Dicas para Organizar as Finanças do Condomínio em época de Pandemia | Jornal do Sindico
A pandemia de Covid-19 gerou uma grave crise de saúde pública e econômica tendo impacto direto na vida financeira de todos nós, assim como também dos condomínios. E, dentre as principais atividades da administração condominial, organizar as finanças é essencial.
Dispõe o Código Civil de 2002 que compete ao síndico, dentre outras, prestar contas à assembleia, anualmente e quando exigidas. Embora a prestação de contas seja assunto que muitas vezes gere desavenças condominiais, trata-se apenas de demonstrar a organização financeira condominial, comprovando, em detalhes, as receitas e despesas.
A gestão de condomínio está cada vez mais complexa e demonstrar transparência aos condôminos é fundamental. Nesta época de pandemia, a organização financeira condominial irá diversificar conforme o perfil de cada condomínio. Isso porque condôminos que tenham meios disponíveis para acompanhar os gastos do condomínio ficam bem informados e criando um sentimento de segurança, além de poupar desgastes ao síndico.
Cuidar do setor financeiro do condomínio é crucial, pois o desequilíbrio nesta área origina sérios problemas na gestão do síndico.
Organização – Em época de pandemia ou não, é necessário que o síndico mantenha registros das receitas e despesas do condomínio, seja por meio de planilhas, softwares ou administradora.
Esses registros são essências para o controle das financeiro, pois através deles é possível uma avaliação mais precisa das contas do condomínio. Além disso, tais registros devem estar disponíveis aos condôminos, possibilitando que sejam analisados por estes, bem como esclarecidos pelo síndico, em caso de dúvidas.
Na prática – Para isso, tudo deve estar organizado de uma forma lógica e clara, de fácil interpretação para qualquer pessoa.
As receitas (Contas a Receber) são todas as rendas que o condomínio obtém, ou seja, são os valores adquiridos através do recebimento, principalmente, de cotas ordinárias e extraordinárias, além de possíveis indenizações, dentre outros. Por isso a emissão dos boletos para pagamento em dia específico de cada mês é vital para um gerenciamento das contas eficiente.
Já as despesas (Contas a Pagar) são gastos que o condomínio realiza para manter o seu funcionamento e atender as demais demandas da gestão, sendo que as despesas ordinárias são aquelas previsíveis e conhecidas, já as extraordinárias as desconhecidas e imprevistas. Assim, para garantir a manutenção dos serviços necessários ao condomínio, é imprescindível manter um controle eficaz de todas as contas a pagar.
Esse controle evitará possíveis cortes, por exemplo, no fornecimento de água/energia elétrica, ou suspensão de algum serviço terceirizado, por exemplo, limpeza e jardinagem, além de, também, evitar pagamento de multas e juros.
Assembleia – Por esse motivo, é importante e obrigatório apresentar uma previsão orçamentária na Assembleia Geral Ordinária que deve ser realizada anualmente (artigo 1.350 do Código Civil Brasileiro). As finanças do condomínio, quando bem organizadas, demonstram uma gestão transparente e eficaz. Quando possível, é recomendável que na previsão inclua-se 24 meses, sendo 12 meses passados e 12 meses com o previsto.
Quando e como usar as reservas do condomínio
Em tempos de crise, ter um dinheirinho guardado pode ser a salvação para os momentos de "aperto" quando nos deparamos com contas imprevistas, não é mesmo? Assim como nas finanças domésticas, a lógica de "poupar para emergências" também é válida para os condomínios, visto que esses – em sua maioria – sobrevivem com um orçamento limitado, em que o fluxo entre entradas e saídas opera em equilíbrio.
Para esta finalidade é que deve existir o fundo de reserva, o qual consiste em uma arrecadação extra de periodicidade mensal – que varia entre 5% a 10% da taxa condominial – e visa à garantia de suporte mediante despesas extraordinárias e inesperadas. Para ser legal, o fundo de reserva deve constar na convenção do condomínio e caso ela não preveja a alíquota, a assembleia deverá deliberar o percentual. É válido destacar que este é um compromisso de responsabilidade exclusiva de proprietários, inquilinos não são obrigados a pagar.
De acordo com a advogada Suse Duarte Cruz Kleiber, consultora jurídica condominial e autora do livro "Respostas às 120 dúvidas mais frequentes em matéria condominial", a destinação do que se fará com os recursos do fundo pode ser decidida de diferentes maneiras, tudo depende do que está disposto nas regras do condomínio: "algumas convenções preveem um valor a ser arrecadado e, ao este ser alcançado, determina seu uso – como uma pintura de fachada – ou impõe que sua destinação seja decidida por assembleia, normalmente atendendo às questões emergenciais, a exemplo de um vazamento severo ou queima de placa de elevador", exemplifica.
Transparência – Em todas as circunstâncias, Suse recomenda que o síndico aja com o máximo de transparência ao acionar o fundo, buscando ser claro em suas justificativas. "Caso a convenção nada diga sobre a forma de utilização, é determinante que o síndico realize uma assembleia para tratar do tema, afinal, tudo que é arrecadado no condomínio pertence a todos os condôminos, mormente esses valores extras cuja utilização deverá ser decidida pelo colegiado (assembleia)", pontua a advogada especialista em matéria condominial.
Como usar – O principal objetivo dele é poder custear despesas necessárias ao condomínio sem comprometer outras que já fazem parte do conjunto de ações rotineiras dele, ou seja, funcionando literalmente como uma "poupança" à parte do caixa principal de custeio ordinário. Partindo dessa premissa, é importante ressaltar que o acesso ao fundo de reserva deve ser, portanto, uma excepcionalidade e não virar uma constância. Uma vez que se passe a contar com o dinheiro que há no fundo, todos os meses, para fechar contar ordinárias, é sinal que ele se descaracterizou e perdeu sua razão de existir.
São exemplos de uso possíveis: manutenções diversas (o já citado manejo de elevadores, bombas d'água, encanamentos, reparos elétricos emergenciais, desentupidoras, etc.); obras (geralmente demandam alto custo, como reformas de pilares, retrofit, construções de novos ambientes, troca de piso, troca de esquadrias, aumento de muros, etc) ou ainda investimento em equipagem (aquisição de bens diversos aos condomínios, sobretudo os recém ocupados, estruturas de lazer e esporte, itens de segurança, etc.).