Um plano de redefinição para o local de trabalho: três fases essenciais
10/06/2020 13:45:00
À medida que os governos federais e estaduais começam a suspender as restrições de permanência em casa, toda empresa deve ter um plano cuidadoso, completo e orientado para a ação a seguir para reabrir seu local de trabalho. Isso não é apenas crucial para garantir a segurança dos funcionários, mas é uma oportunidade de ajudar a criar confiança com os funcionários, garantindo que eles se sintam confiantes e tranquilos com a segurança de seu retorno ao local de trabalho.
Embora saibamos que haverá pivôs imprevistos à frente, para ajudar a navegar no que vem a seguir, o roteiro de retorno de uma organização deve seguir três fases: criar um plano de transição abrangente e comunicá-lo, criar maneiras de as equipes se envolverem e progredir com finalidade renovada.
Crie e compartilhe um plano abrangente
Primeiro, crie uma equipe multifuncional que inclua representantes seniores do departamento jurídico e de RH e operações: gerenciamento de escritórios ou instalações (chamamos isso de "soluções no local de trabalho"), engajamento (ou "cultura") dos funcionários, benefícios, TI / tecnologia e comunicações. Sempre que possível, inclua um médico especialista para consultar. Esse grupo deve ser responsável por avaliar as necessidades de cada parte interessada e refletir sobre a saúde, a segurança e a eficácia do seu plano. Embora existam vários fatores que podem ser específicos para sua organização, o bem-estar dos funcionários deve ser o principal fator para qualquer decisão.
Entre as primeiras prioridades para essa equipe, deve-se examinar a disponibilidade da infraestrutura. Até que exista uma vacina ou uma compreensão mais profunda do novo coronavírus, o distanciamento social e espacial será crítico. Isso significa avaliar os arranjos da planta baixa e reconfigurar para permitir o distanciamento recomendado. Pode ser necessário reconsiderar como você também utiliza salas de conferência e reunião.
Outras perguntas que você deve responder:
Os funcionários devem receber equipamentos de proteção individual, como máscaras ou luvas?
Os métodos de triagem serão implementados para infecções, como medir a temperatura de todos os funcionários antes que eles entrem na área de trabalho?
Em caso afirmativo, qual será a eficácia deles?
As equipes de RH podem fornecer orientações sobre como desenvolver e comunicar horários e opções de trabalho flexíveis para ajudar os funcionários a equilibrar o tempo e as necessidades pessoais (por exemplo, acomodar as necessidades ou preocupações de cuidados infantis em torno do deslocamento durante a hora do rush). Espere reabrir seu escritório de maneira faseada, talvez inicialmente permitindo apenas equipes críticas de negócios e equipe essencial no local e continuando a ter outras equipes para trabalhar remotamente. Estamos vendo algumas empresas considerar um modelo de equipe A e B, onde as equipes trabalham no escritório em semanas ou turnos alternados.
É importante que os líderes considerem um dia na vida de um funcionário na nova configuração normal, incluindo desafios no deslocamento. É crucial estar consciente da tremenda quantidade de estresse (trabalho e não trabalho) que as pessoas estão sentindo, incluindo o fato de os funcionários estarem lidando com uma série de sentimentos em torno de perda e sofrimento, não apenas relacionados à morte (esta é uma ótima leitura sobre o tópico ). Para manter o bem-estar dos funcionários em mente, você não deve pressionar os funcionários a voltar ao local de trabalho, principalmente se eles puderem trabalhar remotamente. Verifique se essas considerações estão incluídas no seu plano.
Depois que as decisões forem tomadas e as pressões testadas, trabalhe com sua equipe de comunicação ou relações públicas para desenvolver uma estratégia passo a passo para todos os funcionários e gerentes. Um kit de ferramentas do gerente que inclui protocolos de escalação de comunicações e uma FAQ garantirá que todas as mensagens sejam transmitidas em cascata adequadamente e que as perguntas dos funcionários sejam abordadas. Não se esqueça de preparar seus novos gerentes para isso; eles provavelmente precisarão do seu apoio.
Criar espaço para os funcionários se envolverem
Durante esse período de trabalho remoto, muitos de nós se conectaram de novas maneiras, compartilhando histórias de desafios relacionados ao equilíbrio entre vida profissional e trabalho ou construíram conexões pessoais mais fortes simplesmente por videoconferências onde vimos crianças, animais de estimação e casas em segundo plano. Ajudar a estender adequadamente essas conexões pessoais após retornar ao local de trabalho é um esforço valioso.
Considere a possibilidade de oferecer um fórum no qual os funcionários possam continuar compartilhando suas histórias e desafios de navegação nos últimos meses e o que enfrentam agora. Crie espaço reservado para esses tipos de conversas.
Esses locais também podem servir como plataformas para os funcionários fazerem perguntas e compartilharem suas preocupações; por sua vez, eles podem ser lugares onde os líderes ajudam a promover a confiança. Muitos ainda podem estar com medo e ansiosos em voltar ao trabalho, e uma abordagem de empatia ajudará bastante as equipes a entrar na nova situação.
Mais do que nunca, reconhecer e celebrar os funcionários ajudará bastante. Identifique indivíduos e equipes que demonstraram os valores da sua organização e/ou que foram além para atender às necessidades da organização ou de um cliente, talvez criando um novo serviço ou oferta.
É igualmente crucial ajustar os eventos de engajamento dos funcionários e de responsabilidade social corporativa para servir as pessoas que estão no escritório e as que ainda podem estar remotas durante a transição.
Progresso adiante com finalidade renovada
A incerteza econômica a longo prazo não pode ser ignorada e continuará na vanguarda de muitos funcionários que estão lutando com um cônjuge ou membro da família desempregados e buscando sua própria garantia sobre seu trabalho e posição.
Examinar o bem-estar e os benefícios de saúde de seus funcionários ajudará os funcionários a se sentirem cuidados. Explore recursos, incluindo programas aprimorados de bem-estar. Em geral, existem programas corporativos de impacto social que podem ser modificados para ajudar os funcionários a se sentirem mais engajados e presentes? Recorrer a especialistas da área médica e do setor para aconselhamento sobre questões sociais e emocionais é um investimento que vale a pena.
Embora muita coisa não esteja clara, sabemos duas coisas
Primeiro, a avaliação constante de seus programas e planos é inegociável. Revise e revise continuamente sua estratégia para refletir o ambiente em evolução.
Segundo, lembre-se de colocar a segurança dos funcionários na vanguarda de todas as decisões que você tomar. Isso não apenas ajudará a criar um clima de confiança e segurança, mas também ajudará os funcionários a se sentirem valorizados. E isso é inestimável.