2. AMPLITUDE 2.1. Todas as atividades que fazem parte do escopo do SGI desenvolvidas na ABCZ. - PDF Download grátis
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Sílvia Affonso Morais
1 1. OBJETIVO Este procedimento estabelece as diretrizes para a realização de auditorias internas no SISTEMA DE GESTÃO INTEGRADO DA ABCZ (SGI) tendo por base todos os requisitos previstos no MANUAL DO SGI (elementos das Normas ISO 9001:08 e da ISO 14001:04), com intuito de determinar se este SGI: Está em conformidade com os arranjos planejados para a gestão integrada (Qualidade e Meio Ambiente), incluindo-se os requisitos destas Normas e PGI s, e se Foi adequadamente implementado e é mantido. Define também os requisitos mínimos de competências baseadas em educação, treinamento, experiência e habilidades para a função de Auditor Interno do SGI. Os resultados destas Auditorias Internas servem também, para fornecer informações à Alta Direção para serem avaliados durante o processo de Análise Crítica do SGI. 2. AMPLITUDE 2.1. Todas as atividades que fazem parte do escopo do SGI desenvolvidas na ABCZ. 3. TERMINOLOGIA Auditoria de primeira parte: São as auditorias internas, conduzidas pela própria empresa. Auditoria de segunda parte: São as auditorias realizadas por partes que tenham um interesse na empresa, tais como clientes. Auditoria de terceira parte: São as auditorias realizadas por organizações externas de auditoria independente, tais como as certificadoras. Auditor do SGI: Indivíduo com as competências mínimas requeridas para auditar o SGI. Este Auditor pode ser funcionário da Empresa ou contratado externamente (autônomo prestador de serviços). O Auditor do SGI pode reunir todas as competências para auditar todas as áreas do SGI (Qualidade, Meio Ambiente, Saúde e Segurança), de forma integrada ou, ser qualificado em uma ou mais áreas do SGI e auditar estas Áreas do SGI de forma parcial, de acordo com as suas qualificações. O Auditor do SGI pode ser o LÍDER DA AUDITORIA ou MEMBRO DA AUDITORIA. Nota 01: No caso de auditorias internas realizadas por Auditor(es) Contratado(s) estes deverão cumprir todos requisitos deste procedimento. Competências de conhecimento requeridas para o Auditor do SGI: As competências mínimas de conhecimento baseadas em EDUCAÇÃO, TREINAMENTO, EXPERIÊNCIA e HABILIDADES requeridas para o Auditor do SGI estão listadas na Tabela 1 deste procedimento. cópia controlada pág.: 1 de 6
2 Conformidade: é o atendimento a um requisito especificado. Não Conformidade: é o não atendimento a um requisito especificado. A Não Conformidade pode ser REAL ou POTENCIAL. A não conformidade de qualquer tipo de auditoria no SGI, normalmente é do tipo REAL. 4. DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA Manual do SGI, item PROCEDIMENTO 5.1 Planejamento: A ABCZ realiza, no mínimo, uma vez por ano um ciclo completo de auditorias em todo o SGI. Este ciclo de auditoria deverá ser realizado de forma a contemplar todos os requisitos do SGI em todos os processos gerenciais da empresa, de acordo com o cronograma anual de Auditorias Internas do SGI (Anexo 01) e o Planejamento da Auditoria (inserido no Relatório da Auditoria). O Cronograma Anual de Auditorias Internas do SGI deverá: Levar em consideração a importância dos processos e áreas a serem auditadas, bem como levar em considerações as auditorias anteriores; Levar em consideração os aspectos e impactos ambientais e ocupacionais significativos; Seguir os critérios e métodos de auditoria conforme a norma NBR 19011, bem como as boas práticas de auditorias de sistemas de gestão. O Planejamento da Auditoria (inserido no Relatório da Auditoria) deverá: Levar em consideração a seleção dos auditores para garantir objetividade e imparcialidade do processo de auditoria, não permitindo que os auditores auditem seu próprio local de trabalho; Levar em consideração todos os requisitos do SGI a serem auditados nos processos/áreas visitadas; Ser revisado sempre que necessário. 5.2 Realização de auditorias: Os RDs do SGI, os Responsáveis pelos Processos Gerenciais, o Auditor Líder e os demais Membros do Grupo Auditor ratificam o planejamento e realizam uma reunião de abertura para definir como a auditoria será conduzida, levando em consideração os critérios definidos no item 5.1 deste procedimento. No início da auditoria em cada processo o grupo auditor designado faz uma reunião de abertura com os representantes da respectiva processo/área auditada. NOTA: Durante a Auditoria Interna é feito o acompanhamento das ações corretivas para as não-conformidades detectadas na auditoria anterior. Cada auditor deverá ter material para anotação das observações feitas durante a auditoria. Os desvios (não conformidades) identificados na auditoria devem ser registrados no TRATAMENTO DE NC ( Relatório de Tratamento de Nãoconformidades ) pelo auditor. O Auditor Líder deve receber todos os materiais de cópia controlada pág.: 2 de 6
3 anotações e TRATAMENTO DE NC s dos Auditores Membros para preencher o RELATÓRIO DA AUDITORIA. O RELATÓRIO DA AUDITORIA deverá conter os seguintes itens: Data da auditoria; Número da auditoria (de acordo com o planejamento); Escopo da auditoria; Processos auditados e requisitos do SGI (de acordo com o planejamento); Pessoas entrevistadas; Grupo auditor (Destacar quem foi o Auditor Líder), definindo os processos auditados por cada auditor; Resultado da auditoria, contemplando pelo menos seguintes itens: Pontos fortes do SGI; Conformidades do SGI; Resultados do monitoramento do tratamento das não-conformidades da auditoria anterior; As Não-conformidades detectadas na auditoria; Conclusão: determinar se o SGI está conforme com os requisitos planejados e se está mantido e implementado eficazmente. A avaliação dos Auditores deverá ser feita pelo Auditor Líder considerando-se os seguintes pontos: Conhecimento das normas ISO 9000:2008 [Notas: 1,0 (Ruim); 3,0 (Regular); 4,0 (Bom); 5,0 (Ótimo)]; Conhecimento da ISO 14001:2004 [Notas: 1,0 (Ruim); 3,0 (Regular); 4,0 (Bom); 5,0 (Ótimo)]. Nota: A avaliação do conhecimento das Normas pode ser feita de forma conjunta ou separada, dependendo se o Auditor Membro for Auditor de apenas uma das Normas ou se for integrado. Caso seja integrado, somar as Notas obtidas e dividir pela quantidade de Normas que auditou. Por exemplo, se auditou 2 Normas e fez na soma 9,0 pontos, portanto a média será 4,50. Também poderão ser avaliados: a postura [Notas: 1,0 (Ruim); 3,0 (Regular); 4,0 (Bom); 5,0 (Ótimo)]; o cumprimento do planejamento [Notas: 1,0 (Ruim); 3,0 (Regular); 4,0 (Bom); 5,0 (Ótimo)]; e, a comunicação com os Auditados [Notas: 1,0 (Ruim); 3,0 (Regular); 4,0 (Bom); 5,0 (Ótimo)]. A pontuação da avaliação é alcançada da seguinte forma: Considerar a Nota pelo conhecimento das Normas, como A ; Considerar a Nota obtida pelo comportamento, como B ; Considerar a nota obtida pela postura, como C ; Considerar a nota pelo cumprimento do planejamento, como D. cópia controlada pág.: 3 de 6
4 Para o Auditor manter a sua qualificação ele deve obter no mínimo 14,0 (catorze) pontos, sendo que não poderá haver uma nota menor que 3,0 (três) em nenhum dos itens avaliados. Caso as condições acima não sejam atendidas o Auditor é desqualificado. Para recuperar sua qualificação deverá participar de duas Auditorias como Observador e após ambas as participações será reavaliado e caso obtenha a pontuação necessária, a qualificação é readquirida. Caso não consiga ser requalificado, após a etapa descrita acima, será permanentemente desqualificado. Os resultados referentes a esta avaliação serão registrados no próprio Relatório da Auditoria. Nota: A avaliação Auditor Líder deve ser feita pelo RD do SGI, utilizando-se os mesmos critérios acima. Caso o Auditor Líder seja o RD, a avaliação é feita pelos componentes do Grupo Auditor. O RELATÓRIO DA AUDITORIA é enviado para cada um dos Responsáveis pelos Processos do SGI para conhecimento. As eventuais não conformidades apontadas para algum destes Responsáveis devem ser extraídas e inseridas individualmente no Formulário TRATAMENTO DE NC RTNC para que sejam iniciadas as ações corretivas conforme o procedimento PRO Requisitos mínimos de competências requeridas para os auditores internos do SGI : A tabela abaixo define as competências mínimas requeridas para os Auditores Internos do SGI: TIPO EDUCAÇÃO EXPERIÊNCIA TREINAMENTOS HABILIDADES Conhecer os seguintes procedimentos: Auditor Membro do SGI (funcionário) Auditor Líder do SGI (funcionário) Auditor do SGI (Líder ou Membro - contratado) Ensino Médio Incompleto 6 meses trabalhando em empresas do segmento; e, ter participado como Observador em pelo menos uma Auditoria Interna na empresa - Manual do SGI; - Auditorias do SGI; - Melhoria Contínua (tratamento de NC); - Identificação e Análise de aspectos e impactos ambientais e ocupacionais; - Requisitos legais e outros requisitos; e Receber treinamento de Auditor de SGI (ISO 9001:08; ISO 14001:04; OHSAS 18001:07. Ter sensos de observação, lógica, comunicação e organização. As competências mínimas para o Auditor Líder do SGI (Funcionário) são, no mínimo, todas as competências mínimas requeridas para o Auditor Membro, descritas acima, com acréscimo no requisito experiência de ter participado de no mínimo de três Auditorias Internas do SGI como Auditor Membro, ter sido avaliado com pontuação 14,0 (catorze) pontos nestas três Auditorias Internas e ter recebido treinamentos de formação de Auditor Interno em todas Normas que compõem o SGI (ISO 9001 e ISO 14001). Para realizar uma auditoria no SGI, o auditor contratado deverá atender as mesmas competências do Auditor Líder do SGI (Funcionário), exceto pela avaliação. cópia controlada pág.: 4 de 6
5 5.4 Responsabilidades e autoridades: A Alta Direção da Empresa deve disponibilizar os recursos necessários para implementar e manter este procedimento e considerar os resultados das Auditorias Internas durante a realização das Análises Críticas do SGI. Os Responsáveis pelos Processos Gerenciais do SGI realizam o cronograma anual de Auditorias Internas do SIGA. O RD do SGI aprova este cronograma. O Responsável pelo SGI define o Grupo Auditor e o Auditor Líder responsável pelo ciclo de auditoria interna que está para ocorrer. Todos os envolvidos na Auditoria definem o planejamento da auditoria interna contemplando as necessidades requeridas pelo SGI. Todos os Líderes da Empresa responsáveis pelos Processos Gerenciais do SGI devem disponibilizar todas as informações pertinentes referentes à Área a qual lidera, para demonstrar a conformidade com os requisitos especificados, durante a realização da Auditoria Interna. Todos os Líderes da Empresa responsáveis pelos Processos Gerenciais do SGI devem disponibilizar as pessoas as quais lideram para participar das auditorias internas, sempre que solicitados e implementar o tratamento das não-conformidades que porventura sejam detectadas em sua Área de atuação. Todos os demais Funcionários devem estar disponíveis para participar da Auditoria Interna sempre que solicitados. O Grupo Auditor do SGI deve realizar as Auditorias aos quais esteja designado conforme descrito neste procedimento. 6. TRATAMENTO DE REGISTROS Tipo de Documento CRONOGRAMA ANUAL DE AUDITORIA RELATÓRIO DA AUDITORIA (que contém a avaliação dos Auditores e o Planejamento da Auditoria) REGISTROS DE COMPETÊNCIAS (certificados, cópia da carteira profissional, avaliação do Auditor etc) Responsável pelo Arquivo Forma de Arquivo RD Pasta 03 anos Tempo Indexação Disposição ordem cronológica por processo Destruição RD Pasta 03 anos ordem cronológica Destruição RD Pasta 03 anos ordem cronológica Destruição 7. AÇÃO CORRETIVA/PREVENTIVA No que se refere a Ação Corretiva/Preventiva ver o Procedimento PRO ANEXOS Este procedimento não tem anexos. cópia controlada pág.: 5 de 6
6 9. CONTROLE DAS REVISÕES DESTE DOCUMENTO: REVISÃO MOTIVO DA REVISÃO 0 Emissão inicial. Atende aos requisitos da ISO 9001:08 e da ISO 14001:04. cópia controlada pág.: 6 de 6