ECD – Escrituração Contábil Digital: Utilidade, funcionalidade e como fazer - Nome da empresa
Fundada em 2007, a Escrituração Contábil Digital (ECD) consiste em um programa brasileiro que tem como objetivo reduzir a prática da burocratização e aperfeiçoar os processos. Tal programa é parte integrante de um projeto focado em garantir modernidade para documentações e facilitar o envio de dados para o governo.
Com esse formato, os contribuintes podem agora fazer a emissão, assinatura e envio de documentos devidamente autenticados dentro do mundo eletrônico. Nesse cenário, não existem papéis ou até mesmo assinaturas físicas.
Isso permite o recebimento eficiente e a integração das informações, colaborando até mesmo para a redução de erros.
Se você deseja aplicar a prática da emissão da ECD Escrituração Contábil Digital ou quer entender melhor como ela funciona, acompanhe esse artigo!
Conhecendo melhor o SPED
O SPED, Sistema Público de Escrituração Digital, é o programa integrado pela Escrituração Contábil Digital e Escrituração Fiscal Digital (EFD ou SPED fiscal). Seu objetivo é permitir a integração dos dados e facilitar os procedimentos de envio de informações dos contribuintes para o Governo.
Com o SPED, as etapas de recepção, armazenamento, validação e autenticação são unificados para um sistema integrado.
Antes, tais processos eram extremamente burocráticos, difíceis e demorados. Ao iniciar a otimização com o auxílio da tecnologia, todo o processo é drasticamente simplificado e reduz o tempo investido para conclusão.
O que constituiu a ECD Escrituração Contábil Digital?
No modelo digital, a ECD é composta por 3 livros, sendo eles:
Todos os arquivos digitais registrados devem contar com a devida assinatura, também digital, das empresas.
Na prática, como a ECD funciona?
Ela permite o armazenamento digital de toda a escrituração. Com a emissão feita pelo contribuinte, o documento é enviado para o Repositório Nacional do SPED e fica liberado para a consulta da Junta Comercial.
De acordo com as informações recebidas pelo SPED, a Junta Comercial é responsável por fazer a autenticação e disponibilizar os materiais para as organizações responsáveis, como o SEFAZ e a Receita Federal. O processo é bastante semelhante ao executado anteriormente, modificado apenas pelo não uso de materiais físicos.
A otimização para um cenário digital colabora para a prática de uma perícia mais aprofundada frente aos documentos enviados.
A correção de informações equivocadas
É comum existir a preocupação na correção de informações da ECD Escrituração Contábil Digital após o envio para o sistema do SPED. Alguma falha dentro do processo de levantamento pode permitir que dados errados sejam enviados e assim todo o processo é afetado.
Mas fique tranquilo! Dados emitidos com erros podem ser corrigidos!
O contribuinte, mesmo após fazer o envio das informações, consegue fazer a troca do arquivo anterior por um novo. Mas lembre-se: essa correção só pode ocorrer uma vez!
Se o arquivo enviado já foi trocado anteriormente, o sistema não permitirá a substituição. Outro motivo que impedirá a correção de dados é o caso da Junta Comercial já ter iniciado o processo de verificação. Em caso positivo, os documentos não terão a opção de troca.
Para consulta dos dados enviados, os documentos ficarão a disposição pelo PVA (Programa Validador e Assinador) através do sistema Receita BX ou pela página do próprio SPED.
Os prazos de envio da ECD Escrituração Contábil Digital
A partir de 2016, a ECD Escrituração Contábil Digital deverá ser enviada anualmente ao sistema do SPED até o último dia útil do mês de maio do ano seguinte ao ano-calendário a que se refira a escrituração.
Para ficar mais claro: Se o ano-calendário for 2016, o envio da ECD referente a esse ano deverá ser feito até o último dia do mês de maio de 2017.
A entrega da ECD e o uso do ERP na nuvem
A empresa com a obrigatoriedade de entregar a Escrituração Contábil Digital deve fazer uso de seus recursos para o entrega das informações necessárias. Levando-se em consideração os modelos e itens solicitados pela ECD, é necessário a adequação dos materiais internos para a alimentação no sistema.
Como forma de facilidade, a empresa pode contar com o ERP na nuvem, um sistema que permite a adaptação interna frente aos procedimentos requisitados. Nada mais é do que customizar os relatórios de acordo com a sua necessidade e de acordo com o que precisará ser enviado posteriormente para na ECD Escrituração Contábil Digital.
O que é ERP na nuvem?
O ERP na nuvem é caracterizado como um sistema de gestão para empresas. Ele permite a organização de dados, o levantamento eficiente de relatórios e o controle geral sobre documento, identificação de problemas a partir de dados, controle de gargalos e questões gerais relacionadas a produtividade.
Optar pelo ERP na nuvem é uma forma de investimento também da qualidade do setor de contabilidade, permitindo a coleta e consolidação de dados de forma mais automatizada, o que assegura ordem e eficiência.
Vale lembrar que o ERP na nuvem também oferece outras vantagens, tais como:
Preço inferior: normalmente, não é necessário investir em licença ou infraestrutura com o ERP na nuvem e isso permite a redução do valor total do investimento. Backups com gerenciamento;
Normalmente irá criar custos sobre manutenção e contratação para serviços de operação, o que anula despesas de capital;
Segurança das informações internas;
Acesso instantâneo;
Atualizações frequentes e constantes;
Acesso à distância: o acesso remoto pode ocorrer através de uma ampla variedade de aparelho eletrônicos, como tablets, smartphones, notebooks, etc;
Eficiência na etapa de implementação.
Vale lembrar: os levantamentos da ECD Escrituração Contábil Digital exigem diversos dados e um controle aprofundado sobre os números da empresa. Erros dentro dos arquivos levarão a retrabalhos indesejáveis e que impactarão na rotina dos colaboradores. O uso de um sistema de ERP na nuvem será um grande aliado para o levantamento e envio eficiente das informações, e além disso, um grande alinhado para evitar a ocorrência de problemas junto às organizações governamentais.
Uma boa integração de dados será uma grande aliada para que você possa focar a atenção ao crescimento do negócio!