Como reduzir a complexidade na gestão de documentos na indústria agrícola? - MegaGED
Vivemos em um mundo cada vez mais acelerado – e acompanhar essa tendência pode ser a chave para prosperar no mercado. Neste contexto, a complexidade das operações se torna um grande obstáculo para bons resultados. E a gestão de documentos na indústria agrícola se mostra uma saída eficiente para esse problema.
Para compreender isso, precisamos chegar até a raiz das mudanças: os consumidores. São os clientes que estão promovendo e impulsionando essa transformação e aceleração. Conforme uma pesquisa da CMO, 67% dos consumidores esperam que as empresas personalizem o conteúdo com base no contexto atual e têm sete vezes mais chances de concluir as vendas quando as marcas responderem às perguntas dentro de uma hora.
Isso significa que os processos em papel não conseguem acompanhar. As organizações precisam de fluxos de trabalho digitais que otimizem o gerenciamento de documentos e capacitem a coleta de dados para fornecer uma resposta em tempo real.
Toda a estrutura organizacional precisa estar preparada para processar informações com mais agilidade e colaborar em tempo real. Somente dessa forma será possível entregar o que é esperado pelo consumidor.
Levando isso em consideração, não faz sentido se apegar ao processamento de documentos em papel – gerando mais gastos e perda de tempo. Por outro lado, a eficiência na gestão de documentos na indústria agrícola pode ser sua aliada para reduzir a complexidade das operações.
Como eliminar a complexidade na gestão de documentos na indústria agrícola?
Aqui estão três maneiras que você pode utilizar para reduzir a complexidade do processo de gestão de documentos na indústria agrícola.
1. Gere uma mudança do mindset
Os processos em papel permanecem populares porque geralmente são vistos como menos complicados do que as alternativas digitais. Mas por que isso acontece? Geralmente, é pela falta de conhecimento para operar as soluções digitais – o que pode gerar uma resistência inicial dos profissionais.
Uma indústria agrícola possui dezenas (ou centenas) de funcionários que dominam suas funções. E todas as mudanças no fluxo de trabalho habitual costumam gerar resistências.
Portanto, é preciso trabalhar em uma mudança do mindset. Mostrar todos os ganhos de uma ferramenta de gestão de documentos na indústria agrícola pode ser uma ótima maneira de iniciar esse processo. Afinal, todo o tempo usado para aprender a usar uma nova ferramenta certamente será compensado pelos ganhos de produtividade no dia a dia.
2. Entregue dados em escala
Seu maior recurso na era digital? Big data. Seu maior problema em potencial? Big data. De acordo com um estudo da Harvard Business Review, 72% dos entrevistados disseram que "ainda precisam forjar uma cultura de dados" e 53% "ainda não tratam os dados como um ativo comercial".
Mas com os clientes esperando respostas ágeis, as empresas não podem se dar ao luxo de ignorar o valor de dados completos, acessíveis e pesquisáveis em escala.
Um software de gestão documental pode centralizar todas informações em um único ambiente – permitindo a integração desses dados em tempo real. Portanto, qualquer profissional pode ter acesso às informações necessárias para o desenvolvimento do seu trabalho sem perder tempo.
3. Automatize o mais rápido possível
A automação do fluxo de trabalho é um tópico importante, criando um frenesi entre os funcionários preocupados com seus trabalhos à medida que os processos automatizados e de IA evoluem. Porém, é preciso deixar uma ideia muito clara: soluções automatizadas substituirão tarefas, e não trabalhos.
Ou seja, você pode automatizar processos relacionados à gestão de documentos na indústria agrícola. Um funcionário que passava boa parte do seu dia de trabalho apenas lidando com papéis não perderá o seu posto de trabalho, mas sim poderá contribuir de outras formas mais construtivas.
Quando se trata de papel, os processos de negócios automatizados oferecem três benefícios principais:
Redução de erros. Os seres humanos cometem erros. Isso é natural. Porém, as máquinas não cometem esses mesmos erros por falhas humanas. Portanto, a automação digital de documentos reduz as taxas totais de erros.
Agilidade aprimorada. Quando a entrada, captura e armazenamento de dados são automatizados, a equipe pode ter acesso aos dados em tempo real e simplificar o fluxo de trabalho.
Segurança das informações. As soluções digitais de gestão de documentos na indústria agrícola armazenam as informações na nuvem – aumentando a segurança.
Você já conhecia o papel da gestão de documentos na indústria agrícola para reduzir a complexidade? Está disposto a modernizar esse processo? Então conheça o MegaGED – o software de gestão de documentos com melhor custo-benefício do Brasil.