ERP para Serviços: Guia Completo para Escolher um Software | OTK Sistemas
Empresas que prestam serviços possuem muitas particularidades e por isso o sistema ERP precisa estar preparado para atender essas demandas.
Fazer uma gestão de uma empresa prestadora de serviços engloba diversos desafios específicos e diferentes de, por exemplo, uma indústria, de um comércio ou de uma distribuidora, não é mesmo?
Por isso, na hora de buscar por um software de gestão empresarial, um ERP para Serviços, também é necessário levar em conta todos esses fatores que diferem a prestação de serviços de demais tipos de negócios.
Mas quando e por onde começar a escolha de um Sistema ERP para atender todas as demandas de uma prestadora de serviços?
Pensando nisso, neste artigo montamos um guia completo para te ajudar em todos os passos necessários para fazer uma melhor escolha na hora de definir qual ERP irá implantar na sua empresa. Vamos abordar:
– O que diferencia um ERP projetado para prestadoras de serviços?
– Qual Escolher: ERP genérico ou ERP para Serviços?
– Entendendo como funciona uma empresa de serviços
– Recursos essenciais em um ERP para atender uma prestadora de serviços
Um ERP é um software constituído de vários módulos integrados. Cada módulo processa as tarefas e controla os processos departamentais de forma que todas as informações fiquem integradas num único banco de dados, sem redundância. Isto permite aos gestores ter uma visão geral de tudo o que acontece de forma segura, atualizada em tempo real sem erros.
Um banco de dados tem muito mais recursos de armazenamento, versatilidade e segurança do que uma planilha Excel. Os dados informados são validados por meio de regras de negócios antes de serem atualizados em tempo real. As informações são arquivadas num servidor de dados para serem acessadas por várias pessoas simultaneamente de qualquer lugar por meio de um smartphone ou notebook, de acordo com a regra de permissão.
O que diferencia um ERP projetado para prestadoras de serviços?
Um Sistema ERP para Serviços foi desenvolvido tendo com o foco principal o cliente, ou seja, fazer controles para atender o cliente de forma satisfatória. Outro foco é a apuração correta do resultado obtido de cada serviço, realização dos apontamentos de dados para acompanhar cada trabalho e emissão de diversos relatórios para análise de cada cliente, contrato e projeto.
Um dos maiores benefícios dele é o recurso de alertar o responsável de cada projeto, quando detectar atraso no cronograma, gastos acima do previsto, retrabalhos, etc. Como isso é feito durante o andamento do processo, o gestor pode tomar providências antes que se transforme em um problema grave, o cliente fique insatisfeito e gere problemas financeiros e prejuízos.
Qual Escolher: ERP genérico ou ERP para Serviços?
Os sistemas ERPs genéricos foram desenvolvidos para atenderem a outros setores tais como Indústria e Comércio. Nestes segmentos as necessidades centrais são focadas no controle de processo de fabricação, controle de estoques e logística de entrega em grandes volumes com processos comerciais e industriais bastante complexos.
Significa que se implantar este tipo de software numa empresa de serviços estará adquirindo e pagando por muitas funcionalidades que não serão utilizadas. A implantação é mais difícil porque foram concebidas para atender a muitas complexidades e as parametrizações são difíceis de ser configuradas por pessoas que desconhecem os pormenores operacionais.
Para entender os benefícios de optar por um ERP para serviços invés de um sistema genérico, primeiro temos que analisar o que é uma empresa prestadora de serviços, para depois enumerarmos as funcionalidades que um software deve conter para atender plenamente esse segmento de empresas.
Entendendo como funciona uma empresa de serviços
As empresas prestadoras de serviços caracterizam-se pela realização de trabalhos a terceiros através do uso de uma mão de obra especializada para suprir uma necessidade pontual do cliente. O período de geração de receitas é limitado e atrelado ao prazo de execução do serviço.
Por isso, os fatores mais impactantes nos resultados de uma empresa de serviços são:
a) Nível de satisfação dos clientes;
b) Prazo de entrega, ou seja, o tempo para conclusão dos trabalhos,
c) Quantidade de horas por tipo de mão de obra empregada em cada etapa do projeto.
d) Materiais e equipamentos empregados para a realização dos trabalhos;
e) Despesas de viagem, estadia e alimentação para a execução dos trabalhos;
f) Lucratividade de cada contrato, projeto realizado;
g) Equilíbrio do fluxo financeiro entre recebimentos e pagamentos;
h) Qualidade do serviço entregue;
Além destes fatores comuns, para algumas empresas de serviços são também relevantes:
i) Controle de estoque de produtos, porque vendem produtos e prestam serviços relacionados ao produto comercializado, tais como, instalação, treinamento, cursos, assistência técnica envolvendo manutenção, calibração, certificação, etc.
j) Controle do processo de fabricação para algumas empresas que produzem sob regime de encomenda, tais como indústrias gráficas;
Leia também: Os Dois Principais Indicadores de Desempenho em Serviços para Você Começar a Medir Agora
Agora que entendemos como funciona uma empresa prestadora de serviços, podemos partir para entender quais são os recursos que ele deve ter para atender esse segmento de negócio. Continue lendo e confira quais são eles!
7 recursos essenciais em um ERP para atender uma prestadora de serviços:
A finalidade de um sistema ERP para empresas de serviços é medir e apontar anormalidades relacionados aos fatores acima relacionados. Portanto, as funcionalidades requeridas são:
1. Gestão de relacionamento com os clientes
O ativo mais importante de uma empresa são os seus clientes. Diferente de uma indústria que pode ter uma venda programada ou comércio que tem uma demanda regular, uma empresa de serviços precisa gerar receita todos os meses. Significa que precisa manter os seus clientes sempre satisfeitos, seja para re-contratação do serviço, indicação de novos clientes e fornecer boas referências e atestados de qualificação técnica.
O suporte necessário para cuidar da satisfação do cliente é o CRM, sistema de gestão de relacionamento com clientes. Todas as informações dos clientes ficam armazenadas em uma única base de dados, desde históricos de contatos, propostas, NFs, projetos, etc. O sistema financeiro e de controle de projetos integrados ao CRM disponibiliza dados atualizados para dar ao cliente as informações solicitadas de forma rápida e correta.
2. Controle do cronograma detalhado
Inclui o controle de prazo de execução de cada contrato ou projeto subdividido em etapas ou tarefas, ordem de serviço ou ordem de fabricação.
O detalhamento e acompanhamento do cronograma de execução de cada etapa do projeto tem como objetivo a conclusão do serviço dentro do prazo. Em uma empresa que presta serviços, sabemos que o atraso no prazo de execução significa aumento do custo de mão de obra empregada (horas trabalhadas) e aumento de despesas.
Por isso, o cumprimento do prazo de execução é um fator de crucial importância impactando diretamente no lucro da empresa e manifesta-se como:
a) desequilíbrio financeiro devido ao atraso no recebimento, o que gera problema com o fluxo de caixa e aumento dos custos dos serviços com pouco resultado ou até prejuízos.
b) baixo nível de satisfação do cliente que contratou o serviço;
c) imagem negativa no mercado que pode comprometer vendas futuras;
d) aumento do custo de execução do projeto e aumento de despesas financeiras;
e) baixa lucratividade do negócio.
3. Apontamento das horas trabalhadas por projeto e etapa
O lançamento das horas trabalhadas por projeto e tarefa permite detectar e tomar providências para evitar prejuízos vultosos. Sem controle, sem medição não há como verificar se está tendo perda de tempo por erro no processo, retrabalhos ou alteração na especificação ou demanda do projeto negociado.
4. Apontamento das despesas por contrato, projeto, ordem de serviço ou fabricação
Trata-se do registro de todas as despesas para a realização de cada contrato, projeto/tarefa ou ordem de serviço. É um dos itens de maior relevância porque envolve o capital de giro da empresa. Em alguns tipos de prestação de serviço, as despesas podem representar até mais da metade do valor do contrato.
Daí a importância deste controle, pois permite quantificar corretamente os custos dos serviços prestados e apurar os resultados corretos.
5. Controle dos ativos: máquinas e equipamentos utilizados na execução dos serviços
É comum notar o desperdício de materiais por meio de sobras deixadas após a execução dos serviços. Isto demonstra a falta de controle e erros no dimensionamento dos materiais utilizados. São os prejuízos invisíveis que reduzem o lucro das empresas de serviços.
O controle adequado permite a recuperação do investimento realizado na compra, evita perdas e roubos destes equipamentos. É muito comum as empresas não terem ideia da quantidade de equipamentos que possuem, nem a sua localização. São perdas que não estão considerados como custos e que causam prejuízos à organização.
6. Controle de estoques de produtos e insumos
Os controles de estoques nas empresas de serviços não são muito importantes como no comércio e indústria. Mas, em algumas empresas que vendem produtos ou prestam serviços fabricação ou construção no regime de empreitada o controle de estoque de produtos e materiais podem ser muito relevantes.
A falta de estoque pode causar a paralisação na fabricação ou construção e atrasos na entrega do projeto. Isto gera insatisfação do cliente cuja consequência afeta o futuro do desempenho comercial, atraso no recebimento, multas e juros decorrentes de empréstimos bancários.
7. Gestão financeira das empresas de serviços
Além de manter em ordem o Contas a receber e a pagar, emitir e enviar boletos de cobrança, o sistema financeiro de uma empresa de serviços precisa fornecer relatórios para apurar o custo e analisar o resultado (lucro ou prejuízo) de cada contrato, projeto executado, classificada por tipo de despesa, mão de obra e materiais.
O controle financeiro de uma empresa de serviços envolve a gestão de contratos, especificamente das despesas reembolsáveis, que se mal administradas tornam-se ônus em vez de ser um recebível. A gestão correta deste item é fundamental para o equilíbrio do fluxo de caixa, porque pode ser onde o capital de giro está sendo consumido.
O desequilíbrio financeiro é uma das principais causas do insucesso de uma empresa de serviços, porque leva a captação de recursos financeiros no mercado a taxa de juros exorbitantes que consomem totalmente a pequena margem de lucros.
Conclusão: Vale a pena Investir em um ERP para serviços?
Um sistema ERP projetado para atender as demandas das empresas de serviços contribui efetivamente para melhorar o relacionamento com os clientes, aumentar o nível de satisfação dos clientes e gerar mais vendas.
Contribui para o aumento da qualidade e produtividade porque os processos fluem continuamente, sem perda de tempo na transição entre setores, elimina o esquecimento, duplicidade de controles e retrabalhos. Assim, ao contrário de ser considerado um custo, é na realidade um investimento fundamental para o sucesso das empresas de serviços, que vai ajudar o negócio a atingir uma expansão e rentabilidade inviáveis sem um sistema de gestão.
Aproveite para conhecer a solução da OTK de Software ERP para empresas de Serviços, que conta com todos os recursos necessários para uma gestão eficaz e agregando inteligência em todos processos. Confira!