Benchmarking em gestão de projetos: é necessário fazer?
No universo corporativo, seria bastante interessante que todos tivéssemos mentores, isto é, pessoas mais experientes que orientam, direcionam e nos fazem refletir sobre nossas ações. Mas, como nem sempre isso é possível, existem outras práticas que podem contribuir para o nosso aperfeiçoamento: é o caso do benchmarking em gestão de projetos.
Basicamente, o benchmarking é uma estratégia que visa identificar as melhores práticas do mercado e trazê-las para a realidade da empresa, adaptando o aprendizado para que ele se torne um diferencial competitivo.
Na gestão de projetos, ele é fundamental para que você aprimore a performance da sua equipe continuamente, tornando seus projetos mais eficientes e elevando a qualidade das entregas realizadas.
Quer saber mais sobre o tema e como o benchmarking permite ao negócio ter mais eficiência no gerenciamento das etapas de cada projeto corporativo? Leia o post até o fim e saiba mais!
Benchmarking em gestão de projetos: por que fazer?
Ter uma metodologia própria de gestão de projetos não garante que todos os processos, ações e decisões serão sempre os mais acertados. Os projetos corporativos envolvem um grande número de pessoas, o que facilita a criação de um ambiente com trocas ineficazes de avisos, gargalos e atrasos na execução de cada etapa.
Além disso, pode haver outros profissionais, inclusive dentro da sua própria empresa, desenvolvendo maneiras mais eficazees de fazer aquilo que você tem dificuldades. Se não existir um mecanismo para propagar essas boas práticas, a companhia perderá a oportunidade de aproveitar melhor seus recursos e conseguir bons resultados em médio e longo prazo.
Por isso, o gestor deve ter um grande cuidado no modo como planeja seus projetos e executa sua rotina de gestão. A empresa precisa contar com um conjunto de estratégias que auxiliem os profissionais a trabalhar de modo integrado, inovador e eficiente. Junto a isso, é importante garantir que riscos sejam evitados e problemas corrigidos rapidamente.
O processo de benchmarking se insere nesse cenário. Ele dá para os times uma estratégia robusta e bem estruturada a fim de encontrar as melhores práticas para o negócio, a partir do seu perfil e das suas demandas particulares.
Se bem executado, o benchmarking causará uma grande mudança no ambiente corporativo. Os projetos estarão mais alinhados com as tendências do mercado e, com isso, a empresa conseguirá ser mais eficaz e competitiva e ter uma elevada taxa de sucesso em seus projetos.
Quais são os tipos de benchmarking que a empresa pode realizar?
O benchmarking é um processo aplicado em ambientes que vão além da gestão de projetos corporativo. Justamente por isso, hoje existem quatro tipos de benchmarking muito comuns no mercado. Conheça suas principais características abaixo!
O benchmarking é um processo voltado para o ambiente corporativo. Nele, a companhia deve observar as melhores práticas de cada setor e, conforme for necessário, disseminar essas rotinas em outras áreas.
A execução do benchmarking interno envolve todos os setores e demanda uma profunda comunicação entre as áreas. A organização precisa estar envolvida, de modo unificado, na busca por práticas que possam ser replicadas.
Além disso, há a necessidade de os gestores abrirem espaços para que os profissionais possam inovar e testar novas ideias. Dessa forma, novas práticas de alta qualidade poderão ser executadas mais facilmente.
Esse é um tipo de benchmarking voltado para as empresas que atuam no mesmo setor do negócio. No benchmarking competitivo, a companhia observa os concorrentes e busca compreender as práticas existentes que os tornam, em alguns cenários, mais competitivos.
Se o benchmarking interno demanda uma comunicação interna ampla, o competitivo demanda que a companhia esteja atenta às principais técnicas e tendências do seu setor.
Seja por meio de conferências, seja por busca manual por dados, a empresa precisa garantir que seus profissionais estejam em consonância com as melhores práticas do mercado e, alinhado com técnicas internas, contribuam para colocar a companhia à frente da concorrência.
Esse método de benchmarking envolve processos específicos da companhia. Eles devem ser comparados entre as práticas de outros setores e empresas, para que seja possível criar um cenário de mais qualidade e eficiência.
O ideal é que esse modelo seja aplicado sempre que a companhia detectar que alguma prática interna não atende às demandas mínimas de qualidade exigidas pelo setor, pelos parceiros comerciais ou pela própria empresa. O gestor deve verificar a possibilidade de realizar mudanças a partir do exemplo de outras companhias e suas estratégias de execução de rotinas semelhantes.
Esse é um modelo de benchmarking mais abrangente. Nele, a empresa compara suas práticas com as de outras empresas em vários setores, ainda que eles não estejam ligados diretamente aos processos e às especialidades da organização.
Em outras palavras, o benchmarking genérico busca compreender como empresas, de um modo geral, executam suas rotinas. Para isso, a pesquisa realizada deverá considerar qualquer companhia que tenha abordagens operacionais que possam ser úteis para as demandas internas, ainda que elas não prestem serviços ou produzam mercadorias semelhantes ao negócio.
O objetivo final de qualquer processo de benchmarking é sempre aprender com outras experiências e transformar esse aprendizado em insumo para melhorar a própria performance dos seus projetos, levando em consideração as características da sua empresa e dos clientes finais.
Com esse aprendizado, que deve ser contínuo e sistemático, você será capaz de:
rever processos e otimizá-los;
conhecer seu mercado e seus concorrentes;
aperfeiçoar a atuação da sua equipe;
elevar a produtividade e reduzir custos.
Ele também contribuirá fortemente para que sua equipe se sinta motivada e capaz de superar desafios, já que outros setores ou empresas já conseguiram.
Quais são os problemas de gestão de projetos que podem ser resolvidos com benchmarking?
Todo projeto apresenta determinadas dificuldades que podem acabar por impactar o trabalho da equipe. É importante que o gestor tome cuidado para evitar esses riscos criando medidas preventivas e realizando uma análise contínua para sempre corrigir problemas, caso eles ocorram.
O Estudo de Benchmarking em Gerenciamento de Projetos 2010, por exemplo, traz como principais dificuldades das empresas:
falhas na comunicação entre os profissionais (40,1%);
um escopo não definido adequadamente (39,5%);
problemas que levam ao não cumprimento do orçamento (28,3%).
A lista de dificuldades continua. Contudo, neste post, vamos nos ater aos cinco principais desafios enfrentados pelas organizações em gerenciamento de projetos para que você entenda como o benchmarking pode ser uma prática saudável para sua empresa e, é claro, para seus projetos.
Confira abaixo como essa estratégia permite ao negócio vencer os maiores desafios do processo de gestão de projetos!
Problemas no cumprimento de prazos
O cumprimento de prazos é algo fundamental na rotina do gestor do projeto. Em situações nas quais o time não está aderente ao cronograma, os custos aumentam, seja por baixa performance dos times, seja por elevado número de erros ou falhas na gestão dos times. Quando isso ocorre, a rentabilidade e a satisfação dos stakeholders do projeto caem drasticamente.
Se sua empresa nunca consegue entregar os projetos no prazo ou até entrega, mas a qualidade se vê afetada, é hora de parar para analisar o que está acontecendo. Você pode usar o benchmarking para comparar as ferramentas utilizadas tanto pela sua equipe quanto por outras, a fim de controlar os cronogramas de projetos de um modo mais eficaz e alinhado com as demandas dos clientes.
O benchmarking também pode ser utilizado para reavaliar sua metodologia de gerenciamento de projetos com base nas usadas por seus concorrentes. Assim, haverá uma compreensão de como eles conseguem manter o time aderente ao escopo de cada iniciativa.
Além disso, essa estratégia pode auxiliar o gestor a rever como sua equipe está se organizando para realizar as atividades. Muitas vezes o sucesso está bem próximo, você só precisa mudar seu ponto de vista sobre determinada prática — e isso o benchmarking em gestão de projetos ajuda a fazer com bastante eficácia.
Mudanças constantes no escopo
Alterações constantes no escopo podem ser fruto de um projeto complexo, inserido em um ambiente de mudanças frequentes. Elas exigem um tratamento diferenciado para que você não se veja em situações difíceis de serem tratadas, em que o projeto é mudado excessivamente, elevando custos e prazos.
Para quem costuma desenvolver projetos em cascata e passa por esse problema, uma boa alternativa seria adotar metodologias ágeis de gerenciamento de projetos. Porém, antes de mudar completamente sua atuação, você pode se utilizar do benchmarking para escolher a melhor estratégia para o negócio.
Faça uma análise de mercado para ver como seus concorrentes estão desenvolvendo os mesmos tipos de projetos, quais metodologias e ferramentas utilizam e como se posicionam frente as dificuldades.
Isso dará um referencial para o empreendimento, que conseguirá identificar possíveis caminhos para melhorar sua política de gestão de escopo e, assim, ter mais facilidade para planejar e executar as etapas em um ambiente robusto e flexível na medida certa.
Processos comunicacionais são um problema para a maioria das empresas, ainda mais em grandes projetos. Quando os times não têm boa comunicação, falhas se tornam mais frequentes e equipes buscam objetivos pouco semelhantes e entram mais em conflitos.
Por isso, muitos gestores consideram isso algo complexo. Ainda assim, existem algumas empresas que conseguem se sair esplendidamente em situações do tipo com o apoio de novas tecnologias e estratégias de gestão.
Se você tem problemas em otimizar a comunicação em seus projetos ou fazer com que as pessoas alimentem e retroalimentem os sistemas de comunicação, pode lançar mão do benchmarking genérico. Em outras palavras, o gestor pode buscar as melhores práticas de qualquer empresa do mercado que tenha níveis ótimos de excelência em comunicação.
O benchmarking genérico permite ao gestor aprender sobre melhores canais de comunicação com stakeholders, como transformar a informação de modo que ela seja facilmente compreendida e como monitorar o entendimento das pessoas sobre o que está sendo comunicado.
Se bem executada, essa estratégia dará para o negócio as bases para encontrar um processo de gestão bem estruturado e que evite conflitos e falhas na comunicação. Dessa forma, todos ficarão mais alinhados e capazes de atingir os mesmos objetivos.
Problemas de mudança de escopo também podem ser resultado de um escopo mal definido. E isso quer dizer que você — e sua equipe — não entenderam realmente o que o cliente final precisa. Como consequência, o planejamento será menos eficaz e capaz de buscar os objetivos de modo claro.
Nesse sentido, você pode realizar benchmarking para entender como outras empresas ou setores da sua própria conduzem os processos de elaboração de escopo.
A adoção de uma checklist, de entrevistas com os clientes e de pesquisas mais aprofundadas sobre os problemas do seu público podem fazer toda a diferença na definição de escopo. Certamente, há alguém no mercado que faz isso com muita qualidade.
Esse problema não impacta somente o projeto, mas também a credibilidade da sua equipe junto aos clientes. Quando você dimensiona os custos de um projeto e passa o orçamento para o cliente, ele espera que esses valores sejam realistas e calculados da forma correta.
Se sua promessa não é cumprida, o cliente deixa de confiar em você. Por isso, é fundamental encontrar melhores formas de fazer a orçamentação dos projetos, utilizando ferramentas mais precisas, estimando os custos com maior precisão e baseando-se em dados confiáveis.
O benchmarking pode servir para que você encontre projetos semelhantes, dentro e fora da sua empresa, e, com base neles, faça estimativas mais coerentes. Além disso, você pode descobrir metodologias de cálculo mais precisas, ferramentas auxiliares e até profissionais ou empresas especializadas que oferecem suporte para essas práticas no mercado.
Há quem pense que benchmarking é uma ferramenta do marketing, exclusiva para identificar melhores práticas para a promoção e a divulgação de produtos e serviços. Mas ele é muito mais do que isso, é um instrumento de melhoria contínua que pode e deve ser utilizado no gerenciamento de projetos para que você encontre um roll de melhores práticas que sejam totalmente adequadas ao negócio.
Portanto, sempre busque o benchmarking como uma forma de otimizar os processos de cada etapa de seus projetos. Além disso, tenha meios de tornar essa estratégia uma das bases para garantir que sua gestão de projetos esteja alinhada com as tendências do mercado. Isso tornará o negócio mais competitivo, inovador e livre de falhas operacionais.
O investimento em sistemas de gestão de projetos também é uma forma de tornar os seus projetos mais eficazes. Se você quer saber como isso ocorre, fale com um de nossos consultores!