Manual de Boas Práticas da ABRAFESTAS para Organizadores de Eventos - Casando em Petrópolis
Por Natalia da Costa 17 de fevereiro de 2017
Antes de falarmos sobre o Manual, você sabia que existe uma Associação que representa os profissionais que atuam no mercado de eventos no Brasil? Apresentamos então a ABRAFESTA, Associação Brasileira de Eventos que busca ser uma espécie de OAB dos fornecedores.
Como o mercado de eventos cresceu muito, é preciso organizá-lo, até mesmo porque há muitos profissionais de diversos seguimentos e que oferecem produtos e serviços dos mais variados. (Gente, é esquisito pensar nisso mas é a realidade: casamento, o seu casamento, virou fatia do mercado. Mas não torça o nariz, tem muita gente botando comida na mesa).
A Abrafesta tem estatutos, códigos de ética, etc, e principalmente, associados! Ou seja, um bom profissional e que tem preço justo faz parte da Abrafesta.
Saiba mais sobre a Abrafesta:
Revista Exame – Abrafesta
Site Abrafesta
Mas teremos que esperar um pouco para que alcance com satisfação os profissionais de Petrópolis, porque ela está começando a vir par ao Rio. Oremos
Como já vimos aqui no blog, a profissão de cerimonialista não é nem reconhecida no dicionário, quanto mais na Câmara dos Deputados! Então, segundo a Abrafesta, para que os profissionais que organizam os eventos pudessem exercer sua profissão foi-se estabelecido que eles devem receber o nome de Organizadores de Eventos. Então os demais termos como cerimonial, assessoria e afins são, na verdade, modalidades de ação destes profissionais.
Segundo a Associação, os Organizadores (profissão ainda sem um curso específico para formação) podem ter formação afim com os seguintes cursos: Hotelaria, Turismo, Propaganda e Marketing, Publicidade, Relações Públicas, Gestão ou Tecnólogo em Eventos, além de programas de extensão universitária e pós-graduação.
Como habilidades específicas para sua ação, o profissional precisa ter: facilidade de liderança, praticidade para organização, conhecimento sobre fornecedores da área de eventos, técnicas para apresentação e gerenciamento de planilhas de custos.
Apresentamos a baixo os pontos mais importantes do Manual de Boas Práticas, que você precisa ler antes de contratar o seu Organizador de Eventos
5.2.1 Atividade do organizador de eventos
A prestação de serviços de organização do evento se inicia com o conhecimento das demandas do cliente (briefing), o planejamento do evento, a administração financeira, a contratação de fornecedores e a operacionalização, e só finaliza com a emissão das notas fiscais e a apresentação do relatório de conclusão do evento. O organizador de eventos pode ser contratado para coordenar algumas etapas do evento. Nesse caso, o profissional deverá adaptar sua proposta de trabalho às demandas específicas e contratadas pelo cliente.
5.2.2 Atuação do organizador de eventos
– Com base no briefing recebido, elaborar o planejamento do evento e elencar fornecedores compatíveis para a realização do trabalho.
– Elaborar a proposta de trabalho, detalhando cada etapa e seus valores, deixando clara a forma de remuneração para organizar o evento como um todo (ver modelo de contrato no site da ABRAFESTA).
– Apresentar de dois a três orçamentos de fornecedores por tipo de serviço que será prestado, especificando todos os detalhes que estão incluídos no orçamento.
– Coordenar e acompanhar todas as etapas de produção do evento, da escolha dos fornecedores à operacionalização da cerimônia e da festa. Isso engloba centralizar os contatos com fornecedores, fazer reuniões de alinhamentos com os contratados e as demais tarefas para a plena realização do evento.
– Aprovar e acompanhar com os clientes a composição e a execução de todos os detalhes dos serviços contratados para o evento. – Ler e analisar todos os contratos que serão assinados para o evento.
– Conhecer o Manual de Normas e Procedimentos e a documentação legal do espaço onde será realizado o evento, bem como a documentação legal e técnica dos fornecedores (vide site da ABRAFESTA) para as providências necessárias antes, durante e após a execução do evento.
– Em caso de cerimônias religiosas, orientar quanto à 3 documentação necessária e a data para entrega dos documentos ao cartório e à igreja.
– Providenciar documentações técnicas e taxas como Anotações de Responsabilidade Técnica (ARTs) de obras e serviços, Escritório Central de Arrecadação e Distribuição (ECAD) de direitos autorais, ignifugação e brigada de incêndio.
– Sugerir contratação de seguro de eventos para cobrir eventuais perdas e danos durante a montagem e a desmontagem, a fim de não onerar o cliente.
– Elaborar cronograma financeiro do evento, acompanhar a planilha de custos, coordenar os pagamentos e apresentar, periodicamente, o balanço dos gastos do evento ao cliente.
– Promover visita técnica ao local do evento com os fornecedores envolvidos.
– Analisar o layout do ambiente do evento.
– Organizar a lista de convidados juntamente com o cliente, incluindo forma de tratamento e todos os dados completos para envio de save the date, convites. Elaborar também a lista das pessoas que compareceram ao evento para envio de agradecimentos.
– Realizar RSVP e follow up de convidados.
– Reunir-se periodicamente com os fornecedores, alinhando todas as informações pertinentes ao evento, e elaborar cronograma para o dia, incluindo as etapas de montagem e desmontagem.
– Em data próxima ao evento, reconfirmar o número de convidados e as novas solicitações para ajustes necessários com os fornecedores.
– Elaborar cronograma, bem como os roteiros do dia do evento, assessorando no cerimonial e no receptivo.
– Coordenar e supervisionar a montagem e gerenciar os fornecedores, verificando se os serviços estão sendo realizados de acordo com o que foi contratado.
– Em casamentos, organizar a solenidade civil e o cerimonial do religioso, de acordo com as regras do local ou do templo onde será realizada a celebração.
– Contratar e coordenar a equipe de receptivo do evento.
– Ser responsável pela coordenação integral de cada etapa do evento.
– Dar assistência aos clientes e convidados durante o evento.
– Conferir, na entrada e na saída, bebidas, doces e outros itens entregues no local do evento.
– Organizar os presentes e/ou brindes entregues no dia e a lista de agradecimentos.
– Reservar espaço no local do evento para apoio da equipe de recepção e para os profissionais técnicos, determinando a responsabilidade quanto à segurança desse local.
– Ser responsável pelo fechamento do evento: conferência de bebidas, entrega de pertences pessoais dos clientes, presentes, sobras de bebidas e doces.