Focada em oferecer estratégias para a gestão de seu negócios, a Thompson Management Horizons (TMH), consultoria com mais de 20 anos de atuação, desenvolveu um projeto de sucesso ao conceber e implantar o Centro de Serviços Compartilhados (CSC) e backoffice do Grupo Formitex, batizado de Connect.
Por meio de metodologia própria, a Thompson utilizou-se do workflow (w-TMH) com tecnologia SAAS para gerenciamento de processos e CSC, em um projeto que gerou uma série de ganhos ao Grupo Formitex, em otimização de pessoal e redução de R$ 3,3 milhões por ano no custo do backoffice.
Com faturamento de mais de R$ 2 bilhões anuais, divididos em oito empresas com atuações em diversos setores, como: laminados, químico (indústria e distribuição), papéis e logística; a Formitex apostou em um projeto de alta complexidade e conseguiu obter resultados significativos.
Diante do projetado no Business Case, a redução de custos teve 75% de assertividade (desconsiderados custos com benefícios), e o investimento feito no projeto se pagou seis vezes. Nos primeiros três meses de atividade, o cumprimento de acordos de níveis de serviço saltou de 71% para 89%.
Com atuação em tantas áreas e segmentos, a empresa possuía quatro retaguardas administrativas diferentes, o que dificultava a administração, além de impedir a padronização de processos, ganhos de escala e de produtividade. "Diante dessa situação e pensando nas melhores práticas de gestão (e em possíveis oportunidades de tornar o grupo ainda mais competitivo), a escolha natural foi juntar os quatro backoffices em um único Centro de Serviços Compartilhados", explica Matias Ferreira, sócio da Thompson Management Horizons.
Do raio X à implementação
O Projeto foi desenvolvido em três fases: arquitetura, processos e implementação. A primeira fase teve como objetivo diagnosticar e conhecer a estrutura operacional de cada uma das empresas do grupo, a fim de entender quais eram as necessidades de cada negócio, montando um Business Case com metas estipuladas. Esse trabalho teve início em maio de 2019.
A segunda fase contemplou uma revisão de ponta a ponta dos processos e políticas, eliminando possíveis retrabalhos, gaps de sistemas e necessidades de integração, visando aumentar a eficiência das áreas de backoffice. Nessa etapa teve início a parametrização do w-TMH, com a inclusão dos processos, células e usuários. Também foram calculados, negociados e formalizados os Acordos de Nível de Serviço. A última fase foi de treinamento, implantação e acompanhamento de resultados, tendo sido finalizada em março de 2020.
A escolha do Workflow foi baseada na facilidade e flexibilidade que o w-TMH trás para a empresa. "O sistema completo dispensa a necessidade de analistas e permite que o cliente gerencie os próprios processos internamente com formulários, anexos e outros elementos que vão garantir que o fluxo de trabalho seja atendido de acordo com as melhores práticas", ressalta Ferreira.
De acordo com o Renato Fulanetto, executivo da Formitex responsável pelo gerenciamento do Connect, após um ano de operação, o projeto está cada vez mais consistente, contribuindo para a melhoria dos processos de gestão. "O modelo implantado, aliado a ferramenta w-TMH, se mostram instrumentos poderosos para o Grupo Formitex, dando muita visibilidade às demandas e permitindo localizar com clareza possíveis gargalos de processos, além de criar condições para que direcionemos nossa energia com foco ajustado, atacando os problemas rapidamente", celebra.