O tempo é um dos recursos mais importantes a serem administrados. Sem controle sobre ele, o profissional perde prazos e deixa de ser produtivo, o que reflete negativamente em sua atuação profissional. Alguns truques, por outro lado, ajudam a compor uma administração de tempo vencedora e que oferece ótimos resultados. Se você quer saber como dominar essa administração, confira abaixo 6 passos para colocar em prática.
Tenha uma lista de afazeres
Toda boa administração do tempo começa com uma lista de afazeres. Graças a ela, você vai saber de antemão tudo o que precisa ser feito, o que dará uma ideia de quanto tempo será necessário. O ideal é fazer essa lista de afazeres diariamente, mas também é possível realizá-la ao mesmo tempo para um período semanal ou mensal, por exemplo. Além de evitar que você se esqueça de alguma tarefa importante, essa lista também garante que você não precise perder tempo buscando a próxima tarefa a ser executada.
Defina prioridades
Depois de conhecer todas as tarefas que devem ser executadas, o próximo passo consiste em estabelecer prioridades. Isso deve ser definido de acordo com o prazo: tarefas mais urgentes devem passar à frente daquelas que tem um prazo um pouco maior. Se todas tiverem a mesma prioridade, o melhor é começar pelas maiores e mais complexas. Isso garante que você as faça quando ainda estiver descansado, o que ajuda na conquista de resultados.
Faça reuniões produtivas
Reuniões são grandes consumidoras de tempo se não forem feitas da maneira correta. Por isso, é muito importante otimizar o tempo que é gasto nesses momentos. Garantir que todos saibam o assunto da reunião de maneira prévia, por exemplo, evita uma apresentação extensa. Também é importante favorecer a comunicação interna e cotidiana, de modo que as reuniões sejam mais curtas e mais produtivas.
Estabeleça pausas
Pode não parecer, mas fazer pausas, na verdade, aumenta a produtividade. Com isso, para administrar o tempo da maneira ideal é recomendado estabelecer pausas entre os seus compromissos e tarefas. Elas devem ser mais curtas, variando de 5 a 15 minutos, e vão garantir que você tenha um novo olhar sobre as situações que exigem a sua atenção.
Defina horários de limite
Para evitar procrastinação, desperdício de tempo e também para que a rotina não afete outras áreas da sua vida é importante definir horários de limite para que as tarefas sejam executadas. Se não for possível determinar o horário previsto de encerramento para cada tarefa, ao menos busque determinar um horário para encerrar suas tarefas diariamente. Além de isso evitar a sobrecarga também vai funcionar como um motivador, já que será uma espécie de prazo.
Abra espaço para imprevistos
Mesmo fazendo tudo certo é possível que imprevistos surjam no seu caminho. Naturalmente, eles tomam tempo e se não tiverem sido considerados anteriormente, vão resultar em desorganização de horários. Para evitar isso, uma boa administração de tempo sempre deixa espaço para tarefas que surjam sem ter sido planejadas, evitando problemas e conflitos. Para dominar a administração de tempo o planejamento é palavra-chave principal, permitindo que seja possível executar as tarefas de maneira adequada e com produtividade — e isso inclui considerar também os imprevistos.
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