Descubra como fazer uma gestão do tempo eficaz e ter mais tempo livre
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20 dicas de como elevar o gerenciamento de tempo no dia a dia
Simony Macêdo, 3 anos atrás 11 min de leitura 3004
O tempo é o recurso mais precioso de nossas vidas, e é bem democrático, todo mundo tem as mesmas 24 horas. Acontece que a gestão do tempo muda de uma pessoa para outra, e a forma como cada uma lida com seu relógio pessoal é determinante para que o seu dia a dia esteja sempre em sintonia com produtividade.
Em algum momento do seu dia você já teve a nítida impressão de que o tempo parecia voar, e outros momentos em que as horas pareciam se arrastar. Isto ocorre porque o tempo não é apenas uma simples unidade de medida marcada por ponteiros, trata-se também e principalmente de experiência.
Em outras palavras, a forma que você utiliza a gestão de tempo para distribuir suas atividades e ter mais tempo livre na agenda é o que realmente importa para alcançar alta performance em suas tarefas e melhorar a sua qualidade de vida.
Você não precisa está sempre ocupado para continuar sendo produtivo.
E para ajudá-lo a responder essa questão, de como ter mais tempo livre no dia a dia e resolver de vez este dilema da falta de tempo, listamos dicas incríveis para que irão facilitar o seu dia a dia pessoal e de trabalho.
Só que antes, dá uma olhada nesse vídeo do fundador do movimento freesider, o Fagner Borges. E veja como é possível trabalhar 3 horas por dia…
Não há como falar em gestão de tempo sem mencionar as famosas listas de tarefas. Colocar no papel ou em qualquer outra ferramenta tudo o que você precisa fazer durante o dia é fundamental para manter a produtividade em alta.
Ela deve ser a primeira ação de uma administração do tempo, pois ao listarmos nossas atividades de acordo com o seu grau de importância e urgência evitamos que alguma tarefa relevante fique de fora, ou mesmo se torne uma pendência ao longo do dia.
Uma dica interessante para alcançar alta performance, no trabalho principalmente, é se servir dos milhares gerenciadores de tarefas que existem por aí, como o Evernote e o Google Keep.
Evernote é uma boa opção para fazer anotações. Ele conta com recursos como a sincronia automática de dados entre várias instalações do programa em todos os dispositivos que tiver.
Com ele, você pode ainda organizar as notas por cadernos e acrescentar tags para facilitar na hora consulta, bem como receber notas em suas redes sociais.
O Google Keep também é um app que serve para criar anotações e adicionar a elas fotos, gravações de áudio e outros elementos. Ele sincroniza as notas entre dispositivos logados com a mesma conta do Google e seu sistema de organização é baseado em cores. Ele ainda possibilita a criação de checklists, como listas de compras, por exemplo.
2 – Use o calendário
Ter uma agenda, ou se preferir utilizar um aplicativo de calendário no próprio celular para te lembrar dos compromissos importantes, sejam eles pessoais ou profissionais, é uma dica simples, porém é extremamente importante para se fazer uma gestão do tempo eficaz.
Existem vários aplicativos no mercado, inclusive gratuitos que podem ajudá-lo a manter a agenda em ordem. Um exemplo, dessa ferramenta é o Google Calendar, que você pode configurá-lo para enviar e-mails lembretes de atividades importantes.
3 – Planejamento para as tarefas mais importantes
Ao se deparar com uma tarefa ou projeto muito grande o ideal é sentar e planejar o desenvolvimento dela antes sair colocando a mão na massa. Desse modo você terá mais de acertá-la logo de imediato e se livrar do incômodo de ter que refazer toda a tarefa porque deixou algum ponto passar.
Se a tarefa além de extensa for bem complexa, procure dividi-las em etapas, este método além de acelerar a conclusão do todo, aumenta seus níveis de produtividade e consequentemente melhora sua administração do tempo.
4 – Mantenha o horário de algumas tarefas
Separe atividades rotineiras em horários pré-estabelecidos e evite interrupções. Uma pessoa que costuma realizar as mesmas atividades ao longo da semana, sabe aproximadamente quanto tempo gasta para executá-las e qual o melhor período do dia para desenvolvê-las. Basta usar a gestão do tempo a seu favor e tirar proveito disso.
5 – Tire proveito da fase improdutiva
Qualquer pessoa por mais disciplinada que ela seja com a sua gestão do tempo em algum momento do seu dia irá entrar numa fase menos produtiva. Quando isso acontece, é aconselhável pausar tarefas mais complicadas e se dedicar às tarefas automáticas.
Tanto a rotina profissional quanto a pessoal está recheada de atividades automáticas. Aquelas que fazemos, sem ao menos precisar pensar sobre o seu processo, como instalar atualizações, jogar o lixo fora, separar papéis, e entre outras.
Essas atividades, quando negligenciadas por muito tempo, podem se tornar uma bola de neve. Portanto aproveite o momento de pouca produtividade para dá fim a elas.
6 – Evite o uso exagerado de redes sociais
Quantas vezes estamos num momento de produtividade e de repente somos atraídos pelo whatsapp, facebook ou qualquer outra rede social? Nos dias de hoje é praticamente impossível nos abstermos totalmente das redes sociais, mas é extremamente importante saber a hora certa de acessá-las e não vai ser durante a execução de uma tarefa que você sabe que tem prazo de entrega. Certo?
Quantas vezes estamos num momento de produtividade e de repente somos atraídos pelo whatsapp, facebook ou qualquer outra rede social?
Se você tem um controle da sua gestão de tempo, separe alguns minutinhos para navegar por suas redes sociais. Pode até ser sua válvula escape, num instante de ócio. Porém, seja rigoroso com o seu horário! Hoje em dia existem até aplicativos que bloqueiam distrações online como o leechblock e o clearlock.
7 – Mantenha uma boa alimentação
Muitas pessoas desrespeitam seus horários de alimentação para economizar tempo. No entanto, o ato de não nos alimentarmos bem e na hora certa faz a nossa produtividade cair. Portanto foque na sua saúde e coma corretamente nos horários devidos para dispor de mais energia.
8 – Invista em lazer
Sabe como ter mais tempo livre para o lazer? Deixando um espaço para ele na agenda, e não estamos falando no sentido figurado. Sair, encontrar os amigos, passar momentos com a família, praticar algum hobby, ler um livro, Enfim, qualquer atividade de lazer deve ser tratada com a mesma importância que os seus compromissos de trabalho.
Você precisa entender que o lazer para a sua vida é um compromisso fundamental.
Criar esse hábito saudável fará com que você tenha mais produtividade no trabalho e qualidade de serviço, pois o entretenimento deixa nossa mente mais ativa e criativa.
9 – Não programe todo seu dia
Infelizmente não é possível multiplicar o tempo, mas dá para fazer sobrar mais horas no seu dia para resolver algum imprevisto ou aproveitar mais a vida. Quer saber como ter mais tempo livre no dia a dia? Simples, não programe todo ele. Procure fazer uma administração do tempo, programando somente 70% das suas 24h. Você ficará surpreso como sua produtividade irá melhorar.
10 – Saia da urgência
As atividades urgentes devem responder a quatro perguntas:
– Porque essa atividade foi urgente?
– Como eu poderia ter prevenido?
-Que atividade posso planejar para evitar essa urgência?
– É possível delegar?
Se você conseguiu responder essas questões, certamente achará uma solução para que ela não tome toda a sua rotina de trabalho e prejudique a sua gestão de tempo.
11 – Organize seu ambiente de trabalho
Organização pessoal é fundamental para manter a produtividade em alta. Um ambiente profissional em ordem economiza tempo e contribui para alcançar alta performance no trabalho.
Portanto gerencie sua estação de trabalho de modo que ela ofereça condições para o alcance de bons resultados, sem distrações e ruídos prejudiciais.
12 – Crie respostas automáticas
Elaborar respostas automáticas para aqueles emails ou dúvidas mais comuns é um ato realmente simples, mas extremamente benéfico para a sua administração do tempo.
13 – Utilize a técnica da gamificação
Uma maneira de melhorar a produtividade no trabalho deixando o processo menos tedioso é utilizando uma técnica chamada de gamificação.
Gamificação é o uso de ideias e dinâmicas de jogos para motivar pessoas a resolver problemas. O objetivo é aumentar o engajamento e despertar os envolvidos para os desafios propostos, inclusive oferecendo recompensas.
Trazendo esta técnica para a gestão do tempo do seu dia a dia, você pode se auto desafiar a concluir uma tarefa em prazo específico, e caso consiga, permita se presentear com algo que goste.
14 – Reduza as reuniões
Não perca tanto tempo em reuniões. Algumas pessoas para evitar prejuízo à administração do tempo costumam fazer reuniões em pé, para evitar que se prolonguem discussões, e debates além do necessário.
Reuniões em excesso pode prejudicar muito a sua produtividade, e a sua gestão do tempo.
Uma dica para não comprometer a produtividade é sempre focar no objetivo da reunião, deixando previamente claro a duração de tempo, bem como os temas que serão tratados.
15 – Tenha disposição, acumule energia!
Energia e produtividade são praticamente sinônimos, pois para conseguir produzir mais e em menor tempo é necessário ter energia física e mental.
Para continuar disposto e com bastante energia ao longo do dia, recomendamos:
-Manter uma postura ativa e firme, sem encolher os ombros.
-Respeitar suas horas de sono.
-Escolha a roupa que você vai usar na noite anterior.
– Faça pequenos intervalos de 5 a 10 minutos entre uma tarefa e outra.
-Pratique atividade física.
-Permita-se um momento para se desligar do mundo, escute uma música, medite.
-Evite gastar energia com decisões desnecessárias, assim quando tiver que tomar decisões importantes, seu cérebro não estará cansado.
16 – Não se torne a agenda dos outros
Segundo o especialista em produtividade, Geronimo Theml "se você não tem agenda acaba virando a agenda dos outros." O que ele quis dizer é que se você não estabelece suas próprias prioridades, acaba ficando refém das necessidades alheias comprometendo assim a sua gestão do tempo.
Você não precisa se tornar uma pessoa antissocial e pouco empática. O que queremos dizer aqui, é que dizer "não" em prol das suas tarefas, sobretudo quando se está envolvido num projeto grande ou apenas sobrecarregado de trabalho é fundamental, por isso siga, em primeiro plano a sua agenda.
17 – Use a regra dos 20 segundos
A ideia é tentar levar 20 segundos a menos em toda tarefa que não está prevista no seu dia. Dessa forma você terá 20 segundos a mais para aquelas atividades que já tinha programado. Pode parecer pouco, mas o acúmulo desse tempinho no final do dia te ajudará a criar um novo hábito para lidar com situações indesejadas, sem reduzir a sua produtividade.
18 – Economize tempo nos afazeres domésticos
Manter uma rotina de organização da sua casa pode ser uma das opções para aquela perguntinha famosa – como ter mais tempo livre? Afinal o dia a dia de uma pessoa não é apenas feito de trabalho.
Sem tempo livre trazemos o estresse e a ansiedade para nossas vidas e isto pode levar a conflitos no trabalho, com a família e prejudicar e muito a sua saúde. Já que relaxar no momento, parece ser algo impossível.
Se você faz parte desse grupo de pessoas que estão sempre em movimento, faça também a administração do tempo gasto em tarefas domésticas. Liste essas atividades, veja o que é ou não dispensável. Crie um dia para a faxina e mantenha tudo organizado durante a semana.
Se você divide sua casa com outras pessoas, uma dica interessante é estabelecer tarefas determinadas para cada uma delas, dessa maneira ninguém ficará sobrecarregado durante o dia.
19 – Faça uma revisão semanal
Aprender a fazer uma revisão semanal é uma das melhores formas de realizar uma administração do tempo inteligente do seu dia a dia. Então vamos lá? Pegue sua agenda da semana passada e procure por pontas soltas, tarefas inúteis, assuntos que requer uma maior atenção.
Administre seu email pessoal e profissional, e zere sua caixa de entrada. Revise suas metas e faça planos para continuar trabalhando nelas, de maneira mais produtiva. Essa prática vai te ajudar a ter um olhar mais clínico sobre sua rotina e evitar surpresas desagradáveis na semana atual.
20 – Reflita sua relação com o tempo
Compreender como funciona o seu cotidiano e refletir o que precisa ser melhorado é essencial conquistar alta performance em aspectos importantes da sua vida.
A administração do tempo com foco em produtividade é um ciclo mutável e de melhoria contínua, e por isso exige que você esteja sempre de olho no relógio e claro, se adaptando a ele.
Portanto, antes de discutir essa relação, recomendamos extinguir aquela ideia, muitas vezes encucadas por crenças limitantes, de que o tempo é seu inimigo.
Pois é mudando essa percepção que você conseguirá colocar o "tic", "tac" para trabalhar a seu favor. Quer saber como? Clique na imagem abaixo e descubra como ter um dia de trabalho, de apenas 3 horas: