Sistemas Unificados ou Sistemas Integrados: Qual é melhor?
Sempre ficamos na dúvida entre Sistemas Integrados e Sistemas unificados, pois isso é muito falado entre as Software Houses, principalmente quando estão vendendo o sistema para você. Mas será que todos sabemos qual a real diferença entre os dois tipos? O que temos de vantagens e desvantagens entre os dois? Qual é melhor? Qual se adéqua mais para meu negócio? Confira o que falamos a respeito disso para ajuda-los nas decisões.
Sistemas Unificados são aqueles que conseguem atender a vários módulos e áreas da empresa com apenas uma estrutura de software ou de banco de dados. No mercado podemos encontrar sistemas desse tipo vendidos como sistemas MODULADOS. Comumente, estes sistemas são vendidos por módulos divididos por cada setor de negócio, por exemplo, COMPRAS, ESTOQUE, FINANCEIRO (ou TESOURARIA), CONTÁBIL, FISCAL, VENDAS, etc e você pode adquirir cada um dos módulos a parte, ou até mesmo comprar a solução toda com 1 ou mais módulos a sua escolha.
Nesse tipo de negócio é normal vocês ouvirem dos vendedores as grandes vantagens de se obter um sistema integrado em seu negócio. Diferente da estratégia de venda dos sistemas unificados, aqui é defendido com "unhas e dentes" o fato dele não obter integrações com outras interfaces e facilitar o gerenciamento, já que tudo está em um único banco de dados ou em uma única aplicação.
Já os Sistemas Unificados são aqueles que, geralmente, entregam um valor específico para o cliente, uma funcionalidade bem definida e direcionada. Esses sistemas não costumam entregar soluções e funcionalidades para mais de uma área de seu negócio. Esses são sistemas que entregarão, por exemplo, uma solução para seu delivery ou uma solução para seu financeiro. Dificilmente você verá um sistema unificado entregando 2 ou mais pontas.
Nesse modelo de negócio o foco está em lhe entregar um sistema especialista e específico para seu problema ou necessidade. Eles não têm interesse de resolver seu negócio como um todo, mas sim ser quase perfeito na solução para a necessidade que você propõe a eles. O vendedor neste modelo irá usar o argumento de que o sistema dele, além de resolver sua dor (ou necessidade) de forma abrangente e completa, se integra com qualquer sistema ERP (Enterprise Resource Planning, em português Planejamento de Recursos Empresariais) sem que você se preocupe como a informação gerada a partir desse seu software chegará na ponta para sua análise e relatórios.
Afinal, o que será que seu negócio irá ganhar ou perder colocando um dos dois tipos?
Cada um dos modelos de negócio tem suas características que podem facilitar sua vida ou até mesmo prejudicar, dependendo da sua estratégia e da sua expertise para implantar em seu restaurante. Para isso, vou classificar em 4 análises para compará-los entre si. Os critérios que irei avaliar são: Implantação, Gerenciamento, Desempenho e Custo.
Nesse ponto, podemos dizer que depende. Falo isso, porque se formos considerar que cada módulo do sistema integrado é uma implantação, podemos comparar e dizer que é o mesmo trabalho quando falamos unicamente em impactos nas áreas. Entretanto, se pensarmos que, nos sistemas integrados, tudo que é cadastrado é usado em todos os módulos, então eles são, de longe, muito mais simples na implantação, visto que não é necessário cadastrar um mesmo produto, por exemplo, em mais de uma plataforma e relacionar os códigos (DE -> PARA) para que funcione a integração entre duas plataformas diferentes.
Logo podemos concluir que o trabalho direcionado na implantação de sistemas unificados, onde cada plataforma realiza uma função dentro do negócio, é dobrado, pois tudo que precisar se conversar entre um sistema e outro terá que ser, geralmente, duplicado e cadastrado em ambos sistemas.
Falando em gerenciamento e manutenção desses sistemas podemos ainda dizer que a vantagem está nos sistemas integrados. Visto que, como também é uma vantagem na implantação, a manutenção de cadastros e o fato de não obter integrações que podem gerar erros e falhas por alguma configuração incorreta em quaisquer pontas não é realizada de forma duplicada. Então, claramente é muito mais fácil trabalhar em apenas uma tela de um único sistema do que realizar alterações ou manutenções em 2 telas distintas. Mas isso depende muito de qual tipo de sistema que estamos falando, pois no mercado já existem diversos sistemas que realizam uma integração muito completa e que visam ler e trocar o maior número de informações possíveis, visando a menor manutenção humana entre os dois lados, sendo necessária a manutenção apenas em um dos lados.
Em desempenho o negócio já é diferente. Os sistemas unificados levam uma vantagem. Isso porque, lembra que comentei que eles buscam a solução o mais próxima do perfeito possível? Então, você pode ter a certeza que muitos dos problemas e possíveis "bugs" que encontrariam numa mesma funcionalidade em sistemas integrados, dificilmente vão acontecer.
Imaginem o seguinte cenário: Se seu restaurante é especialista em hambúguer, é bem provável que seu cliente não escolha você se estiver buscando um prato saboroso com um corte de carne argentino. Você pode até obter em seu cardápio um prato contendo um corte de carne argentino para complementar seu faturamento do almoço na semana, mas tenha a total certeza de que, a probabilidade de um restaurante argentino ou especializado em cortes de carnes fará um prato muito mais saboroso e caprichado que o seu é gigantesca, por esse motivo seu cliente não vai até seu restaurante procurar por esse prato. Isso porque você não é bom nisso. Sua especialidade é Hamburguer e ponto!
O mesmo acontece com os sistemas integrados. Eles provavelmente vão ter uma solução para alguma necessidade que será o ponto forte e o case de sucesso deles. Mas com certeza não vão conseguir entregar todas as funcionalidades e soluções com a perfeição que entrega os outros. Isso é quase que inviável de se fazer. Se uma empresa buscar ser perfeita em todos os módulos e funcionalidades de todas as áreas de um negócio, muito provavelmente vão gastar uma grana gigantesca e isso fará a software house repassar esse custo ao cliente final e, pode ter certeza, esse custo será tão alto que não muito provavelmente não será viável para um restaurante.
Portanto, os softwares unificados que se focam na solução de uma necessidade específica, com certeza funcionarão muito melhor e com muito menos falhas e erros do que nos sistemas integrados. Isso porque o foco deles é somente em uma ou duas necessidades, não mais do que isso. Fica mais fácil dar manutenção e gerenciar problemas para que não ocorram com frequência.
Acredito que nesse quesito não há muito o que se comparar. Atualmente temos centenas de softwares para qualquer tipo de solução no mercado. Vários concorrentes para uma mesma solução. Muitas startups. Então não conseguimos chegar num comparativo justo neste quesito, pois é muito provável que estarão muito próximos no final da conta.
Talvez os sistemas integrados sejam um pouco mais baratos do que os unificados, isso porque geralmente eles obtêm uma menor estrutura de banco de dados e aplicação, já que consegue acoplar todas as soluções em um único ambiente. Mas essa diferença não é mais relevante, graças ao modelo SaaS que as empresas de software têm adotado. Esse modelo visa compartilhar uma única estrutura para diversos clientes. É como se dividimos os custos da estrutura necessária com todos ou a maioria dos clientes da software house. Isso barateia o software e chega bem próximo ou menor ainda que o custo dos sistemas integrados.
Mas afinal, qual é a melhor opção para seu negócio?
Eu costumo dizer que não tem certo ou errado nem melhor ou pior. A escolha do sistema é com base na sua estratégia e na sua expectativa de entrega e desempenho.
Se sua estratégia é obter um sistema simples, sua estrutura e negócio ainda são pequenos, você busca um sistema sem grandes dificuldades de implantar e que seja mais fácil e fluido para seu usuário final e você não se importa de adaptar algumas necessidades de sua operação para poder usar o que o sistema integrado já obtém, você certamente será feliz com um sistema integrado.
Agora se você é um cara que preza pela performance e desempenho do sistema, se preocupa muito com pequenas falhas e não tem medo de gerir integrações com mais de 2 sistemas com lógicas e definições diferentes, vá para o mundo dos sistemas unificados.