Aprenda como fazer um orçamento de serviço ideal | Blog VExpenses
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Seja do ramo de prestação de serviços ou do varejo, quem trabalha com vendas precisa lidar constantemente com documentos de negociação que atraiam o interesse dos compradores e, ao mesmo tempo, agreguem valor ao negócio. É por isso que saber como fazer um orçamento de serviço eficiente e encantador é um grande diferencial competitivo.
Solicitar um orçamento de prestação de serviços antes de fechar qualquer contrato é uma das práticas mais comuns no comportamento de qualquer consumidor. E isso acontece, muitas vezes, porque os consumidores querem ter a oportunidade de pesquisar preços e analisar propostas para definir o que melhor se adequa à sua demanda e ao seu capital.
Diante dessas circunstâncias, um bom orçamento de prestação de serviços deve contemplar, não somente o custo que o cliente terá, mas também deve deixar claro alguns pontos importantes como os benefícios e vantagens do serviço oferecido.
Parece bem simples, mas é preciso ficar atento aos detalhes, que podem fazer toda a diferença.
Por isso, aqui neste post vamos te ensinar como fazer um bom orçamento para cliente, listando quais são as melhores práticas e os principais erros a serem evitados. Confira!
Orçamento de prestação de serviços X proposta comercial de serviços
Afinal, qual a importância de elaborar um bom orçamento para o cliente?
5 dicas de como fazer um orçamento de serviço que converte em vendas
Quais os principais erros a serem evitados na elaboração de um orçamento de serviço?
Apesar de muitas vezes andarem juntos, orçamento e proposta comercial são conceitos bem diferentes, com características e finalidades próprias.
O orçamento é um documento no qual são especificados valores e condições para a prestação de um determinado serviço. Serve como uma previsão de despesa futura para que o cliente possa avaliar se é possível ou não arcar com aquele valor.
Por isso, engloba, além do valor total do trabalho a ser prestado (incluindo mão de obra e custo com material e equipamento), condição de pagamento, datas de início e término dos serviços, quantidade de horas de trabalho que serão empregadas e detalhes sobre como ele será executado.
A proposta comercial, por sua vez, é a apresentação que reúne informações sobre a empresa e o serviço para que o cliente possa conhecer mais profundamente o que lhe está sendo ofertado.
Atua como um chamariz para fazer brilhar os olhos do consumidor e assim conseguir com que ele opte pela sua proposta. Pode ser enviada por E-mail, documento impresso ou feita por apresentação presencial.
Muitas vezes, a proposta comercial inclui o orçamento, para agrupar todos os informes de venda em um único documento.
A maior importância da elaboração do orçamento de prestação de serviços é que ele representa uma garantia de negociação para os dois lados – empresa e cliente.
Para a empresa, no caso a prestadora de serviços, existe o detalhamento de todos os custos e despesas necessários para a execução do trabalho, considerando a sua margem de lucro. Bem como a descrição exata do que será feito para que, caso o cliente faça alguma reclamação, esteja tudo documentado.
Para o cliente, também funciona como garantia de segurança, pois delimita o que será feito e em quanto tempo.
Além disso, ao enviar uma proposta, seu cliente passa a ter ciência da entrega, das etapas envolvidas, das condições de pagamento e prazo do serviço. E pode, por exemplo, pedir adequações para atender com exatidão o que estava previsto em contrato.
Um dos aspectos fundamentais do orçamento prestação de serviços eficiente é a clareza e objetividade na sua elaboração, evitando surgimento de dúvidas.
O documento deve garantir que ambas as partes compreendam o que está sendo combinado e possam seguir para o próximo passo: a assinatura do contrato.
Confira a seguir algumas dicas essenciais de como fazer um bom orçamento para cliente.
O valor é, sem dúvida, o campo mais importante do orçamento, mas existem outros dados que não podem faltar no seu modelo de orçamento de serviço:
dados da sua empresa (razão social, CNPJ, endereço, etc.);
detalhes do serviço (o que será feito? onde será feito? por que deve ser feito? etc.);
procedimentos que serão realizados (qual método será empregado? como funciona esse método? por que usar esse método? etc.);
Uma dica é usar o cronograma baseado no Gráfico de Gantt. Por ser uma ferramenta mais visual, esse tipo de cronograma é mais intuitivo e simples de entender.
2. Descrição detalhada do serviço que será prestado
Para se resguardar de problemas futuros, descreva, com o máximo de detalhes, todo o serviço que será realizado. Se sua empresa presta consultoria empresarial, por exemplo, descreva algo como:
"Consultoria com foco em reorganização de cargos e setores, com x departamentos envolvidos, durante três meses."
Quanto mais especificado estiver o seu orçamento, menores são os riscos de não atender as expectativas ou gerar conflitos de interesse mais para frente.
O período de execução do serviço não pode ser esquecido no seu modelo de orçamento. Coloque quando a demanda a ser realizada e, se for o caso, quando será concluída.
Ao final, inclua também o tempo de validade do orçamento. O Código de Defesa do Consumidor estipula que o prazo de validade de qualquer orçamento de serviço deve ser de 10 dias, contados a partir do recebimento do documento pelo cliente.
4. Especifique as condições de pagamento
O prazo e as condições de pagamento também devem estar bem especificados.
Informe claramente se existe ou não mais de uma opção de pagamento. Se a resposta for positiva, indique em quantas vezes, se aceita cheque ou boleto bancário, se tem desconto à vista, etc.
A utilização de ferramentas digitais, principalmente as do tipo mobile, tem sido uma excelente oportunidade para controlar os gastos da empresa, diminuir custos de atividades e processos e otimizar a gestão financeira do negócio. Além de oferecer benefícios competitivos frente aos concorrentes.
O VExpenses, por exemplo, é uma plataforma online que automatiza o processo de prestação de contas com gastos a trabalho de equipes externas, tornando-o não só mais rápido como mais transparente e confiável.
Além disso, a plataforma também possui uma funcionalidade de análise que permitem otimizar a gestão financeira e a tomada de decisões.
Aqui a recomendação é utilizar ferramentas como essa como base para o cálculo do custo do serviço. Assim, fica mais fácil eliminar a probabilidade de erros ou qualquer prejuízo no valor do orçamento de prestação de serviços.
Exagerar na quantidade de informação e nas cores são os principais equívocos a serem evitados na hora de fazer um modelo de orçamento.
Veja o que mais evitar:
falta de objetivo claro;
orçamento com múltiplas páginas;
enfeites em excesso na parte visual;
cores fora do padrão da sua marca;
formatos difíceis de abrir, que exijam programas ou aplicativos específicos, por exemplo.
O orçamento de prestação de serviços diz muito sobre o seu negócio, transmite seriedade, profissionalismo e segurança para o cliente e, por isso, deve ser bem executado.
Seguindo essas dicas simples de como fazer um bom orçamento para cliente, você será capaz de criar seu modelo de orçamento de forma eficiente e com foco em conversão.