Já todos tivemos dias que parece que passam depressa demais e parece que não conseguiste fazer nada do que devias fazer.
Olha novamente para a tua agenda e para a lista de tarefas dessa semana. Talvez tenhas conseguido cumprir entre 30-35% do que tinhas que ser feito.
Ao pensar nessa semana, deixas-te ir abaixo.
As chamadas dos clientes, as notificações do telemóvel, um novo email, uma nova mensagem do site, tudo se tornou uma distração que te impediu de cumprir o que tinha que ser feito.
Está na altura de algo mudar. Falta apenas saber por onde começar e quais os erros que te estão a custar tempo.
Sabes quem é o funcionário mais valioso do teu negócio?
És tu.
Tu, o empreendedor, é quem passa mais tempo envolvido no negócio (o que é natural, já agora).
Criaste o teu negócio, construiste uma marca e agora trabalhas para este novo projeto.
Trabalha várias horas para garantir o sucesso e satisfação dos seus clientes.
Mas é precisamente aí que está o problema.
Embora seja normal trabalhar para a empresa no início da jornada, à medida que o tempo passa, chega a altura de trabalhar na empresa.
Qual é a diferença?
A diferença é que, ao trabalhares para a empresa, vais continuar a fazer as coisas em função do que aparece e que tem que ser feito. O crescimento, mesmo que exista, é muito mais demorado.
Isto acontece porque passas horas a trabalhar em vez de passar horas a pensar no seu crescimento e na estratégia a aplicar.
A partir do momento em que começas a pensar no caminho que tens pela frente e na forma de crescer, estarás a trabalhar na empresa. Isto é, no teu crescimento e futuro.
Pode parecer um pouco estranho ao início e terás certamente vontade de refutar o que acabamos de escrever.
Nós também não acreditamos muito ao início. Afinal, para ganhar é preciso trabalhar, certo?
Quem primeiro nos alertou para esta situação foi o Mentor de Negócios Cristiano Gomes.
O Cristiano tem mais de 10 anos de experiência em negócios online e gestão e teve a oportunidade de passar por várias fases. Foi precisamente quando reconheceu que é necessário trabalhar na empresa que começou a crescer.
É certo que só o trabalho nos garante rentabilidade. Mas tu, como empreendedor ou gestor, tens que saber reconhecer qual é o teu lugar na empresa para que esta seja realmente rentável.
Erros que te estão a custar tempo (e dinheiro)
1. Querer fazer tudo
O primeiro erro é mesmo não saber definir o teu lugar.
O facto de a empresa ser tua, não significa que tenhas que fazer tudo.
Pensa: será que o Steve Jobs, quando começou, fez tudo sozinho?
Não! Teve a ajuda de Steve Wozniak e lançou a Apple depois de ter investidores que o ajudassem a lançar a empresa que ele queria ter no futuro.
O teu caso não é diferente. Ninguém te impede de ser o próximo Steve Jobs da tua área.
Mas, para o conseguires, tens que saber calcular o valor do teu tempo e perceber que há determinadas tarefas que terás que delegar.
Usando um exemplo que já demos muitas vezes, pensa numa fábrica de sapatos. O funcionário não sabe, necessariamente, como gerir a empresa. É contratado para fazer os sapatos.
O contabilista, apesar de gerir as finanças e obrigatoriedades financeiras de uma fábrica de sapatos, não sabe necessariamente como fazer um sapato.
Tu, como empreendedor, podes ser um excelente gestor e nem saber como gerir finanças.
A tua tarefa enquanto empreendedor é pensar na empresa; na estratégia, na forma de crescimento, nos objetivos, nas pessoas que vais contratar (ou já contrataste), etc.
Mas não podes ser responsável por gerir a empresa, fazer os sapatos, tratar da contabilidade, do design das peças, das redes sociais e tudo o resto ao mesmo tempo.
É impossível.
A solução para este erro: aprender a delegar.
Vais ter mesmo que o fazer. Caso contrário, o teu negócio nunca será realmente rentável.
2. Não teres tempo para ti
Este acaba por ser uma consequência do ponto anterior. É um inimigo silencioso.
Não descansar o corpo e a mente é um dos erros que te custam tempo e dinheiro.
O teu corpo dá-te sinais de que precisas de descanso e tu tens que lhes prestar atenção.
Ter tempo para ti é importante e, contrariamente ao que se possa pensar, não é negligente para com o teu negócio.
Não te esqueças que, em caso de doença, o teu negócio fica sem ti. E tu és o funcionário mais importante (e mais caro) da empresa.
Da mesma forma que qualquer funcionário tem direito ao seu descanso, tu também tens.
Não cometas mais este erro.
Organiza a tua agenda de forma a que consigas ter as noites mais livres e, pelo menos 2 a 3 vezes por semana, tira uma hora do dia para tratar de outras coisas não relacionadas com a empresa.
Se porventura alguma coisa acontecer, provavelmente não será tão urgente que não possas atrasar uma hora ou duas.
A maioria dos clientes (e dos empreendedores) categoriza as coisas como urgentes e parece que é tudo “para ontem”. Mas será mesmo?
3. Não definir o que é realmente urgente e prioritário
Não é estranho que em 10 chamadas ou emails, 8 sejam absolutamente urgentes?
Na verdade, a maioria não é urgente, embora por vezes pareça que sim.
O mesmo acontece com as tuas tarefas.
Ao estabeleceres objetivos a curto, médio e longo prazo, já terás uma ideia do que é urgente (ou não) nas tuas tarefas diárias.
Por exemplo, se o teu objetivo é ter uma campanha publicitária online até ao final da semana (e és tu quem trata do lançamento) esta tarefa pode ser considerada urgente, mas não prioritária.
Uma tarefa urgente é algo que precisa de ser feito hoje ou, o mais tardar, amanhã.
Uma tarefa prioritária é algo que tem que ser tratado com prioridade, logo a seguir às tarefas urgentes.
Matriz de Eisenhower
Usando a Matriz de Eisenhower, podes definir o que é urgente/não urgente e prioritário/não prioritário e dar às suas tarefas níveis de execução.
No nível 1 estão as tarefas que tens que fazer imediatamente e logo pela manhã. São consideradas urgentes e prioritárias, o que significa que vais perder dinheiro ou reputação caso não as faças.
No nível 2, estão tarefas que precisam de ser concluídas dentro dos próximos dias (entre 2 e 4).
No nível 3 estão tarefas que parecem urgentes, mas que não te causarão perda de dinheiro, tempo ou reputação caso apenas as completes mais tarde.
No nível 4 estão tarefas que não têm um prazo estabelecido e que podem ser feitas quando tiveres tempo para as fazer. Regra geral, são tarefas relacionadas com o teu objetivo a longo prazo.
Normalmente, tarefas de nível 3 ou 4 não requerem muita atenção de tua parte e podes delegá-las a um assistente virtual ou a um funcionário.
Não será fácil usar esta matriz nos primeiros tempos. Como dito acima, há muitas coisas que te vão parecer urgentes e/ou prioritárias. Terás que te empenhar para conseguir distinguir.
Vão continuar a existir situações em que os teus clientes precisam das coisas para ontem. Para ultrapassar esta “barreira”, faz esta pergunta simples (mas poderosa) ao teu cliente:
O teu negócio/empresa/produto vai ser afetado caso não consiga isso hoje/nas próximas 48h?
(podes alterar o tempo indicado conforme te for pedido, claro)
Aprende com os erros – e cresce!
Reconhecer os erros que te estão a custar tempo não é mesmo tarefa fácil.
Primeiro, significa admitir que a tua gestão não está a ser infalível – o que magoar o ego.
Mas ao admitires que algo não está bem e prontificares-te a fazer os possíveis para mudar, estás a dar o maior passo para levar a tua empresa ao sucesso.
Tags: empreendedorismo, gestao de tempo
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