Faça um resumo de informações, identificando elementos essenciais para organização da ação. Isto se chama Briefing. Se posicionar de forma clara vai impedir prejuízos e ineficiência da ação. Pense em: Objetivos gerais e específicos; Tema central do evento; Tempo de antecipação para realização; Duração; Quantidade de convidados; Recursos físicos e humanos a envolver; Espaço onde irá decorrer; Custos associados; Comercialização e divulgação do evento (forma de convite e meios de comunicação a serem usados).
Após delimitar seu briefing, chegou a hora de planejar. Tente iniciar esta tarefa o mais cedo possível, estabelecendo prioridades e respeitando prazos burocráticos (licenças, alvarás, seguros, etc), se existirem. Entre as tarefas a serem desempenhadas durante o planejamento, estão:
*Escolher com calma os parceiros e fornecedores, principalmente se o seu evento for exigir serviços de decoração, alimentação, brindes, etc;
*Em caso de empresas de grande porte, verifique quais departamentos da organização serão envolvidos e antecipe solicitações com prazos definidos (documente o processo, nem que seja via e-mail);
*Reservar e contratar com antecedência (local do evento, equipamentos necessários, entre outros). Até aí você já terá que ter feito um levantamento de todas as suas necessidades (converse com os interlocutores): microfones, projetores, computadores, wi-fi, tela, impressora, etc;