Cesu - Envio de e-mails em lote para alunos
Envio de e-mails em lote para alunos
Esta interface tem por finalidade enviar emails a vários alunos de uma unidade, e dependendo do filtro, podem ser escolhidos (por isso da palavra "lote").
Inicie ingressando no SIGA: https://siga.cps.sp.gov.br/fatec/login.aspx
Para acessar a interface de envio de email a aluno (lote) você deverá navegar até o menu "FERRAMENTAS", "Comunicação" e clicar na opção "Envio de email a Alunos(lote)".
As opções apresentadas na interface são as seguintes:
Nesta opção, para usuários de perfil com permissões maiores no sistema, poderá escolher a unidade desejada.
Quando tiver escolhido ao menos uma das opções do filtro (há a possiblidade de escolher mais do que uma), você poderá pressionar esse botão para executar o filtro, sendo que na medida que alterar suas opções no filtro, é necessário pressioná-lo novamente.
Se você quiser refazer todas as opções de filtro do "zero", pressione esse botão para limpar todas as opções de filtro que escolheu até o momento e inicie novamente a escolha dos filtros desejados.
Pressione esse botão para criar um registro de envio de email pré-programado após a realização/execução dos filtros ou, quando não houver filtro, ao pressionar irá abrir a janela do comunicador, para que possa visualizar os agendamentos realizados em outra ocasião.
Nesta opção você poderá visualizar todos os cursos da unidade no perfil Diretor ou DSA. No entanto, para o perfil de coordenador será(ão) exibido(s) apenas o(s) curso(s) que ele coordena.
Neste item você encontrará as opções de período (turno) do curso escolhido, que podem ser, manhã, tarde ou noite e, em alguns casos, o período (turno) EAD.
Neste item você poderá realizar o filtro de matriz(es) curricular(es) do curso selecionado.
Neste item você poderá realizar o filtro de disciplina(s) do curso selecionado.
Aqui você poderá escolher a situação do aluno (Status Em curso, cancelado, trancado, etc), para agrupá-los de forma específica. Por exemplo, caso tenha a necessidade de enviar email para alunos ativos, basta escolher a opção "Em Curso".
Neste item você poderá escolher a opção de gênero masculino ou feminino para o conjunto de pessoas que pretende enviar email.
Ao marcar, clicando no "checkbox" (caixa/quadrado vazio ao lado) dessa opção, você terá exibido (apresentado) em uma tabela ao lado dos filtros, os nomes dos alunos conforme o filtro realizado. Precisa clicar em "Filtrar" (item 2 dessa sequência) para visualizar. Vale destacar que essa visualização é opcional, pois não afetará na criação do registro de envio de email.
Ao marcar, clicando no "checkbox" (caixa/quadrado vazio ao lado) dessa opção, serão incluídos apenas os alunos ingressantes do curso escolhido.
IMPORTATE: Você deverá marcar, clicando no "checkbox" (caixa/quadrado vazio ao lado) dessa opção, para incluir o email pessoal do conjunto de pessoas (alunos) conforme o filtro escolhido.
IMPORTATE: Você deverá marcar, clicando no "checkbox" (caixa/quadrado vazio ao lado) dessa opção, para incluir o email institucional das pessoas do filtro escolhido.
Conforme o filtro selecionado, será apresentado o total de alunos conforme o(s) filtro(s) selecionado(s).
Conforme o filtro selecionado, apresentará o total de cursos conforme o(s) filtro(s) selecionado(s).
Comunicador é o nome assumido para designarmos a área do sistema para enviar emails no SIGA. Ao clicar no botão é exibida a janela onde poderá manipular os registros de envio de email pré-programado que foi criado conforme o conjunto de pessoas (alunos) pré-selecionadas.
Conforme a figura, temos a "janela padrão" do Comunicador, onde podemos destacar, da esquerda para direita:
Ao marcar o "checkbox" (caixa/quadrado vazio ao lado) da opção "Visualizar envios finalizados" significa que você poderá verificar quais registros de envio de email criados com seu usuário já foram processados (enviados) ao conjunto de pessoas previamente selecionadas. Quando essa opção estiver desmarcada, significa que verá os registros (agendamento) que ainda serão processados (os emails que ainda NÃO foram enviados).
As opções com "checkbox" (caixa/quadrado vazio ao lado) das opções "Email pessoal" e "Email institucional" são úteis para você, caso tenha previamente selecionado ambas as opções para carregar o email pessoal e institucional do aluno, possa optar por uma delas. Ao desmarcar, a opção correspondente ao tipo de email (pessoal ou institucional) os emails relativos à opção será desmarcado do registro do aluno. Com isso, ao clicar em salvar, a quantidade de endereços de emails será reduzida.
Nesta figura é apresentado um exemplo de registros criados no Comunicador. Em seguida iremos ilustrar como manipular a quantidade de emails, editar o título e o conteúdo da mensagem, bem como as opções disponíveis em que esse registro de envio de email possui.
Dentro da área demarcada na tela com "Envios Programados", temos:
Usuário: Trata-se do usuário da pessoa que está utilizando o sistema SIGA.
Data/Solicitação: Trata-se da data de solicitação do registro de envio de email programado pelo usuário logado.
Qtd Emails: Trata-se da quantidade de emails das pessoas que foram pré-selecionadas no filtro antes de criar o registro de envio de email programado.
Conteúdo: Trata-se de informa ao usuário se o conteúdo está apto ou não para o envio dos emails, que podem ser:
Rascunho: Onde o conteúdo do título e texto da mensagem não foram devidamente preenchidos e posteriormente salvos (operação resultante no clique do botão "Salvar").
Apto: Onde o conteúdo do título e texto da mensagem já foram editados e devidamente salvo, tornando-os assim o registro apto para o envio dos emails.
Status: Nessa coluna será informado se o registro está:
Aguardando envio: O que significa que o registro ainda não foi processado, contudo os emails que porventura estão aptos, ainda não foram enviados.
Enviado: Apresenta o status do registro de envio programado de emails, reportando assim que todos os emails desse conjunto foram devidamente processados e enviados. Aqui vale destacar que visualizarão esse status caso selecione a opção de "Visualizar envios finalizados" conforme o item 1 acima.
Data de envio: Nesta coluna será exibida a data e hora de envio correspondente ao registro, sendo que a data informada significa que o envio foi processado e os emails foram enviados na data e hora informados. Neste caso a data e hora de envio poderão ser observados caso a opção de "Visualizar envios finalizados" conforme o item 1 acima estiver marcada. Data NÃO informada: Significa que o envio NÃO foi processado e os emails ainda NÃO foram enviados.
Para a edição do registro de envio de email programado, para identificar/marcar/desmarcar endereços de emails dos alunos bem como editar o título e o conteúdo da mensagem, é necessário clicar no botão correspondente ao registro que deseja editar.
Uma vez executado o clique neste botão de edição, na janela do comunicador apresentará o nome das pessoas e endereço de email que podem ser o pessoal e/ou institucional:
Observação: Entende-se como emails institucional todos os endereços pertencentes ao domínio @fatec e @etec.
Caso o usuário opte apenas pelo email pessoal do aluno, deverá desmarcar a opção "Email Institucional", o que acarretará que fiquem marcados apenas o email pessoal do aluno:
Caso o usuário opte apenas pelo email institucional do aluno, deverá desmarcar a opção "Email pessoal", o que acarretará que fiquem marcados apenas o email institucional do aluno. Exemplo:
Para editar o título do email, preencha o campo "Título da mensagem" com o texto desejado, no lugar de "Escreva um título".
Para editar o conteúdo da mensagem do email, preencha o campo "Conteúdo da mensagem" com o texto desejado, no lugar de "Escreva uma mensagem".
Ao finalizar a edição do título e do conteúdo da mensagem, bem como escolher para qual(is) endereço(s) de email(s) do(s) aluno(s) (pessoal ou institucional ou ambos) é necessário clicar em "Salvar".
Ao realizar o clique no botão "Salvar" será exibida a mensagem de sucesso e o conteúdo se torna "Apto" para o envio.
Após o procedimento de edição, o usuário poderá realizar o envio do email de duas formas:
Optar por deixar o registro gravado e em condições (Conteúdo Apto) para que, na madrugada do dia que foi solicitado, o envio dos emails sejam processados. Isso é aconselhável para um número muito grande de endereço de emails que pretendem enviar, geralmente acima de 50, ou
Poderá realizar o envio imediatamente.
Para isso basta clicar no botão correspondente ao registro. Com isso, será exibida uma mensagem de alerta para confirmar o envio
Ao clicar novamente no botão de envio imediato, uma mensagem de confirmação do envio de email será exibida
Com isso, o procedimento de envio de email é concluído, no caso dos envios imediatos.
Caso o usuário não queira mais o registro de envio de email programado, poderá proceder da seguinte forma:
Clicar no botão para realizar a exclusão do registro desejado, caso ainda não tenha sido enviado.
Será exibida uma mensagem de confirmação
Após efetuar a confirmação, clicando novamente no botão correspondente, será exibida uma mensagem de que o registro foi apagado.
Vale destacar que os registros de agendamento (envio pré-programados) só poderão ser apagados caso NÃO tenham sidos enviados.
Para ilustrar, segue exmeplo de apresentação da visualização do registro de envio de email programado já processado.
Para eventuais dúvidas sobre os procedimentos listados nesse manual, favor entrar em contato com o SAC do sistema SIGA.