O Que São OKRs? Como implementá-las e mensurá-las? - SER
O que são OKRs (Objectives and Key-Results) – são uma ferramenta de orientação e gestão da execução da estratégia da empresa, através do desdobramento de Objetivos de negócio por todo o organograma da organização. Elas seguem a mesma lógica das metas tradicionais, mas têm um estilo próprio de execução que as faz mais aplicáveis aos desafios de negócio das empresas e dos profissionais dos dias de hoje. A definição de uma OKR é realizada através de um conjunto de objetivos e Resultados-Chave.
Os objetivos definidos para uma OKR devem ser qualitativos e aspiracionais/memoráveis. A definição destes deve ser qualitativa para garantir que os mesmos sejam absorvidos e internalizados pelos profissionais e também para que a análise de seus resultados não seja conflituosa com a apuração dos Resultados-Chave.
Os Resultados-Chave são mensurados através de metas S.M.A.R.T e devem ser quantitativos. Os mesmos devem estar alinhados aos objetivos da OKR para que a mensuração de seu resultado esteja alinhada ao processo como um todo. Desta forma, tanto objetivos quanto resultados-chave, embora sejam definidos de maneira diferente, devem ser harmônicos para que a avaliação da OKR seja realizada de maneira precisa.
Ciclos de OKRs
Os ciclos de OKR geralmente duram 3 meses, período dentro do qual as metas são estabelecidas, monitoradas, e avaliadas, e a partir do qual inicia-se um novo ciclo. Estes ciclos são subdividos em 3 fases: Planejamento; Monitoramento e Avaliação.
O ciclo segue, de maneira aproximada, as fases do processo de PDCA (plan, do, check, act) de uma empresa. No planejamento, ocorre o desdobramento dos objetivos da empresa. No monitoramento, são acompanhados os OKRs e projetos em relação ao seu atingimento, além de feitos ajustes aos planos de ação definidos para cada objetivo. Por fim, termina-se o ciclo com uma avaliação dos resultados atingidos e com o planejamento das OKRs para o próximo ciclo (de maneira muitas vezes concomitante).
Um desdobramento só estará completo quando todas as diretrizes resultarem em planos de ação que são, de fato, as peças mais importantes de um planejamento.
Como implementar OKRs em sua empresa:
Algumas estratégias podem ser tomadas para uma implementação de sucesso das OKRs em uma empresa. Essas estratégias envolvem a adaptação, implementação, definição de ciclos, definição de responsáveis, acompanhamento, alinhamento de objetivos e, por último, engajamento.
A metodologia OKR possui uma série de características próprias, entretanto, a sua implementação não pode ser executada da mesma forma em todas as empresas. Não há uma "receita" que possa ser aplicada de forma padronizada e que garantirá o sucesso. Antes de adotá-la, é preciso adaptá-la à realidade da sua empresa e aos objetivos da mesma.
O ideal é que a introdução da metodologia OKR aconteça gradualmente, iniciando-se em uma área-piloto. Esta é uma estratégia que garante a segurança na avaliação do sucesso da metodologia e serve como base para a adaptação dos colaboradores ao novo processo, que vai sendo inserido à cultura de gestão da empresa de maneira gradativa.
Definição de ciclos
O sucesso da metodologia OKR depende muito da definição de ciclos, que devem ser mais curtos. De maneira geral, três meses é o período utilizado para a definição e desdobramento das metas, tanto as individuais quanto das equipes.
A escolha de um gestor responsável para a implementação das OKRs na empresa é uma estratégia que possui como finalidade a facilitação do processo de adequação à esta metodologia. Este líder deverá ter um conhecimento aprofundado de todo o processo e dos objetivos da metodologia, para que possa ter o repertório necessário para administrar o processo. É recomendável também que este líder crie um grupo de embaixadores. Estes, serão responsáveis no auxílio da aplicação correta e constante da metodologia dentro da empresa.
Um acompanhamento semanal é crucial durante a implementação das OKR. Neste acompanhamento, é possível mensurar as possíveis dificuldades de implementação e aplicação e também se existe a necessidade de adequações para o andamento do processo. A tendência é de que, com o tempo, os profissionais passem a ter mais propriedade e domínio no uso das OKRs, o que acarreta na possibilidade do aumento dos intervalos em que esse acompanhamento é realizado, mantendo-se dentro do prazo estabelecido para a execução do processo.
O planejamento das OKRs deve ser definido a partir do geral para o específico, isto é: O início deve ocorrer na definição de metas globais, que envolvam os objetivos da empresa para um determinado período. A partir da definição deste objetivo, as metas específicas poderão ser definidas, com o estabelecimento de um "horizonte" de um trimestre para a execução. Após essa definição global, as metas de área e de equipe deverão ser escolhidas. É necessário cautela e prudência para que não sejam definidas metas complexas ou em grande volume, no início do processo. Isso pode ser desmotivador e confuso para os profissionais. Metas mais simples e de fácil compreensão devem ser priorizadas para que o funcionamento da metodologia seja melhor internalizado. Nos ciclos posteriores, indicadores mais ousados e desafios mais complexos podem ser definidos.
Após a implementação e execução dos projetos-piloto (um ou dois ciclos), a determinação das metas individuais deve ser o foco. É recomendável que essas metas sejam elaboradas pelos próprios profissionais, uma prática comum em empresas que são bem-sucedidas na utilização das OKRs. De maneira geral, são definidas 40% das empresas pelos gestores e 60% pelos profissionais. Essa definição, entretanto, deve seguir as diretrizes estabelecidas com base nas metas globais da empresa. O gestor deverá utilizar quais são os objetivos a serem atingidos de maneira global e determinar de que maneira cada membro de sua equipe pode colaborar para que estes objetivos sejam cumpridos. De maneira geral, o ideal é que cada profissional tenha de 3 a 5 OKRs para cumprir em um ciclo trimestral.
O uso da tecnologia pode ser um diferencial na estratégia de implementação das OKR. Através de um software confiável de gestão de desempenho, é possível garantir maior facilidade para elaborar e acompanhar o desenvolvimento das OKRs dentro dos ciclos. A tecnologia, além de ser uma facilitadora do processo, também é fundamental para garantir a confiabilidade e fidedignidade dos resultados obtidos.