4 de Fevereiro, 2021 29 de Abril, 2020
Hoje trazemos um plano de recuperação do seu negócio, porque já ninguém quer ouvir falar do Covid-19. A famosa "curva" começa finalmente a mostrar uma tendência de descida e, esperamos, a entrar numa nova fase – um recomeço. Esta pandemia é uma situação nunca vista, que trouxe enormes impactos sociais e económicos, à escala global.
É uma situação nova, dramática até, mas que representa também uma enorme oportunidade de nos reinventarmos: tanto a nível pessoal como empresarial e organizacional.
A nossa experiência tem-nos mostrado que as empresas com sólidos processos de gestão, plano de negócios e objectivos bem definidos, têm melhores índices de competitividade e saúde operacional. Outro factor crítico de sucesso assenta em indicadores e pontos de controlo bem definidos.
Parece aproximar-se um gradual regresso de muitas actividades. Assim, as empresas que estiveram maiores impactos, devem preparar-se para fazer face a uma nova envolvente de negócio, com desafios e oportunidades.
Esta condição é particularmente vital, numa situação de excepção. Não sabemos ainda quando poderemos retomar os negócios na integra, e é já evidente que entraremos num "novo normal", com novos processos, novas práticas e níveis de conhecimento. Só será possível entrar neste novo paradigma, com gestão e processos consistentes.
Este plano de recuperação, é um conjunto de acções simples, embora críticas, que vão preparar a gestão para a retoma da operação. Não queremos desenvolver de forma técnica ou académica: o nosso objectivo é apresentar um plano com base na experiência, o qual se afigura elementar para apoiar a gestão de pequenos e médios negócios.
Eixos determinantes do plano para recuperar o seu negócio
São as pessoas que fazem a diferença no seu negócio. A comunicação é o factor-chave, sendo que deve começar por escutar. Vai ver que os seus contributos são valiosos para a organização em geral. As pessoas devem também saber, para onde vão e, ter uma mensagem clara, sem ambiguidade. Pessoas motivadas e formadas são o pilar do seu sucesso.
Poderíamos referir-nos a inúmeros processos e ferramentas de gestão. Mas hoje abordamos, em concreto, os processos ligados às pessoas e às vendas.
Reveja o que cada um faz e qual o papel específico, no seu plano para recuperar o negócio. Talvez tenha elementos na equipa, capazes de desempenhar funções novas e desenvolver melhoria de processos. Escolha os mais experientes para fazer um primeiro diagnóstico e, depois, envolva todos.
Tem um processo comercial eficaz e de sucesso, com todas as etapas e procedimentos, claramente definidos? O processo foi comunicado, sendo conhecido por todos dentro da sua empresa? Comece por ter processos para os clientes: siga e documente a sua jornada desde o primeiro contacto até ao primeiro fornecimento.
A sua empresa existe enquanto existirem clientes. Deve traçar o seu perfil e o seu padrão de compra. Como pode fidelizar cada cliente estratégico? Comece por analisar os clientes com mais peso no negócio e tenha um plano para cada um: 1º passo? Ligue ao seu cliente e escute atentamente.
Análise financeira e das necessidades de liquidez
Analisar rácios de gestão, permite diagnosticar o presente, antecipando medidas estratégicas. Há vários rácios de importância e damos aqui apenas alguns exemplos, aconselhando a uma análise mais detalhada.
Deve avaliar o seu grau de autonomia financeira, para conhecer a capacidade de fazer face a compromissos de longo prazo. Também a sua liquidez geral (Ativo corrente/Passivo corrente), bem como a liquidez imediata (Caixa e depósitos bancários/Passivo corrente), para responder a pagamentos de curto prazo. O seu responsável financeiro e o contabilista certificado irão ajudar na análise.
Tenha uma análise das necessidades de capital no presente, prevendo e gerindo a tesouraria, alinhando pagamentos e recebimentos (olhando para os prazos médios). É vital ter um plano simples e comunicar com parceiros, fornecedores e clientes, encontrando oportunidades de liquidez que permitem depois ter uma visão real das necessidades de financiamento (se for o caso). Por exemplo, constatando oportunidades de diferir pagamentos ou antecipar prazos de cobrança os quais carecem de análise cuidada e até estratégica (ver por ex. a importância na relação com determinado cliente e/ou fornecedor).
Depois, numa óptica mais operacional e de negócio, será importante conhecer os níveis de rentabilidade das vendas, bem como os seus resultados face ao activo. Estes poderão levar a outras decisões, por exemplo, ao nível da sua política de preços.
O que não pode ser medido, não pode ser gerido. Defina os indicadores de desempenho relevantes no seu negócio (KPI e OKR) e tenha um relatório dashboard simples que permita analisar quaisquer desvios.
Os seus indicadores dependerão da natureza da actividade. Por exemplo, uma empresa de serviços quer gerir taxas de resposta, conversão e satisfação de clientes, enquanto um modelo logístico precisa de gerir produtividade e eficácia, entre outros.
Tecnologia, capacidade de inovação
A capacidade tecnológica tem um peso determinante no seu grau de competitividade. A tecnologia é um alicerce vital para a sua gestão (por exemplo, para gerir a informação de forma eficaz – ex. ERP ou CRM). Mas também a capacidade de inovar. Isto é tanto ou mais verdade nos dias que correm, com a necessidade/oportunidade de definir novos métodos e processos. Por exemplo, inovar num serviço existente, lançar um novo produto, ou permitir às pessoas que trabalhem a partir de casa, gerando novas opções de atendimento virtual, e ainda reduzindo custos e impactos ambientais, recorrendo à tecnologia de vídeo. Há um sem número de oportunidades, as quais deve explorar com a sua equipa. São, ainda, elementos fundamentais para os níveis de motivação, sobretudo em temos de mudança.