Planejamento Estratégico: GUIA COMPLETO para começar - Publi
Planejamento Estratégico: GUIA COMPLETO para começar
por Publi | fev 17, 2021 | Planejamento | 0 Comentários
Preparamos um GUIA COMPLETO de planejamento estratégico para você, confira!
O sonho de empreender é comum a muitos brasileiros de diferentes faixas etárias; e não à toa, o número de empresas que são abertas anualmente no mercado nacional só cresce. No entanto, há também outro fator indicativo que assusta: muitos negócios declaram falência ou fecham as portas por diversos outros motivos ainda nos primeiros 5 anos de vida.
Que lição devemos tirar disso? Que muitos negócios, na sede de abertura, acabam ignorando um importante passo para o planejamento de ações, definição de metas e objetivos, mapeamento de concorrentes e assim por diante: o planejamento estratégico.
E é aí que entra uma série de dúvidas incluindo a temática: planejamento estratégico é algo exclusivo para empresas de grande porte? Quais são os reais motivos pelos quais você deveria investir em um para a sua empresa? Quais benefícios podem ser observados? Há um escopo a ser seguido em seu desenvolvimento? Se sim, quais são as etapas?
Nós da Publi, que criamos sistemas e softwares para agência de publicidade, compreendemos que muitas são as dúvidas que circundam essa temática. Diante disso, decidimos entregar a você um guia completo com tudo o que precisa saber sobre planejamento estratégico. Vamos juntos?
Para início de conversa, vamos aos conceitos. O planejamento estratégico nada mais é do que um documento onde a empresa poderá visualizar informações importantes sobre seus objetivos, metas (no curto, médio e longo prazo), cenário do mercado, concorrentes, ameaças, estratégias e muito mais.
É um material que serve como apoio para o empreendedor pensar de forma estratégica, trazendo informações relevantes que possam auxiliar na tomada de decisões assertivas para o negócio. Sendo assim, ele pode ser considerado uma base para que a empresa se mantenha em constante desenvolvimento, superando sempre as expectativas e alcançando as metas traçadas.
O planejamento estratégico permite que o empreendedor trace o melhor caminho para a organização, de modo a atingir um ou mais objetivos. E como isso é feito? Por meio da análise de diferentes cenários, ações e metas. Esse conjunto permitirá que a empresa chegue aonde quer chegar.
Até as pequenas empresas precisam de um planejamento estratégico?
Ah, e tem mais: o planejamento estratégico é um conceito considerado básico para a administração e gestão empresarial. Por isso, não ouse começar sem ele, independentemente de qual seja o porte da sua empresa.
Empresas de qualquer porte e segmento podem – e devem – começar pelo planejamento estratégico, uma vez que esse processo pode ser facilmente incorporado ou adaptado a cultura de qualquer organização.
Se estiver em dúvida sobre a necessidade ou não de ter um planejamento estratégico, responda a seguinte pergunta (e seja honesto!): "sua empresa tem objetivos a serem cumpridos?" Se a resposta for sim, você já sabe por onde deve começar.
O primeiro passo para começar é desenvolver um plano em que todos possam participar ativamente, começando é claro, pelos tomadores de decisões, tais como líderes e supervisores. Esse alinhamento entre os integrantes da equipe é um passo importantíssimo para o sucesso e cumprimento do planejamento.
5 bons motivos para criar um planejamento estratégico
Caso a gente ainda não tenha te convencido dos benefícios de fazer um planejamento estratégico… se prepare, pois agora você será (positivamente!) convertido.
Ao longo do desenvolvimento do planejamento estratégico muito se aprende sobre a empresa, seus objetivos e até mesmo sobre as pessoas que fazem parte da organização. Dá só uma olhada nesses 5 motivos para criar o seu:
1. Identificar o ponto de partida
O planejamento estratégico tem um superpoder: ajudar as empresas a compreenderem em que ponto elas estão e o que realmente podem oferecer. Com ele, a empresa consegue mensurar quais planos devem ser priorizados no curto, médio e longo prazo.
Há a possibilidade de que as instituições percebam, por exemplo, que seus objetivos iniciais já foram cumpridos – ou que os de longo prazo não estão tão longe assim. O contrário também pode acontecer. Basicamente, com esse documento, fica fácil entender quais objetivos demandam maior investimento (de tempo e dinheiro) do que outros.
2. E principalmente… aonde quer chegar
Ao traçar um mapa com as principais metas e ações necessárias para cumpri-las, a empresa começa a distribuir melhor os seus recursos, entendendo quais objetivos são prioritários em cada etapa do desenvolvimento da empresa. Visualizar em um só lugar onde se está e principalmente aonde quer chegar é quase inviável sem planejamento.
3. Entender as potencialidades VS fraquezas
Com o passar do tempo é comum que as organizações acabem deixando de lado um pouco da sua própria personalidade/identidade. Também não é raro que alguns empreendedores deem o ponto de partida sem essa definição muito clara.
Antes de começar a agir, realizando investimentos, criando produtos, prestando serviços e assumindo riscos, é importante que a empresa identifique suas potencialidades (seus pontos fortes) e as suas fraquezas (pontos fracos). Parece óbvio, mas dessa forma será muito mais fácil visualizar e traçar metas visando aquilo que se tem real afinidade e potencial.
4. Definir, estrategicamente, os caminhos a serem percorridos
Com as metas traçadas, é fato que caminhos diferentes podem levar até elas. Mas, é o desgaste e o tempo que podem ser bem diferentes entre um e outro. Uma escolha impensada para atingir uma meta, por exemplo, pode atrasar ou até impossibilitar a conquista de outra.
Pense bem: você realmente sabe aonde quer que a sua empresa esteja em 5 anos? E em 10? Daqui 20? E não estamos falando só de números e rentabilidade. Mas sim de posicionamento, de expansão, de número de vidas que você irá transformar a partir dela. Você realmente tem isso definido?
Pense que o tempo investido no planejamento sem sombra de dúvidas será expressivamente inferior do que aquele desperdiçado (sim, desperdiçado) com inúmeras tentativas e erros. O planejamento te ajuda a avaliar os riscos de cada caminho antes de você efetivamente tentá-los.
5. Tomar decisões em conjunto
A ciência já comprovou, a psicologia, também: decisões tomadas em grupo tendem a ser mais assertivas.
O planejamento estratégico, quando definido em grupo, integrando e alinhando o pensamento de sócios, líderes e funcionários, prepara a empresa para lidar melhor com uma infinidade de desafios, tornando-a significativamente mais forte.
Além do mais, convenhamos que uma vitória comemorada em equipe é muito melhor do que aquela comemorada sozinha – assim como uma eventual derrota é menos dolorosa quando compartilhamos com outras pessoas.
E agora, está mais convencido (a) da importância do planejamento estratégico? Ainda que o desenvolvimento desse material pareça excessivamente teórico, a verdade é que seus benefícios podem ser bem práticos. A seguir, confira 10 deles.
1. Estrutura organizada
Com o planejamento estratégico em dia, a empresa tende a ter uma visão mais aberta e iluminada de suas metas. No papel, o planejamento sai da imaginação e se torna algo mais tangível: assim como os objetivos, quando definidos, saem do campo da teoria e podem ser executados de forma prática.
2. Racionalização de decisões
As empresas que apostam em planejamento estratégico também conseguem tomar atitudes muito mais racionais, uma vez que elas já não são tomadas sem uma base, mas apenas após a mensuração de dados e estatísticas.
Completamente o tópico anterior… essa racionalização aumenta a própria assertividade de cada decisão. Além disso, a tomada de decisões tende a ser mais ágil quando se visualiza o ponto de partida da empresa e aonde ela quer chegar.
O planejamento estratégico cria um campo de melhor visualização de quais tarefas devem ser priorizadas em cada momento da organização. Assim, entende-se por meio de um cronograma qual ação deve ser tomada em sequência da outra, evitando perder tempo com situações que não merecem atenção nesta etapa, mas apenas em uma seguinte, por exemplo.
Essa é bem óbvia quando falamos em planejamento estratégico, vai dizer? Mas é inegável: com o planejamento, o gestor e equipe conseguem investir em um plano de ações estratégicas para cada etapa do mesmo.
Planejamento estratégico em dia é sinal de equipe comprometida com o processo. Colaboradores que conhecem seus papéis e atribuições tendem a se tornar muito mais engajados. Aposte nisso!
O engajamento mencionado anteriormente também reflete em maior produtividade: com as funções bem estabelecidas, cada colaborador poderá focar mais em suas próprias atividades, entregando trabalhos com alta qualidade e performance.
8. Diminuição na incidência de problemas
O planejamento estratégico também previne a ocorrência de problemas – e neste sentido, podemos incluir até os problemas de relacionamento. O motivo? Mal-entendidos no ambiente corporativo quase sempre são gerados a partir de atribuição errônea de tarefas e falhas de comunicação interna.
9. Ganho de tempo
É fato que o planejamento também otimiza o tempo de todos os envolvidos. Isso porque com a escolha de um único caminho a ser percorrido, observa-se melhora no rendimento e execução das atividades propostas.
Principalmente de tempo – uma vez que erros de comunicação e de processos são evitados, reduzindo as chances de retrabalho e desperdício.
Agora que nós já trouxermos os motivos e também os benefícios para apostar em um planejamento estratégico, estamos certos de que você está tendencioso (a) a investir no mesmo. Pensando nisso, a próxima etapa do nosso guia vai te ajudar na execução do planejamento, com 5 etapas fundamentais para que você comece a desenvolvê-lo na prática.
Antes de tudo, nossa recomendação é que você crie um cronograma com cada uma dessas etapas. Para te ajudar nisso, nós da Publi desenvolvemos um software de gestão para agências de publicidade que efetua, entre outras tarefas: controle de jobs, gestão de pauta, mídia, produção, gerenciador de projetos, financeiro e muito mais. Para conferir, acesse nosso site e solicite uma demonstração.
Agora vamos conferir as 5 etapas centrais do seu planejamento estratégico?
É hora de colocar tudo o que aprendemos em prática: como fazer o planejamento estratégico em 5 etapas
O primeiro passo para obtenção de sucesso no planejamento estratégico é reunir toda a equipe atuante de trabalho, definindo os pontos positivos (forças) e negativos (fraquezas) da instituição, ou seja, proveniente do ambiente INTERNO; além das oportunidades e ameaças, essas decorrentes do ambiente EXTERNO.
Essa é a análise SWOT e pode te dar um ótimo norte na definição do planejamento estratégico.
A segunda etapa é definir a filosofia e diretrizes, ou seja, a base para o planejamento. Ela deve incluir a missão, visão e valores da instituição e ser conhecida não só pelos clientes, mas especialmente, pelos colaboradores.
O terceiro passo é definir, uma a uma, as metas a serem cumpridas. Organize-as por departamento: recursos humanos, financeiro, gestão, marketing, etc. Lembre-se de não impor metas que sejam extremamente absurdas ou intangíveis.
Os indicadores, por sua vez, são os que permitirão que você monitore essas metas.
Exemplo: se a empresa tem uma meta de atingir R$ 1 milhão em faturamento, uma das métricas de indicação será a de faturamento, dentro do setor financeiro.
As metas e indicadores devem ser distribuídas entre os funcionários, de modo que cada um tenha consciência da importância da mesma e responsabilidade que tem em suas mãos.
O plano de ação, por sua vez, é o que vai tornar possível a conquista de cada um dos objetivos estratégicos, sendo formado por processos e projetos. Cada um deles deve ter: data de início, data de conclusão e atribuição (responsáveis).
Para efetuar a gestão do plano e principalmente o controle do andamento do planejamento estratégico o recomendado é seguir os passos abaixo:
1 – Realize reuniões semanalmente com a equipe, revisando o que foi realizado na semana anterior e definindo as prioridades para a semana seguinte. O recomendado é que essa reunião ocorra sempre no início de cada semana, preferencialmente, nas segundas-feiras.
2 – Reuniões mensais que geralmente englobam apenas os gestores, ou seja, lideranças de cada setor. O objetivo é avaliar o andamento do planejamento e definir os próximos passos, caso necessário.
3 – Reavaliar, sempre que necessário, o SWOT – de modo a identificar se a empresa e colaboradores seguem alinhados na compreensão do ambiente interno e externo da organização.
Ficou em dúvida sobre como conduzir essa reunião – e especialmente sobre QUEM deve ser o responsável por isso?
Vamos começar falando então sobre essa figura de liderança, que de fato, é uma peça imprescindível para que o planejamento estratégico tenha um bom andamento.
Se antigamente os líderes tinham que ser aquelas pessoas autoritárias, que centralizavam em si as melhores ideias e que mal abriam espaço para o diálogo, criticando tudo que habitava no campo do desconhecido por ele, os líderes atuais são abertos ao diálogo e compartilham objetivos e desejos com o restante da equipe.
Quando falamos em planejamento estratégico, a figura do líder é fundamental não só em sua construção, mas especialmente no acompanhamento de cada uma das etapas que competem à sua execução. Aliado a isso, o líder pode utilizar ainda um software de gestão para auxiliá-lo no processo – mas nunca para substitui-lo, estamos combinados?
Um bom líder atua em todas as frentes do planejamento: analisando cenários, controlando as metas, estabelecendo datas de início e fim, compreendendo projetos e, é claro, se mostrando ativo para auxiliar em cada uma delas. São características admiráveis de liderança:
Coordenação: um bom líder assume a coordenação do plano e de boa parte dos projetos, efetuando ele mesmo algumas ações e delegando outras;
Orientação: ao invés de reprimir um colaborador caso uma tarefa não seja executada dentro do prazo ou da maneira esperada, o bom líder apresenta novos caminhos, orientando o colaborador;
Pensamento: um bom líder está sempre com os pensamentos ativos, seja avaliando aquilo que deseja, seus próprios potenciais, o potencial de cada integrante da equipe, o que pode acontecer, o cenário atual e assim por diante;
Acompanhamento: monitorar com frequência as metas, objetivos e cumprimento de prazos de cada um deles também compete ao líder, que deverá saber quando intervir e como proceder caso seja identificada a necessidade de ajustes;
Incentivo: uma equipe motivada é uma equipe que se dedica de corpo e alma para que aquilo dê certo, principalmente na hora que os maiores desafios e obstáculos batem à porta. Um bom líder deve sempre trazer consigo uma palavra de elogio, de inspiração, confiança ou força.
Agora que você já conhece as características de um líder comprometido com seu propósito, dá só uma olhada nesse check list para uma reunião prática e objetiva:
Inicie a reunião avaliando o desempenho de cada tarefa considerando o que foi traçado pelo mapa estratégico;
Verifique os resultados do mês anterior;
Compare o resultado do mês vigente com o anterior, avaliando pontos que deram certo e devem prosseguir; assim como os pontos que precisam de uma nova estratégia;
Defina, em conjunto com os participantes, ações que podem otimizar e expandir ainda mais os resultados;
Verifique se o plano de ação continua fazendo sentido e se está com o prazo em dia;
Avalie como está a produtividade (de modo geral) dos envolvidos no projeto e onde eles podem melhorar, caso seja necessário.
Os C's do planejamento estratégico
Vamos fazer um breve panorama de tudo o que já aprendemos neste guia? Por ora, nós já entendemos a definição e os objetivos do planejamento estratégico, assim como os motivos para desenvolvê-lo e benefícios que ele é capaz de trazer para organizações de todo e qualquer porte e segmento do mercado. Além disso, também explicamos como produzir um planejamento do zero em 5 etapas gerais, exploramos as capacitações de bons líderes e fizemos até um check list para te ajudar a conduzir reuniões de acompanhamento do planejamento estratégico.
Na hora de colocar o planejamento em prática, uma boa forma de se organizar é conhecendo os 8 C's do planejamento estratégico. Vamos conhecê-los?
CONFIANÇA – acreditar em si mesmo, no potencial de todos os envolvidos na equipe e principalmente nos resultados que aquele planejamento é capaz de gerar.
COMPETÊNCIA – para colocar o plano de ação em real execução, respeitando prazos e boa qualidade.
CONHECIMENTO – conhecer métodos, métricas e ferramentas que podem ajudar na implementação do planejamento estratégico pode tornar o caminho de sua execução muito mais fácil.
COMUNICAÇÃO – evitar falhas de comunicação, mantendo a equipe sempre engajada e alinhada com cada etapa do planejamento.
COLABORAÇÃO – criar um ambiente em que todos colaborarem entre si, ajudando um ao outro para cumprimento de um objetivo em comum.
CORAGEM – principalmente para introduzir a importância do plano e superar as resistências às mudanças.
CONTROLE – controlar sistematicamente o andamento dos processos e projetos do plano, de modo a garantir que as metas sejam atingidas dentro do prazo estabelecido.
COMPROMETIMENTO – estar alinhado com os propósitos do plano é o que vai determinar o sucesso de sua implementação.
Conte com ajuda tecnológica
Para auxiliar na definição, implementação e principalmente no acompanhamento do planejamento estratégico, nada melhor do que contar com quem entende do assunto. Pensando nisso, a implementação de um software de planejamento estratégico pode ser o primeiro passo para garantir a consistência e a adesão ao mesmo, evitando ainda eventuais resistências da equipe.
Para te ajudar nisso, nós da Publi desenvolvemos um software de gestão para agências de publicidade que efetua, entre outras tarefas, controle de jobs, gestão de pauta, calendário de tarefas, gerenciador de projetos e muito mais. Solicite hoje mesmo uma demonstração para conhecer a interface do nosso software, assim como as principais ferramentas que estarão à sua disposição.
Com um software você compartilha informações de forma facilidade, por meio de um sistema que pode ser acessado de qualquer lugar e a qualquer momento. Por meio dele a empresa também consegue integrar em um mesmo espaço (digital) todas as informações referentes à gestão estratégica da organização, assim como diagnóstico, análise SWOT, mapa de estratégias, metas, indicadores, projetos, processos e muito mais.
O resultado disso tudo você já deve imaginar: maior produtividade, ganho de tempo, economia de pessoal e por último, mas não menos importante, segurança para as informações da empresa. Esperando o que para conferir com os seus próprios olhos?