Lean Six Sigma: a ferramenta ideal para fortalecer seu negócio - FM2S
Como o Six Sigma pode ajudar no sucesso do negócio?
Há quanto tempo você está tentando encontrar uma maneira de melhorar os processos que você usa para operar sua empresa ou organização?
Há quanto tempo você está tentando eliminar o trabalho sem valor agregado, o que desperdiça tempo e produtividade?
Quantas vezes você "corrigiu" um problema ou processo apenas para voltar atrás e precisar "consertá-lo" novamente?
Com que frequência seus funcionários terminam o dia de trabalho sabendo que passaram muito tempo corrigindo erros ou refazendo o trabalho?
Às vezes, é difícil dar um passo atrás e resolver sistematicamente um problema ou compreender a causa raiz de um processo ineficiente, mas muitas vezes isso é exatamente o que é necessário para alcançar uma melhoria consistente dos processos.
Como tornar o Lean Seis Sigma mais fácil?
A resposta para nós – e provavelmente para você também – é uma metodologia que usa um esforço da equipe colaborativa para remover sistematicamente os desperdícios e defeitos, chamado Lean Seis Sigma. Esta metodologia pode oferecer melhorias significativas e simultaneamente mudar a cultura para se tornar mais analítica. É uma abordagem para a resolução de problemas que é consistente e orientada por dados.
Quando aplicado corretamente, pode ajudá-lo a fazer qualquer coisa, economizando tempo no trabalho manual para eliminar inventário desnecessário, melhorando a qualidade da vida profissional dos seus funcionários e criando uma vantagem competitiva no mercado. Um dos principais objetivos do Lean Seis Sigma é reduzir a variação do processo, o que leva a um melhor atendimento ao cliente. Consistentemente, atender ou exceder as expectativas dos seus clientes é a maneira mais segura de manter seu cliente. Nos últimos dois anos, desde a implementação do Lean 6σ, a retenção de nossos clientes melhorou dramaticamente.
Como conhecemos o Lean Six Sigma?
Antes de conhecer a metodologia, costumávamos confiar em informações anedóticas e tentativas e erros para fazer mudanças. Acreditamos que a tentativa e erro significa principalmente "erro". Muitas vezes, usavámos informações com base em um sentimento ou observações que fizemos ao longo do tempo. Isso teve o efeito de colocar muito peso em sintomas periféricos … muitas vezes resolvemos o problema errado.
No entanto, o Lean Seis Sigma requer que você esmiúce sistematicamente um problema em suas partes componentes, começando com um exercício para mapear e documentar os processos críticos que operam sua empresa. Atividades como escrever uma "declaração de problema" completa e adequada começam a focar o grupo na coleta de dados e no desenvolvimento de uma compreensão da causa "raiz" do problema, em vez dos seus sintomas. Existe uma expressão "analisar lentamente e agir rapidamente"; o Lean Seis Sigma é assim.
Lean Seis Sigma foi implementado pela primeira vez na GE no início da década de 1990, devido à sua maneira sistemática de eliminar o desperdício e melhorar o desempenho geral. Baseia-se na combinação de filosofia de fabricação enxuta. Também é a aplicação de princípios desenvolvidos pelos pioneiros de qualidade e melhoria contínua: W. Edwards Deming, Joseph Juran, Philip Crosby e Kaoru Ishikawa. Na prática, o Lean Seis Sigma está focado na otimização de processos, redução de variação, redução de tempo de ciclo e remoção de trabalho sem valor agregado. Em última análise, você pode olhar qualquer processo considerando dois elementos críticos:
Eficácia: quão bem atendemos ou excedemos as expectativas dos nossos clientes?
Eficiência: como usamos nossos recursos para fazer isso?
Isso significa muitas coisas no negócio. Quando se começa a implementar o Lean Seis Sigma, deve-se fazê-lo em ondas, apresentando a metodologia lentamente para grupos e equipes em todas as áreas da empresa. Utiliza-se geralmente, uma empresa de consultoria especializada, como a FM2S.
Inicialmente, passa-se pelo componente estratégico da Lean Seis Sigma, que defende o gerenciamento de processos. O primeiro passo foi desenvolver um mapa de processo de alto nível da empresa. Mapeia-se os processos principais e subprocessos.
Uma das primeiras realizações de abertura de olho foi que muitas das atividades no nível do subprocesso são basicamente "retrabalho". Alguns avanços importantes ficam aparentes desde o início. Por exemplo, consegue-se liberar muito em gastos desperdiçados, trabalhando com fornecedores em melhores prazos, que levam a um relatório abrangente de relatórios de fornecedores.
Depois, trabalha-se ao lado dos fornecedores para melhorar a entrega no prazo, reduzindo o número de pedidos atrasados ​e melhorando a taxa de preenchimento de pedidos. Por meio de outro exercício, é possível reduzir o tempo necessário para recrutar um novo representante de vendas pela metade e, em outro, é possível reduzir o tempo necessário para obter uma cotação de entrega para um cliente para um produto que atualmente não está no Catálogo.
Como o Lean Seis Sigma avança na sua implementação na empresa?
Conforme o Lean Seis Sigma se torna mais abrangente, além das equipes de projeto inicial, grupos de pessoas da TI, que por exemplo trabalhavam com a sala de correspondência, começa a identificar um enorme desperdício de papel na hora de imprimir a nota fiscal para envio ao cliente.
Pequenos ajustes sobre como economizar páginas, vão gerar muito dinheiro por ano em custos de papel e correspondência. Seguindo o sucesso da primeira onda, inicia-se uma tendência interessante. Empregados em toda a empresa estavam começam a querer participar das próximas seções do treinamento Lean Seis Sigma.
Um dos benefícios secundários do treinamento e do trabalho de processo multifuncional permite que funcionários interajam uns com os outros de uma maneira que nunca puderam antes, e os resultados os capacitam para melhorar seus processos de trabalho. A empresa deve se certificar de incluir funcionários de todas as áreas da empresa, incluindo vendas no campo e os centros de distribuição, com a esperança de que eles também implementarão sua nova educação em cada departamento, compartilhando seus treinamentos uns com os outros. Deve-se criar um entendimento multifuncional e holístico em todos os colegas de equipe, uma vez que um contador e um representante de vendas provavelmente têm ideias diferentes sobre resolução de problemas.
Qual o resultado de um projeto Lean Seis Sigma?
O resultado esperado é notável, pois reduzir-se-á o desperdício em todas as frentes do negócio. No momento de encerramento da segunda onda de implementação, a empresa já começará a pensar no próximo passo. O objetivo é desenvolver uma cultura baseada na excelência operacional, melhoria sistemática dos processos e uma força de trabalho envolvida e comprometida.
Ao final do ano, a maioria dos funcionários estarão treinados na metodologia. A metodologia Lean Seis Sigma combinada com uma força de trabalho capacitada está levando a um melhor atendimento do cliente. Em seu núcleo, Lean Seis Sigma é um compromisso com o gerenciamento contínuo de processos, a melhoria sistemática de processos e a mudança de cultura. Ele precisa começar no topo da empresa. Líderes seniores devem liderar pelo exemplo. Os benefícios a curto e longo prazos garantem o tempo e a energia necessários para adotar essa metodologia.