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6 dicas para tornar sua reunião mais produtiva
By BV Blog 21 de outubro de 2015 Comentários
Muitas empresas tentam elaborar novas maneiras de engajar funcionários para que as reuniões sejam mais produtivas e tragam mais resultados. Às vezes, fazer a reunião num ambiente diferente daquele em que os funcionários estão acostumados pode ser uma solução. E por mais que algumas pessoas avaliem a reunião como um verdadeiro desperdício de tempo, pois as pessoas tendem a perder a atenção rapidamente, em muitos casos, esse é o mecanismo mais eficaz para uma tomada de decisão. Confira as dicas que o Blog do BV trouxe para que a sua reunião seja mais produtiva:
Avalie a necessidade
O primeiro questionamento que você precisa fazer quando vai organizar uma reunião é se ela realmente é necessária. Avalie se o assunto não pode ser tratado por e-mail ou em uma breve conversa telefônica. Em algumas situações, a reunião não tem nenhum resultado, pois o tema ainda era muito recente para ser tratado ou não havia soluções para serem debatidas. Então, não adianta insistir em algo que não vai trazer nenhuma resposta.
Tempo é dinheiro e a máxima também se aplica quando você vai preparar uma reunião. Lembre-se de que os funcionários que vão participar terão que parar suas atividades naquele período. O melhor a fazer é deixar o tema mais objetivo possível, reduzindo o tempo de ausência da equipe. Além disso, quanto mais tempo for gasto na reunião, maior será a dispersão das pessoas e a possibilidade de perder o foco do assunto.
Essa dica também é válida para as apresentações É muito fácil perder o interesse por apresentações enormes. Algumas empresas chegaram até a abolir o uso dessas ferramentas, acreditando que isso pode deixar a reunião mais produtiva. Então, se um slide não vai fazer diferença na apresentação, significa que você pode cortá-lo. O tamanho da apresentação também vai te ajudar a delimitar o tempo de reunião.
Reúna grupos menores
Defina quais funcionários realmente precisam participar da reunião. Isso vai poupar tempo de quem não está totalmente interado com o assunto e também vai deixar o debate mais direto. Como já comentamos num post anterior sobre treinamento – mas que também vale para reuniões –, quanto menor o grupo, maior será a interação e a possibilidade de resultado.
Quer reunião mais tediosa do que só uma pessoa falando. O debate deve sempre ser estimulado, é a partir dele que irão surgir as problemáticas e as possíveis soluções. Quando o funcionário participa, ele fica mais comprometido com o tema e a reunião torna-se bem mais interessante.
Deixe os dispositivos na estação de trabalho
Por mais que as pessoas acreditem que é possível prestar atenção na reunião e acessar o celular ao mesmo tempo, isso não é verdade. O que vai acabar acontecendo é que o funcionário vai se distrair e não vai prestar atenção no que está sendo exposto.
Nomeie responsáveis
A reunião geralmente vai traçar um processo de trabalho e tarefas para serem executadas, então, estabeleça responsabilidades para cada participante. Isso vai ajudar na execução da proposta e também não vai sobrecarregar todos com uma meta muito ampla.
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