Controle de estoque: como otimizar a sua gestão - Myrp
Por Lucas Testoni em 28/12/2017
Imagine a complexidade de todos os processos envolvidos na gestão de uma empresa. Pense em todo o trabalho que você tem para gerenciar o fluxo de mercadorias, todas as saídas e entradas de produtos. Com certeza é uma tarefa que impacta toda a empresa. Assim, fica fácil entender a importância de ter um controle de estoque eficiente.
1. Vantagens do controle de estoque
Otimização do investimento: os investimentos em matéria-prima são acertados e pontuais quando há a definição exata das necessidades do estoque.
Informações sobre vendas: o controle da entrada e saída de produtos é um dos mais fortes indicativos da sua empresa, permitindo a elaboração de estratégias de vendas mais direcionadas.
Informações sobre os clientes: a demanda de determinados produtos ajuda você a traçar um perfil mais acertado do seu tipo de cliente.
Informações sobre os fornecedores: com as informações recolhidas no processo de reposição de estoque e negociações, é possível encontrar o fornecedor mais adequado e traçar previsões e estimativas mais acertadas.
2. Principais atividades do controle de estoque
As atividades principais do controle de estoque de uma empresa são três, realizadas no momento de entrada e saída de matérias-primas e produtos produzidos/vendidos: registro, fiscalização e gestão. Com o bom gerenciamento dessas três atividades, sua empresa vai aproveitar todas as vantagens que um bom controle de estoque pode trazer.
Registro: tudo que classifica um item deve ser considerado. Das coisas mais elementares, como tipo, cor e tamanho às informações relacionadas à venda, como preço de custo, ciclo de vida, etc.
Fiscalização: é o controle feito para evitar perdas e extravios. Inclui também as responsabilidades tributárias da empresa com o governo.
Gestão: é a análise de todos os indicadores envolvidos no processo para otimizar as operações e fornecer informações estratégicas sobre o setor.
3. Como fazer seu controle de estoque
Manter seu controle de estoque organizado é um processo trabalhoso e diário, mas que vale a pena. É importante destacar que existem diversos métodos para realizar o seu controle de estoque com eficiência, desde planilhas de Excel cujo modelo você pode baixar diretamente da internet até sistemas de gestão que organizam tudo com rapidez e facilidade.
A escolha certa depende unicamente de você, que deve avaliar o custo-benefício do investimento de acordo com o porte e área de atuação da sua empresa. Lembre-se apenas que a qualidade do seu controle de estoque depende diretamente da qualidade da sua entrada de informações.
Nessa hora, então, o mais indicado é minimizar riscos. Por isso, é altamente recomendada a utilização de um sistema de gestão de estoque, que integra todos os passos e garante uma agilidade adaptada ao ritmo atual do mercado.
4. Dicas para uma gestão de estoque eficiente
Seja qual for o método escolhido, existem alguns procedimentos essenciais para a realização de uma boa gestão do controle de estoque. Separamos algumas dicas do que você precisa saber e fazer para ajudá-lo nessa tarefa:
• Crie padrões, regras e normas
Vamos começar pelo básico: o local de armazenamento do estoque. Ele precisa ser limpo e oferecer tudo que o seu produto precisa (temperatura, umidade, espaço, etc.).
Depois, organize-se. Estabeleça padrões na forma de armazenamento e manuseio dos materiais e também regras para as entradas e saídas, como horários e ações necessárias.
• Registre tudo (entradas, saídas, mercadorias e insumos)
Seja seu controle de estoque manual ou automático, cada item deve possuir um cadastro específico. Dessa forma, é feito o controle de estoque básico de movimentação e situação atual. Sempre que houver alguma mudança no seu status, esse cadastro deve ser atualizado, com informações como data de aquisição, preço de venda e código e descrição.
• Delegue responsabilidades
São muitos os passos que envolvem o controle de estoque. Estabeleça responsáveis por cada um deles, definindo muito bem quais seus deveres e a quem devem se reportar. É muito importante que a equipe responsável trabalhe em sintonia.
• Estabeleça um estoque mínimo e um máximo
Estoque mínimo é a quantidade em que uma reposição de determinado produto deve ser feita. Estoque máximo é quanto você deseja ter com a reposição. Essas definições são feitas com base nas informações da sua empresa e dos produtos em questão e são importantes para evitar o desperdício e o acúmulo.
• Escolha os fornecedores certos
Todo empresário procura sempre gastar o mínimo possível nas suas operações. Mas o preço não deve ser o único fator considerado. Considere também os prazos de entrega e pagamento e a capacidade operacional na hora de escolher um fornecedor.
• Crie um calendário de compras
Com base nas informações levantadas pelo seu controle de estoque, é possível criar um calendário com as datas certas de compra de cada item. Dessa forma, você se prepara com antecedência e evita os grandes problemas de acúmulo e desperdício. Se você utilizar um sistema automatizado, pode programá-lo para que emita sinais de alerta sempre que as datas estiverem se aproximando.
5. Como fazer uma ficha de estoque
A ficha de estoque é o instrumento citado no item 2, responsável pelo registro de tudo que envolve seus produtos. Ela é usada para controlar a movimentação individual (entradas e saídas) de matérias-primas, produtos acabados, etc.
Uma ficha de estoque costuma conter as seguintes informações:
1. Código e descrição do produto/material.
2. Unidade de consumo (kg, l, m, peça, etc.).
3. Estoque mínimo.
4. Local de localização no depósito.
5. Data da entrada ou saída.
6. Quantidade de entrada, saída e saldo do produto/material.
7. Valor do custo de entrada, saída e do estoque atual.
8. Valor do custo médio e anual do produto/material.
6. Dicas para uma boa ficha de estoque
– Anote todas as entradas e saídas.
– Qualquer saída de estoque deve ser acompanhada de requisição; do contrário, a mercadoria não pode ser retirada.
– O processo de movimentação de estoque deve seguir as Normas de Entrada e Saída de Estoque.
Agora que você conhece os detalhes de um bom controle de estoque, não hesite em botá-lo em prática. É bem provável que no início tudo pareça complexo demais, mas a prática deve tornar todos os processos mais simples.
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