Dicas para realizar uma reunião produtiva em sua empresa - - O Progresso
Dicas para realizar uma reunião produtiva em sua empresa
Realizar uma reunião com sua equipe de colaboradores é sempre muito trabalhoso ou frustrante? Confira neste post dicas para tornar sua reunião produtiva.
20 Set 2018 - 15h00
A reunião é uma necessidade de todas as empresas e organizações. Todos concordam que é importante para melhorar a produtividade e a performance em vendas e em processos. Por outro lado, colabores e gestores quase sempre divergem sobre a qualidade da reunião.
Muito longa para uns, sem conteúdo ou repetitivas para outros. Seja qual for a objeção apresentada para quem tenta fugir de uma reunião, existem dicas simples, que se aplicadas com antecedência, ajudarão você a criar uma rotina de reuniões produtivas em sua empresa.
Se você precisa realizar uma reunião ou pretende realizar vários encontros com certa periodicidade precisa planejar com antecedência, preparar uma pauta e se os temas discutidos envolvem aqueles que serão convocados.
Evite que participem da reunião colaboradores que não estejam ambientados com a pauta, isso evitará desgaste e aquela sensação de "ah, mais uma reunião" que muitas vezes precede a comunicação da necessidade deste tipo de evento.
2. Crie alertas periódicos de convocação
Como não estamos falando de situações emergenciais e sim de reuniões marcadas com antecedência e planejamento, é muito importante criar alertas periódicos para evitar desculpas por ausências.
Criar alertas em agendas e enviar e-mails ou mensagens em grupos de WhatsApp para lembrar os convocados de que a reunião se realizará em determinado dia e horário é fator fundamental para a produtividade.
3. Avalie com antecedência os recursos para a reunião
Como será realizada sua reunião? Irá precisar de recursos tecnológicos? Irá utilizar um quadro branco ou um flipchart? Ou quem sabe será realizada em um stand de vendas.
Seja qual for a situação é importante testar antes do dia marcado os recursos à disposição. Eu por exemplo, não entro em uma videoconferência sem testar salas, câmeras e microfones e mesmo assim, muitas vezes um problema de conexão costuma atrapalhar bastante.
Se você realiza reuniões ou conferências com regularidade, vale sempre ter canetas, adaptadores de tomadas, pilhas entre outros componentes na bolsa.
4. Tenha uma pauta coerente com a convocação
Assim como o planejamento e a convocação realizados com antecedência, ter uma pauta pronta na hora da reunião é sempre fundamental.
Seja ela uma apresentação em Power Point ou um fluxograma desenhado em um quadro, sua pauta deve ser coerente com o que foi prometido durante a convocação. Quando acontece o contrário, você abre as portas para as conversas paralelas que destroem qualquer chance de realizar uma reunião produtiva.
Siga sua pauta! Se surgirem assuntos paralelos, pontue e avise que serão tratados em outro fórum ou individualmente. Todos nós já participamos de reuniões que se tornam diálogos e sempre que isso acontece comigo, me pergunto se estarei presente na próxima.
5. Seja pontual para iniciar e para encerrar a sua reunião
Por fim, se você planejou, enviou alertas, testou recursos e preparou uma pauta, existem poucos motivos para não começar a reunião pontualmente no horário.
Uma boa solução é cobrar pequenas prendas de quem se atrasa. Eu já participei de encontros semanais onde aqueles que chegavam atrasados, deveriam levar um bolo na reunião seguinte. Funcionava muito bem.
Para encerrar a reunião, o ideal é entender se ela foi realmente produtiva. Conclua o encontro com uma avaliação, que possa ser encaminhada por e-mail para os participantes e receber deles o feedback sobre a produtividade do evento.
E na sua empresa? Como as reuniões são vistas? São produtivas ou não? Acontecem com antecedência ou são marcadas na última hora?