Gerenciamento de Projetos – Desenvolvimento de um Plano de Comunicação | VisãoValor
Os conceitos e processos de gerenciamento de projetos estão sendo implementados no planejamento estratégico de serviços e processos operacionais. A técnica envolve a reengenharia de processos com idéias novas e inovadoras e, portanto, maneiras mais eficazes, produtivas e eficientes de fazer negócios. Para atingir os objetivos de negócios abrangentes do projeto, a gerência deve se adaptar à dinâmica do mercado, manter as operações e a funcionalidade da organização, implementar a melhoria contínua do processo e buscar a satisfação do cliente. O objetivo deste artigo é oferecer aos gerentes de projeto informações sobre como desenvolver um plano de comunicações. Para alcançar esse aprendizado, este Plano de Comunicação é estabelecido para monitorar o lançamento de um Centro de Perda de Peso fictício, de propriedade e operado localmente, com sede na área do Centro Tecnológico de Denver (DTC) de Centennial, Colorado. Ele começará com uma visão geral e análise do projeto DTC, incluindo os ingredientes para o sucesso do projeto. Fornecerá sugestões para uma previsão do tempo necessário para concluir o projeto. Concluirá com o processo de encerramento do projeto.
O principal objetivo do plano de comunicação é maximizar a probabilidade de realização bem sucedida do projeto; definir pacotes de trabalho, frequência de feedback e relatórios passivos ou ativos. Em termos leigos, facilitará a comunicação das informações certas, para as pessoas certas, no momento certo.
Para gerenciar de forma eficaz em toda a organização, é essencial um conhecimento profundo sobre a interdependência de departamentos, parcerias, cultura e subculturas. Um plano de comunicação beneficia as partes interessadas, fornecendo informações relevantes para garantir sua adesão e suporte contínuos.
O Plano de Comunicações para o projeto DTC incluirá quatro títulos:
· O que será realizado
· Aprovação de feedback
As entregas sugeridas em relação ao espaço do escritório incluiriam itens de ação como:
· Entrando em contato com um advogado
· Seleção de um corretor / agente imobiliário comercial
· Contratação de um contratado
· Contratação de um web designer
· Instalação de computadores, telefones, etc.
Sob o título 'O que será realizado', as possíveis inclusões seriam:
· O advogado analisará, preparará e finalizará o arrendamento, etc.
· Corretor / agente imobiliário comercial buscará espaço que atenda aos critérios orçamentários e demográficos.
o Compare os custos médios de leasing de Denver para 1000 pés quadrados, 1200 pés quadrados e 1500 pés quadrados.
o Entreviste 3 contratados
o Empreiteiro remodelará o espaço do escritório de acordo com as especificações
o Paredes, pisos, adicionar tomadas elétricas, atualizar banheiros, construir prateleiras, pintar etc.
o Um provedor de serviços para 6 telefones, email, 1 aparelho de fax, 1 impressora, 1 copiadora, sistema de chaves e acesso à Internet.
o Compare preços / serviços para @ 10 páginas de web design e implementação
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Feedback / aprovação seria apresentado com um simples 'Sim' ou 'Não'.
O Plano de Comunicação serve para manter um entendimento direto do processo a ser seguido, o conteúdo das atualizações, a frequência das atualizações e uma avaliação das ferramentas de gerenciamento de projetos empregadas. A frequência pode ser numérica, específica da data ou após a conclusão de um evento específico.
Um evento que chegou à conclusão pode exigir o endosso ou a assinatura de uma entrega, documento ou reunião de nível sênior. No gerenciamento de projetos, esse evento é conhecido como amilestone. Os marcos podem agregar um valor substancial à programação do projeto, pois permitem que os gerentes de projeto determinem com precisão se o projeto está ou não no objetivo, no cronograma e dentro do orçamento. As modalidades de rastreamento de projetos podem ser tão simples quanto as notas post-it espalhadas na parede, as planilhas do Excel, o Microsoft Project ou tão complexas quanto o Earned Value Management.
As ferramentas de planejamento do projeto são frequentemente usadas para representar as atividades, o tempo das tarefas necessárias para concluir um projeto e as dependências entre as atividades. Essas ferramentas demonstram as inter-relações de como os projetos, cronogramas e outras modalidades sensíveis ao tempo progridem ao longo do tempo.
O gráfico de Gantt e o gráfico da Técnica de Revisão de Avaliação de Programas (PERT) são provavelmente as duas metodologias de tempo mais reconhecidas no gerenciamento de projetos. O PERT foi introduzido pela Marinha dos EUA em 1957 para apoiar o desenvolvimento do seu programa de mísseis Polaris. Uma metodologia semelhante, a Método do caminho crítico (CPM) foi desenvolvido para gerenciamento de projetos não militares. Cada um tem suas próprias forças, fraquezas e limitações; portanto, não é incomum que os gerentes de projeto empregem uma combinação de ferramentas.
A conclusão do projeto não é realizada até que o conhecimento adquirido seja protegido e organizado de uma maneira que possa beneficiar projetos futuros. O padrão do setor de gerenciamento de projetos emprega uma "fase crítica de encerramento do projeto que coleta as lições aprendidas e fornece à sua organização um conhecimento histórico poderoso de toda a empresa. Uma empresa que pode aprender e crescer, em vez de repetir continuamente erros, se moverá mais rapidamente". (LaBrosse, 2004) A fase de encerramento do projeto do DTC avaliaria o projeto primeiro como um todo e o segundo em cada etapa. Avaliaria o treinamento; metodologia, duração e o conhecimento do facilitador sobre o material e a capacidade de responder a perguntas. Desenvolveria planos para treinamento adicional. Ele incluiria um plano para concluir quaisquer processos pendentes, como pedidos de detalhes decorativos, placas de identificação para cada escritório, etc. Concluiria com um inventário das lições aprendidas, a fim de preservar os processos bem-sucedidos e evitar aqueles que não foram. Por fim, dissolveria a equipe.
O projeto DTC terá seu progresso monitorado e relatado regularmente. Para monitorar efetivamente o progresso, "informações relevantes e necessárias precisam ser disseminadas a vários componentes do projeto. Medidas precisas precisam ser desenvolvidas para acompanhar o progresso". (Kloppenborg, 1999) A firmeza organizacional requer uma abordagem vigilante, ágil e fluida da mudança. Um processo estratégico de gerenciamento de mudanças precisa estar disponível para implementação à medida que as mudanças se tornam necessárias. Para atingir os objetivos de negócios abrangentes do projeto, o gerenciamento deve planejar e comunicar os objetivos, procedimentos, prazos e resultados desejados. A criação de um plano estratégico de comunicação permite que o projeto seja iniciado com sucesso, prepare-se e mitigue riscos e atinja os objetivos organizacionais.