Como conduzir um treinamento on-line de sucesso – Clarity Solutions
O que poderia parecer uma situação temporária por causa da pandemia, na verdade tem enorme chance de se tornar permanente para grande parte das organizações do planeta. Estamos falando da adoção do treinamento remoto, realizado ao vivo e pela Internet.
É a modalidade em que um instrutor ou especialista realiza o treinamento remotamente, para um grupo de participantes com interação instantânea e on-line.
Na medida em que o home office se consolida, é inevitável pensar que essa modalidade ganhará cada vez mais espaço, como um meio de viabilização da educação corporativa.
E como toda mudança, esse novo meio também traz consigo desafios, sobretudo para quem ainda não está familiarizado com tal modalidade de treinamento (on-line).
Podemos relacionar 4 principais desafios, que podem se apresentar, quando pensamos em treinamentos remotos em tempo real, pela Internet:
A falta de supervisão face a face (relação do instrutor com o aprendiz);
Isolamento social (deixa de existir o encontro físico entre pessoas);
Distrações (fatores que podem variar em função de cada local);
Problemas ou dificuldades técnicas (é preciso que tudo funcione bem para que o treinamento aconteça de forma eficiente para todos).
Diante desses desafios, torna-se fundamental pensar de forma estratégica sobre como organizar e conduzir um treinamento on-line ao vivo, de modo a reduzir riscos e evitar problemas.
Destacamos a seguir 5 boas práticas, que devem ser consideradas sempre que você decidir conduzir um treinamento dessa maneira. Elas ajudarão a torná-lo mais eficiente, eficaz, engajador e a manter o foco de todos na aprendizagem.
I – Escolha as ferramentas certas
Existem inúmeras opções de ferramentas (softwares de comunicação), que viabilizam a realização de treinamentos e cursos on-line ao vivo e pela Internet. Basta você fazer uma procura no Google para encontrá-las.
Todas elas permitem que você transmita o seu áudio, mostre a sua imagem de vídeo, compartilhe uma apresentação em PowerPoint ou algum outro tipo de conteúdo e troque mensagens via chat (útil para participantes que não possuam um microfone).
E na prática é disso que você precisa. Outros recursos complementares secundários podem ser considerados e irão variar dependendo de cada ferramenta.
A escolha da ferramenta certa deve considerar algumas questões:
Idioma da interface da ferramenta: pode ser muito importante, dependendo do perfil do seu público.
Requisitos técnicos para utilização: avalie o que é necessário em termos de equipamentos para participar de uma sessão – coloque-se no lugar do(s) participante(s) e pense nas coisas das quais precisaria para participar do evento. É importante avaliar hardware, software e velocidade de Internet.
Faça um teste que reproduza a sua realidade: praticamente todas as ferramentas permitem testes gratuitos por um tempo. Faça um teste com um grupo que represente uma amostra do seu público.
Facilidade de acesso: compreenda o quão fácil é acessar um evento virtual. Basta um link para acessar? É necessário instalar algum software ou plugin no equipamento de cada participante? Como o sistema se comporta quando o acesso é via smartphone ou tablet?
Envio de convites e instruções: para começar a pensar no sucesso do seu treinamento é preciso garantir que as pessoas se conectarão, no dia e horário agendados. Por isso é fundamental enviar os convites com uma boa antecedência, incluindo o link de acesso e todas as instruções necessárias. Pode ser interessante, se possível, confirmar a participação de todos na véspera do evento.
Observação importante: é prudente recomendar aos participantes um teste prévio de instalação/acesso à ferramenta para que eventuais problemas possam ser identificados e remediados antes.
II – Dose as expectativas
Um fator chave (nem sempre tratado da forma devida) é preparar o público, dosando as suas expectativas. Você encontrará pessoas motivadas (com elevada expectativa) e pessoas com grande resistência para um treinamento on-line (com baixa expectativa).
Para muitas pessoas essa pode ser uma experiência completamente nova, então é importante dedicar tempo e atenção para alinhar antecipadamente como será o treinamento: o que será tratado, porque aquilo é importante, qual será a duração da sessão (evite sessões com mais de 30 minutos) e o que se espera dos participantes.
Isso pode ser feito antecipadamente, com o envio de um e-mail ou mensagem instantânea para os participantes (adote uma comunicação simples e objetiva – as pessoas não darão atenção para textos longos).
Também pode ser interessante gastar dois minutos no início do treinamento para repassar rapidamente os seus objetivos (o que será abordado), qual será a dinâmica (exemplo: quando as dúvidas serão respondidas) e o que se espera dos participantes.
Esse alinhamento é essencial para manter todos "no mesmo trilho", direcionando a atenção, o foco das pessoas no que realmente importa durante o treinamento.
III – Quebre o gelo
O treinamento remoto, geralmente, é considerado mais frio do que o treinamento em sala de aula, você concorda? De fato, as pessoas não se encontram fisicamente, mal se veem pelo computador e a distância pode, sim, gerar algum desconforto, levando à desmotivação para alguns, que preferem o contato presencial (mais próximo) com outras pessoas.
Quando pensamos em pessoas que não estão acostumadas com o treinamento remoto esse "gelo" pode ser ainda mais intenso. Por isso é importante pensar em estratégias para quebrá-lo, fazendo com que as pessoas se sintam mais confortáveis e engajadas.
Pode ser interessante promover alguma ação rápida logo no início do evento. Confira algumas sugestões:
Exibir o vídeo de todos os participantes para que possam acenar ou dizer bom dia antes de o treinamento começar.
Pedir para que cada um diga em qual cidade está (para grupos maiores pode ser interessante usar o chat para isso – tomará menos tempo).
Orientar cada participante a ajustar o seu nome (identificação exibida no painel de participantes da ferramenta). É possível orientar para que adicionem a cidade também (exemplo: Carlos Silva – Belo Horizonte).
IV – Considere um facilitador experiente
Uma boa prática é envolver um facilitador experiente (alguém que conheça bem a ferramenta e que possa apoiar na dinâmica do treinamento on-line). Imagine essa pessoa como um apoio on-line para o instrutor, alguém que poderá ajudar no backstage do evento.
Esse apoio é fundamental para instrutores ainda inexperientes. É importante que haja um alinhamento entre eles antes, uma vez que o facilitador pode ajudar inclusive com dicas e ações para aumentar o engajamento da turma. Isso também tem um impacto positivo para deixar o instrutor mais seguro e confiante.
O facilitador pode assumir algumas atividades como:
Monitorar as mensagens do chat;
Separar perguntas enviadas pelo chat a serem respondidas pelo instrutor no final da apresentação;
Apoiar em questões técnicas da ferramenta (exemplo: como configurar o microfone);
Passar eventuais orientações ao instrutor durante o evento (via chat ou WhatsApp).
Lembre-se de que o objetivo do facilitador é tornar a sessão mais fluida, dinâmica e engajadora. Ele atua como um apoio para permitir que o instrutor esteja focado inteiramente no seu papel de ensinar bem durante o treinamento. Com o passar do tempo, o instrutor ganhará experiência para não mais precisar do facilitador.
V – Envolva os participantes
Um dos piores e principais erros que podem ser cometidos é reunir todos os participantes em um ambiente on-line e simplesmente falar para eles ouvirem. Isso fará com que a maior parte do grupo rapidamente perca o interesse e o engajamento despenque.
É muito recomendado pensar em ações que envolvam os participantes, agindo de forma semelhante ao que acontece em uma sala de aula tradicional. Evite uma abordagem unidirecional em que o instrutor fala o tempo todo e os participantes somente escutam.
Pense em atividades interativas, tais como quizzes ou perguntas que devem ser respondidas pelos participantes com alguma frequência. Intercale esses momentos de interação durante a sua apresentação.
Utilize conteúdos dinâmicos e interativos, fugindo do PowerPoint estático. Evite permanecer muito tempo em um único slide ou tela de conteúdo. Utilize sempre conteúdo relevante (aproveite da melhor maneira o tempo do evento, não desperdice tempo com conteúdo sem relevância ou que pode ser compartilhado em outros momentos, de outra maneira).
Promova desafios com a apresentação de casos para a análise e discussão pelo grupo, provocando a reflexão e a colaboração a fim de buscar soluções. Isso tira o grupo de uma posição passiva e reativa e coloca-o como protagonista do processo de aprendizagem. Instigue para que façam perguntas.
Ao final do evento tente obter feedback de alguma maneira, utilizando, por exemplo, um questionário rápido, com poucas perguntas para verificar o que acharam do treinamento. Pergunte sobre a duração e a dinâmica do evento e sobre a relevância do conteúdo. Isso para melhorar gradativamente os treinamentos.
Você certamente percebeu, com as dicas abordadas acima, a importância de se planejar e de se preparar adequadamente para um treinamento on-line e ao vivo.
Lembre-se: a prática leva à perfeição (ou quase). Todos esses elementos, passo a passo, serão incorporados naturalmente na organização e condução de seus treinamentos.