Controle de estoque - como funciona na prática?
Controle de estoque – como funciona na prática?
Para que você possa entender a importância que um bom controle de estoque tem para seu negócio, vamos iniciar esse artigo definindo em que consiste esta ferramenta e, ao longo da leitura, você verá exemplos que ilustrarão o que ocasiona a falta dele.
Também listaremos soluções para que você possa aplicar este controle na gestão de restaurante seja ele um bar, restaurante, lanchonete ou afins. Confira!
O controle de estoque nada mais é do que uma ferramenta de gestão que permite maior controle sobre a entrada e saída de mercadorias. Em operações mais manuais, ele é feito no formato de planilha de Excel, contendo dia, mês e ano em que o produto deu entrada no estoque, além de data de validade, quantidade do produto ou matéria prima, seu valor unitário, a soma do total do volume comprado e quem foi seu fornecedor.
Para estabelecimentos pequenos, uma gestão manual bem alimentada e calculada é suficiente e atende à demanda gerada no controle. No entanto, à medida em que sua operação vai crescendo, é de suma importância buscar ajuda investindo em sistema de restaurante que o apoio nesse processo, evitando perdas desnecessárias.
Importante: controlar um estoque com qualidade só é possível quando que você porciona seus alimentos e segue à risca a uma ficha técnica. Não tem uma ficha técnica ou não sabe o que ela é? Abaixo, baixe um modelo simples que o ajudará significativamente:
Como dissemos anteriormente, um sistema de gerenciamento do estoque evita perdas. Conforme você controla a data de entrada de matéria prima ou produto e as data das saídas, será possível identificar os ingredientes que estão próximos do vencimento e também o que está prestes a faltar. Assim, o risco de seu restaurante perder dinheiro, ficar sem matéria-prima para ou sofrer com ingredientes encalhados por falta de controle de estoque é bem reduzido.
O controle de estoque divide-se em entrada e saída de produtos com detalhamento das compras. A aplicação na planilha de controle é a seguinte:
1. Entrada de produtos
Assim que as compras de abastecimento forem realizadas, você pode solicitar ao fornecedor que lhe envie a nota fiscal com uma listagem de itens na forma eletrônica ou, em posse da nota impressa, você ou seu funcionário registrarão cada produto que entrar no estoque. O registro deve conter:
Dia, mês e ano de entrada do item no estoque
O prazo de validade do produto
A quantidade de unidades que foram repostas
O valor de cada unidade
Como informação nunca é demais, se a mercadoria apresentar algum problema, em posse destas informações você terá como acionar o fabricante, além de controlar o seu estabelecimento da melhor forma possível. Viu, como a gestão de estoque é importante?
2. Saída de produtos
As baixas no estoque devem ser registradas da mesma maneira:
Dia, mês, ano de saída
Registre a quantidade de unidades que saíram do estoque
O custo médio por unidade ou produto
Você também deve exigir ou registrar o motivo da saída do produto- isso evitará perdas por fraude.
Imagine que você tem produtos próximos à data de vencimento e não faz o controle de entrada e saída. Neste caso, o que aconteceria? Desperdício, é claro! Este seria um dinheiro perdido que poderia ser reinvestido no negócio.
Com um bom controle de estoque você pode programar promoções para queimar estoque acumulado e evitar essas perdas.
Outra situação muito comum é a falha na operação. Se você perder um hambúrguer por dia devido à falhas operacionais ou até mesmo fraude (leia sobre isso clicando aqui), eis o tamanho do seu gasto:
Se o preço de venda deste produto for R$ 12,00, e multiplicarmos este valor por seis dias de trabalho, teremos R$72,00 de prejuízo em apenas uma semana. Em quatro semanas isso geraria um prejuízo de R$288,00 e, em doze meses, representaria um prejuízo aina maior: R$ 3.456,00.
Se você pensar de forma realista sobre os prejuízos que realmente tem em seu estabelecimento devido à falhas, o que você perde pode representar grande parte da sua receita, não é? Com base nisso, concluímos que sem um controle de estoque, você tem muito a perder.
Quem deve ser responsável pelo controle de estoque?
O responsável pelo seu controle de estoque deve ser um funcionário de confiança atento a detalhes e muito organizado, que fique sob sua supervisão. Este profissional deverá ser treinado para incluir os itens das compras na planilha de controle ou no sistema de gestão quando você optar por um que lhe entregue tudo que precisa.
Ao utilizar um software de gestão para lanchonetes, bares e restaurantes que integre esta solução ao frente de caixa, retaguarda e balcão, você terá facilidades no cadastro dos produtos e muito mais controle. Você contará também com:
Elaboração de fichas técnicas que proporcionam controle automático da baixa de matérias-primas do estoque e cálculo do respectivo custo do produto (CMV);
Possibilidade de informar percentuais de perdas de processamento;
Composição de matérias primas intermediárias;
Registro de eventos manuais como furtos e inventário físico.
E claro, vai dispor do devido treinamento para que este funcionário de confiança opere todo o processo de forma assertiva. Pense, o investimento no profissional que vai zelar pelo seu estoque é bem menor que o custo das perdas no longo prazo!
Boas práticas na aplicação do controle de estoque
– Evite aumento de estoque devido a compras excessivas ou queda nas vendas. Consulte seu controle antes de ir as compras;
– Faça o controle semanalmente e, se seu estabelecimento for um bar ou balada, realize-o diariamente.
Com organização e preparo seu negócio vai operar de forma bem estruturada e, agora que você já sabe como o controle de estoque pode ajudar com isso, compartilhe conosco nos comentários: Você já faz o controle de estoque de seu estabelecimento? Qual a sua maior dificuldade com esse processo?