Os 8 processos de negócios típicos para automação RPA
Segundo Wilton Rogers III da STA Group, abaixo estão os 8 processos de negócios típicos para automação via RPA, pois melhor atendem à critérios pré-estabelecidos, conforme publicamos aqui.
1 - Processamento de notas fiscais
Organizações de todos os portes e segmentos lidam diariamente com o envio e recebimento de NFs como consequência das suas operações de negócios. Além do volume, os formatos de envio das mesmas pode variar e exigir que os analistas das áreas de compras ou finanças precisem lidar com essas informações de fontes variadas, padronizar a informação e realizar o cadastro em sistemas administrativos (um ou vários).
Nesse contexto, o RPA tem a capacidade de ser configurado para lidar com esse todo esse trabalho manual, desde a coleta, padronização e a inserção nas ferramentas, liberando o tempo dos analistas e incrementando qualidade da informação.
2 - Ordens de venda
A gestão de vendas é crucial para qualquer negócio e para seu perfeito funcionamento é necessário inserir e manusear dados, especialmente em sistemas CRM, ERP, etc. O desafio é sempre manter a informação consistente em vários sistemas distintos, ao passo que não ocupe demais o tempo dos vendedores com atividades dessa natureza.
O RPA pode perfeitamente automatizar esse processo de ponta a ponta, desde o cadastro das oportunidades, mudanças de status, até a entrada do pedido de vendas e respectivo faturamento e contabilização. Esse é um processo de negócio estratégico que além de reduzir o nível de erros, incrementará qualidade aos controles comerciais ao mesmo tempo em que liberará os vendedores da empresa para melhor cuidarem do atendimento aos clientes e - por óbvio - gerarem mais negócios.
3 - Reconciliação contábil
A reconciliação contábil é um dos processos mais críticos, complexos e "chatos" de serem executados, sob a ótica da realização manual por humanos. Apesar disso, é um processo chave pois representa a acuracidade das apurações contábeis, tão importantes para as empresas e seus investidores.
Os robôs RPA têm capacidade para extrair os dados de várias fontes distintas (extratos bancários, faturas, pedidos de compras e vendas, etc, realizar as devidas comparações para garantir a qualidade da informação.
4 - Entrada de dados (cadastros)
A entrada de dados é seguramente um dos processos mais realizados por equipes de back-office, com grande consumo de recursos (pessoas e sistemas) e muitas ineficiências atreladas - tais como, entrada de dados despadronizada, erros de preenchimento, cadastros em duplicidade, ausência de cadastros, etc.
Todos esses problemas - em última análise - além de caros, podem representar pagamentos de multas por atraso, suspensão de serviços críticos ou falta de insumos produtivos, falta de respostas de demandas de consumidor ou demandas judiciais - que por sua vez também podem implicar em custos e despesas irrecuperáveis para a empresa.
Com o uso de robôs nos cadastros, as empresas eliminam esses riscos e incrementam agilidade e Compliance no tratamento das informações dos seus negócios, podendo então colocar os humanos para fazerem aquilo que eles fazem de melhor, que é serem criativos e lidarem humanamente com os problemas e oportunidades de negócios.
5 - Solicitações sistêmicas
Solicitações sistêmicas são muito comuns nas empresas, onde os usuários acessam portais web, sistemas do governo, plataformas internas, ERPs, dados em redes, etc, tudo realizado de forma manual.
Frequentemente o resultado de todas essas solicitações são a criação de novas transações que necessitarão ser repetidas em vários sistemas, que não integram entre si, pois são de plataformas e padrões distintos.
Quando implementados, os bots têm a condição de realizar essa coleta múltipla e cadastrar as informações corretamente de ponta a ponta, independente das soluções destino e o que é melhor - respeitando as regras sistêmicas estabelecidas e sem a necessidade de investir em integrações - que muitas vezes são caras e ineficientes.
A folha de pagamento também é um processo crítico que exige coleta e padronização de dados de múltiplas fontes e normalmente é realizado por usuários internos - sujeito a erros de julgamentos, preenchimentos e que pode impactar no correto pagamento dos funcionários, que notadamente é um dos processos mais delicados das empresas. No caso do Brasil, acrescente-se a complexidade de interpretação das leis trabalhistas para criar um cenário propício para que os erros internos se convertam em processos judiciais trabalhistas - que custarão caro para as empresas lidarem.
Uma solução RPA bem implementada têm condições de validar dados de várias fontes, realizar checagens adicionais, validar regras e valores calculados, bem como criar automaticamente os processos para pagamento dos funcionários, enviando os dados para o banco processar corretamente, além de realizar a contabilização devida.
7 - Admissão e "onboarding" de funcionários
O processo de admissão de funcionários requer dos times de TI e RH o uso de múltiplos sistemas para criação dos cadastros respectivos das pessoas no ERP, cadastro de usuário em softwares internos que serão utilizados, atribuição de perfis de segurança, criação de crachás de acesso, regras de ponto, solicitação de equipamentos (computador, telefone, etc).
Uma solução de automação via robôs têm a condição de acionar automaticamente todos esses processos e fluxos internos que são co-relacionados e utilizam o mesmo "master data", que são os dados do novo funcionário admitido.
8 - Remoção de acessos de usuários
Para outro lado, a saída de funcionários de uma empresa também exige uma série de providências a serem tomadas que envolvem diversas áreas como RH, TI, Segurança Patrimonial entre outras, que muitas vezes não se "conversam" no dia a dia, o que pode representar falhas nos controles de desligamentos.
A tecnologia de RPA permite a criação de um fluxo end-to-end, envolvendo todas essas
áreas para que, uma vez que tenha sido iniciado um processo de desligamento, todos os acessos de sistemas internos, alteração de senhas, cancelamento de cartões de crédito corporativos, revogação de acessos à salas ou prédios, etc sejam desligados automaticamente, garantindo o Compliance e reduzindo todos os riscos e preocupações inerentes a esses processos, que costumam ser dolorosos para as empresas e seus ex-funcionários.