SEI: 3 milhões de documentos eletrônicos
Em 20 meses de implementação do Sistema Eletrônico de Informações (SEI) no governo de Brasília, mais de 3 milhões de documentos eletrônicos e 835 mil processos já foram gerados pelos 44 órgãos que já implantaram o SEI desde junho de 2016.
Desse total de órgãos que adotaram o SEI, 34 tramitam eletronicamente 100% dos processos. O documento que completou os 3 milhões é da Secretaria de Fazenda, que introduziu o sistema em março de 2017. Em julho, o Executivo local alcançou a marca de 1 milhão, nesse caso, assinado pelo Instituto Brasília Ambiental (Ibram). Também coube ao órgão, que adotou o SEI em setembro de 2016, assinar o documento de número 2 milhões.
O SEI é uma ferramenta de inovação para gerir documentos e processos eletrônicos. Com diversos recursos, o software permite a tramitação de processos em um meio totalmente virtual, acessível por qualquer dispositivo que esteja conectado à internet. Isso facilita o acompanhamento dos processos e reduz o uso de recursos materiais.
Até mesmo itens de escritório, como carimbo, tinta, grampos e capas de processo, passam a ser cada vez menos solicitados. O acesso às informações em tempo real otimiza o fluxo documental, aumenta a produtividade e a rapidez na tomada de decisão, além de dar transparência aos procedimentos.
Todos esses fatores fizeram com que o tempo de espera para cadastro de condutores do Ibram caísse de cinco para apenas um dia. A conclusão do julgamento de auto de infração reduziu o trâmite de sete para três meses. No Corpo de Bombeiros, o pedido de transferência para a reserva remunerada foi de 90 para menos de 30 dias.
O sistema permite produzir, receber, assinar, editar, tramitar e armazenar documentos e processos de forma eletrônica. Eles podem ser acessados de forma simultânea pelos órgãos públicos, usuários devidamente cadastrados e pelos cidadãos — por meio externo — mesmo que estejam distantes fisicamente do local de trabalho ou fora do Distrito Federal. Até junho, 100% dos servidores do Distrito Federal terão acesso ao SEI
A cada mês, quatro órgãos implantarão o SEI em 2018
Desde junho de 2016 – quando o SEI começou a ser implantado nos órgãos do Governo de Brasília –, a cada mês, em média, dois órgãos começaram a utilizar o sistema na gestão de processos e documentos administrativos. Em 2018, esse ritmo vai dobrar, com a entrada de 50 órgãos, sendo 19 unidades administrativas e 31 administrações regionais, até junho de 2018.
De acordo com Riane Torres, chefe da Unidade de Implantação de Projetos e Inovação, responsável pela implantação do sistema no governo, só nesse ano, a média vai quase dobrar. Serão quase quatro órgãos por mês passando a utilizar o SEI na gestão dos documentos administrativos. Esse avanço tecnológico em tão pouco tempo se deve ao trabalho da equipe da Unidade de Implantação de Projetos e Inovação, em parceria com a Subsecretaria de Tecnologia da Informação e Comunicação (Sutic), ambas da Secretaria de Planejamento, Orçamento e Gestão (Seplag).
O sistema foi cedido para o governo de Brasília por meio de Acordo de Cooperação Técnica com o Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão e o Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4) – que criou a ferramenta escolhida para a implantação do Processo Eletrônico Nacional (PEN).