Em primeiro lugar, precisamos concordar que lidar com documentos físicos é uma tarefa desgastante. Todo profissional que já precisou procurar por um único arquivo por horas, naquelas salas cheias de gavetas, sabe do que estamos falando! Além de todo o tempo perdido, o fato de lidar com papéis torna todo o processo de formalização de documentos mais lento, caro, burocrático e passível de fraudes, extravios e perda de informações.
Nesse sentido, de acordo com dados de uma pesquisa feita pela IDC, as empresas que ainda insistem em manter essa gestão manual de documentos chegam a gastar até 9 horas semanais criando documentos físicos, além de 5 horas somente procurando por papéis, 4 horas na etapa de assinaturas e 3 horas preenchendo formulários.
Além disso, segundo estudos feitos pelos institutos Gartner e PwC, cerca de 2% a 5% dos arquivos das empresas são extraviados ou armazenados de maneira incorreta todos os dias. E mais: 1 em cada 20 documentos é extraviado; aproximadamente 25 horas são gastas recriando documentos não localizados e 400 é o número de horas anuais, em média, que os colaboradores gastam procurando arquivos nas empresas.
Se você se identificou com esses problemas, temos uma boa notícia: existem soluções para resolver a sua gestão ineficiente de documentos. Estamos falando sobre os documentos eletrônicos e a assinatura digital.
Antes de mais nada, não há como negar que o mundo digital é uma realidade. Afinal, nós vivemos nele, veja só: as crianças mal sabem falar, mas sabem mexer em smartphones, possuem redes sociais e crescem imersos nos avanços tecnológicos. Para eles, é natural; para outros, o processo é mais lento. Mas é necessário entender que existem tecnologias que vêm para melhorar processos, como é o caso dos documentos eletrônicos.
Os documentos eletrônicos possuem diversas vantagens: não ocupam espaço físico (são criados, editados, assinados e armazenados em meio virtual); têm vida útil muito maior que os documentos físicos (não têm aquele problema de se decomporem com o tempo); são mais seguros (possuem diversos protocolos de alto nível de segurança) e são mais fáceis de encontrar (com uma plataforma de gestão de documentos como a Contraktor, basta fazer uma busca pelo nome do arquivo para encontrá-lo rapidamente).
Contudo, se formos falar sobre a segurança dos documentos eletrônicos, é preciso falar dos métodos seguros que podem ser adotados ao lidar com esses arquivos, como a assinatura digital, por exemplo.
Leia também: Tudo que você precisa saber sobre os tipos de assinatura digital
Primeiramente, muitas pessoas possuem dúvidas sobre o uso da assinatura digital, e isso causa certa resistência ao utilizá-la. Então, é preciso ter em mente que esse tipo de assinatura é amparada por Lei e segue protocolos de alto nível de segurança. Por isso, pode ser utilizada para assinar documentos em meio eletrônico tranquilamente!
Amparadas pela Medida Provisória 2.200/2001, a assinatura digital sem certificado (ou assinatura eletrônica) bem como a assinatura digital com certificado são métodos seguros para assinar documentos online. Dentre outras coisas, essa MP instituiu a Infra-Estrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil, para garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica de documentos em forma eletrônica.
Em suma, a assinatura digital utiliza métodos de alto nível de segurança para garantir que os documentos assinados desta maneira não sofram alterações. Alguns desses métodos são:
Criptografia por meio de Hash
Carimbo de data e hora (ou carimbo do tempo)
Validação do certificado digital (no caso de assinaturas com certificado)
Quer saber mais sobre todos os métodos de segurança da assinatura digital e dos documentos eletrônicos? Então BAIXE GRATUITAMENTE o nosso Guia Completo da Validade Jurídica!
Agora, além da assinatura digital e dos documentos eletrônicos, existe outra solução que as empresas acabam não prestando atenção, mas que tem tudo a ver com o sucesso e bons resultados: a gestão digital de documentos.