Seu negócio digitalizou toda a documentação, reduzindo em muito o uso de papel. Agora, todos os problemas foram resolvidos. Será mesmo?
A verdade não é bem essa. O ponto aqui não é pensar a digitalização somente, mas sim algo mais amplo: o gerenciamento da informação. Afinal, se a empresa não adota uma cultura de gestão eletrônica de documentos, uma estrutura verdadeiramente paperless, acabará por apenas transferir as dificuldades que tinha na lida com os documentos físicos para o ambiente digital.
- A companhia digitalizou boa parte de seus arquivos. Agora, todos estão em um HD, em um servidor ou em uma nuvem. Ok, primeiro passo dado, mas se não houver uma taxonomia, uma correta análise de informação e uma modelagem de processos, a bagunça somente terá mudado de ambiente. Ao invés de perder horas procurando um papel, seus colaboradores passarão a perder tempo buscando arquivos eletrônicos.
- Perda de tempo é prejuízo. Um levantamento da Associação Brasileira de Gerenciamento de Documentos (ABGD) indica que os gestores de uma companhia perdem, por ano, uma média de 4 semanas na tarefa de procurar informações em documentos físicos, e que, diariamente, 7,5% do total de um expediente é perdido nesta mesma função. Se isso é apenas transferido para o ambiente digital, qual o ganho? Melhor repensar a estratégia paperless do início ao fim, adotando ferramentas que, mais do que somente digitalizar, promovem a transformação digital a nível cultural no negócio. Isto sim fará a diferença.
- Outro dano que a carência de uma cultura e de recursos corretos para a gestão eletrônica da informação pode acarretar é a perda de dados importantes. A mesma ABGD aponta que, por ano, as empresas perdem ou extraviam de 3% a 5% de seus arquivos, tendo um custo de cerca de US$ 120 para recriar cada um. Ou seja: digitalizar e não gerir da forma correta pode não apenas não ser suficiente, como também agravar um problema que, muitas vezes, pode evoluir para sérias implicações na operação da empresa, inclusive questões jurídicas.
- E a segurança? Este é um item fundamental quando se fala em gestão da informação. Se tratando de documentos físicos não há como ter total controle sobre acesso aos arquivos, podendo haver violações, quando se fala no digital. Uma solução completa trará recursos para garantir a segurança da informação, a rastreabilidade e a privacidade de dados. E isto é um divisor de águas entre um negócio realmente inovador, com processos automatizados e gestão documental escalável, e uma companhia que confie apenas na digitalização pura e simples como método para evoluir sua estratégia.
O tópico acima, inclusive, envolve questões de conformidade com a LGPD, nova lei que prevê regras rigorosas para a obtenção, guarda e uso de dados, e impõe seríssimas sanções para quem descumprir as normas. Em se tratando de segurança da informação, investir corretamente é essencial.
Mais do que reduzir papel, ser paperless com eficiência é adotar soluções, cultura e serviços que tornem os processos da empresa mais inteligentes, ágeis, seguros, confiáveis, integrados, rastreáveis e auditáveis. É trabalhar a gestão da informação de ponta a ponta, passando pela geração, seleção, representação, armazenamento, recuperação, distribuição e uso dos dados.
Então, a redução de papel é importante? Sim, é. Menos papel, menos gastos com impressão e outros insumos, menos necessidade de espaço para armazenamento, mais praticidade na busca de arquivos digitais, maior comprometimento com o meio-ambiente. Mas o mote principal é o ganho de eficácia, segurança e controle em todos os processos que envolvam informações.
É importante lembrar que um solução de Gerenciamento Eletrônico de Documentos, por si só, não resolve o problema. A TI, sozinha, não resolve o problema. O gestor, ao decidir ser paperless, sozinho, não resolve o problema. O que, de fato, soluciona e traz mais produtividade, assertividade e competitividade é o embasamento em uma cultura realmente voltada à gestão da informação, que se cerque de ferramentas corretas para este fim e aposte em fornecedores especializados, com expertise em diversos mercados, capazes de atender, da entrega da tecnologia à oferta de serviços e suporte necessários para alcançar a excelência neste processo.