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A área de conservação é ligada à finalidade de um arquivo, principalmente quando de caráter permanente, caso do Arquivo Geral da USP. O setor é voltado para salvaguarda dos documentos, responsável por desenvolver e aplicar políticas de preservação em sua sede e orientar as Unidades/Órgãos Setoriais no mesmo sentido, a fim de conscientizar sobre a importância de se manter a integridade física dos documentos desde sua origem.
As medidas adotadas garantem ao acervo a conservação dos suportes e, consequentemente, da informação contida nos mesmos. No entanto, extrapola a ação direta no acervo. É necessária a mobilização de recursos humanos e financeiros voltados a conservação preventiva (prevenir para não remediar), reduzindo os processos de deterioração. Ou seja, tais medidas devem ser constantes, desde a formulação do projeto de edificação, estabelecimento de políticas de emergência para eventuais sinistros (incêndio, inundações, etc), controle de acesso às áreas de guarda, vistorias periódicas (tanto da edificação quanto do acervo, mobiliário), controle ambiental (manter índices de temperatura e umidade em níveis especificados por bibliografia especializada) e de entrada de documentos (resguardando período de quarentena e realizar higienização), separar documentos do restante do acervo caso verificado alguma infestação, encaminhamento para conservação ou restauro se averiguado dano no suporte, treinamento de pessoal, entre outras ações.
O Arquivo Geral busca contemplar esses parêmtros, esforçando-se para obter índices aceitáveis de temperatura e umidade nas áreas de guarda, manter atividades de rotina, os funcionários envolvidos procuram se inteirar dos novos conhecimentos tecnológicos desenvolvidos pela e para área. A edificação foi pensada para seu fim e desde o projeto se tem especificado as áreas de guarda, depósito, quarentena, higienização, as quais, na configuração do espaço, conversam com as outras áreas fim do Arquivo Geral.