BPO é uma sigla em inglês para Business Process Outsourcing, que em tradução direta seria algo como Terceirização de Processos de Negócio. Em outras palavras, a ideia é terceirizar todas as atividades da empresa que não correspondam a algo relacionado à atividade fim da companhia. E o setor financeiro é uma possibilidade comum.
Entre as atividades financeiras que podem ser delegadas estão inclusas contas a pagar e receber, controle do fluxo de caixa e até mesmo o faturamento e o pagamento de impostos, taxas e tributos. Se você tem um profissional de contabilidade terceirizado em sua empresa, por exemplo, já tem um princípio de BPO em sua companhia.
QUAIS OS BENEFÍCIOS DO BPO FINANCEIRO PARA A SUA EMPRESA?
São muitos, mas o principal deles é, sem dúvida, permitir que os gestores mantenham o foco naquilo que realmente importa: o desenvolvimento de produtos de qualidade e o bom relacionamento com os clientes. Muitas empresas, competentes em termos produtivos, acabam tendo reveses em sua trajetória por falta de expertise na condução das finanças.
Terceirizar essas tarefas, portanto, pode significar aumento de produtividade, redução de custos e, também, uma melhor estruturação financeira do negócio. Isso porque as atividades relacionadas à contabilidade e às finanças passam a ser executadas por especialistas, que se utilizam de ferramentas eficazes para automatizar processos e minimizar erros. O BPO é, portanto, uma aposta em confiabilidade.
É natural que muitos gestores, especializados em suas respectivas áreas, não tenham conhecimentos específicos para organizar as finanças ou tomar as melhores decisões em termos de negócios. Nesse sentido, atuando como uma consultoria e como uma plataforma operacional, a terceirização do departamento de finanças pode ser bastante proveitosa para o negócio.
Some a isso a possibilidade de reduzir custos trabalhistas, pois os colaboradores responsáveis por essa função passam a ser registrados por outras companhias que não a sua, podendo atuar dentro ou fora da sua empresa. Ainda, a empresa que opta pela terceirização fica livre de faltas, férias ou algo do gênero.
QUAIS ATIVIDADES PODEM SER TERCEIRIZADAS VIA BPO?
Se a atividade tem relação com finanças, em tese, ela pode ser terceirizada sem exceções. No entanto, temos algumas que se destacam entre as mais requisitadas pelos empresários e gestores. Entre elas podemos citar os seguintes serviços:
Conciliação bancária;
Elaboração do fluxo de caixa;
Contas a pagar;
Contas a receber;
Gestão de indicadores;
Análise de crédito;
Emissão de documentos fiscais.
Podemos subdividir as atividades listadas acima em dois grupos: operacional e analítico. No grupo das atividades operacionais destacam-se aquelas que são imprescindíveis para o dia a dia da empresa. Quando elas são conduzidas por especialistas, podem ser executadas em menor tempo e com um índice menor de erros.
Já no segundo grupo temos as chamadas atividades analíticas. Aqui, estão incluídos os relatórios produzidos visando dar suporte aos gestores na tomada de decisão. Muitas vezes, as empresas têm as informações, mas não dispõem de meios para cruzar esses dados e elaborar relatórios a partir das constatações.
Ter especialistas responsáveis apenas por essa tarefa pode resultar em melhores condições de suporte à tomada de decisão e, consequentemente, a possibilidade de se fazer escolhas mais assertivas.
BPO É PARA TODOS: QUAIS EMPRESAS PODEM SE BENEFICIAR?
Em teoria, tanto grandes quanto pequenas empresas podem se beneficiar com as vantagens que o Business Process Outsourcing proporciona. Embora as razões sejam diferentes, há benefícios claros tanto para negócios ainda em fase inicial quanto para companhias muito bem estabelecidas.
Para aqueles que estão iniciando um negócio, dar atenção à qualidade dos produtos e ao relacionamento com os clientes é essencial. Qualquer tempo “perdido” para se dedicar a outras atividades que não sejam aquelas relacionadas à atividade fim da empresa pesa quando se fala de equipes com quantidades reduzidas de colaboradores.
Portanto, um BPO poderá assumir esse papel, delegando um especialista para acompanhar as finanças do seu negócio, algo que para empresas ainda estágio inicial nem sempre é possível devido ao fato de os salários desses profissionais serem frequentemente incompatíveis com a disponibilidade de capital.
Já para as grandes empresas a situação é diferente. Nesse caso, o que elas mais buscam é redução de custos, pois muitas vezes tem folhas salariais onerosas e inchadas. A reorganização das tarefas e delegação dessas atividades para uma empresa especializada não apenas auxilia na redução dos custos como também proporciona tomadas de decisões mais rápida.
Se for necessário, é possível ampliar o pessoal dedicado a essas tarefas sob demanda. Em outras palavras, não se trata de adicionar gastos fixos à sua folha de pagamento, mas sim de um custo variável que pode ser adaptado a meses nos quais o fluxo de trabalho se apresente em maior volume.
Portanto, há opções para todos os gostos. O mais importante é conhecer as alternativas que existem e colocá-las no papel para descobrir se elas contribuirão para aumentar a produtividade ou reduzir os custos. Se a resposta for positiva, não hesite: siga uma tendência que cada vez mais se consolida tanto em mercados estabelecidos quanto emergentes.
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