Secretaria digital: o fim da papelada?
12/02/2020 /em Gestão Escolar /por Marketing Activesoft
Mais do que um benefício para as instituições de ensino superior, a secretaria acadêmica digital é uma necessidade e será obrigatória ainda neste ano. É muito importante que todos estejam preparados para implementá-la, sob o risco de ter sérios prejuízos posteriormente.
Mas, afinal, qual é a importância da secretaria acadêmica digital no dia a dia das organizações? Por que ela se tornará obrigatória? Quem determina isso? Como se adaptar a essa nova realidade? Essas e outras perguntas serão respondidas neste artigo.
O que determina a Portaria 315
Primeiramente, é relevante esclarecer como surgiu essa obrigatoriedade. Trata-se da Portaria 315 instituída em 2018 pelo Ministério da Educação (MEC), cujo prazo de aplicação é de 24 meses. Isso quer dizer que as IES têm até abril de 2020 para deixar tudo de acordo com o estabelecido pela pasta.
A Portaria tem como objetivo a regularização e a digitalização dos documentos das instituições de ensino superior. Caso as normas não sejam cumpridas, poderá haver até mesmo o descredenciamento da organização e, como consequência, os cursos oferecidos não serão mais reconhecidos.
O assunto está cada vez mais em alta conforme o prazo de adequação se aproxima, e muitas instituições já começaram a corrida para fazer tudo de acordo com a Portaria. Abaixo, selecionamos algumas das principais mudanças que deverão ser aplicadas.
Transformação do acervo físico
Como o próprio nome sugere, investir na secretaria acadêmica digital é transportar o universo físico para o digital. Dessa forma, toda a documentação relacionada ao histórico acadêmico dos estudantes deve ser organizada no meio digital. Isso vale não somente para os cursos de graduação e para os presenciais, mas também para os de pós-graduação e aqueles que são feitos à distância.
Porém, só esse passo não basta. É importante que, ao realizar essa ação, sejam garantidas a confidencialidade, a conservação e a autenticidade de todo o acervo, de forma que ele sempre esteja disponível para quaisquer situações que possam surgir ao longo do tempo.
Feito isso, alguns documentos físicos poderão ser descartados, mas é importante verificar, de fato, quais são eles. Um exemplo disso são as cópias de Registro Geral (RG) e Cadastro de Pessoa Física (CPF).
Determinação de um sistema especializado
É fundamental que se tenha um Sistema de Gestão Eletrônica (GED) para garantir a organização e a segurança de todo o acervo. Isso vai contribuir, inclusive, para que o dia a dia na instituição seja muito mais leve e acertado.
Escolha de um responsável legal pela secretaria acadêmica digital
Outro passo importante é escolher uma pessoa que ficará responsável por realmente tomar conta de todo o acervo, de uma maneira organizada e até mesmo intuitiva. Esse profissional ainda responderá por todos os documentos em quaisquer intercorrências que possam surgir.
É necessário que, nesse aspecto, as instituições tenham bastante cuidado ao nomear alguém. Esse indivíduo precisa ser capacitado tecnicamente, mas também confiável. É de suma importância saber para quem se está entregando essa relevante tarefa.
Importância da digitalização de documentos
Agora que já falamos acerca de diversas obrigações que devem ser cumpridas em relação à secretaria acadêmica digital, chegou a hora de destacarmos como essa realidade poderá transformar o dia a dia da instituição para muito melhor.
Uma das primeiras vantagens que se percebem logo em um primeiro momento é a liberação de espaço físico. Muitas vezes, as pessoas estão tão acostumadas à papelada cotidiana que sequer se dão conta da grande ocupação dessa porção de documentos no ambiente.
Quando a digitalização é realizada, entretanto, é possível enxergar com mais clareza como o espaço físico fica muito mais organizado. Além disso, o ambiente pode ser usado para outras coisas, contribuir para que haja a redistribuição de colaboradores pelo local e para que todos possam trabalhar de maneira mais confortável.
Quem está acostumado com o computador no dia a dia já deve ter passado por essa situação ao menos uma vez na vida: desejou ter uma tecla F5 para encontrar rapidamente alguma palavra em um documento físico ou mesmo ter uma espécie de alarme para encontrar uma pasta que simplesmente parece ter desaparecido.
A digitalização torna tudo mais fácil. Por meio da secretaria acadêmica digital, fica muito mais prático encontrar documentos importantes, com agilidade, além de achar um ou outro anexo ou parágrafo com uma rapidez que só é possível por meio de uma tecnologia bem aplicada.
Um problema que pode acontecer na documentação em papel é a perda de partes ou até mesmo de processos relevantes. Infelizmente, embora isso seja algo que leva a sérios prejuízos, ainda costuma ocorrer. Muitas vezes, não tem nada a ver com culpa ou falta de organização do ser humano. Um incêndio ou enchente, por exemplo, pode acabar colocando tudo a perder.
Com a secretaria acadêmica digital, isso deixa de ser um temor. Os dados ficam devidamente bem guardados, não estão sujeitos a falhas humanas ou mesmo a desastres naturais. A tecnologia permite que eles estejam em segurança e, assim, continuem cumprindo sempre com seu importante papel.
Atualmente, o tempo virou um artigo de luxo. Essa é uma realidade não somente no que diz respeito à vida pessoal, mas também profissional. As coisas mudam rapidamente e existe uma necessidade de as pessoas acompanharem todas as transformações e demandas com muito mais agilidade.
Ter tudo digitalizado contribui bastante para isso. Como o acesso aos dados se torna bem mais fácil e os profissionais conseguem dedicar o tempo deles para outras questões menos burocráticas e mais importantes. Além disso, eles podem até mesmo se sentir mais úteis na instituição, dedicando-se a trabalhos que requer mais deles e que apreciam mais.
Por fim, existe uma redução de custos importante quando se trata da secretaria acadêmica digital. Inicialmente é necessário que se faça um investimento, mas, posteriormente, eliminam-se uma série de gastos com papéis, impressões, entre outros, fazendo com que a instituição realmente consiga economizar.
A secretaria acadêmica digital proporciona uma série de benefícios para as instituições. É necessário que se esteja atento aos prazos e às determinações do Ministério da Educação para que as mudanças obrigatórias nesse sentido sejam aplicadas da melhor forma possível.
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