Conheça 8 ferramentas para resolver sua organização pessoal
Diferentemente do que se imaginava, uma pesquisa da Nielsen Ibope mostrou que 73% do público que acessa a internet pelos dispositivos móveis no Brasil tem entre 18 e 49 anos.
Esses dados permitem compreender que o acesso móvel não representa apenas lazer, mas em muitos casos é usado profissionalmente e também para estudo.
Muitas dessas pessoas estão envolvidas em rotinas corridas, com diversas tarefas e compromissos, o que exige muita organização pessoal que pode ser ajudada pelas ferramentas on-line e softwares colaborativos em geral!
Atualmente, o conceito de organização pessoal não se refere mais ao tradicional com planilhas e bilhetes espalhados em todos os lugares possíveis. Com a tecnologia móvel ficou muito mais prático e eficiente a organização cotidiana com o suporte de ferramentas digitais que aumentam a produtividade: podem variar desde notas, calendários e lembretes, até gerenciadores de projetos que permitem organizar a rotina corporativa de forma eficiente.
8 Ferramentas de organização pessoal que vão por sua vida e empres em ordem
Uma série de ferramentas pode tornar mais fácil o trabalho de organizar a agenda, marcar lembretes, organizar tarefas relacionadas a um projeto individual ou que envolva outras pessoas. O interessante é saber como cada ferramenta pode auxiliá-lo e, assim, tirar o máximo de proveito de cada recurso. Conheça algumas delas:
O Evernote pode ser usado por profissionais de distintas áreas, principalmente para fazer anotações diversas durante o dia. Entre os benefícios dessa ferramenta está o armazenamento de todos os arquivos na nuvem, permitindo que o usuário acesse de qualquer dispositivo, entre eles Android, iOS, Windows Phone e desktop.
O OneNote também é uma ferramenta voltada para organizar a produtividade diariamente a partir de notas que se façam necessárias sobre tarefas específicas, reuniões, compromissos, organização de ideias, entre outros. O OneNote é uma ferramenta da Microsoft, oferecendo um design já conhecido pela maioria das pessoas, entretanto, seus recursos são voltados apenas para anotações.
Uma opção do Google, que permite sincronizar com outras contas, mais semelhante ao Evernote é o Google Keep, que consiste em um aplicativo voltado para a criação de anotações, nas quais podem ser adicionadas fotos, áudios e outros tipos de arquivos.
Diferentemente do Evernote que funciona por tags, o Google Keep mantém uma organização por cores, no qual cada cor faz referência a um tópico específico. Com o aplicativo também é possível criar checklists que facilitem a organização de tarefas de forma escalar, como listas. O Google Keep está disponível para Android e iOS.
A ferramenta Any.do é mais voltada para o gerenciamento de tarefas do dia a dia utilizando dispositivos móveis. É possível se cadastrar utilizando um e-mail do Google e anotar as tarefas que devem ser realizadas diariamente. O aplicativo permite organizar as informações por pastas como "Pessoais", "Escola" e "Trabalho" e após a tarefa feita ela pode ser marcada como concluída. Para melhorar a interação entre usuário e aplicativo, é possível instalar os widgets disponíveis, que permitem que as tarefas apareçam diretamente na interface do smartphone.
Entre os recursos mais interessantes do Any.do é que ele permite que sejam atribuídas notas às tarefas, assim, a tarefa "reunião", por exemplo, pode ter um nota indicando quais os principais temas que serão abordados na reunião. O aplicativo também permite o compartilhamento de tarefas, dessa forma, é possível encaminhar para outras pessoas uma tarefa ou listas de tarefas que as envolva.
Para a organização pessoal além de agendas e calendários, as listas são fundamentais. O Wunderlist é um aplicativo voltado justamente para fazer das listas recursos mais completos e funcionais. Ele possui uma interface prática de trabalhar, além de ser gratuito, e possui opções de marcadores, notificações e calendário, para complementar a organização no dia a dia. O recurso pode ser usado para fazer listas sobre livros importantes para o trabalho, materiais de escritório e também listas pessoais.
O Trello é uma ferramenta de gerenciamento de projetos e tarefas que, com uma interface mais simples, permite organizar e elencar tarefas, tanto para a organização pessoal quanto para atividades em equipe. A interface principal é chamada de board, nela são adicionadas listas pertencentes a diferentes categorias, como "A fazer", "Em execução" e "Concluídos".
As listas são compostas pelos cards que são as tarefas específicas, as quais podem ser compartilhadas com outros membros da equipe. Entre as facilidades do Trello destaca-se que ele permite atrelar histórico, prazos, anexos e checklists às tarefas, tornando o layout mais organizado.
Veja no blog do Trello como a Atenção Plena pode melhorar sua produtividade.
Para equipes, o Asana se mostra como uma das ferramentas mais vantajosas para o gerenciamento de tarefas. Ele permite a participação de até 15 membros de forma gratuita, além de acompanhar o desenvolvimento de tarefas de todos os participantes. Os projetos são divididos entre hoje, próximos e sem data definida, nos quais são elencadas tarefas e os responsáveis por cada tarefa, que pode ser detalhada para informar sobre o que deve ser feito.
O Asana é acessível de desktop e também possui aplicativos para iOS e Android. Entre as vantagens da ferramenta está que ela pode ser integrada com o Dropbox, facilitando o acesso às informações e também permite logar com a conta do Google ou Facebook.
8- Computação na nuvem
O cloud computing, ou computação na nuvem, não é por si só uma ferramenta, mas tem algumas opções interessantes que ajudam na organização pessoal. Entre as opções podem ser avaliados os benefícios do Dropbox, OneDrive, Google Drive e outros. O recurso auxilia principalmente quem deseja ter um acesso fácil a diversos arquivos diretamente do dispositivo móvel, possibilitando criar, alterar e compartilhar documentos com agilidade e eficiência.
Os serviços na nuvem também são indicados para trabalhos em equipe, para que vários profissionais tenham acesso a um mesmo arquivo, sendo que, no caso do Google Drive, por exemplo, todas as edições e os respectivos responsáveis ficam salvos, permitindo um maior controle por parte do gerente.
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Otimizando a organização pessoal
Todas as ferramentas apresentadas podem contribuir em um ou vários aspectos para tornar o dia a dia mais organizado, evitando perdas de tempo desnecessárias, confusões com prazos de entrega e aquele tradicional "branco". Entretanto, para que as ferramentas possam efetivamente auxiliar na organização pessoal, é fundamental que o usuário as mantenha atualizadas com as novas tarefas e finalizando as tarefas antigas.
Como você viu, organização pessoal tem tudo a ver com produtividade. E você está sendo realmente produtivo?