4 Passos Para Realizar Reuniões Semanais Produtivas Com A Equipe
Como Dar Uma Atualizada No Status Das Suas Reuniões De Equipe?
São 3 da tarde. A cafeína do seu café de pós almoço está entrando em ação, mas você não pode parar de se sentir desmotivado ao entrar para a reunião da equipe semanal. Você sabe que ela vai durar horas e ao mesmo tempo não servir para nada. Você pensa "As coisas precisam mesmo ser assim?"
Não, meu amigo, não precisam. Há tempo, as reuniões têm reputações ruins. Afirmações generalistas como "todas as reuniões são ruins", são como manchetes de revistas sensacionalistas que prometem "a melhor dieta de todos os tempos" e se recusam a admitir que qualquer dieta é modinha. O ponto comum é que nenhuma das duas é particularmente ruim: o problema é a execução.
Ao gerenciar uma equipe decentralizada no Trello, me dei conta que reuniões de equipe são cruciais para assegurar que todos estamos por dentro, e executando nossos projetos. Conseguir ajustar a estrutura tem sido uma longa viagem, e aqui venho compartilhar meus segredos:
Pode parecer óbvio, mas um estudo recente mostrou que, surpreendentemente, mais de 63% de reuniões não têm pauta. Isso é muito errado! Quando as pessoas vão a uma reunião, elas precisam saber que ela tem um começo, meio e fim. Não podem ter um final aberto, e todos devem entender o que precisa ser feito no tempo alocado.
Na minha equipe, designamos uma lista em um quadro Trello chamada "Para Discutir". Durante cada reunião, vamos de cartão em cartão nesta lista e os deslocamos a seu lugar certo, que seja uma lista "em curso" ou "Por vir" para projetos que queremos fazer mais tarde, ou simplesmente arquivar o cartão se o item foi discutido e não tem outros itens de ação.
Todos os membros da equipe entendem que essa é a estrutura, e chegam preparados. O melhor da eficiência!
Você está em uma reunião e… silêncio. Você olha ao seu redor. Ninguém sabe o que fazer, ou como avançar. Todos esperam que alguém lidere. Eu chamo isso de #fracasso.
Para evitar confusões, pedimos que o líder atual determine o próximo no final, mudando a foto no cartão.
Passo 3: Tenha Uma Abordagem Democrática Porém Darwiniana
Ganhamos muito com isso! Membros da equipe se sentem envolvidos porque seus assuntos são vistos e discutidos, e a equipe ganha porque essa abordagem assegura que somente os assuntos mais importantes e complicados chegam à reunião. É realmente Darwiniano: os assuntos que podem ser resolvidos fora da reunião são resolvidos, e somente os mais fortes, mais importantes são discutidos.
Passo 4: Designe um Responsável pela Pauta
Para combater esse problema, minha equipe decidiu que um escritor (geralmente o líder da reunião) deve tomar notas nos cartões apropriados. Então se alguém tem que perder uma reunião, essa pessoa poderá saber exatamente o que aconteceu sem ter que perturbar um colega.