Adequação para se adequar
Publicado em 31 de julho de 2018 pelo Conselho Nacional de Justiça (CNJ), O Provimento nº 74, em resumo, "dispõe sobre padrões mínimos de tecnologia da informação para a segurança, integridade e disponibilidade de dados para a continuidade da atividade pelos serviços notariais e de registro do Brasil". O que trataremos neste texto, porém, são as etapas para o cumprimento dessas exigências.
Primeiramente, vale aqui o ditado popular, que diz que "a pressa é inimiga da perfeição". Correr para deixar as serventias no padrão adequado pode atrair preços exorbitantes e investimentos desnecessários, isso porque nem todos os fornecedores de tecnologia da informação oferecem os serviços realmente imprescindíveis.
Cito um exemplo simples: um bom servidor de tecnologia para um cartório de grande porte custa no máximo R$ 40 mil mas, com alguma facilidade, serviços e produtos podem ser oferecidos por mais de R$ 200 mil para serventias que não faturam, por semestre, nem a metade disso.
Por essa possibilidade é que abordo aqui a questão da "adequação para se adequar". Antes de adquirir qualquer serviço, consulte primeiramente a empresa que lhe fornece o software de gestão para o seu cartório e esclareça todas as dúvidas que surgirem. Não se sinta impelido a fechar um contrato se algo não ficou muito claro ou se desconfia do orçamento.
O que recomendo é praticamente um plano de ação antes de proceder com qualquer negociação. Isso inclui pesquisar a reputação da empresa no mercado, há quanto tempo ela atua, realizar uma avaliação técnica das adequações necessárias, consultar colegas que já tenham efetuado o serviço e até mesmo outros clientes atendidos.
As adequações, de acordo com o Provimento, incluem possuir um endereço eletrônico da unidade, local técnico com refrigeração compatível com a quantidade de equipamentos, proxy, banco de dados entre outras exigências. Tão importante quanto cumprir com todas as exigências, é colocar a segurança do cartório e do cliente em primeiro lugar. Em uma realidade com tantos vazamentos de dados, todo cuidado parece pouco.