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Se você está em busca de uma planilha de produtividade, é porque já entendeu a importância de manter uma rotina de alto desempenho.
O termo produtividade significa ter a capacidade de produzir com eficiência. Quanto mais você fizer as tarefas com competência e gerando resultados satisfatórios em menos tempo que o comum, mais produtivo é.
Desse modo, os indicadores de produtividade em vendas mensuram o quanto os profissionais de vendas cumprem suas tarefas e desempenham a função da maneira esperada.
O que significa ter controle produtivo no setor de vendas?
Pense sobre quando a equipe não consegue entregar o esperado e não produz o necessário de acordo com as horas trabalhadas?
Ter o controle no setor de vendas é não perder a gestão dessas tarefas, conseguindo administrar o tempo e a ordem de prioridades do time.
Quando se tem o domínio produtivo na área comercial, é possível aumentar os resultados de toda a empresa, como o faturamento e a lucratividade, pois os processos são cumpridos de forma mais eficiente, o que gera maiores resultados.
Por que usar uma planilha de produtividade?
Uma planilha de produtividade é uma importante ferramenta que serve como um KPI (Key Performance Indicator, que em tradução livre significa Indicador-chave de desempenho).
Os indicadores dentro do setor comercial são necessários para analisar para onde a empresa caminha. Quando há falta deles, ou excesso, surgem problemas na administração dos processos.
Dentre os indicadores que você precisa acompanhar para gerir a equipe, está a produtividade, pois se os colaboradores não são produtivos, o time dificilmente irá evoluir.
A planilha de produtividade te ajuda a observar de maneira clara e objetiva a progressão e desempenho da sua equipe comercial, além da taxa de conversão em vendas.
Ela serve para realizar o acompanhamento dos colaboradores por meio de dados e gráficos organizados de forma estratégica.
Por exemplo, se o time comercial trabalha com vendas no varejo, você pode controlar a produtividade de cada vendedor por meio de algumas informações coletadas diariamente, como:
Número de abordagens feitas (mesmo as que não resultaram em venda);
Número de novos contatos de clientes obtidos;
Quantidade de vendas concretizadas.
Com essas informações, você consegue mensurar a taxa de desempenho de cada colaborador, a fim de entendê-las. Por exemplo:
Por que, enquanto a equipe tem uma média de seis vendas feitas a cada 10 abordagens, o vendedor "X" tem a média de apenas 2?
Ou também o contrário. Por que um vendedor se destaca e os outros não entregam os mesmos resultados?
O uso da planilha de produtividade certamente proporciona que você controle esses dados e consiga traçar planos estratégicos para melhorar o desempenho de toda a equipe..
Qual a importância da produtividade em vendas
O departamento comercial é o setor mais importante de uma empresa. Se não houver uma força de vendas que cumpra com o que é necessário, como os produtos ou serviços serão vendidos?
Quando não há produtividade nesse setor, há o risco de toda a empresa sofrer consequências negativas, pois, se não há negócios, não há chances de sucesso comercial.
Por outro lado, se a equipe for produtiva, batendo metas e antecipando problemas e os resolvendo, a tendência é que a motivação dos vendedores aumente cada vez mais, o que contribui para a elevação dos resultados de toda a companhia. Além disso, a empresa desperdiça menos recursos com times altamente produtivos.
Como controlar a produtividade do setor de vendas?
Sendo a produtividade um indicador de desempenho individual e coletivo, o gestor precisa acompanhá-la nessas duas frentes. Tanto o que cada colaborador entrega ou gera, quanto o que o time todo alcança.
Há alguns passos para você conseguir controlar isso nesse setor, são eles:
Entender o que é ser produtivo na sua empresa
Você já sabe a definição desse conceito. Mas, como ele se aplica à sua realidade? Por exemplo, com base nos seus conhecimentos sobre o setor de vendas e sobre a concorrência, qual é o número aceitável de fechamentos feitos por dia?
A partir desses dados, já é possível entender qual é a necessidade da sua empresa. Ou seja, o que é preciso entregar para ser produtivo.
Compreender cada situação
Com a métrica do que é produtivo e do que é esperado entregar no seu negócio, analise a situação de cada colaborador de modo a entender a realidade deles, o porquê e como chegam (ou não) a determinados resultados.
Por exemplo, se um vendedor consegue vender menos que o objetivo, converse com ele e analise a situação para entender a razão disso. Para realizar essa tarefa da melhor maneira, as reuniões de feedback são suas aliadas.
Elimine os ladrões do tempo
Os ladrões do tempo são tudo aquilo que te atrapalha na hora de focar em suas tarefas. Um exemplo prático e comum é o uso do celular em horários inoportunos.
Pode parecer inofensivo mexer no aparelho por dez minutos enquanto não está vendendo, mas pense que existem outras tarefas a serem feitas. Não é errado ter momentos de descanso, porém é essencial que eles sejam pré-definidos a fim de evitar o tempo perdido.
Dentro do time de vendas, estimule que cada vendedor dê total atenção ao que estiver fazendo até concluir a tarefa.
Deixe claro o que significa ser produtivo para o time
A comunicação entre gestor e vendedores precisa ser clara, trazendo todas as informações necessárias para que não haja dúvidas quanto ao que deve ser feito. Pergunte também para cada colaborador se eles concordam com o planejamento das as demandas ao passá-las.
Ao realizar essas práticas, você consegue ter um domínio maior da produtividade de toda a equipe e, certamente, os ajudar a alcançá-la com maior frequência.
Use a planilha de produtividade
Com a planilha de atividades, você consegue reunir todas as informações do time comercial. Com isso, é possível mensurar o quanto cada um está sendo produtivo.
Sendo assim, você pode controlar a produtividade com base em dados reais coletados diariamente.
Como criar uma planilha de produtividade no Excel
Em primeiro lugar, você precisa saber o que vai acompanhar na planilha. Por exemplo, se forem vendas por ligação:
Quantidade de reuniões feitas;
Quantidade de propostas.
Agora, se forem vendas virtuais, vendas feitas por reuniões, mensagens e e-mails:
Número de pessoas contatadas;
Quantidade de e-mails respondidos;
Quantidade de novos e-mails enviados:
Número de reuniões feitas.
Não existe um modelo padrão, tudo depende dos processos da sua empresa. Mas, também é importante listar cada etapa do processo comercial que faz parte da rotina do seu time de vendedores.
Em segundo lugar, comece a criar a planilha no Excel ou no Google Planilhas, que é integrado ao Google Drive. Insira as variáveis que você quer acompanhar, como os números de abordagens, ligações e fechamentos, por exemplo, e cruze essas informações com os nomes dos vendedores e os dias correspondentes a cada dado.
A ideia é reunir todas as informações para analisar e acessar facilmente todos os resultados quando necessário.
Esse é o conceito geral. Mas, pensando em te ajudar ainda mais, o Instituto de Especialização em Vendas já criou uma planilha para facilitar esse processo.
Planilha de produtividade pronta grátis do IEV
O IEV disponibiliza uma planilha de produtividade gratuita para você acompanhar os resultados do time comercial. É possível personalizá-la de acordo com suas necessidades e objetivos.
Para ter acesso à planilha, clique aqui. Não se esqueça de aceitar a comunicação para que possamos enviar a você o acesso à planilha!
O que você vai ver na planilha?
A planilha foi feita a partir de fórmulas que permitem medir a produtividade diária, semanal e mensal dos vendedores. Além dessas informações, você também tem acesso a uma média de desempenho em gráficos.
Primeiro passo: para gerar os resultados, tudo que você precisa fazer é preencher alguns dos campos diariamente. Para começar, altere os quadros na página inicial e coloque o nome de cada um dos seus vendedores. Depois disso, essa informação aparecerá automaticamente nas outras áreas da planilha.
No material, você vai encontrar uma página com todas as instruções para extrair todos os dados da sua equipe comercial.
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