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Como um sistema de ponto online auxilia o seu RH
Publicado em: 20/09/2021 - Atualizado em: 11/10/2021
Por muito tempo, o registro de ponto era realizado apenas de forma manual, onde os funcionários assinavam um livro ou folha de ponto preenchendo com a data e horário de chegada, saída e intervalo. Com a evolução da sociedade, as empresas perceberam a necessidade de modernizar esse processo, a fim de otimizar as apurações de cálculos de horas para o fechamento da folha de pagamento, além de evitar erros.
Hoje, apesar do Controle de Ponto ser obrigatório apenas para empresas que tenham a partir de 20 colaboradores, a maior parte das empresas que desejam crescer e ter um maior controle da sua equipe, mesmo ainda pequenas, realizam esse controle. Os sistemas de ponto eletrônicos ou digitais são normatizados pelo Ministério do Trabalho e Emprego – MTE – assegurando os direitos e deveres de empregados e empregadores.
Neste artigo, vamos falar sobre o sistema de ponto online, e como ele pode auxiliar o RH da sua empresa; como implantá-lo e o que diz a legislação sobre isso.
Sobre a Portaria 1510 e 373 do MTE
A Portaria 1510/2009 regulamentou o Sistema de Registro Eletrônico de Ponto – SREP, cuja ideia era impedir fraudes nos dispositivos REP'S – Registrador de Ponto Eletrônico e também as adulterações nos registros, assegurando aos colaboradores segurança e fidelidade no registro da jornada de trabalho..
Já a Portaria 373 do MTE foi criada em 2011, permitindo assim que outros sistemas alternativos fossem permitidos no controle de ponto dos funcionários, como está escrito no artigo 1º desta lei:
" Os empregadores poderão adotar sistemas alternativos de controle de jornada de trabalho, desde que autorizados por Convenção ou Acordo Coletivo de Trabalho".
Para substituir o relógio de ponto convencional por um sistema alternativo (como o sistema de ponto online), é preciso que a empresa esteja autorizada por Convenção ou Acordo Coletivo de Trabalho.
Além disso, é necessário que o sistema de ponto adotado esteja sempre disponível aos fiscais e auditores do trabalho, caso precisem confirmar ou averiguar informações sobre a empresa, evitando multas trabalhistas.
O que é, e como implantar o sistema de ponto online?
O controle de ponto online é um Sistema Alternativo e conforme explicamos, seu surgimento se deu com a Portaria 373/11 do Ministério do Trabalho e Emprego.
A gestão é realizada através de um software na nuvem, que pode ser acessado através da internet e utilizado através de vários dispositivos como Smartphones, Tablets e desktops.
Por se tratar de um sistema em nuvem, as informações registradas pela marcação de ponto do funcionário vão automaticamente para o sistema de tratamento de dados, contribuindo para uma visualização em tempo real das informações.
As empresas que desejam adotar o sistema de ponto online ganharão diversas vantagens com essa decisão, afinal de contas, ele serve para facilitar o controle de jornada dos colaboradores no dia a dia e trazer mobilidade ao processo.
O diferencial desse sistema, é que ele pode ser feito de forma remota – via celular, além de trazer informações em tempo real para a gestão da empresa. Assim, instala-se um aplicativo no dispositivo para que os colaboradores façam o registro de ponto diariamente.
Como implantar o sistema de ponto na empresa?
Conforme a Portaria 373/11 o sistema alternativo de ponto adotado pela empresa deve realizar, obrigatoriamente, as seguintes funções:
Estar disponível a todos os colaboradores da empresa, bem como em um lugar estratégico;
Identificar a empresa e o nome do colaborador;
Ter a função de extrair os dados registrados sem nenhuma alteração;
O processo de implantação é bem simples, já que um sistema online precisa apenas de um computador para a gestão dos dados e da internet para funcionar. Um sistema online apresenta diversas flexibilidades no que tange ao registro de Ponto:
As empresas que possuem funcionários em home office, jornada híbrida ou colaboradores externos podem optar pelo registro através do celular ou tablets.
O registro de ponto pode ser feito presencial através do próprio sistema online no computador.
Vantagens do sistema de ponto online para o RH da sua empresa
É certo que a empresa só tem a ganhar quando segue adequadamente as normas e leis trabalhistas. Vamos conferir algumas vantagens que o sistema de ponto online pode trazer para a sua empresa:
1-Conformidade com as leis do trabalho:
Essa é uma das primeiras vantagens da implantação do sistema de ponto online, pois a empresa estará garantida perante a lei ao mesmo tempo que facilita o trabalho do RH.
2-Minimização de erros e praticidade no registro de ponto:
Com o registro de ponto feito em um único sistema, as informações armazenadas estarão sempre acessíveis, sem a possibilidade de erros ou rasuras – se comparado a um sistema manual de ponto.
3-Sistema integrado com a folha de pagamento:
O sistema de ponto online pode ser integrado junto à folha de pagamento, através de exportação, tornando mais fácil o envio dos dados como horas extras, faltas, outras particularidades no dia a dia das empresas.
4-Otimize o tempo:
Em uma empresa com diversas frentes de trabalho (colaboradores internos e externos), o sistema online ajuda a otimizar o tempo dos gestores, já que as informações estarão centralizadas em um só lugar e em tempo real.
Antes de todos esses recursos estarem disponíveis no mercado, imagine o quanto as informações dos empregados ficavam vulneráveis!
Além disso, gestores e colaboradores não tinham o total controle da jornada de trabalho, por isso muitas horas extras e faltas não foram contabilizadas corretamente.
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