Erros no fluxo de caixa: conheça os principais - Sistema de Gestão ERP
Erros no fluxo de caixa: conheça os principais
O fluxo de caixa é uma das ferramentas gerenciais mais completas e de funcionamento simplificado para os empresários.
Por meio dele, é possível identificar a situação financeira da empresa não somente naquele exato momento da análise, mas também ver projeções futuras.
Essas projeções podem indicar quais ações devem ser tomadas no que concerne às finanças.
Para usá-lo de forma efetiva e evitar erros no fluxo de caixa, é importante que o empresário tenha disciplina e organização. Caso contrário, a ferramenta apenas toma tempo. Veja os principais erros na utilização do fluxo de caixa e como evitá-los:
Não criar categorias para os gastos
Assim como acontece em uma residência, os gastos de uma empresa são repetidos durante os meses. Pensando nessa situação, é comum categorizar os gastos de uma companhia para facilitar o acompanhamento e a evolução deles durante determinado período.
Por exemplo: gastos com fornecedores e salários podem ser agrupados na mesma categoria, o que fará com que, no intervalo de 6 meses ou mais, o empresário enxergue a evolução dos custos e identifique grandes desvios de valores. Não crie muitas nem poucas categorias, mas apenas as que cubram todos dados e facilitem a análise por parte da gestão.
Quando se trata da gestão de um negócio, é muito mais prudente pensar que se receberá o menor valor e se gastará o maior valor. É o chamado "princípio da prudência". Quando se realizam vendas a prazo, por exemplo, devem ser buscados os valores históricos com relação a valores não recebidos com valores incobráveis.
Sendo o histórico de 2% hipoteticamente, já se deve esperar que apenas 98% dos valores vendidos a prazo serão recebidos. Se esta previsão se realizar, não será surpresa para o gestor; caso aconteça de todos os clientes pagarem integralmente as obrigações deles, o gestor terá que gerenciar uma sobra de recursos — o que é bem mais simples do que gerenciar a falta deles.
Trabalhar com o regime de competência e não de caixa
Também quando se vende a prazo, só se deve considerar o dinheiro quando ele é efetivamente recebido. Com os rumos da economia incertos, pode ser péssimo para a gestão considerar valores ainda a serem recebidos e, no meio do mês, ser surpreendida com um caixa zerado. Isso denota a completa falta de organização por parte dos gestores. Sempre use o regime de caixa no controle dos fluxos.
Manter níveis elevados de estoque sem necessidade
É importante ter estoque suficiente para atender às necessidades dos seus clientes. Mas muito estoque, além de correr o risco de obsolescência, faz com que muito recurso financeiro fique comprometido e imobilizado até a venda e o recebimento futuro, prejudicando o planejamento financeiro no médio prazo. Trabalhe com níveis ótimos de estocagem, que são aqueles que consideram os históricos da empresa com relação à sazonalidade, apenas produzindo e comprando o que é necessário.
Trabalhar com várias planilhas soltas
Devem ser considerados todos os valores relacionados a entradas e saídas de recursos financeiros. Porém, quando os valores são lançados em diversas planilhas soltas, sem uma centralização, o trabalho e o tempo correm risco de serem perdidos. Com várias planilhas em diversos setores, nunca haverá o fluxo de caixa completo da empresa.
Sendo assim, uma alternativa para a realização do controle efetivo dos fluxos de caixa é por meio da utilização de um software de gestão. Uma das funcionalidades dele é o controle dos fluxos de caixa e as projeções futuras, o que indicará, para períodos futuros, sobras ou falta de caixa, fazendo com que os gestores evitem endividamento exagerado.
Como vai a sua empresa? O que você faz para evitar erros no fluxo de caixa que podem comprometer o seu processo de gestão no médio prazo? Compartilhe conosco suas experiências! Deixe um comentário!
6 de agosto de 2020 às 14:40
[…] pequenos negócios fazem o fluxo de caixa por planilhas (físicas ou por Excel), mas esse é um grande erro. Esses métodos são ineficazes, trabalhosos e suscetíveis a […]