É comum que, com a correria do dia a dia, muitos empreendedores acabem focando seus esforços apenas no atendimento ao cliente, deixando outros assuntos, como planejamento e metodologias, em segundo plano. Quando as funções começam a se acumular, entretanto, é essencial definir bem os processos internos, para crescer saudável e atingir cada vez mais sucesso.
No post de hoje, você vai compreender um pouco mais sobre a importância de ter processos internos bem estabelecidos na gestão das pequenas e médias empresas. Acompanhe!
Para que você possa entender perfeitamente o que é o processo dentro de um negócio, vamos imaginar um exemplo. Se a sua empresa atua no mercado automotivo, um dos processos será a definição da abordagem com o cliente.
É necessário estabelecer claramente como os funcionários devem oferecer os serviços às pessoas que chegarem ao local, além da forma como serão feitos o recebimento do pagamento, o prazo médio do trabalho e a comunicação da solicitação do serviço.
Quais são as vantagens dos processos internos?
1. Gestão eficiente do tempo
Com os processos bem mapeados, a rotina de trabalho da empresa fica mais organizada, pois todos os colaboradores conhecem as suas funções. Não é preciso desperdiçar tempo interrompendo as atividades e recorrendo aos superiores para tirar dúvidas em relação à sequência das tarefas, por exemplo.
Com esse planejamento, o gerenciamento do tempo é feito de maneira inteligente.
Todo empreendedor deseja que sua empresa tenha um alto índice de produtividade. Nesse sentido, processos alinhados funcionam como um manual que permite que a equipe otimize o tempo. Eles evitam que as operações desnecessárias sejam refeitas e, consequentemente, aumentam o nível produtivo.
3. Agilidade nas tarefas
A definição de processos padroniza a forma como as atividades devem ser realizadas, proporcionando, assim, mais agilidade à empresa. Já imaginou se cada integrante do time fizer as tarefas como bem entender? Provavelmente, os trabalhos serão mais longos, pois ele gastaria tempo pensando sobre qual seria a melhor forma de fazê-los.
4. Comunicação mais clara
Definitivamente, manter uma boa comunicação dentro da empresa é uma das chaves para o sucesso. Portanto, diminuir as margens de falha na comunicação é algo primordial. Para isso, é importante que os processos estejam perfeitamente detalhados e todos os funcionários possam ter acesso a eles.
Com a possibilidade de planejar melhor as ações por causa dos processos, os retrabalhos são evitados e os principais gargalos de produtividade podem ser identificados. Dessa forma, a empresa tem a oportunidade de usar seus recursos com mais sabedoria, o que pode gerar uma diminuição de custos.
6. Facilidade no treinamento da equipe
Como você faz para treinar uma pessoa nova que acabou de entrar na equipe? Se os processos internos existem, é possível pedir, por exemplo, a algum outro membro do time para ensinar as tarefas a ela. O treinamento dos colaboradores fica mais simples e fácil com esse mapeamento.