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SISTEMA DE INFORMAÇÃO COMO FERRAMENTA GERENCIAL
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Domingos Gabeira Leveck
1 Revista Eletrônica da Faculdade Metodista Granbery - ISSN Curso de Administração - N. 3, JUL/DEZ 2007 SISTEMA DE INFORMAÇÃO COMO FERRAMENTA GERENCIAL Luciano de Paula Moraes* Karen Estefan Dutra ** Resumo Este artigo tem como objetivo central evidenciar a importância do Sistema de Informação na tomada de decisão dos gestores no ambiente organizacional, bem como identificar pontos relevantes no processo de coleta, armazenamento e disseminação das informações. O artigo também abordará a correlação entre Sistema de Informação e Formulários, ressaltando a necessidade da correta elaboração deste último, objetivando informações significativas, que diminuam as incertezas com as contínuas mudanças e consequentemente, que gerem valores no mercado cada vez mais competitivo. Palavras-chave: sistemas de informação; formulários; sistema de informação gerencial. Abstract This article to have main objective to evidence the importance off System of Information in the management decision-making on the environment organization identifying dot important on the process of collect, store and dissemination. Too approach relationship among System Information and Form stand out own needed correct elaboration searching meaningful information for reduce uncertain on ambient change and generating market value. Key-words: system of informatio; form; system of management information. *Graduado em Administração- Faculdade Metodista Granbery **Professora do curso de Administração GRANBERY
2 INTRODUÇÃO Quando a concorrência era menor, as organizações preocupavam-se pouco com a questão da racionalização orientada e sistemática dos procedimentos operacionais. Com o aumento do número de empresas no mercado e consequentemente a elevação da concorrência, verificou-se uma vantagem competitiva para elas, a sistematização de dados referentes às rotinas operacionais, que por sua vez poderiam tornar-se base para tomadas de decisões gerenciais. Assim, formaram-se os Sistemas de Informação e Sistemas de Informação Gerencial, que hoje fazem parte dos investimentos e estratégias organizacionais, garantindo conhecimento amplo do negócio para gestores, além de fornecer oportunidades de melhorias de processos e ainda aumentar o lucro e a redução de custos. 1 Informação O conceito de informação, tanto do ponto de vista popular quanto do ponto de vista científico, envolve um processo de redução de incerteza dos administradores. Na linguagem diária, a idéia de informação está ligada à de novidade e utilidade, pois a informação é o conhecimento (não qualquer conhecimento) disponível para uso imediato e que permite orientar a ação, ao reduzir a margem de incerteza que cerca as decisões cotidianas. Na sociedade moderna, a importância da disponibilidade da informação ampla e variada cresce proporcionalmente ao aumento da complexidade da própria sociedade (CHIAVENATTO, 2000, p.327). O conceito de informação requer outros conceitos: Dado é um registro ou anotação a respeito de um evento ou ocorrência. Um bando de dados é um meio de acumular e armazenar conjuntos de dados para serem posteriormente combinados e processados. Quando um conjunto de dados possui um significado (um conjunto de números ao formar uma data, ou um conjunto de letras ao formar uma frase) torna-se um dado (CURY, 2000). Informação é um conjunto de dados com um significado, ou seja, que reduz a incerteza ou que aumenta o conhecimento a respeito de algo. (CHIAVENATO, 2000).
3 Com a mundialização, é comum se deparar com um grande volume e variedade de informações, para tanto deve-se canalizar as informações certas, no momento adequado, no local adequado e no formato apropriado. Comunicação é quando uma informação é transmitida a alguém, sendo, então, compartilhada também por essa pessoa. Para que haja comunicação, é necessário que o destinatário da informação receba e a compreenda (STAIR, 1998). Sistema é Conjunto de elementos unidos por alguma forma de interação ou interdependência. Sandroni (1996, p. 227). Um Sistema de Informação, segundo Sandroni (1996, p. 227), pode ser definido [...] como um conjunto inter-relacionado de componentes capazes de recolher, armazenar, processar e disponibilizar informação, com o propósito de apoiar o planejamento, controle, coordenação, análise e tomada de decisão. Estudos mostram que o envolvimento dos administradores e tomadores de decisão em todos os aspectos dos sistemas de informação é um fator fundamental para o sucesso da empresa, inclusive para aumentar os lucros e baixar os custos. O sistema de informação tem um papel fundamental e cada vez maior em todas as organizações de negócios. Quem deseja ter um sólido conhecimento de como uma organização opera, é imperativo que entenda o papel dos sistemas de informação dentro dessa empresa. Além disso, com o final do século XX e início do século XXI, presenciam-se tendências que tornarão a sobrevivência e prosperidade empresariais ainda mais difícil [...]. (STAIR 1998, p.17). Um sistema de informação eficiente pode ter grande impacto na estratégia corporativa e no sucesso da organização. Entre os benefícios que as empresas procuram obter por meio dos sistemas de informação estão: valor agregado aos produtos (bens e serviços), maior segurança, melhor serviço, vantagens competitivas, menos erros, maior precisão, entre outros. Enfim, administradores e empresas que procuram longevidade em um ambiente cada vez mais concorrido devem fazer das informações fonte de valor e instrumento mais seguro na tomada de decisão, que deve ser baseado em informações confiáveis, precisas e significativas.
4 2 Sistemas de Informações Manuais Ao contrário do que se pensa atualmente, um sistema de informação não precisa ser necessariamente computadorizado, não negando é claro a contribuição que ferramentas de inteligência tecnológica para melhor organização e disponibilização das informações. Um sistema de informação pode ser utilizado por diferentes segmentações de negócios, independentemente de pouco ou abundante recurso financeiro. Um exemplo de sistema de informação manual - Balanço Contábil -, feito por profissional qualificado, permite uma leitura clara e contundente a respeito da situação financeira e econômica de uma empresa. [...] alguns analistas de investimentos fazem manualmente gráficos e linhas de tendências para auxiliá-los nas decisões de investimentos. Acompanhando os dados sobre preços de ações (entrada) durante os últimos meses ou anos, estes analistas desenvolvem padrões em gráficos (processamento) que os ajudam a determinar quais os preços de ações são mais prováveis de dar lucro nos próximos dias ou semanas (saída). Alguns investidores fizeram fortunas usando sistemas de informações manuais de análise de ações. (STAIR, 1998, p.12). Fica evidente que um sistema de informação funciona bem quando se sabe interpretar uma informação. Além disso, ele tem a finalidade de dar suporte às tomadas de decisões empresariais, enquanto o que se vive atualmente exige confiança para antecipar mudanças em ambientes desconhecidos e inóspitos. 3 Sistemas de Informações Computadorizados Muitos sistemas de informações começam como sistemas manuais e se transformam em computadorizados. O sistema de informação baseado em computador é composto pelo hardware, software, banco de dados, telecomunicações, pessoas e procedimentos, que estão configurados para coletar, manipular, armazenar e processar dados em informação (STAIR, 1998).
5 O hardware consiste no equipamento do computador usado para executar as atividades de entrada, processamento e saída. Toma-se como exemplo de hardware de entrada o teclado e o mouse. Como processamento a memória de computador e como dispositivos de saída impressoras e telas de computadores (SANDRONI, 1996). Já o software consiste nos programas e nas instruções dadas ao computador e ao usuário. Segundo Sandroni (1996, p. 489), software é expressão inglesa utilizada em informática para designar o programa ou os sistemas de programas que permitem e utilização do computador. Um banco de dados é uma coleção organizada de fatos e informações. Gestores defendem que o banco de dados é uma das partes mais valiosas e importantes de um sistema de informação baseado em computador (STAIR, 1998). As telecomunicações permitem às empresas ligarem computadores e equipamentos num país ou no mundo. As pessoas são os elementos mais importantes na maior parte dos sistemas de informação baseados em computador. Enfim, sistemas de informações computadorizados garantem agilidade na disponibilização das informações em um mundo de transformações constantes e velozes. 4 Sistema de Informação Gerencial Os Sistemas de Informações Gerenciais começaram a ser desenvolvidos na década de 60, e são caracterizados pelo uso de sistemas de informação para produzir relatórios gerenciais, ou seja, uma bússola que orienta e facilita a navegação e o posicionamento da empresa na gestão do negócio. Valdesuso (apud OLIVEIRA, 2006, p.35), afirma que marchamos aceleradamente para um mundo cada vez mais informatizado e mais interligado. Portanto, cada vez mais o sucesso dos negócios depende de uma inteligência tecnológica alinhada com a estratégia da organização. Stair (apud FERNANDES E MACEDO, 2002), diz que a finalidade principal de um Sistema de Informação Gerencial é a de ajudar uma organização a atingir suas metas,
6 fornecendo aos administradores uma visão das operações regulares da empresa, de modo que possam controlar organizar e planejar mais eficaz e eficientemente. O sistema de informação gerencial abrange a área estratégica, tática e operacional de uma empresa na qual os executivos procuram melhorar o negócio, os gerentes, gerenciar o negócio; e os usuários, entender o mesmo. Conseguir a informação desejada e compartilhá-la com as pessoas que precisam dela é fundamental no Sistema de Informação Gerencial. Principais características do Sistema de Informação Gerencial segundo Stair (apud FERNANDES, MACEDO, 2002, p.2): Gerar relatórios de saída com formatos fixos e padronizados, Necessitar de solicitações formais do usuário, Produzir relatórios impressos e em tela de computador, Produzir relatórios programados, sob solicitação e de exceção, Ter relatórios desenvolvidos e implementados por sistemas de informações pessoais, incluindo analistas de sistema e programadores de computadores, Usar dados internos armazenados no sistema do computador. Dentro desse contexto, o papel dos Sistemas de Informação Gerencial é de suma importância quanto ao acesso e ao uso da informação nas empresas, constituindo uma base fundada para posicionamentos e tomadas de decisão. 5 Sistemas de informação e formulários O crescente tamanho e complexidade das empresas passou a exigir modelos organizacionais bem definidos, cada vez mais organizados e racionais, daí a necessidade de esquematização dos processos produtivos por intermédio da criação dos formulários para catalisação e utilização das informações. Os formulários foram criados dentro de um modelo administrativo a partir de 1940 com a Teoria da Burocracia (CHIAVENATO, 2000).
7 Sobre formulários, Araújo (2001, p. 96) diz que [...] pode ser definido como um veículo que transporta informações de uma pessoa para outra, de uma dada unidade para outra, ou de uma empresa para outra. Um formulário pode ser conceituado como um documento padronizado, estruturado segundo sua finalidade específica, possuindo características e campos apropriados, destinado a receber, preservar e transmitir informações, cujos lançamentos são necessários para definir a natureza ou cobrir um fluxo qualquer de trabalho, desde seu início até sua conclusão (CURY, 2000). O formulário adquiriu uma grande importância com o crescimento das organizações, em virtude de se tratar de um excelente veículo de transmissão das informações, que se tornam indispensáveis para o planejamento, execução e controle das diferentes atividades desenvolvidas, tornando-se assim importante para os sistemas de informação. Sobre a importância dos formulários, Cury (2000, p.361) diz que [...] é mesmo lícito afirmar que quanto mais complexa a empresa tanto mais necessária a existência de métodos racionais de coleta, análise, processamento e disseminação de dados. Contudo, a maioria das organizações pouco se preocupava com o problema, resultando no tratamento da matéria por quaisquer de seus órgãos, sem diretrizes, padrões ou experiência. Dessa forma, criando-se em conseqüência, formulários que eram pouco precedidos de estudos de sua real necessidade, utilidade, características básicas, unidades envolvidas em sua manipulação, seu fluxo, número de vias necessário, tamanho, layout e outros aspectos relevantes (CURY, 2000). Assim, as organizações modernas, que dependem de processos otimizados de funcionamento, como condição indispensável para sua sobrevivência e longevidade, sentiram a necessidade de tratar da papelada com maior lucidez, introduzindo métodos adequados de implantação, supressão e racionalização de formulários, reduzindo, dessa forma, os custos operacionais e tornando mais simples os fluxos de trabalho e de manipulação de informações e disponibilização das mesmas.
8 O processo de criação de formulários é sistemático e exige técnicas apropriadas descritas por Cury (2000): Levantamento das necessidades: é uma fase de coleta de dados, permitindo estudo da finalidade do formulário, dos instrumentos normativos ou objetos que justificam ou justificaram sua criação. Crítica do levantamento: é importante, após levantamento, efetivar sua crítica. Planejamento da solução: aqui se torna imprescindível a elaboração dos instrumentos normativos e dos competentes fluxogramas, não mais retratando a situação levantada, mas apresentando as possíveis soluções. Crítica do planejamento: etapa em que o analista criticará a solução proposta, negociando-a com os usuários, em todos os seus aspectos. A aceitação dos usuários é fundamental para implantação do formulário. Implantação e controle dos resultados: etapa em que o formulário é aprovado e entra em vigor na empresa, devendo o analista acompanhar sua implantação por determinado tempo, para verificar sua efetividade e se será necessária alguma adaptação. Sobre a elaboração dos formulários, Araújo (2001, p.96) concorda que [...] entendemos o formulário, e, para que seu desempenho seja eficiente e eficaz, é fundamental que as gerências tenham pessoal com alguma qualificação em sua análise, em seu desenho e na elaboração, via computador. Enfim, os formulários constituem uma peça fundamental nos Sistemas de Informação, na medida em que funcionam como porta de entrada de informações significativas para geração de relatórios, gráficos, entre outras ferramentas administrativas e gerenciais. As estratégias organizacionais geralmente são orientadas pelas informações geradas pelos formulários, bem como pelos Sistemas de Informações de Gerenciais que se baseiam nos mesmos. CONCLUSÃO O mundo vive hoje uma mudança profunda e surpreendente nos níveis social, econômico e cultural. A velocidade e a intensidade com que algumas modificações se operam podem causar desvantagens competitivas para algumas organizações e vantagens para as que acompanham tais mudanças.
9 Antes o que gerava riqueza e poder era o domínio do capital, da terra e do trabalho, hoje a realidade é diferente. A riqueza mundial tem tomado um novo caminho nos últimos anos, na medida em que o conhecimento e o domínio da informação tornaram-se um bem intangível e de grande relevância no mundo empresarial. O conhecimento teve, ao longo da história, diferentes significados e funções. Durante a antiguidade clássica, o conhecimento era usado para o crescimento pessoal e para aumentar a satisfação e sabedoria individual. Após a Revolução Industrial, o conhecimento começou a ser utilizado como diferencial pessoal e principalmente organizacional. Enfim, chega-se então à sociedade do conhecimento. Na sociedade do conhecimento a realidade é bem diferente. O conhecimento passou a ser o novo motor da economia e um dos principais fatores de produção. Nesse contexto, é inserido os Sistemas de Informação, que na sua essência reúne conhecimento e informações significativas, tornando-se um instrumento para tomadas de decisões, em uma sociedade de constantes mudanças. Os Sistemas de Informação tornaram-se um diferencial competitivo para as organizações modernas, pois o mesmo diminui as incertezas nas tomadas de decisões, podendo aumentar receitas, reduzir custos e riscos dos negócios. Verificou-se também a importância de um Sistema de Informação Manual que, embora com estrutura bem menos complexa que um sistema computadorizado, revela informações preciosas quando se detém o conhecimento para ler e absorver dados importantes. O estudo apresentado também revelou a importância dos formulários, bem como a sua correta elaboração. Enfim, se falassem em conhecimento no século XIX, as correntes de pensamento econômico convergiriam para fatores tradicionais de produção: terra, capital e trabalho. Hoje um novo fator ganha sua importância: o conhecimento. Contudo cabe identificar fontes de produtividade como os Sistemas de Informação, para fazer diferença competitiva no mercado que está cada vez mais acirrado. A produtividade do conhecimento deve ser a preocupação central dos administradores do século XXI e esta produtividade só será possível por meio de informações precisas e necessárias.
10 REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS ARAÚJO, Luis César G. de. Organização, sistemas e métodos e as modernas ferramentas de gestão organizacional: arquitetura, benchmarking, empowerment, gestão da qualidade total, reengenharia. São Paulo: Atlas, CHIAVENATO, Idalberto. Introdução à Teoria Geral da Administração. 2 ed. Rio de Janeiro: Campus, CURY, Antonio. Organização & Métodos: Uma Visão Holística. 7 ed. São Paulo: Atlas FERNANDES, Douglas Marcondes; MACEDO, Michel dos Santos. Sistemas de Informação Gerencial nas Micros, Pequenas e Médias Empresas Disponível em: < l%20nas%20micros%20pequenas%20e%20medias%20empresas.doc > - Acesso em 10/04/2007. OLIVEIRA, Fátima Bayma de. Tecnologia da informação e da comunicação: desafios e propostas estratégicas para o desenvolvimento. São Paulo: Pearson Prentice Hall; Fundação Getúlio Vargas, SANDRONI, Paulo. Dicionário de Administração e Finanças. São Paulo: Best Seller STAIR. Ralph M. Princípios de Sistema de Informação: Uma Abordagem Gerencial. 2 ed. Rio de Janeiro: LTC, Rua: Vera Consuelo Nascimento n 14 /CS 01 Vila Ideal Juiz de Fora - MG CEP: