5 CUIDADOS AO USAR O WHATSAPP PARA GESTÃO CONDOMINIAL - Fasterm
5 CUIDADOS AO USAR O WHATSAPP PARA GESTÃO CONDOMINIAL
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A comunicação de síndicos e administradores com os condôminos sempre foi um ponto sensível na administração predial. É por meio desse recurso que tanto políticas internas quanto comunicados pontuais se tornam conhecidos dos condôminos, o que respalda os responsáveis pela administração na hora de exigir determinadas condutas e também se mostra como um caminho importante para evitar eventuais reclamações diante de problemas inesperados, como elevadores parados para manutenção.
Até pouco tempo atrás, toda a comunicação predial era feita exclusivamente por recursos impressos, como recados no elevador e em áreas comuns, o que dificultava o acesso por parte dos condôminos.
A tecnologia chegou para transformar esse cenário. Com a revolução digital, a comunicação predial ficou muito mais rápida. Por meio de mensagens em grupos de WhatsApp, por exemplo, o administrador ou síndico pode enviar recados em tempo real para todos, aumentando, e muito, o alcance da informação.
Imagine em um caso de elevador quebrado ou falta de luz na garagem. Em alguns toques no celular, dezenas ou mesmo centenas de pessoas ficam cientes do problema quase que instantaneamente, podendo tomar atitudes alternativas para contorná-lo.
Com a popularização dos smartphones (estudos indicam que o País já tem mais de um desses celulares por habitante), o aplicativo se torna uma solução quase perfeita para que a gestão condominial estabeleça um canal de comunicação com os condôminos. Mas, mesmo assim, ainda não substitui 100% a comunicação física.
A seguir, você conhecerá mais alguns benefícios e melhores práticas do uso do WhatsApp para melhorar a gestão condominial. Acompanhe!
1. Não faça do WhatsApp o canal oficial do condomínio
A primeira coisa que os síndicos e administradores devem ter em mente é que não é aconselhável que o WhatsApp seja o canal oficial de comunicação do condomínio. Apesar de trazer agilidade, o app não é exatamente o meio mais favorável para se consultar informações consolidadas, como as políticas internas. E, como você verá abaixo, também não é o melhor meio para receber críticas e sugestões.
Portanto, certifique-se de manter outras formas de comunicação, como livro de ocorrências, e-mail ou mesmo site e/ou aplicativo do condomínio, deixando o WhatsApp como um apoio aos canais oficiais, principalmente para comunicações que exigem maior dinamismo, como manutenções pontuais, queda de energia, avisos rápidos, entre outras.
2. Crie um objetivo claro para o uso do app
Se você optou por criar um grupo de WhatsApp entre os condôminos, alguns cuidados são fundamentais.
Use o aplicativo apenas para transmitir as informações necessárias (como visto anteriormente, as que exigem maior dinamismo).
É muito importante deixar claro, desde o começo, que o grupo não é feito para que os condôminos façam reivindicações ou queixas. Essa ação evita que o diálogo constante entre os condôminos participantes resulte em discussões mais amplas, perdendo o foco da função primordial do grupo.
Vagas de estacionamento, obras fora de hora, mudança no elevador social e outros problemas devem ser discutidos em ocasiões específicas para isso, como as assembleias ou em encontros oficiais entre condôminos e administradores.
Para que tudo transcorra bem, crie um texto com todas as diretrizes de uso do grupo e envie-a sempre que houver a entrada de um novo morador. Isso lhe dará respaldo para exercer sua função como administrador de forma respeitosa, porém firme, alertando os condôminos quais as eventuais consequências de não seguirem as regras.
3. Evite polêmicas no WhatsApp
A propagação de memes, mensagens de bom dia ou de conteúdo polêmico, principalmente envolvendo política e religião, deve ser terminantemente banida. Você pode criar um grupo alternativo de WhatsApp unicamente para fins de interação entre os condôminos, deixando o de gestão condominial apenas para tratar de temas específicos.
Mais uma vez, independentemente de se tratar de um grupo de comunicados ou de mera interação entre moradores, use sua responsabilidade como administrador para relembrar os participantes a de respeitar as regras.
4. Crie uma lista de transmissão
Uma boa solução aos grupos são as listas de transmissão. O recurso é pouco conhecido, mas evita muitos problemas ao não permitir que as pessoas que recebem as mensagens batam papo entre si. Isso porque essas listas permitem apenas o envio unidirecional de mensagens do administrador para a lista de contados selecionada.
Além disso, com as listas de transmissão, os condôminos que recebem as mensagens não têm conhecimento dos números de telefone uns dos outros, como ocorre nos grupos. Isso preserva a privacidade e pode evitar vários tipos de problemas, como vizinhos se importunando de maneira indesejada.
5. Converse com os condôminos
O WhatsApp não deve nunca substituir o contato pessoal com os condôminos. A proximidade é um ponto muito valorizado em nossa sociedade e deve ser mantido na administração predial. Portanto, mantenha um canal de diálogo constante pelo qual assuntos diversos possam ser tratados pessoalmente.
Uma dica é abrir um dia específico em sua agenda apenas para esse fim e receber os moradores individualmente ou em pequenos grupos. Esse diálogo reforça os vínculos dentro do condomínio, permite um olhar mais detalhado dos problemas relatados e soluções mais personalizadas.
Preze pelo respeito, pela amabilidade e procure ser flexível à enorme quantidade de demandas que vêm tanto pessoalmente quanto pelos canais virtuais.
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