"Uma gestão eficiente do tempo baseia-se em dois princípios: criar foco e manter o foco" - Saude Oral
Se alguns dependem de apps para lembrar o que têm para fazer, outros desligam as notificações do smartphone para recuperar o foco. E se há quem precise de exercício físico ou dos conselhos de um mentor antes de dias caóticos, para outros basta planear de forma diligente para distinguir o prioritário do urgente. Afinal, qual é o segredo daqueles que gerem o seu tempo de forma eficaz e conseguem fazer check em todos os itens da lista to do?
O despertador de Alexandra Marques toca, todos os dias, às 6 horas da manhã. A agenda e o ritmo de vida palpitantes obrigam-na a começar cedo a preparar-se para os dias de caos organizado. Acompanhámos a médica dentista e diretora clínica da MD Clínica durante umas horas para perceber como gere uma agenda atribulada, sem deixar nada importante por fazer.
No dia em que aceitou receber-nos, Alexandra Marques tinha já em agenda uma sessão de formação sobre a aplicação do laser em medicina dentária – dedicada à estética facial -, com consultas pelo meio, reuniões e o habitual trabalho de gestão da clínica, que partilha com a sócia Marina de Praetere.
Quando chegámos estava já reunida com um grupo de formandos para iniciar a parte teórica da formação, mas nem por isso deixou de lado a habitual rotina matinal, um dos seus segredos para recarregar baterias e estar sempre focada, confessou-nos nos poucos minutos que foi reservando ao longo do dia para conversar connosco.
Alexandra Marques (ao centro)
"Os meus dias começam sempre às 6 h. Levanto-me, vou ao ginásio e às 8 h estou na clínica. Esta é uma rotina que me dá imensa energia", conta. "Fazer atividades que aumentem a nossa performance, como o exercício físico, e ter hobbies fora da atividade profissional é muito importante para que o regresso à clínica seja cheio de motivação e mais organizado. Eu acho que tudo se consegue fazer, muito honestamente", acrescenta.
Um dia normal na vida profissional de Alexandra Marques pode ser preenchido por "15 a 30 consultas", reuniões, cirurgias no hospital e ações de formação, tudo graças a um planeamento cuidado.
"Para mim, é importante uma comunicação clara com a equipa, sobretudo, quando há pouco tempo" – Alexandra Marques, médica dentista
"Há pelo menos dois dias por semana em que trabalho entre 12 a 13 horas por dia e nos outros três dias trabalho sete horas. Além disso, habitualmente vou operar a um hospital uma vez por semana, uma vez que sou responsável pelos casos que necessitam de anestesia geral […]. Posso ter entre cinco a seis reuniões por semana, mas habitualmente reservo as tardes das quintas-feiras para fazer todas as reuniões possíveis", explica ainda.
Além de tudo isto, nos tempos em que lecionava na Faculdade de Medicina Dentária da Universidade de Lisboa (FMDUL), ainda conseguia reservar as manhãs para as aulas, mas confessa prescindir da hora de almoço: "Como entre as consultas."
O ritmo é acelerado e exigente, mas a médica dentista diz procurar frequentemente tempo para se dedicar à família. "Às vezes tento não trabalhar às sextas-feiras e às terças-feiras à tarde, mas normalmente as formações que dou são sempre à sexta-feira, por isso, acabo por não ter a tarde livre [risos]. E essas formações têm de ser preparadas na noite anterior… Mas também é importante referir que nos dias em que consigo ter tardes livres posso trabalhar apenas quatro horas, mas são quatro horas em que estou completamente concentrada naquilo que estou a fazer. Para mim, gerir tudo isto é uma questão de organização e preparação. E não vale a pena stressar", assegura.
Um dos seus segredos para uma gestão de tempo eficaz, confessa ainda, é nunca deixar que o stresse entre na equação, até porque tem uma equipa de 110 pessoas para gerir.
"Motivar uma equipa é cada vez mais difícil. A parte dos recursos humanos é o mais difícil na gestão da clínica porque cada pessoa é uma pessoa e tem os seus problemas, as suas características e a sua personalidade. Uma equipa motivada ajuda muito e se não tivesse a equipa que tenho era muito difícil conseguir fazer tudo isto", acrescenta Alexandra Marques.
Outro dos métodos, diz ainda, é "fazer listas e dividir tarefas". "Tenho uma sócia ótima, com quem me coordeno muito bem. Dividimos tarefas […]. Fazemos imensas listas e não vou para uma reunião sem saber exatamente tudo o que vou fazer, caso contrário é uma perda de tempo. E se digo que quero sair a determinada hora, a minha equipa já sabe que temos de seguir os pontos todos com foco. Se alguém começa a falar de outras coisas, peço logo para voltarmos ao plano de atividades. Se não for assim, não se consegue", afirma.
Nas horas em que acompanhámos Alexandra Marques na MD Clínica, nomeadamente durante a parte prática da formação de estética facial com laser, observámos que as interrupções e solicitações da equipa são constantes. "Porquê? Há coisas a que tenho de dar resposta imediata, há colegas, sobretudo os mais novos, que me pedem opinião e tento dar acompanhamento. Para mim, é importante uma comunicação clara com a equipa, sobretudo quando há pouco tempo. A equipa tem de entender claramente o que queremos, onde queremos chegar e os objetivos, senão trabalham por trabalhar", conclui.
As estratégias colocadas em prática pela médica dentista Alexandra Marques para gerir o tempo de forma eficaz são as utilizadas por muitos outros profissionais, mas Ana Rocha, psicóloga, docente universitária e consultora de formação com duas décadas de experiência em áreas como liderança, comunicação, inteligência emocional, gestão do tempo, motivação e gestão de equipas, diz que querer fazer tudo não é suficiente para uma maior eficácia na gestão do tempo.
"As tarefas importantes são as que contribuem para os objetivos, enquanto as tarefas urgentes são as que ajudam a manter o bom funcionamento do dia a dia" – Ana Rocha, consultora
"O conhecimento das tarefas que temos para concretizar, o grau de importância que as mesmas têm e as prioridades e os meios que temos ao dispor para as realizar é fundamental para que se torne realista e exequível a sua finalização. O conhecimento que temos sobre nós é essencial", garante. Além disso, defende que "os padrões comportamentais e a personalidade de cada um influenciam sobejamente a forma como organizamos o tempo".
Uma das primeiras etapas para gerir melhor o tempo, revela, é "tornarmo-nos conscientes do tempo que é bem investido e daquele que é desperdiçado. É uma etapa ideal para identificar aquilo que devemos manter e o que podemos alterar na nossa rotina diária. É incontestável que o tempo investido no planeamento se reverte numa poupança de tempo na implementação, e consequentemente, numa maior eficiência na realização dos projetos e das tarefas. Ter uma certa disciplina também é importante, mas há que adaptar todas as técnicas e princípios da gestão eficiente do tempo conforme a empresa, a função desempenhada e o estilo de personalidade. Uma gestão eficiente do tempo baseia-se em dois princípios: criar foco e manter o foco".
"A gestão do tempo e a produtividade estão diretamente ligadas à capacidade de foco" – Gisela Ribeiro, consultora
Outra das etapas, explica ainda, passa por distinguir as tarefas importantes das tarefas urgentes. "[Este] é o primeiro passo para proceder a uma organização do tempo e conseguir o uso do mesmo em função dos objetivos. As tarefas importantes são as que contribuem para os objetivos, enquanto as tarefas urgentes são as que ajudam a manter o bom funcionamento do dia a dia. As tarefas importantes são estratégicas – aquelas que ajudam a desenvolver o negócio, a obter os lucros – e as tarefas urgentes são operacionais – aquelas que têm de ser resolvidas no imediato, ajudam a manter o funcionamento do trabalho e implicam menos tempo de execução."
Gisela Ribeiro, senior trainer and communication cnsultant em áreas como liderança, qualidade de serviço no atendimento ao cliente, comunicação assertiva, relacionamento interpessoal, gestão do tempo, gestão do stresse e gestão de equipas, é da mesma opinião e diz que sem esta distinção clara não é possível definir prioridades e respeitar o grau de cada uma. "Não adianta saltar tarefas: há que ter um planeamento estruturado e realista para a concretização das tarefas diárias."
"Temos tendência a identificar e catalogar tudo como tarefas importantes. Um bom exemplo é o tempo que perdemos a ler e-mails que não acrescentam valor ou conhecimento. Mas, ainda assim, assumimos como algo essencial à rotina diária […]. A gestão do tempo e a produtividade estão diretamente ligadas à capacidade de foco. E para se ter foco é fundamental identificar as habituais distrações e anular as mesmas, sejam redes sociais, tarefas pessoais ou um café mais demorado…", diz ainda Gisela Ribeiro.
"Os parasitas do tempo são diferentes de pessoa para pessoa. Se para algumas pessoas uma conversa sobre banalidades interrompe ou prejudica o uso do seu tempo, para outras, essa conversa pode representar um momento de relaxamento e descompressão que pode ser impulsionador para o início, a continuação ou a conclusão de uma tarefa. Há parasitas de tempo contextuais (telefonemas, e-mails, visitas inesperadas, comunicação inútil, reuniões não programadas, situações de crise ou espera por terceiros) e parasitas pessoais (desorganização pessoal, tendência para o adiamento/procrastinação, incapacidade de dizer 'não', delegação ineficaz, comunicação ineficiente, falta de disciplina ou perfecionismo)", explica.
Estas últimas, refere ainda, são ainda mais importantes quando falamos de profissionais de saúde, frequentemente sujeitos a situações de stresse e dos mais afetados por burnout, de acordo com vários estudos.
"A forma como podemos gerir melhor a pressão e o stresse quando não existe a possibilidade de eliminá-los (uma vez que faz parte de determinadas profissões) é gerir os recursos internos e externos de modo a atenuar o impacto negativo do stresse. Recursos internos passam por trabalhar o autoconhecimento, autocontrolo e recorrer à realização de atividades que repõem a energia e o bem-estar pessoal; recursos externos requerem uma gestão equilibrada das condições de trabalho, uma boa gestão e motivação das equipas de trabalho", explica ainda Ana Rocha.
Já Gisela Ribeiro acrescenta que é importante lembrar que para o stresse e para o burnout, além do excesso do trabalho, contribuem ainda "a falta de descanso, de sono de qualidade e de momentos de satisfação ou realização que permitiriam responder de forma mais eficiente às exigências do dia a dia. O descanso, nos dias de hoje, é frequentemente ludibriado por falsos momentos de lazer passados na Internet e redes sociais que, ao contrário de promoverem o repouso, dificultam uma gestão de tempo eficaz e de uma rotina saudável."