PlugCell – 9 DICAS PARA REDUZIR SEUS GASTOS COM TELEFONIA
O controle estratégico de custos é assunto que nunca sai da pauta dos gestores das empresas. Com o baixo crescimento da economia brasileira, contudo, acompanhar mais de perto este fator torna-se uma urgência. E nós sabemos que um dos maiores custos hoje dentro das empresas está relacionado com as telecomunicações. A pergunta é: como reduzir gastos de telefonia rapidamente?
É justamente sobre isso que conversaremos neste artigo. Você verá nos tópicos a seguir uma série de dicas que podem te ajudar na empreitada de reduzir custos sem prejudicar os resultados. Acompanhe!
Leia também: Raio X: como Telecom pode impactar sua empresa.
A seguir, veja uma série de dicas para reduzir os custos de telefonia na sua empresa:
1 – Faça auditoria das faturas das operadoras de telefonia
É comum as operadoras emitirem faturas de telefonia com erros nos valores. Também os serviços prestados podem ser identificados de forma errada, muitas vezes com custos diferentes dos reais.
Fazendo a auditoria, ou seja, o acompanhamento minucioso das faturas, é possível perceber quando isso acontece. Aliás, as empresas podem solicitar às operadoras que revejam os valores. E o mais interessante: por lei, podem ser recuperados valores de até três anos atrás.
O ideal é fazer o acompanhamento mês a mês, inclusive para identificar os valores errados antes do pagamento, visto que a maioria das operadoras não faz o estorno e sim gera créditos para a fatura do mês seguinte.
2 – Faça inventários periódicos para desativar linhas não utilizadas
O negócio vai crescendo, salas vão sendo abertas para acomodar novas contratações e neste ínterim são adquiridas novas linhas telefônicas. Da mesma forma, novos colaboradores ganham novas linhas de telefones celulares e, muitas vezes, as antigas linhas não são devidamente desativadas — o tempo passa e muitas destas linhas ficam sem utilização.
Com inventários periódicos, é possível identificar linhas não utilizadas e solicitar seu desligamento junto às operadoras. Estes inventários são bem mais simples de serem feitos quando a empresa utiliza softwares de monitoramento e têm processos bem definidos de gestão de Telecom.
3 – Renegocie contratos com fornecedores
Se necessário, chame uma consultoria especializada para ajudá-lo a identificar tarifas melhores entre os fornecedores de serviços e sistemas de Telecom. Estas consultorias sabem exatamente se as tarifas estão dentro do que o mercado está praticando ou se há margem para negociações.
Identificadas oportunidades, é possível chamar os fornecedores para uma conversa e solicitar uma renegociação. Com a concorrência entre as empresas fornecedoras, é possível conseguir diminuir os gastos.
4 – Melhore os processos internos
Fazer gestão de custos, nós sabemos, envolve diferentes departamentos, recursos e stakeholders da empresa. Por isso é muito importante conhecer todos os processos envolvidos – da solicitação de um recurso até o seu pagamento –, ou seja, todo o ciclo.
Melhorar estes processos pode trazer eficiência e reduzir custos, bem como melhorar a produtividade das pessoas envolvidas. Para isso, integre sistemas e automatize os fluxos das atividades de telecom. Quanto mais ajustados estiverem os fluxos de trabalho e as ferramentas, melhor fica o gerenciamento e mais fácil fica de identificar gargalos que estão escoando os recursos.
5 – Faça o rateio dos custos por unidades de negócio
Outra excelente forma de diminuir os gastos com é ratear os custos entre as áreas ou departamentos da empresa. Com isso, a gestão é descentralizada e todos os gestores passam a ter responsabilidade sobre o consumo de serviços de telecom. Dessa forma, fica muito mais fácil cobrar economia e evitar desperdícios.
Criar metas para redução de custos, bem como definir orçamentos de gastos através de projeções e estudos também pode incentivar as áreas a reduzir os custos.
6 – Considere implementar o BYOD na empresa
Vem ganhando força nos últimos anos o BYOD (do inglês Bring Your Own Device), que é a prática de permitir que os colaboradores tragam seus próprios dispositivos para, com eles, utilizar as soluções da empresa. Quando bem implementada – sobretudo com os devidos cuidados com a segurança da informação -, esta prática pode reduzir significativamente os custos com aquisição e manutenção de smartphones, por exemplo.
7 – Fique atento ao co-billing e evite pagar pelo que não utiliza
A portabilidade trouxe às empresas a oportunidade de mudar de operadora de telefonia a qualquer momento, conforme as vantagens das negociações. No entanto, é preciso estar atento a um detalhe: o co-billing, que, em termos simples, é a permanência do código da antiga operadora nos aparelhos dos colaboradores.
Isto faz com que hajam custos adicionais, muitas vezes por erros devido à complexidade dos sistemas de faturamento, os contratos e até das soluções de relacionamento com clientes (CRM). Também neste caso, uma auditoria especializada pode identificar os gastos indevidos para cortá-los.
8 – Regulamente o uso dos colaboradores
Se os colaboradores têm total acessibilidade a todo e qualquer serviço fornecido pela operadora de telefonia, podem elevar os custos. Eles podem, por exemplo, utilizar o celular corporativo para enviar SMS a programas de TV ou fazer chamadas para serviços com custo por minuto (os famosos 0300). Bloquear estes recursos pode diminuir o custo das faturas individuais e somar um ganho significativo no montante todo.
Uma boa política de uso costuma ser suficiente, uma vez que os colaboradores se conscientizam de que há gastos envolvidos e também passam a utilizar os serviços de telecom de uma forma mais responsável.
9 – Busque ajuda com um fornecedor especializado
Outra dica importante na busca pela redução dos gastos é buscar um fornecedor capaz de oferecer soluções flexíveis. As empresas mais modernas oferecem serviços de customização de sistemas de dados, conexão, conectividade, melhorias na velocidade e na segurança da informação, entre outros. Tudo isso com custos mais controláveis e previsíveis