No mundo organizacional, a agilidade é sempre alcançada a partir de um ambiente no qual as necessidades possam ser respondidas rapidamente, de maneira eficiente e eficaz, isso exige preparação e comprometimento.
Nesse ponto você pode dizer: Tá bom, até ai nenhuma novidade!
Algo que talvez você ainda não saiba, é que de uma forma recorrente, alguns gestores insistem em implementar a agilidade organizacional de forma gradual, um projeto por vez...
Antes de mais nada, ao invés de se aventurar no mundo ágil (por tentativa e erro), o ideal seria que primeiramente você criasse um ambiente propício. Vivemos em um mundo em constante evolução, por isso, para que os gerentes de projeto e suas equipes consigam entregar os resultados esperados, eles precisam ser capacitados e qualificados. Agilidade requer conhecimento e confiança!
Talvez você esteja agora se perguntando: O que é fundamental para entregar resultados em uma cultura ágil?
Na cultura organizacional, a metodologia ágil requer resposta rápidas, sempre observando as ameaças ou novas oportunidades – minimizando assim, rupturas e/ou mudanças causadas por essas interrupções.
Se você já possui experiência com gerenciamento de projetos há algum tempo, sabe que qualquer mudança é frequentemente perturbadora. Á medida em que a quantidade de alterações aumenta, o potencial do projeto falhar aumenta proporcionalmente. Em teoria, a entrega ágil de projetos facilita as coisas porque ela é projetada para abraçar as mudanças através da elaboração progressiva da solução, permitindo ajustar o ritmo da equipe de desenvolvimento, sem interromper o que ela deve entregar.
Atualmente, um dos maiores desafios para um gerente de projetos e criar um ambiente em que a mudança possa ser aceita com mais facilidade, isso requer compromisso e equipes capacitadas, que possam controlar não apenas como a mudança é implementada, mas também, a natureza específica da mudança.
Calma... Deixe-me explicar melhor
O impacto da cultura ágil pode aumentar exponencialmente a capacidade de entrega de resultado a partir de projetos estratégicos para a organização, contribuindo para atingir as metas de negócios para as quais foi ele foi aprovado - ou exigindo que as próprias metas e objetivos sejam ajustados.
Para os gerentes de projeto, basta dizer que para realizar o trabalho conforme alinhado, provavelmente algo vai ter quer mudar. Por exemplo, isso pode ocorrer a partir de uma alteração no escopo (o que deve ser feito), no cronograma (quando a solução será entregue) ou no orçamento (quanto será gasto na solução). É bem provável que envolva uma combinação desses fatores.
Importância da qualificação do time
Ninguém entende melhor o que está acontecendo em um projeto do que a própria equipe. Os integrantes dos times sabem quais elementos do escopo podem ser alterados sem muito impacto negativo e quais interromperiam o projeto inteiro. Eles também sabem onde podem fazer os maiores ajustes pelo menor custo e conhecem as habilidades coletivas para realizar os ajustes com êxito. Em outras palavras, os integrantes dos times são claramente as melhores pessoas para tomar decisões sobre o que pode e o que não pode ser alterado.
Historicamente, o que falta para os times é uma visão do que deve ser mudado. Um dos principais motivos para as mudanças nos projetos serem tão perturbadoras, é que na maioria das vezes tanto o gerente de projeto, quanto a sua equipe não possuem o entendimento necessário sobre o objetivo e drivers do projeto para saber alavancar ou puxar alguns desses fatores quando ocorrem mudanças. As decisões de mudança exigem que os líderes (que possuem o entendimento do negócio) se reúnam com o gerente e a sua equipe (com o entendimento técnico do projeto) para alinhar o curso de ação correto - Isso inevitavelmente deve ser encarado como um compromisso.
Infelizmente, isso é o oposto do que ocorre na maioria das vezes. O tempo decorrente entre a identificação da necessidade de mudança e a implementação do ajuste correto, deve ser o mais curto possível (conceito de pivôs rápidos). Para que isso realmente aconteça, a tomada de decisão deve ser consolidada e deve ter um ponto focal, neste caso, a equipe do projeto, é o único local em que ela pode ser eficaz.
Para que a metodologia ágil funcione, a liderança precisa renunciar ao controle das decisões de mudança. Os líderes precisam capacitar e delegar a responsabilidade de tomar decisões às equipes do projeto, confiante de que ela têm competência e confiança para fazer as mudanças necessárias de maneira assertiva.
Competência e confiança dos times
O problema, é claro, é que a maioria das equipes de projeto não tem competência para tomar essas decisões, isso porque, nunca foram incluídas no plano de negócios e não entendem de forma plena a motivação do projeto. De uma forma geral, os integrantes dos times não possuem confiança e liberdade para agir de forma autonoma, dado que na maioria das vezes, as entregas dos projetos ocorrem em ambientes tradicionais, onde as decisões da equipe sempre ocorrem sob governança e supervisão, exigindo justificativas que precisam ser fornecidas.
Para ser bem sucessida, a agilidade organizacional requer que este cenário mude. Tanto os gerentes de projeto, quanto os principais membros da equipe, devem ter um entendimento completo do objetivo de negócios por trás do projeto desde o início. Eles devem entender como o projeto contribui para os objetivos da empresa e por que o projeto está sendo patrocinado.
Ainda que esse entendimento possa ser apenas teórico, espera-se que seja fornecido um detalhamento prático sobre o que se espera da solução do ponto de vista do negócio, ou seja, como o projeto se destina a apoiar o crescimento organizacional. Isso permitirá que a equipe desenvolva uma abordagem inicial que melhor se alinhem às necessidades dos negócios. A partir dessa visão, o time poderá ter um melhor entendimento sobre a necessidade de ajustes que poderão ocorrer durante o processo de entrega.
Além desse entendimento, a organização deve garantir que o patrocinador ou product owner (dependendo do caso), apresentem para os demais stakeholders, como a empresa se beneficiará com as entregas do projeto. Ao invés de ser simplesmente mais uma parte envolvida na governança do projeto, o patrocinador ou product owner devem assumir um papel ativo em revisões periódicas, esses indivíduos deve estar firmemente conectado às decisões da equipe do projeto. Para fazer isso dentro dos prazos agressivos exigidos pela agilidade organizacional, eles devem estar sempre atualizados sobre as questões do projeto.
Se você perguntar à maioria dos membros de equipes de projeto, se eles estão dispostos a tomar decisões importantes e de forma autônoma, provavelmente, você receberá poucas respostas positivas (talvez nenhuma). Eles estão tão acostumados a serem conduzidos e direcionados por membros do PMO ou executivo, que relutam em adotar ações pró-ativas. Em um ambiente onde se busca agilidade organizacional, isso irremediavelmente precisa mudar. Qualquer atraso pode afetar diretamente a capacidade de sucesso do projeto, e por consequência, a probabilidade de atingir as metas pré-estabelecidas.
A liderança não deve apenas renunciar nominalmente ao controle, ela deve capacitar as equipes de projeto para tomar suas próprias decisões. Cabe à liderança apoiar essas decisões, mesmo quando elas diferem do que o líder teria feito. Quando observamos os processos e as estruturas da governança corporativa, nos damos conta que o equilíbrio entre a qualidade da decisão e o tempo necessário para alcançá-la é primordial...
Mesmo que análises mais detalhadas resultem em uma decisão diferente, uma resposta rápida nunca deve ser subestimada. Garantir que o PMO e suas equipes tenham a capacidade de fazer isso é vital para que eles tenham a confiança necessária para agir de forma decisiva, visando a virada de jogo.
OK, entendi até aqui.. Mas o que devo fazer para criar um ambiente de confiança? Isso veremos no próximo artigo desta série.