19/04/2018 Comercial Igara
Automatizar procedimentos no varejo é sempre visto com bons olhos porque tende a melhorar o modo como as coisas funcionam e gerar retorno sobre investimento. Mas existem diferentes soluções de automação de processos no supermercado e momentos adequados para adotá-las.
Acompanhe-nos e saiba um pouco mais sobre os benefícios da automação, quando ela se faz necessária e critérios especiais que podem ser automatizados.
O que é a automação e quais são seus benefícios?
A principal função da automação de processos no supermercado é aumentar a produtividade reduzindo o número de tarefas por atividade e eliminando todas as tarefas manuais possíveis.
Além disso, as tecnologias também facilitam procedimentos relativos a números e à obtenção de relatórios, inclusive personalizados, com dados que precisam ser utilizados para atividades gerenciais.
Com isso, menos funcionários são necessários para que as mesmas funções sejam cumpridas, o que gera redução de custos, visto que manter uma ferramenta de automação normalmente custa menos do que manter alguns empregados para as mesmas tarefas.
No quesito atividades, as operações podem ser qualificadas por meio de integração. Por exemplo, é o que ocorre quando o software de gestão de estoque está integrado com o financeiro, sendo em módulos ou ferramentas diferentes, aumentando o faturamento registrado pelas vendas e ao mesmo tempo calculando a redução no inventário de maneira exata.
Em relação a questões gerenciais, elimina-se o risco de erros humanos ocorrerem, especialmente relacionados ao tratamento com alto volume de números diariamente. E adicionalmente, pelas integrações, o número de documentos é reduzido, facilitando que os tomadores de decisão enxerguem o que precisam para planejar ações, fazer correções e incluir mudanças em procedimentos.
Por fim, para o cenário no geral, podemos citar o aumento de segurança entre os principais benefícios da automação, pois ela é uma forte aliada da prevenção de perdas, do controle de compras vendas, da análise de indicadores de desempenho e outras ações e monitoramentos.
Quando fazer a automação de processos no supermercado?
Apesar de ser algo muito positivo e que qualifica o varejo, nem sempre é necessário investir em todas as possibilidades de automação existentes.
O momento de automatizar processos é quando se percebe que as práticas antigas não atendem mais à demanda e as atividades começam a ser muito demoradas e inexatas. Junto a essas percepções, geralmente ocorre outra, de que falta mão de obra, mais pessoas, para fazer o trabalho.
Por exemplo, em um supermercado pequeno pode ser possível gerenciar o estoque em planilhas de Excel sem problemas, como entradas, saídas e saldos. Mas a partir de algum crescimento ou de abertura de outra unidade isso torna mais difícil, sendo perceptível enquanto a gestão de estoque e o controle são feitos.
Logo, se tem a clara visão de que é hora de automatizar o controle e os relatórios gerenciais, além de integrar as movimentações do estoque com outras áreas para evitar problemas decorrentes da alta demanda em relatórios de vendas e financeiros.
Você já conhece a automação de gestão de estoque e finanças e provavelmente já utiliza alguma solução para um dos gerenciamentos ou ambos, ferramentas de primeira necessidade quando se fala em automação no comércio varejista.
Então, vamos citar tecnologias que ajudam supermercados em outros sentidos e que atuam como grandes diferenciais nas operações e no atendimento ao público.
É preciso frequentemente conferir se os repasses das operadoras estão chegando nos valores corretos, com as taxas certas sendo cobradas, e nos dias esperados nas contas bancárias do comércio.
Pela quantidade de vendas em cartões de débito e crédito ser grande, volume que cresce diariamente, mesmo para um varejo pequeno pode ser muito difícil e demorado fazer isso manualmente. E pela possibilidade do erro humano ao lidar com volume de números e ocorrências, de grandes a pequenas, o negócio pode acabar perdendo dinheiro e prazos sem identificar.
Por isso, uma das primeiras opções de automação que um supermercado tem de considerar adquirir, caso ainda não tenha, é um sistema de conciliação de vendas com cartões.
Além das vendas realizadas com cartões e suas taxas, as contas bancárias de um varejo contam com mais outras várias movimentações, que precisam ser alinhadas aos seus registros financeiros.
Da mesma forma que na conciliação de vendas com cartões, a bancária também é muito difícil de ser feita manualmente, o que deixa a tarefa improdutiva e propensa a erros.
Não é preciso esperar as notas fiscais dos entregadores de mercadorias e nem buscar seus arquivos XML em e-mail se o volume de compras for alto.
Existem soluções que automaticamente buscam nos bancos de dados fiscais as notas emitidas para o supermercado, as validam junto ao banco e fazem o download do arquivo e do documento auxiliar onde o usuário quiser.
Isso elimina não só a espera e a conferência manual no momento do recebimento das mercadorias, mas também a procura por arquivos e a necessidade de pesquisar a validade de cada documento na Secretaria da Fazenda.
Essa solução convém ser adquirida apenas se o supermercado contar com muitos caixas ou contar com poucos que deixaram de atender à demanda, gerando muitas filas o tempo todo.
No autoatendimento os clientes passam seus produtos na leitora de código de barras e, após a soma, pagam suas compras com cartões de débito ou crédito. A tecnologia agiliza o checkout, reduzindo filas e aumentando a satisfação dos consumidores.
Etiquetas em pequenas telas e atualizadas instantaneamente via sistema já são usadas em redes de supermercados de médio e grande portes no Brasil e no mundo.
Quando a demanda é muito alta, a atualização automática e controlada por software economiza muito em tempo na precificação das gôndolas. Inclusive, dependendo do sistema adotado, é possível programar as mudanças de preço, como para o dia em que um novo lote de determinado produto chegará com reajuste.
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