Digitalização: como usar como vantagem competitiva
Digitalização de informações como vantagem competitiva para clínicas de estética
Escrito por Amanda Perrotta em 13/10/2020 | Atualizado em 09/11/2020
É comum vermos as profissionais das clínicas de estética com uma pastinha ou fichário em mãos, onde estão todos os dados do paciente. Nestas pastinhas, temos a ficha cadastral, o formulário de anamnese, as fotos e registros da evolução de tratamento, o contrato que especifica os serviços e condições acordadas. Cada pastinha é, então, o baú do tesouro onde estão concentradas todas as informações da sua relação com o seu cliente. Sem a digitalização, deve ser uma dor de cabeça quando esta pasta se perde ou alguns papéis e fotos contidos nela são extraviados.
Além do mais, na medida em que o fluxo de clientes aumenta, aumenta também o volume de papel, a necessidade de mais pastas e de novos locais para armazenamento. E começa a ficar complicado analisar históricos, as informações se perdem. Alguns clientes chegam a ter duas pastas. Por fim, o que era para ser organizado começa a virar um grande problema.
Mas calma, isso tem solução! A tecnologia é cada vez mais uma grande aliada para eliminar as falhas nestes processos e otimizar a rotina operacional dentro do seu estabelecimento com a digitalização. As boas soluções de software armazenam todas estas informações com segurança, permitindo acesso fácil e rápido para cada uma delas. A ficha cadastral de um cliente pode ser feita em alguns cliques e o contrato de serviços não precisa mais nem ser impresso. Seu cliente o receberá em via e-mail, assinará eletronicamente e tudo isso ficará registrado no seu sistema. Sem que uma única folha de papel tenha sido utilizada.
O processo de anamnese também não precisa mais ser feito em fichas físicas. Já existe solução que oferece a possibilidade de criar eletronicamente seus próprios formulários, solicitando as informações que são relevantes para o procedimento em questão da forma que você quiser formatá-las. Com a digitalização, se pode eliminar outra falha desagradável: fazer anotações em um caderno qualquer, por não ter disponíveis as famosas fichinhas físicas quando a gráfica atrasa a entrega ou faltou tinta na impressora para imprimir. De novo, zero papel e uma rotina de trabalho que segue sem transtornos.
Muitos procedimentos estéticos requerem o uso de fotografias para registrar cada etapa de tratamento, para acompanhar a evolução e confirmar resultados. Acontece que as fotografias as vezes ficam armazenadas no celular da profissional que realizou o serviço, sendo que esta pode esquecer de imprimir e colocar na pastinha. Ou ainda, se ela vai embora da sua empresa, leva os registros com ela.
Soluções que permitem carregar as fotos junto a ficha de atendimento do cliente, garantem armazenamento de um dado tão importante e que pode ser consultado a qualquer momento que se faça necessário. Mesmo que sua profissional vá embora ou seja transferida para outra unidade, uma outra pode assumir o cliente dando continuidade ao tratamento e tendo acesso a todas as informações sobre ele. Inclusive as fotos.
A digitalização de informações já é uma realidade no mundo da prestação de serviços. Não ter que se preocupar com o manuseio físico das famosas pastas e com a possibilidade de extravio de informações é um salto de qualidade e organização para seu estabelecimento. Isso permite que seus profissionais estejam focados apenas em estarem preparados para atenderem bem aos clientes, com a certeza de que tudo que precisam para isso estará sempre disponível. De quebra, geram economia por não necessitar de tanto material de escritório, mobiliário para armazenamento das pastas, cartuchos e toners para a impressora. O meio-ambiente agradece e seu bolso também!