Gestão de viagens corporativas: veja como implementá-la na sua empresa
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Gerenciar e diminuir os custos de viagens corporativas requer um planejamento centralizado com um monitoramento que possa controlar as despesas dos funcionários. Sendo assim, a gestão de viagens corporativas passa a ser algo imprescindível, com o propósito de alinhar as necessidades dos colaboradores com os objetivos da empresa.
O valor agregado na experiência acaba gerando grandes oportunidades para todos os envolvidos, além de aumentar boas perspectivas para o negócio. Mas, afinal de contas, qual é a real importância de gerenciar as viagens empresariais? E quais são os passos para implementá-la?
Se você quer saber as respostas para essas perguntas, acompanhe a leitura e descubra como fazer uma eficiente gestão de viagens corporativas na sua empresa! Boa leitura!
A importância da gestão para viagens corporativas
A gestão de viagens corporativas é de extrema relevância, tanto para a empresa quanto para o colaborador, que viaja a negócio. O valor agregado na experiência é uma ótima oportunidade para todos e aumenta muitas perspectivas para a organização.
Antes de tudo, é importante entender a problemática que envolve essas viagens corporativas. Afinal de contas, grande parte das empresas atualmente ainda não compreende como uma gestão pode trazer prejuízos ou benefícios.
Grandes negócios têm um departamento específico ou então profissionais orientados a gerir essas viagens. Já as outras empresas geralmente pecam com a gestão de viagens corporativas.
Muitas corporações ainda não utilizam nenhum tipo de ferramenta ou sistema para auxílio na gestão de viagens. Muito menos contratam uma empresa especializada nesse gerenciamento. Pois bem, o que essas empresas não sabem é que esse tipo de gestão, quando feita de maneira adequada, é capaz de reduzir os custos de forma significativa.
Imagine o seguinte caso: ao se deparar com uma viagem de negócios, você procura todas as necessidades e informações na Internet. Então, acaba encontrando o que acredita ser melhor para o colaborador que vai viajar e para a empresa e, por fim, faz todas as reservas.
Bom, pode parecer bem prático e simples, não é mesmo? Mas é importante ter em mente que a falta de planejamento, os gastos sem a orientação de um gestor de viagens corporativas e as reservas fora da política de viagens podem acarretar:
riscos que comprometem as reuniões de negócio e, claro, as relações com outras empresas;
redução do conforto e da qualidade da viagem;
falta de relatórios transparentes e claros;
A empresa que quer desenvolver seus negócios e, para isso, faz uma grande quantidade de viagens, deve ter uma boa gestão dessas viagens como princípio, com um programa centralizado de monitoramento e controle.
Organizações que contam com uma boa gestão de viagens corporativas e usam agências e sistemas de qualidade conseguem ampliar benefícios e desenvolver cada vez mais a empresa.
Além de reduzir preocupações nas mais variadas áreas da organização, gestões eficientes podem:
controlar gastos: as empresas de gestão se preocupam com suas despesas, tendo sistemas que controlam e que monitoram os gastos — assim, suas viagens corporativas vão ficar dentro da política de viagens e você vai poder acompanhar um relatório de gastos on-line;
resolver problemas com eficiência: sem dúvida alguma, a solução de qualquer imprevisto ou problema em viagens corporativas pode ser feita com total eficiência e mais agilidade com uma empresa que ajuda na gestão;
proporcionar conforto e segurança: além de todo o suporte necessário, uma boa gestão corporativas se preocupa com os detalhes para realizar viagens de qualidade;
apoiar o crescimento de sua empresa: as soluções de uma boa gestão de viagens corporativas são essenciais, não "somente" para os itens que citamos, como também para o crescimento do seu negócio — todas essas preocupações estão relacionadas ao desenvolvimento de uma empresa e a sua saúde social e financeira.
Os benefícios que gerir as viagens corporativas traz à empresa
Fazer a gestão de viagens corporativas garante muitos benefícios para o seu negócio. Dentre eles, podemos citar:
redução de custo: com toda certeza um dos principais pontos de uma gestão adequada é a redução de custos — isso significa que a adoção de um processo de gerenciamento pode reduzir bastante todas as despesas de uma viagem corporativa, proporcionando uma perspectiva bem maior de como a viagem pode ser feita;
agilidade e otimização de processos: com as ferramentas corretas, você vai conseguir otimizar todo o processo de uma viagem, podendo focar na economia de tempo e de custo — uma boa gestão vai ajudar a organizar todas as informações relevantes, facilitando o acesso ao documento de todas as pessoas envolvidas;
melhoria na obtenção de informações e na segurança: reunir todos os dados essenciais para que a gestão de viagem seja feita com total eficiência é um dever do profissional especializado — dessa forma, ele vai poder transmitir todas as informações ao viajante e à empresa, fazendo os contatos que são realmente necessários;
resolução dos processos burocráticos: todas as burocracias que envolvem a locomoção podem causar transtornos e muitos problemas, prejudicando muito o desempenho da empresa — a gestão constrói competências e habilidades para que o profissional entre em ação e resolva problemas de modo bem rápido, pois ele vai poder organizar e reduzir os inconvenientes por meio da adoção de aplicativos e técnicas disponíveis no mercado.
Os 6 passos para implementar uma gestão de viagens corporativas
Veja, a seguir, os passos necessários para implementar a gestão de viagens corporativas na sua empresa!
A política de viagens corporativas, quando é bem detalhada, abrangente e clara, ajuda a melhorar os resultados e a qualidade das viagens feitas pela empresa, além, é claro, de diminuir seus custos. Por esse motivo, é importante defini-la o mais rápido possível para assegurar o sucesso de sua estratégia de gestão.
É importante entender que a política de viagens da sua empresa é nada menos que a espinha dorsal do seu programa de viagens. Logo, ela precisa estar totalmente alinhada com os objetivos do seu negócio e estar sempre atualizada para refletir as últimas nuances do mercado.
Confira, abaixo, alguns pontos que devem fazer parte da sua política de viagens:
deveres e responsabilidades da agência de viagens;
responsabilidades do viajante corporativo;
fluxos e níveis de aprovação;
uso do cartão corporativo e demais meios de pagamentos;
limites de gastos diários;
política de antecedência para os voos internacionais;
política de antecedência para os voos nacionais;
fornecedores de preferência;
regras de uso de hospedagem;
despesas não reembolsáveis e despesas reembolsáveis.
As políticas podem variar bastante conforme o perfil da empresa. Uma política de viagens muito rígida vai inviabilizar o negócio, podendo acarretar grandes perdas financeiras — tenha em mente que o contrário também é verdade. A exceção e a flexibilidade para toda regra pode acabar amargando com ticket médio bem acima do mercado.
2. Defina como serão realizados os reembolsos
Uma das etapas mais fundamentais de qualquer política de viagens corporativas é a prática de reembolsos. Com ela, a sua companhia vai deixar claro que gastos são possíveis e necessários durante cada deslocamento, assim como as limitações que essa missão vai trazer. Desse modo, portanto, a empresa especifica quais valores vão poder ser ressarcidos, evitando possíveis desconfortos.
Vale lembrar que a definição das despesas precisa ser condizente com a realidade do negócio, englobando todos os detalhes das viagens, principalmente os eventuais percalços. Quais vão ser os tipos de transporte utilizados e seus valores? Quantas refeições diárias vão ser necessárias para os funcionários? É possível pensar em possíveis gastos extras antecipadamente, como estacionamento e telefonemas?
Além do controle de verba da companhia, também é necessário considerar a segurança e o conforto dos colaboradores, sendo que tudo tem que estar documentado para facilitar o controle e, claro, a política de reembolso. Nesse caso, as regras devem ser bem delimitadas e sempre explicadas aos colaboradores.
É imprescindível que esteja claro que a empresa vai devolver os valores utilizados pelo viajante se eles realmente estiverem ligados ao itinerário e ao objetivo da viagem. O combustível do veículo, por exemplo, precisa ser aquele gasto em idas ao aeroporto, a eventos, a encontros profissionais, enfim, jamais pode ser em saídas pessoais. Também é importante lembrar ao colaborar que ele precisa apresentar recibos e notas fiscais de todos os gastos feitos.
3. Ofereça uma orientação para os colaboradores
Bom, que uma política de viagens é vital você já sabe, mas é preciso ter em mente também que não adianta criar o mais completo e o melhor documento se seu conteúdo não é repassado de forma adequada aos colaboradores. Todo o planejamento da viagem tem que envolver aqueles que vão participar ativamente delas: os funcionários.
Não adianta elaborar uma política de viagens e várias regras sem que eles saibam qual o comportamento que a empresa espera. Por exemplo, se o empregador vai cobrir todos os gastos com alimentação, é necessário especificar a média de preço que as refeições precisam ter. Outras perguntas também têm que ser respondidas, tais como:
quais serviços do hotel o profissional vai poder usar durante sua hospedagem;
e se os gastos vão ser contabilizados por segmentação ou diariamente;
Procure desenvolver um material de orientação eficiente, explicando as principais regras que estão presentes na política de viagens, mantendo-o sempre acessível. Nessa explicação, considere o perfil dos funcionários e faça as adaptações de linguagem necessárias, pois assim todos vão entender as informações, sem ambiguidades.
4. Faça planejamentos logísticos
Outro aspecto indispensável na redução dos gastos é a definição de alternativas de acomodações e de percurso para um destino. A partir da comparação de valores, as companhias são capazes de saber qual delas parece ser a melhor oferta de custo-benefício. É exatamente por isso que é preciso planejar.
Faça a comparação das opções de transporte (aéreo e terrestre) levando em conta fatores como custo, conforto e tempo. Investigue as possibilidades de acordos ou descontos dos serviços a serem usados pelos colaboradores.
Além disso, procure avaliar a melhor média de gastos diários com alimentação, para estipular limites de cobertura pela empresa. Por fim, contrate apenas hotéis de negócios que sejam capacitados para estadias de excelência.
5. Automatize o que for possível
Hoje em dia, projeções e cálculos simplesmente não podem ser feitos de forma manual, a fim de evitar a ocorrência de falhas. O mais indicado é automatizar as contas que estão ligadas às viagens corporativas do negócio, seja utilizando uma planilha potente de dados, seja utilizando um software especializado, por exemplo.
Com esse objetivo, considere diversos cenários e procure desenvolver um fluxo que envolva os custos que estão previstos para cada aspecto dos deslocamentos. Lembrando que esse processo ainda pode ir além, inserindo serviços de transporte e reservas automáticas em hotéis, por exemplo. Dessa forma, é possível economizar tempo, além de acabar de vez com todas as possibilidades de erros.
6. Forme parcerias com redes de hotel ou empresas especializadas
Para garantir o bom funcionamento de grande parte dos serviços relacionados às viagens corporativas, costuma ser muito vantajoso contratar empresas que já são experts no ramo. Afinal de contas, a principal especialidade delas é enviar profissionais aos diversos destinos com total qualidade e conforto, sem perder de vista os propósitos do contratante.
Pelo nome construído no mercado e pelo volume de transações feitas, uma ótima empresa de gestão de viagens já vai ter estabelecido parcerias com hotéis, restaurantes, cooperativas de táxi e demais tipos de serviços que são geralmente utilizados em deslocamentos ao redor do mundo.
Sem falar, ainda, sobre a capacitação dos profissionais que são capazes de fornecer todo o suporte necessário para evitar incômodos, imprevistos ou problemas mais sérios, responsabilizando-se totalmente pelo controle da política de viagens, assegurando o uso correto dos recursos, atuando como ponto de contato para os profissionais que estão fora, gerando relatórios ricos e tudo o que for estratégico para as demandas da empresa.
Enfim, a gestão de viagens corporativas é a verdadeira chave para o sucesso dos negócios. Então, construir e fazer a adaptação dos recursos que o gerenciamento precisa à política da empresa vai fazer com que todo o sistema funcione adequadamente. Além disso, como você pôde ver, ajuda no alcance dos objetivos da empresa e contribui para a redução de despesas.
Com o desenvolvimento de uma política competente e eficaz para a gestão de viagens corporativas e todas as informações que apresentamos aqui, as empresas de qualquer porte podem ficar livres de gastos excessivos e, claro, contar com mais produtividade quando seus colaboradores precisam viajar.
E aí, você está pronto para colocar tudo isso em prática e colher os resultados?
Gostou de saber mais sobre como implementar a gestão de viagens corporativas na empresa? Quer continuar aprendendo no nosso blog? Então aproveite que está por aqui e leia também o texto "Viagem de incentivo: por que utilizá-la para motivar a sua equipe?"!