Alura & Conta Simples: mais controle e agilidade na gestão financeira - Simplifica: O Blog da Conta Simples
Alura & Conta Simples: mais controle e agilidade na gestão financeira
Veja como é a experiência da Alura com a Conta Simples e quais foram as principais mudanças na rotina do financeiro da empresa com o uso da plataforma.
Supervisora financeira da Alura fala sobre as transformações no financeiro da empresa com os cartões corporativos da Conta Simples
RAIO-X: Alura
Setor: cursos online de tecnologia
Tamanho: 200-500 funcionários
Rodada de investimento: duas rodadas de investimento em 16 anos de existência: em 2016, uma de R$40 milhões com a Crescera e a Seek e outra (o valor não foi divulgado) pelos mesmos acionistas, em 2020
Stack financeiro: NetSuite e Conta Simples
A realidade vivida pelo time financeiro da Alura, plataforma de educação online na área de programação e desenvolvimento, foi impactada de uma forma bastante positiva depois que a Conta Simples passou a ser adotada.
Com apenas um cartão de crédito fornecido pelo banco tradicional, o departamento sofria para descobrir a origem dos gastos e perdia muito tempo com essa identificação.
"Chegava a fatura no final do mês, e a gente não conseguia saber quem eram os responsáveis pelas despesas. Era um cartão só para todo mundo usar, e a gente não conseguia classificar de onde tinham vindo os gastos", lembra Jessica Lino, supervisora de Contas a Pagar da Alura.
Diante disso, a equipe viu a necessidade de buscar uma solução, que acabou resultando na utilização da Conta Simples. "Tentamos até conseguir mais cartões com o banco, mas, devido ao processo burocrático, não conseguimos. Começamos a testar a plataforma da Conta Simples, já que existe a possibilidade de criar vários cartões, e tem dado muito certo desde então", afirma Jessica.
Segundo ela, a Conta Simples criou a ordem que eles precisavam. "Criamos um cartão para cada área. Agora, na hora em que chega uma despesa, a gente sabe de quem é. Tudo o que é comprado hoje a gente sabe de que área que vem por causa dessa separação que existe dos cartões", explica a supervisora.
A utilização da ferramenta vem desde março de 2021 e já está bem consolidada. "Iniciamos com uma conta. Atualmente, já temos duas contas abertas. Em uma delas, a mais recente, temos dois cartões. Na mais antiga, estamos com 13 cartões criados. Algumas áreas acabam utilizando mais, mas, para qualquer despesa que seja necessária, uma assinatura de software ou uma compra pontual no cartão, a gente usa a Conta Simples. Então, a empresa toda está envolvida."
Jessica Lino, supervisora financeira da Alura
Fundada em 2013, a Alura tem aproximadamente 350 funcionários. No financeiro, são 16 pessoas, divididas em faturamento (B2B e B2C), contas a receber, compras e contas a pagar. Além da Conta Simples, toda a operação da startup está dentro do ERP (Enterprise Resource Planning, ou sistema de gestão integrado) NetSuite, da Oracle.
Ainda mais vantagens: teto de gastos com saldo em conta e mais controle
Outro problema que a Alura tinha e que a Conta Simples ajudou a resolver foi o limite do cartão. Como o cartão era usado por muitas pessoas na empresa, ninguém sabia exatamente quanto restava desse limite, e apenas uma pessoa tinha acesso a essas informações. "Se essa única pessoa não fosse verificar o valor do gasto e se o limite estava acabando, a gente não sabia. Só sabíamos quando a compra tinha sido recusada", destaca Jessica.
Para ela, essa restrição de limite colocada pelo banco tradicional foi completamente solucionada. "Na Conta Simples, vou alimentando a conta e transferindo o saldo de acordo com o que preciso. Semanalmente, vejo como está esse saldo, e a gente consegue ter o controle que não tinha. Antes, se acabasse o limite, tínhamos que entrar nas plataformas e ir trocando de cartão. É uma coisa que agora a gente resolve muito fácil e fazendo só uma transferência para a conta."
"Com a Conta Simples, conseguimos criar a organização que a gente precisava. Cada diretor tem o seu cartão, e na hora que chega uma despesa, sabemos de quem ela é. Resolvemos o problema." Jessica Lino, supervisora de Contas a Pagar da Alura.
As mudanças também geraram autonomia para quem utiliza os cartões corporativos e organização para o financeiro. "Todo mundo usa o seu cartão e consegue acompanhar quanto já foi gasto do budget no mês. Isso ajudou bastante a ter mais controle. Agora, conseguimos ver como está o limite, o saldo da conta e, se alguém precisa de mais alguma coisa, eu consigo ajustar", acrescenta.
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Gestão financeira com acompanhamento em tempo real
Uma grande vantagem percebida pela startup depois que ela passou a usar a Conta Simples foi a possibilidade de vivenciar uma experiência muito recorrente nas empresas da nova economia: a gestão financeira em tempo real.
Esse acompanhamento imediato auxiliou muito no sentido de não ter que esperar o fim do mês para fazer os lançamentos. "Consigo ver as transações assim que elas acontecem e já ir lançando os dados dentro do nosso sistema. Não fica aquele trabalho acumulado, e a gente consegue prever e acompanhar de uma maneira muito melhor", relata a supervisora.
"No geral, acho que o nome da Conta Simples já diz tudo. A gente tinha muito problema e, hoje, não tem mais. Perdíamos muito tempo procurando informação. Agora, tudo ficou muito mais simples e tranquilo", completa.