KPI: o que é e qual sua importância no planejamento
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Imagine a seguinte situação: toda a equipe de marketing reunindo tempo e esforço naquele superprojeto do ano. Depois de muito empenho, as ações são lançadas e agora é só esperar os elogios da diretoria. Como mensurar o resultado dos trabalhos? Conheça o que é KPI!
Mas como os gestores mensuram o resultado do trabalho? Nenhum dado ou porcentagem pode ser inventado pela nossa mente. Diante disso, é nessa hora que surge a necessidade de entender o que é um KPI.
A sigla em inglês remete à expressão Key Performance Indicator. Na tradução para o português brasileiro, podemos chamá-lo de indicador-chave de performance.
O indicador de performance é fundamental no acompanhamento de qualquer objetivo, ação, processo ou projeto de um negócio. Ele mensura se o planejamento estratégico está sendo executado de forma eficaz.
Existem vários indicadores que podem servir como uma bússola para mostrar se a campanha de marketing digital está tendo sucesso, como, por exemplo, o volume de negócios fechados.
Um detalhe importante, o indicador também mostra resultados negativos e aponta onde foram os erros cometidos na definição ou na execução de uma estratégia.
Encontrar o indicador-chave de performance que mais se encaixa às necessidades de uma empresa não é uma tarefa fácil. Por isso, neste artigo vamos explicar para você os seguinte tópicos:
O que é KPI;
A importância no planejamento estratégico;
Tipos de KPI;
Como escolher os KPIs certos para seus negócios;
Como mensurar e aproveitar os benefícios dos KPIs;
Exemplos de KPIs.
Se você ficou interessado em entender a fundo o que é um KPI e para que serve continue no artigo e acompanhe!
KPI é uma ferramenta de gestão que auxilia as empresas no acompanhamento do desempenho de seus objetivos, projetos, processos e ações, seja de toda a empresa como também de um determinado setor.
Por meio dos indicadores-chave de performance, como também é chamado, os gestores podem verificar se a empresa está no caminho certo da estratégia traçada pelos especialistas.
Esse acompanhamento é primordial para entender os resultados obtidos. Eles podem ser apresentados com as mais diversas unidades de medida, como por exemplo: quantidade, percentual, valor monetário, coeficiente, etc. .
Por isso, é importante ficar atento às pesquisas que falam sobre o que é KPI, já que os artigos não falam qual o melhor indicador-chave para se usar na empresa.
Então, como estamos em uma era em que o fluxo de informações é imenso, o ponto central é saber escolher os indicadores exatos para a necessidade da sua empresa.
Sabe o exemplo da equipe de marketing que falamos logo no início? Vamos supor que o baita projeto era uma campanha para levar as pessoas até a loja virtual da empresa.
Eles podem mensurar quantas pessoas visitaram a página como também aquelas que efetivamente entraram para comprar algo.
A diferença entre visita e compra efetiva pode ser enorme, podendo revelar se a campanha teve efeito ou não. Por isso é importante saber distinguir os tipos de KPIs usadas na estratégia de sua empresa.
KPI x métrica
Lembre-se dessa informação: um KPI nunca é uma métrica, mas uma métrica pode virar um KPI.
Sim, pode parecer confuso no primeiro momento, mas é assim mesmo que funciona! Dito isso, vamos às diferenças entre KPI e métrica.
Usted KPIs são indicadores que auxiliam o seu negócio para alcançar determinado objetivo. Eles vão mostrar estratégias, planos de ação e muitas outras formas de alcançar uma meta.
Já a métrica é apenas algo a ser medido. Ela mostra resultados em números ou percentuais, mas não dá "palpites" sobre como chegar a esse desfecho.
Para facilitar ainda mais a sua compreensão, vamos usar o exemplo da campanha de marketing que falamos no início.
Exemplos de métricas x KPIs
Essas são algumas métricas usadas no marketing digital:
Visitas do site;
As visitas do site, por exemplo, podem ser apresentadas pelo número exato ou aproximado, e também em percentuais. Mas isso indica apenas dados, não estratégias.
Já o KPI é um indicador criado a partir das próprias métricas. Se a loja virtual teve uma queda de visitas, os gerentes podem investir em tráfego pago para aumentar esse dado.
Ou seja, a partir do número obtido na análise sobre visitas do site, a empresa tomou uma medida, que foi adotar o tráfego pago. O KPI é basicamente isto.
Ao contrário das métricas, na hora de entender o que é KPI é preciso associá-lo a uma meta de conversão.
Veja alguns exemplos práticos de indicadores-chave de performance:
Número de assinaturas da newsletter.
Enquanto as métricas vão refletir o comportamento dos visitantes no site, os KPIs vão medir o desempenho do negócio em si.
O resumo em uma única frase: métricas são informações e KPIs são resultados.
As métricas levaram as informações sobre como estavam alguns pontos do site, enquanto os indicadores buscaram formas para gerar resultado.
As métricas costumam ser indicadores nativos de ferramentas de web analytics, como o Google Analytics.
Já os KPIs são indicadores definidos pelos gestores do site para analisar o desempenho do negócio como um todo.
Veja alguns exemplos práticos de KPIs
Não basta apenas explicar o que é KPI, é preciso mostrar situações reais que esse indicador-chave pode ser usado dentro de uma empresa.
Os negócios, independentemente do tamanho que tenham no mercado, possuem diferentes setores de funcionamento. Financeiro, comercial, recursos humanos, entre muitos outros.
Sendo assim, é possível aplicar os KPIs em qualquer setor e assim obter resultados sobre como estão performando dentro da empresa. Veja como fazer isso:
No setor financeiro é possível aplicar o indicador-chave chamado Customer Lifetime Value (CLV).
Essa estratégia busca entender quais foram os gastos com os consumidores em um determinado período. A partir desse valor é possível analisar se o retorno sobre esse investimento valeu a pena ou não.
É importante destacar que o CLV não funciona sozinho. Para saber se os gastos valeram a pena é necessário aplicar outras estratégias, como a taxa de conversão, por exemplo.
Quem trabalha com Recursos Humanos sabe muito bem sobre o que é KPI e quais tipos de indicadores-chave aplicar para obter resultados.
A taxa de turnover é uma opção. Com base no número de funcionários que entram e saem da empresa é possível analisar o trabalho dos recrutadores, se o processo de onboarding surtiu efeito, além da capacidade de retenção de novos colaboradores.
Se os funcionários contratados recentemente saem da empresa, o onboarding pode não estar bom. Para isso é necessário aplicar outra estratégia de imersão de novos colaboradores e assim ver se o resultado aparece diferente.
No RH, os KPIs funcionam como uma experimentação. Assim é mais fácil chegar na estratégia mais indicada para o momento.
Outro indicador-chave de performance que pode ajudar na mensuração da empresa é o acompanhamento diário de atividades.
Por meio de plataformas de gerenciamento de projetos, como a Scopi também oferece, é possível acompanhar a produção dos funcionários em apenas um dia ou também com um período maior de tempo.
Com essa análise torna-se viável avaliar quem está com mais dificuldades, atrasos ou que entrega sempre a produção em dia e adianta as tarefas.
É preciso apenas salientar que as plataformas de gerenciamento não são uma camisa de força. Os gestores precisam analisar o porquê de um funcionário não entregar as atividades em dia e como melhorar esse problema, por exemplo.
O lado humano precisa andar ao lado das estratégias corporativas.
A estratégia de Win Rate, chamada também de Taxa de Conversão, é uma das mais famosas na hora de pesquisar sobre o que é um KPI.
Basicamente essa estratégia está ligada ao setor comercial. De acordo com a estratégia adotada naquele período, os gestores vão avaliar se o time conseguiu transformar os leads em clientes da empresa.
Com base nesse resultado é possível avaliar se a técnica aplicada valeu a pena ou não. De tempos em tempos essa estratégia é alterada, mesmo que ela tenha obtido bons resultados nas primeiras aplicações.
Um último indicador-chave é voltado para os resultados obtidos com os clientes. Os setores de vendas e marketing são os responsáveis, que podem aplicar essas estratégias.
Uma opção é o Custo de Aquisição de Clientes (CAC). Para isso, é necessário somar todos os gastos de determinado período com estratégias de marketing e vendas. Após, basta dividir pela quantidade de clientes conquistados.
Se o número do CAC for alto, significa que cada cliente está custando muito para a empresa. Isso pode ser ruim para o financeiro, pois o negócio gasta mais do que recebe de volta. Não há lucro nessa situação.
Qual a importância do KPI no planejamento estratégico?
KPIs e planejamento estão intrinsecamente ligados. Isso porque os indicadores devem ser usados para mensurar a execução e também para identificar melhorias ou prever erros.
Imagine que na sua empresa os gestores adotem um KPI sem analisar as métricas. Além de não ter em mãos o verdadeiro estado do negócio, é também uma forma de investir em estratégias sem embasamento e sem retorno previsto.
Por isso, na hora de responder o que é KPI para o planejamento estratégico, tenha em mente que é uma peça fundamental, assim como o rei é primordial para o jogo de xadrez.
Saber escolher os indicadores-chave que sejam de fácil entendimento também é importante. Isso vale para o setor que vai utilizar os resultados e para a equipe que vai coletar os dados.
Dessa maneira, quando o gestor for avaliar os dados, será mais fácil identificar o que é necessário ser feito para alcançar os resultados e objetivos.
Dependendo do momento que a empresa se encontra, alguns KPIs podem fazer mais sentido que outros.
Estabelecer essa análise interna de tempos em tempos, mensalmente ou até semestralmente, pode resultar em um planejamento mais assertivo.
APROVEITE E LEIA | 11 PASSOS PARA FAZER UM PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO
Na hora de fazer o planejamento estratégico, existe uma infinidade de indicadores-chave que podem ser usados pela empresa.
Apenas um único setor pode usar diferentes tipos. Por isso, os KPIs variam de acordo com os interesses dos gestores e sobre o que eles estão em busca.
Como já falamos, um KPI tanto pode se apresentar na forma de um numeral quanto em porcentagem. Vamos a um caso prático desse uso?
Uma empresa fez avaliação do estoque de uma loja. O gerente constatou que existe uma sobra de 200 unidades de um determinado item. A primeira ideia seria de suspender por um tempo a compra deste produto.
Mas com os dados em mãos, ele soube que este item tem uma das melhores margens de lucro na empresa e que a sobra representa apenas 0,5% do volume médio de venda por mês. A situação já mudou totalmente, não é mesmo?
Para simplificar a definição sobre o que é KPI e seus tipos, dividimos em três categorias: primários, secundários e práticos.
São aqueles que os diretores e funcionários do primeiro escalão querem ver. Esses indicadores mostram se, de fato, os envolvidos estão colaborando com a empresa no ganho desejado.
Para exemplificar, vamos usar o marketing digital. Os KPIs primários são aqueles que mensuram se a estratégia adotada está trazendo resultados. Entre eles podemos citar a taxa de conversão, geração de leads, tráfego e receita por compra.
Esses KPIs são usados por supervisores e profissionais que acompanham de perto o andamento dos resultados. Os dados informados reforçam as informações passadas pelos primários.
Ou seja, são eles que mostram para quem está hierarquicamente acima que as estratégias adotadas estão no caminho certo.
Por fim, existem os KPIs práticos, que são os mais usados constantemente por quem precisa justificar os indicadores primários e secundários. Aqui, a quantidade de KPIs analisados é maior.
Num exemplo bem prático, imagine que o diretor tenha como meta aumentar o lucro da empresa em 20%. Para isso, ele vai criar um KPI primário.
Já os gerentes ligados ao seu setor vão criar outros KPIs para ajudar ele a alcançar o objetivo. Por sua vez, esses mesmos desdobrarão essas metas para suas equipes.
Como escolher os KPIs certos para o seu negócio?
Precisamos agora destrinchar muito além do que é uma KPI, mas também como escolher os indicadores-chave de performance para a sua empresa.
Já que temos uma infinidade de KPIs, você deve sempre levar em conta os objetivos estabelecidos no planejamento estratégico.
Com base nisso, qualquer medida é baseada no momento em que a empresa se encontra. Se ela vende um produto sazonal, por exemplo, existem épocas que as comercializações caem. Aquilo que faz sentido agora pode não fazer mais daqui um tempo.
Além dessa análise interna sobre o objetivo da empresa, é essencial que seja feita uma análise externa. Vale até ver o que outras empresas semelhantes têm buscado como indicadores.
Enfim, são muitas formas de mensurar, não é mesmo? Para facilitar esse processo, separamos algumas características que você deve considerar na seleção dos melhores indicadores:
Facilidade para ser mensurado
Falar que um KPI precisa de disponibilidade e mensuração parece óbvio, mas é preciso estar atento a isso.
Vai muito além do que é uma KPI: os indicadores devem disponibilizar estatísticas significativas, fazendo diferença no dia a dia da empresa.
O mais importante é definir os objetivos organizacionais. Isto é, os objetivos que vão organizar as equipes, métricas e estratégias. Como definir qual canal a empresa deve utilizar no início de seu trabalho é um exemplo fatídico.
Eles podem ser divididos ainda em dois tipos de objetivo:
Curto prazo: tem a visão do presente, dados financeiros, foco na gestão interna e no âmbito operacional;
Longo prazo: está no futuro, com ênfase nos fatores externos e trabalha o campo estratégico.
O importante aqui é sempre ter informações que auxiliem o planejamento estratégico.
Precisa ser relevante
É preciso ter um olhar atento e escolher aqueles KPIs que realmente vão fazer mostrar os resultados concretos.
Comentários e curtidas em redes sociais não provam nada sobre a campanha elaborada pelo marketing. Já o número de vendas, sim.
Neste quesito é sempre importante perguntar: a equipe responsável em atingir os objetivos desse KPI tem conhecimento e habilidade para isso?
Se sim, é importante criar estratégias que sejam relevantes para obter resultados.
Possibilidade de ser atingido
A escolha de KPIs que vão muito além do que a empresa é capaz de acompanhar pode gerar desmotivação por parte da equipe.
O ideal é instaurar indicadores-chave que sejam desafiadores, mas acessíveis. Aplicar tarefas impossíveis para os colaboradores pode sobrecarregar o time e fazer com que ele não chegue a nenhum resultado.
Reflita sobre o que é KPI e qual a sua intenção dentro de uma empresa. Assim, é possível medir se o seu pedido vai gerar estresse e desgaste ou mais empenho dos funcionários.
A periodicidade é fundamental para que os indicadores reflitam o mais perto possível a realidade do momento.
Exigir um monte de análises no início e meses depois nem saber onde o último dado parou faz com que todo o esforço seja perdido.
Além do mais, já que os KPIs auxiliam nas tomadas de decisões, como você pode saber se está indo para o caminho certo se as informações que estão ultrapassadas?
Mantenha um calendário com os resultados obtidos e estratégias renovadas.
Ajude em escolhas inteligentes
Por fim, evite perder tempo em busca de dados que pouco falam sobre o seu negócio. Não vale a pena procurar informações externas, como padrões de outras empresas, sem apropriar para a sua área.
Tão importante quantos os números e dados que os KPIs apresentam são as indicações da melhor solução para o seu planejamento.
Não busque algo já pronto ou que não seja apropriado para o seu negócio. Adeque os KPIs.
Como monitorar os KPIs com o Scopi?
Muito provavelmente você procurou sobre o que é KPI e não encontrou nenhuma informação sobre como mensurá-lo, não é mesmo?
Mas não se preocupe, vamos mostrar alguns indicadores-chave que são aplicados no cotidiano das empresas.
A vantagem que os KPIs trazem é de poder transformar números soltos em conhecimentos para o negócio.
Com a transformação digital, surgiram no mercado ferramentas para analisar as KPIs que facilitam a vida das mais diversas áreas e segmentos.
Elas apresentam o monitoramento em tempo real, o andamento e a evolução de diferentes demandas e projetos. Um exemplo prático disso é o Scopi!
A nossa plataforma possui uma área de indicadores de desempenho customizável e permite cadastrar todos os KPIs de um negócio, analisar e emitir relatórios.
Os indicadores-chave apurados pela plataforma são ideais para apresentar em reuniões de demonstração de resultados, compartilhar com a equipe, gerar insights para otimizações na empresa, entre muitas outras atividades.
Além de facilitar a vida do gestor, é também uma ferramenta exata, que reduz erros humanos com análises manuais e pouco precisas.
Isso sem falar que todas as informações ficam armazenadas na plataforma de maneira integrada e centralizada. Se outros gerentes de projetos quiserem acessar esses dados, basta fazer login e conferir os resultados obtidos.
A importância da ferramenta FCA
E se as métricas apresentarem resultados negativos, como reagir?
Mesmo que os KPIs façam o acompanhamento de todas as atividades, imprevistos podem acontecer no meio do caminho.
Quando os resultados não vão para onde era planejado, é necessário entender o que aconteceu e desvendar a raiz do problema.
A metodologia FCA é uma ferramenta de gestão que busca compreender como surgiu o imprevisto no planejamento estratégico. Para isso ela divide sua técnica em três etapas: fato, causa e ação.
A vantagem dessa ferramenta é que ela se aplica em qualquer problema, independente do setor ou situação. Mas ela é comumente usada no acompanhamento de projetos e como indicador de metas.
Se a sua empresa combinar a gestão dos KPIs com a metodologia FCA, o tempo de resolução do problema e retomada para o objetivo central são menores.
É uma maneira também de focar no core business do negócio e deixar os problemas que atrapalham as metas para trás.
Ou seja, não basta pesquisar apenas o que é KPI, é preciso estar aberto para adotar outras ferramentas que funcionam em conjunto.
Onde os KPIs estão integrados ao planejamento estratégico
Possivelmente você chegou até este artigo interessado em saber mais sobre o que são KPI's e como eles podem ajudar na melhoria da gestão estratégica do seu negócio.
Ao longo do texto, mostramos que esses indicadores, como também são conhecidos, são essenciais para o sucesso do planejamento estratégico.
Também mostramos que existe diferença entre KPI e métrica e que é importante distinguir os dois termos!
São vários os KPIs que o gestor pode usar no acompanhamento de uma ação ou projeto. Muitos deles podem ser apresentados em forma de numeral ou de porcentagem.
Por ter uma infinidade de indicadores-chave, a palavra de ordem para encontrar aquele que melhor se enquadra com seus objetivos é "pesquisar"!
Procure, de preferência, aqueles que são mensuráveis, que possam ser atingidos e que tenham periodicidade, por exemplo.
Vale a pena lembrar que vários são os números que passam pelas mãos do gestor, mas nem todos mostram realmente o que é relevante para tomar as decisões mais assertivas.
Na plataforma estratégica da Scopi é possível monitorar e verificar se realmente estamos no caminho certo, se os objetivos estratégicos serão ou estão sendo atingidos.
No Scopi cada KPI fica vinculado a um objetivo estratégico, integrando tudo num só lugar e promovendo a tão desejada visão de tudo e de todos.
Para conhecer um pouco mais sobre como é possível fazer gestão de indicadores e KPIs através do Scopi, clique aqui.