O que a minha pequena empresa ganha com um software (ERP) de gestão? – Thiago Giovanella
A decisão de investir em um software ERP — Enterprise Resources Planning — que em uma tradução livre seria Planejamento dos Recursos Empresariais nunca é tomada de forma simples ou sem esforço, comumente esta decisão vem precedida de algum evento impactante como uma obrigação nova ou a necessidade latente de melhoria de processos e redução de despesas.
Também é possível que a decisão parta da ideia de que a tecnologia é aliada segura e eficaz para empresas que buscam incremento em sua produtividade ou até mesmo inovação no seu processo produtivo, no entanto esta ainda é uma postura rara no Brasil.
Independente de qual seja o fator motivador que leva uma pequena ou média empresa a adotar ferramentas de software em sua operação o que se percebe são inúmeras mudanças dentro do comportamento da operação além de uma crescente demanda e dependência de ainda mais tecnologia, mas calma, isso não é ruim, muito pelo contrário.
Vamos analisar a evolução histórica dos acontecimentos para entender como um ERP pode ser um investimento com excelente retorno para a operação, seja ela de serviços, comercial, produção industrial ou agronegócio.
Mesmo no interior do país onde isso ainda é possível, é cada vez mais incomum encontrar algum negócio, seja um pequeno comércio ou um prestador de serviços que não possua alguma forma de pagamento digital, ou a gestão de seus colaboradores através de software de computador ou ainda algum software de automação comercial. Isso se dá basicamente por três motivos principais, que são:
1º — A necessidade de atender alguma obrigação municipal, estadual ou federal que é impossível de fazê-lo sem a ajuda de algum software de computador e internet;
2º — A necessidade de atender a demanda dos consumidores por serviços ou facilidades já experimentadas na concorrência que, caso não seja feito, levaria à perda em definitivo deste consumidor;
3º — A percepção de oportunidade de diferenciação da concorrência, oferecendo serviços e produtos exclusivos para clientes e novos clientes gerando fidelização, aumento nas vendas (cross selling) e aumento na lucratividade destas vendas (up selling).
Nos dois primeiros casos, a tecnologia em um primeiro momento pode ser vista como um custo ou uma despesa operacional forçada mas, quando a escolha do software é acertada esta visão logo se transforma e os benefícios reais são percebidos.
E quais benefícios são estes? Bem, podemos elencar os seguintes pontos positivos da adoção de ERPs para pequenas e médias empresas e antes de mais nada perceber que são vantagens facilmente percebidas e que geram incrementos significativos na qualidade da operação e nos seus rendimentos.
É inegável que uma vez que qualquer atividade deixa de ser feita artesanal e manualmente e passa a ser realizada com ajuda de ferramentas tecnológicas a produtividade aumenta de forma facilmente perceptível. Isso se dá pelo aumento da quantidade de tarefas realizadas em um mesmo período mas também pela diminuição nas tarefas de correção, refatoração e no desperdício causado por erros operacionais.
Padronização no produto final
Outra característica que é comum em ambientes onde as atividades são feitas sem o auxílio de tecnologia é que cada pessoa envolvida possui uma forma de realizar a atividade e consequentemente isso gera uma variação no resultado final. Esta característica além de impedir a gestão de suprimentos, tempo e qualidade da operação também gera dependências e divergências que ao longo prazo pode ser bastante prejudicial para a empresa.
Facilidade na capacitação de funcionários novos e promovidos
Em processos manuais é preciso que o funcionário compreenda o que ele pode e o que ele não pode fazer em um fluxo bastante alongado de acontecimentos, caso contrário ele pode acabar desencadeando algum evento indesejável. Por este motivo, o processo de capacitação de algum funcionário é lento, moroso e caro, podendo chegar a anos de capacitação, revisão, correção, testes e etc.
Quando o processo é desenvolvido através de um software, neste software existem inúmeros recursos que determinam o fluxo das atividades, delimitam as possibilidades e informam o impacto dos acontecimentos fazendo com que o usuário esteja restrito à aquilo que ele pode fazer, muita das vezes, nem tomando conhecimento de outros recursos ou possibilidades. Esta característica reduz o tempo de aprendizagem para horas (às vezes, minutos) e permite que o administrador do sistema vá liberando recursos e capacidades à medida que o funcionário demonstre estar apto.
Um ERP organiza dados de diferentes setores de forma lógica e estruturada, dessa maneira é possível fazer cruzamentos de informações que seriam impossíveis sem a ajuda de um software. Os tomadores de decisão podem então observar a realidade empresarial com dados históricos, estatísticos, analíticos e até com projeções aumentando consideravelmente a segurança nas tomadas de decisão uma vez que trazem à luz informações atualizadas e confiáveis.
Maior integridade e segurança das informações
Softwares de ERP utilizam de bancos de dados que são um conjunto de tecnologias que garantem uma maior proteção dos dados. Os dados em formato digitais são mais fáceis de manter backup, proteger e distribuir, dessa maneira, por consequência, existem muito mais alternativas para impedir o acesso indevido à informações, a replicação de informações preciosas, o aumento na segurança de informações sigilosas bem como o incremento nas ferramentas de auditoria e que permitem acompanhar quem tem acesso a quê.
Além do que foi dito, através de um software ERP é possível entregar somente a parte necessária da informação à pessoas ou cargos específicos aumentando ainda mais o controle do acesso às informações e consequentemente o fluxo que ela toma dentro do processo.
Integração com parceiros e clientes
Neste ponto você certamente já percebeu que a digitalização dos dados de sua operação acrescentam alguns facilitadores no controle do conteúdo além do seu transporte e compartilhamento. É certo que isso também acontece para o seu parceiro de negócios, assim, a convergência entre os dados das duas partes se torna possível.
Através de técnicas e ferramentas adequadas é fácil "traduzir" os dados de uma empresa para o formato que a outra compreenda e assim tornar o conhecimento gerado com os dados de ambas as partes ainda maior e mais preciso. Também é possível automatizar tarefas inteiras reduzindo o fluxo de atividades ao mínimo possível, garantindo mais assertividade, segurança, produtividade e gestão deste relacionamento.
Falar de inovação neste momento pode parecer desnecessário ou redundante mas mesmo assim não se pode perder a oportunidade de deixar claro que uma vez que os dados estão no formato digital, provém de uma entrada segura (o seu ERP) e é comprovadamente eficaz na informação que produz, modelá-lo e reaproveita-lo em outras iniciativas é fácil e em alguns momentos desejável portanto em um cenário onde a empresa possui os seus processos sob gestão e tem as informações que precisa de forma ágil inovar, se diferenciar da concorrência, abrir novas oportunidades de receita, aumentar a sua participação no mercado ou ainda criar um novo mercado totalmente novo é algo possível e com muito menos incertezas.
Em um futuro próximo todo negócio independente do seu porte ou segmento usará algum software de apoio à operação pois isso está se tornando cada vez mais acessível e simples. Já existem softwares no formato de aluguel (Software as a Service) que são verdadeiras ferramentas "plug and play" que permitem que empresas contratem e já comecem a utilizar sem burocracia nem dificuldades.
Mesmo assim é importante compreender a dimensão desta decisão. Adotar uma ferramenta de apoio à operação e/ou apoio à tomada de decisão requer um planejamento e principalmente a compreensão do que é possível extrair de benefícios destas ferramentas, caso contrário será mesmo só um obstáculo e um custo mensal.
Se a sua empresa já possui um ERP, é o momento de você verificar se este software responde às suas questões prioritárias ou se é somente um recurso para digitação. ERPs são desenvolvidos baseados na experiência dos desenvolvedores e dos clientes envolvidos e isso pode significar diferenças infinitas nos paradigmas e necessidades de cada usuário. O seu ERP, se possível, deve ser desenvolvido observando as características do seu segmento e a sua região não como uma ferramenta de prateleira, genérica e sem personalidade. Ter um ERP que de fato compreenda o seu negócio traz os reais benefícios da adoção deste tipo de software. Vale a pena fazer uma revisão.
Agora, se a sua empresa ainda não possui um ERP, este é o momento de procurar por ferramentas que sejam aderentes à realidade do seu negócio e que tragam as experiências e soluções para as suas questões, de forma clara e mensurável. Sem dúvidas esta não é uma decisão tomada de forma simples ou ao acaso, mas pode render ótimos frutos.