O Movimento Empresa Júnior, depois do último planejamento estratégico da rede, determinou uma nova meta para as EJs: se conectar. Fosse por projeto em conjunto, indicação de projeto, ou mesmo fomentando benchs entre EJs, o importante estava na troca de informações, na proposta de enfrentar problemas e buscar soluções unidos, a fim de construir um MEJ mais colaborativo, que compartilha, onde as EJs não competem entre si, mas se ajudam, na constante batalha em tornar o Brasil melhor.
A Odisseia é dividida em quatro áreas:
Comercial: responsável pela comunicação com clientes, negociação para contratação de serviços e formação e gerenciamento de equipes para realização de projetos.
Jurídico-financeiro: responsável pelos documentos e dinheiro da EJ, contato com advogado e contador, e quaisquer outras questões legais e financeiras da EJ.
Marketing: responsável pela captação de clientes, produção de conteúdo em redes sociais e identidade visual.
Recursos humanos: responsável pela gestão de pessoas, treinamentos, eventos internos, processo de entrada e saída de membros, processo eleitoral para determinação de ocupação de cargos e certificados.
O primeiro problema que enfrentamos no início do ano, que na verdade era um problema-resquício do ano anterior, foi a falta de diretoria em uma das áreas mais importantes da EJ: a que se comunica com clientes, comercial.
No final de 2018, quando foi realizado o processo eleitoral e foram escolhidos novos ocupantes para os cargos de diretoria e coordenação das áreas, a diretoria de comercial ficou em vacância. Mesmo com segundo edital, novas oportunidades e inclusive conversas para encorajar possíveis novos líderes, nenhum dos nossos membros se sentiu capaz de ocupar esse cargo.
Inicialmente isso não pareceu um problema tão grande, afinal, a EJ tinha uma comunicação interna relativamente boa e a área de comercial dificilmente precisava tomar decisões, tinha uma função muito mais ativa do que avaliativa. No entanto, nos primeiros meses ficou claro quão problemática a vacância tinha sido.
Os e-mails de clientes não estavam sendo respondidos com velocidade, as negociações não estavam acontecendo (porque quase não havia comunicação empresa-cliente) e, como consequência, a Odisseia quase não estava fechando projetos, ou seja, finalizando contratação de serviços. Além disso, o time de comercial não estava organizado e, por causa disso, algumas pessoas estavam sobrecarregadas enquanto outras estavam desanimadas pela falta de obrigações e tarefas, o que levou alguns membros a considerarem desligamento da EJ — afastamento definitivo da participação na empresa júnior.
Diante dessa situação, a diretoria formulou algumas propostas de solução:
Um dos diretores de outra área pegar responsabilidade por comercial, ou seja, 1 diretor pra 2 áreas diferentes.
Porque essa solução não é ideal: uma área já é responsabilidade suficiente para um diretor. As obrigações são muitas, as reuniões são frequentes, e dobrar esses fatores levaria à sobrecarga da diretoria.
Nomear um novo diretor para a área a partir dos membros do time de comercial ou dos membros trainees, que ingressaram no começo do ano.
Porque essa solução não é ideal: um diretor só pode ser nomeado depois de um processo eleitoral, o cargo é oficial dentro da EJ e não pode surgir sem a devida eleição e votação de todos os membros. Além disso, os membros "antigos" do time de comercial já não se sentiam encorajados no final de 2018 - nada tinha mudado em 2019, e os membros trainees não tinham maturidade suficiente para assumir responsabilidade pela área.
Ora, então o que foi que nós fizemos?
Nomeação de um dirigente!
Numa reunião de comercial em conjunto com toda a diretoria, todas as obrigações da área foram destrinchadas em funções a serem desempenhadas por cada membro do time. Definiu-se que comercial precisava, no geral: responder e-mails, responder mensagens pelo celular, montar equipes, gerenciar projetos; e ficou definido a quantidade de pessoas que desempenharia cada função, assim como quem seriam essas pessoas.
Ao final, foi explicada, pela diretoria, a necessidade de uma pessoa para manter essa organização funcionando e repassar as informações para toda a EJ em reuniões gerais ou mesmo em reuniões de diretoria - e aí entra o dirigente, que não é nem um diretor, pois não passou por processo eleitoral, nem um membro comum, pois frequenta reuniões de diretoria e fala em nome da área.
O dirigente foi nomeado dentro da área de comercial por meio de, inicialmente, pré-disposição, ou seja, quem estava disposto a exercer essa função, e depois por meio de votação, para garantir que todos da área concordavam em ser dirigidos pela pessoa que se manifestou.
A necessidade de estabelecer um dirigente e a presença da diretoria garantiram que a reunião não acabasse enquanto algum membro não se manifestasse.
O dirigente, então, atua mantendo a organização da área proposta pela diretoria na reunião em conjunto, fazendo alterações quando julgar necessário, e frequenta reuniões de diretoria para repassar informações, além de representar a área em reuniões gerais.
É importante destacar que o dirigente não é um diretor e, portanto, não participa de todas as reuniões de diretoria. Explicando melhor: há questões que só a diretoria eleita pode resolver (como a montagem da imersão de equipe depois da entrada de membros trainees, por exemplo) e há questões relativos à organização interna em que o dirigente precisa atuar (como monitoramento do alcance de metas individuais e de área, por exemplo).
A surpresa da diretoria foi ver um membro trainee, que tinha acabado de entrar na EJ, manifestando interesse pelo cargo. Acreditamos que isso tenha acontecido não só por uma questão de perfil do membro, mas também pelo fato de que a diretoria toda estava presente na reunião de organização conjunta, explicando cada detalhe da Proposta Dirigente, dando confiança e estabelecendo um local seguro de desenvolvimento individual, livre de julgamentos e receptivo a erros - afinal, estávamos todos correndo riscos com essa decisão, mas estávamos ainda todos juntos.
Esperamos que esse post (longo, porque é detalhado, mas válido em seu propósito) ajude EJs por aí que não tenham diretores em alguma área! Esse é um passo pequeno que a Odisseia está dando rumo a uma rede mais conectada e colaborativa, porém cada detalhe conta!
Também estamos abertos a conversar sobre mais detalhes dessa decisão da diretoria, então, se quiser, vem conversar com a gente!