Mapeamento de processos: 4 passos para fazer na sua empresa e dicas de como otimizar – Grupo Plena
Como andam os processos na sua empresa? Eles tem funcionado da melhor forma? O mapeamento de processos vai te ajudar a responder essas perguntas.
Já falamos aqui mais de uma vez, mas não custa repetir: organização é essencial para que sua empresa funcione plenamente.
Sem ela, seu negócio corre o risco de gastar tempo e recursos com processos desnecessários, reduzindo a produtividade e trazendo malefícios ao financeiro.
O mapeamento de processos aparece para como uma forma de elevar o nível organizacional de sua empresa através de métodos e instrumentos que permitem uma melhor visualização das atividades que ocorrem em todos os setores.
O foco é enxergar as atividades que compõe os processos, integrando e contextualizando todas elas dentro do seu negócio.
Como fazer um mapa de processos em 4 passos
Mapeamento de processos é uma ferramenta gerencial que serve para identificar todos os recursos e componentes necessários para a plena realização das atividades propostas pela empresa.
Ele auxilia na identificação de cada passo que deve ser dado para o cumprimento dos processos da empresa, permitindo a identificação de áreas problemáticas, recursos desperdiçados, entre outros.
Na prática, o mapeamento de processos nada mais é que o desenvolvimento de uma representação gráfica que desmembra determinado processo em suas atividades fundamentais.
Apesar de se utilizar de recursos visuais, no entanto, ele não deve ser confundido com o Fluxograma de Processos (link plenage aqui).
Talvez você esteja se perguntando o porquê de mapear processos. Afinal de contas, a empresa já não dá trabalho o suficiente? Pra quê criar mais uma carga de informações?
A grande questão é que o mapeamento de processos não cria novas informações, apenas organiza e destrincha as informações já existentes.
Dessa forma, você consegue enxergar as atividades e subprocessos que compõem determinado processo com clareza e exatidão.
Dessa forma, é possível que você identifique possíveis pontos envolvendo o processo.
Será que todos os recursos estão sendo desprendidos corretamente? O retorno é coerente com o que é investido? Há algum sub-processo ou atividade que parece não ter utilidade prática alguma?
Tudo isso pode parecer pequeno isoladamente, mas pequenos problemas somados se tornam uma verdadeira dor de cabeça para o gestor. Com o mapeamento de processos, esses gargalos são identificados, permitindo que haja um ajuste.
Além disso, tendo conhecimento das variadas atividades e subprocessos que compõem um processo, você poderá designar funções da equipe com maior precisão.
Colaboradores colocados em funções incompatíveis são improdutivos e geram um desperdício de recursos que poderiam ser melhor investidos.
Os recursos, inclusive, podem ser afetados pela falta de um bom mapa de processos. Fazendo um mapeamento adequado, você pode estimar quais serão os custos, ajudando-o a julgar se o custo x benefício de determinadas ações compensam.
Por último, mas não menos importante, você terá mais facilidade em mensurar o desempenho do seu negócio. Ele está faturando tanto quanto é capaz? A produtividade é coerente em relação ao tamanho da equipe?
Dá pra ver como o mapeamento de processos é importante, não é?
Com a teoria compreendida, fica a questão: como desenvolver um bom mapa de processos? Descubra agora.
Determine o processo a ser mapeado
Em decorrência da grande quantidade de processos que uma empresa pode ter, realizar um mapeamento coletivo pode levar a um esforço maior do que a recompensa possível, não valendo o investimento.
Dessa forma, é recomendado que o gestor tenha em mente as problemáticas e objetivos a serem atingidos com o mapeamento.
Pense: onde a empresa tem sofrido seus maiores danos? Conhecer as ferramentas de gestão (link da plenage) pode te ajudar a responder essa pergunta.
Tendo uma resposta clara, fica fácil enxergar os processos relacionados ao desafio ou objetivo.
Desenvolva o mapa de processo
Tendo escolhido os processos, chegou a hora de esmiuçá-los. De forma breve, o mapa de processo é composto por informações de entrada, processamento e as informações de saída.
A entrada é tudo que dá início às atividades e subprocessos do processo. Pode ser o pedido de um cliente, uma ligação ou um documento que é gerado em um processo anterior. É comumente alimentada por fornecedores.
De maneira simples, as informações de entrada são o gatilho para a execução dos passos seguintes.
O processamento compõe todas as atividades e subprocessos a serem executados, assim como os colaboradores, partes interessadas, recursos utilizados e gerados, entre outros.
A saída representa o que é gerado ao fim do processamento. Pode ser um novo produto, serviço, ou mesmo um documento que dá início a um processo posterior.
Mas como transformar essas ideias em um documento físico? O procedimento é semelhante ao feito no Fluxograma de Processos (link), com a diferença que aqui estamos falando de especificar um processo, ao invés de tratar de vários ao mesmo tempo.
Utilizando os mesmos símbolos do Fluxograma de Processos, o gestor deve delimitar o início e o fim do processo em questão.
Em seguida, ele deverá registrar todas as atividades, subprocessos, recursos e colaborações presentes. Contar com a participação dos envolvidos no processo é essencial para desenvolver um mapa mais preciso e realista.
Revise o mapa de processo
A essa altura, você já deve estar com um mapa estruturado e com as principais atividades de processamento definidas. Porém, o trabalho ainda não acabou.
Ao invés de progredir para a execução, você deve iniciar a etapa de revisão. Neste momento, você poderá identificar possíveis detalhes que passaram despercebidos, corrigindo falhas e solidificando o trabalho feito até então.
É imprescindível contar com a participação dos colaboradores e gestores envolvidos no processo. Além disso, é importante que eles compreendam cada elemento do mapa, suas atividades e relações. Dessa forma, é formada uma equipe mais firme e consciente.
Avalie o processo em ação
Agora você tem noção das atividades que compõem o processo mapeado. Chegou a hora de voltar os olhos para sua empresa em ação. Analise como as atividades são executadas, tudo que entra e o que sai.
Com o mapa de processo montado, você terá clareza para entender as diferentes etapas que compõem um processo, podendo assim identificar áreas que podem ser otimizadas ou corrigidas.
Essa avaliação, no entanto, não deve ser passiva. Será necessário levantar dados, fazer questionários internos e avaliar a satisfação do cliente em relação ao produto ou serviço de saída.
Nunca se torna repetitivo dizer: todas as vozes envolvidas no processo devem ser ouvidas, desde os gestores, passando pelos funcionários e chegando aos clientes.
Tendo detectado pontos de melhoria, execute as ações necessárias e atualize o mapa de processos.
BÔNUS: Repita
Os quatro passos acima colocarão sua empresa em um bom caminho no que tange o mapeamento de processos. Esse conjunto de ações, no entanto, não deve ser feito apenas uma vez.
Empreender é uma atividade dinâmica e a sua empresa é como um organismo vivo. A atitude mais responsável é avaliar como seu negócio progride após as modificações feitas e repetir os quatro passos atrás de melhorias.
A verdade é dura, mas liberta: sua empresa e os processos dela nunca estarão em perfeito estado. Porém, você pode melhorá-los a cada dia, mantendo avaliações recorrentes e permitindo que seus colaboradores tenham ciência dos processos como um todo.
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