Gestão de férias colaboradores [Template Excel Grátis]
Para aceder ao template de gestão de férias atualizado clique aqui
Uma das tarefas dos empregadores e profissionais de Recursos humanos é gerir as férias e ausências de seus colaboradores. No entanto, esse processo nem sempre é simples como parece. É preciso considerar projetos, feriados, necessidades pessoais dos funcionários, etc.
Para que uma equipa e processo não fique parado, gerir as férias e ausências dos funcionários e ter o controlo de quando cada pessoa estará fora é fundamental. Mas como fazer isso da melhor forma? Por onde começar?
A gestão das ausências e férias dos colaboradores de uma empresa utilizando um template excel é uma das práticas mais comuns no departamento de recursos humanos. Neste artigo iremos ajudá-lo a criar um template excel grátis desde o início.
Mas não paramos por aí! No fim, damos uma dica de como deixar pra trás métodos desatualizados e poupar entre 5 a 6 horas de trabalho todos os meses na gestão de seus funcionários!
Marcação de férias: o que diz a lei?
Como gerir as solicitações de férias dos seus colaboradores com Excel?
Passo a passo: Crie um template excel
Sistemas de gestão de férias para empresas
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✅Software de gestão de férias
Antes de criar um template em excel para gerir as férias de seus colaboradores, é importante saber o que diz a lei.
De acordo com o Código do Trabalho, tirar férias é um direito dos trabalhadores. A lei portuguesa garante esse direito, mas define também algumas normas que devem ser respeitadas, confira a seguir algumas das mais importantes:
Duração das férias: O período anual de férias tem a duração mínima de 22 dias úteis (de segunda a sexta-feira).
Período de marcação: No caso de pequenas, médias e grandes empresas, as férias devem ser marcadas entre 1 de Maio e 31 de Outubro (exceto se existir legislação coletiva de trabalho).
Marcação do período de férias: Os dias de férias devem ser acordados entre empregado e empregador. Caso não haja um acordo, o empregador deve decidir e marcar as férias, ouvindo a comissão representativa do trabalhador.
Mapa de férias: O empregador deve, obrigatoriamente, elaborar um mapa de férias todos os anos. Este documento deve conter o início e o termo dos períodos de férias de cada trabalhador e ser afixado até o dia 15 de Abril de cada ano nos locais de trabalho. Confira um modelo de mapa de férias aqui!
Subsídio de férias: O subsídio de férias é uma folga remunerada concedida aos funcionários pela empresa. Para cada mês trabalhado, um funcionário tem direito a, pelo menos, 1,8 dias pagos de férias. Saiba mais sobre subsídio de férias aqui!
Como controlar as solicitações de férias dos colaboradores?
O uso de templates excel como sistemas de controlo de ausências ainda é um dos métodos mais utilizados pelo departamento de recursos humanos. Com um conhecimento médio – alto de Excel é possível desenvolver um template funcional que permita contabilizar os dias em que estarão fora cada colaborador de maneira rudimentar.
Se utilizas o excel como sistema de gestão de ausências precisarás complementá-lo com o teu correio eletrónico para comunicar manualmente com cada colaborador. Uma das tarefas mais complicadas para o responsável de RH é falar com cada colaborador e escrever todas as solicitações num ficheiro excel, evitar que se sobreponham umas sobre as outras e calcular o total de dias restantes que um dado colaborador pode solicitar.
Dependendo do tamanho da tua empresa irás precisar de muita paciência e verificar alguns tutoriais para melhorar as tuas habilidades de excel.
Criação de um template de excel passo a passo
Se ainda assim, queres criar o teu próprio template excel, explicaremos como deves fazê-lo passo por passo. Em primeiro lugar, precisarás instalar no teu computador o programa de microsoft excel ou derivados. Lembra-te que é um programa pago e a não ser que a tua empresa forneça a licença correspondente, só poderás utilizá-lo por um tempo limitado. Outra opção é utilizar as ferramentas de spreadsheets do Google.
Cria um novo ficheiro Excel e põe um nome que te seja fácil recordar. Algo como Controlo de ausências [NomeDaEmpresa] 2021, por exemplo.
Começa por imobilizar 4 colunas do lado esquerdo do ecrã.
Assim que o fizeres, combina as células da primeira fila. Aqui iremos escrever o ano corrente.
Na segunda fila, faz divisões de 28/29, 30 e 31 dias para cada mês. Janeiro, Fevereiro, Março… até chegar ao mês de Dezembro.
Na terceira fila podes criar uma fórmula que conte o número anterior +1 para que automaticamente apareça o dia do número.
Se seguiste os passos corretamente, deves ter algo parecido com isto:
Volta agora para a parte esquerda do ecrã, à secção que tínhamos imobilizado no princípio e adiciona toda a informação que aparece no outro screenshot. Equipa, nome do colaborador. total dias de férias disponíveis e dias restantes.
Esta primeira versão do template excel para gerir as férias, pode ajudar-te a acompanhar cada colaborador. Se ainda quiseres ter mais controlo da ferramenta podes sempre adicionar fórmulas para melhorá-la.
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Se o excel não for a sua praia… podes utilizar o programa de gestão de férias da Factorial. Esqueça as fórmulas, os emails, contagem dos dias… Organizar todo o calendário de empresa é uma grande responsabilidade. Fazer isso de maneira certa e justa irá permitir que os trabalhadores desfrutem das suas férias sem que a produtividade da empresa seja prejudicada.
Precisa de uma solução mais prática que um template em excel para gestão de férias? Veja a seguir.
Como gerir pedidos de férias e folgas de funcionários? Veja uma opção mais prática!
Precisa de uma opção mais funcional? Um Sistema de gestão de férias para empresas pode ser a melhor solução para si.
Para um responsável de recursos humanos, gerir férias e ausências é uma das tarefas mais complicadas do ano. É ainda mais difícil se o número de funcionários for alto.
À medida que o talento humano cresce, esta tarefa se torna mais complicada e as negociações com cada colaborador podem afetar todo o departamento. Para além do Excel, existem outros sistemas de gestão de ausências que podem ajudar-te a simplificar e automatizar este processo, como por exemplo, o software de gestão de férias da Factorial.
Veja o que pode fazer com o software de controlo de ausências dos colaboradores:
Notificar os dias de férias através da Factorial sem a necessidade da troca exaustiva de emails.
Os funcionários podem solicitar férias, dias de folga ou informar baixas médicas rapidamente através da plataforma.
Já os gestores, podem aceitar ou rejeitar facilmente todas estas solicitações e ver em tempo real se estas se sobrepõem às férias de algum outro colaborador.
Tudo isso pode ser feito a partir do teu navegador sem a necessidade de transferires um programa ou plugin. Abertos 24h, os 365 dias do ano!
Confira no vídeo abaixo todos os benefícios:
Com o software de RH da Factorial, a gestão de férias e ausências ocorre de forma mais automática e não há necessidade de atualizar calendários. Se ainda não te convencemos, podes descarregar o template básico do Excel.
Teste o software da Factorial por 14 dias grátis e veja como podemos otimizar a gestão de RH da sua empresa. Registe-se já!
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Portuguese Country Manager and Content Marketer at Factorial
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