Conheça o certificado digital e entenda a sua importância nos negócios | APR
A necessidade de se possuir um certificado digital é cada vez mais compreendida nos diversos tipos de negócio. Além de facilitar muitos processos, possibilitar que o trabalho seja feito fora do ambiente da empresa e economizar espaço e tempo, esta ferramenta ainda ajuda o empresário a se manter dentro da lei com mais facilidade.
Diante disso, entender o que é o certificado digital e como ele funciona é essencial para o dia a dia dos negócios. Vamos lá?
O certificado digital é um documento eletrônico que funciona como a identidade de uma pessoa jurídica. Nele, constam o nome, um número conhecido por chave pública e outros dados que identificam a empresa na Receita Federal e nos sistemas de gestão.
Este certificado é dividido em dois documentos distintos: o e-CNPJ e o eNF-e. Os dois conseguem emitir a nota fiscal eletrônica (NF-e). O primeiro deve ser utilizado somente pelo representante legal do negócio, pois ele dá acesso a uma série de informações e documentos da empresa, enquanto o segundo pode ser usado também por funcionários, já que sua função é basicamente a emissão de NF-e.
Tanto o certificado e-CNPJ quanto o eNF-e possuem ainda uma outra divisão: o A1 e A3, que explicaremos na sequência.
As diferenças entre os certificados A1 e A3
O certificado digital A1 é um documento eletrônico instalado diretamente no computador e não depende de cartões ou tokens para seu uso. Trata-se de um arquivo que, geralmente, possui extensão .PFX ou .P12. Sua senha de acesso precisa ser digitada uma única vez durante a instalação do certificado — depois disso, não será mais necessário informá-la para realizar as emissões de NF-e.
Por ser apenas um arquivo instalado no computador, corre menos risco de se perder ou de ser roubado. Ele também tem a facilidade de poder ser utilizado em diversas plataformas, como smartphones, tablets e notebooks, o que confere mais mobilidade e a possibilidade de que você emita notas fiscais mesmo estando longe do trabalho. Com ele, sua empresa precisa de apenas um certificado para a matriz e as filiais. Porém, sua validade é de somente um ano.
O certificado digital A3, por outro lado, precisa ser armazenado em algum hardware, como token ou cartão, e só pode ser usado em um único equipamento de cada vez, pois precisa estar conectado fisicamente. Sempre que for preciso utilizar outro equipamento, será necessário levar o hardware até ele e realizar uma nova configuração.
O A3 também possui uma senha de acesso. Porém, ela precisa ser informada todos os dias. E se você digitar três vezes errado, o certificado é bloqueado, sendo necessário adquirir um novo — nesse caso, pelo menos o token e o cartão podem ser reaproveitados. E no caso de alguma alteração no contrato social, também é necessário trocar o certificado.
Diferentemente do certificado A1, o A3 não pode ser utilizado em dispositivos móveis. Além disso, cada filial necessita de um certificado, pois ele precisa estar conectado à máquina de emissão de NF-e, e a senha deve ser digitada todas as vezes. Sua validade, normalmente, é de três anos.
O primeiro passo para adquirir um certificado digital é escolher uma Autoridade Certificadora (AC) habilitada pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ICP-Brasil). Para conseguir mais informações sobre as ACs, você pode visitar o site do Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI).
O preço do certificado digital vai depender da Autoridade Certificadora escolhida. Por exemplo, na Imprensa Oficial de São Paulo, o valor varia entre R$ 130,00 e R$ 425,00. Já na Caixa Econômica Federal, os certificados custam entre R$ 240,00 e R$ 340,00. Tudo vai depender, de novo, das necessidades do seu negócio e do quanto você está disposto a investir.
Após escolher o tipo de certificado que mais se enquadra às necessidades de sua empresa, será preciso verificar as formas de pagamento disponíveis e efetuar a quitação. Isto feito, chega a hora de preencher a documentação. Mas faça isso com cautela, pois todos os dados são passíveis de comprovação e devem estar de acordo com as normas legais conforme o segmento e o regime tributário da sua empresa
Sabemos que o certificado digital surgiu para trazer mais agilidade ao dia a dia das empresas. Com ele, tornou-se possível resolver online muitas questões que antes só podiam ser feitas presencialmente. E quando falamos de transportadoras, a sua importância é ainda maior, já que é por meio do certificado digital que são assinados o Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) e o Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e).
Ao facilitar estes processos, permitindo que sejam assinados online, o certificado digital garante a validade jurídica dos documentos eletrônicos, desburocratiza muitos procedimentos, pelo fato de dispensar o reconhecimento de firma, e gera economia de tempo, já que todos os serviços passam a ser feitos pela internet.
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