Revisar quando houver necessidade – algumas empresas ou organizações estabelecem prazos definidos para a revisão de SOPs. Tal prática gera um trabalho adicional, na expressiva maior parte das vezes, já que não há necessidade de alteração do documento… isso quando, por deficiência de controle, o documento não é revisado ou convalidado no prazo para vigorar por mais um período. Priorize a revisão, quando houver necessidade.
Comunicar a criação, a revisão e a revogação – A comunicação da criação, revisão ou revogação de um SOP é fundamental para que o seu público alvo tenha ciência. Isso é tão importante que deveria fazer parte do documento da empresa que estabelece as regras para a criação de SOPs.
Treinamento – O treinamento é igualmente importante, mas diferentemente da comunicação, que deve ser tratada da mesma forma por uma empresa ou organização diminuta ou gigante, o treinamento pode variar consoante a estrutura interna e os recursos da empresa ou organização para consolidar o seu programa de compliance. Existem empresas ou organizações que consideram o treinamento obrigatório antes da vigência de qualquer SOP, outras consideram o treinamento obrigatório apenas para o seu público alvo (ex: política de contas a pagar, deve ser direcionada para todos que fazem pagamentos em nome da empresa ou organização) e outras consideram o treinamento obrigatório para alguns SOPs somente. Para essa terceira modalidade, há necessidade dos SOPs estarem sob a responsabilidade ou co-responsabilidade final de um compliance officer ou função equivalente.
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