Automação comercial e controle financeiro na empresa - Alexandre Garupo
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Automação comercial e controle financeiro na empresa
por Alexandre Garupo
em Automação comercial
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Imagine que sua empresa pudesse potencializar seus resultados, integrando diferentes setores de modo prático e objetivo. Que fosse possível ainda melhorar os processos administrativos, sem perder tempo com papelada ou falhas de dados.
Pois saiba que essa já é a realidade para milhares de empresas em todo o Brasil que utilizam sistemas digitais de gerenciamento, também conhecidos como ERP – estamos falando da automação comercial.
No texto de hoje vamos aprender um pouco mais sobre a implementação de sistemas empresariais, suas principais vantagens e cuidados na hora de automatizar o seu negócio. Vamos nessa?
Por que implantar a automação comercial?
Não importa o tamanho da sua empresa, ela certamente terá setores como Recursos Humanos, vendas, estoque (seja de venda ou de produtos internos), atendimento ao cliente e fornecedores. Cada parte da empresa trabalha dentro de um conjunto – é o bom funcionamento dessas partes que garantem a saúde financeira do seu negócio.
No modelo tradicional de gestão, cada um desses setores operava em separado dos demais, exigindo do administrador atenção redobrada para manter cada engrenagem da empresa funcionando corretamente.
A automação comercial funciona como um cérebro central que interliga diferentes áreas em torno de um objetivo comum: o pleno controle de sua empresa. Isso é possível graças a uma evolução gradual da forma como as instituições são coordenadas. Se antes era preciso um subgerente para cada setor, hoje é possível operar com uma quantidade menor de funcionários, desde que a gestão seja integrada a um sistema de automação.
Os softwares de automação comercial são conhecidos pela sigla ERP (Enterprise Resource Planning ou Sistema de Gestão Empresarial) e atuam em pelo menos duas frentes:
Setor interno: todos os assuntos administrativos da empresa. Aqui o ERP faz a gestão de setores como RH, estoques, contas a vencer e a receber, fluxo de caixa e muitos outros assuntos.
Setor externo: neste quesito temos a gestão dos assuntos fora do domínio da empresa como fornecedores, clientes, pesquisas de mercado e demais fatores.
Também existem alguns ERPs com integrações com outros softwares, facilitando a comunicação da empresa com outros assuntos. Os principais tipos são:
Integração com CRM: o Customer Relationship Management, ou Gestão do Relacionamento com o Cliente, pode ser representado por um site ou software que gerencia todos os pedidos dos consumidores. Neste setor são resolvidas as questões de chamados, ordens de compra, orçamentos e também dúvidas e reclamações.
Integração com sistemas contábeis: muitos contadores já trabalham de modo integrado com o ERP, ou seja, a empresa envia de forma automática e digital boa parte dos documentos e relatórios mensais. Isso representa menos tempo imprimindo e enviando documentos e mais segurança na manipulação dessas informações.
Integrações com e-commerce: alguns modelos de ERPs possuem conexão com diferentes modelos de loja online. Desta forma, a empresa integra o atendimento presencial com o virtual, atingindo um mercado ainda mais amplo e conquistando novos clientes.
Há diversas vantagens na implementação de um sistema de automação comercial, mas se pudéssemos destacar apenas uma esta seria a agilidade. A economia de tempo se reflete numa gestão mais assertiva, que economiza também dinheiro e mão de obra. Mas vale destacar:
Fluxo de caixa mais enxuto
Os erros de gestão de fluxo de caixa são a principal causa dos problemas financeiros das empresas. A automação comercial garante que o gestor tenha total controle de tudo o que entra e sai do caixa. Reduzindo gastos desnecessários e identificando possíveis gargalos dentro da rotina financeira.
É possível identificar os padrões de vendas da empresa, demarcando os meses de maior movimento e analisando com maior cautela os períodos de baixas vendas. O fluxo de caixa também é importante para que o gestor possa avaliar as chances de investimentos, se o negócio é lucrativo e quais melhorias podem ser feitas.
Gerenciamento de estoque mais eficaz
O estoque é o coração das empresas de varejo. Uma boa gestão dos produtos pode ser crucial para um bom fluxo de capital. Estoques mal geridos acabam com excesso de produtos encalhados, o que representa um prejuízo real para os empreendedores.
Os sistemas de gestão comercial são incrivelmente eficazes na tarefa de analisar se o seu estoque está girando ou não. No caso de excesso de produtos, os relatórios do ERP serão necessários para a criação de promoções e redução de compras, fazendo o estoque girar. Por outro lado, em casos de estoques muito baixos, a empresa poderá perder vendas e afugentar os clientes.
Gestão de RH mais assertiva
Folhas de ponto, contagens de horas extras, bancos de horas, gestão de folgas, abonos e gratificações – tudo isso pode ser calculado e analisado com a ajuda de um sistema de automação comercial.
A grande melhoria é na qualidade do atendimento e no andamento das questões internas. Funcionários satisfeitos possuem desempenho melhor. O outro ganho é em termos de tranquilidade. O gestor pode ficar sossegado uma vez que o ERP fornecerá os dados necessários para um bom fluxo de trabalho, sem eventuais problemas trabalhistas.
Cadastro de clientes mais detalhado
Se você faz os cadastros dos seus clientes naquela velha agenda de papel precisa parar com isso. O registro dos seus fregueses é bem mais do que uma lista com telefone e e-mail. Ele deve ser um relatório preciso com diversos dados relevantes, tais como preferências de compra, possíveis descontos, meios de contato, sugestões, padrão de gastos e muitas outras informações.
O sistema de automação comercial permite criar cadastros especiais para cada consumidor, potencializando a fidelização do cliente.
Cadastro de fornecedores mais produtivo
O cadastro de fornecedores é outro ponto importante na gestão de uma empresa. Com ele é possível determinar quais fornecedores possuem melhores descontos, condições de pagamento atraentes, prazos e parcelamentos.
O principal ganho na hora de criar um cadastro de fornecedores é a criação de relatórios coerentes com o mercado. Se um fornecedor não possui um bom desconto, a empresa poderá usar seus dados para solicitar melhores condições, o que impacta diretamente no preço dos produtos e no lucro do negócio.
Cuidados na hora de contratar um sistema de automação comercial
É fundamental ficar atento para algumas questões na hora de contratar o seu serviço de ERP. Embora haja uma grande variedade de sistemas no mercado, nem todos possuem boa gestão de dados e confiabilidade. Fique de olho:
Um bom sistema de gerenciamento deverá ter a possibilidade de salvar os dados remotamente, garantindo mais segurança para sua empresa.
O sistema gerencial precisa diferenciar o acesso dos funcionários. O gestor deverá ter um login especial para garantir o bom funcionamento da empresa.
O ERP precisa ter um valor mensal coerente com os gastos de sua empresa. Sistemas baratos demais podem ser sinônimo de dor de cabeça. Prefira sempre investir em qualidade.
O sistema precisa se adaptar ao estilo e necessidades de sua empresa. Um bom ERP terá uma dinâmica pensada para otimizar a rotina do seu negócio.
Um bom sistema de automação comercial precisa ser simples e objetivo, com fácil manuseio e interface intuitiva.
Instalar um ERP em sua empresa é uma necessidade que deve ser analisada com atenção. Já imaginou pagar por um sistema, instala-lo e descobrir que ele não é o ideal para o tipo de negócio que você administra?
Por isso conte sempre com a ajuda de um especialista. Só um contador capacitado poderá lhe indicar o melhor sistema de acordo com as necessidades de sua empresa, evitando assim dores de cabeça na implementação do software.
Sou especializado em rotinas financeiras e já ajudei dezenas de empresas a melhorarem suas gestões através dos sistemas de automação comercial.
Que tal a gente trocar ideia sobre o assunto? Mande uma mensagem hoje mesmo e agende sua consultoria.