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7 boas práticas para o controle de perdas nas empresas
O controle de perdas é essencial para que uma empresa mantenha a eficiência dos processos e ainda alcance bons resultados financeiros — evitando os prejuízos que esse tipo de problema pode causar, principalmente quando ele está ligado à perda no estoque, a área mais sujeita a sofrer com essas falhas. Pensando nisso, elaboramos este artigo …
Equipe TOTVS | 28 janeiro, 2019
O controle de perdas é essencial para que uma empresa mantenha a eficiência dos processos e ainda alcance bons resultados financeiros — evitando os prejuízos que esse tipo de problema pode causar, principalmente quando ele está ligado à perda no estoque, a área mais sujeita a sofrer com essas falhas.
Pensando nisso, elaboramos este artigo para falar mais sobre o assunto e mostrar 7 boas práticas que vão ajudar a alcançar um bom controle de perdas na empresa. Continue com a leitura para saber quais são elas!
O que é o controle de perdas?
O controle de perdas consiste em um programa voltado para a minimização das perdas — como o próprio nome sugere —, além de eliminar ou reduzir os riscos aos quais a empresa está exposta. Tudo isso é feito por meio da adoção de processos (que auxiliam na identificação, na avaliação e no plano de ação) ligados a esses fatores.
Por que é tão importante implantar o controle de perdas?
Combatendo as falhas que ocasionam as perdas, esse controle ajuda a inibir o desperdício, reduzir gastos e, consequentemente, aumentar os lucros. Em outras palavras, é uma forma de melhorar a saúde financeira da empresa e conquistar resultados ainda mais positivos.
Quais são as causas mais comuns de perdas e prejuízos nas empresas?
Entre as principais causas desses problemas, estão armazenamento inadequado, desvios de insumos, falhas na gestão de estoques e até mesmo acidentes que podem levar a avarias (danos como arranhão, quebra e amassado).
7 boas práticas para o controle de perdas
1. Gestão eficaz do estoque
Uma gestão de estoque ineficiente é um dos maiores motivos para a incidência de perdas em uma empresa. O excesso de itens pode acarretar avarias e desperdícios por obsolescência ou perecibilidade, por exemplo. Da mesma forma, um controle inadequado das movimentações feitas dentro do armazém também pode tornar o ambiente mais propício a furtos e fraudes.
Portanto, é de suma importância investir no aprimoramento dos processos e na otimização da gestão do estoque. Para isso, pode-se adotar algumas ações como:
registro de todas as entradas e saídas (recebimentos e expedições);
controle rigoroso de todas as movimentações feitas no armazém;
mapeamento dos processos e correção de falhas;
realização de inventários cíclicos (feitos de acordo com grupos de produtos, por exemplo, em frequências mais altas).
Com isso, já se consegue minimizar grande parte do problema das perdas, uma vez que se passa a controlar o estoque de forma mais rigorosa, além de acompanhar melhor tudo o que acontece no armazém.
2. Implantação de indicadores de desempenho
Os indicadores de desempenho (KPIs) são uma excelente ferramenta de gestão para avaliar o resultado dos processos e compará-los com as metas que foram estabelecidas. Assim, por meio deles, fica mais fácil identificar as principais ineficiências e as suas possíveis causas.
A partir daí, os gestores e as suas equipes podem elaborar planos de ação para solucionar as falhas e chegar a um efeito mais satisfatório. No que diz respeito ao controle de perdas, eles ainda podem ser úteis para acompanhar a eficácia das estratégias adotadas para minimizar (ou eliminar) o problema. Entre os KPIs que podem ser monitorados, estão:
quantidade total de produtos perdidos no período;
valor total dos produtos perdidos no período;
3. Criação de um setor especializado no controle de perdas
Com a criação de um setor direcionado para o controle de perdas, a empresa passa a contar com uma equipe direcionada e atuando exclusivamente na identificação das falhas, na solução de problemas e na criação de estratégias que ajudam a reduzir os prejuízos.
O departamento pode ficar responsável por rotinas como auditorias internas, acompanhamento das áreas mais críticas, orientação e treinamento dos colaboradores a respeito dos procedimentos corretos e acompanhamento de indicadores de desempenho, por exemplo.
4. Desenvolvimento de uma política interna
Políticas e normas internas têm como objetivo definir quais são as responsabilidades, os direitos e os deveres dos colaboradores dentro de uma organização. Ela expressa, de forma escrita, o que se espera do uso dos recursos e quais condutas devem ser evitadas.
No que diz respeito ao controle de perdas, ela está ligada ao manuseio e às condições de armazenamento adequadas dos produtos, ao uso responsável das informações, às ações voltadas para a redução de desperdícios, entre outras questões que estejam ligadas às necessidades e à realidade da empresa.
Essas normas vão funcionar como um guia, norteando gestores e colaboradores para a execução dos processos de forma acertada e orientando sobre o que deve ser feito em cada situação.
5. Treinamento das equipes
Outra boa prática recomendada diz respeito ao treinamento das equipes — principalmente as responsáveis pela gestão de estoque. É preciso deixar claro questões ligadas ao uso consciente dos recursos e como as perdas impactam os resultados do negócio de forma negativa.
É importante que todos tenham ciência da relevância do papel que exercem na empresa e como as suas ações podem levar tanto a resultados satisfatórios como a prejuízos financeiros — isso sem contar como a imagem da organização pode ficar prejudicada quando se trata de indisponibilidade de estoque e o não atendimento da demanda do cliente em decorrência da falta de um produto, por exemplo.
6. Adoção de uma cultura de melhorias contínuas
Quando se estabelece uma cultura de melhorias contínuas na empresa, a visão fica mais voltada para a identificação de falhas e ineficiências e a necessidade de elaborar ações — mesmo que mais simples — para aprimorar os processos.
No que diz respeito ao controle de perdas, essa estratégia contribui para que as rotinas estejam em constante análise. Assim, qualquer inconformidade que aconteça será identificada com mais agilidade e precisão — aumentando a eficácia das ações adotadas.
Contudo, vale ressaltar que isso não se trata apenas de situações que demandam correções, mas também de qualquer oportunidade de aperfeiçoamento que seja identificada.
Por fim, outra prática muito recomendada é o investimento em tecnologia. A adoção de um sistema de gestão integrada (ERP), por exemplo, oferece funcionalidades que contribuem para um controle mais rigoroso dos recursos empresariais.
Com uma solução como essa, fica mais fácil controlar as entradas e saídas de produtos, registrar as movimentações realizadas no armazém, monitorar a composição do estoque, automatizar a rotina de inventário, entre outras atividades.
Fazer uma boa gestão do controle de perdas na empresa é sinônimo de aumentar a eficiência das operações, ao mesmo tempo em que se consegue alcançar resultados financeiros cada vez mais satisfatórios. Sendo assim, de forma geral, pode-se dizer que essa atividade proporciona benefícios em diversos níveis para o negócio.
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