A parte mais importante é o botão “Selecionar outra lista de endereços”, onde temos que escolher a base de dados.
Além disso, neste exemplo concreto, também precisamos de marcar o ponto 2 “este documento deve conter um bloco de endereços”. No botão “mais” podemos configurá-lo. Por exemplo, podemos eliminar o campo <Título> que não vamos utilizar.
Também devemos fazer a correspondência de campos: indicar ao processador que o campo <Nome> corresponde à coluna “nome” da BD, e assim com todos. Por exemplo, o processador utiliza o campo <Localidade> enquanto na BD existe a coluna “cidade”.
Os campos foram inseridos num quadro de texto que temos que mover e colocar no lugar da janela. Também podem ser formatados com outro tipo de letra, tamanho, estilo, etc. É importante sabermos que esses campos também se podem inserir à mão: Inserir → Campo → Mais campos → Bases de dados → Campos de impressão em série. Com as setas da barra de ferramentas podemos pré-visualizar as cartas com os dados de cada cliente. Se houver algo errado, podemos detetá-lo e corrigi-lo nesta fase. Por exemplo, uma linha demasiado comprida que não cabe e ocupa duas. A seguir, clicamos no botão “Editar documentos individualmente” para ver o resultado final. O novo ficheiro está pronto para guardar ou imprimir.
O processador de textos fornece vários modelos de cartas que podemos utilizar, mas os campos não são campos de BD e temos que substituí-los um a um pelo campo correspondente (nome, apelido, endereço, etc).
É preferível criarmos a nossa própria carta ou modelo de carta do zero ou com base num documento com estilos próprios da empresa (desenvolvidos anteriormente).
Na tarefa anterior criamos uma carta básica sem personalizar: se não inserirmos o bloco de endereços (caso de utilizarmos um envelope sem janela), não há nenhum elemento que diferencie as cartas dos múltiplos clientes.
Pode fazer-se à mão, com o campo “texto condicional” ou automaticamente com o assistente, que cria campos de tipo “parágrafo oculto”.
Experimentamos com o assistente, no ponto 4, “Inserir saudação personalizada”. Escolhemos nome do campo “sexo” e valor “false” porque na BD utilizou-se um valor lógico para este campo e escolheu-se aleatoriamente, verdadeiro para masculino e falso para feminino.
Se não ativa o ponto 5 e não permite inserir a saudação no documento, experimentar fazê-lo num documento novo. Depois copiar e colar os campos no anterior.
Se ao gerarmos os documentos finais todos os clientes são tratados como homens, editar os campos e eliminar as aspas de “false”.
No campo "texto condicional" funciona bem comparar “[bdClientes.clientes.sexo] == false” ou, muito melhor, colocar diretamente o valor “[bdClientes.clientes.sexo]” . Quanto a “Exmo. Sr.” e “Exma. Sra.”, as aspas podem ser necessárias por causa do espaço em branco.
A segunda personalização que vamos fazer consiste em mostrar um texto ou outro em função de um valor numérico. Se o valor do campo “gasto” é superior a 100 euros, mostramos um desconto de 30 % e, no caso contrário, de 20 %. Isso faz-se inserindo um campo “texto condicional” sendo a condição “[bdClientes.clientes.gasto] > 100”.
Os filtros estabelecem-se no assistente, na janela “Selecionar lista de endereços”. É preciso ter muito cuidado com os operadores “e” e “ou” e verificar sempre o resultado.