Gestão de Documentos e a Internet - Inovação e tecnologia na gestão de documentos.
Gestão de Documentos e a Internet
A Internet como plataforma de gestão de documentos é um dos principais fatores que alavancaram o mercado de gestão eletrônica de documentos. Foi ela que permitiu que documentos passassem a ser disponibilizados em qualquer parte do mundo.
Porém, nem sempre as coisas foram tão fáceis assim. Na década de 80, com as tradicionais redes de sistemas mainframe onde os terminais "burros" recebiam telas caractere pré-formatadas, uma transação gerava um tráfego de, no máximo, 2000 caracteres. Fazer uma imagem "passar" nestas redes que eram dimensionadas para este tráfego era algo hercúleo.
Só lembrando: 9600 bps (bits por segundo) era uma bela velocidade. Com o advento da arquitetura cliente-servidor, o tráfego entre as estações de trabalho e os servidores passou a ser mais pesado, requerendo bandas de rede maiores. Foi quando a disseminação de sistemas de document imaging/ management começou a se popularizar já que não havia mais a necessidade de investimentos pesados em infra-estrutura de redes.
Nesta época passamos a falar normalmente em redes locais de 10 Mbps (Mega bits por segundo). Surge então a expressão "imagens são o colesterol da rede" demonstrando o risco de um enfarte ou então angina nas comunicações das corporações. Posteriormente, com o advento da Internet, este problema piorou pois, quando se desejava disponibilizar um documento remotamente, os links em linha discada eram insuficientes para o tráfego de imagens com um tempo de resposta razoável.
O uso de banda larga e a sua popularização voltam a minimizar este problema. Hoje quando perguntam se vale a pena esperar até que as redes públicas ofereçam democraticamente links de alta performance a todos para colocar um sistema de gestão documental na WEB, respondo com a pergunta: já pensou se Ferdinand Porsche resolvesse esperar para desenvolver os seus projetos até que a primeira "autobahn" estivesse pronta?
A gestão de documentos a partir da Internet
Disponibilizar um documento utilizando-se a Internet como infra-estrutura não é novidade. Em 1996 os primeiros fornecedores iniciaram a oferta de soluções com esta capacidade. Ou seja, há mais de 10 anos podem-se buscar documentos através da WEB. Neste período foram desenvolvidos novos algoritmos de compressão (alguns específicos), os recursos de segurança foram potencializados e a infra-estrutura mundial evoluiu.
O que ainda continuava nos moldes antigos era o processo de carga. Para que um documento fosse colocado no sistema era necessário que ele fosse enviado à área de digitalização (ou a um prestador de serviços) que fazia a sua captura e então o processo de carga acontecia.
Imagine o tempo necessário para, por exemplo, disponibilizar um contrato gerado em Manaus em uma empresa que possuía sua base em SP. Por um tempo houve até um "trade off": capturar de forma centralizada com minimização de custos ou capturar de forma descentralizada com custos mais altos mas disponibilizando a informação mais rapidamente.
Em um mundo cada vez mais "on-line" a balança passou a pender para o lado da captura descentralizada. Ainda mais que com o advento da Internet é possível se ir cada vez mais ao ponto de origem do documento. Por exemplo, em vez de o cliente levar os documentos na filial da empresa para que estes sejam capturados lá, por que não capturá-los na casa do cliente? Ou então, em vez de um supermercado levar os cheques recebidos para a agência de seu banco para que sejam enviados para um sub-centro para finalmente serem capturados, por que não capturar os cheques no supermercado?
Aliás, ao redigir estas linhas estou sentado em um hotel em Johanesburg e sou informado por e-mail sobre o nascimento do filho de um grande amigo em Dubai, ontem. No e-mail veio um link permitindo-me ver as fotos do parto e as primeiras imagens de Aaron! Três continentes envolvidos (um sul-americano na África vendo imagens de um menino recém nascido no Oriente Médio). Com poucas horas de diferença.
Esta é a nova realidade da gestão documental. Os documentos serão capturados na origem (ou o mais proximamente possível desta), serão carregados via Internet no servidor de documentos que estará em qualquer parte do mundo e serão acessados por usuários quase que instantaneamente também em qualquer parte do mundo.
Certamente isto trará uma série de impactos: a captura centralizada que viabilizava os "bureaux de digitalização" diminuirá fazendo com que os prestadores de serviço mudem o seu perfil; a questão legal (como fica um documento capturado em um país e acessado em outro?); o perfil dos profissionais da informação que ainda se apegam a suportes / mídias; a cultura do usuário que até agora só consultava e que vai ter que "carregar" os documentos. A Internet se torna o novo "arquivo central" da humanidade com a possibilidade de todos inserirem informações e de consultar. Com ou sem senhas de acesso.