"Eliminamos a planilha", Dra. Shiarley Layara, da Klabin
"Eliminamos a planilha", Dra. Shiarley Layara, da Klabin
A Klabin é uma gigante do mercado de papeis, maior produtora e exportadora do material no Brasil e tudo o que o envolve: cartões, embalagens, sacos industriais, entre outros.
Como a ProJuris gosta de estar com os melhores do mercado, não podia ser diferente fecharmos essa parceria.
Por isso, em 17 de junho de 2013, mais de cinco anos atrás, propusemos nossa tecnologia e visão gerencial para acelerar os processos do dia a dia do jurídico da Klabin. Ali começava uma história de sucesso.
Antes do ProJuris existia um sistema. Na época, uma versão que não era online. É um trauma completo. Ele era feio, não era fácil de usar, travava, não era fácil de buscar, como é o ProJuris com Busca avançada e Busca rápida.
Precisávamos ir com a informação exata, e muitas vezes você não lembra da informação exata. Não tinha como colocar variáveis, como no ProJuris. A gente usava, mas ele nunca foi muito dinâmico. Havia um controle paralelo, que era em formato de planilha. Foi quando a gente resolveu contratar o ProJuris.
Quando nós mudamos [para o ProJuris], fizemos do nosso controle paralelo em formato de planilha. Foi muito rápido. Colocamos todos os dados no sistema, fizemos o treinamento com os escritórios externos, que são cerca de 30 entre naturezas cível, tributário, ambiental e trabalhista. No começo não funcionou.
Ninguém usava o sistema. Foi quando mudou nossa diretoria. Sentamos e falamos "a gente vai ter que fazer funcionar; não faz sentido não usarmos uma tecnologia boa como é o ProJuris". Fizemos um plano de ação junto com a equipe da ProJuris e começamos a trabalhar nesse projeto.
Um consultor ProJuris veio pessoalmente para ficar com a gente. Foi batata! O sistema funcionou de uma forma que ninguém acreditava. Conseguimos eliminar as planilhas, que era uma cultura muito antiga e que achamos que nunca íamos tirar dos advogados (e tiramos!).
O sistema antigo não dava acesso aos escritórios, ficava tudo dentro de casa. São muitos processos para controlar dentro de um jurídico, que sempre foi enxuto, não tinha condições.
Até que veio o ProJuris, com aquela visualização bonita, com um monte de aba, tudo separado, bem mais fácil de separar o que possui dentro do processo.
Eu trabalho no jurídico, você vê o que? Papel. Temos um arquivo gigantesco aqui, para nada. Acreditei muito no ProJuris pela facilidade dele. Não é um sistema difícil de ensinar.
Ele é autônomo, você entra e ele já te traz muitos caminhos. Você não precisa de manual para entender os processos que precisam ser feitos dentro dele.
Usamos muito o módulo de Distribuições. Temos diversas unidades, em todo o Brasil, com jurídicos nelas. Existe um ponto focal: todos entram e verificam o que foi distribuído nas últimas 24 horas.
Aí tem todo um trabalho de saneamento, de conferir essas informações, para ver se eles dizem respeito à Klabin ou se não é outra empresa com o mesmo nome. Então transformamos isso em processo. Fora isso, fazemos todo um saneamento dos processos já cadastrados.
O ProJuris foi o sistema pioneiro aqui dentro do jurídico de sistematizar nossos procedimentos. Aqui foi sempre muito manual. Tivemos um turnover aqui dentro, trocou muita gente, veio muita gente nova, muita gente com vontade de sistematizar e automatizar o que puder, para eliminar muitas funções que não tinham necessidade.
Hoje o meu gerente criou uma subárea, que chama 'Gestão da Informação', e me colocou à frente por conta da minha experiência com o ProJuris. O ProJuris foi um pontapé inicial. Hoje pensamos em fazer diversas coisas, mas através do ProJuris.