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3 Dicas importantes de como organizar uma empresa "bagunçada"
Postado em 14 de setembro de 2018 por José Roberto Marques
Como organizar uma empresa bagunçada
Afirmar que a sua empresa está desorganizada e que ela precisa de ajuda para que tudo fique em seu devido lugar, é verdadeiramente um ato de coragem. Nem sempre um gestor, líder, empresário ou empreendedor consegue assumir essa responsabilidade, e isso acontece porque muitas estratégias e medidas precisarão ser tomadas, por isso, passar pelo estágio de aceitar que a empresa está bagunçada, até chegar ao estágio de encontrar formas de como organizá-la, pode ser um caminho extenso e até mesmo delicado.
Entretanto, por mais que seja um processo delicado e difícil de encarar, é imprescindível que as mudanças sejam realizadas o quanto antes, de preferência assim que forem detectados os pontos que estão mais desorganizados, pois quanto mais tempo se deixar para implementar o processo de organização, mais chances a empresa tem de ser impactada negativamente por essa "bagunça".
Pensando nisso, hoje vou compartilhar com você três dicas mega power poderosas para que você possa organizar a sua empresa de maneira assertiva e alcançar ainda mais resultados extraordinários em sua trajetória.
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Como detectar que a sua empresa está bagunçada
Existem alguns indicativos que apontam para o fato de que uma empresa não está muito bem e precisa, com urgência, da implementação de processos que sejam verdadeiramente efetivos e contribuam para que esta consiga se reorganizar. Entre eles estão:
Não atender aos prazos que são estabelecidos para a entrega de produtos/serviços para seus clientes ou fornecedores;
Realizar reuniões, com o objetivo de organizar ou de elaborar novas estratégias de crescimento, porém nenhuma atitude é tomada;
Conflitos entre as equipes de trabalho;
Falta de planejamento das atividades que pretende-se aplicar;
Contatos frequentes de clientes para registrar reclamações e insatisfações;
Aumento do turnover dos colaboradores;
Desentendimentos entre gestores, empresários ou empreendedores
Despesas maiores do que receitas;
Atrasos nos pagamentos dos colaboradores e dos fornecedores.
Além destes, existem diversos outros indicadores que ajudam a medir o quanto a sua empresa está precisando de ações imediatas para melhorar o seu cenário.
A boa notícia é que tudo isso pode ser resolvido com simples atitudes, que são as que vou compartilhar com você a seguir.
3 dicas para organizar a sua empresa
Após a compreensão dos principais pontos que levam empresários, empreendedores e gestores a enxergar o que está prejudicando a empresa e precisa ser melhorado, aqui vão três dicas que vão ajudar no processo de organização e implementação de melhorias para o alcance de resultados mais expressivos.
Implementação da gestão de processos
Também conhecida como Business Process Management – BPM, a gestão de processos de negócio nada mais é do que uma forma sistematizada de identificar os pontos de melhoria, desenhar a maneira como estes serão organizados, executar este planejamento e consequentemente acompanhar, monitorar, medir e controlar os processos de negócios de uma empresa, para que assim seja possível atender às expectativas dos clientes, entregando cada vez mais melhores resultados e alcançando constantemente os objetivos de crescimento da organização.
Falar sobre organização sem falar de gestão de processos é quase impossível, por isso, a minha primeira e principal dica é: entenda o que é, e como funcionam os processos de sua empresa, para que esta esteja sempre organizada e consequentemente entregue resultados extraordinários aos clientes, que não esperam nada além disso.
Através da gestão de processos é possível ter o controle das atividades da empresa, promovendo sempre a interação entre equipes, colaboradores e departamentos. É por meio também desse modelo de gestão que se torna possível produzir mais e com uma assertividade maior.
A gestão de processos é uma estratégia tradicional de gerir uma empresa, contudo, é também uma estratégia que contrapõe a gerência por departamentos, seções e setores, por isso, é fundamental estudar e colher mais e mais informações sobre esse modelo de gestão, que promete unir gestão de negócios com tecnologia da informação para que os processos internos e externos de uma empresa gerem sempre resultados significativos.
Controle os gastos para manter a sua empresa organizada
Algumas vezes a bagunça de uma empresa pode estar no departamento financeiro, ou seja, no fato de estar gastando mais do que recebe. Nesse caso, é fundamental fazer um levantamento, para se ter uma noção maior sobre os maiores custos que a organização está tendo, para que assim seja possível compreender o que é essencial e o que pode ser cortado, uma vez que a permanência dos negócios no mercado dependem destes cortes no orçamento.
Muitas empresas encontram programas e plataformas que são capazes de ajudá-las no departamento financeiro, que é o que chamamos de gestor online. Seu trabalho é monitorar custos de todas os processos e tarefas realizadas dentro da empresa, monitorar o tempo que é gasto em cada uma das atividades executadas, o valor que entra na empresa e os valores que saem, entre muitos outros custos que impactam diretamente na organização de um negócio.
Fazer isso permite também que o gestor, empresário ou empreendedor saibam qual a rentabilidade que cada cliente traz para os negócios.
Sabendo dessas e de outras informações, se torna ainda mais fácil descobrir se a empresa está bem ou se ajustes financeiros precisam ser realizados com urgência, tornando fácil também a manutenção do controle custos, despesas e receitas da organização.
Uma boa comunicação pode ser o que falta
A falta de comunicação entre gestores, líderes e equipe pode ser um dos verdadeiros motivos pelo qual uma empresa se encontra desorganizada. O caos pode aparecer com um simples comentário feito por algum colaborador, ou até mesmo por conta de um e-mail mal interpretado. Por isso, vale a pena conversar e ser aberto com todos, caso contrário, conflitos podem surgir em questão de dias, e, se nenhuma atitude for tomada, o desafio para conter toda essa situação pode ser ainda maior.
E se o ponto for diálogo e comunicação ao passar uma tarefa para os colaboradores, existem diversas plataformas de gerenciamento e acompanhamento de tarefas que também podem facilitar esse processo e até mesmo trazer melhorias para o dia a dia da equipe, bem como para a produtividade da mesma. Plataformas como estas permitem a comunicação entre as pessoas de uma equipe, mas também facilita a interação de líderes e gestores com seus colaboradores.
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Coaching Corporativo para auxiliar na organização dos seus negócios
Uma dica extra que trago para você neste artigo é que você considere implementar os processos do Coaching Corporativo, para trazer ainda mais organização aos seus negócios.
Digo isso, pois através de um programa de Coaching focado especificamente em trazer as soluções corporativas que a sua empresa precisa para se organizar, as chances de que ela continue competitiva no mercado aumentam consideravelmente.
Assim, o que você pode fazer é conhecer a unidade de negócios do Instituto Brasileiro de Coaching – IBC, o IBC Corporativo, voltado justamente para realizar um treinamento interno na empresa, com líderes e colaboradores, com o objetivo de oferecer suporte e soluções customizadas para os pontos em que a empresa precisa melhorar, bem como para aumentar ainda mais a performance das equipes, uma vez que será através delas que a empresa se organizará novamente.
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Essas são algumas medidas que podem ser tomadas quando o assunto é organizar uma empresa bagunçada. Existem outras alternativas, porém, acredito que manter uma comunicação correta entre líderes e gestores, ficar atento ao departamento financeiro (sabendo sempre os valores que entram e que saem), além de ter excelentes modelos de gestão de processos, com certeza deixará a empresa muito bem amparada e com uma excelente base para se manter organizada.
Qual dessas dicas você já tem usado em sua empresa? Conte-me no espaço abaixo e aproveite para curtir e compartilhar esse conteúdo com seus amigos em suas redes sociais.