Como não correr riscos quando o assunto for recuperação de XML
Tags: Automatização, CTE, Departamento Fiscal, NF-e, Obrigações Fiscais, SPED, XML
A guarda e a recuperação de arquivos XML é mais um desafio para as empresas brasileiras. Desde que o SPED chegou, elas têm que lidar com um problema constante: manter todos os arquivos XML das NF-e ou CT-e, tanto recebidos quanto emitidos, pelo prazo determinado pela Receita Federal que é de cinco anos.
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Como o Leão ruge sobre o assunto?
A Receita Federal afirma que "os recursos necessários para a guarda do documento digital, incluindo backup, têm um custo muito inferior do que a guarda dos documentos físicos, permitindo ainda a rápida recuperação do arquivo e suas informações. "
E sobre a perda do XML, é enfática ao dizer que da mesma forma que a guarda das Notas Fiscais em papel fica a cargo dos contribuintes, também a cargo deles ficará a guarda dos documentos eletrônicos.
O que acarreta a falta de XML?
O SPED, todos sabemos, tornou a fiscalização mais dirigida e muito mais apurada. Existe a obrigatoriedade de entrega da Escrituração Fiscal Digital do ICMS e IPI (EFD ICMS/IPI) e do PIS e COFINS (EFD-Contribuições) e mais que isso: a facilidade para que o fisco cruze todos os dados entre as declarações acessórias e os arquivos XML!
A falta de XML pode levar, então, à escrituração incorreta das operações e, consequentemente, a obrigações acessórias incorretas.
Se isso acontecer, a empresa pode ser penalizada com multas pelo descumprimento da obrigação de guarda dos documentos e com a possibilidade de explicação dos créditos tomados de operações para as quais ela não possua o documento comprobatório (XML).
Como arquivar corretamente?
A melhor alternativa é a automatização: adotar uma solução que monitore e padronize as informações entregues à RFB no ambiente SPED, mantendo todos os XMLs de NF-e e CT-e tanto das operações de entrada quanto de saída.
Mas fique atento: essa solução precisa fazer a leitura plena e confiável das informações necessárias e padronizar todos os layouts das NFS-e, convertendo-os em um XML único e reduzindo dessa forma a vulnerabilidade tributária.
Gestão organizada e a guarda eficiente
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Ela permite que a sua empresa tenha acesso a todas as notas de mercadoria (NF-e) e notas de frete (CT-e) que foram emitidas contra o seu CNPJ, além de fazer as validações de autenticidade e recuperação dos XML não recebidos ou faltantes na base fiscal, através do download do XML (NF-e e CT-e) direto da SEFAZ.