Planejamento diário no RH: como otimizar o tempo e aumentar a produtividade | PH Softwares
Quem já trabalha há algum tempo em uma determinada empresa sabe que, com o passar dos dias, naturalmente, vai se estabelecendo uma rotina em relação às tarefas desenvolvidas.
Automaticamente, você sabe que em determinados dias devem ser feitas algumas atividades em específico. Também sabe que alguns assuntos preferencialmente precisam ser resolvidos no início da manhã, por exemplo.
A rotina estabelecida traz pontos positivos e negativos aos colaboradores e também à empresa. Mas, muito além da rotina, está o planejamento diário que, apesar de seu nome, não deve ser realizado no dia em questão.
O que é o planejamento diário?
Em termos gerais, o planejamento diário se refere às atividades que serão desenvolvidas – independentemente de serem finalizadas – no dia em questão. A rotina estabelecida citada acima também faz parte do planejamento diário, afinal, trata-se de tarefas que são executadas no período determinado.
O planejamento diário é a última "instância" do planejamento em geral. Isso porque neste tipo de documento constam as pequenas tarefas que juntas dão forma a um grande projeto. Por isso, os planejamentos a médio e longo prazo (semanal/mensal) precisam estar previamente estabelecidos.
5 hábitos diários de pessoas altamente eficazes
Um dia ocupado não significa necessariamente um dia produtivo: essa é uma máxima que deve ser considerada ao fazer um planejamento diário. É imprescindível considerar que diariamente surgem problemas e situações não previstas inicialmente, mas que precisam ser resolvidas com urgência.
Deixar uma margem de tempo no planejamento para esses imprevistos é crucial para o sucesso do planejamento. Caso uma tarefa não seja finalizada no mesmo dia, também é importante desdobrá-la para outros dias até a previsão de finalização.
O planejamento diário tem o poder de causar um efeito psicológico bastante positivo. Chegar ao final do dia sabendo que você conseguiu finalizar as tarefas designadas – mesmo que inconscientemente – te motiva a iniciar o outro dia com mais disposição.
Na teoria, tudo parece trabalhar de maneira harmoniosa, em que nada dará errado; todavia, na prática, há uma série de acontecimentos não previsíveis que podem interferir no planejamento. No entanto, todo planejamento deve ter como premissa básica a flexibilidade. Quanto mais maleável for o planejamento, melhor ele se adaptará às necessidades e à rotina da equipe.
Existem algumas formas de ganhar ainda mais tempo no dia, aumentando a produtividade. Confira!
A tecnologia ganhou seu espaço no meio empresarial aproximando empresas de seus clientes, facilitando a comunicação e otimizando a execução de tarefas. Dessa forma, sistemas e softwares de gestão de projetos, de gestão do tempo, de automatização de tarefas são alternativas bastante eficientes para o dia a dia.
Com uma rápida busca na internet é possível encontrar opções – gratuitas e pagas – que se adequam a sua necessidade e auxiliam no cumprimento das atividades. Além de facilitar as tarefas, os sistemas e softwares permitem um arquivamento organizado das informações, reduzindo custos de infraestrutura interna do setor.
Não é à toa que os setores são compostos por equipes. Contar com o auxílio de outras pessoas para o desenvolvimento das atividades permite que você concentre seus esforços no que realmente importa e, acima disso, no que você realmente é bom.
Descentralizando a responsabilidade, você – além de ter mais tempo – pode incentivar sua equipe a descobrir o que gostam de fazer e no que são bons.
Foco no trabalho: Método Pomodoro
Conseguir focar no que se está fazendo no momento: esse parece ser o grande desafio da atualidade. Somos bombardeados constantemente por informações no celular, na TV, no computador, no rádio. É praticamente impossível ficar um momento realmente concentrado em uma tarefa.
O Método Pomodoro é baseado na disciplina pessoal. Consiste em trabalhar em uma tarefa durante 25 minutos sem parar e, ao final, descansar de 3 a 4 minutos. O objetivo é fazer isso durante 4 pomodoros (nome dado a cada 25 minutos) e, então fazer uma pausa maior.
Com um intervalo relativamente curto de tempo, torna-se mais fácil cumprir a tarefa. Com o passar do tempo, você pode adaptar o tempo de acordo com suas necessidades. É válido conversar com sua equipe para explicar o funcionamento e incentivá-los a testar o método também.
Por fim, que tal fazer uma competição no seu setor para ver quem consegue concluir o maior número de pomodoros em uma semana?