As cinco regras básicas do planejamento
Jandrei Gomes
O planejamento estratégico é um processo conhecido e temido por muitos profissionais por onde quer que se vá, e não é por menos, são tantas as técnicas e métodos complexos e trabalhosos que geram um verdadeiro pavor nas pessoas. Imagine um sujeito atolado de trabalho, problemas, cobranças, sem tempo para almoçar e muito menos tempo para ir ao banheiro tendo de parar e pensar em quais ações deverão ser realizadas num futuro a médio prazo
O planejamento estratégico é um processo conhecido e temido por muitos profissionais por onde quer que se vá, e não é por menos, são tantas as técnicas e métodos complexos e trabalhosos que geram um verdadeiro pavor nas pessoas. Imagine um sujeito atolado de trabalho, problemas, cobranças, sem tempo para almoçar e muito menos tempo para ir ao banheiro tendo de parar e pensar em quais ações deverão ser realizadas num futuro a médio prazo.
Isto é difícil, más antes de mais nada é importante lembrar que provavelmente você e sua organização fazem parte de algum plano, esqueça qualquer teoria de conspiração ou fantasia, pare e reflita sobre o que foi dito. Se você é um funcionário e não planejou a sua carreira, pode estar certo que seu chefe deve ter algum plano para você, pode ser que te promova, mantenha onde está, te transfira, de mais trabalho ou até mesmo te demita. Isto vale para as empresas também, pois não pense que não tem nenhum concorrente te estudando e analisando onde são seus pontos fracos, copiando seus produtos, roubando seus clientes, e é claro, o governo forçando a barra e planejando criar mais um imposto para te tirar mais uns trocados.
Entendido isto, cabe a pergunta: Você vai deixar que somente os outros planejem o seu futuro ou o da sua empresa? Claro que não. Tenha um plano de ação, qualquer plano é melhor do que nada.Tenha um plano simples e não complique a sua vida, a simplicidade vale ouro.
Tenha em mente que antes de perceber os resultados de suas ações você irá gastar, pois o planejamento representará dispêndio de recursos financeiros e horas de trabalho. Portanto antes de começar a pensar no que fazer, tenha com clareza o objetivo do plano de ação, pese o que irá gastar e o que espera como retorno. O plano tem que valer a pena, aliás está é uma das principais vantagens de se fazer um plano de ação.
O objetivo do seu plano deve preferencialmente ser definido através de um indicador de desempenho e pode utilizar a seguinte estrutura: Verbo (aumentar, diminuir ou manter)+ Nome de indicador + situação atual + meta + prazo. Exemplo: Aumentar as vendas de máquinas na região sul de R$ 100.000 para R$ 150.000 até o final de 2016. Onde o verbo é aumentar, o nome do indicador é vendas de máquinas na região sul, a situação atual é R$ 100.000, a meta é R$ 150.000 e o prazo é até o final de 2016.
Somente após definir o objetivo do planejamento é que você começará a pensar na lista de ações. Para isto, utilize o consagrado método baseado nas palavras em inglês why, what, where, when, who, how e how much, conhecido como 5W2H, que é um checklist que apresenta de forma clara e simples as ações que precisam ser realizadas, onde why é a justificativa de que será feito, what é o que será feito, where é onde será feito, when quando será feito, who define quem fará, howespecifica como será feito e how much calcula quanto custará para fazer.
Coloque o seu plano no papel (escreva), isto irá te ajudar a enxergar a abrangência e a coerência das ações frente ao objetivo estabelecido, como por exemplo a ineficácia em querer derrubar uma casa a marteladas. A escrita proporciona uma melhor reflexão do que foi pensado e ajuda a estabelecer os ajustes necessários. Não se esqueça de comunicar ou até mesmo negociar a execução e o prazo com as pessoas que deverão executar as ações, o prazo para a realização das ações deve considerar que as pessoas envolvidas também realizam outras atividades, portanto não conte com exclusividade.
Por fim, outro grande desafio é a execução do planejamento, lembre-se de acompanhar sistematicamente a realização das ações propostas e de que as pessoas que trabalham motivadas geram melhores resultados com menor custo financeiro e em menos tempo.
O planejamento é uma forma de estabelecer com clareza o rumo que será seguido utilizando melhor os recursos disponíveis com menor custo. Portanto siga estas cinco regras básicas sobre o planejamento, tenha um plano, seja simples, estabeleça os objetivos, comece utilizando o 5W2H e esteja atendo a execução do plano.