Produtividade: como usar a Matriz de Eisenhower em sua empresa - Alexandre Garupo
Produtividade: como usar a Matriz de Eisenhower em sua empresa
by Alexandre Garupo
Se você, assim como eu, busca sempre novos processos de otimização de projetos, certamente já ouviu falar da Matriz de Eisenhower. Ela é uma ferramenta poderosa na hora de gerenciar seu tempo e suas prioridades.
Trabalho, estudos, rotina pessoal, projetos futuros. Nossa vida está cada vez mais corrida e o nosso tempo parece cada vez menor, certo?
Quem me conhece sabe que gosto muito de testar e aplicar diferentes métodos que me ajudem a melhorar minha produtividade, foco e performance. Há sempre muito para aprender e a cada novo método aprimoramos ainda mais nossa capacidade criativa.
Dentre os diversos métodos, a matriz de Eisenhower certamente é um dos mais eficientes e intuitivos quando o assunto é organizar suas tarefas. Ela foi desenvolvida por ninguém menos que Dwight Eisenhower, o 34º Presidente Americano, conhecido por sua visão estratégica e excelente capacidade política.
Acompanhe o texto para descobrir mais sobre essa ferramenta.
A Matriz de Eisenhower é um esquema baseado em 4 quadrantes, ou pontos de atenção, que servem para definir com clareza o que deve ser resolvido com urgência ou não.
Você pode usar esse método não apenas para organizar suas tarefas, mas para criar um padrão de prioridades. Assim, você não corre o risco de focar em tarefas irrelevantes enquanto o que é realmente importante fica sem solução.
Eisenhower tinha uma frase que resume bem a importância de se ter um planejamento de tarefas:
"Planos não são nada, mas planejamento é tudo."
Ou seja, ter muitos planos pode ser um problema, mas o ato de realizar planejamentos a cada etapa do seu trabalho é essencial para o sucesso. O segredo está no bom gerenciamento do tempo.
Como funciona a Matriz de Eisenhower?
O princípio é bastante simples: distribua suas tarefas em 4 setores, ou quadrantes, com dois eixos principais: Importância e Urgência. Cada um dos setores deve receber uma nota entre 1 e 4 de acordo com sua relevância.
Fonte: Softem.
Cada setor recebe assim as seguintes classificações:
Importante, mas não urgente.
Urgente, mas não importante.
Nem urgente, nem importante.
Vamos compreender o que significa cada um dos quadrantes. Fique atento para não confundir os conceitos de importância e urgência.
Uma tarefa importante é aquela que possui relevância, que deve ser feita, mas que não representa um caso de vida ou morte. São obrigações que podem e devem esperar o tempo certo de serem cumpridas.
Já uma tarefa urgente é aquela que trará consequências danosas (prejuízo financeiro, perda de tempo, atrito pessoal) se não for feita logo. São ações que demandam mais energia e foco para serem feitas com maestria.
É importante lembrar que nem toda ação urgente precisa ser feita de imediato. Para que ela seja resolvida é necessário que ela seja urgente (com pouco tempo para ser feita) e importante (com muito impacto na sua produtividade).
Vejamos como cada quadrante deve ser abordado:
Urgente e importante: para ser classificada neste quadrante uma ação precisa demandar uma resolução imediata (urgente) e ter um impacto significativo em sua produtividade (importante). Essas são as tarefas que devem ser o foco de sua ação e que exigem de você uma tomada de decisão acertada e imediata.
Importante, mas não urgente: são as tarefas relevantes e que devem ser acompanhadas de perto, mas que não demandam uma resolução imediata. Elas devem ser feitas depois das tarefas urgentes e importantes.
Urgente, mas não importante: são ações que aparecem do nada, ou tarefas não planejadas que surgem com caráter de urgência. Aquele cliente que deseja ser atendido primeiro, ou aquele e-mail com assunto urgente, mas que pode esperar. O ideal é delegar essas tarefas a outras pessoas para não comprometer sua produtividade.
Nem urgente, nem importante: estas tarefas podem ser descartadas ou adiadas. Cabe ao gestor avaliar se elas realmente são necessárias. Se não o forem, simplesmente delete-as.
Conheça mais sobre o método Sprint utilizado por empresas como Google e Uber.
Algumas ideias importantes
A matriz de Eisenhower só será eficiente para a sua empresa se os gestores compreenderem alguns parâmetros fundamentais e muitas vezes negligenciados:
Importância e urgência são conceitos relativos
Para um cliente impaciente a sua demanda será sempre imediata. Para um colaborador a resposta de um e-mail pode não ser algo relevante. Isso mostra que pessoas possuem visões diferentes sobre o que é ou não importante.
Para que esse método seja eficaz é preciso alinhar sua equipe dentro dos mesmos padrões de avaliação. Faça um quadro preliminar e levante as seguintes questões:
Quais tarefas jamais poderão ser adiadas?
Quais clientes possuem prioridades?
Quais setores devem decidir o que é ou não importante?
Se algo der errado, quem deve ser acionado para ajustar os parâmetros?
Delegar funções faz parte do método de Eisenhower
Embora muita gente utilize a matriz de Eisenhower como uma ferramenta pessoal de gestão de produtividade, ela deve ser aplicada preferencialmente em grupo.
Lembre-se do quadrante "Urgente, mas não importante" – tarefas desse tipo devem ser delegadas a outras pessoas para não atrapalhar o andamento dos processos realmente urgentes.
Não acumule tarefas, mude-as de prioridade
Se o quadrante de tarefas Urgentes se tornar cheio e o processo de resolução começar a perder fluxo é sinal de que você precisa rever suas prioridades. A matriz de Eisenhower foi criada para justificar e desafogar processos, não para acumular ações sem resolução.
O ideal é que sua equipe avalie, pelo menos uma vez por semana, como anda o processo de cada quadrante. Se houverem tarefas paradas ou constantemente adiadas, considere de resolve-las imediatamente ou simplesmente apaga-las de seu cronograma.
E você, já testou a matriz de Eisenhower? O que achou do método? Deixe suas ideias nos comentários.
Tags: Matriz de EisenhowerMétodoProdutividade
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Alexandre Garupo
Empreendedor, Coach Financeiro, Professional & Self Coach, Graduado em contabilidade, Pós-Graduado em controladoria, Pós-Graduado em contabilidade internacional e possuo MBA em gestão empresarial pela FIA-USP.
Alexandre Gomes Garupo
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