Conhecimentos necessários Funções padrão de telas. (veja o ajuda da tela de clientes) - PDF
Download "Conhecimentos necessários Funções padrão de telas. (veja o ajuda da tela de clientes)"
Tiago Varejão Cabreira
1 Conhecimentos necessários Funções padrão de telas. (veja o ajuda da tela de clientes) Por meio dessa tela devemos e iremos, cadastrar todos os produtos e mercadorias, da empresa. Se deseja controlar apenas o estoque das mercadorias vendidas, cadastre apenas esses. Mas se deseja cadastrar também os produtos imobilizados, de uso e consumo, fique à vontade. Cada linha da grade abaixo, significa um produto cadastrado e a coluna estoque, informa a quantidade desse item que temos em estoque. Se trabalhará com montagem ou industrialização de produtos, se atente com o caso de montar sua ficha técnica. Por essa tela você cadastrará novos itens e também poderá alterar os itens já cadastrado, mas ao alterar, não substitua um produto por outro, nem um modelo pelo outro, sendo que essa alteração influenciará históricos passados de compras e vendas, os valores podem ser alterados a vontade. Produtos com histórico de compras e vendas, não podem ser apagados, mas podem ser inativados marcando o campo Produto Inativo. 1. Caminho: Existem duas formas de chegar até a tela de estoque, a mais usual, é clicando no atalho da tela principal com o nome Estoque (ícone em vermelho). A segunda forma, é acessando o menu Estoque, Produtos e Cadastrar Produtos. Em ambos os Casos visualizamos a tela abaixo: Tela de Consulta de produtos (existe uma variação com uso de grade) 2. Funções da Tela de Consulta: Nos atentaremos aos campos destacados em vermelho.
2 01 - Solicitação de Compra, clicando nesse botão seremos direcionados a tela de gestão de solicitação de compras. Para mais detalhes leia o manual específico para o assunto Ficha Técnica, clicando nesse botão seremos direcionados a tela de Ficha técnica do produto selecionado. Para mais detalhes leia o manual específico para o assunto. Ficha técnica é usado por empresas que trabalham com industrialização e montagem de produtos/componentes Filtro, uma das opções de filtro na tela de produtos é o de mostrar apenas produtos ativos ou inativos, veremos mais adiante como ativar e inativar um produto F10, ao pressionar, o botão F10 (botão de função do teclado), o sistema gerará uma cópia do produto selecionado, apenas diferenciando/incrementando o controle interno que deve ser único, esse procedimento visa facilitar o cadastro de produtos, no caso de haver vários itens a serem cadastrados com especificações semelhantes F11, semelhante a função anterior, ao pressionar, o botão F11 (botão de função do teclado), o sistema gerará uma cópia do Último produto cadastrado ou alterado, apenas diferenciando/incrementando o controle interno que deve ser único, esse procedimento visa facilitar o cadastro de produtos, no caso de haver vários itens a serem cadastrados com especificações semelhantes. O sistema considera o último produto cadastrado ou alterado aquele que recebeu o clicar do botão gravar por último. 2. Funções da Tela de Cadastro: Aqui repassaremos os principais campos do cadastro de produtos. Tela de Cadastro de produtos (existe uma variação com uso de grade)
3 01 - Componente - Caso a sua empresa trabalhe com ficha técnica, esse campo determina que o produto em questão é um componente de outro produto que deve ser industrializado ou montado Produto de Uso ou Consumo - Você deve marcar esse campo no caso de produtos utilizados para consumo dentro da empresa, ou seja, aqueles produtos que não serão revendidos ou usados para montar outro produto. Ex: Materiais de Limpeza, Materiais de Cozinha, ou outros usados durante o trabalho. Use essa marcação apenas se sua empresa gerar o arquivo Sintegra ou Sped Frete - Determina que o produto passa a ser um serviço de frete, podendo ser usado no transporte de uma venda ou até mesmo como um frete terceirizado. Use essa marcação apenas se sua empresa gerar o arquivo Sintegra ou Sped Grade - Campo configurável, podendo aparecer ou não para você. O Campo grade, pode ser utilizado para diversos fins, sendo ele um campo classificador do produto cadastrado, como exemplo podemos usar o campo grade em uma loja de calçados para determinar o modelo e tamanho do calçado, já em uma Autopeças como um agrupador de produtos similares, Ex: Escapamento Carro X Ano X, sendo que, quando utilizado o campo grade os produtos sempre serão atrelados a ela. Se ainda lhe restaram dúvidas, solicite ao seu consultor alguns exemplos de uso Grupo e Subgrupo - De forma semelhante a grade, esses dois campos também servem para classificar o produto que está sendo cadastrado ou alterado, Sendo Grupo o agrupador maior, Subgrupo o intermediário e a Grade o agrupador menor. Observação: Se não é do seu interesse, utilizar as três classificações de produtos acima, informamos que a grade pode ser desativada nas configurações e Grupo e Subgrupo, podem ser utilizados o mesmo, em todos os cadastros. Ex: Cadastrar um Grupo e Subgrupo como padrão e utilizar o mesmo em todos os cadastros Código (Obrigatório) - Campo de uso do sistema 07 - Controle Int. (Obrigatório) - Código Interno do Produto na empresa, esse código pode ser alterado de acordo com a necessidade da empresa, podendo conter letras e números, é único, é utilizado no momento da venda para localizar o produto. O Sistema incrementa automaticamente Cód. Fabricante - Código comum do produto entre os fornecedores, deve ser único para cada fornecedor. O botão + junto ao campo, permite adicionar vários códigos de fabricante, de acordo com cada fornecedor, esse campo também é usado como referencia para importação de XML Marca - Indica a marca do produto, permite tirar relatórios específicos por marca. Procure usar caixa alta e identificar uma marca sempre da mesma forma. Ex: Coca Cola é diferente de Coca-Cola ou mesmo coca cola Loc. Estante - Determina a estante ou local de armazenamento do produto Descrição do Produto (Obrigatório) - Talvez um dos campos que mereça maior atenção durante o cadastro, ele deve identificar o nome completo do produto, aconselhamos aqui incluir a marca, modelo, tamanho e demais informações relevantes ao produto, tanto para facilitar nas buscas como também para informar ao cliente na nota fiscal. Se atente para a necessidade de abreviar informações, de forma que a descrição caiba no campo da nota fiscal, relatórios e outros. Ex: Ref. Coca-Cola Ligtht lata 350 ml, Ração Cães Fishmix 20 kg Algomix Especificação - Campo livre para especificar o uso e aplicação do produto 13 - Código Situação Tributária (Obrigatório) Determina a CST ou CSOSN usado na venda e impressão de nota fiscal do produto. Quando o sistema não for usado para
4 impressão de notas fiscais, esse campo não merce atenção podendo ser informado qualquer valor do cadastro 14 - Unidade de Compra (Obrigatório) - Informar aqui a unidade que consta no item da nota de entrada Unidade de Venda (Obrigatório) - Informar aqui a unidade de venda do item caso seja diferente da unidade de compra Cód. Barra - Se não for informado aqui um código de barras o sistema deverá montar um código próprio NCM (Obrigatório para Nfe) Código ANP (Obrigatório para combustíveis na Nfe)- Código da Agência Nacional do Petróleo, específico para combustíveis e lubrificantes. Guia Financeiro 19 - Vlr Comp - Valor Unitário de Compra do item pela unidade de Compra, é o valor do item pago ao fornecedor V. Unit - Valor Unitário de Compra do item pela unidade de Venda, é valor do item de acordo com a unidade que será vendida. Ex: se comprou uma Cx com 10 itens por R$ 10,00 e cada item serão vendido em separado, o V. Unit será R$ 1, Outros - Alíquota de outros custos da empresa que devem ser absorvidos pelo produto. Ex: Água, Energia Elétrica, etc. Essa alíquota deve ser levantado com o auxílio de um contador ou entendido do assunto Lucrat.: - Lucratividade real do produto de acordo com Mark-up, sendo diferente da Margem, comumente utilizada Frete (%) - Alíquota referente ao custo do frete Emb. - Alíquota referente ao custo de embalagem Indice - Margem de Lucro (informe o valor e pressione Enter para calcular) Preços - O sistema trabalha com 3 tabelas de preços ou 3 faixas, sendo Varejo, Atacado e Indústria (se atente no momento de cadastrar o cliente para indicar a tabela correta), cada tabela podemos informar um valor para pagamento a vista e outro valor para pagamento a prazo. Guia Tributação 27 - Dentro do Estado e Fora do Estado - Se a sua empresa emite nota fiscal pelo sistema e esse produto em particular utiliza-se de um cfop diferenciado para a venda, nesse campo você deverá informar qual o cfop, para dentro e fora do estado Outros campos dessa guia - Os demais campos dessa guia são usados especificamente para os cálculos de custos, e se referem as tributações de entrada no produto, esses valores influenciam na lucratividade e preço final do produto. Guia Estoque 29 - Estoque - Informa o estoque atual do produto, não altere esse valor sem antes maiores informações do seu consultor Qtd Atacado - Determina a menor quantidade de atacado do item, caso a venda seja feita a uma quantidade igual ou a maior da quantidade informada nesse campo, o sistema buscará automaticamente o preço de venda no atacado Min - Esse campo informa qual a quantidade mínima de estoque que devemos ter desse produto, chegando o estoque no valor informado o sistema emitirá alertas de compra para o produto.
5 Guia Comissão - Se desejas aplicar cálculos de comissão com alíquotas diferenciadas para cada produto, deve informar nesse campo as alíquotas. Guia Histórico - Nessa guia mantemos o histórico de movimentações do produto, com todas as entradas e saídas do mesmo. Guia Adicional 32 - Classificação - Campo de Uso livre (o título pode ser alterado). Ex: Tamanhos, Cores, Padrões, Classes, etc Classificação 2 - Campo de Uso livre (o título pode ser alterado). Ex: Tamanhos, Cores, Padrões, Classes, etc. 34 Observação Fiscal - Usado para Notas Fiscais, sendo que alguns produtos necessitam ter um informativo impresso na nota junto ao produto, como: Leis, especificações entre outros Complemento Fiscal da Descrição - Usado para Notas Fiscais, serve para complementar o campo descrição que possui tamanho reduzido, é utilizado quando necessário informar todos os dados de um produto, como no caso da venda de um veículo do imobilizado, que é necessário informar vários detalhes do mesmo. Relatórios: Etiquetas podem ser impressas diretamente da tela de, no botão de relatórios. Demais relatórios devem ser acessados pelo menu Estoque Relatórios, existindo ali vários modelos de relatórios de estoque. Ainda podemos encontrar outros relatórios de produtos vendidos e comprados, nos menus de Entradas, Saídas, Serviços, Tela de Vendas, Tela de Compra e Telas de Ordens de Serviço. Alguns relatórios serão mais apropriados para sua empresa, outros não, é importante que teste cada um, verificando seus resultados.