Inteligência em Processos: Um conceito a ser explorado! - SISPRO
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Inteligência em Processos: Um conceito a ser explorado!
18 dez Categorias: Gestão Empresarial
Toda empresa possui processos em suas operações, seja na área administrativa ou produtiva. Processos são conjuntos de atividades, normalmente sistemáticas, repetitivas e que produzem um resultado desejado, agregando valor.
Assim funciona em todas as empresas e os processos são a base para a boa operação da corporação. É nos processos (Faturamento, Financeiro, Estoques, Produção, Fiscal, Contabilidade entre outros) que os dados são gerados. As informações provêm de um conjunto de dados e é com elas que os gestores tomam suas decisões. Frases emblemáticas do tipo "Informação é a alma do negócio", ou "quem tem informação tem poder", ou "a informação é um recurso estratégico para o desenvolvimento", assim por diante, representam um desafio. Buscar a informação é fundamental e podeser uma vantagem competitiva sobre os concorrentes. No entanto deve-se levar em consideração aspectos da qualidade desta informação e recebe-la no tempo certo. Charles Colson, conselheiro do presidente norte-americano Richard Nixon, disse que a má informação é mais desesperadora que a não-informação. Informação atrasada também pode deixar de produzir seu efeito, perder a utilidade.
Um desafio para os gestores é aprimorar e reduzir o ciclo de tempo na busca destas informações. Os processos, como citado, geram os dados, que por sua vez são convertidos em informação para então serem aplicadas em decisões. Este ciclo tradicionalmente passa por vários estágios até a chegada da informação aos gestores. Muitas empresas são suportadas por sistemas de BI (Business Intelligence), programas de grande utilidade, que auxiliam na apresentação das informações, porém não é raro haver engessamento no trato destas informações, com custos elevados e tempoexcessivo para sua obtenção, sem falar na dependência de pessoas especializadas na manutenção destes sistemas.
Muitas destas informações poderiam ser obtidas diretamente da sua fonte de origem, ou seja, a partir dos dados gerados nos processos de seus respectivos setores. A Inteligência em Processos é um conceito que pode ser explorado, capacitando os próprios usuários a gerar as informações necessárias para tomadas de decisões, com qualidade e, principalmente, no tempo certo.
Em geral é trabalhoso e pode levar tempo obter dados decisórios diretamente dos processos. Por exemplo, numa necessidade hipotética, um gestor necessita rapidamente de informações para o planejamento de seu fluxo de caixa. Pede ao setor de compras uma relação dos 10 itens de maior valor agregado, adquiridos nos últimos seis meses, classificados pelo valor da compra (ABC), separado por fornecedor e data de entrega. Deseja conhecer o ticket médio de compra no período, além de destaque dos pedidos (em azul) se os valores totais superarem R$5.000,00. Se houver atraso de algum item, que apareçam destacados em vermelho. Como entregar isso nos próximos minutos?
Hoje é praticamente impossível gerir uma empresa sem algum recurso informatizado. Os Sistemas de Gestão Empresarial, conhecidos como ERP (Enterprise Resource Planning), são fundamentais e consolidam todas as operações de uma empresa num único sistema. Estes sistemas estão avançando para encurtar o ciclo de tempo desde a geração dos dados até sua aplicação decisória pelas informações geradas. Esse é um grande passo na busca da vantagem competitiva.
A partir do conceito da Inteligência em Processos presente nos novos sistemas de ERP, os setores deixam de ser apenas geradores de dados através de atividades sistemáticas, repetitivas, para serem também geradores de informações e agregadores de valor para tomada de decisões. São informações obtidas com auxílio de recursos do ERP, especialmente desenhados para uso dos respectivos usuários, sem a necessidade da busca de especialistas em informática. Isso precisa funcionar de forma rápida, precisa e preferencialmente com boa qualidade visual das informações. Sistemas de BI tradicionais permanecem como forma "mais elaborada" de geração das informações. A Inteligência em Processos encaixa-se num segmento de necessidades onde a informação não precisa ser tão elaborada ou onde o apelo visual de excelência e cálculos complexos não são determinantes. Em geral essa demanda atende à maioria das necessidades das informações desejadas, além de poder ser obtida com muita rapidez e precisão.