Compliance: Entenda as Principais Funções - Blog - The Legal Hub
Após a compreensão do que é Compliance, a importância desta nova área de atuação para o mercado profissional e as principais diferenças entre o Compliance e a Auditoria Interna, abordaremos neste post as suas funções-chave.
De forma geral, podemos afirmar que o papel de um setor de Compliance dentro de uma organização envolve assegurar que a empresa esteja em conformidade com leis, regras e regulamentos externos, assim como com códigos de conduta, políticas e procedimentos internos. Mas quais seriam as atividades efetivas que este setor tem que desenvolver para que as práticas sejam, de fato, implementadas e exercidas?
As funções-chave do Compliance
É claro que as funções e responsabilidades de um setor de Compliance podem variar dependendo do ramo no qual a empresa atua ou até mesmo da natureza das atividades desenvolvidas pela mesma. Mas, mesmo considerando este diferencial existente nas empresas, um setor de Compliance possui cinco áreas de responsabilidade: identificação, prevenção, detecção e monitoramento, resolução e consultoria. E dentro destas áreas, algumas funções-chave se destacam.
Então vamos a lista e explicação de cada uma delas:
*(aqui mantivemos os termos em inglês para não haver confusão com os termos ao traduzir)
Identification, measurement and assessment of compliance risk
Advise (aconselhamento)
A primeira das atividades-chave do Compliance é aconselhar os diretores sêniors sobre a observância do compliance em relação às leis, regras e padrões em toda a empresa.
Além disso, caberá aos diretores manter seus respectivos setores em ordem e sobretudo em concordância com as premissas e ditames do compliance.
Guidance and Education (Guiar e Educar)
A segunda atividade-chave tem como finalidade auxiliar a administração em educar todos os colaboradores sobre questões de compliance e trabalhar como um ponto de contato dentro da própria empresa em relação às dúvidas sobre as diretrizes a serem seguidas.
Uma das principais funções do compliance é, inclusive, desenvolver um código de conduta interno, que deverá ser seguido por todos.
Identification, measurement and assessment of compliance risk (Identificar, mensurar e acessar riscos de compliance)
Esta função do compliance deve, de forma basilar e proativa, identificar, documentar, avaliar e auferir os riscos em compliance associados às atividades chave da empresa.
Estas avaliações devem incluir: o desenvolvimento de novos produtos e práticas de negócio, a proposta de novos tipos de negócios, relações com os clientes.
Monitoring, testing and reporting (monitorar, testar e reportar)
O setor de compliance deve, com a ajuda de todos os colaboradores, monitorar e testar as práticas de conduta dentro da empresa. Em outras palavras, existirá uma fiscalização mútua dentre todos os colaboradores, de maneira que, a todos é dada a oportunidade de denunciar anonimamente qualquer prática que fuja das normas internas ou externas.
Dessa maneira, o setor de compliance ficará responsável por receber todas as denúncias e tomar as medidas cabíveis em relação ao caso em questão e aos colaboradores envolvidos.
Esta função tem como principais focos: levantar e manter a consciência e atenção em relação ao compliance; identificar e adereçar áreas de risco; apoiar uma abordagem proativa de investigação e resolver potenciais problemas de compliance; planejar e implementar um departamento com programas e treinamentos educacionais sobre compliance; fornecer assistência na criação das diretrizes de cada departamento; apontar potenciais questões pertinentes e colaborar com o Chief Compliance Officer.
Compliance program (Programa de Compliance)
Todas estas atividades-chave, assim como outras a serem desenvolvidas pelo setor do Compliance devem ser realizadas sob um programa específico que determinará e planejará todas as atividades a serem desenvolvidas.
Exemplo: revisar políticas e procedimentos específicos, levantamento de riscos de compliance, implementação de canal de denúncias, criação de manual de conduta interna e instauração de processos de auditoria interna).
O Chief Compliance Officer (Compliance Manager) e sua importância
O setor de Compliance em uma empresa, em termos gerais, assegura que uma organização ou empresa adotem e mantenham-se em conformidade com regras externas e internas de controle, assim como identifica riscos que uma organização pode correr e fornece consultoria sobre como evitar ou lidar com cada questão em específico.
E essas atividades não poderiam ser desenvolvidas sem um responsável por coordenar todas as atividades, e este é o papel desenvolvido pelo Chief Compliance Officer. A Associação Internacional de Compliance divide o papel do CCO'S em dois níveis de responsabilidade:
Nível 1: exercer o compliance em relação a regras externas que são impostas à uma organização como um todo.
Nível 2: exercer o compliance em relação a sistemas internos de controle que são impostos para atingir o compliance com normas impostas externamente.
Mas quais seriam essas responsabilidades deste responsável por um setor inteiro de Compliance?
O papel do CCO é garantir que a empresa conduza seus negócios em "full" compliance com todas as leis e regulamentos externos que permeiam a indústria na qual a empresa atua, e manter padrões profissionais de práticas negociais e internas.
O Chief Compliance Officer deve ter um conhecimento inato e intuitivo dos objetivos e cultura da empresa, assim como ter conhecimento da indústria e padrões legais dos negócios que envolvem a organização.
Eles são cobrados não apenas para manter os negócios da empresa dentro da ética e da legalidade, mas também educar toda a empresa sobre conduta ética, implementando boas práticas que garantirão o maior nível de correspondência de observância ao compliance.
Portanto, além das funções-chave do compliance, não podemos esquecer do papel exercido pelo Chief Compliance Officer, que garantirá a efetividade e eficácia de um programa de Compliance existente em uma organização.