Depois de um ano e meio vivendo e trabalhando em meio a uma pandemia, não é surpresa que os funcionários estejam apresentando sinais de esgotamento emocional no trabalho a taxas recordes. De acordo com um estudo de 2021 do Indeed, 52% dos funcionários hoje afirmam se sentirem esgotados. Mais da metade dos funcionários relata trabalhar mais horas, e um quarto afirma não conseguir se desconectar do trabalho.
A onda contínua de esgotamento relatada é uma tendência preocupante para empregadores de todas as regiões. O esgotamento emocional no trabalho não só prejudica a saúde mental e o bem-estar, como também pode afetar o absenteísmo, a retenção de funcionários e, entre a redução do moral e a alta rotatividade, a cultura da sua empresa.
Gerenciamento de crises é uma coisa, mas como evitar o esgotamento profissional constantemente para que os times possam se recuperar de modo sustentável? Empresas do mundo inteiro agora estão dando passos maiores para conter o esgotamento, com líderes do setor como LinkedIn, Hootsuite e Bumble fechando seus escritórios por uma semana inteira para permitir que todos os funcionários tenham folga extra. O CEO da Okta, preocupado com o esgotamento, pediu a todos os funcionários que lhe enviassem por e-mail seus planos de férias em 2021.
Todas essas são ótimas iniciativas para ajudar a promover o equilíbrio entre vida pessoal e profissional após um ano estressante. Porém, se você está preocupado com o esgotamento em sua empresa no longo prazo, também deve procurar maneiras de priorizar o bem-estar do time durante todo o ano. Assim como criar um estilo de vida mais saudável, mudanças duradouras são feitas ao adotar medidas de apoio no cotidiano.
Estabeleça limites saudáveis de comunicação e modele-os
De acordo com um relatório de 2020 da Aviva, 44% dos funcionários afirmam sentirem que “nunca se desligam do trabalho“, enquanto 70% de todos os trabalhadores dizem que verificam regularmente e-mails e mensagens fora do horário de trabalho. Esses hábitos têm consequências: mais da metade dos funcionários sente que sua saúde mental e física sofreu devido às pressões do trabalho.
Quando os funcionários sentem que não conseguem traçar uma linha entre o trabalho e a vida pessoal, cabe à liderança compartilhar claramente as expectativas de comunicação e modelar limites saudáveis para evitar a síndrome de burnout no ambiente de trabalho. Incentive os funcionários a desativar todas as notificações de e-mail, Slack e aplicativos de trabalho fora do horário de trabalho e garanta que os gerentes não entrem em contato para fazer solicitações aos membros do time após o expediente.
É importante que os líderes da sua empresa também não falem apenas da boca para fora sobre o direito de os funcionários se desconectarem. Na prática: todos na liderança, desde o CEO até os gerentes dos times, devem evitar enviar e-mails fora do horário comercial ou entrar em contato com os membros do time durante folgas remuneradas. Ao seguir as diretrizes, a liderança pode ajudar os funcionários a se sentirem psicologicamente seguros para cumprir os limites recomendados.
Elimine reuniões desnecessárias
“Bem, essa reunião poderia ter sido um e-mail”. Um estudo conjunto recente da Harvard Business School e da New York University descobriu que o número médio de reuniões aumentou 12,9% durante a pandemia, enquanto a duração de cada reunião cresceu 13,5%. Diminuir o número de reuniões é a primeira e mais rápida providência para a empresa liberar um tempo valioso para o time e evitar o esgotamento no trabalho.
Algumas empresas decidiram implementar “Quartas-feiras sem reunião” para ajudar os funcionários a se recuperarem. No Trello, os funcionários vão ter um “tempo de criação” regular, em que renunciam a qualquer reunião para se concentrarem no trabalho criativo. Porém, outra opção seria examinar mais de perto cada reunião no calendário de um funcionário e perguntar: “Essa reunião precisa mesmo acontecer?”.
Embora alguns eventos devam acontecer em tempo real, como conversas individuais ou difíceis, muitas outras reuniões podem ser realizadas no formato assíncrono. Uma atualização do projeto é um ótimo exemplo disso. Em vez de se reunir todas as segundas-feiras para discutir o progresso de todos em um novo projeto, os membros do time podem simplesmente adicionar suas atualizações semanais a uma lista no Trello e responder uns aos outros no formato assíncrono. Todos se mantêm informados e ninguém precisa sacrificar mais uma hora do seu tempo.
Reuniões em toda a empresa anunciando um novo recurso são outro exemplo. Em vez de pedir a todos na empresa que passem meia hora em uma reunião, considere digitar a atualização em um e-mail, compartilhar no Slack ou adicionar a recapitulação à base de conhecimento da sua empresa no Trello. O exemplo acima aproveita a integração do Trello com o Loom para registrar e anexar uma atualização de vídeo para quem quer poupar tempo digitando.
Diminua o número de ferramentas necessárias durante o dia de trabalho
De acordo com o Relatório de tendências SaaS 2019 da Blissfully, o funcionário médio usa pelo menos oito aplicativos por dia para trabalhar. Não é de se admirar que 40% dos funcionários estejam frustrados com as ferramentas de colaboração e comunicação que se espera que eles usem no trabalho. Como estão sempre alternando entre e-mail, bate-papo, vídeo, documentos e muito mais, os funcionários consideram mais difícil do que nunca se concentrar no trabalho real que precisam realizar, o que estende o horário de trabalho, desperdiça tempo e leva ao esgotamento.
Para diminuir a quantidade de troca de contexto que os membros do time precisam fazer, diminua o número de ferramentas que eles precisam monitorar ao longo do dia. Deixe claro que e-mails e mensagens de bate-papo não são emergências e que as notificações podem ser silenciadas enquanto o trabalho profundo está sendo realizado (isso é algo que os funcionários do Trello fazem ao definir o horário de “folga do Slack”). Na maioria das vezes, o trabalho não vai sofrer se os funcionários verificarem suas caixas de entrada ou mensagens do Slack apenas a cada duas horas.
Você também pode ajudar os funcionários a reduzir a mudança de contexto mantendo as informações organizadas em uma plataforma. De acordo com uma pesquisa de 2019 realizada pela 8by8, quase 50% dos funcionários dizem que gastam até duas horas por dia procurando as informações de que precisam para trabalhar. Essa busca reduz o tempo valioso que os funcionários podem dedicar a fazer um trabalho que é importante para eles.
Reduza a quantidade de tempo que os funcionários precisam gastar buscando informações centralizando o máximo de trabalho possível em uma pilha de ferramentas acessível a todos. Por exemplo, se um projeto estiver sendo rastreado no Trello, eu pediria para o time manter todas as atualizações de progresso, perguntas e feedback dentro do quadro de projeto, no qual todos possam ter a mesma visualização de cronograma do trabalho.
O trabalho de outros aplicativos na pilha de ferramentas que a gente usa é aprimorado por meio de integrações, portanto, a documentação do Confluence ou tickets do Jira são vinculados e ficam visíveis para os projetos.
Seja qual for o conjunto de ferramentas que você escolher, considere o conceito de “visor único”: os times operam em um local de trabalho movimentado, portanto, tornar as informações visíveis e detectáveis no menor número possível de locais ajuda muito a reduzir a frustração e o trabalho ocupado.
Faça checagens regulares dos membros da equipe
Deixando a dica mais importante de como evitar o burnout para o final, invista na orientação de gerentes e recursos para reconhecer e abordar os sinais de alerta de esgotamento nos funcionários. Faça com que eles verifiquem os níveis de estresse dos funcionários durante as reuniões individuais e incentive todos na empresa a tirar férias regulares e dias de licença médica quando necessário.
Os gerentes também devem ficar de olho na quantidade de trabalho que os funcionários estão assumindo. Os melhores funcionários geralmente se comprometem demais com o trabalho, sem reclamações, e desenvolvem síndrome de burnout no ambiente de trabalho, o que não ajuda ninguém. Os gerentes precisam intervir e impedir que os funcionários assumam cargas de trabalho hercúleas, pois mesmo que alguém possa fazer muitas tarefas extras, não significa que deveria.
A boa notícia é que, com a visualização Painel, os gerentes que usam o Trello podem ver exatamente quanto trabalho os membros do time estão realizando:
Com dados sobre distribuição de tarefas e gerenciamento de data de entrega, os gerentes podem ver quem está assumindo (e concluindo) uma quantidade razoável de trabalho e quem pode estar sobrecarregando ou ficando para trás. A gente usa dados para todas as outras decisões de negócios, por que não ver como eles podem capacitar uma gestão de time mais equitativa?
É possível evitar o burnout e o esgotamento profissional
A pandemia pode ter exacerbado o esgotamento dos funcionários, mas ele era um problema muito antes da COVID. Infelizmente, também não existe uma solução única que possa extinguir o esgotamento. Apoie a capacidade de seus funcionários de se concentrar e o equilíbrio entre vida profissional e pessoal focando as experiências cotidianas e você vai ver como evitar o esgotamento profissional, impedindo o acúmulo dele por muito tempo.