Sistema Contábil — Professor Leo
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Neste tópico, abordaremos o sistema contábil, isto é, os meios de que se utiliza a contabilidade para registrar as transações da empresa.
As transações de uma empresa são registradas nos livros através de contas.
As contas são utilizadas separadamente para representar cada tipo de elemento do Ativo, Passivo exigível, Patrimônio Líquido, Despesas e Receitas. Por exemplo:
Todas as transações que envolvem movimentação de dinheiro são registradas na conta "Caixa"
O valor que os proprietários investem na empresa é representado pela conta "Capital"
As obrigações da empresa decorrentes de empréstimos poderão ser registradas na conta "Empréstimos bancários"
As despesas com pessoal serão registradas na conta "Despesas de salários"
As vendas de mercadorias serão registradas na conta "Receitas de vendas", ou simplesmente "Vendas"
Dessa forma, conta é o termo que apresenta um conjunto de elementos iguais ou semelhantes. São exemplos:
valores e contas a receber
As contas são indispensáveis para que se possam efetuar os lançamentos e são classificadas em dois tipos:
Contas patrimoniais – Como o próprio nome indica, são as contas destinadas a representar o patrimônio da empresa, isto é, o conjunto de bens, direitos, obrigações e patrimônio líquido e são reunidas em dois grandes grupos: Ativo e Passivo.
Contas de resultado – São as contas destinadas ao registro das despesas e receitas realizadas pela empresa durante um período e são também reunidas em dois grandes grupos: Receitas e Despesas.
Conjunto de contas utilizadas pelas empresas para registro de suas operações. Cada empresa tem seu próprio plano de contas adaptado às suas características, entretanto todos respeitam as normas de classificação de contas definidas na legislação societária conforme veremos mais adiante.
Para efeito ilustrativo, apresentaremos a seguir um modelo simplificado de plano de contas.
Bancos – conta-movimento.
Aplicações no mercado aberto.
Duplicatas descontadas (-).
Provisão para devedores duvidosos (-).
Adiantamento a empregados.
Outras contas a receber.
1.2 Realizável a longo prazo.
Provisões para devedores duvidosos (-).
Depósito para incentivos fiscais.
1.3 Permanente.
1.3.01.2
1.3.02.1
1.3.02.2
1.3.02.3
1.3.02.4
1.3.02.5
Móveis e utensílios./td>
1.3.02.6
Depreciação acumulada (-)
1.3.03.1
1.3.03.2
Amortização acumulada (-)
Capital a integralizar (-)
2.3.03.2
2.3.03.3
2.3.05.1
2.3.05.2
2.3.05.3
2.3.05.4
2.3.05.5
3.1 Custo das vendas e dos serviços prestados
3.2 Despesas de vendas
Despesas com devedores duvidosos
3.3 Despesas administrativas
Despesas com variações monetárias
Imposto sobre circulação de mercadorias (-)
Juros e correção monetária recebidos
Como pode ser observado a codificação numérica das contas segue uma seqüência lógica. O primeiro dígito indica o grupo de conta (Ativo, Passivo, Receita ou Despesa), o segundo indica o sub-grupo (Circulante, longo prazo, etc), os demais indicam as contas sintéticas e analíticas.
4.4. Lançamento contábil O lançamento é o ato de registrar contabilmente qualquer transação efetuada. Estes são resumidos em fichas, planilhas ou "vouchers" que indicam quais contas sofrerão alteração, o valor da operação e um breve resumo da operação denominado contabilmente de histórico.
4.5. O método das partidas dobradas A contabilidade usa, para o registro, o método das partidas dobradas, isto é, a cada lançamento de débito corresponde um ou mais lançamentos de créditos, de modo que o valor total dos débitos é sempre igual ao dos créditos. Para se representar graficamente uma conta, usamos o razonete, também chamado de conta em T; na parte superior, colocamos o nome da conta, o lado esquerdo será usado para registrar os débitos, o direito para registrar os créditos.
Como exemplo, vejamos a movimentação da conta "Caixa". O recebimento de $ 1.200 seria assim registrado:
por outro lado, o pagamento de $ 800 seria assim registrado:
A conta "Caixa", após o registro dessas transações, ficaria com saldo devedor de $ 400:
Para entender facilmente o mecanismo de debitar e creditar uma conta, é importante conhecer conceitos de ativo, passivo e patrimônio líquido, bem como as alterações que cada transação provoca neste, ou seja, os aumentos e as diminuições.
As contas do ativo representam os devedores da entidade, os quais aumentam por débitos e diminuem por créditos.
Inversamente, as contas do passivo exigível representam os credores da entidade, os quais aumentam por créditos e diminuem por débitos.
As contas do patrimônio líquido representam os créditos dos proprietários junto à entidade e têm o mesmo funcionamento das contas do passivo exigível, isto é, aumentam por créditos e diminuem por débitos.
Resumindo, as contas do ativo aumentam por débitos e diminuem por créditos. No passivo exigível e no patrimônio líquido, as contas têm funcionamento inverso, isto é, aumentam por créditos e diminuem por débitos.
Como exemplo, podemos citar que duas pessoas formam uma sociedade, cada qual entregando $ 10.000 ao gerente da empresa, que deposita o valor em um banco.
A empresa passou a ter a propriedade de $ 20.000 surgindo, portanto, o seu ativo.
Como o ativo aumenta por débito, devemos debitar uma conta que também representa o dinheiro à disposição da empresa. No caso, "Banco – conta – movimento" pois o banco recebeu o dinheiro e se tornou devedor da entidade. No passivo exigível, não houve variação, portanto nenhuma conta será debitada ou creditada.
A empresa deve registrar o valor investido pelos proprietários, o que representa um aumento no patrimônio líquido; este aumenta por créditos, logo, devemos creditar uma conta que represente o investimento dos proprietários, isto é, devemos creditar a conta de capital pois os proprietários entregaram o dinheiro e se tornaram credores da entidade. Em razonetes teríamos o seguinte lançamento:
Vejamos como é contabilizada uma compra de mercadorias a prazo no valor de $ 10.000.
As variações ocasionadas por essa transação são as seguintes:
Foi aumentado o ativo da empresa; a conta "Estoque de Mercadorias" será debitada em $ 10.000 porque o estoque recebeu a mercadoria e se tornou devedor da entidade.
No caso, não houve variação no patrimônio líquido.
Observe que, nos dois exemplos dados, o total de débitos é exatamente igual ao total de créditos, atendendo o método das partidas dobradas. As receitas aumentam o patrimônio líquido, e as despesas o diminuem.
Dessa forma, a determinação dos débitos e créditos nas contas de despesas e receitas é feita do mesmo modo que para as contas do patrimônio líquido, observando-se que:
um aumento nas contas de receitas representa uma diminuição no patrimônio líquido; assim, as contas de despesas aumentam por débitos. As despesas diminuem a riqueza real de uma entidade (patrimônio líquido) e, conseqüentemente, diminuem o crédito dos proprietários.
um aumento nas contas de receitas representa um aumento no patrimônio líquido, o que significa dizer que as contas de receita aumentam por créditos. As receitas aumentam a riqueza real de uma entidade e, conseqüentemente, aumentam o crédito dos proprietários.
Como exemplo desse caso, citamos que a empresa paga, em dinheiro, o salário dos empregados devido no mês no valor de $1.000.
A conta "Despesas de salário" será debitada por $ 1.000 (aumento das despesas). O patrimônio líquido será reduzido e, conseqüentemente, diminui o crédito dos proprietários.
A conta "Caixa" será creditada por $ 1.000 (diminuição do ativo). O caixa entregou o dinheiro e se tornou menos devedor da entidade.
Outro exemplo é o de que a empresa recebe $ 2.000 referentes a serviços prestados no mês:
A conta "Caixa" será debitada por $ 2.000 representando um aumento no ativo. O caixa recebeu o dinheiro e se tornou mais devedor da entidade.
A conta "Receitas de serviços" será creditada por $ 2.000 representando um aumento das receitas, logo, aumento também do patrimônio líquido. O patrimônio líquido será aumentado e, conseqüentemente, os proprietários se tornam mais credores da entidade.
Falaremos agora sobre os livros utilizados para registro das transações.
O Diário Geral é o nome dado ao registro legal das transações de uma empresa. Nele devem ser registradas, em ordem cronológica, todas as transações da empresa que possam ser expressa em termos monetários.
Ele deve conter de abertura e encerramento na primeira e na última página; deve ser numerado tipograficamente, redigido a tinta e, finalmente, registrado na junta comercial.
Atualmente, a maioria das empresas utiliza sistema de processamento eletrônico de dados e os livros contábeis são substituídos por fitas ou discos magnéticos.
Vejamos como seriam contabilizados, no diário, o saque para suprimento de caixa e a cobrança de uma duplicata a receber.
Em primeiro lugar, deve constar a data da operação, depois a conta debitada e conta creditada; em seguida, valor da operação e, finalmente, um breve histórico da transação.
São Paulo, 21 de abril de 19X3
Caixa ……………………………………………………………………………………..100
a Bancos – conta-movimento ……………………………………………………..100
Saque do cheque no. 0013 para suprimento de caixa
Os mesmos passos seriam seguidos para o registro da cobrança da duplicata a receber.
A data da operação, conta debitada e conta creditada, valor da operação e um breve histórico da transação
São Paulo, 21 de abril de 19X3 Bancos – conta-movimento
a Duplicatas a receber ………………………………………………………………200
Recebimento de duplicata no. 483 de JHP S.A ……………………………..200 Outro livro indispensável para o registro contábil é o Razão. Pode ser um livro ou, o que é mais comum, um conjunto de fichas ou folhas numeradas seqüencialmente. No livro Razão, há uma ficha para cada conta e nessa ficha são registrados todos os lançamentos de débito e crédito apurando-se o saldo da conta a cada lançamento.
O razão tem, no mínimo, uma folha para cada conta. Essas folhas, no conjunto, formam o Livro Razão.
Existe uma grande variedade de modelos de fichas de razão. Uma ficha adequada deve conter:
título da conta movimentada;
código da conta movimentada;
código da conta recebeu a contrapartida;
número do lançamento.
Atualmente, na maioria das empresas, a contabilidade é registrada através de sistema eletrônico de processamento de dados, o qual emite periodicamente (normalmente é mensal) o Livro Razão e o Diário Geral.