Celso F. Lago - Tarefas Realizadas pelo Setor de Compras
Tarefas Realizadas Pelo Setor de Compras
Cada empresa, comercial ou não, costuma criar seus próprios procedimentos, mas, de uma maneira geral, a rotina de quem trabalha com compras é a seguinte:
• Verificar a necessidade de comprar produtos solicitados pelos vendedores ou materiais requisitados pelos vários setores e departamentos.
• Fazer um planejamento das compras, reunindo as requisições vindas dos diferentes departamentos, Consultar o cadastro de fornecedores para identificar quais empresas fornecem os produtos solicitados. Depois, é preciso comparar preços, condições de pagamento e prazos de entrega. Escolhida a melhor opção (muitas vezes, depois de consultar os funcionários ou o gerente), o encarregado faz um pedido de compra.
• Ao receber as mercadorias que pediu, o responsável pela compra deve verificar se os itens relacionados conferem com o pedido, Se tudo estiver certo, recebe a nota fiscal e confirma a compra destacando o aceite, que é a parte inferior da nota fiscal. Aí ele deve assinar e escrever a data, confirmando que aceitou a mercadoria entregue, A partir daí, o fornecedor emitirá a duplicata e a fatura para que a empresa possa pagar a compra que realizou.
• A mercadoria entregue deve ser guardada no lugar apropriado (estoque), antes de ser enviada ao seu destino final. Essa entrada no estoque é feita por meio de uma ficha de controle de materiais, na qual se deve relacionar as quantidades de produtos e as suas principais características.
• Quando o produto estiver disponível, o setor de material comunica à área que o solicitou, À medida que vai sendo entregue ao solicitante, o setor de material vai dando baixa no estoque, o solicitante, por sua vez, deve preencher um documento confirmando que recebeu o produto. Cabe ainda ao setor de material analisar perdas por estocagem, manejo e prazos de validade, Para isso,ele deve elaborar um registro das perdas de materiais e do controle dos prazos de validade dos produtos.
• Quando se trata da compra dos chamados bens imobilizados (máquinas, móveis, veículos etc.) , estes devem ser identificados pelo setor de patrimônio.
Como se vê, o ato de comprar é bem mais complexo do que apenas negociar o preço das mercadorias, Quem compra precisa ter
informações confiáveis sobre produtos, fornecedores, concorrentes dos fornecedores, nível do estoque, posição financeira da empresa no momento em que faz a compra e alternativas do fornecimento, Quanto mais bem preparados forem os profissionais que negociam com os fornecedores, melhores condições terão de fazer bons negócios, Em sua atividade, eles deverão responder às seguintes questões: o que comprar? Qual a quantidade? Em que condições?
Para dar respostas adequadas a essas perguntas, o encarregado das compras precisa analisar o mercado e estabelecer uma comparação entre os produtos líderes e os seus similares, Às vezes, a necessidade exige que se compre um produto líder; outras vezes, um produto similar preenche a necessidade com menor preço, Por isso o encarregado das compras precisa estar ciente dos lançamentos, ter certa intimidade com fabricantes e distribuidores e, às vezes, também com os importadores,
É muito importante ainda que ele esteja sintonizado com a empresa para a qual está comprando, que tenha informações sobre o
tipo de público que ela atende e quais as suas reais necessidades. Ele também não pode deixar de pensar no lucro e na manutenção do capital de giro, pois esses são os recursos financeiros com que a empresa mantém seu ciclo produtivo. Essas preocupações, muitas vezes, vão evitar a compra de produtos que vendam muito pouco ou aqueles que, estocados, corram um risco maior de estragar.
A linha de mercadorias de uma empresa está sempre em movimento com a entrada de novos produtos e a retirada daqueles que
não estão vendendo bem. E, nesse ponto, o encarregado de compras também vai ter de opinar. Dizem os especialistas que uma boa política de compras deve ter uma cartela diversificada de produtos, combinando marcas mais consagradas e procuradas com outras que tenham a mesma qualidade e sejam menos conhecidas e que possam ter preços mais atraentes. De uma maneira geral, quando se trata de uma loja, é recomendável abrir espaço para itens mais baratos que representem uma alternativa estimulante para quem quer economizar.
Documentação de compras
Em geral, quem trabalha com compras manipula os seguintes documentos:
• Nota fiscal. É um impresso numerado com data de validade determinada, onde constam os dados da empresa (nome, endereço, CNPJ, inscrição estadual e/ou municipal) e onde se registra a descrição de um produto ou serviço vendido ao cliente, para comprovar a transação. Serve para o governo fiscalizar os negócios da empresa, contabilizando o valor das vendas para determinar o valor dos impostos a serem cobrados.
• Requisição de materiais. Formulário usado nas empresas para fazer a lista do material que precisa ser comprado.
• Pedido ou ordem de compra. Lista de produtos que serão comprados pela empresa, com a descrição do prazo para entrega e das condições de pagamento.
• Fatura. Documento utilizado em vendas a prazo que deve ser preenchido a partir da nota fiscal, com a relação das mercadorias compradas, marca, quantidade, peso e valor e informações sobre quem pagará a dívida. O valor da fatura corresponde ao total da compra, independentemente do número de parcelas em que foi dividida.
• Duplicata. Tem esse nome porque é quase uma cópia da fatura, porém contém apenas o valor total de uma transação a prazo. Serve para comprovar que a venda a prazo foi efetuada.vaie como prova junto à Justiça, porque sua emissão implica a assinatura do cliente, reconhecendo aquela dívida.
• Cadastro de fornecedores. Organizado pelo encarregado das compras, nele devem constar os principais fornecedores com nome, endereço, CNPJ, telefone e endereço eletrônico.