Contar com softwares de gestão tem sido uma saída para agências que buscam uma maior organização e controle dos jobs. Mas, como saber se ele é o ideal para sua agência?
Seu software de gestão atende a suas necessidades atuais? Veja como avaliar se a ferramenta acompanha as mudanças do mercado!
Não é novidade que o mercado publicitário passa por mudanças decisivas ao longos dos anos. Ao mesmo tempo, é natural que as agências de comunicação se adaptem cada vez mais a tais transformações e procurem se manter à frente da concorrência em termos de qualidade e inovação.
Por mais que a eficiência do time seja um fator crucial para elevar a satisfação dos clientes, há uma série de práticas recomendadas quando o objetivo é entregar bons resultados e aprimorar a gestão do seu negócio.
Os softwares de gestão têm sido uma saída para agências que buscam uma maior organização e controle dos jobs. Mas, será que as ferramentas disponíveis estão, de fato, acompanhando as mudanças do mercado?
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Afinal, como saber se o seu software de gestão atende aos objetivos da agência?
Avaliar se um software de gestão atende às demandas da agência depende de alguns fatores básicos. Afinal, a quem recorrer quando as dúvidas surgirem? Como garantir que toda a equipe está integrada em uma mesma plataforma? Esses são só alguns exemplos de como avaliar se o software escolhido está cumprindo seu papel de forma eficiente. Confira outros pontos importantes:
Não há um time de suporte à disposição
Embora algumas empresas desenvolvedoras de sistemas de gestão disponibilizem treinamentos para garantir uma melhor usabilidade da ferramenta, é normal que eventuais dúvidas apareçam ao longo do tempo. É por isso que contar com uma equipe de suporte que esteja preparada para atender a essas questões ao longo de seu ciclo de vida na empresa é fundamental.
Caso a empresa escolhida não ofereça o serviço de atendimento ao cliente, ou ele não aconteça da forma como você espera, é hora de repensar se a solução adotada está, de fato, cumprindo com o prometido.
Lembre-se, para que essa relação seja a melhor possível, o time de atendimento precisa ter um profundo conhecimento sobre a agência e saber exatamente quais os gargalos ela pretende solucionar com o software. Assim, fica fácil entender aonde se quer chegar e qual o melhor caminho a traçar.
Algumas empresas, inclusive, já contam com um departamento de Customer Success, setor responsável por realizar o processo de implantação do cliente, acompanhar todo o seu ciclo de vida, sempre antecipando as suas dores e buscando maneiras de ajudá-lo a obter os melhores resultados.
Não integra todos as áreas da agência
Com um mercado cada vez mais competitivo, ter uma base para análises estratégicas é indispensável para garantir melhores resultados e evitar um impacto negativo na produtividade do time.
Tais análises só são possíveis quando há uma integração de todas as áreas da agência, desde a entrada de um cliente até o faturamento do serviço.
Além disso, a falta de integração é um dos principais gatilhos para uma comunicação desalinhada entre os departamentos, fator que pode colocar em risco os resultados dos clientes. Quer saber se o software utilizado cumpre com esses requisitos? Confira alguns dos principais recursos de uma ferramenta que integra todos os setores da agência:
Centralização de documentos: Se você ainda utiliza uma infinidade de pastas para documentar arquivos referentes aos jobs, temos uma boa e uma má notícia. A má é que você corre riscos de perder dados importantes por conta de problemas técnicos. (Imagina o tempo gasto depois para recuperar todas as informações?) A boa notícia, é que sistemas de ERP mais modernos já contam com a elaboração e o arquivamento de documentos importantes, como orçamentos, propostas comerciais, ordens de serviço, entre outros.
Comunicação facilitada: Uma das vantagens de um software de gestão integrado é que ele gera alertas automáticos de um departamento para o outro. Por exemplo, se o tráfego inserir uma nova peça no fluxo, o criativo será imediatamente avisado. Quando ele terminar a tarefa o tráfego é novamente informado de que a atividade está pronta. Imagine essa automação acontecendo em todos os departamentos?
Gestão de tempo: Gestão de tempo não é só sobre finalizar uma tarefa antes do deadline definido. Claro que isso conta, mas o que faz a diferença é ter uma visão abrangente dos períodos livres na pauta de todos os colaboradores, tornando mais simples distribuir as tarefas para cada um, evitando, assim, uma sobrecarga de trabalho.
Não é específico para agências de comunicação
Trabalhar com uma ferramenta que não foi desenvolvida para agências de comunicação deixa a desejar em uma série de requisitos. O primeiro deles, e talvez o principal, é que o software não foi planejado para atender às demandas específicas de cada setor.
A falta de processos bem definidos e fixados pelos colaboradores, a ausência de dados para a precificação dos jobs de forma assertiva e até de informações que facilitem as tomadas de decisão são só algumas consequências.
De acordo com o iZoom 2018 uma das principais dificuldades das agências é organizar, de forma eficiente, as demandas dos clientes. Nesse contexto, a ferramenta escolhida precisa acompanhar esse fluxo de forma completa: desde a entrada do cliente na agência até o faturamento dos jobs.
Não leva o financeiro em consideração
Se você sente dificuldades em organizar o financeiro da sua agência, saiba que não está sozinho. Entre outros fatores, essa dificuldade está atrelada à falta de uma ferramenta que facilite a gestão financeira, mas que também leve em conta todas as áreas da agência.
Por mais que alguns sistemas já entreguem funcionalidades que efetuem o controle de entradas e saídas dos recursos financeiros, a maioria não interliga todos os setores da agência.
É aí que mora o problema. Isso porque, é por meio dessa integração que é a mensuração da produtividade é feita, bem como a margem de lucro das contas e clientes mais e menos lucrativos.
Só assim é possível entender se um cliente que toma muito tempo do trabalho da equipe tem sido rentável para a agência, tudo isso a partir do cruzamento de dados ao longo de um determinado período.
O resultado? Um planejamento de despesas e receitas mais prático, um maior controle de BV e repasses aos fornecedores e veículos, um monitoramento de todas as movimentações nas contas e uma melhor administração dos fees.
Não possui um canal de comunicação com os clientes
A etapa de aprovação de um job pelo cliente pode ser um tanto quanto extensa se a agência não conta com um canal de comunicação eficiente.
Quando acoplado à uma ferramenta de gestão mais robusta, esse recurso oferece inúmeros benefícios, entre eles está a agilidade no processo de aprovação dos serviços por parte do atendimento.
Além disso, o profissional responsável reduz drasticamente o envio de emails e telefonemas. Nada mal quando o objetivo é economizar tempo e evitar que as informações se percam, não é?
Saiba mais sobre esse recurso aqui
Não oferece um workflow customizado
Embora um fluxo de trabalho passe por etapas e processos bem definidos na agência, engessar o trabalho dos colaboradores com ferramentas que não facilitam o manejo das informações não é o ideal para manter a produtividade nas ações.
Pelo contrário. A ideia é que todo o time possa customizar o seu fluxo sem deixar os processos que a agência normalmente pratica de lado. Em softwares de gestão específicos para agências de comunicação essa já é uma realidade.
Além de atender às dinâmicas de agências de comunicação de todos os portes e tipos, tais ferramentas permitem a definição do fluxo de acordo com as suas particularidades, possibilitando que peças e modelos de jobs sejam replicados.
E aí, se identificou com algum tópico acima? Se você tem notado que o software de gestão usado na rotina da sua agência já não atende aos objetivos do seu negócio, que tal bater um papo com a gente para descobrir como podemos ajudá-lo a solucionar esses gargalos?