Planejamento inicial de uma Intranet — Vindula Solução de Intranet Corporativa Vindula
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Para obter êxito total em seu projeto é extremamente importante que haja um alinhamento estratégico com a comunicação e os demais públicos envolvidos no projeto. O Vindula pode auxiliar a sua empresa a traçar e alcançar as metas para melhorar os processos.
Separamos algumas informações super importantes baseada em nossa experiência em consultoria para o início de um novo projeto de Intranet Vindula.
Para iniciar, é preciso que o conceito de intranet seja compreendido de forma clara. Muitos gestores e empresas veem a Intranet apenas como uma ferramenta tecnológica, mas este pensamento deve ser evoluído para que o projeto obtenha sucesso. Intranet não é apenas tecnologia, intranet é relacionamento, pessoas e comunicação. Tecnologia é o meio que utilizamos para atingir as pessoas. este é o começo, a importância que a comunicação e otimização dos processos tem para a organização.
Pode se falar que o ponto chave para que o Start seja dado é a formação do comitê da intranet. Mas o que é o comitê? Definir o comitê da intranet nada mais é do que selecionar o conjunto de pessoas que irá tomar decisões durante o projeto. É importante que tenha mais de uma pessoa para avaliar, dar ideias e discutir sobre o projeto.
O comitê pode ser formado pelo Gestor da Intranet e o Patrocinador (quem compra o projeto) possivelmente o gestor e patrocinador pode ser a mesma pessoa, além do gestor e patrocinador do projeto, existem os departamentos que são o combustível para mover a Intranet, por exemplo (RH, marketing e Qualidade) onde os seus responsáveis podem fazer parte do comitê como grupos de pré lançamento.
A importância da parceria com o grupo de pré lançamento é que esses departamento são os que contribuem para o andamento da Intranet, eles alimentam a intranet com as informações para os demais usuários acessarem, por exemplo, dentro da Intranet há uma aba exclusiva só para o RH, com formulários, holerites, comunicados, etc. E também todos os processos da empresa que os demais colaboradores precisam acessar que geralmente são desenvolvidos pela Qualidade vão estar disponíveis.
Por isso é de suma importância que seja formado o grupo de pré lançamento e principalmente que ele esteja engajado durante o processo, promovendo assim o sucesso da Intranet :D
Quais os riscos e impactos que a ausência de um comitê pode trazer?
A ausência de um comitê, pode causar problemas de decisão, por exemplo, o gestor fala que irá montar a intranet e ele mesmo assume sozinho ou delega a uma única pessoa que irá fazer tudo seguindo apenas o seu ponto de vista sem a participação do grupo de pré lançamento.
E quando o projeto está pronto os demais setores que não estavam engajados duramente o processo poderão se frustrar e possivelmente não irão contribuir da melhor forma para o crescimento da intranet. Por isso é importante que seja formado um comitê para reunir ideias, ouvir as partes envolvidas e discutir ações.
Alguns gestores acreditam que envolvendo mais partes o projeto irá demorar mais para acontecer e por isso acabam não compartilhando, mas as vezes é melhor que o projeto demande um pouco mais de tempo mas mantenha o comitê engajado e uma Intranet movimentada e sempre em crescimento.
Definido então o comitê, dá se início as Reuniões de Estrutura que irão levantar quais conteúdos serão exibidos, quais módulos de intranet serão lançados, quais recursos de colaboração a empresa irá ofertar. Durante essas reuniões que nós chamamos de sessões um de nossos Consultores VIndula irá acompanhar todas as etapas,desenvolvendo, ajustando e também levando novas ideias novas para enriquecer ainda mais a Intranet.
Pense, crie, conte com o Vindula para ampliar ainda mais seu projeto.
Vindula Intranet.
Ps: Este é um transcrito livre do vídeo "Vindula Drive - Episódio 02 - Como você está fazendo o planejamento inicial de sua Intranet?"