Segundo a Lei 10.406/2002 (Novo Código Civil), art. 1.179 ,
"O empresário e a sociedade empresária são obrigados a seguir um sistema de contabilidade, mecanizado ou não, com base na escrituração uniforme de seus livros, em correspondência com a documentação respectiva, e a levantar anualmente o balanço patrimonial e o de resultado econômico". Adicionalmente, o artigo 27 da Lei Complementar 123 de 2006 em conjunto com a resolução 10 do Comitê Gestor do Simples Nacional deixa claro inclusive a obrigação de apresentação da escrituração contábil pelas empresas optantes pelo SIMPLES NACIONAL.
Assim, o primeiro ponto a ser observado é que todo e qualquer tipo de empresa, independentemente de sua personalidade jurídica, de seu porte ou de sua condição tributária, é obrigada a manter escrituração contábil regular. A exceção, é o MICRO EMPREENDEDOR INDIVIDUAL (MEI), que é dispensado da escrituração contábil em função de suas características pessoais de trabalho e pela relevância de suas operações.
Seguindo a legislação federal, o Conselho Federal de Contabilidade (CFC), através da NBC ITG 2000, estabeleceu a obrigatoriedade de contabilidade formalizada para todas as empresas, inclusive do para entidades do terceiro setor, independente de porte, natureza e da complexidade de suas operações.
Enfim, notas e cupons fiscais são importantes documentos para comprovação dos registros contábeis, mas não são os únicos instrumentos de documentação contábil. Até porque a contabilidade tem que representar a realidade econômica da entidade e para isso deve-se aplicar essência sobre a forma, registrando todos os fatos ocorridos mesmo que para isso se utilizado outros documentos que não a Nota Fiscal.