FARMÁCIA BRASILEIRA: CICLO DA ASSISTÊNCIA FARMACÊUTICA - ARMAZENAMENTO
CICLO DA ASSISTÊNCIA FARMACÊUTICA - ARMAZENAMENTO
Conjunto de procedimentos técnicos e administrativos que tem por finalidade assegurar as condições adequadas de conservação dos produtos.
Ø Recepção/recebimento de medicamentos.
Ø Estocagem e guarda de medicamentos.
Ø Conservação de medicamentos.
Ø Controle de estoque.
Recepção/recebimento
Ato de conferência, em que se verifica a compatibilidade dos produtos solicitados e recebidos – ou seja, se os medicamentos entregues estão em conformidade com as condições estabelecidas em Edital.
Para tanto, normas e procedimentos técnico-administrativos devem ser elaborados, bem como instrumentos de controle para o registro das informações. No ato do recebimento realizam-se dois tipos de conferências, que envolvem especificações técnicas e administrativas:
Especificações técnicas: são relacionadas aos aspectos qualitativos e legais (cumprimento da legislação), em relação a:
Ø Especificações dos produtos – nome da substância (Denominação Comum Brasileira – DCB), forma farmacêutica, concentração, apresentação e condições de conservação e inviolabilidade.
Ø Registro sanitário do produto – nenhum produto pode circular sem número do registro, que deve constar na embalagem.
Ø Certificado de Análise ou Laudo de Controle de Qualidade – documento emitido pelo setor de Controle de Qualidade do fabricante do produto, que assegura a qualidade do medicamento.
Ø Responsável técnico – deve ser observado se nas embalagens dos medicamentos constam: o nome do farmacêutico, o número de inscrição/registro no Conselho Regional de Farmácia e a unidade da federação no qual está inscrito.
Ø Embalagem/rotulagem – os medicamentos devem ser entregues nas embalagens originais, devidamente identificadas e sem sinais de violação, aderência ao produto, umidade ou inadequação em relação ao conteúdo.
Ø Lote – é a quantidade de medicamento produzida em determinado ciclo de fabricação, cuja característica essencial é a homogeneidade.
Ø Número do lote – consiste numa combinação distinta de números e/ou letras que identificam o lote produzido e deve constar o número na Nota Fiscal.
Ø Validade – é a data-limite da vida útil do medicamento, que deve estar expressa na embalagem e no produto. Recomenda-se constar em Edital de Licitação o prazo de validade por tempo suficiente para seu pleno consumo, considerando as condições de entrega, da distribuição e de transporte – exceto em casos excepcionais, de medicamentos de validade curta.
Ø Transporte – verificar se as condições de transporte dos medicamentos são satisfatórias. As transportadoras devem estar devidamente autorizadas pela Anvisa e atender à legislação vigente.
Especificações administrativas: são características quantitativas referentes à conformidade do pedido em relação ao produto recebido.
Ø Análise da documentação fiscal.
Ø Verificação do nome do produto por denominação genérica.
Ø Prazo de entrega, quantidade, preço unitário e total.
Ø Contagem física da quantidade em unidade e embalagem (solicitada x recebida).
a) Procedimentos
Ø Verificar se as especificações técnicas e administrativas estão em conformidade com a Nota Fiscal e o pedido.
Ø Conferir quantidades. Atestar o recebimento. Carimbar, assinar e datar a Nota Fiscal.
Ø Registrar a entrada dos medicamentos com todas as especificações do produto, tanto do fornecedor quanto da Nota Fiscal no sistema de controle existente (fichas ou informatizado).
Ø Avaliar a entrega do fornecedor, por meio de formulário específico, registrar, anexar cópia da avaliação à Nota Fiscal.
Ø Notificar ocorrências no recebimento.
Ø Arquivo e controle de documentação.
Ø Encaminhar documento fiscal ao setor de pagamento e divulgar junto aos setores a entrada do produto.
b) Cuidados no recebimento de produtos
Não escrever ou rasurar o documento fiscal que acompanha o produto. Qualquer observação deve ser feita em documento anexo – de preferência, em formulário padronizado, timbrado e assinado.
Arquivar cópia do documento referente à movimentação de produtos em separado (entradas, saídas, inventários, doações, remanejamentos, incinerações, devoluções, perdas etc).
Não atestar recebimento (assinar) em notas fiscais ou qualquer documento com pendência de produtos, quantidades incompletas, ou que tenham sido recebidas por outras pessoas ou setores sem conferência. Ou seja, só o documento pode dar o atesto.
Entregas em desacordo com as especificações solicitadas (forma farmacêutica, apresentação, concentração, rótulo, envase, embalagem, condições de conservação, lote, validade) devem ser registradas em livro ata e/ou em boletim de ocorrências. O fornecedor deve ser informado por ofício e a Nota Fiscal deve ficar bloqueada. Só liberar para pagamento após resolução do problema.
Ø Suspeita de qualidade de produtos ou falsificação deve ser informada à Vigilância Sanitária local para as devidas providências.
Ø Após o recebimento ou entrega de produtos, deve-se registrar as ocorrências, datar e assinar.
Ø Todo procedimento e providências adotadas em relação às ocorrências no recebimento, distribuição, dispensação, outras, devem ser registradas, e cópias devem ser arquivadas.
Ø Devoluções de medicamentos pelas unidades de saúde só devem ser recebidas com justificativas, em prazos de validade compatíveis ao tempo de utilização e assinadas pelo responsável pela devolução.
Para tanto, devem ser elaboradas normas e procedimentos para todas as etapas do processo com divulgação às unidades de saúde.
Planejamento e organização do armazenamento deve incluir:
Ø Estrutura física – área física e instalações adequadas (físicas, elétricas, sanitárias), com boa localização e condições ambientais adequadas.
Ø Estrutura organizacional – layout, organização interna, segurança, equipamentos e acessórios.
Ø Estrutura funcional – definição e controle das atividades, elaboração de normas e procedimentos operacionais e instrumentos de controle, acompanhamento e avaliação, sistema de informação eficiente e eficaz.
Ø Recursos humanos qualificados – o pessoal envolvido no armazenamento de medicamentos deve ter competência para assegurar que os produtos ou materiais sejam adequadamente armazenados e manuseados, sendo treinado para as tarefas que lhe sejam atribuídas.
Ø Manual de Normas e Procedimentos
a) Central de Abastecimento Farmacêutico (CAF)
Área física destinada à estocagem e guarda dos produtos, visando à manutenção das suas características físico-químicas, conforme suas especificidades.
A denominação Central de Abastecimento Farmacêutico é utilizada especificamente para medicamentos, sendo assim chamada para diferenciar-se dos termos inadequados: almoxarifado, depósito, armazém e outros espaços físicos destinados à estocagem de todos os tipos de materiais.
b) Características de uma CAF
Para assegurar condições ideais de conservação dos produtos e estabilidade dos medicamentos, uma CAF deverá atender a alguns requisitos:
Ø Localização – devem ser localizadas em lugares de fácil acesso para o recebimento e distribuição dos produtos; dispor de espaço suficiente para circulação e movimentação de pessoas, produtos, equipamentos e veículos.
Ø Dimensão – o dimensionamento varia em função da quantidade e tipos de produtos a serem estocados, modalidade de aquisição; periodicidade da compra; tempo da entrega de medicamentos pelos fornecedores; sistema de distribuição (se centralizado ou descentralizado); quantidade de equipamentos; recursos humanos; áreas necessárias à funcionalidade do serviço (área administrativa, recepção/ expedição) e áreas específicas de estocagem. Não existe padrão estabelecido para determinar o tamanho adequado de uma Central de Abastecimento Farmacêutico.
Ø Identificação externa – deve ser caracterizada por meio de nome e/ou logotipo que a identifique.
Ø Sinalização interna – a CAF deve sinalizar os espaços e áreas por meio de letras ou placas indicativas nas estantes, locais de extintores de incêndio, entre outros.
Ø Condições ambientais – condições adequadas de temperatura, ventilação, luminosidade e umidade.
Ø Higienização – manutenção de limpeza e higiene deve ser prioridade. As áreas de armazenamento devem estar sempre limpas, isentas de poeira e outras sujidades. A limpeza, além de demonstrar organização, é uma norma de segurança, que deve ser rigorosamente seguida.
Ø Equipamentos e acessórios suficientes – dispositivos necessários à movimentação e estocagem dos produtos.
Ø Segurança – devem ser estabelecidos mecanismos e equipamentos de segurança à proteção das pessoas e dos produtos em estoque.
c) Instalações
Ø Piso – plano, para facilitar a limpeza, e suficientemente resistente para suportar o peso dos produtos e a movimentação dos equipamentos. A espessura do piso deve estar de acordo com o quantitativo de cargas, para que ele não venha a rachar ou sofrer fissuras.
Ø Paredes – de cor clara, pintura lavável, isentas de infiltrações e umidade.
Ø Portas – pintadas a óleo, preferencialmente esmaltadas ou de alumínio, com dispositivo de segurança automática.
Ø Teto – o teto deve possuir forro adequado, em boas condições. Recomenda-se usar telha de fibra de vidro, telhas térmicas com uso de poliuretano, lã de vidro, colocação de exaustores, entre outras alternativas que facilitem uma boa circulação de ar. As telhas de amianto devem ser evitadas porque absorvem muito calor.
Ø Janelas – devem possuir telas para proteção contra entrada de animais.
Ø Instalações elétricas – sabe-se que a maioria dos incêndios é provocada por curtos-circuitos.
A manutenção permanente das instalações elétricas deve ser prioridade dos responsáveis pelo setor. Os seguintes cuidados devem ser observados:
Ø Desligar diariamente todos os equipamentos, exceto os da rede de frio, antes da saída do trabalho.
Ø Evitar sobrecarga de energia, com o uso de extensões elétricas.
Ø Usar um equipamento por tomada, não fazendo uso de adaptadores.
Ø Solicitar contrato de manutenção elétrica ou realizar vistorias periódicas nas instalações.
Instalações sanitárias – devem ser apropriadas e sem comunicação direta com as áreas de estocagem.
d) Organização interna
É a disposição racional do espaço físico dos diversos elementos e recursos utilizados no serviço (materiais, equipamentos, acessórios e mobiliários), de maneira adequada, possibilitando melhor fluxo e utilização eficiente do espaço para a melhoria das condições de trabalho e garantia da qualidade dos produtos estocados.
Para organização interna devem ser observados diversos fatores que envolvem: layout, conforto térmico; organização; a ordenação dos produtos em áreas apropriadas, de acordo com as características dos produtos; dos equipamentos e acessórios; medidas de segurança; sinalização interna das áreas; identificação dos produtos; limpeza etc.
A ordem influi na operacionalidade das atividades, circulação interna, em função do espaço disponível e conservação dos produtos.
Limpeza é requisito indispensável para manutenção da conservação adequada dos produtos.
O controle deverá ser rigoroso, pelas implicações legais que a responsabilidade requer. Deve-se manter sistema de informação eficiente, evitando perdas e desperdícios.
Ø Layout – consiste na disposição e forma de organização do espaço físico, dos equipamentos, mobiliários, acessórios, materiais, possibilitando um fluxo adequado, permitindo a utilização eficiente do espaço físico, para melhor aproveitamento da área disponível, maior agilidade na execução das atividades e melhoria das condições de trabalho.
Ø Fluxo – é o caminho percorrido pelo medicamento desde sua programação até a dispensação.
A organização interna da Central de Abastecimento Farmacêutico deve constar de áreas que contemplem as necessidades do serviço, considerando o volume e os tipos de produtos a serem estocados, a saber:
Estocar consiste em ordenar adequadamente os produtos em áreas apropriadas, de acordo com suas características específicas e condições de conservação exigidas (termolábeis, psicofármacos, inflamáveis, material médico-hospitalar etc).
Para a estocagem adequada de diferentes tipos de produtos a serem armazenados, deve-se dispor de área física, instalações apropriadas, equipamentos, acessórios, normas e procedimentos, pessoal treinado.
Ø Reduzir perdas por quebra, expiração de validade; reduzir tempo gasto na movimentação dos produtos;diminuir acidentes no trabalho; aproveitar mais o espaço físico; aumentar a eficiência do processo de estocagem.
Ø Assegurar a disponibilidade do medicamento, insumos, produtos para saúde, em tempo oportuno e nas quantidades necessárias.
Ø Aumentar a eficiência do processo de estocagem.
b) Áreas de estocagem
O serviço deverá dispor de áreas suficientes de armazenamento dos produtos que possibilitem o estoque ordenado dos diferentes tipos de medicamentos e materiais, assegurando as condições adequadas para manutenção da sua integridade. Dependendo dos tipos de produtos a serem armazenados e das condições de conservação exigidas, deve-se dispor de áreas específicas para estocagem de produtos de controle especial, tais como: área para termolábeis, psicofármacos, imunobiológicos, inflamáveis (os de grande volume devem ser armazenados em ambiente separado), material médico-hospitalar, produtos químicos e outros existentes.
As áreas de estocagem devem estar bem sinalizadas, de forma que permitam sua fácil visualização. A circulação, nessa área, deve ser restrita aos funcionários do setor. É o local onde são desenvolvidas as atividades
operativas, devendo ficar preferencialmente próxima à entrada, para melhor acompanhamento das ações:
Ø Área de recepção – área de recebimento e conferência de produtos. Obrigatoriamente deverá situar-se junto à porta principal e constar de normas e procedimentos escritos para recebimento de medicamentos
Ø Área de expedição – local destinado à organização, preparação, conferência e liberação dos produtos.
Pode estar ou não no mesmo espaço físico da recepção, porém, distintamente separadas, dependendo da dimensão da área física.
Ø Área para grandes volumes – área destinada ao armazenamento de soluções de grandes volumes: soros, solução de ringer lactato, solução polieletrolítica etc.
Ø Área para medicamentos de controle especial – área destinada à guarda e controle de medicamentos que exigem cuidados especiais. Em razão da especificidade e custos financeiros envolvidos, esses medicamentos não devem ficar na área de estocagem geral. Na falta de espaço disponível, podem ser guardados em armários.
Os psicotrópicos e entorpecentes, por serem produtos sujeitos à legislação específica e causarem dependência física e/ou química, exigem controle diferenciado, por meio de formulários próprios e prestação de contas aos órgãos fiscalizadores. O local deve ter controle exclusivo do farmacêutico e
somente permissão do acesso de pessoas autorizadas.
Ø Área para termolábeis – área reservada aos medicamentos sensíveis a temperatura, sendo indispensável o controle ambiental nos locais de estocagem.
Ø Área para estocagem geral – local onde ficam os medicamentos que não exigem condições especiais, porém, os mesmos cuidados para manutenção da estabilidade.
c) Condições para a estocagem de medicamentos
Para se realizar uma estocagem correta, há que se estabelecer condições técnicas e procedimentos operacionais.
Ø Áreas de armazenagem devem ser livres de poeira, lixo, roedores, insetos. Os interiores devem apresentar superfícies lisas, sem rachaduras, sem desprendimento de pó ou infiltrações na parede.
Ø Os medicamentos devem ser ordenados de forma lógica, que permita fácil identificação dos produtos, por forma farmacêutica; em ordem alfabética por princípio ativo, da esquerda para a direita; rotulagem de frente para facilitar a visualização e rapidez na entrega.
Ø Deve-se manter distância entre os produtos, e entre produtos e paredes, piso, teto e empilhamentos, a fim de facilitar a circulação interna de ar. Manter uma distância mínima de 50 cm da parede, solo, teto, e entre os produtos e cada um desses itens, para evitar formação de zonas de calor. Não se deve encostar medicamentos junto às paredes, ao teto, ou em contato com o chão, por causa da umidade.
Ø As caixas de medicamentos não devem ficar próximas de condicionadores de ar, estufas, sobre geladeiras ou freezers.
Ø Manuseio – o manuseio inadequado dos medicamentos pode afetar a sua integridade e estabilidade. Por isso, não se deve arremessar caixas, arrastar ou colocar muito peso sobre elas. Todos os funcionários, incluindo motoristas, devem ser treinados quanto ao manuseio e transporte adequados dos medicamentos.
Ø Embalagens – os medicamentos devem ser conservados nas embalagens originais. Além da proteção, isso facilita a identificação e a verificação dos lotes e validades. Ao serem retirados da caixa, as embalagens devem ser identificadas.
Ø As caixas que forem abertas devem ser sinalizadas, indicando a violação e a quantidade retirada . Deve ser lacrada posteriormente.
Ø Os medicamentos cuja embalagem esteja danificada ou suspeita de contaminação devem ser retirados dos estoques, mantidos em área separada, até que as providências necessárias sejam tomadas.
Ø Devem-se seguir as recomendações do fabricante em relação às condições de armazenamento, que figuram no rótulo, para conservação dos produtos: "temperatura ambiente controlada", "refrigerador", " temperatura ambiente". Na ausência de instruções específicas, o produto deve ser armazenado em temperatura ambiente controlada.
Ø Validade – armazenar os produtos por ordem de prazo de validade: os que vão vencer primeiro devem ser armazenados à esquerda e na frente. A observância dos prazos de validade deve ser monitorada rigorosamente, para evitar perdas. Os medicamentos devem ser distribuídos por ordem cronológica de validade, sempre pela validade mais antiga.
Ø Empilhamento - Observar o empilhamento máximo permitido para o produto (ver recomendações do fabricante); as pilhas devem obedecer às recomendações dos fabricantes, quanto ao limite de peso e resistência. Não ultrapassar cinco caixas e uma altura máxima de 2,5m, para evitar desabamentos e deformações por compressões. Devem ser mantidas a certa distância das paredes. O empilhamento deve ser feito em sistema de amarração, mantendo espaços de circulação de ar para evitar desabamentos.
Ø Contato com o solo – o contato direto com o solo cria pontos de acúmulo indesejáveis de umidade que se depositam nas embalagens e posteriormente pode afetar o produto.
Ø Poeira – a poeira funciona como elemento catalisador de umidade e corrosão. Graças ao seu elevado poder higroscópico, absorve umidade para superfície do produto. As prateleiras e áreas de estocagem devem ser mantidas limpas e isentas de poeiras. O chão deve ser limpo com pano úmido e por lavagem.
Ø Inspeção sistemática – a inspeção nos estoques deve ser uma prática de rotina, para identificar possíveis alterações nos produtos, que possam comprometê-los ou oferecer risco às pessoas. Produtos rejeitados pela inspeção, suspeitos e/ou passíveis de análise devem ser armazenados na área de quarentena.
Ø Volume e peso do material – os itens mais volumosos e mais pesados devem ficar próximo à área de saída, para facilitar a movimentação. Devem ser colocados em estrados ou pallets (tipo especial de estrado que veremos adiante).
Ø Rotatividade nos estoques – entre os itens de material mantidos em estoque, existem aqueles que têm maior movimentação, em virtude de sua utilização. Por isso deve-se realizar periodicamente rodízio nos estoques, para evitar seu envelhecimento, minimizar o número de viagens entre as áreas de estocagem e a expedição; otimizar o tempo despendido na expedição do material, com menor desgaste físico dos operadores.
Ø Medicamentos termolábeis – são medicamentos que necessitam de temperatura entre 18 e 22ºC. Quando armazenados em locais quentes e sem ventilação estão sujeitos a alterações em suas propriedades físico-químicas. Fazem-se necessários aparelhos condicionadores de ar, que permitem o controle da temperatura ambiente.
Ø Medicamentos de controle especial – deve-se dispor de armário especial para guarda dos produtos. O tamanho depende do consumo e do estoque.
Ø Produtos diferentes – Não devem ser armazenados no mesmo estrado, para evitar troca na entrega.
Ø Nas áreas de estocagem de medicamentos não podem ser armazenados outros insumos, principalmente material de limpeza e de consumo.
Ø Medicamentos deteriorados ou vencidos – as perdas de medicamentos são inaceitáveis. Isso acarreta sérios problemas, inclusive de ordem penal, tendo em vista que se trata de dinheiro público. Para tanto, as validades devem ser monitoradas; o pessoal deve ser orientado a respeito, e no caso de ocorrência de perda por validade, os medicamentos devem ser retirados das prateleiras, as embalagens devem ser identificadas e deve-se entrar em contato com a Vigilância Sanitária local para orientação sobre o recolhimento do produto.
Ø Medicamentos interditados – devem ser identificados nas embalagens e podem ficar em áreas separadas, se houver espaço, ou na própria prateleira. De acordo com os procedimentos internos, encaminhar à Vigilância Sanitária local ou devolver ao Laboratório, comunicando imediatamente as unidades de saúde, para suspensão do uso e recolhimento.
Deve existir sistema de controle de entradas e saídas, com o número do lote, que possibilite identificar e rastrear os produtos, além de procedimentos para essa situação.
Ø Medicamentos devolvidos – para evitar a sua redistribuição, medicamentos com problemas de qualidade ou devolvidos por alguma razão devem ficar separados dos demais, até que sejam tomadas providências quanto ao seu destino. Devem ser mantidos registros das devoluções.
Todas as situações devem constar no manual de normas e procedimentos que deve ser divulgado junto às unidades de saúde e aos servidores.
d) Formas de estocagem de medicamentos – a estocagem dos produtos depende da dimensão do volume e de produtos a serem estocados, do espaço disponível e das condições de conservação exigidas.
Ø Estocagem em estrados / pallets / porta-pallets – estrados são plataformas horizontais de tamanhos e materiais variados, de fácil manuseio, utilizadas para estocagem de produtos de grandes volumes. Os porta-pallets são estruturas reforçadas, destinadas a suportar cargas a serem estocadas nos vários níveis, com bom aproveitamento do espaço vertical.
Ø Estocagem em prateleiras – forma de estocagem mais simples e econômica para produtos leves e estoques reduzidos, preferencialmente, devem ser de aço, nunca de madeira ou cimento.
Ø Estocagem por empilhamento – o empilhamento deve obedecer às recomendações do fabricante quanto ao limite de peso. Em regra, as pilhas não devem ultrapassar uma altura de 1,5m, para evitar desabamentos e alterações nas embalagens, por compressões. Depende do tipo e volume de produtos. A estocagem por empilhamento deve ser feita em sistema de amarração das caixas, mantendo-se distanciamento entre elas e entre as paredes, para uma boa circulação de ar.
Conservação de medicamentos
Conservar medicamentos é manter os produtos em condições ambientais apropriadas para assegurar sua estabilidade e integridade durante seu período de vida útil.
Para que os medicamentos sejam bem conservados, alguns procedimentos técnicos e administrativos devem ser adotados.
a) Temperatura – a temperatura é uma condição ambiental diretamente responsável por grande número de alterações e deteriorações dos medicamentos. Elevadas temperaturas são contra-indicadas para medicamentos porque podem acelerar a indução de reações químicas e ocasionar decomposição dos produtos, alterando a sua eficácia.
Para o controle da temperatura, é necessária a utilização de termômetros nas áreas de estocagem, com registros diários em mapa de controle, registro mensal consolidado, elaboração de relatórios, com gráficos demonstrativos, para intervenção e correção de eventuais anormalidades.
Temperatura de conservação – segundo a Farmacopéia Americana (USP):
Ø Ambiente – temperatura entre 15º e 30ºC – com controle mediante termostato. Recomenda-se temperatura próxima a 20ºC.
Ø Quente – temperatura acima de 30ºC.
Ø Fria ou refrigerada – entre 2º e 8ºC.
Ø Local fresco – ambiente cuja temperatura situa-se entre 8º e 15ºC.
Ø Em congelador: temperatura entre 0º e -20ºC.
Ø Para produtos que requerem baixa temperatura, há necessidade de equipamentos de temperatura controlada entre 10º e 20ºC.
b) Umidade – dependendo da forma farmacêutica do medicamento, a umidade elevada pode afetá-la, favorecer o crescimento de fungos e bactérias e desencadear algumas reações químicas.
Os medicamentos armazenados em áreas úmidas podem sofrer alterações na consistência, sabor, odor, cor, tempo de desintegração. Por isso, não devem ser encostados em paredes, teto, em contato direto com o chão, próximos a banheiros, áreas úmidas e com infiltrações.
Produtos sensíveis à umidade devem ser conservados em frascos hermeticamente fechados ou conter substâncias dessecantes. Alguns produtos, em razão da elevada sensibilidade à umidade, trazem invólucros de sílica gel para a devida proteção. Orientar para que não sejam retirados das embalagens.
Ø Umidade relativa – deve se manter ente 40 e 70%. A medição é feita com higrômetro ou psicrômetro.
c) Luminosidade – a incidência direta de raios solares sobre os medicamentos acelera a velocidade das reações químicas, alterando sua estabilidade. Essa ação leva à ocorrência de reações químicas (principalmente, óxido-redução). O local de estocagem deve possuir iluminação natural adequada; em caso de iluminação artificial, recomenda-se a utilização de lâmpadas fluorescentes (luz fria).
Os efeitos da luminosidade dependem da fonte de luz, intensidade e tempo de exposição. Para proteção dos medicamentos fotossensíveis, utilizam-se embalagens de cor âmbar e embalagem em blister de alumínio.
d) Ventilação – uma boa circulação interna de ar deve ser mantida para conservação dos produtos. Elementos vazados nas janelas facilitam a ventilação natural.
e) Equipamentos e acessórios – são dispositivos de ação mecânica, necessários à execução e movimentação dos produtos.
Ø Estrados /pallets – são plataformas horizontais de tamanhos variados, fácil manuseio, movimentação e transporte, cuja finalidade é estocar produtos de grande volume. Recomenda-se o tamanho de 1m2, para melhor adequação aos espaços. Quanto menor o estrado, mais fácil de manusear, limpar e movimentar. Não são recomendáveis estrados de grandes dimensões ou fixos, porque dificultam os deslocamentos e, principalmente, a limpeza. Existem em diversos tipos (madeira, plástico, fibra, alumínio, borracha); dimensões; formas (retangular e quadrado), o que vai depender da necessidade do serviço e da área disponível, para evitar desperdícios de espaços com quantidades desnecessárias. O Estrados de madeira – a madeira é muito utilizada em razão da sua rigidez, resistência a choques, impactos e deformações, baixo custo e facilidade no manuseio. Porém, não é recomendável, porque acumula muita poeira e absorve muita umidade, retendo água.
Ø Estrados de plásticos – são os estrados mais utilizados atualmente, pelo fato de serem menos propensos a danos físicos, possibilitarem fácil limpeza, manuseio, além da grande diversidade de cores, o que dá um layout diferente ao ambiente. Para os produtos imunobiológicos e outros da rede de frio, recomenda-se utilizar os estrados de borracha. Os estrados não devem ser rentes ao chão. Devem manter certa altura do solo, para evitar acúmulo de poeiras e sujidades, facilitando a limpeza.
Ø Cestas de marfinite – utilizadas para guardar material médico-hospitalar. Ajustáveis, de diversas cores e tamanhos.
Ø Armários de aço – para guarda de material controlado.
Ø Arquivos de aço – destinados ao armazenamento de medicamentos sujeitos ao controle especial, quando o volume estocado é pequeno. Quando houver grandes quantidades, é imprescindível dispor de sala fechada para este fim.
Ø Extintores de incêndio – devem ser adequados aos tipos de materiais armazenados, fixados nas paredes e sinalizados, conforme as normas vigentes. Deve-se consultar o corpo de bombeiros sobre os locais apropriados para sua instalação, bem como sobre a sinalização e especificações necessárias, para ministrar palestras e treinamento aos funcionários. Cada extintor deve conter uma ficha de controle, com data de inspeção e etiqueta de identificação contendo a data da recarga.
Ø Câmara fria e refrigeradores – utilizados principalmente para a conservação de produtos que exigem temperatura de conservação entre 2 e 8ºC.
Ø Exaustores eólicos/ventiladores – equipamentos utilizados em locais quentes ou que ultrapassem os 30º C. Ajudam na renovação do ar circulante.
Ø Empilhadeiras – são veículos destinados à elevação, transporte e estocagem de materiais. Utilizadas geralmente em armazenamento vertical (palletizado) em Centrais de Abastecimento de grande porte e grandes volumes. Para aquisição de empilhadeiras, devem-se considerar alguns fatores: peso, carga, dimensão, freqüência, altura das elevações, espaços para manobra, ambiente do trabalho, espaço dos corredores, portas de acesso, tipo de rodagem, tipo de piso etc. Convém consultar quem trabalha com elas, engenheiro ou técnicos especializados. Existem inúmeras marcas e modelos no mercado. Recomenda-se, antes de fazer aquisição de uma empilhadeira, elaborar um projeto com o layout, porque ela altera toda estrutura do espaço físico, mudanças no piso (industrial), fluxos etc.
Tipos de empilhadeira
Ø Manuais – Utilizadas para transporte de pequena capacidade de carga, velocidade e raio de ação.
Ø Elétricas – Utilizadas em pisos especiais, regulares e lisos, permite boa manobra e baixo custo de manutenção.
Ø Armações – são prateleiras com estruturas de aço em unidades segundo as necessidades da estocagem. Suportam maior volume de peso; são fáceis de montar e desmontar; têm grande durabilidade e são imunes à ação de insetos e roedores.
Ø Estantes/prateleiras – são móveis constituídos de prateleiras reguláveis, desmontáveis, destinadas a estocar materiais de peso leve e quantidades limitadas, sendo as mais recomendadas as de aço. São de fácil remoção e movimentação, apresentam boa resistência e não empenam com facilidade. São as mais recomendadas para o armazenamento de pequenos volumes.
Ø Forma de arrumação – as estantes devem ser arrumadas de costas entre si e mantidas a uma distância mínima da parede de pelo menos 50cm, para uma boa circulação interna de ar, evitando-se zonas de calor.
Procedimento para numeração alfa-numérica:
Ø Numeram-se as estantes.
Ø Numera-se cada prateleira com letras de baixo para cima.
Ø Numeram-se os compartimentos, de baixo para cima e da esquerda para direita.
Ø Marca-se a estante da esquerda para direita e de baixo para cima.
Ø Uma letra indicará a coluna da estante e outra indicará a altura (prateleira).
Ø Estabelece-se o código de localização.
Ø Estante de madeira – é desaconselhável seu uso para estocagem de medicamentos, em razão do tipo de madeira utilizada, que nem sempre é de boa qualidade. Não se recomenda o uso de prateleiras de madeira, por causa da umidade.
Ø Acessórios – fichários e pastas suspensas, placas indicativas, material de escritório.
Ø Termômetros – instrumentos utilizados para o controle de variação de temperaturas nos locais de estocagem.
Ø Higrômetros – são instrumentos utilizados para controle de umidade.
f) Segurança – devem ser elaboradas normas e procedimentos de segurança, além de medidas preventivas para evitar riscos de quedas, deteriorações, desvios e incêndios, entre outros. A falta de equipamentos de prevenção contra incêndios e a não manutenção das instalações elétricas são fatores que contribuem para o aumento de riscos no setor.
Ø Cada extintor deve possuir uma ficha de controle, etiqueta de identificação (protegida para não ser danificada), com a data de recarga.
Ø Deve-se sensibilizar os funcionários e elaborar avisos e cartazes que estimulem o cumprimento de normas de segurança, entre outros, tais como: "Proibido fumar, beber, guardar alimentos nas dependências da Central de Abastecimento Farmacêutico". Algumas medidas de controle e segurança:
Ø Controle de entrada/saída – dispor de uma área para recepção e expedição dos produtos.
Ø Acesso de pessoas – o acesso deve ser restrito e limitado somente às pessoas que trabalham no setor.
Ø Empilhamento – o cuidado no empilhamento dos produtos é fundamental para evitar acidentes de trabalho e desabamentos dos produtos. A informação sobre o limite máximo de empilhamento deve ser observada. Essa informação é fornecida pelo próprio fabricante.
Ø Utilização de inseticidas – pela possibilidade de contaminação dos medicamentos, o uso deve ser evitado.
Ø Higiene – a limpeza do ambiente deve ser diária, para evitar acúmulo de poeira, papéis ou caixas vazias de papelão, que possam criar condições para propagação de insetos e roedores. O lixo deve ser depositado em recipientes tampados, sendo descartado todos os dias.