O que é Assentamento Funcional Digital (AFD)?
O Assentamento Funcional Digital reúne documentos cruciais do servidor público. Entenda a base de dados e como acessá-la.
O Assentamento Funcional Digital (AFD) é uma base de dados que armazena na internet os documentos mais importantes do servidor público federal.
O sistema é uma versão virtual das pastas físicas e, embora o AFD desempenhe a mesma função dos documentos de papel, os arquivos físicos precisam continuar resguardados.
O AFD é classificado como documento arquivístico. Na Arquivologia, isso significa um documento recebido ou enviado por pessoa física ou jurídica no âmbito das atividades profissionais. Além disso, para ser considerado dessa categoria, os registros devem estar estruturados de forma organizada para facilitar consultas e localização.
A seguir, entenda os principais detalhes e características do Assentamento Funcional Digital.
Os documentos que entram para o AFD são armazenados por meio de metadados. Mas, afinal, o que isso significa? Basicamente, metadados são informações que fazem referência a outros dados e tem por objetivo ajudar na localização de determinados arquivos.
Por exemplo: nas bibliotecas físicas, as prateleiras geralmente recebem números e letras e, cada uma delas, guarda um tipo específico de livro. Assim, podemos ter a estante "C" de obras criminais. Nesse caso, a letra "C" seria um metadado. Em função dessa tecnologia, os documentos do AFD podem ser pesquisados por filtros online que rastreiam os arquivos pelo nome, CPF ou matrícula Siape, por exemplo.
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Quais os pré-requisitos para início da utilização do AFD?
O ingresso no programa Assentamento Funcional Digital é feito por meio de um certificado digital, que deve ser fornecido pelo Cadastrador Parcial do órgão em questão. Porém, para entrar como operador — inserir e descartar informações —, somente alguns servidores públicos contam com permissão.
Tanto os funcionários do RH (Recursos Humanos) como os demais servidores precisam tomar cuidado com os documentos físicos. Isso porque a digitalização do AFD é uma conversão de arquivos reais para o formato online não excludente.
Ou seja, não é porque um documento AFD foi gerado que sua versão original pode ser desprezada, descartada ou mesmo negligenciada.
Assim, no geral, o processo do AFD serve para melhorar as consultas, a propagação dos documentos e para assegurar a preservação dos dados, muito vulneráveis quando existem apenas no papel.
O que são os documentos funcionais?
Os documentos funcionais são registros oficiais de fatos e características em torno da vida profissional do servidor. Assim, podemos citar holerites, informes de rendimentos, identidade funcional, pedido de férias etc.
Já a versão digital, chamada de Assentamento Funcional Digital (AFD), é elaborada por meio de geração de imagens, de registro de metadados e de assinatura digital do servidor e seus superiores.
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Como acessar o AFD?
Para entrar no sistema, o usuário terá de fazer o cadastro de operador em sua respectiva UPAG (Unidade Pagadora) e solicitar a inscrição de acesso aos cadastradores parciais do Sigepe.
Acesso com perfil operador
Com o login liberado, basta entrar no Portal do Servidor (https://www.gov.br/servidor/pt-br), clicar em "Gestão de Pessoas" e, depois, "Sigepe-AFD".
A autorização de entrada ocorre por meio de login com CPF e senha ou então com certificado digital. Além disso, para garantir a segurança digital, os usuários do AFD utilizam tokens emissores de senhas rotativas.
Por sua vez, os cadastradores parciais precisam elaborar um login para o Sigac. Além disso, é exigida a remessa de formulários dos novos servidores ao Sipec (Sistema de Pessoal Civil da Administração Federal). Depois desses procedimentos, basta aguardar a habilitação para utilizar o programa.
Quem faz parte do assentamento funcional digital?
O Assentamento Funcional Digital tem uma armazenagem que fica em repositório central do Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão. Ou seja, todo o sistema e seus acervos estão na internet, mas submetidos a várias regulamentações que envolvem a guarda de documentos e a proteção de dados.
Dito isso, confira agora quem faz parte do AFD:
Servidores ativos;
Instituidores de pensão;
Cargo em comissão;
Residentes médicos;
Residentes multiprofissionais;
Contratados temporariamente;
Militares dos ex-territórios;
Empregados públicos;
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Perfis de acesso do AFD
O login AFD se subdivide em perfis distintos de usuários, que variam conforme o cargo e a função do servidor. Essa política é uma estratégia para oferecer maior controle sobre a utilização do sistema. Conheça os perfis de acesso ao AFD:
Consulta_AFD (permite somente consultas);
Técnico_AFD (libera pesquisa e operações de inclusão de documentos);
Gestor de Acesso Setorial (emite as habilitações dos usuários no sistema);
Auditor_AFD (faz consulta e insere documentos);
Gestor_AFD (executa a gestão documental do órgão).
Como é criado o Assentamento Funcional Digital
O documento AFD de um novo servidor é feito de maneira automática assim que o profissional é inserido por sua UPAG (Unidade Pagadora) no Sigepe.
A operação é viabilizada por meio da integração entre os diversos sistemas do governo federal. Apesar disso, para acessar o sistema AFD, o funcionário público terá de efetuar os procedimentos mencionados.
O que fazer se o servidor SIAPE não aparecer no AFD?
Quando o servidor não aparece no AFD, ele deve conferir seus dados no cadastramento do Sigepe. Para isso, o interessado deverá usar sua identificação única do governo federal, que é formada por 9 algarismos, para acessar o Sigepe.
Caso o servidor perceba equívocos ou conteúdo desatualizado nessa plataforma, deve proceder à atualização dos dados cadastrais no Sigepe. É importante não confundir a identificação única com a matrícula Siape, que apresenta 7 dígitos e é voltada à consulta de serviços externos e à verificação de vínculo com órgãos.
Concluindo, o Assentamento Funcional Digital é o documento profissional de cada um dos servidores convertido para o ambiente online. Além disso, o mesmo nome é dado ao sistema que guarda esse extenso conteúdo. Assim, com o AFD, é possível agilizar pesquisas e os deslocamentos desses registros oficiais entre os vários órgãos envolvidos na carreira pública.
Chegada do SouGov.br
É importante que os servidores públicos federais, ativos ou inativos, e os pensionistas do Poder Executivo atentam-se às novidades do SouGov.br, aplicativo recém-lançado pelo governo federal que irá concentrar, até o 2º semestre de 2022, todos os serviços de atendimento a mais de 1,3 milhão de integrantes do funcionalismo público.
O SouGov.br irá substituir, gradativamente, os serviços hoje disponíveis no Sigepe Banco de Talentos e Sigepe Gestor; o Sigepe Mobile, por exemplo, já foi desativado em razão do novo aplicativo para servidores federais.
Até setembro de 2022, o SouGov.br disponibilizará cerca de 50 serviços aos usuários, entre os quais incluem-se a Carteira Funcional do servidor público ativo.