Produtividade x tecnologia: veja 10 fatores que mostram como as duas estão interligadas, Blog da Insoft4
A influência da tecnologia no aumento da produtividade está cada vez mais clara. A pandemia de COVID-19 está forçando equipes inteiras a trabalhar em regime de home office e a tecnologia tem papel predominante nesse fator.
Existe uma grande diversidade de estratégias e ferramentas tecnológicas que resultam em progressos consideráveis para empresas quando bem aplicadas.
Neste post você encontrará informações sobre as principais vantagens de se utilizar tecnologia para aumentar a produtividade em ambientes corporativos.
Se o home office ou trabalho remoto era uma tendência antes da pandemia, agora ele está consolidado como forma de maximizar desempenhos e simplificar tarefas.
Nesse regime de trabalho, os colaboradores podem se organizar da forma como preferirem para atender a todas as demandas diárias.
A realização de reuniões é facilitada, já que por intermédio de programas como Google Meet é possível fazer chamadas de vídeo com pessoas geograficamente distantes.
Como exemplo prático, para não comprometer a quarentena, empresas de assessoria contábil podem organizar reuniões virtuais para manter o fluxo de trabalho constante.
Esse serviço também contribui para o aumento da produtividade, na medida em que deixa o empresário livre para se dedicar mais ao núcleo do seu negócio em vez de precisar lidar com assuntos contábeis diretamente.
Assim como seus funcionários acabam dispondo de mais tempo para realizar suas tarefas, visto que não precisam "perder" o tempo de ir até o local da empresa.
A terceirização do financeiro é um fenômeno cada vez mais comum no mundo empresarial, pois traz segurança e independência ao empreendimento.
2 - Computação em nuvem
Trabalho remoto e computação em nuvem andam lado a lado. Essa tecnologia possibilita que arquivos estejam acessíveis a todos os funcionários da empresa em qualquer lugar e dispositivo.
Os editores de uma revista jornalística podem fazer a edição de textos em casa, se necessário, por meio de ferramentas que permitem o compartilhamento de documentos.
É como estar sentado com o repórter, corrigindo e fazendo apontamentos, mas é a distância.
Essa quase extinção das distâncias geográficas e a possibilidade de compartilhar documentos fazem toda a diferença para a rotina produtiva de uma empresa.
3 - Gestão de processos
Gestão de processos lida com o aprimoramento constante dos processos organizacionais da empresa.
Os processos diários realizados em uma empresa devem ser sempre analisados de modo a aprimorá-los quando necessário.
Adotar uma gestão de processos efetiva tem como objetivos principais:
Compreender cada processo;
Visualizar as etapas integradas;
Entender o valor dos processos;
Monitorá-los em tempo real;
Pensar na satisfação do cliente;
Garantir mais eficácia, eficiência e transparência.
Assim, essa é uma gestão fundamental para organizar cada etapa da cadeia produtiva e evitar falhas e atrasos.
Por exemplo, uma empresa deixar de fazer a gestão de folha de pagamento, um processo essencial da cadeia produtiva, resultará em falta de credibilidade e confiança entre os colaboradores, o que sem dúvidas diminuirá a produtividade deles.
A gestão de documentos diz respeito à otimização de processos de manuseio de documentos. Envolve elaboração, fluxo, uso, avaliação e arquivamento dos documentos.
Essa medida possibilita, entre outras vantagens:
Otimizar o uso da informação.
Prefeituras necessitam ter uma gestão de documentos eficiente para organizar cada documento produzido e recebido, como alvará de funcionamento, por exemplo.
Uma gestão virtualizada diminui o número de papéis a serem armazenados e facilita o acesso a eles, quando necessário.
5 - Gestão administrativa
A gestão administrativa consiste em controlar e organizar os recursos administrativos da empresa.
Para isso, é necessário conhecer muito bem os meios e recursos de cada setor e administrá-los da forma mais efetiva possível.
São tarefas do gestor administrativo:
Conhecer bem os problemas da empresa;
Prevenir o surgimento de novos problemas;
Solucioná-los, quando surgirem;
Organizar recursos financeiros;
Ser um líder em situações de crise;
Padronizar os processos administrativos.
O ideal é ter um gestor administrativo antes do processo de abertura de empresa. Dessa forma, quando crises surgirem, já existirá uma pessoa responsável pela retomada da produtividade.
Procure uma pessoa qualificada e de confiança para esse cargo, pois ele deve passar autoridade para você e seus colaboradores levarem as decisões dele em conta.
6 - Gestão de pessoas
Com softwares como o Customer Relationship Management (CRM) ou Gestor de Relacionamento com o Cliente, a empresa pode entrar em contato mais facilmente com seus clientes.
É possível fazer pesquisas a partir de dados coletados e armazenados no software para melhorar estratégias de conversão e medir com maior precisão o sucesso do produto ou serviço no mercado.
Empresas de aluguel comercial podem analisar o perfil de pessoas interessadas em alugar salão comercial e a partir disso, pensar em maneiras mais efetivas de anunciar o seu serviço nas mais diversas mídias.
No âmbito interno da empresa, a gestão de pessoas é necessária para os processos de contratação e demissão.
Com uma gestão eficiente, contratar novos colaboradores é mais simples, já que dados dos candidatos quando armazenados em computadores podem ser acessados e analisados mais facilmente.
Também é possível separar os candidatos de acordo com suas habilidades e saber qual seria o melhor setor para eles dentro da empresa, por exemplo. Uma gestão de pessoas adequada facilita esse tipo de processo.
7 - Ferramentas tecnológicas
Novas tecnologias estão presentes em todos os ramos empresariais. Elas facilitam tarefas e apuram a qualidade do trabalho.
Empresas de licenciamento ambiental se beneficiam de novas ferramentas como drones e imagens de satélite quando estão analisando áreas de empreendimentos.
Por isso, a presença física de técnicos nem sempre é necessária.
O licenciamento ambiental é necessário a qualquer atividade humana que será feita próxima à natureza ou que afetará recursos naturais, como obras de empresas de construção civíl.
Esse serviço analisa a área que será explorada e prevê os danos que a atividade causará nela. Ele aumenta a produtividade e a credibilidade do seu negócio ao estudar maneiras menos poluentes de explorar solos e águas.
Máquinas são menos propensas a falhar que seres humanos. Por isso, o controle de qualidade tem muito a ganhar com a implementação de soluções tecnológicas, principalmente, em empreendimentos de grande escala.
A automatização das fábricas de automóveis, por exemplo, diminui drasticamente o tempo de produção.
O desenvolvimento de um protótipo agora leva cerca de nove meses e o tempo de produção dos veículos diminui 25%.
Isso também pode se aplicar à sua empresa, mesmo que ela não seja tão grande quanto uma fábrica automobilística. A questão é que o emprego de tecnologia só traz benefícios às empresas.
A comunicação interna é a chave para um fluxo produtivo intenso e eficiente. Cada setor precisa estar em contato para que todos tenham controle dos processos e possam tomar decisões quando necessário.
As tecnologias de comunicação, tão presentes em nosso cotidiano, também devem ser aplicadas ao ambiente corporativo.
Elas facilitam contatos e encurtam distâncias, aspectos primordiais para pessoas atingirem objetivos em comum.
10 - Invista na capacitação da sua equipe
Operar máquinas e softwares demanda conhecimento técnico e prática, inclusive para evitar falhas graves e acidentes.
De nada adianta adquirir um ERP (Planejamento de Recursos Empresariais) sem que sua equipe saiba usá-lo ou tenha bons computadores para operá-lo.
ERP é um sistema de gestão que integra todos os setores de uma empresa, como recursos humanos, vendas, finanças e estoques.
Sempre tenha em mente que tecnologia é fugaz. Ela evolui rapidamente. Então, busque sempre financiar novos cursos para seus colaboradores de modo a evitar defasagens, assim como renovar os equipamentos periodicamente.
Tecnologia é complemento
Mais do que apenas aplicar tecnologias, é imprescindível integrá-las à sua equipe, ou seja, instruir e capacitar os colaboradores para que eles façam uso dessas ferramentas da melhor forma possível.
Emprego de tecnologia não significa necessariamente substituição da mão de obra tradicional. Na verdade, é o contrário.
Afinal, sem profissionais adequados para operá-la, a tecnologia não tem função. Ela é feita por humanos e para humanos, e deve ser tratada assim.
A economia de tempo que ela proporciona, encurtando processos repetitivos, faz com que colaboradores tenham mais disposição para outras atividades mais importantes.
Dessa forma, a produtividade aumenta, os colaboradores têm uma visão mais exata de todos os processos da empresa, e consequentemente, podem tomar decisões acertadas sem precisar consultar o empresário antes.
Essa autonomia é fundamental tanto para empresas pequenas e médias, quanto para grandes empresas.
Nos três casos, o mais importante é aumentar a produção e o lucro, independentemente do tamanho do empreendimento.
Diante de todas essas soluções, resta a você analisar quais são os principais problemas do seu negócio e de que forma você vai empregar as ferramentas apresentadas para solucioná-los.