Quando criamos um novo projeto ou iniciamos um novo negócio é natural, e até mesmo esperado, que seja necessária a construção de uma comunicação corporativa interna eficaz entre as partes interessadas de um projeto. Por esse motivo torna-se necessária a criação de um plano de gerenciamento das partes interessadas.
O gerenciamento dos stakeholders é fundamental para um controle expressivo das atividades que devem ser realizadas na implementação de um projeto, visando o alinhamento do início, meio e fim dos processos.
Ficou interessado em entender mais como criar um plano de gerenciamento das partes interessadas de um projeto? Então continue sua leitura e se torne um verdadeiro especialista na gestão de equipes e processos.
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Como funciona o gerenciamento das partes interessadas?
Primeira fase: Identifique as partes interessadas
Segunda fase: Planeje o engajamento das partes interessadas
Fatores ambientais na empresa
Característica da parte interessada
Terceira fase: Gerencie o engajamento
Quarta fase: Monitore o engajamento
Para saber como funciona o gerenciamento das partes interessadas de um projeto é necessário entender o que isso significa no mundo corporativo.
Também sendo chamado de gerenciamento de stakeholders, essa área de conhecimento tem como principais objetivos: identificar, planejar, engajar, gerenciar, monitorar e analisar as partes interessadas de um projeto a fim implantar melhorias nos processos e buscar maneiras de melhorar a comunicação empresarial.
Para você entender o que é e como realizar o gerenciamento de stakeholders, é necessário, antes de tudo, entender o significado deste termo.
Stakeholder em tradução livre, significa parte interessada. Sendo essas partes as envolvidas em determinadas atividades de uma empresa ou membros de diversas áreas de um projeto.
Stakeholders estão em todas as organizações, até mesmo uma microempresa como uma quitanda de bairro, por exemplo.
Por se tratar de um conhecimento que deve ser aplicado e compartilhado com pessoas de diferentes perfis e em variadas etapas de um mesmo projeto, o plano de gerenciamento das partes interessadas envolve várias fases. Neste artigo propomos 4 etapas principais, que são apresentadas abaixo.
Como explicado anteriormente os stakeholders são todas as partes interessadas nos processos que envolvem um projeto.
Dessa forma, todas as pessoas que podem ser afetadas pelo projeto e serão impactadas de alguma forma pela suas ações, são partes interessadas.
Se o gestor não souber identificar corretamente as partes interessadas e não escutar suas dores de forma realmente efetiva logo no início, as demais fases do gerenciamento serão comprometidas e consequentemente falharão.
Por esta razão, o profissional da área deve ser capaz de identificar com clareza e comprometimento todas as partes envolvidas em um projeto, analisando seus processos de forma ampla para que não deixe de identificar algum stakeholder.
Como exemplo de gerenciamento de stakeholders podemos destacar a definição do objetivo de conectar as partes interessadas e, dessa forma, fazendo com que os resultados entregues sejam cada dia mais positivos.
Depois do recolhimento das informações e do levantamento dos stakeholders de um projeto ou empresa é preciso que o responsável pelo gerenciamento das partes interessadas analise e documente todas as informações relevantes para o andamento eficaz das etapas.
Lembre-se que este processo deve ser recorrente em todas as etapas, não apenas no seu início.
É importante que seja realizado o planejamento do engajamento da equipe para desenvolver as estratégias que tenham o objetivo de quebrar as resistências das partes interessadas em relação ao projeto e garantir o engajamento de todos.
O ponto mais importante durante este planejamento é reconhecer qual estratégia mais se encaixa nos perfis das partes interessadas. Dessa forma o gestor será capaz de quebrar a resistência inicial, fazendo-os dedicarem-se ao projeto.
O tipo de estratégia, pode variar de acordo com:
Um exemplo de gerenciamento das partes interessadas é o entendimento de que cada empresa possui seu próprio ambiente empresarial e deve desenvolver políticas que desenvolvam a inteligência emocional no ambiente de trabalho.
Em instituições em que a cultura de competição se sobressai – pois os colaboradores recebem um bônus por projeto – a motivação para alcançar as metas se torna um indicador.
Quando lidamos com pessoas todo o cuidado é pouco. É necessário estar atento às particularidades dos indivíduos. Por exemplo, uma pessoa que se sente intimidada facilmente não responderá tão bem a uma estratégia que parece mais uma ordem do que um pedido.
A questão da qualidade está intimamente ligada a expectativa. Acontece que quando você cria uma expectativa muito alta, por mais que seu projeto seja bom e suas soluções adequadas, a qualidade irá parecer inferior.
O mesmo acontece de forma contrária, se a expectativa criada for incrivelmente baixa e sua ideia mediana, ela irá parecer melhor.
Por esta razão, outro exemplo de gerenciamento de partes interessadas acontece quando há o alinhamento das expectativas entre as partes interessadas. O objetivo é entender como está a mente do seu stakeholder em relação ao seu projeto.
Caso o stakeholder esteja com uma expectativa muito alta, é preciso ter uma conversa que irá encaminhá-lo para uma visão mais realista da situação. Neste caso, tome cuidado para não desiludi-lo, caso isso aconteça ele pode até mesmo romper a parceria com a sua empresa.
Agora que o engajamento já é uma realidade é preciso saber administrá-lo. O gerenciamento do engajamento é a etapa responsável por destacar a importância da comunicação e iniciar a interação entre as partes interessadas, visando atender necessidades e expectativas.
Como já mencionado, a expectativa é de extrema importância e com isso deve ser constantemente gerenciada, pois:
Atender as expectativas revela maior aceitação;
Agir de acordo com as necessidades implica na redução dos problemas;
Quanto mais rápido se chega até as resoluções, menor é o desgaste de todos.
Para estar sempre um passo à frente dos problemas, existem alguns aspectos que você pode atentar-se. Por exemplo, tarefas bem definidas, com sua estruturação de aprovação bem construída, otimizam o tempo e evitam que o projeto passe para a etapa seguinte sem o aval de algum membro importante.
Para isso, uma boa idéia pode ser adotar o esquema abaixo. Lembre-se de adequado-lo às suas necessidades.
Membros da equipe se reportam ao gerente de projeto sobre os possíveis problemas do projeto;
O gerente de projeto entende e descreve o problema. Identifica as alternativas para a sua resolução junto à equipe;
Depois o gerente deve definir a melhor alternativa a ser adotada, com os responsáveis por cada decisão. Lembrando-se de detalhar as ações que estão sendo solicitadas e quem as deve realizar;
Acompanha-se os avanços;
Depois de solucionado, é necessário que o gerente de projetos registre o problema e a solução adotada; e fecha a tarefa.
O gestor deve monitorar constantemente o engajamento da equipe para se inteirar sobre como está ocorrendo o relacionamento entre as partes interessadas. Se necessário identificar quais estratégias devem ser modificadas a fim de melhorar essa relação.
O principal objetivo do monitoramento é garantir que a organização não pare de crescer, visando sempre a eficiência de todos os seus processos.
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E então? Fácil não é mesmo? E se não tiver achado tão fácil assim e ainda estiver com alguma dúvida sobre gerenciamentos das partes interessadas, basta deixar seu comentário abaixo e nós responderemos tudo o que você quiser saber!
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