Por que um Sistema de Gestão de Armazéns (WMS)? - PDF
Download "Por que um Sistema de Gestão de Armazéns (WMS)?"
Guilherme Faria Fidalgo
1 Por que um Sistema de Gestão de Armazéns (WMS)?
2 Qual é o assunto?
3 Pauta Por que você precisa controlar a sua Logística / Supply-Chain. O que mudou na Logística desde os anos 90. Como um armazém funciona sem um sistema adequado de gestão de armazéns (WMS). Decisão de investir num sistema WMS. Os resultados após implantação de um bom WMS. O que um bom sistema WMS oferece.
4 Histórico No final dos anos 90, a logística começou a ser alvo de grandes atenções a nível Nacional: As crescentes exigências do mercado geraram um grande dinamismo, causando: Introdução de novas tecnologias. Novos métodos de trabalho nos Armazéns e nos Centros de Distribuição. As empresas começaram a encarar logística como um componente a otimizar. A logística passou a ser alvo de grande pressão para prestar um melhor serviço, a um custo menor. Período Visão organizacional Ênfase Foco Anos 90 até período atual Supply Chain Management Logística como diferencial competitiva Tempo Espaço Processo gerencial Flexibilidade/Agilidade
5 Missão da Logística Qual é a Missão / Objetivo da Logística? Fazer mais, com menos. Apresentar altos Níveis de Serviço (disponibilidade na prateleira) e baixos níveis de Esforço (custos logísticos e de estoque)
6 Perda de vendas. Qual é a perda de vendas, se um consumidor não encontra o produto que ele quer? Fonte: Roland Berger & Partners on shelf availability study
7 O que gera crescimento? Disponibilidade de produto na prateleira, pela: Excelência na Operação: Garantir um fluxo pelo armazém mais rápido, mais ágil. Excelência na Cadeia de Suprimento (Supply-Chain), integração - B2B: Níveis de estoque, informação, sistemas, agilidade, etc.
8 Um cliente satisfeito gera crescimento!
9 A pressão em cima da logística Por ser fator essencial para a competitividade das empresas, a pressão para mudanças necessárias na logística é grande. Fonte: Aberdeen Group
10 Algumas consequências desta pressão. Aumento da quantidade de SKU's. Curto ciclo da vida dos produtos (giro de SKU s). Redução de estoques. Aumento do giro de estoque. Aumento de frequência de entregas, com lotes menores. Entrega Cross-Docking e Just in Time (JIT). Diminuição dos ciclos de pedidos. Atendimento a mercados distantes. Globalização dos mercados. Novas tecnologias. Entre outras.
11 O que é importante na operação de um Armazém? Fazer mais com menos (serviços, custos ) Focus: Processo gerencial. Qualidade de Serviço (ciclo de pedido, cumprir promessas, flexibilidade, agilidade, etc.). Produtividade (eficiência e eficácia da operação). Estoques. Infelizmente para muitas empresas, melhorias em nível de serviço, produtividade e nível de estoque, continuam ser um objetivo e não uma realidade.
12 Qualidade de serviço... Ser efetiva em logística implica atingir o nível de Qualidade de Serviço exigido pelo cliente (ciclo de pedidos, entrega completa, pontualidade, qualidade de produto, etc.). Qual é a realidade? Sem real conhecimento o que existe disponível no estoque, não podemos vender e/ou garantir entrega. Falta de rastreamento do produto provoca entregas fora de prazo de validade ou fora de prazo de validade combinada. Sem conhecimento e controle sobre o avanço da operação, qualquer planejamento é comprometida inviabilizando o cumprimento das nossas promessas. Troca de produtos e avarias, comprometa o nível de serviço e, com certeza, o nível de irritação dos nossos clientes.
13 Produtividade, eficiência e eficácia... Ser eficiente e efetivo em logística implica em realizar as tarefas rápidas, a baixo custo, sem erros e ao mesmo tempo ser capaz de tratar as exceções e particularidades de cada produto e do cliente. Qual é a realidade? Muito tempo gasto pelos administrativos em digitação, corrigir erros, criar planilhas Excel, etc. Os empilhadores e separadores perdem 50% do seu tempo, viajando de um lado para o outro sem carga ou esperando. Falta de Slotting (endereçamento) e um bom layout do armazém, provocando: Muito tempo de deslocamento para os separadores por não ter rotas definidas. Má ergonomia do layout para os separadores. Congestionamento nos corredores. Má qualidade de empilhamento dos produtos nas paletes avaria.
14 Estoque... Ser eficiente e efetivo em logística implica ter um baixo nível de estoque, sem rupturas ou erros. Qual é a realidade? Falta ou sobra de estoque. Produtos obsoletos (principalmente os produtos de baixo giro). Falta precisão das informações de estoque. Produto não encontrado, ou trocado. Dificuldades nos controles referencial do fornecedor, como lote de produção, prazos de validade, número de série, código de referencia animal, datas de entrada/saída, etc. Dificuldades de garantir FIFO ou FEFO. A demora de fazer um inventário. Altas diferenças no inventário.
15 Armazém sem WMS Como funciona um Armazém sem Sistema de Gestão automatizado? O nº de operações realizadas pela equipe ao mesmo tempo aumentou muito e continua aumentar. O conhecimento de cada pessoa que vive no armazém é parte de uma teia informal a qual podemos denominar de WMS Mental. Cada pessoa tem um pouco do conhecimento do armazém e a soma dos conhecimentos faz o armazém operar. Mas..., os problemas surgem quando esta teia começa a funcionar mal devido a falta de informações, de organização, de compromisso, de planejamento e acima de tudo, falta de ORDEM. Caminho para o Caos. Fonte: Adolfino Neto no Site da Logística
16 Questão? Temos condições para controlar e gerenciar um armazém sem Sistema de Gestão adequado?
17 O que é um WMS e para que serve? WMS (Warehouse Management System) é um Sistema de Gestão de Armazém informatizado, que assume o controle total da movimentação e armazenagem. WMS promove um armazém eficiente e eficaz: Menor tempo em todos os processos executados. Informação on-line e monitoramento permanente. Redução de perdas e de avarias. Menor custo para a empresa. Eliminação de retrabalho. Maior produtividade. Fonte: Adolfino Neto no Site da Logística
18 Por que tanto atraso na decisão de uso do WMS? Muitas organizações não estão bem preparadas para implantar sistemas para gerenciar seus estoques, armazéns, almoxarifados, etc., por que: Falta de dados estatísticos sobre a operação do armazém. Falta de conhecimento sobre as vantagens de uso de um bom WMS. Falta de capacidade de mensurar o benefício que o recurso pode trazer. A falta de informação implica no desuso de ferramentas confiáveis como um bom WMS. No mercado, há empresas que dizem usar um WMS, porém: O software ERP em uso na empresa dispõe de alguns recursos na área de logística de armazém, que o produtor explora como WMS. O empresário acredita estar usando um software que mantém o controle da armazenagem (falta de assessoria interna e/ou externa na área de logística). Fonte: Adolfino Neto no Site da Logística
19 O que fazer para a decisão de uso do WMS? Resumindo, falta de conhecimento implica em não investimento e, como consequência, perda de produtividade, custos altos e muitas reclamações por parte dos clientes. Quanto mais cedo se mede os números da operação e da qualidade, mais cedo se chega à conclusão de necessidade da mudança. Papel para todos os envolvidos com o armazém: Produzir e entregar as informações, íntegras e confiáveis, aos gestores até sem ser pedidas por eles. Os gestores certamente ficarão fortemente inclinados a efetuar o investimento. Fonte: Adolfino Neto no Site da Logística
20 William Edwards Deming Não se pode gerir o que não se mede, não se mede o que não se define, não se define o que não se entende, não há sucesso no que não se gere
21 A decisão de investir em um sistema WMS A decisão de investir ou não esta diretamente ligada à qualidade de serviço exigido pelos seus Clientes e à capacidade do sistema de preencher as lacunas existentes e agregar valor. Com um bom sistema WMS você poderá, por exemplo: Praticar o FIFO ou o FEFO. Realizar Cross-Docking e Just in Time (JIT). Realizar Distribuição ou Picking em dois passos. Atender pedidos emergenciais. Reduzir rupturas (stockouts). Diminuir a obsolescência de itens de baixo giro. Disponibilizar informação de estoques em tempo real. Realizar o inventário cíclico ou rotativo, etc. Além disso, o WMS permite gerar automaticamente uma grande base de dados para o Informação Gerencial como indicadores (KPI s) e relatórios.
22 Porque investir em WMS Argumentos na visão de gestão: Minimizar riscos, necessidade para a continuação da empresa. Redução de custos Produtividade, p. ex. quantos metros rodado sem carga. Diminuição do nível estoques e minimizar o estoque obsoleto. Menos trabalho administrativo. Melhora na qualidade de serviço Melhor garantia de confiabilidade de entrega. Diminuir prazos de entrega (ciclo de pedido). Aumento de flexibilidade. Diminuição de erros e avarias. Melhora na Informação Gerencial. Obs.: WMS é somente uma ferramenta. Não funciona sem mudanças estrutural na organização e a maneira como é tratada a informação.
23 Por que investir em WMS Argumentos na visão do dia-a-dia: Quer suporte nos processos operacionais, com possibilidade de dirigir a operação. Quer visão total no andamento dos processos, possibilitando ajustá-lo. Quer registrar as mutações na informação no sistema, rastreamento de erros para evitá-los no futuro. Não quer imputar todos os tipos de dados em múltiplos sistemas e tentar manter os dados sincronizados. Quer importar e exportar os dados no sistema, para economizar trabalho e tornar a vida mais fácil para fornecedores e clientes. Quer, pela importância, uma boa documentação: Criação de POP s, realizar treinamentos, a função de Ajuda para os usuários, etc.
24 Benefícios reais com o uso de um bom WMS Aumento médio da capacidade de processamento de pedidos 20%. Redução da mão de obra operacional. Aumento da capacidade média de movimentações utilizando a mesma quantidade de equipamentos de movimentação 25%. Melhoria dos níveis de confiança nos valores do estoque 20%. Melhorias na exatidão da expedição 5%. Redução dos custos de estoque 30%. Redução dos custos operacionais 35%. Redução nos custos no uso de equipamentos (movimentação) 25%. Otimização de fluxos e processos (manutenção, combustíveis, pneus, aluguel, etc.) Redução drástica do nível de erros. Em especial os originados pela digitação e controle manual de dados. Fonte: pesquisa geral internet
25 Benefícios reais com o uso de um WMS Comparativo da frequência de erros antes e após a implantação de um WMS. Resultados após a implementação de um WMS num grande varejista em Guarulhos SP, apresentada no VIII Simpósio de Excelência em Gestão e Tecnologia
26 Resumo dos objetivos de um sistema WMS. Aumentar a precisão das informações de estoque. Erros causam faltas e excessos em estoque. Erros provocam sérios problemas no atendimento ao cliente. Aumentar a velocidade e qualidade das operações do CD. Pelo uso de equipamentos de movimentação automatizados, controlados pelo próprio sistema computadorizado (WMS). Pelo uso de coletores de dados através de códigos de barras e Pela comunicação on-line por radiofrequência. Aumentar a produtividade do pessoal e dos equipamentos do CD. Através do seu princípio de convocação ativa como resultado. Grande redução de custos com pessoal. Redução da necessidade de equipamentos para a mesma quantidade de movimentações em comparação dos sistemas tradicionais.
27 Uma vez decidido. Uma vez decidido pela implantação, tem que cuidar os seguintes assuntos: A otimização da infraestrutura física existente e a revisão dos processoschave. Evita automatizar o que está ruim para garantir obter os benefícios esperados. A implantação requer muitos cuidados para evitar as principais falhas: Estabelecer um plano de implantação irreal. Comprar um sistema de baixo custo e esperar altos resultados. Não desenvolver um plano de contingência. Dados insuficientes. Subestimar a complexidade da operação. Não treinar a equipe operacional no sistema. Falta de recursos financeiros.
28 Uma vez decidido. Investe tempo no planejamento da implantação. Tenha especial cuidado com a fase de transição, do sistema anterior para a nova solução. Tenha um cronograma detalhado, estabelecendo atividades, prazos e responsabilidades. Atuando de forma organizada, os erros serão minimizados, e em cerca de 3 a 6 meses você terá uma poderosa ferramenta de gestão! Obs.: Imaginar que um projeto dessa complexidade não apresentará falhas é utópico.
29 WMS Algumas Funcionalidades Produtividade da equipe de trabalho: Distribuição automática de recursos a tarefas, de acordo com as suas capacidades e, numa ótica de optimização da movimentação no armazém (convocação ativa). Registro de todas as tarefas efetuadas garantindo um rastreamento integral. Confirmação correta e precisa da execução de cada tarefa. Registro das causas de erros, com possibilidade de acionamento automático de soluções alternativas. Produtividade individual e do grupo de cada tarefa específica. Monitoramento global do ritmo de trabalho dos operadores de radiofrequências. Estatísticas sobre tempos médios de execução das tarefas. Definição e controle da elegibilidade para a atribuição de prêmios de produtividade individual e de grupo.
30 WMS Algumas Funcionalidades Eficiência operacional: Gestão automática da atribuição de localizações. Monitoramento da percentagem de utilização da capacidade instalada para estocagem. Otimização dos tempos de deslocamento no armazém. Minimização da utilização de papel e da carga administrativa. Sincronização automática do reabastecimento do local de picking. Gestão simultânea de diferentes sequências de separação para diferentes grupos de clientes. Redução do tempo de disponibilização do estoque recebido para a separação. Gestão de diferentes metodologias de processos de Cross-Docking, Just In Time (JIT) e Distribuição ou Picking em 2 passos. Flexibilidade de configuração das mensagens de radiofrequência, aumentando a velocidade das tarefas pela adaptação às características de cada grupo de artigos.
31 WMS Algumas Funcionalidades Confiabilidade e rigor no estoque: Métodos de verificação de estoque semiautomáticos (Cycle-Counting). Redução dos erros de recepção, armazenamento, separação e expedição. Isolamento das devoluções (estoque devolvido não esta imediatamente disponíveis para os clientes). Minimização do estoque obsoleto pela maior visibilidade e transparência dos valores de estoque. Rastreabilidade de cada movimento de palete ou qualquer tipo de contentor usado no armazém. Redução das quebras de inventário por deficiente rotação do estoque. Controle absoluto das datas de validade de cada palete no armazém. Garantia de rastreabilidade sobre os cadastros dos artigos como lote de produção, número de série ou qualquer outro tipo de dado específico. Possibilidade de explorar cenários Cross-Docking e Just in Time.
32 WMS Algumas Funcionalidades Serviço ao Cliente: Redução dos tempos do ciclo de pedido e, consequentemente nos prazos de entrega da mercadoria ao cliente. Aumento da disponibilidade de informação de modo dinâmico, sem necessidade de desenvolvimento de um sistema de relatórios fixos. Possibilidade de intercâmbio de informação B2B. Aumento a possibilidade de reagir a novos requisitos e necessidades do negócio. Possibilidade de uso da internet como meio de comunicação fácil e acessível. Maior visibilidade e transparência sobre a operação global. Capacidade de superar picos e sazonalidades de carga sem prejuízo da qualidade do serviço. Aumento da fiabilidade e confiança geral sobre o serviço prestado, quantitativo e qualitativo.
33 WMS - processo
34 Grau de maturidade no uso de WMS O grau de maturidade desse segmento é considerado ainda imaturo, apesar de não haver no país estatística que nos garanta números seguros sobre o uso do WMS. O motivo da imaturidade ainda é a falta de informação e, consequente, a dificuldade do empresário de avaliar o resultado que pode ter com o uso do WMS. O uso dos sistemas WMS para o próximo década vai aumentar muito e o motivo é bastante simples: em tempos de moeda estável e de crescimento logístico, principalmente provocado pelo PAC, os empresários tem que buscar a redução de custos logísticos e a satisfação dos seus clientes para que sua operação seja mais competitiva. Fonte: Adolfino Neto no Site da Logística
35 Observação final.
36 - Quem somos TWM Tecnologia ( Fundada por profissionais com larga experiência no mercado de desenvolvimento de software de médio e grande porte, de serviços de treinamento e consultoria. Está inserida como referência para serviços de tecnologia de informação, no mercado nacional. Situado no Porto Digital, Recife-PE Lit Logistics ( Criada em 2003, é uma consultoria que se concentra em Logística e Gestão de Cadeia de Suprimentos Seu fundador conta com a experiência de 30 anos adquirida no Brasil e no exterior. Projetos/Clientes Construtora Queiroz Galvão WPD Informática Refinaria Abreu e Lima Bompreço Grupo Pajeu BDF Nívea Ltda Tribunal de Justiça de Pernambuco Pontofrio METROREC Total Combustíveis Prefeitura Municipal de Olinda GL Empreendimento Nacional Logística AJAM Empreendimentos e participações GMEX Distribuidora Maxxima Empreendimentos Prosert Distribuidora Nagem SETENGE Engenharia Unifone OvoMalta Distribuidora Asa Indústria e Comércio FrigoMalta Flor Arte LPR - Laboratório de Proteção Radiológica Grupo Trino InForma Software Porto Engenharia
37 Um parceiro especialista Av. Rio Branco, Ed. São Paulo, 3º Andar - Sala 301 Recife Antigo - Recife - PE - Brasil - CEP: Tel. (81)