ATENÇÃO: Funcionalidade disponível a partir do dia 21/11/2022. Neste artigo, você ficará por dentro de uma novidade fresquinha e incrível do Calima 5: o ENVIO AUTOMÁTICO DO eSOCIAL! É isso mesmo, nós estamos cumprindo o que prometemos de oferecer o melhor eSocial do Brasil! Rapidez e facilidade para que seu dia a dia seja mais tranquilo. Agora fique ligado em como funciona essa novidade! 😉
Quem pode ativar a nova funcionalidade?
📌 O envio automático do eSocial poderá ser habilitado APENAS para empresas com Certificado do tipo A1. CLIQUE AQUI e saiba como configurar seu Certificado Digital A1.
Caso você esteja cadastrando uma nova empresa, na etapa de automatização que o sistema sugere, também foi adicionado um campo para habilitar o envio automático do eSocial para aquela empresa. Marcando o novo botão e clicando em "Automatizar", o Calima já abre a janela para você cadastrar o Certificado Digital A1.
A automatização é uma configuração automática de todo o sistema ao cadastrar uma nova empresa onde o envio automático do eSocial já vem marcado por padrão.
Caso o botão seja desmarcado ou o certificado não seja informado, o envio automático do eSocial não será ativado, mas a Automatização de Empresas será feita normalmente. 😊
Como ativar o envio automático?
Por padrão, a função vem desativada para todos os clientes.
📌 Após o primeiro login de qualquer usuário, será exibida uma mensagem com a opção para habilitar o envio automático para todas as empresas ativas que possuem certificado A1 com o tempo e dias padrões definidos pela nossa equipe.
Essa mensagem será visível após o lançamento da novidade (21/11/2022) para os usuários do tipo administrador ou que tenham acesso ao Módulo Folha de Pagamento. O primeiro usuário que aceitar o convite para ativar a funcionalidade libera a permissão para os demais (que também poderão configurar a ferramenta) e a mensagem NÃO será mais exibida depois do aceite ou ainda se o primeiro usuário clicar em "habilitar manualmente mais tarde".
CLIQUE AQUI para saber mais sobre o Controle de Usuários/Acessos.
📌 Clicando em “Sim, desejo habilitar agora” será exibida uma notificação no canto superior direito avisando que o “envio automático foi habilitado com sucesso!" ✅
O usuário também pode escolher por habilitar a função mais tarde de forma manual. Neste caso é só clicar no segundo botão.
Temos uma terceira opção "Perguntar novamente mais tarde". Se você clicar nela, ao logar depois no sistema, será exibida novamente a mensagem para ativar o envio automático.
⚠️ Apenas os Eventos Pendentes no Monitor de Eventos podem ser enviados pela funcionalidade de envio automático. Os eventos da tela de envio de fases no menu eSocial → Exportação → eSocial devem continuar sendo enviados nesse local.
Configurações do Envio Automático
No Módulo Folha de Pagamento, acesse o menu: eSocial → Configurações → Geral.
📌 Nessa tela você encontra os campos de configuração do envio automático e também da consulta automática do eSocial. Em “Opções de automação de envio” foram adicionados 3 novos campos. O campo que aparece na parte de baixo da imagem será explicado no tópico de Replicar para Outras Empresas.
Ativa o envio automático dos Eventos Pendentes de Tabela/Não Periódicos.
📌 Após quantas horas da geração do evento? Neste campo, você pode preencher com no mínimo 1 hora e máximo 99 horas após a geração do evento.
Valor Padrão do sistema para os Eventos de Tabela/Não Periódicos - 24 horas após a geração do evento pendente.
Ativa o envio automático dos Eventos Pendentes Periódicos (Folha/Mensal).
📌 No dia: Você pode escolher o envio do dia 1 ao dia 10 do mês.
O Valor Padrão do Calima para esse campo é o dia 10. O sistema irá verificar e notificar no primeiro login do dia os eventos pendentes a serem enviados gerados dentro do intervalo da data escolhida até a data limite do envio.
Vale lembrar que, no automatismo do eSocial, os Eventos de Folha já são enviados na ordem correta.
Ativa o envio automático dos Eventos Pendentes Periódicos (13º Salário).
📌 No dia: Você pode optar pelo envio do dia 1 ao dia 20 do mês.
O Valor Padrão do sistema para esse campo é o de enviar todo dia 20. O sistema irá verificar e notificar no primeiro login do dia os eventos pendentes a serem enviados gerados dentro do intervalo da data selecionada por você até a data limite do envio.
Lembrando que é feito um fechamento separado da competência mensal dezembro e são transmitidos registros exclusivos para o 13º (com prazo até dia 20/12) que são chamados de competência anual.
Acompanhe no subtítulo REGRAS mais informações sobre como funciona o envio automático de cada um desses eventos.
Replicar as Configurações Para Outras Empresas
📌 Habilitando pelo menos um dos três botões citados acima, uma nova opção será exibida logo abaixo com a funcionalidade de “Replicar as configurações atuais do envio automático”. Por padrão virá com a opção "Somente a empresa atual" selecionada, neste caso as configurações salvas não afetarão outras empresas, apenas a atual. ✅
📌 Há ainda duas opções que podem ser selecionadas nesse campo para replicar as configurações de envio automático:
Para "Todas as empresas com o envio automático desativado" (todas que estiverem com as 3 opções desabilitadas).
Para “Todas as empresas” cadastradas.
⚠️ OBSERVAÇÃO: Caso selecione uma dessas duas opções e clique em Salvar, o sistema pergunta se você realmente deseja habilitar o envio automático para as empresas em questão, avisando que isso implica, por exemplo, nos agendamentos já cadastrados das empresas que possuem automação de envio do eSocial.
O que acontece se você alterar/desativar os dias/horas da configuração de envio automático do eSocial?
📌 ALTERAR: Ao modificar qualquer opção de envio, o sistema exibe uma mensagem no momento de salvar a configuração perguntando se você realmente deseja alterar o dia/hora do envio automático para tais tipos de eventos. Caso marque SIM, o sistema irá alterar o dia/a hora de todos os agendamentos ainda NÃO realizados que se enquadrem naquela determinada configuração.
Exemplo: Existe um agendamento para o envio da Folha no dia 10/12/2022. Se o usuário alterar na configuração para que os Eventos Periódicos (Folha/Mensal) passem a ser enviados no dia 5, por exemplo, esse agendamento será atualizado e enviado de forma automática no dia 05/12/2022. E se já tiver passado o dia 5, por exemplo, o sistema envia o evento mesmo assim nos dias seguintes.
📌 DESATIVAR: Ao inativar qualquer opção de envio, o Calima também pede sua confirmação antes de salvar a nova configuração. Caso você confirme, TODOS os agendamentos de envio automático dos eventos que estão sendo desativados serão EXCLUÍDOS e os eventos terão de ser enviados MANUALMENTE pelo Monitor de Eventos.
⚠️ Observação: Desabilitar o envio automático NÃO afeta os eventos pendentes, apenas os agendamentos cadastrados para o envio automático desses eventos.
Quais são as REGRAS do envio automático?
📌 Apenas os Eventos Periódicos Pendentes (Folha/Mensal) do mês corrente (atual) podem ser enviados de forma automática!
Exemplo de referência correta para o envio: Se hoje estamos no mês 12/2022, então somente o cálculo da Folha da referência 11/2022 será enviado de forma automática.
O envio automático está atrelado à data atual. Mesmo que você cadastre a empresa com meses anteriores NÃO será feito o envio automático neste caso. A funcionalidade vale da data atual em diante. Ou seja, só serão enviados os eventos gerados APÓS a ativação do automatismo (disponível a partir de 21/11/2022).
📌 Os Eventos Periódicos (Folha/Mensal) e de (13º Salário) gerados no dia em que está determinado na configuração serão agendados para envio no mesmo dia.
📌 Os eventos gerados nos dias limites também são agendados para envio no mesmo dia. ✅
Os Eventos Periódicos (Folha/Mensal) gerados entre a data configurada e o dia 14 do mês NÃO serão agendados para envio automático. No entanto, ao acessar o Módulo Folha de Pagamento pela primeira vez no dia, o sistema informa a quantidade de eventos pendentes de todas as empresas gerados nesse intervalo de dias que podem ser enviados naquele momento, caso você queira. A mesma coisa se aplica para os Eventos Pendentes Periódicos (13º Salário), mas esses até o dia 19 do mês. 🙂
EXEMPLO Folha/Mensal: Está configurado para enviar esses eventos no dia 10 e eles serão enviados automaticamente neste dia. Após essa data, logo no primeiro login, será exibida a mensagem abaixo caso existam novos eventos a serem enviados nos dias 11, 12, 13, 14 e 15. Se a data limite for dia 15, por exemplo, qualquer evento gerado nesse dia é enviado automaticamente para o eSocial por ser a data limite.
EXEMPLO 13º Salário: Está cadastrado para enviar no dia 17 e será enviado automaticamente conforme sua configuração. Mas, caso existam eventos pendentes a serem enviados nos dias seguintes, será exibida a mensagem abaixo no primeiro login nos dias 18, 19 e 20. Caso a data limite seja o dia 20, por exemplo, qualquer evento gerado nesse dia é enviado automaticamente para o eSocial por ser a data limite.
Caso você clique no botão azul “Sim, desejo enviar todos agora”: O sistema envia automaticamente TODOS aqueles eventos pendentes gerados nesse intervalo de dias.
Caso você clique no botão “Sim, desejo selecionar as empresas”: O sistema abre uma tabela informando as empresas, referências e os eventos periódicos a serem enviados.
Observação: Você ainda pode optar por enviar os eventos mais tarde de forma manual.
Para enviar os eventos, selecionando as empresas, basta marcar as empresas desejadas na tabela e os eventos pendentes registrados para cada uma delas serão enviados. Selecione as empresas, clique no botão cinza "Ações" e depois clique em "Enviar selecionados". Veja o exemplo abaixo!
Agendamentos
📌 Ao gerar um evento pendente e o envio automático estiver habilitado para aquele tipo de evento será exibida uma notificação no canto superior direito informando que o agendamento foi criado com sucesso conforme a data e hora definidas na configuração do envio automático. Observe o exemplo abaixo!
📌 Caso o usuário envie um evento de forma manual pelo Monitor, mas o evento em questão estava agendado para ser enviado de forma automática, o Calima DELETA o agendamento que estava programado.
Como faço para visualizar os envios automáticos agendados e os realizados?
Acesse o menu Módulo Folha de Pagamento → eSocial → Exportação → Monitor de Eventos do eSocial.
📌 Abaixo da aba semáforo e filtros, você poderá conferir os dados da Consulta e Envio Automático do eSocial. Na parte do Envio, é possível verificar o último envio realizado, o próximo envio a ser feito e um link para visualizar todos.
Ao clicar no link "Ver todos" será exibido um quadro com todos os Envios Realizados e os Agendados.
Na aba de "Envios realizados" é possível filtrar por empresa ou visualizar todas. Também são exibidos apenas os envios que possuem eventos com erros (eles serão marcados com a cor vermelha na tabela).
Na aba de "Envios agendados" também é possível filtrar por empresa ou visualizar todas de acordo com os próximos eventos a serem enviados de forma automática.
📌 Se um evento enviado automaticamente retornar com erro, verifique o motivo em "Eventos Já Enviados", faça a correção e não se preocupe que esse evento corrigido também será enviado automaticamente de acordo com o dia/horário que está configurado no automatismo do eSocial!
Os eventos pendentes antigos serão enviados de forma automática?
NÃO. Apenas eventos gerados a partir do lançamento do envio automático do eSocial estarão aptos para envio. ✅
📌 Foi incluída uma legenda no Monitor de Eventos, na aba "Eventos Pendentes para Envio", que adiciona a cor azul para os eventos que devem ser enviados de forma manual.
Além disso, ao clicar no botão azul "Atualizar" 🔄, caso existam eventos antigos ao lançamento do envio automático, o sistema mostra uma mensagem informando essa regra ao usuário. Essa mensagem só aparece uma vez por dia.
Qualquer dúvida sobre a novidade do envio automático do eSocial, entre em contato conosco, tire suas dúvidas e comece a utilizar a ferramenta hoje mesmo. Você não vai se arrepender! 😘