A agenda médica e as boas práticas para uma agenda organizada
Um software de acompanhamento da agenda médica é indispensável!
Não se pode negar que o cotidiano é preenchido pela rotina e por compromissos distribuídos ao longo do dia. Por isso, em uma empresa, a organização dos horários é fundamental.
Quando consideramos uma clínica de especialidades, é preciso ressaltar que são vários profissionais envolvidos na prestação de serviços. Neste caso, como manter a organização dos agendamentos?
Diante da importância do fator para o estabelecimento, falaremos neste artigo sobre a agenda médica e as boas práticas para sua implementação. Continue a leitura!
A importância da agenda médica
Embora possa parecer uma tarefa simples, não é fácil manter a organização da agenda quando não são utilizados os recursos adequados. Diante do número de profissionais e a alta demanda pelos serviços, agendar uma consulta pode ser tarefa impossível.
Dessa forma, é possível compreender o quão é essencial uma boa metodologia para marcação de consultas. É necessário conhecer bem os serviços oferecidos para que seja estimada a duração de cada horário, além de estabelecer um intervalo de segurança entre eles.
Com essas medidas, a disponibilidade de marcações da clínica torna-se mais fiel à realidade do local, evitando que o paciente passe muito tempo na sala de espera. A dinâmica adotada é importante, ainda, para agilizar os atendimentos, evitando a ociosidade ou superlotação do estabelecimento.
Por fim, a organização da agenda médica tem impacto no faturamento do negócio, visto que melhora o fluxo de pacientes e evita prejuízos com horários ociosos ou cancelamentos, por exemplo.
As boas práticas para uma agenda organizada
Agora que você já sabe que uma agenda organizada é indispensável para o bom funcionamento da clínica, veja a seguir algumas dicas que devem ser colocadas em prática!
Opte por uma agenda online
Diante dos avanços tecnológicos vividos nas últimas décadas, o uso de agendas de papel está se tornando cada vez mais obsoleto. Engana-se quem pensa que as planilhas, por serem eletrônicas, figuram como a melhor opção para organizar.
Na verdade, o recurso mais viável é a agenda online, capaz de ser facilmente acessada pelos profissionais autorizados. Assim, por meio dos seus dispositivos móveis, eles conseguem visualizar como está o dia de trabalho.
Portanto, o uso de um recurso online possibilita a integração das agendas de todos os colaboradores, centralizando as informações e atualizando-as de forma instantânea, ou seja, indicando cada nova consulta marcada/desmarcada e eventual alteração de horário.
Uma das maneiras de adquirir uma agenda online é por meio de um software. Na verdade, é uma excelente opção para a clínica implementar um sistema de gestão, considerando todas as ferramentas que ele oferece.
Pensando no âmbito do agendamento, é possível personalizar os horários de acordo com a realidade do negócio, considerando:
duração estimada da consulta;
intervalo entre agendamentos;
dias nos quais cada profissional atua.
O software, então, realiza a adequação da ferramenta para que ela se torne a mais eficiente possível para o local. Além disso, apresenta outras utilidades na agenda, como será visto nos próximos tópicos.
Seja em uma consulta próxima, seja para uma marcação distante, o dia a dia das pessoas é, no geral, repleto de compromissos e responsabilidades. Então, é crucial lembrar os pacientes sobre o dia e o horário agendado à medida que a consulta se aproxima.
O lembrete pode ser enviado pelos canais de comunicação salvos durante o cadastro, como e-mail, SMS ou mensagem por aplicativos. Caso não confirmada a consulta, é melhor para a clínica saber o quanto antes, a fim de não deixar o horário ocioso.
Complementando, para que sejam preenchidos os horários desmarcados, faz-se necessária uma lista de espera, contendo o nome e o contato dos pacientes que aguardam por consultas com maior urgência.
Outra ferramenta que um software de gestão oferece é a geração de relatórios de desempenho. Isso permite que os gestores avaliem o andamento das marcações, identificando, ainda, parâmetros referentes ao cancelamento (horário, frequência e motivos).
Ademais, acompanhar os agendamentos permite que seja estimado o faturamento mensal, viabilizando medidas alternativas caso não seja atingida a meta necessária para a boa gestão da organização.
As vantagens de uma agenda médica
Por fim, elaboramos um levantamento dos principais benefícios de manter a agenda médica organizada. Confira!
O agendamento é um dos momentos iniciais da experiência do paciente com o serviço. Encontrar dificuldades nesta etapa figura como algo indesejado, prejudicando todo o restante da jornada do usuário.
Portanto, é crucial para a clínica optar por recursos que facilitem a marcação da consulta. A agenda online é, de fato, uma excelente aposta, pois permite que o agendamento seja feito por um dispositivo com acesso à Internet.
Isso torna prática uma tarefa que antes era desgastante, exigindo ligações e tentativas incessantes de compatibilidade de horário. O agendamento não precisa, ainda, ser feito necessariamente em horário comercial, considerando que não requer um colaborador mediando a marcação.
Além de integrar e centralizar os horários, o software permite que o agendamento já seja vinculado ao prontuário do paciente marcado. A princípio, a primeira vantagem disso é que o profissional identifica rapidamente quais casos serão atendidos no dia.
Já o segundo ponto é o impacto positivo na agilidade dos processos da clínica. Antes, era dever dos colaboradores separar manualmente os prontuários do dia. Com a automatização dessa função, os profissionais podem se dedicar a outras tarefas.
Em suma, o impacto de todas as medidas é percebido no faturamento da clínica. Melhorar o agendamento atrai novos pacientes para o local, além de fidelizar os que já são usuários.
O envio de lembretes, associado à confirmação ou ao cancelamento de agendamentos com reposição por meio da lista de espera, é um processo crucial. As organizações que utilizam esse recurso, sem dúvidas, apresentam destaque diante da concorrência.
Concluímos, enfim, que a gestão da agenda médica é fundamental para o sucesso de uma clínica. Além do benefício econômico, a implementação de um software melhora a experiência dos pacientes com a assistência recebida, contribuindo para a sua fidelização.
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