Um sistema de gerenciamento de documentos é essencial nessa era digital, mas muitas pessoas perceberam que seu sistema de gerenciamento está ultrapassado e às vezes tem receio de mudar para um melhor por medo de perder arquivos importantes durante a migração. Ao migrar um sistema de gerenciamento de documentos, a questão que se coloca é: até que ponto isso é difícil? Os dados serão perdidos?
Em primeiro lugar, deve-se ter em conta que a migração dos sistemas de gestão documental deve ocorrer entre sistemas previamente compatíveis e estáveis ​​entre si para que, na migração de dados, não ocorram erros. Por isso, é fundamental levar em conta três aspectos básicos: Quais são os sistemas de origem e destino do conteúdo? Será que essa migração será uma melhoria? Os sistemas de origem e destino são tecnicamente compatíveis?
Dependendo das respostas a essas três perguntas, nos encontraremos com mais ou menos complexidade ao migrar um sistema de gerenciamento de documentos. Nesse momento, será preferível avaliar todos os aspectos dos documentos a serem migrados (categorização, fontes de conteúdo, armazenamento, perfis de usuário, necessidades da empresa e assim por diante).
A migração nem sempre é a melhor solução para as necessidades de uma empresa e diariamente há casos de empresas que se arrependem porque não levaram em conta as necessidades e processos internos ao escolher um software. Por isso, ter uma equipe de profissionais nesta área pode ser preferível a ter uma única pessoa responsável pelo projeto. Afinal, estamos falando de dados muito valiosos para a empresa.
Dicas para migrar um sistema de gerenciamento de documentos sem surpresas
Não imponha prazos muito rígidos: A flexibilidade é essencial se você deseja migrar um sistema de gerenciamento de documentos.
Escolha uma equipe de profissionais: É importante que um único responsável não se encarregue dessa tarefa, mas que toda uma equipe de trabalho se encarregue dessa compilação de tarefas.
O software deve se adaptar: às necessidades da empresa e nesse sentido, auditorias por profissionais podem ser a grande solução, já que vão lhe fornecer informações sobre essas migrações e o farão oferecendo o programa de melhoria que se adapta à sua empresa.
Lembre-se cada empresa é um universo de bases de dados e necessidades. É por estas razões que quando falamos em um sistema de gestão documental devemos focar na individualidade do projeto para encontrar soluções concretas.
Sua empresa precisa de um novo sistema de gerenciamento de documentos?
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