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AUDITORIA E APOIO ADMINISTRATIVOS
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Amélia do Amaral Festas
1 AUDITORIA E APOIO ADMINISTRATIVOS
2 2 Informativo do Projeto Auditoria e Apoio Administrativo do TRT4 Auditoria e Apoio O projeto AUDITORIA E APOIO ADMINISTRATIVOS, iniciativa da Presidência do Tribunal Regional do Trabalho da 4ª Região, consiste na visita de uma equipe formada por representantes de diversos setores administrativos às unidades de 1º grau da Justiça do Trabalho. O projeto começou a ser concebido em julho de 2012, a partir da necessidade de levar a área administrativa do Tribunal às unidades de 1º grau, especialmente no interior do Estado, de forma a minimizar o distanciamento natural em relação à sede, bem como a partir da constatação de inúmeras demandas administrativas por ocasião das visitas correicionais. O objetivo é promover a contínua melhoria do clima organizacional e da qualidade de vida no trabalho e, ao mesmo tempo, garantir a infraestrutura apropriada às necessidades funcionais. Integrantes das áreas de gestão de pessoas, relações internas, segurança e apoio administrativo, manutenção predial, material e logística, saúde, tecnologia da informação, comunicação social e da Secretaria Geral da Presidência se deslocaram até as unidades para ouvir as demandas locais. Esse contato direto facilitou o encaminhamento de soluções às questões apontadas. Muitas demandas são solucionadas por ocasião da visita. Outras, são encaminhadas para estudo e são acompanhadas pela Secretaria Geral da Presidência. Após aproximadamente 60 dias, a unidade visitada recebe um relatório, com as demandas apuradas e o encaminhamento dado. A ação possibilita, ainda, o estabelecimento de prioridades de atuação por parte da Administração, trazendo maior desburocratização quanto ao atendimento e tramitação das demandas. A administração, quando descentralizada, atrai a participação de todos (servidores e magistrados) e contribui para a formação de um sentido de pertencimento nas decisões sobre o futuro administrativo do TRT. O modelo de auditoria e acompanhamento proposto atua como facilitador nos processos de mudança na estrutura administrativa, servindo como espaço de escuta e interlocução entre os vários setores do TRT da 4ª Região, especialmente naquelas distantes da sua sede. A visita de inauguração ocorreu em 18/9/2012 e, até o dia 08/11/2013, o grupo de Auditoria e Apoio visitou todas as unidades de 1º grau da 4ª Região (131 Varas, uma Central de Mandados, 18 Direções de Foro e 10 Postos), mais uma visita a Unidades Administrativas de 1º grau do Foro de Porto Alegre (com os servidores lotados na Direção do Foro, Coordenadoria da Distribuição dos Feitos, Protocolo, Zeladoria, Limpeza, Segurança, Juízo de Conciliação, Coordenadoria de Saúde, Biblioteca e Escola Judicial), e ao Arquivo, Digitalização, Memorial e Perícias Grafodocumentoscópica, localizados na Rua João Telles, na Capital. Ao todo, foram percorridos km e o custo médio por km rodado é de R$ 1,78, incluindo diárias, combustível e pedágios. Maria Helena Mallmann Presidente do Tribunal Regional do Trabalho da 4ª Região
3 Informativo do Projeto Auditoria e Apoio Administrativo do TRT4 3 Assessoria de Relações Internas Para a Assessoria de Relações Internas, área vinculada à Secretaria de Gestão de Mudanças e responsável por promover ações para a melhoria do clima organizacional e da qualidade de vida no trabalho, as principais impressões recebidas durante as visitas do projeto foram: ausência de juiz titular em unidades necessidade de desenvolvimento de equipes e gestores ansiedade e resistências com relação ao processo eletrônico pedido de estratégia institucional de promoção de saúde mental no trabalho distância do Tribunal e das decisões administrativas pedido de ações de integração do Tribunal ação para PPDs falta de reconhecimento (interno e externo) ação para maior integração de oficiais de justiça Segundo a assessoria, algumas ações já foram realizadas em atendimento às demandas, como: - participação no planejamento e execução de ações de desenvolvimento para diretores e magistrados. - integração da equipe que trata da implantação do PJe-JT ao projeto Auditoria e Apoio Administrativos, com o intuito de esclarecer dúvidas e diminuir a ansiedade de servidores e magistrados. - participação no projeto voltado à valorização do atendimento ao público, responsável pela criação da Central de Atendimentos de Porto Alegre. reuniões internas com o grupo para aprimoramento do projeto e potencialização do trabalho das áreas administrativas. participação em ações estratégicas que visam à promoção de saúde no trabalho, como o Projeto Saúde Ocupacional. É importante ressaltar que, no início do projeto, a Assessoria existia apenas em caráter extraordinário. Atualmente, o setor integra a Secretaria de Gestão de Mudanças, o que possibilita a realização de ações para o atendimento de demandas mais complexas. A Assessoria, juntamente com o Núcleo Regional do Programa Trabalho Seguro, está encaminhando uma pesquisa-intervenção para tratar da relação dos terceirizados com a instituição. O Projeto Auditoria é extremamente importante para o reconhecimento da Assessoria de Relações Internas como canal de escuta e área estratégica da instituição para a promoção de ações que visam à melhoria das relações e da saúde no trabalho. As demandas recebidas durante as visitas propiciaram meios de negociação para implementação de ações institucionais, além de possibilitar a realização de um diagnóstico quanto aos principais pontos críticos das unidades, dificultando a realização de um trabalho de qualidade permitindo maior clareza na priorização das demandas. Além disso, o Projeto possibilitou maior conhecimento sobre a realidade das outras áreas administrativas e a percepção de necessidade de maior alinhamento entre todos os setores.
4 4 Informativo do Projeto Auditoria e Apoio Administrativo do TRT4 Coordenadoria de Material e Logística As principais demandas recebidas pela Coordenadoria de Material e Logística (CLOG) envolveram a solicitação de materiais permanentes, principalmente mobiliário. Em grande parte, solicitações novas, mas também algumas cobranças de pedidos realizados e ainda não atendidos. Em relação aos materiais de consumo fornecidos pelo Almoxarifado, foram recebidas algumas críticas quanto à qualidade de determinados itens (borracha, cola em bastão, grampeador de papéis e papel perfurado). Também foi solicitada pelas unidades uma melhoria no sistema informatizado de pedidos de materiais e de recolhimento de cartuchos de toners vazios. Além disso, os participantes manifestaram dúvidas sobre os procedimentos relativos ao desfazimento de bens permanentes nas unidades. Ações realizadas Em relação aos mobiliários solicitados, a grande maioria das unidades teve seus pleitos atendidos. As solicitações de modernização do mobiliário dependem de disponibilidade orçamentária e serão atendidas, na medida do possível, no decorrer dos exercícios 2014 e Quanto aos materiais de consumo, foram feitos ajustes nas especificações dos itens citados acima, de modo que nas próximas licitações sejam adquiridos materiais de melhor qualidade. Algumas compras já foram realizadas recentemente com êxito. Em relação ao desfazimento de bens, foram feitos os esclarecimentos acerca das informações que devem ser prestadas pelas unidades judiciárias para abertura do respectivo processo administrativo e dos procedimentos que devem ser adotados para efetivação das doações. A CLOG informa que a melhoria no sistema informatizado de solicitação de materiais ao Almoxarifado já foi solicitada à SETIC e aguarda atendimento. Também encontra-se em elaboração um cronograma de modernização do mobiliário de diversas unidades judiciárias, que depende da perspectiva de mudança de sede de alguns Foros Trabalhistas nos próximos anos e da disponibilidade orçamentária para os próximos exercícios. O projeto foi uma grande oportunidade para aproximação da área de logística com as unidades judiciárias, permitindo que fossem prestados esclarecimentos acerca dos materiais e equipamentos adquiridos, dos procedimentos a serem adotados quando são observados defeitos ou má qualidade nos materiais, e até mesmo acerca dos canais de comunicação para críticas e sugestões pertinentes a esta área, proporcionando, com isso, uma maior compreensão por parte dos servidores com relação à realidade da área administrativa deste TRT, às dificuldades enfrentadas em algumas situações e aos critérios utilizados para atendimento de determinadas demandas. As visitas impuseram uma melhor organização da área em relação às demandas surgidas. Também percebemos a importância de manter as unidades informadas acerca do prazo de atendimento dos pedidos, em especial dos materiais permanentes, cuja disponibilidade de alguns itens não é imediata, em função da natureza do objeto, explicou o coordenador.
5 Informativo do Projeto Auditoria e Apoio Administrativo do TRT4 5 Sapiranga, dezembro de 2012 Osório, outubro de 2013
6 6 Informativo do Projeto Auditoria e Apoio Administrativo do TRT4 Coordenadoria de Saúde Os magistrados e servidores abordaram diversos assuntos com os representantes da Coordenadoria de Saúde (Csaúde), durante as visitas do Projeto Auditoria e Apoio Administrativos. Foram tratados assuntos como: Dificuldade na marcação de consultas odontológicas; Adesão a convênio odontológico; Ginástica laboral; Ações de promoção da saúde e prevenção; Interiorização das ações de saúde; Adequação ergonômica das unidades; Vacinação contra gripe; Regulamentação de pausas na jornada de trabalho; Acompanhamento dos impactos e repercussões do PJe na saúde dos servidores; Acompanhamento psicológico. Com relação à marcação de consultas odontológicas, a Csaúde informa que já foram discutidas e avaliadas diversas formas de marcação, no entanto fica claro que a origem do problema é a desproporção entre a demanda de atendimentos, que inclui servidores ativos e inativos e seus dependentes, e o número de odontólogos no quadro de servidores. Já com relação à demanda pela disponibilização de plano odontológico pelo Tribunal existe uma limitação financeira, visto que a verba destinada a este tipo de ação já é utilizada no subsídio dado ao convênio médico. Porém, existe a possibilidade de se conveniar por meio do Sintrajufe, da Anajustra e da Astra4. No início de outubro, foi implementado o projeto de Ginástica Laboral Virtual, que disponibiliza duas vezes ao dia, em horários determinados, módulos de exercícios específicos para o tipo de trabalho desenvolvido na Justiça do Trabalho. Tais exercícios foram selecionados e gravados pela fisioterapeuta do Tribunal, Cecília de Falco, e também ficam disponíveis em sua versão completa no Portal VOX. Sobre ações de promoção da saúde e prevenção, a Coordenadoria informa que há dois projetos estratégicos em andamento que atendem à demanda e promovem a interiorização das ações de saúde. Um dos projetos chama-se Promoção da Saúde Ocupacional, que envolve duas ações principais: o Programa de Controle Médico da Saúde Ocupacional (PCMSO), que já está em andamento e no qual todos os servidores e magistrados interessados serão acompanhados periodicamente, e o Programa de Prevenção dos Riscos Ambientais (PPRA), no qual é feita uma análise do ambiente de trabalho e o levantamento dos riscos existentes. A análise dos dados destes programas possibilitará o desenvolvimento de ações voltadas para a promoção da saúde entre servidores e magistrados, assim como estratégias de prevenção de adoecimento no trabalho. O outro projeto chama-se Melhoria da Qualidade de Vida e envolve a divulgação de informações relacionadas à saúde por meio de informativos como o ClicSaúde, Workshops (Saúde Bucal, Ansiedade e Depressão: meditação pode ser a solução?, Prevenção de Doenças Cardiovasculares) e Cursos (Usando o Pensamento para Melhorar sua Vida e seu Trabalho). Ainda com relação à interiorização das ações de saúde, e considerando a adequação ergonômica das unidades e o acompanhamento dos impactos e repercussões do PJe-JT na saúde dos servidores, outras ações estão sendo desenvolvidas pelos fisioterapeutas da Csaúde, como o desenvolvimento de palestras e cursos sobre postura e ergonomia nas unidades, assim como a adequação dos postos de trabalho. Nos anos de 2012 e 2013, mais de 560 servidores e magistrados tiveram seus postos de trabalho avaliados e ajustados.
7 Informativo do Projeto Auditoria e Apoio Administrativo do TRT4 7 Coordenadoria de Saúde (continuação) Já a Odontologia desenvolve um projeto de interiorização das ações e promoção da saúde bucal chamado Malote da Saúde Bucal. Tal projeto visa a informar e motivar crianças sobre cuidados de saúde bucal e prática de hábitos saudáveis, por meio de livros infantis sobre o assunto, além de comprometer os pais com a saúde bucal de seus filhos. Em 2012, 17 Varas únicas foram beneficiadas. Em 2013, 15 unidades já participaram da iniciativa. Além da adequação ergonômica das unidades, duas ações foram realizadas em caráter experimental em conjunto com o Grupo do Trabalho Seguro. Uma delas é a instalação de teclados ergonômicos para os secretários de audiências. A outra tem como meta a distribuição de um kit de relaxamento nas unidades onde o PJe-JT já foi implantado. Na primeira ação, 23 unidades foram beneficiadas em Porto Alegre e Novo Hamburgo. Apesar dos teclados proporcionarem conforto aos usuários, alguns dos equipamentos apresentaram defeitos, de forma que a ação precisa ser revisada em conjunto com a SETIC para avaliar a viabilidade de expansão. A ação dos kits ainda está em andamento e já beneficiou as unidades de Caxias do Sul, Erechim, Esteio, São Leopoldo, Encantado e Canoas. Quanto ao acompanhamento psicológico, há o entendimento de que a intervenção da Psicologia no âmbito do Tribunal tem aspecto institucional e não de acompanhamento individual, e este papel atualmente vem sendo desenvolvido pela Assessoria de Relações Internas e pela Seção de Acompanhamento Funcional. Além disso, para o acompanhamento individual, o plano de saúde da Unimed conta com 40 sessões de psicologia por ano, 24 consultas e 12 sessões com Psiquiatra. Ações em andamento A CSaúde também está elaborando, em conjunto com a SECOM, um material informativo com orientações ergonômicas que será distribuído juntamente com uma fisiobol (bola para exercícios e relaxamento) para todos os servidores e magistrados do Tribunal. A Coordenaria ainda desenvolveu um estudo sobre a implementação de pausas na jornada de trabalho e se posicionou favoravelmente à sua regulamentação. Além disso, foi criado grupo interdisciplinar para discutir e propor um novo layout das salas de audiências, integrando as áreas da SEMPRO, SETIC e CSaúde. O grupo já realizou reunião com a Direção do Foro de Porto Alegre. O projeto está sendo elaborado pela SEMPRO. Importância do projeto A principal importância deste projeto foi explicitar a necessidade de ações de caráter coletivo, envolvendo a promoção da saúde e a prevenção de adoecimento no trabalho. Entretanto, ainda que se trate de demanda que vem ao acordo de projetos que vêm sendo desenvolvidos, para atingir os objetivos é necessário o aumento do quadro de servidores da Coordenadoria e maior investimento na área da Ergonomia. O projeto também possibilitou que as diversas áreas administrativas percebessem a necessidade de um alinhamento entre suas ações, assim como uma melhora da comunicação interna. Como resultado desta integração, algumas ações começam a acontecer, como a criação do grupo interdisciplinar para discutir e propor um novo layout das salas de audiências. Segundo a fisioterapeuta Cecilia, Outro benefício é que a aproximação com os servidores permitiu não só a identificação de demandas para a CSaúde, mas também que o setor repassasse diretamente aos servidores informações que muitas vezes não são assimiladas pelos meios utilizados atualmente, como s e o Portal.
8 8 Informativo do Projeto Auditoria e Apoio Administrativo do TRT4 Secretaria de Apoio Administrativo A Secretaria de Apoio Administrativo (Seapa) participou do projeto enviando representantes de duas áreas de sua responsabilidade: Segurança Institucional e Limpeza. Segurança A maioria das demandas está relacionada aos extintores de combate a incêndio, com mal posicionamento, obstrução do acesso aos extintores e falta de identificação adequada, situações de fácil resolução e que foram sanadas na oportunidade da visita ou logo que possível. Também foram manifestadas dúvidas sobre o uso do portal detector de metais e sobre o serviço da empresa terceirizada de vigilância. Destaca o Coordenador de Segurança Institucional que foi relevante durante as visitas o diálogo com os magistrados e servidores sobre a importância dos extintores de incêndio estarem em condições de uso e em locais de fácil acesso, bem como as saídas de incêndio estarem desobstruídas. Foi salientado, ainda, a importância de se observar os manômetros, a identificação, a posição e a importância da unidade contar com pessoal treinado para o uso desses equipamentos brigadas de incêndio. Muitas unidades também solicitaram o envio de equipamentos para os agentes de segurança, como kits de primeiros socorros, bastões retráteis e cofres para guarda de armas de fogo equipamentos que, conforme disponibilidade em estoque, já foram encaminhados às unidades solicitantes. Segundo o coordenador, não foi possível solucionar rapidamente a instalação de sistema de CFTV em cidades do Interior. A dificuldade de pronto atendimento à demanda está relacionada a fatores como necessidade de uma infraestrutura de rede que suporte o envio das imagens à Central de Monitoramento localizada na Capital, bem como o alto custo da aquisição e instalação dos sistemas. Contudo, informa o Coordenador, que há um projeto em andamento para expansão do sistema de videomonitoramento para as unidades judiciárias do Interior. O Projeto Auditoria e Apoio também foi importante porque possibilitou identificar e sanar situações de risco nas unidades visitadas, mediante inspeção da segurança de cada local. Limpeza Em relação à área da limpeza, a SEAPA esclareceu, durante as visitas, dúvidas sobre alguns materiais fornecidos, lavagem de louça e acondicionamento do lixo. A visita in loco facilitou o retorno das unidades sobre os serviços executados. O projeto propiciou o esclarecimento de dúvidas que ainda pairavam em relação aos contratos de prestação de serviços, já que o pessoal que realiza a limpeza tanto na Capital, como no interior do Estado é terceirizado, bem como proporcionou a revisão de algumas rotinas de fiscalização operacional. Ressalta-se, por exemplo, que após solicitação de vários Diretores de Secretaria durante as visitas ao Foro de Porto Alegre, a limpeza passou a priorizar, primeiramente, as salas de audiências e gabinetes, antes das áreas comuns e das Secretarias, sempre observando os horários das audiências. Essa simples ação proporcionou aperfeiçoamento das rotinas de limpeza, aumentando o índice de satisfação em relação ao serviço prestado. Isso reforça a ideia de que comunicação é umas mais importantes ferramentas de gestão, afirma o gestor do contrato. Em relação às unidades de primeiro grau localizadas no interior do Estado VTs e Postos de uma maneira geral, manifestaram satisfação quando aos serviços executados, assim como em relação aos produtos de limpeza utilizados. Alguns servidores referiram que aconteceu de os produtos utilizados não serem bons, mas que foram substituídos logo após solicitação à empresa prestadora do serviço.
9 Informativo do Projeto Auditoria e Apoio Administrativo do TRT4 9 Taquari, agosto de 2013 Porto Alegre, agosto de 2013
10 10 Informativo do Projeto Auditoria e Apoio Administrativo do TRT4 Secretaria de Comunicação Social Durante o projeto Auditoria e Apoio Administrativos, a Secretaria de Comunicação Social (Secom) exerceu, basicamente, dois papéis. O primeiro, inerente à sua atividade, foi a cobertura jornalística e fotográfica de visitas realizadas, para posterior publicação de matérias no site institucional e no VOX, levando o projeto ao conhecimento dos públicos interno e externo. O segundo, como área integrante do próprio projeto, foi colher demandas da área da Comunicação junto aos servidores e magistrados ouvidos. O principal aspecto abordado em relação à Comunicação Social durante as visitas foi a implantação do Portal VOX, que substituiu a antiga Intranet. Os representantes da SECOM procuraram saber dos participantes como está sendo a adaptação ao novo portal, se estão gostando do conteúdo apresentado e se tinham sugestões de melhorias. Em geral, a opinião dos servidores quanto ao VOX foi bastante positiva. Além disso, a participação nas visitas foi muito importante para a SECOM, pois elas deram origem a diversas pautas para o VOX. Houve temas propostos diretamente e outros captados a partir do diálogo com os representantes das diversas áreas. Várias matérias foram publicadas no VOX com base nas necessidades apontadas nas visitas, como: funcionamento da Central de Atendimento da SETIC, criação e funcionamento da CREDEM, formas de solicitação de material ao Almoxarifado, distribuição de filtros de água, funcionamento do Arquivo e da Biblioteca, pedidos de cursos de capacitação no Interior, dentre outras. As demandas apresentadas aos setores administrativos reforçaram à Secom a necessidade de maior aproximação com essas áreas, a fim de divulgar com mais ênfase suas atividades e as diversas formas de atendimento às unidades. Portal VOX O Portal VOX foi lançado em maio de 2013, em substituição à antiga Intranet. Primeiramente, recebeu a denominação genérica de Portal Interno. O nome VOX foi escolhido pelos próprios servidores e magistrados, por meio de uma votação na qual concorreram outros dois nomes. O portal foi desenvolvido com base no diagnóstico realizado por uma consultoria de endomarketing, contratada para avaliar a comunicação interna do Tribunal e propor soluções para seu aprimoramento. O VOX foi a principal ferramenta proposta pela empresa, e a primeira a ser desenvolvida. O objetivo do portal é levar muito mais informação a servidores e magistrados, sem prejuízo aos serviços e ferramentas disponibilizados pela antiga Intranet. Também contribui para uma comunicação interna mais próxima, democrática e participativa na 4ª Região, com a possibilidade de magistrados e servidores expressarem suas opiniões por meio de comentários sobre as matérias publicadas. O conteúdo da página é bem diversificado. Há uma área de notícias institucionais e outra de assuntos variados (qualidade de vida, sustentabilidade, histórias de servidores, dicas culturais, etc), com muitas possibilidades de participação do público interno. Também existe a seção Mural, com anúncios de vagas, oportunidades de permuta, classificados (venda e aluguel de bens), novos integrantes do quadro, aposentadorias, nascimentos de filhos de servidores e magistrados, formaturas, dentre outras informações.
11 Informativo do Projeto Auditoria e Apoio Administrativo do TRT4 11 Secretaria de Gestão de Mudanças A Secretaria de Gestão de Mudanças participou das reuniões do Projeto Auditoria e Apoio Administrativos nas cidades onde já foi implantado o sistema PJe, com o intuito de ouvir magistrados e servidores sobre o uso do sistema. As principais demandas recebidas foram: - questionamentos sobre novas funcionalidades do sistema; - cursos sobre o PJe; - alterações no layout das salas de audiências das Varas do Trabalho onde já foi implantado o PJe; - reclamações quanto aos problemas de ergonomia causados pelo uso do PJe. Em resposta a essas solicitações, a SGM está formatando novos cursos, a serem realizados quando ocorrer a implantação da próxima versão do PJe. Além disso, está em curso um projeto de melhoria do layout das salas de audiências de Varas com PJe. Nas questões relacionadas à saúde, a SGM tem atuado em conjunto com as demais áreas do Tribunal. Na avaliação da equipe da Secretaria de Gestão de Mudanças, as reuniões do Projeto Auditoria e Apoio Administrativos possibilitaram a escuta dos usuários do Pje, proporcionando oportunidades para a transmissão de informações e os esclarecimentos solicitados. Também permitiram conhecer a opinião de servidores e magistrados quanto ao uso do PJe e as ações que podem ser executadas para facilitar o processo de implantação e implementação do processo eletrônico no TRT4.
12 12 Informativo do Projeto Auditoria e Apoio Administrativo do TRT4 Esteio, setembro de 2012 Santa Cruz do Sul, abril de 2013
13 Informativo do Projeto Auditoria e Apoio Administrativo do TRT4 13 Secretaria de Gestão de Pessoas A Secretaria de Gestão de Pessoas recebeu, ao longo das visitas do projeto, solicitações de cursos específicos em determinadas áreas, ligadas ao Direito, a rotinas de secretaria de vara e ao relacionamento interpessoal. Alguns dos pedidos foram prontamente atendidos. Outros serão propostos para o Plano Anual de Capacitação de Durante as visitas, os servidores reconheceram o aumento expressivo no número de vagas oferecidas em cursos na modalidade a distância, bem como aprovaram a priorização dada aos servidores do interior do estado em cursos a distância em que haja limitação de vagas. Foi divulgada às diversas unidades visitadas a possibilidade de indicação de cursos e de profissionais da região que atendam às necessidades de capacitação das respectivas unidades, para avaliação da contratação pela SEGESP. Os representantes da SEGESP orientaram os servidores e gestores que eventual demora no preenchimento de vagas deve-se à necessidade, por previsão legal, de consulta prévia aos servidores do quadro sobre interesse no preenchimento da respectiva vaga, por meio de concurso interno de remoção, antes da nomeação de servidor aprovado em concurso público, bem como à necessidade de atendimento aos prazos legais para posse e exercício, embora a equipe da Seção de Ingresso e Remoção entre em contato com os candidatos nomeados por telefone e , visando a minimizar os prazos. Foi informado, ainda, que a solução de dificuldades oriundas de deficiência de quadro e de funções em determinadas áreas dependem de aprovação de processos propostos pelo TRT4 que tramitam no CNJ, CSJT e Senado Federal, listados a seguir: Processo CNJ nº Anteprojeto de lei que trata da criação de Varas do Trabalho, Núcleos Regionais de Conciliação e Execução, cargos de juiz do trabalho e servidores (07 VTs 2 Porto Alegre, 01 Capão da Canoa, 01 Marau, 01 Nova Prata, 01 São Sebastião do Caí e 01 Tramandaí); Processo CNJ nº Anteprojeto de lei que trata da criação de cargos e funções, transformação de cargos em comissão; Processo CSJT-AL Anteprojeto de lei visando a criação de 8 Vts, 12 cargos de Juiz Titular de VT, 20 cargos de Juiz do Trabalho Substituto, 443 cargos efetivos, 22 cargos em comissão e 488 funções comissionadas, além da transformação e criação de funções comissionadas (VTs: Bento Gonçalves, Estância Velha, Santo Ângelo, Uruguaiana, Panambi e Porto Alegre 3 Varas Especializadas em Conciliação e Execução); Projeto de Lei nº 4219/2012 em tramitação no Senado Federal - Criação de cargos na Secretaria da Tecnologia da Informação e Comunicações-SETIC. O Projeto Auditoria propiciou mais um canal de comunicação dos servidores com a Secretaria de Gestão de Pessoas, principalmente para detecção de necessidades regionalizadas de capacitação. Associado aos já existentes, esse canal permitirá a formatação de um plano de capacitação cada vez mais adequado às necessidades da Instituição.
14 14 Informativo do Projeto Auditoria e Apoio Administrativo do TRT4 Secretaria de Manutenção e Projetos A Secretaria de Manutenção e Projetos (Sempro) esteve presente em todas as visitas realizadas pelo grupo do Projeto Auditoria e Apoio Administrativos, tendo como principais demandas: - manutenções prediais ordinárias (como pinturas, infiltrações, reparos em piso e forro, trocas de lâmpadas, etc); - melhorias de conforto térmico e acústico de alguns ambientes; - alterações de layout das Secretarias; - falta de espaço físico para o desenvolvimento das atividades e estado de conservação geral de algumas edificações (locadas ou próprias), que ensejam em pedidos mudança de sede ou grandes reformas. Nesse sentido, durante as visitas, foram prestadas informações aos usuários sobre o andamento das ações referentes ao Plano de Obras e do Plano de Manutenção Permanente. O Plano de Obras, em execução desde o final de 2011, prevê a construção, ampliação e/ou reforma de edificações próprias para várias localidades do interior do Estado, sanando, assim, muitas das atuais demandas. O Plano de Manutenção Permanente, em ação desde julho deste ano, visa a minimizar os problemas de manutenção predial, uma vez que são realizadas manutenções preventivas e corretivas programadas em todas as unidades. Desde sua implantação, todas as unidades judiciais do Estado já foram visitadas pelo menos quatro vezes, tendo sido realizadas reformas de pequeno porte em várias delas, sanando demandas, cuja solução estava sob a responsabilidade do Diretor de Secretaria da VT. Há ainda demandas pontuais, como a solicitação da criação de estacionamento para servidores, de sala de perícias, de sala multiúso, dentre outras, as quais são estudadas caso a caso, aferida a viabilidade técnica e verificados os custos. O Projeto Auditoria e Apoio Administrativos é importante, uma vez que contribui para a melhoria da comunicação interna com outras áreas administrativas deste Tribunal e com as próprias unidades visitadas. Tornou-se evidente a importância da boa comunicação entre os setores para o bom desenvolvimento das atividades de suporte à prestação jurisdicional de qualidade, disse a diretora da Sempro. Ainda foi ressaltado que o projeto auxiliou no esclarecimento dos servidores sobre as responsabilidades de cada área administrativa e sobre todos os canais disponíveis para o encaminhamento das demandas. Também contribui para o surgimento de demandas reprimidas, seja por desconhecimento técnico ou por inércia. O projeto permitiu à Sempro conhecer sobre a satisfação dos usuários com as edificações deste Tribunal e com os serviços prestados pelas nossas empresas contratadas, complementou a diretora.
15 Informativo do Projeto Auditoria e Apoio Administrativo do TRT4 15 Santa Maria, setembro de 2012 Erechim, novembro de 2013
16 16 Informativo do Projeto Auditoria e Apoio Administrativo do TRT4 Secretaria de Tecnologia da Informação e Comunicações As principais demandas recebidas pela Secretaria de Tecnologia da Informação (Setic) e Comunicações estavam relacionadas à: 1. Dificuldade de contato com a SETIC para abertura de chamados via ramal telefônico; 2. Tamanho das novas impressoras, fornecidas pelo CSJT a todos os Tribunais Regionais do Trabalho; 3. Rede lenta, dificuldade de acesso à Internet, no interior do Estado; 4. Dificuldade de acesso aos convênios como RENAJUD, INFOJUD e BACENJUD; 5. Equipamentos nas unidades do interior, aguardando desfazimento; 6. Solicitações de melhorias no Infor. Algumas ações já vinham sendo tomadas, antes mesmo do apontamento das dificuldades durante as visitas do Projeto, cabendo informar: 1. Dificuldade de contato com a SETIC para abertura de chamados via ramal telefônico: Em março de 2012 a SETIC passou a disponibilizar um novo canal de comunicação com a Seção de Atendimento a Usuários, chamado Suporte Informática. Trata-se de sistema informatizado para registro e acompanhamento de demandas, que permite ao próprio solicitante registrar seu incidente, através do preenchimento de um formulário bastante simplificado. Assim, o contato telefônico deixa de ser a principal forma de acesso à Secretaria de TI, dando lugar para um meio mais eficaz de comunicação. As orientações para uso desse serviço está no Portal VOX Notícias Você deve saber- Adiante a solução de sua demanda de Informática. 2. Tamanho das novas impressoras, fornecidas pelo CSJT a todos os Tribunais Regionais do Trabalho: Em diversas unidades houve questionamento sobre o tamanho das novas impressoras, que substituíram impressoras de menor porte. Foi explicado que tais equipamentos, doados pelo CSJT, embora um tanto grandes, são de excelente qualidade. Tendo recebidos reclamações quanto a ergonomia no uso dessas impressoras durante as visitas do projeto auditoria, a Coordenadoria de Logística providenciou a compra de mesas de apoio mais adequadas. 3. Rede lenta, dificuldade de acesso à Internet, no interior do Estado: No início do Projeto Auditoria, em diversas localidades, a rede de longa distância ainda não havia sido substituída pelos links de maior velocidade, contratados em Assim, havia grande reclamação sobre a má qualidade das conexões com a Internet e com sistemas centralizados em Porto Alegre. A instalação da nova rede que interliga os Foros do interior com o datacenter principal do TRT, na capital, foi concluída em junho de Ainda, considerando a necessidade de melhorar ainda mais o desempenho da rede para acesso ao PJe-JT e download de documentos em formato PDF, que compõe os processos eletrônicos, foram adquiridos para todas as localidades sistemas otimizadores de rede. Os mesmos serão instalados até o final do ano corrente. 4. Dificuldade de acesso aos convênios como RENAJUD, INFOJUD e BACENJUD: Muitos usuários ainda pensam que tais sistemas são de responsabilidade da SETIC, de modo que recebemos algumas reclamações sobre os mesmos. Tais serviços são disponibilizados ao TRT através de convênios, e o acesso aos mesmos é gerenciado pela Corregedoria Regional. As funcionalidades dos mesmos são definidas e desenvolvidas pelas instituições responsáveis por cada um. 5. Equipamentos nas unidades do interior aguardando desfazimento: O desfazimento dos bens de tecnologia segue o mesmo procedimento adotado para os demais bens
17 Informativo do Projeto Auditoria e Apoio Administrativo do TRT4 17 Secretaria de Tecnologia da Informação e Comunicações (continuação) permanentes do TRT, sendo responsabilidade do gestor de cada unidade no interior do Estado. Durante a gestão , os equipamentos de TI foram recolhidos e doados em lotes maiores, em Porto Alegre. Na atual gestão, atendendo a pedidos de magistrados, a Administração autorizou que as doações fossem novamente feitas pelas próprias unidades, que são auxiliadas pela Coordenadora de Logística. 6. Solicitações de melhorias no Infor: Alguns usuários solicitaram melhorias no sistema Infor. A Administração formalizou o processo de desenvolvimento de software no âmbito do TRT da 4ª Região, através da Portaria 6.914/2012 e designou gestores para os sistemas de maior relevância, entre eles, o Infor. A Portaria 6.915/2012 indica os gestores. Assim, os usuários foram orientados a cadastrar as solicitações de melhorias para o Infor no Suporte Informatica, e informados que todas as sugestões são previamente avaliadas pela Corregedoria Regional e pela Comissão de Informática, antes de serem implementadas. Com a implantação do Pje-JT em diversas unidades de primeiro grau, os esforços da equipe de desenvolvimento vêm sendo concentrados para a parametrização do sistema e desevolvimento de integrações necessárias com os sistemas Infor, NovaJus4 e e-jus², de modo a permitir que os antigos sistemas supram necessidades ainda não atendidas pelo sistema de processo eletrônico. 7. Layout das salas de audiências: Varas que receberam o Pje relataram insatisfação com a quantidade de máquinas e monitores instalados para atender audiências de processo eletrônico. Foi informado que tal layout foi estabelecido pelo CSJT, mas que já está em estudo, pela Secretaria de Engenharia e Projetos, um novo layout que melhor disponibilize equipamentos, considerando conceitos de ergonomia. A fim de providenciar a melhor disposição possível dos monitores e computadores, mesmo antes do novo desenho das salas de audiência, a SETIC está passando nas salas de audiência em Porto Alegre e montando os equipamentos com o acompanhamento dos servidores das Varas Diretores de Secretaria e Secretários de audiência. Em alguns casos, a atividade está sendo acompanhada pelos magistrados. Ainda não foi concluída a instalação dos otimizadores de rede. Prazo de conclusão previsto é dezembro de A visita às Varas do Trabalho é importante para a SETIC pois aproxima os usuários da realidade da Secretaria. A Secretaria de TIC presta atendimento às unidades do interior do estado quando necessário, normalmente através de empresas terceirizadas. Assim, o contato pessoal nem sempre é possível. O projeto criou a oportunidade de explicar pessoalmente como se dão os processos de contratação de bens e serviços de TIC, qual o papel dos gestores das unidades no acompanhamento dos serviços prestados por esses contratos, como são definidos os quantitativos de microcomputadores e impressoras que atendem cada unidade, qual a importância de se registrar os chamados em um sistema específico, entre tantas outras questões que, caso a visita não ocorresse, dificilmente seriam apresentadas pelos colegas. Ao final das visitas percebe-se a necessidade de maior divulgação sobre os processos adotados internamente na Secretaria, de modo a tornar as decisões da Comissão de Informática e da Administração com relação a TI mais transparentes aos usuários, dirimindo dúvidas existentes.
18 18 Informativo do Projeto Auditoria e Apoio Administrativo do TRT4 Cachoeira do Sul, setembro de 2012 Alegrete, junho de 2013