Dimensionamento do evento.
Visitas técnicas e operacionais, com produção de relatórios, análises e informações pertinentes.
Planejamento da ocupação e da forma de utilização dos espaços locados.
Elaboração e acompanhamento do Cronograma de Atividades.
Definição das responsabilidades pelo cumprimento de cada tarefa por parte da Comissão Organizadora e Acqua Consultoria.
Levantamento dos custos totais envolvidos na organização do evento.
A Acqua Consultoria é a única empresa especializada em organização de eventos técnicos e científicos com foco em água, saneamento, geologia, túneis, geotecnia e engenharia de fundações. Dispõe de amplo mailing em seus setores de atuação.
Elaboração da estratégia e do cronograma de divulgação do evento.
Ampliação de mailing, com base em pesquisas sobre o setor e pela captação de mailing setoriais.
Identificação de instituições que possam ser convidadas para apoio institucional visando maximizar a divulgação do evento além das sugeridas pela Comissão Organizadora.
A Acqua Consultoria dispõe de uma página na internet onde é possível hospedar gratuitamente o website do evento. Projetos diferentes do padrão utilizado pela Acqua Consultoria implicarão em custos aos promotores.
IMPRESSOS E ELETRÔNICOS
Coordenação da produção de todo o conteúdo do site e de todo material gráfico e eletrônico
Centralização de todos os disparos das peças de divulgação, com mensuração dos resultados alcançados.
Obs. Os custos com a criação de peças promocionais, disparo de e-mail marketing e despesas de Correio constarão do orçamento do evento de acordo com o planejamento geral. Para itens adicionais (não previstos) será apresentado orçamento complementar.
Acompanhar o trabalho da assessoria de imprensa contratada
Identificação das necessidades de contratação de acordo com o local de realização e com o número de pessoas.
Elaboração de concorrência entre prestadores de serviços, para atender as necessidades do evento.
Pesquisa e posterior identificação de fornecedores, atividade compartilhada entre a empresa organizadora e a instituição contratante.
Negociação de prazos, valores e condições com fornecedores.
Oficialização da contratação dos serviços do fornecedor vencedor em conformidade com o estabelecido na concorrência.
Acompanhamento do contrato para a correta prestação dos serviços.
Detalhamento, treinamento e capacitação de fornecedores para atendimento ao evento.
Elaboração, acompanhamento e avaliação do estudo de viabilidade econômica.
Elaboração do fluxo de caixa diário e consolidações mensais.
Recebimento, controle e encaminhamento das notas fiscais dos fornecedores para pagamento pela entidade promotora.
Emissão de recibos e boletos bancários para inscritos, expositores e patrocinadores.
Cobrança das inscrições, dos patrocínios e dos estandes em aberto.
Revisão/Atualização periódica do planejamento de custos e receitas.
A grade da programação, assim como a correta definição de temas e convidados é fator determinante para alavancar o número de inscritos, provocando reflexos inclusive na captação de recursos.
Após o recebimento da lista de convidados sugeridos pela entidade Promotora, proceder ao envio de cartas convite, follow up para confirmação de presença.
Posicionamento da Comissão Organizadora quanto aos aceites.
Detalhamento de informações para agência de viagens (transporte aéreo, hospedagem, transporte de chegada e saída, etc..).
Organização do transporte de palestrantes / autoridades.
Organização do Cerimonial, contratação e acompanhamento dos serviços do mestre de cerimônias.
A Acqua Consultoria desenvolveu um sistema próprio para o gerenciamento de inscrições de participantes e de submissão de trabalhos técnicos, em ambiente de Internet. Permite a criação de diversos níveis de usuários, gerando acesso total ou restrito ao sistema sem custo adicional quando utilizado no padrão Acqua Consultoria.
Cronograma de atividades científicas do evento
Redação ou adaptação das normas de editoração para submissão
Configuração do sistema de envio de resumos / trabalhos
SISTEMA DE GERENCIAMENTO DE INSCRIÇÕES:
Indicação dos trabalhos validados por cada inscrição
Para a Comissão Organizadora:
Criação de login e senha para acesso ao sistema, com a possibilidade de emissão de relatórios diversos
SISTEMA DE GERENCIAMENTO DE TRABALHO TÉCNICO:
Cadastramento do trabalho técnico pela Internet
Envio do arquivo eletrônico pelo próprio sistema
Acompanhamento do status da análise
Para os analistas dos trabalhos:
Análise online dos trabalhos designados
Acesso completo ao sistema que permite o acompanhamento da submissão e da avaliação com interações junto aos membros da Comissão Científica
Possibilidade de emissão de relatórios diversos
Gerenciamento da editoração e elaboração dos anais e do livro de resumos
COMERCIALIZAÇÃO (VENDA DE PATROCÍNIOS E ESTANDES)
A boa definição da estratégia comercial a ser adotada deve prever contrapartidas que agradem e atendam às expectativas dos patrocinadores e expositores, maximizando a chance de êxito financeiro.
Elaboração de apresentação comercial do evento, visando garantir a saúde financeira do projeto.
Identificação de potenciais patrocinadores e expositores.
Negociações visando maximizar suas participações.
Controle dos espaços vendidos e disponíveis para venda.
Implementação das contrapartidas.
Elaboração e envio do manual do expositor.
Redação de projetos para captação de recursos junto às Agências de Fomento (CAPES, CNPq e FAPESP) e prestação de contas.
SECRETARIA EXECUTIVA DURANTE O EVENTO
À Secretaria Executiva compete a coordenação, administração e controle de todas as tarefas e serviços previamente programados:
Local de realização do evento, vistoria de entrada, medições, acompanhamento de montagem e desmontagem de todos os espaços necessários para o bom funcionamento do evento.
Secretaria, atendimento aos participantes e palestrantes, emissão e distribuição de crachás, certificados, etc..
Exposição Técnica, atendimento aos expositores e patrocinadores com entrega de credenciais, esclarecimento de dúvidas, contato com os fornecedores oficiais, pagamentos de taxas e etc.
Treinamento, administração e controle dos fornecedores envolvidos.
Elaboração das cartas de agradecimento para:
Entrega da prestação de contas, junto com a conciliação bancária mês a mês.
Redação do relatório técnico.
Prestação de contas para patrocinadores públicos e privados, seguindo os padrões por estes definidos.
Prestação de contas final ao cliente.
Atuando de forma transparente, a Acqua Consultoria, quando da entrega dos relatórios do evento, disponibiliza aos seus clientes uma pasta contendo amostra de todo material produzido para o evento, estatísticas de inscritos por país, estado, categoria e a tabulação do questionário de avaliação com os respectivos gráficos para a melhor compreensão da satisfação dos participantes e expositores. Entregamos ainda o relatório de sala, preenchido pelas recepcionistas com os horários corretos de início e término da atividade, controle dos trabalhos efetivamente apresentados e a quantidade de presentes em cada sessão.
A atuação da Acqua Consultoria se encerra quando todas as receitas forem recebidas e todas as despesas sejam pagas.