Por que fazer o inventário dos equipamentos de informática e como fazer? - Dominium Info - Soluções em TI
O inventário de equipamentos de informática pode parecer um termo novo e confuso, mas ele está embasado por uma solução prática e já muito conhecida. Você vai entender.
Imagine que você fabrique pãezinhos sozinho no seu apartamento. Com o tempo você percebe que o investimento para a produção dos pães está um pouco acima do desejado. O que você faria para economizar?
Primeiro, enumeraria todos os ingredientes que são necessários para a fabricação do pão. Depois, analisaria os equipamentos utilizados, o tempo do preparo, os fornecedores, enfim. Faria um catálogo de todos os itens que fazem parte da fabricação, correto?
Com esse trabalho concluído, será fácil identificar com precisão quais são as áreas em que seja possível diminuir os custos e, portanto, economizar no gasto final da fabricação.
É exatamente o mesmo com o inventário de equipamentos de informática.
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Um inventário, em resumo, é a enumeração dos itens de tecnologia de uma empresa organizados em uma tabela para facilitar a visualização.
Na tabela estarão além das informações gerais como: os equipamentos, os softwares, o cabeamento, os servidores, etc.
Mas também devem constar o número de série dos equipamentos, a última manutenção sofrida pela máquina, a garantia de cada produto, o tempo estimado de uso diário, a vida útil prevista.
Percebeu? É como enumerar ingredientes. A diferença principal está na quantidade de informações. No inventário de equipamentos de informática será preciso uma tabela realmente grande.
Por que as empresas devem adotar esse método?
Pode parecer um trabalho excessivamente extenuante e algumas vezes as empresas passam sem qualquer cuidado. Contudo, se você imaginar o nosso exemplo inicial, perceberá a importância do inventário para equipamentos de informática.
Além de garantir que a sua equipe tenha controle de todos os processos, vocês também serão capazes de ter uma imagem clara de tudo que está envolvido na tecnologia da sua empresa, podendo antecipar gastos, descobrir oportunidades, agilizar a reparação ou até mesmo evitar danos e prejuízos.
Vamos falar sobre produtividade: como aumentar a produtividade da empresa com o aluguel de equipamentos
Qual a importância e os benefícios de realizar o inventário dos equipamentos?
Veja as principais vantagens ao desenvolver um inventário dos equipamentos de informática:
- Redução de custos: com esse controle vocês serão capazes de detectar gastos desnecessários, por exemplo, um colaborador que esteja com computador ultrapassado, ou o contrário, que esteja com uma máquina potente demais para a função.
- Segurança: será possível prever eventuais danos, saber quando uma garantia termina e programar a substituição de equipamentos antigos.
- Controle de licenças: é muito ruim quando um colaborador precisa utilizar um software e a licença está vencida. Com o inventário erros do tipo são eliminados
- Eficiência: se o inventário precisasse de uma bandeira nela estaria escrita a palavra "eficiência", por todos os motivos que já mencionamos.
- Auditorias técnicas: por fim, com o inventário torna-se muito mais lógico e prático organizar auditorias técnicas dos equipamentos.
Como fazer o inventário de TI?
É possível elaborar o inventário dos equipamentos de informática manualmente, abrindo uma planilha e começando o serviço.
Claro que essa solução exige um comprometimento grande em termos de horas. Você precisará deixar uma pessoa trabalhando por até uma semana, e dependendo do tamanho do escritório, pode ocupar toda uma quinzena.
Se esse for o caso, tome nota de algumas dicas extras:
- Divida os equipamentos por categorias e preocupe-se em catalogar todos os equipamentos de um mesmo tipo antes de começar o próximo.
- A nomeação dos equipamentos deve utilizar um padrão lógico, misturando letras e números. Por exemplo, o computador da recepção se chamaria RA01, já o da contabilidade CA01. (R para o local, A para o tipo de computador, 01 para a posição).
- Indique as fragilidades e limitações de cada equipamento
Também garanta que o inventário seja atualizado constantemente, afinal, ele só terá utilidade enquanto refletir a realidade do escritório
O assunto do momento é segurança digital: como o aluguel de equipamentos aumenta a segurança digital da sua empresa
Algumas empresas prestam serviço para a produção do inventário dos equipamentos. Vale a pesquisa.
Por outro lado, se você não deseja que profissionais terceiros tenham acesso às informações das máquinas, ou considera inviável a presença deles catalogando os equipamentos e atrapalhando o funcionamento do escritório, indicamos que você faça a planilha internamente.
Como a locação de equipamentos para informática facilita esse processo
Você já percebeu que o inventário de T.I é importante para diversos setores da sua empresa, principalmente o financeiro. Pois saiba que ao adotar a locação a criação do inventário ficará simplificada.
Para começar, ao alugar os equipamentos você terá uma lista completa de tudo o que está sendo instalado. Portanto, basta transpor essa lista para o seu inventário.
Também, lembramos que a locação garante a substituição de todos os equipamentos defeituosos, além da atualização constante das máquinas. Ou seja, você não vai precisar ficar analisando a planilha para saber quando uma máquina precisará ser substituída.
Descubra mais: automação comercial, qual o momento certo para aderir?O próprio serviço de locação garante essa função.
Nós temos uma equipe preparada para tirar todas as suas dúvidas sobre locação de equipamentos de informática.