Como montar uma matriz de responsabilidades em 4 passos
Por Vera Maria Stuart Secaf26 de janeiro de 2021agosto 3rd, 2021No Comments
Você sabe o que é uma matriz de responsabilidades?
Durante a execução de um projeto, é extremamente importante que todos os envolvidos tenham pleno conhecimento sobre suas funções.
Quando não há clareza em relação ao que cada um deve fazer e às expectativas a serem atendidas, é bem provável que ocorram falhas durante a execução do projeto, o que pode comprometer a qualidade do resultado final.
Para evitar que isso aconteça, existe uma ferramenta chamada matriz de responsabilidade, também conhecida como Matriz RACI.
Neste artigo, você vai descobrir o que é e qual a função da matriz de responsabilidades em um projeto.
Além disso, vamos mostrar também um passo a passo bem simples e descomplicado de como montar uma matriz de responsabilidades na sua empresa:
Faça um mapeamento de todas as atividades do projeto;
Identifique quem são os agentes envolvidos no projeto;
Construa uma tabela;
Sinalize as responsabilidade na tabela.
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O que é uma matriz de responsabilidades?
Podemos definir o que é uma matriz de responsabilidades como uma ferramenta de gestão que geralmente se apresenta em formato de tabela e tem como objetivo organizar as funções de cada um dos envolvidos no desenvolvimento de um projeto.
Essa ferramenta também recebe o nome de Matriz RACI. Cada letra desse acrônimo se refere a uma responsabilidade atribuída aos agentes que fazem parte do projeto:
Responsável (Responsible);
Aprovador (Approver);
Consultado (Consulted);
Informado (Informed).
Veja mais sobre a matriz de responsabilidades
Durante a execução de um projeto, a matriz de responsabilidades tem como principal função promover o alinhamento entre as pessoas envolvidas.
Por meio dessa ferramenta, consegue-se esclarecer o que cabe e o que não cabe à cada um dos agentes, o que facilita a cobrança por resultados e evita desentendimentos.
5 vantagens de utilizar uma matriz de responsabilidades na sua empresa
Implementar a matriz de responsabilidades ao executar um projeto na sua empresa pode trazer uma série de benefícios. Dentre os principais, destacam-se:
Redução de conflitos no que se refere às tarefas e obrigações que competem a cada um dos agentes envolvidos no projeto;
Maior transparência e facilidade de identificar quem faz o quê no projeto;
Maior clareza sobre o limite de envolvimento de cada pessoa;
Assertividade na hora de cobrar os resultados e fornecer feedbacks.
Conheça outras matrizes que podem ajudar na gestão de seus projetos e processos:
Matriz de decisão: saiba o que é e veja exemplos de aplicação
Passo a passo: como montar uma matriz de responsabilidades
Se você tem interesse em saber como montar uma matriz de responsabilidades, fica tranquilo que a gente vai te ajudar.
A partir de agora você vai conferir um passo a passo bem simples e descomplicado para começar a utilizar essa ferramenta de gestão na sua empresa.
Passo 1 – Faça um mapeamento de todas as atividades do projeto
O primeiro passo de como montar uma matriz de responsabilidades consiste em mapear todas as atividades que precisarão ser executadas durante o desenvolvimento do projeto em questão.
Basicamente, você deverá listar todas as tarefas necessárias para viabilizar o projeto. Se preciso, divida as atividades mais complexas em tarefas menores.
Passo 2 – Identifique quem são os agentes envolvidos no projeto
Nesta segunda etapa da elaboração da sua matriz de responsabilidades, você deverá identificar quem são as pessoas que farão parte da execução do seu projeto.
Ou seja, é necessário apontar cada um dos agentes que vão desempenhar funções para colocar o projeto em prática. Não deixe nenhum envolvido de lado.
Passo 3 – Construa uma tabela
Já neste terceiro passo, você deverá construir uma tabela de modo a fazer uma relação entre as atividades do projeto (colunas) e os agentes envolvidos (linhas).
Reúna as informações coletadas nos passos anteriores para compor a sua matriz. Se a sua equipe for pequena, você pode colocar os nomes de cada pessoa envolvida. Mas, em caso de equipes muito grandes, refira-se aos agentes por cargo ou departamento.
Confira este modelo de matriz RACI do blog HEFLO para se inspirar:
Passo 4 – Sinalize as responsabilidade na tabela
Por fim, você deverá sinalizar nos pontos de intersecção da sua matriz qual a responsabilidade de cada pessoa, marcando R, A, C ou I.
É importante que o seu projeto tenha pelo menos um responsável (R) e apenas uma pessoa para aprovar (A), pois isso ajuda a evitar conflitos internos.
Neste vídeo do José Carlos Vinhais você vê na prática como criar uma matriz de responsabilidades, acompanhe:
Bom, ficou claro como montar uma matriz de responsabilidades? Como você pôde perceber, é bem menos complicado do que você imaginava, não é mesmo?
Coloque em prática o nosso passo a passo e faça um bom uso dessa ferramenta de gestão de projetos.
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