Processos de Admissão: checklist para novos funcionários
O processo de admissão pode parecer uma etapa complicada e de muitas exigências. Com a nossa ajuda, monte um checklist de documentos necessários para contratação e agilize os processos do RH da sua empresa!
Por Redação Coalize 23 de Abril de 2020
Sabemos que as leis trabalhistas obrigam o enfrentamento de diversas formalidades e uma delas está no processo de admissão.
Após passar pelo RH e receber a aprovação, o candidato deve passar pela parte burocrática de contratação no regime CLT: exatamente esse processo de admissão já citado.
Essa etapa é de muita importância, pois é o momento em que todos os dados possíveis do novo funcionário são coletados e inseridos no sistema para emissão da folha de pagamento e outros documentos oficiais e até governamentais, além de ter seu contrato impresso a partir da presente data, quando é oficialmente contratado.
O processo de admissão de funcionários é uma necessidade que todas as empresas precisam cumprir, sendo que cada uma executa este passo de uma forma específica, porém, todas precisam dos mesmos documentos de base para a contração, obrigatórios pela lei, como também já citamos.
A parte final do processo de admissão demanda que o funcionário envie uma série de documentos ao departamento de recursos humanos da empresa e, apesar de ser uma etapa que necessita de atenção e é um pouco cansativa, existem motivos que justificam a necessidade.
Para que servem os documentos de contratação?
Os documentos para contratação servem para os registros civis na empresa, pois assim ela identifica e conhece melhor o novo funcionário, tendo acesso às suas informações básicas.
Dados sobre dependentes financeiros também são importantes na hora dos cálculos de direitos trabalhistas, salário-família, IRRF e pensão alimentícia. Também dependem desses documentos os benefícios ofertados pela empresa, como convênio médico, auxílio creche, vale transporte, etc.
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O governo também exige esses dados, então é importante coletá-los e armazená-los corretamente.
A admissão só pode ser efetivada após a apresentação dos dados contidos em todas as certidões, pois a regularização da empresa contratante depende disso. A qualquer momento fiscais do Ministério do Trabalho podem realizar auditorias, sendo fundamental cumprir as exigências conforme pedem as leis.
Documentos necessários para checklist admissão
Durante a contratação, como dissemos, existe uma base de documentos que são solicitados ao colaborador e nós separamos os principais, comumente exigidos, ou seja, os básicos, na lista abaixo:
original e cópia da carteira de trabalho;
original e cópia da carteira de habilitação (caso o cargo utilize veículo, atentar para a categoria exigida);
inscrição no PIS;
original e cópia do registro profissional emitido pelo órgão da classe;
original do atestado de saúde ocupacional (obtido em uma clínica de exame admissional);
cópia do cartão de vacina e comprovante de frequência escolar para filhos de até 7 anos;
original e cópia da carta de referência.
Quais documentos uma empresa NÃO pode exigir na hora da contratação?
Assim como existem documentos obrigatórios para a contratação, existem outros que, por lei, não podem ser exigidos pela empresa, tais como:
exame de HIV;
exames que comprovem gravidez;
registros de dívidas ou não do candidato, como certidão negativa no SPC e Serasa, por exemplo;
dados de antecedentes criminais;
documento comprovando ausência de ações trabalhistas do candidato, ou seja, comprovando que ele nunca entrou em uma ação contra uma empresa.
Solicitar qualquer documento acima a um empregado é considerado caráter discriminatório, pois causa constrangimento e preconceito no ambiente de trabalho e pode acarretar em uma ação trabalhista e multa grave à empresa.
Quanto tempo leva a admissão de um funcionário?
A partir do momento em que a entrega de todos os documentos para admissão é realizada, a empresa tem o prazo de cinco dias para devolver todos os originais e cópias autenticadas de volta ao colaborador, segundo a Lei nº 5.553.
E esse prazo diminui para 48 horas para devolver a carteira de trabalho anotada, para o trabalhador, conforme o § 8º do artigo 29, da CLT.
Lembre-se que esses prazos são definidos por lei e cabe ao setor de RH administrar todo o processo da forma mais rápida e responsável possível, evitando que a empresa sofra com penalidades.
Se a instituição estiver contratando muitos funcionários ao mesmo tempo, o prazo continua o mesmo, o que pode ser um tempo extremamente diminuto.
Por isso, a equipe de gestão de pessoas deverá estar preparada para cumprir todas as exigências em pouco tempo.
Dica para agilizar os processos do RH
Hoje, existe uma ferramenta capaz de colaborar com a equipe de recursos humanos da sua empresa e agilizar todos os principais processos do RH: o sistema de gestão de pessoas.
A partir de uma plataforma online de admissão, você cadastra o funcionário e ele mesmo pode efetuar o login e realizar o envio de documentos, exames e atestados necessários para a admissão.
Mas, não se preocupe, o seu acesso a esses dados está disponível 24 horas por dia, podendo verificar e confirmar o envio de tudo quando quiser.
É uma plataforma super segura que desempenha as principais atividades de uma equipe gestora, indo além da contratação e permitindo o ponto online para controle das horas e administração de tarefas. Demais, né?
Com a ajuda de um sistema assim, fica muito mais fácil, rápido e prático fazer a admissão de novos funcionários. Além disso, todas as etapas se tornam mais dinâmicas e eficientes, proporcionando a toda equipe um melhor desempenho!