Como liderar melhores reuniões remotas – Revista Sucesso
Como liderar melhores reuniões remotas
O COVID-19 mudou a maneira como muitas pessoas trabalham. Embora o Gartner ofereça muitos bons conselhos sobre os desafios técnicos do trabalho remoto, eu gostaria de oferecer algo um pouco diferente: como trabalhar em casa com sucesso.
Acontece que a Gartner emprega mais de 2.000 especialistas, a grande maioria dos quais trabalha em casa há anos. Eu mesmo trabalho em casa há 20 anos. E caso você esteja se perguntando, não gosto de trabalhar isolado. Sou um colaborador que acha difícil concluir o trabalho, a menos que seja com outra pessoa. Tudo isso é possível em um ambiente de trabalho remoto.
"Todas as reuniões não são criadas da mesma forma. Cada tipo de reunião requer uma abordagem diferente. "
Na minha equipe, coletivamente, temos séculos de experiência combinada trabalhando em casa. (Por gentileza dos meus colegas, não vou lhe contar quantos séculos, mas é muito.)
O que aprendemos ao longo dos nossos séculos é muito sobre reuniões remotas e como torná-las eficazes. E todas as reuniões não são criadas iguais. Cada tipo de reunião requer uma abordagem diferente. Abaixo, reunimos algumas de nossas melhores práticas.
Uma ressalva importante antes de começarmos: todo mundo é diferente. Parece óbvio, mas eis por que é importante. É nossa experiência que o trabalho remoto tende a exacerbar as diferenças pessoais e culturais. Os líderes precisam estar cientes disso.
"Trabalhar remotamente tende a expor pessoalmente práticas que já são problemáticas. "
Deixe-me fornecer alguns exemplos de como isso ocorre, usando minha própria experiência: Muitos de meus colegas juram ter vários monitores; Eu odeio ter mais de uma tela. Alguns colegas adoram mesas de pé; Eu não. Alguns colegas prosperam em um dia realmente estruturado. Mas alguns outros entre nós precisam misturar tudo, pois a rotina mexe com o nosso cérebro criativo.
Portanto, siga as dicas abaixo e espere personalizá-las e alterá-las de acordo com o que você e sua equipe precisam. Definitivamente, um tamanho não cabe em todos os ambientes de trabalho remoto.
Em um ambiente remoto, as reuniões são sua tábua de salvação, sua conexão, sua cola para o resto da equipe. Você não precisa de reuniões presenciais para criar coesão social, desde que execute reuniões remotas divertidas.
Uma boa regra geral é que, se a reunião presencial for terrível, a versão remota da mesma será exponencialmente mais. Isso significa que, em um ambiente de trabalho remoto, a maneira como você realiza reuniões se torna crucial para a produtividade e a coesão da equipe.
Aqui estão alguns conselhos de nossa equipe sobre como realizar boas reuniões remotamente:
Você precisa de uma reunião? Mesmo na vida real, nunca ouvi um cliente lamentar: "Eu só queria ter mais reuniões". O oposto é quase sempre verdadeiro – muitas pessoas acham que as reuniões de grupo, remotas ou presenciais, interferem em seu trabalho real, são chatas e improdutivas, e são numerosas demais.
Torne as reuniões mais curtas e planeje distrações , incluindo, entre outras, crianças, animais de estimação, cônjuges ou falhas técnicas.
Considere comprimentos de reunião não convencionais. Faça reuniões com 50 minutos de duração em vez de uma hora ou 20 minutos em vez de meia hora.
Reduza as reuniões que incluem uma dúzia de participantes ou mais. Interrompa a mentalidade de "convide todos, apenas por precaução" e convide apenas aqueles dispostos a trabalhar em uma tarefa específica e use o tempo da reunião para fazer alguma coisa.
Elimine as reuniões "admire o problema", onde todos se reúnem para conversar sobre o problema, mas não fazem nada produtivo. Parece algo como uma reunião em que você declara o problema, comenta o motivo, lamenta o fato de ser um problema e passa para o próximo problema.
Como líder, esteja ciente do fato de que as diferenças culturais são significativamente exacerbadas em situações remotas; Como um colega de equipe colocou: "Os líderes precisam de tratamento / treinamento / orientação específicos. Especialmente em grandes organizações globais, os líderes podem precisar revisitar todo o paradigma de treinamento transcultural se o trabalho em casa continuar por um tempo. "
Como líder, seu objetivo em uma reunião de equipe não é apenas informar. Seu trabalho é tornar as reuniões da equipe o mais valiosas possíveis, o que significa torná-las um vetor para a coesão social, bem como um local onde são tomadas decisões difíceis, especialmente agora.
Portanto, use as reuniões de equipe para consolidar os relacionamentos, convencer as pessoas a falar e proporcionar um espaço para a comunicação total, especialmente durante um período de crise. Além disso, decida como uma equipe que você vai discordar, fale sobre o elefante na sala, tome decisões difíceis e continue avançando nessa crise.
Além disso, tenha maneiras prontas de incentivar as pessoas a conversar.
Uma boa regra é fazer a reunião da equipe 50/50, pela qual o líder da reunião fale por mais de 50% do tempo (no limite externo, menos se possível), e os outros 50% serão reservados para colaboração, conversação e discussão do seu pessoal.
Se a equipe não estiver acostumada a falar, tente mudar sua abordagem. Por exemplo, incentive as pessoas a usar a função de bate-papo para fazer perguntas ou alternar quem lidera a reunião. Use humor e informalidade para fazer as pessoas falarem, mas, assim como as reuniões presenciais, não force ninguém a falar ou colocar alguém no local.
Outras maneiras de melhorar as reuniões da equipe:
Considere adicionar um ritual ou cerimônia às reuniões da equipe, como uma maneira divertida de iniciar ou encerrar uma reunião remota. Por exemplo, todos podem começar a reunião dizendo o que podem ver pela janela todos os dias. Isso funciona melhor para equipes geograficamente distribuídas, onde uma pessoa está olhando para a neve e outra para uma palmeira. Qualquer maneira alegre de iniciar a reunião pode ajudar a definir o tom de troca e feedback que você deseja.
Dado o estado atual do mundo, muitas reuniões começarão com todos que se interessam pelo que está acontecendo. Mas esteja ciente do cansaço que pode criar em certas regiões geográficas. Faça o check-in e verifique se todos estão bem.
É seu trabalho como líder garantir que todos sejam ouvidos e as vozes dominantes não ofusquem os introvertidos em sua equipe. É como reuniões presenciais, mas essa situação pode ser exacerbada em canais de trabalho remotos.
Não se esqueça da apreciação e motivação que devem continuar vindo dos gerentes / colegas, mesmo para pequenos atos de sucesso. Recentemente, uma das equipes da Gartner comemorou uma conquista organizando uma festa virtual em que o gerente chamou todo mundo em uma ligação, enviou a eles um certificado de presente da Starbucks para tomar sua bebida favorita e tocou música na ligação para que todos pudessem relaxar e relaxar.
Dependendo da cultura em seu local de trabalho, pode ser necessário definir algumas regras sobre o vídeo e o que as pessoas devem usar.
Neste momento de crise, o isolamento dos funcionários é uma preocupação real. Certifique-se de ter reuniões com cada um dos membros de sua equipe com frequência. Deixe-os definir a cadência. Algumas pessoas consideram invasivas e desnecessárias mais de uma vez a cada duas semanas e outras precisam de várias chamadas por semana. Especialmente agora, pode ser necessário aumentar sua cadência de reunião individual para garantir que todos estejam bem e se sintam incluídos.
Evite entrar nos negócios como de costume
O trabalho pode não ser o que ocupa a psique de seus funcionários em um determinado momento. O mais provável é que os funcionários estejam se perguntando se perderão a casa ou o emprego ou se um ente querido idoso pode ficar doente. Em vez de começar a trabalhar como sempre, copie a abordagem de um colega da Gartner: comece perguntando sobre sua saúde, suas famílias e como tudo está indo, e só então seu trabalho.
Se você está geograficamente distribuído ao redor do mundo, as chances são de que diferentes colegas de equipe estejam enfrentando circunstâncias diferentes, alguns em total bloqueio, outros emergindo dele e outros ainda para experimentar diretamente o COVID-19.