Conselhos para um jovem ordenador de despesas. A atividade de ordenar despesas implica também em estruturar procedimentos e antever áreas de risco. Todo integrante da Administração Pública, ocupante de cargo de coordenação e chefia, tem poder normativo. Use-o para construir:
a) norma sobre a competência;
b) a partir dessa norma, defina uma matriz de reponsabilidade
c) audite a execução dos atos, periodicamente, antes do controle externo e corrija o que puder ser corrigido;
d) norma sobre contratação de defesas, como já fazem algumas empresas estatais.
Quando praticar um ato de ordenar despesas, elabore a decisão informando:
a) o que veio para seu exame: "Vieram os autos do processo tal, com tantos volumes e tantas páginas numeradas…"
b) para que veio: "O processo foi remetido para este órgão para determinar o pagamento da Nota de empenho…."
c) o que lhe compete: "na forma da norma tal, cabe a este órgão proceder à emissão da ordem bancária…"
d) como está trabalhando: "Ao assumir a função de ordenador de despesas, institui um check-list para esse procedimento…"
e) quem examinou o quê, antes de você: "O processo tramitou pelo órgão jurídico, onde recebeu o parecer…e pelo fiscal do contrato…". Nomine quem trabalhou no processo e em quem está se baseando. Este encadeamento lógico fará que se perceba uma matriz de responsabilidade.
f) o que você examinou: "O exame do processo, conforme check-list, se deu a partir das folhas tais…". Verifique se há precedentes com a mesma interpretação que a sua.