Toda empresa visa gerar lucro e expandir seus negócios, porém, para que isso seja possível, uma das tarefas mais importantes é a emissão de nota fiscal eletrônica, que antigamente era emitida em forma de papel. A digitalização desse processo, que visa controlar e registrar a circulação de mercadorias de uma empresa veio facilitar a vida dos gestores e do próprio Governo.
O papel principal da nota fiscal é estar em dia com as declarações de movimentações financeiras da sua empresa para com a Secretaria da Fazenda. Ela é a responsável por monitorar todas as etapas de circulação de mercadorias do seu negócio, de modo que todas elas estejam sendo feitas regularmente.
A nota fiscal eletrônica veio para substituir todas as formas em que esse documento pode ser usado, como a nota fiscal de saída (documento emitido pela empresa para o consumidor final) e a nota fiscal de entrada (documento emitido pelos fornecedores da empresa sobre tudo que é adquirido por ela, ou também pela própria empresa no caso de retorno de mercadorias vendidas). Além disso, veio substituir as operações de exportação, remessa etc.
Apesar da sua importância notória e conhecida pelos donos de empresas, muitos não sabem como emiti-la corretamente. Por isso, separamos quatro dicas que podem lhe ajudar nessa tarefa. Confira:
Verifique a sua capacidade
Para que a emissão eletrônica aconteça, são necessários alguns requisitos básicos que toda a empresa deve dispor, como: computador com acesso à internet, emissor de NF-e, certificado digital e-CNPJ A1 ou A3, inscrição estadual ativa e credenciamento no SEFAZ (que possui diferenças para cada Estado). Após averiguar que sua empresa dispõe desses requisitos obrigatórios, está na hora de emitir a nota.
Saiba qual é o tipo de nota fiscal que sua empresa deve emitir
Atualmente, existem diversos tipos de nota fiscal eletrônica no Brasil, que servem para diferentes finalidades de negócio, entre elas estão:
• Nota fiscal de produto (NF-e): esta é voltada para a venda de produtos físicos, seja por meio do comércio online ou lojas físicas.
• Nota fiscal de serviço (NFS-e): Como o próprio nome sugere, ela é usada no momento da prestação de serviços, seja ele qual for.
• Nota fiscal de consumidor (NFC-e): Tendo a mesma função dos cupons fiscais, essa nota é emitida em lojas físicas no momento da venda de produtos.
Sabendo as variedades disponíveis, é o momento de refletir sobre qual é a necessidade e o serviço que a sua empresa necessita declarar.
Como já mencionado, essa Secretaria é a responsável por aprovar e averiguar as notas emitidas. Para isso, a sua empresa deve fazer um cadastro na SEFAZ para que as emissões sejam reconhecidas. Outra dica é que sua empresa necessita monitorar a aprovação das NF-e. Isso porque pode acontecer de alguma não ser aprovada, sendo necessária a retificação e reenvio.
Atente-se aos dados inseridos
Por ser digital, muitas pessoas acabam não conferindo os dados da transação, do emitente e do destinatário, achando que se algo estiver errado basta editar o documento. Porém, se algum dado errado for inserido, será necessário fazer uma retificação por extenso anexada à NF-e. Em alguns carros, a mesma pode não ser aprovada pela SEFAZ.