9 truques de Excel que estudantes deviam saber
Em quase todas as áreas de estudo não vai ser possível escapar ao Microsoft Excel...
Com o Excel, criar rapidamente gráficos e tabelas, analisar dados ou fazer formatações, usufruir do preenchimento automático ou ter acesso a cifrões e filtros nunca foi tão fácil.
Resumir, analisar e explorar ou mesmo destacar, calcular ou alterar, tudo para economizar o seu tempo à distância de uns cliques.
Com tantas funções diferentes, quase qualquer um pode encontrar um uso para o Excel.
Embora a grande capacidade da aplicação possa ser intimidante, não há dúvida de que saber como usar o Excel oferece a qualquer estudante uma vantagem nos estudos ou futuro local de trabalho.
1- Gráficos Recomendados
Com o recurso aos gráficos recomendados recém-adicionados, pode criar rapidamente um gráfico adequado para os seus dados. Este recurso economiza tempo para que não precise testar todos os gráficos antes de escolher o melhor.
Depois de inserir os seus dados no Excel com cabeçalhos de coluna, vá a Inserir> Gráficos Recomendados. Uma janela pop-up mostrará as melhores opções para os seus dados. Se não vir um gráfico de que gosta, clique na guia Todos os Gráficos na parte superior para ver todos os tipos de gráficos disponíveis.
2- Tabelas Dinâmicas
As tabelas dinâmicas são indiscutivelmente uma das ferramentas do Excel mais poderosas e subestimadas. Especialmente útil para grandes conjuntos de dados, as tabelas dinâmicas são uma ótima maneira de resumir, analisar e explorar os seus dados.
Vá a Inserir>Tabela Dinâmica e selecione o seu intervalo de dados. Uma janela é aberta à direita, onde pode selecionar os seus campos na metade superior da barra lateral e criar a tabela na metade inferior.
Sugestão: semelhante aos gráficos recomendados, existe também a opção Recomendar tabela dinâmica. Com este recurso, o Excel sugere layouts com base nos dados fornecidos. Se está apenas a começar com tabelas dinâmicas, é um excelente ponto de partida.
Quando deseja trocar as suas linhas por colunas (ou vice-versa), o recurso de transposição permite que simplesmente faça isso sem copiar e colar manualmente cada cabeçalho individual.
Para transpor uma coluna para uma linha (ou vice-versa), comece por clicar com o botão direito e selecione "Copiar". Em seguida, selecione as células onde deseja que a sua primeira linha ou coluna comece, clique com o botão direito na célula e selecione "Colar especial". Vai aparecer uma janela – marque a caixa "Transpose" no canto inferior direito e clique em OK. Agora a sua linha passa a ser uma coluna ou vice-versa.
4- VLOOKUP
Se estiver a trabalhar em diferentes folhas e pastas de trabalho, o VLOOKUP permitirá combinar dados para criar relatórios e resumos. Se precisa combinar conjuntos de dados, o VLOOKUP é sua fórmula de escolha. Ao usar esta fórmula, verifique se tem pelo menos uma coluna que aparece de forma idêntica nos dois locais.
5- Análise Rápida
O recurso de análise rápida é um dos recursos mais recentes no Excel. Costumava dar um pouco de trabalho para analisar os seus dados, mas o Quick Analysis torna tudo ainda mais rápido. Pode criar instantaneamente diferentes tipos de gráficos, incluindo gráficos de linhas e colunas e mini-gráficos. Também pode aplicar um estilo de tabela, Tabelas Dinâmicas criativas, inserir totais rapidamente e aplicar formatação condicional. Caso não tenha certeza de qual usar, veja os detalhes:
Formatação permite-lhe destacar partes dos seus dados adicionando itens como barras de dados e cores. Isso permite que veja valores altos e baixos rapidamente, entre outras coisas.
Gráficos mostra-lhe gráficos recomendados com base nos dados que selecionou.
Totais permite-lhe calcular os números em colunas e linhas. Por exemplo, o Total em Execução insere um total que aumenta à medida que adiciona itens aos seus dados.
Tabelas facilitam a filtragem e a classificação dos dados.
Minigráficos são minúsculos gráficos que pode mostrar ao lado dos seus dados.
6- Preenchimento Automático
O preenchimento automático permite uma grande economia de tempo que qualquer um pode usar. O Excel observa padrões no seu conjunto de dados e completa automaticamente o restante. Por exemplo, se deseja incluir apenas números pares até 100, pode começar por inserir 2, 4, 6 e 8 nas células, passando o mouse sobre o canto inferior direito da seleção de dados (deve ver uma cruz preta) e arrastando para baixo até que tenha os dados de que precisa.
7- Formatação Condicional
A formatação condicional facilita a identificação de tendências, valores discrepantes ou uma visão geral dos seus dados. Especificamente, permite alterar a cor de uma célula com base nas informações da célula. Por exemplo, pode destacar números que estão abaixo da média na sua folha de Excel.
Para aplicar a formatação condicional aos seus dados, primeiro realce as células que deseja aplicar. Selecione "Formatação condicional" na guia Página inicial e escolha uma opção no menu suspenso. Uma janela pop-up solicitará que forneça mais informações sobre a sua regra de formatação. Clique em OK quando terminar e verá os seus resultados imediatamente.
8- Cifrões
Pode usar cifrões numa fórmula para garantir que uma coluna e uma linha específicas permaneçam as mesmas – mesmo que copie e cole essa fórmula em outras células. Por outras palavras, os cifrões permitem que mude a sua fórmula do Excel de um relativo para um absoluto. Para fazer esta alteração, basta adicionar cifrões antes e depois dos valores de linha e coluna, assim: de (= A5 + C5) para (= $ A $ 5 + $ C $ 5).
9- Filtros
Os filtros são uma ótima maneira de analisar dados específicos num grande conjunto de dados. Com os filtros, pode reduzir os seus dados para ver apenas o que se encaixa em determinados critérios (sem alterar o conjunto de dados original). No Excel, pode adicionar filtros a cada coluna e escolher quais células deseja visualizar ao mesmo tempo.
Para começar a filtrar, selecione o seu conjunto de dados, Página inicial> Classificar e filtrar> Filtrar. As setas aparecerão ao lado dos seus cabeçalhos. Ao clicar nelas, verá um menu suspenso onde poderá filtrar o conteúdo que precisar.