Nesse momento, o monitoramento exige que sejam registrados todos os resultados durante a execução, realizando pequenos ajustes de adequação, caso esteja fugindo do espectro definido pelos gestores.
Lembre-se, também, que essa fase precisa respeitar o cronograma estabelecido, a fim de evitar atrasos.
Os registros realizados na fase anterior serão analisados agora, verificando os resultados pretendidos. Ela pode ocorrer concomitantemente com a fase de ação do plano, realizando as modificações necessárias no decorrer do processo, evitando perdas produtivas.
Isso pode se referir à realização de ajustes pontuais ou, até mesmo, na revisão de todo o planejamento, caso os problemas representem possibilidade de prejuízo para a organização.
Outra etapa que pode ocorrer em concomitante com as anteriores é a etapa de ação, a fim de solucionar os problemas encontrados na fase anterior. São investigadas as causas do problema por meio de análise de dados e define-se como solucioná-los, a fim de evitar que ocorram novamente. Ele é realizado em duas etapas.
O que deu certo se torna, assim, um padrão, sendo aplicado rotineiramente na organização. Isso deve ser registrado e devidamente avisado aos gestores, para que seja implementado no dia a dia.
É realizada uma avaliação final sobre todo o processo, analisando os resultados e definindo se o que foi encontrado está dentro do escopo do planejamento ou se esteve além ou aquém do esperado.
São produzidos relatórios, gráficos, estudos sobre o que foi realizado, as mudanças realizadas e se vale a pena continuar seguindo o que deu certo.
O método visa a melhoria contínua dos processos. Por isso, já é o suficiente para exemplificar seus benefícios: a sua organização conseguirá os melhores processos no dia a dia.
Além disso, é um processo que se aperfeiçoa com o tempo. Cada vez que é aplicado, chega a um novo resultado, muitas vezes complementares entre si. Assim, também se adapta facilmente aos novos cenários.
Outro ponto importante é que se trata de um processo preventivo: ele permite a identificação do problema antes que se apresente como uma falha grave, permitindo a reparação antes que ele ocorra.