Contudo, não é mais necessário arquivar todas as faturas mensais. Desde 2010, as empresas prestadoras de serviços públicos devem fornecer aos consumidores a Declaração de Quitação Anual de Débitos. Criada para diminuir a papelada (12 faturas podem ser substituídas por apenas 1 declaração), ela deve ser enviada na fatura de maio e serve como comprovante da isenção de débitos no ano anterior. Ela só é fornecida para os clientes sem nenhuma pendência com a empresa.
Caso a empresa questione uma conta ainda em débito, o consumidor pode usar essa declaração ou a conta paga como prova. Caso o consumidor não possua mais o comprovante, poderá exigir da empresa comprovante de que a conta não foi paga.
Lei Federal nº 12.007/2009, que institui a emissão da declaração de quitação anual de débitos, e artigo 173 da Lei Federal nº 5.172/1966, que dispõe sobre o Sistema Tributário Nacional.
Os comprovantes de pagamento do condomínio devem ser mantidos pelo prazo de 5 anos. Contudo, assim como as contas de serviços essenciais, é possível solicitar à administradora do condomínio uma declaração de quitação de débitos.
Esse documento comprova o direito da propriedade e deve ser guardado por tempo indeterminado pelo proprietário. Em caso de venda, a escritura deve ser transferida ao novo proprietário.