Banco do Brasil acelera digitalização de documentos
Projeto de Gestão Arquivística proporciona melhora da eficiência operacional, com acesso facilitado às informações armazenadas
No universo digital, o aumento permanente de atividades no sistema financeiro produz um volume colossal de documentos armazenados. Milhões de registros de negócios fundamentais formam um ativo robusto de dados corporativos. A disputa acirrada exige tomadas de decisão extremamente ágeis, e o acesso à informação precisa ser rápido e preciso. Para dar conta deste desafio, o Banco do Brasil empreendeu o projeto GAD (Gestão Arquivística de Documentos), que lhe conferiu o Prêmio efinance na categoria ECM.
Para o executivo responsável pela empreitada, Marcus Vinicius Cotta, gerente executivo do BB, a GAD poderá ser um marco para o banco. "Num momento em que as instituições financeiras tradicionais começam a enfrentar a concorrência das fintechs, que levam ao mercado soluções mais simples e de grande penetração, ter uma política e infraestrutura forte de gestão documental vai ser fundamental para aumentar a velocidade da digitalização das operações do Banco do Brasil, e com a segurança que sempre esteve atrelada à marca", assinala.
Além disso, acrescenta ele, "este processo prevê benefícios importantíssimos que impactarão sobremaneira o banco como um todo, a exemplo de mais eficiência, mais segurança, redução de custos, menor tempo na contratação de operações, liberação de mão de obra e melhoria na satisfação do cliente".
A utilização de documentos convencionais (em papel) vem sendo gradualmente substituída pelo uso de arquivos lógicos, gerados por operações nos terminais de autoatendimento, Internet e Mobile, nas operações bancárias e transações com os consumidores e atividades internas. Hoje, no Banco do Brasil, são mais de 70 sistemas tratando imagens de documentos. Todas são depositadas num repositório dedicado, o Gerenciador Eletrônico de Documentos (GED), que já abriga 500 milhões de arquivos, número que deve aumentar.
A opção do BB foi pelo aperfeiçoamento do desenho do ambiente GED e a criação de um sistema CAD (Gestão e Controle Arquivístico de Documentos). Isso porque o GED atende aos requisitos de um sistema de Gestão Arquivística, conforme definição da Data Management Association (Dama Internacional). A entidade define gestão de imagem como um sistema de gestão de documentos, capaz de prover armazenagem, conversão, segurança, gerenciamento de metadados, indexação de conteúdo e recursos de recuperação.
Mais detalhadamente, o objetivo essencial da Gestão Arquivística é estabelecer um modelo de gestão documental, integrar os processos de documentos digitais, convencionais (físicos) e híbridos, produzidos e recebidos pela organização, e gerir todo este estoque. A ideia é evitar retrabalho, elevados custos de armazenagem, com aumento significativo da utilização dos repositórios, e maior dispêndio com armazenamento. Afinal, o controle precário da temporalidade dos arquivos torna o tempo de guarda maior do que o necessário e gera uma percepção ruim dos clientes, que precisam apresentar mais de uma vez o mesmo documento à instituição.
A inauguração da interface CAD agiliza a troca de informações entre os sistemas, permitindo a reutilização de registros já existentes. O controle da qualidade da informação ficará com a camada de integração, permitindo, por exemplo, a gerência da temporalidade do arquivo, sua tipologia e vigência. Cada documento, na entrada ou produção, será classificado e tipificado quanto aos prazos de guarda, validade, vigência e função.
Num panorama onde o mercado dos bancos digitais está em plena ascensão, oferecendo cada vez mais comodidade aos correntistas, o BB entendeu que é imprescindível a revisão dos processos que gerem quaisquer possibilidades de descontentamento. Assim, os objetivos do projeto de GAD prendem-se diretamente aos negócios e ao atendimento dos clientes, trazendo rapidez com o reuso de documentos entre diferentes operações e ganhos de agilidade na recuperação de arquivos.
Um código identificador baseado na tecnologia 2D QR CODE será gerado para todo e qualquer documento produzido ou recebido na instituição, com possibilidade de escaneamento. Ao ser digitalizado, seguirá para o repositório digital, classificado e tipificado. Quando um documento é solicitado pela rede de dependências, recebe a etiqueta QR CODE e é digitalizado. Daí em diante, passa a compor o acervo digital, é especificado e de forma associada ao código das tabelas de classificação.
De acordo com Marcus Vinicius Cotta, "os documentos ganharão QR Code de acordo com a finalidade do papel. Em tese, todos os documentos produzidos em meio físico terão sua versão digital". O documento físico já poderá ser encaminhado para um depósito para papéis, onde será escaneado e arquivado no endereço já previamente destinado àquele item.
"Caberá a cada unidade de negócio estabelecer as regras específicas de uso, manuseio e guarda dos documentos relacionados às operações de sua área de atuação, sejam físicos ou digitais. Documentos de uso geral, como identificações de pessoas e empresas, poderão ter regras gerais, políticas e normas de cadastro de clientes estabelecidas pela área responsável", esclarece.
No projeto Gestão Arquivistica, foram envolvidas as ferramentas CA ERwin Data Modeler e CA ERwin Model Manager para modelagem dos objetos de dados conceituais, lógicos e físicos. A Intranet da Arquitetura de Dados participou com a interface de acesso aos metadados dos objetos de dados dos modelos corporativos. Do mesmo modo, compuseram a solução o sistema gerenciador de banco de dados DB2 z/OS, a tecnologia Java e a ferramenta de modelagem de processos Aris. Além destes, a solução contou com hardware e software para suportar serviços definidos; infraestrutura com recursos de alta disponibilidade; conexão com clientes pela rede do Banco do Brasil; instalação no Ambiente Central de Tecnologia; e hardware/software (site backup) para suportar indisponibilidade do site principal.
Conforme Cotta, o BB tem investido bastante em metodologias ágeis, que têm sido abraçadas pelas empresas que mais estão se despontando em seus mercados. "Com o programa de Gestão Arquivística de Documentos não será diferente. O banco está adotando metodologias ágeis para garantir entregas rápidas e incrementais a cada 15-30 dias, e maior agilidade na identificação de imprevistos e na correção de rumos. Já temos normas e processos revistos, especificações prontas para alterações em sistemas de gestão de documentos, alterações em sistemas sendo desenvolvidas, tudo ocorrendo em paralelo", observa.
Em relação à curva de aprendizado do novo sistema, Cotta explica que os conceitos de Gestão Arquivística já foram introduzidos há algum tempo no banco, inclusive com disponibilização recente de sistema que auxilia na catalogação e classificação de documentos. "As áreas de negócio estão aos poucos se familiarizando com estes conceitos e facilidades tecnológicas, e percebendo suas vantagens. A curva está caminhando conforme o esperado, mas esperamos aumentar o ritmo da aprendizagem à medida que as iterações vão sendo disponibilizadas e que o aumento de eficiência e de produtividade comece a se materializar para as áreas de negócio", enfatiza.
Entre os benefícios esperados da implantação do projeto estão o reuso de documentos vigentes entre processos de negócio distintos; controle da temporalidade dos documentos; agilidade na contratação de operações; exclusão de imagens duplicadas; redução de custos com a potencialização dos espaços físico e lógico dos repositórios com a exatidão no descarte de documentos; maior tempestividade na recuperação de documentos institucionais; maior segurança no acesso a documentos corporativos; preservação do patrimônio histórico da instituição; melhoria na experiência de fornecedores e de clientes internos e externos, entre vários outros ganhos arrolados pelo BB.