Honorários contábeis: Tudo o que você precisa saber | Leal Contábil e Consultoria – Contabilidade e Consultoria
Receita menos despesa é igual a lucro e lucro é a razão de toda empresa contábil existir.
O ideal é ter um sistema que automatize o máximo de processos possíveis para que o faturamento e a entrega dos honorários contábeis tenha a mínima intervenção humana, garantindo assim rapidez e evitando erros.
Se o sistema for desenvolvido exclusivamente para o segmento contábil a gestão e eficiência ficam melhores, pois o sistema está preparado para atender as demandas das empresas contábeis.
Com uma boa gestão e sistema adequado, todo o processo de faturamento e entrega dos honorários contábeis pode ser feito em menos de 24 horas. Com apenas um colaborador responsável pela tarefa é possível:
Gerar todas as faturas com detalhamento dos serviços prestados;
Emitir todos os boletos registrados de um ou mais bancos para recebimento dos honorários contábeis, com a disponibilidade do DDA no internet banking do cliente;
Emitir todas as notas fiscais de serviço sem a necessidade de entrar no sistema da prefeitura manualmente;
Disponibilizar a cobrança na nuvem pronta para que o cliente acesse facilmente, apenas um documento PDF contém tudo que o cliente necessita fatura, boleto e nota fiscal;
Enviar notificação do email da empresa com link de acesso para todos os clientes de uma única vez sem necessidade de entrar na ferramenta de email.
Durante a data de emissão e a data de vencimento dos honorários contábeis, é possível monitorar pelo sistema se o cliente acessou ou não a cobrança. Desta maneira pode ser estipulada uma estratégia de contato ativo com intuito de reduzir a inadimplência.
Sabendo quem são os clientes que não acessaram a cobrança com um dia para o vencimento, um colaborador pode entrar em contato com esse cliente e questionar se ele teve algum problema para acessar a cobrança pois, foi constatado que a cobrança não foi acessada.
Assim o cliente que não acessou teria um lembrete a mais, e se por algum motivo ele não conseguiu acessar, por exemplo o cliente ficou sem internet, o colaborador pode fornecer um envio alternativo, talvez via portador.
Uma vez que a cobrança foi disponibilizada para o cliente, a qualquer momento os pagamentos dos honorários contábeis poderão ser efetuados e para dar a baixa, basta que uma vez por dia o arquivo retorno do banco seja carregado no sistema e todos os pagamentos efetuados terão sua baixa feita de maneira automática.
Cobrança através de múltiplos bancos O mercado financeiro está cada vez mais dinâmico e não param de aparecer novidades, não existe motivo para ficar preso à uma única instituição financeira.
Para aproveitar oportunidades e conseguir vantagens financeiras sua cobrança também deve ser dinâmica.
Ser capaz de trocar a cobrança de banco quando bem entender pode economizar muito dinheiro com tarifas e esse processo deve ser simples e o sistema tem que estar preparado para isso.
Outro fator estratégico por questões de aplicações e investimentos pode demandar a necessidade de cobrar seus honorários contábeis por grupos de clientes e isso pode significar utilizar bancos diferentes para cada grupo.
Honorários sem atravessadores
Neste sistema, sua empresa contábil gera boletos homologados pelo banco, direto para sua conta corrente, por esse motivo o dinheiro estará na conta logo após a compensação do boleto.
Sem cobranças percentuais sobre o valor do boleto.
Normalmente a taxa cobrada é aquela que sua empresa negociou com o banco para o registro do boleto, dependendo do banco, podem haver outros custos para manutenção dos boletos, mas nunca percentual sobre o valor total do boleto.
Diferente dos chamados gateways de pagamento, onde na maioria dos casos o dinheiro cai primeiro na conta da empresa gateway, com diferentes prazos estipulados para que o dinheiro seja liberado para resgate e com cobrança percentual sobre o valor do boleto.
Cobrança de honorários atrasados com multa e juros
Todos os boletos gerados pelo sistema podem ser configurados para que após o vencimento sejam cobrados multa e juros.
O cliente pode pagar o boleto vencido em qualquer banco ou mesmo no internet banking, pois as informações de multa e juros já foram registradas e todos os bancos estarão aptos a fazer esse cálculo até mesmo no DDA.
Carta de cobrança para honorários contábeis em atraso
Sistematizar a notificação de débitos em aberto é muito importante para economia de tempo e transparência.
Uma vez que é possível ter uma carta de cobrança padrão da empresa contábil automatizada, a empresa pode introduzir o tema da melhor maneira que preferir e a parte sistematizada demonstrará todos os débitos em aberto do cliente, separados por meses com os cálculos de multa e juros aplicados automaticamente.
Essa carta pode ser enviada para todos os clientes selecionados com débitos por email ou impressa por correio.
Desta maneira os colaboradores poderão cuidar pontualmente dos casos mais complexos, pois os inadimplentes esporádicos já foram notificados recuperando assim boa parte dos honorários contábeis pelos quais sua empresa já trabalhou.
Envio de reajuste de honorários contábeis automático
Todos os anos seus clientes terão reajustes conforme o contrato de prestação de serviços e como todas as informações financeiras dos clientes já estão no sistema, basta atualizar o índice do reajuste e disponibilizar a carta de reajuste na nuvem ou imprimir para envio postal.
Independente do método que sua empresa contábil escolheu trabalhar com reajustes, a possibilidade de enviar a carta de reajuste para todos os clientes de uma vez, deixa o processo impessoal e rápido sem a necessidade de cálculos manuais de cliente a cliente, podendo ser reajustados todos os clientes em uma única data específica uma vez por ano ou no mês de aniversário do contrato.
Apontamento de serviços extras
A cobrança do pacote mensal de honorários já está definida via contrato, porém serviços extras podem aparecer a qualquer momento então a possibilidade de apontar um serviço extra no sistema no momento em que o serviço é executado, deve ser uma coisa simples para que no momento do fechamento do mês a cobrança automática seja rodada e tudo esteja apurado.
Por isso o sistema deve prever o cadastro e precificação para tais serviços e no momento do lançamento, basta escolher um item na lista de serviços extras que todos os cálculos serão feitos, inclusive quando houver o reajuste anual dos honorários contábeis a alíquota aplicada poderá reajustar também os serviços extras.