E quando os papéis já tomaram conta de cada centímetro da sala? Digitalizá-los é uma opção? Para Yara Gabriel, historiadora que foi responsável pela organização do acervo da EE Caetano de Campos, em São Paulo, inaugurada em 1894, essa é uma medida que exige atenção redobrada. “O suporte eletrônico não garante a preservação do material, principalmente porque os equipamentos e softwares se tornam obsoletos em pouco tempo. Quem passou tudo para disquete na década de 1990 hoje tem dificuldade para acessar esses documentos”, diz. Silvana Bojanoski, professora do curso de Conservação e Restauro da Universidade Federal de Pelotas (Ufpel) e ex-coordenadora de preservação do Arquivo Público do Paraná, afirma que recorrer à digitalização é uma possibilidade somente quando se garante que vai haverbackup de todas as informações, protegendo-as contra a quebra dos computadores, e atualização permanente na forma de armazenamento conforme a tecnologia for mudando.
Uma alternativa sugerida pelas consultoras é procurar o Arquivo Público local. Alguns deles dedicam uma área exclusiva para preservar documentos de instituições escolares. Para usar esse serviço, é preciso entrar em contato diretamente com o órgão e solicitar a transferência e a guarda da papelada.