Nosso foco aqui é a primeira – a campanha de matrícula dentro do contexto da gestão educacional, com todos os processos de planejamento e operação que ela envolve.
Antes de fazer uma campanha, recomenda-se que a instituição analise de maneira planejada o número de cursos, turmas e períodos que serão ofertados. Dentro desse planejamento, é preciso fazer a verificação da oferta, a quantidade de possíveis rematrículas e definir as ações para captar alunos, com a finalidade de buscar ocupar as vagas ociosas, caso existam. Desse modo, tende a ser mais interessante criar uma estratégia de marketing pensada para as rematrículas e outra para matrículas.
Tenha em mente que, sem o planejamento adequado, a instituição pode esbarrar na falta de procura e não ter demanda suficiente para fechar suas turmas. É necessário ponderar uma série de fatores nesse momento — a lei de mercado da oferta e da procura, em especial. Realizar oferta de cursos mal planejadas ou ativá-las de maneira inadequada pode gerar expectativas frustadas tanto para a instituição quanto aos potenciais alunos, o que é um grande problema para a imagem da instituição.
Defina todos os documentos que serão exigidos dos alunos ao longo do processo de inscrição, matrícula e rematrícula. Depois, no momento de ativar a campanha, disponha os requisitos da forma mais clara e direta possível.
O formulário de matrícula deve conter dados-chave dos interessados. Portanto, é preciso criá-lo de uma forma que facilite a visualização, a catalogação e o compartilhamento dessas informações.
Instituições de Ensino Superior (IES) devem fazer um registro do currículo e da grade curricular atual. Depois, deve-se criar o calendário acadêmico do próximo período. A partir disso, as turmas são elaboradas e é possível prever o número de vagas que serão disponibilizadas para as novas matrículas.