Passo a passo para regras de exclusão de reunião | Microsoft Docs
Passo a passo da regra de exclusão de reunião
Como analista, você pode trabalhar com regras de exclusão de reunião das seguintes maneiras:
Exibir regras de exclusão de reunião existentes - Conheça a regra padrão e com as regras que você ou outras pessoas publicaram.
Criar novas regras de exclusão de reunião - Definir até cinco exclusões de reunião individuais e publicá-las juntas como uma regra de exclusão de reunião.
Editar uma regra de rascunho - Você pode editar um rascunho salvo de uma regra de exclusão antes de publicá-la.
Selecione uma regra para uso - Selecione uma regra a ser aplicada aos dados em Explorar as estatísticas ou no designer de consulta.
Arquivar uma regra - Você pode arquivar uma regra para referência posterior.
Proprietários – os Insights do Viva têm acesso total a esta página e analistas limitados têm acesso somente leitura. Para obter detalhes, consulte Atribuir funções a administradores e analistas.
Ferramentas e conceitos têm mais informações sobre áreas de tela, ferramentas na tela e ideias para ajudá-lo a trabalhar com regras de exclusão de reuniões. Ele contém as seguintes seções:
Os resumos de progresso mostram seu progresso, incluindo em qual etapa você está e os efeitos das etapas de exclusão de reunião atuais e concluídas.
A área de trabalho de personalização descreve as ferramentas na tela que você pode usar para definir exclusões efetivas de reunião, incluindo o seguinte:
A nuvem do Word consiste em palavras-chave retiradas de linhas de assunto de reuniões, o que ajuda você a entender quais personalizações você pode querer fazer com sua exclusão.
A pesquisa de palavra-chave é usada para encontrar uma palavra-chave específica que pode ser usada em linhas de assunto de reunião.
A tabela Frase mostra o contexto no qual as palavras-chave são encontradas. Conhecer esse contexto ajuda você a decidir se deve reter ou excluir a palavra-chave e suas reuniões associadas.
Várias regras de exclusão de reunião podem existir simultaneamente. Para saber como eles são aplicados no Viva Insights, consulte Application of meeting exclusion rules. Para uma visão geral de alto nível das regras de exclusão de reunião, consulte Introdução às regras de exclusão de reunião.
Para exibir regras de exclusão de reunião
Você pode exibir as regras de exclusão de reunião existentes ou criar novas em configurações de Analista. As exclusões de reunião mostram todas as regras que você ou outros analistas criaram e publicaram e regras que as pessoas começaram a definir e salvas no formulário de rascunho.
Abra o Viva Insights. Se solicitado, insira suas credenciais de trabalho.
Em Configurações do Analista > Exclusões de reunião, selecione Ativo para listar as regras ativas, que inclui o seguinte:
As regras no estado Publicado estão disponíveis para uso. Consulte Selecionar qual regra usar.
As regras no estado Rascunho estão em desenvolvimento. Um analista pode editar uma regra de rascunho e publicá-la. Consulte Editar uma regra de rascunho.
Listar ordem de regras
As regras ativas são listadas na seguinte ordem:
A regra preferencial - a regra "preferencial" estará na parte superior da lista. Consulte Selecionar qual regra usar. Quando você começar a usar o Viva Insights, esta é a regra deexclusão de reunião padrão .
Regras favoritas - Você pode selecionar uma regra como uma favorita. Isso o move para a parte superior da lista após a regra preferencial, entre outras regras marcadas como favoritas.
Outras regras - Regras que não são a regra preferencial e que não foram marcadas como favoritos são listadas após os favoritos.
Criar uma regra de exclusão de reunião
Uma regra de exclusão de reunião é um filtro aplicado aos dados da reunião.
Definir que tipo de exclusão de reunião usar faz parte do trabalho de preparação de dados que você, como analista, deve fazer antes de começar a trabalhar com os dados do Viva Insights. Você só pode criar essas regras depois de carregar seus dados organizacionais.
Quando você inicia uma nova regra de exclusão de reunião e antes de adicionar quaisquer exclusões a ela, o conjunto de reuniões a ser analisado inclui 100% das reuniões encontradas nas caixas de correio Outlook de funcionários licenciados que usam Microsoft 365. À medida que você adiciona termos de filtro ou exclusões a essa regra de exclusão, você reduz gradualmente o número de reuniões e horas de reunião que serão usadas em cálculos de métricas durante a execução da análise no Viva Insights.
Passo a passo como adicionar uma regra de exclusão de reunião
O Viva Insights você através da criação de uma regra de exclusão de reunião personalizada. O fluxo de exclusão de reunião, descrito na segunda tarefa a seguir, contém cinco etapas, uma para cada tipo de reunião que é comumente excluída da análise.
Para iniciar uma regra de exclusão de reunião
Nesta tarefa, você abre a página exclusões de reunião e nomeia a regra que você criará.
Abra o Viva Insights. Se solicitado, insira as credenciais da sua organização.
Em Configurações de analista, selecione Adicionar regra de exclusão.
Em  Nova exclusão, selecione Exclusão de reunião ou exclusão do participante:
Para obter informações sobre como escolher entre exclusão de reunião e exclusão do participante, consulte Selecionar tipo de exclusão.
Se você selecionou a exclusão do Participante, escolha os tipos de convidados cujos dados você deseja excluir da análise, incluindo aqueles que não responderam aos convites de reunião, aqueles que responderam como provisórios para convites de reunião ou ambos os tipos de convites:
Depois de selecionar uma ou ambas as opções, você verá o número de convidados que serão excluídos da análise.
Para obter mais informações, consulte Exclusões do participante.
Em Nova exclusão, você verá os tipos de reuniões que são comumente excluídos da análise. As etapas a seguir permitem personalizar cada uma dessas exclusões.
Você pode optar por usar a exclusão sugerida pelo sistema para cada etapa ou personalizar a exclusão retendo ou excluindo reuniões adicionais. Se você não quiser usar uma exclusão sugerida, sempre poderá optar por não aplicá-la. Depois de personalizar as exclusões para cada uma das cinco etapas, você pode fazer edições para sua regra de exclusão antes de publicá-la para uso futuro.
As cinco primeiras etapas desta lista são para excluir dados sobre reuniões com base no tipo de reunião. Na sexta etapa da lista, você exclui dados sobre participantes, com base na resposta que eles deram ao convite da reunião. Para obter mais informações, consulte Selecionar tipo de exclusão.
Insira um nome e, opcionalmente, uma descrição para a regra de exclusão, selecione Próximo e, em seguida, faça as etapas a seguir para criar uma regra deexclusão de reunião .
Você pode ignorar a adição da exclusão desmarcar a caixa de seleção Usar essa exclusão antes de selecionar Next:
Para criar uma regra de exclusão de reunião
Agora que você criou uma estrutura para sua nova regra, use as etapas a seguir para adicionar e, opcionalmente, personalizar exclusões individuais.
Ao escrever uma regra de exclusão (a qualquer momento antes de selecionar Publicar), não feche o navegador. Qualquer trabalho que você tenha feito para criar uma regra será perdido se você fechar o navegador.
Ao definir exclusões nas etapas a seguir, você pode salvar a regra de exclusão como um rascunho a qualquer momento. (Para fazer isso, selecione Salvar como rascunho no canto inferior direito.) Depois de salvar um rascunho de uma regra, você pode continuar a definir a regra ou fechar seu navegador com segurança. Para obter mais informações sobre como editar uma regra que você salvou, consulte Edit a draft rule.
Excluir reuniões canceladas - A primeira etapa é excluir reuniões que foram canceladas. Para esta etapa, você não pode alterar o filtro padrão. Para adicionar essa exclusão à sua regra, selecione Próximo.
Excluir pequenas reuniões - Assim como para reuniões canceladas, você não pode alterar o filtro padrão para essa exclusão. No entanto, você pode alterar a maneira como ela é aplicada especificando exceções à exclusão. Faça isso com as seguintes ferramentas na tela: nuvem do Word, Pesquisa depalavra-chave e tabela Frase.
Opcionalmente, selecione palavras na nuvem de palavras, inspecione seu impacto nas Frases que contêm a tabela de palavras-chave selecionada e designe uma ou mais como exceções a essa exclusão. Você pode pesquisar palavras-chave ou frases adicionais que não estão presentes na nuvem de palavras digitando-as na caixa de pesquisa acima da tabela de frases. Para obter mais informações, consulte Make an exception to an exclusion.
Quando terminar de fazer exceções à exclusão de pequenas reuniões e estiver pronto para adicionar a exclusão à regra, selecione Próximo. Na página para excluir grandes reuniões, observe que os valores próximos à parte superior da página para horário de reunião do Participante e Número de reuniões diminuíram como resultado das exclusões que foram aplicadas nas etapas anteriores.
Excluir reuniões grandes - Essa exclusão difere das duas primeiras, já que você pode alterar o valor no filtro "Excluir reuniões onde" do valor padrão de 250 participantes.
Em determinados casos, a exclusão de reuniões de grandes portes tem limitações. Para obter detalhes, consulte Regras de exclusão de reunião: Limitação de reunião grande.
(Opcional) Selecione palavras na nuvem de palavras, inspecione seu impacto nas Frases que contêm a tabela de palavras-chave selecionada e designe uma ou mais como exceções a essa exclusão. Você pode pesquisar palavras-chave ou frases adicionais que não estão presentes na nuvem de palavras digitando-as na caixa de pesquisa acima da tabela de frases. Para obter mais informações, consulte Make an exception to an exclusion.
Se você alterar o valor de filtro padrão depois de designar exceções, as exceções serão perdidas.
Quando terminar de fazer exceções, selecione Próximo.
Excluir reuniões longas - Para excluir reuniões por duração, em Excluir reuniões em que, especifique a duração máxima de reuniões que você deseja que sua análise inclua. O valor padrão é 8 horas.
Excluir reuniões por tópico - Use as linhas de assunto das reuniões para identificar e excluir reuniões que não estão relacionadas ao trabalho. O lado esquerdo da página lista várias categorias de palavras-chave comuns, agrupadas por tópico, que você pode selecionar para excluir.
O Insights também pré-seleciona alguns tópicos para você. Por exemplo, na ilustração a seguir, Administrative, Medical e Out of Office são selecionados para exclusão:
Cada tópico listado em Lista de tópicos também é uma guia. Selecione uma guia para ver palavras-chave e frases relacionadas ao tópico. Por exemplo, Out of Office inclui a frase "day off". Essas palavras-chave relacionadas são excluídas da análise. Selecione 'X ao lado de uma palavra-chave para removê-la desta lista. Isso isenta a palavra-chave da exclusão; em outras palavras, reuniões cuja linha de assunto contém essa palavra-chave são removidas da exclusão e, portanto, disponíveis para análise.
Você pode saber de uma palavra ou frase específica que deseja excluir da análise; ou seja, para adicionar a essa exclusão. Se ele não estiver listado em Palavras-chave, pesquise digitando-o no campo Adicionar uma palavra-chave personalizada. Para obter mais informações, consulte Pesquisa de palavra-chave.
Esta página reuniões por tópico também oferece as Frases que contêm a tabela de palavras-chave selecionada e a funcionalidade, conforme descrito na etapa para excluir pequenas reuniões.
Selecione Avançar. O Viva Insights agora calcula sua nova regra de exclusão de reunião. Isso pode levar alguns minutos.
Após a conclusão do cálculo, como em cada uma das etapas anteriores, o resumo cumulativo mostra o efeito de todas as exclusões em sua nova regra, em particular, as porcentagens de horários de reunião originais e de reuniões que são mantidas para análise:
O resumo a seguir lista quais exclusões foram aplicadas, quais não foram aplicadas e os efeitos que cada exclusão tem. Ele também mostra o impacto individual de cada regra, portanto, o total provavelmente não adicionará até 100%:
Revisar e editar a regra - Confirme se a lista de exclusões mantém as reuniões que você deseja manter e exclui as que você não deseja em sua análise. Se você quiser alterar as configurações de uma exclusão, selecione o ícone Editar (lápis) para rea abri-lo e editá-lo. Por exemplo, você pode reabrar a exclusão de reuniões longas para alterar o limite de 8 horas para 6.
Ao editar uma exclusão, se você alterar o valor de filtro padrão após designar exceções, as exceções serão perdidas.
Publicar ou salvar a regra - Depois de terminar a edição, selecione Atualizar. Viva Insights calcula a regra de exclusão de reunião. Depois de concluir, se você não tiver mais edições, role até a parte inferior da página de resumo e selecione Publicar. Se você quiser retornar mais tarde para fazer mais edições, não selecione Publicar; em vez disso, selecione Salvar como rascunho.
Sua regra de exclusão não é salva por padrão. Ele é salvo somente quando você seleciona Publicar ou Salvar como rascunho.
Depois de selecionar Publicar, você não poderá mais editar a regra de exclusão.
Depois que o Insights publica sua nova regra, ela mostra um resumo somente leitura das exclusões da regra. Depois de salvar uma regra como rascunho, você pode selecionar Editar para exibir um resumo editável da regra. Confira Editar uma regra de rascunho para obter detalhes.
Editar uma regra de rascunho
Você pode ter começado a definir uma regra e, em seguida, a salvou como um rascunho. Agora, você gostaria de trabalhar mais nele e, possivelmente, conclua-lo.
Em Configurações de analista, selecione Ativo.
Na tabela de regras de exclusão de reunião, encontre a regra de rascunho que você deseja editar Regras de rascunho são rotuladas como tal na coluna Estado.
Selecione o ícone Editar (lápis) na linha dessa regra para ver uma lista resumida de exclusões existentes.
Para editar uma exclusão, selecione Editar, identificar exceções e selecione Atualizar. O resumo das exclusões é atualizado para refletir a alteração feita.
Continue editando exclusões individuais. Quando terminar, selecione Salvar como rascunho para salvar a regra como inacabada ou selecione Publicar para finalizar a regra, o que a torna pronta para uso.
Selecione qual regra usar
Quando você começa a usar o Viva Insights, os dados em Explorar as estatísticas e planos usam a regra de exclusão de reunião predefinida e padrão. No entanto, você pode alterá-la para uma regra "preferencial" diferente, conforme descrito nas etapas a seguir.
Para saber como selecionar uma regra a ser usada em uma consulta, consulte Usar regras com consultas.
Selecione a regra preferencial
Na tabela de regras de exclusão de reunião, encontre a regra que você deseja usar em Explorar as estatísticas, planos e designer de consulta.
Na linha para essa regra, selecione o ícone Mais opções (reellipse) para mostrar as ações disponíveis:
Selecione Definir preferencial. Quando solicitado, selecione Definir preferencial novamente para confirmar.
Se você selecionar uma nova regra, a alteração só terá efeito após a próxima atualização dos dados de Microsoft 365 da sua organização. O motivo desse atraso é que as regras de exclusão de reunião são aplicadas aos dados antes de ser processadas; depois que os dados são carregados e processados, as regras não podem mais ser aplicadas a eles. Microsoft 365 dados normalmente são atualizados semanalmente, portanto, pode levar até duas semanas para ver sua regra no local, dependendo de quando você alterou a regra preferencial.
Usar regras com consultas
Você pode aplicar uma regra de exclusão de reunião a uma consulta enquanto cria a consulta no Viva Insights. Cada consulta pode usar uma regra de exclusão de reunião diferente.
Quando você definir uma regra preferencial na página Exclusões de reunião, ela será a regra padrão ao criar e executar consultas.
Para aplicar uma regra a uma consulta
No Viva Insights, selecione Analisar > designer de consulta.
Depois de selecionar o tipo de consulta que deseja criar, selecione a regra para essa consulta em Exclusões de reunião, conforme mostrado no exemplo a seguir:
Você pode fazer uma cópia exata de qualquer regra ativa. Você pode duplicar regras publicadas e regras de rascunho. A cópia que você criar é editável.
Na tabela de regras de exclusão de reunião, encontre a regra que você deseja duplicar. Pode ser uma regra publicada ou uma regra de rascunho.
Na linha dessa regra, selecione o ícone Mais opções (reellipse) e selecione Duplicar. Uma cópia da regra é criada, com o nome "Cópia do nome da regra original" e aberta < > para edição.
Agora você pode editar as exclusões, a descrição e o nome da regra.
Selecione Publicar para publicar a regra para uso ou Salvar como rascunho para salvar uma cópia editável.
Arquivar uma regra
Você pode ter criado e usado uma regra em um projeto anterior que você não usa mais. No entanto, talvez você queira mantê-lo para referência posterior. Nesse caso, você pode arquivar.
Na tabela de regras de exclusão de reunião, encontre a regra que você deseja arquivar. Observe que você só pode arquivar regras publicadas.
Na linha dessa regra, selecione o ícone Mais opções (reellipse) e selecione Arquivar. A regra será movida para a lista de regras arquivadas, que você pode ver selecionando Archived.