Erros na gestão de frota: 5 atitudes que prejudicam sua empresaCT-e – Software para Transportadoras, ERP, TMS, WMS, EDI – Bsoft
Erros na gestão de frota: 5 atitudes que prejudicam sua empresa
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Publicado por bsoft em 3 de Janeiro de 2019
(Last Updated On: 18 de Janeiro de 2019)
Para manter a operação de transportes em pleno funcionamento é fundamental evitar os erros na gestão de frota que podem comprometer os resultados. Pensando nisso, desenvolvemos este conteúdo para oferecer dicas e sugestões que podem ajudar a tornar a sua gestão mais eficiente.
Ajude a sua empresa a crescer e previna as atitudes mais comuns na área logística. Continue lendo e saiba como se prevenir. Confira!
Erros na gestão de frota: quais são e como evitá-los?
O sucesso da operação de transportes depende das decisões tomadas pelo gestor, que tem o papel de manter o negócio nos eixos. Para alcançar esse objetivo existem práticas, softwares e controles que contribuem para gestão e minimizam a chance de erros.
1. Não investir em um sistema de monitoramento veicular
Pense no valor do patrimônio da sua empresa. Qual é o item que mais se destaca? Provavelmente, você respondeu que é a estrutura física, como prédios, escritórios e depósitos de produtos. Essa é uma realidade para muitas organizações de diversos setores empresariais.
Porém, sob o ponto de vista de uma transportadora, uma das posses de maior valor são os veículos utilizados para manter a operação em funcionamento. Isso quer dizer que a perda ou danos causados à frota podem afetar os negócios negativamente.
Quando o gestor não investe em programas de monitoramento veicular, ele não está avaliando o principal risco da atividade de transportes. Esse é um erro grave motivado pelo alto nível de criminalidade nas estradas brasileiras.
As perdas do setor chegam à casa dos milhões e apresentam crescimento contínuo a cada ano. Por isso, a solução é investir em sistemas de monitoramento veicular. Esse é o termo utilizado para descrever as tecnologias de:
travas remotas;
alarme e botão de pânico.
Com isso, é possível proteger o veículo e a carga em caso de emergência, bem como obter a sua localização durante todo o percurso.
2. Deixar de planejar as rotas de entrega
Os principais custos da operação logística estão relacionados à frota utilizada para viabilizar as entregas. Portanto, os gastos que mais impactam as finanças são:
abastecimento dos veículos;
realização de manutenções e reparos;
folha de pagamento dos motoristas.
Os programas de roteirização são uma modalidade de ferramenta que pode contribuir para minimizar os gastos significativamente. Em termos simples, o seu funcionamento utiliza os endereços dos clientes e os pedidos pendentes de remessa para criar a rota de entrega ideal.
Essa função pode ser parametrizada para traçar o trajeto mais ágil, garantindo que o motorista vai concluir as suas entregas antecipadamente. Também é possível buscar a alternativa mais econômica sob o ponto de vista do gasto de combustível.
Portanto, busque soluções informatizadas para planejar as rotas e, com isso, reduzir os custos operacionais. Além disso, essa medida é favorável para o aumento da produtividade da operação, que passa a concluir um número de entregas maior no mesmo período.
3. Não emitir documentos fiscais
Um das práticas mais prejudiciais para transportadoras é a falta de documentos fiscais ou o tráfego de veículos com o conhecimento de frete vencido. O Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) é um documento fiscal que registra o pagamento dos tributos relacionados aos serviços de transporte de mercadoria e pode atuar como comprovante do recebimento da mercadoria.
A sua emissão é obrigatória para as transportadoras credenciadas e para os fabricantes que têm frota própria para realizar a distribuição de mercadorias. Contudo, uma prática comum é deixar de emitir os documentos para reduzir custos com o pagamento de tributos.
Porém, a empresa pode ser gravemente prejudicada caso essa irregularidade seja percebida pelas autoridades de fiscalização presentes nas estradas. O motorista que prossegue viagem nessas condições está sujeito a ter tanto a mercadoria quanto o veículo apreendidos até que a situação seja regularizada.
Já a transportadora será penalizada com o pagamento de multa cuja responsabilidade pode ser compartilhada com a empresa embarcadora.
Essa atitude deve ser evitada, pois coloca o negócio em um risco que não existiria caso a legislação tributária tivesse sido obedecida desde o princípio.
4. Deixar de realizar a manutenção preventiva dos veículos
Já foi mencionada a importância da frota para o andamento do negócio, por isso é importante destacar o efeito que a falta de manutenção pode ter no processo. Quando um veículo está em uso constante, as suas peças, sistemas de sinalização e pneus tendem a sofrer grande desgaste.
Quando a atividade de inspeção é negligenciada, o veículo fica sujeito a:
provocar danos à carga;
ocasionar falhas mecânicas;
causar acidentes nas estradas.
Se um dos veículos se encontra inoperante, podem ocorrer atrasos nas entregas e sobrecarga da equipe. Por isso, é essencial desenvolver um projeto para implementar a manutenção preventiva da frota. Com essa verificação periódica é possível identificar o desgaste de peças e programar a sua reposição de acordo com a necessidade.
É recomendado criar um checklist para que o profissional responsável inspecione itens básicos como o alinhamento dos pneus, o sistema de freio e o nível de óleo do motor. Desse modo, a viagem pode começar com maior segurança.
5. Não apurar a vida útil dos veículos
Todos os bens têm uma vida útil estipulada, na qual o seu funcionamento sofre um declínio periódico. No caso de veículos, pode-se observar a queda do rendimento do combustível e o aumento da frequência de defeitos que indicam o momento ideal para realizar a sua substituição.
É natural que os gestores hesitem em realizar esse tipo de investimento, mas é essencial reconhecer que, em longo prazo, o prejuízo ultrapassa os ganhos. Portanto, avalie a produtividade e a eficiência energética para identificar quando buscar alternativas que não resultem no aumento dos custos.
Gerenciar um negócio é uma atividade complexa que pode resultar em erros na gestão de frota. Porém, não desanime, pois existem soluções que podem ajudar a tornar as suas tarefas mais simples e fornecer a segurança que o processo exige. Portanto, conte com sistemas de gestão e metodologias de trabalho para aprimorar os resultados da operação.
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