Onboarding: o que é? Veja como fazer em 10 passos infalíveis
Dez passos para um programa de onboarding bem-sucedido
Posted on 25/09/17	 Share on LinkedIn
Todas as organizações desejam atrair, reter e desenvolver os melhores talentos para seus negócios. O processo de onboarding é essencial para realizar essa ambição, mas, infelizmente, muitas vezes ele não consegue gerar o impacto necessário. Muitos estudos recentes evidenciam que um processo estruturado de onboarding não apenas prepara os funcionários para um novo cargo; também melhora o envolvimento e a confiança deles em um momento crítico das suas carreiras, o que, por sua vez, está diretamente relacionado com o seu desempenho.
O que é um processo de onboarding?
Em sua tradução, onboarding tem como significado "embarcar" e, no contexto de uma empresa, é o mesmo que conhecer algo novo. O processo de onboarding é o conjunto de práticas que têm como finalidade, ajustar e preparar os novos colaboradores, para que aprendam sobre sua cultura, métodos e regras em uma empresa.
O estado atual do onboarding
A CrossKnowledge reuniu dados e opiniões de mais de 100 clientes, e os resultados são impactantes: apesar de o onboarding ser um imperativo para qualquer organização, 22% das corporações ainda não têm um processo formal instaurado!
Uma análise dos programas atuais de onboarding mostra que a maioria das empresas começa esse processo no primeiro dia, e a duração média do programa é de 28 dias.
Há uma mudança lenta e gradual para programas mais longos que duram de três a seis meses, com uma transição tradicional para o desenvolvimento continuado e o ciclo de desempenho regular do funcionário.
Segundo a pesquisa da Brandon Hall de 2016, 98% dos entrevistados queria melhorar seu processo de onboarding e, mais especificamente, propiciar uma nova experiência de contratação, colaboração (mentores, gerentes e colegas) e tempo para aquisição de proficiência. Além disso, há um desejo de tornar esse processo mais eficaz ao alavancar portais de onboarding, automação dos fluxos de trabalho e listas de verificação.
O onboarding começa antes do primeiro dia do novo colaborador. A preparação para a integração de um novo funcionário é parte fundamental para o sucesso no processo.
Etapa 1 – Programe o primeiro dia
A trajetória do sucesso de um novo contratado pode ser estabelecida já nas duas primeiras semanas, por isso é importante tornar o primeiro dia especial. Ajude o novo colaborador a se instalar rapidamente, fazendo com que ele se sinta bem-vindo e integrado.
Apresente a equipe a seu novo funcionário: guie-o pelo local de trabalho para que ele possa conhecer as pessoas-chave em toda a empresa;
Reúna a equipe para tomar café: essa é uma boa maneira de se relacionar em um ambiente social;
Mostre o local de trabalho: leve-o para fazer um tour interno e dê algumas dicas sobre os melhores lugares para almoçar ou tomar um café.
Etapa 2 – Organize treinamentos
Parte da impressão positiva é deixar claro o que você espera que seu novo funcionário faça. Além de entender bem como ele gostaria de trabalhar e evoluir em seu papel.
Revise metas e responsabilidades: o processo de integração é o momento ideal para detalhar as atribuições e expectativas;
Programe o treinamento: busque entender quais treinamentos podem ser necessários para ele. Coloque-o em contato com a área de T&D e oriente-o sobre os programas de aprendizagem disponíveis na empresa;
Revise as oportunidades de orientação: ter uma pessoa de referência pode desempenhar um papel fundamental na retenção de talentos, na construção de uma melhor cultura de trabalho e na melhoria do desempenho da equipe. Considere designar um mentor para cada colaborador no início do processo de integração.
Etapa 3 – Acompanhe os próximos passos
A integração completa de um novo colaborador não é um processo rápido, e costuma durar vários meses.
Esteja preparado para fazer check-in com frequência e agendar conversas regulares: dando aos novos contratados a oportunidade de expor quaisquer preocupações e receber feedback sobre o seu progresso;
Reserve um tempo para observá-los e fazer perguntas: procure entender se eles compreendem o negócio. Com isso, você pode facilitar qualquer treinamento adicional que possa ser necessário;
Não ignore o reconhecimento: Mantenha o colaborador motivado e engajado comemorando o sucesso. Pode ser tão simples quanto observar as conquistas do novo funcionário em uma reunião de equipe;
O tempo investido em um processo eficaz de integração de funcionários acarreta e grandes recompensas. Isso pode levar a uma curva de aprendizagem mais rápida, maior produtividade e retenção de funcionários, ajudando a criar uma força de trabalho mais motivada e envolvida desde o início.
10 passos para que seu processo de onboarding seja um sucesso
Os programas de onboarding exigem uma abordagem estruturada e estratégica, e os líderes de T&D têm um papel fundamental a desempenhar. Com base em lições corporativas aprendidas e em uma pesquisa profunda, identificamos dez pontos-chaves para atingir metas ambiciosas com relação a produtividade, envolvimento e retenção:
1. Comece o onboarding antes da data de início
A maioria das organizações começa seu onboarding no primeiro dia, mas você pode começar a fazer contato com os novatos antes disso. É o momento certo de começar a fazer entregas sobre as promessas de contratação, criar um sentimento de animação e treinar sobre a identidade de marca.
2. Torne a situação pessoal e crie experiência
Todo programa de onboarding deve ser diferente em termos de conteúdo e de estrutura para poder se relacionar com as necessidades individuais do recém-chegado e com suas habilidades atuais. Qual é seu papel, que ferramentas e processos precisam conhecer nas primeiras semanas e, o que é mais importante, que emoções positivas você deseja gerar? Para projetar seu programa de onboarding, você deve ser capaz de responder a essas perguntas.
3. Organizar uma jornada de onboarding blended
Desenhe uma experiência estimulante ao misturar aprendizagem formal, social e prática com base em metas claras. Essa experiência pode ser vinculada ao aprendizado contínuo que deve suceder este programa inicial.
4. Garanta acesso a portais de conhecimento e localize especialistas
A velocidade das transferências de conhecimento está aumentando, e novos funcionários precisarão ter acesso a portais de conhecimento para potencializar o conhecimento disponível em tempo adequado. Além disso, eles podem começar a localizar os especialistas da empresa em áreas relevantes, para que possam procurá-los posteriormente.
5. Envolva as pessoas certas
É essencial que se preparem e se comprometam todas as partes relevantes envolvidas: novatos, gerentes, RH e T&D, todos têm um papel a desempenhar para transformar o onboarding em um programa de sucesso. As organizações de referência desenvolveram checklists de desempenho para orientar e habilitar o aprendizado dos recém-chegados. Algumas estão testando um contrato psicológico para esclarecer as expectativas de onboarding de novatos e empregadores para os primeiros 12 meses.
6. Indique um colega ou mentor
No que se refere aos funcionários, o onboarding tem a ver com conectar-se, sentir-se em casa e encontrar uma forma rápida de alcançar um bom desempenho. Um colega ou mentor podem ensinar os novos a respeito da organização, oferecer conselhos e ajudar com instruções de trabalho. Os novos funcionários se conectam mais facilmente com os mentores e hesitam menos em fazer perguntas do que se tivessem que perguntar a seus gerentes, pois tendem a se sentir mais desconfortáveis.
7. Promova inclusão e assimilação
O foco da maioria das organizações tem sido o recém-chegado, negligenciando o ambiente de toda a equipe. As organizações de referência preparam os colegas dos novatos ajudando-os a compreender quem está chegando, qual será seu papel e o que oferecerão à equipe.
8. Transforme treinamento em desempenho
Assegure-se de que os objetivos do programa de onboarding sejam claros para permitir a avaliação e a mensuração de seu sucesso. Busque retorno através de todos os canais disponíveis (pesquisas de ambiente; avaliação 360 graus; testes; formulários de avaliação) para otimizar as edições seguintes.
9. Faça onboarding também para transições internas
Não subestime a queda de desempenho e envolvimento que pode ocorrer na mudança de cargos dentro da organização! Garanta que os funcionários que se beneficiam da mobilidade interna também sejam acompanhados em sua nova função.
10. Invista em sua imagem externa
A guerra por talentos é real, portanto verifique se o acompanhamento dado aos funcionários que deixam sua empresa está alinhado com a forma profissional como você acolhe os novos e os ajuda a se desenvolverem. Aqueles que deixam a organização com uma impressão positiva são seus embaixadores no mercado de trabalho e podem ajudar a identificar e incentivar futuras contratações. Portanto, o acompanhamento profissional daqueles que saem de sua organização pode alimentar a cadeia de contratações
O processo de onboarding para os novos contratados consiste em um desafio para muitas organizações e não está atendendo atualmente às suas metas principais: melhorar o tempo para alcançar produtividade, retenção e envolvimento. Com a abordagem e o apoio adequados, esses dez pontos podem ser utilizados em todos os ambientes corporativos, para que tanto os novos contratados quanto a organização possa alcançar o sucesso.
O segredo é colocar em prática todos esses passos! Se quiser saber mais sobre o processo de onboarding e como a educação corporativa pode transformar essa experiência, clique aqui para ouvir o nosso webinar exclusivo com a nossa consultora de projetos Fernanda Costa.