Regras para evitar o excesso de e-mails (por Chris Anderson) | A Vida Quer
Regras para evitar o excesso de e-mails (por Chris Anderson)
25/07/2011 Sam @samegui Shiraishi 21 Comments
"De acordo com um estudo realizado pela Harris Interactive for Fortiva, 68% dos funcionários nos Estados Unidos enviaram ou receberam mensagens usando a conta de correio eletrônico profissional, o que pode colocar em risco a empresa onde trabalha. Além disso, 92% não se dão conta dessa ameaça à companhia."
Nesta semana recebi uma demanda interessante: fazer um pequeno workshop para funcionários do setor admistrativo de uma agência de publicidade sobre o uso de e-mail corporativo. Na hora pensei no quanto é importante falar do tema, mas ao mesmo tempo no quanto nós desconsideramos que precisamos orientar os funcionários sobre as regras mínimas de conduta quando se usa um e-mail em nome da empresa.
O convite chegou a mim por indicação de @ericmessa, coordenador da área de comunicação na FAAP e o criador de um dos primeiros cursos de pós na área de novas mídias, com quem eu já conversei (há coisa de uns 3 anos) sobre minhas preocupações com a informalidade da molecada na nossa área. Mas, pior do que a informalidade dos jovens no trato, são os erros de português e a falta de etiqueta social de outros funcionários mais antigos no uso do e-mail corporativo – e um desconhecimento de que tanto funcionário quanto empresa podem ser acionados judicialmente pelo que for dito (prometido ou divulgado) num e-mail corporativo.
Além disso, há um despreparo para a produção de conteúdo, um discurso que é lento, confuso e não comunica com objetividade aquilo que deveria. Daí que o tempo médio que uma pessoa leva para responder a um e-mail é maior do que o usado para compor um original porque, creio, as gerações "não-Y" ainda pensam como se fossem escrever uma carta, "peticionando" sem muita objetividade e os jovens da geração Y são informais demais (muito embora consigam ser objetivos por conta disso), deixando a troca de mensagens um verdadeiro chat (uma conversa de messenger) com muito vai-e-volta.
Ao relembrar estas reflexões eu pensei num texto que li com dicas de Chris Anderson (autor de A Cauda Longa e curador do TED, evento que reúne especialistas de várias áreas para exporem suas ideias) com uma lista de dez grandes regras para colocar um fim nesse ciclo. Nas suas regras, o pensador propõe que o usuário tente não prejudicar a caixa de e-mail do destinatário de sua mensagem:
Respeite o tempo do destinatário do e-mail – como remetente, é sua a função de minimizar o tempo que o seu destinatário levará para responder ao e-mail
Concisão e lentidão – compreenda quando um e-mail demora para chegar e não dá respostas detalhadas. Ninguém quer soar grosseiro, então não leve para o pessoal
Clareza – escreva o assunto do e-mail de maneira clara e, se achar necessário, use marcações como "[importante]" ou "[baixa prioridade]"
Evite perguntas abertas – cuidado com e-mails longos finalizados com questões como "O que você achou?". É melhor fazer perguntas simples e fáceis de responder
Corte suas respostas sem conteúdo – você não precisa responder a todos os e-mails. Se seu e-mail é apenas um "legal" ou "está OK", evite enviá-lo
Diminua os rastros – contexto é importante, mas você não precisa incluir todas as conversas anteriores no e-mail. Tente deixar só as mensagens mais relevantes -as três últimas bastam
Evite arquivos em anexo – não use elementos gráficos, como assinaturas que aparecem como arquivos em anexo nos e-mails. Também evite enviar textos como arquivos em anexo
Seja claro quando não há necessidade de resposta – se a mensagem que você está enviando não precisa ser respondida, seja claro. Finalize o e-mail com "não é preciso responder"
Cuidado com as cópias – quando você adiciona uma pessoa em cópia em um e-mail, está multiplicando o tempo que a mensagem levará para ser respondida. Use a opção com cuidado
Desconecte-se – idealmente, quanto menos tempo gastarmos com e-mail, menos e-mails receberemos. Considere dosar o tempo dedicado a eles e tire uma folga nos finais de semana