的外来凭证部分,是指单位从外部接收的各类会计凭证,包括发票,财政票据,客票,行程单,海关专用缴款书,银行回单等会计凭证.发票作为外来凭证的最主要组成部分,也是这几年政府大力推动发票电子化的重要工作.增值税普通发票的电子化程度已经非常高,达到了80%以上.针对增值税专用发票的场景,电子化程度还比较低.针对非增值税发票应用范围的火车票和机票行程单,未来是否直接使用新的数电票,依然是个不确定项.因此,从凭证类型的电子化程度可以看出,未来的趋势已非常明显,但是纸质发票和电子发票会长期并存,电子发票的占比会随着推广的深入不断提高.
目前来看,增值税专用发票的电子化成为了会计凭证实现全面电子化过程中的关键性工程.因此,数电票的全面推广,将有助于改善企业对于发票全面电子化和会计无纸化的整体预期.
02 相关政策之间的关系(困惑)
要实现财务的全面无纸化,上面已经提到过,外来凭证的无纸化是关键.外来凭证中,发票又是占比最高的,也是所有企业最敏感的凭证.目前,财政票据,银行回单基本已经都实现了电子化.因此,数电票是电子化的最后,最重要的一部分.这些外来凭证的电子化过程,也可以实现财务的全面无纸化,那么为什么还要整出一个电子凭证会计数据标准?
发票电子化所涉及的火车票以及机票行程单可能电子化进展没那么快,影响的范围广,系统改造压力大,这就会影响无纸化推进的进程.因此,电子凭证会计数据标准的出台,相当于是开辟了无纸化的另外一条道路.具有数字签名的电子凭证可以统一替代原来的各类凭证,无论是原生纸质或者是电子的.同时,企业可以通过政府平台集中获取,降低了获取成本和查验成本.
发票电子化影响的范围是发票,是外来凭证的其中一类.电子凭证会计数据标准涉及到所有外来凭证,因此影响面更广.会计档案电子化是既包括外来凭证,又包括内生凭证.发票的电子化是在企业端开具时完成的,电子凭证会计数据标准主要是政府端集中完成的,会计档案的电子化是企业端归档存储时完成的.
企业要从纸质装订归档转化成电子化归档的形式,主要需要完成三大项任务:
电子数据的获取可以分成两种:纸质件的影像化和获取电子原件.
建立关联关系:其实这一步是最难的,涉及到相关系统的拉通和上下游系统的信息串联.例如,要建立银行回单和应付单的关联关系,就需要把应付单号放到银行支付接口的某个字段并于支付完成后取回相应信息.这一步看上去不难,有时候因为涉及的银行多,银行的接口是否支持回来传递便成为难以突破的外部依赖.
分类归档:当下纸电混合阶段,纸质的原始凭证还需要存放于线下档案柜的,还需要建立线上与线下的关联关系,便于需要查看原件时能快速找到.
企业在未来走向全面无纸化的路上,大概要做三大类工作(如图).在电子化的过程中,工作量真正大的其实反而是业务系统升级,电子发票的开具以及会计电子档案的上线工作本身并不难,很多时候卡点其实是在业务系统上.
04 总结企业建设会计电子档案,无需等到发票全面电子化,其实很多已经理解其中奥妙的大企业在几年前就完成了会计电子档案系统的建设.财务100%的实现无纸化是一个理想目标,但是如何做到80%-90%的无纸化,提升相关业务的处理效率才是务实的做法,不能因为没有理想化的做法而被担忧限制了前行的步伐.