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Para incluir um Ato Concessório, o usuário deve clicar em "Operações", "Incluir Ato Concessório", "Novo". Na primeira tela (dados básicos) escolhe-se o tipo e informa-se o frete, o seguro e os subprodutos ou resíduos estimados, sempre em dólares americanos (US$). Clicar em "Gravar" para passar para a próxima tela. A partir desse momento o sistema já informa um número de AC. No caso de não haver importações, somente aquisições no mercado interno, os dados básicos devem ser preenchidos com "zero".
O próximo passo é preencher os dados das exportações a serem efetuadas (NCM, descrição complementar, quantidade na medida estatística da NCM, valor no local de embarque, percentual de comissão de agente e valor sem cobertura cambial). Em seguida deve-se preencher o AC com os dados dos produtos a serem importados e/ou adquiridos no mercado interno, conforme o caso (NCM, descrição complementar, quantidade na medida estatística da NCM, valor no local de embarque, se é com ou sem cobertura cambial e se possui ou não subproduto ou resíduo). No caso de subproduto ou resíduo somente deverá ser informado quanto aos produtos importados. Feito isto, pode-se alterar os dados básicos, visualizar o pré-diagnóstico e enviar para análise.
Na análise do pedido são considerados diversos fatores, entre os quais o histórico da empresa, a compatibilidade da operação com o tipo de AC solicitado, o índice importação / compras no mercado interno / exportação (agregação de valor e resultado da operação), a porcentagem de resíduos e subprodutos, a compatibilidade entre os produtos importados / adquiridos e os exportados.
Após o deferimento, o titular do AC pode iniciar suas importações / compras no mercado interno. No caso das importações, os dados da LI migram para o AC automaticamente com o deferimento da importação amparada por Drawback. Quando do desembaraço aduaneiro, migram automaticamente as informações referentes à respectiva DI. No caso das compras no mercado interno, as Notas Fiscais devem ser cadastradas no sistema em até 60 dias de sua emissão, observado o prazo de validade do AC. Quando a exportação, no ato de registro do RE, o sistema verifica sua compatibilidade com o Ato Concessório. Quando da averbação do RE, e desde que o embarque ocorra dentro da validade do AC, ocorre a migração automática dos dados para o AC.
A Comprovação (ou Baixa) é solicitada diretamente no sistema pelo próprio exportador, devendo ocorrer em até 60 dias após o vencimento do AC. No caso de a empresa não ter providenciado o envio para baixa, o sistema providenciará o envio automático para análise da comprovação, levando–se em consideração as DI e os RE vinculados e transferidos, e as notas fiscais inseridas nos campos correspondentes. O Sistema realizará a comprovação automaticamente se os valores e quantidades constantes do compromisso assumido forem idênticos ao realizado pela empresa (baixa automática do AC). Caso contrário, o pedido será examinado pelo DECEX. O sistema permite os seguintes tipos de baixa: regular, com nacionalização total ou parcial, com recolhimento total ou parcial de tributos, com sinistro, com devolução, com destruição.
Em se tratando de devolução, sinistro, nacionalização ou destruição da mercadoria importada ao amparo do regime, a empresa deverá selecionar a opção compatível constante da tela de baixa, e, em seguida, enviar o AC para baixa. Em se tratando de recolhimento de tributos, destruição, sinistro ou devolução da mercadoria adquirida no mercado interno ao amparo do regime, a empresa deverá acionar a opção de nota fiscal do mercado interno, selecionar a NF relacionada com o fato, incluir a quantidade, o valor e a justificativa, conforme a relação de incidentes disponível na tela correspondente do SISCOMEX; e por fim, enviar o AC para baixa.
O Anexo V da Portaria SECEX nº 23, de 2011, contém um roteiro para preenchimento de pedidos de Drawback Integrado Suspensão.