Vale a pena automatizar meus processos? | PJ UFMG
Vale a pena automatizar meus processos?
No mundo dos negócios, é quase um consenso que estar disposto a automatizar processos é uma premissa básica em estratégias de crescimento. Para muitos, a profissionalização da empresa ou até os lucros gerados estão diretamente ligados à base tecnológica aplicada aos processos industriais de fabricação de produtos. De fato, as vantagens da automatização são claras, no entanto, a decisão de optar pela informatização de processos e informações recorrem em diversos outros fatores além do anseio por reduzir custos e prazos.
Quando se diz automatização, de imediato nos vem a mecanização dos processos de fabricação de produtos. Algo como robôs ou braços mecânicos atuando na fabricação de peças de carros ilustra bem nosso conceito. No entanto, a automatização pode ser aplicada em dois níveis básicos: processos de negócios e/ou processos operacionais. Referem-se aos processos de negócios aqueles que atuam diretamente na estruturação organizacional da empresa. Compõem esses processos as atividades de apoio que trabalham na estruturação da comunicação entre setores e no fluxo de informações empresarias. Já processos operacionais, referem-se às atividades tácticas de engenharia, por exemplo, no monitoramento de estoque e gerenciamento da cadeia de suprimentos, mas referem-se, finalmente, às atividades técnicas de produção do valor efetivo, ou seja, na efetiva elaboração dos produtos ou serviços oferecidos por uma empresa.
Estratégias de crescimento empresarial, de fato, devem contemplar uma efetiva divisão do trabalho. Por isso, delegar funções e promover a comunicação adequada entre os membros da empresa são fatores críticos de um empreendimento de porte considerável. Nesse sentido, a informatização de informações promove uma comunicação assertiva de todos os setores da empresa ao permitir que os documentos de interesse geral estejam disponibilizados em um mesmo servidor. Então, a partir de filtros de busca inteligentes, a acessibilidade de cada setor aos arquivos da empresa é efetivamente facilitada. Decidir pela automatização também evita a realização massiva de processos repetitivos por pessoas. Assim, direciona-se o trabalho humano às atividades, criativas, que impactam nas boas práticas empresariais.
No entanto, a maior contribuição da automatização dos processos de negócios está relacionada ao fornecimento de indicadores extremamente úteis para a gestão. Nesse sentido, a perfeita visualização da situação real da empresa através de gráficos e marcadores, funciona como apoio à decisão do direcionamento de esforços, da elaboração de metas e planos de ação, da otimização de processos e também da atuação proativa em corrigir falhas.
Passando agora para a automatização de processos operacionais, a decisão por automatizar os processos técnicos de fabricação recorre a um fator inusitado: o conceito do produto. Enquanto, aparentemente, apenas os custos de investimento e previsões de retorno financeiro regem a discussão quanto automatizar ou não, é interessante perceber que o marketing e o "conteúdo do produto/serviço que se vende" atuam diretamente nessa decisão. Por isso, a decisão é também estratégica.
Contra todas as previsões que sugerem uma necessidade de automatização, são exatamente os processos manuais da fabricação de uma Ferrari, por exemplo, que agregam valor ao produto. A montagem de um motor à mão, inclusive muito precisa, e todos as atividades manuais dentro desse processo acompanham a máxima de personalização.
A Ferrari, referência há mais de meio século para o setor automobilístico, integra toda uma estratégia de exclusividade à qualidade da marca. Por isso, no máximo 7 mil vendas, por decisão da empresa, podem acontecer anualmente. Algumas das pessoas mais ricas do mundo esperam de 2 a 4 anos por sua Ferrari.
Toda essa política é traduzida para o processo de produção de uma Ferrari: o comprador acompanha a produção de um carro extremamente personalizado, sendo a cor das costuras, o formato do banco, tapetes e até os pedais escolhidos pelo futuro proprietário. Por isso, os procedimentos manuais de corte e costura do couro, montagem do motor e as sete camadas de pintura realizadas por apenas uma pessoa, diga-se extremamente capacitada, são exatamente aqueles que justificam os elevados preços dos produtos e a consolidação da empresa como referência no mercado.
Em contrapartida, enquanto as operações manuais asseguram o prestígio e o faturamento da Ferrari, marcas também de referência na fabricação de carros de luxo têm sucesso com a automatização de processos.
Com uma carroçaria quadrangular e uma disposição de quatro lugares em um veículo de alta performance, a Nissan aposta na redução do preço final de um carro produzido em série. Enquanto a montagem de um único motor da Ferrari requer um dia inteiro de trabalho de um funcionário extremamente capacitado, a fabricação completa de um "Nissan GT-R" dura 60 horas.
Na retomada à boa saúde financeira da sexta maior do mundo automobilístico, sua nova direção apoiou-se principalmente na eficiência dos processos repetitivos, pela redução dos prazos e custos; na eliminação dos "gaps" e tempos entre atividades; e no controle de qualidade pelo monitoramento do desempenho do carro por medições assertivas e de alta precisão.
Saindo um pouco do exemplo da automobilística, resta saber quando vale a pena automatizar meus processos. De fato, informatizar os processos de negócios auxiliam na escalada de uma empresa que pretende crescer. Da mesma forma, a automatização dos processos operacionais é inquestionavelmente interessante para o monitoramento de atividades, estoque, suprimentos e, principalmente, controle da qualidade. São as medições e indicadores que asseguram o bom desempenho das atividades e o resultado do produto/serviço final. Então, segue uma cartilha para avaliar os benefícios e contrapartidas à automatização do seu empreendimento:
Trabalhe a possibilidade de forma madura.
Entenda que a automatização demanda investimentos. Por isso, faça uma previsão precisa de retorno sobre investimento (ROI). Estime a amortização deste gasto e alinhe a sua decisão com as metas e metodologias da empresa.
Considere também que "o conceito do valor gerado por você" e o marketing do seu produto/serviço, é extremamente importante para cativar clientes. Por isso, cuidado para não adotar posturas e processos de fabricação incompatíveis com sua estratégia de vendas.
A automatização dos processos técnicos operacionais exige uma produção seriada. Para que o investimento gere efetivo retorno financeiro, é necessário que a tarefa seja realizada repetidas vezes. Só assim a ferramenta seria capaz de reduzir prazos e custos de maneira contínua.
Se você estiver pensando em automatizar os processos principais de elaboração e entrega do produto/serviço, considere que a informatização resulta em uma padronização das atividades e da ordem com quem são executadas. O que é tradicionalmente um benefício por garantir integridade na execução, pode ser prejudicial por retirar a personalização e a flexibilidade de execuções talvez demandadas diferentes. Por exemplo, se o cliente solicitar uma leve alteração nos procedimentos, que não comprometeria a entrega do produto, os usuários diriam que não é possível porque "o sistema não permite".
Certifique-se de que possui os recursos humanos necessários para que as ferramentas sejam efetivamente aplicadas e gerem impacto na administração da sua empresa. São, invariavelmente, necessárias pessoas capazes de bem gerenciar indicadores e resultados provenientes da informatização das informações.
Porte compatível
A automatização de processos não se restringe aos processos operacionais. Gera também possível valor a automatização dos processos administrativos. Para que se justifiquem os investimentos na automatização organizacional, é necessário impactar de fato a estrutura empresarial, promovendo a comunicação efetiva entre setores e o acesso rápido a documentos compartilhados.
Concluindo, a automatização não é indicativo de sucesso. Atuam nessa decisão o contexto de aplicação, as estratégias e metas da empresa ou até mesmo as estratégias de marketing do produto/serviço oferecido por você. Se a avaliação dos parâmetros for positiva, automatize seus processos. Se não, pense em outras estratégias para reduzir custos, prazos e, principalmente, cativar o cliente.