Aprenda agora como fazer cobrança de mensalidade escolar em atraso - Blog Lyceum | Conhecimento Desenvolvendo a Educação
18/12/2019 Atualizado em 27/09/2021
Gerenciar os casos de inadimplência é um desafio constante para a gestão educacional, especialmente com relação às ações eficientes de cobrança de mensalidade escolar. Uma vez que a principal fonte de receita é oriunda do pagamento das mensalidades, quando surge um número significativo de devedores o risco de desequilíbrio nas contas é alto.
De acordo com a Serasa Experian, mais de 60 milhões de brasileiros têm dívidas pendentes e 5 milhões estão com o CPF negativado. As razões para tamanho endividamento são diversas: desemprego, diminuição da renda familiar, falta de educação financeira, descontrole dos gastos, salários atrasados, doenças, entre outras.
No entanto, apesar desse cenário, ter estratégias bem definidas para a cobrança de mensalidade escolar é fundamental para que a inadimplência esteja sob controle em sua instituição. Com soluções preventivas e uma boa gestão dos inadimplentes, é possível manter esse problema no radar e evitar que ele se agrave.
Pensando nisso, dedicamos este artigo a oferecer dicas para uma estratégia efetiva de cobrança e que não prejudique o relacionamento com seu público. Acompanhe!
Estruture a gestão de inadimplentes em sua escola
Para que a cobrança de mensalidade escolar seja efetiva, o primeiro passo é estabelecer uma gestão da inadimplência bem estruturada, na qual também está inserida a gestão de cobranças. Para tanto, é preciso estabelecer estratégias padronizadas que garantam segurança jurídica à instituição e fazer estudos de planejamento financeiro para saber até que ponto a inadimplência não põe em risco as contas da instituição.
Além disso, no que tange à cobrança propriamente dita, as principais ações devem ser norteadas pela prevenção, a fim de evitar que a inadimplência se torne um cenário recorrente na instituição. Portanto, é necessário determinar um roteiro a ser seguido a partir do momento que se percebe uma potencial falta de pagamento, bem como os padrões estratégicos no caso de uma negociação de dívidas.
Vale lembrar que todas as ações devem evitar o constrangimento do devedor, com linguagem padronizada e amistosa. Do contrário, a instituição pode falhar na manutenção de um relacionamento positivo e, até mesmo, enfrentar embates jurídicos.
Não são raros os casos em que as mensalidades são pagas com atraso por conta de esquecimento. Para evitar esse problema, nada mais justo que estabelecer canais de comunicação condizentes com o perfil das famílias e enviar lembretes da data de vencimento das parcelas.
Tomando como exemplo os meios eletrônicos, você pode utilizar diferentes canais, como:
mensagens de e-mail automáticas;
notificações via SMS;
mensagem via WhatsApp;
alertas no portal estudantil;
notificações automáticas via aplicativo mobile da escola.
Além disso, você pode optar pelo envio automatizado de mensagens com a utilização de ferramentas de envio programado, com diferentes datas até o vencimento.
Em último caso, não descarte a possibilidade de telefonemas.
Humanize a negociação de dívidas
Para que a cobrança de mensalidade escolar surta maior efeito, existem várias técnicas e abordagens modernas. Entre elas está a humanização da cobrança, utilizada com o intuito de personalizar essa delicada fase de negociação de dívidas, pautando-a pela chamada UX (User Experience), que nada mais é do que pensar na jornada do cliente e otimizar a experiência dele.
Assim como a jornada de compra valoriza a satisfação do consumidor até o pós-venda, a cobrança também deve priorizar esse estado emocional. No caso de uma escola, essas ações precisam ser ainda mais aproximativas, uma vez que cada família tem uma realidade e, certamente, ninguém quer ser um devedor.
Nesse sentido, sua instituição deve demonstrar empatia diante de uma situação adversa. Mais que simplesmente desejar o pagamento das parcelas, é seu interesse que o aluno permaneça na escola, afinal, laços são criados e existe um processo de ensino – aprendizagem envolvido ― trata-se da função social da escola.
Então, ao negociar uma dívida demonstre apoio e proponha intervenções que facilitem aos responsáveis se reabilitar financeiramente.
Tenha flexibilidade para a quitação dos débitos
Na esteira de uma cobrança personalizada está a flexibilização das condições de pagamento de valores em aberto. Por isso, ao cobrar as mensalidades em atraso ofereça diferentes condições de pagamento, de acordo com cada situação.
Para tanto, você pode seguir diferentes linhas de pagamento, por exemplo:
desconto no pagamento à vista;
desconto no pagamento antecipado da mensalidade;
parcelamento da dívida;
redução nas taxas de juros;
agendamento do início de pagamento para uma data mais propícia aos responsáveis.
Vale lembrar que no momento da reunião de negociação de dívidas, você já deve ter em mente o quanto sua proposta impacta as finanças da escola e deve equilibrá-la de acordo com o perfil do devedor. Por isso, é importante debruçar-se sobre o histórico de pagamentos daquela família e verificar se a situação da inadimplência é algo extraordinário ou reincidente.
Deixe atitudes drásticas somente para o caso de o acordo ser desrespeitado e todas as tentativas de negociação amigável fracassarem. Mas lembre-se de consultar a lei das mensalidades escolares e, preferencialmente, contar com uma assessoria jurídica.
Como a tecnologia pode ajudar na cobrança de mensalidade escolar?
Para auxiliar nessa etapa delicada do relacionamento entre pais e escola, felizmente contamos com as contribuições da transformação digital. Com a tecnologia, a cobrança de mensalidade escolar passa a ser um processo mais rápido, preciso e capaz de atingir melhores resultados mais facilmente.
Os sistemas de gestão educacional modernos utilizam a inteligência de dados para reduzir a intervenção humana e permitir o acompanhamento dos resultados a partir das taxas de retorno das ações configuradas automaticamente.
Com isso, é possível estruturar uma régua de cobrança e programar o envio de mensagens automáticas antes de passarmos para as negociações ao vivo. Além disso, o sistema consegue estabelecer uma comunicação com os pais de acordo com os canais mais utilizados por eles, inclusive conforme o dia e horário mais propícios. Somam-se ainda a esse rol os agentes virtuais (ou chatbots), que agilizam consultas e garantem respostas padrão para as dúvidas que existirem.
O Lyceum, por exemplo, permite a parametrização de acordos online. Imagine que um pai não paga a mensalidade há três meses, mas quer fazer um acordo, só que ele não tem dinheiro para pagar todas as mensalidades de uma vez. O Lyceum tem um recurso para a instituição parametrizar quais valores de dívidas e quantidade de parcelas uma pessoa pode obter na renegociação de pagamentos em atraso, possibilitando inclusive o pagamento no cartão. Dessa forma, o pai consegue fazer seu autoatendimento e gerar uma nova cobrança para efetuar o pagamento para a instituição rapidamente.
O sistema também pode alimentar outros softwares de análise preditiva para identificar famílias com risco de inadimplência com base no histórico de crédito, perfis etc., o que facilita antecipar comportamentos e gerar ações preventivas mais eficazes.
Como você pôde acompanhar, a cobrança de mensalidade escolar deve compor o planejamento financeiro da instituição para que esta consiga manter o controle da inadimplência e evitar problemas que ponham em risco sua sustentabilidade. Para tanto, é preciso estudo, além de estabelecer estratégia e contar com o apoio de recursos digitais, a fim de que todas as ações sejam calculadas e sujeitas a uma menor quantidade de erros.
Esperamos que este artigo tenha contribuído para dar maior clareza aos processos de cobrança em sua escola. Ainda ficou com dúvidas? Deixe um comentário!