Organizando Tarefas – Questão de Coaching
Na correria do dia-a-dia, com tantas coisas para se fazer, muitas pessoas vivem fazendo somente aquilo que não tem mais como adiar. Por não conseguirem se organizar de forma mais eficiente, elas vivem sempre com a "corda no pescoço", estressadas, nunca tendo tempo para fazer aquilo que de fato é bom para elas.
Depois de anos vivendo dessa forma, eu aprendi uma ferramenta simples que me ajudou a ser muito mais eficiente, que é a Tabela Urgente x Importante. Esta consiste em dividir suas tarefas de acordo com a relação destes dois critérios, para que fique mais fácil definir suas prioridades.
Ou seja, ao invés de você fazer uma lista de todas as tarefas que você tem de fazer, e começar por aquela que tem data para ser realizada, vale a pena separá-las da seguinte forma:
Abaixo segue uma tabela para exemplificar:
Primeiramente, repare no quadrante 1. Geralmente, estas são as atividades em que gastamos a maior parte de nosso tempo, pois tem um prazo curto a ser realizado e tem um impacto grande para o nosso bem estar.
Já o quadrante 2 é composto com aquelas atividades que costumamos deixar para depois, mas que nos fazem bem. Deveríamos dar mais atenção a este, pois além de ser composto com as coisas que nos costuma trazer maior felicidade, evita que mais coisas passe para o primeiro quadrante. Por exemplo: se demorar muito para trocar de carro, pode ser que este quebre e se torne urgente.
Devemos ficar bem atentos para o quadrante 3. Pois neste perdemos muito tempo do nosso dia a dia, ainda mais com a internet. O ideal é separar um tempo certo e se possível delegar. Como exemplo, ter uma secretária para atender o telefone.
Por ultimo, o quadrante 4 é aquele que queremos de alguma forma, mas que não vai ter um grande impacto na nossa vida. Não devemos abolir as tarefas deste quadrante, mas seria bom definir um prazo adequado a estas. Dessa forma não deixamos coisas abandonadas, nem nos perdemos em algum hobbie que não trará grandes resultados.
Experimente separar suas tarefas seguindo estes critérios. Além de facilitar a definição de suas prioridades, ficará mais fácil gastar seu tempo com aquilo que é realmente importante para você.Este conceito pode ser encontrado com mais detalhes no livro "Os 7 hábitos das pessoas altamente eficazes". Se você tiver mais dicas de organização de tempo, compartilhe conosco!!