Durante viagens corporativas, é preciso garantir o bem-estar dos colaboradores para que sejam o mais produtivos possível. Afinal, esses deslocamentos são fundamentais para garantir o cumprimento de estratégias de uma companhia.
Logo, para ter bons números, o nível de satisfação dos viajantes também precisa ser alto. Quando os funcionários não estão motivados ou não se sentem amparados durante viagens, o desempenho deles cai.
Além disso, se não houver uma boa política de viagens e reembolso, que lhes dêem proteção, e diretrizes, poderão se sentir desamparados ou até mesmo confiantes demais.
Entre outras questões, cria-se um “ralo para os cofres” e geram-se atritos entre os responsáveis financeiros e colaboradores, pois os processos demoram e não há regras bem definidas.
A falta desses documentos dão mais espaço para que fraudes e desperdícios de dinheiro aconteçam, bem como jornadas que levam ao estresse. Essa situação não é difícil de ser resolvida, mas é trabalhosa.
Para garantir o bem-estar e a satisfação de quem viaja ao mesmo tempo que consegue reduzir custos e evitar irregularidades, o gestor de viagens corporativas precisa lançar mão das ferramentas certas, entre elas estão:
tenha uma boa política de reembolso;
evite estresse para os seus colaboradores;
use o adiantamento de despesas e cartão corporativo;;
respeite os direitos dos colaboradores;
invista no Duty of Care;
garanta e promova saúde;
softwares de gestão de viagens corporativas;
Índice interativo de conteúdo ExpenseOn
1. Tenha uma boa política de reembolso
2. Evite estresse para os seus colaboradores
3. Use o adiantamento de despesas e cartão corporativo
4. Respeite os direitos dos colaboradores
5. Invista no Duty of Care
6. Garanta e promova saúde
Softwares de gestão de viagens corporativas
1. Tenha uma boa política de reembolso
Um motivo comum para a insatisfação dos viajantes são os gastos não reembolsados. Algumas vezes, a despesa é reembolsável, mas não naquela proporção. A situação se intensifica caso um gasto parecido seja reembolsado a um, mas não a outro.
Dessa forma, é fundamental que a empresa tenha um documento que padronize a questão e o distribua para todos.
Assim, todos estão cientes sobre aquilo que pode ser ressarcido ou não e em qual situação, evitando fraudes e frustração entre as equipes.
O nome do material que regula essa questão é política de reembolso. É essencial para formalizar e trazer clareza às regras. Com ela, tanto os responsáveis pelas viagens quanto os funcionários estão protegidos contra o dinheiro que não devia ser gasto. Mas, apesar de ser uma ferramenta importante, muitas empresas não a possuem.
Por isso, preparamos um modelo gratuito para que você possa baixar e implementar agora mesmo na sua gestão. Clique abaixo e faça o download.
2. Evite estresse para os seus colaboradores
Atrasos e cancelamentos de voos, perda e extravio de bagagem, entre outros fatores, podem gerar esgotamento do colaborador. Caso a mala não seja encontrada a tempo, novas roupas precisarão ser compradas, o que causa insatisfação.
Para evitar essa situação, os gestores devem fazer o planejamento mais eficiente possível. Procurar por hotéis mais bem localizados, por exemplo, diminui as chances de roubos, o que evita o estresse e ainda preza pela segurança do viajante.
Além disso, procurar voos com menos conexões ou maior tempo entre elas evita a perda de malas, garantindo menos desgaste.
3. Use o adiantamento de despesas e cartão corporativo
Como a falta de velocidade e clareza no reembolso de despesas é um grande motivo de descontentamento é preciso adotar medidas alternativas. Primeiro porque, como dissemos, podem demorar mais do que o esperado, segundo porque podem nunca chegar.
Nessas circunstâncias, adotar o cartão corporativo pode ser uma solução viável. Nele, a empresa disponibiliza valores para serem usados. Dessa forma, o viajante não precisa esperar pelo processo de reembolso.
Outra alternativa é optar pelo adiantamento de despesas, no qual o dinheiro é disponibilizado com antecedência. Para isso, no entanto, o gestor de viagens corporativas precisa fazer o cálculo para chegar a uma média gasta em viagens.
Dessa forma, a preocupação dos colaboradores é eliminada e os responsáveis evitam fraudes, já que o orçamento é fechado. Mesmo assim, imprevistos acontecem e por isso é imprescindível orientar que quem viaja deve guardar os recibos e notas fiscais.
4. Respeite os direitos dos colaboradores
O bem-estar dos colaboradores é prejudicado quando seus direitos não são respeitados durante viagens corporativas. Isso leva à insatisfação e até problemas de saúde.
Então, é preciso ter formas de registrar jornadas e respeitar as horas extras de viagem a trabalho, por exemplo.
O mesmo vale para o tempo que a equipe está à disposição da empresa. A CLT garante 8 horas trabalhadas por dia ou 44 semanais e caso seja necessário prolongar a jornada, eles devem ser pagos.
Cada um dos direitos têm suas particularidades, mas a hora do almoço e o descanso de 11 horas, por exemplo, devem ser respeitados para garantir o bem-estar de quem viaja.
Se o funcionário estiver com jetlag, não dormir direito ou for acionado a todo momento, sua produtividade cai, podendo se sentir esgotado.
5. Invista no Duty of Care
O Duty of Care é o conceito de prezar pela integridade de todos os funcionários. Em uma viagem corporativa, trata-se de não sobrecarregá-lo ou colocá-lo em perigo, por exemplo. A escolha de uma hospedagem mais cara em um bairro mais seguro também pode ser vista dessa forma.
Outra forma de garantir a satisfação de quem viaja é promover o bleisure, uma viagem de negócios e de lazer. Pense em planejar deslocamentos corporativos de forma que acabem na sexta. Assim, o viajante aproveita o final de semana em outra cidade.
6. Garanta e promova saúde
Algo fundamental para proporcionar o bem-estar dos colaboradores em viagens de negócios é a saúde. Tendo relação com o Duty of Care, como é o caso de seguro viagem corporativo, ou com hábitos saudáveis.
O seguro é indispensável, pois, seja em outra cidade, estado ou país, se um funcionário ficar doente ou se acidentar, ele precisa estar coberto. No que diz respeito aos hábitos, a atividade física ajuda a combater o estresse.
Dessa forma, o gestor pode conversar com o funcionário e procurar um hotel que tenha uma academia ou que fique próximo a um parque, promovendo o bem-estar e a satisfação.
Softwares de gestão de viagens corporativas
Um planejamento de viagens corporativas eficiente conta com diversas ferramentas, uma delas é a tecnologia. Processos obsoletos podem custar muito caro para uma empresa.
Quando gestores e colaboradores presos em tarefas burocráticas, estão investindo esforços em algo que não traz ganhos. Além disso, processos manuais estão sujeitos a erros, danos e perdas.
A digitalização de despesas é uma funcionalidade que permite ao viajante subir comprovantes de despesas na nuvem, enquanto o gestor os checa em tempo real. Assim, evita-se fraudes, desaparecimento de notas e descontentamentos.
As alçadas de aprovação promovem um workflow de aprovação, distribuindo hierarquias e automatizando etapas. Dessa forma, não há pagamentos duplicados e os processos são mais ágeis.
Essas são apenas algumas das muitas ferramentas que a ExpenseOn oferece. Quer saber como nós podemos te ajudar a propiciar uma boa gestão de despesas de viagens?
Entre em contato com um de nossos consultores e solicite um orçamento.
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