Ano novo, vida… na mesma. O teletrabalho regressou e por mais virtudes que se lhe encontrem é inegável que existem igualmente várias distrações a ter em conta. A lide da casa e as constantes refeições em família são bons exemplos, tal como os amigos que insistem em ligar ou as redes sociais que não se cansam de alertar para as cusquices do dia. E acima de todas as outras reina ainda uma prole fechada em casa a exigir atenção. As consequências são conhecidas da primeira vaga: mais tempo passado em frente ao computador, muitas vezes fora de horas, para conseguir terminar as tarefas a tempo. por isso, agora que entramos num remake do confinamento é importante aprender com os erros do passado e a lição número 1 é mesmo esta: existem formas de ser mais produtivo em casa, porque os dias certamente não ficaram mais pequenos.
Para um dia de trabalho em pleno é fundamental começar todas as manhãs com energia positiva. Não acreditem em nós, acreditem na estrela da Netflix e das redes sociais, Marie Kondo. Para a autora de “Arrume a Sua Casa, Arrume a sua Vida” ou “Crie Alegria no Trabalho” (entre outros) esta boa energia é fundamental para a sua produtividade diária. Os seus (dela) rituais envolvem abrir as janelas para deixar entrar luz, queimar incenso e recitar algumas orações, mas a vossa rotina pode ser completamente diferente. Podem ser aulas de yoga, preparar um pequeno almoço saudável, correr, meditar… O que quer que os deixe motivados, relaxados, e com muita energia para enfrentar mais um dia de trabalho.
Para perceber onde ser mais produtivo no dia-a-dia temos de começar por perceber, antes, exatamente onde estamos a falhar. Onde desperdiçámos o nosso tempo valioso. E para o conseguir nada melhor do que apontar tudo o que se faz num calendário, preto no branco. Façam este exercício durante uma semana, desde o momento em que acordam até ao momento em que se vão deitar. No fim terão uma ideia muito mais clara de tudo o que conseguiram realizar – ou não.
Provavelmente usa um computador diariamente há muitos anos, mas será que tira todo o partido das opções de produtividade que oferece? Usa, por exemplo, o Auxiliar de Concentração? Esta opção muito útil pode ser encontrada no Windows em Definições/Sistema e permite desligar várias notificações e/ou adiar outras, para não ser interrompido. Pode até fazê-lo automaticamente, pré-definindo algumas horas especificas para estar que este auxiliar esteja ativo.
Num Mac encontra igualmente algumas opções muito úteis que provavelmente também não usa. O que faz, no entanto, é usar o desktop como destino para todos os ficheiros, pastas, documentos e atalhos que descarregou e guardou. É o que faz a maioria das pessoas, pelo menos. Parece muito prático, mas se não organizarem esses ícones ao fim de algum tempo têm o ambiente de trabalho atafulhado, e o objetivo perde-se. A solução? Clicar numa parte vazia do ambiente de trabalho (presumido que ainda tem..) e escolher a opção Usar Pilhas. Nesse momento, todos os ficheiros são automaticamente organizados por categoria (mas também pode optar por outra classificação). No fundo funciona como limpar uma secretária cheia de papéis, só que num segundo e sem pó.
Podem desligar as notificações do Windows que provavelmente a maior fonte de distração não está no ecrã do computador, mas do telemóvel. E para todos aqueles que não resistem a olhar para lá a cada 5 segundos o melhor será instalar uma aplicação como o Flipd, que oferece uma dúzia de formas de se manter focado e motivado. Pode ser um simples cronómetro, onde definem o tempo que pretendem estar “out”, até uma saudável competição dentro da comunidade para ver quem melhor cumpre os objetivos. A Forest é outra app semelhante, e aqui planta-se uma semente que se transforma em árvore ao cumprir os objetivos. Ou murcha, se não o fizerem. Na versão premium (1,09 euros), as árvores virtuais têm correspondência na vida real, e plantam mesmo uma árvore em nosso nome.
Já se sabe que os filhos não vão respeitar nenhuma destas aplicações de concentração, e neste caso será necessário criar outro tipo de “filtros”. Idealmente estabelecendo diferentes momentos de atenção, com balizas bem definidas e claras que deverão ser cumpridas religiosamente. Por pais e filhos. Para o trabalho estas pausas acabam até por ser benéficas, pois o nosso cérebro também precisa de um intervalo. Ou seja, quem não tem crianças pode e deve fazer também pequenas pausas ao longo do dia, nem que seja para ouvir uma música calmamente, de olhos fechados, ou ir dar uma volta com o cão.
Diz-se que, em média, um trabalhador de escritório recebe mais de 120 e-mails por dia – e existem quase tantos estudos a alertar para a ansiedade e stress que isso está a gerar. Como isso não é bom nem para a saúde nem para a concentração – e, consequentemente, para a produtividade, é fundamental não entrar nessa espiral, e a melhor forma será definindo um tempo específico para ver e responder a e-mails. Digamos 10 ou 20 minutos por hora. Também ajuda se responderem telegraficamente, com, no máximo, meia dúzia de linhas. Chris Bailey, autor do livro Hyperfocus recomenda ainda acrescentar uma linha na assinatura do e-mail a explicar isso mesmo: “Para respeitar o seu tempo e o meu, limito os e-mails a cinco frases” ou algo parecido. Isto para evitar passar a mensagem de que é pouco cordial ou pior.
Esqueçam os post-its e as notas espalhadas do PC ao frigorífico, pois não cumprem minimamente a função. Para criar uma verdadeira organização escolham apenas um calendário para apontar todos os eventos, deadlines e tarefas. Podem escolher uma de várias opções – uma agenda em papel, uma app como a Todoist ou os calendários da Google ou do Outlook, – o meio é menos importante do que o conforto de utilização.