Um dos maiores desafios enfrentados na gestão de projetos é a dificuldade em estabelecer uma comunicação efetiva entre os membros do grupo responsável pela realização das tarefas. Muitos gestores encaram a comunicação apenas como um meio de enviar e receber mensagens como feedbacks, por exemplo, mas a comunicação tem um papel mais importante do que se pensa. O gestor que conseguir planejar e implantar uma estrutura adequada de comunicação em projetos poderá tirar proveito de benefícios como o alinhamento das metas e objetivos do projeto com as da empresa.
A comunicação é o ponto-chave para garantir o sucesso de um projeto. Através de uma estrutura planejada, a comunicação terá um papel fundamental na hora de colocar todos os integrantes da equipe a par do que deve ser feito, como deve ser feito, que recursos terão para realizar o objetivo e o tempo limite ou prazo de entrega de tarefas individuais e coletivas.
A realização das atividades em grupo ou individual tem como meta utilizar parte dos recursos disponíveis para produzir um produto ou serviço com metodologias e prazos previamente definidos para a entrega. A comunicação deve garantir que isso aconteça mantendo a sintonia entre gestores, colaboradores, fornecedores e clientes de forma a atender os critérios de qualidade. Devido a essa importância da comunicação em projetos, gestores devem dedicar uma atenção especial a esse aspecto. É importante também que o gestor do projeto tenha a capacidade para reconhecer quando não possuir as habilidades ou conhecimentos técnicos necessários para o planejamento e aplicação de uma estrutura de comunicação. Dessa forma, ele pode investir em qualificações para se tornar um profissional ainda mais completo ou, se não houver tempo hábil, contar com a ajuda de um profissional competente para isso. A sinceridade do gestor, nesse quesito, pode influenciar positivamente no resultado final do projeto.