À medida que 2020 se aproxima do fim, muitos líderes de IT estão já a elaborar o orçamento para o próximo ano.
Por Hugo Batista, Pre Sales and Delivery Director Southern Europe, da EasyVista . 17/11/2020
Com o aumento significativo do trabalho remoto, o Service Desk teve um volume maior de tickets e está necessariamente a procurar maneiras de otimizar os custos atuais, melhorar a performance da equipa e obter maior ROI sobre os investimentos em software.
Um orçamento bem elaborado permitirá cobrir despesas esperadas e inesperadas, ao mesmo tempo garante que o departamento possa funcionar sem problemas.
Criar um orçamento eficaz requer várias práticas recomendadas:
1: Preveja o crescimento/redução do orçamento de IT
Os líderes de IT que esperavam um aumento significativo no orçamento tiveram de ajustar as suas expetativas. Os orçamentos em 2019 previam um aumento de 1% nos gastos com IT, mas por causa da pandemia, os gastos agora devem cair 8% em 2020, de acordo com a Gartner, ou mais otimisticamente, diminuir 5,1%, de acordo com a IDC.
2: Avalie o seu inventário de ativos e hardware
Antes de começar a criar um plano estratégico para novos investimentos em tecnologia, manutenção e atualizações de hardware, deve primeiro saber exatamente o que tem e em que estágio do ciclo de vida está. Isso pode ser resolvido com a gestão de ativos de IT, respondendo a algumas perguntas como: Que ativos já não utiliza? Quanto custam esses ativos? Quais os contratos de leasing que estão a terminar? Quantos ativos já estão realmente obsoletos?
3: Identifique o cronograma de orçamento com datas específicas
Tal como faria na gestão de alterações, também deve definir datas e metas muito específicas em relação ao seu orçamento. Essas datas devem ter em consideração as métricas do Service Desk e devem ser flexíveis para permitir mudanças (por exemplo, planeamento de pandemia, expansão para novos mercados), e ao mesmo tempo, permanecer estruturado para evitar interrupções de serviço.
4: Defina funções-chave da gestão de orçamento
As melhores práticas de orçamento de IT fazem lembrar as melhores práticas de gestão de alterações do ITIL, especificando funções que devem ser atribuídas durante qualquer processo de mudança, o que cria um sistema de verificação e evita que a maior parte do trabalho seja transferida para uma única pessoa. A mesma ideia pode e deve ser aplicada à criação e gestão de orçamentos. O orçamento deverá ser estimado e controlado ao longo da sua execução, tal como um bom processo de gestão de alterações.
5: Defina objetivos de curto e longo prazo
As melhores práticas de orçamento de IT determinam que o orçamento final deve ter em consideração os objetivos de longo e curto prazo do departamento de IT como um todo. Esses objetivos devem ir além da redução do resultado financeiro.
Os objetivos de longo prazo devem considerar o impulso para a transformação digital, implementação ou otimização de custos usando um software ITSM existente, a adição de novos membros à equipa e futuras atualizações de hardware ou software. Metas de curto prazo podem incluir uma variedade de fatores, como corte imediato de custos, projetos com tempo de resposta rápido, projetos para suportar alterações legislativas e transição da equipa que trabalha remotamente de volta ao escritório. Não se esqueça: retenha sempre uma parte do orçamento para inovação.
Um investimento de curto prazo que pode impactar positivamente o orçamento de médio prazo também deve ser considerado, como por exemplo, a implementação de uma plataforma de self service com uma base de conhecimento inteligente, de modo a promover a abordagem shift-left, para a resolução de incidentes e pedidos, levando a uma redução de incidentes de baixo valor à medida que os colaboradores resolvem as suas próprias requisições e têm respostas imediatas. Isto significa que o self service com quick wins rápidos pode ser uma meta de curto prazo com implicações a longo prazo. Essa abordagem também pode ser usada noutros departamentos para maximizar o ROI.
6: Desenvolva planos de contingência de orçamento
Não havia como prever a crise da Covid-19 nem os estragos que causou nas equipas de IT e nos orçamentos. Mas, apesar de ainda não termos ultrapassado a pandemia, os líderes estão a usar a crise como uma grande oportunidade de aprendizagem e isso vai verificar-se nos orçamentos futuros.