A emissão de documentos é uma das principais atividades na rotina de um procurador, e como muitos documentos têm estrutura e organização semelhantes, criar modelos de documentos para cada tipo de manifestação pode agilizar muito as demandas diárias.
Os modelos podem ser criados pelo próprio usuário, considerando suas linhas específicas de atuação, ou mesmo pela instituição, quando os documentos podem/devem seguir uma estrutura e uma determinada linha de atuação. Esses modelos (da instituição) são, normalmente, elaborados pelo grupo gestor e disponibilizados a todos os usuários vinculados à categoria do documento, diferente dos modelos de usuário ou de grupo, que ficam disponibilizados a usuários restritos.
Observação
Vale lembrar que apenas usuários com uma permissão especial no sistema podem criar modelos de instituição, visto que este modelo fica visível e disponível para utilização a todos.
Veja, a seguir, como elaborar um modelo de instituição (para o caso de ser um dos usuários autorizados para esse procedimento).
1. Para iniciar a criação do modelo, acesse o menu Arquivo (1) e clique na opção Cadastro de Modelos de Instituição (2).
2. Na tela de Cadastro de Modelos de Documento, clique na lupa (1) disponível ao lado do campo Categoria para exibir a lista de opções disponíveis.
3. Na janela Consulta de Categorias (2), selecione a opção mais adequada ao modelo que você deseja elaborar (3) e clique em Selecionar (4) no canto inferior esquerdo da tela.
4. De volta à tela de Cadastro de Modelos de Instituição, serão exibidos os modelos já cadastrados na categoria de documento selecionada. Para iniciar um novo modelo, clique em Novo, na parte inferior da tela.
5. Neste momento, o sistema habilita a aba Formulário (1). Acesse-a e, nela, informe no campo Nome (2) o nome que deseja atribuir ao seu modelo (lembre-se desse nome para que possa encontrá-lo em consultas futuras) e, na sequência, clique em Salvar (3), na parte inferior da tela.
6. Neste momento o sistema exibirá um documento em branco no Editor de Textos e você já pode iniciar a elaboração seu modelo. Sugere-se Iniciar pela inclusão do cabeçalho. Para isso, no menu Exibir (1) clique na opção Cabeçalho e Rodapé (2).
7. Na tela auxiliar, clique na opção Cabeçalho e Rodapé (1) para habilitar o campo (2) para a inclusão do conteúdo.
8. Uma vez habilitado o campo, inclua o conteúdo desejado para o cabeçalho (brasão e nome da instituição, seção, subdivisão e etc.)
9. Na sequência, clique fora da área do cabeçalho e informe o conteúdo desejado para o modelo. O texto pode ser digitado ou copiado de outro arquivo já existente, de dentro ou fora do SAJ Procuradorias.
Que tal agilizar um pouco mais a sua rotina?
Por meio da ferramenta Campos de texto, o sistema oferece a possibilidade de preenchimento automático de alguns campos do documento, como o número do processo e o nome da parte, por exemplo.
Para incluir essa facilidade em seu modelo, aperte a tecla F5 e, na tela auxiliar que será exibida, digite a informação que deseja inserir no campo automático.
Ao digitar “número”, por exemplo, é possível selecionar uma das opções sugeridas, como “Nosso Número", "Número do processo judicial”, “Número do expediente nosso processo administrativo" e assim por diante.
Dica
Saiba mais sobre os Campos de Texto acessando os artigos:
Como aplicar e remover partículas de preenchimento automático em um modelo de documento no SAJ Procuradorias?
Como utilizo a quebra de partículas (campos de preenchimento) no editor de texto do SAJ Procuradorias?
Uma vez elaborado o modelo, não se esqueça de salvar as alterações por meio da opção Salvar (representada pelo desenho de um disquete) na barra de ferramenta na parte superior da tela, ou no menu Arquivo.
Pronto! Agora a procuradoria já dispõe de um documento modelo que traz diversas informações de forma automática, sem necessidade de edições manuais. Com modelos predefinidos para a instituição, a procuradoria ganha em produtividade uma vez que os usuários ganham tempo para se dedicar àquilo que realmente importa: o trabalho intelectual.
Créditos - Equipe SAJ Procuradorias
Autoria: Eneri da Costa Junior
Validação: Kenneth Anderson Cavalcante da Costa
Adequação e revisão: Camila Letícia Inocente
Esse artigo foi útil?
Conte-nos o motivo
Selecione uma das opções
Conteúdo: O conteúdo não está claro e/ou não corresponde à realidade da funcionalidade.
Usabilidade: Essa funcionalidade poderia ser mais simples de utilizar.
Técnico: Não foi possível seguir os passos descritos, pois o sistema apresentou falha.
Pesquisa: Este não é o conteúdo que eu estava buscando.
Enviar
Agradecemos seu feedback!
Você está nos ajudando a melhorar nossa base de conhecimento.
Esta plataforma não é destinada à solicitação de suporte ou a informações sobre andamento de processos.