Membros do Círculo regularmente se encontram em um espaço chamado "Reunião de Círculo" para executar um ou mais dos 4 "Modos" especiais de reunião descritos na seção seguinte: Revisar, Sincronizar, Adaptar e Cuidar. Reuniões de Círculo são agendadas pelo Secretário e facilitadas pelo Facilitador, dois Papéis Essenciais.
3.1 Somente Membros podem processar tensões
Colaboradores que não são Membros do Círculo não podem processar Tensões nas Reuniões de Círculo. No entanto, Colaboradores podem ser convidados por um Membro do Círculo para ajudar no processamento de uma Tensão específica. Neste caso, a tensão a ser processada ainda será considerada do Membro do Círculo e não dos Colaboradores.
3.2 Formato da Reunião
As Reuniões de Círculo devem começar com uma rodada de check-in, onde um por vez, cada participante compartilha como ele ou ela está chegando no encontro. O Facilitador preenche o encontro com um ou mais dos 5 Modos, de acordo com o tempo disponível e as necessidades do Círculo. O Facilitador deve declarar o nome, objetivo e esclarecer as regras de cada Modo antes de iniciá-lo. As Reuniões de Círculo terminam com uma rodada de encerramento, onde um por vez, cada participante compartilha uma reflexão final sobre o encontro.
3.2.1 Lista de Tensões
Os diferentes Modos são utilizados para processar Tensões específicas sentidas pelos Membros do Círculo. Especialmente antes de Sincronizar e Adaptar, o Facilitador deve pedir para o Secretário construir uma "Lista de Tensões" a processar. Cada Membro do Círculo sentindo uma Tensão deve nomeá-la usando duas ou três palavras. O Secretário então registra o nome da Tensão, juntamente com o nome do Colaborador.
3.2.2 Uma Tensão de cada vez
Depois que a lista de Tensões for construída, o Facilitador deve focar em uma Tensão de cada vez. Isto significa que o Facilitador não deve permitir que outros participantes tentem incluir suas perspectivas na Tensão sendo processada, a não ser que o participante que sentiu a Tensão originalmente acredite que aquela perspectiva seja útil.
3.3 Restrições de Facilitação
Durante a facilitação dos Modos, o Facilitador pode fazer escolhas de que padrões utilizar e como conduzir cada momento. No entanto, o Facilitador deve sempre manter as suas escolhas alinhadas com o objetivo do Modo e as necessidades do Círculo. Um Círculo pode também adotar uma ou mais Restrições que limitem como os Modos são conduzidos. O Facilitador deve respeitar estas limitações.
3.3.1 Eleições são prioritárias
Se algum Membro do Círculo pedir a Eleição de algum dos Papéis Essenciais Eleitos, o Facilitador deve priorizar essa Tensão tratando-a antes de qualquer outra.
3.4 Modo Revisar
O "Modo Revisar" é um momento da Reunião de Círculo cujo objetivo é dar transparência ao trabalho realizado pelo Círculo. Cabe ao Facilitador decidir como especificamente o Modo Revisar é conduzido, exceto se uma Restrição determinar o contrário.
3.5 Modo Sincronizar
O "Modo Sincronizar" é um momento da Reunião de Círculo cujo objetivo é rapidamente processar Tensões que não exigem o Círculo atualizar a sua Estrutura Organizacional. Saídas típicas do Modo Sincronizar incluem ações, projetos, pedidos de ajuda e compartilhamento de informações. O Facilitador deve simplesmente permitir que cada participante que trouxe uma Tensão engaje os outros nos seus Papéis e Deveres, até que um caminho para resolver a Tensão seja identificado. O Secretário deve registrar quaisquer pedidos aceitos pelos outros participantes em seus Papéis ou como Atos Heróicos.
3.6 Modo Adaptar
O "Modo Adaptar" é um momento da Reunião de Círculo cujo objetivo é processar Tensões em mudanças na Estrutura Organizacional do Círculo. As únicas saídas válidas e permitidas no Modo Adaptar são:
Adicionar, remover ou alterar Papéis do Círculo;
Adicionar, remover ou alterar Círculos internos;
Adicionar, remover ou alterar Restrições do Círculo;
Mover seus Papéis, Restrições ou Círculos internos para um Círculo interno;
Mover Papéis, Restrições ou Círculos de um Círculo interno para si;
Transformar os seus Papéis em Círculos internos, e vice-versa.
Adicionar, remover ou alterar Meta-Acordos e declaração de Propósito da organização (somente quando a reunião estiver em nível de Círculo mais amplo da Estrutura Organizacional).
3.6.1 Proposta
Durante o Modo Adaptar, o Facilitador deve facilitar um processo que permita ao participante que trouxe a Tensão, o "Proponente", construir uma "Proposta" para resolvê-la. Esta Proposta deve conter somente as operações descritas como saídas válidas do Modo Adaptar.
3.6.2 Apresentação de Exemplos
O Proponente de uma mudança na Estrutura Organizacional deve ser capaz de apresentar exemplos de situações passadas ou presentes onde cada parte da Proposta construída resolveria ou reduziria a Tensão. Se o Facilitador considerar que o Proponente não foi capaz de apresentar exemplos e esclarecimentos, o Facilitador deve descartar a Proposta. No entanto, o Facilitador não deve julgar a exatidão dos argumentos apresentados, mas somente se eles foram apresentados com um raciocínio lógico e são, portanto, plausíveis.
3.6.3 Objeções
O Facilitador deve permitir que cada participante tenha a oportunidade de levantar uma ou mais "Objeções" à Proposta apresentada. Uma Objeção é uma razão pela qual a Proposta causa mal e move o Círculo para trás. O Facilitador pode fazer perguntas para ajudar o "Objetor" a entender se o que ele trouxe são "Objeções Válidas" ou não.
3.6.4 Objeções Válidas
Uma Objeção a uma Proposta de mudança na Estrutura Organizacional é considerada válida caso o Objetor acredite que ela atenda a todos os 4 critérios a seguir:
1.
Degradação. A Objeção é sobre algum mal que a Proposta poderia causar ao Círculo.
2.
Relacionada ao Papéis. A Objeção afeta um dos Papéis do Objetor no Círculo.
3.
Causalidade. Este mal é causado pela Proposta, ou seja, ele não existiria sem ela.
4.
Baseada em dados. A Objeção é baseada em dados atuais ou experiências passadas, portanto não é uma antecipação de eventos futuros. No entanto, se o dano alegado é tão desastroso que o Círculo não seria capaz de se adaptar no futuro, então este critério pode ser desconsiderado. Contudo, independentemente dos critérios acima, uma Tensão a respeito de adotar uma Proposta sempre conta como uma Objeção se:
5.
Violação. Processar ou a adotar a Proposta viola as regras definidas nesta Constituição do Fluxo Kisoul, ou solicita o Círculo ou os seus membros a agirem fora da autoridade concedida nos termos deste guia de governança.
Ao validar Objeções, o Facilitador não deve julgar a exatidão dos argumentos apresentados, mas somente se eles foram apresentados com um raciocínio lógico e são, portanto, plausíveis. Objeções válidas devem ser integradas.
3.6.5 Integração
Se houver Objeções, o Facilitador deve facilitar um processo para integrá-las à proposta, uma de cada vez. O objetivo da "Integração" é modificar a Proposta para que ela resolva a Tensão original, mas sem causar a Objeção levantada. Se a Proposta for alterada, o Facilitador deve dar mais uma oportunidade para os participantes levantarem Objeções. Se uma Proposta estiver levando muito tempo para integrar, o Facilitador pode descartar a Proposta inteiramente, a fim de passar para o próximo item da Lista de Tensões.
3.6.6 Quebra dos Meta-Acordos
Qualquer participante pode levantar uma Objeção de "Quebra dos Meta-Acordos" se ele ou ela considerar que a Proposta viola uma das regras descritas nestes Meta-Acordos. O Facilitador deve então pedir ao Secretário que interprete se isto é verdadeiro ou não. Esta Objeção especial não precisa ser validada com os critérios utilizados normalmente, mas deve ser integrada como as outras.
3.6.7 Propostas Assíncronas
Alterações na Estrutura Organizacional do Círculo podem ser propostas fora da Reunião de Círculo e são automaticamente aprovadas se todos os Membros do Círculo declararem que não têm qualquer Objeção. Se qualquer Objeção for levantada ou um participante declarar que gostaria de tratar a Tensão de forma convencional, a Proposta deve ser escalada para o Modo Adaptar de uma Reunião de Círculo convencional.
3.7 Modo Cuidar
O "Modo Cuidar" é um momento da Reunião de Círculo cujo objetivo é estimular a presença e a conexão entre os participantes. Este Modo não deve ser utilizado para fazer alterações na Estrutura Organizacional do Círculo ou engajar os Parceiros nos seus Papéis e Deveres.
3.8 Priorize a Reunião
Quando solicitado por outro Membro de um Círculo do qual você faz parte, você deve priorizar participar da Reunião de Círculo em detrimento de trabalhar nos seus Papéis.