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Dica B2B Stack: software de gerenciamento de projetos
Gerenciar um projeto é uma tarefa que requer predefinição de tempo, recursos e metas, de forma muito bem estruturada e transparente. Utilizar um software de gerenciamento de projetos facilita a organização, padronização e automação destes processos, além de aumentar a produtividade e colaboração da equipe, que ficará cada vez mais engajada.
Podemos definir um projeto como uma ação temporária, envolvendo uma ou mais pessoas ou setores, que visa um único resultado, como por exemplo, o desenvolvimento de um produto do início ao fim, mobilizando uma força-tarefa para cumprir prazo, orçamento e alcançar os resultados esperados.
Para que todos os padrões de qualidade de um produto ou serviço sejam alcançados e o projeto seja tocado da maneira mais eficiente possível, são necessárias uma boa gestão e as ferramentas certas, com soluções inteligentes que não deixem passar em branco nenhum detalhe importante.
Neste artigo, abordaremos então sobre os softwares de gerenciamento de projetos e como essas ferramentas podem ser cruciais para desenrolar esses trabalhos.
Por que ter um software de gerenciamento de projetos?
Um pequeno erro na gestão de um projeto pode significar horas de trabalho perdidas, recursos jogados ao vento ou prejudicar o prazo de entrega, deixando uma equipe toda desapontada.
Para começar um projeto, você já tem que ter em mente que precisará de uma metodologia de sucesso, como Scrum, Kanban ou Seis Sigma, por exemplo. Você pode entender como essas metodologias funcionam em nosso outro post sobre gestão de projetos.
Os softwares de gerenciamento de projetos contam com as principais metodologias e estratégias de visualização de fluxo de trabalho, portanto, algum deles terá uma solução que se ligará ao seu modelo de gestão.
Você também precisará distribuir tarefas para cada membro da equipe e acompanhar de perto como está o andamento delas, o desempenho do colaborador e o tempo que falta para cada tarefa terminar.
Pensando nisso, os softwares de gerenciamento de projetos possuem ferramentas para organizar essas tarefas e os recursos disponíveis, estipular prazos e orçamentos, rastrear o tempo que cada tarefa levou, ajudando a identificar dificuldades, inserir comentários, e o principal:
Tudo atualizado em tempo real, podendo ser acessado de qualquer lugar, a qualquer momento.
Com os dados precisos extraídos de relatórios que podem ser criados nestes softwares, você consegue prever contratempos e resultados e também tomar decisões mais rápidas e assertivas.
Além disso, essas ferramentas melhoram a comunicação entre os membros da equipe, pois são colaborativas, e tornam a visualização das tarefas, metas e resultados mais transparentes entre todos os envolvidos.
Quais os benefícios de um software de gerenciamento de projetos?
Os softwares de gerenciamento de projetos proporcionam uma gestão completa e eficiente. Entre os benefícios dessas ferramentas podemos citar:
Organização e sincronização de dados e informações de forma centralizada;
Acompanhamento e previsão de metas e prazos;
Gestão de desempenho da equipe;
Fácil visualização e utilização;
Integração com outras plataformas e aplicativos.
Tipos de projetos que podem ser gerenciados por um software de gerenciamento de projetos
Atualmente, com o desenvolvimento de tecnologias cada vez mais avançadas, os softwares de gerenciamento de projetos atendem às demandas de projetos de todos os tipos e portes, sejam os realizados por apenas uma pessoa, sejam os realizados em equipes.
Alguns exemplos que podemos citar são projetos para desenvolvimento de APPs, para desenvolvimento de softwares, projetos de campanhas de marketing e vendas e muitos outros.
Quais os tipos de software de gerenciamento de projetos?
Os softwares de gerenciamento de projetos podem ser específicos para determinados tipos de ações, desde catalogar e armazenar arquivos até criar fluxogramas de trabalho.
Abaixo, estão listados os tipos de softwares para gestão de projetos que você encontra no mercado:
Ativos digitais;
Levantamento e gestão de requisitos;
Fluxograma e diagrama.
Os software de gerenciamento de projetos mais bem avaliados no B2B Stack
Agora, te daremos dicas de 5 softwares de gerenciamento de projetos, na qual a maioria são vencedores do B2B Awards 2020, evento que premia os softwares melhores avaliados no portal B2B Stack, e que ganharam o selo de confiabilidade na plataforma.
Trello é um software colaborativo de gerenciamento de projetos para organização de tarefas, bem como para organização de prioridades, acompanhamento de datas e horários de entrega e personalização de fluxos de trabalho.
Você tem a possibilidade de criar quadros com cartões ou listas e visualizá-los da forma que achar melhor, por calendário, cronograma, painel, mapa ou tabela, e conta com modelos de quadros pré-prontos para equipes de:
RH e Operações;
E também para gestão de produtos e times. Tudo para agilizar seus processos.
As funcionalidades disponibilizadas variam de acordo com os planos, mas, abaixo estão listadas algumas delas:
Agenda de reuniões individuais;
Automatização integrada;
Atribuição de tarefas e datas de entrega aos responsáveis;
Aplicativo para iOS, Android e Desktop;
Registro de atividades ilimitadas;
Armazenamento de anexos ilimitado;
A partir de 50 execuções de automação por mês;
Checklist nos cartões;
Integração com Slack, Dropbox, Outlook, Gmail, Salesforce, entre outros;
O Trello possui 3 tipos de plano: Gratuito, Business Class e Enterprise.
O plano gratuito, como o próprio nome já diz, é grátis de forma vitalícia. É indicado para pessoas ou equipes que desejam aumentar sua produtividade;
O plano Business Class custa $12,50/usuário no pacote mensal ou $10/usuário no pacote anual. É indicado para equipes de até 100 pessoas, que precisam monitorar vários projetos;
O plano Enterprise precisa ter o valor consultado diretamente com a equipe de vendas da plataforma. É indicado para equipes com mais de 100 pessoas e precisam conectar diversos trabalhos e aprimorar a organização das equipes.
Veja também nosso guia completo do Trello e aprenda como utilizá-lo para aumentar sua produtividade.
Operand é um software para gestão de projetos integrado, indicado para agências de publicidade, agências de marketing digital, departamentos de marketing e todos os tipos de equipes.
Com o Operand você cria e distribui tarefas e subtarefas entre os membros da equipe com datas e horários para entrega, acompanha o andamento delas em tempo real e cria comentários para melhorar a comunicação entre os envolvidos.
As funcionalidades oferecidas pelo Operand podem variar de acordo com os planos e o segmento do seu negócio, sendo que existem funcionalidades específicas para agências e departamentos de publicidade e marketing.
Abaixo, estão as funcionalidades suportadas em todos os planos:
5GB de armazenamento para anexos;
Suporte e treinamento para os usuários;
Globo Ads;
Painel de controle com indicador de tarefas e subtarefas atrasadas e para entregar;
Ações em massa;
Envio de propostas e faturas diretamente para o financeiro;
Operand disponibiliza 3 tipos de planos:
Plano Mensal: R$ 49/usuário/mês + implantação orientada;
Plano Semestral: R$ 45/usuário/mês + implantação orientada;
Plano Anual: R$ 43/usuário/mês + implantação orientada;
Você pode utilizar o Operand gratuitamente por 7 dias para avaliar se a solução é adequada para seu projeto.
Bitrix24 é um software gratuito de gerenciamento de projetos, que pode ser utilizado em nuvem ou on premise, com código-fonte aberto, na qual você pode instalar em seu próprio servidor e personalizá-lo conforme as necessidades.
É indicado para equipes de todos os tamanhos e possui ferramentas para atender desde o planejamento do projeto até seu término, permitindo a colaboração entre os membros em tempo real.
As funcionalidades oferecidas pelo Bitrix24 variam conforme os planos disponibilizados, porém, no plano Free gratuito você já consegue utilizar o software de gestão de projetos com as principais funções.
Algumas dessas funcionalidades gratuitas são:
Tarefas e projetos ilimitados;
Integração com CRM, fluxos de trabalho, calendário e drive;
Kanban em projetos;
Acompanhamento do projeto por datas e tempo utilizado em cada tarefa;
Construtor de relatórios, inclusive Gantt;
Integração com Mailchimp, Slack, Google Drive, Zapier, Office 365, e outras plataformas que permitem integração via API;
Os planos pagos disponibilizados pelo Bitrix24 são a partir de USD 17/mês até USD 119,40/mês, e oferecem funcionalidades completas de CRM, sites e landing pages, loja online, comunicação, gerenciamento de RH, entre outras, além das funcionalidades de gerenciamento de projetos.
Klist é um gerenciador de tarefas e compromissos, indicado para qualquer pessoa que deseja automatizar a organização de seus deveres diários.
Com Klist, você consegue reagendar e priorizar tarefas em lote, criar tarefas recorrentes e receber alertas conforme a data de entrega estiver se aproximando.
As funcionalidades disponíveis no Klist variam de acordo com o plano escolhido, porém, no plano Free você já consegue realizar funções importantes. Entre essas funcionalidades estão:
Tarefas ilimitadas;
Alertas no navegador;
Reagendamento de tarefas;
Listas de hoje, da semana e do mês;
Lista de tarefas vencidas;
Os planos que serão oferecidos em breve pela plataforma além do Free gratuito são:
Plus Mensal: R$ 3,90/mês;
Plus Anual: R$ 39/ano, com todas as funcionalidades e desconto por ser um comprometimento anual.
Asana é um software de gerenciamento de projetos para reunir, organizar e listar todas as tarefas da equipe em apenas um espaço compartilhado, dando transparência e confiabilidade nas informações.
A plataforma disponibiliza diversos tipos de visualizações, seja por quadros, cronogramas ou listas. Tudo para que você e sua equipe consigam ter mais facilidades durante o desenvolvimento do projeto.
Asana faz integração com mais de 100 plataformas e aplicativos, como Google Agenda, Dropbox, Slack e Google Drive, para que você não perca nenhuma tarefa ou informação importante.
Algumas das funcionalidades suportadas pelo Asana são:
Registros de atividades ilimitados;
Armazenamento de arquivos ilimitado;
Layouts de projetos em listas ou quadros;
Monitoramento de tempo utilizado em cada tarefa;
Brief do projeto;
Asana trabalha com 4 tipos de planos:
Plano Basic: é o plano gratuito, indicado para equipes que estão iniciando no gerenciamento de projetos;
Plano Premium: US$ 10,99/usuário/mês caso seja assumido um compromisso anual, ou US$ 13,49/usuário/mês caso seja pago mensalmente, indicado para equipes que precisam de planos para o projeto;
Plano Business: US$ 24,99/usuário/mês ao pagar anualmente ou US$ 30,49/usuário/mês para pagar mensalmente, indicado para equipes que precisam administrar múltiplas iniciativas;
Plano Enterprise: necessário consulta do valor com os especialistas da plataforma. É indicado para organizações que precisam de mais segurança, controle e suporte.
Aproveite para dar uma olhada em nosso post comparativo das principais ferramentas de gerenciamento de projetos.
Com a correria do dia a dia não é fácil lembrar de todas as tarefas e deveres, principalmente os que ainda estão por vir.
No momento de gerenciar um projeto então, qualquer distração ou esquecimento pode custar caro e tomar mais tempo do que o necessário, impactando nos prazos, metas e orçamentos estipulados em seu planejamento.
Para dar conta das demandas pessoais e profissionais do dia, distribuir tarefas aos membros da equipe, acompanhar o andamento do projeto e ter uma previsibilidade das próximas ações, você pode contar com os softwares de gerenciamento de projetos, que deixam a sua rotina e a rotina de toda a equipe organizadas em um só lugar.
Veja no portal B2B Stack todas as ferramentas de colaboração e produtividade que otimizam as tarefas de seu negócio ou projeto e melhoram a comunicação entre as equipes envolvidas.
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