Os ciclos da recertificação de um sistema de gestão
By Jonathan Reis24 de junho de 2013abril 9th, 2021Qualidade e Inovação
Você que já alcançou a certificação e acompanha o nosso canal deve ter visto dicas valiosas no post Fui certificado. E agora, o que fazer após 3, 6, 9 e 12 meses?
Hoje, com o objetivo de dar continuidade ao assunto, vamos conversar a respeito da recertificação e seus ciclos.
A recertificação é um importante capítulo do dia a dia de seu sistema de gestão. É na recertificação que se provará que a organização vivenciou e melhorou o sistema implementado. É hora de provar que seu certificado vai muito além de um pedaço de papel bonito, pendurado na parede.
Para que haja um entendimento melhor dos ciclos da recertificação, é necessário que se entenda a importância das auditorias de manutenção, que devem ser realizadas no período de um ano após a certificação.
O não cumprimento das auditorias de manutenção no período estipulado tem como consequência a suspensão do certificado por um período de três meses, sendo que neste período deverá ser realizada a auditoria com um acréscimo de 50% do tempo padrão.
Se, após os três meses, a auditoria não for realizada, o certificado da empresa é cancelado.
A principal dificuldade é que, muitas vezes, na correria do dia-a-dia, a empresa já certificada se acomoda e não dá continuidade às ações do Sistema de Gestão e acaba tudo no esquecimento.
Por isso é importante seguir o modelo com um conjunto de ações.
O Sistema de Gestão deve ser mantido ativo a partir do primeiro dia após a certificação. Deixá-lo de lado é um erro extremamente grave!
Conquistar a recertificação é um sinal notório do amadurecimento do Sistema de Gestão.
O que fazer no segundo ano
Após a primeira auditoria de manutenção, que representa o início do segundo ano de certificação, espera-se que as sistemáticas implementadas no ano anterior estejam totalmente adequadas à realidade da organização – algumas simplificadas e outras mais incrementadas.
O RD (Representante da Direção) deve antes de todos estar motivado e focado em levar a empresa a subir mais um degrau! Sem esquecer que a direção deve também estar envolvida e participando do sistema de gestão.
Dicas práticas que vão ajudar sua empresa no dia a dia
Reserve um período para que a atenção de todos seja voltada ao Sistema de Gestão, resultando em mais motivação e compromisso de todos, através de atividades focadas no Sistema, mostrando os resultados alcançados e as metas pretendidas das quais o colaborador tem participação direta (ferramentas: palestras, apresentações, filmes, guias práticos impressos e digitais no geral e outros).
Siga os passos da Etec Engenharia que faz reuniões com as equipes técnicas semanalmente. Nestas reuniões, além de uma apresentação sobre a evolução do projeto e de como os colaboradores podem ajudar, são colocadas tarefas e metas a serem cumpridas por todas as áreas.
A empresa explica também a importância da norma ISO 9001 e de como todos seriam beneficiados – inclusive em suas carreiras profissionais.
Implemente novas metodologias para análise crítica (reuniões em locais informais, workshops, cafés etc.) incentivando uma chuva de ideias! Tome nota de todas as ideias e opiniões, por mais simples que pareçam – no meio de todas pode estar o projeto que será uma solução para falhas em processos, trazendo melhorias na produtividade e reduzindo custos.
Incentive e treine seus colaboradores na abertura de ações preventivas para a melhoria de seus processos. Antecipar-se a uma futura não-conformidade é essencial para qualquer organização e, além disso, é uma prova do amadurecimento de seu sistema.
Para a equipe de auditoria interna, técnicas de observação são bastante produtivas. Experimente ficar um dia ou mais em uma determinada área da empresa para identificar os gargalos e trabalhar em conjunto com os responsáveis para melhorá-los. Faça entrevistas com colaboradores e peça para eles compartilharem as dificuldades e experiências do dia-a-dia – desta forma você entenderá os macro e micro processos e terá uma visão ainda mais sistêmica, puxando os representantes das áreas para cada vez mais próximos do sistema de gestão!
É importante ficar antenado nas novidades e novas soluções que surgem no mercado, que podem trazer maior produtividade e economia! Existem soluções em software que permitem aos usuários adicionar e integrar qualquer número de metodologias em seus processos e a gerenciar as atividades de risco, de desempenho e sustentabilidade, além do auxílio na gestão e cumprimento das normas. Ou até mesmo novas técnicas de áreas específicas que facilitem na comunicação, redução de retrabalho e outros (exemplos: controles de estoque, novas tecnologias de comunicação, calendários e agendas interativos).
Experimente utilizar novos indicadores de desempenho, visando à redução de perdas e aumento na produtividade, através da medição não só da eficácia, mas da eficiência de seus processos. Por exemplo: indicador de produção, número de peças produzidas e atendimento dos pedidos tratam-se de indicadores de eficácia, porém, quando você cria indicadores levando em conta os recursos utilizados para a produção como o desempenho dos equipamentos, pessoal alocado e peças produzidas por período, você consegue medir a eficiência e produzir mais utilizando menos recursos.
Mais um ano se passou e chegou o momento de mais uma auditoria de manutenção. Agora é a hora da correria e desespero? De forma alguma, é o momento de reunir os colaboradores e passar as informações pertinentes a auditoria de manutenção e da auditoria interna. Exponha os resultados de auditorias anteriores e enfatize o foco e atenção nos pontos chave e na busca pela melhoria contínua!
O que fazer no terceiro ano
No terceiro ano é esperado que o Sistema de Gestão seja parte natural da rotina de todos, considerando as sistemáticas, registros, comprometimento e melhorias! Os colaboradores devem conhecer os processos pertinentes ao seu departamento, bem como os controles que tangem esses processos para que haja uma rastreabilidade constante.
Crie programas para melhoria contínua incentivando ideias e buscando líderes dentro da organização (premiações em dinheiro ou brindes para implementação de melhorias na empresa). Um exemplo interessante é o da Siemens, que colocou em prática o programa 3i – Ideias, Impulsos e Iniciativas, estimulando seus colaboradores a compartilharem ideias para inovações no ambiente de trabalho e nos processos, resultando em benefícios financeiros e qualitativos, quando acatadas.
Busque também a integração dos Sistemas de Gestão, quando desejável (ISO 9001, ISO 14001 e OHSAS 18001 / ISO 45001) e aperfeiçoe sempre sua sistemática de acompanhamento das legislações aplicáveis e normas internas.
Experimente a implementação de softwares para otimização do tempo, como, por exemplo, controle de documentos, estoque e outros.
A criação de manuais práticos, integrando a atividade do colaborador à abordagem do Sistema de Gestão, com certeza trará muitos resultados positivos (exemplo: Manual do Eletricista contendo atividades do dia-a-dia e abordagem de satisfação do cliente, meio ambiente e saúde, segurança ocupacional e outros).