Lição 4 Instrumentos de Correspondências dos Correios - PDF
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Rosângela Sanches Alcântara
1 69 Lição 4 Instrumentos de Correspondências dos Correios Após concluir o estudo desta lição, esperamos que você possa: Associar os instrumentos de correspondências dos Correios às suas respectivas características. Identi car a estrutura da Comunicação Interna (CI). Identificar os critérios gerais e específicos para a utilização dos instrumentos de correspondências. Relacionar as competências para emissão de correspondências (internas e externas) às respectivas permissões. Identi car o acesso aos formulários eletrônicos. Veja os temas que você irá estudar nesta lição: Tema 1 Conhecendo os Instrumentos de Correspondências Tema 2 Os Instrumentos de Correspondências e suas Regras Tema 3 A quem compete emitir os instrumentos de correspondências?
2 71 CONVERSA INICIAL Em toda empresa, a comunicação é uma ferramenta que deve ser bem estruturada e de nida, possibilitando que as informações uam de forma útil à organização. Nesta lição você estudará sobre os diversos Instrumentos de Correspondências nos Correios. No Manual de Comunicação dos Correios MAN- COM, você encontra os procedimentos necessários para a correta emissão dos documentos que circulam dentro e fora da empresa.
3 72 Práticas Administrativas TEMA 1 CONHECENDO OS INSTRUMENTOS DE CORRESPONDÊNCIAS CONCEITO DE INSTRUMENTOS DE CORRESPONDÊNCIAS Veja, a seguir, a de nição do MANCOM: É toda a comunicação escrita utilizada para solicitar ou transmitir informações, divulgar despachos, efetivar o contato entre os diversos órgãos da Empresa e entre esta e pessoas ou organismos externos. MANCOM 4/2 1 Com base no conceito apresentado, quais os órgãos internos dos Correios que podem utilizar-se dos instrumentos de correspondências? Se você pensou em todos os órgãos, parabéns! É isso mesmo, todos utilizam os diversos modelos no cotidiano. Estude, a seguir, a classi cação dos instrumentos de correspondências. Isso possibilitará o entendimento de sua utilização, para quando precisar da comunicação, dentro ou fora da empresa. CLASSIFICAÇÃO DOS INSTRUMENTOS DE CORRESPONDÊNCIAS Os instrumentos de correspondência classi cam-se de acordo com seu destino em: Instrumentos de Correspondência Internos, Instrumentos de Correspondência Externos e Instrumentos de Correspondência Internos e Externos. Na sequência, conheça as características de cada documento de acordo com sua classi cação.
4 73 Intrumentos de Correspondência Internos São aqueles utilizados para realizar a comunicação entre pessoas ou órgãos que integram a estrutura organizacional da Empresa. MANCOM 4/ No quadro a seguir, estude os instrumentos de correspondência internos, a aplicação e as respectivas dicas: Instrumento de Correspondência Interno Noti cação Interna (NI) Comunicação Interna (CI) Carta-Circular Utilizado para Agilizar o encaminhamento de documentos. Tratar de assuntos mais rotineiros, entre os órgãos da Empresa. Comunicação entre os órgãos da Empresa. Envio de mensagens para os empregados. Prestar homenagem no âmbito da Empresa. Dicas Correspondência de preenchimento fácil e rápido. Elaboração de forma manual ou eletrônica. Economia de tempo com redação, digitação, revisão, cópias etc. Registro de assuntos formais com redação mais extensa. Cunho informativo, de agradecimento.
5 74 Práticas Administrativas A) Modelo de NI: B) Modelo de CI:
6 75 C) Modelo de Carta-Circular: Intrumentos de Correspondência Externos São aqueles utilizados para realizar a comunicação entre a Empresa e: Pessoas físicas Pessoas jurídicas Entidades governamentais Entidades internacionais que não integram a sua estrutura. MANCOM 4/ No quadro a seguir, veja quais são os instrumentos de correspondência externos e quando utilizar cada um deles, conforme MANCOM 4/ :
7 76 Práticas Administrativas Instrumento de Correspondência Externo Carta Ofício Telegrama Cartão Social Cartão de Visitas Convite para Eventos Utilizado para Comunicação com Entidades de direito privado, pessoas físicas e na comunicação internacional. Comunicação com Entidades da Administração Pública e Órgãos dos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário. Comunicação em caráter de urgência. Comunicação de caráter social. É utilizado pelos dirigentes dos Correios. Comunicação de caráter pro ssional, utilizado por dirigentes e empregados que representem os Correios (assistentes comerciais, gerentes de agência etc.) Formalização de eventos relacionados aos Correios (lançamento de selos, carimbos, exposições). É um instrumento de correspondência social. Em se tratando de correspondência internacional, encaminhe previamente ao DEINT. Lembre-se, o texto precisa ser adaptado ao idioma e ao padrão de correspondência de cada país! Intrumentos de Correspondência Internos e Externos Existem dois instrumentos de correspondências utilizados para comunicação interna e externa. De acordo com o MANCOM 4/ são utilizados comumente para realizar a comunicação entre: pessoas ou órgãos da estrutura organizacional da nossa Empresa (internos); e os Correios e pessoas, entidades, empresas ou órgãos públicos (externos).
8 77 Veja, a seguir, os instrumentos de correspondência que podem ser externos e/ou internos, dependendo de sua aplicação e importantes dicas: Instrumento de correspondência Característica Dica Correio eletrônico ( ) Fax Post Administrativo (Fax) Utilizado por órgãos ou empregados autorizados. Agiliza a circulação de informações e, por conseguinte, a comunicação. Interna (entre órgãos) Transmissão de documentos urgentes. Externa Transmissão de documentos para órgãos da Administração Pública, entidades de direito privado e entidades internacionais. Observe as regras para o envio e recebimento de e as recomendações para a boa utilização do serviço de correio eletrônico. Use-o quando o envio de não for possível. Acesse o MANCOM 4/9 (ECT Normas, na intranetac) e enriqueça seu aprendizado com as regras para utilização do (corporativo), principalmente se você gerencia ou possui conta de corporativo. Observe o quadro a seguir: AMBIENTE INTERNO AMBIENTE EXTERNO CI (interno) (interno e externo) OFÍCIO (externo) Órgãos Públicos Departamento Diretoria Regional CARTA (externo) Instituição Privada Comunicação Internacional Pessoa Física Gerência Seção (interno e externo) Órgãos Públicos Pessoa Física Instituição Privada Comunicação Internacional Até aqui você estudou o conceito, a classi cação e os respectivos instrumentos de correspondências nos Correios.
9 78 Práticas Administrativas TEMA 2 OS INSTRUMENTOS DE CORRESPONDÊNCIAS E SUAS REGRAS Conforme MANCOM, 4/3 2 cada tipo de instrumento de correspondência obedece a uma constituição própria. Existem regras gerais que servem para todos os instrumentos de correspondências e regras especí cas, para cada instrumento. REGRAS GERAIS PARA UTILIZAÇÃO Para a correta utilização dos instrumentos de correspondências observe as seguintes recomendações: O conteúdo e urgência da sua informação é que indicará o instrumento mais adequado para você utilizar na comunicação. Utilize o FAX para as comunicações urgentes ou quando o serviço de Correio Eletrônico não estiver disponível. Utilize o , o telefone e o contato verbal entre órgãos de mesmo nível, desde que o assunto não exija um registro. Assim você agiliza a comunicação formal. Elabore documentos utilizando os exemplos previamente formatados e apagando somente o corpo do texto. As demais informações devem ser apenas substituídas, evitando assim, modi car o formato preestabelecido. Utilize a fonte Arial, com tamanho de fonte 11. Utilize os formulários eletrônicos para emissão de correspondência interna e externa (formulários padrão). Utilize os formulários disponibilizados em meio eletrônico para elaboração de forma padronizada das suas correspondências! Além de facilitar, você ganhará em agilidade também!
10 79 Você sabe onde encontrar os formulários eletrônicos? Para acessar os modelos dos instrumentos de correspondências e outros formulários utilizados na Empresa, utilize a Ajuda a seguir. Acessando os Formulários Modelos de instrumentos de correspondências 1) Acesse a intranetac; 2) clique no ícone de acesso rápido FORMULÁRIOS ELETRÔNICOS FORMULÁRIOS ELETRÔNICOS 3) selecione uma das opções a seguir, conforme o formato desejado: a. Lista de Formulários Eletrônicos WORD b. Lista de Formulários Eletrônicos BROf ce 4) clique sobre o respectivo modelo de instrumento de correspondência ou de formulário; 5) clique em Salvar ; 6) clique na aba Salvar em ; 7) selecione Desktop ; 8) clique em Salvar. O arquivo estará disponibilizado na tela inicial do seu computador para futuras consultas. 9) clique em Abrir. Procure sempre observar as normas estabelecidas no MANCOM, Módulo 4, para elaboração de cada tipo de instrumento de correspondência: carta, telegrama, fax, carta circular, CI etc.
11 80 Práticas Administrativas REGRAS ESPECÍFICAS PARA A ELABORAÇÃO DE CI Por tratar-se de um documento mais usual nos Correios, você estudará a estrutura e as principais orientações para elaboração de uma Comunicação Interna (CI). A Comunicação Interna CI é composta por 6 partes. 1. Cabeçalho 2. Corpo do texto 3. Fecho 4. Assinatura 5. Indicações de rodapé 6. Folha de continuação Veja o modelo: 1. Cabeçalho 2. Corpo do Texto 3. Fecho 4. Assinatura 5. Indicações de Rodapé Fonte: MANCOM 4/5 ANEXO 1 6. Folha de continuação
12 81 Aprenda como preencher cada parte de uma CI 1) Cabeçalho De (Remetente)/ Ao (Destinatário) Indique o cargo (para dirigentes), ou função (nos demais casos), seguido pela sigla do órgão de origem e escrito em letras maiúsculas. Identi cação Observe a ordem crescente hierarquia: indique a sigla do órgão emissor, e em seguida, a sigla do órgão superior. Referência Indique, quando for o caso, o documento relacionado com a matéria tratada na CI em emissão. Protocolo Este espaço é destinado ao protocolo pelo órgão que a receber, entre os dois os pré-impressos no modelo. Assunto Indique, de forma sucinta, o assunto a ser tratado na CI, em até duas linhas, com o mesmo tamanho de letra utilizado no texto. Localidade e Data Indique, neste campo, o local e data em que a CI será assinada. A data deve ser por extenso e alinhada à margem direita.
13 82 Práticas Administrativas No exemplo a seguir veri que o preenchimento dos campos do cabeçalho: 2) Corpo do Texto Corpo Inicie o texto com três espaços de linha abaixo da Data, na posição de parágrafo. Observe para que os parágrafos quem alinhados.com o texto do Assunto. A distância entre os parágrafos deve resguardar o espaçamento de 1 (uma) linha. Modelo de CI (corpo do texto): 3) Fecho Fecho Tem por objetivo de registrar o m do texto e de saudar o destinatário. Deve estar centralizado. Seguido de vírgula. Inicie com dois espaços de linha após o nal do texto. E qual fecho você deve utilizar?
14 83 Se a correspondência é então utilize o fecho Interna, Externa e destinada à autoridades que recebem o tratamento Vossa Excelência, Externa e destinada à autoridades de mesma hierarquia ou de hierarquia inferior, Atenciosamente Respeitosamente Atenciosamente 4) Assinatura Assinatura Deve constar no respectivo espaço, de forma centralizada em suas respectivas linhas: O nome completo, em letras maiúsculas e em negrito. O cargo ou função que ocupa no órgão, em letras minúsculas (exceto as iniciais). Exemplo 1: Exemplo 2: (Espaço para assinatura) NOME DO CHEFE DO GABINETE Chefe do Gabinete da Presidência (Espaço para assinatura) NOME DO DIRETOR REGIONAL Diretor Regional de Sergipe Quando um cargo/função for ocupado em caráter eventual, formalizado por portaria, a assinatura do chefe eventual deve constar acima do nome do titular, sendo o cargo/função do titular antecedido da menção p/ e, logo abaixo, o carimbo com nome e cargo/função do eventual. (MANCOM 4/ )
15 84 Práticas Administrativas Veja, a seguir, o exemplo para a situação de assinatura do chefe eventual: (espaço para assinatura do chefe eventual) NOME DO CHEFE TITULAR p/ Chefe do DPLAN (carimbo do chefe eventual) 5) Indicações de rodapé C/Anexo(s) Indique o documento complementar ou comprobatório que acompanha a CI, quando for o caso. C/Cópia Indique a sigla do órgão que receberá cópia da CI, quando for o caso. Indicação de Serviço Indique as iniciais do responsável pela redação da CI, em letras maiúsculas, separada por barra das iniciais do digitador, em letras minúsculas. Ex.: MSCR/mscr Nome do arquivo e caminho Indique o caminho (link do arquivo) e o local onde o documento foi salvo, para facilitar a localização futura. Mensagens de rodapé Utilize para divulgar mensagens, reforçar campanhas etc. O DPLAN é o órgão responsável por autorizar a mensagem.
16 85 Modelo de rodapé: 6) Folha de continuação Folha de Continuação Inicie o texto na folha de continuação, quando necessário, aproximadamente 10 mm (2 espaços de linha), abaixo da logomarca, alinhado à margem esquerda ou na posição de parágrafo, se for o caso. Evite deixar somente a assinatura na folha de continuação! Para você aprofundar seu estudo sobre as regras de emissão de uma CI, consulte o MANCOM 4/5 no ECT Normas. TEMA 3 A QUEM COMPETE EMITIR OS INSTRUMENTOS DE CORRESPONDÊNCIAS? Qualquer empregado pode assinar um instrumento de correspondência nos Correios? Certamente que não! Existem pessoas em funções e cargos especí cos com atribuições e poderes para assinatura nas correspondências dos Correios. Observe a tabela de competências para emissão de correspondências (internas e externas) e aprenda como ui a comunicação o cial na empresa.
17 86 Práticas Administrativas Tabela de competências para Emissão de Correspondência Interna As funções de Presidente Vice-Presidentes Superintendentes executivos Chefes de Departamento e de Órgãos de Mesmo Nível Diretores Regionais Coordenadores de Grupo de Trabalho (Designado pelo Presidente, Diretor, Supex ou Chefe do GAPRE) Coordenadores de Comitê Coordenadores de Comissão Gerentes Corporativos Coordenadores Regionais Coordenadores de Grupo de Trabalho (Designado por Chefe de Departamento) Gerentes regionais e chefes de órgãos de mesmo nível Chefes de REVENs Chefes de Unidades Operacionais (Exceto ACF, ACS, PC e PVP) Podem assinar correspondências internas destinadas para Qualquer autoridade da hierarquia funcional Presidente Vice-Presidentes Superintendentes Executivos Autoridades gestoras de órgãos de mesmo nível Órgãos subordinados administrativa ou tecnicamente Autoridades imediatamente superiores, da mesma DR e/ou da mesma área Autoridades gestoras de órgãos de mesmo nível Órgãos subordinados administrativa ou tecnicamente Autoridades imediatamente superiores da mesma DR Autoridades gestoras de órgãos de mesmo nível Órgãos subordinados administrativa ou tecnicamente A CARTA é o instrumento de comunicação escrita para comunicação com ACF, ACS, PC e PVP!
18 87 2 Diretor Regional A 1 2 Diretor Regional B 2 Gerente A DR A 5 5 Gerente A DR B 4 3 Gerente B DR B Chefe de Seção Chefe de Seção Neste exemplo o uxo das correspondências internas, de acordo com a tabela de competência, acontece entre: Diretoria Regional A e B, órgãos do mesmo nível; diretorias e suas gerências; gerências da mesma diretoria; gerências de diretorias diferentes; gerências e respectivas seções. Tabela de competências para Emissão de Correspondência Externa As funções de Presidente Vice-Presidentes Diretores Regionais Chefes de Regiões Operacionais Chefes de Regiões de Vendas Chefes de Agências (localizadas fora do município-sede das REVENs à qual estão subordinadas) podem assinar correspondências externas destinadas para Órgãos da administração pública (federal, estadual e municipal) Pessoas físicas e jurídicas Dirigentes da administração pública, que exerçam funções equivalentes a seu nível hierárquico Pessoas físicas e jurídicas no âmbito de sua área de jurisdição
19 88 Práticas Administrativas Veja os exemplos a seguir: 1. DIRETORIA REGIONAL A Governdador do Respectivo Estado da DR Diretor Regional A João da Silva Prefeitura de área atendida pela DR Presidente da Empresa X LTDA B Região de Venda REVEN Prefeitura Localizada na sede da respectiva Região de Venda 2. ADMINISTRAÇÃO CENTRAL C Governador do Estado X Presidente da Empresa X LTDA Presidente dos Correios João da Silva Prefeito do Município Y
20 89 Nesta lição você aprendeu que: Os instrumentos de correspondências utilizados nos Correios» para comunicação interna: Noti cação Interna, Comunicação Interna e Carta-Circular;» para comunicação externa: Carta, Ofício, Telegrama, Cartão Social, Cartão de visitas e Convite para eventos.» e o fax-post podem ser usados em ambas as situações (comunicações internas e externas), desde que seguidas as regras do Manual de Comunicação. A Comunicação Interna é um dos instrumentos de correspondências mais utilizados nas atividades diárias. Você deve observar a correta utilização das correspondências (internas e externas) e os padrões de nidos. Existem critérios gerais aplicados em todos os instrumentos e os especí cos a cada um. Você deve cumprir a hierarquia para a assinatura e o encaminhamento das correspondências nos Correios.
21 90 Práticas Administrativas EXERCÍCIO Instruções: 1. Este exercício tem o objetivo de consolidar a sua aprendizagem. 2. Após a conclusão, veri que as Respostas e Comentários das Atividades de Autoavaliação da Aprendizagem, disponíveis no nal deste livro didático. 3. Se necessário, retorne aos conteúdos para reforçar a sua aprendizagem. 4. Este exercício não valerá nota. Questão nº 1 Identi que a alternativa que apresenta somente instrumentos de correspondência utilizados nos Correios: A. ( ) Ofício, Boletim Interno BI, Carta, , Telegrama, Fax e Noti cação Interna NI B. ( ) Ofício, Comunicação Interna CI, Carta, , Telegrama, Fax e Noti cação Interna NI C. ( ) Relatórios, Comunicação Interna CI, Carta, , Telegrama, Fax e Noti cação Interna NI D. ( ) Relatórios, Boletim Técnicos, Carta, , Telegrama, Fax e Noti cação Interna NI
22 91 Questão nº 2 Associe os instrumentos de correspondência às suas respectivas características, relacionando a segunda coluna de acordo com a primeira. (A) NI Noti cação Interna (B) CI Comunicação Interna (C) (D) Ofício (E) Carta ( ) Evitar o uso constante de letras maiúsculas. Existe uma vinculação entre o signi cado de seu uso no correio eletrônico e o ato de gritar. ( ) Sua tramitação pauta-se pela rapidez e simplicidade de procedimentos burocráticos. Deve ser usada pela praticidade de emissão e pelo fácil sistema de controle que oferece. ( ) Utilizado para comunicação com entidades da Administração Pública Direta e Indireta e órgãos dos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário. ( ) Utilizada para comunicação com entidades de direito privado e pessoas físicas, em âmbito nacional e internacional. ( ) Deverá ser evitada sua emissão para o encaminhamento de documentos. Para isso, deve ser utilizada a NI ou a Lista de Remessa, formulários próprios para esse m. ( ) Evitar toda e qualquer atividade que possa contribuir para o congestionamento da rede ou para a ocupação desnecessária dos recursos do sistema.
23 92 Práticas Administrativas Questão nº 3 Analise a CI e responda o que se pede: Com base na CI apresentada acima e no conteúdo que você estudou, assinale as alternativas que indicam o CORRETO preenchimento das partes de uma CI. A. ( ) Remetente/Destinatário (De / Ao). B. ( ) Identi cação da CI. C. ( ) Localidade e data (alinhamento à esquerda). D. ( ) Corpo do texto (fonte Arial 11 e alinhamento dos parágrafos). E. ( ) O fecho e assinatura (centralizados).
24 93 Questão nº 4 Analise o quadro e marque a(s) alternativa(s) que identi ca(m) a situação com o uso adequado e a respectiva competência para emissão do documento de correspondência. AMBIENTE INTERNO AMBIENTE EXTERNO CI (interno) (interno e externo) OFÍCIO (externo) Órgãos Públicos Departamento Diretoria Regional CARTA (externo) Instituição Privada Comunicação Internacional Pessoa Física Gerência Seção (interno e externo) Órgãos Públicos Pessoa Física Instituição Privada Comunicação Internacional A. ( ) O Diretor Regional encaminha uma carta ao cliente João de Jesus respondendo aos questionamentos, referentes ao concurso público, direcionados àquela diretoria. B. ( ) O Gerente de Recursos Humanos encaminha um ofício ao diretor regional solicitando autorizar participação de empregado em um curso externo. C. ( ) O Gerente do CDD encaminha uma CI ao Presidente da Empresa solicitando liberação de empregados. D. ( ) O Presidente dos Correios despacha o encaminhamento de uma carta aos empregados, um ofício ao Ministério Público e uma carta à uma escola que buscava patrocínio.
25 94 Práticas Administrativas Questão nº 5 Identi que corretamente a sequência para a consulta dos Formulários Eletrônicos na Rede Corporativa. A. Clique na opção Formulários Eletrônicos B. Selecione o formulário desejado e salve na área de trabalho. C. Acesse o endereço D. Selecione a Lista de Formulários Eletrônicos WORD ou BROf ce ( ) D, A, C, B ( ) A, D, C, B ( ) C, A, D, B ( ) D, A, C, B
26 95 Você chegou ao nal da lição 4! Faça, agora, uma autoavaliação da sua aprendizagem. Relembre os objetivos de aprendizagem apresentados no início desta lição: Associar os instrumentos de correspondências dos Correios às suas respectivas características. Identi car a estrutura da Comunicação Interna (CI). Identi car os critérios gerais e especí cos para a utilização dos instrumentos de correspondências. Relacionar as competências para emissão de correspondências (internas e externas) às respectivas permissões. Identi car o acesso aos formulários eletrônicos. Veri que agora: Se você então atingiu os objetivos de aprendizagem desta lição, prossiga ao estudo da Lição 5, onde você estudará sobre documentos de divulgação dos Correios. não atingiu os objetivos de aprendizagem desta lição, retorne aos conteúdos necessários para reforçar a sua aprendizagem.