Gestão de tarefas: definição, vantagens e como colocá-la em prática - SULTS
Gestão de tarefas: definição, vantagens e como colocá-la em prática
Segundo o Dicionário Financeiro, a palavra "gestão" significa "uma área das ciências humanas que se dedica à administração de empresas e de outras instituições visando fazer com que alcancem os seus objetivos de forma efetiva, eficaz e eficiente.". A partir dessa definição fica muito evidente que todo tipo de gerenciamento será fundamental para definir o sucesso de uma empresa, inclusive a gestão de tarefas.
A gestão de tarefas se faz essencial para que todos os colaboradores e suas equipes estejam alinhadas às demandas e metas da empresa. Essa prática também é muito bem-vinda quando o assunto é organizar e otimizar o tempo de execução de cada uma das atividades do dia-a-dia na empresa, visando sempre a produtividade e o bom desempenho.
Grosso modo, a tarefa é uma atividade que deve ser realizada por alguém em determinado prazo e tendo em vista algum objetivo pré-estabelecido. Basta pensarmos em um projeto e perceber que ele é a junção de várias tarefas estipuladas, cujos parâmetros são previamente definidos, como: quem será o responsável, qual será o tempo para sua realização e qual o objetivo proposto.
Os 4 principais tipos de tarefa
Considerando que cada tarefa tem encarregados diferentes, prazos distintos e objetivos diversos, com certeza essas atividades também não serão iguais. Cada tipo de tarefa possui características intrínsecas que nos permite classifica-las em seus tipos. Conheça alguns deles:
É claro que as tarefas emergenciais devem ser evitadas através de um bom planejamento preventivo. Mas elas podem acontecer a qualquer momento, então é importante saber que elas existem. Essa é a tarefa que exige o mais alto nível de prioridade e geralmente as pessoas se referem a ela como a tarefa "apagar incêndio". Caso essa tarefa não seja atendida a tempo, provavelmente todos os envolvidos serão prejudicados. Pense no caso a seguir: O campeão de vendas na loja de bolos X é o bolo de laranja. Mas o bolo de laranja está em falta! Sem dúvidas fazer mais bolos de laranja é uma tarefa emergencial ao gerente desse empreendimento.
Essa também é uma tarefa que exige atenção para que não se torne emergencial. Provavelmente ela se desenvolverá a partir de um desvio do planejamento. Deve ser realizada com prioridade, mas é indispensável identificar porque virou urgência para que o problema seja solucionado a partir de sua raiz. Pensando na mesma loja de bolos: se a loja funciona até às 17h e ainda são 13h e há somente 3 bolos de laranja no balcão, é preciso providenciar mais bolos com urgência!
Tarefas dentro do prazo
Ufa, finalmente podemos respirar! Essas tarefas estão dentro do prazo e seguem o cronograma adequadamente. Devido ao tempo hábil que essas tarefas têm para serem realizadas, os resultados tendem a ser melhores. Mas calma lá! Não é hora de relaxar. Estar dentro do prazo não significa que você poderá deixar para amanhã o que deve ser feito hoje. Atenção ao planejamento!
Tarefas planejadas – as queridinhas dos(as) gestores(as)
Planejamento é tudo e nós podemos provar! As tarefas planejadas oferecem o maior tempo hábil para que sejam perfeitamente executadas. Há um cronograma detalhado para guia-las e até mesmo a previsão do que pode dar errado, conforme análises anteriores. Aqui sim os resultados tendem a superar as expectativas, porque tudo é feito com muita atenção e riqueza de detalhes.
Para finalizar, cabe um alerta: independente do caráter da tarefa – planejadas ou não – todas devem ser gerenciadas e acompanhadas de perto para que a tomada de decisão seja o mais assertiva possível.
Gerenciar as tarefas necessárias ao cotidiano no ambiente de trabalho pode trazer diversos benefícios, como o avanço da produtividade a partir do bom gerenciamento do tempo por parte dos colaboradores; definição inteligente das prioridades devido à visualização mais clara e coerente sobre as tarefas que são mais urgentes; e a melhora da comunicação e do clima organizacional com base na integração das equipes.
Certo, então já definimos o conceito de gestão de tarefas, já falamos também sobre quais são os tipos de tarefa e suas vantagens e agora você deve estar se perguntando como fazer uma boa gestão de tarefas. Preparamos algumas dicas valiosas para você! Veja a seguir:
1- Faça um checklist listando todas as tarefas
Sente-se, pegue um café, utilize um sistema de checklist e pense em todas as atividades que deverão ser feitas em determinado período de tempo pelas equipes de sua empresa e coloque no checklist. Anote o máximo de detalhes possível para que nada passe despercebido. Nesse mesmo momento, defina o grau de urgência e de importância de cada tarefa.
2- Organize os fluxos de trabalho
Aproveite as definições feitas acima (relacionadas à urgência de cada atividade) e estabelece a ordem de execução e o prazo necessário para isso. Tente relacionar as atividades que possuem relação de continuidade para coloca-las no mesmo "bloco".
3- Defina as tarefas de cada equipe
Com os blocos de tarefas definidos, pense também em qual equipe será responsável por executar cada um deles. Não se esqueça de considerar as competências e a disponibilidade de cada um. Se você é o líder da equipe, é importante estar próximo ao time, conhecer as qualidades e defeitos de cada profissional e fazer um briefing detalhado de cada atividade.
4- Se precisar, volte ao cronograma para ajustá-lo!
A gestão de tarefas é um processo de melhoria contínua. Ou seja, sempre será preciso revisitar e entender como as atividades podem ser melhor executadas. Um passo importante para isso é medir os tempos de execução de cada tarefa. Isso te dará um norte para entender se seu cronograma é viável, para analisar se você (ou sua equipe) está evoluindo ao longo do tempo e até para avaliar a performance de cada colaborador em cada atividade.
5- Otimize a gestão de tarefas com sistemas de gestão eficientes
Você deve ter percebido que essa dica já foi indiretamente citada no item 1 com os sistemas de checklist. Mas é isso mesmo! Os sistemas de gestão mais completos do mercado possuem diferentes módulos que otimizam diversos processos do seu negócio, como a criação de checklists e o acompanhamento das tarefas de toda a rede.
Atualmente o SULTS é o sistema de gerenciamento mais completo do mercado. São mais de 15 módulos para garantir a maior eficiência ao cotidiano empresarial. Alguns dos módulos são: Chamados, Expansão, Agenda Colaborativa, Disco Virtual, Universidade Corporativa, Comunicados, Implantação de Unidades, Notícias, Compras, Checklist e Tarefas.
O Módulo Checklist serve não só para listar as tarefas, como falamos acima, mas também para consultorias de campo, supervisão de lojas etc. Já o Módulo Tarefas é ideal para definir e atribuir as atividades a cada colaborador e também para acompanhar o status dessas atividades. Para maiores detalhes, conheça o SULTS!