As compras de restaurante têm relação direta com a lucratividade do estabelecimento, além de influenciarem até a satisfação dos clientes. E por mais que muitos empresários do ramo alimentício realizem suas compras com base na expertise de negócio que possuem, será que essa é mesmo a melhor prática?
Este post tem como objetivo funcionar como um guia sobre compras para restaurantes, servindo de base para a aquisição correta de alimentos que, por sua vez, contribui para a redução dos custos. Pronto para conhecer as regras básicas para fazer compras eficazes? Então acompanhe!
Principais prejuízos causados por compras erradas
Uma das piores consequências que podem acontecer quando há uma má gestão das compras nos restaurantes é a perda de produtos. Para você ter uma ideia, segundo pesquisas, o desperdício anual de comida no mundo chega a mais de 1 bilhão de toneladas!
No ramo alimentício, é comum haver uma pequena perda por sobras nos pratos, por exemplo. O pior, no entanto, é que boa parte dos descartes acontece por falta de organização dos próprios donos dos negócios.
É bem comum que a área de compras seja vista como fonte de gastos. Afinal, a função desse departamento é justamente investir dinheiro para transformá-lo em vendas lá na frente. Mas isso não quer dizer que os gastos não devam ser controlados!
Em estabelecimentos do ramo alimentício, as dificuldades financeiras costumam estar diretamente ligadas à falta de eficiência nas compras. Muitas vezes, a função de comprar produtos e ingredientes é delegada a funcionários que acumulam outras funções, fazendo com que as compras se tornem uma tarefa secundária.
Uma vez que o estabelecimento não prioriza a gestão das compras, inevitavelmente ocorrerá a diminuição da margem de lucro, já que a pesquisa de preços e as negociações com fornecedores acabam sendo negligenciadas.
Em diversos casos, o dono do negócio se vê em um impasse: aumentar os preços e arriscar perder clientes ou baixar a margem de lucro e comprometer a segurança financeira do restaurante?
Também há casos em que o restaurante precisa fazer promoções para evitar as perdas de estoque. O detalhe é que essa solução temporária acaba sendo um tiro no pé, pois desvaloriza o serviço e acostuma os clientes a um preço abaixo do que poderia ser cobrado.
Regras básicas para compras de restaurante
Montar o cardápio pensando nas compras
Pouca gente se dá conta de que, na verdade, a gestão de compras começa na montagem do cardápio. É preciso usar a criatividade e fazer escolhas cuidadosas, considerando os valores dos ingredientes para que os pratos fiquem dentro do preço que o restaurante pretende cobrar.
Além disso, é válido checar os itens que estarão disponíveis em cada época do ano. Afinal, a sazonalidade pode interferir no sabor, nos valores, na disponibilidade e até mesmo na demanda de certos pratos.
Desenvolver fichas técnicas dos pratos e drinks
Depois de montar o cardápio, é hora de desenvolver as fichas técnicas oficiais dos itens presentes no menu. Esse é um documento imprescindível que facilita (e muito) a administração do restaurante, pois permite que você compre adequadamente e acerte a precificação de cada prato. Uma ficha técnica deve conter:
o nome do prato ou do drink;
o custo de cada insumo utilizado, considerando uma cotação atual;
o cálculo de uso, incluindo perdas;
os métodos de preparação, a mão de obra e os equipamentos utilizados;
as temperaturas e o armazenamento do produto;
o rendimento e o tamanho da porção;
os custos administrativos;
os encargos e impostos;
o custo final;
o receituário;
a foto do produto.
Manter um controle de estoque eficaz
Um controle de estoque eficaz evita uma série de problemas que o empreendedor pode ter, além de atuar como ponto estratégico na melhoria das compras. Quer um exemplo? Quando a gestão do estoque não detecta a falta de determinado produto, o restaurante pode ter que comprá-lo por um valor mais alto que o normal, comprometendo sua margem de lucro.
Essa gestão ainda contribui para entender o que precisa ser comprado ou não, além de informar o que está para vencer. Dessa maneira, o gestor pode encontrar alternativas para estimular a saída de determinados itens sem comprometer sua rentabilidade.
Criar um pedido de compra detalhado
Muitas vezes, os problemas nas compras ocorrem por falta de clareza ou de detalhamento no próprio pedido. Nesse sentido, a melhor solução é usar um software de gestão de estoque e pedido de compra para facilitar a integração dos 2 setores e trazer informações precisas sobre o que está em falta.
Investir em um software de gestão de restaurantes
Investir em um software de gestão voltado para restaurantes é ainda melhor que utilizar uma solução que cuide apenas do estoque e dos pedidos. Lembre-se de que o sucesso de qualquer negócio está no controle dos processos.
No setor alimentício, isso se torna ainda mais importante. Afinal, você precisa estar apto a controlar com exatidão o número de clientes atendidos, a quantidade e o detalhamento dos produtos vendidos, a composição dos pratos e os movimentos de estoque. Quando o empreendedor tem essas informações em mãos, consegue determinar o mix de produtos, prever suas vendas e planejar as compras, reduzindo desperdícios.
Negociar e dialogar com os fornecedores
Os fornecedores podem ser grandes aliados para informar sobre novidades, produtos da estação e oportunidades para economizar. Juntos, vocês podem encontrar maneiras de evitar perdas, manter tudo o mais fresco possível e encontrar o melhor custo-benefício nos pedidos.
Não tenha medo de negociar tanto em relação ao preço como no que diz respeito a formas e prazos de pagamento. Isso é possível não só em grandes pedidos, mas também quando você é um cliente fiel, que sempre paga em dia. Além disso, busque alternativas ao comprar de cooperativas de produtores, porque nesse caso os preços tendem a ser mais acessíveis.
Como você viu, as compras de um restaurante são fundamentais para garantir que o negócio funcione adequadamente, com lucratividade e gerando satisfação nos clientes. Por isso, se você está comprometido com seu negócio, não deixe de seguir as dicas que trouxemos neste guia!
Por fim, como mencionamos, as compras de restaurante podem variar dependendo da época do ano e dos produtos disponíveis. Então aproveite para saber como seu restaurante pode se preparar para a sazonalidade!