Emissão de Certificados - Campus Bento Gonçalves
Orientações para participantes de eventos, cursos, palestras, projetos ou outras ações de Extensão
Os certificados são emitidos de forma eletrônica. Logo, é importante que o e-mail informado durante sua inscrição seja um e-mail válido e de uso pessoal. Tenha cuidado ao preencher esta informação tanto em inscrições por meio digital ou físico.
Você receberá o certificado no e-mail cadastrado em até 45 dias úteis após a submissão e aprovação do Relatório Final efetuada pelo coordenador da ação junto à Diretoria de Extensão do Campus.
No caso de perda de certificados, não recebimento ou qualquer outra situação, favor enviar e-mail para extensao@bento.ifrs.edu.br . É necessário nesses casos informar o nome completo e o CPF, assim como o nome da ação de Extensão. Caso você não lembre o nome da ação, nos dê informações como o ano em que ela foi realizada (em especial as realizadas até 2014*), quem organizou a ação, o assunto ou tema, e qualquer outra informação que você achar relevante.
*Até o ano de 2014, os certificados eram emitidos de forma impressa e os registros eram feitos de forma manual pelo IFRS – Campus Bento Gonçalves.
Orientações para coordenadores de ações de Extensão
Instrução Normativa PROEX/IFRS Nº 02/2017 – Regulamenta a emissão de certificados das ações de extensão do IFRS
Modelo de planilha para emissão de certificados (.xlsx) – Deve ser anexado ao Relatório Final no SIGProj
Para a emissão de certificados a atividade de extensão deverá estar submetida em com status 'Em Andamento Normal' no Sistema de Informação e Gestão de Projetos – SIGProj. Os certificados serão emitidos apenas após a atividade estar concluída, com Relatório Final submetido no SIGProj e aprovado pela Comissão de Gerenciamento de Ações de Extensão – CGAE.
A planilha com a relação de participantes, conforme modelo adotado pela Pró-Reitoria de Extensão, deverá ser anexada no relatório final da ação no campo anexos. No modelo de planilha disponibilizado, já existem alguns dados preenchidos como referência. Os dados deverão ser lançados conforme previsto no projeto submetido (tanto para o participante, quanto para equipe de execução), ou seja; atuação, prazos, carga horária, modalidade de ação etc.
São informações obrigatórias e indispensáveis para a certificação:
1. O nome completo do participante ou membro de equipe;
2. O CPF;
3. E-mail válido para envio do certificado.
Na planilha, já existe o formato em que devem ser apresentadas as informações, por exemplo, CPF com espaçamento de pontos; formato de e-mails, etc. Não deve ser realizada nenhuma alteração de cabeçalho ou de formato na planilha (tamanho de fonte e letra).
A planilha deverá vir em formato 'Excel', pois os dados são manipulados neste formato no sistema de certificação adotado pelo IFRS. Também se torna mais fácil, para o coordenador da ação, colher estas informações nas inscrições. Reforçamos que não deve ser alterado nenhum campo da planilha (cabeçalho, campo colunas ou utilizado outros formatos de fonte, espaçamento, etc) e que as informações como carga horária, nome do curso, palestrantes e comissão organizadora etc., devem ser iguais as informadas na proposta cadastrada no SIGProj, ou justificadas sua alteração no Relatório Final da ação
Uma única planilha é utilizada para certificar: participantes gerais, coordenadores, colaboradores, ministrantes de curso, equipe de execução e outros membros. Essas informações já devem estar postas em campo específico. Conforme deliberação do Comitê de Extensão – COEX, os certificados de extensão serão emitidos apenas após submissão do relatório final da ação e aprovação deste pela CGAE (prazo do relatório final: até 10 dias após o encerramento da atividade);
É de responsabilidade do Coordenador da atividade de extensão submeter o Relatório Final e solicitar a emissão de certificados junto à Direção de Extensão, cujo pedido que deverá ser realizado pelo e-mail: extensao@bento.ifrs.edu.br sendo admitido como protocolo a data de envio do e-mail;
Após a aprovação do Relatório Final, e não existindo erros de preenchimento na planilha, a Diretoria de Extensão emitirá o certificado em até 45 dias úteis. A emissão do certificado é eletrônica e o recebimento pelo interessado se dará através do e-mail informado. Sugere-se que os Coordenadores de Ações de Extensão deixem algum membro da equipe organizadora responsável pela coleta de dados e emissão da planilha, podendo este ser encaminhado para orientação junto a Seção de Ações de Extensão desta Diretoria de Extensão.
No campus Bento Gonçalves o setor responsável pela emissão de certificados é o Setor de Ações de Extensão. Em caso de dúvidas quanto ao preenchimento da planilha ou submissão do Relatório Final, contatar o responsável pelo e-mail extensão@bento.ifrs.edu.br ou pelo ramal 222.