Plano De Ação Para Condomínios: Como Fazer? - Blog Da TownSq
por Denys Hupel | set 10, 2018 | Gestão Condominial
Assim como empresas, condomínios precisam de objetivos e metas muito bem definidos. Para melhorar o futuro da administração, é necessário analisar os problemas e montar um plano de ação do condomínio.
Por ser uma ferramenta de extrema importância, o planejamento estratégico do condomínio precisa ser elaborado com o envolvimento de todos deste ambiente: moradores, proprietários, funcionários e, claro, o síndico. Também conhecido como plano diretor de condomínio fechado, o gestor pode utilizar o plano de ação como uma de suas propostas para ser síndico.
Entenda tudo sobre o assunto com essa publicação:
O que é plano de ação para condomínio?
Como fazer o plano de ação para condomínio?
O que deve conter no plano de ação para condomínio?
Basicamente, um plano de ação para condomínio é um planejamento para alcançar objetivos e metas que melhoram a administração e a vida no local. Ao estruturar um plano de ação, a intenção é traçar estratégias que vão melhorar a situação do condomínio.
Por exemplo, se a intenção do condomínio é se livrar da inadimplência, será necessário estabelecer ações que podem ajudar a extinguir o problema – como buscar ajuda profissional, negociar dívidas de forma legal ou investir em campanhas de conscientização.
Esse planejamento estratégico do condomínio é desenvolvido pelo síndico em conjunto com os condôminos e precisa ser aprovado por uma reunião de assembleia antes de entrar em vigor.
Para o síndico, o plano de ação auxilia na rotina de trabalho. Com base nesse documento, o profissional pode identificar quais são as tarefas de maior importância e priorizá-las na hora de atuar. Além disso, o plano de gestão para condomínio garante que todo o trabalho do síndico será guiado pelas necessidades dos moradores, visto que todas as ações terão sido construídas com o auxílio da assembleia e serão baseadas sempre em dados ao invés de achismos.
Não contar com um planejamento para o condomínio pode ser um tiro no próprio pé. Afinal, a falta de objetivos faz qualquer um ficar à deriva, sem saber que caminho seguir. Isso traz uma série de dificuldades ao conjunto habitacional, especialmente quanto a falta de continuidade de projetos importantes e obras inacabadas.
Na ausência de um plano gestor do condomínio estipulado, cada síndico faz o que bem entender durante o mandato, sem levar em consideração a visão macro e as intenções e desejos dos condôminos.
Para montar um bom planejamento para o condomínio, é necessário refletir sobre o histórico do empreendimento. Quais foram os problemas que o condomínio teve de lidar no passado? Que aprendizado pode ser retirado dessas experiências anteriores? Analisar o passado permite compreender a situação atual do empreendimento e projetar objetivos e prazos para o futuro.
Ao estruturar um plano de ação para condomínio, é preciso seguir quatro passos:
Nesse momento, nada melhor do que ouvir os moradores e funcionários. Faça uma pesquisa de opinião para descobrir quais são os problemas, insatisfações e ideias para melhoria do condomínio. Desta forma, estará sendo incentivado um engajamento por parte da comunidade na busca por soluções.
O questionário pode ser realizado pessoalmente, via correspondência ou através de formulários online, que podem ser enviados pelo software de administração do condomínio.
Com os resultados da pesquisa em mãos, destaque quais são as dificuldades enfrentados pelo condomínio. Para cada problema, estabeleça os objetivos que o condomínio quer alcançar e, a partir disto, monte planos de ação. Para deixar mais claro, montamos um exemplo:
Objetivo: Reduzir em 50% os furtos nos próximos seis meses
Cada plano de ação deverá vir acompanhado de metas. Utilizando o nosso exemplo como base, as metas poderiam ser:
Levantar R$ 3.000 reais em três meses para contratar e implantar o serviço;
Após concluído, o planejamento não pode ficar esquecido na gaveta! O plano de ação do condomínio precisa ser divulgado aos condôminos. Para isso, utilize os principais meios de comunicação do condomínio, como circulares online, correspondência ou mensagens através de um software de gestão. Ao plano podem ser anexados documentos, os resultados da pesquisa realizada, apostilas, planilhas e dados.
Esse material deve ser analisado e votado pela assembleia do condomínio. Portanto o síndico pode convocar uma reunião especialmente para debater esse tópico.
Após a aprovação pela assembleia, é o momento de colocar o plano em prática. Estude novamente o planejamento estratégico e pense em como adaptá-lo à sua rotina como síndico levando em consideração os prazos estabelecidos.
Mantenha a transparência e ofereça um acompanhamento periódico das atividades aos condôminos apresentando a evolução e resultados da sua gestão. Só assim eles saberão se o síndico está realizado um bom trabalho ou não. Aproveite as reuniões de condomínio para reavaliar os objetivos e fazer ajustes de acordo com as novas necessidades dos moradores, dos funcionários e do condomínio.
Um plano de ação de qualidade deve abordar os seguintes temas em relação ao condomínio:
Documentação: o plano de ação precisa contribuir na organização de toda a papelada e informações relativas ao condomínio.
Financeiro: o planejamento estratégico só dará certo se for realizado em conjunto com o plano de contas do condomínio. Deve-se considerar os saldos, balancetes, números de inadimplência e demais questões financeiras do condomínio. Importante destacar questões trabalhistas e folha de pagamento, pois funcionários mal gerenciados, com escalas malfeitas e horários mal administrados equivalem a uma grande despesa ao condomínio.
Normas: o plano de ação precisa seguir as regras estabelecidas pela convenção e regimento interno do condomínio, além das deliberações de reuniões de assembleia. O planejamento estratégico deve utilizar esses documentos como base na hora de analisar contratos, organizar obras e manutenções e contratar serviços para o condomínio.
Metas: o documento final do plano de gestão precisa trazer a lista das metas que o condomínio quer atingir durante essa e as próximas gestões. É essencial que sejam estipulados datas e prazos.
Projetos: com base nas metas estipuladas, quais são os projetos que serão realizados para levar o condomínio à sua melhor forma? Liste todas as atividades de forma prática e objetiva.
Plano de manutenções: quando se fala em condomínio, não se pode deixar passar as manutenções preventivas e obrigatórias. Estabelecer uma lista dos itens que o síndico precisa realizar ao longo do ano facilita o trabalho e garante que nada será esquecido. Anote a manutenção juntamente com o mês ou época do ano que ela deve ser realizada.
Plano de reuniões e assembleias: o plano gestor do condomínio pode trazer as obrigatoriedades das reuniões do Conselho Fiscal e da assembleia, com datas e prazos.
Previsão orçamentária: todas essas mudanças exigem dinheiro, não é mesmo? Ao final do documento, o síndico deve aproveitar para apresentar a previsão orçamentária da realização das metas do plano de ação condominial.
A organização da gestão condominial é o maior legado que um síndico pode deixar. Afinal, com uma administração organizada, o sucesso é consequência. Ter todos as metas do condomínio mapeadas e definidas de maneira profissional facilita as tomadas de decisões e, assim, beneficia todos os envolvidos no condomínio. Então, síndico, mãos à obra!