Com isso, aprendi na prática a lidar com uma série de desafios da área de Facilities, que gostaria de compartilhar com vocês neste artigo!
Minha carreira em Facilities
Antes de mais nada, gostaria de me apresentar! Sou Flávia e estou à frente da área de Facilities da Easy nesses últimos anos – mesmo quando ela ainda nem existia como departamento formal.
Abracei a carreira em Facilities quando entrei para o time da Easy e, logo depois, me aperfeiçoei com o curso que fiz na escola Facilities Services, e, é claro, com muita mão na massa e networking com os colegas de profissão que conheci no meu caminho.
O que aprendi trabalhando na área de Facilities da Easy
Quem trabalha em Facilities sabe bem que, para muitas empresas, esta é uma área ainda nova, muitas vezes com as atividades absorvidas por outros departamentos, como Compras, RH ou Financeiro. Aqui na Easy não foi diferente, comecei como responsável por Compras e, com o tempo, desenhamos as funções e responsabilidades do departamento de Facilities.
Pode parecer pouco tempo, mas nesses três últimos anos tivemos um caminho de muitas mudanças internas. Ou seja, o crescimento acelerado da empresa resultou também em um crescimento acelerado para Facilities dentro dela!
Esse cenário da área dentro de uma startup, perfil de negócio em que tudo muda o tempo todo, me trouxe alguns bons ensinamentos!
O principal desafio ao criar o departamento de Facilities junto com meu diretor foi de fato entender o nosso papel dentro da empresa. Muito além de comprar o que fosse preciso e de gerenciar o pessoal de limpeza e manutenção do escritório, somos responsáveis por facilitar a vida dos colaboradores e cuidar do bem estar deles.
Para isso, busquei muito conhecimento por meio da minha formação, dos meus colegas de curso e, sem dúvidas, com os clientes da nossa solução EasyCorporate, que, em muitos casos, são também de Facilities.
Pronta para a mudança
Mudar de escritório sempre envolve inúmeras responsabilidades para Facilities. Agora, imagina ter isso praticamente como rotina? Em uma startup os times aumentam facilmente, de acordo com o momento da empresa.
Na Easy, mudamos de escritório no início de 2017, processo no qual auxiliei a procura do imóvel, reforma e mudança. Foram semanas intensas, com trabalho até de madrugada para garantir o mínimo impacto para o time.
Alguns meses depois, porém, a equipe já tinha crescido a ponto de pensarmos em uma nova mudança. A solução, porém, foi reformar o espaço, aumentando o número de mesas de trabalho e salas de reuniões. Tudo isso mantendo em mente a necessidade de ter conforto para os colaboradores – nada de perder o clima que faz nosso escritório ser tão agradável!
Se vamos ter uma nova mudança nos próximos anos? Espero que sim! Isso é reflexo de quanto estamos crescendo como empresa e o lado bom é que já estamos muito mais preparados para quando isso acontecer!
Envolver o time é fundamental
A área de Facilities muitas vezes só é lembrada quando surge algum problema, não é? Aqui, felizmente, temos um time que está muito unido em crescer junto. É claro, sempre há algum tipo de conflito, seja com funcionários ou equipe de suporte, mas meu papel é manter a calma e mostrar tudo que está envolvido na resolução daquela situação específica.
Com isso, percebo que a equipe já se sente muito dona do escritório, me ajudando quando há algum imprevisto e até em atividades do dia a dia, como recepção dos visitantes.
Não há rotina de trabalho
Outro bom aprendizado da vida de Facilities é não se prender a uma rotina, afinal, ela não existe no nosso dia a dia. Mesmo assim, você minimamente precisa se planejar para que tudo corra da melhor forma. Mesmo quando surge algum desafio de última hora e difícil de resolver.
Isso é importante inclusive para poder me distanciar do escritório, quando estou de férias ou em alguma atividade externa.
Relacionamento com fornecedores (mesmo quando não preciso deles)
Por fim, não poderia deixar de falar sobre relacionamento com fornecedores. Ao longo dos anos, construí bom relacionamento com empresas em que confio em relação à qualidade dos produtos e serviços e, é claro, preço praticado.
Mesmo assim, sempre recebo empresas que possam ser potenciais fornecedores ou, quando não há demanda prevista, deixo isso claro para o vendedor e salvo o contato na minha base da dados. Nunca sabemos quando podemos precisar de um bom prestador de serviços, não é?
Os desafios em Facilities são comuns para todos os profissionais
Falei sobre os principais desafios e aprendizados de Facilities em uma startup. Mas, na verdade, eles costumam ser os mesmos, independentemente do tipo de empresa, do tamanho e do segmento de atuação. Converso muito com outros profissionais da área e compartilhamos juntos o que vivemos no dia a dia. É impressionante como tudo é muito semelhante!
Por isso, deixo a dica final de aprender com a rede de profissionais de Facilities. Se nosso papel é resolver problemas e se antecipar a eles, nada melhor do que poder contar com a experiência de quem já viveu algo semelhante na sua empresa.
Você também é profissional de Facilities? Adoraria saber também quais são os desafios que você tem no seu dia a dia de trabalho!
Formada pela escola Facilities Services, Flávia é responsável pela área de Facilities na Easy, onde cuida não apenas da estrutura do escritório, mas também do bem-estar do nosso time.