Crescimento do negócio, estimulado pela expansão do setor de farmácias, exigiu maior automação dos processos; prazos dos relatórios passaram de 10 para três dias
É fácil andar pelas ruas das grandes cidades do país e ver antigos pontos comerciais dando lugar a farmácias e mais farmácias. Essa percepção é comprovada pelos números divulgados pela Associação Brasileira de Redes de Farmácias e Drogarias (Abrafarma). Suas afiliadas juntas movimentaram R$ 22,78 bilhões no primeiro semestre de 2018, um crescimento de 7,54% sobre o mesmo período de 2017. O resultado, que permanece bem acima da média do varejo brasileiro (3,1%), representou ganhos importantes não apenas ao próprio setor, mas para todo o ecossistema que faz girar o negócio de medicamentos e perfumaria no país.
A Tekton, por exemplo, empresa especializada no gerenciamento e planejamento de empreendimentos de varejo — mais de 750 obras entregues — apurou um crescimento de cerca de 10% no primeiro semestre de 2018, puxado especialmente pelas obras de novas unidades de farmácias que gerencia e acompanha em todo o território nacional.
“Esse mercado está aquecido; gerenciamos, atualmente, cerca de 30 obras simultaneamente”, comemorou Bertram Shayer, diretor-presidente da Tekton.
Com essa expansão, a Tekton sentiu a necessidade de entregar aos seus engenheiros de campo uma ferramenta de gestão mais eficiente, online e que operasse real-time. Escolheu o OfficeTrack, da israelense OfficeCore, que já é utilizado pela Raia Drogasil, um dos principais clientes da Tekton. Graças ao novo app, a empresa viu os prazos do
envio de relatórios despencando e a qualidade aumentando. “Não foi só questão de tempo, mas a qualidade passou da água para o vinho”, comemora o diretor.
Custo, prazo e qualidade
A Tekton iniciou suas atividades em 1992, com o objetivo de se dedicar, exclusivamente, ao gerenciamento de obras. Seu menu de serviços cobre desde a implantação até a entrega do ponto para inauguração. “O universo do varejo impõe um ritmo de trabalho próprio que exige cumprimentos de prazos e rígido controle de custos e qualidade. Sem uma firme gestão de todas as etapas de uma obra, poderíamos perder prazos e aumentar os custos. E um dia a mais de uma farmácia fechada, por exemplo, faz muita diferença para o varejo”, analisa Shayer.
Além do gerenciamento da reforma e construção e dos suprimentos, a Tekton ainda apoia a seleção do empreiteiro que vai executar os serviços, auxilia na licitação, na tomada de preços e, por fim, faz o acompanhamento semanal, com visitas de engenheiros às obras. No caso da Raia Drogasil, a Tekton foi contratada para fiscalização de obras, gestão de fornecedores e acompanhamento de entrega de suprimentos – comunicação visual, luminárias, ar-condicionado, geladeiras etc. — em todo o Brasil. “Só não gerenciamos a compra e entrega dos medicamentos, mas todo o
resto é conosco”, explicou o diretor.
Ajuda que faltava para o trabalho em campo
Uma vez por semana, a equipe de engenheiros da Tekton visita todas as obras e gera relatórios detalhados do status das unidades. “Estávamos preocupados em municiar os engenheiros com ferramentas que os ajudassem a aumentar a eficiência, porque com essa quantidade de lojas, os engenheiros, ao chegar no local, têm que estar muito bem focados e instrumentalizados sobre o que fazer. Eles ficam, praticamente, de segunda à sexta, visitando obras pelo Brasil, daí a necessidade de informatizar ao máximo os processos”, alertou o diretor.
Antes da adoção do OfficeTrack, os engenheiros da Tekton usavam planilhas para elaborar os relatórios e levavam até 10 dias para concluir e enviá-los aos clientes. Agora, com o aplicativo, esse prazo não ultrapassa três dias. “Anteriormente, trabalhávamos com um relatório mais simples, que dava muito trabalho e demorava para chegar aos clientes. Agora, com apenas alguns cliques, o relatório está pronto com fotos e observações dos engenheiros, ao mesmo tempo em que temos a condição de comparar o andamento previsto com o realizado”, descreveu Bertram Shayer.
App automatiza instruções para equipe de campo e check-list de entrega de obras
A Tekton também automatizou com o OfficeTrack as instruções para os engenheiros, destacando atividades específicas conforme a fase das obras. “Se estamos no início dos trabalhos, é fundamental pensar na locação e nas divisas com os terrenos vizinhos. Depois, com a obra em andamento, o aplicativo chamará a atenção para as fundações, com um check-list de trabalhos relativos a esta etapa. Em seguida, alvenaria, acabamento e instalações. Com essa automação, nossos engenheiros obtêm um alto grau de efetividade em cada visita”, explicou. O diretor chama a atenção ainda para outro quesito importante que o OfficeTrack controla e gerencia: as atualizações de projetos.
Um outro formulário desenvolvido via Officetrack foi o check-list por ocasião da entrega da obra. “Temos as entregas provisória e a definitiva. A entrega provisória é feita quando a loja é inaugurada e temos uma lista de itens a serem checados. São detalhes do acabamento, como azulejos, pisos, e precisamos verificar cada um dos itens detalhadamente. O app nos ajuda a não esquecer nada. Já a entrega definitiva da loja é feita 60 dias após sua inauguração, quando já estarão corrigidos os pequenos defeitos que, eventualmente, escaparam da vistoria na entrega provisória. “Contamos com o app da 3CON também para essa fase, e é de grande ajuda”.
Apoio de quem entende
Bertram Shayer destaca a importância de um parceiro de TI para ajudar na implantação da ferramenta. “Por intermédio da 3CON, instalamos no celular de cada um dos nossos engenheiros o OfficeTrack, que facilita demais esse acompanhamento semanal. A 3CON ajudou ainda a customizar o relatório de visita de obra (RVO) de acordo com as nossas necessidades e parâmetros, além do planejamento. A equipe 3CON sempre nos apoiou, desde a implementação, treinamento e no pós-venda”, contou.
E finalizou: “Nossa experiência é muito positiva e interessante com esse aplicativo e vemos com muita satisfação os resultados. Nos consideramos muito bem atendidos em relação às necessidades das obras de varejo que exigem grande velocidade e repetitividade. É uma ferramenta dinâmica e interativa e que permite que tomemos
iniciativas rapidamente. A partir do momento em que você passa a usar um app tão eficiente, não consegue imaginar como viveu até hoje sem ele”.