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O que você precisa saber para adequar a sua empresa ao eSocial
Desde o seu lançamento, em 2014, o eSocial já sofreu diversas alterações. Mas agora é definitivo: em janeiro de 2018 as empresas devem começar a usar este programa que faz parte do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped). Instrumento de unificação das informações referentes à escrituração das obrigações trabalhistas, fiscais e previdenciárias dos trabalhadores, o objetivo do eSocial é padronizar a transmissão, a validação, o armazenamento e a distribuição delas em todo o território nacional. Com isso, o governo visa diminuir a burocracia, facilitar a fiscalização e garantir o cumprimento da legislação.
Para facilitar a adequação das empresas, o cronograma do eSocial foi dividido em três etapas, com cinco fases cada uma. Acompanhe!
1ª etapa: Empresas com faturamento anual superior a R$ 78 milhões:
Fase 1 – janeiro de 2018: direcionada apenas para cadastro do empregador e tabelas;
Fase 2 – março de 2018: as empresas passam a ser obrigadas a enviar informações relativas aos trabalhadores e seus vínculos com as empresas (eventos não periódicos), como admissões, afastamentos e desligamentos;
Fase 3 – maio de 2018: torna-se obrigatório o envio das folhas de pagamento;
Fase 4 – julho de 2018: substituição da GFIP (Guia de Informações à Previdência Social) e compensação cruzada;
Fase 5 – janeiro de 2019: deverão ser enviados os dados de segurança e saúde do trabalhador.
2ª etapa: Demais empresas privadas, incluindo Simples, MEIs e pessoas físicas que possuam empregados:
Fase 1 – julho de 2018: direcionada apenas para cadastro do empregador e tabelas;
Fase 2 – setembro de 2018: as empresas passam a ser obrigadas a enviar informações relativas aos trabalhadores e seus vínculos com as empresas (eventos não periódicos), como admissões, afastamentos e desligamentos;
Fase 3 – novembro de 2018: torna-se obrigatório o envio das folhas de pagamento;
Por fim, a terceira etapa é direcionada aos órgãos públicos, que passam a enviar suas informações ao Portal do eSocial a partir de janeiro de 2019.
É importante ressaltarmos que o eSocial trata-se de uma obrigatoriedade. Por isso, se a sua empresa não se adequar a ele, poderá sofrer algumas consequências, como o pagamento de multas.
Vantagens do eSocial para a sua empresa
Engana-se quem pensa que o eSocial é apenas um programa para facilitar a fiscalização dos órgãos competentes, afinal, com todas as informações disponíveis em um só lugar, vai ficar muito mais simples cruzá-las. O projeto, na verdade, traz também diversas vantagens para as empresas. Entre elas estão:
Antes, as organizações eram obrigadas a processar uma série de documentos e encaminhá-los aos mais diferentes órgãos de fiscalização. Com o eSocial isso não será mais preciso: uma vez enviados os dados para o sistema, todos os órgãos e entidades que fazem parte do programa terão acesso a eles.
Melhoria na gestão organizacional
O eSocial vai trazer mais organização para os dados das empresas. Isto é, aqueles vários documentos que eram produzidos serão substituídos por informações no formato digital, tornando a forma de acesso e manuseio muito mais simples. Além disso, elas podem ser cruzadas com outros dados, proporcionando a análise das mudanças e da evolução da empresa. Assim, você terá uma visão mais ampla do seu negócio e poderá tomar decisões estratégicas mais precisas.
Ter um sistema informatizado e com dados mais seguros também vai proporcionar mais transparência e segurança jurídica às empresas, auxiliando no trabalho do RH. Se, por um lado, o cadastramento virtual das informações previdenciárias, trabalhistas e fiscais beneficia o governo e os trabalhadores, por outro, ele também traz mais transparência às organizações perante o fisco, pois evita a criação de passivos fiscais e trabalhistas com base em arbitramentos unilaterais.
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