Gestão estratégica de custos: a importância em sistemas de saúde
Qualquer instituição de saúde que busque crescer e permanecer no mercado precisa definir ações estratégicas que servirão como guias para medidas gerenciais e operacionais. No cenário em que vivemos, com a redução no número de convênios acompanhada pelo crescimento dos custos assistenciais, a otimização dos gastos é um requisito indispensável para a sobrevivência.
É nesse contexto que se encaixa a gestão estratégica de custos, uma ferramenta essencial para o desenvolvimento de empresas e cuja preocupação vai muito além do controle básico das entradas e saídas de recursos. O gestor financeiro deve conhecer profundamente os aspectos e as atividades que influenciam o faturamento, tomando decisões que impactarão positivamente os resultados.
No setor da saúde, gerenciar os custos hospitalares é um verdadeiro desafio. Para garantir a vantagem competitiva da instituição, é preciso aliar a qualidade na assistência ao paciente a práticas administrativas com foco nos resultados. Em outras palavras, é atingir o equilíbrio financeiro e, ao mesmo tempo, aprimorar os serviços prestados.
Siga conosco para entender as particularidades dos custos hospitalares e o que fazer para gerenciá-los corretamente. Vamos lá?
Afinal, por que saber sobre custos hospitalares?
Qualquer empresa tem como foco o controle de gastos. Na área hospitalar, isso não é diferente. A assistência médica deve gerar lucros para assegurar a viabilidade econômica e a continuidade dos serviços.
No entanto, a complexidade das instituições de saúde torna o gerenciamento de custos ainda mais desafiador. Algumas questões intrínsecas à gestão hospitalar contribuem para esse desafio extra, incluindo:
pacientes muito bem informados que exigem cada vez mais da Medicina;
alto custo da infraestrutura necessária para a prestação do serviço;
uma enorme gama de profissionais que não lidam diretamente com questões administrativas;
as atividades e rotinas são complexas e variáveis, tornando difícil mensurá-las;
as tomadas de decisões devem ser rápidas, devido ao caráter emergencial de muitos procedimentos;
a integração entre setores e atividades é, muitas vezes, dificultada.
Observando esses aspectos, vemos que a gestão de custos hospitalares não passa apenas pela precificação dos serviços. Há uma grande necessidade de análises internas para determinar os gargalos existentes, sejam eles relacionados a questões operacionais e de infraestrutura, sejam gerados por falhas nos fluxos de atendimento.
Conceituando os custos
Todo o valor que é aplicado na produção de um bem ou na oferta de um serviço é classificado como um custo. Assim, matéria-prima, insumos, energia elétrica, depreciação e manutenção de equipamentos, materiais de limpeza e mão de obra são exemplos dos custos necessários para manter a atividade central de uma empresa.
Os custos diretos são os mais fáceis de serem identificados, uma vez que estão ligados diretamente à fabricação do produto ou ao serviço oferecido. Em unidades de saúde, os medicamentos e o tempo dos profissionais são alguns desses custos — para eles, podemos correlacionar a quantidade consumida ao atendimento efetuado.
Os custos indiretos são mais difíceis de serem mensurados, já que eles se ligam apenas indiretamente ao processo produtivo ou à prestação de serviço. Em hospitais, a iluminação do centro cirúrgico é um exemplo desse tipo de custo, ao qual podemos acrescentar também as despesas com almoxarifado, limpeza, escritório e tantas outras.
Por essa breve análise, percebemos que é apenas graças aos custos que as empresas conseguem se manter em atividade. De maneira geral, um hospital, uma clínica ou um consultório que queira aumentar sua oferta de serviços precisará elevar os custos da instituição.
Para saber em que pontos do orçamento mexer, seja para expandir, seja para otimizar os resultados, precisamos entender as particularidades dos custos, como veremos a seguir.
Como o nome indica, são aqueles que não se alteram quando a instituição aumenta sua oferta de serviços. Mesmo que o hospital não esteja em funcionamento, os custos fixos são mantidos. Esse é o caso das despesas com infraestrutura e segurança, que não se modificam independentemente do número de pacientes que é atendido.
Quando há um aumento ou uma diminuição do volume de serviços prestados, os custos variáveis também se modificam. Um exemplo são os gastos com insumos hospitalares, tais como medicamentos e descartáveis (seringas, luvas, curativos etc.).
No mundo dos negócios, há uma frase bastante célebre, retirada do best-seller "Sonho Grande": "custo é como unha, tem de ser cortado sempre". Embora haja pertinência na recomendação, ela só deve ser praticada dentro de alguns contextos, sempre analisando as consequências que o corte trará para a empresa.
Focar na redução de custos com objetivo de manter preços baixos e tornar-se mais competitivo no mercado não é mais suficiente para alcançar uma posição de destaque. É preciso implementar uma gestão estratégica de custos — ferramenta que permite às empresas entender o real valor agregado das suas soluções.
Uma boa gestão de custos, ao otimizar processos e evitar desperdícios, contribui para a melhoria interna. Para colocá-la em prática, a equipe gestora deve seguir alguns passos:
planejamento — discutir o que é e para que serve a gestão estratégica de custos, identificando os objetivos da empresa ao implementá-la;
plano de ação — determinar como será feito o controle de custo, respeitando as particularidades de cada setor;
elaboração dos relatórios — cada número ou informação referente aos custos deve ser reportado, sem aproximações ou arredondamentos;
análise dos dados — compreender o que os números representam, identificando, por exemplo, se o faturamento foi suficiente para cobrir os custos dos serviços.
Adotar um posicionamento estratégico permite elaborar ações para racionalizar os custos ou oferecer produtos e serviços diferenciados. Os dados coletados devem ser usados para auxiliar na reformulação dos preços e em novos planos de marketing, com o objetivo de ter clientes cada vez mais satisfeitos.
Após colocar o plano de ação em prática, a gestão estratégica deve acompanhar a evolução dos resultados. A cada mudança no ambiente organizacional, é necessário fazer um novo diagnóstico, o que pode motivar ou não a tomada de novas decisões. O objetivo é priorizar ações que geram bons resultados com o menor esforço possível.
Gestão estratégica de custos em unidades de saúde
Um hospital presta diversos serviços relacionados à promoção da saúde e prevenção de doenças, incluindo diagnósticos, tratamentos e reabilitação. Dessa forma, estamos falando de uma organização complexa em que as atividades do dia a dia ligadas à ciência e à tecnologia se conectam com componentes sociais, culturais e educacionais.
A complexidade das atividades não é a única dificuldade que os gestores das unidades hospitalares enfrentam. Eles precisam estar atentos também a grupos de consumidores preocupados com os gastos com serviços de saúde e com a aparente baixa eficiência nos atendimentos.
Quando a gestão de custo em saúde não é realizada de forma eficiente, a precificação dos serviços não é feita corretamente, uma vez que não há um controle dos gastos e recursos consumidos. A consequência é um consumo excessivo de dinheiro desencadeado por desperdícios, retrabalhos, ineficiência e realização desnecessária de procedimentos complexos.
O Brasil sofre uma enorme pressão para oferecer tratamentos a preços acessíveis para a população, que necessita cada vez mais dos serviços de saúde. As razões que motivam essa demanda incluem:
aumento dos custos dos cuidados de saúde;
maiores expectativas do público;
muitos hospitais (principalmente os públicos) já ultrapassaram sua capacidade operacional.
Em hospitais ou qualquer outro tipo de empresa, o primeiro pilar da gestão estratégica de custos é a cadeia de valor, ou seja, o conjunto das atividades realizadas pela organização. Para assegurar a eficácia, todas as ações devem ser desempenhadas de forma adequada.
A análise dessa cadeia permite determinar pontos de melhoria, tendo como meta agregar valor aos pacientes. Nesse ponto, a empresa precisa decidir qual caminho tomará para manter a competitividade — ter os menores preços ou oferecer serviços com qualidade diferenciada.
A gestão estratégica de custos é apoiada em informações, não em achismos. São elas que guiam o aperfeiçoamento de processos e viabilizam as tomadas de decisão, orientando o uso eficiente dos recursos.
Como realizar o controle de custos em instituições de saúde?
Conhecer, planejar, analisar e controlar custos são atividades indispensáveis a um processo de gestão eficaz que garante a sobrevivência da organização. Caso a empresa não conte com um sistema de custos eficiente, os gestores não terão acesso a informações relevantes sobre o consumo dos recursos.
Gerenciar o que não se conhece é impossível, não é mesmo? A ausência de informações precisas é um problema comum em instituições de saúde. Isso dificulta a elaboração de estratégias para melhorar a qualidade e a eficiência dos serviços prestados.
Para mudar esse panorama, os hospitais precisam investir em um sistema de custos elaborado para os propósitos do negócio e que apresente os critérios necessários para tratar os dados e extrair informações que sejam realmente úteis.
3 ferramentas que auxiliam no controle de custos para hospitais
Existem diversas técnicas que podem ser adotadas para melhorar a qualidade dos processos internos de uma instituição de saúde. Elas ajudam a antever problemas, de forma que ações preventivas possam ser colocadas em prática para evitar perdas no futuro. Além disso, elas permitem detectar a ineficácia de um processo ou determinar quais ações devem ser priorizadas.
Conheça, a seguir, 3 ferramentas que podem ser empregadas para uma gestão estratégica de custoseficaz.
Um diagrama é uma representação visual simplificada que é utilizada para demonstrar um esquema ou resumir algum assunto. Para o controle de custos, algumas representações são bastante úteis na hora de definir quais ações serão priorizadas por uma empresa.
Um exemplo é o Diagrama de Pareto, que tem como objetivo identificar as causas dos problemas mais graves. O Diagrama de Dispersão também deve ser citado, uma vez que permite estabelecer relações de causalidade, ajudando a determinar pontos que podem ser otimizados.
Existe, ainda, uma ferramenta que precisamos apresentar em mais detalhes, o Diagrama de Ishikawa. Também conhecido como Diagrama Espinha de Peixe ou Diagrama 6M, esse esquema correlaciona causas e efeitos, ajudando a resolver os grandes problemas da empresa.
O primeiro passo para utilizar essa ferramenta é a identificação do problema — vamos usar como exemplo o aumento dos custos. A partir daí, é essencial listar as possíveis causas que levaram a esse aumento dentro de seis grupos (todos iniciados pela letra "m"):
materiais — insumos com defeitos, fornecedores caros etc.;
meio ambiente — leiaute inadequado;
mão de obra — excesso ou falta de funcionários, salários incompatíveis etc.;
métodos — uso excessivo de equipamentos e máquinas;
medição — falta de controle de qualidade nos serviços, ausência de indicadores confiáveis;
máquinas — equipamentos obsoletos ou que necessitem de manutenção constante.
Em seguida, o Diagrama de Ishikawa propriamente dito é montado, o que permite a elaboração do plano de ação. A ideia é simples: eliminar as causas do problema. Caso o gargalo seja o alto preço praticado por um fornecedor, por exemplo, a solução seria buscar parceria com outras empresas.
Essa ferramenta é utilizada para acompanhar processos, com objetivo de verificar se eles estão sob controle. Trata-se de um gráfico em que os limites inferior e superior são determinados estatisticamente, contribuindo para a tomada de decisões que objetivem melhorias.
As cartas de controle são usadas para destacar pontos que fujam daquilo que é considerado normal. No entanto, ela não revela por que um processo sai do controle, mas fornece informações importantes que auxiliam na identificação das causas do problema.
Em hospitais, por exemplo, as cartas de controle podem ser usadas para analisar a taxa de cancelamento de consultas ou cirurgias. Esse levantamento pode ser diário, semanal ou mensal. Quando os gestores observarem que os cancelamentos extrapolaram os limites, eles precisam analisar as causas que motivaram esse aumento e propor medidas para evitar que o problema torne a acontecer.
Entre as possíveis causas, podemos citar:
falta de materiais para o atendimento;
falhas na equipe (médicos, enfermeiros ou outros profissionais);
indisponibilidade das instalações;
aparecimento de casos de urgência;
não comparecimento dos pacientes.
Para cada uma dessas causas, deve ser construída uma nova carta de controle a fim de avaliar se elas, individualmente, foram as responsáveis pela alteração fora do esperado no número de cancelamentos. Se a falta de materiais for a responsável pelo problema, por exemplo, os gestores precisam investigar o que motivou essa falha e decidir como repará-la.
3. Sistemas de gestão
A tecnologia é uma grande aliada na gestão estratégica de custos. Na área médica, os sistemas completos para o gerenciamento de clínicas médicas reúnem tanto informações administrativas quanto dados clínicos, fornecendo informações que vão desde o prontuário dos pacientes aos gastos de cada setor da organização.
No que diz respeito especificamente ao controle de custos em hospitais, um sistema viável deve apresentar alguns componentes:
uma base para comunicação, negociação, planejamento e gerência interna, além da conexão com outros hospitais e agências regulamentadoras;
uma metodologia para mensurar as alterações em intensidade e diversidade de casos atendidos;
um método de avaliação e medição da performance dos serviços;
uma forma de gerar relatórios para a gestão eficiente de recursos em todos os níveis;
um método que permita à administração identificar os gastos que podem ser alterados de fixos para variáveis;
um método para identificar gargalos (funções ineficientes) e demonstrar qual é a origem do problema — preço, volume ou prática organizacional.
Essa análise abrangente fornece uma visão integral dos processos internos e contribui para minimizar custos em diversos âmbitos, tais como salas ociosas, equipamentos subutilizados ou prescrição de medicamentos sem necessidade. A melhora no desempenho, além de cortar gastos, ainda contribui para a imagem da instituição diante da sociedade.
Como melhorar o gerenciamento de custos na prática?
Gerenciar custos significa cuidar da saúde financeira do negócio. Para ter sucesso nessa missão, o gestor precisa saber detalhadamente como cada custo é formado e quais são os seus impactos e retornos. Definir apenas quanto será necessário cobrar pelo serviço não é suficiente.
Mas como fazer isso de forma eficaz? Veja algumas dicas de gestão hospitalar que ajudam no controle de custos.
Invista em organização e planejamento
Não podemos falar em visão estratégica sem incluir o planejamento. Essa etapa é crucial para que as atividades sejam executadas corretamente com objetivo de alcançar as metas que foram predefinidas.
O planejamento dos custos demanda ainda mais atenção, uma vez que, caso algo saia do controle, o plano de ação será prejudicado. Além de definir os recursos necessários, sejam eles materiais ou humanos, também é necessário apresentar um cronograma e as demais necessidades para transformar as palavras em ações concretas.
Estabeleça critérios para o rateio de despesas
Em hospitais, o rateio de despesas pode ser visto como a divisão proporcional dos custos indiretos entre os diferentes setores da instituição. A ideia é criar grupos com esses custos (centros de custo), de forma a simplificar a divisão entre os departamentos da unidade.
Isso é importante para que o gestor determine o custo de cada serviço e possa estabelecer os custos hospitalares totais, que englobam ainda os custos variáveis.
Que tal criar um ambiente amigo da natureza? A prática não é vantajosa apenas pela economia que o uso racional dos recursos traz, mas também pela imagem positiva que o hospital transmite. Veja algumas ideias para poupar água e energia:
pintar ambientes escuros com cores mais claras;
aproveitar a luz e a ventilação naturais do ambiente;
usar plaquinhas sinalizadoras, tais como "Apague a luz" ou "Desligue os equipamentos antes de sair";
investir em um sistema para captação da água da chuva;
abolir o uso de copos descartáveis pela equipe;
evitar impressões desnecessárias.
Reveja os contratos com fornecedores
Veja bem, não estamos falando em escolher sempre os fornecedores que oferecem o menor preço, já que, às vezes, o barato sai caro. No entanto, de tempos em tempos, é preciso avaliar as parcerias para verificar se elas estão dando o retorno esperado.
Em relação aos fornecedores de insumos, além de preço, observe também prazos. Já em termos de serviços, como telefonia e internet, compare as opções disponíveis no mercado para descobrir os planos mais adequados para as necessidades da sua instituição.
Invista em ações inovadoras
Inovar significa buscar novas soluções. Olhando por esse aspecto, podemos perceber que não é apenas do ponto de vista tecnológico que estamos falando. Adotar um sistema moderno de administração hospitalaré, sim, uma inovação. Mas promover a humanização do atendimento também é.
Ambas as experiências tendem a satisfazer os pacientes, contribuindo para a fidelização do público e a expansão do alcance do serviço. Aliás, focar na qualidade de vida do paciente é um diferencial que rende bons frutos.
Qual é a importância de capacitar gestores de custos em saúde?
A incorporação de novas tecnologias e o envelhecimento da população são fatores que aumentam a frequência de utilização e o preço dos serviços de saúde, trazendo como consequência o crescimento dos custos em ritmo mais acelerado do que o da inflação geral. Nessas condições, gerenciar um hospital requer competência, criatividade e flexibilidade.
Pouco adianta contar com diagramas, gráficos ou sistemas capazes de fornecer diversas informações se os dados são pouco compreendidos ou aproveitados pelos gestores. Por trás de toda gestão estratégica de custos eficiente, devem existir profissionais capacitados a colocá-la em prática.
Como já dissemos, a realidade de uma organização hospitalar é complexa. Os gestores das instituições de saúde precisam conhecer as particularidades do uso de recursos nessa área. A responsabilidade de reduzir custos, embora seja real, não pode afetar a funcionalidade e qualidade dos serviços prestados, uma vez que a busca pela excelência é uma necessidade.
Dessa forma, calcular os custos hospitalares utilizando estratégias empregadas em uma fábrica de automóveis, por exemplo, é um erro. Também é um equívoco achar que um sistema informatizado fará todo o trabalho e que a atuação do gestor será apenas superficial. A capacitação dos profissionais é essencial para uma gestão estratégica de custos eficaz.
Isso significa apostar em cursos de gestão na área da saúde — novas especializações ou MBAs. Essa é uma ótima maneira de aprender a lidar com todo o dinamismo da área da saúde e das peculiaridades do gerenciamento de custos hospitalares.
O crescimento profissional também pode ser complementado com a participação em congressos e eventos que agreguem conhecimento, assim como com o acompanhamento de periódicos científicos e revistas especializadas. Há, ainda, opções de cursos de curta duração para enriquecer o currículo e contribuir para a capacitação de gestores da área da saúde.
O importante é investir sempre na formação e manter-se atualizado. O mercado busca cada vez mais profissionais qualificados para atuar na gestão estratégica de custos em hospitais e clínicas médicas. Afinal, nenhuma instituição quer jogar dinheiro fora e arriscar sua sobrevivência e competitividade, não é mesmo?
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