4 dicas para você otimizar o seu controle de documentos - Incontract
4 dicas para você otimizar o seu controle de documentos
O controle de documentos é uma etapa muito importante para um departamento de excelência dentro de uma empresa. Afinal, ter processos bem definidos e sistematizar as demandas organizacionais é primordial para que o negócio funcione bem e suas atividades tenham um bom andamento. E este fato, se estende ao gerenciamento documental.
Isso porque, quando não há domínio e documentação das atividades, é mais fácil ficar sujeito a problemas ligados a inconformidades, falhas operacionais, perda de produtividade e até mesmo penalidades.
Para dar mais transparência e qualidade aos procedimentos, um dos cuidados primordiais é a adesão à certificação ISO 9001. Ela prevê parâmetros sólidos para diversas frentes de gestão, o que inclui o próprio controle de documentos.
Contudo, essa não é a única medida para o ganho de excelência em termos gerenciais e na construção de um relacionamento mais saudável junto aos colaboradores, fornecedores e clientes.
Na verdade, uma série de ações devem ser adotadas para que os procedimentos sejam precisos e passíveis de aprimoramento constante.
Frente a essas necessidades, preparamos este artigo com 4 dicas fundamentais, que servem como ponto de partida para que você tenha um controle de documentos mais efetivo e com impactos positivos diretos na sua empresa.
Como garantir um controle de documentos mais eficiente?
Entre as exigências mais importantes da ISO 9001, está a necessidade de que a documentação seja prontamente identificável e legível.
Para cumprir esses requisitos, e garantir outros benefícios ligados a um controle de documentos mais eficiente, algumas medidas são imprescindíveis:
1- Manter o controle sempre atualizado
Tenha em mente que todos os documentos contam com uma validade própria e função específica.
Dessa maneira, algumas informações eventualmente deverão ser acrescentadas ou mesmo atualizadas. Além disso, é preciso que esse acréscimo seja feito de maneira precisa e simplificada.
Inclusive, sempre que um arquivo perde sua utilidade ou cumpre sua validade, é recomendável que ele seja descartado. Portanto, o primeiro passo para um bom controle de documentos é garantir o seu devido alinhamento e atualização constante.
2- Digitalizar a documentação
Para facilitar a demanda citada acima, entre outras ligadas ao controle de documentos, é importante que os arquivos sejam digitalizados.
Isso porque, a documentação eletrônica pode ser armazenada com mais facilidade e acessada de forma simples sempre que necessário, com edições práticas e rastreáveis.
Já passou o tempo em que as empresas mantinham apenas arquivos físicos, e não se adequar a essa nova realidade pode ser decisivo para que o andamento do negócio seja afetado, tanto por problemas de espaço, quanto de organização.
3- Padronizar todos os processos
Outro ponto para o controle de documentos é a padronização, pois ela simplifica o seu rastreamento, acesso e eventuais edições.
Isso significa que todos os arquivos precisam ser organizados sob uma lógica clara, para que seja mais fácil armazená-los corretamente e identificá-los quando preciso.
Assim, é importante adotar um padrão de categorização bem definido, feito por sessões, ordem, tipo e departamentos.
4- Contar com o apoio de um bom software de gestão
Para viabilizar as dicas mencionadas até aqui, e proporcionar um controle de documentos efetivo mesmo sobre arquivos e dados cada vez mais volumosos, é indispensável contar com o apoio de um bom software de gestão de documentos.
Enquanto a digitalização otimiza o armazenamento e a utilização dos registros, o uso de uma solução especializada agrega funcionalidades para que toda a gestão seja aprimorada e se torne mais eficiente. Nesse sentido, é importante priorizar ferramentas como:
Controle de histórico, para que cada passo da documentação seja registrado na plataforma e possa ser acessado via dashboard;
Segurança das informações, com acesso criptografado para que os dados sensíveis se mantenham protegidos;
Armazenamento em nuvem, que dispensa a necessidade de um servidor próprio e elimina limites para a quantidade de documentos;
Integração com outros sistemas, para que seja possível padronizar o ciclo de vida dos documentos do início ao fim, e o trabalho ganhe novas possibilidades inerentes a diferentes softwares;
Edição online de qualquer lugar, com documentos criados e editados online, inclusive a partir de modelos pré-definidos e arquivos Word;
Padronização do fluxo de aprovação, com estrutura flexível para que seja possível realizar a aprovação por meio de dispositivos móveis;
Anexo de evidências, que permite adicionar arquivos relacionados e facilita a organização documental.
Quer ter acesso a essas e outras funcionalidades indispensáveis para o seu controle de documentos? Confira o vídeo abaixo e descubra como funciona o InContract.