Ferramenta de Gestão de Processos na CM de Abrantes - Boas Práticas - SP.gov.pt
Ferramenta de Gestão de Processos na CM de Abrantes - Boas Práticas
O Sistema de Gestão de processos consiste numa solução de gestão de documentos integrada com um sistema de workflow – iFlow. Esta solução, baseada em standards abertos, é transversal a toda a CMA, destacando-se a sua capacidade de total desmaterialização da informação/processos, conjuntamente com a utilização da assinatura digital. Permite gerir cada uma das fases do ciclo de vida da informação – criação, armazenamento, organização e recuperação, garantindo a conservação de toda a informação da autarquia conforme as diretrizes nacionais de preservação digital para a gestão de documentos de conservação permanente (Arquivo Digital Municipal).
Todos os serviços da Câmara Municipal de Abrantes e munícipes
É um projeto estruturante que permite controlar a informação, normalizar e simplificar procedimentos e, num futuro próximo, uma maior interação entre os munícipes através da implementação de serviços em linha.
Este projeto, com grande impacto para colaboradores internos, externos e munícipes necessitou de grande apoio de todo o executivo na gestão da mudança, rompendo definitivamente com práticas há muito adquiridas. A decisão tomada, no sentido do processo de referência passar a ser o processo digital, em prejuízo do processo em papel, responsabilizou todos os colaboradores que, desde aí, passaram a ter contacto com a aplicação de Gestão de Processos, com as normas e procedimentos inerentes ao seu correto funcionamento sendo, no entanto, um dos pontos mais frágeis de todo o projeto.
Decorridos dois anos, os resultados são visíveis na celeridade com que os processos tramitam, assim como na quantidade e qualidade da informação prestada.
O projeto de Gestão de Processos está em fase evolutiva através otimização de alguns automatismos e desenvolvimento de novo módulo de interface.
Em paralelo, está a ser desenvolvido o novo módulo de recuperação e consulta de informação assim como a definição e implementação da política de acesso à informação.
Subjacente a todo o projeto está a preocupação em garantir o valor jurídico dos atos administrativos contidos nos processos digitais e a resposta às exigências de acesso à informação por parte dos seus utilizadores ou entidades externas, enquanto munícipes ou auditores.
iFlow BPM - Plataforma de Gestão de Processos de Negócio, open source.
Apache Tomcat - Servidor web Java, open source.
MySQL – Sistema de base de dados, open source.
Com o iFlow BPM foram feitos todos os desenvolvimentos necessários relativamente à modelação de processos.
Câmara Municipal de Abrantes www.cm-abrantes.pt
A Infosistema – Sistemas de Informação S.A.,
A aplicação de Gestão de Processos é transversal a todas as áreas funcionais da Câmara Municipal.
O Sistema de Gestão de Processos está integrado no Projeto de Gestão de Informação da Câmara Municipal, que compreende o desenvolvimento e integração de várias aplicações de negócio, incluindo a Gestão Única de Entidades.
O sistema poderá ser modelado de acordo com as necessidades de cada organização.
Data de inicio de desenvolvimento: Levantamento de requisitos e início de desenvolvimento – 2009
Data de entrada em produção: Entrada em produção – 2011 / Correções evolutivas – 2011-2013 / Início de desenvolvimento de novo módulo de interface - 2013