Publicado por Procenge em 06/07/2017 | Atualizado em 03/08/2018
Sem tempo para pensar em nada além dos compromissos do dia a dia? Você sente que precisa de uma solução para facilitar as coisas no ambiente de trabalho? Gostaria de dividir suas funções com alguém, mas considera isso inviável?
Se essas questões não lhe pareceram absurdas, então você precisa ler este texto. Preparamos aqui um guia para ajudar você a lidar com a gestão empresarial de maneira mais eficiente.
Quer saber como? Então siga conosco e acompanhe o post de hoje!
Trabalhar com gestão diz respeito a muito mais do que simplesmente liderar. Tem a ver com elementos como planejamento e organização. É esse conjunto de características que faz do gestor um profissional apto a alcançar os objetivos estabelecidos para o seu empreendimento.
Fazer uma gestão de qualidade é fundamental para que a empresa atinja degraus cada vez mais elevados e consiga se tornar uma referência em seu segmento.
Para tanto, é necessário muita dedicação. Neste sentido, cabe ao gestor uma função primordial: ser capaz de identificar problemas e oportunidades, refletir sobre todas as soluções possíveis com olhar crítico, ter a capacidade de transmitir diferentes tipos de conhecimentos para sua equipe e tomar atitudes corretas nas situações mais extremas.
Para ser capaz de realizar tudo isso, é preciso ser um profissional completo, entendendo de tudo um pouco: marketing, TI, administração de empresas, entre outros.
Em muitas pequenas e médias empresas é comum ver o proprietário atuando em diferentes funções, seja por necessidade de economizar na contratação de colaboradores, seja por autoconfiança. Dessa forma, ele acumula tarefas, o que faz com que suas decisões acabem acontecendo de forma pouco eficiente, por terem sido elaboradas de maneira informal e na base do improviso.
Já nas grandes empresas, a organização tende a ser maior devido à complexidade das companhias. Em geral, existem diversos departamentos e até mesmo unidades espalhadas em diferentes locais, o que faz com que o CEO (sigla para Chief Executive Officer, ou simplesmente Diretor Executivo) fique mais concentrado no planejamento de ações internas e externas.
Como vemos, a forma de atuação de cada tipo de gestor pode ser diferente em função do porte da empresa, entretanto, independentemente disso, podemos dizer que o principal papel do gestor é atuar em função do desenvolvimento da empresa, com foco na geração de lucros de maneira sustentável.
Então, estabelecemos aqui o objetivo principal do gestor. Este ponto é fundamental, posto que, como mencionado, em muitos casos o próprio dono assume toda a responsabilidade pela gestão e atua como um verdadeiro "faz tudo". Assim, sua função se confunde com a de diretor, gerente e dono.
Mas como é possível atingir o objetivo do gestor? Cabe a este profissional exercer a autoridade conferida por sua função e atuar no sentido de dirigir e coordenar os membros da equipe. Quer aprender a fazer isso com qualidade? Então siga conosco, pois é isso o que apresentaremos em seguida, mostrando o que deve ser levado em conta e de que forma os procedimentos devem ser executados para uma boa gestão de empresas.
O papel da TI na gestão das empresas
Tendo em mente todas as exigências de um cargo de gestão, é inevitável considerar fatores como segurança, planejamento e organização das informações, o que nos leva à chamada Tecnologia da Informação.
Um gestor precisa saber lidar com a informação como um verdadeiro patrimônio de sua empresa. Para tanto, é interessante considerar a adoção de recursos tecnológicos destinados justamente a processar a informação de maneira que ela se torne um diferencial voltado para melhores resultados, no que diz respeito a atendimento, economia e desempenho.
Na gestão moderna, tais recursos são fundamentais para as corporações, pois são adotados a partir de um planejamento bem elaborado, capaz de definir com precisão os tipos de investimento que serão realizados e em que momento eles devem ser aplicados. Nada mais prudente! De uma maneira geral, a informatização tem atingido diferentes setores da sociedade, o que faz com que as empresas que sabem usá-la tenham um importante diferencial para crescer no mercado. Modernizar a gestão de TI em seu empreendimento deixou de ser um diferencial para se tornar uma necessidade.
Um bom gestor deve se concentrar em desenvolver uma série de ações para reduzir e até mesmo eliminar por completo o desperdício de recursos e tempo da empresa na realização de cada procedimento. A isso damos o nome de Otimização de Processos.
Mas como fazer para otimizar os processos de sua empresa? É preciso desenvolver procedimentos compreensíveis e bem fundamentados para que a equipe atenda às exigências. Sendo assim, quando falamos em otimização de processos, deve-se pensar em regras a serem estabelecidas, de maneira que fique bem claro qual é o caminho que deve ser seguido por todos os envolvidos no processo.
Algumas dicas você confere a seguir:
Se deseja otimizar os processos de sua empresa e não sabe por onde começar, experimente mapeá-los. Isso garante a você e sua equipe a segurança de ter a real dimensão de como estão todos os procedimentos internos da organização, o que facilita eventuais alterações.
Não deixe de passar alguns minutos conversando com sua equipe a respeito de detalhes relativos a tudo que envolve sua rotina de trabalho. Documente isso e faça a organização trabalhando com fluxogramas. Isso facilitará muito a análise que será feita posteriormente.
Uma vez identificados os processos da empresa, é hora de analisá-los. Neste caso, o que é preciso descobrir? Basicamente, se esses processos são, de fato, necessários para o empreendimento e, evidentemente, eficientes.
Para tanto, é preciso considerar as seguintes perguntas em relação a cada um dos processos mapeados. São elas:
Existe alguma alternativa para melhorar a execução deste processo?
Qual é o tempo que este processo leva para ser concluído?
Em algum momento este processo fica parado?
Qual é a justificativa para que este processo fique parado?
O objetivo deste questionário é justamente oferecer a você condições para que tenha uma visão crítica a respeito de como sua empresa está funcionando atualmente, facilitando a identificação de eventuais erros, bem como de oportunidades de evolução.
Mapeados e analisados todos os processos, chega a hora de agir, aperfeiçoando a gestão de sua empresa. Isso fatalmente será executado com maior facilidade se você realizou as etapas anteriores da maneira adequada, pois agora é possível ter uma visão mais precisa a respeito dos processos, o que permite identificar onde há necessidade de interferência na companhia.
Independentemente dos resultados obtidos, é importante considerar alternativas como a automação e a gestão horizontal dentro de sua empresa. Essas novas filosofias têm transformado inúmeras organizações, pois oferecem maior economia, agilidade nos processos e menor margem de erro.
Como o próprio nome sugere, automação diz respeito a tornar automáticos procedimentos que antes eram realizados manualmente. Neste caso, é preciso considerar o uso de sistemas que ofereçam melhor desempenho para você e sua equipe, com uma boa relação custo-benefício.
Trata-se de um conceito extremamente útil para empreendedores, especialmente aqueles de menor porte. Imagine, por exemplo, uma empresa que atua na venda de produtos e que decide apostar na automação comercial para aperfeiçoar seu controle de estoque. Neste caso, um sistema de gestão automatizado pode ser adotado para facilitar o controle da entrada e saída das mercadorias e garantir maior eficiência para o empreendimento.
Já a gestão horizontal, é um conceito que tem a ver com a quebra da hierarquia tradicional dentro das empresas, ou seja, é um modelo de organização em que se valoriza mais o trabalho coletivo do que o talento individual. Basicamente, o conceito se refere à eliminação de camadas da hierarquia, atribuindo diferentes formas de autonomia aos funcionários, com o objetivo de envolver todos no processo decisório e na execução.
A última etapa do processo de otimização da gestão garante que todo o trabalho realizado não seja perdido. Quando você acompanha o processo a partir de ferramentas eficientes de monitoramento de resultados, fica muito mais fácil detectar falhas e planejar as ações necessárias para trazer melhorias para a corporação.
Isso significa que investir em otimização de processos é um trabalho que não deve ter um ponto final, ou seja, é algo que precisa ser revisto diariamente com o intuito de fazer com que a empresa esteja sempre obtendo benefícios.
Essas ações são importantes porque permitem ao gestor reduzir gastos e aumentar a produtividade da equipe, algo que dificilmente pode ser obtido quando os responsáveis pela empresa não têm plena consciência a respeito de seu funcionamento no dia a dia.
O uso de ERP
Agora pense em tudo o que foi dito anteriormente. Então imagine trabalhar com um software que oferece total integração entre os dados dos diferentes departamentos da empresa em um sistema unificado. Se você nunca ouviu falar em Enterprise Resource Planning, pode estar com sérios problemas na gestão de sua empresa.
O ERP é capaz de armazenar tudo o que diz respeito à sua atividade empresarial de maneira eficaz e sem oferecer a menor dificuldade de manuseio. Com ele, é possível aperfeiçoar consideravelmente a gestão de sua empresa e obter benefícios inquestionáveis. Confira:
Diminuição da incidência de erros
O sistema permite que você tome suas decisões em função de dados precisos, obtidos por meio da análise completa e eficiente de todos os processos. Isso oferece a possibilidade de tomadas de decisões mais racionais, embasadas em métricas e estatísticas.
Integrando os dados de todos os departamentos é possível simplificar a interpretação de diferentes informações vindas de locais variados.
O ERP oferece a já citada automatização de processos, garantindo procedimentos mais ágeis e organizados, eliminando procedimentos manuais e reduzindo consideravelmente os erros.
Controle mais eficaz sobre a produção
Com o ERP, é possível aperfeiçoar o planejamento empresarial, bem como de seu ciclo produtivo. Isso significa que cada etapa do processo pode ter uma administração mais precisa, o que representa melhores resultados e aumento da qualidade do produto ou serviço disponibilizado para o consumidor.
Por meio do ERP sua empresa poderá repassar as demandas aos fornecedores de maneira mais veloz, ganhando eficiência ao reduzir o tempo de espera. No fim de todo o processo, isso se converte em ganho de agilidade no serviço oferecido ao cliente.
Tenha sempre em mente que uma boa gestão é capaz de trazer inúmeros benefícios para sua empresa, a curto, médio e longo prazo. Quando se conquista a excelência nesse setor, é possível colher frutos como:
Ao conquistar uma boa gestão, é possível identificar dentro da equipe os talentos com maior facilidade. Com isso, você consegue ser cirúrgico na atribuição de funções para os profissionais e obtém os melhores resultados.
Da mesma forma, uma boa gestão permite melhor observação e, consequentemente, a possibilidade de corrigir falhas e adequar estratégias e metodologias de maneira mais rápida. Isso é fundamental para melhorar a produtividade da empresa.
Um gestor atento é capaz de prever eventuais fases de crise e crescimento com certa antecedência, dando à empresa condições para reduzir custos ou investir, desde que seja capaz de manter sempre atualizadas as informações a respeito do fluxo de caixa, considerando entradas e saídas.
Uma gestão otimizada permite controlar com maior eficiência questões relativas a clientes e fornecedores, evitar o desperdício durante o processo produtivo, economizar com marketing e vendas, entre outros. Como gestão diz respeito a tudo o que envolve a organização, entre eles os diferentes departamentos, ela é fundamental para aperfeiçoar o controle de investimentos e gastos.
Qualquer proposta apresentada por uma empresa precisa antes passar por uma fase racional de consideração a respeito de sua inserção no mercado. Comumente chamamos isso de planejamento estratégico.
Essa fase permite ao empreendimento maior competitividade, pelo fato de ter sido previamente concebido a partir de uma análise detalhada a respeito do que o espera no mercado.
Sendo assim, quando se tem uma gestão otimizada, o planejamento estratégico é facilitado. Uma vez que os gestores têm melhores ferramentas para lidar com investimentos realizados e resultados obtidos, torna-se mais fácil planejar as ações futuras.
Conclusão: o melhor para a empresa
Proatividade é uma característica fundamental entre as pessoas bem-sucedidas. Ela diz respeito a adotar uma postura de ação em relação aos objetivos estabelecidos. É diferente de reatividade, que diz respeito justamente à característica de reagir diante dos eventos. Ser proativo então é atuar de maneira lúcida em função de metas.
Quando você possui uma atitude reativa, é muito comum estar sempre diante da necessidade de corrigir as coisas. Neste caso, os processos estão sendo sempre interrompidos e os custos ampliados.
Um empreendimento de sucesso é aquele em que o gestor sabe onde quer chegar e estabelece uma trajetória em função do sucesso. Dessa forma, os erros (que são inevitáveis) acabam sendo muito menores e, na maioria das vezes, ocorre somente em função da implantação de inovações, como treinamentos, novas filosofias, entre outras ações que gerarão benefícios certos no futuro. Neste caso, ela tem muito mais a ver com investimento do que com perda.
Além disso, quando se tem uma postura proativa, existe também o cuidado para manter tudo sob controle, o que permite uma melhor capacidade de identificação e até mesmo reação diante de eventuais contratempos.
Por isso, procure assumir daqui para frente uma postura proativa quando o assunto é gestão de empresas. Isso faz com que você esteja sempre atento a inovações presentes no mercado para otimizar o seu trabalho.
Curtiu nosso conteúdo? Então saiba que você pode receber novidades em seu e-mail. Assine nossa newsletter agora mesmo e não perca nenhum post!