Em alguns momentos do dia a dia, nós já observamos que muitos processos documentais estão inteiramente automatizados. Isso acontece por meio do uso da tecnologia OCR (Optical Character Recognition), em português, Reconhecimento Óptico de Caracteres. Este recurso permite a leitura de palavras, números e símbolos em imagens, auxiliando, por exemplo, na leitura de documentos físicos, dados cadastrais e identificação de objetos para compras.
O Uso do OCR permite a modernização dos processos de empresas de diferentes nichos. A digitalização de documentos e o armazenamento em nuvem dos dados extraídos são exemplos de atividades que permitem a qualquer empresa mapear melhor seus processos (BPD Business Diagram Process), como também a otimizá-los e automatizá-los, aumentando eficiência e praticidade. A soma desta tecnologia com a inteligência artificial e o machine learning, é um passo fundamental para a transformação digital, que já vem ocorrendo em vários setores, sendo determinante para a longevidade das empresas.
Veja algumas aplicações de OCR que podem impactar positivamente o seu negócio
Razões para OCR ser implantado na sua empresa
Quando pensamos na rotina de escritório, é comum vir em nossa mente a imagem de várias pilhas de papéis, diversos formulários para preencher e por aí vai.
Criado na década de 1960, o OCR – assim como outras aplicações que utilizam algum nível de Inteligência Artificial e ou aprendizado de máquina (Machine Learning) – foram viabilizados devido aos avanços em capacidade computacional desenvolvida nos últimos 15 anos. Aplicações que antes ficavam limitadas a um hardware específico ou a um caso de uso limitado, hoje podem ser facilmente embarcadas em smartphones, disponibilizados pela internet como serviço (SaaS), transformando radicalmente o ambiente de negócios nos mais variados setores.
Agilidade, redução de falhas, produtividade, atendimento ágil e alta disponibilidade são algumas das razões para que você possa investir neste tipo de tecnologia. Confira alguns exemplos:
1 – Captura de dados em documentos
Imagine você ter que cadastrar dados dos seus clientes a partir de fotos feitas do documento. O trabalho manual seria extenso e poderia causar falhas de registro no processo de transcrição. Um dos tipos de OCR é o FULL Text OCR.
Este tipo de OCR possibilita que as imagens dos documentos sejam totalmente transformadas em textos. Assim, o procedimento se torna mais ágil, fácil e completo. Na hora de configurar o processo, o formato do arquivo final fica ao critério de quem está realizando o serviço, podendo servir de entrada em outros sistemas de dados.
2 – Leitura de Placa de Veículos
Em estacionamentos ou locais de passagem (avenidas, ruas, pedágios, drive-through, portaria de condomínios, etc) para veículos, as tecnologias ligadas à visão computacional podem ser utilizadas em conjunto ao OCR, complementando as informações coletadas.
Com a simples informação da placa do veículo é possível fazer consultas sobre a frequência daquele veículo em um estabelecimento, consultar aspectos administrativos/legais (multas, situação legal, objeto de furto, etc.), verificar o tempo de permanência em um dado local. Estes são alguns exemplos que ajudam na gestão e na segurança pública.
3 – Automação de processos internos
A aplicação do OCR em conjunto com a visão computacional e o machine learning, podem propiciar experiências bem significativas nos processos internos. Apesar de muitas vezes bem definidos, os processos das empresas ainda possuem etapas descontinuadas – onde uma informação gerada em uma etapa precisa ser inserida em um outro sistema, e na maioria das vezes, isso é feito de forma manual.
Seja a confirmação de entrega do produto ao cliente, assinatura de contrato ou mesmo a geração de Nota Fiscal, esses processos ainda possuem muita interação humana, estando sujeitos a erro, demora e custos. O OCR é a principal tecnologia, mas não a única, para ajudar a automatizar processos, seja no momento de mapeamento e preparação, ou como parte integral dos fluxos de trabalho.
Isso permite mais agilidade na rotina administrativa da empresa, evitando, assim, problemas futuros, como, por exemplo, a categorização de arquivos em locais errados ou a perda de documentos estratégicos. Importante ressaltar que quanto melhor a automação, mais eficiente é a transição das ações dentro da rotina burocrática da empresa. Um exemplo é a necessidade de lidar com documentos de formatos padronizados. Normalmente, apenas algumas informações são necessárias.
O OMR (Optical Mark Recognition) e o ICR (Inteligent Character Recognition) são tecnologias derivadas do OCR, que podem ser utilizadas para ampliar a automação, ou mesmo personalizar um processo, não só capturando os dados, mas também gerando informação útil para empresa.
4 – Identificação de Objetos
Um exemplo da capacidade de complementaridade do OCR é a possibilidade de realizar pesquisas tirando uma foto do objeto que deseja comprar, o aplicativo faz a busca na loja online, tornando a pesquisa mais simples.
A leitura desses objetos também pode automatizar alguns processos que envolvam a identificação de objetos em vídeos e imagens. Por exemplo, na identificação de um produto de supermercado pelos números do código de barras em situações onde as barras podem estar com baixa definição.
Outro exemplo é a capacidade de identificação de textos curtos e objetos por meio de imagens em tempo real, permitindo uma ação (automática ou manual) frente a um evento: seja um furto, uma falha ou mesmo uma validação de uma ou mais etapas em um longo processo.
Essa capacidade pode ser usada de forma autônoma ou como auxílio a um operador humano que se utiliza das imagens das câmeras para realizar suas atividades: monitoramento de segurança, auditoria, detecção de fraude, controle de acesso. Isso pode resolver problemas de detecção em situações que não permitem uma visão clara daquilo que está sendo gravado.
5 – Escrita à mão e Formulário de marcação
Em alguns casos, os documentos são escritos à mão. Muitas vezes, isso poderia atrapalhar a vida do escritório, mas o ICR pode resolver esse problema. O Reconhecimento Inteligente de Caracteres consegue reconhecer as letras escritas à mão, facilitando o trabalho de digitalização de documentos nos casos em que podem ser disponibilizados um conjunto de exemplos de escrita e fontes para o treinamento do reconhecedor.
Outra tecnologia é o OMR (Reconhecimento Ópticos de Marcações, em português). Dado um formulário preenchido (como a folha de respostas de uma prova, ou pesquisas ao público – como as conduzidas pelo IBGE), o OMR consegue identificar as marcas realizadas por campo e validar um grande número de documentos com o mesmo layout.
Assim como toda tecnologia baseada em aprendizado de máquinas, para diferentes layouts é necessário uma pré configuração do sistema, que feita apenas uma vez, permite a automação do processo de leitura desse novo layout. Isso ocorre desde que se tenha o posicionamento dos textos pré-definidos na imagem, como se fosse um modelo de documento.
Qual a vantagem do OCR para o seu negócio?
O OCR e suas tecnologias derivadas permitem a automação de diversos processos empresariais, sendo um excelente complemento a outras tecnologias que buscam melhorar o fluxo de trabalho das empresas de diferentes setores. O uso dessa inovação tecnológica ajuda a melhorar, ou até mesmo eliminar, etapas que não agregam valor nos diferentes processos de uma empresa, podendo acarretar pode acarretar em diminuição de prejuízo, aumento de lucros e maior agilidade no trabalho.
Nós da Gryfo sempre prezamos por transmitir conhecimento que otimizem e ajudem a melhorar a experiência das pessoas por meio da tecnologia.