O guia completo da terceirização contábil - Syhus Contabilidade
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No cenário empresarial é cada vez mais comum terceirizar atividades para parceiros especializados, pois estes geralmente dominam melhor determinadas áreas de atuação. Isso acontece geralmente com serviços gerais e marketing, por exemplo, atribuindo mais qualidade a tais atividades. Então, por que não optar pela terceirização contábil?
Também conhecida por outsourcing, trata-se de uma estratégia adotada pelos negócios que buscam apoio para certas atividades. Os motivos são diversos: desde a falta de pessoal capacitado para realizar os processos até infraestrutura insuficiente para alocar a equipe. Mas quem nunca considerou a terceirização contábil pode ter bastante insegurança e dúvidas.
Por isso, antes de tomar qualquer decisão, é preciso conhecer melhor como ela funciona, os benefícios que a terceirização pode proporcionar e como escolher a melhor empresa para estabelecer essa parceria. Se você quer saber mais sobre o assunto e entender o motivo da terceirização contábil possivelmente ser uma boa alternativa para sua empresa, continue conosco e confira nosso post!
A terceirização contábil é uma decisão da empresa em contratar um profissional, escritório ou empresa especializada para assumir determinado conjunto de atividades. Assim, não é preciso admitir uma ou mais pessoas via Consolidação das Leis Trabalhistas (CLT) para criar um setor interno, o que poderia gerar custos e diminuir a rentabilidade do negócio.
Em termos gerais, essa ação estratégica busca tornar o negócio mais enxuto, ágil e igualmente efetivo em suas ações. Assim, é possível simplesmente demandar certo volume de tarefas para profissionais externos a empresa, direcionando seu foco de atuação a aspectos sobre os quais se tem mais domínio, como a operação.
Qualquer que seja o ramo de atuação, vale lembrar que cada empresário tem um feeling diferente, que no geral está associado ao objetivo para o crescimento do negócio. Em muitos casos, mesmo sendo indispensável para a empresa, a contabilidade acaba se tornando apenas uma parte secundária deste processo.
Assim, apesar de ser especialista em tecnologia, vendas ou prestação de algum serviço, por exemplo, a empresa e sua equipe não necessariamente dominam a contabilidade. Uma solução seria introduzir um setor contábil na companhia com pessoal contratado de acordo com a CLT, mas essa alternativa demandaria infraestrutura, contratações, treinamentos e diversos outros custos.
No fim das contas, não se trata de algo financeiramente vantajoso. Além disso, como você viu, ao terceirizar serviços de contabilidade a empresa conta com mais agilidade e um serviço altamente especializado de quem atua na área todos os dias. Por essa razão, o negócio fica livre de se preocupar com questões legais, técnicas e práticas da área.
A terceirização contábil funciona como qualquer outra, sendo que seu objetivo é atender às necessidades específicas dos clientes. Por isso, a empresa e a prestadora de serviços devem alinhar muito bem suas demandas, expectativas, necessidades, problemas e ofertas. Só assim será possível estabelecer com precisão as responsabilidades que serão direcionadas a terceirizada responsável pela contabilidade.
Não se trata apenas de delegar as tarefas da rotina empresarial. O intuito é otimizar o planejamento financeiro, além da gestão fiscal e tributária, para que sejam conquistados resultados cada vez melhores. Logo, esse deve ser um serviço de apoio e inteligência.
A terceirização contábil conta com uma série de recursos e ferramentas que possibilitam otimizar as atividades e, principalmente, o relacionamento entre a empresa contratante e a contratada. Para tanto, existem alguns aspectos que precisam ser observados. Conheça os principais a seguir.
Adoção da tecnologia na nuvem
A cloud computing é um recurso importantíssimo em qualquer empresa, especialmente naquelas que optam pela terceirização contábil. A computação em nuvem permite que todos os dados relevantes sejam armazenados em servidores compartilhados.
Você, melhor do que ninguém, pode imaginar o quanto isso facilita o acesso às informações necessárias para que a contabilidade seja feita, não é? Imagine que um escritório tenha de esperar a empresa recolher e entregar todos os documentos necessários para fazer as demonstrações do período.
Isso certamente levaria mais tempo do que acessar um banco de dados com todas as informações sincronizadas. Sem contar que existem outras vantagens proporcionadas pela computação em nuvem, como:
segurança — uma companhia confiável tem sistemas efetivos de defesa, sempre os atualiza e protege os dados contra ataques virtuais;
integridade — as perdas e os danos nos servidores internos da sua empresa, além daqueles naturais, são minimizados porque os arquivos estão salvos na nuvem;
acessibilidade — a facilidade de acesso a qualquer hora e de qualquer lugar, apenas com uma conexão à internet, agiliza os processos;
redução de custos — a empresa acaba terceirizando a demanda por servidores, que ficam sob responsabilidade da contratada.
Participação do time
Embora possa não parecer, a terceirização contábil demanda a integração entre os setores e as pessoas de uma empresa. É praticamente impossível realizar esse processo sem que tudo esteja funcionando perfeitamente no ambiente interno.
Mas o que isso significa? As trocas de informações precisam ser claras, confiáveis, automáticas e instantâneas. Só assim todos vão se manter a par daquilo que está acontecendo internamente e serão capazes de reduzir erros e eventuais burocracias.
A contabilidade inclui uma vasta gama de serviços e atividades, que vão desde o planejamento tributário até a simples emissão de notas, por exemplo. Sendo assim, é importante entender os pacotes de serviços que estão sendo ofertados e as demandas da sua empresa que são cobertas.
Confira alguns dos principais serviços contábeis necessários em uma empresa:
relatórios gerenciais de acordo com a moeda corrente;
interpretação das leis contábeis e tributárias, além da folha de pagamento;
controles de ativo e apuração de custos;
apuração de impostos e das respectivas guias de pagamento;
assistência em contratos de terceirização, profissionais autônomos e temporários;
apoio nas áreas fiscal e financeira;
conciliação dos extratos financeiros.
De acordo com a Lei da Terceirização, é possível não só fazer o outsourcing das atividades-meio da empresa como também da atividade-fim, que é a principal. Assim, todos os negócios podem recorrer à terceirização contábil.
Sua empresa pode optar pela terceirização por diversas razões. De modo geral, três delas acabam sendo as principais:
quando o fluxo do setor financeiro demanda mais profissionalismo para atender às questões fiscais;
quando a empresa busca reduzir custos operacionais, de infraestrutura, encargos trabalhistas etc.;
quando o negócio está em expansão, especialmente para outros estados ou países.
Mais uma situação que influencia é quando a empresa precisa de ajuda com o seu planejamento societário, fiscal ou trabalhista. Além disso, trata-se de uma solução muito indicada para otimizar a escrituração de notas fiscais, o controle (e a operacionalização) do fluxo de caixa e a conciliação de extratos financeiros, como vimos.
O gestor que busca otimizar a eficiência contábil da empresa tem na terceirização um forte aliado. Aperfeiçoando todos os processos relacionados, é possível tornar as rotinas contábeis mais simples, fluidas e eficazes.
Ainda assim, é interessante considerar alguns outros aspectos. Veja cada um deles a seguir.
Considere o tamanho da empresa
Em grandes empresas, a complexidade das atividades contábeis naturalmente tende a ser maior. Nesses casos, existe um volume considerável de informações disponíveis, o que pode gerar uma demanda maior do que um contador interno conseguiria administrar. Assim, o ideal é buscar o apoio de uma companhia especializada.
Já nos negócios menores, as equipes costumam estar bastante focadas em atividades específicas. O próprio gestor ou empresário é mais atento ao seu nicho e domina a área em que atua. Nessas situações, ter conhecimento amplo e eficaz sobre contabilidade pode ser um verdadeiro desafio.
Logo, quando começam a ser encontradas dificuldades em organizar, manter em dia e atender a todas as normas contábeis, é preciso recorrer a um apoio externo.
Avalie a complexidade do negócio
Cada segmento de atuação acaba demandando tipos diferentes de especialidades por parte dos profissionais contábeis. Se compararmos os setores de indústria, serviços e varejo, são realidades muito distintas. Em uma, é preciso estar atento a métodos de custeio, estoque e impostos exclusivos, enquanto nas outras existe um fluxo consideravelmente menor de atividades.
Não há uma regra para decidir pela terceirização contábil. O importante é entender a complexidade do negócio, além de buscar identificar se a empresa tem como lidar com isso internamente a um bom custo-benefício ou se o redirecionamento de tais atividades será mais benéfico.
Análise a confidencialidade dos dados
Este aspecto tem muito a ver com a confiabilidade da empresa especializada que assumirá os serviços contábeis. As informações do seu negócio são um ativo importante, por isso é preciso se certificar de que existem opções capazes de atender às demandas do negócio, mas também de proporcionar segurança.
Identifique a agilidade dos processos
Sua empresa está conseguindo atender sozinha à demanda de serviços contábeis de maneira satisfatória? A falta de agilidade nesses processos pode indicar uma dificuldade do negócio em encontrar soluções para situações diárias.
Logo, você tem duas opções: estabelecer uma estrutura interna que proporcione precisão, agilidade e rapidez ou buscar na terceirização essa alternativa menos trabalhosa, com qualidade igual ou superior à que teria com um setor interno.
Quais são os ​6 maiores benefícios da terceirização contábil?
Agora que você já tem uma idéia do quanto a terceirização contábil é vantajosa para a empresa, chegou o momento de conferir os motivos pelos quais essa solução se apresenta como a melhor alternativa para os resultados do negócio. Confira!
1. Profissionais mais experientes
À primeira vista, pode parecer estranho deduzir que os profissionais terceirizados tenham mais experiência do que os demais. Mas pense por este lado: contadores que prestam serviços como terceiros trabalham para diversas empresas simultaneamente, explorando inúmeros desafios e reunindo uma gama maior de conhecimento sobre setores variados.
Por essa razão, pode-se dizer que eles adquirem uma experiência mais vasta, que enriquece seu conhecimento e aumenta o domínio contábil. Assim, o conhecimento prático é mais aprofundado, ao passo que a resolução de problemas tende a se tornar mais rápida e precisa.
Para o seu negócio, isso significa menos erros, uma quantidade menor de problemas com o Fisco e certo suporte para manter a saúde a financeira da empresa.
2. Domínio de regras e normas contábeis
Na contabilidade, é bastante comum que as normas mudem com frequência, em função de alterações nas leis tributárias e fiscais. Um profissional que não atua apenas com isso acaba tendo maior dificuldade em acompanhar tais mudanças.
O terceiro especializado, por outro lado, está constantemente focado nos mesmos processos. Por isso, é muito mais fácil para ele otimizar a rotina contábil e gerar soluções que realmente façam a diferença na rotina dos clientes (ou seja: sua empresa).
Assim, além de uma boa compreensão e interpretação das leis, a terceirização da contabilidade ainda garante uma atualização constante sobre as mudanças ocorridas. Outro benefício notável é o nível de especialização dos profissionais que atuam especificamente com isso, afinal eles estão sempre fazendo cursos e aprendendo a respeito.
Isso faz com que empresas especializadas se posicionem muito melhor no mercado, ajudando a evitar equívocos e problemas de inconformidade com uma ou outra regra contábil.
Como você já viu, os custos para implantar um setor interno que cuida da contabilidade da empresa são altos, incluindo infraestrutura, contratações, treinamentos e despesas operacionais. Por essa razão, a terceirização contábil pode se tornar a melhor alternativa para quem deseja reunir eficiência e economia em tais processos.
O outsourcing acaba facilitando e simplificando os processos contábeis, já que eles se reduzem a reunir e transmitir informações para a terceirizada — que ficará responsável por assumir todas as etapas seguintes. Assim, a empresa pode dedicar sua atenção para otimizar o orçamento ou criar novas estratégias, por exemplo.
Reduzir os custos do negócio e deixá-lo mais enxuto são estratégias importantes para manter a competitividade no mercado. Isso ajuda a otimizar não só a contabilidade, mas a atividade principal da empresa. Com a equipe dedicada exclusivamente à atividade principal do negócio, é possível alcançar uma expertise muito maior e melhor..
A companhia se torna mais atrativa aos olhos dos clientes, já que passa a ter um domínio de mercado muito maior por estar focada no seu operacional. Isso gera verdadeiros diferenciais, agregando valor aos produtos e serviços prestados e, é claro, aumentando o faturamento independentemente do cenário econômico.
5. Melhor aproveitamento de novos clientes e projetos
Ao terceirizar a contabilidade, a empresa passa a contar com uma equipe completa de especialistas para cuidar de todas as demandas vindas de antigos e novos projetos. Assim, a capacidade de entrega dos serviços não se limita à produtividade da equipe interna, pois fica sob responsabilidade da contratada.
Em linhas gerais, a capacidade de aceitar novos clientes e projetos aumenta, pois a empresa não precisa se preocupar em "dar conta" de manter toda essa contabilidade em dia.​
6. Redução do risco de evasão de funcionários
Se tem uma coisa que preocupa qualquer gestor é a evasão repentina de funcionários. Isso movimenta toda a equipe, atrasa o trabalho e gera custos ou a necessidade de preparar novos profissionais. Trata-se de um verdadeiro transtorno.
Ao trabalhar com uma equipe terceirizada, essa preocupação não é da sua empresa, mas sim da contratada. Portanto, a equipe do prestador de serviços é pensada justamente para conseguir responder a esse tipo de problema.
Quando se trata da contratação de um serviço, é importante saber que as vantagens só serão percebidas caso seja feita uma boa escolha. Isso quer dizer que, para que a terceirização contábil seja eficiente, é preciso estar atento a alguns fatores capazes de garantir a satisfação com o prestador de serviços.
A seguir, elencamos os principais aspectos que devem ser considerados. Confira cada um deles!
Confira a credibilidade
A credibilidade é o conjunto de fatores que torna a companhia que prestará os serviços contábeis realmente confiável. Para avaliar esse item, vale buscar informações e referências sobre ela, especialmente com seus clientes.
Boas empresas têm uma reputação positiva no mercado, geralmente com reconhecimento por sua experiência e pelos resultados gerados. Caso você esteja buscando serviços qualificados, é necessário observar se a prestadora de serviços é ágil e cumpre todos os prazos.
Além disso, a empresa que fará o outsourcing precisa ter uma proposta que gere valor para seu negócio. Caso ela não atenda às suas necessidades, o melhor será procurar melhor até encontrar uma que corresponda àquilo de que você precisa.
Outro ponto ao qual você precisa estar atento é o leque de serviços que a terceirizada oferece: o ideal é que cubra todas as necessidades do seu negócio. A contabilidade é ampla, por isso tanto você quanto a empresa contratada devem ser claros sobre suas necessidades, expectativas e capacidades.
A desatenção a esse detalhe pode resultar no descumprimento de leis e obrigações importantes, o que certamente vai gerar problemas para sua empresa. Assim, observe todas as especialidades da terceirizada, bem como os recursos que são oferecidos, a metodologia de escrituração que utiliza e as tecnologias adotadas.
Um grande diferencial é contar com aqueles parceiros que, além dos serviços contábeis, incluem ferramentas que facilitam a troca de dados ou informações e ainda agilizam os processos diários.
Você não precisa se contentar com um serviço contábil básico. Muitas empresas já estão atentas às reais necessidades de seus clientes e, por isso, geram soluções verdadeiramente atrativas, que agregam valor à parceria. Busque por uma terceirizada que esteja afim de entregar "algo a mais".
Primeiramente, esteja atento ao tipo de atendimento que está sendo entregue. Opte por empresas proativas, dispostas a apresentarem soluções — e não apenas a responderem e-mails. Além disso, dedique um tempo para conhecer seu website e descobrir se ela fornece algum tipo de conteúdo que ajude a entender os processos contábeis ou os torne mais transparentes.
Lembre-se de que algumas empresas estarão interessadas apenas em vender serviços, enquanto outras buscarão solucionar os gargalos do seu negócio.
Pergunte sobre os relatórios
Caso sua empresa deseje obter o básico de uma parceria de trabalho, tudo bem, ignore esta etapa. Agora, se você quer um apoio contábil que realmente sirva como contribuição para uma gestão mais eficiente do empreendimento, informe-se sobre a emissão e a qualidade dos relatórios que serão gerados.
Ao fazer uma boa escolha com base nos relatórios, você poderá otimizar toda a tomada de decisão da empresa, considerando aspectos pontuais da situação do negócio. O serviço inclui a folha de pagamento, os demonstrativos de tributos, os balancetes, o fluxo de caixa e o balanço patrimonial.
No entanto, isso é o básico. Quanto mais flexível for a empresa, mais informações ela poderá gerar com base nas necessidades apresentadas. Em alguns casos, você conseguirá obter relatórios gerenciais adaptados para o seu ramo de atividade, o que fará toda a diferença.
Considere a simplicidade
Tanto no caso de um escritório contábil quanto para um profissional autônomo ou empresa especializada, é importante escolher um parceiro que ofereça o máximo de simplicidade nos processos. Fuja de reuniões intermináveis e burocracias desnecessárias: para isso, concentre-se em empresas que ofereçam soluções tecnológicas e recursos que facilitem o dia a dia.
Quanto mais claro e transparente for o processo, maior tende a ser sua efetividade e agilidade. Então, opte por sistemas de integração de dados, diminua o volume de documentos físicos e escolha um aliado que tenha o objetivo de tornar a captação de arquivos algo rápido e fluido.
Como você viu, a terceirização contábil pode ser uma grande vantagem e um diferencial competitivo para a empresa. Essa prática permite que o negócio se volte às atividades mais estratégicas, além de ajudar a enxugar os custos e as despesas com o setor.
Portanto, se você busca por resultados cada vez melhores no que diz respeito tanto à otimização das finanças quanto ao aumento do seu desempenho, vale a pena considerar tal opção. Empresas especializadas e o próprio escritório de contabilidade têm profissionais capacitados e constantemente atualizados para atender às necessidades do negócio.
Se você realmente sente que esse pode ser um passo importante e necessário para uma maior profissionalização das atividades em sua empresa, conheça a terceirização contábil mais de perto. Converse conosco e tire todas as suas dúvidas!
Por Alan Lima| 2021-03-31T16:42:30-03:00 17/12/2020|Contabilidade|
Sobre: Alan Lima
Analista Contábil na Syhus , graduado em ciências contábeis com 10 anos de experiência nas áreas fiscal e contábil em empresas com diversas áreas de atuação, buscando sempre a melhoria do processo através de um trabalho bem feito, de forma a auxiliar nossos clientes a um resultado confiável e de alta qualidade.