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#gestão - Como Precificar seus retrabalhos
PRECIFICANDO OS RETRABALHOS - R$ 120.000,00 a mais na conta.
Está aí uma pequena medida com resultados gigantescos.
Se tem uma questão em que realmente vemos que o escritório está perdendo dinheiro, é o famoso Retrabalho.
Colaborador Multitarefa
Retrabalho vem de refazer o trabalho. Como o próprio termo já diz, você está trabalhando duas vezes e recebendo por uma. A prática eficiente nesse quesito é COBRAR. Sim, sem rodeios, cobrar!
Vamos utilizar como exemplo o seu departamento pessoal ou RH.
O que acontece toda vez que o seu cliente liga pedindo para que seu colaborador refaça algo?
Perca de foco e queda de performance!
Esse assunto pode se estender por horas, pois existe muita coisa que pode ser ajustada e otimizada. Vamos focar em apenas uma delas. Recálculos. Principalmente de FGTS que demanda mais esforço.
Caro contador, na sua carteira existem os clientes que abusam um pouquinho dos retrabalhos? Alguns não, vários?
Tem aquele que só paga o FGTS quando manda o funcionário embora, e quer que recalcule de todo o período?
Se a sua resposta as questões acima for NÃO, meus parabéns. Sua carteira é perfeita. É maravilhosa. Como a maioria esmagadora dos leitores não tem esse cenário, são esses os que terão maior aproveitamento desse conteúdo.
Principais desculpas
Os 4 principais motivos (desculpas) apresentados para não colocar preço nos recálculos são:
1° Meu cliente vai reclamar;
2° Pode prejudicar minha relação com ele;
3° Na minha cidade ninguém cobra;
4° Da muito trabalho controlar isso.
O trabalho já foi feito e entregue. Seu colaborador está fazendo fechamento de folha nesse momento. Ele tem datas para cumprir, está focado no que está fazendo. Vai ter que literalmente parar, por que o cliente ligou solicitando recálculo.
Se você acha uma medida muito drástica precificar isso, ótimo, deixe passar a 1° solicitação. A partir da segunda, você está perdendo dinheiro e performance da sua equipe.
Vou lhe dar exemplos de escritórios reais, de diferentes regiões e o preço que eles praticam.
Goiânia - Goias: R$ 70,00. (sim, você leu direito. R$ 70,00)
Zona leste - São Paulo: R$ 35,00
Londrina - Paraná: R$ 7,00
Boa Vista - Roraima: R$ 14,00
Vamos fazer uma conta rápida:
Tem o cliente que abusa, mas também tem o cliente que não dá nada de trabalho. Um pelo outro, vamos simular uma média de 1 recálculo por cliente, por mês.
No nosso exemplo, o escritório atende a uma média de 200 clientes. Vamos colocar um valor bem simbólico perante aos exemplos que vimos. O custo repassado ao cliente será de R$ 10,00.
200 clientes x R$ 10,00 => R$ 2.000,00
12 meses x R$ 2.000,00 => R$ 24.000,00
Em médio prazo. 5 anos
5 anos x R$ 24.000,00 => R$ 120.000,00
Se você tivesse adotado essa prática a 5 anos atrás, hoje haveriam R$ 120.000,00 a mais em sua conta.
Por incrível que pareça, o maior benefício não é em dinheiro. É o resultado da medida educativa. Você vai ver como vão cair drasticamente o volume de retrabalhos.
Essa prática também resulta em frutos internos. Uma delas é o aumento de performance da sua equipe devido ao fato de diminuir as interrupções diárias. O foco dos colaboradores volta para onde deveria estar. Datas, prazos, entregas, produtividade e consequentemente um atendimento de maior qualidade para seu cliente.
Preparar o Cliente
Para que seja uma mudança sadia, é muito importante preparar seu cliente primeiro. Mande comunicados, ligue, faça isso por 2 ou 3 meses consecutivos.
Quanto a formas de controle, você pode começar através de uma planilha compartilhada entre os colaboradores. Já é um começo. Existem ferramentas que vão lhe auxiliar nisso de uma forma automatizada, inteligente. Quando o colaborador abre a tarefa, automaticamente o sistema reconhece o custo daquela situação, informa ao financeiro mostrando o valor praticado e de qual cliente se trata.