A gravidade serve para apontar quais são os possíveis reflexos dentro do empreendimento. Problemas menos graves, por exemplo, devem ser resolvidos, mas têm menor importância. Já os extremamente graves podem colocar o negócio em risco e até paralisar o estabelecimento.
Já a urgência serve para determinar em quanto tempo o problema deve ser resolvido. Ele tem a ver com prazos e, também, com o volume de impactos gerados com o tempo. Um entrave que afeta toda a cadeia produtiva, por exemplo, tem grande urgência porque causa muitas consequências. É classificado de acordo com 5 estágios, que são:
A tendência, por sua vez, visa a definir o “potencial de piora” no curto, longo ou médio prazo. Ou seja, é um critério que define se o problema se tornará maior ou pior com o passar do tempo — mesmo que não seja urgente. Os 5 estágios são:
Para elaborar a matriz é preciso, em primeiro lugar, encontrar quais são os problemas. Para otimizar essa etapa, é comum dividi-los por setores, em que os principais profissionais trazem os insights quanto ao segmento.
Na área de estoque, por exemplo, as questões podem incluir a falta de controle sobre entrada e saída ou o superdimensionamento. Já no setor comercial estão a baixa geração de oportunidades e o tempo elevado para concluir uma venda. Cada dificuldade deve ser listada e compor uma linha da matriz.
Nas colunas, é preciso fazer a classificação de acordo com os critérios GUT. Estabeleça um número de 1 a 5 para cada critério e cada obstáculo.
Depois de definir os números, faça a multiplicação dos três números. O total varia de 1 a 125. A partir disso, classifique os problemas do maior resultado para o menor. Os que tiverem um montante maior exigem atuação prioritária, enquanto os menores podem esperar a solução dos anteriores.
O aspecto mais relevante quanto a essa ferramenta é que ela influencia a tomada de decisão. Graças à classificação dos maiores problemas e obstáculos, fica fácil entender o que é urgente e requer medidas imediatas.
Também é um jeito de ter visibilidade sobre as principais demandas, o que ajuda a manter o controle do negócio. Com isso, auxilia a gestão a estar ciente dos pontos que precisam passar por melhorias.
Além de tudo, ela é determinante para o planejamento estratégico e para a distribuição de recursos. Graças à atuação dessa ferramenta, portanto, é possível controlar melhor qualquer área da empresa.
Como dito, a priorização das necessidades facilita a distribuição de recursos como tempo, dinheiro e capital humano. Ao solucionar as dificuldades com maior impacto no negócio, ocorre uma melhoria sensível nos resultados. Também é um jeito de aumentar a segurança e a robustez do empreendimento.
Outro aspecto relevante é que a matriz de prioridades GUT é muito versátil e pode ser aplicada em negócios de todos os tamanhos e ramos. Dentro da empresa, ela é usada em diversos setores, o que ajuda a gestão completa.
Ela, inclusive, é fácil de ser executada. Pode ser feita em uma planilha comum e, mesmo assim, oferece ótimos resultados. Sem a necessidade de fazer um grande investimento, é ideal até para os momentos críticos.
Para entender esse elemento ainda melhor, vale pensar em como ele é usado, na prática. A partir dos exemplos, é mais fácil compreender quais são os benefícios do uso da ferramenta e como ela influencia o desempenho.
Pense em um empreendimento que fabrica componentes eletrônicos. Entre os problemas levantados estão a baixa produtividade da linha operacional, os atrasos nas entregas e a falta de material em estoque.
Tudo isso influencia diretamente os resultados, como vendas e satisfação, então são aspectos que devem ser resolvidos. A partir da priorização, é possível saber qual deve ser solucionado primeiro, de modo a evitar consequências piores.
Do ponto de vista prático, a matriz de prioridades GUT pode ser trazida para reuniões de gestores e da diretoria, bem como na hora de fazer escolhas no cotidiano.
Embora a ferramenta seja de fácil aplicação, ela tem que ser colocada em prática do jeito certo. Afinal, apresenta grande influência na tomada de decisão e, em última análise, na continuidade do negócio.
Para evitar erros, vale a pena contar com a ajuda de uma empresa especializada. Em alguns casos, isso significa contratar uma consultoria para realizar a aplicação do elemento, por exemplo.
Porém, ainda mais vantajoso é pensar na transferência de conhecimento. Buscar uma empresa com cursos e ensinamentos sobre o tema garante bons impactos de forma contínua. Assim, é possível melhorar os resultados.