Dicas para expor e aprovar uma proposta - Reinaldo Polito
Se tiver de apresentar uma proposta na reunião da empresa ou em uma negociação com clientes ou fornecedores, além dos argumentos que terá à disposição para apoiar sua causa, precisará se preparar também para afastar as resistências dos ouvintes. Estes são alguns pontos que poderão tornar sua apresentação vitoriosa.
1 – Os grupos são diferentes – Você não poderá simplesmente preparar a apresentação e falar diante das pessoas como se elas fossem sempre iguais. Se agir assim dificilmente afastará as defesas da plateia e, como consequência, diminuirá as chances de conquistar os objetivos que deseja.
2 – Conheça os ouvintes – Portanto, para neutralizar as resistências dos ouvintes o primeiro passo é identificar as características do público. É importante saber o nível intelectual predominante do grupo e o conhecimento que as pessoas têm sobre o tema. Você poderá obter essas informações com quem organizou a reunião ou em uma conversa preliminar com os próprios participantes.
3 – Teste especial – Se, por acaso, você não puder obter antes essas informações, logo no início da apresentação faça observações sutis, subentendidas, e avalie a reação das pessoas. Se a reação for rápida, provavelmente elas possuem formação e conhecimento. Se perceber demora na reação, prepare-se para reduzir o nível das informações. Essa percepção será mais aguçada com a experiência.
4 – Estabeleça a profundidade do tema – Depois de identificar o nível intelectual do público e o conhecimento que as pessoas têm a respeito do assunto você poderá adaptar a mensagem de acordo com a capacidade de entendimento da platéia. Essa adequação é importante porque se os ouvintes entenderem que as informações estão muito acima ou abaixo da capacidade de compreensão delas, naturalmente, perderão o interesse pela exposição.
5 – Não confunda o tipo de resistência – Algumas pessoas se enganam quando avaliam o tipo de resistência do grupo. Pensam que a resistência é com relação a elas, quando, na verdade, é com relação ao assunto. Para tirar essa dúvida basta refletir: se eu mudar minha maneira de pensar o público continuará resistente? Se a resposta for negativa ficará evidente que a resistência não é com relação a você.
6 – Concorde com os pontos comuns – Se no grupo houver pessoas que discordam da sua forma de pensar, não dê sua opinião sobre o assunto logo no início, pois essa atitude poderia acentuar ainda mais a resistência já existente. Por isso, comece tocando em pontos comuns, convergentes, para dar a impressão de que a opinião talvez seja a mesma. Procure levantar essas informações com a maior antecedência que puder.
7 – Demonstre conhecimento – Se os ouvintes não confiarem muito no conhecimento que você tem sobre o tema que irá abordar, comece a apresentação revelando com sutiliza sua experiência. Dentro do contexto da exposição fale sobre trabalhos que desenvolveu, projetos que idealizou, tarefas que comandou. Ao perceberem que você possui experiência o grupo se desarmará. Não se esqueça, entretanto, de ser sempre sutil, caso contrário poderá ser visto como prepotente.
8 – Tranquilize os ouvintes – Se as pessoas estiverem cansadas, com pressa, desconfortáveis, ou se sentindo pressionadas por terem de permanecer no local da sua apresentação, procure tranquilizá-las dizendo que não irá consumir muito tempo. A promessa de brevidade é mágica para afastar esse tipo de resistência.
9 – Trabalhe nos bastidores – Não seja ingênuo imaginando que será bem sucedido na apresentação de uma proposta apenas porque terá bom desempenho diante do grupo. As resistências mais fortes devem ser tratadas e afastadas com antecedência no trabalho de bastidores, negociando pessoalmente os pontos divergentes. Por isso, amanse as feras antes de entrar na arena.
10 – Leve o que tiver de melhor – Durante a fase de preparação da sua fala selecione apenas os argumentos sólidos, consistentes, que tenham sustentação. Afaste qualquer informação que possa ser contestada com facilidade. Se você incluir um argumento frágil na sua tese, os opositores poderão destruí-lo no final e afirmar que como houve engano nessa parte da exposição, provavelmente os deslizes ocorreram também com os outros argumentos.
– Antes de apresentar uma proposta converse pessoalmente "nos bastidores".
– Dê peso aos argumentos e só inclua os mais bem avaliados.
– Cuidado para não dizer: concordo com vocês, mas… – essa tática não resolve.
– Não use argumento polêmico para apoiar outro argumento polêmico.
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Livros de minha autoria que tratam desse tema: "Assim é que se fala", "A influência da emoção do orador", "Como falar corretamente e sem inibições" e "Superdicas para falar bem" (também em audiolivro), publicados pela Editora Saraiva.