as | gestão & marketing para pessoas e empresas criativas: { matriz de priorização } administrando melhor o seu tempo
{ matriz de priorização } administrando melhor o seu tempo
Semana passada tive a árdua tarefa de escolher a melhor dica de organização entre as dezenas de participações na promoção que sorteou agendas Tuty aqui no Assim,Sim! Mas além de árdua, a tarefa foi também muito divertida. Afinal, vocês arrasaram nas dicas!
Muitas dicas falavam de organização de materiais, utilização de caixas, etiquetas, agendas. São todas super válidas, e tenho certeza que a Cissa já está preparando conteúdo com tudo o que nos foi passado. Entretanto, uma dica em especial me chamou muito a atenção, por se tratar da descrição de uma ferramenta muito eficaz na otimização do tempo.
A Paula, do Minha Filha Vai Casar, autora da dica escreveu: "Planejo minhas tarefas por ordem de importância. Penso sempre em 4 categorias: urgente, não urgente, mais importante, menos importante e mesclo todas. O que sempre vem em primeiro lugar é o urgente e o mais importante. Algumas vezes o urgente e não importante (como ir ao banheiro, rsrs) vem antes e por aí vai. O que não é urgente e é menos importante fica sempre para o final. Agora, tem que ter muito bom senso para julgar! E isso não é fácil..."
E essa é uma excelente síntese da Matriz de Priorização. Afinal, a produtividade parece ditar as regras seja qual for a natureza do seu trabalho, e para ser produtivo é fundamental saber aproveitar melhor o tempo, certo?
Para utilizar bem a matriz o primeiro passo é saber diferenciar o que é importante do que é urgente. Importante é tudo aquilo que é relevante para se alcançar uma meta pré-estabelecida. Já urgente é tudo aquilo que tem prazo específico para ser entregue/produzido/desenvolvido. Quanto mais próximo de expirar esse prazo está, mais urgente o item se torna.
Pensando assim é fácil prever que o que deve ser feito primeiro é sempre o que se encaixa tanto como importante quanto urgente, certo? E para facilitar a visualização de suas tarefas nestas categorias a sugestão é que se use a matriz abaixo:
No quadrante 1 deverão estar as tarefas urgentes (que estão com o prazo para expirar) e importantes (que afetam diretamente o alcance da meta). No quadrante 2 deverão estar as ainda importantes, mas que não têm prazo tão apertado. No quadrante 3 coloque as tarefas que têm prazo curto mas não são tão importantes no resultado final, e no quadrante 4 coloque as metas que ainda têm longo prazo para execução e não interferem diretamente na meta.
Após esse exercício você vai notar que cerca de 70% de seu tempo está em realizar as tarefas dos quadrantes 1 e 2. Esse realmente é o modelo ideal. Se você usa mais tempo nos quadrantes 3 e 4, significa que seu tempo não está sendo aproveitado da melhor maneira possível. Atente então para as seguintes dicas:
As atividades do quadrante 1 tendem a gerar correria. Procure não deixar as tarefas acumularem para a última hora, evitando que cheguem ao quadrante 1.
As atividades do quadrante 2 normalmente precisam de planejamento, pois interferem diretamente na meta. Execute-as com calma e no horário do dia que se sente mais disposto a criar.
Analise se as tarefas dos quadrantes 3 e 4 precisam ser executadas por você ou se podem ser delegadas para uma ajudante, ou alguém da família (ir ao banco, por exemplo), ou até mesmo se são necessárias (transferências bancárias podem ser feitas pela internet ou pelo telefone, o que nos ajuda a ganhar um precioso tempo).
Utilizando a Matriz de Priorização você aproveita melhor o seu tempo e evita o desperdício com atividades que não devem tomar seu foco.
Quem fizer o exercício com a matriz vem aqui contar pra gente se está funcionando e o que achou, combinado?