Manter o controle financeiro de um negócio é um processo de muitas etapas e estratégias. E a inadimplência é um dos grandes desafios da gestão de cobranças.
A inadimplência acontece quando um cliente atrasa ou deixa de pagar pelo seu serviço, ou produto.
Quando o índice de inadimplência fica muito alto, as finanças da empresa ficam em risco.
Uma das formas de evitar que isso aconteça é utilizando ferramentas de gestão de cobranças e automatizando esses processos.
Por isso, a régua de cobrança é essencial para reduzir os riscos de inadimplência, com técnicas automatizadas e eficientes.
Além disso, a régua de cobranças também faz parte da comunicação com o cliente, podendo criar um vínculo positivo, mesmo que para lembrar o pagamento da dívida em aberto.
Neste artigo explicamos como as réguas de cobrança podem te auxiliar a reduzir os riscos de inadimplência e quais ferramentas você pode utilizar para isso.
O que são réguas de cobrança?
A régua de cobrança é uma ferramenta que determina como será feita a comunicação de cobranças para cada cliente.
Com ela, é possível mapear cenários que apresentam riscos de inadimplência, definir quais perfis de clientes você atende, identificando quais são mais propensos ou não a ter suas dívidas em dia.
Dessa forma, a régua pode ajudar a definir quais medidas adotar para receber o pagamento e manter um bom relacionamento com cada cliente.
Como usar réguas de cobrança
É importante que a sua régua de cobrança tenha mais de uma estratégia de comunicação.
Como cada cliente terá um perfil, será necessária uma abordagem diferente para cada um.
Também é importante que a régua tenha diferentes níveis, indo de lembretes de pagamento antes do vencimento até medidas extras judiciais para a quitação de dívidas em aberto.
Para definir a régua, além do perfil do cliente, é preciso identificar qual a forma de pagamento e como aplicar uma régua diferente a cada uma.
Tipos de réguas de cobrança
Uma das formas de facilitar para que clientes de diferentes perfis não se tornem inadimplentes, é oferecendo diferentes meios de pagamento.
Porém, para cada meio de pagamento oferecido, é preciso manter uma régua de cobrança personalizada.
Veja os principais meios de pagamento e como cada régua pode ser implementada:
Para boletos bancários
O boleto bancário, na maioria das vezes, é um documento com regras de cobranças mais claras para o cliente. É determinada uma data de vencimento e juros para pagamentos atrasados.
Também é possível oferecer descontos para pagamentos anteriores a data de vencimento, o que incentiva o pagamento em dia.
Para essa régua, é indicado adotar a automatização da emissão de boletos, com envios que podem ser recorrentes ou não. Porém, sempre com dias de antecedência ao vencimento.
Os descontos criam uma relação de boa-fé entre a empresa e o cliente, que se sentirá incentivado a pagar quanto antes.
Também é indicado que o cliente possa escolher qual a melhor data de vencimento do boleto, facilitando sua organização de pagamentos.
Para essa régua, a comunicação do vencimento do boleto pode ser feita antes da data e após o vencimento, com repetições a cada 5 ou 7 dias.
A depender do perfil do cliente, pode ser oferecida a oportunidade de emissão de um novo boleto ou não.
Para cartão de crédito
Esse é o método de pagamento mais utilizado para pagamentos recorrentes, ou seja, aqueles com cobrança automática que pode ser mensal, anual ou em outras periodicidades.
Porém, os pagamentos por cartão de crédito têm outros pontos a serem considerados, como limite excedido e faturas atrasadas. O que pode causar a inadimplência com o seu serviço ou produto.
A régua para cobranças de cartão de crédito deve seguir as regras das operadoras e bancos emissores.
Como o pagamento é por meio da fatura, e não diretamente ao seu negócio, há limites legais para a cobrança.
Uma abordagem abusiva pode causar transtornos, incluindo a possibilidade de o cliente reclamar seus direitos legais caso haja cobranças indevidas.
Para depósito ou transferência
Para pagamentos por depósito ou transferência, as regras também diferem dos outros meios de pagamento.
Essa é a opção mais difícil para acarretar o pagamento de juros e multas, já que depende do cliente realizar o pagamento definindo o valor correto, dentro da data prevista.
Algumas ações podem ser tomadas como na cobrança de boletos, oferecendo descontos especiais e deixando implícita a cobrança de juros ou multas no próximo pagamento.
Dessa forma, é possível diminuir os riscos de inadimplência e manter um bom relacionamento com o cliente.
Ferramentas para a criação de régua de cobrança
Se cada tipo de cobrança necessita de uma estratégia de comunicação, as abordagens também precisam ser diversas.
Há diferentes formas de comunicar a cobrança ao cliente, sendo cada uma mais vantajosa para clientes de perfis diferentes.
Os canais mais utilizados para a comunicação de cobranças são:
SMS
É um canal de comunicação rápida, com textos mais curtos que podem ser automatizados. Funciona bem como recurso de lembretes e envio de código de barras para pagamento.
E-mail
Atualmente é o canal mais utilizado, pois oferece diferentes recursos. Por ele é possível enviar lembretes, descontos, faturas detalhadas e o código de barras para pagamento.
É o canal mais personalizável, que permite uma comunicação mais pessoal e efetiva.
Cartas (e notificações extrajudiciais)
Este é um dos últimos recursos, já que causa uma comunicação mais intimidadora, geralmente quando já não há respostas a outros meios de comunicação.
Porém, é um meio que funciona bem, podendo ser utilizado em casos extremos de inadimplência.
Telefone
Também é indicado como um dos últimos recursos de contato, por ser mais invasivo.
Embora já tenha funcionado bem no passado, hoje é um dos meios que podem causar maior conflito com o cliente.
WhatsApp
Substituindo as ligações telefônicas, esse é o meio que traz mais proximidade com o cliente, sendo um dos preferíveis para solução de problemas e recebimento de cobranças.
Vale reforçar que o contato por WhatsApp precisa ser autorizado ou solicitado diretamente pelo cliente.
Warnings e banners
Se o serviço ou produto é oferecido por meio de um software, para computador ou aplicativo de celular, esse é o meio mais eficiente.
Por ele é possível emitir lembretes e até mesmo bloqueios de recursos no caso de inadimplência.
Porém, é preciso deixar claro como e quando as medidas serão tomadas, desde o momento da contratação ou aquisição.
Diminuindo a inadimplência com réguas de cobrança
A inadimplência é impossível de ser totalmente mitigada, mas muitos recursos podem ser utilizados para diminuir os impactos no caixa da empresa.
E a régua de cobranças é essencial para isso, com definições de comunicação eficiente, que mantenha o cliente fiel e com os pagamentos em dia.
Hoje, grande parte da comunicação é feita de forma automatizada, com disparos programados de lembretes por diferentes canais.
Assim como o processo de fidelização do cliente, com recursos de marketing, as cobranças precisam seguir o mesmo caminho, considerando as peculiaridades de cada perfil e quais as melhores formas de abordar aquele cliente.
Essas técnicas não se limitam apenas às grandes empresas. Mesmo negócios de pequeno e médio porte podem ter uma régua de cobranças bem estruturada e eficiente.
Nesses casos, ela se faz ainda mais necessária, pois a inadimplência pode afetar ainda mais o caixa.
Cada realidade requer uma adequação de estratégias, e a melhor forma é analisando as suas necessidades.
Uma das formas de descobrir isso é com a Calculadora de Planos da Iugu, que identifica quais as melhores estratégias para o seu negócio.
A Iugu trabalha no desenvolvimento de soluções financeiras que se adéquam às suas necessidades. Descubra hoje mesmo qual a melhor solução para diminuir a inadimplência dos seus clientes.
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