Gestão de sala de reunião: como fazer e quais os desafios no pós pandemia
As salas de reuniões são espaços cruciais para as empresas. Eles unem as pessoas para alcançar objetivos comuns e tomar decisões.
Uma sala de reunião é um espaço onde você pode criar um ambiente que se adapte às suas necessidades. É um lugar onde você pode ter novas ideias, fazer brainstorming e tomar decisões junto com seus colegas de trabalho.
Neste texto, falaremos sobre como fazer a gestão de sala de reunião, quais os desafios no pós pandemia e quais recursos elas devem ter para serem espaços eficazes de colaboração.
Importância da gestão de sala de reunião
Gerenciar salas de reunião é um desafio em muitas empresas. As salas de reunião geralmente são ocupadas por funcionários que se esquecem de verificar se estão disponíveis ou são reservadas para reuniões que nunca acontecem.
Isso pode fazer com que os funcionários percam tempo procurando uma sala de reunião disponível ou precisem esperar pela que precisam. Também leva à perda de produtividade e frustração entre os funcionários.
A gestão de salas de reunião pode ser feita utilizando o software da Calenda, que as reservará automaticamente e enviará notificações quando uma reserva for feita. Isso permite que os funcionários encontrem facilmente uma sala disponível quando precisarem e sejam mais produtivos em seu dia de trabalho.
As salas de reuniões devem ser organizadas de forma a proporcionar conforto a todos os participantes, devendo também ter espaço suficiente para que todos os participantes se possam sentar confortavelmente sem qualquer perturbação uns dos outros.
Uma sala de reunião também deve ter um número adequado de cadeiras de acordo com o número de participantes que participarão da reunião. As cadeiras em uma sala de reunião devem ser dispostas de forma que seja fácil para todos os participantes verem uns aos outros sem ter que virar a cabeça.
A gestão de salas inclui:
Organizar a sala da maneira mais eficiente possível;
Determinar o melhor plano de assentos para uma determinada reunião;
Estabelecer uma agenda antes do início da reunião;
Preparar materiais que serão necessários durante a reunião.
Um estudo da Universidade de Melbourne descobriu que os trabalhadores que tinham sua própria sala de reuniões eram mais produtivos do que aqueles que compartilhavam uma com outras pessoas. Isso ocorre porque eles são capazes de trabalhar em um ambiente livre de distrações, onde têm controle total sobre sua privacidade e como desejam usar o espaço.
Também é importante que as empresas tenham diretrizes claras sobre quando os funcionários devem reservar uma sala de reunião, bem como diretrizes sobre o que deve acontecer quando alguém precisa cancelar um compromisso de última hora.
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Salas de reuniões no pós pandemia
A pandemia transformou radicalmente a forma como as empresas trabalham. A maioria das empresas adotaram o trabalho híbrido, visto que as pessoas estão trabalhando em casa com mais frequência e precisam ser capazes de trabalhar de forma flexível para acomodar sua vida familiar.
Algumas empresas adotaram essa mudança contratando trabalhadores remotos e algumas chegaram a criar um escritório completamente remoto. O modelo tradicional de escritório não é mais sustentável, pois exige que os funcionários estejam em um só lugar por um longo período de tempo.
Para sobreviver, as empresas tiveram que encontrar novas formas de trabalho mais flexíveis e menos onerosas do que o local de trabalho tradicional.
É aí que entra o trabalho híbrido – uma combinação de trabalhadores remotos e equipes localizadas próximas o suficiente umas das outras para que possam colaborar em projetos cara a cara quando necessário.
Antes da pandemia, as salas de reuniões eram bastante usadas, mas agora estão vazias. Com a crescente popularidade dos aplicativos de reunião virtual, as pessoas começaram a usá-los em vez da maneira tradicional de se encontrar pessoalmente.
Os aplicativos de reunião virtual são mais eficientes e econômicos do que as reuniões da vida real. Os invites são feitos online de forma descomplicada. E ainda permitem que as pessoas se encontrem a qualquer hora e de qualquer lugar.
A única desvantagem é que você precisa estar online ao mesmo tempo que seus colegas, o que pode ser um desafio se você estiver do outro lado do mundo.
Desafios de gestão de salas de reuniões em 2022
O pós pandemia trouxe grandes desafios para a gestão das salas de reuniões.
Digitalização das salas de reunião
No trabalho, as pessoas muitas vezes têm que lidar com problemas que surgem no ambiente. Um desses problemas é com as reservas de sala, que podem desencadear em estresse e conflitos entre os funcionários.
Existem várias razões pelas quais uma reserva de sala pode ser problemática no retorno ao escritório. Por exemplo, se a sala foi reservada para mais de uma pessoa para o mesmo dia, alguém usou uma sala sem fazer a reserva, ou se tem uma lista muito grande para reservar a sala.
Nesse caso, a melhor opção é optar por uma plataforma de gestão de salas – a Calenda. Além de descomplicar o processo de gestão de salas, você ainda otimiza o uso dos seus espaços e agenda uma reunião em menos de 30 segundos.
Ninguém quer ter que enviar e-mails e esperar por um longo fluxo de reservas para garantir uma reserva de sala de reunião.
Automatizar o secretariado
Há muitos conselhos sobre como otimizar o secretariado, mas nem todos são aplicáveis em diferentes situações. É importante entender o uso dos espaços no trabalho híbrido, para que você possa adaptar o local às necessidades de sua equipe.
Sabemos que com o avanço da tecnologia, o local de trabalho está em constante transformação. As reuniões não são mais apenas um evento presencial, agora podem ser realizadas virtualmente por meio de videoconferências. Como resultado, as salas de reunião estão sendo transformadas para acompanhar essas mudanças na tecnologia.
A modernização das salas de reunião é necessária para acompanhar todas as outras transformações da digitalização. As salas de reunião devem ser equipadas com equipamentos modernos, como quadros interativos e assentos confortáveis para os funcionários, além de itens mais tradicionais, como máquinas de café e refrigeradores de água.
Acompanhar as taxas de uso
É importante saber como as pessoas estão usando as salas de reunião. O rastreamento das taxas de uso pode ajudar a empresa a entender como pode melhorar a experiência de seus funcionários.
Algumas empresas usam análises para rastrear as taxas de uso das salas de reunião. Isso permite que eles vejam qual sala de reunião está sendo usada mais do que outras e onde devem concentrar seus esforços para melhorar a experiência.
É por isso que é importante que as empresas acompanhem como as pessoas os estão usando. Dessa forma, eles sabem se estão desperdiçando dinheiro em espaços não utilizados ou se precisam de mais salas de reunião.
Gestão de salas data driven
Muitos fatores contribuem para o processo de tomada de decisão que ocorre em um escritório, mas um dos fatores mais influentes são os dados. Os dados podem nos ajudar a tomar melhores decisões e ser mais produtivos. Hoje em dia, as decisões data driven estão se tornando muito mais comuns, pois são mais precisas do que os métodos tradicionais e também economizam muito tempo.
Relatórios e dados detalhados sobre o uso do espaço permitem que você crie uma experiência mais rica de uso das salas. Por exemplo, saber quanto tempo as pessoas passam em uma sala de reunião ou o número de vezes que entram em uma determinada área pode ajudá-lo a determinar como usar melhor o espaço.
A coisa mais importante sobre esses dados é que eles precisam ser precisos e atualizados para fornecer informações precisas sobre como o espaço do seu escritório está sendo utilizado.
Autonomia de reservas
Os funcionários querem poder trabalhar da maneira mais produtiva para eles. Eles desejam ter autonomia e também querem se sentir parte da empresa. Dar aos funcionários a oportunidade de trabalhar em um ambiente livre de distrações os ajudará a se sentirem mais engajados em seu trabalho.
Permitir que eles reservem, cancelem e usem as salas de reuniões sem burocracia é fundamental para criar uma employee experience positiva.
A pandemia mudou a forma como trabalhamos e como usamos os espaços nos escritórios. Para acompanhar as evoluções da digitalização, modernizar as salas de reuniões é fundamental.
Encontrar um sistema que permita que os colaboradores façam suas reservas sem passar por um processo burocrático é imprescindível. A Calenda tem ajudado empresas a retornarem ao escritório com mais tranquilidade e tornar a gestão de salas algo descomplicado.
Quer modernizar seu escritório e melhorar sua gestão de sala de reunião na sua empresa? Agende gratuitamente uma reunião com nossos consultores.