4 soluções para a gestão eficiente do escritório de advocacia
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A gestão eficiente do escritório de advocacia inclui técnicas de organização em alinhamento à tecnologia, como sistemas ERP
Gestão eficiente do escritório de advocacia: como melhorar as demandas do seu escritório
Observando o mercado jurídico e dos escritórios de advocacia, é possível perceber que muitas mudanças aconteceram ao longo dos anos. E manter a gestão eficiente do escritório de advocacia nem sempre é uma tarefa fácil.
Muitas mudanças estiveram relacionadas com as práticas jurídicas, outras relacionadas com o modo de ver a carreira e outras voltadas para área da automação comercial dentro dos escritórios.
Devido à grande concorrência e ao volume de processos, os escritórios passaram a buscar meios para melhorar a demanda dos escritórios, tornando-os muito mais competitivos.
Sendo assim, vamos falar sobre a gestão e a advocacia nos dias de hoje, e como a gestão pode melhorar a demanda do seu escritório.
Antes de tudo, devemos contextualizar como aconteceu a transformação digital na área jurídica e na advocacia, que não ocorreu do dia para a noite.
É importante dizer que a transformação digital tem origem na inovação tecnológica, principalmente pelo surgimento de startups do segmento jurídico, que são as legaltechs.
Essas empresas mudaram a advocacia, trazendo grandes inovações no modo de ver o escritório em si, tal como promovendo transformações tecnológicas e revolucionando o modo de pensar sobre o jurídico.
Outro aspecto que transformou a advocacia foi a pandemia, que incentivou mais ainda as transformações digitais, por meio do trabalho remoto e home office.
Sendo assim, os escritórios de advocacia tiveram de se reinventar e conviver com um novo normal, se adaptando e criando meios para permanecer no mercado em meio à crise.
Importância da gestão eficiente do escritório de advocacia
Com os trabalhos remotos e com as transformações tecnológicas, surge uma grande dificuldade, que é manter uma rotina de trabalho eficiente.
Mas afinal, porque a eficiência é tão importante para as rotinas e para a advocacia?
Muitas pessoas acreditam que a eficiência é um termo meramente administrativo, voltado apenas para a gestão empresarial.
Contudo, ser eficiente é extremamente importante e vantajoso para todas as áreas de trabalho, e no caso da advocacia, está relacionado com a produtividade e com a melhoria contínua.
Por isso, quando um escritório de advocacia está preocupado com a eficiência e com os resultados, está se referindo à minimização de erros, tornando os processos muito mais ágeis, seguros e inteligentes.
E justamente nesse sentido, entra em jogo a aplicação da tecnologia, por meio de um bom software ERP e por meio da automação comercial.
No caso do escritório de advocacia, a automação está voltada para a transformação de alguns processos que antes eram manuais.
Assim, podemos citar como exemplo, a adoção de um sistema jurídico que acompanhe, compartilhe e revise processos.
Por meio desse tipo de atitude voltada para a inovação e para a gestão, é possível ter grandes vantagens, como por exemplo, a redução de falhas e de custos por retrabalho e falha humana.
Como prever a demanda do seu escritório de advocacia?
Outro grande problema quando falamos de gestão e de advocacia é a questão da demanda do escritório.
Em alguns casos, o escritório possui trabalho sazonal, onde tem épocas do ano que tem bastante demanda e tem épocas do ano em que não há demanda nenhuma.
Mas como é possível controlar e saber sobre essa demanda, prevenindo-se de problemas futuros?
Como citamos anteriormente, um escritório de advocacia que realiza a implantação de um bom sistema ERP consegue coletar os dados de entrada dos processos, construindo um histórico.
Sendo assim, é possível analisar em quais épocas existe mais ou menos demanda, identificando a rotatividade dos processos.
Por isso, ao escolher um sistema ERP, considere os seguintes aspectos para prever a sua demanda:
Histórico de entradas e saídas dos processos;
Segurança de dados e solicitação de informações;
Fluxo e andamento do processo em si;
Dados e informações sobre os processos, como por exemplo, prazo médio de resolução e andamento do processo;
Indicadores da demanda ao longo do ano.
Soluções para a gestão eficiente do escritório de advocacia
Já que o futuro é agora, vamos falar sobre as soluções de gestão para o seu escritório de advocacia, e as possibilidades de se diferenciar no mercado e ser eficiente.
1. Utilize softwares para a gestão eficiente do escritório de advocacia
O primeiro aspecto de gestão para melhorar a sua demanda é utilizar softwares de gestão jurídica, como por exemplo, os sistemas ERP.
Estes sistemas são muito utilizados pela gestão para controlar e integrar as mais diversas áreas da empresa, e ele pode ser aplicado em seu escritório de advocacia, proporcionando eficiência para os seus processos.
Sendo assim, busque sistemas ERP que possibilitem a automação de algumas atividades, tal como desburocratizar os processos e melhorar a gestão de documentos.
2. Aplique a gestão de documentos em seu escritório
Falando na gestão de documentos, é essencial que o seu escritório de advocacia se preocupe com a desburocratização dos processos e com a gestão de documentos, organizando-as de maneira eficiente.
Sendo assim, você pode utilizar um sistema que melhore a qualidade das peças jurídicas, facilitando o dia a dia do advogado.
Neste caso, podemos citar como principais vantagens:
Produção de peças jurídicas de qualquer lugar e em qualquer hora, dando maior liberdade ao advogado;
Otimização na produção das peças jurídicas;
Padronização do trabalho, já que as peças obedecem ao parâmetro do sistema;
Aumento da qualidade e do valor agregado.
Outro aspecto que deve ter destaque em seu escritório de advocacia é o monitoramento dos processos de forma eficaz.
Sendo assim, os sistemas ERP podem possibilitar o acompanhamento de forma atualizada do andamento do processo, dispensando o acesso aos sites dos tribunais e órgãos públicos.
4. Tenha um bom sistema de pesquisa
Ter um bom sistema de pesquisa pode facilitar a vida do advogado de diversas maneiras.
Por meio desse sistema de pesquisa, integrado ao software ERP, o advogado tem acesso a todas as informações jurídicas necessárias, como por exemplo, publicações de diários oficiais, números de processo, inscrição na OAB, etc.
A gestão eficiente do escritório de advocacia pode transformar o seu escritório, tornando-o muito mais eficaz e mais ágil, o que afeta diretamente na demanda e nos seus rendimentos.
Contudo, é importante dizer que a gestão, a advocacia e a tecnologia andam juntas nessa missão, e por isso, você deve utilizá-las a seu favor sempre que possível.
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