Primeira coisa: a empresa está faturando!!
Por mais chato que possa parecer, emitir nota fiscal geralmente é uma coisa muito boa! Significa que a empresa está faturando!
Olhando de forma positiva: temos clientes que acreditam em nosso produto ou serviço e que, graças a eles, conseguiremos obter os resultados financeiros necessários para sobreviver e evoluir!
As dicas a seguir têm o objetivo de transformar essa ação de emitir notas fiscais em algo mais leve e eficiente:
1. Seja detalhista ao cadastrar produtos e clientes
Eles são os itens mais importantes a serem observados antes de emitir suas notas fiscais. Bem preenchidos possibilitarão um ganho extra de tempo evitando retrabalhos e paradas desnecessárias.
2. O cadastro de clientes tem algumas informações importantes
Razão social, endereço completo e CPF ou CNPJ são dados obrigatórios. A inscrição estadual também, mas apenas para aqueles clientes que possuem. Sem essas informações você não conseguirá transmitir a nota fiscal.
3. O cadastro de produtos também tem algumas informações importantes
São elas: NCM, código de barras (quando tiver), descrição, unidade, origem(nacional, importado…), preço de custo, preço de venda e tipo de item (produto de revenda, material de uso e consumo, matéria-prima, …).
Este material a seguir aprofunda esse assunto detalhando as informações estratégicas de um produto: Produto: quais informações são estratégicas no cadastro
4. Classifique corretamente seus produtos
Se você classificar um produto de forma errada, dificilmente seu sistema de gestão saberá disso. Já o fisco saberá facilmente. Além disso, você poderá pagar tributos a mais ou a menos, ser notificado e até mesmo multado.
5. Automatize ao máximo a sua emissão de notas fiscais de venda
As notas de vendas são o tipo mais comum. Corresponde, normalmente, ao maior volume de notas fiscais emitidas pela empresa. Revise o seu processo verificando oportunidades de melhorias.
6. Evite cálculos manuais
Seu sistema de gestão deve ser capaz de apurar todos os valores dos produtos ou serviços que você estiver faturando, bem como calcular os impostos que constarão no DANFE e os que figurarão apenas no XML.
7. Nota de devolução é simples!
Independentemente de ser de compra ou venda é mais fácil de todas: observe que as informações da nota fiscal devem ser idênticas àquelas que estão na nota original.
A única diferença é o CFOP que será de devolução.
Embora não sejam as notas fiscais mais complexas, são as campeãs no ranking de dúvidas na hora de fazer uma.
Neste material a seguir, selecionamos as principais dúvidas sobre nota fiscal de devolução e respondemos todas: Nota de devolução: as 5 dúvidas mais comuns ao emitir uma
8. Devolução parcial, valores parciais
Se uma devolução não for total (devolver apenas parte daquilo que comprou ou vendeu), os valores deverão ser proporcionais.
9. Nota de devolução e nota de ajuste são duas coisas diferentes
Nota de devolução e nota de ajuste são duas coisas diferentes e exigem CFOPs diferentes.
10. Notas de retorno de beneficiamento são para prestadores de serviço
As notas de retorno de beneficiamento ocorrem para os tipos de empresas que trabalham com prestação de serviço.
Exemplos: atelieres de calçado, indústrias que produzem componentes que integrarão um produto como móveis, peças de máquinas, corte a laser, entre outros.
11. É possível retornar beneficiamento e cobrar na mesma nota.
O mesmo documento fiscal pode conter o retorno de beneficiamento e a cobrança da prestação de serviço realizado. Não é necessário emitir duas notas fiscais.
12. Quando o prazo máximo de cancelamento acaba
Quando o prazo máximo de cancelamento acaba e você precisava cancelar uma nota mas não conseguiu fazer isso dentro do prazo disponível, você tem o recurso de emitir nota fiscal de estorno ou ajuste.
Se estiver no prazo, veja neste material como cancelar: Cancelar nota fiscal: passo a passo
13. Uma nota de estorno ou ajuste não cancelará a nota original emitida
Contudo lhe possibilitará reaver o imposto que, porventura, tenha sido pago na nota original.
14. Quando a transmissão falha, basta sincronizar novamente
Às vezes, durante a transmissão de uma nota fiscal, podem ocorrer falhas de Internet, rede, luz, entre outros. Para esses casos, o sistema de gestão possui um processo para realizar uma sincronização dos dados, retomando a transmissão da nota fiscal a partir do ponto onde havia parado.
15. Evite digitar a nota manualmente
Geralmente isso pode levar a erros.
No entanto, se você tiver essa necessidade, elabore modelos de notas fiscais que são comuns ao seu dia a dia e anote observações sobre cada cálculo de imposto que deve ser feito, bem como, todos os detalhes inerentes a cada tipo de nota fiscal.
16. Nem toda nota fiscal que você emite tem tributação
Casos de transporte de mercadorias ou bens, por exemplo, deve estar acompanhado de uma nota fiscal, mas não significa que gerará tributação.
17. Há produtos que têm subsídios fiscais
Esses subsídios estão ligados ao desenvolvimento econômico que a redução do imposto pode trazer para um determinado setor.
Exemplo: produtos agrícolas, que uma vez vendidos, fomentarão a produção, e consequentemente beneficiar a cadeia produtiva como um todo.
18. A maioria das movimentações são feitas através de notas fiscais
Entradas e saídas de produtos, matérias-primas, insumos e serviços, quase na sua totalidade, são feitas através de notas fiscais e impactam no estoque.