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O mapeamento de processos na gestão de projetos
27 de setembro de 2016 By planitgp
Os processos estão presentes em tudo o que acontece dentro de uma empresa. Esses processos começam na largada do projeto, passam pelo planejamento e seguem para execução, controle, mensuração e, finalmente, o encerramento. O problema é que, com cada vez menos tempo e projetos mais complexos, o mapeamento de processos tornou-se um enorme desafio para o gestor. Embora seja uma ferramenta fundamental para captar e definir informações, interessados, capacidades e recursos de um projeto, às vezes é negligenciado.
Neste artigo, você vai aprender a aplicar esse mapeamento na gestão dos seus projetos e conquistar excelentes resultados.
Objetivo e benefícios do mapeamento de processos
Entender que o mapeamento de processos é uma ação essencial na melhoria de processos e implantação de novas estruturas é o primeiro passo para obter um projeto bem-sucedido.
O objetivo de um processo é a sistematização e padronização de ações e atividades para um mesmo fim. Já o mapeamento é utilizado justamente para detectar, compreender e conhecer os processos de negócios atuais e futuros com a intenção de melhorar o nível de satisfação do cliente (interno e externo) e da qualidade dos produtos ou serviços e também de reduzir custos para aumentar o desempenho do negócio.
Como? Ao mapear processos, o gestor consegue enxergar os pontos fortes do projeto, gargalos, falhas na integração, retrabalho, tarefas com baixo valor agregado, excesso de documentação, etc. Assim, é possível melhorar todos os processos e aumentar a performance da equipe e da empresa como um todo.
Como o mapeamento é aplicado na gestão de projetos
Para definir esses padrões de processos, você pode utilizar o mapeamento de processos. Abaixo, separamos algumas dicas para otimizar as operações, tornando a gestão de projetos menos burocrática, mais produtiva e efetiva. Confira:
Entenda e estude o fluxo dos processos
Atividades executadas normalmente demandam um insumo (entrada) e geram um produto (saída), que, por sua vez, servirá de insumo para a próxima etapa. O gestor precisa estudar essas etapas individuais de entradas e saídas para que o fluxo ocorra fluidamente, sem gargalos ou retrabalhos.
Além disso, mecanismos utilizados no processamento (software de gestão, planilhas, e-mails) também devem ser analisados. As ferramentas são utilizadas para facilitar o trabalho e, se alguma delas não for bem aproveitada ou estiver atrapalhando, o mapeamento vai identificar isso.
Compreenda as diferentes etapas
Você só conseguirá mapear projetos se souber como eles são executados em sua empresa. Mesmo que você conheça os processos como a palma da sua mão, o mapeamento traz confiança e fidelidade, ajudando — não só você como outros profissionais — a compreender com profundidade cada uma das etapas.
Uma dica é a criação de um questionário que ajude a entender melhor as entradas, ferramentas e saídas. Com tudo documentado, você pode construir uma checklist fiel aos seus processos. Perguntas relativas às metas, não conformidades e compromissos devem constar nesse questionário.
Separe os processos por grupos
Agora que você já tem as etapas do processo compreendidas, identificadas e documentadas, precisa agrupá-las. O objetivo dessa etapa é facilitar a execução e definição de metas. Você pode utilizar a metodologia que preferir, mas não se esqueça de que os grupos de processo deverão estar ligados pelos resultados que geram. Abaixo, damos um exemplo de como classificá-los:
A última etapa é crucial: desenhar o fluxo que representa cada passo executado dentro dos processos. Quando você cria um fluxograma, tem um diagrama visual que mostra claramente entradas, ferramentas, técnicas e saídas. A representação gráfica ajuda a visualização e entendimento dos processos de forma geral, bem como facilita a identificação dos principais responsáveis e suas funções.
Esse será o fim do seu mapeamento. Aqui, é fundamental representar todas as atividades identificadas durante o mapeamento e também as ligações entre elas. Com a simplificação e racionalização de todas as etapas, o gestor pode compreender e otimizar os processos dos projetos da empresa.
Gestores que levam a sério a evolução constante na qualidade da gestão de projetos sabem que todo processo mapeado permite à equipe aumentar a eficiência, simplificação e velocidade.