Na pele do Organizador - Blog Na Correria
estressados porém felizes
Um dos principais objetivos do T.A. Summit já foi cumprido com sucesso, mesmo antes da realização do evento.
Durante os últimos meses, e de forma mais intensa nas últimas semanas, nós vivemos na pele as dores de ser um Organizador. E foi muito bom para aprender, evoluir, ganhar empatia e uma nova perspectiva sobre como podemos ajudar ainda mais no desenvolvimento deste mercado.
Aprendemos, por exemplo, que planejamento é essencial, mas que ele não resolve muito da ansiedade. E se o fornecedor faltar? E se o palestrante tiver uma dor de barriga? E se faltar luz? Uma das principais lições ao produzir um evento é que nem todas possibilidades são controláveis – e tudo bem.
Foi um período transformador.
O evento trouxe mais empatia pelos problemas do organizador.
Este impacto na equipe é muito benéfico, em especial porque estamos focados, centrados nos nossos clientes, mas é difícil criar uma perspectiva no dia a dia. Nosso próprio desafio, mesmo cheio de características próprias, ajudam a gente a enxergar como podemos fazer melhor.
Durante nosso planejamento, tivemos que mudar o local do evento. Organizadores de eventos esportivos não tem tanta flexibilidade – a gente não precisa fechar a rua – mas às vezes é necessário. No nosso caso, para trazer mais conforto, uma decisão difícil e estressante, mas provavelmente muito recompensadora.
Vivemos de café e check-lists infinitos
Outra lição: 50% de todos os inscritos – e neste momento quase todas as vagas estão preenchidas, que bom – vieram nas últimas 4 semanas de inscrições. Sim, o próprio Organizador deixa para fazer sua inscrição de última hora, quando este é o participante. É natural de um evento que acontece pela primeira vez, no qual o conteúdo foi sendo definido aos poucos. Mas foi tenso, podemos admitir.
A respeito do sistema, nossa principal auto-crítica foi a respeito da acessibilidade mobile ao Organizador. As coisas acontecem muito rápido e o sistema não é redondo para gerenciamento remoto. É um ponto de cuidado, no qual precisamos evoluir. Mas em geral – e agora falando como cliente – nossa relação com o sistema foi boa.
Foi interessante utilizar nosso sistema em um ângulo diferente.
O Ticket Agora – plataforma – realmente ajuda no gerenciamento do evento. Acompanhamos os inscritos em tempo real, são 150, foi fácil, mas a plataforma entregou com muita competência.
Acompanhamos também os relatórios, gráfico de evolução diária, projeção de vendas, Ticket Médio. Tudo foi balizando nossas decisões. Gostamos também da mobilidade e agilidade para gerar cupons desconto – mandamos e gerenciamos diversos, em especial para parceiros e apoiadores. O gerenciador de conteúdo da página de apresentação do evento também funcionou legal e foi atualizado quase diariamente, enquanto o evento se formava.
Tentaremos utilizar ao máximo todos os recursos disponíveis: disparador de comunicados, sistema de certificados, disparo de pesquisa pós-evento.
Sprint final na pele do Organizador
Temos uma semana até o evento e até lá 3 missões:
Entender que não dá para controlar tudo no evento, mas continuar trabalhando forte até última hora pensando na melhor experiência;