Qual a importância da definição de processos para a minha empresa? | Brasão Sistemas
fev 26,2014 / Por Marina Rosa Bittencourt / Sem comentários
O sucesso da gestão de uma empresa pode ser dividido em duas partes simples: recursos e pessoas. Ainda que muitos gestores escolham avaliar essas duas partes separadamente, cada vez mais as empresas em franco crescimento estão percebendo a importância de analisar a gestão como um todo.
Para que isso seja possível, é fundamental encarar a gestão de uma empresa como um fluxo composto por diversos processos que levam ao objetivo final: entregar um produto ou serviço de qualidade, que atraia clientes e seja altamente lucrativo. Ao se perceber isso, nota-se a importância da definição desses processos, algo muitas vezes relegado pelos gestores. Diante disso, abaixo vamos nos aprofundar em mostrar como a definição de processos pode ajudar a criar uma empresa cada vez mais lucrativa. Acompanhe:
Eficiência do trabalho da sua equipe
A eficiência do trabalho da sua equipe está diretamente relacionada à capacidade da sua empresa em definir os processos. Isso se dá pelo fato de que processos bem definidos evitam atrasos, retrabalho e minimizam os riscos com erros causados por colaboradores que não entendem claramente seu papel na proposição de valor do produto, serviço oferecido ou atividade a ser realizada.
Incentivar os demais gestores da empresa a mapear os processos de sua respectiva área também fará com que seus colaboradores utilizem ferramentas em prol da otimização do trabalho. Sem isso, será difícil exigir que eles tirem proveito de softwares que poderiam tornar o a rotina mais simples e as entregas mais eficiente. Ferramentas de análise de desempenho, por exemplo, apenas são eficazes se bem utilizadas e integradas ao dia a dia da empresa, algo impossível de ser feito sem uma clara definição de cada processo.
Melhorias na qualidade do seu produto, serviço e atendimento
Se a definição de processos ajuda os funcionários de sua empresa a trabalharem de forma mais eficiente, isso irá refletir na qualidade do seu produto, serviço ou mesmo no atendimento prestado, seja ele interno ou externamente.
Com processos bem definidos, você evita que algo de suma importância seja excluído de um processo de vendas ou mesmo no desenvolvimento de um produto. Além disso, você consegue mapear as falhas com mais facilidade, o que ajuda na melhoria do que é ofertado por sua empresa.
Facilidade e redução de custos no treinamento de novos funcionários
Com processos bem definidos, sua empresa terá maior facilidade em treinar novos funcionários, o que reduz o custo desta operação. Isso porque todo novo colaborador poderá avaliar o processo antes mesmo do início do treinamento, reduzindo a necessidade de tempo para o aprendizado, além de um maior aproveitamento das informações no procedimento.
Em outras palavras, o instrutor gastará menos horas do seu dia para ensinar um novo funcionário, que por sua vez, demorará um menor tempo para absorver o aprendizado e estará em operação mais rapidamente, o que também eleva a produção e, consequentemente, a lucratividade.
Identificação de necessidade de investimento
A partir da estruturação de processos, a sua empresa conseguirá identificar onde há mão de obra escassa, bem como a falta de tecnologia para aumentar a eficiência dos processos. Isso pode significar a necessidade de contratação de um software, por exemplo, que ajudará a ter dados mais precisos, redução de mão de obra e maior segurança nas operações empresariais.
Como definir os processos na minha empresa
Definir os processos da sua empresa pode ser tão trabalhoso quanto mantê-los funcionando. Inclua seus colaboradores desde o início do mapeamento, começando por aqueles que são mais fundamentais. Inicie mapeando os processos que são mais importantes. Coloque-os em prática e acompanhe, juntamente a quem os executa, a eficiência do método definido. A partir disso, comece a definir processos menores até que toda a operação esteja relacionada.
Sua empresa já possui processos definidos? Como eles ajudaram no aumento da produtividade? Tem alguma dúvida ou algo a contribuir sobre o assunto? Deixe um comentário para nós aqui abaixo!