Escala de revezamento versus e.Social » Viagem nossa de cada dia » Diário do Comércio
Dorirley Rodrigo Alves*
Criar escalas de trabalho é, ao mesmo tempo, a tarefa mais essencial e também a mais complexa entre as atribuições que um gestor possui. Elaborar uma escala que assegure níveis de serviço apropriados é questão-chave para um perfeito gerenciamento. A complexidade desse gerenciamento pode ser percebida por meio de um processo composto por quatro etapas: (1) previsão da demanda, (2) vinculação da previsão da demanda a um número correto de colaboradores disponíveis a partir do cumprimento das regras legais, (3) elaboração as escalas de folgas e de horários dos colaboradores e (4) monitoramento e controle das escalas de trabalho a partir do confronto entre as escalas planejadas e realizadas ao longo do tempo.
Cada uma dessas etapas envolve seu próprio conjunto de tarefas. Para criar uma previsão, é necessário determinar o que precisa ser feito para atender a demanda esperada dentro de um período de planejamento, seja ele horário, diário, semanal ou mensal. Em seguida, tendo criado uma estimativa confiável da demanda, torna-se mandatório traduzir essa demanda na identificação de quais e quantos colaboradores serão necessários para executarem suas respectivas tarefas. Neste momento, as regras trabalhistas deverão ser vinculadas ao cenário e ao número de horas trabalhadas, folgas aos domingos a cada 21 dias e mais algumas dezenas de regras a serem cumpridas. A partir deste ponto, torna-se possível construir uma escala de trabalho que permitirá atingir os padrões econômicos desejados com o menor custo. Por fim, e não menos importante, tendo criado um cronograma que irá atender os padrões econômicos dentro das restrições, o gestor finalmente precisa ter a capacidade de monitorar e ajustar a programação das escalas em função daquilo que foi planejado. Mais criticamente, é preciso ter condições de decidir, em tempo real, as diferenças entre o que foi planejado e o que está acontecendo a fim de corrigir o rumo das metas propostas.
Para o êxito desse processo, assim como de tantos outros, a tecnologia deve ser considerada uma ferramenta fundamental do trabalho, algo como aquele canivete com várias funções. A grande sacada do famoso fabricante que desenvolveu aquele monte de funcionalidades não foi o canivete em si, mas a potencialidade gerada por ele caso o usuário perceba as particularidades das tarefas que compõem as etapas de seus processos.
Na Vert Hotéis, por exemplo, essas etapas somente se tornaram possíveis quando todo o processo de criação, gerenciamento e visualização das escalas passou a ser realizado de forma automática, uma vez que a forma manual só gerava retrabalho, violações trabalhistas, desigualdades e injustiças com o time de colaboradores.
Após infindáveis pesquisas e testes com fornecedores e depois da constatação de que nenhuma ferramenta já disponível no mercado era capaz de atender a essa demanda em função da complexidade dos processos, a empresa optou pela busca do conhecimento científico e por parcerias, o que resultou na utilização de uma ferramenta moldada de acordo com as características do negócio, permitindo a automatização do processo de elaboração das escalas. Organizado a várias mãos, o "amadorismo" foi saindo de cena e o tal canivete se fez valer.
Hoje, demanda, regras da lei, justiça com os colaboradores e medidores de desempenho são coisas reais dentro da Vert. O sistema Revex utilizado pela empresa tem sido promissor e os recursos disponibilizados para a gestão são infindáveis. O fabricante do canivete estava certo, não são os processos que devem se adequar ao software e sim o contrário.
*Diretor de Tecnologia da Optimum Interfaces, parceira da Vert Hotéis, além de mestre na área de Otimização de Sistemas e Processos pela PUC Minas