A GC deve começar pela estratégia - Nei Grando - SBGC
Neste artigo não pretendo me aprofundar em conceitos, mas antes de procurar responder "por que a gestão do conhecimento deve começar pela Estratégia", explicarei em poucas palavras os conceitos de Estratégia, Modelo de Negócios, GC e Capital Intelectual.
"Em um sentido geral, estratégia é a definição dos grandes objetivos e linhas de ação estabelecidas nos planos empresariais ou governamentais. Tática, em complemento, definiria de forma mais detalhada como atingir esses objetivos." Wikipedia
Os elementos fundamentais que compõe os alicerces da estratégia de uma organização são: a Missão, os Valores e a Visão de futuro.
Além desta ideologia básica, a estratégia deve considerar o Modelo de Negócios da empresa e o ambiente onde ele está inserido. Ele é o elemento central da estratégia, e deve ser singular, ou seja, diferenciado da concorrência, pois busca uma vantagem competitiva sustentável. Desenhar este modelo e analisá-lo ajuda muito a enxergar a empresa e o negócio de forma sistêmica além de equalizar linguagem e a comunicação entre todos os interessados e facilitar a tomada de decisões em possíveis mudanças inovadoras.
"Um modelo de negócios descreve a lógica de criação, entrega e captura de valor por parte de uma organização." Alexander Osterwalder
Modelo de Negócios busca responder questões como estas: Qual é o nosso negócio? Quem são os clientes que queremos focar? Quais os produtos/serviços vamos oferecer? Como vamos entregar de maneira eficiente e diferenciada?
Durante o planejamento estratégico, é importante que o modelo de negócios seja revisto, considerando todos os elementos envolvidos em seu design.
O ambiente onde a empresa e seu modelo de negócios estão inseridos também é fundamental para análise do cenário durante o planejamento estratégico. A ferramenta SWOT, cuja sigla é uma abreviação das palavras (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats) facilita a análise de ambiente interno (pontos Fortes, pontos Fracos) e externo (Oportunidades e Ameaças) para avaliação do posicionamento da organização e de sua capacidade de competição.
Geralmente esta análise considera a comparação da empresa com a concorrência e/ou com outras empresas do setor. Este processo é conhecido como Benchmarking que busca identificar as melhores práticas na indústria para obter um desempenho superior. Nele a empresa examina como outra empresa realiza uma função específica a fim de melhorar como realizar a mesma ou uma função semelhante. Mas não podemos esquecer que melhor do que usar uma prática existente é superá-la e para isso é preciso inovar.
Além da Análise SWOT existem outras ferramentas muito úteis para o planejamento estratégico, uma muito usada é a das 5 forças competitivas de Porter, que faz uma análise setorial considerando: a Rivalidade entre os concorrentes; o Poder de Negociação dos clientes; o Poder de Negociação dos fornecedores; a Ameaça de Entrada de novos concorrentes; e a Ameaça de produtos substitutos.
A essência da gestão estratégica é elaborar, por meio de uma abordagem inovadora e criativa, uma estratégia competitiva, composta dos grandes objetivos e linhas de ação, que assegure o êxito da organização nos negócios atuais, ao mesmo tempo em que constrói as competências essenciais necessárias para o sucesso do negócio de amanhã.
Para trabalhar a gestão estratégica, existe uma ferramenta de negócios bastante conhecida chamada BSC - Balanced Scorecard. No BSC, a missão e visão da empresa são traduzidas em objetivos e medidas que refletem os interesses e as expectativas de seus principais interessados (clientes, acionistas, colaboradores e outros) e que possam ser agrupadas em quatro perspectivas diferentes:
Processos Internos: Identifica se os principais processos de negócios definidos na cadeia de valor da empresa estão contribuindo para a geração de valor percebido pelos clientes e alcance dos objetivos financeiros da empresa;
Aprendizagem e Conhecimento: Verifica se a aprendizagem, a obtenção de novos conhecimentos e o domínio de competência no nível do indivíduo, do grupo e das áreas de negócios, estão desempenhando o papel de viabilizadores das três perspectivas anteriores.
A partir dos objetivos de cada perspectiva são estabelecidas medidas de desempenho ou indicadores (KPIs) bem como as metas e as iniciativas, de forma que sejam de fácil entendimento pelos participantes da organização. A partir das iniciativas são preparados os Planos de Ação com diversas manobras táticas que serão desdobradas em ações operacionais. Cada plano de ação deverá ter um responsável, um cronograma e um orçamento.
Os objetivos são distribuídos entre as perspectivas de forma equilibrada (balanced) com desdobramentos de causa e efeito e podem ser visualizados posteriormente através de painéis e quadros de controle (scorecards). Para facilitar a gestão do BSC costuma-se utilizar ferramentas de tecnologia voltadas a inteligência de negócios, BI (Business Intelligence). Pequenas empresas podem iniciar via planilhas eletrônicas ou ferramentas online.
"Gestão do Conhecimento é o processo pelo qual a organização gera riqueza, a partir do seu conhecimento ou capital intelectual" Bukowitz
A Gestão do Conhecimento tem tudo a ver com o Capital Intelectual de uma organização, que inclui capital estrutural (tecnologia, processos, propriedade intelectual), humano (colaboradores) e relacional (clientes). E este Capital Intelectual é base estratégica para a Inovação, diferenciação, agilidade e competitividade. Nos dias de hoje mais do que nunca é preciso otimizar o uso dos recursos das empresas, incluindo os principais que estão relacionados ao capital intelectual. Com a gestão do conhecimento a organização trabalha melhor seu capital intelectual, usando o conhecimento para facilitar a tomada de decisões, proporcionar maior agilidade ao fluxo de informações e reduzir custos. As informações a serem consideradas no levantamento devem ser necessárias, relevantes e precisas para poder proporcionar novos conhecimentos que auxiliarão no planejamento e visão estratégica que inclui a projeção de cenários que buscam uma melhor posição no mercado. Estes conhecimentos auxiliarão nas ações necessárias execução adequada da estratégia e nas melhorias que consideram cada uma das perspectivas estratégicas do negócio: financeira, clientes, processos internos, aprendizagem e conhecimento/inovação.
A gestão do conhecimento, mais do que um conjunto de ferramentas e processos, é constituída de pessoas e precisa ser planejada. Segundo Falcão e Bressani Filho, para atingir os seus objetivos, uma organização deve buscar conscientemente e sistematicamente coletar, organizar, compartilhar e analisar seu acervo de conhecimento, ou seja, gerir seu conhecimento.
Porque a Gestão do Conhecimento deve começar pela estratégia
Como sabemos, o maior problema das empresas está na comunicação:
entre pessoas - porque não entendem seus papéis na organização ou a própria missão e valores da mesma;
de pessoas com sistemas - por falta de treinamento, ou interfaces de uso que deixam a desejar; e
entre sistemas pelas dificuldades de integração ou integrações mal feitas.
Sendo assim, quando falamos de equalização da linguagem e do alinhamento da comunicação é importante que se comece pela estratégia, ou seja, é preciso que se passe de forma clara e objetiva as informações sobre a missão, valores, visão, modelo de negócios, objetivos estratégicos, diferenciais da empresa em relação à concorrência, além de informações específicas relacionadas à função a todo colaborador, do(a) presidente(a) ao funcionário(a) da recepção. E este conhecimento precisa ser absorvido pelos colaboradores, ou seja, começa-se a gestão do conhecimento pelo básico, informando aquilo que é fundamental às pessoas. Só assim os colaboradores terão o senso de propósito necessário para motivação e execução de seus trabalhos.
Este compartilhar de informações fundamentais pode ser feito através de Workshops usando técnicas modernas de narrativa (storytelling), imagens, vídeos e jogos.
"A chave da excelência na estratégia, não importa o que se faça e que abordagem se adote, é definir com clareza tal estratégia e comunicá-la reiteradamente a clientes, funcionários e acionistas. Tudo parte de uma proposição de valor simples, focada, fundada em um reconhecimento profundo e cabal do público-alvo da empresa e em uma avaliação realista de suas próprias capacidades". Nitin Nohria
Concluindo, a Gestão do Conhecimento é importante para o planejamento estratégico e para tomada de decisões em sua execução considerando todos os níveis da organização. Antes mesmo da GC ser implementada formalmente, ela precisa começar pela conscientização da sua importância pela liderança e através da comunicação adequada da estratégia a todas as pessoas, para que o alinhamento do conhecimento comece com o alinhamento da estratégia e vice-versa.
Autor: ​Nei Grando (@neigrando), membro associado da SBGC, é consultor de Modelagem de Negócios pela Strategius. Teve duas empresas de desenvolvimento de software e soluções de TI, incluindo uma unidade de negócios com consultoria em GC. É autor do blog do Nei (http://neigrando.blog.br) – sobre estratégia, gestão, negócios e tecnologia. Graduado em processamento de dados pela UEM, possui especialização em Computação pela USP, MBA em Administração pela FGV e cursos de extensão em Gestão do Conhecimento pela FGV, e Inovação e Redes Sociais pela ESPM.