Registro Digital. E Padrões de Digitalização - PDF
Download "Registro Digital. E Padrões de Digitalização"
Diogo da Costa da Fonseca
1 Registro Digital E Padrões de Digitalização
2 INTRODUÇÃO... 1 SELECIONAR UM SCANNER... 2 PADRÕES DE FORMATOS DE ARQUIVOS... 4 DIRETRIZES PARA DIGITALIZAÇÃO... 5 NOMEAR E ORGANIZAR ARQUIVOS DIGITAIS...11 AMOSTRA DE PLANILHA DE CATALOGAÇÃO TRANSFERIR ARQUIVOS DIGITAIS LISTA DE VERIFICAÇÃO DE PADRÕES DE QUALIDADE , 2014 Intellectual Reserve, Inc. Todos os direitos reservados. Aprovação do inglês: 11/14. Aprovação da tradução: 06/12. Tradução de Digital Records and Digitization Standards. Portuguese. PD
3 Introdução Os registros digitais podem ser de dois tipos aqueles que são gerados de modo digital (como as fotografias feitas com uma câmera digital) e aqueles que são imagens digitais de registros físicos que foram digitalizados ou escaneados. Os registros digitais de valor histórico e duradouro são coletados, armazenados e guardados em favor da Igreja em centros de preservação de registros. Por pertencerem à Igreja, esses registros digitais devem ser enviados para serem preservados na Biblioteca de História da Igreja (CHL) em Salt Lake City, Utah, EUA. Este documento descreve os padrões para a digitalização de coleções históricas da Igreja. A expressão coleção se refere a um ou mais objetos (documentos, livros, artefatos, etc.), que são geralmente agrupados e identificados de acordo com o nome do seu doador ou criador. Antes de tentar digitalizar uma coleção, você deve catalogá-la usando a planilha de catalogação fornecida no Guia para Coletar Registros. Fazer isso facilita muito o processo de digitalização. Vai ajudar você a manter os arquivos resultantes organizados e nomeados corretamente. Quando você envia os registros digitais para a Biblioteca de História da Igreja, eles vão ser preservados no Sistema de Preservação de Registros Digitais da Igreja (DRPS). Esse sistema sofisticado foi implementado para preservar os registros da Igreja de valor histórico e duradouro de modo permanente. Se os direitos digitais permitirem, os registros digitais também se tornarão disponíveis para visualização online por meio do Catálogo de História da Igreja em history.lds.org. Para preservar os registros digitais de modo adequado, siga certos padrões quando (a) digitalizar registros físicos e (b) preparar o envio tanto dos registros gerados digitalmente quanto dos digitalizados para a Biblioteca de História da Igreja. O propósito deste documento é estabelecer esses padrões e fornecer orientação para o seu uso. Se você não seguir esses padrões, os registros digitais que você enviar podem não ser aceitos, e será solicitado que você corrija quaisquer erros e reenvie os registros. 1
4 Selecionar um Scanner Para selecionar um scanner em particular, siga as recomendações abaixo. Para obter mais informações, entre em contato com um representante do Suporte Global e a Divisão de Aquisições do Departamento de História da Igreja. Um scanner de mesa é o dispositivo preferido para todos os trabalhos de digitalização. Entretanto, se um item for muito frágil ou muito grande para um scanner, você pode optar por utilizar uma câmera digital e um tripé. Utilizar uma câmera gera muito mais desafios técnicos. Portanto, você deve entrar em contato com o Suporte Global e a Divisão de Aquisições para obter orientação antes de iniciar. Considerações Sobre o Ambiente 1. Energia: Assegure-se de que seu scanner atenda às exigências de energia da sua área. 2. Interface: Assegure-se de que seu scanner atenda às exigências de interface adequadas para o seu laptop ou PC (USB, Firewire, etc.). 3. Drivers: Assegure-se de que seu scanner possua os drivers adequados para o sistema operacional em seu laptop ou PC. Considerações Operacionais 1. Portabilidade: Escolha o tipo e o tamanho do scanner que atenda às suas necessidades operacionais para portabilidade. Se você acredita que vai transportar seu scanner com frequência, escolha um modelo que possua um recurso de trava para o elemento de escaneamento. 2. Velocidade de Digitalização: Determine qual velocidade de digitalização você precisa para atender às suas necessidades operacionais. Essas especificações são definidas normalmente em páginas por minuto (ppm) ou imagens por minuto (ipm) e, dependendo das configurações que você utilizar, poderão ser alteradas. As configurações que podem afetar a velocidade são: a. Simples um lado do documento. b. Frente e Verso os dois lados do documento. c. Cor versus tons de cinza colorido normalmente requer mais tempo para digitalização do que tons de cinza. d. Resolução quanto maior a resolução, maior tempo exigido para digitalização. 3. Suporte: Assegure-se de que seu scanner e o software para digitalização tenham suporte técnico e instruções disponíveis. 4. Assegure-se de que o scanner de sua escolha possa lidar com os vários tamanhos de papéis que você vai digitalizar (agora e no futuro). 2
5 Considerações Sobre Qualidade 1. Resolução: Pixels são pontos que compõem uma imagem em uma tela de exibição. Resolução é o número de pixels que o scanner pode copiar de um registro original durante uma digitalização. Quanto maior a resolução, melhores a qualidade e os detalhes da imagem. Boa resolução é importante tanto para leitura quanto para futuras transformações de formato do arquivo. Recomenda-se que você escolha um scanner com resolução ÓTICA de pelo menos 600 DPI (pontos por polegada). 2. Profundidade de Bits: Profundidade de bit é a quantidade de informações digitais (cor, sombra, precisão) dentro de cada pixel que é digitalizado. As seguintes especificações são recomendadas: a. Tons de Cinza mínimo de 8-bits. b. Cores mínimo de 24-bits. 3. O software que você utiliza com seu scanner deve oferecer algum nível de capacidade de gerenciamento de cores. 3
6 Padrões de Formatos de Arquivos Os formatos de arquivos exibidos na tabela 1 abaixo são os formatos de preservação recomendados para os registros digitalizados. Todos os materiais enviados para a Biblioteca de História da Igreja devem estar de acordo com esses padrões. Se você não pode se adequar a esses padrões, entre em contato com o Suporte Global e a Divisão de Aquisições para obter instruções. Tabela 1 Padrões de Formatos de Arquivos para Digitalização de Registros Tipo de Registro Formatos de Arquivos Nomes de Extensões de Arquivos Fotografias e imagens de registros físicos Lossless JPEG 2000 (formato preferido) Não comprimido (lossless) TIFF (Tagged Image File Format) (formato alternativo preferido) JPEG com a maior configuração de qualidade possível.jp2 ou.j2k.tif.jpg Para registros coletados que foram criados com um aplicativo de software como os exibidos na tabela 2 abaixo, não tente converter os formatos de arquivos para o padrão dado na tabela 1. Em vez disso, entre em contato com o Suporte Global e a Divisão de Aquisições para obter orientação antes de enviar os registros. Tabela 2 Padrões de Formatos de Arquivos para Digitalização ou Criação de Registros Digitais Tipo de Registro Aplicação Nomes de Extensões de Arquivos Documento Eletrônico Planilhas Eletrônicas Apresentações Bloco de Notas ou editor de texto Microsoft Word WordPerfect OpenOffice Adobe Acrobat Microsoft Excel OpenOffice Calc Microsoft PowerPoint OpenOffice Impress.txt.dot,.doc ou.docx.wpd.odt.pdf. xls ou.xlsx.ods.ppt ou.pptx.odp 4
7 Diretrizes para Digitalização Quando você está digitalizando um registro físico, é importante assegurar que o registro não seja danificado durante o processo de digitalização. As informações a seguir dão as diretrizes para a digitalização adequada de um registro de acordo com as condições do documento. Tipos de Registros e Condições Exemplo de um registro encadernado, frágil Exemplo de um registro encadernado, não frágil Exemplo de um registro não encadernado, frágil Exemplo de um registro não encadernado, não frágil 5
8 Determinar o Nível de Contraste A palavra contraste descreve a diferença visível entre os caracteres e o plano de fundo de um registro. Um registro com contraste alto possui caracteres que sejam facilmente visíveis; um registro com contraste baixo possui caracteres que parecem se misturar com o plano de fundo. Você precisará ajustar as configurações do seu scanner para tornar o contraste médio ou baixo mais fácil de visualizar no arquivo digital resultante. Contraste Alto Contraste Médio Contraste Baixo Configurações do Scanner Configurações do Dispositivo de Digitalização Tipo de Registro Nível de Contraste Configuração de Cores Configuração Mínima de DPI (Pontos por Polegada) Documento Média ou Alta Tons de cinza ou colorido 300 Documento Baixa Tons de cinza ou colorido 400 Fotografia em preto e branco Não se aplica Tons de cinza ou colorido 600 Fotografia colorida Não se aplica Cor 600 6
9 Padrões de Qualidade Após capturar um registro, visualize a imagem resultante para se assegurar de que ela atende aos padrões de qualidade como explicado abaixo. Caso a qualidade não seja suficiente, faça as alterações necessárias, redigitalize o registro e visualize novamente a imagem resultante para assegurar a qualidade. Foco Foco é a qualidade da precisão de uma imagem. Exemplo: a figura de cima a seguir está em foco (máxima precisão), enquanto a figura abaixo dela está desfocada. Se você tentar digitalizar um documento em mau estado (dobrado, amassado, danificado por água, etc.) com um scanner de mesa sem fechar a tampa, a imagem digitalizada pode ficar desfocada. Da mesma maneira, tentar digitalizar material encadernado com um scanner de mesa pode resultar em imagens que estejam desfocadas (a área próxima à lombada geralmente vai aparecer desfocada). Exemplo de documento digitalizado com foco adequado Exemplo de documento digitalizado com foco inadequado 7
10 Falta de Foco (se aplica principalmente à captura por meio de câmera digital) A falta de foco é resultado de um registro ou uma câmera em movimento durante o processo de captura. A falta de foco geralmente é de natureza unidirecional. Exemplo de um registro não aceitável, fora de foco, que exibe imagem dupla Exposição (se aplica principalmente à captura por meio de câmera digital) Exposição é a quantidade de luz que é permitida cair sobre o sensor de imagem durante o processo de captura de um registro. Um registro capturado com baixa exposição fica muito escuro; um documento capturado com superexposição se torna muito branco, como mostrado abaixo. Um registro feito de modo adequado (à esquerda) e um registro superexposto (à direita) 8
11 Recortar Digitalize o registro de modo que todas as bordas estejam visíveis. Deixe uma margem de bom tamanho em todos os lados. Quando um registro estiver completamente digitalizado, todas as informações do registro original estarão presentes e legíveis ou visíveis. As margens que sejam muito grandes devem ser recortadas (ou removidas) da imagem digital resultante, como ilustrado abaixo. Caso um registro seja muito grande para digitalizar, entre em contato com o Suporte Global e a Divisão de Aquisições para obter mais informações. Recorte adequado Recorte incorreto Exemplo de registros encadernados recortados de modo adequado 9
12 Distorção A imagem do registro fica distorcida quando o registro está danificado. A imagem a seguir à esquerda está correta enquanto a da direita precisa ser digitalizada novamente. Captura Completa Não deve haver informações descobertas ou perdidas na imagem final. Quando um registro for maior que o scanner, entre em contato com o Suporte Global e a Divisão de Aquisições para obter orientações. Quando você digitaliza um registro que consiste em mais de uma página ou fotografia, digitalize cada página ou fotografia em um arquivo separado. Por exemplo, um diário com 300 páginas deve ser digitalizado como 300 arquivos individuais lossless JPEG 2000 ou TIFF não comprimidos. Do mesmo modo, um álbum com 76 fotografias (digitalize os dois lados de cada fotografia) deve ser digitalizado como 152 arquivos individuais lossless JPEG 2000 ou TIFF não comprimidos. Os exemplos de Captura inadequada mostram onde as informações foram perdidas devido a uma dobra na página ou cobertas por uma nota autoadesiva. Captura completa Captura inadequada 10
13 Lista de Verificação de Padrões de Qualidade A lista de verificação abaixo deve ajudar você a se assegurar de que atende de modo consistente aos padrões de qualidade. Após capturar um registro, visualize a imagem resultante para se assegurar de que ela também atende aos padrões de qualidade na lista de verificação. Mesmo que apenas um item não atenda ao padrão, redigitalize o registro e visualize novamente a imagem resultante para se assegurar de sua qualidade. Padrão de Qualidade Atende ao Padrão Não Atende ao Padrão Informações não cobertas ou perdidas Foco Falta de foco Exposição Recortar Distorção Veja o final deste documento para uma lista de verificação que pode ser reproduzida. Nomear e Organizar Arquivos Digitais Registros Que São Armazenados em um Centro de Preservação de Registros Quando você digitaliza uma coleção, é importante organizar os arquivos eletrônicos de uma maneira que eles sejam uma cópia fiel da organização física da coleção que está no centro de preservação de registros. Por exemplo, se um diário está armazenado em um único arquivo, as imagens criadas pela digitalização do diário podem ser colocadas em uma única pasta eletrônica. A pasta eletrônica representa o diário físico. Siga o padrão para nomear arquivos descrito nas próximas páginas, de modo que os arquivos enviados de todas as partes do mundo não se misturem ao chegar na Biblioteca de História da Igreja. Preencher a planilha de catalogação antes de começar a digitalização vai ajudar você a manter a coleção organizada e os arquivos com os nomes corretos. Veja os exemplos fictícios a seguir do país Deseret. 11
14 1º Exemplo Juan quer digitalizar DS que é uma coleção que contém 400 páginas de diário em folhas soltas e 27 fotografias. Essa coleção foi armazenada fisicamente em duas caixas. A caixa 1 contém o diário, que está dividido em três pastas. A caixa 2 contém as fotografias em uma única pasta. Para organizar a digitalização, Juan criou uma estrutura de pasta digital semelhante à mostrada abaixo. Observe que os nomes dos arquivos correspondem à estrutura da pasta digital. Físico Digital DS PASTA 1 PASTA 2 PASTA 3 b0001 f0001 DS _b0001_f0001_00001.tif DS _b0001_f0001_00002.tif DS _b0001_f0001_00140.tif f0002 DS _b0001_f0002_00001.tif DS _b0001_f0002_00002.tif DS _b0001_f0002_00185.tif f0003 DS _b0001_f0003_00001.tif PASTA 1 DS _b0001_f0003_00002.tif DS _b0001_f0003_00075.tif b0002 f0001 DS _b0002_f0001_00001.tif DS _b0002_f0001_00002.tif DS _b0002_f0001_00027.tif Número de Identificação Número da Caixa Número da Pasta Número da Digitalização 12
15 2º Exemplo Hans colocou cinco pequenas coleções (DS até DS ) em uma única caixa. Quando Hans digitaliza DS , uma vez que a coleção não compreende várias caixas, ele não precisa incluir o nome da caixa no nome do arquivo. Ele simplesmente usa o número de identificação e o número da pasta. O nome do arquivo digital da 55ª digitalização na pasta 1 é: DS _f0001_00055.tif A estrutura da pasta digital é semelhante a esta: DS f0001 DS _f0001_00055.tif Número de Identificação Número da Pasta Número da Digitalização 13
16 3º Exemplo Xiao Ming catalogou uma coleção de 12 volumes de livros (DS ) e a colocou em quatro caixas. Uma vez que os livros não foram colocados em pastas, ele substitui f0001 na estrutura de nome com v0001. A letra v significa volume. O nome do arquivo digital da digitalização do volume 10 é: DS _b0003_v0010_01154.tif O Volume 10 da DS está sendo digitalizado e é representado na estrutura da pasta digital da seguinte maneira: DS b0003 v0010 DS _b0003_v0010_01154.tif Número de Identificação Número da Caixa Número do Volume Número da Digitalização 14
17 Registros Que Não São Originados em um Centro de Preservação de Registros Quando documentos históricos são digitalizados em um local externo a um centro de preservação de registros, um arquivo temporário com o nome da estrutura deve ser utilizado uma vez que a coleção ainda não recebeu um número de identificação designado. Para nomear imagens, em vez de utilizar o número de identificação, como mostrado nos exemplos acima, utilize o nome do doador. Em lugar de utilizar números de caixa ou pasta, use títulos descritivos que reflitam a organização da coleção. Depois de enviar os arquivos para a Biblioteca de História da Igreja em Salt Lake City, Utah, EUA, os nomes dos arquivos temporários que você criou serão substituídos por novos nomes que incluem o número de identificação designado. 1º Exemplo Olga Luba Avilov doou a autobiografia do seu pai, Boris Avilov. Ela também doou um álbum de fotografias. Ao seguir as instruções contidas no Guia de História da Igreja: Coletar Registros, Fritz, o consultor de História da Igreja, cria uma pasta para contenção na qual todas as imagens digitais serão colocadas. Fritz depois cria uma estrutura de nomes, utilizando o nome da doadora e os títulos descritivos. Ele usa os mesmos títulos descritivos ao preencher a planilha de catalogação (veja o exemplo abaixo) então se torna mais fácil para combinar os arquivos com a planilha de catalogação. Olga Luba Avilov_pasta eletrônica Olga Luba Avilov_Autobiografia de Boris Avilov Olga Luba Avilov_Autobiografia de Boris Avilov_00001.jp2 Olga Luba Avilov_Autobiografia de Boris Avilov_00002.jp2 Olga Luba Avilov_Autobiografia de Boris Avilov_00295.jp2 Olga Luba Avilov_álbum fotográfico Olga Luba Avilov_álbum fotográfico_00001.jp2 Olga Luba Avilov_álbum fotográfico_00002.jp2 Olga Luba Avilov_álbum fotográfico_00152.jp2 Nome do doador Título Descritivo Número da Digitalização (Com base no tipo de registro) (Observe: Como explicado na seção Diretrizes para Digitalização, quando você Digitaliza um registro que é composto por mais de uma página física, digitalize cada página física em um arquivo separado. Também digitalize os ambos os lados de cada fotografia.) 15
18 Transferir Arquivos Digitais Como explicado no Guia de História da Igreja: Coletar Registros, todos os registros eletrônicos (digitais) devem ser transferidos diretamente para a Biblioteca de História da Igreja em Salt Lake City, Utah, EUA. É preferível que sejam enviados de modo eletrônico, mas se você enfrentar problemas persistentes de conexão com a Internet, você pode enviá-los pelo correio em um disco rígido externo (grandes conexões), ou em um pendrive USB, CD ou DVD (conexões menores). Assegure-se de que o conteúdo esteja embalado de modo seguro antes de postá-lo. Use um serviço de entrega aprovado por seu Escritório da Área para enviar os registros digitais. A Biblioteca de História da Igreja vai devolver o disco rígido neste tipo de transferência, mas não vai devolver pendrives USB, CDs ou DVDs. Guarde, pelo menos uma cópia desses registros até receber a confirmação de que eles foram preservados com sucesso no Sistema de Preservação de Registros Digitais. Assim que receber a confirmação, você pode excluir a sua cópia (ou cópias). 16
19 Lista de Verificação de Padrões de Qualidade Sinta-se à vontade para imprimir esta página sempre que necessário. Item ou coleção: Data da digitalização: Nome do digitalizador: Padrão de Qualidade Atende ao Padrão Não Atende ao Padrão Informações não cobertas ou perdidas Foco Falta de foco Exposição Recortar Distorção Item ou coleção: Data da digitalização: Nome do digitalizador: Padrão de Qualidade Atende ao Padrão Não Atende ao Padrão Informações não cobertas ou perdidas Foco Falta de foco Exposição Recortar Distorção Item ou coleção: Data da digitalização: Nome do digitalizador: Padrão de Qualidade Atende ao Padrão Não Atende ao Padrão Informações não cobertas ou perdidas Foco Falta de foco Exposição Recortar Distorção 17