Como emitir nota fiscal eletrônica? Leia nosso post e descubra!
Como emitir nota fiscal eletrônica? Descubra!
A NF-e (Nota Fiscal Eletrônica) foi criada em 2006 com o intuito de modernizar e otimizar o processo de emissão de documentos fiscais. Ela é utilizada por contribuintes do Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI) e do Imposto sobre Operações relativas à Circulação de Mercadorias e sobre Prestações de Serviços de Transporte Interestadual e Intermunicipal e de Comunicação (ICMS).
No Brasil, existem diferentes tipos de nota fiscal e cada uma cumpre sua função no contexto determinado. As mais utilizadas são:
a NFC-e, usada por grande parte do varejo nacional para registro de vendas ao consumidor final;
a NFS-e, usada por empresas prestadoras de serviços;
a NF-e, que formaliza a venda de produtos e prestação de serviços, o tema central deste texto.
O que é e para o que serve a NF-e?
Criada para substituir as tradicionais Notas Fiscais de modelo 1 a 1-A, a NF-e é um documento fiscal emitido e armazenado digitalmente, fator esse que diminui custos e incentiva um maior controle dos processos tributários.
A NF-e serve para registrar as operações de compra e venda de produtos ou serviços, além de ser utilizada para recolher impostos oriundos dessas transações comerciais, como o ISS e ICMS, sendo este último, para empresas não cadastradas no Simples Nacional. É importante lembrar que não registrar e validar esses documentos pode causar complicações, entre elas problemas com o Fisco e acusações de sonegação.
Quem deve emitir a nota fiscal eletrônica?
Toda empresa que vende produtos ou presta serviços deve expedir esse registro fiscal. No entanto, no caso do MEI (Microempreendedor Individual), a emissão só é necessária quando for realizado um negócio com outra empresa, ou seja, com pessoas jurídicas, e esse destinatário não criar a nota fiscal de entrada.
Quais as vantagens de emitir uma NF-e?
Além da praticidade, a emissão de notas fiscais eletrônicas apresenta outros benefícios relevantes a qualquer negócio. Os principais exemplos são:
redução do uso e desperdício de papel, uma vez que os arquivos podem ser armazenados digitalmente (em nuvem);
maior controle e organização de notas expedidas;
segurança e transparência nos processos tributários.
Agora que já sabe o que é a NF-e e sua finalidade, vamos explicar o passo a passo para sua emissão. Assim, você poderá executar a emissão de NF-e e otimizar a organização tributária do seu negócio.
Todo registro para a administração fazendária deve ter validade jurídica e o caso da nota fiscal eletrônica não é diferente. Para resolver essa questão, existe uma tecnologia que permite a assinatura, de forma totalmente digital, do arquivo da NF-e, a chamada ''Assinatura Digital''. Essa ferramenta averigua as assinaturas das partes envolvidas e a integridade do documento.
Na prática, a Assinatura Digital cria um código através de uma chave privada. Em seguida, quando a pessoa ou entidade recebe uma mensagem com esse código, o destinatário pode verificar se o remetente é verídico e identificar qualquer modificação no documento original.
Para ter acesso à Assinatura Digital, é necessário adquirir o Certificado Digital. A obtenção desse certificado é oferecida através de Autoridade Certificadora credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil). Os Certificados Digitais mais populares são o e-CPF e o e-CNPJ que, como indicam seus nomes, funcionam como versões eletrônicas de CPF e CNPJ. Nesse caso, o uso dos documentos eletrônicos são vinculados às suas versões tradicionais, identificando toda sua atividade à Receita Federal.
No caso de Certificado Digital destinado a emissão de NF-e, há opções de adquirir o certificado e-CNPJ ou o certificado NF-e. A principal diferença entre os dois é que o e-CNPJ só pode ser usado pelo empresário e representante legal, enquanto o certificado NF-e pode ser usado também pelos funcionários da empresa.
Credenciar-se na Secretaria da Fazenda
Com o seu Certificado Digital em mãos, a próxima etapa é o credenciamento na Secretaria da Fazenda (SEFAZ) do seu Estado. Cada UF utiliza um sistema de credenciamento com regras específicas sobre o controle da homologação no aplicativo emissor de NF-e.
Após solicitar o credenciamento, o contribuinte poderá acessar o ambiente de testes (ou homologação) da SEFAZ, no qual é possível testar funcionalidades, como emissão, cancelamento e inutilização de notas fiscais eletrônicas. Esse ambiente não tem garantia de disponibilidade para o formato digital e as operações processadas nele não têm qualquer valor legal.
Ademais, é necessário fazer o credenciamento na SEFAZ de cada localidade em que se deseja emitir NF-e. Por exemplo, se sua empresa está localizada em São Paulo, mas você também pretende criar notas para sua filial em Minas Gerais, é preciso credenciar-se tanto na SEFAZ/SP quanto na SEFAZ/MG.
Adquirir um software emissor de NF-e
Com o Certificado Digital e o credenciamento na SEFAZ prontos, tudo o que precisa para criar notas digitais é um meio para formalizar os documentos. Esse meio é o software emissor de NF-e, como o da TagPlus, que deve ser adquirido e instalado nos computadores que serão utilizados para expedição de Nota Fiscal eletrônica. Caso o arquivo apresente algum erro, você poderá preencher uma Carta de Correção e invalidar o equívoco.
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