O eSocial vem se traduzindo como uma sopa quente para muitos profissionais da área de Gestão de Recursos Humanos, bem como para muitas empresas que não estão acostumadas ou que não possuem a estrutura necessária para atender a gama de informações exigidas numa única "pancada".
Antes do eSocial as empresas poderiam atender a legislação trabalhista e previdenciária ao longo do mês, sem ter muitas consequências práticas quanto aos dados prestados aos órgãos que participam da administração destas informações tais como a Receita Federal, a CAIXA, o MTE e o INSS.
Se o empregado fosse admitido no dia 1º do mês, ele poderia trabalhar durante todo o mês e a empresa tinha até o dia 7 do mês seguinte para enviar o CAGED contendo as informações de admissão deste empregado.
Se houvesse qualquer divergência entre os dados cadastrais deste empregado e os dados existentes junto aos órgãos acima citados, ainda assim as informações enviadas seriam recepcionadas pelos órgãos sem trazer grandes consequências quanto ao cumprimento da obrigação trabalhista e previdenciária em si.
Com o eSocial a exigência no cumprimento destes prazos e a qualidade nas informações que serão prestadas, não terão mais esta flexibilidade e tudo terá que sair "redondo" da empresa, pois até mesmo a informação do nome de uma empregada que se casou, mas não alterou o sobrenome do marido junto aos órgãos, poderá ser objeto de inconsistência no ato do envio dos dados desta empregada por parte da empresa.
Além destas situações básicas do dia a dia, há muitas outras que estão deixando muitos empresários de "orelha em pé", pois ao mesmo tempo que enfrentam uma crise pesada no mercado (queda de faturamento e redução de custos), muitas vezes precisam investir em sistema de folha de pagamento, pessoal qualificado e reestruturação da organização do trabalho para atendimento desta nova obrigação.
Para os profissionais da área de Gestão de RH não é diferente, pois são pressionados a "fazer a coisa acontecer" com o que tem. Não é raro ouvir de seus superiores que não há como investir em sistema, em pessoal qualificado ou em reestruturar a gestão das informações. Ficam entre a cruz e a espada.
Diante da dificuldade em cumprir a obrigação e da eminente exigência, o jeito é ir comendo pelas beiradas. Aproveite o ambiente de Produção Restrita (Ambiente de teste no qual as informações do empregador não serão validadas com os sistemas externos e não produzirão efeitos jurídicos), e verifique toda a base de dados cadastrais de sua empresa.
Não precisa ter medo, pois no ambiente de testes nenhuma informação irá comprometer a empresa, nada ficará gravado e nenhum dado será objeto de cobrança de multa ou irá gerar qualquer obrigação de recolhimento de encargos sociais.
A Resolução CGES 9/2017 estabeleceu o ambiente de testes justamente para que as empresas possam se adapatar à nova obrigação de forma antecipada, até que o ambiente de produção seja exigido, conforme cronograma de implementação.
Permita testar como funciona o eSocial, como as informações são geradas e vá se familiarizando de como o sistema trabalha numa sequência lógica de informações. Observe os eventuais relatórios de inconsistências do arquivo processado, altere as informações necessárias e reenvie o arquivo para nova análise.
Faça anotações próprias (para facilitar o entendimento) de como cada evento funciona. Fazendo este passo a passo você irá entender como se prevenir para que as informações saiam de sua base de dados de forma correta, de modo que os eventos enviados não gerem retrabalhos e evite multas por atraso no envio das informações.
Para auxiliar neste processo, lhe apresento a obra eSocial Teoria e Prática da Obrigação Acessória. A obra eletrônica foi desenvolvida com base no manual do eSocial, incluindo as principais tabelas exigidas pela plataforma, citação da norma trabalhista (CLT e reforma trabalhista) e comentários com exemplos práticos que contribuem no entendimento da nova obrigação.