No que consiste a fatura eletrónica?
A fatura eletrónica é uma fatura muito semelhante a uma fatura tradicional que é emitida até aos dias de hoje, contudo, é transmitida em formato eletrónico.
Para que uma fatura enviada em formato digital (PDF) seja aceite como fatura eletrónica, o conteúdo do documento deve ser autenticado através de um selo eletrónico qualificado, no caso de empresas ou uma assinatura eletrónica, no caso de pessoas singulares.
Qual a diferença entre Assinatura Qualificada e o Selo Qualificado?
Quais são os documentos fiscalmente relevantes?
A lei refere-se às faturas e aos documentos fiscalmente relevantes tais como faturas, recibos, guias de transporte enviados por e-mail ou via eletrónica.
O que tenho de fazer para que as faturas da minha empresa contenham este tipo de assinatura digital?
É necessário que valide, com o seu fornecedor do software de faturação, se o mesmo tem integração com algum dos PQSC nacionais ou com o SAFE - Serviço de Assinatura de Faturas Eletrónicas, de forma a poder assinar as faturas. Se a resposta for positiva, é inserida nas suas faturas uma assinatura digital que permitirá o reconhecimento automático e legal da assinatura. Após esta integração será possível enviar faturas eletronicamente.
A sua empresa encontra-se abrangida?
Empresas que optem por enviar as suas faturas em PDF por e-mail em substituição do uso do papel;
Empresas que emitam faturas eletrónicas que não transacionem os documentos em cenários sob o acordo tipo EDI Europeu;
Empresas privadas e públicas que faturem a entidades da Administração Pública.
Mas afinal o que é uma Fatura Eletrónica EDI?
A Diretiva 2014/55/EU define fatura eletrónica como sendo "uma fatura que foi emitida, transmitida e recebida em formato eletrónico estruturado que permite o seu tratamento automático e eletrónico".A faturação eletrónica EDI (Electronic Data Interchange) impõe que a fatura seja usada de acordo com uma estrutura standard, que irá permitir aos destinatários integrarem documentos automaticamente sem ser necessário a introdução manual do documento. Na prática isto significa que, junto com a Fatura Eletrónica assinada digitalmente como indicámos anteriormente, é enviado também um ficheiro XML, semelhante ao ficheiro SAFT-T, que permite a comunicação eletrónica e automática entre o software de faturação do emissor e recetor do documento em questão.O uso de um sistema EDI é obrigatório apenas para as empresas que emitem faturas para entidades públicas e grandes empresas.
Como validar a assinatura e quais as consequências na sua ausência?
A validação da fatura pode ser feita através do Acrobat Reader, através de Painéis de navegação – Assinaturas. No painel a assinatura deverá constar como válida.
Para efeitos de validade fiscal, só com esta confirmação de assinatura, é que se torna viável a dedução do IVA, se for possível tendo em conta o regime de IVA vigente da empresa.
Algumas das vantagens que fará a sua empresa beneficiar desta inovação!
Minimiza custos - Através da dispensa de impressão em formato físico de faturas para efeitos de emissão e envio aos seus clientes e da ausência da necessidade de arquivo físico.
Rapidez - Com a flexibilidade e a velocidade na propagação da informação entre utilizadores, permite-lhe aceder à informação em qualquer lugar a qualquer hora. Tornar-se-á mais prático e eficaz, aumentando a competitividade e por sua vez a satisfação dos seus clientes.
Combate a fraude fiscal - A autenticação de faturas eletronicamente permite um nível de segurança para a sua empresa bastante superior, eliminando o risco de ocorrência de erros ou falhas cometidas por nós mesmos.