Magnólia Comunicação: gestão horizontal para a realização de eventos - CASE STUDIES
Presente no Brasil há quase 40 anos, a gestão horizontal teve seu ponto de partida com a indústria automobilística, mas não se popularizou. A criação das startups e o modelo de gestão do Google ampliaram a presença do modelo no país. A Magnólia, do segmento de eventos, seguiu a tendência e implantou a gestão horizontal. Adaptou a cultura empresarial para ser sinérgica ao modelo horizontal, com flexibilidade de horário, folgas prolongadas quando o evento exige esforço concentrado e eliminação de níveis hierárquicos.
Lívia Mangini, CEO da Magnólia Comunicação
Fazer um evento é algo tão antigo quanto fazer pão. As pessoas comemoram desde aniversários, casamentos, baile de debutantes a batizados. Há culturas que até a morte é celebrada. No entanto, independentemente da data comemorativa, para que a concepção do evento seja algo que se concretize de acordo com as premissas de quem o deseja, é necessário planejamento, cuidados com os detalhes e custos envolvidos.
O mercado de eventos no Brasil deu um "boom" na década de 50, quando a comunicação de massa foi impulsionada pelas políticas governamentais e ideias importadas da cultura de outros países. Foi identificado que, por meio da realização de eventos, conseguia-se a atenção do público e concomitantemente a venda de produtos, serviços e/ou ingressos.
No mercado de eventos corporativos não foi diferente. As universidades estavam incorporando cada vez mais cursos diferentes, que abrangiam diversas temáticas. Congressos, seminários e novas empresas pediam por eventos organizados e que o público levasse para casa a ideia concreta do conhecimento. Marca, marketing e publicidade começaram a ser a trinca mais citada no universo empresarial, o que de lá para cá só ganhou força.
Assim, o nicho de eventos corporativos teve um crescente impulso pela demanda. São Paulo, Rio de Janeiro e Minas Gerais começaram a liderar o mercado com agências dedicadas a esse segmento.
O que nenhuma agência tinha pensado ainda era quais questionamentos fazer antes de realizar um evento: A solenidade por si só é importante? Não é necessária uma consultoria para checar a real necessidade dela? Quais objetivos querem atingir com a realização? Qual é a opinião do público após a concretização?
Começamos a fazer todas essas perguntas em 1999 na Faculdade Cásper Líbero. A conclusão era de que por trás de um evento havia uma cortina ampla de perguntas sem respostas sólidas. Em 2010, foi quando questionamos fortemente o que realmente era o mercado de eventos e resolvemos arriscar montando a nossa própria agência de eventos. O objetivo era oferecer um serviço personalizado e diferente de tudo o que já havia no mercado.
Não havia muito recurso para o negócio, o investimento ficou limitado a R$ 10 mil reais e o escritório, sediado na residência de uma das sócias. O foco desde o início era a qualidade da entrega do evento. Adotamos o nome Magnólia Comunicação, escolhido porque deriva de uma árvore com raiz profunda e flor delicada, exatamente a premissa da nossa empresa. Começamos a realizar eventos corporativos para o Brasil todo, com cumprimento de prazos e metas, apesar das muitas dificuldades.
Planejando o maior evento da agência, feito anualmente, resolvemos adotar o modelo da gestão horizontal, após intensa pesquisa. Constatou-se que esse tipo de gestão fazia parte da cultura Magnólia. Os colaboradores fazem o próprio horário, quando trabalham muitas horas nos eventos tiram alguns dias de folga para descansar, fazemos um "brainstorm" para elaborarmos o que vamos fazer no decorrer da semana e cada funcionário prioriza as atividades no decorrer dos dias, conforme achar mais conveniente.
No Brasil esse modelo de gestão horizontal chegou em 1980 com a indústria automobilística, mas não se popularizou. Tomou fôlego nos últimos anos com a criação das startups e com o modelo de gestão do Google. A Magnólia sempre foi antenada no que tange à tecnologia e sabia que era no modelo de gestão que residia o diferencial da companhia.
Adaptamos a nossa cultura empresarial para ser sinérgica ao modelo horizontal. Quando falamos de eventos, temos que ter qualidade no serviço prestado e disposição dos colaboradores e fornecedores. Para termos esse fôlego dos funcionários, concedemos a liberdade que a gestão horizontal proporciona. Desde fazerem o próprio horário a terem folgas prolongadas quando entregamos um evento que exigiu muito de todos nós.
O modelo horizontal varia tanto quanto a prática: pode ser participativo ou colaborativo e vai desde a abolição quase total da hierarquia à redução dos cargos de chefia. No nosso caso, não há chefes, supervisores ou gerentes. Todos são analistas e colaboradores da Magnólia.
Incluímos na cultura organizacional também a preocupação com o outro e por isso adotamos a questão social fora das paredes da Magnólia. Uma das ações sociais que apoiamos financeiramente é o projeto Juninho ConsultoRIA. Trata-se de uma ação desenvolvida pelo colaborador Gutemberg Junior que consiste em fazer visitas semanais ao hospital da Cruz Verde como clown. O Gut, como é conhecido carinhosamente na empresa, se veste de palhaço e alegra milhares de pacientes com paralisia cerebral. Ele tem o projeto há alguns anos e nós apoiamos com uma quantia e também dispensando o Gut uma vez por semana para ser clown.
A forma de gestão deu tão certo que a agência de eventos corporativos teve um crescimento exponencial e conquistou grandes clientes, como Autodesk, Air Liquide, Faurecia e English Town. A estratégia é não produzir apenas o evento, mas fazer também a consultoria dele. A preocupação é com o antes, o durante e o depois e colocar o cliente para fazer o autoquestionamento e descobrir se faz ou não sentido determinado evento.
Outra preocupação da Magnólia é o cliente entender o nosso modelo de gestão e com isso ter a perspectiva de que a horizontalidade abre para a criatividade. Nossos colaboradores podem inovar e colocar suas ideias em cada evento que fazemos. Isso traz algo inovador para o evento e também possibilita a troca de experiência. É fato que todas as ideias são debatidas e discutidas com os clientes antes de implantá-las. Por isso, é tão importante o alinhamento das expectativas, o motivo do evento e a forma de gestão tanto do cliente quanto nossa.
CARACTERÍSTICAS DA HORIZONTALIDADE
No Brasil e no mundo, muitas empresas aplicam o modelo horizontal. Algumas características gerais fazem parte desse modelo:
Apostamos no modelo B2B, estudamos muito quais os principais eventos que as empresas costumavam fazer e o que as motivaram a fazê-los. As inovações têm sido sempre o corte na atuação da Magnólia. Adotamos uma plataforma de fácil manuseio para que o cliente possa acompanhar o andamento do evento. Analisar a demanda nos fez direcionar as estratégias para os locais em que queremos ampliar a realização dos eventos.
Logo, tivemos um panorama dos estados que mais realizam eventos corporativos. São Paulo aparece em primeiro lugar, seguido por Rio de Janeiro e Minas Gerais. De posse desse material, conseguimos traçar o planejamento para aumentar a realização de eventos nos demais estados brasileiros.
Eventos são sinônimos de dor de cabeça para algumas pessoas que se arriscam a realizá-los sem o apoio de uma consultoria especializada e os parceiros certos. Achar o melhor local, o melhor serviço de A&B (Alimentos e Bebidas), infraestrutura, a melhor forma de estabelecer o contrato de locação do espaço, a decoração, os prestadores de serviço, enfim a lista é grande e robusta. Um evento corporativo exige um cuidado maior ainda no que tange à análise do público e ao objetivo do evento. Por isso, a parceria com os fornecedores é um dos pontos-chave para estabelecer o sucesso de um evento.
É bom ressaltar que parceria não tem a ver apenas com o tempo e sim com pesquisa, relacionamento, bons argumentos e periodicidade. Fornecedores que tem um bom estoque, um bom controle de vendas e uma equipe confiável, tem uma tríade primordial que se deve levar em conta na realização de um evento. Quando se tem uma certa recorrência no mesmo fornecedor, inspiramos também confiança para ele. O que é um ponto muito positivo para uma empresa como a Magnólia. Somos consultores de eventos que levamos em conta a entrega de um evento corporativo inigualável. E para isso contamos com eles: fornecedores inigualáveis.
Os números mostram que, independentemente do país passar por uma crise econômica e/ou política, o setor de eventos continua em alta. Em 2002 ele movimentou cerca de R$ 4 bilhões no Brasil. Em 12 anos, esse número saltou para R$ 59 bilhões, mesmo em um ano turbulento como foi 2014.
Não importa se o evento é social, corporativo ou artístico, o segmento vai de encontro à recessão econômica. Isso porque a procura cresce para mostrar/melhorar/crescer a imagem da empresa e captar outros clientes. No que tange aos eventos sociais, as pessoas sentem a necessidade de fazer diferente. Cresceram muito os eventos na rua, a ocupação do espaço público e logo a necessidade dos indivíduos de compartilhar os momentos do dia a dia. Esse compartilhamento vai além do digital. Há muitos eventos colaborativos em que cada participante ajuda com algo e é preciso uma consultoria para a realização desses eventos.
Por isso, esse nicho não "sofre" tanto com a crise. Empresas precisam consolidar a imagem e se destacar dos concorrentes; as pessoas estão dando mais valor para a qualidade de vida e convívio social. Aumentou o número de matrimônios e outros eventos celebrativos em várias partes do mundo.
Motivar funcionários! Esse é um dos principais motivos. Muitos ambientes empresariais não permitem uma troca franca de informações devido a formalidades ou a algumas regras fixas. Quando uma companhia deseja ouvir mais os funcionários, promover uma integração, trazer a realidade dos seus números e traçar novos planos, um ambiente externo, como uma conferência, pode ser o ideal para isso.
Os colaboradores ficam tão presos a sua rotina que não têm tempo e/ou informação do todo da organização. Eventos corporativos podem ser ótimos para engajar os funcionários e dar aquele gás para as próximas atividades. E não necessariamente precisa acontecer apenas anualmente. Tudo depende muito do segmento da empresa, seus objetivos e planos de curto/longo prazos.
Além disso, as empresas ganham visibilidade quando fazem eventos externos. E isso é um ponto muito positivo, já que rankings como "As Melhores Empresas para se Trabalhar", entre outros, têm ganhado força dentro e fora da mídia, favorecendo a contratação de um bom time profissional.