Anderson Pontes: Uso consciente de email corporativo
Desde que as pessoas começaram a se comunicar pela internet, o email se tornou a forma mais conservadora e tradicional. Entretanto, o seu mal uso tem sido um grande obstáculo à produtividade, seja no âmbito pessoal, seja no âmbito corporativo.
Por isso, compilei algumas excelentes práticas - também chamadas de netiquetas - para você fazer mais em menos tempo.
Uso pessoal do email corporativo
Primeiro é preciso lembrar-se de que se trata de uma ferramenta corporativa. Tratar de assuntos pessoais no email é correr o risco de entrar em lista de spammers. Se começamos a enviar e-mails para nossos contatos pessoais através do domínio profissional, dentro em pouco tempo começaremos a ser copiados em emails com correntes, mensagens de Powerpoints, e outras coisas "divertidas" mas que expõem nosso endereço pela web, pois poucos se preocupam em utilizar o recurso "cópia oculta".
Da mesma forma, devemos evitar nos cadastrarmos em newsletters a torto e a direita. Nunca sabemos com quem essas fontes compartilham mailings, e talvez quando nos dermos conta do número de spams que estamos recebendo seja muito tarde.
Algumas práticas simples são capazes de otimizar nossa produtividade.
1. Quando enviar um email (em detrimento de telefonemas ou contato pessoal)?
Enviar um email para resolver problemas nem sempre é a melhor forma. Na maioria das vezes, é mais rápido e mais eficaz falar com a pessoa pessoalmente ou por telefone. O email vale a pena quando isso não é possível, não eximindo o remetente de entrar em contato com o destinatário para alinhar o assunto – verificar se foi bem entendido, se providências a respeito foram tomadas, dentre outras ações.
O email também é uma boa forma até para complementar esse contato direto, formalizando o que foi combinado nesse contato direto. De forma rápida e clara.
Os executivos, em geral, preferem receber informações de seu interesse pessoalmente. Prefira deixar para enviar por emails as informações que forem especificamente solicitadas por eles. Imaginem se cada colaborador enviar pros seus chefes cópia de cada emails que redigirem? No final das contas, o que for realmente importante estará escondido como uma agulha no palheiro.
2. Quando é hora de parar (e marcar uma reunião)?
Muitas vezes uma mensagem compartilhada torna-se uma discussão interminável. E nem sempre as mensagens que se somam efetivamente agregam valores.
Quando os e-mails começam a se multiplicar em torno do mesmo assunto, é hora de provocar uma reunião, seja presencial, seja conference call. Aí sim, ao final dessa atividade, fica designado um responsável por formalizar o entendimento, via e-mail, com os envolvidos, resolvendo a questão.
3. Utilizar sempre o campo Assunto de forma racional
Quando uma caixa de emails está cheia, uma das formas que as pessoas usam para saber quais ler primeiro é pelo Assunto. Portanto, saber especificar essa informação geralmente é uma boa estratégia. Isso também ajuda os usuários (tanto quem enviou quanto quem recebeu) a achar o email mais rapidamente, numa busca por emails antigos.
A boa prática é ter uma Assunto abrangente e ao mesmo tempo objetivo. Assuntos genéricos como simplesmente o noome da empresa ou "pendências" muitas vezes não dizem muita coisa.
Ao mesmo tempo, evite-se desgastar as expressões "urgente" e "importante" corriqueiramente, pois pode-se terminar caindo no descrédito, de forma que quando o assunto realmente exigir maior atenção, talvez o leitor já nem leve em conta.
4. Definir racionalmente os destinatários
A quem realmente interessa a mensagem? Cada vez que enviamos ou respondemos um email deveríamos nos fazer essa pergunta. Com isso, reduziríamos bastante o grande número de emails a circularem na empresa e ajudaríamos as pessoas a trabalharem melhor.
Às vezes, um assunto envolve determinadas pessoas no início, mas alguns dos copiados já deram sua participação e a conversa evolui para outras determinações que não mais lhe interessam. Por que continuar enviando para ele?
Quando for enviar informativos de interesse comum, evite utilizar cópias abertas. Incrível, mas ainda hoje há muitas pessoas que não sabem utilizar o campo "CCO" (com cópia oculta). Esta forma preserva os endereços de todos os destinatários, de forma que se alguém quiser responder a mensagem, irá apenas para o rementente, preservando os demais destinatários.
5. Cuidados no tratamento com clientes
Muita gente não se dá conta, mas o email corporativo expressa muito mais o "nós" do que o "eu". Se estou tratando com um cliente, ele quer saber o que a empresa pode fazer por ele, e não o que você fará. Portanto, evite se comprometer dando prazos ou assumindo riscos que não poderão ser cumpridos pela empresa.
No corre-corre, muitas vezes esquecemos de ser cordiais, e devemos estar atentos a isso. Os emails são frios, portanto o destinatário não tem como saber em que tom você está tratando dos assuntos. Por isso, não deixe de fazer uma saudação inicial como "Caro fulano de tal", ou "Prezado Beltrano", ou até o nome direto do destinatário, dependendo de seu grau de aproximação.
Da mesma forma, na conclusão procure utilizar expressões como "atenciosamente" ou "cordialmente" antes da assinatura. É interessante até implementá-la na própria assinatura.
E já falando da assinatura, é só seguir o padrão corporativo, evitando inovações desnecessárias. Importante seguir nisso com sobriedade, pois a principal informação deve estar no corpo do email. Assinatura tem o objetivo apenas de identificar o remetente e fornecer informações de contato.