Dashboard online x relatórios diários
Um dos principais benefícios da utilização de um sistema informatizado é o acesso aos dados nele armazenados, que normalmente ocorre por meio de relatórios. A emissão de relatórios, personalizáveis ou não, sempre foi um dos pilares da implantação de sistemas, mas recentemente vem dando espaço para tecnologias que permitem um nível de dinamismo ainda maior, como o recurso de dashboards.
Embora os relatórios há muito tempo não serem necessariamente impressos, valendo-se de tecnologias como o formato PDF (Portable Document File), que podem ser compartilhados facilmente por e-mail e visualizados na tela, com recursos de busca e pesquisa de conteúdo e navegação rápida, os dashboards representam cada vez mais uma alternativa viável, capaz de substituir com vantagens o conceito da emissão diária de relatórios, a ponto de se tornarem, em muitos casos, um requisito.
A seguir veremos alguns dos pontos principais que distinguem os relatórios diários dos dashboards online, permitindo uma clara compreensão de quando cada um deles é mais interessante do que o outro.
Retrato x consulta dinâmica
Ao passo em que um relatório, seja ele diário ou não, representa uma "fotografia" dos dados do sistema no exato momento em que foram emitidos, um dashboard representa uma consulta dinâmica, que reflete o momento atual, trazendo, portanto, dados mais atualizados. Isso permite documentar uma determinada situação, com a garantia de que os dados não irão se alterar.
Por outro lado, no momento de uma tomada de decisão, um dashboard online permite que trabalhemos com os dados mais atualizados disponíveis, fornecendo importante subsídio à decisões ágeis e mais seguras. E ainda é possível extrair o retrato de um dashboard, assim como num relatório, para fins de documentação da situação dos dados em algum determinado momento.
Enquanto relatórios são altamente compartilháveis, sendo classicamente gerados por assistentes e encaminhados à alta administração, os dashboards são recursos próprios, disponíveis para certos perfis de usuários somente, através do acesso à sua conta. Compartilhar dados naturalmente pode ser visto como uma vantagem, mas também traz alguns riscos do ponto de vista da segurança da informação.
Dados que estejam presentes em um dashboard são acessíveis somente pelo usuário específico, sendo, inclusive, personalizável de acordo com o seu perfil. Isso permite que cada usuário visualize as informações relevantes ao seu nível de controle na organização, bem como relacionadas às decisões a serem tomadas por ele.
Quando trabalhamos com relatórios personalizáveis, todas as mudanças que aplicamos a um determinado relatório se refletem a todos os usuários que tenham acesso a ele. Isso pode ser interessante quando se busca ajustar uma visualização à realidade específica da empresa, mas pode representar um problema quando existem necessidades diferentes de acordo com o nível hierárquico dos usuários.
Um dashboard, por sua vez, permite um nível de personalização excelente, onde cada usuário irá ajustar aquilo que visualiza de acordo com suas necessidades específicas. Isso faz com que cada dashboard se torne exclusivo para cada usuário.
Em resumo, os dashboards online são uma tendência muito forte, complementando os relatórios e cada vez mais, sendo complementados por ele. Em cenários de decisões rápidas e ágeis, os dashboards são ferramentas indispensáveis e em organizações maiores onde usuários com diferentes níveis hierárquicos e, principalmente, com necessidades diferentes, permitem que cada um visualize exatamente aquilo que é relevante para seu trabalho.