Otimizar meta: torne sua empresa mais eficiente
Otimizar meta é transformar objetivos difíceis em tarefas que poupam tempo e energia dos seus responsáveis. Descubra como com a Azulis!
Para otimizar meta, uma empresa precisa se ater a uma simples pergunta: o que você deseja? Metas servem para direcionar as ações de um negócio. Se ele não é bem estabelecido ou bem entendido, pode levar a esforços ineficazes.
Saber como otimizar qualquer meta também é adequá-la à realidade. Para isso, existem algumas ações simples e diretas. Abaixo, vamos mostrar algumas dicas e ações que podem ajudar você a traçar rumos ainda melhores para sua empresa.
Para otimizar meta, utilize ferramentas próprias
Existem inúmeras ferramentas para otimizar meta no mercado atualmente, o que, por sua vez, também pode ser um problema para gestores e funcionários.
Quando há muitas delas para aprender e coordenar, a tendência é não ter atualizações constantes, dificultando a análise de resultados.
Pensando nisso, a sugestão de ferramentas abaixo não apenas vai resumir os recursos para otimizar objetivos, como também direcionar para quais profissionais elas são recomendadas.
É uma das ferramentas mais conhecidas e populares. O Trello funciona de forma intuitiva para gerenciamento de metas, permitindo a organização delas no formato "pipeline", isto é, colunas com etapas distintas.
Em cada uma delas, são alocados cards com tarefas, que podem ser detalhados com prazos, lista de atividades e profissionais destacados para elas. Para equipes pequenas, é um ótimo meio de gerenciar metas em andamento.
É uma ferramenta que ganhou notoriedade recentemente no mercado para otimizar tarefas e objetivos em geral. Basicamente, ela permite a atualização em tempo real de tarefas por equipes, focando especificamente em relatórios e avanços dos projetos.
Ela traz apresentações distintas para cada área. O destaque do Monday está nos recursos gráficos que oferece para o avanço das atividades, bem como relatórios e ideias dos colaboradores. A facilidade de integração entre o ambiente home office e o corporativo é outro fator prático.
Google Calendar, Tasks e Keep
Para quem ainda não usou uma ferramenta para otimizar meta, os recursos do Google são uma boa forma de começar. O Calendar permite o gerenciamento de inúmeras tarefas dentro e fora do ambiente de trabalho, como reuniões.
O Tasks permite a organização de ações simples e devidamente separadas por projeto, que podem ser integradas a outros recursos de trabalho, como Google Docs, Gmail e Planilhas.
Já o Keep funciona como um "papel adesivo", que pode ser consultado depois para adiantar tarefas ou conferir lembretes.
Reúne várias ferramentas para facilitar tarefas, com um destaque especial. Ele permite incluir uma miríade de tarefas em todos os campos do dia a dia, do ambiente de trabalho a atividades pessoais, de maneira intuitiva e mais fácil de navegar em relação às outras.
Além disso, ele pode direcionar cada uma das atividades para as pessoas certas, o que dá maior controle no fluxo de trabalho. O lado negativo é que, caso queira a troca de ferramentas, ele não dispõe de uma migração tão fácil.
Para entender a importância de otimizar meta, vamos contar um segredo: grandes empresários e pessoas com projetos bem-sucedidos de uma forma geral alcançaram o status de respeito não por trabalharem horas a fio em uma única tarefa, mas por usarem o tempo de forma sistemática.
Em outras palavras, é fazer com que as tarefas sejam mais eficientes, inclusive para economizar tempo. Com isso, sobra tempo para assumir outras tarefas ou pensar em novas ações.
Otimizar uma meta é garantir o melhor uso do tempo para realizá-la. Vejamos algumas dicas para usar o tempo a seu favor.
Muito tempo em uma tarefa significa desgaste
Essa prerrogativa também parte de outro princípio: saiba dizer não. Ao contrário do que pode parecer, fazer muitas tarefas ou atividades que consomem um longo período de trabalho não são um mérito.
Pelo contrário: isso pode ser indicativo de falta de foco e inabilidade de realizar muitas tarefas. Ao realizar qualquer atividade, busque as formas mais eficientes de realizá-la gastando menos tempo.
Trace planos com os profissionais certos
Delegar tarefas e planos de ação a profissionais que não tenham os referenciais adequados, ou que tenham muitas falhas, pode ser tão contraproducente quanto fazer algo efetivo mas que tome muito tempo.
Se for do interesse da empresa, ofereça recursos que potencializem suas competências. Entretanto, para ter mais possibilidades de sucesso, escolha colaboradores que sejam de fato capacitados a realizá-las. Em uma analogia simples, saiba como escalar uma equipe em que cada membro executa uma função em prol do todo.
Bob Pozen, chamado lá fora de "Príncipe da Produtividade", desenvolveu uma série de ferramentas que ajudam a otimizar metas de maneira elucidativa. Uma das melhores é simplificar processos o máximo possível.
Ao contrário do que pode parecer, isso não significa tornar uma tarefa simplória: ao tomar menos decisões diárias, ganha-se mais tempo para pensar em outras possibilidades, soluções e resultados.
Incentive cada profissional
A melhor maneira de otimizar uma meta dentro da empresa é incentivando sua equipe não apenas no aspecto motivacional, mas na parte técnica também. Além das ferramentas e dicas acima, é importante ambientar o profissional ao ritmo de trabalho.
O feedback é a melhor maneira de incentivar e ambientar os profissionais em um fluxo de trabalho. As críticas não devem nem enaltecer nem diminuir o profissional. Elas devem ser construtivas, de modo que ele saiba que está em constante aprendizado, o que é um forte motivador.
As Metas SMART são um bom mecanismo para isso: por meio de atitudes e propostas objetivas, todos os responsáveis sabem o que, como e por que devem realizar suas tarefas. Somadas a um bom feedback, elas ganham ainda mais importância para seus realizadores, que igualmente irão buscar mais soluções.
Otimizar tarefas é usar o tempo a seu favor, não de forma desesperada, mas interativa. Concentrar mais atenção nos objetivos com as ferramentas e técnicas que se encaixam em diversos perfis profissionais é um bom meio de administrar uma empresa de forma adequada.
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