Kanban: o que é e as ferramentas para utilizar na sua empresa - Salpinx
Kanban: o que é e as ferramentas para utilizar na sua empresa
Ferramentas / Gestão / Gestão de projetos
Nunca tivemos tanto acesso à diferentes métodos de gestão como agora. São várias metodologias ágeis e tradicionais disponíveis no mercado, basta sabermos tirar o máximo proveito de cada uma delas. Pensando nisso, o artigo de hoje abordará uma das metodologias mais utilizadas no meio empresarial: o Sistema Kanban.
· O que é Kanban
· Pontos positivos da metodologia
· Ferramentas e como adotar na sua empresa
· Dicas extras
O que é Kanban e suas funções
Pensando em encontrar um sistema de melhoria que mantivesse o alto nível de produção nas fábricas da Toyota, Taiichi Ohno criou em 1940 o Kanban. O significado da palavra vem do japonês "registro" ou "placa visível".
O Kanban é um método altamente visual que utiliza cartões coloridos para identificar o andamento de um processo, permitindo uma comunicação mais dinâmica entre as equipes e facilitando a organização de tarefas.
Como exemplo o quadro Kanban do Salpinx
Na prática, se trata de um quadro dividido em etapas referentes à situação de determinado processo. É possível personalizar cada uma, mas geralmente elas são:
· Do ou fazer
· Doing ou fazendo
· Done ou feito
Também é possível atribuir cores aos cartões para ajudar na organização das etapas. As mais utilizadas são: vermelha (do), amarela (doing) e a verde (done). Na medida em que um processo se desenvolve, os cartões são movidos para a coluna seguinte.
Quando olhamos para um quadro Kanban é muito fácil entender como um trabalho está se desenvolvendo. Essa ferramenta permite comunicar o status das tarefas, dar e receber feedbacks e ainda leva informações para toda equipe de maneira rápida, prática e objetiva.
Então vamos aos principais benefícios do método. 🙂
O sistema Kanban é muito flexível e fácil de adaptar em qualquer contexto. Dessa forma, hoje ele se desvinculou da ideia de linhas de produção e se tornou uma ferramenta amplamente utilizada no gerenciamento de tarefas e projetos.
Entre os diversos benefícios que a técnica pode trazer para sua empresa, destaquei alguns que considero mais relevantes:
· Visualização do projeto por etapas;
· Tempo de ciclos curtos;
· Processo simplificado;
· Redução de desperdícios e custos desnecessários.
Outro ponto positivo atrelado ao uso do Kanban é a melhoria do desempenho da equipe e até dos líderes. Quando temos uma visão ampla e clara de progresso, é mais fácil nos sentirmos motivados a continuar executando as tarefas com qualidade.
Pioneiro no uso do Kanban para o desenvolvimento de softwares e na gestão ágil de projetos e um dos responsáveis por sua popularização no mundo, David J. Anderson diz que a metodologia segue quatro princípios básicos de funcionamento:
1 – Fluxo de trabalho
Um modelo visual de fluxo de trabalho permite que a equipe foque no projeto como um todo, além de privilegiar a transparência e a identificação de gargalos. Os envolvidos no processo conseguem ter acesso rápido ao que está sendo feito, o que está pronto e o quanto falta para concluir.
Isso tudo permite aos gestores e colaboradores enxergarem a capacidade de trabalho da equipe e se adiantar aos riscos. No momento em que um gargalo for identificado, todos irão trabalhar em direção à resolução do problema imediatamente.
2 – Trabalho em andamento
Um dos maiores problemas vivenciados dentro das empresas é a multitarefa, ato de fazer várias atividades ao mesmo tempo. Quando limitamos a quantidade de trabalhos a serem feitos, equilibramos o ritmo da equipe e evitamos problemas com a alternância de tarefas.
3 – Políticas de processo
Outro princípio do sistema Kanban é a explicitação das políticas de um processo. Todos precisam compreender seus fluxos de trabalho, o quanto de trabalho devem executar e de que forma deve ser feito.
Busque conversar com sua equipe e explicar detalhadamente o funcionamento da técnica na empresa – já que cada negócio pode flexibilizar o sistema conforme suas necessidades e objetivos. Dessa forma, todos estarão alinhados igualmente.
4 – Oportunidades de melhoria
Mas para que isso funcione corretamente, precisamos seguir ciclos de melhoria contínua ou o famoso PDCA. É importante gerenciar e medir o fluxo analisando as áreas em que ele está parado, implementando técnicas de mudanças que favoreçam a otimização.
Ferramentas e como adotar na sua empresa
O primeiro passo para implementar o Kanban na sua empresa é compreender todo seu funcionamento, o que já explicamos nos tópicos anteriores. Mas como complemento, eu recomendo a leitura de cases de sucesso e livros sobre o assunto.
Um livro bem bacana sobre o assunto é o Kanban: Successful Evolutionary Change for Your Technology Business, do David J. Anderson. Outra recomendação do mesmo autor é o livro Essential Kanban Condensed.
Entendi, mas e agora?
O próximo passo é decidir se a construção do Kanban será de forma tradicional (em um quadro fisíco) ou online. Essa escolha deve ser baseada nos seus objetivos, no tamanho da sua equipe e do projeto em questão.
Começamos a utilizar o método tradicional na Salpinx, mas com o tempo migramos para o mundo virtual. Usamos nosso próprio aplicativo de Kanban que facilita imensamente a mensuração, comunicação com a equipe e inserção/acompanhamento de tarefas.
O Kanban que utilizamos aqui na Salpinx.
Mas a grande vantagem é a combinação da técnica com outras metodologias de gestão da força de trabalho, como a autogestão e a transparência corporativa. Com uma única ferramenta conseguimos gerir a equipe em todas suas variações.
Também existem ferramentas mais simples voltadas para a organização da rotina pessoal ou na gestão de pequenas equipes. Elas são recomendadas para freelancers, autônomos e até mesmo estudantes. Veja alguns exemplos:
· Kanbantool
· Kanban Flow
· Mural.ly
1 - Crie uma coluna de Buffer
Podemos dizer que Buffer é uma espécie de "fila de espera". É uma coluna inserida antes da etapa de testes em um software, mas isso pode ser adaptado para a realidade do seu negócio.
Todas as atividades devem passar por ela antes de ir para a coluna final, garantindo assim que sempre haverá trabalho disponível para ser transferido e evitando o excesso de tarefas em uma coluna. Isso é muito importante para manter o ritmo da equipe.
2 - Priorize os itens
Os cartões devem ser organizados por ordem de prioridade para que a equipe saiba com que deve trabalhar primeiro. Uma dica é usar diferentes cores e pontos para sinalizar cada prioridade, além de inserir datas limites em cada nota.
3 - Determine limites
É importante definir quantos cartões devem conter em cada coluna, demarcando sempre um número máximo e minímo. Isso evitará o excesso de trabalho e a multitarefa – atitude muito prejudicial para a qualidade final do projeto.
Cada coluna pode ter um número diferente, ou seja, o WIP (Work in Process) das etapas deve ser adequado à complexidade de execução e ao fluxo de trabalho.
4 - Crie cartões simples e descritivos
Os seus cartões precisam ter informações simples e descritivas para que todos entendam o que precisa ser feito, sem sobrar espaços para dúvidas. E não esquecendo de escrever tudo de uma maneira organizada.
Para manter a organização, recomendamos que as tarefas tenham os seguintes pontos:
· Um código identificando o número da atividade
· Data de entrada da atividade no quadro
· Data limite para entrega da atividade finalizada
No centro do seu cartão deve vir uma descrição do que precisa ser feito. Opte por frases curtas e simples, contando nas perspectiva de quem deseja que a tarefa seja feita. Observe o exemplo abaixo:
No final podemos identificar o nome de uma pessoa, no caso, o responsável naquela etapa pelo item. Outra opção é inserir as iniciais da pessoa ou um avatar que o represente.
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Isto é verdade. Você não precisa de gastar tanto tempo para entender como funciona o Kanban. Por isso, decidi instalar este programa ( https://kanbantool.com/pt/). Finalmente a minha propria vida parece mais organizada e tenho mais tempo para ficar com a familia e os livrooss:)) Recomendo isto mesmo!