Digitalização do RH: o que é, vantagens e passos para adotá-la
Por Valmir Alves | GUPY
Podemos falar da digitalização do RH como um processo de metamorfose: possui etapas, não é repentino e busca a transformação e evolução. Essa analogia nos ajuda a entender que um RH digital, por mais que pareça, não é feito apenas de tecnologia. A digitalização também representa criatividade, estratégia e agilidade.
Buscando entender melhor como a digitalização pode ajudar o seu RH? Então continue a leitura!
No que consiste uma digitalização do RH?
Tornar-se digital é deixar de lado, aos poucos, processos físicos e manuais que estão há décadas na rotina. Mas, além disso, é também ter um modelo mental focado em transformações e mudanças. Portanto, a digitalização do RH consiste na adoção de um modelo mental inovador que, com a ajuda de novas tecnologias, consegue alavancar a performance operacional e estratégica do setor.
Nesse sentido, digitalizar um setor significa muito mais do que investir em ferramentas digitais — é, acima de tudo, a adoção de uma mentalidade focada em resultados que, a partir de softwares, ferramentas e sistemas, consegue substituir processos antigos a ponto de automatizar a rotina do RH, otimizando assim seus resultados
Portanto, tenha em mente que, ao buscar a digitalização do seu RH, as ferramentas escolhidas precisarão obrigatoriamente influenciar no desempenho do setor, seja agilizando no recrutamento e seleção ou no seu processo de admissão. A digitalização é o primeiro passo para a transformação tecnológica no RH.
3 principais vantagens da digitalização do RH
A digitalização do Recursos Humanos abre portas para um setor mais criativo, estratégico e ágil. É a partir do desenvolvimento dessas qualidades que o seu RH consegue disparar em vantagem, deixando de ser um setor operacional e reativo. Conheça, então, as 3 principais vantagens de digitalizar o RH.
1. Agiliza processos de recrutamento e seleção
Recrutamento e seleção é o braço direito do RH. Afinal, essa é a área que não só recruta, mas como encanta candidatos e constrói a marca empregadora aos olhos dos talentos. Digitalizar esse processo tem inúmeros ganhos para o setor, entre os principais está o aumento de agilidade!
Ao tornar seu R&S online, você centralizará todo o processo — do recebimento de currículos, triagem de candidatos, dos testes de perfil até ao fechamento da vaga, tudo pode ser feito de maneira digital. Assim, o setor economiza tempo, e ações manuais são agora automatizadas pelo software de recrutamento e seleção.
Mas, ainda assim, outros processos manuais e rotineiros dentro do setor, como admissão de novos funcionários, gestão de benefícios e avaliações de desempenho, também são digitalizadas ao ponto de tornarem o RH ainda mais ágil e eficiente.
2. Direciona decisões com o uso de dados
De maneira operacional, é complexo saber qual caminho direcionar o setor. Para tomar as melhores decisões, é preciso ter como base os números, indicadores e métricas, que demonstrem a saúde e performance do RH, como é o People Analytics.
Por isso que, com a digitalização, o setor ganha em precisão e direcionamento estratégico. Isso porque, de forma digital, é muito mais simples (e eficaz) coletar dados para servirem de insumo nas tomadas de decisões. Assim, entendendo melhor quais pontos devem ser melhorados no RH.
3. Aumenta a produtividade e torna o time mais estratégico
A mudança mais óbvia que um RH digital traz é a substituição integral dos papéis. Por si só, trocar papéis por ferramentas que digitalizam os processos, deixando tudo em nuvem, já é um grande ganho em produtividade e agilidade. Mas os benefícios vão ainda muito além.
O modelo digital facilita também na comunicação, na troca de informações e na redução de burocracias (um dos maiores inimigos do RH). E é assim que o setor torna-se cada vez mais estratégico, podendo focar em ações de maior valor, como cultura organizacional, de employer branding e employee experience.
Com uma digitalização em andamento, também é o momento de crescimento e de disrupção. É quando os frutos da digitalização são colhidos, os resultados são mais facilmente alcançados e a performance é melhorada continuamente. Um RH digital é capaz de inovar e ser disruptivo, sem depender das ferramentas que utiliza.
Como digitalizar um RH tradicional em três passos
Acredite, a adoção de novas tecnologias no setor não é o primeiro passo da digitalização. Antes de mais nada, é preciso entender onde a tecnologia pode ajudar e como. Por isso, siga esses três passos ao adotar a digitalização no RH:
1. Repense processos
Dar dois passos para trás para conseguir olhar todo o panorama é sempre uma boa atividade para entender em qual situação o setor encontra-se. Olhar para dentro de casa permite que você veja, com mais clareza, os pontos de melhoria possíveis com a ajuda da digitalização, ações manuais que podem ser substituídas e processos que devem ser reinventados para se tornarem mais ágeis.
Ao fazer essa atividade, anote os processos com etapas morosas que você encontrou, e busque entender como uma tecnologia pode ajudar nisso. Faça isso com todas as áreas, do R&S até o departamento pessoal, e também pergunte a todas a pessoas-chave suas opiniões em relação a digitalização de alguns processos listados.
2. Redesenhe experiências
Cada ponto de contato em um RH é uma experiência, seja para o colaborador ou para o próprio time. Se essa experiência é ruim (lenta, burocrática e ineficiente), ambos os lados são prejudicados. Dessa forma, e com o levantamento feito na etapa anterior, redesenhe as experiências no Recursos Humanos — só que agora utilizando de tecnologia.
Pense na experiência de contratação, em como o Recrutamento e Seleção pode ser melhorado com uma plataforma digital e integrada. Ou na admissão de um novo funcionário, que pode ser feita de maneira exclusivamente online, com menos papéis e muito mais ágil.
Você perceberá nesse processo que o toque humano que o RH possui se tornará cada vez mais importante para melhorar a experiência dos candidatos e dos colaboradores. Então, não se esqueça que a digitalização do setor deve ser feita com o objetivo de melhorar as experiência dos colaboradores.
Chegou o momento de digitalizar oficialmente o Recursos Humanos. Com o auxílio das etapas anteriores você conseguiu entender melhor todos os pontos de melhoria, e quais experiências devem ser priorizadas pela digitalização do RH. Portanto, agora é a hora de buscar por tecnologias que ajudem o seu setor.
Aqui, é uma boa prática você fazer benchmarking com empresas referência no mercado, onde o objetivo é entender quais ferramentas utilizam, quais processos são digitalizados e quais ganhos elas obtiveram. Essa é uma boa forma de aprender com erros e acertos, e saber o que empresas vêm fazendo em relação a digitalização do RH.
Faça pesquisas na internet de softwares e plataformas, compare os produtos entre concorrentes e converse com os especialistas de cada empresa, aproveite o momento para tirar todas as dúvidas e entender como as ferramentas auxilia, na prática, a digitalização do seu setor.
O processo de digitalização de um RH pode utilizar de inúmeras tecnologias, basta você decidir quais são as ideais para o seu setor, ou seja, que o tornam mais ágil, eficiente e estratégico.