Um software de gerenciamento de projetos ajuda a organizar as atividades, gerenciar as equipes, analisar indicadores, garantir a comunicação da equipe etc.
As funções que permitem que isso aconteça variam de acordo com o software, e é aí que entra a importância da escolha correta: se você escolher o primeiro software que aparecer, ele pode não ser a ferramenta certa para você.
Por isso, listamos os pontos que merecem atenção na hora de adquirir um gerenciador de projetos e também as funcionalidades indispensáveis. Confira:
A centralização dos controles e das informações é uma caraterística extremamente importante em um gerenciador de projetos. Quando um software oferece poucos recursos, ele exige ferramentas complementares. O resultado é uma infinidade de outros softwares para atender às necessidades do time.
Esses controles paralelos geram tanta desorganização, que voltamos à estaca zero. O objetivo inicial era simplificar, organizar. Se o software não é capaz de oferecer todas as ferramentas que você precisa em um único lugar, ponto negativo para ele!
Logo, o software ideal reúne as ferramentas que o seu time necessita. Por exemplo: se você utiliza Kanban, Gráficos de Gantt e gera relatórios constantemente, não é legal ter um software para fazer cada uma dessas coisas. O melhor é que apenas um software contenha recursos para realizar tudo isso!
O software adquirido permite que você trabalhe com as metodologias que você utiliza, ou é você que precisa se adaptar às limitações do software? Se for o segundo caso, é melhor fugir desse fornecedor.
O software certo para você precisa ter fit com o seu modelo de trabalho. Caso contrário, é provável que toda a equipe acabe usando outros controles paralelos e deixe o software de lado, o que se torna um gasto desnecessário.
O ideal aqui é buscar por softwares altamente personalizáveis, da interface às permissões dos usuários, que mostram eficiência independentemente da forma como você trabalha.
Softwares que não permitem que o gestor administre sua equipe são ineficientes. Se as informações ficam centralizadas no software, é essencial a possibilidade de acompanhar as equipes como um todo e os colaboradores individualmente.
Para isso, o software deve ser capaz de gerar relatórios importantes, gráficos que indicam o andamento das atividades etc. Também é importante que os dados gerados sejam confiáveis e fáceis de obter.