O que é PDCA : entenda todos os detalhes de cada etapa
Você sabia que a sua gestão de projetos pode ter seus resultados muito melhorados a partir da aplicação de um conceito simples, conhecido como PDCA? Mas você sabe o que é PDCA?
Saber o que é Ciclo PDCA e aplicá-lo na sua forma de gestão, ajuda muito a melhorar como se lida com o gerenciamento de projetos porque propõe soluções práticas de organização.
As empresas que sabem para que serve PDCA e aplicam a ferramenta em seus processos, garantem as mudanças necessárias para atingir as metas propostas, com bastante eficácia e qualidade.
Vamos entender o que significa a sigla PDCA?
O quê? PDCA? Até parece mesmo um nome de exame médico, mas na verdade, é uma metodologia iterativa utilizada na gestão de empresas, baseadas em quatro passos para implantar melhoria em processo ou produtos.
As próprias letras iniciais dos verbos em inglês que compõem a sigla já explicam uma parte do contexto do uso desta ferramenta. Veja o que significa PDCA:
P= Plan (inglês) = Planejar
D= Do (inglês) = Executar
C= Check (inglês) = Checar (controlar)
A= Act (inglês) = Agir corretivamente
Ou seja, o que é o PDCA? É o método responsável por planejar processos, aplicá-los, prever falhas, solucioná-las e conferir resultados.
O modelo é tão intuitivo e fácil de aplicar, com comprovadas melhorias na gestão das empresas e reais ganhos, que é utilizado no mundo inteiro. Acabou se transformando em ferramenta muito comum em projetos de qualidade, consultoria em planejamento estratégico, gerenciamento de projetos, gestão da qualidade e até mesmo nas instituições de ensino.
O que é PDCA na administração ou em qualquer área terá significado e metodologia iguais. Serve, por exemplo, para ajustar um produto à conformidade do cliente, promover um treinamento de vendas, alcançar maior produtividade nas tarefas, reduzir custos e despesas ou qualificar o atendimento ao cliente.
Isso é o que significa PDCA na administração, mas pense em qualquer outra área, é a mesma coisa. Quando alguém se propõe a entrar em um curso preparatório para fazer uma prova de certificação não vai precisa percorrer os mesmos passos? A começar por planejar?
A mágica do PDCA acontece quando essas palavras são organizadas em um ciclo de melhoria contínua, que deve ser seguido sempre na mesma ordem.
É um passo a passo que permite que você organize melhor a sua empresa e atue estrategicamente na gestão do seu negócio. As empresas que usam o PDCA poderão até mesmo revolucionar seus resultados.
Origem: o que é o ciclo PDCA?
O surpreendente desta metodologia é que não é um conceito destes modernos, fruto da era digital. Foi, na verdade, criado em 1920, pelo físico norte-americano Walter Andrew Shewart, conhecido na área de controle estatístico de qualidade.
Mas foi na década de 1950 que outro americano foi responsável por popularizar a metodologia dos 4 passos. O professor William Edwards Deming dedicou-se às melhoria dos processos produtivos nos EUA. Na ocasião, também tinha o título de guru do gerenciamento de qualidade. Por isso, o Ciclo PDCA também é conhecido como Ciclo Deming.
Muitos acham que o que significa PDCA e 5S na visão da qualidade são a mesma coisa, mas não, são visões semelhantes no quesito de organização do ambiente de trabalho, mas seus criadores e sistemas são diferentes.
O 5S é uma alusão às palavras japonesasSeiri, Seiton, Seiso, Seiketsu e Shitsuke, que significam respectivamente Utilização, Ordenação, Limpeza, Saúde e Autodisciplina.
O método 5S foi adotado com o objetivo de possibilitar um ambiente de trabalho adequado para uma maior produtividade.
Isso ocorreu também na década de 50, quando o Japão tentava se reerguer da derrota sofrida na Segunda Guerra. Neste período, as empresas japonesas precisavam colocar seus produtos no mercado com preço e qualidade adequados para competir com a Europa e EUA.
O Ciclo PDCA é composto por quatro etapas, sendo elas quais?
Agora que você já sabe PDCA, o que é, vamos entender melhor o que esses verbos querem dizer em termo de aplicação na gestão das empresas.
Seja em uma oportunidade de negócio, como criação de um novo setor ou abertura de uma filial; demandas da própria empresa, do mercado ou legais; e desenvolvimento ou atualização de produtos e serviços, são algumas questões que um gerente de projeto precisa lidar nas empresas. Nisso tudo, há muito a ser planejado.
Além disso, há muitos outros aspectos do funil da gestão de projetos que merecem muita análise para planejar, podem ser a mensuração de recursos, definição de prioridades, ou outros diversos itens.
Nessa etapa do Ciclo PDCA é a hora de analisar os problemas a serem resolvidos. É preciso pensar em definição dos problemas, dos objetivos e escolha dos métodos. É a etapa da busca de soluções.
O plano de ação é a hora de executar tudo que foi determinado no passo anterior. É preciso treinar o método, executar, realizar possíveis mudanças, o que pode ser feito de forma prática.
Em empresas de qualquer tamanho, ninguém faz nada sozinho. Aqui aplica-se a orientação e o treinamento de todos os envolvidos é determinante para o sucesso da estratégia.
Nesta fase também é importante acompanhar a execução e reunir informações úteis para o passo seguinte.
Depois de checar, é preciso agir de forma melhorada, verificando se o padrão está sendo obedecido, o que está funcionando e o que não está, perguntar por que, a cada passo do processo.
Na implementação do plano de ação é preciso realizar um monitoramente sistemático de cada atividade determinada no plano de ação e comparar o que foi previsto, com o que foi realizado.
Avaliar a metodologia de trabalho adotada também auxilia a checar se a equipe está no caminho certo ou será preciso realizar mudanças de rota.
Tudo está conforme o programado? Então não mude os planos. Em caso de todas as metas terem sido atingidas, é a hora de adotar o plano aplicado como padrão.
Mas se existem inconformidades, discrepâncias, é preciso agir para corrigir e prevenir futuros os erros, corrigir falhas, implantar melhorias imediatas no sistema de trabalho, e repetir as soluções que se mostraram adequadas ao resultado.
Depois de tudo isso, tem mais um pulo do gato: Replanejar. Ou seja, repetir o ciclo, para garantir o aperfeiçoamento e melhorias contínuas.
Mas para reforçar as soluções na sua empresa, veja esse vídeo 'Como descobrir a solução certeira para o problema de uma empresa', do meu canal no Youtube:
Entendeu o que é ciclo PDCA e para que serve? Caso ainda tenha dúvidas, me procure no Linkedin ou aqui no site: robsoncamargo.com.br
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