Nunca comece um e-mail com o conteúdo, ele sempre deve iniciar com uma introdução ou com o nome do destinatário. E sempre termine dizendo "obrigado" – sempre.
Saiba quando não enviar
Nem toda comunicação tem que ocorrer através de e-mail. Se for um assunto cheio de detalhes, melhor marcar uma conversa telefônica. Isso pode evitar mal-entendidos e irá acelerar a conclusão da mesma.
Ao lidar com outras empresas e profissionais, não deixe-os esperando. Nunca deixe um destinatário esperar mais de dois dias para uma resposta, pois ela pode ser importante para o progresso de um projeto.
Gramática e ortografia são muito importantes em um e-mail profissional. Mesmo que o conteúdo seja a parte mais importante, escrever corretamente demonstra profissionalismo e seriedade.
Enquanto gramática e o tom devam sempre ser profissionais, leve em conta o local onde você trabalha. Se a atmosfera é relaxada, seja profissional, mas acessível.
Atenção com o campo "Assunto"
A primeira coisa que o destinatário vê é o campo "assunto", então certifique-se de escrever algo relacionado ao tema, de forma simples, clara e direta.
Existem situações em que você precisa enviar e-mails de negócios para vários destinatários diferentes e não se conhecem. Para proteger a privacidade deles, use o campo "BCC" (cópia oculta) para adicionar todo os destinatários.
Pergunte antes de anexar
A razão pela qual as empresas não gostam de anexos grandes é porque eles ocupam muito espaço nos seus servidores. Portanto, antes de enviar um anexo grande, pergunte ao destinatário se ele está de acordo com isso.
Um e-mail de negócios não é uma apresentação de PowerPoint, então deixe para usar as fontes extravagantes em outra hora. Via de regra, procure usar apenas uma dessas fontes básicas: Times New Roman, Georgia, Arial, Verdana ou Calibri.
Não é aconselhável usar o email da empresa para enviar mensagens pessoais para amigos e parentes, por dois motivos: para manter a natureza profissional da sua caixa de entrada, e para limitar o desperdício de espaço de armazenamento de email.
Certifique-se de que seu e-mail foi lido
Se você ainda não teve retorno de um destinatário, as chances são de que eles estão ocupados. Perguntar se ele recebeu sua mensagem pode ser deselegante, mas se o e-mail é importante, então espere de 5 a 7 dias e, se você ainda não tem uma resposta, chame-o no telefone ou envie outro email.
Para evitar trocas desnecessárias de mensagens, é aconselhável estar atento aos feriados e tradições da cultura ou religião do seu destinatário. Mesmo que na sua cidade não se comemore o carnaval, talvez não seja uma boa ideia marcar algo importante para estas datas.