Manual SADIPEM > Manuais > Manual SIAFI > 020000 - SISTEMA INTEGRADO DE ADMINISTRAÇÃO FINANCEIRA DO GOVERNO FEDERAL - SIAFI > 021100 - OUTROS PROCEDIMENTOS > 021130 - DESPESAS COM TI
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1.1 - RESPONSABILIDADE – Coordenação-Geral de Contabilidade da União e Coordenação-Geral de Sistemas e Tecnologia de Informação.
1.2 - COMPETÊNCIA - Portaria/STN nº 833, de 16 de dezembro de 2011, que revogou a IN/STN nº 05, de 06 de novembro de 1996, de instituição deste Manual
1.3.1.1 - Decreto nº 7.174, de 12 de maio de 2010
1.3.2.1 - Instrução Normativa SLTI/MP nº 4, de 11 de setembro de 2014
1.3.2.2 - Portaria STI/MP nº 20, de 14 de junho de 2016
1.3.2.3 - Manual de Contabilidade Aplicada ao Setor Público
2.1 - Desde o ano de 2009 os projetos e as leis orçamentárias anuais decorrentes devem discriminar, em categorias de programação específicas, as dotações destinadas ao atendimento de despesas com tecnologia da informação - TI, inclusive hardware, software e serviços.
2.2 - Desta forma, foram instituídos meios com o intuito de acompanhar o cumprimento dessas leis, como a criação das naturezas de despesa específicas para o registro das despesas com TI.
3.1 - Segundo dispõe o caput do Art. 37 da Constituição da República Federativa do Brasil de 1988, a Administração Pública direta e indireta de qualquer dos Poderes da União, bem como dos Estados, Distrito Federal e dos Municípios, obedecerá aos princípios de legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e eficiência.
3.2 - Com o objetivo de fomentar a promoção desses princípios, a Administração Pública atribuída à União se utiliza de bens e serviços de TI, os quais estão presentes nas mais diversas atividades exercidas pelo Estado, como a cobrança e arrecadação de tributos, licitação e contratação de fornecedores de bens e prestadores de serviços, controle dos bens que compõem o patrimônio público, constituição e tramitação de processos eletrônicos, acesso a serviços e informações públicos via rede mundial de computadores ("internet"), dentre outros.
3.3 - Porém, ao utilizar recursos de TI, a Administração Pública muitas vezes efetua gastos com equipamentos e serviços, cujos valores estão previstos em dotações orçamentárias específicas da Lei Orçamentária Anual, conforme requerido pela Lei de Diretrizes Orçamentárias.
3.4 - Assim, com o objetivo de medir a execução dessas despesas, e consequentemente propiciar meios para a prestação de serviços públicos, foram instituídos mecanismos para o controle orçamentário dessas despesas, como a criação de naturezas de despesas específicas.
3.5 - A finalidade deste procedimento é orientar quanto a classificação das despesas com tecnologia da informação e utilização das naturezas de despesa pertinentes.
4.1 - Infraestrutura como Serviço – IaaS - é o provisionamento pelo fornecedor de processamento, armazenamento, comunicação de rede e outros recursos fundamentais de computação, nos quais o cliente pode instalar e executar softwares em geral, incluindo sistemas operacionais (que pode vir instalado) e aplicativos. O cliente não gerencia nem controla a infraestrutura subjacente da nuvem, mas tem controle sobre o espaço de armazenamento e aplicativos instalados.
4.2 - Plataforma como Serviço – PaaS - Os recursos fornecidos são linguagens de programação, bibliotecas, serviços e ferramentas de suporte ao desenvolvimento de aplicações, para que o cliente possa implantar, na infraestrutura da nuvem, aplicativos criados ou adquiridos por ele. O cliente não gerencia nem controla a infraestrutura subjacente da nuvem que são fornecidos como IaaS (rede, servidores e armazenamento), mas tem controle sobre as aplicações implantadas e possivelmente sobre as configurações do ambiente que as hospeda.
4.3 - Software como Serviço – SaaS – é a possibilidade de o cliente utilizar aplicações do provedor de serviços na infraestrutura de nuvem, que são acessíveis de forma transparente. Essencialmente, trata-se de uma forma de trabalho cuja aplicação é oferecida como serviço, eliminando-se a necessidade de se adquirir licenças de uso e infraestrutura de TI (fornecida como IaaS) para utilizá-la. O cliente gerencia apenas as configurações dos aplicativos, específicas do usuário.
5.1 - As despesas com tecnologia da informação deverão ser registradas obedecendo as seguintes características:
5.1.1 - DESENVOLVIMENTO DE SOFTWARE - Contabiliza o valor gasto com desenvolvimento de novos sistemas de informação (software), seja ele dentro ou fora da unidade, em acordo às suas necessidades. São softwares que passam por um processo de engenharia de desenvolvimento, portanto, contemplam também os contratos relacionados a parte do desenvolvimento de software, como modelagem, projeto, métricas, qualidade, testes e outras, desde que o produto final seja um novo software. A classificação desses gastos independe da transferência do código fonte e/ou documentação técnica de projeto de software para o contratante. As naturezas de despesa a serem utilizadas são 4.4.90.36.45 ou 4.4.90.40.01, a depender da forma ou do responsável pela prestação do serviço ou fornecimento do bem/intangível.
5.1.1.1 - Existem também as naturezas de despesa 3.3.90.40.08 e 3.3.91.40.08 (Despesa Intra-Orçamentária) que possibilitam a classificação de desenvolvimento de software como despesa corrente durante o período de transição nas mudanças da classificação da natureza de despesa, bem como nos casos das limitações orçamentárias dos duodécimos.
5.1.2 - MANUTENÇÃO CORRETIVA/ADAPTATIVA E SUSTENTAÇÃO SOFTWARES - Registra o valor das despesas com serviços de sustentação, atualização e adaptação de software já existente (em produção), incluindo: manutenção corretiva, preventiva e adaptativa de software em demandas sem necessidade de alteração em requisitos funcionais. Não inclui serviços que acrescentem novas funcionalidades ao programa. Serviços de sustentação englobam serviços de operação, correção de defeitos e manutenção continuada de soluções de softwares assim como as demais atividades que garantam a disponibilidade, estabilidade e desempenho de soluções de softwares implantadas nos ambientes de produção. As naturezas de despesa a serem utilizadas são 3.3.90.40.07 ou 3.3.91.40.07 (Despesa Intra-Orçamentária), a depender da forma ou do responsável pela prestação do serviço ou fornecimento do bem/intangível.
5.1.3 - MANUTENÇÃO EVOLUTIVA DE SOFTWARE - Registra os pagamentos de serviços de modificação das características de um software através de modificação do seu código-fonte, acrescentando a ele novas funcionalidades. Inclui a totalidade ou parte das disciplinas de desenvolvimento de software. É registrado nas naturezas de despesa 4.4.90.36.45 ou 4.4.90.40.02, a depender da forma ou do responsável pela prestação do serviço ou fornecimento do bem/intangível.
5.1.4 - AQUISIÇÃO DE SOFTWARE - Contabiliza os programas de computador que são adquiridos prontos (software de prateleira). Um dos termos mais utilizados na aquisição de software é o "Licenciamento Perpétuo" do software, ou seja, a empresa poderá utilizar o software por um prazo indefinido. As naturezas de despesa a serem utilizadas são 4.4.90.36.46 ou 4.4.90.40.05, a depender da forma ou do responsável pela prestação do serviço ou fornecimento do bem/intangível.
5.1.4.1 – No caso de programas de computador prontos (softwares prontos) que sofreram customizações para atender as necessidades do comprador, a natureza de despesa a ser utilizada é 4.4.90.40.06.
5.1.5 - LOCAÇÃO DE SOFTWARE - Registra o valor das despesas com remuneração de serviços de aluguel de programas de processamento de dados. Contabiliza os programas de computador que são locados ou licenciados prontos (software de prateleira). Um dos termos mais utilizados é "Licenciamento Temporário" ou "subscrição" do software, ou seja, a empresa poderá utilizar o software por um prazo definido em contrato. Ao término do contrato, o fornecedor poderá exigir a retirada do software do ambiente de produção da organização. O registro de Locação de Software acontece nas naturezas de despesa 3.3.90.40.06 ou 3.3.91.40.06 (locação de softwares), 3.3.90.40.19 ou 3.3.91.40.19 (computação em nuvem – software como serviço), a depender das características do locador. Exemplo deste tipo de atividade é contratação de serviços de computação em nuvem do tipo Softwares como Serviço – SaaS.
5.1.6 - MATERIAL DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO E COMUNICAÇÃO (TIC) – MATERIAL DE CONSUMO - Abrange os materiais que são considerados suprimentos de TI. Dessa forma, estão abrangidos por essa classificação os cartuchos de tinta, pen-drives, fitas de backup, discos ópticos, toners para impressora laser, entre outros. As peças compradas com o destino de reposição também devem ser classificadas como Material de processamento de dados. Assim, placas, teclados e mouses adquiridos para repor equipamento semelhante são considerados material de processamento de dados.
5.1.6.1 - Material de Consumo é aquele que, em razão de seu uso corrente e da definição da Lei n. 4.320/64, perde normalmente sua identidade física e/ou tem sua utilização limitada a dois anos. A esse critério, acrescentam-se o critério da fragilidade, perecibilidade, incorporabilidade e da transformabilidade, conforme pode ser visto no Manual da Contabilidade Aplicada ao Setor Público, Parte I – Procedimentos Contábeis Orçamentários. A despesa de T.I., que seja material de consumo, deverá ser classificada nas naturezas de despesa 3.3.90.30.17 ou 3.3.91.30.17 (Despesa Intra-Orçamentária) quando se tratar de Despesa Corrente e, 4.4.90.30.17 quando se tratar de Despesa de Capital.
5.1.6.2 - Material Permanente é aquele que, em razão de seu uso corrente, não perde a sua identidade física, e/ou tem uma durabilidade superior a dois anos. Nesse caso, a despesa deverá ser classificada na natureza de despesa 4.4.90.52.35. Assim, normalmente as peças de informática devem ser contabilizadas como despesa de capital. Na contabilização de peças de reposição, imediata ou para estoque, deve ser considerada a natureza material de consumo. Entretanto, quando a aquisição for para substituir partes do computador e implicar relevantes alterações nas características funcionais, como, por exemplo, substituição de processador com aumento de velocidade da máquina, a despesa deve ser classificada como de capital.
5.1.7 - EQUIPAMENTOS DE TIC - Registra o valor das despesas com todos os equipamentos de TIC (servidores, switches, hacks comutadores, desktops, monitores, notebooks, tablets, impressoras, scanners, roundtable, periféricos, máquinas, aparelhos e equipamentos utilizados em processamento de dados de qualquer natureza), exceto quando for aquisição de peças destinadas a reposição diretamente ao equipamento ou mesmo para estoque. As naturezas de despesas são, conforme o caso, a 4.4.90.52.37 (ativos de rede), 4.4.90.52.41 (computadores), 4.4.90.52.43 (servidores/storage), 4.4.90.52.45 (impressoras) ou 4.4.90.52.47 (telefonia).
5.1.8 - LOCAÇÃO DE EQUIPAMENTOS DE TIC - Registra o valor das despesas com remuneração de serviços de aluguel de equipamentos de TIC (servidores, switches, hacks comutadores, desktops, monitores, notebooks, tablets, impressoras, scanners, roundtable, periféricos, máquinas, aparelhos e equipamentos utilizados em processamento de dados de qualquer natureza). Seu registro é feito nas naturezas de despesa 3.3.90.40.01 ou 3.3.91.40.01 (ativos de rede), 3.3.90.40.02 ou 3.3.91.40.02 (computadores), 3.3.90.40.03 ou 3.3.91.40.03 (servidores/storage), 3.3.90.40.04 ou 3.3.91.40.04 (impressoras), 3.3.90.40.05 ou 3.3.91.40.05 (telefonia), a depender das características equipamento locado e do locador desses equipamentos.
5.1.9 - MELHORIA, MANUTENÇÃO E SUPORTE DE EQUIPAMENTOS DE TIC - O registro deverá ser realizado quando a alteração efetuada aumente a vida útil do bem, incremente a sua capacidade produtiva ou diminua o custo operacional e que também signifique um aumento no valor contábil dos bens ativos. As naturezas de despesas a serem utilizadas são 4.4.90.36.54 ou 4.4.90.40.04, a depender das características do prestador do serviço.
5.1.9.1 - Quando a alteração realizada subtraia defeitos e vícios ou substitua peças defeituosas, e não havendo o aumento no valor contábil do bem, se tratará de Manutenção e Conservação de Equipamentos de TIC, cujas naturezas de despesa a serem utilizadas são 3.3.90.36.54, 3.3.90.40.12 ou 3.3.91.40.12 (Despesa Intra-Orçamentária), a depender das características do prestador do serviço.
5.1.10 - SUPORTE DE INFRAESTRUTURA DE TIC - Registra os serviços de operação e monitoramento para suporte a Datacenter, infraestrutura da rede, mainframe highend e outras plataformas de TIC. As naturezas de despesa a serem utilizadas são 3.3.90.40.11 ou 3.3.91.40.11 (Despesa Intra-Orçamentária), a depender das características do prestador dos serviços.
5.1.11 - SUPORTE A USUÁRIOS DE TIC - Registra as despesas com o atendimento de usuários finais de TIC. A prestação do serviço pode ser realizada através de atendimento presencial, telefone ou internet. Os contratos de Call Center somente devem ser registrados nesta natureza de despesa em duas situações. A primeira é se o seu atendimento direcionar-se predominantemente a serviços de TIC. A segunda situação ocorre quando a gestão desse contrato for de responsabilidade da área de TIC. As naturezas de despesa a serem utilizadas são 3.3.90.40.10 ou 3.3.91.40.10 (Despesa Intra-Orçamentária), a depender das características do prestador dos serviços.
5.1.12 - CONSULTORIA EM TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO E COMUNICAÇÃO - Registra os gastos referentes a despesas efetuadas com pagamento de contratos com pessoas físicas ou jurídicas para prestação de serviços de consultoria realizada na área de Tecnologia da Informação e Comunicação. Admite contabilização nas naturezas de despesa 3.3.90.35.04 ou 3.3.91.35.04 (se a despesa realizada for corrente) e 4.4.90.35.04 (se a despesa for de capital).
5.1.13 - SERVIÇOS TÉCNICOS PROFISSIONAIS DE TIC - Destina-se ao cômputo do gasto com serviços prestados por terceiros especializados na área de TI e que não sejam considerados como despesas referentes a desenvolvimento de software, suporte de infraestrutura de TI, suporte a usuários de TI ou como Consultoria em Tecnologia da Informação e Comunicação. As naturezas de despesa de contabilização, no caso de despesas correntes, são 3.3.90.36.57, 3.3.90.40.21 ou 3.3.91.40.21 (Despesa Intra-Orçamentária). No caso de despesa de capital, poderá ser 4.4.90.36.57 ou 4.4.90.40.03.
5.1.14 - HOSPEDAGEM DE SISTEMAS - Registra os serviços de DataCenter por modelos como hosting (armazenamento de arquivos, por exemplo de um sítio da internet, fora dos servidores do órgão) ou colocation (contratação de hospedagem compartilhada de servidores), e serviços de computação em nuvem dos tipos Infraestrutura como Serviço – IaaS - e Plataforma como Serviço – PaaS. As naturezas de despesa a serem utilizadas são 3.3.90.40.09 ou 3.3.91.40.09 (hospedagem de sistemas), 3.3.90.40.17 ou 3.3.91.40.17 (computação em nuvem – infraestrutura como serviço) e 3.3.90.40.18 ou 3.3.91.40.18 (computação em nuvem – plataforma como serviço).
5.1.15 - COMUNICAÇÃO DE DADOS - Registra o valor das despesas realizadas com serviços de comunicação de dados e redes em geral, de diversos portes e abrangências geográficas. As naturezas de despesa a serem utilizadas são 3.3.90.40.13, 3.3.90.40.14, 3.3.91.40.13 ou 3.3.91.40.14 (Despesa Intra-Orçamentária), a depender das características do prestados dos serviços.
5.1.15.1 – As naturezas de despesa 3.3.90.40.14 e 3.3.91.40.14 devem ser utilizadas apenas quando os serviços de telefonia fixa e móvel integrarem algum pacote de comunicação de dados. Caso os serviços de telefonia fixa e móvel não integrarem algum pacote de comunicação de dados, deverão tais serviços serem registrados na natureza de despesa 3.3.90.39.58.
5.1.16 - DIGITALIZAÇÃO/INDEXAÇÃO DE DOCUMENTOS - Registra o valor gasto com serviços de digitalização (processo de captura das imagens/indexação de documentos, com ou sem serviços de higienização de documentos (como remoção de grampos, desmonte de pastas, reconstituição de documentos dobrados ou amassados, recuperação de documentos rasgados, separação de documentos manchados). Registra também os gastos com serviços que envolvam a tecnologia que utiliza o reconhecimento óptico de caracteres, ou OCR, permitindo converter tipos diferentes de documentos, como papéis digitalizados, arquivos em PDF e imagens capturadas com câmera digital em dados pesquisáveis e editáveis; e conversão de fitas VHS. As naturezas de despesa a serem utilizadas são 3.3.90.40.15 ou 3.3.91.40.15 (Despesa Intra-Orçamentária), a depender das características do prestador dos serviços.
5.1.17 - OUTSOURCING DE IMPRESSÃO - Registra o valor gasto com serviços de outsourcing de impressão. Para o registro nestas naturezas, são consideradas as contratações de prestação de serviço que envolvam o fornecimento de equipamentos de impressão dentro das dependências da contratante, nas seguintes modalidades: franquia mais excedente de páginas; locação de equipamentos com pagamento por páginas impressas e modalidade "click" – sem franquia com pagamento apenas pelas páginas impressas. As naturezas de despesa a serem utilizadas é 3.3.90.40.16 ou 3.3.91.40.16 (Despesa Intra-Orçamentária), a depender das características do prestador dos serviços.
5.1.17.1 - Serviços gráficos, impressões/cópias avulsas e impressão de grandes formatos não fazem parte do escopo desta natureza e devem ter seus lançamentos registrados em códigos distintos apropriados como, por exemplo, serviços gráficos, serviços de cópias e reprodução de documentos, etc.
5.1.18 - TREINAMENTO/CAPACITAÇÃO EM TIC - Registra o valor das despesas com serviços especializados de treinamentos/cursos na área de tecnologia de informação e comunicação. As naturezas de despesa a serem utilizadas é 3.3.90.40.20 ou 3.3.91.40.20 (Despesa Intra-Orçamentária), a depender das características do prestador dos serviços.
5.1.19 - SERVIÇOS DE TIC PESSOA JURÍDICA - PAGAMENTO ANTECIPADO - Registra o valor das apropriações das despesas referentes ao pagamento antecipado de serviços de tecnologia da informação e comunicação – TIC - para posterior prestação de contas. Esta classificação deverá ser utilizada apenas quando da aquisição de serviços por meio de suprimento de fundos, devendo ser utilizada apenas a natureza de despesa 3.3.90.40.96.
5.1.20 - EMISSÃO DE CERTIFICADOS DIGITAIS – Registra o valor das despesas com emissão de certificados digitais, cujo objetivo é garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica de documentos em forma eletrônica, bem como possibilitar a realização de transações eletrônicas seguras. A natureza de despesa a ser utilizada é a 3.3.90.40.23.
5.1.21 - OUTROS SERVIÇOS DE TIC - Registra o valor das despesas com serviços prestados por profissionais especializados de TIC não especificados em subelemento específico. As naturezas de despesa a serem utilizadas é 3.3.90.40.99 ou 3.3.91.40.99 (Despesa Intra-Orçamentária), a depender das características do prestador dos serviços.
6 - CONSIDERAÇÕES COMPLEMENTARES
6.1 - Os softwares devem ser tratados como ativo imobilizado ou intangível.
6.1.1 - Para saber se um ativo que contém elementos tangíveis e intangíveis deve ser tratado como ativo imobilizado ou como ativo intangível, a entidade avalia qual elemento é mais significativo. Por exemplo, um software de uma máquina-ferramenta controlada por computador, que não funciona sem esse software específico, é parte integrante do referido equipamento, devendo ser tratado como ativo imobilizado. O mesmo se aplica ao sistema operacional de um computador. Quando o software não é parte integrante do respectivo hardware, ele deve ser tratado como ativo intangível.
6.1.2 - Dessa maneira, considerando que, com a aquisição de softwares, pronto ou sob encomenda, ocorre a incorporação de ativo imobilizado ou intangível, a natureza de despesa correta a ser utilizada nesse tipo de aquisição é a 4.4.90.36.46 (desenvolvimento), 4.4.90.40.05 (pronto) ou 4.4.90.40.06 (sob encomenda ou customizado), a depender das características do responsável pela prestação do serviço ou fornecimento do bem/intangível.
6.2 - Quando da classificação da natureza de despesa o órgão ou entidade federal deverá observar a modalidade de aplicação pertinente, atentando-se para a modalidade de aplicação 91 (noventa e um) para as operações em que o comprador dos bens/tomador dos serviços e o fornecedor dos bens/prestador dos serviços forem Órgãos, Fundos e Entidades Integrantes dos Orçamentos Fiscal e da Seguridade Social - OFSS.