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Monitoramento, Feedback e Avaliação: um novo tripé para aprendizagem institucional
Em uma era onde as organizações buscam cada vez mais orientar suas decisões com base em dados (evidence based), os gestores estão se havendo com dilemas como: o que este conjunto de dados quer dizer? Quais são, de fato, os dados que me ajudam a tomar uma decisão?
Embora a capacidade de coletar e analisar informações tenha crescido exponencialmente na era digital, tirar conclusões e decisões a partir destas análises continua sendo uma tarefa árdua tanto para quem trabalha com dados quanto para os tomadores de decisão.
No afã de garantir o dado, organizações estabelecem protocolos e instrumentos que devem ser aplicados por seus colaboradores com seus clientes/beneficiários, o que acaba incorrendo em um conjunto de burocracias que reduzem o tempo útil de trabalho para a atividade fim deste colaborador. Além disso, tais protocolos e instrumentos geram uma infinidade de dados que não são sequer analisados ou ausência de capacidade ou de sentido ou, ainda, excesso de redundância.
O campo do Monitoramento e Avaliação é diretamente afetado por esta realidade: ao mesmo tempo que é fortemente demandado pela ânsia das "data-driven organizations", acaba padecendo com relatórios que não atendem aos anseios dos tomadores de decisão (muitas vezes obscuros até por quem demanda os estudos).
Na esteira destas necessidades da gestão contemporânea, nasce uma corrente que busca, justamente, intervir na lacuna entre gestores e as informações geradas pelos campos mais tradicionais de pesquisa aplicada à gestão. Este movimento se denomina Feedback Loop. Enquanto o monitoramento entrega informações sobre os produtos (outputs) e, portanto, o avanço da implementação das ações, e a avaliação, por sua vez, fará análise dos resultados almejados ou da eficiência e eficácia do processo, o feedback loop se propõe entregar algo tão relevante quanto óbvio: a conexão entre os gestores e a realidade na qual o seu trabalho se desenvolve.
Para isto, o feedback loop lança mão de pesquisas simplificadas e menor preocupação com o rigor metodológico típico das avaliações tradicionais e entrega informações mais digeríveis em um tempo muito curto. Isto tem ajudado as organizações a terem mais clareza, por exemplo, de quais tipos de ações as pessoas de um determinado território esperam de um projeto social, ou o que elas acham das ações que já estão sendo feitas, ou qual a opinião que os stakeholders tem sobre o trabalho com seu financiador, ou, ainda, que efeitos elas sentem de imediato de um trabalho que foi desenvolvido.
Com questionários que não ultrapassam 10 questões, mesclando perguntas quantitativas e qualitativas e muitas vezes orientadas pelo NPS, ou mesmo realizando um conjunto grupos focais bem direcionados e sistematizados, o feedback loop tem sido bem sucedido em conseguir ajudar os gestores a se encontrarem no meio do mar de informações que são inundados hoje em dia.
Há de se reconhecer as limitações que a metodologia tem, seja por não colher informações suficientes para entender um fenômeno, seja por não se dedicar extensivamente a obter uma mostra representativa da população almejada. Todavia, estas limitações não tem sido uma barreira para os adeptos deste novo sistema de evidências para a gestão. Muitos reportam a dificuldade de tomar decisões melhores para o investimento de seus recursos com base somente em dados sobre o andamento das suas ações, que não informam sobre a realidade da intervenção, ou utilizando relatórios avaliativos que, muitas vezes, demoram meses para ficarem prontos e olham para um recorte da realidade sob o viés dos resultados esperados.
O Feedback conecta as pessoas. Em um curtíssimo espaço de tempo, um sistema de saúde pode ter clareza, por exemplo, do que pacientes acham da consultas ou o que eles mais gostariam que os profissionais de saúde mudassem em sua conduta. Um financiador pode colher a opinião de todos aqueles que passam pelo trabalho financiado pela sua organização e conseguir ajudar os stakeholders a ajustarem as suas estratégias. Um conjunto de profissionais que trabalha no escritório do investimento social privado pode se conectar com aqueles que são beneficiados do seu trabalho, entender suas reais necessidades e criar um outro sentido e até revisar suas práticas para melhor atender aos anseios da população alvo.
Criar um sistema de aprendizagem institucional que se apoie nestes três pilares tem sido uma experiência bem sucedida no contexto da filantropia americana e europeia. A coexistência destes três tipos de coleta e análise das informações tem, inclusive, ajudado a redimensionar tudo o que já era feito, cortando excessos e dando mais eficiência a cada processo.
Por Gustavo Valentim
Daniel Brandão e Gustavo Valentim estiveram nos EUA para reuniões com a FSG, uma das maiores consultorias globais de impacto social, o D-Lab do MIT, conversas com a Acumen e participação no Feedback Labs, uma conferência antenada com as tendências do mundo lean e ágil no qual o feedback se insere como dispositivo estratégico.