Aumentar a produtividade, qualificar a equipa e reduzir os custos são estratégias imprescindíveis para as empresas. Assim, na procura de ferramentas que favoreçam estas características vai, com certeza, encontrar a metodologia 6 Sigma.
6 Sigma é uma metodologia utilizada para identificar quais as áreas e processos que necessitam de ser aperfeiçoados e como essas questões podem ser trabalhadas de forma eficaz.
Estatisticamente, Sigma representa uma medida do desvio-padrão de um processo/população. A letra s é usada para designar o desvio-padrão de uma amostra. Uma empresa que tenha um nível de qualidade igual a "6 Sigma", significa que apresenta 0,001 defeitos ou unidades defeituosas num milhão de oportunidades de erro.
Trata-se de uma metodologia que apoia equipas a definir, analisar, melhorar e controlar a qualidade de produtos, processos e serviços.
Tem como objetivo identificar as variáveis independentes (x's), controláveis e não controláveis, que influenciam as características críticas da qualidade do meu produto/serviço (y's ou CTQC's – Critical to Quality Characteristics ou KPOV's – Key Process Output Variables).
Origens do 6 Sigma
Trata-se de uma metodologia criada nos anos 80 pela Motorola, com o objetivo de atingir estatisticamente o nível "zero defeitos", através da definição, medição, análise, melhoria e controlo dos fatores críticos de sucesso do seu negócio.
A Motorola afirma que nos vários projetos realizados desde 1986 a 2004, onde utilizou a metodologia "6 Sigma", poupou $17 biliões de dólares.
Estes projetos desenvolveram-se no âmbito das vendas e marketing, desenho do produto, produção, serviços de apoio ao cliente, transações comerciais e logística.
A Motorola agrupou os custos da qualidade em 4 categorias: Custos de prevenção; Custos de Operadores; Custos de falhas internas; Custos de falhas externas, conforme a imagem que apresentamos de seguida.
As 5 fases da metodologia 6 Sigma
– DEFINIR o processo/operação/serviço que necessita de ser alterado, perceber o seu impacto na organização, selecionar a equipa e identificar os recursos necessários para implementar a mudança.
– MEDIR o estado da arte das variáveis críticas do processo alvo do estudo, com recurso à análise estatística de dados, validando previamente a forma como são medidas e controladas.
– ANALISAR eventuais relações causa-efeito entre essas variáveis, tendências e/ou aleatoriedade do seu comportamento. Comparar hipóteses de melhoria, testar soluções mais viáveis, por exemplo através de um plano de experiências e decidir pela solução ótima a ser implementada em modo piloto, traçando um plano de implementação que minimize os custos e os riscos.
– MELHORAR o processo implementando a solução ótima, ainda numa fase de prova de conceito, numa área piloto (tipicamente a escolha recai sore a área mais difícil).
– CONTROLAR e avaliar o impacto da solução que está a ser testada em modo piloto, de modo a garantir a sustentabilidade das ações de melhoria e avaliar o scale up para outros processos.
Neste processo o foco é assegurar, através da gestão do projeto, a endogeneização do novo conhecimento gerado e a sua disseminação na organização.
As 5 fases da metodologia 6 Sigma – resumo das ferramentas
Apresentamos um resumo de ferramentas de suporte para cada uma das fases da metodologia 6 Sigma apresentadas:
DEFINIÇÃO: balanced scorecard; Custos da não qualidade; Voz do cliente; Análise de KANO, Árvores de identificação das características críticas da qualidade; SIPOC (Suppliers, Inputs, Process, Outputs, Costumers); Planeamento do projeto; Ficha de definição do projeto; Matriz de responsabilidades; Análise de Stakeholders; Plano de comunicação de resultados.
MEDIÇÃO: Estatística descritiva de dados; Métodos para recolha de dados; Métricas LEAN; Planos de amostragem; Validação dos sistemas de medição; Estudo da capacidade atual dos processos.
ANÁLISE: Mapeamento do processo; Análise de valor; Os 7 desperdícios mortais; Brainstorming; 5 Porquês?; Diagrama causa e efeito; Diagrama de afinidades; FMEA; Gráficos de tendências; Intervalos de confiança; Testes de hipóteses; Correlação e Regressão.
MELHORIA: Brainstorming negativo; Benchmarketing; Matriz de hierarquização de soluções; FMEA; Desenho de experiências; Estudos piloto.
CONTROLO: Controlo estatístico de processo; Planos de controlo; Trabalho padronizado; Testes de hipóteses, Relatório de encerramento do Projeto.
Os 10 Fatores de Sucesso do 6 Sigma
A implementação com sucesso de projetos 6 Sigma, não é um trabalho isolado e que possa ser realizado sem o apoio da gestão de topo. Destacamos 10 fatores a ter em conta antes de começar:
1. Comprometimento da gestão de topo;
2. Abertura para a mudança e inovação;
3. Humildade e vontade de fazer sempre mais e melhor;
4. Planeamento estratégico;
5. Capacidade de liderança;
6. Recursos humanos com formação em Lean/Six Sigma e em softwares de tratamento estatístico de dados;
7. Capacidade de constituir equipa multidisciplinares, comprometidas com a filosofia e com autonomia;
8. Capacidade de disponibilizar recursos (financeiros, formação, softwares de tratamento de dados, bibliografia, etc);