Você sabe o que é Organização Patrimonial? - R3 Avaliações de Bens
Vamos deixar você bem informado e capaz de distinguir as diversas expressões no mundo da Gestão Patrimonial. Neste primeiro post da série veremos as principais características da Organização Patrimonial.
De maneira simplista é o ato de organizar os bens de uma entidade, que pode ser uma pessoa juridica ou uma pessoa física, e consiste em identificar cada bem com uma etiqueta numerada que se relaciona a um item cadastrado no sistema de controle patrimonial. Vamos as principais etapas.
Esta é a etapa mais básica e mais sensível do trabalho, pois se começar mal vai influenciar até o final do projeto. O inventário dos bens é a atividade central, que consiste em:
Levantamento dos bens através de planilhas manuais ou eletrônicas, colentando o máximo de dados possível de suas características;
Colocação de etiquetas, que podem ser metálicas ou de material flexível, com código de barras, QR code ou até com rádio frequência;
Para as empresas que não possuem o cadastro Contábil individualizado é necessario a composição desse cadastro, que inclui:
Relacionar item a item as aquisições do imobilizado desde o inicio das atividades da entidade ou o desde o período mais antigo possível;
Acompanhar essas aquisições pelo razão contábil com vistas para o fechamento de saldo;
Verificar a existência física das notas fiscais de aquisição para coleta de informações sobre os bens e arquivamento das mesmas em separado.
Conciliação do Inventário com o Cadastro Contábil
Consiste em cruzar as informações dos itens inventariados com um respectivo item no cadastro contábil. Cada bem inventariado deverá ter um item correspondente no cadastro contábil e vice e versa, confirmando assim a existência física e contábil dos bens.
Esgotadas todas as possibilidades de conciliação, normalmente haverão bens nas seguintes condições:
Bens devidamente conciliados (bens Ok);
Bens inventariados sem correspondente contábil (sobras físicas);
Bens contabilizados sem correspondente físico (sobras contábeis).
Cabe ao responsável técnico do trabalho de Organização Patrimonial atestar as condições acima e propor os ajustes necessários.
Saneamento da base contábil
É o momento de processar as divergências (condições dos bens) encontradas e sanear o cadastro contábil do imobilizado de acordo com os ajustes propostos. Em suma seria a execução da limpeza e regularização do cadastro de itens deixando-o pronto para a importação do sistema de controle patrimonial.
Importação em sistema de controle patrimonial
Com todas as informações processadas é hora de importar para dentro do sistema de controle patrimonial, sendo que algumas empresas podem querer digitar manualmente, item a item no sistema.
Orientamos que após a importação ou digitação, se faça uma conferência aleatória de uma parcela significativa de itens a fim de confirmar se tudo ocorreu perfeitamente. Outra conferência necessária é a de saldos por conta contábil.
Continuidade do controle patrimonial
Por fim, cumpridas todas as etapas descritas acima, é importante a continuidade do controle patrimonial, ou seja, os bens a medida que vão sendo adquiridos devem entrar numa sistemática que consiste basicamente em:
Etiquetar os bens novos;
Digitação dos itens novos no sistema;
Baixa de itens vendidos, sucateados ou desaparecidos;
Transferências de bens entre setores ou centros de custos;
Cálculo das depreciações conforme a vida útil dos bens.
Esta é uma forma de organização, mas antes de tudo, uma forma de transparência que eleva o nível de confiabilidade das organizações.
A R3 Assessoria Patrimonial trabalha com esta visão, ajudando seus clientes a conquistarem excelência na suas operações.
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Palavras-chave desta entrada: bens, Controle, imobilizado, inventário, patrimonial. Adicione o link permanente aos seus favoritos.