Gestão de projetos: o que é e quais as principais metodologias
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O processo de execução de um projeto pode ser um grande desafio em empresas que não tem os seus processos bem estruturados e definidos. Com tantas tarefas e colaboradores, as metas podem acabar se perdendo, o que resultará em um produto inferior ou simplesmente a falha em atingir os prazos determinados.
Por isso, cada vez mais têm se percebido a necessidade de uma boa gestão de negócios. Isso pode ser feito de diversas formas e metodologias.
Por isso, vamos explicar aqui um pouco sobre esse tema, os principais métodos e ferramentas do mercado para fazer com que a sua empresa não perca mais tempo e dinheiro com a desorganização de projetos.
Um projeto é uma atividade temporária com a finalidade de desenvolver ou alterar algum tipo de produto ou serviço. Para isso, são pré definidas metas, recursos e tempo a serem utilizados.
Esse conceito pode se aplicar a qualquer área de atuação e trata-se de uma demanda única e não rotineira. Além disso, é comum que os times envolvidos em um projeto não necessariamente trabalhem no mesmo setor, dependendo da complexidade.
Por isso, existem diversas maneiras de otimizar a criação ou o gerenciamento de projetos. Isso engloba desde a implementação de um software até uma nova cultura por meio de treinamento. No fim, a meta é clara e única para a maioria dessas atividades: atingir os objetivos definidos e entregar resultados dentro do tempo e orçamento.
O processo de gestão de projetos pode ser definido como o ato de gerenciamento de todos os aspectos de uma atividade, desde os recursos, até as tarefas e o time designado. Sem isso, a chance de erros, desorganização e fracasso são muito maiores.
Por isso, é sempre importante mencionar que é não se deve medir esforços nessa etapa de planejamento. Quanto mais estruturada for a sua gestão, prevendo cada um dos possíveis obstáculos e recursos necessários, menor a chance de perder tempo "com o carro em movimento".
Para te ajudar, vamos listar as etapas comuns na produção de um projeto:
Recebimento da tarefa (seja por um cliente ou de dentro da empresa);
Elaboração do plano de ações (com a definição de recursos, time responsável, carga horária etc.)
Começo da execução do projeto;
Acompanhamento periódico do andamento das metas;
Entrega e fechamento do projeto.
Como dissemos acima, é completamente improvável que exista o sucesso sem algum tipo de planejamento, e um ambiente favorável para a execução desse plano.
Por isso, quando se lida com prazos e custos que não podem ser ultrapassados, a possibilidade de deixar tudo para a sorte não existe. Por isso, alguns dos principais benefícios do gerenciamento de projetos são:
Organização de informações e registro de dados para melhor tomada de decisão;
Rastreamento de tempo que otimiza as tarefas e o resto do plano;
Menor chance de a equipe ser pega desprevenida mediante à um erro;
Visão geral de todos os envolvidos com progresso e próximos passos;
Maior qualidade de colaboração entre equipes;
Melhora no resultado final!
Um passo importante na gestão de projetos de qualidade é a escolha de uma metodologia adequada. Ou seja, um caminho pronto e reconhecido na conquista de resultados. Listaremos e explicaremos a seguir algumas delas:
A metodologia Scrum funciona com a ideia de dividir o projeto em partes menores, em que cada uma é chamada de Sprint. Considerando um ciclo de desenvolvimento de 2 a 4 semanas, as entregas acontecem de forma contínua.
Uma das principais maneiras de controle desse método é por meio das chamadas Daily Scrum, uma reunião diária para acompanhar o andamento das metas, progressos e próximos passos.
A metodologia ágil Kanban se define basicamente em dividir as tarefas em categorias de colunas visuais que abordam as seguinte etapas: "Para fazer", "Em andamento" e "Finalizadas". Claro que isso pode ser personalizado de acordo com o seu negócio para melhor adequação.
Com as colunas criadas, o próximo passo é distribuir as demandas em cada uma. Quando houver uma atualização no status, basta colocá-la na coluna desejada. No fim do processo, o seu time inteiro terá uma visão clara e completa do que foi feito e o que ainda tem pela frente.
Feito especialmente para área financeira, a metodologia Seis Sigma traz como objetivo a melhoria contínua por meio da eliminação de erros e imprecisões no processo. Além de reduzir os custos, esse método também aumenta a produtividade e ajuda a empresa a melhorar os resultados financeiros.
Indicado mais para empresas de médio e grande porte por necessitar do uso de ferramentas estatísticas, o Seis Sigma se baseia no chamado Ciclo DMAIC que tem as fases: definir, medir, analisar, aperfeiçoar e controlar.
Quais são as principais ferramentas de gestão de projetos?
Uma das melhores maneiras de otimizar a gestão de projetos entre equipes é por meio de uma plataforma específica. Para isso, existem diversas soluções, em todas as faixas de preço, que podem atender exatamente a necessidade da sua empresa.
No portal B2B Stack, é possível encontrar várias alternativas, juntamente com suas funcionalidades, preço e a opinião honesta de usuários como você. Para te ajudar, vamos listar abaixo algumas das soluções mais bem avaliadas:
A tarefa de manter o time focado, produtivo e organizado durante todo o processo de um projeto pode se mostrar difícil. Por isso, como vimos aqui, ter uma boa gestão pode acabar sendo o diferencial e o que irá impedir a perda de tempo com erros desnecessários.
Além disso, existem também diversas metodologias já documentadas e aprovadas para você e sua empresa implantar. E claro, como em todas as áreas, é sempre importante deixar que a tecnologia te ajude nesse processo.