Durante o seu evento, nos esforçaremos para que tenham uma permanência bastante agradável conosco. Será um imenso prazer recebê-los. - PDF
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Alícia Gusmão Quintanilha
1 Porto Alegre, 16 de Dezembro de 2014 Prezados, É com grande prazer que recebemos a sua solicitação de orçamento para a realização de seu evento no. Agradecemos pela preferência! Segue a proposta com as melhores condições para atendê-los. Esta proposta tem validade até 24/12/2014 e não garante o bloqueio de salas ou apartamentos. Para efetivar o bloqueio, por favor, entre em contato com o nosso departamento de eventos para confirmação da disponibilidade. Os nossos agentes de eventos lhe orientarão sobre os procedimentos para bloqueio de salas e apartamentos e para confirmação do evento. A partir da confirmação de seu evento junto ao hotel e do envio desta proposta assinada, esta passa a ter validade contratual. Durante o seu evento, nos esforçaremos para que tenham uma permanência bastante agradável conosco. Será um imenso prazer recebê-los. Atenciosamente, Gabriela Pereira Supervisora de Eventos Tel : Fax:
2 CARTA PROPOSTA/CONTRATO DE EVENTOS E HOSPEDAGEM A Porto Alegre Flat inscrita no CPNJ sob n.º / , com nome fantasia Hotel Quality Porto Alegre com sede na Rua Comendador Caminha, 42 Porto Alegre RS CEP neste ato devidamente representado na forma de seu Contrato Social, doravante denominado contratada. Contratante Cliente Final Endereço Cidade UF CEP Solicitante/Cargo CNPJ Tel. Fax EVENTOS Período do Evento 18 a 21/03/2015 Sala Moinhos II Número de Participantes 60 pessoas Formato Auditório Horário Nome do Evento Responsável durante o evento VALIDADE DA PROPOSTA 24/12/2014 Sala Medidas (metros) Área Alt Larg Comp Aud Capacidades (pessoas) Esp Banq Coq. Esc U Diária Normal R$ Tarifa Acordo R$ Moinhos II 74m² 2,3 6,60 11, ,00 800,00 *Acrescer na diária de aluguel de sala 10% de taxa de serviço + 5% de ISS. A contratante terá tolerância de 01 hora, posterior ou anterior ao horário pré-contratado, para utilização das salas. Caso necessite permanecer, deverá consultar o departamento de Eventos e verificar o custo adicional.
3 Almoço/Jantar Servidos no restaurante do hotel Opção Descrição ( ) Buffet Executivo (Mínimo 20 pessoas) ( ) Buffet Premium (Mínimo 25 pessoas) ( ) Buffet Gold (Mínimo 30 pessoas) ( ) Buffet de Frios (Mínimo 25 pessoas) ( ) Buffet Cremes e Sopas (Mínimo 20 pessoas) ( ) Buffet Becco Master (Mínimo 30 pessoas, máximo 50 pessoas) ( ) A La Carte ( ) Sugestões do dia Valor por pessoa R$ 53,70 - Sem bebida R$ 77,70 Sem bebida R$ 98,10 Sem bebida R$ 84,90 Sem bebida R$ 40,60 Sem bebida R$ 123,20 Sem bebida Valor de acordo com o pedido R$ 36,20 Sem bebida O serviço de buffet terá duração de duas horas. Reservas com 72 horas de antecedência. Coffee Break Opção Descrição Valor por pessoa ( ) Executivo R$ 16,60 ( ) Welcome Coffee (Mínimo 10 pessoas) ( ) Coffee Break Light (Mínimo 10 pessoas) ( ) Pôr do Sol (Mínimo 15 pessoas) ( ) Becco (Mínimo 20 pessoas) ( ) Coffee Especial (Mínimo 25 pessoas) R$ 21,40 R$ 21,40 R$ 26,00 R$ 36,20 R$ 40,60
4 Serviço de Sala (cobrado conforme consumo) Opção Descrição Valor por unidade ( ) Garrafa de água (500ml) R$4,20 ( ) Galão de água 20 litros R$50,00 ( ) Térmica de Café R$22,60 ( ) Térmica de Leite R$ 20,10 ( ) Térmica de Chá R$ 19,50 ( ) Jarra de Suco (3 litros) R$ 32,10 ( ) Cesta De Petit Four (500g) R$ 38,10 ( ) Cesta de Croissant (20und) R$ 36,60 ( ) Cesta de Pão de Queijo (20und) R$ 38,10 ( ) Bolo (20und) R$ 36,60 Para outras opções, favor entrar em contato com nossa equipe. Será acrescida a taxa de 10% pelo serviço de Alimentos e Bebidas; Caso opte pela contratação dos serviços de equipamentos através da empresa sugerida pela contratada, por gentileza selecionar opções abaixo: Opção Equipamento Valor da Diária* ( ) Projetor R$ 225,00 ( ) Tela de projeção R$ 35,00 ( ) Operador R$ 220,00 ( ) Sonorização R$ 220,00 ( ) Microfone R$ 75,00 ( ) Caixa de som amplificada R$90,00 ( ) Computador R$100,00 ( ) Notebook R$150,00 ( ) Púlpito R$ 80,00 ( ) Flip Chart c/ 10 folhas e jogo de canetas R$30,00 ( ) Folha de flip chart extra unidade R$2,20 ( ) Porta Banner em alumínio até 4,00 m de altura R$20,00 ( ) Laser point R$20,00 *Acrescer na diária de equipamentos 5% de ISS.
5 Período da Hospedagem 18 a 21/03/2015 Tarifa Normal Tarifa Especial Acomodação Quantidade Individual Duplo Individual Duplo Superior R$ 413,00 R$ 463,00 R$289,00 R$349,00 Luxo R$ 464,00 R$ 514,00 R$324,00 R$384,00 Business Class R$ 540,00 R$ 590,00 R$383,00 R$443,00 Nº de apartamentos com garantia de No Show: Condições tarifárias: Tarifas e condições válidas somente para este grupo e período; Os valores constantes do quadro se referem à diárias e devem ser multiplicados pelo número dias e de apartamentos bloqueados. Café da manhã cortesia (quando servido no restaurante); Check-in às 14h00 / Check-out às 12h00; Acrescer 5% ISS, sobre o valor das diárias; Acrescer 10% de taxa de serviço; Acrescer R$ 2,50 de taxa de turismo por apartamento/dia; Taxa de entrega de brindes nos aptos de R$3,00; Os valores apresentados neste orçamento foram especialmente elaborados para a contratação em referência, sem efeito para demais solicitações. A contratada possui convênio com estacionamento Parking Place. Tabela de Preços 1 Hora R$9,00 Hora adicional Diária para eventos Acrescer 10% de taxa de serviço; R$3,00 R$20,00 O serviço de estacionamento poderá incluído na nota de despesas do contratante ou o pagamento poderá ser efetuado diretamente pelos participantes/convidados do evento à empresa administradora do estacionamento conveniado com a contratada. ( ) Despesa no faturamento do evento. ( ) Pagamento direto pelos participantes do evento.
6 EVENTOS Montagem: As salas serão confirmadas mediante disponibilidade do hotel e assinatura deste contrato por parte do solicitante; Caso se faça necessário a montagem da(s) sala(s) no(s) dia(s) no dia anterior à realização do evento, o contratante deverá solicitar o bloqueio mediante disponibilidade. A diária da sala será cobrada integralmente; A contratante deverá Comunicar ao Departamento de Eventos da contratada a necessidade de qualquer fixação de material de comunicação visual nas salas com a devida antecedência; A contratante deverá solicitar previamente à contratada o tipo de infra-estrutura das salas que será necessária para a realização de seu evento, como pontos de energia e pontos de acesso à internet. Montagens Especiais No que se refere à montagem de estruturas especiais, a contratante deverá consultar previamente o Departamento de Eventos da contratada com o objetivo de se verificar a possibilidade da execução de referido serviço. Consultar em caso de uso de energia elétrica extra (grande carga elétrica), para avaliação da necessidade de contratação de gerador. Materiais de Escritório / Instalações A contratada fornece lápis e papel para todos os eventos (exceto em formato auditório). Havendo necessidade de itens adicionais, a contratante deverá informar com antecedência os itens que serão necessários para que o Departamento de Eventos da contratada providencie, mediante cobrança; A voltagem das salas é de 127 e 220 Volts Caso seja necessário, o contratante deverá consultar a contratada sobre a disponibilidade e custo de transformadores. Entrega de Materiais Horário de entrega: das 08h00 às 18h00. A contratada não dispõe de pessoal para carga/descarga. Endereço para envio: Rua Comendador Caminha, 42 Moinhos de Vento - Porto Alegre RS CEP O contratante deverá comunicar previamente a contratada da entrega de material, devendo enviá-lo para a contratada, em nome do Departamento de Eventos, informando nome do grupo e data do evento, que poderá recebê-lo e conferi-lo, mediante lista prévia enviada com antecedência pelo contratante. Observações Gerais Em eventos superiores há 07 dias, as despesas extras serão encerradas semanalmente; A contratada não se responsabilizará pela utilização de quaisquer SOFTWARES ou EQUIPAMENTOS eletrônicos terceirizados, de propriedade do contratante, ou ainda de propriedade de seus participantes/convidados nas dependências do Hotel; Eventuais taxas devidas ao ECAD em virtude da realização do evento serão de responsabilidade exclusiva do contratante, sendo certo que na hipótese da contratada, por omissão do contratante, ser obrigada a recolher referida taxa, o contratante deverá efetuar o reembolso de referido valor devidamente acrescido de multa de 10% (dez por cento) do valor do débito, devidamente acrescido de correção monetária até a data do efetivo pagamento; Para períodos em que ocorram eventos de empresas diferentes simultaneamente, haverá limitações quanto ao volume de som utilizado nas salas; Danos ao Hotel É expressamente proibido colar, furar, pregar e pendurar qualquer tipo de material sem prévia autorização por escrito da contratada, através de seu supervisor de eventos, sendo que na hipótese da contratada verificar quaisquer estragos na sala de eventos, tais como nas paredes, teto, piso, portas e outros, em virtude da utilização desautorizada de pregos, tachas, fitas adesivas, tintas ou qualquer outro material, o contratante será responsável pela imediata indenização/ ressarcimento de tais danos à contratada, sob pena desta adotar as medidas judiciais cabíveis à espécie; Qualquer dano causado à estrutura do Hotel ou ao seu patrimônio, por pessoas envolvidas direta ou indiretamente no evento durante seu acontecimento, será avaliado pelo departamento de engenharia da contratada e imediatamente debitado na conta do evento, sendo certo que na hipótese de recusa por parte da contratante em efetuar tal pagamento, será facultado à contratante valer-se das vias judiciais cabíveis para o recebimento de tais quantias. Segurança O cliente está ciente que o acesso às dependências do Hotel é público e assume, sob sua inteira responsabilidade, o controle de acesso ao local do Evento, isentando o Contratado de qualquer obrigação nesse sentido; Todos os pertences deverão ser retirados imediatamente ao término do evento. A guarda de material está sujeita à disponibilidade de espaço, sendo certo que a contratada em hipótese alguma se responsabilizará por quaisquer objetos que estiverem em suas dependências. Para maior conveniência e segurança do contratante, este deverá avisar a coordenação/apoio de eventos da contratada quando os
7 participantes deixarem as salas, para que estas sejam trancadas na presença de um representante do contratante. Caso seja necessário, a contratada poderá disponibilizar pessoal extra para fazê-lo, que ficará exclusivamente à disposição do evento e será cobrado ao término dele. EQUIPAMENTOS O serviço de equipamentos audiovisuais é terceirizado pela contratada, incluindo os valores relativos a tal contratação na fatura do contratante que deverá ser paga à contratada. Tais serviços podem ser contratados pela contratante através de outros terceiros, e neste caso, deve-se informar com antecedência à contratada sendo o pagamento deste serviço de total responsabilidade do contratante. A diária compreende um período de 10 horas corridas no mesmo dia e sala; Todo equipamento confirmado será cobrado integralmente, caso não seja cancelado com 24 horas de antecedência da data do evento; Montagens, testes e ensaios antes da data do evento, serão cobrados à parte conforme diária acima; A contratada sugere que a contratante contrate um OPERADOR para evitar transtornos técnicos; Todo e qualquer dano causado pela contratada nos equipamentos locados, serão por ela indenizados, sendo certo que a critério da contratada, o(s) equipamento(s) danificado poderá ser substituído por outro de igual qualidade, capacidade e valor. MÚSICOS / BANDAS Para a contratação de músicos/bandas e uso de equipamentos para reprodução de músicas, ficará a encargo do contratante apresentar com 24 horas de antecedência à Coordenação de Eventos da contratada, o comprovante de pagamento de taxas cobradas pelo ECAD; Períodos em que ocorram utilização das salas após às 00h, haverá limitações quanto ao volume de som utilizado nas salas, sendo tolerada somente sonorização ambiente. ALIMENTOS E BEBIDAS A contratada oferecerá serviço de Alimentos e Bebidas terceirizado pelo Becco Restaurante. Será cobrado do contratante pelo número de pessoas garantidas. Se o número de pessoas for maior que o garantido, será cobrada a quantidade de pessoas presentes no evento, utilizando-se como margem de segurança, o índice de 10%); A contratada não se responsabilizará, caso o número de participantes esperados ultrapasse 10% do total confirmado e garantido; O contratante é expressamente proibido de trazer quaisquer alimentos ou bebidas sem a autorização prévia da contratada; O contratante terá tolerância de até 30 minutos de atraso para o consumo dos serviços de alimentos e bebidas dentro programação dos serviços. Após esse prazo os mesmos serão retirados e cobrados integralmente; Para pagamentos faturados, será enviado um único boleto em nome do Hotel Quality com o valor total consumido; sendo que a nota fiscal referente ao consumo de Alimentos e Bebidas será emitida pelo restaurante Becco enquanto a nota fiscal referente a outros serviços será emitida pelo hotel, observando que serão dois CNPJs distintos.
8 ESTACIONAMENTO A contratada não se responsabiliza por objetos ou valores deixados dentro dos veículos; HOSPEDAGEM Condições Gerais Saídas postergadas ou chegadas antecipadas estão sujeitas à cobrança e disponibilidade. Early check in e late check out serão negociados de acordo com período, mediante disponibilidade e cobrança de meia diária adicional; Check out após as 18h00 será cobrada 1 (uma) diária cheia adicional. Isenções de tais cobranças somente mediante prévia negociação junto ao Departamento de Eventos; O contratante deverá consultar a política de disponibilidade para crianças e/ou terceira pessoa; O rooming-list completo deverá ser enviado pelo contratante à contratada por fax ou até uma semana antes da chegada do grupo; Alterações somente serão aceitas até 05 dias de antecedência a chegada do grupo, por escrito, via e- mail ou fax; O contratante está ciente que em caso de redução do bloqueio no prazo inferior ao citado no ítem anterior haverá cobrança do valor total referente ao bloqueio dos apartamentos a ele disponibilizados (no-show); As reservas poderão ser garantidas pela agência/empresa ou por um cartão de crédito; Mudança repentina de hóspedes já pré-definidos nos apartamentos poderá ser feita somente com prévia autorização do responsável pelo grupo; Caso o contratante tenha interesse em receber antecipadamente o rooming list com os números dos apartamentos, a contratada poderá fornecê-lo, no máximo, um dia antes da chegada do grupo, o que permitirá que as bagagens já cheguem etiquetadas; À pedido expresso do contratante, a contratada poderá enviar antecipadamente as FNRH s do grupo (Ficha Nacional de Registro do Hóspede), para agilizar o check-in do grupo; Os valores apresentados neste orçamento foram especialmente elaborados para a contratação em referência, sem efeito para demais solicitações. Brindes A contratada pode colocar brindes nos apartamentos, sendo que os mesmos devem ser entregues 02 dias antes da data de chegada do grupo, já organizados em Kits (caso sejam personalizados, devem apresentar etiquetas com os números dos apartamentos). Será cobrada a taxa extra de R$ 3,00 por apartamento. Lavanderia Serviço cobrado à parte, podendo ser faturado para o contratante ou pago diretamente pelo hóspede/convidado do contratante. Na hipótese do hóspede/participante não efetuar o pagamento de tais serviços, a contratada incluirá tais valores na fatura do contrato. FORMA DE PAGAMENTO GARANTIA DO GRUPO, HOSPEDAGEM E SERVIÇOS PARA O EVENTO Após o envio do contrato assinado, o contratante deverá efetuar o pagamento antecipado de 50% do valor total de despesas até 30 dias após a confirmação do mesmo. O saldo restante 48 horas prévias ao evento (check-in do grupo) e extras poderão ser faturados no prazo de 15 dias corridos, a contar da data de encerramento do evento; Caso a reserva seja confirmada num período inferior a 30 dias prévios da data do evento, o pagamento dos 50% deverá ser feito imediatamente, ou mediante garantia total sem possibilidade de cancelamento; O reembolso do(s) depósito(s) está(ão) sujeito(s) a política de cancelamento abaixo descrita; O comprovante do depósito bancário deverá ser transmitido pelo contratante ao Departamento de Eventos da contratada pelo fax (51) ou via .
9 Formas de pagamento Faturado: as despesas poderão ser faturadas para empresas / agências mediante cadastro aprovado junto à contratada, com prazo de pagamento de 15 dias, a contar da data de encerramento do evento. O saldo restante do pagamento antecipado mais os extras poderão ser faturados diretamente ao contratante; Cartão de crédito: para confirmação e garantia dos serviços, o contratante deverá enviar para a contratada um fax ou contendo uma autorização de débito com a cópia do cartão, nome, assinatura do titular e data de validade do cartão. Será feito pré-autorização no cartão e a cobrança será realizada após o termino do evento; Cheque: não será aceitos cheques de empresas e terceiros para o pagamento do evento/reserva; DOC: deverão ser feitos no valor integral do consumo do evento, exceto os itens referentes a Alimentos e Bebidas, que deverão ser depositados em conta distinta, conforme dados abaixo. O comprovante deverá ser encaminhado com no mínimo 5 dias de antecedência do início do evento. Dados para depósito referente a aluguel de sala e equipamentos (somente depósito identificado): Razão Social: Atlantica Hotels International Brasil Ltda. CNPJ: / Banco: Bradesco Conta: Agência: Cancelamentos e Alterações Cancelamentos Após assinado contrato, eventuais cancelamentos ou alterações poderão ser efetuados pelo contratante observados os seguintes critérios: Cancelamento sem ônus até 30 dias antes do início do evento/chegada do grupo; De 30 a 20 dias prévios a realização do evento/chegada do grupo, será cobrado 50% sobre o total confirmado das despesas do contrato; A partir de 19 dias prévios a realização do evento/chegada do grupo, será cobrado 100% sobre o total confirmado das despesas do contrato. Eventos fechados em um período inferior a 30 dias de antecedência para sua realização, após assinatura do contrato, o cancelamento implicará na cobrança total dos serviços contratados. Alterações Após assinado contrato, eventuais alterações na proposta deverão ser comunicadas e documentadas por escrito ao Departamento de Eventos da contratada, com pelo menos 5 (cinco) dias úteis de antecedência, não podendo ser a contratada responsabilizada pelo não acontecimento de tais mudanças, caso não haja observância do contratante de referido prazo. A contratada sugere uma visita às suas instalações com o objetivo de se estabelecer a logística do evento.
10 Dados do Cliente Responsável assinatura das notas Forma de pagamento optada Observações Dados para a emissão da Nota Razão Social: End: Cidade: UF CEP CNPJ: IE: Dados para envio da Nota A/C End: Cidade: UF CEP As Partes elegem o foro da Comarca de Porto Alegre, Estado de Rio Grande do Sul, como competente para dirimir as questões decorrentes da execução deste contrato, em detrimento de outro, por mais privilegiado que seja. Assinatura CONTRATANTE / DATA Assinatura CONTRATADA / DATA