O uso de timesheet com o Project Builder: melhores práticas
A busca pelo equilíbrio entre escopo, tempo e custos é constante no gerenciamento de projetos, sendo que escopo e custos acabam sempre levando vantagem quando o assunto é monitoramento e controle, pois seus impactos em relação ao todo são bem mais visíveis. É por essa razão que muitos dos projetos não são entregues no prazo adequado, uma vez que não existe o entendimento de que tempo também é um recurso extremamente valioso, devendo ser monitorado com o mesmo afinco que os demais pontos do chamado triângulo de ferro do gerenciamento de projetos.
Além do mais, quando não existe equilíbrio entre esses vértices, a qualidade do projeto inevitavelmente é comprometida, assim como a satisfação do cliente. Assim, a perda se dá em muitos pontos, além do tempo propriamente dito. Mas o que queremos dizer com tudo isso? Simplesmente que as empresas ainda não reconhecem a importância do rastreamento do uso de tempo — ou timesheeting — de suas equipes nos projetos desenvolvidos. Achando que essa é uma fiscalização desnecessária, acaba-se trazendo implicações negativas na condução das atividades. Melhor evitar esse desdobramento, certo?
Pois o intuito do nosso post de hoje é desmistificar essa má impressão e mostrar que um correto gerenciamento do tempo com o timesheet pode impactar de forma super positiva nos projetos, elevando o desempenho da equipe como um todo. Então dedique só mais alguns minutinhos a essa leitura:
Uma das maiores dificuldades encontradas ao se usar o timesheeting é o tempo despendido no preenchimento de planilhas e na validação das informações. A verdade é que como essa atividade não contribui diretamente para o alcance dos objetivos dos projetos em andamento, acaba relegada a segundo plano.
Mas se você faz um correto acompanhamento do tempo gasto com cada tarefa por meio de uma ferramenta eficaz de gestão de projetos, fica infinitamente mais fácil identificar possíveis gargalos que comprometam a produtividade da sua equipe, definindo assim caminhos mais fluidos para que as atividades aconteçam. Dessa forma a eficiência do projeto como um todo é beneficiada.
Ao identificar exatamente por onde seu tempo está escoando, é possível agir com rapidez e tapar os buracos, evitando que todo o esforço da equipe seja comprometido simplesmente pela falta de um acompanhamento mais de perto.
Otimização da distribuição de tarefas
Se você tem no timesheet todos os membros da equipe, as atividades sendo realizadas e o tempo necessário para concluí-las, passa a ser possível identificar com maior precisão quem está livre para assumir novas responsabilidades e quem não pode se desviar do seu foco para manter o ritmo do projeto e garantir a entrega no tempo previsto.
Além de tudo isso, com esse recurso você ainda pode identificar a necessidade de contratações ou dispensas de pessoal com segurança, visualizando todo o cronograma do projeto em uma linha do tempo que revela mais que o período restante para a conclusão dos trabalhos. Já imaginou visualizar facilmente todo o fluxo de atividades ao longo do tempo, distribuído pessoa a pessoa?
Flexibilidade nas aprovações
O tempo despendido com as aprovações do quadro de horários onera muito o gerente de projetos. E a verdade é que nem sempre ele é a pessoa mais indicada para fazer essas aprovações, tendo-se em vista as interdependências de atividades do projeto. Isso significa que fazer esse controle um a um e planilha a planilha se torna praticamente inviável.
A melhor maneira de otimizar essas decisões é determinar quem pode validar o quadro de horários de quem com base nas tarefas e suas relações, descentralizando as aprovações e tornando o fluxo muito mais ágil e condizente com o uso de um software que entenda a dinâmica das atividades, permitindo um monitoramento constante de cada ação desencadeada.
Maior previsibilidade de ações
Rastrear o tempo utilizado em cada tarefa auxilia no planejamento de novas fases do projeto, com novos recursos, alocação de pessoal e custos envolvidos, já que é possível calcular até mesmo o custo de homem por hora para cada atividade. A assertividade nessas previsões impacta o orçamento total do projeto, bem como o planejamento estratégico como um todo, que pode a partir daí ser revisto a fim de que escopo, tempo e custos não deixem a desejar na qualidade final da entrega.
Da mesma forma, ao prever os acontecimentos com mais precisão, o gerente de projetos pode tomar decisões com muito mais propriedade e segurança, evitando quaisquer possíveis mudanças ao longo do desenvolvimento dos trabalhos.
Eficácia na gestão de conformidades
A pressa no preenchimento do timesheet, bem como a falta de planejamento podem levar a erros que impactam negativamente o projeto — como o simples esquecimento de uma atividade, por exemplo. Nesse sentido, fazer a gestão das conformidades contribui para que as falhas sejam minimizadas, o que se torna bem mais tranquilo com o uso de sistemas que disparem lembretes e notificações para que os membros do time concluam seus afazeres.
Assim, se uma atividade deixa de ser listada mas precisa ser concluída e o tempo do profissional responsável já está comprometido com outras tarefas, é preciso buscar alternativas, realizar ajustes e garantir que nada deixe de ser feito. Esse pode se tornar um cenário de difícil resolução se não houver o apoio tecnológico necessário para identificar os gaps o mais rapidamente possível.
Outra das melhores práticas do timesheet com o Project Builder está relacionada à comunicação, que flui perfeitamente uma vez que a ferramenta facilita a verificação do comprometimento de tempo de cada membro da equipe, identificando cada atividade, seu respectivo prazo e sua devida conclusão.
Nesse contexto, como cada pessoa passa a saber exatamente o que é esperado dela, surge um maior sentimento de comprometimento com o trabalho e com os colegas, o que melhora o ambiente de trabalho e impacta diretamente na produtividade dos funcionários.
Aprendizado crescente e constante
Por fim, ao usar o timesheet como instrumento de análise após a conclusão de uma fase ou de um projeto inteiro, é possível detectar pontos de melhoria, verificar onde a equipe errou e onde acertou, de forma a buscar novas formas de otimizar o tempo para gerar ainda mais valor para os clientes.
Você ainda pode utilizar o timesheet como fonte de dados e informações para dar feedbacks para sua equipe em relação ao desempenho individual dos colaboradores, criando metas de desenvolvimento para cada um a partir de uma análise totalmente embasada em resultados concretos.
E você, usa o timesheeting como instrumento de melhoria do desempenho da sua equipe e da performance dos seus projetos? Quais são suas impressões a esse respeito? Comente aqui e nos conte!