Reduzir uso de papel gera economia e produtividade às gestões públicas
Por muitos anos, guardar todos os comprovantes de pagamento era fundamental para evitar dores de cabeça com cobranças indevidas. A medida valia para todo tipo de conta, especialmente serviços como IPTU, energia elétrica e consumo de água. Esse hábito de guardar os boletos pagos ainda é muito importante, no entanto, é preciso refletir sobre como reduzir o uso de papel gera economia e ainda protege o meio ambiente.
Com a evolução tecnológica, os pagamentos tornaram-se virtuais. Uma vez pago, o cidadão pode consultar o recibo on-line e guardar o PDF, por exemplo. E mesmo quem ainda tem receio de guardar só cópias virtuais tem solução. Afinal, os sistemas permitem consultar e imprimir o comprovante anual de quitação de débitos. Ou seja, em vez de 12 boletos, você fica apenas com um.
A mesma lógica de reduzir uso de papel para gerar economia e ainda proteger o meio ambiente pode – e deve – ser aplicada em casa. Nesse sentido, fazer uma ou duas impressões por dia pode não fazer muita diferença. Porém, somando todas as folhas impressas no mês pode significar uma redução expressiva nos custos do setor.
Quando se fala em um município inteiro, os custos pulam de poucos reais para pequenas fortunas. Um desperdício que passa pela falta de conscientização e também de implementações de ações preventivas. Como exemplo, pode-se citar a adoção de processos digitais.
Projeto Rio do Sul sem Papel tem redução de gastos com Correios
Um bom exemplo da redução do uso de papel nas repartições públicas vem de Rio do Sul, município de Santa Catarina que fica distante 195 quilômetros da capital, Florianópolis. Conforme os dados após a adoção de processos digitais na Prefeitura, houve registro de uma economia expressiva. Em 2020, o Projeto Rio do Sul sem Papel resultou em economia de R$ 250 mil no consumo de papel e materiais de escritório.
Além disso, os ganhos com a implantação dos processos digitais incluem a redução de custos com logística. Em 2018, o município gastou R$ 544.880,79 com Correios, já em 2020 os custos ficaram em R$ 247.948,68. Ou seja, considerando os gastos com papel e Correios, Rio do Sul economizou mais de meio milhão de reais em um ano, valor que será revertido em melhorias na estrutura do município.
Tudo isso foi possível devido ao uso do software Atende.Net, solução tecnológica da IPM 100% em nuvem. Com a tramitação dos processos de forma digital, a gestão municipal passou a limitar o uso de impressões.
Gravataí economizou quase um milhão de folhas de ofício em um ano
Outro bom exemplo da redução do uso de papel vem de Gravataí, cidade que fica a 30 quilômetros de Porto Alegre (RS). "Quando a IPM chegou na Prefeitura de Gravataí, no final de 2012, tínhamos sistemas separados. Hoje temos uma Prefeitura modernizada, com todos os setores integrados, digital", destaca o secretário de Administração de Gravataí, Alexsandro Lima Vieira.
Conforme o secretário, agora tudo é virtual. "Em 2019, tivemos quase 76 mil processos exclusivamente digitais. Não tem cópia física, não tem papel. É quase um milhão de folhas de ofício que deixamos de utilizar no período que, além de gerar economia para o município, ainda gera sustentabilidade. Hoje também pode-se pedir uma série de serviços pelo site com o autoatendimento, no computador de casa ou pelo aplicativo. Agora até o servidor rende mais, é mais efetivo", salienta.
Confira depoimentos da experiência de Gravataí
Sistema permite Gestão Eletrônica de Documentos segura
O software Atende.Net oferece o serviço de Gestão Eletrônica de Documentos (GED), quando qualquer processo pode ser catalogado e tramitar de forma integralmente digital, eliminando a necessidade de uso de papel e reduzindo os riscos de perda e fraude. E tudo com muita facilidade.
A digitalização pode ser feita diretamente no sistema por escaneamento do documento, por captura com câmera, link externo ou upload. Esses documentos podem ser catalogados e classificados por meio de uma série de filtros, facilitando a organização e agilizando a busca e o acesso. Além disso, o sistema converte qualquer documento digitalizado em texto, permitindo a busca por palavra-chave. Também é possível criar documentos com template, converter em PDF, compartilhar e juntar arquivos.
Em outras palavras: toda essa digitalização de processos reduz o uso de papel, gerando economia e ajudando a proteger o meio ambiente. Ao serem armazenados em nuvem e gerenciados de forma eletrônica, ficam acessíveis com poucos cliques. Com a assinatura digital, evita-se que documentos "viagem" para coleta de assinaturas, evitando perdas e fraudes.
Veja vídeo sobre todas as funcionalidades do GED
Você sabe quantas árvores são usadas para fazer uma folha A4?
Além dos motivos financeiros, adotar processos digitais é uma forma de trabalhar a sustentabilidade em sua casa/empresa. Afinal, de um modo geral, um tronco padrão de eucalipto rende cerca de 10 mil folhas de papel A4, aquele tradicionalmente usado nos escritórios. Ainda, para produzir uma tonelada de papel, são necessárias aproximadamente 11 árvores.
Além disso, são usados cerca de 10 litros de água durante o processo de produção de uma folha de papel A4. Isso sem falar nos produtos químicos necessários durante essa fabricação, energia consumida e rejeitos gerados.
Confira 5 dicas para reduzir o uso de papel na sua empresa/casa
1) Adote sistemas eletrônicos para envio de mensagens, como e-mail;
2) Ao produzir documentos eletrônicos, gere PDFs em vez de imprimir;
3) Sendo absolutamente necessário imprimir, revise bem antes para garantir que sairá certo já da primeira vez;