Como emitir CTe Conhecimento de Transporte Eletrônico - Passo a passo
Afinal, o que é carga seca? Saiba tudo neste post!
Publicado por Carolini Andrade em 31 de julho de 2019
Nos últimos anos, as transportadoras tiveram que se adaptar às novas regras de emissão de documentos fiscais. A grande mudança se deu pelo uso da tecnologia, para aumentar o controle e a confiabilidade das transações de compra e venda. Nesse aspecto, a nota fiscal de transporte foi amplamente reformulada e simplificada. Agora, todas as suas variações são obtidas por meio eletrônico.
Um dos documentos essenciais para a realização do frete de produtos é o CT-e, ou Conhecimento de Transporte eletrônico. Sua versão digital, hoje obrigatória, confere praticidade e segurança a suas consultas e armazenamento. Por isso, é fundamental que sua empresa saiba emiti-lo, a fim de cumprir com suas funções tributárias. Contudo, há gestores que ainda a consideram uma tarefa complexa.
Neste post, vamos mostrar que isso não passa de um mito. Porém, uma coisa é verdade: a emissão dessa nota fiscal depende de diversos detalhes. Quer entender melhor o que é CT-e e saber quando ele se faz necessário? Confira o passo a passo que preparamos para você e aprenda como fazer. Boa leitura!
A sigla para Conhecimento de Transporte eletrônico, como o próprio nome sugere, diz respeito a um documento emitido e guardado em plataforma digital. Sua finalidade é servir como um registro fiscal para todas as atividades de transporte de cargas, por qualquer modal, com transações realizadas no país —sejam elas intermunicipais, sejam interestaduais ou internacionais.
Sua função é acompanhar a mercadoria durante todo o trajeto. Dessa forma, a emissão da nota fiscal de transporte é obrigatória para cada viagem contratada e por cada veículo, podendo substituir alguns documentos. A par do CT-e, é possível verificar a veracidade das informações no sistema da Receita Federal, com agilidade, em fiscalizações ocorridas nos postos.
Com ela, a transportadora pode comprovar que as obrigações fiscais referentes àquela operação foram cumpridas, o que evita a incidência de multas e a apreensão da carga. Nesse sentido, a prestação de serviço encontra-se dentro dos padrões estabelecidos por lei.
Vale ressaltar que, para que o documento tenha validade em todo o território nacional, é necessária uma assinatura eletrônica. Ainda, que para a maioria dos estados brasileiros há prazos de validade que devem ser respeitados, contados a partir da data de saída do produto da empresa.
Quando emitir a nota fiscal de transporte?
Há uma certa dúvida sobre a necessidade de providenciar o CT-e. Muitos gestores ainda não compreendem se eles são (ou não) obrigados a cumprir com essa regra. No entanto, é preciso destacar que, desde dezembro de 2013, a emissão desse documento se tornou obrigatória para contribuintes de todos os modais, para toda a circulação de mercadoria ocorrida dentro do território nacional.
Além da obrigatoriedade legal de a empresa documentar esses processos, é preciso estar atento ao momento da sua emissão. Toda nota fiscal de transporte deve ser gerada antes de a carga sair do pátio da empresa, ou melhor, no momento de sua separação. Por isso, transportadoras que atuam no mercado brasileiro precisam providenciá-lo antes de iniciar a prestação do serviço.
Existem algumas obrigações impostas ao contribuinte brasileiro que trazem benefícios apenas ao Fisco, mas esse não é o caso do CT-e. Além de simplificar a fiscalização para o Estado, a obrigatoriedade desse documento trouxe vantagens expressivas para as empresas de transporte e para a própria atividade, das quais vale a pena destacar:
reduz custos com armazenamento e impressão de notas;
elimina a necessidade de diversos documentos fiscais, os quais ficam concentrados no Conhecimento de Transporte;
reduz o prazo de entrega — já que os veículos ficam menos tempo parados nos postos de fiscalização;
reduz a incidência de erros de escrituração (o preenchimento digital e automatizado é mais eficiente do que o manual);
otimiza a gestão da transportadora como um todo;
permite a adoção de um sistema de gestão eletrônica de documentos (GED) mais rápido, seguro e eficiente;
facilita a contratação de um seguro, ao manter as informações organizadas eletronicamente.
Qual o passo a passo para emitir Conhecimento de Transporte eletrônico?
Agora que você já relembrou o que é o Conhecimento de Transporte eletrônico e entende a importância e a necessidade de emiti-lo, podemos apresentar o passo a passo para tornar essa tarefa mais rápida e simples. Para isso, vamos indicar as etapas que você deve seguir.
Lembrando que não é preciso ser nenhum mestre em computação para executar esse processo. No entanto, é importante que você tenha um bom software de gestão de transportadora, que garanta um suporte adequado. Preparado? Fique atento às dicas!
Para emitir essa nota fiscal de transporte, você deve providenciar e organizar alguns detalhes. Confira a lista com 5 providências a serem tomadas.
1. Solicitar o credenciamento na Sefaz
Antes de tudo, é necessário solicitar o credenciamento do CNPJ da transportadora perante a Secretaria da Fazenda (Sefaz). Isso porque é ela que vai autorizar a emissão do CT-e.
2. Adquirir um sistema emissor de CT-e
Existem vários tipos software para emissão desse documento, desde os mais completos —que incluem o gerenciamento de frotas — até os mais simples e econômicos. O ideal é encontrar uma ferramenta que caiba em seu orçamento, que tenha qualidade e que ofereça um bom suporte técnico.
3. Ter acesso à internet
No momento da emissão, uma série de informações é enviada para a Sefaz para validação. A autorização do Conhecimento de Transporte eletrônico depende de uma boa conexão com a internet para transmitir esses dados até a Secretaria da Fazenda (isso é necessário, até mesmo, para emitir CT-e em Contingência).
4. Adquirir o certificado digital
Agora, é a hora de providenciar um certificado digital emitido por uma Autoridade Certificadora credenciada ao ICP-BR. Essa ferramenta é a assinatura digital da empresa, uma forma de garantir que o documento foi emitido pelo único CNPJ autorizado. Ela evita que outra pessoa gere o documento em seu nome, mantendo seu negócio livre de operações fraudulentas.
5. Configurar a empresa
Para essa operação, pode ser necessário buscar a ajuda de algum profissional contábil. Antes de emitir a nota fiscal de transporte, é preciso configurar a empresa. Isso é feito informando o tipo de regime (Lucro Real, Presumido ou Simples Nacional) e a alíquota de ICMS do estado de partida e do estado de chegada dos produtos a serem transportados.
Alguns sistemas oferecem o cálculo automático do ICMS, com base no ponto de origem e destino das transações de mercadorias. Além disso, há a opção de utilizar a tabela de frete, que realiza o cálculo automático do valor do frete.
Informações que devem constar no CT-e
Depois de cumprir com a primeira etapa, é o momento para começar a emitir o Conhecimento de Transporte eletrônico. Nessa etapa, você precisará reunir algumas informações básicas sobre a atividade de transporte, pois elas deverão ser lançadas no sistema. Acompanhe a lista com os dados básicos de entrada.
Nos dados do remetente, sempre devem ser inseridas as informações sobre o emissor da nota fiscal de transporte. Em situações em que a sua transportadora não tenha coletado o material diretamente no remetente (Redespacho ou Subcontratação), as informações sobre a empresa que forneceu os produtos transportados devem ser registradas no campo "Dados do Expedidor", ficando o remetente sempre como o emissor da NF-e.
Nesse campo, serão informados os dados sobre o destinatário da nota: o CPF ou CNPJ para quem o remetente gerou a nota fiscal. Caso sua transportadora não seja a responsável por realizar a entrega direta ao destinatário — quando uma segunda ou terceira empresa faz a entrega no destino final —, os dados devem ser informados no campo "Dados do Recebedor", ficando o destinatário sempre como o destino final da NF-e.
A Sefaz exige uma série de informações para que o Conhecimento de Transporte eletrônico seja validado e, algumas delas, são referentes aos dados da nota fiscal, como:
Nesse caso, um bom sistema terá uma funcionalidade interessante: ao informar a chave de acesso, as demais informações da NF-e podem ser capturadas automaticamente do site da Sefaz, eliminando o preenchimento manual.
O imposto obrigatório no CT-e é o ICMS, exceto se a sua empresa for optante pelo Simples Nacional, sendo desobrigada a registrar essa informação. Além disso, para emiti-lo, será preciso informar o CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações) e o CST (Código de Situação Tributária).
Informar os dados do veículo e do motorista é obrigatório somente em carga do tipo Lotação. Nesse caso, será preciso apresentar placa, Renavam, RNTRC e UF do proprietário do veículo. Quanto ao motorista, são obrigatórios o nome e o CPF.
Embora seja possível gerar um CT-e sem valor, esse é um dado muito importante. Afinal, é com base nele que você poderá cobrar o seu cliente e gerar as movimentações financeiras dentro do seu sistema. Os melhores softwares para transportadoras têm um módulo financeiro integrado para facilitar o controle dos valores a pagar e receber.
Por fim, é necessário realizar o registro do CT-e no portal da Sefaz correspondente ao estado de sua transportadora. Isso é obtido quando um evento de uma ocorrência no Conhecimento de Transporte eletrônico é relatado ao site da Secretaria da Fazenda, por parte de um dos envolvidos no processo de transporte das mercadorias.
Quais as tributações da nota fiscal de transporte?
Como dito, um dos papéis mais importantes da emissão do CT-e é manter a sua empresa em dia com as obrigações legais, no que diz respeito às deduções de impostos e fiscalizações pela Receita Federal. Por isso, vamos listar as porcentagens de atribuições para o ISS, COFINS, ICMS e INSS.
O Imposto Sobre Serviços de Qualquer Natureza (ISS) é um tributo cobrado em nível municipal. Ele busca identificar empresas e profissionais autônomos que prestam algum tipo de serviço tributável. Por isso, a alíquota a ser utilizada, por percentual ou valor fixo aplicado ao imposto, depende da cidade em que esse serviço fora prestado.
O valor mínimo a ser cobrado, de 2%, é regido pelo artigo 88, do Ato das Disposições Constitucionais Transitórias da Constituição Federal. Para auxiliar no valor máximo da alíquota, o Estado, mediante uma lei complementar, fixou esse limite em 5% para todos os serviços. Então, na variação, a base de cálculo é o preço do serviço prestado.
A Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social (Cofins) é um tributo federal. Ela incide sobre a receita bruta das empresas em geral e tem por objetivo financiar a seguridade social, como a Previdência, a Saúde e a Assistência Social. A alíquota cobrada é de 7,6% sobre pessoa jurídica que opte pelo regime não-cumulativo e de 3% para aquela que escolher a incidência cumulativa.
Foi instituído pela Lei Complementar nº 70, de 30 de dezembro de 1991. Hoje, é assegurado pela Lei nº 9.718, de 27 de novembro de 1998. Já o regime de apuração não cumulativa da taxa foi instituído pela Lei nº 10.833 de 29 de dezembro de 2003.
O nome completo para a sigla é Imposto sobre Operações relativas à Circulação de Mercadorias e Prestação de Serviços de Transporte Interestadual e Intermunicipal e de Comunicação (ICMS). Trata-se de um tributo federal referente aos governos dos estados e do Distrito Federal, pois somente eles têm competência para instituí-lo conforme o artigo 155, II, da Constituição de 1988.
É cobrado quando ocorre circulação de mercadorias, mesmo que as transações sejam iniciadas no exterior.A questão fundamental é que haja transferência de titularidade efetiva dos produtos, por isso ele incide sobre qualquer etapa da prestação de serviços. As alíquotas podem variar de 7% a 35%, conforme o tipo de mercadoria.
O Imposto de Renda fornecido ao Instituto Nacional de Seguridade Social (INSS) é uma contribuição feita pelo trabalhador brasileiro. Foi criado com base no Decreto nº 99.350 de 27 de junho de 1990, da fusão entre o Instituto de Administração Financeira da Previdência e Assistência Social (IAPAS) e o Instituto Nacional de Previdência Social (INPS).
Para o transporte de cargas, a base de cálculo é de 20% sobre o valor do frete carreteiro (motorista). Ainda, deve ser descontado até 11% para recolhimento ao Fisco. Mas lembre-se de que a taxa não pode ultrapassar o teto mensal estabelecido pela legislação.
Como um bom sistema para transportadoras pode ajudá-lo?
Viu só como emitir a nota fiscal de transporte não é uma missão impossível? Na verdade, o essencial é ter os dados corretos em mãos e, claro, contar com um sistema moderno e completo para emiti-lo.
O software para transportadoras é o seu grande aliado na hora da emissão do CT-e. Trata-se de uma ferramenta que torna o processo mais rápido, simples e seguro, já que elimina uma série de processos manuais. Na prática, você apenas lança as informações e a plataforma faz todo o trabalho.
Realizar essa tarefa manualmente não é uma boa opção. Até por isso, muitas transportadoras já abandonaram esse método rudimentar e estão modernizando seu dia a dia. A automatização reduz os erros durante a emissão do documento e ainda torna o processo mais rápido. Como consequência, seu negócio se torna mais eficiente e competitivo.
Neste post, você aprendeu a emitir nota fiscal de transporte de uma maneira prática e segura. Apesar de ser necessário informar muitos dados, o processo não é tão complexo como aparenta. Com as informações em mãos e um sistema eficiente, tudo se torna mais simples. Por isso, pesquise bem antes de contratar o seu fornecedor.
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BOA TARDE TENHO UMA EMPRESA DE MICROEMPREENDEDOR INDIVIDUAL E INCORPORA NOS MEUS SERVIÇOS O TRABALHO DE FRETES E ENTREGAS, A EMPRESA QUE EU PRESTO SERVIÇO ESTA PEDINDO QUE EU TENHA O CTE.
Primeiramente, você vai precisar credenciar a sua empresa para a emissão de CTe. Isso deverá ser feito através do Portal da SEFAZ do seu estado, ou agência mais próxima. Caso você tenha um contador para lhe auxiliar nessa fase, pode ser muito útil. Há alguns documentos que serão necessários.
Depois disso, será preciso adquirir um certificado digital, que é a assinatura digital do emissor, e garante que autenticidade do documento.
Por fim, será preciso adquirir um sistema emissor de CTe. Há inúmeras opções no mercado, e quanto maior a sua necessidade, maior será o seu investimento. Entretanto, se a sua necessidade é unicamente emitir poucos CTes por mês, nós temos um emissor gratuito que certamente lhe servirá. Você pode solicitar a sua licença gratuita através deste link: Solicitar plano grátis do CT-e Prático
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Temos mais informações úteis também no e-book Como formalizar uma transportadora. Este guia traz toda a documentação que você pode precisar começar a emitir o CT-e.
Boa tarde, tenho um cliente que é prestador de serviços aqui do DF, e quem emite a nota fiscal não está colocando a BASE DE CÁLCULO DO ICMS, e isso gera um erro no sistema, é obrigatório colocar a BASE DE CÁLCULO DO ICMS na nota do CTe ? Pois o emissor da nota diz que não, o rapaz do nosso sistema diz que sim, o cliente está confuso, eu precisaria saber a base legal sobre isso ?
Conforme o manual da NFe 3.1, que está disponível para download aqui, o valor da base de cálculo é obrigatório. Isso pode ser visto na página 204 deste mesmo manual, no campo vBC. Como você poderá observar, este campo está com a ocorrência 1-1, que significa campo obrigatório com uma possibilidade.
Neste caso, é inclusive incomum que a SEFAZ esteja validando a NFe sem esta informação, mas em todo caso, este campo é sim exigido no Layout da NFe vigente.
6 de novembro de 2019 às 08:16
Bom dia, primeiramente parabéns pelas explicações do site me ajudou muito.
Sou MEI prestador de serviços de transporte, a empresa à qual sou Agregado não vai mais me pagar pela NF-e que emito semanalmente agora eles pediram para que eu emita o CT-e referente às NF da empresa, me informaram que vão me enviar a NF para que eu emita o cT-e referente a mesma, minha dúvida é a seguinte com esta mudança minha tributação será maior? O transporte é somente intermunicipal, seria realmente necessário está emissão? Quais os impostos vou ter que pagar a partir de agora? Como cobrar o frete agora,? pois até então o valor era uma diária, mas estou entendo que agora vou cobrar por ct-e emitido.
Obrigada pela atenção e aguardo um retorno por favor
Agradeço pelos parabéns! Ficamos muito contentes em saber que nosso trabalho está ajudando a esclarecer estas dúvidas.
Vou te passar alguns posts nossos, com eles você poderá ter uma ideia melhor de como emitir CT-es, impostos e como tudo funciona, ok?