Neste cenário em que a atividade agropecuária se encontra, torna-se necessário ao produtor rural um conjunto de dados processados e estruturados de forma que o auxilie no processo decisório, uma vez que a informação é um veículo que conduz ao sucesso da gestão empresarial.
No meio rural o administrador depara-se constantemente com um ambiente repleto de incertezas associado a uma série de mudanças de ordem estrutural e econômica, o que acaba por exigir deste um amplo conhecimento técnico e gerencial. Bem como o gestor necessita de informações confiáveis em tempo hábil para conseguir reduzir o tempo das tarefas por meio de informações precisas, além de agir pró ativamente, sempre buscando respostas antecipadas aos acontecimentos.
A inobservância do SIG – Sistema de Informações Gerenciais pelo produtor, quando este desconhece seu potencial de apoio informativo para o processo decisório, permite que decisões ineficazes sejam tomadas, mesmo com a utilização de um material de embasamento técnico/teórico de qualidade, comprometendo assim o sucesso e a eficácia do empreendimento. Diante desse quadro, essa pesquisa buscou realizar um estudo em algumas propriedades rurais, a fim de verificar, identificar e evidenciar a forma de utilização da informação contábil/gerencial, bem como a sua contribuição no processo decisorial.
Segundo Cruz (2003, p. 57); sistema de informação gerencial é definido como "o processo de transformação de dados em informações utilizadas na estrutura decisória da empresa, além de proporcionar a sustentação administrativa para otimizar os resultados esperados". Portanto, um sistema deve ser projetado para oferecer aos usuários informações seguras para tomada de decisões sólidas, que resultem na concretização dos objetivos previamente estabelecidos.
Neste sentido, Oliveira (1996) afirma que faz-se necessário:
• O envolvimento adequado da administração com o SIG,
• A competência por parte das pessoas envolvidas com o sistema,
• A habilidade do administrador em identificar as necessidades informacionais,
• A habilidade dos administradores utilizarem eficientemente as informações no processo decisório,
• O apoio global dos vários planejamentos da empresa,
• A existência de dados/informações relevantes e atualizadas,
• A adequada relação custo x benefício.
Diante disso pode-se observar que o SIG para empresa é um fator essencial e relevante para sua continuidade e até sobrevivência, permitindo a geração de informações seguras em tempo real, contribuindo para eficiência operacional, viabilizando o custo das operações, o tempo, o consumo dos recursos, buscando a melhoria na qualidade dos produtos e serviços oferecidos e assegurando a concretização dos objetivos previamente estabelecidos.
Com a globalização da economia, o processo de informação torna-se expressivo e decisivo no mundo dos negócios de tal forma que, o usuário necessita conhecer o tipo de informação que lhe proporcione optar sempre pela melhor alternativa. Na visão de Oliveira (1996), o sistema de informação influencia diretamente três níveis: estratégico, tático e operacional. Onde, o nível estratégico considera a interação entre as informações do ambiente empresarial e as informações internas. Já o nível tático considera a aglutinação de informações de uma área de resultado e não do empreendimento como um todo. Quanto ao nível operacional, este considera a formalização, principalmente através de documentos escritos das várias informações estabelecidas para o processo produtivo. A empresa rural como todas as outras utiliza a informação de diversas maneiras, principalmente pelo fato de que as decisões nos grandes empreendimentos são tomadas em cada nível de administração, por isso é necessário informações de cunho gerencial que apóiem todas as áreas.
Marion (2002, p. 24) define empresa rural como "aquelas que exploram a capacidade produtiva do solo por meio do cultivo da terra, da criação de animais e da transformação de determinados produtos agrícolas", para Crepaldi (1993, p. 20) empresa rural representa uma, "unidade de produção em que são exercidas atividades que dizem respeito a culturas agrícolas, criação do gado ou culturas florestais, com a finalidade de obtenção de renda". Assim, as entidades que através do cultivo do solo, da criação de animais, ou da transformação de itens produzidos para uma posterior comercialização ou consumo, enquadram-se em qualquer uma das definições acima.
A partir da abertura de mercados iniciada no governo Collor, os produtores rurais tornaram-se mais dependentes de conhecimento, informação e tecnologia para decidir sobre as necessidades de produção e, ao mesmo tempo, atender requisitos ambientais, econômicos e sociais.
Assim, a administração eficiente procura maximizar resultados e ao mesmo tempo eliminar ao máximo desperdício e tarefas repetitivas, com ênfase na qualidade do produto, no entanto, isso não é considerado uma tarefa fácil no meio rural.
Os sistemas gerenciais de informações que exercem um papel de apoio à decisão, onde procura resolver necessidades gerenciais básicas do dia-a-dia, oriundas das operações da organização. Neste contexto Padoveze (2002, p.61) afirma que "o sistema de informações gerenciais tem como objetivo fundamental à integração, consolidação e aglutinação de todas as informações necessárias para a gestão do sistema da empresa".
Dentro dessa linha de raciocínio, a propriedade rural deve ser visualizada como uma empresa, onde gestor deve possuir um conhecimento razoável do mercado em que atua além de estar atento às informações internas geradas pelo sistema.
Segundo Nantes e Scarpelli (2001), pode-se verificar que o empreendimento rural apresenta três características facilmente observadas. Inicia-se pelos empreendimentos tradicionais que desenvolvem processos rudimentares, com pouca tecnologia e habilidades gerenciais, nítido ainda em muitas propriedades, onde o processo operacional não conta com o apoio da tecnologia de ponta, e sim com os anos de experiência adquiridos. Depois surgem os empreendimentos que estão em processo de transição, aqueles cuja preocupação está ligada ao mercado, a produção, a tecnologia, ou seja, já leva em consideração as variáveis externas a qual estão expostas constantemente. Sendo que neste tipo, a eficiência gerencial é um pouco maior. E por último, encontram-se os empreendimentos modernos que utilizam tecnologia de ponta, sendo caracterizado pelo desempenho econômico, produtivo, decisorial, representado pelo agronegócio. Nesse estágio o gestor tem todo um suporte a nível gerencial que o auxilia.
A agropecuária no Brasil é responsável por uma infinidade de produtos que abastecem o mercado interno e externo, no entanto, para que isso ocorra faz-se necessário a existência de harmonia entre as atividades desenvolvidas nas propriedades rurais, e o ambiente externo próximo e remoto (governo, consumidores, fornecedores de insumos, bancos, etc.). Visto que essa interação é necessária quando existe a busca pelo sucesso, sendo que quanto mais intenso for esse elo, melhores serão os resultados.
Na visão de Araújo (2005, p.75) "todo o empreendimento agropecuário efetuado com profissionalismo, tem seu início pautado em definição clara dos objetivos, metas e métodos". Ao determinar os objetivos, o administrador rural necessita estabelecer estratégias, que utilizem ao máximo os recursos disponíveis, analise e identifique as oportunidades e ameaças do ambiente, bem como os pontos fortes e fracos da empresa. Portanto, é necessário planejamento anterior a qualquer ação, a fim de atenuar as incertezas contidas nesse setor da economia.
Atualmente, os administradores vinculados ao processo de gestão procuram mensurar o desempenho dos empreendimentos, com base em uma série de índices e coeficientes, que identificam produtividade, velocidade de ganho, qualidade das operações, planejamento de atividades, além de evidenciar a evolução do negócio ao longo do tempo. Tais indicadores são considerados relevantes ao processo decisorial uma vez que, auxiliam na identificação dos resultados, ou seja, verificam se objetivos como a maximização dos lucros, a redução dos custos, a manutenção no mercado, a satisfação de empresários e consumidores entre outros, foram alcançados.
No meio rural, como em qualquer outra atividade empresarial, o gestor procura adaptar-se às exigências do mercado e às necessidades informacionais requeridas pelo processo decisório. Portanto, o conhecimento da informação em conjunto com a experiência empresarial, fornece uma base sólida ao administrador, que à partir do conjunto de dados obtidos, deverá escolher a informação mais importante para o negócio e organizá-la de forma que promova a eficiência e eficácia empresarial.
O setor agropecuário está exposto a certas características peculiares, que dificultam o administrador no processo decisório tais como: a incidência de riscos ligados a condições climáticas, problemas causados por pragas, flutuações de preços dos produtos e o trabalho disperso.
É possível observar que esse conjunto de variáveis em razão da instabilidade mais prejudica, que beneficia esse tipo de atividade. Sabendo que o setor movimenta milhões de reais no país, é fundamental que o administrador elabore uma estratégia e mobilize todos seus recursos a fim de reduzir o impacto desses efeitos. Para isso é crucial que dê atenção a um insumo básico conhecido como informação, com o intuito de atingir a satisfação de suas necessidades operacionais e gerenciais.
Os parâmetros adotados devem ser expressos conforme a necessidade de cada empreendimento, onde o planejamento, organização, direção e controle deverão ser voltados para os melhores resultados. Sendo necessário ao implantar o sistema, o envolvimento de todos no processo, a fim de que a cultura organizacional acompanhe as inovações, e a ausência de engajamento não comprometa a evolução do processo.
Quanto maior for o empreendimento, maior será a possibilidade de melhorar os resultados, no entanto, deve ser dada atenção especial a fatores externos como demanda, clima, preço dos produtos. Conforme citado anteriormente, não é possível ter controle total e direto, onde esses fatores por si só podem provocar alterações nos resultados sem interferência da ação dos gestores. Neste contexto, é sempre bom ressaltar que o produtor rural enfrenta ainda uma série de problemas como ausência de uma política de incentivos, escassez de recursos para investimento, entre outros; no entanto essas dificuldades não impedem o desenvolvimento rural, sendo este um dos setores que apresenta maior crescimento econômico em nosso país.
O desenvolvimento deste artigo pautou-se na realização de um estudo de caso. Para GIL (1996, p. 58), "o estudo de caso é caracterizado pelo estudo profundo e exaustivo de um ou de poucos objetos, de maneira que permita o seu amplo e detalhado conhecimento, tarefa praticamente impossível mediante os outros delineamentos considerados".
A primeira etapa da pesquisa foi marcada pelo desenvolvimento de uma pesquisa bibliográfica sobre o setor rural, com ênfase para a área contábil, administrativa, econômica, tecnológica, além de fatores relevantes ao agronegócio. A segunda etapa do trabalho iniciou com a realização de uma pesquisa de campo, no qual contou com a utilização de técnicas metodológicas como a aplicação de um questionário sob forma de entrevista, junto a administradores de propriedades rurais localizadas em Brasilândia MS. Tal questionário procurou abordar os seguintes aspectos: perfil do administrador e caracterização da propriedade, além de testar o nível de aproveitamento da informação contábil/gerencial. Ao final é apresentado o resultado obtido com a pesquisa de campo e as devidas considerações finais.
Com base nos dados obtidos com a realização da pesquisa, foi possível identificar o perfil dos administradores, bem como, os procedimentos e a forma como eles utilizam o sistema de informações no processo decisório.
As propriedades rurais, onde as pesquisas foram realizadas, já estão no mercado há algum tempo e desenvolvem a atividade agropastoril, com predominância em quase sua totalidade para a pecuária de corte. Em termos de escolaridade, grande maioria possui apenas o ensino médio, alguns possuem o técnico em contabilidade e poucos têm formação superior. Isso mostra que grande parte das propriedades tem seu processo decisório pautado apenas em anos de experiência.
São propriedades que normalmente possuem extensão territorial superior a 1.000 ha de terras utilizadas com pastagens, e conta com um faturamento bruto anual acima de R$ 100.000,00. Quanto à estrutura física foi possível perceber que as propriedades encontram-se bem equipadas, uma vez que possuem controle informatizado e diversos equipamentos que dão sustentabilidade ao processo operacional, tais como tratores e implementos agrícolas, veículos, rede hidráulica, instalações rurais, etc...
Com relação ao gerenciamento das informações, foi possível detectar com a pesquisa, que os administradores não utilizam muito de informações obtidas diretamente dos relatórios contábeis, para fins de decisões. Seu modelo de decisão conta com uma base de dados composta com projeções, metas e orçamentos para desenvolvimento da atividade operacional, no qual cabe ressaltar que tais dados são provenientes de anotações realizadas em planilhas e sobre informações diárias desenvolvidas e registradas na propriedade.
Dessa forma, é possível constatar que o administrador utiliza informações gerenciais no processo decisório, mesmo que de forma incipiente, uma vez que realiza projeções tidas como orçamentos, controle de custos e fluxos de caixa, ou seja, mantém através deste controle operacional um sistema gerencial. No entanto, tais informações são captadas e registradas sem qualquer embasamento técnico/teórico, o que poderá levar a uma fragilidade no sistema, uma vez que não são utilizados instrumentos e relatórios contábeis.
Com a realização desta pesquisa pode-se constatar a importância da utilização de um sistema de informações no processo de tomada de decisão. Uma vez que hoje a informação tem um valor significativo e pode representar grande poder para quem a possui. Verificou-se evidente a necessidade de uma ampla mudança de postura por grande parte dos produtores rurais, que possibilite melhoria e qualidade na gestão, com a introdução de novos procedimentos e técnicas contábeis tais como, modelos de gestão de custos, balanced scorecard, além da adequada utilização da tecnologia para sustentabilidade da atividade agropecuária. Com isso é possível ter como diferencial uma vantagem competitiva em relação a seus concorrentes, para tentar diminuir assim o nível de riscos e alcançar o sucesso empresarial.
Um agravante identificado pelas pesquisas diz respeito à formação profissional dos administradores rurais, em função da importância do papel que eles representam, deveria no mínimo ser exigido o curso superior e a utilização de informações contábeis com o máximo de perfeição e credibilidade a fim de tornar mais eficiente o processo decisorial.
Autor: Tarcísio da Rocha Athayde, Ariane Zorzi Santim e Marília Bravo Leite
Contato: tathayde@ceul.ufms.br
Professor e Orientador da Universidade Federal de Mato Grosso do Sul / Acadêmicas do Curso de Ciências Contábeis da Universidade Federal de Mato Grosso do Sul