[E-book] Gestão eletrônica de documentos e seus benefícios para as empresas - Blog YNOS
[E-book] Gestão eletrônica de documentos e seus benefícios para as empresas
por YNOS / 19/12/2018 / Gestão Empresarial
Seja qual for o porte ou o segmento de uma empresa, ela tem o mesmo objetivo de todas as outras: melhorar a produtividade reduzindo custos. Para isso, é fundamental que absolutamente todos os setores e processos sejam analisados e melhorados. Porém, muitas costumam falhar na organização e no controle dos registros, o pode causar grandes dores de cabeça. O bom, no entanto, é que há uma solução simples e eficaz para resolver isso: a gestão eletrônica de documentos (GED).
Dados da Associação Brasileira das Empresas de Gerenciamento de Documentos (ABGD) apontam que, em média, os colaboradores de uma empresa perdem duas horas diárias procurando documentos que acabam se perdendo entre os departamentos. E pior, ainda segundo os dados da ABGD, de 3% a 5% dos arquivos acabam sendo extraviados, o que gera um custo extra de recriação de US$ 120 por documento. O valor leva em consideração todos os processos envolvidos para que o documento possa ser refeito.
Diantes desses dados, deu para ver que que não se pode negligenciar a relevância de uma gestão eficaz de documentos, não é mesmo? E o melhor é que a GED pode ser implementada nos vários setores da empresa, trazendo benefícios para todos eles. Para você entender melhor o que estamos falando, elaboramos um e-book sobre este tema. Para fazer o download, é só clicar na imagem abaixo:
Para começar o e-book, destacamos a importância da GED para a área de compliance, pois é nela que se faz o controle dos arquivos da empresa e a análise das informações de cada departamento para verificar se todos estão em conformidade com os processos estabelecidos e dentro da lei. E é justamente por isso que uma solução para a gestão eletrônica dos documentos é tão necessária.
Sem ela, o trabalho dos profissionais de compliance se tornaria cada vez mais complicado, especialmente com o crescimento da empresa, pois eles precisam acessar os arquivos de diferentes setores todos os dias. Utilizando a GED, estes profissionais contam com mais agilidade na busca de algum documento e com mais segurança no momento da editá-los e armazená-los.
No segundo capítulo mostramos como a GED contribui para proporcionar mais rapidez, segurança e redução de custos aos setores de produção e qualidade. E você consegue observar esses benefícios ao analisar a quantidade de documentos que essas duas áreas geram todos os dias, pois, além de essenciais, elas raramente interrompem suas atividades. É só pensar nas ordens de produção, nos desenhos técnicos, nas fichas de não conformidade e em todos os outros registros que fazem parte das rotinas desses setores.
Então, quando pensamos na otimização da produção e na busca pela melhora da qualidade, também estamos falando em GED.
Na sequência, tratamos dos setores fiscal e contábil, que, além de lidarem com alterações constantes das leis, nos últimos anos vêm passando por uma modernização na forma de registrar suas obrigações, armazená-las e informá-las ao órgãos fiscalizadores. Então, fazer uma gestão eletrônica de documentos eficiente, neste caso, não é apenas ter um controle maior de todos os processos da organização, mas garantir que não haja falha na prestação de contas ao governo.
Se antes da GED o gestor tinha que procurar em arquivos isolados e documentos estocados fisicamente para ter acesso a determinada informação, com a digitalização todo o acervo fica disponível com apenas um toque. Além disso, é possível estipular quem pode ver e manipular determinados documentos por meio dos níveis restrição. Lembrando que, com a GED, é possível armazenar, consultar e organizar com facilidade as suas guias de recolhimento de impostos, informações sobre os funcionários, notas fiscais, alvarás e, até mesmo, inscrições e escrituras.
Os setores de vendas e compras são estratégicos para qualquer empresa, mas geram uma quantidade enorme de documentos. Por isso, no quarto capítulo do e-book mostramos como a GED é essencial para otimizar o trabalho dos profissionais que atuam neles. Basta refletir que tanto para uma venda quanto para uma compra são necessários orçamentos, propostas, pedidos e contratos que servem como base para a análise e a tomada de decisão pelos profissionais desses setores.
Por isso, uma organização eficiente desses arquivos pode ajudar a controlar os preços, facilitar a elaboração das propostas e, até mesmo, otimizar as negociações. Benefícios que toda empresa deseja, não é mesmo?
Para fechar o nosso guia, no quinto capítulo falamos como a GED é a solução ideal para garantir o funcionamento, a competitividade e a segurança jurídica da empresa. Geralmente, os documentos jurídicos e financeiros são de acesso restrito e, em muitos casos, sigilosos. Então, é necessário contar com uma solução que possa tanto armazená-los como mantê-los seguros. Afinal, ninguém quer que os segredos do negócio caiam em mãos erradas, certo?
Como deu para ver, a gestão eletrônica de documentos não é mais uma opção de organização dos arquivos. Hoje, contar com uma solução de GED é considerado um bom investimento em uma ferramenta estratégica que, além de garantir segurança jurídica e financeira, ainda abre as portas para seu negócio ser mais competitivo, pois deixa ao alcance das mãos todas as informações necessárias para uma tomada de decisão eficaz.
Então, não perca tempo e faça o download gratuito do nosso e-book agora mesmo! É só clicar na imagem abaixo:
E, se surgir alguma dúvida ou você quiser conhecer melhor a solução de GED que oferecemos aqui na YNOS, entre em contato conosco. Temos uma equipe sempre disponível para auxiliá-lo!