Como implementar a robotização na contabilidade? - Auditto Tecnologia
nov 23, 2019 | Blog, contabilidade, gestão | 0 Comentários
As mudanças mais profundas nas rotinas dos escritórios contábeis são puxadas pela legislação e pelos órgãos fiscais. Sempre foi assim. O governo cria o SPED e as contabilidades se ajustam à essa diretriz para que as empresas clientes estejam em conformidade com a lei.
Só que agora o cenário é diferente. A inteligência artificial e robotização de tarefas para ganho de eficiência já são uma realidade no cotidiano operacional de escritórios contábeis. Mas será que tudo pode ser automatizado? E quem ainda não aderiu? Como implementar a robotização na contabilidade?
Primeiramente é preciso estar antenado. Uma contabilidade não pode prescindir de tecnologia e precisa sempre estar muito atenta às tendências digitais do setor para se ajustar às exigências dos clientes ou manter seu correto funcionamento — e as exigências dos clientes vão desde um planejamento tributário para elisão fiscal até a manutenção de compliance empresarial para antecipar problemas que poderão gerar sanções e multas. Diante disso, a tecnologia na contabilidade é o caminho para a solução de problemas e a obtenção de uma série de benefícios. Vamos ver o porquê!
O cenário comum na contabilidade
Até pouco tempo atrás era comum haver dúvidas sobre a ideia e a eficiência de uma contabilidade digital, que passou a deixar de lado as planilhas em papel. Fazer tudo pelo computador era algo que gerava desconfiança, muito pelo desconhecimento das possibilidades de aplicação da tecnologia.
Porém, é possível falar que quem fez essa previsão lá atrás acertou, pois ao computador hoje é a ferramenta principal da contabilidade — ao lado do contador, claro, pois sem a expertise do profissional, a tecnologia se torna apenas mais uma ferramenta.
Fato é que o papel do profissional contábil e a prestação de serviços se modificaram. Seja para atender seu cliente e para reunir as informações contábeis, seja para realizar a análise delas e emitir relatórios, notas e guias, seja para aconselhar o empresário na condução financeira do negócio, tudo é feito usando ferramentas tecnológicas, não mais em papel.
Contudo, ainda existe uma temeridade compreensível com o futuro da profissão no setor. Em meio à constante automatização de tarefas, esse cenário atual, de intenso uso de ferramentas tecnológicas e robotização, pode ser encarado como uma ameaça. Pesquisas indicam que a profissão de contador é uma das mais suscetíveis a ser afetada pela informatização, com a tecnologia mudando os processos.
Segundo um estudo da Gartner, até 2022 o mercado de soluções de RPA (Robot Process Automation) movimentará um total de US$ 2,4 bilhões e estima-se que 85% das grandes organizações terão adotado alguma forma de automação.
Diante desse cenário, pode-se dizer que já não é mais novidade que essas soluções estão modificando o modelo de trabalho das empresas, inclusive as brasileiras.
O robô contador seria a razão principal para esses resultados. Isso aconteceria porque as pessoas tendem a preferir realizar determinadas atividades com máquinas. Entre elas, análises e balanços financeiros. A geração e validação dos livros fiscais e outras atividades comuns na contabilidade já podem ser robotizadas e executadas com precisão.
Mas como trazer essa tecnologia, que muitos acreditam ser um alto investimento, para dentro da organização e fazer com que as equipes contábeis e fiscais comecem a usufruir desses benefícios?
A robotização como estratégia
Desenvolvidos a partir de uma base de dados, os robôs são munidos de inteligência artificial para desempenhar tarefas e capazes de prever, antecipar e reagir rapidamente a diversas situações, acompanhar o desenvolvimento mercadológico, ou mesmo da economia global.
Em contabilidade, eles proporcionam uma vantagem imensa, pois executam diversas tarefas simultaneamente, trabalham o tempo todo, permitindo um ganho de produtividade enorme para os escritórios de contabilidade, além de projetar mais qualidade e menor chance de falhas. Isso sem contar que a ajuda no planejamento de todas as atividades para curto, médio e longo prazos, internas ou orientadas para os clientes.
Porém, para maximizar o impacto da automação liderada por robôs, os gestores e contadores precisam ter um entendimento profundo das ferramentas disponíveis e uma estratégia claramente definida para automatizar suas empresas, sobretudo aquelas que prestam serviços contábeis aos clientes.
"É preciso que o gestor que vai implementar a robotização entenda quais são os processos que são feitos numa contabilidade, quais são os processos repetitivos. Porque a contabilidade trabalha com competências (março, abril, maio, junho…). Então ela volta fazer os mesmos processos com novos dados do cliente para outra competência. É preciso mapear tudo isso", explica Celso Teixeira, gerente de Inside Sales da Auditto.
"Outro ponto é a aplicação da tecnologia para otimização desses processos. O primeiro processo é a aquisição de dados. É muito importante a gente entender qual é a qualidade da aquisição de dados. Depende do cliente a informação? Depende de algum de alguma fonte fiscal? Depende do sistema que o cliente usa? É preciso entender aonde que eu fico dependente do meu cliente para então otimizar o processo de aquisição de dados para poder ter essa plataforma alimentada de maneira mais automatizada", completa Celso.
Considerando que o mercado de contabilidade tem quase que uma simbiose com a operação principal do cliente, é preciso que o sistema de operação e gestão que os clientes utilizam contenha necessariamente as informações que o contador precisa para registrar as escritas contábil, fiscal e até mesmo de gestão de pessoas.
Nesse ponto, utilizar a robotização traz um enorme ganho de vantagem competitiva na análise desses dados. Na contabilidade essa vantagem é essencial, pois os prazos são apertados, e existe a dependência do cliente entregar suas informações e também o tempo de execução do trabalho. Por isso mesmo é que a automação por robôs têm o potencial de transformar o local de trabalho de hoje de maneira tão profunda quanto as máquinas da Revolução Industrial mudaram a operação de chão de fábrica.
Os robôs de um software de automação de processos realizam tarefas imitando a maneira como as pessoas interagem com os aplicativos por meio de uma interface com o usuário e seguindo regras simples para tomar decisões. Processos completos de ponta a ponta podem ser executados por robôs de software com muito pouca interação humana.
Pense que existem empresas que têm apenas um SPED Fiscal e outras que têm dois: se a empresa presta serviço e vende mercadoria, ela tem o SPED Fiscal e o SPED Contribuições; se apenas vende produtos, só tem o Fiscal. Isso se for uma única empresa. Se, por exemplo, a empresa for uma rede de supermercados, existe um CNPJ para cada loja.
Ou seja, em uma rede com matriz e filiais, normalmente é a matriz que elabora o SPED de todas as suas lojas. Isso resulta em um número enorme de SPEDs para serem entregues de uma vez a fim de cumprir as obrigações e os prazos definidos pela legislação. Essas empresas podem possuir 70 CNPJs; se são dois SPEDs para cada, são 140 SPEDs completos para serem validados e transmitidos. Muita coisa, não é? E quem faria esse serviço com mais atenção: um operador humano ou um robô?
Automatizar tarefas não rotineiras que envolvem intuição, julgamento, criatividade, persuasão ou solução de problemas é uma estratégia inteligente. Os custos de armazenamento de dados e do poder de processamento estão mais acessíveis e ao mesmo estão impulsionando o desenvolvimento cada vez mais rápido no campo da Inteligência Artificial.
Quando combinadas com a automação de processos por meio da robotização, somados a uma capacidade poderosa de análises e cruzamento de dados, essas tecnologias podem formar soluções de automação inteligentes que auxiliam diretamente as pessoas no desempenho de tarefas não rotineiras ou automatizam completamente essas tarefas. E na contabilidade, a inteligência da operação é a diferença entre o prejuízo e o lucro.
Se você é dono ou gestor de um escritório contábil e precisa trazer novas soluções acessíveis e eficientes aos seus clientes, pense que tudo precisa estar de acordo com seus objetivos de negócios e com os objetivos dos seus clientes. Pesquisas indicam que os melhores resultados na utilização do RPA são colhidos quando o objetivo de sua utilização está alinhado com a ações para melhoria nos resultados de negócios.
"Depois que eu capturei os dados eu preciso olhar para esses dados de uma maneira fácil e amigável, para que eu possa auxiliar na tomada de decisão do cliente. Os objetivos precisam estar alinhados e com os dados na mão fica muito mais fácil. Se esses dados não vêm claramente visíveis e fáceis de serem comparados eu não consigo auxiliar o meu cliente como deveria, então meu trabalho passa a ser simplesmente processual e não consultivo", esclarece Celso.
Ou seja, os líderes empresariais e gestores que queiram implementar a automação de processos por meio da robotização devem seguir algumas etapas para desenvolver uma estratégia que vá além da implantação inicial e defina como essa automação crescerá dentro da organização.
Avalie oportunidades de automação
Entenda em que setores da sua empresa o RPA pode ser aplicado, ou quais as tarefas serão automatizadas por robôs. Falamos acima sobre o SPED, que pode ser um bom exemplo de tarefa executada por um robô.
Veja quais os clientes necessitam mais desse tipo de automação. Entretanto, foque nos processos que signifiquem gargalos em sua operação ou possuam baixo valor agregado, por serem realizados manual e repetidamente, demandando muito tempo de seus colaboradores para realizá-los. Vale lembrar que os RPA podem robotizar um processo completo ou somente parte dele.
Identifique seu(s) parceiro(s) de automação
Soluções em RPA não são exclusividade de um único fornecedor. Comece fazendo uma pesquisa e selecionando aqueles que atendem o seu cenário de negócios e mais precisamente a sua lista de prioridades.
Assim estabeleça os critérios e requisitos para a escolha do fornecedor da RPA mais adequada aos seus propósitos e aos propósitos dos clientes. Nesse processo você pode optar por aquela que julgar possuir o melhor custo/benefício ou a que vai te trazer o melhor resultado na solução de problemas específicos de um cliente.
Pense com estratégia, pois nem sempre o mais barato pode ser o melhor a longo prazo. Imagine que determinada ação e solução para um cliente, mesmo que seja mais cara e não te traga lucro, pode fazer você ter um ganho imenso na percepção da imagem da sua empresa, se posicionando como uma solucionadora de problemas sem igual. No longo prazo, isso pode trazer mais clientes e, consequentemente, lucros.
Planeje o roteiro de automação
Ao definir seu parceiro de fornecimento de soluções em automação de processos por meio da robotização, escolha alguns estabelecimentos e cenários de negócios que representem modelos dos processos automatizados e aplique primeiramente nestes os fluxos robotizados do RPA.
Aí sim você está pronto para avançar e ofertar em grande escala aos clientes que necessitem. Por isso que nessa etapa do projeto, você deve testar e testar e testar para ajustar o fluxo de robotização, eliminando possíveis erros ou ajustando passos. Lembre-se que o data acquisition é uma etapa essencial, já que a coleta de dados feita de forma qualitativa impacta diretamente na operação e nos processos contábeis que você precisa realizar para performar de maneira adequada.
Nessa etapa você deve responder qual modelo operacional funciona melhor para sua empresa e o que você precisa automatizar, levantando quais dados irá usar e quais resultados eles trarão.
A tecnologia do RPA, somada às aplicações de inteligência artificial, tem um enorme potencial transformador de negócios. Ter o seu robô contador é uma oportunidade de avaliar determinadas atividades que são consideradas operacionais e que podem contar com o auxílio de recursos tecnológicos para serem automatizadas e otimizadas. Ou seja, seu tempo pode ser empregado em atividades mais nobres como análise de dados e consultoria, gerando resultados melhores e mais lucro.
Para deixar o modelo antigo de se fazer contabilidade e abraçar a oportunidade que a robotização e as ferramentas tecnológicas de automação trazem, você não pode apenas molhar o pé na água: é preciso mergulhar de cabeça!
Uma companhia sem contabilidade fiscal não tem como manter os registros de gastos, dos lucros e dos bens pertencentes ao empreendimento. Quem não tem noção exata da movimentação financeira não consegue fazer um balanço preciso do patrimônio.
E uma empresa sem uma contabilidade que forneça uma análise assertiva desses dados, controlando os fluxos de caixa, as escriturações de notas fiscais, apurando os impostos e encontrando condições de economia tributária não irá sobreviver.
E uma contabilidade só tem condições de abraçar o novo se se entregar à robotização. Porque não dá mais para perder tempo!
Implementar a robotização na sua contabilidade é uma necessidade para se destacar no mercado. E quanto aderir à tecnologia, a questão é simples: ou você se adapta a elas, ou você perde espaço. Qual é a sua escolha?
Se pensou em escolher a Auditto, então começou certo. Entre em contato e veja o que podemos fazer em termos de robotização de processos fiscais!