A partir de hoje, 1º de dezembro de 2010, todos os órgãos da administração pública direta e indireta devem estar atentos ao realizar operações comerciais com empresas públicas e privadas, pois os tradicionais modelos de notas fiscais 1 ou 1A deverão ser substituídos por Nota Fiscal Eletrônica (NF-e).
Essa novidade foi trazida pela publicação do protocolo ICMS 42/09, atualizado pelo protocolo ICMS 85/10:
Assim, a partir de hoje, a nota fiscal tradicional modelo 1 ou 1ª é considerado documento inidôneo para a contabilidade, por isso os órgãos públicos devem ficar atentos.
Portal http://www.nfe.fazenda.gov.br:
O Órgão Público receberá o DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) juntamente com a mercadoria e deverá realizar a verificação da validade da assinatura digital e a autenticidade do arquivo digital da NF-e (o destinatário tem à disposição o aplicativo "visualizador", desenvolvido pela Receita Federal do Brasil) e a concessão da Autorização de Uso da NF-e, mediante consulta eletrônica à Secretaria da Fazenda ou Portal Nacional da NF-e.
A alteração substitui as notas tradicionais modelos 1 e 1A pela NF-e. Outras operações que não utilizam notas dos modelos citados estão excluídas da obrigatoriedade, a exemplo das vendas com cupons fiscais.
Dessa forma, é salientar que a consulta à validade da Nota Fiscal, mais do que uma facilidade, é uma obrigação de quem recebe a mercadoria. Assim a contabilidade das entidades públicas deverão se preparar para se adaptar às novas regras e passar a efetuar a validação das Notas Fiscais, que pode ser feita tanto no Portal Nacional da NF-e como no site da Sefaz do Estado de origem da mercadoria.
O recebedor tem prazo de 05 dias de manifestar o "não aceite" da NF por qualquer motivo. Caso decorre esse período, a NF está aceita pelo recebedor automaticamente.
Lembramos também que a guarda da NF-e é de responsabilidade do emitente e do recebedor. Ou seja, os municípios precisarão guardar as NF´s, de preferência atrelada a movimentação do respectivo empenho para facilitar sua averiguação futura.
Para consultar a validade de uma NF-e, basta localizar a "Chave de Acesso" no DANFE – Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica e consultar no site da Fazenda Federal ou no site da Fazenda Estadual logo abaixo:
https://www.nfe.fazenda.gov.br/portal/FormularioDePesquisa.aspx?tipoconsulta=resumo
https://www.fazenda.sp.gov.br/nfe/consulta/nfe_com_validade_juridica.asp
As multas pelo descumprimento das obrigações tributárias, relativas à NF-e, são altas e variam de acordo com a infração, R$ 200,00, R$ 1.000,00, R$ 2.000,00 e 30% do valor da operação, conforme legislação.