Erros na prestação de contas de condomínios: saiba como evitá-los
Segundo o artigo 1.348, inciso VIII do Código Civil, o síndico deve fazer a prestação de contas à assembleia anualmente ou sempre que solicitado. Mas ela deve ser organizada mensalmente, para apresentação aos condôminos e para preparar as contas para a apresentação anual em assembleia.
Trata-se de um dos deveres do representante do condomínio, que não deve ser ignorado, sob pena de ser removido do cargo e ter que responder por eventuais perdas e danos. Nesse sentido, é comum que o síndico tenha dúvidas de como proceder para apresentar as contas, tanto na forma quanto nos documentos necessários.
Para ajudar, preparamos este artigo. Leia até o final para tirar dúvidas e entender mais sobre como fazer uma prestação de contas impecável.
Trata-se da apresentação, pelo síndico, dos documentos e informações financeiras que demonstram os valores movimentados pelo condomínio em um período determinado. Desse modo, é composta por um demonstrativo que aponta o orçamento (o que foi planejado fazer), a arrecadação (quanto dinheiro entrou) e as despesas (o que foi gasto).
Além do demonstrativo, devem ser apresentados os documentos que comprovam as movimentações: extratos de conta corrente, comprovantes de pagamento, notas fiscais, dentre outros.
Como a prestação de contas do condomínio deve ser feita?
A lei diz que o síndico tem o dever de prestar contas à assembleia anualmente ou sempre que for solicitado. Por uma questão de praticidade, o ideal é que seja possível mostrar os dados mensalmente, com aprovação delas na assembleia anual. Assim, se houver qualquer dúvida ou apontamento, já é possível responder aos questionamentos e aumentar as chances de aprovação das contas ao final do exercício.
Há dois documentos essenciais na prestação de contas: os demonstrativos e os documentos. Assim, o síndico apresenta um relatório de receitas e despesas, indicando toda a movimentação financeira do período, deixando cópias dos comprovantes à disposição de quem desejar consultar, em uma pasta física ou virtual.
Na assembleia, as vias originais desses documentos devem ser levadas, para que os presentes possam conferir a documentação, se assim desejarem.
Mas é importante salientar que mesmo as contas aprovadas em assembleia podem ser rediscutidas no prazo legal, por meio de processos judiciais. Por isso, é importante que o síndico tenha uma documentação completa da gestão, guardando consigo cópias de todas as contas que foram apresentadas, recibos e comprovantes.
Quais são os erros comuns nas prestações de contas do condomínio?
Para assegurar a aprovação das contas, o síndico deve cumprir requisitos básicos e evitar erros na prestação de contas. Veja a seguir os principais erros e como evitar que eles aconteçam em seu condomínio.
Se o prazo convencionado ou legal não for cumprido para a apresentação da prestação de contas, o síndico corre o risco de reprovação das contas e punições por não ter apresentado os documentos. Assim, todo prazo deve ser seguido à risca, de preferência com apresentação antes do final do intervalo previsto.
Para conseguir apresentar contas mensalmente em um balanço anual, o principal é manter um controle diário de despesas e receitas. Acompanhar os números conforme as transações acontecem é muito mais fácil do que deixar para fazer tudo de uma vez.
Assim, os lançamentos dos demonstrativos mensais, cópias e digitalizações de recibos e notas devem ser feitos o mais rápido possível, idealmente todos os dias. Dessa forma, quando chegar o momento de apresentar os documentos, basta conferir o que já foi lançado e gerar a documentação necessária para as pastas.
O síndico é obrigado a informar aos condôminos todos os valores que recebeu, assim como o que ficou pendente. Controlar a inadimplência no condomínio é muito importante para manter a saúde financeira, mas isso não pode ser feito de forma vexatória. A exposição de inadimplentes é considerada ato atentatório à dignidade do devedor, podendo causar a condenação do síndico e do condomínio ao pagamento de indenização por danos morais.
Para evitar problemas com a exposição indevida dos inadimplentes, a informação da inadimplência deve ser lançada de forma genérica nos relatórios. Não é o caso de indicar quais as unidades ou pessoas inadimplentes nas comunicações internas, nem na prestação de contas. Caso algum condômino deseje saber detalhes da inadimplência, deve receber a informação de maneira reservada, em reunião com o síndico ou em assembleia.
Documentação pouco confiável
Quando o síndico contrata em nome do condomínio, o mínimo que se espera é que existam contratos e notas fiscais dos produtos ou serviços adquiridos. Apresentar recibos incompletos, pouco confiáveis ou sem os detalhes da transação pode causar a reprovação das despesas, fazendo com que o síndico tenha que repor os valores no caixa do condomínio.
Para evitar a rejeição de documentos comprobatórios é importante prestar atenção aos documentos coletados. Contratar prestadores de serviços que assinam contrato e fornecem nota fiscal também é uma boa prática para evitar discussões futuras.
Deixar de fora informações básicas
A prestação de contas deve apresentar um panorama completo da situação financeira do condomínio. Logo, omitir informações ou deixar de atualizar algum campo dos demonstrativos é uma falha grave, que leva à reprovação das contas.
Para evitar problemas por uma prestação incompleta, considere incluir todos os itens essenciais, acompanhados de comprovantes, conforme listado a seguir:
orçamento aprovado em assembleia para o período, acompanhado da ata de assembleia que aprovou os valores;
receitas do período, apresentando os extratos das contas correntes do condomínio onde constam as entradas de valores a receber;
despesas do condomínio, divididas entre despesas ordinárias (contas, pagamentos de funcionários, serviços e obras aprovados em assembleia) e extraordinárias (serviços e obras emergenciais, não aprovados em assembleia), com os respectivos comprovantes;
balancete, com cálculos dos valores disponíveis em caixa ao final do exercício e detalhes sobre dinheiro no fundo de reserva;
dados de inadimplência e relatório de valores a recuperar, indicando quais as iniciativas de cobrança foram adotadas pelo síndico.
Organizar a prestação de contas do condomínio requer atenção, para que tudo seja apresentado de forma simples, clara e transparente. Desse modo, o síndico deve manter um diálogo constante com os condôminos, apresentando a documentação comprobatória e esclarecendo dúvidas. Com isso, as contas serão aprovadas em assembleia e o síndico estará protegido para se defender de eventuais questionamentos.
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