5 tipos de reuniões de projeto • Guia para meninas de gerenciamento de projetos | Embu das Artes
5 tipos de reuniões de projeto • Guia para meninas de gerenciamento de projetos
24/08/2020 ProjetosNovos Projetos, Projetando o FuturoMariana Alves
Em colaboração explicada: habilidades de facilitação para líderes de projetos de software, há uma seção inteira sobre diferentes tipos de reuniões, para que servem e como funcionam.
Eu li e pensei: 'Todo mundo sabe como conduzir uma reunião, certo?' Dito isso, estou gastando muito tempo presidindo reuniões no momento e, na verdade, não faria mal melhorar minhas habilidades.
O autor, Jean Tabaka, define cinco tipos de reuniões:
Reuniões de status, como a discussão diária
Planejando reuniões, como uma reunião inicial
Reunião de retrospecção (revisão pós-implementação)
O encontro que não deveria ter acontecido.
Em meus projetos, a maioria das reuniões se enquadra nas duas primeiras categorias, embora sentar-se com alguém para planejar também seja "trabalho" na minha opinião. Tabaka tem algumas ideias interessantes para adicionar às suas reuniões, uma vez que a equipe esteja "pronta para alguma diversidade".
Ela sugere iniciar reuniões de status com uma música para ver quem consegue adivinhar o título e o artista, ou para cada membro da equipe trazer uma piada. A ideia dela de criar um tema de equipe é bastante interessante, mas não consigo imaginá-la funcionando no Reino Unido.
Dar nomes de peixes a todos e fazer com que 'Molly Flukehausen' fornecesse uma atualização de status cairia como um balão de chumbo aqui, o que só mostra como é culturalmente específico consolidação de equipe exercícios podem ser.
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Eu tenho meu próprio preferido consolidação de equipe atividades que funcionam tanto para equipes virtuais quanto para equipes presenciais, como uma caça ao tesouro.
A reunião que não deveria ter acontecido é ironicamente a mais relevante para o gerenciamento de projetos. Devemos nos empenhar em fazer bom uso do tempo de todos, no planejamento preciso de recursos e na eliminação de atividades inúteis e demoradas.
Mas não é assim que funciona a vida real. Infelizmente, há muitas reuniões das quais participo que não movem meu entendimento ou trabalho de forma alguma.
Por muito tempo, achei que as reuniões da equipe departamental eram uma perda de tempo. Seis de nós sentaríamos em uma sala de reunião e teríamos a terrível morte de relatar o que havíamos feito naquele mês.
Visto que todos nós nos sentamos próximos uns dos outros, socializamos, almoçamos e conversamos durante o dia, nada do que foi discutido naquela reunião foi 'notícia'.
Demorei a perceber que não era o que estávamos dizendo que era importante naquele contexto: era o fato de que tínhamos nos dado ao trabalho de nos reunirmos formalmente. Ajudou os membros mais quietos da equipe a entender o quadro mais amplo; permitiu que aqueles sob pressão tivessem uma oportunidade informal em um ambiente seguro de desabafar sobre como as coisas estavam indo.
Como não trabalhamos nos mesmos projetos, esta foi a única vez que tínhamos oficialmente em nossas agendas para estarmos juntos como uma equipe. De certa forma, o fato de sentir que as reuniões não foram úteis para mim pessoalmente foi um sinal de como a equipe estava trabalhando bem em conjunto.
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Tabaka sugere que cada membro da equipe:
Deve ver claramente uma vantagem em estar na reunião em vez de permanecer em sua mesa. Saindo da reunião, cada participante deve levar algo de volta para sua mesa … que impacta diretamente em seu trabalho. Sem essa 'ponte' clara, os participantes não veem necessidade de estar em uma reunião ou de ouvir e participar ativamente.
Às vezes, a ponte é uma lista de ações, um senso de direção ou o resultado de uma revisão pós-implementação. Às vezes, o sentimento de pertencer a uma equipe de apoio é suficiente.
Modelos para reuniões
A única coisa que me ajuda em algumas reuniões é o fato de que tenho um monte de modelos que tornam a reunião administrativa muito mais fácil.
Você pode obter o pacote de modelos de reunião aqui.
Inclui um e-book, modelo de agenda, listas de verificação para antes e depois da reunião e muitas notas úteis sobre como presidir com eficácia e capturar informações em minutos.
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