FUNDAÇÃO GETÚLIO VARGAS ESCOLA BRASILEIRA DE ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA CENTRO DE FORMAÇÃO ACADÊMICA E PESQUISA CURSO DE MESTRADO EM ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA - PDF
FUNDAÇÃO GETÚLIO VARGAS ESCOLA BRASILEIRA DE ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA CENTRO DE FORMAÇÃO ACADÊMICA E PESQUISA CURSO DE MESTRADO EM ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA
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Vitorino Aquino Tuschinski
1 FUNDAÇÃO GETÚLIO VARGAS ESCOLA BRASILEIRA DE ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA CENTRO DE FORMAÇÃO ACADÊMICA E PESQUISA CURSO DE MESTRADO EM ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA SISTEMAS DE INFORMAÇÕES GERENCIAIS UMA FERRAMENTA NO AUXÍLIO À GESTÃO PÚBLICA O CASO DA CONTROLADORIA DO MUNICÍPIO DO RIO DE JANEIRO DISSERTAÇÃO DE MESTRADO APRESENTADA POR MARCOS MIZURINE E APROVADA EM 01/02/2000 PELA COMISSÃO EXAMINADORA: DOUTORA EM ED CAÇA0 :: PAuLo REIS VIEIRA. PhD EM ADMINISTRAÇÃO
2 oferecimento Em nossa vioa temos, a todo momento, surpresas e em meio a essas surpresas oa vioa a melhor é sabermos que existem pessoas que nos fazem e que nos querem bem. ofereço o esforço oe meu trabalho para vocês que, oe uma forma ou oe outra, me ofereceram em troca o incentivo e apoio oe que tanto necessitei A minha mãe Leoa, que sempre me ensinou a encontrar alegria na luta, na tentativa e no sofrimento envolviooj não na vitória propriamente oita, A minha esposa Ariluce, que nuj1ca oeixou oe acreoitar em mim, A meus filhos Marcelo, CaroliJ1e e Camila, oesejanoo que seus sonhos estejam nas nuvens pois eles estão no lugar certoj basta que construam os alicerces, A uma pequenina vioa que está a caminbo cujo nome é Ágata ou Marcos Taoeu, na esperaj1ça õe que venha a ajuõar na construção õe um munoo melhor, Em memória: A meu veroaõeiro avô, Severiano õe Souza Barbosa Filho, õe poucas palavras e muitas atituoes, A minba avó, Rosa Menões, que elegeu minha criação como sua última meta, A meu pai, Ilõefonso, que entre erros e acertos provou ser um granoe amigo e para a famjlia Mizurini
3 Agraõecimel1tos Meus sinceros agradecimentos, especialmente ao nosso bom DEUS, eterno e grandioso, que nos guia pela estrada da vida, e também aos amigos que contribuem e dão fo.rça para com o sucesso dos meus sonhos e ideais. A essas pessoas, o meu muito obrigado pela compreensão e dedicação que a mim foi dispensada. Aos mestres Luis César G. de Araújo, Fátima Bayma de Oliveira, Paulo César dos Reis, e os demais mestres do curso de Administração Pública da EBAP, cujos ensinamentos foram fundamentais ao produto final de meu trabalho, Aos funcionários da Controladoria Geral do Município do Rio de Janeiro, que percebendo as possibilidades da pesquisa muito colaboraram em falar dos seus conhecimentos e procedimentos de trabalho. Destaco entre tantos: O Dr. Lino Martins da Silva, então Controlador Geral do Município durante parte do período da pesquisa, A auditora Piedade Mota da Fonseca, então Assessora Chefe da Assessoria de Informações Gerenciais da Controladoria durante parte do período de pesquisa, A contadora Tanize, atual Assessora Chefe da Assessoria de Informações Gerenciais da Controladoria, O contador Edmilson Aguiar de Souza, então Coordenador de Contabilidade da Contadoria Geral, Aos demais colaboradores, que foram de extrema boa-vontade em partilhar suas experiências profissionais, destacando o Sr. Luiggi Masello, consultor em informática da empresa Unisys.
4 Sistema de [nfonnacões Gerenciais RESUMO O que nos move!!! Nos dias de hoje, é fundamental que as organizações públicas se posicionem na vanguarda da tecnologia para enfrentarem a exigência, cada vez mais crescente, da população. O ambiente em que vivemos se caracteriza por ser altamente dinâmico. A cada dia, os constantes processos de mudança nos apresentam novos problemas, novas responsabilidades. Este trabalho tem como proposta explorar um tema delicado para as organizações públicas: as informações gerenciais. Um dos problemas da administração pública é justamente a imensa quantidade de informações que se podem fazer disponíveis a um administrador. A grande questão é como selecionar e organizar, dentro dessa disponibilidade, aquelas informações realmente úteis. o assunto "Processo Decisório" é muito abrangente e, o enfoque da necessidade de informações também já foi amplamente discutido. Entretanto, esta dissertação pretende observar as informações gerenciais e os sistemas de informações por um outro prisma, que será o da inserção destas ferramentas dentro das esferas governamentais, como apoio à tomada de decisão e a transparência da gestão pública. Este enfoque ressalta a importância e demonstra a viabilidade de se implantar sistemas de informações gerenciais. O tema teve como objeto de análise, o Sistema de Informações Gerenciais da Controladoria Geral do Município do Rio de Janeiro. What moves us!!! SUMMARY In the days today, it is fundamental that the public organizations are positioned in the vanguard of the technology for they face the demand, more and more growing, of the population. The atmosphere in that lived he/shelit characterizes for being highly dynamic. To every day, the constant change processes present us new problems, new responsibilities. This work has as intended to explore a delicate theme for the public organizations: the managerial information. One of the problems of the public administration is exactly the immense amount of information that he/she/it can do available to an administrator. The great subject is as to select and to organize, inside ofthat readiness, those information really usefui. The subject "Processo Decisório" is very including and, the focus ofthe need ofinformation was also discussed already thoroughly. However, this dissertation intends to observe the managerial information and the systems of information for another prism, that will be inside it of the insert of these tools of the government spheres, as support to the taking of decision and the transparency of the public administration. This focus stands out the importance and it demonstrates the viability of implanting systems of managerial information. The theme had as analysis object, the System of Managerial Information ofgeneral Controladoria ofthe Municipal district ofrio de Janeiro.
5 Sistema de Informacões Gerenciais SUMÁRIO Apresentação... 1 Cenários... 4 Referencial Teórico Introdução... 9 Processo Decisório Pressupostos e Limitações As Decisões no Contexto da Racionalidade Limitada A Ética no Controle Políticas Organizacionais Decisões no Setor Público A Informação A Inovação Tecnológica como Agente de Mudança Cultural Evolução Histórica As Ferramentas de Desenvolvimento A Arquitetura Cliente Servidor e Orientação à Objetos Sistemas de Informações Gerenciais Análise da Política de Informações Aplicada no Município do Rio de Janeiro A Controladoria Geral do Município A Assessoria de Informações Gerenciais SIG - Sistema de Informações Gerenciais Introdução Acessando o SIG A Tecnologia Utilizada no SIG Projeto da Base Gerencial Módulos do Sistema Conclusão Bibliografia \ \.,,
6 Sistema de lnfonnacões Gerenciais U Caso da Controladoria do Município do Rio de Janeiro APRESENTAÇÃO '"O administrador consciente sabe que a sua principal função é tomar decisões. Sabe, também, que tomar decisões, apenas, não é suficiente: há que tomá-ias acertadamente. Para isso, o bom senso é indispensável, mas não é tudo, num ambiente dinâmico e complexo como o de hoje, no qual os constantes processos de mudança defrontam o homem com problemas novos e novas responsabilidades. Torna-se indispensável que o administrador disponha, também, de um sistema de informação que conceba a empresa como uma entidade integrada. Só de posse desse valioso instrumento, ele poderá, com indispensável auxílio do bom senso, tomar decisões com margens sempre crescente de acerto e justiça." Geraldo R. Caravantes Primeiro foi a economia agrícola, depois a economia industrial. Hoje estamos vivendo um terceiro ciclo, a revolução da informática, informações em tempo real que permitirão: produtos personalizados, respostas mais rápidas, produção no ponto de entrega, redução de custos e despesas fixas, redução de estoques e capital de giro, melhor precisão e padronização nos produtos e serviços, ligação orgânica entre todas as partes envolvidas no negócio e efetiva globalização de mercados, muitas vezes forçando a quebra de uma comunidade. Nesta sucessão de ciclos de desenvolvimento, ao mesmo tempo que um ciclo é absorvido pelo seguinte, é também suporte para o ciclo nascente. Novas oportunidades, renovações dos produtos, das organizações, novos setores de negócios, novas profissões e morte de outras tantas empresas e profissões são conseqüências do processo de sucessão. É esse processo de evolução que devemos ter em mente para melhor compreendermos o que se resolveu denominar corporação virtual. A corporação virtual é um empreendimento que repousará no domínio da informação em tempo real e na confiança dos relacionamentos. O desenvolvimento das comunicações e a qualificação das pessoas permitirão superar as vastas estruturas hierárquicas que eram adequadas 1
7 Sistema de Informações Gerenciais U Caso da Controladoria do Município do Rio de Janeiro para a época na qual as comunicações a distância eram dificeis, e na era da informação não mais se justificam. Na corporação virtual, as pessoas evoluirão para a auto-gestão, entendida como a capacidade individual de planejar-se, organizar-se, dirigir-se e controlar-se. Caminha-se para um novo paradigma de liderança: conduzir as pessoas para que elas liderem a si mesmas. O que também não significa o desaparecimento de um controle central na organização. Na verdade, tornase possível um controle até mais rigoroso, implícito no próprio processo de trabalho e no relacionamento entre as partes, o que porém não impede a descentralização da tomada de decisão, que geralmente ocorrerá onde os fatos realmente acontecem. Tudo indica que a corporação virtual integrará todas as inovações de modelos de gestão que se desenvolveram nas últimas décadas e que serão reforçadas pelo tratamento das informações em tempo real. Seu ambiente será de imprevisibilidade, muita responsabilidade, transmutação contínua em todos os seus aspectos. Enfim, informação em tempo real e a confiabilidade nos relacionamentos. Esses são os aspectos-chaves que transformarão quaisquer empresas em corporações virtuais, não importando seu porte ou seu setor de atuação. O ambiente em que vivemos se caracteriza por ser altamente dinâmico. A cada dia, os constantes processos de mudança nos apresentam novos problemas, novas responsabilidades. Este trabalho tem como proposta explorar um tema delicado para as organizações públicas: as informações gerenciais. O assunto "Processo Decisório" é muito abrangente e, o enfoque da necessidade de informações também já foi amplamente discutido. Entretanto, este projeto de pesquisa pretende observar as informações gerenciais e os sistemas de informações por um outro prisma, que será o da inserção destas ferramentas dentro das esferas governamentais, como apoio à tomada de decisão e a transparência da gestão pública. Este enfoque ressalta a importância e demonstra a viabilidade de se 2
8 Sistema de [nfonnacões Gerenciais () Caso da Controladoria do Município do Rio de Janeiro implantar sistemas de informações gerenciais. O tema terá como objeto de análise, o Sistema de Informações Gerenciais da Controladoria Geral do Município do Rio de Janeiro. Pretendo, em um primeiro momento, definir as conceituações relacionadas ao escopo do projeto no tocante à sistemas, informações e decisões. Depois, partindo de uma breve caracterização da organização e considerando os objetivos e a distribuição de competências decisórias, pretendo demonstrar porque, como e para que o sistema foi elaborado. Com base nesse diagnóstico, tentarei esclarecer a necessidade da aplicação desta poderosa ferramenta, dentro do contexto da administração pública. Apresentarei, ainda, resultados!:,tfáficos dos depoimentos, obtidos em entrevistas, reuniões e palestras, de alguns administradores públicos municipais que apoiam esta inovação. Finalmente, ressalto que, por mais que o produto final esteja bem definido, a necessidade sempre crescente por informações não permitirá que estes sistemas caiam na obsolescência, pois sempre haverá um novo ângulo a ser demonstrado. "Não existem mapas confiáveis para territórios inexplorados" Bill Gates 3
9 Sistema de InfÓrmacões Gerenciais CENÁRIOS I o Estado de São Paulo, em sua edição de 22 de setembro de 1996, alertava para o aumento dos gastos públicos na matéria "Corrupção Aumenta Gastos Com Transações", na qual enfocava a corrupção como sendo um dos fatores de aumento dos custos de transações. o Jornal do Comércio de 11 de setembro de 1996, publicou um artigo intitulado "Com bate à Corrupção". A matéria em questão informava que os relatórios enviados pelo Tribunal de Contas da União (TCU) ao presidente Fernando Henrique Cardoso e ao Congresso Nacional, um abrangendo o período , outro referente ao primeiro trimestre de 1996, continham dados que não deixam de ser alentadores na medida que revelam o declínio da corrupção no setor público, ainda que nem sempre se revelem eficazes, na esfera judiciária, as medidas objetivando o ressarcimento dos prejuízos causados à administração ou ao erário. O presidente do TCU, ministro Marcos Villaça, afirmava que, em sua opinião, o cerco a corrupção se tomaria eficaz quando fossem tomadas duas providências: uma a criação de mecanismos legais para dar eficácia às decisões do TCU, outra a reestruturação dos Serviços de Controle Interno dos órgãos públicos, extintos na reforma administrativa do governo Collor. "Rio Grande descobre fraudes de R$ 3 milhões" - Folha de São Paulo - 06 de agosto de "Governo manobra para que fraudes não sejam apuradas" - Monitor Mercantil - 08 de agosto de "Licitação irregular na Saúde Pública" - Folha de São Paulo - 08 de agosto de "Burocracia impede que Corruptos sejam Afastados" - O Dia - 10 de agosto de Esse assunto permeia as manchetes dos jornais, sempre estando em destaque, notadamente quando as autoridades governamentais não conseguem resolvê-los. Os sistemas de controle interno têm como função principal fiscalizar os gastos públicos. Nos chamados países do Primeiro Mundo faz parte da cultura administrativa a valorização dos sistemas de controle interno despolitizados e autônomos, visando à transparência da gestão pública e ao 4
10 Sistema de lnfonnaç(ks Gerenciais o Caso da Controladoria do Mwlicipio do Rio de Janeiro combate da corrupção e das fraudes. Como exemplo, podemos citar o General Accounting Office (GAO), órgão de governo norte-americano que cuida exclusivamente da contabilidade pública sem se subordinar ao Departamento do Tesouro, que trata das finanças. No Brasil, o Rio de Janeiro foi o primeiro município a ter um órgão encarregado exclusivamente do controle interno. A Controladoria Geral (CGM), instalada definitivamente em dezembro de 1993, tem como funções principais apoiar o Tribunal de Contas, exercer o controle contábil, financeiro, orçamentário, operacional e patrimonial de toda a administração municipal e zelar pela eficiência da aplicação das receitas públicas. Desde a sua implantação, a Controladoria desenvolve projetos até então inéditos no setor público, sempre com o objetivo de tomar a administração transparente, reduzir os gastos públicos e promover a eficiência e a eficácia das atividades da Prefeitura. Para desempenhar à contento suas funções, o administrador não pode prescindir de informações atuais e precisas referentes ao órgão público, ao qual está vinculado, onde as mesmas lhe permitam conhecimento e análise da situação, perfeito controle administrativo e decisões corretas de ajustamento a realizar. Entretanto, o que se tem observado nas esferas governamentais, infelizmente, é a manutenção de sistemas obsoletos de informações, em que os governantes encontram-se mergulhados num grande volume de dados e papéis, impossível de serem analisados, e em sua maioria, apresentados com atraso, não possibilitando, dessa forma, a transparência da administração pública. 11 "Não há nada mais importante na Prefeitura do que montar um sistema de informações, porque nós não estamos na Idade da Pedra. Quando assumi a Prefeitura, o Prefeito tinha apenas um fluxo de informação gerencial. Nada mais que um fluxo, dados de fluxo de caixa recebidos diariamente a respeito de receitas e despesas, um quadro f:,'tande. Fizemos algumas modificações, 5
11 Sistema de InfiJnnacões Gerenciais U Caso da Controladoria do Municipio do Rio de Janeiro mas além desse não havia mais nenhum fluxo de infonnações. Quando fui gerente de produção na fábrica de azulejos da Klabin, chegava na fábrica às 7:30 da manhã e a primeira coisa que eu recebia para poder começar a trabalhar, eram os mapas da produção, de fluxo de estoque, necessidades disto ou daquilo, demonstrativos de qualidade nos diversos pontos da produção. A partir daí é que eu via se estávamos num quadro de nonnalidade ou de anonnalidade para começar o turno da manhã. Na Prefeitura isso não existe. Se eu passasse a mão no telefone e perguntasse quantos alunos nós temos matriculados na rede escolar? A resposta seria o número de matrículas do início do ano, absolutamente falso, porque as mães matriculam seus filhos em mais de uma escola, duas ou três escolas, assim o dado que serve é aquele do início do segundo semestre, do final do primeiro semestre, para que se possa fazer algum tipo de comparação. Não possuímos informações cadastradas de quase nada. Organizadas de quase nada. Se perguntarmos quanto ganhava um servidor, um professor ou um arquiteto em julho de 1987, essa informação não estaria disponível... Produção de asfalto? O Prefeito não recebia um fluxo de infonnação de produção de asfalto, e era cobrado pelos buracos... Há um ano atrás, me levaram a uma visita em uma escola, e ouvi que o Prefeito é isso, o Prefeito é aquilo, televisão presente e tal. Então pedi para fazer o custo de cada uma das escolas daquela região. Aquela escola em questão era a de pior perfonnance. Chamei a diretora junto com os pais de alunos e disse: Veja a sua escola: Quantos alunos por professor a senhora tem? Quanto custa a merenda escolar por aluno matriculado? Quais são os seus gastos disso ou daquilo comparado com as escolas de sua região? Não sabia... Os gerentes de oficinas, tão grandes quanto as oficinas da COMLURB, DGVU e STO, sendo que DGVU e STO são gêmeas, nunca telefonaram um para o outro para perguntar que tipo de equipamento eles adquirem, que tipo de peça, quanto custa a mesma biela de um caminhão, o mesmo farol. Nunca perguntaram um para o outro quanto custa para poder comparar, para saber se 6
12 Sistema de lnfonnacões Gerenciais o Caso da Controladona do Mooicipio do Rio de Janeiro está pagando muito, se está pagando pouco. Nem o nosso sistema de auditoria ia atrás para fazer comparação de preço de um mesmo produto entre órgãos da mesma prefeitura enfim, do ponto de vista da informação gerencial, vivemos uma calamidade, um caos completo. Diante de um quadro como esse, como é possível se tomar uma decisão? Quanto a mim, venho arrumando meu próprio sistema de informações, pastas, porque não adianta nada voce organizar a desordem, será preciso montar um sistema... não dá tempo ora, trabalhar com informações não é um processo simples. Se vivemos em um mundo em que as informações vem de todos os lados, é preciso ter cuidado para processar informações, para priorizar informações os relatórios das Secretarias e dos órgãos que tem informações mensais, com raras exceções, são relatórios ilegíveis. Não posso, também, ler todos esses calhamaços. Faço a minha leitura dinâmica. Não tem informação. Tem um monte de quadros, mas eu não posso ler todos os quadros, tanta letra escrita em mais ou menos sessenta páginas. Um prefeito precisa ser informado do que é relevante. Nestes relatórios deve ter muita informação importante, mas não dá para eu buscar, porque vou perder umas três horas procurando uma informação que eu deveria recolher em um gráfico em dez minutos No meu caso, eu lhes digo que sou passageiro, e tenho um sistema de informação montado e trabalho com ele. Tenho uma memória razoável, visual, então vou guardando o que considero importante. Mas isso não basta! Porque nem todos conseguem fazer isso. A Administração não consegue, a Educação, a Saúde... estão, provavelmente, tomando um sem número de decisões sem base, sem nenhum lastro para tomar aquela decisão. Não se sabe se melhoramos ou se pioramos. Não se sabe nada rigorosamente. Não se sabe se é caro ou barato. Não se sabe se é por aqui ou por lá. Então, não há nada mais importante do que a montagem de um sistema como esse e a possibilidade de se ter, em cada órgão, ou Secretaria um mínimo de informações que permitam tomar decisões e homogeinizar as informações." 7
13 Sistema de [nfonnacões Gerenciais () Caso da Controladoria do Município do Rio de Jam:iro Trechos da Palestra do Sr. Prefeito César Maia, extraído dos Anais do I Encontro de Informações Gerenciais da Prefeitura da Cidade do Rio de Janeiro - realizado de 07 a 09 de dezembro de Um dos problemas da administração pública é justamente a imensa quantidade de infonnações que se podem fazer disponíveis a um administrador. A grande questão é como selecionar e organizar, dentro dessa disponibilidade, aquelas infonnações realmente úteis, ou seja: Quais as principais características de uma ferramenta que apresente, de forma clara, rápida e prillcipalmellte correta, tallto para os admillistradores como para colltroladores e\:ternos e internos, as origells e aplicações dos recursos públicos, ou seja, a performance da gestão pública mullicipal? 8
14 Sistema de Informacões Gerenciais () Caso da Contwladoria do Município do Rio de Janeiro REFERENCIAL TEÓRICO INTRODUÇÃO As mudanças - políticas, econômicas e culturais - dominam todos os aspectos de nossas vidas. A partir da metade da década de 1980 até nossos dias, foram experimentadas transformações dramáticas - não somente na arena política, como também provocadas pela internacionalização de mercados, pelas alterações demográficas, pelos avanços tecnológicos, pela era das fusões, das incorporações e das privatizações de empresas. o acirramento da competição, a globalização dos mercados e os avanços tecnológicos alcançados nestes últimos anos provocaram mudanças radicais na forma pela qual é exercida a gestão nas empresas. O crescimento explosivo das Tecnologias de Informação trouxe inúmeros benefícios para as empresas, tais como redução de custos, de mão de obra, maior velocidade nas operações, aumento da qualidade de seus serviços e maior disponibilidade de informações, contribuindo para o aumento da competitividade da empresa. A janela de tempo para análise das relações empresa-órgão público é cada vez mais estreita e este clima colocou os negócios sob enormes pressões, de tal forma que a prosperidade ou mesmo a sobrevivência de uma organização depende da habilidade que a organização apresenta para reagir e para prever as mudanças. Assim sendo, o foco para a aplicação da tecnologia da informação é o deslocamento da simples automação da operação do negócio para o gerenciamento do processo de mudança. Sobre este enfoque, toma-se extremamente árdua a tarefa de administrar bem qualquer tipo de organização. Com o objetivo de obter informações precisas e num prazo compatível para auxiliar a tarefa administrativa, é que normalmente são utilizados os Sistemas de Informações Gerenciais e, por encontrar a maioria desses problemas na busca de informações e com o objetivo de aperfeiçoar I o processo decisório da Administração Municipal, a Prefeitura Municipal do Rio de Janeiro, através 9
15 Sistema de Infornlaç()CS Gcrcnciais () Caso da Controlauoria do Município do RIO de Janeiro de sua Assessoria de Informações Gerenciais da Controladoria Geral do Município, decidiu desenvolver o seu Sistema de Informações Gerenciais. A administração pública vem sofrendo pressões crescentes do mercado e da sociedade pela busca da qualidade e eficiência dos serviços prestados. Para monitorar os acontecimentos e embasar o processo decisório, os administradores necessitam de informações que muitas vezes não existem ou estão num formato inadequado, ou ainda existem, só que espalhadas por diversos setores e com dados conflitantes. E na maioria das vezes, essas informações são entregues quando não são mais tão necessárias. Um dominicano francês, o padre Dubarle, muito inspirado pela descoberta da recém-nascida cibernética, fez saber, no dia 28 de dezembro de 1948, aos leitores do jornal I,e Afonde, da existência de novas máquinas de calcular, como também o que elas pareciam potencialmente capazes de realizar. Depois de tcr frisado "a insuficiência, hojc patente dos líderes e dos aparelhos habituais da política", o padre Dubarle proclamava que tais máquinas, no devido tempo, poderiam muito bem serem utilizadas para coletar as informações sobre a produção e o mercado, por exemplo, e depois constituir um aparelho mundial de tomada de decisão, contanto que os processos não sejam conduzidos de forma determinista mas integrem, no mais puro estilo da teoria dos jogos, acontecimentos aleatórios. O que na prática ocorre com a grande maioria das organizações, sejam elas públicas ou privadas, é que todas elas passaram por um processo de informatização onde vários sistemas foram desenvolvidos, de forma independente, para atender a diferentes necessidades básicas das organizações. Com o passar do tempo, os gerentes passaram a receber extensos relatórios de utilidade pouco prática. Esta é a situação atual, vários relatórios são construídos a partir de diferentes base de dados, usando-se critérios próprios e contendo até mesmo informações conflitantes. Por outro lado o advento da Microinformática propiciou, sem dúvida, uma maior autonomia 10
16 Sistema de lnfonnacões (ferenciais ( ) Caso da Controladoria do MuniciplO do RlO de Jam:Inl do usuário, porém quando realizada de forma independente e sem nenhum controle contribui ainda mais para a grande Babel de informações que hoje fluem nas organizações. As organizações que tem sistemas de informação controlam as operações básicas, no entanto os gerentes questionam por que é tão dificil saber: Onde estão as informações? Como obtê-ias? Qual seu grau de exatidão? O que realmente representam? O prazo para obtê-las? Após definir-se o problema e visando situar o leitor dentro do contexto do tema proposto, procurou-se encontrar, dentro da literatura disponível, o suporte teórico de forma a embasar a formulação de respostas às questões levantadas. Como já citado anterionnente, o assunto "Processo Decisório" foi objeto de vários trabalhos e o enfoque da necessidade de informações também já foi amplamente discutido. No entanto, são raros os textos que tratam do problema aqui definido, ou seja, analisar as informações de maneira gerencial e os sistemas utilizados para disponibilizar as mesmas dentro das esferas governamentais. SlG - Objetivos e Características Básicas 11
17 Sistema de Informações Gerenciais PROCESSO DECISÓRIO PRESSUPOSTOS E LIMITAÇÕES Teóricos e pesquisadores já reconheceram as contradições existentes entre os diversos modelos e idéias sobre o processo decisório, especialmente em termos da vulnerabilidade humana ao erro, sobretudo ao chegar à decisão através de um processamento de informações superficial e tendencioso. Outro aspecto da vida organizacional que tem sido centro de atenção, refere-se ao fluxo e a rede de comunicações. A troca de informações parece ser vital para o processo decisório. Weick afirma que, "para ocorrer um processo decisório, é necessário que primeiramente se registre de modo acurado a ambigüidade presente na informação sobre a qual se vai decidir. Pouca atenção tem sido dada ao modo como que essa informação é registrada". Em outras palavras, para que o processo decisório ocorra, deve haver acurado registro das informações tendenciosas e inconsistentes ligadas ao processo decisório. Einhorn e Rubin, revendo a teoria comportamental da decisão, discutem a importância dos processos psicológicos básicos que antecedem o julgamento e enfatizam a importância da atenção, memória, representação cognitiva, conflito, aprendizado e feedback. Argumentam que os elementos de uma teoria psicológica do processo decisório devem incluir a preocupação pela estrutura e representação da tarefa e a habilidade de processar informações. Feldman e March sustentam que, do ponto de vista de uma teoria decisória clássica, a informação é coletada porque ajuda a escolha de alternativas. Entretanto, em muitas circunstâncias os participantes organizacionais parecem encontrar valor em informação que é acolhida e não é usada. As organizações incentivam a coleta de informações extras. Assim, muitas das informações coletadas em organizações são formas de decidir. As organizações investigam seus ambientes tanto para surpresas quanto para clarear incertezas. Feldman e March também sustentam que muitas das informações nas organizações são falsas. A informação é freqüentemente coletada e usada em contextos que tornam o seu uso problemático. O uso da informação simboliza em alguns casos 12
18 Sistema de Informações Gerenciais comprometimento com uma escolha racional. Mostrar esses símbolos reafirma a importância de seu valor social e assinala competência social e organizacional. Como os diretores obtêm, selecionam e avaliam informações? Que tipos de comportamento comunicativo os gerentes adotam durante o processo decisório? Como eles superam a contradição entre necessidade de informação e a falta de informação precisa? Apesar da crescente atenção que os cientistas têm dedicado ao processo decisório, os teóricos e pesquisadores sugerem a inexistência de uma teoria articulada que apresente abordagem mais global para a questão do processo decisório nas organizações. Janis admite que" esperamos que, na medida em que se acumulem mais provas baseadas nas causas e conseqüências do stress decisório, nossa moldura teórica possa ser montada de modo mais completo, para que possa abrir-se maior campo de previsões em relação ao comportamento decisório. Esperamos que, tão logo se acumulem mais provas sobre comportamentos decisórios, uma teoria integrada emergirá para sintetizar todos os aspectos consistentes atuais. A prova agora é fragmentada e devemos esperar futuros progressos da pesquisa. 13
19 Sistema de Informacões Gerenciais AS DECISÕES NO CONTEXTO DA RACIONALIDADE LIMITADA Um importante eixo cultural na produção de sistemas de comunicações é o seu processo de desenvolvimento pois integra pessoas, métodos e ferramentas. A qualidade do produto depende da qualidade do processo empregado para produzi-lo. O processo influencia na produtividade e na qualidade dos sistemas e em sua adequação às reais necessidades de negócio da empresa. O sucesso do processo de desenvolvimento depende da articulação de três focos complementares: gerencial, de arquitetura e de engenharia. Foco Gerencial: "fazer acontecer" Arquitetura: "o que fazer" Atitude Negociar e alcançar metas de projetos viáveis Construir o "sistema certo" Critério de Sucesso Efetividade: produto aceitável pelo cliente. Eficácia: adequação ao cliente Engenharia: "como fazer" "Construir certo" o sistema Eficiência: qualidade técnica A equipe de desenvolvimento engloba, na prática, todos os interlocutores responsáveis pelo processo de compreensão do problema e negociação de uma solução adequada. O desempenho destas equipes depende da formação e experiência dos profissionais individualmente, mas principalmente, da forma como flui o processo de comunicação (compreensão comum) e negociação entre os que necessitam da solução e os que a constróem. Grande parte dos atrasos e do retrabalho decorre de falhas em descobrir "O QUE" fazer e não de falhas no "COMO" fazer. O processamento de informações pode ser afetado por muitos fatores. Num estudo sobre as comunicações, o auditor de comunicação da ICA (Intemational Communication Association) descreveu os processos de comunicação nas organizações em um dado momento, focalizando sete variáveis-chave: 1. A quantidade de informações necessárias; 2. As ações tomadas a partir das informações recebidas; 3. tempo, a exatidão e a utilidade das informações; 14
20 Sistema de Informacões Gerenciais 4. As fontes de informação; 5. Os canais de emissão e recepção de informações; 6. A qualidade das relações estabelecidas no processo de comunicação e; 7. A rede de comunicação formal e informal. Como se viu, anteriormente, uma proposta racional de análise e decisão é capaz de eliminar as causas e resolver os problemas. Essa proposta identifica uma seqüência de passos lógicos, iniciada com a avaliação e diagnóstico do problema, passando pela busca de todas as informações indispensáveis ao conhecimento das causas, pela geração de todas as alternativas possíveis, antecipando as conseqüências de casa alternativa, até a escolha da melhor. Na seqüência lógica da proposta racional a decisão resultaria na eliminação da causa, desencadeando uma ação corretiva do problema. Ideal seria as organizações aprofundarem-se não só na análise de problemas correntes, mas na análise prospectiva de problemas, ou seja, na antecipação e análise de situações problemáticas não ocorridas, gerando decisões voltadas para a redução de ocorrência dessas causas (ações preventivas) ou para afastar/minimizar os efeitos indesejáveis de um problema que possa vir a ocorrer (ações contingenciais). Entretanto, no mundo real, os decisores não chegam a dar conta das situações problemáticas correntes. Existe pouco ou nenhum tempo para pensarem mais à frente. Observa-se, ainda, que no dia-a-dia nem todas as decisões desencadeiam ações corretivas. Dois outros tipos de decisão são comuns nas organizações do mundo real: as decisões protelatórias e as decisões paliativas. A ação protelatória resulta de uma decisão tomada antes mesmo que a causa seja identificada. Seria uma forma de o decisor ganhar tempo para proceder a uma análise mais detida do problema. A ação paliativa resulta de situações problemáticas em que a causa está identificada, mas sua eliminação escapa ao poder do decisor. O decisor não controla a ocorrência da causa e tem que procurar alternativas que minimizem as conseqüências indesejáveis. Nas organizações públicas muitas são as situações em que o administrador não tem controle das causas de seus problemas. Por 15