→ 20 erros comuns na administração do consultório odontológico – Empreenda Dentista – Como Montar um Consultório Odontológico de SUCESSO
16 de novembro de 2016	in Dicas de consultório
Há uma série de erros comuns na administração do consultório que fazem com que o dentista tenha uma insatisfação financeira com sua empresa. Muitos profissionais demoram anos para perceber isso. Alguns nem percebem, inclusive.
A graduação é a principal responsável nesta lacuna. Os professores tentam aplicar uma fórmula que funcionou há 30 anos nos dias atuais, com um mercado completamente diferente em todos os aspectos.
Aquela frase que diz "seja bom e terá sucesso" não existe mais. Ser bom no que faz é uma obrigação, afinal você passou 5 anos dentro de uma faculdade para ser bom tecnicamente.
Colocarei abaixo alguns erros de administração de consultório encontrados com uma certa frequência no mercado. É importante identificá-los o mais cedo possível a fim de minorá-los ou até mesmo eliminá-los .
20 erros comuns na administração do consultório odontológico
1 – Ficar sentado no mocho esperando o milagre divino
Sem sombra de dúvidas este é o erro mais comum que vejo na Odontologia, em todos os aspectos. Já participei de diversas ações no CRO e Sindicato locais e algumas em nível nacional. Percebo claramente que o dentista reclama muito, mas não quer fazer sua parte.
A profissão está cada vez mais exigindo proatividade e atitude. Se você faz parte do grupo do mimimi, é hora de acordar e começar a trabalhar em prol do seu consultório e da categoria.
2 – Não valorizar seus colaboradores
Outro erro de administração do consultório odontológico que encontramos é a fala de consciência de que os colaboradores são responsáveis diretos pelo seu sucesso.
Colaboradores são a ponte entre os pacientes e o consultório. Esta ponte pode ser perfeita e um linha reta, pode ter alguns buracos e ser longa ou, pior ainda, pode nem cair. Valorize seus colaboradores: treinamento, bonificação, elogios em público, dentre outras atitudes.
3 – Dividir incorretamente as funções dos integrantes da equipe
Não é difícil encontrar gestores de consultório que centralizam as funções nele mesmo ou em colaboradores. Ambas as situações findam em um profissional sobrecarregado, que não vai exercer bem suas funções.
É importante saber definir as funções e prazos de cada membro da equipe, incluindo os dentistas. Não faça funções que são de terceiros e não repasse funções cujos responsáveis não tem competência para resolver.
4 – O consultório não ter um objetivo claro e específico
Se você não sabe o que quer, qualquer lugar que chegar será bom (ou não), concorda? É importante que o consultório tenha um objetivo profissional claro e alcançável. Lembro que uma amiga disse que queria se livrar dos convênios há alguns anos.
Na época, perguntei como ela ia fazer isso e se tinha um prazo. Não tinha respostas para nenhuma das perguntas. O resultado é que ainda está atendendo convênios até o presente momento que escrevo esta postagem.
5 – Não conhecer seu público-alvo
Tá aí um ponto que será decisivo para o sucesso ou fracasso. Não conhecer seu público-alvo significa dizer que o consultório já começou errado no mercado de atuação. Já vi colegas realizando panfletagens para o público A e B, quando se sabe que neste tipo de mídia há pouca efetividade para este público.
Identificar o perfil do seu público (média de renda, faixa etária, interesses, onde compram, etc.) te permitirá traçar a estratégia correta para o sucesso.
6 – Não considerar dentista seu concorrente
Certa vez, um grande amigo meu falou que não via o dentista como concorrente. Ao invés de explicar, fiz um questionamento:
"Se o paciente está com dor de dente, não tem um dentista fixo e entra na sua galeria, que possui 4 consultórios, a chance de cada um ali atender aquele paciente é de 25%, confere?"
Rapidamente ele mudou de ideia e espero sinceramente que você mude, caso ache o mesmo. O uso da palavra concorrente não quer dizer que seja algo pejorativo. Aqui entenda que o paciente pode ir ao consultório do dentista da frente ao invés de ir ao seu.
7 – Não conhecer seu concorrente
Ainda no quesito concorrentes, outro erro comum e básico que encontro é o fato do dentista não conhecer a concorrência. Isso é importante em diversos aspectos, incluindo preços cobrados e táticas que eles utilizam e trazem sucesso.
Por exemplo, o concorrente pode utilizar uma estratégia de marketing que o faça atender apenas pacientes particulares, enquanto o dentista vizinho está abarrotado de convênios.
8 – Achar que apenas o boca a boca é uma excelente forma de marketing
O boca a boca é um excelente meio de divulgação do seu nome no mercado. Porém, ele tem resultado em médio e longo prazo, algo que suas contas não podem esperar.
Há diversas maneiras de chamar a atenção do paciente e divulgar seu nome, como por exemplo uma panfletagem, anúncios em jornais e em redes sociais. O cuidado que peço é para fazer algo compatível com seu público e que tenha um bom custo-benefício.
9 – Não ter um bom plano de negócios para seu consultório
Aqui um algo MUITO comum que encontro na administração do consultório. Um bom plano de negócios (clique aqui para saber como fazer) te dará subsídios para se destacar no mercado de atuação, correr da guerra de preços e dos convênios odontológicos.
10 – Achar que a parceria com as operadoras odontológicas será eterna e lucrativa
Durante a administração do consultório, identificamos maneiras de se prestar um bom atendimento e receber um valor justo pelos serviços prestados bem como estabelecer parcerias. Acredito que os convênios não se encaixam aí.
Lembro de um colega que preparou toda uma estrutura (13 equipos) para atender um determinado convênio. A glosa mensal era de PELO MENOS 20% em cima do produzido. Demorou um pouco para ele perceber que as contas não fechavam. A saída foi sair da operadora e reduzir para 3 equipos.
NUNCA esqueça: o convênio é seu "parceiro" até quando convier a ele.
11 – Achar que os pacientes de convênios farão tratamentos particulares
Até acho que você consegue fechar alguns tratamentos não cobertos pelo plano, porém não em um número significativo a ponto de manter a parceria por dois motivos:
Geralmente os pacientes de convênios odontológicos têm pouco poder aquisitivo;
Eles querem fazer tudo pelo plano, já que ele acha que cobre tudo.
Há outros motivos, claro, mas só estes dois acima já são necessários para por esta estratégia de vendas por água abaixo.
12 – Desconhecer a saúde financeira do consultório
MUITOS dentistas não sabem como anda a saúde financeira do seu consultório, deixando até nas mãos do contador. Na administração do consultório, se você não sabe quanto GASTA, não saberá QUANTO deve cobrar.
É importante ter conhecimentos dos custos e despesas do consultório a fim de otimizar seus ganhos e reduzir seus custos. Estas informações serão vitais para seu consultório.
13 – Investir no marketing tradicional
As mídias tradicionais ainda surtem efeito, porém não como antes, ainda mais em uma era na qual MUITA coisa se resolve via smartphone. Além de ter um baixo custo-benefício, as mídias tradicionais não permitem mensurar o resultado.
Do outro lado, o investimento nas mídias online, em particular as redes sociais, além de seguir uma tendência de mercado, apresentam um ótimo custo-benefício e métricas para avaliar o resultado das ações.
14 – Não estabelecer relacionamento com seu paciente
Jeffrey Gitomer, autor do livro A Bíblia de vendas, diz que as chances do paciente querer e fechar o tratamento proposto aumentam consideravelmente quando há uma percepção de relacionamento entre os envolvidos.
Atitudes como apertar a mão do paciente, chamá-lo pelo nome e perguntar sobre a vida pessoal passam esta sensação de amizade. Esqueça a boca. Veja o paciente como um todo.
15 – Você não é empregado e sim EMPREGADOR
Em um passado não tão distante, um colega meu tinha um sócio que não queria discutir sobre o trabalho no final de semana. Até acho que é uma opção do gestor, caso ele NÃO queira crescer ou já esteja em uma situação bastante confortável, o que NÃO é a regra. Isso é um luxo que o EMPREGADO tem.
A questão é: se você quiser ter seu consultório, ponha na sua cabeça que, em algum momento da sua vida, você vai ter que abdicar do seu final de semana ou do seu descanso à noite.
Estou montando uma empresa fora da profissão e cansamos de nos reunir presencialmente até tarde da noite, sem falar das reuniões via Skype. Pense que você vai colher amanhã o que vai plantar hoje!
16 – O consultório não é um clube dos amigos
É bem comum encontrarmos sociedades compostas por amigos de turma. Até aí tudo bem, desde que não se misturem as coisas. Amigos, amigos, negócios à parte. E é sempre importante deixar isso claro.
Esqueça aquela conversa de "Olha, tem uma bronca pra resolver. Resolve lá que eu vou sair pra beber...". Cada um lá tem uma responsabilidade e prejudica o outro diretamente se não a faz.
17 – Saber quando é a hora de desapegar
Há momentos na vida que precisamos deixar de lado algo que não nos fará bem em médio e longo prazo. Isso inclui o consultório. Recentemente, conversei com uma amiga minha sobre o assunto.
Ela tem um consultório em um município na região metropolitana de Recife e houve mudanças no cenário que foram totalmente desfavoráveis ao consultório dela. Chegamos a conclusão que não vale a pena manter o consultório aberto, por mais que ela tenha amor por ele.
18 – Os problemas devem ser resolvidos HOJE
Protelar um problema é um belo de um tiro no pé, além de prejudicar pessoas que não tem "nada a ver" com o problema. Lembro de um caso que um dentista ficou responsável por procurar um técnico para fazer a manutenção do compressor.
O preço cobrado pelo serviço foi de R$ 200,00. Ele achou caro, foi pesquisar e o tempo foi passando. O resultado foi que o motor do compressor quebrou e pagou mais de R$1.000,00 pelo prejuízo, além de prejudicar todos os demais sócios que confiaram nele a tarefa.
Estabeleça prazos para a resolução dos problemas e, caso sejam muitos, crie uma escala de prioridade na resolução.
19 – Missão dada é missão cumprida
Este ponto casa bem com o que mencionei acima. Cada membro tem que se empenhar na hora de realizar suas funções, e isso faz parte da boa administração do consultório.
Caso algum integrante esteja com dificuldades de concluir a tarefa, é importante que haja um suplente para realizá-la o mais breve possível. Outro fato que repito é de não passar uma responsabilidade para uma pessoa que não tem competência em fazê-la.
20 – Entregar os pontos diante dos problemas
Absolutamente TODO MUNDO tem problemas. Você só vai tropeçar se tentar andar. Você só vai crescer arriscando e tropeçando. Porém, você tem que aprender com os tropeços profissionais.
Entenda que tropeçar não te fará um fracassado. Desistir no início, sim!
Como mencionei no início, o mercado em breve não suportará mais amadorismo. Aqueles que pecam na administração do consultório fatalmente estarão fora do mercado com o tempo.
Identifique os erros que podem abalar seu atendimento e corrija-os o quanto antes. Um bom plano de negócios te ajudará e norteará na administração do consultório.