Cultura digital em escritórios de advocacia - um guia definitivo
O avanço científico e tecnológico alterou a forma como nos relacionamos e efetuamos nosso trabalho de modo irreversível, e a globalização fez com que o fenômeno se disseminasse rapidamente, forçando diferentes áreas de atuação e segmentos a se atualizar o quanto antes.
O mercado jurídico não é uma bolha, e também sentiu os impactos do fenômeno global de digitalização do trabalho. Pode-se perceber os efeitos mais imediatos dessa nova configuração do serviço advocatício a partir de uma análise rápida de mercado.
Em um levantamento realizado pela Projuris junto a 391 profissionais do Direito, é apresentado dois dados de grande relevância para entender como os escritórios de advocacia estão preocupados em implantar tecnologia para facilitar tantos processos internos quanto a comunicação interna e com clientes:
90% dos profissionais jurídicos utilizam o WhatsApp para fins profissionais
71% dos profissionais jurídicos utilizam ou já utilizaram sistemas de gestão para aprimorar a eficiência dos seus serviços e tornar sua rotina menos operacional e mais estratégica.
No entanto, ainda é perceptível, e isso não é exclusividade do meio jurídico, um certo receio em relação à tecnologia como uma ferramenta que propõe a substituição da mão-de-obra em troca de menos custo e mais agilidade.
Na pesquisa Inteligência Artificial e sua aplicação em escritórios de advocacia brasileiros, onde onde a Projuris consultou 152 advogados, 14% acreditam que a máquina pode substituir o advogado no futuro.
A proposta deste conteúdo é desmistificar alguns pontos que tornam a tecnologia um objeto de medo por parte dos profissionais do Direito, de modo que mais escritórios decidam se juntar ao seleto grupo de escritórios que apostam na tecnologia para crescimento econômico e uma rotina de trabalho mais inteligente e eficaz.
Além disso, o objetivo é promover um breve manual de como tornar o escritório de advocacia um ambiente moderno e digital e como isso repercute no dia a dia do profissional jurídico, trazendo mais produtividade, reduzindo riscos e possibilitando um trabalho estratégico mais focado e um trabalho tático mais eficiente. Vamos lá?
As informações continuam seguras quando fora do papel?
A tecnologia vai emburrecer o escritório?
Será que consigo me adaptar?
Cultura digital nos processos internos
Toda mudança causa medo. No entanto, é preciso direcionar este receio de uma maneira inteligente, e encará-lo não como um desconforto em relação à uma mudança, mas sim como o frio na barriga que antecede um grande salto. Para superar um medo, em primeiro lugar é necessário sistematizá-lo, encontrar suas principais motivações e vencê-las uma de cada vez.
"Coragem é a resistência ao medo, domínio do medo, e não a ausência do medo" – Mark Twain
Este é um debate muito comum quando se fala em Inteligência Artificial no Direito. Um robô pode ou não fazer o papel de um advogado?
A resposta é não. A tecnologia pode se apropriar, sim, de algumas tarefas do advogado, contudo jamais poderá trabalhar por ele, ou assumir seu lugar.
De modo resumido, a máquina pode emitir documentos, guardá-los, sistematizar informações e automatizar processos, evitando que o advogado tenha que investir horas desnecessárias em trabalhos operacionais que podem ser efetuados soluções tecnológicas.
No entanto, a máquina não tem a capacidade de pensar em estratégias de captação de clientes, interpretar leis, negociar honorários, comparecer à audiências, etc.
Para desmistificar esse mito de uma vez por todas, o estudo The Future of Employment: How susceptible are jobs to computerisation? (O Futuro do Emprego: Quão suscetíveis estão os empregos à computadorização?) calcula as possibilidades de 702 profissões serem ou não substituída pela Inteligência Artificial.
Confira as chances do advogado ser substituído por uma máquina, em relação a outras três profissões:
Técnicos de engenharia – 24% de chance de substituição
Programadores de computação – 48% de chance de substituição
Advogados – 3,5% de chance de substituição
Afinal, é seguro entregar informações confidenciais, documentos de terceiros, processos na íntegra nas "mãos" de uma máquina?
Muitos advogados são do time que prefere "ver para crer", mantendo uma fiel preferência ao papel físico, em vez de apostar em uma solução que possa guardar as mesmas informações em uma nuvem digital, dispensando o espaço físico dedicado ao seu arquivamento.
Confira alguns pontos de atenção para digitalizar o escritório com segurança total:
É importante observar se a solução escolhida para arquivar suas informações em nuvem dispõe de HTTPS (Hyper Text Transfer Protocol Secure) protocolo digital que garante a não interceptação de informações fornecidas em determinado domínio por parte de terceiros.
Ou seja, se a solução escolhida para este serviço dispõe da certificação, o escritório pode ficar tranquilo: suas informações estão 100% seguras.
No entanto, é preciso também ter um cuidado especial com as senhas. É muito comum que sejam escolhidas senhas referentes a informações de domínio público e facilmente acessíveis (CPF, data de nascimento).
Senhas simples facilitam o caminho de possíveis invasores. Por isso além de criar senhas complexas, é altamente recomendável revisá-las uma vez ao ano.
A resposta é não. Justamente porque a implementação de uma cultura digital passa muito mais pelo comportamento e entendimento da equipe acerca da dinâmica de trabalho dentro do escritório do que por aquisições propriamente ditas, ou seja, o mais importante, quando pensamos em implementar cultura digital é fazer com que todos entendam a importância da automação de processos e, por fim construam um pensamento digital coletivo.
Depois disso, é claro, vem os custos com equipamento, ferramentas e adequações. Nesse sentido, o advogado precisa estar bastante seguro do retorno que a tecnologia trará ao seu negócio, não somente o retorno financeiro, mas também na otimização da rotina do jurídico e na eficiência do trabalho.
Portanto, se for colocar no papel os benefícios que uma cultura digital trazem desde o potencial de captação de novos clientes, melhorias no relacionamento interno e externo, aprimoramento de processos internos, redução de custas com papel e espaço físico, o advogado perceberá que, a médio e longo prazo, ter uma cultura digital irá reverter em crescimento econômico.
Pense em ferramentas elementares, fundamentais no dia a dia de um escritório de advocacia, Word e Excell. Quando surgiram estes dois softwares do Windows, hoje tão importantes na dinâmica de trabalho de um escritório de advocacia, muitos profissionais criticaram sua existência.
A crítica consistia no argumento de ferramentas assim "emburreceriam" o advogados, por funcionalidades como correção gramatical, interface extremamente intuitiva. Basicamente, trabalhar ficava fácil demais e simplesmente havia uma desconfiança enorme em torno disso.
No entanto, o tempo passou, o mundo girou, e quem se opôs à inovação teve de reconhecer que estava errado. As ferramentas, que pareciam nocivas e perigosas, se revelaram fundamentais para tornar o trabalho do advogado mais estratégico e eficiente.
O efeito foi tão positivo no dia a dia dos escritórios, que hoje o desafio é justamente desapegar dessas ferramentas e buscar novas soluções mais inteligentes.
Mas porque existe o medo de o digital "emburrecer" os profissionais do Direito? Possivelmente, esse erro tem como alicerce um temor ainda maior: o de não se adaptar às mudanças.
É fato, as pessoas tem medo do desconhecido e quase nunca rejeitam um evidente progresso por ignorância, mas sim por temer não se adaptar à dinâmica operacional ou cultural de uma nova organização.
Este seria, portanto, o medo basilar. O pai de todos os medos. A boa notícia é que ele está dentro de você, e não depende de mais ninguém para ser superado.
Mais uma vez, encare isso não como um receio desconfortável e desesperador, mas sim como um frio na barriga que antecede um grande salto para sua carreira e seu escritório, e tudo ficará mais simples.
Agora que os medos ficaram para trás, chegou a hora de pôr a mão na massa.
Cultura é tudo. O primeiro passo para obter sucesso na aplicação de uma mudança estratégica no escritório de advocacia é se certificar de que todos os profissionais estão comprometidos e engajados com ela.
O fracasso de uma implementação muitas vezes passa pela falta de sincronia entre os colaboradores. Portanto, é preciso que, neste momento, dos estagiários aos sócios, todos estejam olhando na mesma direção.
Para garantir que todos estejam falando a mesma língua, é preciso um esforço na hora da largada para que o pensamento digital seja disseminado. É necessário uma compreensão por todo escritório de que o digital não é um departamento, nem uma ferramenta.
O escritório não somente se comunica ou atua digitalmente. O escritório precisa SER digital, e esse é um trabalho que começa pelo plano de metas do escritório. Por isso, selecione líderes para a implementação da cultura digital para que, em conjunto, traçar objetivos que nortearão o trabalho do escritório dali para frente.
Pensar estrategicamente é saber onde se quer chegar e traçar caminhos para alcançar este cenário com o menor tempo possível e o máximo de eficiência na execução. Ao se reunir com os líderes escolhidos, defina um objetivo macro para implementação da cultura digital no escritório. Vamos supor:
Objetivo: automatizar todos os processos e comunicação dentro do escritório até o fim do ano corrente.
A partir do objetivo principal, é necessário traçar metas específicas para cada time. É recomendável dividir os esforços em duas frentes: comunicação e processos. A partir disso, pode-se criar metas factuais para ambos os campos, de modo a tornar o escritório digital tanto na comunicação quanto na atuação diária dos advogados.
Importante: ainda que se dividam as metas em grupos, elas devem ser públicas. Ou seja, quem foca seu trabalho na implementação de processos internos mais inteligentes e eficazes deve saber exatamente o que se tem sido feito para alcançar uma comunicação digital excelente.
Quanto seu escritório gasta com serviços de telefonia mensalmente? Não se trata somente de um custo alto que pode ser reduzido com pequenas mudanças de pensamento e atitude, mas também de uma prevenção contra uma série de incômodos como ramais ocupados e poluição sonora.
Em primeiro lugar, para garantir uma comunicação interna digital, imediata e 100% eficiente, é necessário prover os recursos necessários. Basta uma boa conexão de rede e a aquisição de ferramentas como o Skype, ou o Workplace oferecido pelo Facebook para comunicação interna de empresas.
Em segundo lugar, é preciso desenvolver estímulos que garantam o uso contínuo dessas ferramentas. De pouco adianta instalar o Skype em todas as máquinas se as linhas telefônicas continuam congestionadas.
O escritório físico é, sem sombra de dúvidas, um ponto de referência muito importante, mas não precisa ser o único. Além de encontrar o advogado no escritório, é muito bom que o cliente consiga também encontrá-lo na Internet, seja por meio de um site profissional ou via redes sociais.
Desenvolver um site é importante. Nele, o escritório pode elencar seus serviços, de modo que o cliente saiba de suas especialidades com antecedência. Além disso, é possível criar conteúdo focado em questões jurídicas, que podem servir como um tira-dúvidas para os clientes e trabalhar a imagem e a reputação do escritório no mercado.
Um site com blog também é importante para ranquear o escritório nos buscadores. Assim, caso um cliente em potencial pesquise no Google "advogados em São Bernardo do Campo), os escritórios de advocacia da região mais bem posicionados no Google aparecerão por primeiro e tem maiores chances de captar este cliente.
É claro que o desenvolvimento de um site exige uma equação de esforço, tempo e dinheiro. Caso o momento não seja propício para investimento destes recursos, é importante que o escritório esteja ao menos presente nas redes sociais, com atualizações periódicas.
Leia também: Advogado fazendo negócio em redes sociais: atitude legal?
O aplicativo é polêmico entre advogados de todo o país. Embora 90% dos advogados utilizem o WhatsApp para fins profissionais, é preciso tomar algum cuidado. O aplicativo pode ser usado tanto para comunicação interna (como a criação de um grupo de bate-papo para o escritório), quanto para um contato mais estreito com o cliente.
A verdade é que o WhatsApp facilita a vida dos advogados e clientes de diversas formas. É possível usá-lo para o envio de informações e documentos. O WhatsApp já vem sido usado no Brasil também para a realização de audiências. Logo, é evidente que o aplicativo se tornou uma realidade para o jurídico brasileiro, mas é recomendável se atentar para alguns pontos:
– Estipule um horário para contato: defina com o cliente o melhor horário para comunicação e não aceite contatos além deste recorte.
– Nada de consultas: o código de ética da OAB veta consultas não presenciais, por julgar não ser possível a compreensão completa à distância.
Resumindo, o aplicativo pode ajudar e muito seu escritório. Contudo, é preciso definir uma metodologia para um uso saudável e estratégico.
O passo seguinte à escolha do software é criar cultura junto com todo o time do escritório. Fazer com que o software não fique somente na área de trabalho e na barra de ferramentas dos computadores dos advogados, e influencie, de fato, nos resultados do escritório e torne a rotina muito mais eficiente.
Selecionamos dicas para garantir que o software seja implementado da melhor forma possível:
Cultura digital começa pela gestão de metas do escritório de advocacia. Vamos simular uma situação prática?
Dr. Sandro e Dra. Maria Elisa são sócios de um escritório de médio porte, onde trabalham dez advogados, dois secretários e dois estagiários. Seguindo os conselhos da ProJuris, Dr. Sandro e Dra. Maria Elisa se reuniram com os três advogados com mais tempo de casa e, juntos, definiram uma meta audaciosa: tornar seu escritório digital até o fim do ano corrente.
Nesse sentido, dividiram as responsabilidades entre os três advogados. Cada um deles ficará responsável por um conjunto de ações: comunicação interna, comunicação externa, processos. Para cada frente, foram estipulados objetivos específicos, e cada um formou um time para buscar uma alta performance na busca pelas metas estipuladas.
Foi definido também que as metas seriam públicas, ou seja, os estagiários conheceriam as metas do Dr. Sandro e da Dra. Maria e vice-versa, de modo a ter certeza de que todos estejam olhando para o mesmo horizonte. Além disso, as metas seriam revisadas a cada três meses, um período longo o bastante para se perceber os resultados e curto o bastante para repensar cada ação.
Tornar o escritório digital até o fim do ano ↓
Equipe 1 – Comunicação Interna
Pesquisa por ferramentas digitais para uma comunicação interna mais imediata
Apresentação contínua de conceitos e tendências tecnológicas para todos os funcionários
Planejamento de ações de estímulo ao uso das ferramentas
Reduzir o custo com telefonia em 20%
Equipe 2 – Comunicação Externa
Criação de um site para elencar as principais especialidades do escritório de advocacia
Desenvolvimento e nutrição periódica de redes sociais do escritório
Criação de uma conta no WhatsApp exclusiva do escritório
Aumentar o número de clientes que procuram o escritório pela Internet
Equipe 3 – Processos internos
Pesquisa por um software jurídico adequado às necessidades do escritório
Teste do software jurídico durante uma semana
Implementação do software junto ao time
Ter 100% dos processos do escritório cadastrados em um software jurídico
Ao fim do período de três meses, a equipe responsável pela comunicação interna encontrou a ferramenta ideal para uma comunicação imediata entre os funcionários do escritório e desenvolveu uma série de ações para estimular seu uso.
Como resultado, observou-se uma queda de 20% na conta de telefone. Além disso, todas as sextas-feiras, no começo da tarde, a equipe se reunia com o restante dos advogados e demais funcionários para apresentar novos conceitos tecnológicos e tendências para serem estudadas e implementadas em breve.
Por sua vez, a equipe responsável pela comunicação externa desenvolveu um site responsivo e veloz, elencando as especialidades dos principais advogados do escritório. Uma conta no Facebook e outra no LinkedIn se tornaram catalisadores de novos clientes. Um número exclusivo do escritório foi usado para permitir um contato via WhatsApp com os clientes.
Já a equipe responsável pela automação dos processos selecionou três diferentes softwares. Acabaram, por fim, optando pelo único dos favoritos a gerenciar honorários. Assim seria possível controlar honorários, prazos, tempo, agenda e produtividade do escritório em um só lugar, poupando espaço físico e tempo.
Após um período de teste um treinamento concedido pela empresa desenvolvedora do software, o sistema foi implementado. Assim, em três meses, todos os processos e documentos do escritório já estavam guardados no software.
Ao fim deste período, novas necessidades foram diagnosticadas pelo escritório, e novas metas foram traçadas com o objetivo de tornar o escritório 100% digital até o final do ano corrente.