Gestão de Documentos 29.08.2019 Voltar
Selos, carimbos, assinaturas: tudo isso já foi e, em alguns casos ainda é, utilizado para identificar uma pessoa ou uma empresa, garantindo a veracidade de documentos. Porém, com a transformação digital, os registros foram passando do papel para o computador e, com isso, surgiu a necessidade de garantir a autenticidade das operações nesse meio. É aí que entra o certificado digital!
O certificado digital é uma espécie de identidade eletrônica usada por pessoas físicas e jurídicas nas operações on-line. Ele possui e transmite dados sobre o indivíduo ou a organização responsável pela emissão de um documento, servindo para comprovar a autenticidade do registro, evitar as fraudes e garantir a segurança de todas as partes envolvidas.
Essa ferramenta é importante porque, como vimos, a internet e outras tecnologias digitais têm sido cada vez mais utilizadas na rotina de pessoas e empresas. Isso é ótimo, já que essas soluções podem trazer mais agilidade, confiança e eficiência, principalmente em se tratando da gestão empresarial. Porém, o risco de fraudes e ataques virtuais é significativo e capaz de trazer grandes prejuízos.
É justamente para oferecer mais segurança nas operações on-line que o certificado digital existe. Ele conta com uma assinatura eletrônica que permite a troca de documentos de forma segura. Além disso, ele também acaba oferecendo mais rapidez e praticidade na emissão de documentos e na assinatura de contratos, já que é possível fazer tudo on-line e com segurança.
Existe um processo muito simples que exemplifica a importância do certificado digital: a emissão de notas fiscais de produto. Durante a emissão, o certificado digital analisa o conteúdo do documento, o assina e gera um código exclusivo para a nota. Com esse código, o receptor da nota e os órgãos de fiscalização podem conferir que se trata de um documento idôneo e verificar qualquer alteração suspeita.
Qualquer indivíduo ou organização pode obter um certificado digital. Para isso, é preciso entrar em contato com uma das Autoridades Certificadoras (AC) credenciadas pela ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira) para a emissão do certificado. Essas entidades são responsáveis por fazer a associação entre os dados da empresa ou da pessoa a uma chave e inseri-los no certificado digital.
Os certificados podem variar em custo e validade, dependendo de cada AC. Por esse motivo, vale a pena pesquisar antes de adquirir o seu. Além disso, tenha atenção também ao tipo de certificado digital, já que existem vários modelos e é importante conferir qual é o mais indicado para o seu negócio e as suas necessidades.
Os certificados identificados como A1, por exemplo, são aqueles disponíveis em arquivos digitais, que têm como principais vantagens a possibilidade de serem levados a qualquer lugar e a facilidade de não precisar colocar a senha em cada uso ― e, consequentemente, de repassá-la a outras pessoas. Eles também são facilmente integrados aos emissores de nota fiscal eletrônica.
Já os certificados A3 funcionam a partir de dispositivos físicos, que podem ser semelhantes a um pen drive ou a um cartão de memória. Nesse caso, os itens precisam estar conectados ao computador para que o certificado digital possa ser utilizado e é necessário digitar a senha sempre que ele for acessado.
Além desses dois modelos, que são os mais usados, também existem os certificados digitais do tipo S e do tipo T. Os primeiros servem para garantir sigilo às transações, pois possibilitam a criptografia dos dados de um documento, tornando-os visíveis apenas para quem tiver um certificado digital autorizado a abrir o arquivo.
Já os segundos, também chamados de carimbos do tempo, são usados para assegurar que algum documento já existia em determinada data e hora no passado. Ele é importante já que esses dados podem ser facilmente alterados e, em algumas situações, garantir a temporalidade das informações é essencial. Nesse caso, é preciso usar o certificado T junto a outros tipos de certificados.
Por que utilizar um certificado digital
Além da segurança, o certificado digital também promove outros benefícios. A economia é um deles, pois é possível reduzir significativamente o uso de papel ao optar pela assinatura eletrônica. Outro ganho relevante ocorre em relação ao tempo, já que não é preciso ir a vários lugares ou fazer diversos processos para garantir a autenticidade dos documentos.
Com o certificado digital, além de assinar documentos de qualquer lugar, também é possível ter mais facilidade em outras atividades on-line de diversas empresas e instituições públicas. Um exemplo é a Declaração de Imposto de Renda: quando você tem um certificado, a Receita Federal disponibiliza as informações pré-preenchidas e toda a entrega fica mais rápida, eficiente e segura.
E então, que tal utilizar um certificado digital na sua empresa? Benefícios não faltam para optar por essa ferramenta! Se você ficou com alguma dúvida ou tem uma opinião ou experiência sobre o assunto, deixe seu comentário. Nós estamos à disposição para conversar!