IFSertãoPE - Fluxos e Modelos
A Coordenação de Arquivo e Protocolo (CAP) presta orientações às unidades administrativas e acadêmicas na organização dos documentos, através do preenchimento do formulário de solicitação de assistência na organização dos arquivos. O atendimento aos setores e unidades solicitantes obedecerá à lista de espera, respeitando-se a complexidade da assistência requerida e a demanda de setores que já solicitaram assistência à CAP.
A transferência de documentos para o arquivo intermediário da Reitoria ocorrerá mediante o preenchimento do modelo de ofício correspondente e da relação de transferência de documentos. Cabe às unidades administrativas da Reitoria comunicarem oficialmente à CAP a intenção de transferir documentos ao arquivo intermediário, solicitando aprovação e prévia orientação técnica. Entretanto, este tipo de transferência será realizada mediante confirmação da disponibilidade de espaço físico para acondicionamento da documentação.
O recolhimento de documentos para o arquivo permanente da Reitoria ocorrerá mediante o preenchimento do modelo de ofício correspondente, acompanhado da relação de recolhimento de documentos. Cabe às unidades administrativas da Reitoria solicitarem oficialmente ao arquivo permanente o recolhimento de documentos, solicitando aprovação e prévia orientação técnica. O recolhimento será realizado mediante confirmação da disponibilidade de espaço físico para acondicionamento da documentação. O recolhimento de documentos tomará como base a destinação prevista na Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos, sendo recolhidos os conjuntos documentais cuja destinação seja a guarda permanente.
O encaminhamento de documentos para organização no arquivo intermediário da Reitoria ocorre, excepcionalmente, mediante o preenchimento do modelo de ofício para encaminhamento de documentos para organização.
Empréstimo e consulta de documentos
A solicitação de empréstimo de documentos no Arquivo da Reitoria deve ser formalizada através do endereço eletrônico cap.reitoria@ifsertao-pe.edu.br. A retirada e/ou a devolução de documentos físicos por servidores da Reitoria é realizada pessoalmente, pelo servidor que solicitou o empréstimo. O envio de processos para servidores dos campi é realizado pelo serviço de malote, conforme rotinas estabelecidas com os Correios.