O ERP vem do inglês (Enterprise Resource Planning, ou Planejamento dos Recursos da Empresa) e representa uma série de atividades gerenciadas por um software ou por pessoas, que ajudam na gestão de processos dentro de uma empresa, portanto, ERP é um Sistema de Gestão Empresarial. Uma importante meta do ERP é facilitar o fluxo de informações de uma organização para otimizar a tomada de decisões dentro da empresa. Um sistema de ERP ajuda de maneira eficaz as corporações a atingirem esta meta, coletando e organizando informações em diferentes níveis, oferecendo em tempo real indicadores de performance que ajudam na gestão.
Uma empresa precisa gerenciar contas a pagar e a receber, vendas e pedidos, folha de pagamento de funcionários, controlar estoque, emitir nota fiscal, entre diversos outros processos. Para cada função, poderia existir um software diferente. Gerenciar todas informações separadamente necessita de muito tempo e é mais suscetível a erros. Quando todas essas informações estão dentro de um único sistema, erros são mais difíceis de acontecer e o gerenciamento e analise de todas essas informações ficam mais rápidas. O software ERP serve para isso.
Quando toda empresa é gerenciado através de um único sistema, é mais fácil a comunicação entre todos os departamentos da empresa, desde a administração, financeiro, RH, logística e produção. Por exemplo, o RH será responsável por lançar todas informações de funcionários dentro do software, mas é o financeiro que fará o controle do quanto vai para pagamento de impostos, de funcionários ou de outras contas. O marketing da empresa pode consultar o sistema e verificar que um determinado produto não está tendo tanta venda como eles acreditavam que teria, e pensar em estratégias para reverter essa situação para não ter prejuízo. O pessoal da produção pode dar baixa na matéria prima que está sendo usada para a fabricação de produtos, enquanto o pessoal responsável por compras irá gerenciar que o mínimo de estoque daquela matéria prima foi alcançada e que precisa ser reabastecido.
Existem diversos fatores que valorizam o investimento em um sistema erp de qualidade, são eles:
Controle e padronização de processos: Quando processo de relatório, emissão de notas fiscais, atendimento ao cliente e muitos outros são organizados e padronizados dentro do sistema erp, a empresa economiza tempo tomado em registros e atividades manuais e consequentemente melhora sua produtividade.
Visão e redução de erros: ao se observar todos os processos da empresa através de um software, fica muito mais claro enxergar em quais setores e pontos da empresa eles estão falhando. Desta maneira a tomada de decisões é rápida e inteligente, e pode reduzir drasticamente os erros em diversos níveis da empresa.
Redução de estoque: antigamente muitas empresas compravam matéria prima / produto em grande quantidade para garantir um preço mais baixo. Porém, os softwares erp permitem reduzir em até 32% o estoque na sua empresa, diminuindo gastos com produtos investidos e com local para guardar os produtos, isso sem perder a importante função de comprar os produtos e matérias primas com preços menores.
Redução de pessoal: como muitos processos são automatizados e agilizados, é possível diminuir em até 27% os colaboradores da empresa. Após o sistema erp estar implantado, essa redução pode ocorrer por departamentos, visto que alguns são mais rápidos para implantar do que outros.
Aumento de produtividade e redução de erros: A produtividade aumenta em torno de 26% visto que os processos são automatizados e os erros são evitados. Por exemplo, os sistemas erp evitam com que a logística despache produtos errados para clientes, ou então que ocorra erros na fabricação de produtos, evitando assim perder tempo e dinheiro.