Área de Comunicção e Suporte
Soluções para Gestão Documental na Web, tudo na Nuvem, basta ter Internet, acesso até por telemóvel, a partir de 19 EUR / Mês por Módulo
UMA BOA GESTÃO DOCUMENTAL
É NECESSÁRIA ÀS ORGANIZAÇÕES
Nas Organizações, muitas pessoas trabalham muitas horas em atividades ligadas a Documentos.
Se este trabalho for otimizado, diminuem-se custos e, sobretudo, ganha-se rapidez, rigor e eficiência e melhora-se o negócio
Por isso, em termos da Gestão das Organizações, a Gestão Documental deve estar no topo das preocupações.
HÁ MUITOS DOCUMENTOS, TIPOS DE DOCUMENTOS E ATIVIDADES A ELES LIGADAS
Mas há muitos tipos de Documentos e muitas atividades ligadas a Documentos. Por isso é fundamental segmentar o que se pretende para as Soluções serem implementadas e funcionarem com sucesso e custos adequados.
Por isso segmentamos as Soluções que disponibilizamos geralmente em 4 áreas:
Gestão do Expediente, Entradas, Saídas e seus Trâmites e Circulação
Gestão Documental em geral, nomeadamente na ótica da Organização e Gestão de Arquivos Documentais e Trâmites Associados
Gestão Documental e Trâmites Administrativos de RH, diferenciada em termos das exigências que o cumprimento do RGPD coloca nesta área de documentação ligada aos Empregados e da especificidade dos trâmites de RH
Gestão de Bibliotecas que responde a questões específicas nomeadamente em termos da Organização dos Títulos (não só de livros) e relações com os seus Autores e outros Intervenientes e também no que respeita à localização e circulação dos mesmos, incluindo empréstimos e devoluções
4 MÓDULOS A CONSIDERAR
Para isso disponibilizamos 4 Módulos que podem ser usados de forma independente ou integrada:
M510 - Gestão do Expediente na Web
Embora o M505 - Gestão Documental na Web, por endereçar a questão do Arquivo dos Documentos, deva ser a base da Gestão Documental, por necessidade e questões práticas em muitos casos começa-se a organização da Gestão Documental pelo M510 - Gestão do Expediente na Web.
É sempre importante definir bem o caminho para implementar uma Solução, tendo em conta as necessidades e as etapas a considerar.
GESTÃO DO EXPEDIENTE NA WEB
ENTRADAS, SAÍDAS E SUA CIRCULAÇÃO
Quanto à Gestão Documental na Web, os Documentos são objetos muito diversificados: desde pequenos apontamentos a documentos legais de extrema importância, como cartas, faturas e recibos, à documentação legal dos Empregados, como contratos, instruções de funcionamento de equipamentos, livros e revistas, vídeos, leis, etc.
Assim, quando se fala de Documentos e de Gestão Documental, estamos nos referindo a algo que pode ser muito abrangente ou muito específico; estamos falando de objetos individuais de pouca ou sem relevância para a organização, ou de documentos críticos, que são essenciais preservar e partilhar.
O Módulo M505 permite constituir e gerir um arquivo geral organizador e integrador de Documentos e, assim, acrescentar muito valor à Organização.
Este Módulo, como sintetizado na imagem abaixo, centra-se nos Registos de Itens Documentais aos quais estão associados Documentos e Ficheiros (e outros objetos), quer digitalizados na Nuvem, quer também sob outras formas em outros locais. Ou seja, os Itens Documentais podem apontar para objetos na Nuvem ou para objetos em outros locais, incluindo arquivos físicos tradicionais.
Claro que a eficiência do Sistema melhora com o aumento da digitalização e dos arquivos na Nuvem.
Também poder ser associados Indexadores, para classificação e pesquisa dos mesmos.
E é possível aceder, a partir de computadores e de dispositivos móveis, a todos esses Documentos e Ficheiros. No caso de não estarem na Nuvem, recebe a identificação e as coordenadas onde os mesmos estão.
OS DOCUMENTOS SÃO OBJETOS MUITO DIVERSIFICADOS
Permite disponibilizar, a qualquer Organização, um Portal onde a mesma pode arquivar e organizar os seus Documentos , indexar, gerir as permissões de acesso, disponibilizar links de acesso público e privado (que podem ser mandados por Skype, e-mail, etc.), e inclusive gerir tarefas associadas aos Documentos, como controle de versões e aprovações.
Um Módulo pode ser disponibilizado a partir de 19 Euros por Mês para 1 Login e de acordo com os volumes indicados nas Estimativas deste Site para o Módulo em causa. E não precisa de instalar nada; só precisa de ter acesso à Internet e quem estiver autorizado pode começar a colocar, pesquisar e aceder a todos os Documentos, inclusive por telemóvel, que o seu perfil de acesso autorizar.
Sempre que precisar de maiores volumes e/ou logins, é só aumentar a sua subscrição.
PORTAL PARA ARQUIVAR E ORGANIZAR OS DOCUMENTOS
Este Módulo, mesmo no seu ponto de entrada de 19 EUR / Mês, já suporta:
Upload dos Documentos para a Nuvem, com registo de diversos atributos para sua caraterização, e a Consulta e/ou Download dos mesmos.
Classificação dos referidos Documentos de acordo com os Códigos que forem definidos pela Organização.
Associação de Descritores Temáticos aos referidos Documentos para reforço das facilidades normais de busca.
O CASO ESPECIAL DOS DOCUMENTOS DE RH
Uma boa Gestão Documental nos Recursos Humanos é cada vez mais essencial às Organizações. E o ser na Web faz toda a diferença - está disponível a qualquer momento e a partir de qualquer lugar para quem esteja autorizado.
A Gestão Documental e Trâmites Administrativos de RH, diferencia-se em termos das exigências que o cumprimento das leis de privacidade e proteção de dados, nomeadamente o RGPD, colocam nesta área de documentação ligada aos Empregados e também da especificidade dos trâmites de RH e sua integração com as Aplicações de RH em geral.
Pode ver mais detalhes neste vídeo:
Possibilita o Upload dos Documentos para a Nuvem e/ou o registo de links para os mesmos e/ou de coordenadas da sua localização física, com registo de diversos atributos para caraterização desses Documentos.
A definição dos acessos permitidos, de quem pode aceder e do que pode fazer, e do uso de links para visualização / download / envio.
A associação de Eventos, Atos Administrativos e Trâmites Documentais que se constituem em Workflows.
As ligações dos Documentos a diversos Subsistemas, conetando-os a Organizações, Pessoas, Departamentos, Contratos, Produtos e muitos outros Itens, bem como a emissão de diversos Outputs e a obtenção de Estatísticas.
BIBLIOTECAS / TÍTULOS DE TODO O TIPO
ATENÇÃO A TODO O
CICLO DA DOCUMENTAÇÃO
Preocupação com todo o ciclo da Documentação
Os nossos Módulos oferecem, portanto, o suporte pretendido. E o serem na Web, na Nuvem, faz toda a diferença - estão disponíveis, inclusive por telemóvel, a qualquer momento e a partir de qualquer lugar para quem esteja autorizado.