Instru��es Leon�sticas - Instru��es Leon�sticas - Relat�rio de Atividades de Lions
Diante das mudan�as introduzidas em janeiro de 2.009 na forma de se registrar as doa��es de horas e servi�os no site da Associa��o Internacional de Lions Clubes, formulamos algumas quest�es aos dirigentes do "Program Development Dept." nos Escrit�rios de Lions Internacional e obtivemos da Gerente, Sue Crosson-Knutson, in�meros esclarecimentos de suma import�ncia aos secret�rios de clubes.
O material abaixo deve ser amplamente divulgado aos atuais Secret�rios de Clube e principalmente aos que forem atuar no pr�ximo Ano Leon�stico.
Evidentemente que apenas alguns casos foram dados como exemplo e recomenda-se que os Secret�rios procurem adaptar as particularidades de seu clube dentro da linha de racioc�nio dos exemplos abordados.
A fim de propiciar maior entendimento, a cada quest�o formulada segue a resposta:
Quest�o A - Horas de Servi�os doadas por Companheiros Le�o
A maioria dos clubes brasileiros utiliza-se de horas de servi�os provenientes de Domadoras e at� filhos n�o afiliados � Organiza��o Lions. Isto, certamente, � um fator altamente motivante porque cria um envolvimento positivo da fam�lia e, acredite, � comum domadoras conduzirem algumas atividades ao inv�s dos Companheiros Le�es.
A inclus�o de horas de servi�os doadas por "N�o - Le�es" no Relat�rio de Atividades ir� refletir o real esfor�o realizado para determinada atividade e o real benef�cio recebido pela comunidade.
N�s gostar�amos de saber se � permitido incluir, como doa��es nos Relat�rios de Atividades, aquelas horas despendidas por "N�o - Le�es", considerando o acima exposto?
Resposta da Quest�o A:
O Relat�rio de Atividades de Lions pede que se informe a quantidade de horas de servi�o oferecidas � comunidade pelos membros dos Lions Clubes.
A doa��o de horas de servi�os por domadoras e membros da fam�lia � maravilhosa e certamente contribui para o sucesso de um projeto.
No entanto, o relat�rio solicita a quantidade de horas oferecidas pelos membros dos Lions clubes. Sendo assim, as horas de servi�o de "N�o - Le�es" n�o devem ser inclu�das.
Quando todos 45.000 secret�rios de clube submeterem a quantidade de horas de servi�o doadas por seus clubes, n�s teremos a contagem real da magnitude da doa��o de tempo e talento mundial do Lions.
Quest�o A-2 - Reuni�o de Planejamento de Campanhas
Reuni�es para planejar e organizar certas atividades s�o realizadas pelos Companheiros Le�es nos Lions Clubes, cujo assunto nada tem a ver com qualquer reuni�o administrativa do clube.
Um bom exemplo � uma reuni�o realizada para discutir a pr�xima campanha de Angaria��o de Sangue, onde in�meras atividades s�o planejadas para realizar tal evento para a comunidade.
N�s gostar�amos de saber se tais horas consumidas durante uma reuni�o do Lions Clube poderiam ser inclu�das como horas de servi�os doadas � comunidade?
Resposta da Quest�o A-2
O Relat�rio de Atividades de Lions Clube esclarece: Por favor, n�o inclua informa��es referentes a reuni�o de clubes e atividades de arrecada��o de fundos.
N�s todos sabemos que reuni�es de planejamento s�o essenciais ao sucesso de campanhas. De acordo com as instru��es constantes da p�gina do Relat�rio de Atividades de Lions Clubes, o tempo investido em reuni�es n�o deve ser inclu�do no Relat�rio de Atividades do Clube.
No entanto, alguns clubes consideram que as reuni�es fazem parte da campanha de servi�os. Se esta � a posi��o do clube, ent�o se pode incluir o tempo de reuni�es como horas de servi�os doadas.
Quest�o B - Quantidade de pessoas beneficiadas pelo servi�o oferecido pelo Lions Clube
No Brasil, � muito comum um grupo de Companheiros Le�o ou o clube inteiro fornecer continuamente suporte a uma Entidade Assistencial local, tais como Instituto para Cegos, Guarda Mirim, Instituto de Combate ao C�ncer etc., aonde o Lions assiste e fornece total suporte a tais organiza��es.
Como exemplo temos o caso de certo Lions Clube, onde os Companheiros Le�o fornecem assist�ncia cont�nua trabalhando inclusive como Diretores da Guarda Mirim, uma entidade que abriga cerca de 300 jovens que s�o preparados por um ou mais anos para o mercado de trabalho. O esfor�o para prover a assist�ncia a essa entidade assim como as doa��es monet�rias a ela realizadas s�o habitualmente registradas no Relat�rio Mensal de Atividades.
O Relat�rio Mensal de Atividades pede para se incluir a quantidade de pessoas beneficiadas pelo servi�o. Neste exemplo s�o 300 pessoas.
Fazendo isso, no final de 12 meses, os Dirigentes Leon�sticos, quando lerem o relat�rio, v�o entender que 3.600 pessoas receberam o benef�cio ao inv�s de 300.
N�s gostar�amos de saber como uma assist�ncia cont�nua oferecida ao mesmo grupo de pessoas beneficiadas deve ser registrada.
Resposta da Quest�o B
A resposta a esta excelente pergunta �: Deve-se registrar o n�mero total de pessoas que foram beneficiadas pelos servi�os oferecidos pelo Lions Clube.
Para chegar a esta resposta, eu me reuni com a Gerente do Departamento de Rela��es P�blicas para esclarecimentos. Ela informou que o objetivo desta informa��o � identificar o n�mero de pessoas que receberam a assist�ncia. Neste dado momento, 300 jovens receberam os cuidados, mesmo que tenham recebido in�meras vezes.
Assim sendo, no exemplo dado, o n�mero de pessoas beneficiadas pelo servi�o prestado pelo Lions s�o 300.
Quest�o C - Doa��es Monet�rias
Est� mais do que claro que somente as import�ncias doadas para a comunidade devem ser registradas no Relat�rio de Atividades. Valores arrecadados da comunidade n�o devem ser registrados como doa��es para evitar duplicidade. Eles somente devem ser registrados quando a efetiva doa��o for realizada para a comunidade.
N�s gostar�amos de saber como registrar a quantidade de horas despendidas pelos Companheiros Le�es para desempenhar a atividade de arrecada��o, a qual representa um esfor�o expressivo (exemplo - o clube realiza um bingo para arrecadar recursos que ser�o posteriormente doados a v�rias entidades na comunidade e os membros do clube doam uma quantidade significativa de horas para realiz�-lo).
Resposta da Quest�o C - Item 1
O Relat�rio de Atividades do Lions indica: Por favor, n�o inclua informa��es relativas a reuni�es de Lions Clube ou atividades de arrecada��o.
Bingo � uma atividade de arrecada��o de fundos logo, as horas nela consumidas n�o devem ser inclu�das em horas de servi�o.
Quest�o C - Item 2
Existe uma variedade de atividades que, embora n�o sejam doa��es monet�rias, representam uma parcela significativa das atividades realizadas pelos Lions Clubes, tais como:
a) Campanhas de Arrecada��o de Alimentos da comunidade para subseq�ente distribui��o (doa��o) para pessoas carentes ou Entidades de Assist�ncia Social;
b) Campanhas de Arrecada��o de M�veis usados para serem revertidos para pessoas carentes ou Entidades de Assist�ncia Social;
c) Campanhas de Arrecada��o de roupas pessoais ou de cama para serem doadas � pessoas carentes ou Entidades de Assist�ncia Social, etc.
Como exemplo, citamos a campanha denominada "Torre de �leo", aonde certo Lions Clube arrecada �leo comest�vel e, depois, numa forma organizada, doa o resultado para pessoas carentes ou Entidades de Assist�ncia social.
Certamente, nestes casos, quem quer que seja o beneficiado pela doa��o, um desembolso de dinheiro foi evitado de ser gasto, mesmo pelo governo, que deveria assistir melhor estas pessoas ou entidades.
1) Se a quantidade de horas gasta pelo Lions clube para arrecadar o �leo comest�vel n�o puder ser registrada no Relat�rio de Atividades, certamente um significativo valor de esfor�o deixar� de ser contado, mesmo que o servi�o tenha sido oferecido � comunidade.
N�s gostar�amos de saber como registrar estas horas?
2) A menos que seja permitido aos Lions Clubes converter tais bens doados em valor monet�rio, usando o valor real do bem, n�o se tem meios de registrar o benef�cio material resultante.
Gostar�amos de saber como registrar este tipo de doa��o e/ou gostar�amos de saber se o valor correspondente aos bens doados poderia ser registrado no Relat�rio de Atividades como doa��o monet�ria?
Resposta da Quest�o C - Item 2
Arrecada��o de alimentos ou de moveis usados ou de roupas s�o todas campanhas de horas de servi�o que devem definitivamente ser inclu�das no Relat�rio de Atividades do Lions Clube.
Com rela��o ao valor monet�rio dos bens, cada clube pode estimar o valor da doa��o para a comunidade.
Resposta da Quest�o C - Item 2 -Subitens 1 e 2
1) O n�mero de horas despendido nas campanhas de arrecada��o de bens certamente pode ser inclu�do como uma campanha de servi�os � comunidade.
2) O valor do �leo comest�vel doado, assim como qualquer outro bem, pode certamente ser inclu�do como uma doa��o do clube. O Secret�rio do clube deve estimar o valor do �leo ou dos bens.
Quest�o 4 - Banco de Aparelhos Ortop�dicos, Auditivos, etc.
Como resultado de investimentos realizados em anos anteriores, muitos Lions Clubes mant�m uma esp�cie de Banco Permanente para servir a comunidade.
Exemplificando, uma Cadeira de rodas � temporariamente cedida por empr�stimo para uma pessoa carente que dela necessita. Depois de seu uso, esta cadeira retorna ao Clube que � reciclada para outra pessoa carente.
Cada vez que uma cadeira de rodas � cedida, a pessoa beneficiada n�o tem que desembolsar o valor em moeda correspondente para comprar uma ou alugar.
A menos que se registre o valor monet�rio que foi evitado de ser desembolsado por parte de quem recebeu o benef�cio, n�o se tem como registrar no relat�rio o benef�cio material desta doa��o.
Gostar�amos de saber como registrar tal tipo de servi�o no Relat�rio de Atividades?
Resposta da Quest�o 4 - Banco de Aparelhos Ortop�dicos
Um Banco de Equipamentos M�dicos � um grande projeto de Campanha!
Por favor, inclua esta informa��o no item "Outras Categorias de Atividades de Servi�o".
Inclua o valor monet�rio assim como as horas de servi�o oferecidas pelo Lions Clube e o n�mero de pessoas que se beneficiaram deste valioso servi�o comunit�rio
Finalmente, gostar�amos de comentar que � oportuno lembrar que as informa��es do Relat�rio de Atividades de Lions Clubes permitem aos dirigentes da Associa��o Internacional obter uma vis�o quantificada dos servi�os prestados pelo Leonismo, habilitando-os a avaliar e divulgar com propriedade, qual tem sido a contribui��o do nosso movimento para a humanidade.
A atualiza��o cont�nua destas informa��es � muito importante.
Ao repassar esta mensagem ao seu LEO, Lions Clube, Clube de Castores, certamente voc� estar� contribuindo para o crescimento do Leonismo.