Gestão de Projectos em Sistemas de Informação, um factor de sucesso | Mind Source - All the pieces to decide
Gestão de Projectos em Sistemas de Informação, um factor de sucesso
Autora: Cátia Toscano
Se olharmos para os estudos mais recentes apresentados ao nível académico ou organizacional verificamos que a grande maioria dos projectos em TI's implementados falham mais devido a uma gestão ineficiente do que por causa de problemas tecnológicos. A gestão de projectos é uma peça fundamental para o sucesso do mesmo. Gerir um projecto é avaliar e analisar os pontos críticos relativos à evolução e finalização positiva do projecto, bem como fornecer apoio à equipa de desenvolvimento e aos sponsors envolvidos.
Qual o papel da gestão? Alinhar as expectativas e o plano das mesmas, antecipar e mitigar os riscos identificados numa primeira fase ou que eventualmente poderão surgir com o decorrer do desenvolvimento do projecto, entre outras tarefas e etapas. Alinhar e mitigar os riscos são tarefas fundamentais para se atingir sucesso quando se gere um projecto.
O sucesso na gestão de projectos está intrinsecamente ligado com o perfil de quem é responsável por esta tarefa. O perfil depende do tipo de projecto, do tipo de organização, das Equipas e do contexto do Cliente. Contudo, existem características comuns que são fundamentais para o sucesso, desde a liderança, a perseverança, o método de organização e a objectividade.
Liderar em gestão de projectos é uma tarefa de foro interno e externo. Do ponto de vista interno, a liderança prende-se pela capacidade de um gestor conseguir liderar uma equipa, dado que gerir recursos humanos é umas das tarefas mais difíceis e complexas que existem no mundo empresarial, requer que o Gestor saiba motivar, potenciar as qualidades, eliminar conflitos e individualismo que possa existir a nível interno na equipa.
Do ponto de vista externo, destaca-se a relação que o Gestor terá que ter com o cliente, nomeadamente com o conhecimento do seu negócio, pois na maioria das vezes a equipa do projeto é demasiado técnica e incapaz de efectuar a ligação entre o negócio e linguagem tecnológica. A capacidade de perseverança também é factor bastante importante, pelo facto de um projecto comtemplar sempre momentos altos e baixos, devido a isso a capacidade de não desistir, continuar e ultrapassar as barreiras e os obstáculos que vão aparecendo de forma mais ou menos previsível são condimentos essenciais no perfil de quem gere um projecto.
O método de organização é a base de estrutura para qualquer gestor, sendo que só com uma metodologia clara e organizada, bem comunicada, todos os intervenientes perceberão o caminho que se está a seguir. Esta característica prova a capacidade de execução de quem gere um projecto, conferindo credibilidade ao gestor. A objectividade também é uma característica importante para o Gestor, pois o perigo de qualquer projecto poderá sempre estar associado á dispersão de ideias, e a falta de decisão das mesmas, o líder terá que objectivo porque terá que decidir e não deixa atrasar o que todos sabem, mas sobre o qual ninguém quer tomar a decisão). Este factor implica saber dirigir uma reunião, não deixando que se fuja demasiado ao tema definido ou evitando fazer reuniões a todo o momento.
No mundo organizacional, em particular na área de Sistemas de Informação, onde se implementam muitas vezes projectos críticos para a sustentabilidade das organizações deve-se compreender que não basta ter os melhores técnicos na equipa; é muito importante saber como coordená-los e alinhar tarefas, bem como saber interagir com todos os outros intervenientes. Se não se der a devida importância a este tema, poderão ter-se várias situações: insucesso, custos não previstos, desmotivação, etc.
Sendo a área de sistemas de informação uma área de evolução muito rápida, um gestor de projeto terá mais vantagem e credibilidade se tiver bases tecnológicas, ou, pelo menos, capacidade de discutir temas técnicos. Outra mais-valia de um gestor é o mesmo poder acrescentar valor através da sua capacidade proactiva e crítica relativamente ao negócio do cliente, é fundamental ter competência para traduzir a linguagem de negócio do cliente em linguagem técnica e complexa de arquitecturas de sistemas de informação, garantindo assim a correspondência técnica das expectativas do cliente com uma solução apta ao negócio.
O êxito dos projectos depende das Pessoas que o integram e da gestão que é feita sobre o mesmo, tornando-o mais eficaz e eficiente. E, mais do que nunca, os resultados da organização e a performance das suas Pessoas dependem da aprendizagem e da correcção e da melhoria contínua dos seus processos, internos e externos, possível através da visão da gestão de projectos. Esta lente é hoje a fórmula para atingir resultados de sucesso em qualquer projecto, independentemente do sector.