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A preparação das empresas para o esocial Titulo Subtitulo
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Isaac Vasco Peixoto Freire
1 A preparação das empresas para o esocial Titulo Subtitulo
3 Índice Índice Apresentação 3 Sobre a pesquisa 5 Principais conclusões da pesquisa 7 Como as empresas estão se preparando 7 Fatores críticos de sucesso para adequação ao esocial 13 Contatos 16 PwC 1
5 Apresentação O país está às vésperas de uma nova mudança regulatória importante: o esocial. A partir deste ano, todos os empregadores brasileiros serão obrigados a registrar as informações trabalhistas, previdenciárias, tributárias e fiscais relacionadas à contratação de mão de obra com ou sem vínculo empregatício por meio de um novo sistema eletrônico. Integrante do SPED (Sistema Público de Escrituração Digital), o esocial representará um avanço na sistemática de obrigações acessórias. As informações ficarão armazenadas no Ambiente Nacional do esocial, e todos os órgãos envolvidos no projeto Ministério do Trabalho e Emprego, Ministério da Previdência Social, Instituto Nacional do Seguro Social, Ministério da Fazenda, Receita Federal do Brasil e Caixa Econômica Federal terão acesso a elas. Ao mesmo tempo que simplifica o envio das informações aos diversos órgãos governamentais, o esocial também facilita a fiscalização das obrigações trabalhistas, previdenciárias e fiscais por meio do cruzamento eletrônico e da verificação de dados. O grande desafio para as empresas não é apenas cumprir o prazo do primeiro envio das informações, mas garantir a qualidade do que será fornecido e manter 100% da operação em conformidade com a nova regulação. Realizamos esta pesquisa para mapear as iniciativas e ações adotadas pelas empresas em relação a essa transição, buscando entender as principais dificuldades encontradas e as lições aprendidas até agora. Agradecemos aos profissionais e às empresas participantes da pesquisa que compartilharam conosco as suas experiências e visões. A todos, uma boa leitura! Fernando Alves Sócio-presidente PwC Brasil PwC 3
6 4 Pesquisa esocial
7 Sobre a pesquisa O principal objetivo desta pesquisa foi entender como as empresas estão se preparando para cumprir as obrigações do esocial, que representa uma importante mudança no ambiente regulatório brasileiro. A partir de junho de 2014, as empresas optantes pelo regime do lucro real serão obrigadas a registrar as informações trabalhistas, previdenciárias, tributárias e fiscais relacionadas à contratação de mão de obra, com ou sem vínculo empregatício, por meio de um novo sistema eletrônico. Já as empresas que optaram pelo lucro presumido ou pelo Simples Nacional só precisarão fazê-lo a partir de dezembro de O mercado brasileiro começou a se preparar de maneira mais intensa para essa nova realidade no segundo semestre de 2013, após a publicação, em 17 de julho de 2013, do Ato Declaratório Executivo Sufis nº 5, que aprovou e divulgou, em versão inicial, o leiaute do esocial (ver Figura 1). PwC 5
8 Figura 1 Cronologia do esocial A cronologia a seguir se baseia na Minuta do Manual de Orientação do esocial Versão 1.1. Manual de orientação do esocial, versão 1.0 Divulgação do leiaute do Sistema de Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas - esocial (Ato Declaratório Executivo SUFIS nº 05 de 17 de Julho de 2013) Minuta do manual de orientação do esocia, versão 1.1 Divulgação do leiaute Minuta do Manual de Orientação do esocial em versão provisória - sem efeito normativo Consulta base do Sistema CNIS Consulta CPF, PIS/NIT e data de nascimento na base do sistema CNIS Ambiente dos testes para conexão webservice e recepção do cadastramento inicialdos trabalhadores 2013 jul nov dez dez jan mar jun Aplicativo para classificação do cadastro Disponibilização do aplicativo para qualificação do cadastro dos trabalhadores existentes nas empresas Manual de especificação técnica do XML e conexão websvice Prazo anterior outubro/2013 Embora o cronograma oficial não tenha sido publicado, a cronologia acima foi baseada na Minuta do Manual de Orientação do esocial Versão 1.1. * Apenas os vínculos ativos e informações de eventos que ocorrerem a partir do início da obrigatoriedade do esocial para as empresas serão consideradas. Ambiente de testes para conexão webservice e recepção de eventos iniciais (Pré Produção) Prazo anterior novembro/2013 Empresas optantes pelo Regime do Lucro Real Até o dia 30 de junho de 2014 para transmissâo dos eventos iniciais e tabelas 6 Pesquisa esocial
9 ... Empresas optantes pelo Regime do Lucro Real Até o dia 07 de agosto para transmissão dos eventos mensais de folha de pagamento e de apuração de tributos e encargos trabalhistas* Empresas de lucro presumido e optantes pelo Simples Nacional Até o dia 30 de novembro de 2014 para transmissão dos eventos iniciais e tabelas Empresas de lucro presumidos e optantes pelo Simples Nacional Substituição da GFIP Entrada do módulo da reclamatória trabalhista jul ago nov dez jan Empresas optantes pelo Regime do Lucro Real Substituição da GFIP Empresas de lucro presumido e optantes pelo Simples Nacional Até o dia 07 de dezembro para transmissão dos eventos mensais de folha de pagamento e de apuração de tributos e encargos trabalhistas* Substituição da DIRF, RAIS, CAGED e outras informações acessórias PwC 7
10 Participaram da pesquisa 48 empresas de diversos setores da economia, a maioria de grande porte e com capital nacional. Dois terços delas já tinham um projeto ou ações voltadas à adaptação ao ambiente do esocial, e 20% estão participando do grupo piloto criado pela Receita Federal para testar e discutir os leiautes e procedimentos relacionados ao esocial durante sua fase de desenvolvimento, conforme figura 2. Figura 2 Características das empresas participantes Número de empregados Acima de a a a abaixo de Origem do capital Nacional Multinacional Economia mista Pública 27 Setor de atuação Prestação de serviços Serviços financeiros/seguros 14% 35,1% Bens de consumo Agronegócio Varejo Produtos industriais Saúde Telecomunicações Mineração Serviços públicos (Utilities) Outros (TI/Construção civil) 8,8% 8,8% 7% 7% 5,3% 3,5% 3,5% 3,5% 3,5% 0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% 40% 8 Pesquisa esocial
11 Principais conclusões da pesquisa Com base nas respostas dos participantes sobre o processo de preparação para cumprir as obrigações previstas no esocial, destacamos as seguintes conclusões principais: A área de RH sofrerá os maiores impactos, mas o esocial afeta a empresa como um todo. O comprometimento das empresas com a mudança ainda é baixo diante do desafio. Mudança cultural e processos internos são as maiores dificuldades para a adequação. Melhoria no cumprimento da legislação e maior eficiência são os benefícios mais esperados PwC 9
12 Como as empresas estão se preparando Esta seção do relatório explora cada uma das principais conclusões da pesquisa, apresentando com um pouco mais de detalhes as estratégias utilizadas pelas empresas para a adequação ao esocial, bem como as barreiras e viabilizadores que elas estão encontrando nesse processo. Pergunta: Qual das áreas você acredita que sofrerá maiores impactos em seus processos para adequação ao esocial? Figura 3 Áreas mais afetadas pelo e-social Recursos humanos Saúde, segurança e meio ambiente Contabilidade Compras (gestão de terceiros) 1. A área de RH sofrerá os maiores impactos, mas o esocial afeta a empresa como um todo Grande parte das informações a serem fornecidas no esocial está relacionada à gestão de pessoas. Assim, é natural que as empresas percebam que essa área é a mais afetada. Contudo, como as informações necessárias têm origem em diversas fontes, os participantes da pesquisa também indicaram impactos em outras áreas (vide Figura 3). No entanto, algumas empresas ainda não perceberam que o impacto também pode ser grande na sua própria operação. Muitas das 10% 11,3% 16,3% 45% informações requeridas pelo esocial são originadas nas áreas operacionais e administrativas da empresa, e, para serem capturadas nos processos de RH, precisam da intervenção dos respectivos gestores dessas áreas. Um exemplo característico é a alteração no conjunto de atividades desempenhadas pelo trabalhador, sem implicar em mudança de cargo ou lotação. Assim, o desafio das empresas não é apenas se adequar nesse momento ao esocial, mas também manter a sua conformidade, pois está em jogo uma mudança de comportamento dos gestores no sentido de dar mais atenção à precisão e à tempestividade das informações fornecidas. Operações (área de negócios) Fiscal Tecnologia da Informação Outra* Jurídico 5% 5% 3,8% 2,5% 1,3% 10 Pesquisa esocial
13 2. O comprometimento das empresas com a mudança é baixo diante do desafio Embora o impacto do esocial nas organizações seja amplo e o desafio de adequação, complexo, podemos concluir, com base nas respostas dos participantes, que o comprometimento interno das empresas com o projeto de adequação ainda é relativamente baixo, principalmente se considerarmos que o prazo para o envio das informações no novo formato é curto. Apenas 41,7% das organizações pesquisadas já tinham montado uma estrutura dedicada ao projeto de adequação seis meses antes do prazo previsto para início do esocial. Muitas ainda aguardavam a publicação de um cronograma oficial definitivo ou não tinham uma visão completa dos impactos ou, ainda, entendiam que as mudanças são uma questão restrita ao software de folha de pagamento. Pergunta: Você acredita que sua empresa está consciente e comprometida com as necessidades do esocial? Figura 4 Comprometimento da empresa com a adequação ao esocial 45% 41,7% 40% 35,4% 35% 30% 25% 20% 20,8% 15% 10% 5% 0% Sim, inclusive montou uma estrutura dedicada a essa implantação Parcialmente, pois está aguardando o cronograma definitivo de implantação Ainda não foram identificados os impactos sobre a cultura organizacional 2,1% Acompanha à distância, pois entende que o software da folha de pagamento atenderá a todas as necessidades PwC 11
14 32,6% destacaram a mudança cultural como uma das maiores dificuldades para se adequar ao esocial. 3. Mudança cultural e processos internos são as maiores dificuldades para a adequação Em nossa pesquisa, 32,6% dos respondentes destacaram a mudança cultural como uma das maiores dificuldades para se adequar ao esocial. Isso denota que as empresas percebem que o novo ambiente mudará o tempo de resposta às demandas de informações no dia a dia, bem como o nível de cuidado necessário para garantir a qualidade do que é fornecido. Informações como as relativas a acidentes de trabalho, admissão, desligamento de profissionais e mudança no conjunto de atividades dos trabalhadores precisam ser fornecidas de modo tempestivo às autoridades. Com o novo sistema, isso será feito de maneira eletrônica e dentro do prazo legal. Além disso, como o ambiente do esocial envolve o sequenciamento lógico de dados, inconsistências nas informações fornecidas serão verificadas automaticamente, o que impedirá a empresa de enviar os arquivos e também evitará riscos de autuação. Do total, 20,7% das empresas preveem dificuldades em relação aos processos internos. Esse aspecto pode ser analisado também em conjunto com os sistemas e a tecnologia outro tema de grande preocupação pela sua natureza de integração. Em muitas empresas, parte significativa das informações que precisam ser fornecidas ao esocial não são coletadas de maneira sistemática nos processos atuais ou nas soluções tecnológicas disponíveis. Em outros casos, é preciso redesenhar e racionalizar esses processos para cumprir plenamente as exigências, sem aumentar de forma significativa o efetivo de profissionais em atividades administrativas. 12 Pesquisa esocial
15 Pergunta: Diante da nova obrigação, qual será, na sua opinião, a maior dificuldade para a sua empresa? Figura 5 Principais dificuldades para adequação 32,6% 20,7% 16,3% 9,8% 8,7% 8,7% 3,3% Mudança cultural Processos internos Sistema e tecnologia Comprometimento dos gestores da empresa Pleno cumprimento da legislação vigente Estrutura e governança Capacitação dos profissionais envolvidos Pergunta: Na sua visão, qual o principal motivo para a provável dificuldade? Figura 6 Principais motivos das dificuldades 43,8% 12,5% 12,5% 12,5% 8,3% 6,3% 4,2% Integração dos dados de diversas origens Legislação atual muito complexa Qualidade do conteúdo das informações Pouco entendimento e comprometimentodos gestores com o projeto Outros* Ausência de dados Informações em papel, não sistematizadas Entre as principais causas de dificuldades percebidas pelas empresas respondentes, destaca-se a integração dos dados provenientes de diversas origens. PwC 13
16 4. Melhoria no cumprimento da legislação e maior eficiência nos processos são os benefícios mais esperados Pergunta: Quais ganhos e benefícios você percebe em sua empresa com a adequação ao esocial? Com relação aos ganhos e benefícios esperados com a implantação do esocial, os respondentes destacaram a melhor capacidade de cumprir a legislação em vigor. Esse resultado revela a percepção de que, embora o investimento inicial para adequação ao esocial possa ser grande, a preparação efetiva das empresas para cumprir a complexa regulamentação do trabalho no Brasil ficará mais fácil. Isso evitará surpresas desagradáveis e impactos nos resultados do negócio, provocados por processos trabalhistas ou autuações aplicadas pelas autoridades governamentais. Outra expectativa interessante destacada pelas empresas está relacionada à eficiência dos processos de gestão de pessoas, à eliminação de erros e à redução de custos operacionais. A sistematização do fornecimento das informações ao esocial vai obrigar as empresas a racionalizar e automatizar processos. Nesse novo contexto e diante da complexidade da legislação, será fundamental contar com soluções administrativas que envolvam, por exemplo, uma melhor integração de sistemas, o gerenciamento eletrônico de documentos e ferramentas de workflow. Em resumo, a visão das empresas sobre os potenciais benefícios do esocial indica um cenário no qual as empresas que se prepararem adequadamente poderão não apenas evitar dissabores, como multas e processos, mas também sair dessa fase de transição com uma melhor gestão de pessoas. Figura 7 Ganhos e benefícios esperados para a empresa com o esocial 39,6% 22,9% 20,8% 14,6% 2,1% Melhoria no cumprimento da legislação trabalhista, previdênciária, social e fiscal Eficiência dos processos Eliminação de erros e redução dos custos operacionais para cumprimento das obrigações acessórias Garantia dos direitos dos trabalhadores Maior facilidade para realização de negócios 14 Pesquisa esocial
17 Fatores críticos de sucesso para adequação ao esocial A pesquisa também revelou alguns sinais de boas práticas nesse processo de preparação para o novo ambiente. Analisando esses sinais com base em nossa experiência de trabalho com empresas engajadas nos projetos de adequação ao esocial, conseguimos destacar alguns fatores importantes para o sucesso dessa iniciativa. São eles: 1 2 Perspectiva multidisciplinar: o processo de adequação envolve mudanças de diversas naturezas na empresa. Em outras palavras, para cumprir as novas exigências não será suficiente apenas alterar processos e bases de informações. Será preciso também fazer ajustes nas soluções tecnológicas disponíveis, em papéis e responsabilidades e na qualificação das pessoas. A Figura 8 apresenta uma visão geral desses desafios. Apoio da alta administração: como a dequação ao esocial não é apenas um problema de RH ela envolve diversas áreas da empresa é fundamental contar com o apoio da alta administração para garantir a dedicação dos profissionais e alocar os recursos necessários às ações previstas para a transição. 3 Diagnóstico da situação atual: é melhor começar com uma boa avaliação da situação atual e identificar as lacunas em relação aos requisitos do esocial,contemplando as diversas dimensões da mudança. Isso permite concentrar melhor os esforços para cumprir o prazo disponível de adequação. 4 Gestão de projetos e gestão da mudança: como o processo de adequação envolve um conjunto de ações interdependentes e simultâneas, uma boa gestão do projeto garante que nenhum detalhe será esquecido. Já a gestão da mudança pode contribuir para a conscientização e preparação dos profissionais e gestores para atuarem no novo contexto. PwC 15
18 Figura 8 Principais desafios da adequação O processo de adequação é muito mais amplo do que apenas um ajuste de sistemas. Acreditamos que existam cinco grandes frentes de análise para preparar as empresas para o esocial. Pessoas Definir plano de comunicação para adequação às mudanças e identificar necessidade de ações de capacitação das pessoas envolvidas no processo Estrutura e Governança Avaliar potencial de melhoria na estrutura organizacional e interação entre as áreas, com redefinição de papéis e responsabilidade para garantir a correta adequação ao esocial Tecnologia Avaliar as principais debilidades ou limitadores na plataforma de sistemas e infraestrutura para suportar adequado nível de controle sobre os processos e segurança da informação Processos Analisar processos com foco na efetividade e em controles, com redefinição de fluxos, requisitos funcionais para sistemas, políticas, indicadores e controles chaves, para melhorar a gestão e otimizar esforços Revisão trabalhista, previdenciária e fiscal Identificar pontos de vulnerabilidade que podem expor inconsistências e/ou fragilidades nas práticas trabalhista e previdenciárias da empresa, ocasionando ações fiscalizatórias pelas autoridades competentes 16 Pesquisa esocial
20 Contatos Para obter mais informações sobre o esocial, entre em contato com: Coordenação Geral João Lins Sócio Marcel Cordeiro Sócio Líder do Projeto de Pesquisa Raquel Guilhoto Supervisora Equipe Técnica de Apoio Amanda Figueiredo Consultora Siga-nos facebook.com/pwcbrasil 2014 PricewaterhouseCoopers Serviços Profissionais Ltda. Todos os direitos reservados. Neste documento, PwC refere-se à PricewaterhouseCoopers Serviços Profissionais Ltda., a qual é uma firma membro do network da PricewaterhouseCoopers, sendo que cada firma membro constitui-se em uma pessoa jurídica totalmente separada e independente. O termo PwC refere-se à rede (network) de firmas membro da PricewaterhouseCoopers International Limited (PwCIL) ou, conforme o contexto determina, a cada uma das firmas membro participantes da rede da PwC. Cada firma membro da rede constitui uma pessoa jurídica separada e independente e que não atua como agente da PwCIL nem de qualquer outra firma membro. A PwCIL não presta serviços a clientes. A PwCIL não é responsável ou se obriga pelos atos ou omissões de qualquer de suas firmas membro, tampouco controla o julgamento profissional das referidas firmas ou pode obrigá-las de qualquer forma. Nenhuma firma membro é responsável pelos atos ou omissões de outra firma membro, nem controla o julgamento profissional de outra firma membro ou da PwCIL, nem pode obrigá-las de qualquer forma. (DC0) Informação Pública