A Engenharia em Foco: As etapas do Gerenciamento de Projetos
Anteriormente foi abordado o tema de Gerenciamento de Projetos de uma perspectiva geral, mostrando aspectos diversos, porém de forma superficial. As próximas postagens sobre o tema visam um aprofundamento maior nos vários componentes responsáveis por um gerenciamento eficaz e pelo sucesso de aplicação dos conceitos no contexto das atividades desenvolvidas pela engenharia.
O assunto inicial a ser abordado diz respeito às etapas do Gerenciamento de Projetos, definidas para organizar formalmente as atividades desenvolvidas e criar uma divisão lógica de responsabilidades baseada nos processos executados e na fase em que o Projeto se encontra.
As cinco divisões básicas
Todo Projeto, de engenharia ou não, pode ser dividido em 5 etapas básicas, listadas e explicadas abaixo:
Iniciação do Projeto: Essa primeira etapa é basicamente um processo formal de aceitação do início do Projeto. Como as atividades desenvolvidas envolvem aplicação de recursos, é importante que sejam gerados documentos que definam os responsáveis pelas respectivas atividades e que autorizem a execução do projeto mediante as diretrizes estabelecidas pela organização patrocinadora do Projeto.
Planejamento: Essa etapa é essencial para que o projeto corra bem do início ao fim. Basicamente ela estipula os quantitativos referentes às restrições do Projeto, especificando aspectos como custo, prazo, escopo e qualidade aceitável, dentre outros. Todas as etapas são importantes, porém executando bem essa fase, a viabilidade do Projeto é garantida e a probabilidade de sucesso passa a ser maior.
Execução: Essa é a fase de realização das atividades que levarão o projeto a ser concluído. Ela diz respeito ao conjunto de tarefas definidas no escopo que serão executadas dentro do período estipulado no prazo e a um dado custo, definido pelo orçamento.
Monitoramento/Controle: Essa fase é relativa ao acompanhamento do avanço do Projeto e é voltada para garantir que o mesmo está sendo realizado de forma a cumprir os requisitos de aceitação, tanto por parte da organização patrocinadora quanto por parte do cliente. Nesse ponto, além de verificar os desvios, realizam-se correções, caso seja necessário, para garantir o sucesso das atividades desenvolvidas.
Encerramento: Essa etapa é necessária para formalizar a aceitação do Projeto, se o mesmo for concluído, ou para encerrá-lo, caso sua realização não seja possível ou não seja mais necessária. Nela o Projeto, ou uma fase do mesmo, é finalizado, o que normalmente ocorre com o cumprimento do escopo acordado entre organização patrocinadora e cliente.
Relação entre as etapas do Projeto
A importância das etapas do Projeto
Todas as etapas são essenciais para o sucesso do Projeto. As fases preliminares são responsáveis por organizar as ações que serão tomadas durante a execução das tarefas, definindo todo o processo e formalizando as definições e diretrizes que serão adotadas.
A execução, na condição de realização física do Projeto, quando feita corretamente, realiza o escopo definido. O monitoramento / controle, garante a correta execução das atividades dentro dos parâmetros estabelecidos e o encerramento formaliza o término do Projeto e define se o contrato foi cumprido ou não.
Com base nessas informações, vemos que na execução de um Projeto, principalmente no âmbito da engenharia, é essencial a organização lógica das atividades, definição de pontos de controle, para garantia de qualidade, e formalização dos vários aspectos que podem influenciar os resultados obtidos, de um ponto de vista legal.
A execução de Projetos de engenharia, quando respaldada pelo Gerenciamento de Projetos não possui garantia de sucesso do empreendimento nem de obtenção dos resultados desejados, porém têm as chances de isso acontecer multiplicadas exponencialmente. Como mostrado, ele racionaliza as atividades desenvolvidas, organiza os processos de antemão e trabalha com um diagnóstico constante do andamento do Projeto, ajudando a definir tendências e dando o suporte necessário para correções de desvios ao longo do processo.