Etapas – Planejamento Estratégico
IntroduçãoEtapas do ProjetoProjeto ExecutivoDiagnósticoDefiniçãoCapacitaçõesAssessoria e Desenvolvimento de Lideranças
Os serviços estão organizados em 5 (cinco) etapas e foram dimensionados em serviços conforme demonstrado nos quadros que seguem.
Trata-se de um documento que estabelece de forma detalhada as atividades, prazos e responsáveis do projeto elaboração e implantação do planejamento estratégico.
Mobilização das Lideranças
Os líderes da organização devem, necessariamente, conhecer, participar e legitimar o processo de mudança que está sendo proposto.
Visão das lideranças
Alinhado ao diagnóstico estratégico organizacional, deve ser captada a visão das lideranças sobre a organização. Para isso, devem ser realizadas entrevistas semiestruturadas com a alta administração com vista a formar, por meio de percepções individuais, um consolidado sobre qual é a proposta de futuro para a instituição. Esse instrumento é de grande valia para a formulação da estratégia, uma vez que, confrontando como diagnóstico estratégico podem-se deduzir bons posicionamentos estratégicos.
Os Fóruns de Gestão visam identificar a percepção da sociedade civil organizada perante a atuação do Instituto Federal do Acre-IFAC, além do levantamento das áreas prioritárias das respectivas regiões e a definição de ações que contribuam com a estratégia e contemple as necessidades regionais levantadas. Serão realizados 06 (seis) Fóruns de Gestão.
Análise estratégica (SWOT)
Em Planejamento Estratégico, a análise SWOT (Forças, Fraquezas, Oportunidades e Ameaças) é uma maneira bastante eficiente de identificar os pontos fortes e fracos de uma organização, bem como examinar as oportunidades e as ameaças que poderão ser enfrentadas no seu ambiente de atuação. A Matriz SWOT é uma ferramenta utilizada para fazer análise de cenário, sendo usada como base para gestão e planejamento estratégico de uma organização, mas podendo, devido a sua simplicidade, ser utilizada para qualquer tipo de análise de cenário. É uma "fotografia" tirada do ambiente como um todo e uma visão do terreno onde se encontra a instituição, serve de apoio para que as fraquezas sejam minimizadas e os pontos fortes maximizados, melhor aproveitados, através de uma estratégia que contemple, ao mesmo tempo, as oportunidades do ambiente e o que de melhor a organização poderá fazer para aproveitá-las.
O plano de comunicação focaliza a estratégia que será adotada pela instituição para integrar as partes interessadas aos resultados da organização, tanto internamente quanto externamente. O principal objetivo do plano é formalizar a forma de comunicação institucional, identificando e aperfeiçoando os canais, definindo os públicos e a periodicidade da informação, além de qualificar os conteúdos.
Os referencias estratégicos são formados por três elementos fundamentais: missão, valores e visão de futuro. O mapa estratégico é formado por um conjunto de objetivos que formamos propósitos maiores da organização. Representam conquistas que devem ser perseguidas para a consecução da visão de futuro e cumprimento da missão. É uma ferramenta de comunicação poderosa que permite relacionar e integrar os objetivos estratégicos de forma a traduzir claramente a estratégia da organização. Ele forma a alma do planejamento e ajuda a consolidar e gerir a estratégia, evidenciando a forma de intervenção sobre a realizada. O mapa estratégico deverá ser elaborado em reunião técnica a ser realizada com a Equipe de Desenvolvimento de Gestão Estratégica e a consultoria contratada. A validação do mapa estratégico deverá ser realizada por intermédio de oficina com a presença da alta direção e servidores indicados.
Este painel é formado por um conjunto de indicadores que traduzem de forma numérica os objetivos estratégicos. A quantidade de indicadores deverá obedecer a relação de 1,5 indicadores por objetivo estratégico existente no Mapa. Os indicadores serão estruturados com base nos seguintes elementos: título do indicador; descrição do indicador; fórmula de cálculo do indicador; polaridade do indicador; fonte de dados do indicador; responsável pelo indicador; e linha de base do indicador.
Enquanto os indicadores buscam traduzir a evolução no alcance de cada objetivo estratégico, as metas estabelecem o nível desejado de cada indicador quando do alcance dos resultados finais. Para todo indicador deverá ser estipulado um nível desejado (meta) para os anos de planejamento. As metas deverão ser elaboradas considerando fatores de contexto e alinha de base (quando houver). Para a proposição das metas é fundamental que sejam apurados os valores iniciais de cada indicador, chamado de linha de base. A Equipe de Desenvolvimento de Gestão Estratégica deverá realizar o trabalho de levantamento da linha de base com o apoio da consultoria. A validação dos indicadores e das metas estratégicas deverá ser realizada por intermédio de oficina com a presença da alta direção e servidores indicados.
Um dos pilares da gestão da estratégia é a capacidade de mensuração e avaliação dos resultados gerados pelo somatório dos esforços realizados. Busca-se entender se as iniciativas empreendidas estão impactando satisfatoriamente as metas organizacionais e, a partir dessa análise, deliberar sobre os meios de alcança-las. Ou seja, a cada ciclo de gestão (iniciando pelo planejamento) uma nova carteira de projetos (portfólio de projetos) é lançada na intensão de materializar a estratégia da organização em resultados tangíveis para seu público, esse processo é denominado gestão do portfólio de projetos. Kerzner (2006) defende que realizar gestão de portfólio significa identificar, selecionar, financiar, monitorar e manter a combinação apropriada de projetos e iniciativas para atingir as metas e objetivos organizacionais. De forma a impactar diretamente os objetivos estratégicos, são desenvolvidos projetos capazes de mobilizar a organização para o alcance de seus resultados. Os projetos estratégicos são iniciativas temporárias de grande magnitude que contribuem diretamente com um ou mais objetivos estratégicos. Trata-se, portanto, de um conjunto de projetos com alto grau de contribuição para a estratégia.
O modelo de gestão para a implantação da estratégia estabelece a forma na qual serão tomadas decisões sobre ACOMPANHAMENTO, CONTROLE, MUDANÇAS E ATUALIZAÇÃO da estratégia. O modelo deverá incluir o processo de gestão estratégica bem como as instâncias e atores envolvidos. Além disso, o modelo deverá considerar os atuais processos de tomada de decisão da organização e ser validado em uma oficina de planejamento com a participação das lideranças.
Documento técnico que organiza e apresenta os elementos do planejamento estratégico do Instituto Federal do Acre.
Revisão e Elaboração do PDI
Revisão e elaboração do Plano de Desenvolvimento Institucional do Instituto Federal do Acre, em conjunto com a Equipe de Desenvolvimento e a Reitoria, conforme as instruções para elaboração do Plano de Desenvolvimento Institucional, no Artigo 16 do Decreto 5.773/2006 ou suas respectivas atualizações.
Curso: Gestão de Projetos – 16 horas
Realização de um curso de 16 (dezesseis) horas sobre gestão de projetos. O propósito é capacitar os líderes dos projetos estratégicos e equipe do Instituto Federal do Acre quanto à temática, que será parte do dia-a-dia da instituição para a implementação do Planejamento Estratégico.
Curso: Elaborando a estratégia – 8 horas
Realização de um curso de 8 (oito) horas para habilitar os participantes do processo de planejamento estratégico. Os conteúdos propostos são: Conceitos e elementos básicos do planejamento e da gestão estratégica; Modelo de gestão do Instituto Federal do Acre; Ferramentas de análise de ambiente (PESTAL e SWOT); e Mapa estratégico.
Curso: Traduzindo a estratégia – 8 horas
Realização de um curso de 8 (oito) horas para habilitar os participantes do processo de planejamento estratégico. Os conteúdos propostos são: Conceito de indicadores; Tipos de indicadores; Sistema de indicadores; e Análise de desempenho de indicadores.
Curso: Construindo o portfólio de projetos – 8 horas
Realização de um curso de 8 (oito) horas para habilitar os participantes do processo de planejamento estratégico. Os conteúdos propostos são: Elaborar a estratégia de atuação no território; Conceitos de programa, portfólio, projetos e atividades; e Modelo de gestão de portfólio.
Curso: Implementando a estratégia – 8 horas
Realização de um curso de 8 (oito) horas para habilitar os participantes do processo de planejamento estratégico. Os conteúdos propostos são: Conceito de trilhas estratégicas; Processo de análise a avaliação das trilhas; Análise e impactos de impacto da carteira às metas institucionais; e Análise e avaliação da estratégia (RAE).
Reunião de Avaliação da Estratégia – RAE
O modelo de gestão do Instituto Federal do Acre prevê um conjunto de eventos decisórios em diferentes níveis da instituição. Essa ação envolve a assessoria para a realização das Reuniões de Avaliação da Estratégia–RAE, considerando as seguintes tarefas: realização de reunião com a equipe para análise dos dados do monitoramento da estratégia; elaboração de proposta de pauta para a RAE; elaboração do relatório de análise estratégica; acompanhamento e facilitação (moderação) da RAE; elaboração do Relatório da RAE. É prevista uma RAE durante a realização deste contrato.
Definição de perfil e avaliação de competências
Nesta etapa envolve as seguintes ações:
* Workshop Perfil das Lideranças: trata-se de um evento de um dia no qual os participantes deverão identificar as competências comportamentais desejáveis de Gerente de Projetos e das pessoas envolvidas no Escritório de Projetos. Esse trabalho passa pela definição dos valores comportamentais e da cultura gerencial adequada à organização.
* Autoavaliação de competência KODE®: diagnóstico do perfil de competências em situações cotidianas e em situações de stress por meio de autoavaliação com o uso da ferramenta KODE®. Trata-se de um modelo científico que auxilia a traçar um plano de desenvolvimento para cada envolvido.
* Feedback pessoal: com base no diagnóstico do KODE® será realizada uma Sessão de Feedback em grupo, com duração de 8h, com o objetivo de complementar o perfil dos participantes e dirimir eventuais dúvidas e variações de interpretação.
Workshop SKE "Comunicação e Inovação (Módulo A)" – 24 horas
O primeiro workshop discute o atual paradigma do papel da liderança nas organizações e desenvolve competências como: empowerment e iniciativa, inteligência social, comunicação, mentalidade e foco em resultados.
O pré-requisito para o MÓDULO A é a realização da autoavalição de competência, por meio da ferramenta KODE®. O sistema traça um perfil comportamental em situações cotidianas e em situações de stress. Durante o workshop, os participantes receberão feedback sobre seu perfil, podendo completar seu perfil e dirimir eventuais dúvidas e variações de interpretação.
A carga horária do workshop é de 24 horas, sendo três períodos de 8 horas.
As competências comportamentais desenvolvidas são: capacidade de resolver conflitos; capacidade de resolver problemas; capacidade de tomar decisões; capacidade de inspirar os outros; capacidade de trabalhar em equipe; habilidades de comunicação; prontidão para ação; iniciativa; agindo com o resultado em mente; consciência dos resultados.
Workshop SKE "Coaching e Feedback (Módulo B)" – 16 horas
O MÓDULO B é marcado pelo aprimoramento das competências dos envolvidos com LEADER COACH, o que envolve: capacidade de feedback, tenacidade, estabilidade, dinamismo e autenticidade.
O pré-requisito para o MÓDULO B é o MÓDULO A, que se inicia pela reflexão sobre o desempenho e o comportamento do participante durante a fase de LEARNING BY DOING. A partir de medições de desempenho e de ferramentas de Coaching, são monitoradas e avaliadas: as realizações no período e o levantamento dos principais problemas encontrados e suas causas; discutidas as soluções; acompanhando o desenvolvimento das competências; e planejadas as metas e ações para o próximo período.
A carga horária do workshop é de 24horas, sendo três períodos de 8 horas.
As competências comportamentais desenvolvidas são: capacidade de aconselhar; capacidade de avaliação; capacidade de suportar o estresse; capacidade de agir e executar; habilidades analíticas; energia; autoconfiança; persistência; adaptabilidade.
Workshop SKE "Conectividade (Módulo C)" – 16 horas
O foco do MÓDULO C é desenvolver a conectividade do participante a seu ambiente social, tendo como objetivo aperfeiçoar o seu equilíbrio entre trabalho e vida privada e desenvolver a mentalidade holística para todas as suas iniciativas e atividades.
O pré-requisito para o MÓDULO C é o MÓDULO B, que se inicia pela reflexão sobre o desempenho e o comportamento do participante durante a fase de LEARNING BY DOING. A partir de medições de desempenho e de ferramentas de Coaching, são monitoradas e avaliadas: as realizações no período e o levantamento dos principais problemas encontrados e suas causas; discutidas as soluções; acompanhando o desenvolvimento das competências; e planejadas as metas e ações para o próximo período. Destaca-se que neste momento são avaliados os avanços e medidos os resultados pessoais de cada participante.
A carga horária do workshop é de 16 horas, sendo dois períodos de 8 horas.
As competências comportamentais desenvolvidas são: capacidade de compreender outras perspectivas; compromisso social; pensamento holístico.
Coaching em grupo 5 eventos de 8 horas
As sessões de Coaching correspondem a momentos de reflexão sobre o desempenho e o comportamento do participante. A partir de medições de desempenho e de ferramentas de Coaching, são monitoradas e avaliadas: as realizações no período e o levantamento dos principais problemas encontrados e suas causas; discutidas as soluções; acompanhando o desenvolvimento das competências; e planejadas as metas e ações para o próximo período. Ao longo do programa foram planejadas cinco sessões de Coaching em grupo com oito horas de duração cada. Destaca-se que neste momento são avaliados os avanços e medidos os resultados pessoais de cada participante.
Workshop Avaliação de Resultados – 8 horas
O foco desse evento, com dois dias de duração O foco desse evento, com dois dias de duração, é consolidar os resultados alcançados em cada PDP e realizar uma discussão coletiva sobre lições aprendidas e próximos passos de cada liderança participante é consolidar os resultados alcançados em cada PDP e realizar uma discussão coletiva sobre lições aprendidas e próximos passos de cada liderança participante.