Modernização da contabilidade: o passo a passo essencial - Gerencianet
Modernização da contabilidade: o passo a passo essencial
Publicado em 07 de novembro de 2017 (atualizado em 23 de setembro de 2021)
As empresas de contabilidade estão continuamente procurando formas de economizar dinheiro, de serem mais eficientes e de melhorar a satisfação do cliente.
Para que isso se torne possível, elas precisam começar a pensar de forma estratégica no uso da tecnologia para a otimização da prestação de serviços financeiros e contábeis.
Afinal, assumir um papel consultivo quando se trata de tecnologia permite que você e seus clientes tomem decisões comerciais mais rápidas tendo um maior diferencial competitivo frente a um mercado cada vez mais complexo e agitado.
Não há como negar: a forma como as pessoas comandam seus negócios está se modificando rapidamente. Em um mundo digital, com informações sendo transmitidas em tempo real, demorar muito para tomar uma decisão importante pode ser fatal para um negócio.
Por isso, algumas mudanças devem ser urgentes, como, por exemplo, empresas focadas na automação de seus processos, na transparência da gestão e na utilização de ferramentas mais sociais e colaborativas.
O antigo cenário do contador — como aquele personagem quieto do back office — não é mais compatível com os dias atuais. Isso se deve principalmente ao avanço tecnológico.
Muitos dos processos empresariais foram automatizados e a mão de obra humana teve de se deslocar para outras funções.
Assim, em vez de fazer tarefas tediosas e repetitivas como tabulação de dados e atualização de bancos de informação, o contador passa a ser peça fundamental na elaboração de uma estratégia de crescimento sólido dentro dos negócios.
Quer conhecer as melhores dicas para a modernização da contabilidade? Então confira nosso passo a passo sobre o assunto!
Importância da modernização da contabilidade
Nas últimas duas décadas, a tecnologia mudou a forma como interagimos, fazemos compras, pesquisamos e como as empresas operam.
Hoje, a tecnologia é fundamental para o sucesso da maioria das empresas. Do marketing à segurança de informações, a maioria das operações comerciais passa pelo mundo digital.
Nesse cenário, confira algumas mudanças que a tecnologia trouxe para o ambiente contábil. Além disso, veja o que realmente faz a diferença para as operações diárias:
A tecnologia simplifica a comunicação ao extremo. Atualmente, é possível saber, em tempo real, notícias referentes ao outro lado do mundo.
Na contabilidade isso se torna essencial, pois, além de obterem acesso às novidades contábeis com rapidez, o fluxo de comunicações internas e externas mudou completamente. Veja:
A comunicação interna é toda aquela realizada dentro do ambiente empresarial. Ou seja, ela abrange a comunicação feita entre colaboradores localizados dentro da mesma sede da empresa, entre funcionários em campo e funcionários locais, entre colaboradores de diferentes filiais, etc.
Na contabilidade, ela abrange toda a troca de e-mails internos, geração de boletins informativos, relatórios interdepartamentais, entre outras coisas mais. Atualmente, a comunicação interna é facilitada com diversas ferramentas, como o Slack e o Skype.
Já a comunicação externa inclui a comunicação de uma empresa com os clientes, os clientes em potencial, os investidores e o público em geral.
Na contabilidade, isso significa acompanhar todos os canais de comunicação com o cliente, como as redes sociais, o e-mail etc. Para negociações mais avançadas, que precisam de mais diálogo, temos ainda o Skype como uma excelente solução.
Como a contabilidade conta com atualizações constantes na legislação, podemos ainda sugerir a criação de um blog para otimizar a comunicação externa. Nele, você pode postar sempre novos conteúdos para manter seus clientes bem-informados. Abrindo ainda um espaço para comentários, você pode também interagir com eles e sanar dúvidas.
Esse contato mais próximo é uma excelente forma de fidelizar clientes. Afinal, grande parte deles reclama da falta de comunicação com as empresas prestadoras de serviços.
Neste tópico, é impossível não citar as estratégias de Business Intelligence (BI).
O BI engloba uma grande variedade de ferramentas, softwares e metodologias as quais permitem às organizações coletar dados de sistemas internos — como bancos de dados de comunicações com os clientes, cadastros etc — e externos — como a web, as redes sociais e os mecanismos de buscas.
Além disso, a BI prepara os dados para a análise (em um processo conhecido como Data Mining), verifica os dados com poderosos softwares automatizados e cria relatórios e dashboards.
Dessa forma, uma quantidade enorme de dados desorganizados podem se tornar uma excelente ferramenta para guiar as decisões. Tudo isso se torna possível principalmente com a utilização de ferramentas de Big Data.
Tudo isso é crucial quando estamos falando da contabilidade. Imagine o caso de uma grande empresa em que o fluxo financeiro diário é gigante, com milhares de transações bancárias, compra e venda de produtos a cada segundo, novos clientes sendo cadastrados nos bancos de dados e outros milhares acessando o website e as mídias digitais da empresa.
Sem uma tecnologia para selecionar os dados mais importantes e traduzi-los em uma linguagem objetiva para os gestores, a tomada de decisão pode acabar se tornando um processo arbitrário e intuitivo — o que não favorece em nada a cientificidade que uma contabilidade profissional necessita.
Saiba porque montar uma estratégia de marketing
Antes de tudo, precisamos entender o que é o marketing e, especificamente, o marketing para contadores. Afinal, muitas pessoas têm uma visão equivocada do que é marketing, acreditando que essa atividade objetiva oferecer aos clientes um serviço ruim sob uma roupagem embelezada.
Entretanto o marketing consiste em atividades que facilitam e agilizam as relações de troca de bens e serviços em um ambiente dinâmico, por meio de estratégias de elaboração e distribuição de conteúdos criativos, de criação de promoções e da precificação correta.
Aplicando essa definição às empresas de contabilidade, as campanhas de marketing envolvem a criação, a distribuição, a promoção e a precificação de serviços de contabilidade para o benefício mútuo do cliente e do contador. Assim, obtêm-se as seguintes vantagens:
Para que uma empresa tenha sucesso, o produto ou serviço que ela fornece deve ser conhecido por potenciais compradores. A menos que já seja conhecido na comunidade e tenha uma comunicação com toda a base de clientes em potencial, você deve usar estratégias de marketing para criar consciência de produtos ou serviços.
Sem marketing, seus potenciais clientes podem nunca ficar cientes de suas ofertas de negócios e sua empresa perderá a oportunidade de progredir e de ter sucesso. O uso de marketing para promover um serviço oferece ao seu negócio a chance de ser descoberto pelo máximo de clientes em potencial.
Uma vez que seu serviço atinge seus clientes potenciais, aumentam-se as chances de que os consumidores façam uma compra.
À medida que a sua empresa ganha renome, os novos clientes começam a fazer o chamado marketing boca a boca, dizendo aos amigos e familiares sobre essa nova empresa incrível que eles descobriram.
Seus negócios aumentarão constantemente à medida que os boatos se espalham. Sem empregar estratégias de marketing, essas vendas talvez nunca teriam acontecido — sem vendas, uma empresa não pode ter sucesso.
Favorece a reputação da empresa
O sucesso de uma empresa de contabilidade geralmente se baseia em uma reputação sólida. O marketing cria reconhecimento da marca ou recall da empresa — o qual ocorre quando um cliente, ao se lembrar de uma necessidade, rapidamente associa aos serviços que sua empresa oferece.
Quando uma empresa atinge as altas expectativas do público, sua reputação está mais firme. À medida que ela cresce, o negócio se expande e as vendas aumentam.
A reputação da sua empresa é construída por meio da participação ativa em redes sociais, da comunicação efetiva — interna e externamente — e dos serviços de qualidade, que são criados ou auxiliados por esforços de marketing.
Conheça os benefícios em modernizar o atendimento em contabilidade
Sites como Facebook e Twitter evoluíram para se tornarem muito mais do que plataformas para marketing e publicidade. Eles também são canais importantes nos quais os consumidores solicitam e recebem o atendimento ao cliente.
O cuidado com as mídias sociais não é um conceito novo, mas fornecer um suporte que as inclui pode apresentar um desafio real tanto para empresas B2B quanto B2C — sejam elas pequeno ou grande porte. Porém os benefícios são extremamente satisfatórios, pois são oportunidades únicas para impactar positivamente as vendas e a fidelização de clientes.
A realidade é que as expectativas de qualidade de atendimento aos clientes estão cada vez mais altas e os consumidores estão buscando marcas que ofereçam uma experiência perfeita. Ou seja, querem uma empresa cujo atendimento ao cliente abranja desde a conversa presencial na sede da empresa, até interações na linha do tempo do Facebook.
Um dos primeiros desafios para oferecer um excelente serviço ao cliente nas mídias sociais é determinar onde concentrar o tempo e os recursos. Afinal, é preciso atingir os clientes nas redes sociais que eles estão utilizando.
Por exemplo, para a maioria das empresas, o Facebook e o Twitter serão o foco principal para o atendimento social, mas, na contabilidade, redes corporativas, como o LinkedIn, também podem ser interessantes.
Provavelmente, você já trabalha com o atendimento multicanal em algum nível.
As empresas de contabilidade, por lidarem com muitos documentos, frequentemente migram entre o atendimento presencial, o telefônico e o via e-mail. Todavia isso não é mais suficiente para seu cliente. Novos canais importantes surgiram e ele deseja integração em seu máximo.
Então, no mínimo, você agora deve ofertar suporte por WhatsApp e por alguma mídia social, principalmente o Facebook. Em casos de empresas de contabilidade maiores, talvez seja até interessante o uso de um aplicativo próprio no qual a empresa ofereça FAQs, atendimento por bate-papo ao vivo ou por Chatbots.
Pensando nisso, vamos mostrar agora os canais mais importantes e seus desafios para empresas de contabilidade:
O telefone certamente é o meio mais antigo de comunicação com o cliente. Porém, infelizmente, muitos consumidores ainda não encontram um atendimento satisfatório nessa mídia.
Muitas empresas não expandem suas operações de atendimento à medida que o negócio cresce. Em vez disso, ficam estagnadas e os clientes começam a reclamar de telefones sempre ocupados ou chamadas que nunca são atendidas.
O e-mail é, provavelmente, o canal de atendimento ao cliente preferido nas empresas de contabilidade.
Além de contar com um bom suporte para envio e recebimento de documentos, o e-mail ainda permite um contato mais impessoal. Afinal, muitas pessoas simplesmente não gostam de fazer chamadas telefônicas.
Esse canal também é muito objetivo. Frequentemente, em chamadas telefônicas, as questões de seus clientes não são claramente respondidas. Ou pior: não é raro que o resultado da chamada telefônica seja inevitavelmente pedir para que eles te enviem um e-mail.
Apesar disso é importante ter em mente que, apesar de não esperarem uma resposta expressa, eles também não desejarão esperar muito por um retorno. Portanto, tenha um bom suporte de atendimento por e-mail, pois a demora para responder pode ser fatal para suas operações.
Muitas empresas de contabilidade, devido ao seu elevado grau de formalidade, ainda não utilizaram o poder das redes sociais para se comunicar com seus clientes. Muitas delas nem devem imaginar os efeitos positivos que esses canais podem gerar.
Quer um exemplo? Imagine que você escreva um post com os dizeres: "já se lembrou de enviar todos os documentos da sua declaração de renda?". Muitos clientes que ainda não fizeram a declaração ou que ainda têm documentos pendentes iriam se lembrar dessa tarefa.
Essa é uma forma de ativamente captar os clientes para o atendimento. Isso certamente aumentará a fidelidade do consumidor e, ainda, poupará sua equipe do trabalho extra de contatá-los para lembrar dos documentos.
O bate-papo ao vivo é outro meio muito interessante de atendimento ao cliente. A contabilidade é o ramo que lida diretamente com a burocracia estatal — e que gera muitas dúvidas aos leigos.
Por isso, os questionamentos sobre algum detalhe da declaração de renda ou do recolhimento do INSS de um funcionário sempre vão surgir.
O bate-papo ao vivo permite que um mesmo atendente fale com mais de um cliente e tire suas dúvidas rapidamente.
Os Chatbots são os famosos robôs de atendimento ao cliente. Atualmente, a maioria das empresas B2B trabalham com eles, pois há perguntas que se repetem e não precisam serem respondidas por um atendente.
Por exemplo, muitas pessoas procuram atendimento somente para perguntar o horário de funcionamento da sede do seu escritório. Se essa informação for facilmente disponível em um bate-papo, elas, com toda certeza, preferirão esse canal a qualquer outro.
No Brasil, praticamente todo mundo está conectado por esse aplicativo. Ele não é útil apenas para comunicações pessoais.
Se bem utilizado, o WhatsApp pode ser uma ferramenta incrível de atendimento ao cliente. Isso porque você pode tanto esperar o cliente te procurar quanto fazer uma comunicação ativa com ele.
Por exemplo, se ele tiver algum documento pendente para abrir uma empresa, em vez de esperar ele agir, você pode mandar uma mensagem por meio do aplicativo.
Por fim, temos o canal de comunicação mais antigo — o atendimento presencial, tête-à-tête com o cliente. Antes de qualquer tecnologia, essa era a única forma que era possível conversar com o cliente.
O atendimento presencial, por isso, é o mais desafiador. Afinal, é o único que você tem de lidar diretamente com as emoções dos seus clientes.
Por essa razão, deve ser realizado com o máximo de gentileza e disponibilidade possível. Uma comunicação inadequada nesse caso poderia representar o fim definitivo de uma relação com o cliente.
Perceba as razões para contar com os sistemas de gestão
Os sistemas de gestão foram projetados para serem extremamente precisos, atentando-se ao menor detalhe.
Uma vez que os dados são inseridos no sistema, todos os cálculos — incluindo adições e subtrações — são feitos automaticamente por software. Além disso, não é necessário mais integrar os dados manualmente.
Uma vez que os dados são modificados em uma ferramenta, o banco de dados é automaticamente modificado, mudando tudo que for preciso nas demais ferramentas dessa plataforma. Assim, é possível reduzir a taxa de erro humano.
Usar um software de contabilidade torna muito mais fácil para acessarem os dados contábeis fora do escritório de forma segura. Por isso, é importante sempre garantir uma solução online com armazenamento na nuvem.
Porque os cálculos são tão precisos, as demonstrações financeiras preparadas pelos computadores são altamente confiáveis. Afinal, reduz-se o risco de omissão daquela vírgula em um numeral ou de digitação incorreta.
Quando sua empresa cresce, as informações não só aumentam, mas também se tornam mais complexas. Com a contabilidade computadorizada, tudo é mantido em fácil acesso porque a filtragem de dados usando um software é mais simples do que revirar um monte de papéis.
Os dados mais recentes podem ser salvos e armazenados em locais remotos — na nuvem —, de modo que ficam seguros de desastres naturais, como terremotos, incêndios, inundações, incêndios criminosos, ataques terroristas e sequestro de dados. Em caso de desastres, o sistema pode ser restaurado rapidamente em outros computadores.
Uma vez que o uso da contabilidade digital é mais eficiente do que a contabilidade baseada em papel, qualquer trabalho feito no computador será mais rápido. Isso tem um impacto direto na eficiência de seus funcionários.
Ver as documentações em um computador permite que você tire vantagem da opção de visualizar seus dados em formatos diferentes. Você pode visualizar dados em tabelas ou usar diferentes tipos de gráficos.
Explore as vantagens do cloud computing e do backup de dados em contabilidade
Os contadores sempre tiveram que ser versáteis e tolerantes com outras formas de fazer negócios. Só dessa forma eles conseguem exercer seu ofício. Eles precisam entender os muitos sistemas e processos de negócios de seus clientes. As soluções de TI para contadores devem ser mais tolerantes e versáteis do que se imagina.
Uma boa prática de contabilidade precisa gerenciar seus próprios sistemas e desenvolvimento de TI internos e, ao mesmo tempo, ser capaz de lidar com tecnologia para seus clientes que, provavelmente, já operam em uma variedade de configurações e sistemas de TI.
A maioria dos proprietários e gerentes das empresas concordam que a nuvem mudou a ideia de atualização. Além disso, alterou a forma como são conduzidas as tarefas de um negócio.
Com a computação em nuvem, as empresas podem ter a qualquer hora informações financeiras acessíveis e gerenciadas pelo contador.
Essa flexibilidade diz respeito ao armazenamento em nuvem. Pois quando se usa a nuvem para armazenar dados, é possível acessá-los de qualquer lugar e a qualquer hora.
Muda a forma como as tarifas da sua empresa calculam a proporção de aplicativos de desktop para aplicativos em nuvem. Mais e mais empresas estão movendo tudo para a nuvem para melhor acessibilidade, segurança e colaboração.
De um modo geral, contadores e controladores financeiros gostam da ideia da nuvem. Dessa forma economiza dinheiro, e esse é um objetivo que todos almejamos.
Os benefícios são significativos e podem incluir uma redução nos desembolsos de capital para servidores e espaço físico, diminuição em contas de energia, reduções em sistemas de backup, menos suporte de TI exigido no solo e atualizações automáticas de software para a manutenção fácil de compatibilidade.
Descubra o que é o intermediador de pagamentos
Atualmente, são alarmantes as notícias de sequestro e vazamento de informações vitais de diversos negócios. Isso tem deixado muitas empresas com dúvidas se devem ou não avançar na implementação de soluções tecnológicas.
As empresas contábeis devem se preocupar ainda mais. Atualmente, a contratação de serviços de contabilidade estão migrando para a nuvem. Assim, muitas pessoas físicas e jurídicas preferem resolver questões fiscais em um ambiente totalmente online a procurar um contador presencialmente.
Desse modo, é imperativo contar com a ajuda da tecnologia para oferecer serviços mais seguros para os clientes. Com esse cenário preocupante, vem o questionamento: o que fazer para garantir mais segurança em seu negócio de internet?
Uma solução muito viável é contratar um intermediador de pagamentos. Além de garantir segurança para você, existem benefícios para seus clientes também:
Maior facilidade para o consumidor
Uma pergunta frequente que os contadores se fazem é: "se eu migrar meus serviços para a web, como receberei dos meus clientes de forma segura para mim e para eles?". Afinal, implementar sistemas de pagamentos seguros custa muito caro e, mesmo assim, muitos clientes não se convencem.
Por isso, surgiram os intermediadores de pagamento. Elas são empresas neutras especializadas em mediar o pagamento entre um contratante e um contratado. Dessa maneira, permitem transações seguras protegidas por senhas e pela criptografia avançada dos dados de pagamento.
Além disso, os intermediadores possibilitam uma maior diversidade nas formas de pagamento ao gerar boletos e permitir transações com cartões de crédito — tanto parceladas quanto à vista.
Como são especializados no assunto, eles garantem a agilidade no pagamento e a responsividade dos sistemas. Assim, mesmo estando em um smartphone, seu cliente consegue uma navegação suave.
Há uma grande variedade de aplicações eficientes no mercado para as empresas de contabilidade. E elas podem realmente automatizar alguns de seus processos manuais e torná-los mais eficiente e lucrativo.
À medida que você projeta seu ecossistema, pense nas soluções que precisa e como elas podem se integrar entre si para compartilhar dados. Mesmo uma solução permanente precisa ser revisada. Acompanhe as novas tecnologias e integrações. Nosso mundo está mudando continuamente e é fundamental ser flexível e disposto a se adaptar.
Finalmente, é importante lembrar que sua concorrência está sempre buscando melhorar suas ofertas. Modernizar e melhorar seus processos aproveitando o uso de sistemas é importante para as empresas de contabilidade. Assim, oferece uma maneira de economizar dinheiro, ser mais eficiente e aumentar a satisfação do cliente.
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