AUDITORIA DE PROJETOS: LIMITAÇÕES E DESAFIOS
Carlos Marcio Campos Lima
O que é uma auditoria de projeto? qual o marco referencial da auditoria de projetos? As auditorias voltadas para o gerenciamento de projetos atendem a necessidade da auditoria ou do projeto? Estas e outras perguntas são abordadas no artigo: AUDITORIA DE PROJETOS: LIMITAÇÕES E DESAFIOS.
Senhores e senhoras eu peço um minuto de atenção, amanhã vamos ter a visita do auditor. Vamos revisar a missão e a visão da empresa, organizar os repositórios, e não esqueçam, atualizem os cronogramas! É desta forma que comumente se recebe a notícia da chegada do auditor nas organizações. A abordagem intempestiva e reativa, evidencia como a auditoria pode ser um fim em si e não um meio para garantir o gerenciamento apropriado e transparente do projeto.
Dando ênfase aos projetos, o problema com a auditora pode ser ainda maior. A baixa maturidade das organizações com relação ao tema e a prática ainda pouco habitual de realizar auditoria em projetos, pode ser em parte explicada pela pouca literatura existente sobre o tema. No Guia PMBOK 5º edição, o assunto é abordado em apenas um parágrafo da sessão gerenciamento dos riscos, como uma ferramenta do processo controlar riscos.
É apenas na NBR 16277:2014 que vamos ter um referencial teórico para a auditoria de projetos. A norma estabelece os requisitos para a realização da auditoria de projetos com base nos aspectos de governança organizacional, conforme a NBR ISO 21500 e demais normas, frameworks, boas práticas e padrões utilizados como referência em auditoria de projetos.
Os princípios de governança de projetos para auditoria dos sistemas de gerenciamento de projetos, segundo a NBR 16277:2014, são: a justificação contínua de negócio, a responsabilização, o desempenho, a conformidade, a ênfase no gerenciamento do projeto e princípios, a implementação, a operação, o monitoramento, a análise crítica, a manutenção e a melhoria do sistema de gerenciamento do projeto, mediante instrumento documentado e validado periodicamente.
Mesmo que nas suas origens haja um padrão de recorrência, a frequência de realização da auditoria varia de acordo com a necessidade de comparação entre o plano e as práticas efetivas de execução de cada organização, cabendo a cada uma delas a escolha do tipo adequado a ser aplicado e de sua periodicidade (ABNT - NBR 16277- 2014).
A expectativa do auditor será mantida quando não há constatação de desvios na comparação do estado atual com o estado planejado no ponto de medição. Neste sentido, a referência de medição será o plano do projeto. As auditorias devem ser planejadas de forma a garantir que as áreas pertinentes atendam o plano, o padrão, o processo, o procedimento ou prática do projeto (CLELAND E IRELAND, 2012).
Neste momento, ressaltamos um segundo problema. Observa-se que o padrão sistemático das auditorias, conforme a ABNT ISO 9000:2500, estabelece o grau de qualidade frente a referência estabelecida no plano do projeto. Neste sentido, as auditorias de qualidade, no seu padrão convencional, estão sempre olhando para trás e em muito pouco contribuindo para o atendimento de ocorrências futuras, e ainda que hajam vantagens evidentes em auditar sob este ponto de vista, fica a pergunta: o resultado da auditoria persegue o erro ou o sucesso do projeto?
No padrão em que a auditoria busca o grau de qualidade, pode-se esperar um resultado limitado ao atendimento dos requisitos de qualidade, o que não deve tirar o projeto de rota de colisão, se o mesmo está em curso e os desvios foram identificados. Ainda assim, não se deve esperar a indicação do abandono das auditorias de qualidade convencionais, mas de complemento, por meio de auditorias que dão ênfase aos processos de identificação, avaliação, qualificação e resposta aos riscos.
Com esta nova ênfase, a auditoria deve permitir um novo curso ao projeto, de modo a antever desvios, que de outro modo levaria ao fracasso da iniciativa. Desta forma, parte fundamental desta auditoria seria a verificação da efetividade do plano de resposta aos riscos. Neste sentido, a auditoria deve buscar não somente o cumprimento das respostas em acordo com o plano de gerenciamento do projeto, mas o entendimento de que as repostas programadas atendem de fato a ocorrência dos eventos. Entende-se assim, que o trabalho realizado pelos auditores nos projetos pode agregar ainda mais valor, quando ganha a perspectiva de negócio. A partir deste enfoque, os objetivos passam da busca pela ineficiência para a obtenção de um projeto de sucesso.