Hot desking: quais são suas vantagens e como implementar na empresa?
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Como implementar o hot desking em sua empresa?
Planeje o uso do espaço
Estabeleça normas de uso e convivência
Adapte de acordo com a necessidade da equipe
O espaço dentro de uma empresa é, sem dúvida, um de seus recursos de maior valor. Assim, saber como usá-lo corretamente pode te ajudar a melhorar bastante a produtividade e o faturamento. E, para alcançar esse objetivo, vários empreendimentos estão buscando métodos para aproveitá-lo melhor. Um bom exemplo disso é o hot desking, muito usado em ambientes de coworking.
Mesmo sendo um conceito que tem ganhado bastante destaque, essa modalidade ainda não é comum em vários negócios. Porém, depois de conhecer seus princípios, você pode aplicá-los em qualquer espaço utilizado por mais de um colaborador ao longo do dia.
Para te ajudar a entender melhor o assunto, vamos explicar o que é o hot desking, quais benefícios ele traz e como você pode implementá-lo em seu negócio. Acompanhe.
De forma simples, o hot desking é a ideia de que um mesmo local, ou "assento", é usado por mais de uma pessoa ao longo do dia. Em outras palavras, dois ou mais profissionais dividem a mesma estação de trabalho, usando-a em momentos diferentes do dia.
Trata-se de ma prática comum em espaços de coworking, já que muitos que os frequentam apenas usam o local algumas horas por dia.
Na maioria das empresas, o mesmo conceito pode ser aplicado para setores que trabalham em diferentes turnos. O atendimento, por exemplo, geralmente se baseia em múltiplos turnos de 6 horas, com os colaboradores se revezando.
Em um esquema de hot desking, dois ou três atendentes podem usar o mesmo espaço ao longo do dia. O principal desafio aqui é fazer a coordenação adequada dos horários no local. Afinal, outra pessoa precisará utilizar a mesma estação de trabalho em algum momento.
Há bons motivos para o hot desking estar se tornando a norma em vários setores das empresas. E, se usado estrategicamente, você também pode aproveitar suas vantagens. Veja aqui alguns dos principais exemplos.
A despesa relativa ao espaço de trabalho é um dos fatores que mais pesam no custo mensal de um negócio. Se cada novo colaborador exige uma nova estação de trabalho, é necessário investir em todos os equipamentos e em sua manutenção.
Falando de hot desking, este não é sempre o caso. Se um setor divide o trabalho em três turnos, então basta ter estações suficientes para o turno com mais integrantes. Assim, você pode reduzir seus custos com equipamentos e manutenção a até um terço do que seria normalmente, facilitando a gestão financeira.
Tanto em ambientes de coworking quanto em outras empresas, dividir um espaço com outras pessoas cria mais oportunidades para os colaboradores fazerem contatos. E isso pode ser útil para otimizar tarefas, buscar apoio quando necessário ou simplesmente para melhorar o clima organizacional.
Quando a maioria dos espaços já é compartilhada normalmente, todos os profissionais terão uma oportunidade a mais de conhecer outras pessoas e ampliar a própria rede de contatos.
Por fim, mas não menos importante, outra vantagem desse método é buscar aproveitar melhor o espaço. Normalmente, em uma equipe com 30 pessoas, seria necessário ter um total de 30 estações de trabalho, o que pode ocupar bem mais espaço do que o necessário.
Porém, se essas 30 pessoas estão divididas em grupos de 10 que atuam em turnos diferentes, então só é necessário ter 10 estações de trabalho para atender à demanda. Algo que economiza bastante o espaço útil da empresa, o qual pode ser usado para outras finalidades.
Os benefícios aqui são bem evidentes, mas implementar um sistema em que mais de uma pessoa use a mesma mesa, mesmo que em horários diferentes, ainda é um desafio. Veja agora algumas dicas que vão te ajudar a colocar essa ideia em prática.
Naturalmente, o primeiro passo para implementar o hot desking em seu negócio é saber como as estações de trabalho serão usadas. Quantas delas serão necessárias, quem vai usar e quando etc. Tudo isso precisa ser definido com antecedência se você quiser aproveitar os benefícios.
Primeiramente, o mais recomendado é mapear quais locais serão usados e para que propósito. E, a partir disso, encontrar formas mais eficientes e distribuir sua equipe em um número menor de estações de trabalho.
Quando duas pessoas dividem o mesmo espaço, é certo que haverá algum atrito. Pode ser na forma como ele é organizado, arrumação ou qualquer outra coisa do tipo. Por isso, é importante ter regras de convivência, especialmente nas empresas.
No caso de estações de trabalho compartilhadas, é importante estabelecer restrições com relação ao uso do espaço. Por exemplo, limitar objetos pessoais, comida etc. Da mesma forma, o local deve ser mantido minimamente limpo e arrumado para a pessoa que virá no turno seguinte.
Lembre-se de que, para aproveitar melhor essa forma de trabalho, você deve tentar adaptar cada estação às demandas da sua equipe.
Se for necessário mudar o formato das mesas, as máquinas ou qualquer outro componente, então considere o investimento como parte de sua estratégia. Quanto mais bem estruturado for o local, mais fácil será aproveitar os benefícios dessa mudança.
Por fim, Para dar suporte ao hot desking em uma empresa, é necessário investir bem na tecnologia usada. Se duas pessoas forem usar o mesmo computador, por exemplo, ele deve ser preparado de modo que as atividades de um colaborador não interfiram negativamente nas dos demais usuários.
Para isso, existem softwares de gestão, plataformas de Help Desk, entre outros recursos que você pode aplicar como parte da estratégia.