PROJEÇÃO, MICROFONES, ILUMINAÇÃO: UM GUIA BÁSICO PARA PROMOTORES DE EVENTOS | Business Tech
Produtores ou organizadores de eventos, também chamados de meeting planners, representam um setor que utiliza cada vez mais recursos tecnológicos audiovisuais. Geralmente, contam com fornecedores confiáveis que se tornam parceiros de negócios e os guiam pelo mundo desafiador e um tanto misterioso dos serviços audiovisuais (AV).
Mas ter um "especialista" não significa estar livres de riscos, erros humanos ou falhas técnicas. É essencial que, se você faz parte desse time, conheça os princípios básicos da tecnologia de áudio, iluminação de vídeo e eventos, que o ajudarão a saber quais opções estão disponíveis quando você encontra provedores de AV.
Conhecer ferramentas e elementos audiovisuais torna o produtor mais eficiente em todos os aspectos. A seguir, Will Curran, da Endless Events, e Emmy Lumasag, da Corinthian Events, compartilham informações valiosas sobre os principais conceitos de AV e levantam algumas questões que ajudarão a entender esses temas.
Fatores como iluminação na sala, tamanho da plateia e orçamento influenciarão a escolha entre projeção, displays ou telas de led. A projeção é uma maneira relativamente barata de produzir grandes imagens, mas requer uma sala escura; portanto, a capacidade de controlar a luz em um espaço é fundamental. Se você tiver uma sala iluminada, considere as telas como uma opção melhor. Comprar ou alugar telas de led será mais caro, enquanto monitores ou TVs de tela plana têm tamanho menor.
Projeção traseira (back projection) significa que o projetor está atrás da tela, montado no chão, em uma mesa ou em qualquer outra superfície. Não requer acessórios ou suportes de instalação, o que não afeta o orçamento, mas deve ser planejado para se ter a distância adequada entre a lente do projetor e a tela. Esse tipo de projeção cria um "espaço morto" atrás da tela que não pode ser usado de forma alguma.
Na projeção frontal (front projection), o projetor está localizado entre a tela e o público. Requer algum espaço para montagem, no chão ou em uma mesa, mas o maior problema surge quando as pessoas andam na frente do projetor e geram sombra na tela. Esse problema é resolvido com a instalação do projetor suspenso no teto, o que aumenta os custos de instalação. A projeção frontal geralmente produz imagem melhor, mas a diferença pode não ser muito óbvia para o público em geral.
No mínimo, é recomendável que as telas e projetores sejam "Full HD" (1080p). A opção 4K chama atenção por oferecer quatro vezes mais pixels que 1080p, mas é muito mais cara para gerenciar e exibir. Se o evento justificar a exibição de imagens e vídeos em grandes detalhes e em grande escala, 4K pode ser a melhor opção, caso contrário 1080p será suficiente.
A relação entre a largura e a altura de um vídeo, conhecida como "relação de aspecto" (aspect ratio), pode variar. HD é 16:9, enquanto a definição padrão (SD) é 4:3. Se a proporção do conteúdo não corresponder à tela, a apresentação ficará ruim. Se puder escolher, sempre opte pelo HD.
Você precisa de câmeras no seu evento? Transmissão local, via streaming ou para gravar em vídeo?As câmeras também têm resoluções diferentes. No mínimo, solicite câmeras HD 1080p. O uso de câmeras 4K pode ser tentador como a opção mais recente, mas se o vídeo não estiver sendo distribuído ou exibido nas telas em 4K, não haverá necessidade de despesas adicionais. Se o orçamento é muito limitado, ou o objetivo é capturar uma conferência para transcrever seu conteúdo ou salvá-lo como referência; ou, se apenas pequenos segmentos forem usados para compartilhar online, uma câmera de vídeo "pro/consumer" ou uma câmera com capacidade de gravar áudio com qualidade será mais que suficiente. No entanto, se o evento for muito grande e as sessões precisarem ser transmitidas em telas instaladas ao lado do palco, considere o uso de câmeras de transmissão profissionais, como as utilizadas por um canal de televisão.
É recomendável evitar a reprodução de vídeos incorporados em uma apresentação. Mesmo que eles sejam reproduzidos corretamente sempre que o apresentador os mostrar no laptop, isso abre as portas para uma série de dificuldades quando o computador se conecta ao restante dos sistemas AV. Tudo, desde a conexão do laptop até o sistema de gerenciamento de apresentações e até o hardware da tela ou do projetor, pode causar uma falha no arquivo de vídeo e arruinar o ritmo de uma conferência. Sempre que possível, entregue cada um dos arquivos de vídeo ao pessoal responsável pelo equipamento AV ou, antes da apresentação, forneça os links dos vídeos disponíveis on-line, para que eles possam ser reproduzidos da maneira mais fluida.
É importante pensar em eventos sustentáveis ou ambientalmente responsáveis, para que os organizadores possam reduzir o desperdício de materiais impressos com o uso de ferramentas de digital signage para orientar o público, localizar salas e informar sobre o cronograma de atividades. Como benefício adicional, o conteúdo nas telas de um sistema de digital signage é facilmente atualizado para alterações de última hora. Algumas soluções de software podem ser integradas diretamente aos sistemas de gerenciamento de eventos, para que as correções e atualizações sejam feitas automaticamente.
O uso da iluminação é uma das maneiras mais econômicas de tornar um evento mais profissional e agradável. A iluminação disponível em salas de hotel e centros de convenções geralmente é suficiente para sessões de trabalho e refeições, mas eles não geram uma atmosfera espetacular, nem ajudam a transmitir as emoções exigidas por uma apresentação ou a performance de um músico. Devido a sua grande variedade de cores e à facilidade de criar um ambiente visual, o uso de iluminação led de baixa energia deve ser levado em consideração. Esta é uma opção fácil e econômica para aprimorar a imagem de um evento. Os eventos mais criativos, com orçamento maior, podem usar iluminação do tipo feixe (luzes de laser que costumam ser usadas em shows) ou seguidores específicos. Além disso, os gobos, que mostram cores, logotipos e imagens, são uma maneira atraente de criar empolgação com a marca ou definir o tom do seu evento.
Ao decidir sobre o tipo de microfones, é essencial pensar primeiro no contexto. Se o apresentador precisar se mover, selecione os microfones sem fio para evitar que haja cabos no palco. Para o orador principal ou o apresentador de um evento, os microfones de lapela geralmente são melhores porque, uma vez configurados, o orador não precisa se preocupar com eles durante a apresentação.
E, finalmente, se você deseja que as conferências sejam gravadas, o uso do microfone é indispensável, mesmo que não seja necessário para o público ouvir o apresentador.
A maioria dos sistemas de som disponíveis em salas de hotel e centros de convenções é projetada para amplificar a voz de um apresentador, mas não são ideais para reproduzir música ou áudio de um vídeo com qualidade de alta fidelidade. Portanto, analise a possibilidade de adicionar sistemas de alto-falantes portáteis para reforçar o som. Em alguns casos, o melhor resultado é uma combinação de ambos.
Os intercomunicadores são os fones de ouvido, com ou sem fio, usados pelas equipes durante os eventos para comunicar instruções imediatamente, de forma clara e precisa. Para a produção de um evento com muitas mudanças de música, conteúdos de vídeo e diferentes cenas de iluminação, um intercomunicador de produção ajudará a funcionar tudo sem problemas.
*Editora e desenvolvedora de conteúdo da AVIXA. A versão original em inglês foi publicada no site MeetingsNet.com