No varejo alimentar, custos ocultos escondem-se na ineficiência - Sincovaga
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Falta de planejamento, de comprometimento do pessoal e atitudes precipitadas são algumas posturas que podem encobrir um problema crônico do varejo de alimentos: os custos ocultos. Eles desencadeiam perdas que trazem prejuízos e arruínam a rentabilidade dos supermercados.
Pior que seus efeitos é o fato de muitos varejistas não conseguirem identificar sua origem. Em tempos de concorrência acirrada, é essencial combatê-los para melhorar a performance do negócio.
Mas, o que são os custos ocultos? Para o consultor Ederson Aparecido Oliveira, o Ederson Varejo, da Evarejo, eles são simplesmente "a diferença entre a forma como as coisas estão sendo feitas agora e a forma que poderiam ser, se tudo estivesse perfeito", ou seja, não existe uma fórmula, já que eles podem variar de um estabelecimento para o outro. "O varejo não permite mais adotarmos processos amadores. É essencial criar uma postura profissional e observadora das oportunidades e entender que os custos ocultos não representam gastos ou mesmo prejuízos para a loja, mas sim uma perda de receita", analisa.
Segundo ele, os custos ocultos podem se concentrar nos produtos perecíveis, na frente de loja, no RH da empresa, no departamento de contas a receber, em falhas de logística ou na recepção de mercadoria, entre outros.
A falta de indicadores para embasar decisões é uma falha que pode custar caro aos varejistas e prejudicar o processo de identificação desses custos, na opinião do consultor Romualdo Teixeira Coelho Jr., CEO da RTC Brasil. "É comum, ao atuarmos muito tempo em um setor ou iniciarmos um negócio, adotarmos premissas, verdades que naquele momento são absolutas, para nortear nosso modo de conduzir as operações. A partir daí, tomamos decisões baseadas em uma visão anterior e nos apegamos a poucos indicadores de desempenho para avaliar a performance no dia a dia", explica.
"No passado, isso dava certo, mas atualmente as premissas que norteiam um negócio mudam frequentemente, a exemplo de normas sindicais, preços de produtos, margens praticadas, influências de produtos importados, novos modelos operacionais, como atacarejos, e grandes varejistas com lojas de vizinhança, aspectos tributários, dentre outros", analisa o executivo da RTC Brasil.
"Dessa forma", continua o consultor, "quando falamos em custos ocultos, significa que não estávamos 'antenados' em variáveis que até então não existiam e/ou não faziam diferença expressiva para o resultado de uma companhia." Este novo cenário mostra que empresários de qualquer segmento precisam de uma série de indicadores para analisar seu negócio e ter a capacidade de reagir as frequentes mudanças no mercado em que atuam.
Onde os custos se "escondem" – Alguns dos principais custos ocultos no varejo de alimentos, para Oliveira, da Evarejo, se concentram na dinâmica dos produtos perecíveis. "A limpeza de uma carne, os custos da água de um produto em recebimento congelado e a falta de local adequado de armazenamento estão entre os pontos", diz. "Entretanto, não podemos esquecer outros, como a baixa produtividade de uma operadora de caixa por causa do leitor de código de barras lento, do giro a mais no bairro para entregar uma encomenda ou compra do cliente e até no tempo perdido em entrevistas de seleção com candidatos fora do perfil", enumera.
Já pela experiência de Coelho Jr., da RTC Brasil, os custos ocultos se concentram em três frentes: estoques, equipe e tributos/impostos. "Em matéria de estoques, podemos dar dois exemplos. A grande quantidade de lançamentos força o varejista a investir sempre em novos produtos, porém é necessário garantir processos de saída de outros que perdem seu potencial de comercialização, dando espaço para os novos, que por estarem na mídia certamente terão maior capacidade de conversão de vendas."
"Outra situação se refere à compra para encartes, que geralmente é feita em grande escala para se obter um custo menor e, por conseguinte, uma margem mais atrativa de comercialização. Entretanto, precisamos focar nesses produtos até o final de sua campanha promocional, para evitar estoques mais altos que o necessário, impactando no fluxo de caixa da empresa. Produto bom, mas em excesso no estoque significa dinheiro parado e pouco recurso para comprar o que está faltando."
Pessoal é outro capítulo que merece atenção, de acordo com o consultor da RTC Brasil. "Avaliar a produtividade e a venda por colaborador passam a ser vitais para a estruturação de uma operação varejista, assim como buscar melhorias nos processos e garantir recursos e aprimoramento para todos, permitindo que atinjam a máxima eficiência operacional."
Como terceiro aspecto, o especialista destaca os tributos/impostos. "Adotar a modalidade fiscal correta para operação de uma empresa pode ser a diferença entre o lucro e o prejuízo de um negócio. Estar atento às classificações fiscais dos produtos também provoca uma grande diferença de custos, pois muitas vezes identificamos varejistas pagando até 60% a mais de impostos!"
Como o sistema tributário nacional é dos mais complexos do mundo, o consultor reforça a importância de buscar apoio de especialistas. "Para casos contábeis e fiscais é fundamental contar com empresas especializadas no seu segmento. Assim teremos a certeza que nos manteremos atualizados constantemente a respeito das mudanças ou novidades que podem nos prejudicar ou beneficiar financeiramente", completa.
Por que é difícil identificar? – Em geral, os sistemas contábeis ou gerenciais das empresas são preparados para enxergar transações: pagamentos x notas fiscais, vendas x cupons fiscais, mas não ganhos e perdas que não estão relacionados a transações, segundo os especialistas.
"Basicamente os custos ocultos não são mensuráveis pela contabilidade, pois ela trabalha com o 'fato acontecido'. Para municiá-la de dados, devemos inserir processos internos no dia a dia da loja que ajudem a apurar os números exatos da situação desejada para a situação atual", orienta Oliveira, da Evarejo.
"A dificuldade de identificar essas despesas resulta da falta de acompanhamento dos indicadores, pois não basta ter a tecnologia, um bom sistema, se as informações não forem trabalhadas para a tomada de decisões. É essencial medir sistematicamente, avaliar o desempenho e propor soluções eficientes para a melhoria da performance e combate de custos ocultos", diz Coelho Jr., da RTC Brasil. "Atualmente é impossível para o varejista pensar 'apenas' em vender. É preciso rentabilizar, por meio de uma gestão clara e objetiva, monitorando números, o desempenho operacional, projetando futuro com segurança e clareza", conclui.
Como combater – "A melhor estratégia é aplicar a gestão eficaz dentro da loja, com ferramentas que alimentam informações dos setores com precisão", reforça Oliveira, da Evarejo. "Antes de qualquer coisa, buscamos sensibilizar, mostrar o papel de cada um no combate aos custos ocultos na empresa. Depois vamos identificar as causas e as deficiências encontradas, o que considero como 'oportunidades disfarçadas'", diz.
"O próximo passo é definir de forma clara e objetiva onde estamos e para onde vamos. É o momento da elaborar metas desafiadoras naquilo que considerávamos ocultos. E daí criamos o planejamento com as ações e implementações de combate aos custos identificados".
Para o especialista, esse processo possibilita ao varejista conhecer melhor o seu negócio. "Como em um círculo de oportunidades, o empresário vai se tornando capaz de identificar novos custos ocultos, definir objetivos e implementar novas ações", completa o especialista.