3 dicas para otimizar a gestão eletrônica da sua empresa
O Gerenciamento eletrônico de documento (GED) é uma tecnologia que proporciona e facilita o controle de documentos a partir de ferramentas como armazenamento, edição e até recuperação de um arquivo. Esse sistema confere segurança e confiabilidade de acesso de forma fácil e ágil.
Se sua empresa já usa esse sistema, você sabe como ele é indispensável na produtividade dela. Mas se quiser essa experiência mais eficiente e habilidosa, leia as 3 dicas abaixo e entenda como otimizar a GED.
Não deixe de organizar os documentos no sistema
Com o sistema em mãos é essencial saber organizá-los. Uma equipe rápida e habilidosa é necessária para coletar e ordenar de forma dinâmica os documentos em cada pauta e espaço indicados.
Vale ressaltar a necessidade de digitalizar todos os documentos físicos, pois eles também fazem parte da sua empresa e de seus dados.
Defina acesso controlado aos documentos
Para aumentar ainda mais a confiabilidade do sistema GED é necessário colocar em prática uma política de segurança. Se torna essencial definir um acesso controlado a certos documentos, assim inviabilizando uma obstrução ou cópia de algum deles. Dessa forma, os documentos podem ganhar mais viabilidade e autoria.
Faça a categorização dos documentos de acordo com critérios importantes
Outro aspecto para otimizar o GED é categorizar os documentos, pois essa ação aperfeiçoa a organização e dificulta a perda de documentos importantes. Sem contar o ganho de tempo procurando na área digitais ao invés de procurar em centenas de pastas.
Quais as vantagens do GED
Como visto, é interessante melhorar o uso do GED, mas primeiro é necessária sua implementação. Se você ainda está com dúvida, preste atenção nos benefícios abaixo e entenda por que esse sistema é tão importante e vital ao rendimento da sua empresa.
Implantado esse sistema, suas informações estarão seguras, pois há restrição nos acessos e nas modificações. Essa restrição pode parecer um exagero ou uma perda de tempo, mas a verdade é que ela vai gerar confiança da empresa em outros ambientes formais.
Geralmente grandes empresas geram muitos dados essenciais no dia a dia e ao invés de deixar os documentos em um eletrônico qualquer, você guarda-os com confiabilidade.
Com a digitalização dos documentos, a empresa gasta menos, pois já não há necessidade de comprar tantos papéis. Além de que ainda libera muito espaço para guardar peças e instrumentos mais importantes.
A menor demanda de papel da empresa cria um fluxo sustentável, já que o papel é um produto com vida de composição longa e altamente poluidor. Livre do papel e com mais dinheiro disponível, a empresa pode ainda se modernizar e desenvolver produtos mais sustentáveis.
A GED, por ser uma nuvem – na qual os documentos são arquivados na própria internet – fornece alta acessibilidade, isto é, esse sistema possibilita o acesso em qualquer lugar e em qualquer hora, na sua casa, no trabalho e até em outro país. Portanto torna as atividades menos complexas e evita problemas comuns no dia a dia, como esquecer a papelada de uma reunião importante. Suas informações estarão a um clique de disposição.
Acessível, protegido e organizado são os princípios fundamentais desse sistema de gerenciamento importante para a funcionalidade das empresas. Devido a esses princípios, explicamos a necessidade de otimizá-lo para tornar sua empresa a melhor do ramo.
Se você gostou de saber como otimizar o GED, leia outros textos do blog e entenda ainda mais sobre esse mundo digital atual.