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Benedicto Gama Natal
1 Tutorial do Iniciante Excel Básico 2010
2 O QUE HÁ DE NOVO O Microsoft Excel 2010 é um programa de edição de planilhas eletrônicas muito usado no mercado de trabalho para realizar diversas funções como; controle de estoque, controle de horários dos funcionários, fluxo de caixa, lista de clientes, relatórios financeiros, gráficos entre outros. As planilhas eletrônicas substituem o lápis, o papel e a calculadora e reduziram muito o tempo gasto nesses processos, além de usar o desempenho poderoso do computador para realizar cálculos poderosos, o Excel é extremamente compatível com os programas para Windows especialmente os demais programas do pacote Office, com quem pode interagir e produzir resultados ainda melhores. Utilizar o Excel no seu trabalho, na sua faculdade, em trabalhos escolares ou mesmo para planilhas de controle na sua casa, com certeza facilitarão muito a sua vida, realizando trabalhos gigantescos em poucos cliques, isso porque o Excel conta com uma série de ferramentas para formatação, cálculos, criação de gráficos, classificação e ordenação de dados, criação de tabelas fórmulas matemáticas e diversas funções financeiras, funções matemáticas, funções lógicas, funções para datas, funções de engenharia, etc., além de muitas coisas que não cabem em apenas uma apostila. O Excel é realmente um programa completo 2
3 Interface do Excel 2010 Para abrir o Microsoft Office 2010, acesse o menu Iniciar, em seguida acesse todos os programas, depois Microsoft Office e por fim Microsoft Office Excel 2010 Outra forma de abrir o Excel é clicar no menu iniciar, observe que o cursor começa a piscar na caixa de pesquisa Ao abrir o Excel observamos uma tela semelhante a mostrada abaixo. Observe que temos uma grande tabela composta de linhas e colunas. Cada encontro de uma linha com uma coluna é chamada de célula. 3
4 A INTERFACE DO PROGRAMA 1. Faixa de Opções: sua função é agrupar as ferramentas por categorias como: fonte, alinhamento, células, etc., observe que há sempre um grupo de botões e logo abaixo fica a categoria correspondente a essas ferramentas. 2. Menu Iniciar: É o único menu existente no Microsoft Excel, possui os comandos mais básicos como criar novas planilhas, abrir planilhas existentes, salvar e fechar o programa. 3. Barra de Ferramentas de Acesso Rápido: mostra os comandos mais utilizados pelo usuário, podendo também ser personalizada de acordo com a necessidade do mesmo. 4
5 A INTERFACE DO PROGRAMA 4. Guias ou abas: substituto dos menus, as guias tem a função de agrupar várias ferramentas e categorias com uma determinada ação, por exemplo, a guia inserir conta com as principais ferramentas para inserção de objetos, assim como a guia Pagina Inicial conta com as ferramentas mais utilizadas por usuários desde o momento em que eles iniciam o programa. 5. Barra de Título: Exibe o nome do documento após ser salvo e o nome do programa que o está carregando, enquanto não for salvo, mostrará o título: Pasta1 Microsoft Excel. 6. Botões de Janela: Minimizar, Maximizar/Restaurar e Fechar. 7. Barra de Fórmulas: nessa barra podemos inserir fórmulas e funções do Excel, além de visualizar o conteúdo de uma célula. (Para melhor entendimento, peça uma explicação ao instrutor) 5
6 A INTERFACE DO PROGRAMA 8. Barras de Rolagem (vertical e horizontal): Utilizada para facilitar a visualização dos dados principalmente em planilhas grandes, permitindo movimentar a planilha na tela para baixo ou para cima e para a direita ou para esquerda. 9. Guia de Planilhas: em um arquivo do Excel (pasta) você pode trabalhar com diversas planilhas, essa guia serve para visualizar cada planilha da sua pasta pelo nome, além de poder renomear ou simplesmente manipula-las. 10. Planilha: É o conjunto de todas as suas células, linhas e colunas, sendo o local onde poderá editar e gerenciar os dados. 11. Caixa de nome: possui uma única função, mas que pode ser utilizada de várias formas como, visualizar a célula ativa, mudar o nome de uma célula ou mudar o nome de um conjunto de células ativas. 12. Pasta de Trabalho: a somas de todas as células, linhas e colunas do Excel formam o arquivo ao qual chamamos de Pasta e sua extensão é xlsx 6
7 MATEMÁTICA Operadores do Excel: No Excel temos operadores aritméticos e operadores lógicos, vamos agora conhecer os operadores aritméticos: Operador Operação + SOMA - SUBTRAÇÃO * MULTIPLICAÇÃO / DIVISÃO ^ EXPONENCIAÇÃO Ao contrário da calculadora você pressiona o sinal de igual = antes de iniciar o cálculo e não no final. Regras matemáticas Ao fazer cálculos no Excel é importante estar atento às regras matemáticas, pois o Excel se baseia nessas regras para realizar os cálculos, portanto devemos relembrar algumas das principais regras nas expressões matemáticas: Ordem de cálculo () Primeiro se calcula o que está entre parênteses ^ Depois se calcula valores em potência, caso exista na expressão matemática. * ou / Depois se calcula multiplicação ou divisão o que vier primeiro + ou - Por último se calcula soma ou subtração o que vier primeiro Entre parênteses É aplicado a mesma regra de ordem de cálculo para valores entre parênteses. 7
8 Fórmulas As fórmulas do Excel são como as fórmulas da matemática ou da física, existem princípios lógicos para se achar um resultado, mas basicamente seguimos os conceitos das expressões matemáticas mais comuns, se você seguir as regras matemáticas básicas que já foram apresentadas nesse capítulo não terá problemas com o Excel. 8
9 Formatação Para termos uma boa planilha no Excel, não basta apenas dominar a matemática, é muito importante dominar também as técnicas de formatação, principalmente tratando-se de planilhas financeiras, orçamentos, balancetes e relatórios, etc., pois essas planilhas contêm dados que exigem análise e comparação, sendo necessário fazer uma planilha que contenha: bom alinhamento, coloração das células e do texto, tamanho da fonte, estilo da letra, estilo das bordas, entre outras características. Existem diversas ferramentas disponíveis no Excel 2010 para melhorar a formatação da sua planilha, nessa aula iremos conhecer os recursos disponíveis na guia: Página Inicial. A imagem acima mostra os recursos disponíveis na primeira guia do Excel, observe que ele possui os recursos mais utilizados em uma planilha, separamos a guia página inicial em 3 grupos: Fonte, Alinhamento e Número, há ainda outros grupos nessa guia, que não serão falados nesse nível. 9
10 Fonte Através do grupo de ferramentas Fonte, podemos formatar o estilo da fonte, tamanho da fonte, estilo da fonte (negrito, itálico ou sublinhado), bordas, cor do preenchimento da célula e cor da fonte. 1. Altera o formato da letra 2. Altera o tamanho da letra 3. Aumenta ou diminui o tamanho da letra 4. Cria estilos diferenciados para o texto, como negrito (letra mais espessa), itálico ( letra inclinada) e sublinhado (letra sublinhada) 5. Adiciona diversos estilos de bordas na célula 6. A primeira opção é a Cor de Preenchimento que altera a cor de fundo da célula, a segunda opção é a Cor da Fonte que muda a cor da letra. 10
11 Alinhamento Alinhamento é outra coisa importante, porém muitas vezes ignorado por usuários novatos no Excel, alinhamento define como será a posição dos dados na tela para facilitar a leitura para o usuário: 1. Alinhamento vertical: muda o posicionamento dos valores dentro das células nas posições: superior, centro e inferior. 2. Quebra automática de Texto: Observe na imagem abaixo que a mensagem Teste de quebra da terceira linha ultrapassou os limites da coluna D, poderíamos resolver isso redimensionando a célula, mas imagine uma situação em que você não possa aumentar o tamanho da coluna, mas pode aumentar o tamanho da linha, nesse caso existe o recurso para quebra automática de texto. 11
12 EXCEL BÁSICO 3. Alinhamento horizontal: muda o posicionamento dos valores dentro das células nas posições: esquerda, centro e direita. 4. Aumentar e diminuir recuo: É possível ajustar a margem de recuo dos valores dentro das células para melhorar o posicionamento e a disponibilidade na tela. 5. Mesclar e centralizar: Número Como o Excel é uma ferramenta feita para trabalhar com matemática, datas e principalmente assuntos financeiros; nada melhor do que um formatador de caracteres automático, que pode transformar facilmente um número em estilo de moeda, ou estilo de porcentagem, entre outros. 12
13 1. Tipo de número, geral, data, moeda, etc. 2. Estilo de moeda, porcentagem e casa de milhares. 3. Aumentar e reduzir as casas decimais. 13
14 Uma função é a execução de uma rotina automática do Excel, pode ser matemática, lógica, entre outras, a diferença da função para as fórmulas é que enquanto as fórmulas podem ser usadas para diversos cálculos e expressões matemáticas, as funções são executadas para transformar vários cálculos em apenas um, com o detalhe de que não se pode fazer uma expressão matemática. Imagine uma situação em que se precise somar muitos valores para se chegar um resultado, podemos observar uma situação complicada olhando uma planilha que esteja como na imagem abaixo: Poderíamos resolver o problema matemático através de uma fórmula com o operador de adição para chegar ao resultado, porém devemos analisar o critério de produtividade, quanto tempo se gastaria para fazer cálculos dessa forma? Ao invés de fazer uma fórmula parecida com: =B3+C3+D3+E3+F3+G3+H3+I3+J3+K3+L3+M3+N3+O3+P3+Q3 +R3+S3 Poderíamos fazer algo mais parecido com: =SOMA(B3:S3) Bem mais simples não é mesmo? 14
15 Toda função começa com o sinal de igual assim como nas fórmulas, após o igual, colocamos o nome da função que queremos executar, e dentro do sinal de parênteses ficam os parâmetros para que a função aconteça geralmente os parâmetros são células de referências e sinais de comparação e/ou separação. Ao fazer uma função é como se você criasse um pequeno programa para executar uma rotina de cálculo no computador. Dica: Botão de Auto Soma A função soma é a que mostramos no exemplo do tópico anterior, ela soma todos os valores de um intervalo de células que pode estar em sequência ou intercalado, substitui a utilização de uma fórmula matemática por ser mais simples de ser aplicada. Exemplo de função soma: =soma(b5:f5) 15
16 Função: Média A função média realiza uma soma de todos os elementos de um intervalo e depois divide pelo número de elementos, ou seja, é exatamente a média aritmética, se quiser saber a média de notas de um aluno que obteve 7, 8, 9 e 7, você deveria somar os quatro elementos (7, 8, 9, 7) e dividir por 4, o resultado seria 7,75. Exemplo de função média: =media(b5:f5) Função: Máximo A função máximo retorna o maior valor de um intervalo de células Exemplo de função máximo: =maximo(b5:f5) Função: Min A função min retorna o menor valor de um intervalo de células Exemplo de função máximo: =min(b5:f5) 16
17 EXCEL BÁSICO Função: Maior: A função maior retorna o maior valor de um intervalo de células, porém com um detalhe fundamental, você pode escolher a posição que deseja na lista de valores, por exemplo pode trazer o maior ou o 2 maior, 3 maior e assim por diante. =maior(b5:f5;4) Função: Menor: A função maior retorna o maior valor de um intervalo de células, porém com um detalhe fundamental, você pode escolher a posição que deseja na lista de valores, por exemplo pode trazer o maior ou o 2 maior, 3 maior e assim por diante. Exemplo de função máximo: =menor(b5:f5;2) 17
18 Exercício Vendas Mensais Total de Vendas Vendedor Salário jan fev mar Claudio da Silva R$ 2.000,00 R$ ,00 R$ ,00 R$ ,00 João Paulo R$ 1.400,00 R$ ,00 R$ ,00 R$ ,00 Ana Carolina R$ 1.200,00 R$ ,00 R$ ,00 R$ ,00 Renata Rocha R$ 2.000,00 R$ ,00 R$ ,00 R$ ,00 Marcos Oliveira R$ 1.400,00 R$ ,00 R$ ,00 R$ ,00 Rodrigo Rocha R$ 1.000,00 R$ ,00 R$ ,00 R$ ,00 Subtotal Media Mensal Melhor Venda mês Pior Venda mês 2 Maior Venda mês 2 Menor Venda mês Total vend Digite a planilha acima e encontre o total, média, máximo, min, 2 maior e 2 menor valor 18