Como domesticar a sua gestão de E-mails
É inegável o quanto a comunicação digital invade as nossas vidas ao ponto de um dia por semana (sim 24 horas!) ser gasto em e-mails, redes sociais, etc em cada semana. Vou procurar neste artigo dar-lhe algumas ferramentas para lidar especificamente com os e-mails.
O facto é que o e-mail pode ser útil desde que exista um sistema para lidar com ele (isso mesmo: um sistema). Existem várias considerações a ter para o sistema funcionar:
Que mensagens quero consistentemente/realmente responder ou, até mesmo, ver?
1. NÃO precisa de ver e-mails a todo o minuto (se precisa é porque o seu tempo está a ser mal gerido) – veja os e-mails na hora em que definiu que ia ver e-mails (mais à frente vamos voltar a falar deste tópico) porque não se esqueça que só pode fazer uma coisa de cada vez com o seu tempo;
2. Poupa bateria do telefone, tablet, etc…
1.Pastas alternativas de e-mail (preenchidas automaticamente):
○ Eventos do calendário
○ E-mails de dentro da minha empresa onde estou em cc
○ E-mails de fora da minha empresa onde estou em cc
2. Pastas de tarefas (não são preenchidas automaticamente):
○ Necessitam resposta
○ Necessitam de follow-up (nós passámos a bola a alguém mas precisamos verificar mais tarde que o assunto está em andamento caso não haja resposta)
3. Pastas de listas – (preenchidas automaticamente):
○ Mensagens de redes sociais (as pessoais pelo menos)
○ Feeds de notícias, RSS, etc
No ponto 1. note-se que os e-mails onde estamos em cc não é suposto serem tratados com o mesmo grau de urgência dos que somos os destinatários directos! No ponto 2. colocamos como trabalho em progresso e de forma manual o que é importante mas não precisamos resolver já e claro podemos e devemos criar várias pastas consoante o nosso negócio e temáticas que nos interessam. No ponto 3. devemos tentar perceber que listas queremos realmente receber mas aconselho uma ferramenta gratuita que verifica todas as subscrições que tem para uma conta de e-mail: http://www.unrroll.me – funciona!
O e-mail pode ser uma ferramenta extremamente útil para empresários e gestores comunicarem e definirem prioridades nas suas tarefas. Infelizmente verifico muitas vezes que não olham para o e-mail desta forma mas sim como um "monstro" que precisa de ser domesticado. Na ActionCOACH vemos o tema da Gestão do Tempo como parte do Controlo do Negócio pois se estivermos fora de controlo, não existe possibilidade de gerir marketing, vendas, equipa, sistemas etc! Por isso… domestique hoje mesmo esse "monstro".