O gestor de RH e a Gestão Documental - Técnica
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O gestor de RH e a Gestão Documental
Quando o assunto é gestão documental ou organização e racionalização de documentos, uma das áreas mais impactadas nas empresas é o departamento de RH. Não é para menos. Vale lembrar, inicialmente, que alguns documentos, como a guia de previdência dos empregados, devem ser guardados por 20 ou 30 anos, e quase todos devem ser arquivados no formato original (o papel), observando a Lei 8.159 – 9/1/1991, que regula a política nacional de arquivos.
Os documentos precisam necessariamente estar organizados, gerenciados e disponíveis para consulta. Essa é a função básica da Gestão Documental. Ocorre que, por diversas razões, muitas vezes o RH não viabiliza a implantação de uma solução eficiente, que agiliza a tomada de decisões, traz diferencial competitivo e minimiza prejuízos (o atendimento a causas trabalhistas, por exemplo, é um exemplo de como minimizar riscos).
"Sugiro para, reverter essa situação, que os gestores de RH estejam à frente da decisão de aquisição de soluções tecnológicas de gestão documental. São os gestores de RH que mais entendem de seus processos e necessidades, então não me parece razoável deixar essa decisão para outros setores. A área de Tecnologia da Informação – TI, por exemplo, deve ser nesse momento um consultor relevante, atendendo e orientando o RH quanto às suas necessidades de processos", comenta Suely Dias dos Santos, Diretora da Técnica Gestão Documental.
Com a decisão aos cuidados do RH, o departamento poderá avaliar todas as nuances que envolvem a gestão documental e, assim, eliminar a possibilidade de deterioração e desaparecimento de informações, erros e inconsistências na coleta, entre outros prejuízos comuns em arquivos desorganizados. "Só assim, o processo de guarda e localização será eficiente", diz Suely.