Em primeiro lugar, antes de recusar uma solicitação de um possível cliente, é preciso refletir e só dizer não quando o trabalho se mostrar inviável. Para isso, leve em consideração quanto trabalho — além do atual — pode ser absorvido por você e se existe o risco de sobrepor as atividades, causar atraso nas entregas ou mesmo comprometer a qualidade do serviço.
Dessa forma, você evita a sobrecarga de trabalho, ao mesmo tempo em que não se compromete a entregar um serviço que terá um resultado aquém do esperado. É vantajoso tanto para você quanto para o seu cliente.
Além disso, essa é uma excelente estratégia para manter a sua agenda mais organizada e conseguir se programar melhor para os próximos períodos e projetos — o que também ajuda a encaixar aqueles casos em que a demanda é mais simples, fácil e rápida de ser resolvida.
Para dizer não sem parecer desinteressado na necessidade do cliente, o ideal é oferecer alternativas. Isso quer dizer que você pode propor estender o prazo de entrega, alterar algumas especificações do serviço contratado, oferecer outras formas de pagamento ou qualquer outra solução que se encaixe no problema e seja viável para ambas as partes.