Quando falamos de pequenas empresas, é comum a situação onde o próprio dono trabalha no atendimento ao cliente e tem poucos ou nenhum funcionário. A medida que o negócio prospera, vão sendo contratadas pessoas para assumir os postos operacionais e o proprietário vai passando para níveis estratégicos dentro da empresa.
Talvez o setor mais delicado na passagem do bastão do proprietário para um colaborador seja a operação do caixa. Afinal, é nesse momento que o dinheiro entra na empresa. Erros operacionais e pequenos furtos podem arruinar toda uma cadeia de lucratividade, e é por isso que é fortemente indicada a adoção de um sistema de gestão, com módulo de controle de caixa, para diminuir, ou em casos ideais, eliminar problemas dessa natureza.
Como funciona o módulo de controle de caixa?
Em suma quando controlado através de um sistema, é um processo bem simples e com poucos elementos:
É chamada de entrada, toda operação onde adiciona-se dinheiro no caixa físico (geralmente uma gaveta de dinheiro).
Exemplos de entrada são: Inclusão do troco no início do turno, pagamento das compras em espécie, cheque ou em cartão (comprovantes de vendas em cartão também devem ser contabilizados no fim do turno), e em alguns casos, suprimentos em dinheiro.
Atenção, toda entrada deve ser contabilizada no sistema, seja de forma automática, como é o caso das vendas, ou manualmente, como no caso da inserção do troco inicial, onde através de uma função diz-se ao sistema quanto está sendo incluído. Caso seja esquecida a inclusão de uma dessas entradas, a tendência é ter uma sobra de caixa no fim do turno.
2 - Saídas
Quando falamos de saídas do caixa, estamos falando basicamente de duas operações: As sangrias, onde após o acúmulo de muito valor em espécie o dinheiro é removido por motivos de segurança e entregue para o responsável financeiro, e também os movimentos de fechamento de caixa, onde os valores são conferidos e baixados para que o caixa fique "limpo" para o turno seguinte.
A exemplo das entradas, todas as saídas também devem ser informadas no sistema, para que no fim do turno o mesmo não acuse falta de dinheiro.
3 - Conferência ou Fechamento
Após a conclusão de um turno, o operador de caixa deve realizar uma conferência (também chamada de fechamento) do turno. Nesse momento, o operador deve somar todos os valores presentes no caixa físico e informar as quantias ao sistema, separando por finalizadores, como dinheiro, cartão de débito, cartão de crédito e cheques.
O ideal para essa conferência é que ela seja do tipo conferência cega, onde o operador não tem acesso às informações de quanto deveria constar, ou seja, caso falte ou sobre dinheiro, o operador não fica sabendo, ele somente soma o que tem no caixa e informa ao sistema, deixando a responsabilidade sobre faltas e sobras para um supervisor. O porquê desse método de conferência: imagine que o operador de caixa tem acesso a quanto deveria ter x quanto foi apurado e percebe uma sobra em dinheiro. Se for do interesse dele — e de sua índole — ele pode desviar a sobra e informar menos na conferência.
4 - Auditoria e Transferência
Nessa etapa, a operação deve ser feita por outra pessoa, geralmente um supervisor do operador de caixa. Consiste basicamente em conferir os valores apurados pelo operador e, caso haja sobras ou faltas, buscar justificativas.
Uma vez que esses valores foram auditados, é natural que o dinheiro, ou parte dele, saia do estabelecimento rumo a uma conta bancária vinculada à empresa. Esse registro deve também ser incluído no sistema, através de função específica de transferência, para que seja possível uma futura conferência de rastreabilidade do dinheiro, mostrando que no dia X, a quantia foi levada pelo usuário Y e depositada na conta bancária Z.
Agora que você já sabe como controlar e auditar o fluxo do dinheiro dentro da sua empresa, o que precisa fazer é buscar um bom parceiro de software de gestão para te ajudar nesse novo desafio. Recomendamos que o parceiro tenha sempre uma equipe de suporte disponível para te ajudar com as várias dúvidas que surgirão nesse processo.
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