Vamos começar a reduzir custos de impressão? – Rental Tech
5 Maneiras diretas para redução dos custos com impressão
Nunca se ouviu falar tanto a frase "redução de custos" nas empresas, é um processo continuo e no mundo das impressões não é diferente. Empresas eficientes buscam cada vez mais formas de reduzir custos sem prejudicar seus processos. Elaboramos cinco maneiras diretas para iniciar a redução de custos imediatamente com as impressões:
1 – Dimensione, racionalize suas impressoras
A maioria das empresas possuem mais equipamentos do que realmente é necessário, principalmente se forem equipamentos próprios, onde se compra pelo menor preço, somente para demandas pontuais em determinados departamentos, desta forma em quase todas as mesas tem uma impressora gerando custos desnecessários. Quando a empresa toma decisão de comprar equipamento próprio ela chama para si uma responsabilidade muito grande, pois na maioria das vezes acaba comprando impressoras inadequadas ao ambiente de trabalho, mal dimensionadas, acumulando assim ativos pouco funcionais.
– Substitua impressoras particulares por equipamentos em grupos de trabalho, isso irá proporcionar uma redução significativa nos custos.
– Compare quantas impressoras possui sua empresa em relação aos concorrentes e empresas do mesmo porte.
Com impressoras da mesma marca e modelo sua empresa simplifica a questão de consumíveis, a troca, uso, configuração acaba gerando economia de recursos financeiros e humanos visto que o pessoal de compras não precisará orçar vários modelos e tipos, não precisará ter espaço diferenciado para cada modelo de cartucho ou toner, bem como conseguirá eliminar a criticidade em não ter backup para os equipamentos.
– Se atente a durabilidade do toner, cilindro e fusor, isso é mais importante que o equipamento, muitas vezes um equipamento barato trará um custo caro no longo prazo devido seus consumíveis e peças terem durabilidade reduzida. A segredo está em ter toners que durem mais, a analise do equipamento adequado começa por aqui.
3 – Acompanhamento e Gerenciamento
Passar a utilizar um sistema de gerenciamento das impressões com identificação do que está sendo impresso, por quem está sendo impresso, quando, onde, nome do documento, quantidade de páginas impressas é imprescindível para conseguir reduzir seus custos. Em alguns casos é possível implantar cotas de impressões por usuário ou departamento, podendo ainda incluir senha para qualquer impressão, reduzindo assim aquelas páginas impressas e esquecidas na impressora. Este processo com certeza reduzirá drasticamente os custos.
– Alguns equipamentos já possuem tal funcionalidade quando conectados a rede, no momento de analise das impressoras é importante validar a disponibilidade.
Treine sua equipe para que eliminem desperdícios, revisar os documentos a serem impressos, utilizar impressão frente e verso, reutilizar papel já impresso quando possível, não colocar no equipamento folhas já grampeadas, dobradas ou rasgadas.
Configure todas impressões como Duplex, assim todas sairão frente e verso automático, crie campanhas de redução das impressões mediante premiações, isso facilitará o engajamento dos colaboradores.
5 – Terceirizar
De acordo com pesquisa IDC 30% das empresas do mercado poderiam terceirizar os serviços de impressão com um fornecedor especializado no gerenciamento de impressão, isso trará economia de recursos financeiros e humanos das empresas. As empresas de Outsourcing conseguem entregar melhores resultados devido sua especialização no assunto, eliminando custos indiretos ao processo.
A terceirização com certeza ajudará a atingir os objetivos apresentados, com um fornecedor comprometido e transparente sua economia será imediata.
Um programa eficiente de redução de custos com impressão pode trazer um resultado de até 41% nos custos anuais das empresas, avalie seu parque atual, seus custos atuais e aplique estas medidas imediatamente, avalie ainda o Outsourcing de Impressão Rental Tech, incluindo equipamentos novos, peças, manutenção durante todo contrato, faça contato conosco e comece hoje mesmo reduzir seus custos.