Ctrlbox项目管理软件的财务管理使用感受
2017-11-23 17:06
来源:倾叶轩
原标题:Ctrlbox项目管理软件的财务管理使用感受
上一篇分享了项目任务和计划,详见"Ctrlbox项目管理软件的项目任务和计划使用感受",这周继续分享财务管理.
财务管理是公司高层比较看重的东西,因为影响到公司的利润.其中,成本和回款管理直接影响公司的现金流,也是衡量项目经理能力的重要指标.
一般企业对这一块,都有监管体系,我们公司的项目回款,也是给项目经理OKR中级别最高的一项.
所以,要想成为优秀的项目经理,财务管理是必须跨过的一环.
那么,在财务管理中,项目经理要关注那些事情呢?又有哪些难点呢?
我总结了以下4点:
01 项目成本管理
成本管理贯穿整个项目的全过程,在项目移交给项目经理时,就需要评估订单给出的成本是否合理.并根据评估成本,来决定要投入多少资源.在项目各个阶段,都需要去评估有没有超支,如果超支了要随时控制.
这个倒不难,有经验项目经理都可以控制,难的是做到实时监控.
早年为了服务好客户,也是稍不留神成本就超支了.当工作量很大的时候,项目经理很容易专注于做事,而忽略了成本的超支的信号.
02 项目回款管理
我们的回款管理,最开始是使用的Excel表格,每周都要统计项目的已收款,待收款,计划收款,变更款等数据,每个付款节点相应的条件,以及你是否开发票,你的催款进度,客户的反馈等等,数据非常多.
这里有两个问题:
1是Excel表格是很难友好的呈现这些信息;
2是即使呈现出来了,更新和查看的工作量都很大.
PMO为了管控回款,每周还要求填写各维度的表格,整理的时间更长,加班是常事.还因此每周开1个小时的专项会议,来沟通回款策略.
PMO要看的是所有项目数据的统计分析,各种表格,每周填写更新,很是头疼.为了不重复填写,我们公司一个大牛,就在excel表格里面加入了各种公式,增加到十来个Sheet,以至于打开这个表格,电脑就崩溃掉.
03 采购管理
采购管理中的物料相对简单,重点是是外包团队的管理.
除了我们要去管理常规项目款项,还要管理外包团队的支出.大型的项目,外包团队有好几个,成本利润,支付几期等.让我们的款项表格,又多加了好几列,以提到更新,就想拖延.这也加大了财务管理的难度.
04 利润率计算
利润率计算,是项目总结中重要的一项.这部分直接和项目经理的绩效挂钩.项目金额,人工成本,时间成本,采购成本,以及其他的各项支出等.需要查找几十个文档,才能核实数据.总计,计算这个数据特别麻烦.特别是计算出来利润率特别的低的时候,整个人都蔫了.
对于公司而言,利润率也是很难监控的一部分,因为你无法去监管每个项目具体的成本及支出,行政成本又有一定的浮动,只能根据项目经理提供数据来评估.
除了以上4个方面之外,还有项目过程中项目人员的,加班,出差,外出办公等报销项目.
在财务管理这一块,除了项目经理管理有难点外,也是公司重点监管的地方.
咱们看看Ctrlbox项目管理系统,能做些什么?
01 数据输入
财务管理的各项原始数据,需要项目经理把计划数据,实际数据等一一输入.上面提到的回款计划,计划物料成本,计划人力成本,计划时间成本,实际回款,实际时间成本,实际人力成本,实际物料成本,费用,报销等,一应数据都需要人工输入.
这个工作虽然无聊,但想想以后会很爽,也不是很难接受.
02 财务结算
数据输入进去之后,自动计算出你所需要的数据,比如,下个月计划回款,计划支出,已回款等,数据自动生成相应的一些报表,不需要人工结算.
PMO人员根据自己的权限,可以查看单个项目或项目经理的数据,也可以看到整个项目中心的数据.大大节省了项目经理处理数据的时间,也降低了数据出错的概率.
这个体验就非常爽了.
03 实时监控
财务模块分为回款记录,支出记录,预算记录,三个界面.
项目的款项情况,展示在项目经理管理界面里,包含各节点款项,支付时间,开票情况等.账目非常的清晰,除了文字描述的形式,还有图表的形式,一目了然.
项目经理可以实时看到数据,并可以根据实际的情况,做出决策.
04 对接财务系统,方便领导决策
之前,领导和财务为了搞清楚项目财务状况,除了每周的回款会议,还会和项目经理进行一对一的沟通,以方便后面的公司决策.
现在,他们可以在自己的权限范围内,直接看到各个项目的数据,以及对接财务系统后,所有项目总的数据,而不必要开这么多会议.
05自我监督
每天查看自己的任务,起到一个自我督促的作用,因为数据很清晰,当你看到这些数据的时候,自然而然的会去想,还有多少款没有回来,我的项目成本已经超出了多少多少,我要怎么去控制.
关于回款,分享点我个人的经验:
01 提前和客户沟通回款事宜,让客户清楚什么时候该付款;
02 了解清楚客户的付款流程,付款条件等,防止到跟前了客户找借口;
03 提前开发票,帮客户做好一切付款的准备;
04 做好客户验收,特别是回款节点上的;
05 和客户做朋友,这个不用说啦,大家都明白.
现在,竟然更紧张回款这项工作,数据每天在眼前,不可忽视啊.搞得我每天第一件事就是盯着回款数据看,以此为目标来安排每天的工作.
这样一来,确实回款率提高了,有个别项目还提前回款了.看来只要方法得当,回款不是问题,哈哈.
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