Arquivologia aula 0 (Elementos dos documentos (Gênero (Definição - Como é… Coggle
Arquivologia aula 0 (Elementos dos documentos (Gênero (Definição - Como é…
Arquivologia aula 0
Elementos dos documentos
Definição - Como é configurado um documento de acordo com o sistema de signos (sinais) utilizado na comunicação de seu conteúdo
Documentação audiovisual, documentação fonográfica, documentação icnográfica, documentação textual
Como é configurado um documento de acordo com a disposição e a natureza das informações nele contidas
Boletim, certidão, declaração, relatório, auto de infração
Definição - Configuração física de um suporte, de acordo com a sua natureza e com o modo como foi confeccionado
EX: Folha, caderno, cartaz, livro, mapa, planta, rolo de filme, códice (livro de registro), diapositivo (imagem translúcida)
É a configuração relacionada à espécie documental, de acordo com a atividade que a gerou
Boletim de ocorrência, boletim de frequência e rendimento escolar, certidão de imposto de renda, relatório de atividades, relatório de fiscalização, declaração de bens
Definição - Estágio de preparação e tramitação de documentos
EX: Original, cópia, minuta, rascunho
EX: papel, fita magnética, filme de nitrato
Definição técnica - Material sobre o qual as informações são registradas
Tipo ou tipologia é um detalhamento da espécie
Boletim (espécie) - Boletim de ocorrência, boletim escolar (tipo)
Certidão (espécie) - Certidão de nascimento, certidão de óbito (tipo)
Tipo documental é a união da espécie + função do documento
Utilização de documentos - 2ª fase
Aqui partimos para as atividades de protocolo (recebimento, classificação, registro, distribuição, tramitação), de expedição e de organização e arquivamento de documentos em fase corrente intermediária, bem como a elaboração de normas de acesso à documentação (empréstimo e consulta) e à recuperação de informações, indispensável ao desenvolvimento de funções administrativas, técnicas ou científicas das instituições
Avaliação e destinação de documentos - 3ª fase
Avaliação é o processo de análise de documentos de arquivo, que estabelece os prazos de guarda e a destinação, de acordo com os valores que lhes são atribuídos. E por isso, está diretamente ligado à tabela de temporalidade
Destinação é a decisão, com base na avaliação, quanto ao encaminhamento de documentos para guarda permanente, descarte ou eliminação
Produção de documentos - 1ª fase
Trata-se da elaboração de documentos em função das atividades de um órgão ou setor
Etapas da gestão de documentos ou de programa de gestão de documentos
Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente
Sobre o PAUD
Se vier como PUD, também esta corrento, pois a avaliação esta ligada a destinação, não há destinação sem avaliação
Pode-se ter um programa completo de gestão de documentos, que é o PUTAA - Produção, Utilização, Tramitação - Avaliação e Arquivamento
Documento = registro de uma informação independentemente da natureza do suporte que a contém
Classificação dos arquivos e dos documentos
Abrangência (extensão de sua atuação)
Arquivos centralizados (centrais ou gerais) centralizam as atividades dos arquivos correntes. Eles recebem a produção de várias áreas dentro de uma organização
Arquivos descentralizados realizam suas atividades de forma distribuída nos setores de trabalho, ou seja, cada setor é responsável por sua documentação corrente. Esses arquivos podem até descartar documentos sem valor administrativo ou jurídico
Possuem características próprias (petrobras é bem diferente da coca-cola), isso reflete nos arquivos que podem ser:
Públicos (federal, estadual ou municipal)
Institucionais (igrejas, escolas)
Comerciais (empresas e firmas)
Arquivo especial, aquele que tem sob sua guarda documentos de formatos físicos diversos. Em um mesmo local você pode ter CD-ROM, disquete, discos, fitas, microformas(microfilme), slides e etc
Arquivo especializado não faz essa mistura. Ele possui documentos específicos. Arquivos de engenharia, arquivos médicos ou de imprensa, por exemplo
Arquivos especiais, formas físicas diferentes --- arquivo especializado, documentos de uma área de conhecimento específica
Podem haver arquivos especiais e especializados ao mesmo tempo, EX: arquivos de engenharia fixados em suportes variados
De acordo com a entidade produtora (não é a mantenedora), os arquivos são classificados em: Públicos ou Privados
Pode-se classificar os arquivos em função de:
Estágios de sua evolução (3 idades)
Extensão de sua atuação (abrangência)
Atenção! Há uma diferença entre a natureza dos documentos e a natureza do assunto dos documentos. A natureza dos documentos pode ser dividida em arquivos especiais e especializados. Agora, a natureza do assunto dos documentos é dividida em documentos ostensivos ou sigilosos.
Segunda fase -INTERMEDIÁRIA ou segunda idade
permanência transitória
Possuem valor primário (ainda precisam estar disponíveis para consulta) - ou seja, administrativo, fiscal e legal
Não precisam estar próximos ao escritorio
Arquivo intermediário deve ser subordinado técnica e administrativamente ao arquivo permanente, a fim de evitar proliferação de depósitos
Documentos que deixaram de ser úteis no dia a dia, mas continuam necessários e eventualmente podem ser acesssados
Podem e devem ficar longe da instituição produtora, porque não são frequentemente usados e porque o custo é menor
Diretamente relacionado aos fins da organização
Podem ser excluídos (eliminados) ou recolhidos para o permanente
Acesso restrito a quem acumula e aos que são autorizados
Terceira fase - PERMANENTE (histórica) - ou de terceira idade ou arquivo morto
Perderam o valor primário ou valor administrativo. São conservados por fatores históricos ou documentais e acabam sendo utilizados para o conhecimento do passado e sua evolução
Arquivo permanente é o conjunto de documentos preservados em caráter definitivo em função de seu valor
São inalienáveis e imprescritiveis
Valor secundário, ou seja: valor histórico, cultural probatório e informatico
Acesso aberto (livre)
Guardados em instituição arquivistica
Primeira fase - CORREENTE ou de primeira idade
Valor primário - ou seja, administrativo, fiscal e legal
São documentos em curso ou que mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas frequentes
Conservados no escritório ou nas repartições ou em locais de fácil acesso
Consultados frequentemente
Podem ser excluídos (eliminados) - transferidos para o intermediário ou recolhidos para o permanente
Acesso restrito a quem acumula os documentos
Documento pode nascer já com valor secundário - mas não deixam de ter também valor primário, enquanto ainda forem úteis
Atos enunciativos / opinativos
Esclarecem os assuntos visando fundamentar uma solução: parecer, relatório, voto
Atos de assentamento (registros de fatos)
registro de fatos e ocorrências, usando-se: atas, termo, auto de infração, apostila
Diretamente ligados aos atos normativos, pois os atos de correspondência é que viabilizam a execução deles. - divulgação do ato normativo por meio de circular, carta, ofício, memorando, notificação, alvará, telegrama e edital
Atos que comprovam os assentamentos, como as certidões, atestados e traslados
Documentos relacionados a normatização das atividades, EX: Leis, decretos, estatutos, portarias
Representados por acordo de vontade em que a administração federal, estadual ou municipal é uma das partes. EX: tratado, convênio, contrato
Sigilosos - Possuem informações sensíveis e que não podem ser divulgadas antes de respeitados os prazos máximos de restrição de acesso
Graus de sigilo: Reservado (até 5 anos) - Secreto (até 15 anos) - Ultrassecreto (até 25 anos, prorrogável uma única vez) o prazos podem ser menores, esses aí são os prazos máximos
Ostensivos - Documentos cuja divulgação não prejudica a administração. Não há restrição de acesso
Confidencial não existe mais
Cartográgico
Formatos e dimensões variáveis, contendo representações geográficas, arquitetônicas ou de engenharia (mapas, plantas e perfis)
Fotografias, gravuras, diapositivos, desenhos. São documentos de suportes sintéticos, em papel emulsionado ou não, com imagens fixas
Escrito (textual)
Documentos, manuscritos, impressos ou datilografados. (contratos, certidões, tabelas, correspondência, folhas de pagamento, atas, detre outros)
Discos e fitas áudio magnéticas - com dimensões e rotações variáveis, contendo registros fonográficos
Filmes e fitas videomagnéticas - documentos em películas cinematográficas e fitas magnéticas de imagem (tapes), conjugados ou não a trilhas sonoras, com bitolas e dimensões variáveis, contendo imagens em movimento
Documentos produzidos, tratados ou armazenados em computador, disquete, disco rígido, memória flash ou disco ótico
Rolo, microficha, jaqueta, cartão-janela - - - documentos em suporte fílmico resultantes da microrreprodução de imagens, mediante utilização de técnicas específicas
Principais aspectos da Lei de acesso à informação
Hipóteses de sigilo são limitadas e legalmente estabelecidas
Acesso é a regra, sigilo é exceção
Fornecimento gratuito de informação, salvo custo de reprodução
Divulgação proativa de informação de interesse coletivo e geral
Criação de procedimentos e prazos que facilitam o acesso a informação
Geralmente são chamados de arquivos centrais
valor primário decrescente
Principais razões para a criação - Falta de espaço nos setores de trabalho, evitar movimentação precoce (recolhimento) - econômica (mais importante)
Descrição/publicação
Acesso livro, salvo documentos protegidos por sigilo definido na lei de acesso à informação
É fazer a movimentação de acordo com o destinatário. Expedição é sempre externa - Expedição = externo
Rotinas que devem ser adotadas
Receber a correspondência
Verificar se não faltam folhas ou anexos
Numerar e completar a data, no original e nas cópias
Separar o original das cópias
Expedir o original, com os anexos se for o caso, pela ECT, malotes ou em mãos
Encaminhar as cópias, acompanhadas dos antecedentes que lhes deram origem, ao setor de arquivamento, into é, ao arquivo propriamente dito
Ato de armazenar um documento em um mobiliário quando esse documento já não precisa mais ser consultado com tanta frequência
Atividades de protocolo são desenvolvidas na fase de utilização do programa de gestão de documentos e não na fase de produção
Conjunto de atividades que envolve o recebimento, registro/autuação, classificação, expedição/distribuição e controle/movimentação
Só podem ser emprestados aos setores que os produziram ou receberam (OBS: está no arquivo corrente) - salvo se autorizado
Busca-se evitar lacunas no patrimônio arquivístico
Quando um documento é retirado, utiliza-se a guia-fora para indicar que algum documento foi retirado e não foi devolvido
Rotinas de empréstimo
Atender às requisições oriundas dos vários órgãos
Preencher em duas vias o formulário recibo de dossiê
Colocar a segunda via no lugar da pasta retirada para empréstimo
Preencher e encaminhar o formulário cobrança de dossiê quando a pasta não tiver sito restituída no prazo estipulado
Arquivar a pasta e eliminar a segunda via do recibo
Arquivar a primeira via assinada pelo requisitante no fichário de lembretes, em ordem cronológica para efeito de controle de prazos