Projeto: o que você precisa saber sobre para gestão eficiente
Publicado por Time Smart em 15/09/2020 | Atualizado em 30/03/2022
Você sabe o que é um projeto corporativo? No dia a dia de empresas, muitas são as tarefas executadas. Em alguns casos, elas demandam uma organização especial.
Neste momento surge um projeto. Ele facilita a busca por objetivos específicos, como a migração de sistemas e o desenvolvimento de um software. Mas, para que as metas sejam alcançadas, a empresa deve estar preparada para reduzir riscos e maximizar os resultados.
Quer saber como isso pode ser feito? Então, confira o post a seguir!
Projetos são um conjunto de ações executadas em um prazo definido com objetivos claros. Eles contam com escopo de ação e recursos fixos. Em geral, contam com equipes multidisciplinares e divisões de metas em etapas.
Um projeto não deve ser confundido com um processo tradicional. Processos corporativos acontecem regularmente (como o atendimento a clientes e a manutenção de equipamentos). Já os projetos combinam vários processos para atingir uma grande meta.
Quais tipos de projetos existem no ambiente corporativo?
Empresas podem executar diferentes tipos de projetos. Entender como eles funcionam auxilia o gestor a otimizar o planejamento e evitar problemas. Confira a seguir os tipos de projeto mais comuns no ambiente corporativo!
Esse tipo de projeto é focado no desenvolvimento de novas soluções ou tecnologias. Grandes empresas adotam os projetos de pesquisa para conseguirem se manter à frente de concorrentes. Buscando mais inovação, a empresa trabalhará para mitigar uma demanda do mercado com uma solução inteligente e moderna.
Realizados temporariamente e com um público-alvo limitado, os projetos sociais buscam transformar a realidade de uma minoria social ou comunidade. Eles podem ser executados diretamente ou em parceria com uma ONG. Assim, o negócio pode aumentar o impacto social que ele tem na sociedade ao seu redor.
Os projetos arquitetônicos são adotados quando a empresa pretende realizar mudanças no seu ambiente corporativo. Eles podem envolver coisas simples, como a criação de uma nova sala, ou até mesmo a construção de uma nova sede. Devem ser feitos considerando pontos de segurança, normas de zoneamento e as demandas da empresa.
Softwares passam por mudanças constantes. Os projetos de sistemas auxiliam a empresa a organizar rotinas como a criação de updates ou o desenvolvimento de um novo sistema. Assim, a organização pode trabalhar com um melhor direcionamento e garantir que a ferramenta seja entregue com um alto padrão de qualidade.
Quais são as melhores práticas de gestão que podem ser adotadas?
Para garantir que os processos durante um projeto consigam atingir os resultados esperados, uma política de gestão é necessária. Ela organiza todos os aspectos que fazem parte de cada etapa, evitando que os resultados fiquem abaixo do esperado. Isso inclui itens como:
o modo como os recursos financeiros, tecnológicos e operacionais serão distribuídos;
as metas, atividades e cronograma de cada etapa;
os indicadores que serão utilizados para avaliar a performance;
a equipe do projeto e partes interessadas;
os riscos que envolvem cada etapa;
as metodologias de gestão que serão aplicadas.
Uma boa gestão de projetos consegue reduzir os riscos de prejuízos e erros acontecerem. Afinal de contas, todos os times terão uma visão completa sobre suas responsabilidades. Ao mesmo tempo, conseguirão avaliar a qualidade do trabalho executado e aplicar correções conforme o projeto evolui.
A política de gestão toma como base algumas das melhores práticas para executar projetos. Confira quais são e as outras práticas que você pode adotar!
As metas orientam a análise de resultados e a identificação de problemas. Se um time está com gargalos, por exemplo, ele dificilmente conseguirá cumprir a sua meta de resultados. Assim, o gestor poderá aplicar melhorias e garantir que a performance se mantenha em um nível elevado.
O escopo limita as operações das equipes e os resultados de cada etapa do projeto. Ter esse tipo de limite é crucial para garantir que nada saia do controle da empresa. Afinal, o escopo reduz as chances de os profissionais desperdiçarem recursos com algo que não seja necessário para o projeto.
O investimento em TI auxilia a empresa a ter times mais integrados e informações centralizadas durante o projeto. Isso auxilia na tomada de decisões e reduz gargalos. Desse modo, as equipes podem manter um trabalho de alta qualidade durante todo o projeto.
Aplicar feedbacks permite ao gestor direcionar as equipes para que os seus processos sejam mais eficazes. Ao mesmo tempo, facilita a replicação de boas práticas. Dessa maneira, a empresa pode manter um nível elevado de performance continuamente.
Unificação de times
Ter times que colaboram é uma ótima forma de garantir bons resultados. Isso permite ao negócio ter mais inovação nas suas escolhas e menos conflitos. Por isso ela é tão importante durante o projeto: além de trazer um nível contínuo de performance, a colaboração melhora as escolhas de todos.
Por que e como adotar um software de gestão de projetos?
A tecnologia, como afirmamos, pode ser muito útil para gerenciar projetos. Sistemas de gestão facilitam a definição de metas e o modo como as equipes trabalham. Além disso, tornam a distribuição de dados mais rápida e segura.
Mas, para que isso seja possível, a empresa deve buscar um fornecedor especializado. Ele precisa te auxiliar a identificar as demandas internas, avaliar os requisitos básicos e o melhor modo de migrar para um sistema de gestão. Isso reduzirá as chances de problemas de segurança e usabilidade acontecerem, maximizando o seu retorno sobre o investimento.
Bem feito, o investimento em um sistema de gestão de projetos será crucial para o sucesso de todos os projetos internos. Afinal de contas, a empresa terá uma ferramenta capaz de melhorar todos os fluxos de trabalho. Da definição de metas à aplicação de metodologias, tudo será mais centralizado, eficiente e prático.
Projetos transformam as corporações. Por isto, para aumentar sua competitividade, as empresas executam diversos projetos. Eles conseguirão envolver as equipes em torno de metas comuns a todos. Assim, o fluxo de trabalho será otimizado e a marca poderá manter um posicionamento de destaque diante da concorrência.
Como apontamos, existem metodologias e guias para orientar a gestão de projetos. Um dos mais famosos é o PMBOK. Confira no nosso blog como o PMBOK é estruturado!