Com a evolução da tecnologia, a gestão de viagens se tornou uma tarefa bem mais simples. O ideal aqui é apostar em softwares que ajudem a controlar tudo. Assim, é possível fazer a automação da solicitação de viagens, dos fluxos de aprovação, das reservas online, do controle de gastos, da atualização de contratos etc. Tudo isso, de maneira integrada ao seu ERP ou back office.
Essa automação e captura de dados possibilita a geração de relatórios gerenciais personalizados, que ajudam na construção de um perfil de compra junto aos fornecedores em futuras negociações, assim como a identificação de potenciais problemas e pontos melhorias.
De preferência, a gestão de viagens deve ser feita por um membro da equipe que tenha conhecimentos específicos sobre o assunto. Portanto, procure alocar um colaborador (ou mais) que de fato tenha um senso apurado de organização para ficar responsável por essa área e que tenha boa capacidade comunicativa a fim de orientar corretamente os profissionais.
Uma forma de economizar e aumentar a eficiência da gestão de viagens é pesquisando bastante sobre os destinos. É possível comparar preços e o custo-benefício das hospedagens e preparar roteiros mais inteligentes.
Por exemplo, pode ser mais vantajoso pagar uma diária um pouco mais cara se o hotel é mais próximo do local do evento ou reunião de trabalho. Assim, é possível economizar com transporte e outras despesas.
Uma das melhores maneiras de otimizar as viagens corporativas é usando a mobilidade como base. Hoje em dia, são diversos os aplicativos que têm adotado políticas cada vez mais personalizadas para atender as empresas que precisam deslocar colaboradores com agilidade e comodidade. Isso ainda permite um controle maior do negócio e evita, por exemplo, que ele tenha que gastar com a manutenção de transporte em frota própria.