Fui eleito síndico, e agora? | Jornal do Sindico
A maior concentração das assembleias ordinárias ocorrerem de março a junho de cada ano, e nestas assembleias também é bem comum serem eleitos os novos síndicos, quando não reeleitos os síndicos anteriores lógico. Mas quando você é síndico de "primeira viagem" fazer o que?
Realmente, a transição entre a antiga e a nova gestão requer uma boa dose de diligência por parte do síndico eleito, e uma colaboração efetiva de seu antecessor. A participação da administradora do condomínio, se houver, também será de fundamental relevância para que a transição não se dê de forma traumática.
O primeiro passo a ser dado pelo novo síndico é o registro da ata que o elegeu. Tal formalidade (que pode ser vista como uma exceção à regra da facultatividade do registro das atas das assembleias), se mostra necessária para a prática dos atos subsequentes, como a atualização da representação condominial perante a Receita Federal do Brasil, atualização da certificação digital nos órgãos municipais e alteração dos dados cadastrais junto às instituições bancárias. Também é de suma importância nessa fase inicial do mandato, a obtenção das certidões negativas de débito em nome do condomínio (inss, fgts, tributos federais e municipais), bem como a relação de eventuais ações judiciais movida contra (ou pelo) condomínio.
A checagem da apólice do seguro obrigatório e a análise de todos os contratos firmados pelo condomínio e ainda vigentes, também são medidas que se impõem, assim como a realização de uma inspeção de checagem da edificação, a fim de verificar se a manutenção preventiva das partes que a integram estão em dia, e se os itens de segurança estão dentro do prazo de validade.
As questões financeiras também são merecedoras de uma especial atenção já nessa fase inicial da gestão. Assim compete ao síndico recém-eleito verificar o saldo existente na conta do condomínio, se os pagamentos de empregados, fornecedores e prestadores de serviços estão regulares, bem como o percentual de unidades inadimplentes.
Conhecer o regramento interno do condomínio, mediante uma leitura atenta da convenção e do regimento interno, bem como se familiarizar com a legislação de regência dos condomínios, são práticas essenciais e que o auxiliarão na tomada das futuras decisões.
Em síntese, compete ao síndico, em um primeiro momento, cuidar das questões burocráticas para validação de seu nome como representante do condomínio, bem como fazer um raio x da edificação, no âmbito administrativo, financeiro e operacional. Deve conhecer e entender a rotina do prédio, de seus funcionários, e as principais demandas dos condôminos.
Essa análise global e preliminar, ainda que insuficiente fornecerá ao novo síndico as diretrizes iniciais de sua atuação, a medidas que se apresentam emergenciais e as decisões que devem ser implementadas de imediato. Além disso, o municiará de elementos para correção de eventuais vícios havidos nas gestões anteriores, e para a elaboração de um plano de ações a ser futuramente debatido com a coletividade condominial.
Fábio Barletta Gomes, sócio da Barletta & Oliveira Advogados Associados e autor do ebook Gestão Condominial Eficiente