Instrução Conjunta Núcleo de Protocolo/Arquivo e Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso da Secretaria da Fazenda do Estado de São Paulo nº 1 de 17.03.2017
Instr. Conj. NPA/CADA - SP 1/17 - Instr. Conj. - Instrução Conjunta Núcleo de Protocolo/Arquivo e Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso da Secretaria da Fazenda do Estado de São Paulo nº 1 de 17.03.2017
DOE-SP: 22.03.2017
Dispõe sobre os procedimentos a serem adotados no âmbito da Secretaria da Fazenda para a reconstituição de documentos.
O Núcleo de Protocolo e Arquivo - NPA, no uso das atribuições que lhe confere o inciso I do artigo 132 do Decreto 60.812, de 30-09-2014, em conjunto com a Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso da Secretaria da Fazenda - CADA, no uso das atribuições que lhe confere o artigo 32 do Decreto 48.897, de 27-08-2004, c.c. o artigo 12 do Decreto 58.052, de 16-05-2012;
Considerando o disposto no item 16 do Manual de Normas e Procedimentos de Protocolo para a Administração Pública do Estado de São Paulo, anexo do Decreto 60.334, de 03-04-2014;
Considerando que a reconstituição de documento é procedimento de recompor com a fidelidade possível um documento extraviado, deteriorado ou danificado que não possibilita sua restauração; e
Considerando a necessidade de organizar os procedimentos requeridos para a reconstituição dos documentos no âmbito desta Secretaria; decidem
Art. 1º Os procedimentos aqui descritos se aplicam a todo e qualquer documento que requeira reconstituição.
§ 1º. Todos os documentos cujo original tenha sido total ou parcialmente extraviado, roubado, furtado, mutilado, deteriorado ou danificado em sinistro, que não possa ser restaurado, deverão ser reconstituídos.
§ 2º. Dentre os documentos passíveis de reconstituição, estão incluídos os protocolados no sistema informatizado de Gestão Documental, sejam processos ou expedientes, considerando inclusive:
1. o protocolado em posse de alguma unidade;
2. o protocolado enviado e não recebido;
3. o protocolado enviado para órgão externo sem comprovação de recebimento.
§ 3º. Estando protocolado ou não em sistema informatizado, será objeto de atenção especial quanto à sua completude, durante o procedimento de reconstituição, qualquer documento: