O desafio de melhorar a performance operacional | Dtcom - Educação e Comunicação Corporativa
Alguns pontos que poderão contribuir para atingir os objetivos propostos.
Quando o profissional de logística é contratado por uma empresa, seja como gestor, seja como consultor, normalmente ele é chamado em uma reunião. Nesta, é-lhe exposto que a operação não está atingindo os indicadores de performance desejados pelos clientes (internos ou externos) e que isso vem causando inúmeros prejuízos – alguns mensuráveis outros não. Grande parte das vezes, o desafio de melhorar a performance operacional vem acompanhado de questões relacionadas aos custos da mesma.
Normalmente, quando este tipo de desafio é apresentado, alguns profissionais pensam imediatamente em soluções tecnológicas sofisticadas, em mudanças radicais de equipe, na terceirização do problema, na busca por outros culpados e, infelizmente, alguns até declinam da posição por acreditar que o desafio apresentado não poderá ser vencido.
Claro que existem diversas formas de procurar superar esse tipo de desafio (que vale destacar: é grande), mas neste pequeno artigo, procurarei destacar alguns pontos que poderão contribuir para atingirmos os objetivos propostos:
1. Entendimento dos números Primeiro é importante entender bem os números da operação, ou seja, o profissional precisa saber quais são os indicadores, como eles são medidos e quais as metas a serem alcançadas. Além dos indicadores, é preciso ter em mãos todos os custos da operação. Essa primeira etapa nos auxiliará a entender com maior clareza em que ponto estamos, como somos avaliados, onde precisamos chegar e quanto recurso financeiro deve ser usado na operação.
É muito comum, nesta etapa, encontrarmos um excesso de indicadores de performance e não termos informações detalhadas sobre os custos por atividade. Minha dica é: tente reduzir ao máximo o número de indicadores, tenha foco nos indicadores VITAIS e deixe os TRIVIAIS para um segundo momento.
Com relação aos custos, comece por segregações mais simples, dividindo os custos que são fixos daqueles que são variáveis. Busque ir refinando esta informação com o tempo. Em uma operação, é importante iniciarmos o mês tendo em mente os grandes números relacionados aos custos, como por exemplo: quanto custa o valor da folha de pagamento, locação de imóvel, locação de equipamento…
Quando olhamos para uma operação logística, precisamos enxergar as pessoas que estão nela. É muito comum serem tomadas ações imediatistas com relação à equipe atual, visando, assim, justificar os problemas atuais.
Minha sugestão é: procure fazer um "inventário" sobre a sua equipe. Identifique a qualificação de cada um, o que os motiva, o que os desmotiva e principalmente se eles estão no local certo. Usando o futebol como exemplo, se colocarmos um ótimo goleiro na posição de centroavante somente porque ele é alto, podemos estar desperdiçando um bom talento no gol e deixando de dar oportunidade a um centroavante habilidoso de estatura mediana.
Transmita claramente para cada membro da equipe qual a sua função, o que é esperado dele, as metas a serem atingidas e identifique o que você, como gestor, tem que oferecer de suporte para eles. Exponha-os a situação atual e a desejada e, principalmente, ouça, ouça, ouça muito a opinião deles com relação à solução dos problemas existentes, pois quase sempre as soluções emergem da iniciativa de colaboradores. Por isso, é essencial manter os ouvidos abertos a sugestões. No entanto, para que essas iniciativas surjam, é importante criar um clima que propicie tal atitude por parte da equipe.
Pessoas cientes do que se espera delas, envolvidas na solução do problema e comprometidas com o resultado são a chave do sucesso de qualquer projeto. É muito importante saber reconhecer e comemorar os pequenos resultados que irão surgindo, pois assim o time vai ficando mais confiante e motivado a alçar novos voos.
Muitas vezes, problemas ocorrem, pois os processos são falhos. Em outras palavras, os executantes da tarefa não têm clareza do que precisa ser feito, não sabem como deve ser feito e, por isso, acabam executando da forma que eles entendem ser a mais adequada.
Escolha os principais processos da operação e faça um mapeamento de como ele é realizado, identifique as oportunidades de racionalização (faça sempre o mais simples possível). Descreva, de forma objetiva, como o processo deve ser feito, capacite as pessoas a executarem conforme o estabelecido e acompanhe se estão ocorrendo desvios em relação ao que havia sido estabelecido.
Uma dica: não redesenhe seus processos dentro de sua sala. Faça isso na área, buscando opinião dos executores. Assim, você conseguirá entender, na prática, se sua ideia poderá ser implementada, além, é claro, de fazer com que a equipe se sinta a "dona" desse novo processo.
Aproveite este momento de revisão e questione sempre o motivo pelo qual tal atividade é realizada. Pergunte sempre se ela agrega algum valor. Pergunte sempre se esta atividade deixasse de ser realizada o que ocorreria? Com base nessas perguntas, elimine todas as atividades dispensáveis, tornando assim o trabalho mais leve e focado no que realmente agrega valor.
Há muito tempo, aprendi e uso o ditado: "medir é importante, pois não se melhora o que não se mede".
Quadros de gestão visíveis com resultados diários, semanais, mensais e acumulados, conseguem transmitir para toda a equipe a evolução obtida com as ações tomadas e os pontos que ainda precisam ser melhorados. Com isso, a equipe começa a colocar energia nos pontos onde é mais necessário. Ao ver os números, surgirão ideias de outras pessoas que podem não estar envolvidas diretamente no problema, mas que, por também estarem vendo e por isso participando do resultado, podem enxergar uma solução que não havia sido pensada antes.
Resultados atingidos merecem comemoração e reconhecimento. Para os não atingidos, é necessário que o grupo faça uma reflexão critica sobre o que ocorreu. A análise do problema, juntamente com as discussões sobre as ações que não deram resultados esperados proporcionará um aprendizado para o time que, a cada rodada destas, irá se aprimorando na solução do problema.
Tenho certeza que existem diversas outras formas de buscar a solução para o desafio apresentado. Sei também que grande parte das soluções envolvem muitos mais aspectos do que os escritos aqui, mas tenho certeza de que cada um dos itens acima, possibilitará um ganho de performance na operação