Início eSocial eSocial: Manual para o RH
Conheça os eventos, grupos e prazos de uma das mais importantes obrigações do RH
Atualizado em 24 de Jun 2022
O eSocial (Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas) é uma das diversas obrigações que a área de Recursos Humanos precisa cumprir. Trata-se de um programa do governo federal, instituído pelo Decreto nº 8.373, de 11 de dezembro de 2014.
Em vigor desde 2018, o eSocial coleta informações trabalhistas, previdenciárias e tributárias, armazenando-as em um Ambiente Nacional Virtual. O objetivo é possibilitar que os órgãos participantes do projeto, na medida da pertinência temática de cada um, possam utilizar essas informações, além de apurar tributos e a contribuição para o FGTS.
Por ser tão abrangente, essa obrigação impacta em diversos processos da empresa e, principalmente, do RH, que precisa se manter sempre atualizado para não cometer equívocos e acabar sofrendo penalizações. Por isso, nós, da Metadados — empresa especializada em Sistema de Recursos Humanos — produzimos este conteúdo completo sobre o assunto. Aqui, você vai aprender mais sobre:
Obrigações acessórias que o eSocial substitui
Eventos iniciais, de tabela, periódicos e não periódicos
Grupos e fases do eSocial
O eSocial é um projeto do governo federal que, gradativamente, unifica o envio de informações pelo empregador em relação aos seus empregados. Este, então, integra o Sistema Público de Escrituração Digital – SPED (decreto nº 6.022/2007).
Trata-se, portanto, da geração digital da folha de pagamento e demais informações fiscais, previdenciárias, trabalhistas e de apuração de tributos e do FGTS, com a padronização das rubricas da folha de pagamento, de layout e de registro de empregados. Dessa forma, progressivamente, as obrigações acessórias são substituídas. Isso significa que o eSocial estabelece a forma com são prestadas essas informações (trabalhistas, previdenciárias, tributárias e fiscais) relativas à contratação e utilização de mão de obra onerosa, com ou sem vínculo empregatício, e de produção rural.
Dessa forma, não se trata de uma nova obrigação tributária acessória, mas uma nova forma de cumprir obrigações trabalhistas, previdenciárias e tributárias já existentes. Com isso, ele não altera as legislações específicas de cada área, mas apenas cria uma forma única e mais simplificada de atendê-las. Ou seja, a prestação das informações pelo eSocial substitui o procedimento do envio das mesmas informações por meio de diversas declarações, formulários, termos e documentos relativos às relações de trabalho, digitalizando esse processo.
Assim, através do cruzamento de dados, o eSocial substitui as seguintes obrigações acessórias, até então enviadas separadamente:
Obrigações acessórias do eSocial
Livro de Registro de Empregado (LRE) - já substituído;
CTPS – Carteira de Trabalho e Previdência Social - já substituído;
GPS - já substituído parcialmente;
RAIS - já substituído parcialmente;
CAGED - já substituído;
Quadro horário de trabalho - já substituído;
Comunicação do Acidente de Trabalho (CAT) - substituído para grupos 1, 2 e 3;
Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP) - substituído em janeiro de 2023;
Neste sentido, também há os princípios do eSocial. Conheça abaixo:
Conferir tratamento diferenciado às ME/EPP.
Os órgãos responsáveis formam o chamado Comitê Gestor do eSocial, composto pela Secretaria da Receita Federal do Brasil, Caixa Econômica Federal, Instituto Nacional do Seguro Social (INSS) e Ministério do Trabalho. A fim de simplificar um projeto tão complexo, o Comitê Gestor classificou os eventos a serem enviados como de Tabelas, Periódicos e Não Periódicos. Todos eles são formados por grupos de eventos conhecidos como os "Ss", que possuem prazos de envios diferentes. Confira quais são eles a seguir.
Eventos de Tabelas, Eventos Periódicos e Eventos Não Periódicos
Os eventos iniciais são aqueles que identificam o empregador/contribuinte, contendo dados básicos de sua classificação fiscal, estrutura administrativa e respectivo cadastramento inicial dos vínculos (empregados ativos e afastados).
Faz parte desta classificação o evento S-1000 - Informações do Empregador/Contribuinte/Órgão Público, onde são fornecidas pelo empregador/contribuinte as informações cadastrais, alíquotas e demais dados necessários ao preenchimento e validação dos demais eventos do eSocial, inclusive para apuração das contribuições. Este é o primeiro evento que deve ser transmitido pelo empregador/contribuinte.
São os eventos que montam as tabelas do empregador, responsáveis por informações necessárias para validar os eventos não periódicos e periódicos. Estes são fundamentais para a recepção dos eventos do eSocial e cálculos corretos das bases de cálculo e dos valores devidos, devendo ser observados os respectivos tempos de vigência.
Os eventos não periódicos são as informações resultantes da relação jurídica entre o trabalhador e o empregador durante todo o período laboral. São compostos por:
S-2190 - Admissão de Trabalhador - Registro Preliminar;
S-2200 – Admissão/Ingresso de Trabalhador;
S-2210 - Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT);
S-2231 - Cessão/Exercício em outro Órgão;
S-2306 – Trabalhador sem vínculo de emprego/estatutário - alteração contratual;
S-2400 - Cadastro de Benefícios Previdenciários;
S-2405 - Alteração de Dados Cadastrais do Beneficiário - Entes Públicos;
S-2410 - Cadastro de Benefícios Ente Público;
S-2416 - Alteração do Cadastro de Benefícios – Entes Públicos
S-2418 - Reativação de Benefícios;
S-2420 - Cadastro de Benefícios - Entes Públicos - Término;
S-8299 - Baixa Judicial do Vínculo*
Os eventos periódicos são os necessários para compor a folha de pagamento digital, suas contribuições e outras informações previdenciárias ou fiscais. São compostos por:
S-1200 – Remuneração do trabalhador vinculado ao Regime Geral de Previdência Social;
S-1202 – Remuneração de servidor vinculado ao Regime Próprio de Previdência Social;
S-1207 – Benefícios previdenciários RPPS;
S-1280 - Informações Complementares aos Eventos Periódicos;
S-1298 - Reabertura dos Eventos Periódicos;
Além dessa divisão por tipos eventos, para que o projeto pudesse ter um melhor desempenho, o Comitê Gestor estruturou o eSocial por grupos e em fases. Assim, aos poucos, as empresas passaam a enviar suas obrigações – não sobrecarregando a rede do receptor e organizando o envio por parte das empresas. Atualmente, o eSocial conta com quatro grupos:
Grupo 3: Empregadores optantes pelo Simples Nacional, Empregadores Pessoa Física (exceto doméstico), Produtor Rural PF e entidades sem fins lucrativos;
Após a divisão por grupos, foi necessário segmentar por fases, o que determinou o que enviar e em que período. Confira:
Fase 1: Eventos de Tabela;
Fase 2: Eventos não periódicos;
Fase 3: Eventos Periódicos;
Fase 4: Eventos de SST;
Para cada fase, como vimos, há um prazo diferente que os Grupos devem cumprir. O cronograma de implantação do eSocial é o resultado do cruzamenteo dos grupos e das fases, conforme o esquema abaixo:
DCTFWeb: agosto/2018
Fase 4: outubro/2021
FGTS Digital: A definir
Fase 2: outubro/2018
Fase 3: janeiro/2019
DCTFWeb: abril/2019 e outubro/2021
Fase 4: janeiro/2022
Fase 2: abril/2019
Fase 3: maio/2021 (empresas do Simples), julho/2021 (empregador Pessoa Física) e outubro/2021 (segurados especiais)
DCTFWeb: outubro/2021
Fase 1: julho/2021
Fase 2: novembro/2021
Fase 3: agosto/2022
DCTFWeb: a confirmar
Fase 4: janeiro/2023
Acesse aqui o cronograma do eSocial e tenha, de forma visual, a relação de fases, grupos e prazos já estabelecidos.
Ao longo dos anos, o programa passou por diversas mudanças até resultar no eSocial Simplificado. Neste processo de simplificação, foram excluídos do projeto alguns eventos e campos, causando uma diminuição do volume de informações até então prestadas pelos declarantes.
Para entender todas as mudanças do eSocial Simplificado acesse o eBook gratuito.
O eSocial surgiu em 2007, por meio do Decreto 6.022 de 22 de janeiro de 2007 que criou o Sistema Público de Escrituração Digital — SPED, com o intuito de informatizar a relação entre Fisco e seus contribuintes.
Dois anos depois, ou seja, em 2009, é criado um projeto piloto para estender o SPED à área trabalhista. Já em 2012, o SPED, também conhecido na época como SPED Fiscal ou EFD-Social, passa a se chamar apenas eSocial.
O ano de 2013 foi de grande movimentação em torno do eSocial. Em junho do mesmo ano, o Ato Declaratório Executivo número 05 aprova e divulga a versão inicial, isto é, o layout do eSocial. Em julho, é lançado, oficialmente, o Manual de Orientação do eSocial (MOS), na versão 1.0. No mês de novembro de 2013, é disponibilizado um aplicativo para qualificação do cadastro dos trabalhadores existentes nas empresas, prorrogado para 06/2014. E, em dezembro, ocorre a divulgação do layout Minuta do Manual de Orientação do eSocial, versão 1.1.
No ano seguinte, 2014, dois fatos marcam o eSocial. O primeiro deles é a prorrogação para janeiro de 2015 e, logo em seguida, uma nova prorrogação para maio de 2015, sob o Decreto 8.373 de 11 de dezembro de 2014 que institui o eSocial, publicando o Manual de Orientação versão 1.2.
Em 2015, o eSocial também não entra em vigor, conforme previsto. Em maio do mesmo ano, ocorre a prorrogação para janeiro de 2017 e a divulgação do Manual de Orientação do eSocial versões 2.0 e 2.1. Contudo, em outubro, a obrigatoriedade de utilização do Módulo Empregador Doméstico do eSocial passa a valer.
Em 2016, há uma nova prorrogação do eSocial. Desta vez, para janeiro de 2018. Em outubro de 2016, é divulgada a Resolução do Comitê Diretivo do eSocial nº 02/2016, publicada no Diário Oficial da União em 31/08/2016, que informa a implantação do sistema em duas etapas: a partir de 1º de janeiro de 2018 para empresas com faturamento superior a R$ 78 milhões em 2016 e, a partir de julho de 2018, estendida aos demais empregadores e contribuintes independentemente do valor de faturamento anual.
Após 10 anos do início do projeto, isto é, em 2017, é divulgado o Manual de Orientação do eSocial nas versões 2.2.01, 2.2.02, 2.3 e 2,4, além de ser criado o EFD-Reinf e 2.4.01 – confirmação do faseamento. Em julho do mesmo ano, é disponibilizado o ambiente de testes para desenvolvedores e, em agosto, ocorre a disponibilização do ambiente de testes para contribuintes.
Depois de tantas alterações, o eSocial entrou em vigor, oficialmente, em janeiro de 2018, conforme divulgado em 2016: janeiro para empresas com faturamento superior a R$ 78 milhões/2016 e julho para as empresas com faturamento inferior a R$ 78 milhões/2016.
Já em 2019, iniciam as substituições das obrigações acessórias pelo eSocial e surgem os primeiros rumores da simplificação, bem como o adiamento da fase se Saúde e Segurança do Trabalho.
Em 2020, em meio à pandemia do coronavírus, o Comitê Gestor do eSocial prorroga novas fases e confirma a simplificação do eSocial, marcando o início de um novo marco para o projeto.
E, em 2021, há a confirmação dos prazos para a entrega da DCTFWeb para os grupos 3, 4, 5 e 6.
A qualificação cadastral do eSocial, realizada por meio do aplicativo Consulta Qualificação Cadastral (CQC), permite ao usuário verificar se o Cadastro de Pessoa Física-CPF e o Número de Identificação Social-NIS (NIT/PIS/PASEP) estão aptos para serem utilizados no eSocial, a fim de não comprometer o cadastramento inicial ou admissões de trabalhadores no eSocial. Ou seja, a qualificação cadastral do eSocial nada mais é do que o processo de regularização do cadastro dos trabalhadores no banco de dados da empresa.
Isso porque uma das premissas para o envio de informações e recolhimento das obrigações por meio do eSocial é a consistência dos dados cadastrais enviados pelo declarante relativos aos trabalhadores a seu serviço. Esses dados são validados na base do CPF (nome, data de nascimento e CPF) e qualquer divergência impossibilita o envio dos eventos S-2190, S-2200, S-2205, S-2300, S-2400 ou S-2405.
Existem dois tipos de qualificação: a consulta online que permite a pesquisa diretamente na tela de até 10 trabalhadores por vez. E a consulta em lote, que é feita por meio de envio de arquivo padronizado, conforme layout do sistema e é indicado no caso de consulta de grande quantidade de trabalhadores. Para isso, é obrigatório o acesso por meio de Certificado Digital.
O certificado digital é uma espécie de identidade eletrônica da empresa, funcionando como uma carteira de identificação virtual que permite assinar documentos a distância com o mesmo valor jurídico da assinatura feita de próprio punho no papel, mas sem precisar reconhecer firma em cartório.
Certificados digitais de tipo A1 ficam armazenados no próprio computador a partir do qual ele se utilizado.
Certificados digitais do tipo A3 são armazenados em dispositivo portátil inviolável do tipo smart card ou token, que possuem um chip com capacidade de realizar a assinatura digital.
a) Transmissão: antes de ser iniciada a transmissão de solicitações ao sistema eSocial, o certificado digital do solicitante é utilizado para garantir a segurança do tráfego das informações na internet. Para que um certificado seja aceito na função de transmissor de solicitações este deve ser do tipo e-CPF (e-PF) ou e-CNPJ (e-PJ).
b) Assinatura de documentos: para os declarantes pessoas jurídicas, os eventos podem ser gerados por qualquer estabelecimento do declarante ou seu procurador, mas o certificado digital assinante destes deve pertencer à matriz, ao representante legal desta ou ao procurador substabelecido, outorgado por meio de procuração eletrônica ou não-eletrônica.
Para ter a procuração eletrônica, então, é preciso seguir o Quadro de Regras de Validação para assinatura de documentos segundo o tipo de inscrição. Depois, realizar o procedimento no E-CAC para definição dos perfis da procuração e seguir os seguintes passos: fazer login; clicar no link Procuração Eletrônica – Cadastra Procuração; informar CPF/CNPJ em Dados do Procurador; Selecionar as procurações desejadas do eSocial e clicar em Cadastrar Procuração; Clicar em assinar documento; para cancelar, selecionar a opção 'cancelar procuração'.
O Portal eSocial é o local onde se encontram todas as informações pertinentes ao projeto. Para ter acesso às informações, os declarantes (lista a seguir) não obrigados a utilizar o certificado digital, precisarão gerar um código de acesso:
Mesmo para os mencionados, a utilização do código de acesso é exclusiva para os módulos web. Para WS-Webservice, é obrigatória a utilização de certificado digital. Sendo assim, mesmo que uma ME possua apenas um empregado e vá prestar suas informações por WSWebservice, ela tem de utilizar certificado digital.
A obtenção do Código de Acesso para pessoa física exige o registro do número do CPF, data de nascimento e o número dos recibos de entrega da DIRPF dos dois últimos exercícios. Não possuindo as DIRPF, em seu lugar, deve ser registrado o número do Título de Eleitor.
Para pessoa jurídica, são exigidas essas mesmas informações, sendo que relativas ao CPF do seu responsável perante a RFB. Caso o empregador pessoa física ou o responsável pela pessoa jurídica não possua as DIRPF e tampouco o título de eleitor, o acesso ao Portal do eSocial só pode ser feito mediante utilização de Certificação Digital. Não é possível o envio de informações por procurador utilizando código de acesso.
Para se cadastrar ou fazer login no eSocial, o usuário precisa ter em mãos os documentos relativos à identificação da empresa, qualificação fiscal, qualificações administrativas referente à atividade e ao ambiente do trabalho. Além disso, é preciso ter informações dos documentos que identifiquem a pessoa e a atividade, como por exemplo, CNPJ, CPF, NIS, PIS/PASEP, Declaração de Imposto de Renda, Contrato Social, etc.
O próximo passo é realizar o cadastro no sistema eSocial e providenciar o certificado Digital, como explicamos acima. Como os documentos relativos à identificação da empresa e da atividade, é só preencher os dados requeridos pelo sistema eSocial.
Como o eSocial já disponibiliza os modelos das tabelas a serem preenchidas de acordo com o tipo de empregador e atividade realizada, basta analisar os códigos constantes nas tabelas e confrontar com as características da pessoa empregadora e da pessoa que prestou o serviço.
O Manual de Orientação do eSocial (MOS) é uma ferramenta que orienta os envolvidos acerca das atualizações que ocorrem no projeto, seguindo as versões de layout atuais. Nele, o usuário encontra informações gerais e técnicas, bem como a orientação específica por evento, anexos pertinentes ao projeto e um glossário.
Os arquivos complementares anexos ao MOS, bem como o próprio Manual, estão disponíveis no portal de informações do eSocial.
Diante de tantas alterações, existem algumas dúvidas comuns entre os profissionais de RH que precisam enviar as informações ao eSocial. Para ajudar você a encontrar respostas para as perguntas, elencamos mais frequentes e respondemos uma a uma. Confira!
Como tirar o eSocial?
Tirar o eSocial refere-se ao processo de cadastro no sistema. Para isso, confira no item "eSocial login" o passo a passo que já descrevemos. Seguindo-o, ficará muito mais fácil realizar este processo.
Para acessar o eSocial, basta clicar neste link: eSocial Login.
O eSocial funciona de forma 100% digital, com o objetivo de unificar todas as informações referentes às obrigações trabalhistas e fiscais, entre empresas e seus respectivos colaboradores.
Assim, dados como folha de pagamento, obrigações trabalhistas, previdenciárias e fiscais devem estar reunidas em uma única plataforma, vinculando todas as informações aos órgãos fiscalizadores como Ministério do Trabalho, INSS, Justiça do Trabalho, entre outros.
Dessa forma, o eSocial pode ser considerado como um sistema de folha de pagamento digital em que os dados serão reunidos e disponibilizados para conferência do governo, inclusive com cruzamento de dados.
A melhor maneira de consultar o eSocial é contar um sistema gerenciador, que valida campos e transmite todas as informações. Se seu RH não tiver um sistema disponível, terá que acessar o Portal eSocial com os dados e conferir as informações, manualmente. Conheça o Sistema gerenciador do eSocial da Metadados aqui.
Como enviar a RAIS pelo eSocial?
Quando a empresa transmite os eventos para o eSocial, automaticamente, está alimentando a base de dados da RAIS. Por isso, envie os eventos com cuidado e responsabilidade.
Os dados dos funcionários são gerados através dos eventos S-2200, S-2205 e S-2206. Já os dados da ficha financeira são gerados pelos eventos S-1200 e S-2299. Temos mais dados que são tabelas da empresa que impactam que são os eventos S-1000, S-1005, S-1010, S-1020 e, claro, não esqueça de validar os eventos que retornam do eSocial que dizem respeito à base do FGTS e FGTS a recolher que são os eventos S-5003 e S-5013.
Como fazer o 13º salário no eSocial?
O eSocial possui dois tipos de eventos periódicos de folha de pagamento: mensal (AAAA-MM) e de 13º salário (período de apuração anual – AAAA). Ambos são informados por meio do evento S-1200 respectivo no mês de dezembro.
A apuração da CP e do IRRF incidentes sobre o 13º salário é feita apenas na folha de 13º (anual). Nesse caso, o empregador deve gerar a folha do 13º levando em consideração o adiantamento efetuado até o mês de novembro, conforme orientações contidas neste Manual (ver item 19 das "Informações adicionais" do evento S-1200), e transmitir à DCTFWeb para geração da guia de recolhimento da contribuição previdenciária.
Lembre-se de que no mês de dezembro são geradas duas folhas pelo eSocial: dezembro e 13º salário, ambas recepcionadas pela DCTFWeb, sendo que o contribuinte deve transmiti-las de forma independente. Já o FGTS tem tratamento diferente.
Apesar de não existir uma competência "13" para o recolhimento do FGTS, as informações constantes na folha de 13º salário do eSocial são incluídas na guia da competência "dezembro", juntamente com os valores da remuneração do próprio mês. Mas ressalte-se que isso só irá ocorrer após a substituição da GFIP pelo FGTS Digital.
Até lá, a geração da guia de recolhimento do FGTS continua a ser gerada com base nas informações da GFIP. É de se destacar que o FGTS, ao contrário da CP e do IRRF, incide sobre a parcela do adiantamento do 13º salário no mês em que for paga. Por exemplo, um adiantamento feito em novembro tem incidência de FGTS, mas não de CP ou IRRF. Assim, o FGTS incidente sobre a folha do 13º salário é calculado apenas sobre a diferença entre o valor da gratificação natalina e a primeira parcela (no exemplo, o adiantamento feito em novembro).
Caso haja ajustes de 13º salário decorrentes do recebimento de remuneração variável (comissões sobre vendas, por exemplo), o complemento deve ser pago até o dia 10 de janeiro e 27 informado na folha mensal da respectiva competência (dezembro ou janeiro), em rubrica específica (natureza de rubrica 5005 –13º salário complementar) previamente cadastrada no evento S-1010 com as incidências de 13º para codIncCP, codIncFGTS e codIncIRRF.
Em caso de adiantamento integral do 13º salário antes do mês de dezembro: os declarantes que, por liberalidade ou por força de convenção ou acordo coletivo, realizam o pagamento do 13º salário de forma integral, antes do mês de dezembro devem observar as seguintes orientações:
a) De acordo com a legislação vigente, o valor do 13º salário deve ser calculado com base no salário devido em dezembro e ser pago em duas parcelas: a primeira entre os meses de fevereiro a novembro e a segunda em dezembro, até o dia 20.
b) O desconto da contribuição previdenciária deve ocorrer no pagamento da segunda parcela do 13º salário e o seu recolhimento deve ser feito na competência anual, cujo vencimento é o dia 20 de dezembro.
O declarante que antecipar o pagamento integral do 13º salário até o mês de novembro deve pagar o correspondente ao líquido devido, ou seja, valor obtido após a dedução da contribuição previdenciária e, quando for o caso, da retenção do imposto de renda.
Dessa forma, na folha do 13º salário, em dezembro, ao descontar o valor adiantado em mês anterior, o valor líquido restaria zerado. Mas ressalte-se que esse pagamento anterior a dezembro deve ocorrer na rubrica correspondente a adiantamento. No eSocial, o declarante deve informar o adiantamento (correspondente ao valor líquido) no evento S-1200 referente à remuneração da competência em que esse adiantamento foi incluído e, em dezembro, deve enviar o evento S-1200 referente à competência anual com o valor do 13º salário devido e o valor dos descontos do adiantamento, de contribuição previdenciária e de retenção de imposto de renda.
Saliente-se que, na competência em que o valor do adiantamento for declarado, há a incidência do FGTS (nesse caso calculado sobre o valor do adiantamento) e na folha anual há a incidência da 28 contribuição previdenciária e do imposto de renda, calculados sobre o valor total e, ainda, a do FGTS, calculado sobre a diferença entre o valor total e o do adiantamento.
Para lançar férias no eSocial, o empregador usa o evento S-2230, que deve ser enviado até o dia 07 do mês subsequente a sua geração. Por exemplo: Período de férias: 05/12/2020 até 03/01/2021. Para o eSocial, esse afastamento de férias deverá ser enviado até o dia 07/01/2020, pois a geração das férias foi no mês 12/2019. E, quando o dia 07 do mês seguinte for em um sábado, domingo ou feriado, o evento deverá ser enviado no dia anterior.
Como ter segurança nos envios do eSocial
É consenso entre os profissionais de Recursos Humanos e Departamento Pessoal: lidar com o eSocial não fácil! Mesmo com a simplificação do programa, o volume de informações e exigências de prazos torna essa uma das áreas mais sensíveis em qualquer empresa.
Porém, com um sistema de RH eficiente é possível contar com a segurança da automatização de processos operacionais, como cálculo e fechamento da folha de pagamento, gestão da saúde ocupacional, da segurança do trabalhador e de benefícios. Dessa forma, todos os envios são enviados à plataforma do governo de forma consolidada e automática, minimizando erros.
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