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Governança de TI Funções Gerenciais e Estrutura Organizacional. Raimir Holanda
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Ana Luísa Porto Varejão
1 Governança de TI Funções Gerenciais e Estrutura Organizacional Raimir Holanda
2 Agenda Componentes de uma empresa Objetivos Organizacionais X Processos de negócios Gerenciamento integrado de Processos Hierarquia administrativa e Ambiente de negócios Influência da TI nas organizações: Processos de negócios Competição Estratégia
3 Componentes de uma Empresa Características em uma Organização Uma empresa é uma organização formal cujo objetivo é produzir produtos ou prestar serviços a fim de gerar lucro; Vender produtos a um preço superior aos custos da produção; As empresas compram insumos e recursos de fornecedores (outras empresas); Os insumos são transformados em produtos pela empresa agregando valor durante o processo de produção; Organizações e empresas sem fins lucrativos também têm as mesmas características
4 Componentes de uma Empresa Funções Empresariais Básicas Abrir uma empresa significa planejar estrategicamente O que produzir? Qual serviço prestar? A decisão estratégica determina quais serão seus prováveis consumidores, tipos de funcionários, máquinas, métodos de produção, instalações físicas, política de marketing, planejamento financeiro, investimentos, insumos, fornecedores, etc
5 Componentes de uma Empresa Funções Empresariais Básicas Manufatura e produção: definir um arranjo de pessoas, máquinas e processos (procedimentos) de negócios capaz de produzir; Vendas e marketing: atrair clientes, vender o produto (ou serviço) e cuidar das questões pós-vendas, como garantias e manutenção; Finanças e contabilidade: cuidar das transações financeiras correntes pedidos e faturas, desembolsos, folha de pagamento, etc; Recursos humanos: funcionários; recrutar, contratar, capacitar e reter
6 Componentes de uma Empresa Entidades Básicas de uma Empresa Fornecedores Clientes Funcionários Faturas e Salário Produto / Serviço Outras entidades também existem, porém estão relacionadas às entidades básicas.
7 Componentes de uma Empresa Funções Empresariais Básicas Manufatura e Produção Fornecedores Entidades Básicas Produto / Serviço Recursos Humanos Funcionários Marketing e Vendas Contabilidade e Finanças Faturas e Salários
8 Objetivos Organizacionais X Processos de Negócios Como você quer que seus funcionários executem as funções empresariais? Quais tarefas específicas devem ser feitas durante a venda? Como os produtos devem ser produzidos a partir das matériasprimas? Como os pedidos dos clientes devem ser processados? Como...
9 Objetivos Organizacionais X Processos de Negócios A eficiência de uma empresa depende de seus processos de negócios serem planejados e coordenados adequadamente para atingir os objetivos organizacionais definidos
10 Processos de Negócios Os processos de negócios ou processos organizacionais são tarefas e passos concretos que descrevem como o trabalho é organizado em uma empresa; Um processo de negócio é um conjunto de atividades logicamente relacionadas que define como tarefas organizacionais específicas serão executadas; Qualquer empresa pode ser vista como uma coleção de processos de negócios
11 Gerenciamento integrado de Processos de Negócios Muitos processos de negócios estão vinculados a uma área funcional específica enquanto outros abrangem várias áreas funcionais e exigem coordenação interdepartamental; As áreas funcionais específicas; tem tarefas e responsabilidades Cada função é formada por diversas atividades ou sub-sistemas
12 Gerenciamento integrado de Processos de Negócios Exemplo: Processar um pedido do cliente
13 Gerenciamento integrado de Processos de Negócios Processos aparentemente simples tornam-se complexos e exigem uma seqüencia de passos bem coordenados entre os principais grupos funcionais de uma empresa; São necessárias informações em grandes quantidades com rápida comunicação; O fluxo de informações deve ser rápido não apenas dentro da empresa, mas também na comunicação com parceiros de negócios, com as empresas de entrega e com clientes; Todos os sub-sistemas pertencentes a cada uma das funções empresariais são interdependentes, relacionando-se através de um fluxo contínuo de informação;
14 Gerenciamento integrado de Processos de Negócios Ex. Planejamento e controle de Produção (Interligações) Faturamento - pedidos de produtos contabilidade - lançamentos contábeis automáticos no momento da produção estoque quantidade em estoque de produto acabado no momento da produção compras - solicitações de compras no momento da projeção de estoques engenharia de produtos - estrutura de produtos custos - lançamento das requisições de matéria-prima
15 Gerenciamento integrado de Processos de Negócios Ex. Planejamento e controle de Produção (Interligações) Uma nota fiscal-fatura contém dados de venda, que saíram do subsistema de Faturamento, onde a quantidade vendida dever ser baixada do Sub sistema de Estoque. Em seguida, os dados sobre receitas precisam ser alimentados e processados no Subsistema de Contas a Receber, os lançamentos de débito e créditos no Subsistema de Contabilidade realizados e finalmente os dados legais de saída no Subsistema de Livros fiscais de Saída. Caso o estoque fique abaixo do valor mínimo, o Subsistema Planejamento e Controle de Produção é acionado, determinando ao Subsistema Produção o que e quanto fabricar, e ao Subsistema Compras os insumos a serem adquiridos.
16 Gerenciamento integrado de Processos de Negócios Fluxo sistêmico de informações FATURAMENTO E COMERCIAL CONTABILIDADE LIVROS FISCAIS ESTOQUE FLUXO DE CAIXA CUSTOS FORNECEDORES COMPRAS MARKETING ESTOQUES E COMPRAS ENGENH. DE PRODUTOS VENDAS FINANCEIRO ESPECIAIS CLIENTES PLAN. CONTROLE DE PROD. FATURAMENTO CONTABILIDADE ATIVO FIXO CONTAS A RECEBER IMPOST. E RECOLHIM. FOLHA DE PAGAMENTO CONTAS A PAGAR ADM. DE VENDAS MOV. BANCARIOS ADM. DE PESSOAL
17 Hierarquia da adminisração Funções Empresariais Básicas Gerência Senior Presidente e altos executivos Gerência Média Cientistas e trabalhadores do conhecimento Gerência Operacional Trabalhadores dos serviços e da produção Trabalhadores de dados
18 Hierarquia da adminisração Gerência Senior Tomar decisões estratégicas de longo prazo Garantir o desempenho financeiro da empresa Gerência Média Conduzir os programas e planos determinados pela gerência senior Projetar produtos ou serviços Criar novos conhecimentos para a empresa Gerência Operacional Monitorar as atividades diárias Auxiliar os demais níveis Realizar os serviços Fabricar os produtos
19 Ambiente de Negócios Dependência da empresa do seu entorno para: Acesso a capital Mão-de-obra Clientes Novas tecnologias Serviços e produtos Mercados estáveis Sistemas jurídicos Recursos educacionais Etc.
20 Ambiente de Negócios
21 Ambiente de Negócios Ações necessárias para uma empresa Monitorar mudanças no ambiente Compartilhar as informações com as entidades-chave Responder a alterações políticas e econômicas Identificar e usar novas tecnologias Identificar informações e compartilhar com fornecedores, clientes, acionistas, órgãos reguladores, parceiros, etc Responder a modificações no ambiente de negócios
22 Influência da TI nas organizações Tratar e compartilhar informações Tecnologia da Informação (TI) serve para designar o conjunto de recursos tecnológicos e computacionais para geração e uso da informação TI se refere a todo software e todo hardware de que uma empresa necessita para atingir seus objetivos organizacionais Uso cada vez mais intenso dos
23 Influência da TI nas organizações São conjuntos de componentes que geram informações, que são dados trabalhados (ou com valor atribuído ou agregado a eles) para execução de ações diversas e para auxiliar o processo decisório Conjunto de componentes-relacionados que coleta, processa, armazena e distribui informações para dar suporte à tomada de decisão e ao controle da organização É uma série de elementos ou componentes inter-relacionados que coletam (entrada), manipulam e armazenam (processo), disseminam (saída) os dados e informações e fornecem um mecanismo de feedback
24 Influência da TI nas organizações Ambiente Fornecedores Clientes ENTRADA Processar Classificar Organizar Calcular SAÍDA feedback Agências Reguladoras Concorrentes Acionistas
25 Influência da TI nas organizações Uso dos para Atingir a excelência operacional (produtividade, eficiência e agilidade) Desenvolver novos produtos e serviços Estreitar o relacionamento com o cliente e atendê-lo melhor Melhorar a tomada de decisão (precisão e rapidez) Promover a vantagem competitiva Assegurar a sobrevivência
26 Influência da TI nas organizações Dimensões dos Sistemas de Informação são muito mais do que computadores Para usar os SI com eficiência, é preciso entender as dimensões Organizacional Humana (Pessoas) Tecnológica Pessoas Tecnologia Sistema de Informação Organizações
27 Influência da TI nas organizações Dimensão Organizacional As organizações moldam os sistemas de informação de várias formas, de acordo com suas características e especificidades As organizações são hierárquicas e estruturadas, havendo pessoas em níveis crescentes de autoridade Procedimentos formais, ou regras para o cumprimento das tarefas, devem ser seguidos por todos Cada organização tem uma cultura específica, ou premissas fundamentais, valores e uma maneira de fazer as coisas que foram aceitas pela maioria dos membros da organização
28 Influência da TI nas organizações Dimensão Pessoas As pessoas usam informações vindas de SI em suas atividades de trabalho Manipular estes SI são tarefas realizadas pelas pessoas, de acordo com cargo, perfil e atividades realizadas em uma organização Treinamento adequado para uso dos SI e as novas tecnologias são necessárias para o melhor rendimento de trabalho de todos A forma como as pessoas interagem nos SI é importante para um bom desempenho do trabalho, sendo a Interface essencial para uma boa receptividade e produtividade dos funcionários
29 Influência da TI nas organizações Dimensão Tecnologia A tecnologia é o meio pelo qual os dados são transformados e organizados para uso das pessoas Os computadores permitem aumentar a produtividade realizando milhões de operações ininterruptamente. Os SIs utilizam a tecnologia para entrada, processamento, armazenamento e saída de dados Tecnologias de hardware, software, comunicações e armazenamento de dados são essenciais para a construção de
30 Influência da TI nas organizações Importância dos SI nas organizações Estratégia Em presarial Integração entre áreas SISTEMA DE INFORMAÇÃO Apoio às Operações e Processos Rotineiros Processo Decisório
31 Influência da TI nas organizações Bases para o desenvolvimento de SI Identificação clara da filosofia administrativa da empresa Análise das estratégias de crescimento e fortalecimento da empresa Analise do posicionamento estratégico da empresa Análise da informação na empresa Análise da estrutura da empresa PLANEJAR O USO DAS TECNOLOGIAS DE INFORMAÇÕES NA EMPRESA
32 Influência da TI nas organizações Bases para o desenvolvimento de SI PLANEJAR O USO DAS TECNOLOGIAS DE INFORMAÇÕES NA EMPRESA VISANDO: Avaliação dos impactos sobre a estrutura organizacional Sobrevivência da empresa Aumento da competitividade Integração operacional e organizacional Dinamismo
33 Influência da TI nas organizações Esquema para o planejamento geral em TI Filosofia de informações e diretrizes gerais Pesquisa das aplicações potenciais para as T.I. Levantamento de dados da situação atual Seleção e priorização de aplicações Projeto dos S.I e integração das T.I. Projeto e dimensionamento dos recursos técnicos
34 Influência da TI nas organizações Esquema para o planejamento geral em TI Projeto e dimensionamento dos recursos técnicos Projeto de segurança de sistemas / dados Projeto físico das instalações de T.I. Avaliação econômicofinanceira do projeto Aspectos organizacionais Implementação e avaliação do ambiente
35 Influência da TI nas organizações Uso Estratégico dos SI As organizações usam sistemas de informação para darem apoio às suas metas O uso bem-sucedido de sistemas de informação envolve a identificação de áreas decisivas para o sucesso, empenho para melhorar a produtividade, ênfase ao aperfeiçoamento contínuo e desenvolvimento de sistemas de informação que podem oferecer vantagem competitiva O conhecimento da tecnologia da informação e do uso eficaz dos sistemas de informação será fundamental para os administradores, tanto no presente quanto a longo prazo
36 Influência da TI nas organizações Benefícios dos SI maior precisão das informações geração e difusão do conhecimento organizacional suporte ao processo decisório valor agregado ao produto (bens e serviços) produtos de mais qualidade serviços de qualidade e vantagens competitivas oportunidade de negócios e aumento da lucratividade aperfeiçoamento nos demais sistemas internos, eficiência, eficácia, efetividade, produtividade redução da carga de trabalho diminuição de custos e desperdícios maior controle das operações agilização dos processos maior interação dos funcionários
37 Exemplos de sob a perspectiva funcional Sistemas de Vendas e Marketing Sistemas de Manufatura e Produção Sistemas Financeiros e Contábeis Sistemas de Recursos Humanos
38 Sistemas de Vendas e Marketing SISTEMA DESCRIÇÃO GRUPOS ATENDIDOS Processamento de Pedidos Análise de Preços Registra, processa e acompanha pedidos Gerência Operacional Funcionários Determina preços para produtos e serviços Gerência Média Previsão de tendências de vendas Prepara previsões quinquenais de vendas Gerência Sênior
39 Sistemas de Vendas e Marketing Ajudam a gerência sênior a monitorar as tendências que afetam novos produtos e oportunidades de vendas Apóiam o planejamento de novos produtos e serviços Monitoram o desempenho dos concorrentes Auxiliam a pesquisa de mercado, análise de campanhas promocionais e propaganda Decisões sobre preços e desempenho de vendas Localizar e contatar clientes potenciais Processar pedidos de vendas Controlar receita Monitorar itens vendidos Identificar tendências Dar suporte ao serviço de atendimento aos clientes
40 Sistemas de Vendas e Marketing
41 Sistemas de Manufatura e Produção GRUPOS ATENDIDOS SISTEMA DESCRIÇÃO Controle de maquinário Controla os movimentos das máquinas e equip. Gerência Operacional Funcionários Planejamento da produção Decide quando e em que qtde os produtos devem ser produzidos Gerência Média Localização de instalações Decide onde montar novas instalações industriais Gerência Sênior
42 Sistemas de Manufatura e Produção Planejamento, desenvolvimento e manutenção das instalações de produção Estabelecimento de metas de produção Aquisição, armazenagem e disponibilidade de materiais de produção (controle de estoque) Programação de equipamentos, instalações, matérias-primas e trabalhos exigidos para fabricar produtos Apoio na definição da localização de novas fábricas Apoio no investimento de novas tecnologias de manufatura Monitorar custos e recursos de manufatura e produção Executar tarefas relacionadas ao andamento da produção
43 Sistemas de Manufatura e Produção
44 Sistemas Financeiros e Contábeis SISTEMA Contas a receber DESCRIÇÃO GRUPOS ATENDIDOS Relaciona as contas a Gerência Operacional receber Funcionários Orçamento Prepara orçamentos de curto prazo Gerência Média Planejamento de lucros Planeja lucros de longo prazo Gerência Sênior
45 Sistemas Financeiros e Contábeis Função Financeira: Gestão dos ativos financeiros da empresa (dinheiro em caixa, ações, títulos, investimentos, etc.) Maximizar o retorno dos ativos financeiros Gerenciamento da capitalização da empresa (identificação de novos ativos financeiros) Obter informações confiáveis de fontes externas Contabilidade: Manutenção e gerenciamento dos registros financeiros da empresa (recibos, desembolsos, depreciação, folha de pagamento, etc.) Finanças e contabilidade trabalham juntas para acompanhar os ativos financeiros e fluxos de recursos da empresa
46 Sistemas Financeiros e Contábeis
47 Sistemas de Recursos Humanos SISTEMA DESCRIÇÃO GRUPOS ATENDIDOS Treinamento e desenvolvi-mento Acompanha a capacitação, as habilidades e as avaliações de desempenho dos funcionários Gerência Operacional Funcionários Análise de remuneração Monitora as faixas e a distribuição das comissões, dos salários e dos benefícios Gerência Média Planejamento de recursos humanos Planeja as necessidades de longo prazo da organização quanto aos recursos humanos Gerência Sênior
48 Sistemas de Recursos Humanos Identificar funcionários potenciais Manter registros completos sobre funcionários existentes Criar programas para desenvolver talentos e capacidades Identificar requisitos (habilidades, cargos, custos) e planejar futuras alocações Monitorar e analisar o recrutamento, a alocação e a remuneração dos funcionários Registrar o recrutamento e a colocação dos funcionários da empresa
49 Sistemas de Recursos Humanos
50 Exemplos de sob a perspectiva de grupos de usuários Sistemas de Processamento de Transações (SPT) Sistemas de Informações Gerenciais (SIG) Sistemas de Apoio à Decisão (SAD) Sistemas de Apoio ao Executivo (SAE) Sistemas de Controle de Processos Sistemas Colaborativos Aplicativos Integrados Sistemas Integrados
51 Sistemas de Processamento de Transações - SPT É um sistema computadorizado que realiza e registra as transações rotineiras necessárias ao funcionamento da empresa Os SPT são usados para monitorar as operações internas e as relações da empresa com o ambiente externo Exemplos: Registro de pedidos de venda Sistemas de reserva de hotel Folha de pagamento Manutenção do registro de funcionários Etc
52 Sistemas de Informações Gerenciais - SIG São sistemas que atendem aos gerentes de nível médio Fornecem relatórios sobre o desempenho corrente da organização, permitindo monitorar e controlar a empresa, além de prever seu desempenho futuro Os SIG usualmente atendem aos gerentes interessados em resultados semanais, mensais e anuais A maior parte dos SIG usa rotinas simples, como resumos e comparações, em vez de modelos matemáticos sofisticados ou técnicas estatísticas avançadas
53 Integração entre SPT e SIG
54 Sistemas de Apoio à Decisão - SAD Ajudam os gerentes de nível médio a tomar decisões não usuais, ajudando a resolver problemas nos quais não existe um procedimento padrão de solução Além do uso dos SPT e SIG, frequentemente os SAD recorrem a informações externas O foco do SAD é a eficácia da tomada de decisão. Os SAD são usados quando o problema é complexo e a informação necessária à melhor decisão é difícil de ser obtida e usada
55 Sistemas de Apoio ao Executivo - SAE Ajudam a gerência sênior a tomar decisões não usuais, ajudando a resolver problemas nos quais não existe um procedimento padrão de solução Exigem bom senso e capacidade de avaliação e percepção Abordam questões estratégicas e tendências de longo prazo, usando informações dos sistemas internos (SPT, SAD, ) e fontes externas Filtram, comprimem e rastreiam dados críticos, de várias fontes e os apresentam de forma amigável à gerência sênior
56 Sistemas de Controle de Processos Monitoram e controlam processos industriais (refinamento de petróleo, geração de energia, produção de aço, etc.) Uso de sensores eletrônicos conectados a computadores e equipamentos de rede
57 Sistemas Colaborativos Apóiam equipes, grupos de trabalho, comunicação e colaborações na empresa e entre empresas Aumentam as comunicações e a produtividade de equipes e grupos de trabalho Também conhecidos como sistemas de automação de escritórios Sistemas de vídeoconferência, comunicações internas, correio eletrônico, ferramentas de comunicação on-line e ferramentas colaborativas
58 Classificação dos Sistemas de Apoio às Operações Sistemas de Processamento de Transações - SPT Sistemas de Controle de Processos Sistemas Colaborativos Sistemas de Apoio Gerencial Gerencial SIG Sistemas de Apoio à Decisão SAD Sistemas de Apoio ao Executiva - SIE
59 Aplicativos Integrados Sistemas que abrangem todas as áreas funcionais, executam processos de negócio que atravessam toda a empresa, e incluem todos os níveis de gerência Ajudam as empresas a serem mais flexíveis e produtivas, ao coordenar seus processos de negócios de maneira mais integrada Tem como foco a administração eficiente dos recursos e no atendimento ao cliente
60 Aplicativos Integrados Os SPT são os maiores produtores das informações requisitadas pelos outros sistemas, que por sua vez produzem informações para outros sistemas Na maioria das organizações, as ligações entre esses diferentes tipos de sistemas são menos rígidas Sistemas de Informações Gerenciais Sistemas de Apoio ao Executivo Sistemas de Apoio à Decisão Sistemas de Processamento de Transações
61 Aplicativos Integrados Arquitetura de um aplicativo integrado
62 Sistemas Integrados São conhecidos como Sistemas Integrados de Gestão ou Sistemas de Planejamento de Recursos Empresariais (ERP Entreprise Resource Planning) Coletam dados de vários processos de negócio importantes nas áreas de manufatura e produção, finanças e contabilidade, vendas e marketing e recursos humanos A informação, anteriormente fragmentada em sistemas distintos, pode ser compartilhada por toda a empresa usando uma única central de dados Melhora na cooperação entre os diferentes setores de uma organização
63 Sistemas Integrados de Gestão - ERP ERP é um termo genérico que pretende identificar o conjunto de atividades executadas por um pacote de software integrado e modular, que tem por objetivo primário o auxílio aos processos de gestão de uma empresa nas mais importantes fases de seu negócio, assim como facilitar a realização de algumas atividades rotineiras Este sistema permite a eliminação da redundância de operações e a burocracia, por meio da automatização de processos e da integração das diversas áreas da empresa
64 Sistemas Integrados de Gestão - ERP Trata-se de um SISTEMA DE GESTÃO ADMINISTRATIVA, que apresenta as seguintes características: Trabalha de acordo com abordagem por processos Grande abrangência funcional Software multi-modular Uso de banco de dados único Tecnologia cliente-servidor Principais objetivos: Melhorar fluxo de informações entre as várias áreas Possibilitar visão global ao gestor
65 Sistemas Integrados de Gestão - ERP
66 Sistemas de Gerenciamento da Cadeia de Suprimento SCM (Supply Chain Management) Ajudam as empresas a administrar suas relações com os fornecedores Auxiliam fornecedores, empresas de compra, distribuidores e empresas de lógistica a compartilhar informações sobre pedidos, produção, níveis de estoque e entrega de produtos e serviços, de maneira que possam buscar insumos, produzir e entregar mercadorias e serviços com eficiência
67 Sistemas de Gerenciamento da Cadeia de Suprimento SCM (Supply Chain Management) Tem como objetivo levar a quantidade certa de produtos da fonte para o ponto de consumo, com o mínimo de dispêndio de tempo e o menor custo possível Evitar (ou diminuir) estoques excessivos, planos de produção inexatos e prazos descumpridos pois implicam em aumento dos custos e impactos negativos no atendimento ao cliente
68 Sistemas de Gerenciamento da Cadeia de Suprimento SCM (Supply Chain Management) Auxiliam a empresa a: Decidir o que e quando produzir, estocar e transportar Comunicar pedidos rapidamente Acompanhar o andamento dos pedidos Verificar a disponibilidade de estoque e monitorar os níveis de estoque Reduzir custos de estoque, transporte e armazenamento Monitorar a expedição Planejar a produção com base na demanda real Comunicar rapidamente mudanças no design de produtos
69 Sistemas de Gerenciamento do Relacionamento com o Cliente CRM (Customer Relationship Management) Ajudam as empresas a administrar suas relações com os clientes; Fornecem informações para coordenar todos os processos de negócios que lidam com o cliente, em termos de vendas, marketing e serviços; Visa otimizar a receita, a satisfação e a retenção de clientes; identificar, atrair e reter os clientes mais lucrativos; prestar serviços de melhor qualidade aos clientes atuais e aumentar as vendas; Integram informações de vendas, marketing e atendimento ao cliente;