Reunião de trabalho: bem-receber para surpreender - TOPVIEW
Conhecer seus convidados e se antecipar às suas necessidades é a garantia de uma reunião bem sucedida.
Reunião de trabalho: bem-receber para surpreender
Como garantir uma reunião produtiva para todos os convidados
Estreio como Embaixadora de Bem-receber falando sobre um assunto muito especial: reuniões de trabalho. Afinal, é a partir delas que nascem os grandes projetos e negócios que impulsionam nosso dia a dia.
Começando pelo convite que deve ser sempre por escrito, de preferência um invite via agenda eletrônica, o que facilita e inclui o compromisso na agenda de todos os envolvidos. Se o convite possuir uma pauta, não deixe de enviar, porque isso já ajuda muito na preparação e até mesmo no aceite do convite.
Em relação ao local, eu sempre sugiro "sair da caixa", ampliar os horizontes, proporcionar uma boa experiência, seja numa sala diferente, numa suíte, no bar, ou qualquer espaço que transmita exclusividade e sigilo. Se for durante o dia, porque não aproveitar a claridade em um garden? É uma forma de instigar novos pensamentos, sair da rotina e buscar diferentes resultados.
Para garantir uma reunião de sucesso é indispensável deixar o ambiente limpo, confortável e sempre preparar lugares a mais. Se antecipar à necessidade dos participantes, deixando papel, caneta e água disponível para todos, equipamentos audiovisuais preparados e um flip chart sempre a mão, também faz a diferença, além de oferecer um welcome coffee delicioso, é claro.
Conhecer as pessoas que estão vindo para a reunião, ter domínio sobre o assunto e sobre as empresas presentes, seguir a pauta proposta e preparar o ambiente garante uma reunião muito produtiva. As pessoas percebem quando você prepara uma reunião nos mínimos detalhes e se sentem prestigiadas quando sabem que estavam sendo aguardadas. Para finalizar, dê continuidade após a reunião física enviando a ata, links de assuntos pertinentes e a definição das próximas ações.