A produção de eventos dos mais distintos tipos exige que os produtores tenham uma série de cuidados, como a elaboração de um contrato adequado para cada evento. Conhecer a importância dos contratos para o produtor de eventos é fundamental para que imprevistos sejam contornados de forma satisfatória.
É a partir dos contratos que se oficializam os direitos e deveres do contratante e do contratado, garantindo a realização de serviços exatamente como estão estipulados no contrato. Mais do que apenas proteger ambas as partes caso alguém não faça o que deveria, o contrato é sinônimo de profissionalismo, afinal, contratar serviços sem esse recurso pode ser uma grande risco para o sucesso do evento. Logo, a importância dos contratos para o produtor de eventos é muito grande.
Independente do tipo de evento ou do serviço necessitado, é essencial que o contrato contenha todos os detalhes referentes ao evento em questão, definindo exatamente qual é a função do contratado, assim como o comprometimento de quem contrata determinado serviço. Com um contrato elaborado com o máximo de cuidado e devidamente registrado em órgãos responsáveis pela autenticação do documento, você e sua empresa terão menos chances de perder dinheiro, visto que o contrato é uma espécie de comprovante do compromisso entre as duas partes. Assim, se uma delas não cumprir o combinado, cabe à outra parte recorrer à justiça para fazer valer os seus direitos.
Há vários modelos de contratos, cada um deles voltado para um tipo específico de oficialização de compromisso. Confira a seguir alguns contratos que são bastante utilizados para a produção de eventos:
Ao contratar uma empresa ou fornecedores autônomos, é necessário criar um contrato de prestação de serviços com fornecedores, de modo que as suas obrigações e as do fornecedor contratado sejam delimitadas conforme a necessidade de cada serviço. Além dos deveres, o contrato deixa claro quais são os direitos de cada parte, oficializando os níveis de responsabilidade que precisam ser seguidos para o êxito do evento;
Quando um local é alugado ou cedido para a realização de um show, mostra cultural ou qualquer outro tipo de evento, é essencial criar um contrato de cessão ou locação de espaço, pois é isso que assegura o direito de utilizar determinado lugar da forma definida no documento. Além disso, se alguma cláusula do contrato for desrespeitada, o contrato funcionará como guia para que as punições sejam devidamente aplicadas conforme o tipo de problema causado por uma das partes envolvidas;
Esse tipo de contrato é indicado para quem deseja orientação para que o relacionamento entre o produtor executivo e os artistas ocorra de maneira eficaz e agradável. Assim como qualquer outro contrato, o modelo destinado à prestação de serviços artísticos requer o cumprimento de todas as cláusulas. Ninguém pode reclamar de algo que não estiver definido em contrato e muito menos fazer coisas que não são permitidas de acordo com as normas do documento;
Também considerados contratos, os ingressos servem para que os consumidores tenham uma garantia de que terão acesso a determinado evento, assim como os produtores asseguram o pagamento daqueles que comprarem os ingressos. Porém, é preciso ressaltar que os ingressos devem conter todas as informações necessárias para que não haja problemas a respeito do descumprimento de algo divulgado nessa forma de contrato. Se algum consumidor se sentir prejudicado por não conseguir usufruir de algo presente no ingresso, basta verificar o seu direito como consumidor, podendo até entrar com uma ação judicial contra a empresa ou profissional responsável pelo evento.
Como a prática de venda de ingressos online é cada vez mais comum é bom lembrar que não é necessário que exista um ingresso físico para que esteja estabelecido um contrato entre as partes. E-mails de confirmação de compra online são válidos tanto quanto ingressos físicos e são aceitos como comprovação da aquisição do serviço em casos judiciais.
Lembre-se de que a ausência de um contrato pode ser muito prejudicial para o seu negócio, pois você pode ser responsabilizado pelos eventuais danos gerados aos artistas, à equipe técnica, aos funcionários de produção, ao patrimônio ou até aos frequentadores do evento. Por conta disso, nem pense em combinar os direitos e as obrigações de cada um apenas verbalmente, pois um documento escrito e assinado pelas duas partes funciona como uma garantia para possíveis problemas em qualquer etapa do evento, desde a pré-produção até a finalização do show ou outro tipo de evento.
Não existe um único modelo de contrato para eventos, mas a maioria deles conta com duas partes: uma que informa os dados do cliente e do evento, incluindo serviços utilizados, formas de pagamentos e outras observações necessárias para a realização do evento; e outra seção com as cláusulas que estabelecem o que cada parte deve fazer (quanto mais detalhadas forem as cláusulas, maiores são as chances de evitar possíveis problemas em função de interpretação equivocada ou falta de informações suficientes).
Geralmente, a identificação das partes contratantes deve incluir dados como o nome, a nacionalidade, a atividade, o endereço, o CPF/CNPJ, entre outros. Já a parte contratada deve informar o nome da empresa, o endereço, CNPJ e outros detalhes do fornecedor, bem como dados referentes ao representante para o contrato, como nacionalidade, profissão, RG, CPF, endereço, etc.
É importante que o contrato tenha informações a respeito de todos os detalhes envolvidos na prestação de serviços, como a quantidade de funcionários, suas respectivas funções, o que devem e o que não devem fazer, etc. No caso do aluguel de aparelhos, por exemplo, o contrato precisa ter cláusulas que definam a data para entrega do material, o estado em que eles devem ser devolvidos, entre outros fatores.
Agora que você já sabe qual é a importância dos contratos para o produtor de eventos, faça o que estiver ao seu alcance para evitar problemas ligados a contratos e confira novas dicas nas nossas próximas atualizações!