No Visio Professional, é possível ligar formas a dados em uma fonte externa de dados. Confira um dos seguintes artigos dependendo da sua versão do Visio.
Importar dados usando o Visio Professional 2016
Na guia Exibir, no grupo Mostrar, clique em Painéis de Tarefas e em Dados da Forma.
Isso alterna a exibição do painel de tarefas Dados da Forma.
Não é preciso criar campos de dados para cada forma individualmente. Você pode criar um conjunto de campos de dados e aplicá-lo a todas as formas selecionadas no seu desenho e a formas colocadas no desenho posteriormente.
Para criar um conjunto reutilizável de campos de dados
Clique com o botão direito em qualquer lugar do painel de tarefas Dados da Forma e, em seguida, clique em Conjuntos de Dados da Forma.
Na caixa Conjuntos de Dados da Forma, clique em Adicionar.
O conjunto de dados será exibido na coluna Nome da janela Conjuntos de Dados da Forma.
Para aplicar o conjunto de dados às formas selecionadas no desenho, selecione o conjunto no painel de tarefas Conjuntos de Dados da Forma e clique em Aplicar.
Para criar uma cópia da forma em um estêncil personalizado
Para editar a nova mestra no estêncil personalizado
Clique com o botão direito do mouse na barra de título do novo estêncil e clique em Editar Estêncil no menu de atalho.
Para excluir um campo de dados
Na caixa de diálogo Definir Dados da Forma, em Propriedades, selecione o campo de dados a ser excluído e clique em Excluir e depois clique em OK.