Dizem que a comunicação é a alma do negócio, mas também dá para afirmar que é o segredo da boa convivência entre vizinhos e da paz no condomínio.
Todo mundo sabe que transparência na gestão do condomínio é muito importante, e uma boa comunicação só tem a contribuir com esse processo. Quando os moradores sabem em qual lugar encontrar as informações e têm clareza sobre as regras e a agenda do condomínio, fica muito mais fácil evitar mal entendidos e prevenir atritos e reclamações.
Aqui, você confere uma lista com as 7 ferramentas que podem ajudá-lo a melhorar a comunicação no condomínio. Fique atento e adote nossas dicas desde já.
1. Quadro de avisos ou mural
A maioria dos condomínios já conta com um quadro de avisos ou mural em algum local de suas áreas de convivência. Esse espaço pode ser utilizado para reforçar regras gerais e repassar recados, contatos de fornecedores autorizados, entre outras informações.
Diante da necessidade de realizar alguma divulgação de mudanças que tenham impacto considerável no planejamento dos moradores, como acréscimos no valor da cota condominial ou a realização de uma obra de longo prazo, o síndico também pode optar por enviar uma carta impressa para cada apartamento.
2. Comunicados nos elevadores
Quando a divulgação é urgente e precisa chegar rapidamente aos moradores, a boa e velha comunicação no elevador pode ser muito eficiente.
Informações sobre suspensão no abastecimento de água, dedetização, entre outras situações que modificam a rotina dos condôminos são bem disseminadas por esse canal.
3. Livro de Ocorrências
O Livro de Ocorrências é um livro de papel que costuma ficar na portaria do condomínio. Nele, os moradores podem registrar reclamações e sugestões para o síndico. Já existem formatos digitais para essa ferramenta e você vai encontrar mais detalhes na sequência da nossa lista.
4. Escuta ativa
Nada substitui a disponibilidade do síndico para ouvir e interpretar as demandas dos condôminos. A abordagem pessoal, com uma conversa amigável, muitas vezes, tem mais poder de resolver um problema do que uma resolução divulgada nos murais.
Nada impede que o que foi combinado em uma conversa seja oficializado em um documento posteriormente. Mas é importante exercitar a comunicação e manter as possibilidades de interlocução abertas.
5. Reuniões e assembleias
Realizar reuniões periódicas, a cada dois ou três meses, por exemplo, possibilita a atualização de informações, a proposta de novas ações e a prevenção de atritos. De preferência, as reuniões devem ser curtas e já ter uma pauta previamente definida.
Já a convocação de assembleias está entre as atribuições do síndico. São momentos para realizar prestação de contas, discutir prioridades no orçamento e votar resoluções que alterem o Regimento Interno ou a Convenção do Condomínio.
6. WhatsApp
Os grupos de WhatsApp surgem como alternativa para quem busca uma comunicação mais instantânea. Antes de tudo, é importante entender com os moradores se eles acham interessante a manutenção de um grupo de WhatsApp para tratar das questões do condomínio.
Permaneça atento para não descuidar da utilização de outras ferramentas de comunicação, pois alguns moradores podem não estar no grupo ou perder mensagens importantes. Também fique atento aos horários de envio das mensagens. Nem todo mundo gosta de ser importunado com esse assunto durante a madrugada, por exemplo.
7. Sistemas para condomínio
O WhatsApp não é a única ferramenta digital que pode fazer a diferença na comunicação interna do seu condomínio. Dispor de um sistema online de administração de condomínio como o ByDoor facilita vários processos de comunicação.
Para começar, o sistema gera diversas informações e gráficos que ajudam o síndico a compreender e divulgar para os demais moradores informações importantes sobre custos e promover campanhas para redução de consumo de água e energia bem fundamentadas.
Por meio desse sistema é possível substituir o livro de ocorrências de papel por um formato digital e inteligente. Também dá para convocar assembleias, enviar comunicados e mensagens públicas ou direcionadas para moradores específicos, entre diversas outras facilidades.
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