Vamos concordar, tomar decisões nem sempre é fácil, se fosse, juízes não ganhariam tão bem. Aliás, você sabia que os seres humanos possuem um “limite” diário de tomada de decisões? Alguns cientistas fizeram um teste com juízes de um tribunal e perceberam que eles tomavam as melhores decisões no período da manhã, sendo que no período da tarde já sofriam com a Fadiga de Decisão. O estudo mostrou que quanto mais decisões somos obrigados a tomar ao longo do dia, mais debilitados vamos ficando para tomar novas decisões.
Na era digital somos bombardeados de informações e você pode até pensar que isso nos ajuda a tomar decisões, mas, na verdade, não é o que ocorre. No dia-a-dia não dispomos de energia, tempo ou capacidade para analisar todas as informações antes de batermos o martelo. Isso faz com que, comumente, tomemos decisões no achismo. No entanto, o Controller não pode utilizar o achismo como método para tomada de decisão para questões empresariais, certo?
Ao mesmo tempo que podemos sofrer com a enorme quantidade de informações, também é comum profissionais da área financeira se verem obrigados a tomar decisões rápidas com poucas informações. Como fazer nesses casos?
Para responder à pergunta, mostraremos os métodos e as principais etapas para que quando você precisar tomar decisões com clientes, investidores, acionistas, fornecedores, consiga fazer isso da maneira correta!
O que você vai encontrar neste artigo:
O que está envolvido em uma tomada de decisão?
Métodos de Tomada de Decisão
#01 - Crie um ambiente propício
#02 - Investigue a situação em detalhes
#03 - Gere boas alternativas
#04 - Explore as opções
#05 - Selecione a melhor solução
#06 - Avalie o plano
#07 - Comunique sua decisão e tome medidas
Ferramentas para tomada de decisão gerencial
Concluindo
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O que está envolvido em uma tomada de decisão?
De uma maneira geral, as decisões envolvem fatores como:
Incerteza: a maioria dos fatos necessários para o processo decisório podem ser desconhecidos.
Complexidade: muitos fatores inter-relacionados a serem considerados.
Consequências de alto risco: a decisão pode ter um impacto significativo.
Alternativas: podem existir várias alternativas, cada uma com suas incertezas e consequências.
Questões interpessoais: será necessário avaliar como as pessoas reagirão.
Por exemplo, suponha que sua empresa esteja em um rápido processo de expansão e cresceu em ritmo acelerado nos últimos 12 meses. As vendas aumentaram 60%, contudo, os custos e as despesas gerais também aumentaram, logo, seu lucro operacional caiu.
Por ter um Orçamento Empresarial já bem estruturado e uma mentalidade de Gestão Orçamentária enraizada, os fatos principais para o processo decisório são conhecidos, o que elimina a incerteza. Você sabe, por exemplo, que o preço da matéria-prima aumentou e seu fornecedor mudou a forma de pagamento.
Nesse caso, existem alternativas como trocar de fornecedor, mas a qualidade da matéria-prima pode cair. Isso significaria diminuição nas vendas e, possivelmente, perda de clientes. Podemos dizer, então, que a tomada de decisão no nosso exemplo envolve complexidade e consequências de alto risco.
Exatamente por isso que, sempre que você estiver no meio de uma decisão que envolva problemas mais complexos, é essencial trabalhar baseado em um processo robusto para melhorar a qualidade da tomada de decisão gerencial e, por consequência, alcançar os melhores resultados. Para ajudar nessa questão, apresentamos o próximo tópico.
Métodos de Tomada de Decisão
Como comentamos, tomar decisões exige disposição. Como precisamos tomar diversas delas durante o dia, a primeira dica é: não desperdice sua capacidade de decisões com coisas que não são importantes. Delegue tudo aquilo que não seja essencial e busque sempre se perguntar: “quem é a pessoa mais ideal para resolver isso?”. Se não for você, transfira a responsabilidade para outro profissional. Deixe sua disposição para questões importantes e que precisam de muita atenção. Para essas decisões complexas, descrevemos sete passos para uma tomada de decisão precisa:
Crie um ambiente propício a tomadas de decisão;
Investigue a situação em detalhes;
Gere boas alternativas;
Explore as opções;
Selecione a melhor solução;
Avalie o plano;
Comunique sua decisão e tome medidas.
Exploraremos em detalhes a seguir:
#01 - Crie um ambiente propício
Em uma empresa, decisões acabam sendo complexas, pois envolvem e afetam um grupo inteiro. Lembra do exemplo da organização que teve as vendas aumentadas, mas o lucro operacional reduzido? Como comentamos, trocar de fornecedor pode resultar em diminuição da qualidade, perda de clientes e lucro ainda menor. Nesse caso, a decisão precisa envolver não apenas o gestor financeiro, mas o de qualidade e o de produto, bem como outros stakeholders, como acionistas
Por isso, quando tratamos de etapas do processo decisório o primeiro passo é criar um ambiente propício, ou seja, um ambiente no qual todos se sintam à vontade para explorar a situação, avaliar as opções e expor opiniões. No nosso exemplo, o departamento financeiro controla o lucro operacional, mas para implementar a tomada de decisão será necessário contar com o apoio de outros setores.
Ainda sobre o ambiente propício, podem ser utilizados métodos de tomada de decisão como:
Consulta: convidar a participação de outros;
Votação: discutir opções e depois solicitar uma votação e
Consenso: falar até que todos concordem com uma decisão.
Vale ressaltar que em alguns casos a decisão é tomada sem envolvimento de outras pessoas. Nesse caso temos o método é conhecido por tomada de decisão por comando.
#02 - Investigue a situação em detalhes
Para chegar ao fim do processo decisório é preciso certificar-se de que todos os detalhes do problema são conhecidos. O artigo 5 tomadas de decisão que a Gestão Orçamentária facilita para sua empresa, que mostra o quão importante é a organização possuir a cultura do Orçamento Empresarial para obter detalhes envolvendo a tomada de decisão.
Empresas que já fazem uma boa Gestão Orçamentária têm as informações necessárias para tomar decisões de maneira muito mais facilitada, bastando analisá-las com cuidado antes de decidir por uma alternativa ou outra.
Todavia, se a sua empresa ainda não utiliza o Orçamento Empresarial (Budget) em sua gestão, que tal dar uma olhada no material completo (e-book + webinar) que preparamos para auxiliar sua empresa a dar os primeiros passos? Basta clicar nos links abaixo para fazer o download do e-book e assistir ao webinar gratuitamente.
E-book:
Webinar:
Ainda sobre a investigação da situação em detalhes, em alguns casos o problema pode ser abordado isoladamente, mas é bastante provável que existam fatores inter-relacionados. Voltando ao nosso exemplo, trocar o fornecedor de matéria-prima pode significar alterar a data de entrega do material, o que afetará na produção. Perceba que uma decisão errada pode significar um tiro no pé, por isso esse passo de avaliação da situação é importante.
Uma dica aqui é considerar a decisão no contexto do problema a que se destina. Mais adiante falaremos sobre ferramentas de tomadas de decisão, mas adiantando um pouquinho o assunto, aqui vale utilizar a técnica dos 5 porquês para traçar a origem do problema.
Voltando ao exemplo, você acabou averiguando que o aumento do preço da matéria-prima pelo fornecedor atual não é o grande responsável pela diminuição no lucro operacional. Na verdade, o setor de produção conta com máquinas antigas paradas que geram custos altíssimos de manutenção. Para resolver esse problema, foi definida a elaboração de um orçamento de investimento para substituir os equipamentos antigos por novos.
#03 - Gere boas alternativas
Aqui, a regra é clara: quanto maiores as opções exploradas, mais precisa será a decisão final. Acima citamos a técnica dos 5 porquês, certo? Com o problema desvendado, é hora de gerar opções diferentes de resolução e analisar o problema sob diferentes ângulos.
Quando o assunto é geração de ideias, brainstorming é provavelmente o método mais popular. Por isso, aplique a técnica para discutir alternativas de tomadas de decisão. Lembra do nosso exemplo? Pois bem, enquanto o controller estava trabalhando no orçamento de investimento de uma nova máquina, foi sugerida outra alternativa, além daquela de adquirir novos equipamentos: contratar mais pessoas para operarem as máquinas paradas (e, assim, aumentar a produção).
#04 - Explore as opções
Após ter uma boa opção de alternativas, é hora de avaliar a viabilidade de cada uma, bem como seus riscos e implicações. Praticamente todas as decisões envolvem algum grau de risco. Por isso, a dica aqui é usar e abusar da Análise de Risco para avaliar as ameaças e avaliar a probabilidade de ocorrência de eventos adversos (e o que eles podem custar para a empresa).
No nosso exemplo, temos que considerar:
Se comprarmos novas máquinas teremos pessoal para operá-las? Em caso da necessidade de contratação de funcionários, teremos caixa para cobrir o investimento em equipamentos mais as contratações?
Se resolvermos colocar as máquinas antigas para operarem, quanto teremos que investir em novos funcionários?
As máquinas antigas têm capacidade para operar no mesmo ritmo que as novas? Gastam a mesma quantidade de energia?
#05 - Selecione a melhor solução
Com a avaliação das alternativas realizadas, o próximo passo é a tomada de decisão propriamente dita. Caso uma alternativa tenha sido claramente melhor do que as outras, a escolha será óbvia. Todavia, se ainda há várias opções concorrentes, será necessário decidir entre elas.
Árvores de Decisão são bastante úteis ao escolher entre diferentes opções financeiras. Elas ajudam a esclarecer cada opção claramente e trazem a probabilidade de seu projeto ser bem-sucedido ou de falhar no processo de tomada de decisão (apresentam a viabilidade de execução do projeto).
#06 - Avalie o plano
Esta é a hora de verificar a decisão final. Com todo o esforço investido na avaliação e seleção de alternativas, pode ser tentador avançar nesta fase, mas recomendamos que esta etapa não seja pulada.
Por isso, antes de começar a implementar sua decisão, os profissionais envolvidos na tomada de decisão devem certificar-se de que as informações sobre as alternativas são confiáveis. Isso ajudará a evitar que o processo decisório resulte em muito mais ganhos do que perdas.
Uma dica aqui é discutir as conclusões preliminares com stakeholders para que possam detectar falhas, fazer recomendações e apoiar as conclusões. Em caso de dúvidas, tome o cuidado para examiná-las cuidadosamente para descobrir o que está preocupando você ou as outras pessoas envolvidas na tomada de decisão.
#07 - Comunique sua decisão e tome medidas
Uma vez que a decisão tenha sido tomada, é hora de comunicá-la a todos os afetados por ela. Nesta etapa é primordial envolvê-los na implementação da solução, discutindo os motivos que levaram a tal decisão. Seja o mais preciso possível, pois quanto mais informações sobre riscos e benefícios projetados forem fornecidas, mais provável será que as pessoas apoiem a decisão.
Caso outros colaboradores apontem uma falha no resultado do processo decisório, faça uma revisão dos planos adequadamente. Lembre-se que é muito melhor fazer isso agora, quando a decisão ainda não foi implementada, do que ter que fazê-lo mais para frente caso o plano falhe.
Ferramentas para tomada de decisão gerencial
Já que discutimos sobre as etapas do processo de tomada de decisão, é importante sabermos que podemos contar com ferramentas e técnicas que podem ser utilizadas nas diversas etapas do processo decisório.
Abaixo destacamos as que consideramos como principais. A dica aqui não é escolher uma, mas sim utilizar a combinação dessas técnicas para uma tomada de decisão mais precisa:
Análise SWOT: representa pontos fortes, fracos, oportunidades e ameaças. É também conhecida como Matriz SWOT ou Matriz FOFA.
Análise PEST: um acrônimo para Política (P), Economia (E), Social (S) e Tecnologia (T). Sendo assim, a Análise Pest é utilizada para analisar mudanças políticas, econômicas, socioculturais e tecnológicas no ambiente de negócios. Ela ajuda a trazer uma visão mais macro das ameaças e oportunidades externas a que empresas estão expostas. Portanto, a PEST pode melhorar a tomada de decisões e o tempo, analisando fatores externos. Este método considera as tendências atuais para ajudar a prever as futuras.
Princípio de Pareto: O Princípio de Pareto (também chamado de regra 80/20), afirma que para muitos fenômenos, 80% das consequências advêm de 20% das causas. Esta técnica é utilizada quando há a necessidade de se tomar um grande número de decisões. Isso ajuda a priorizar quais devem ser realizadas primeiro, determinando quais decisões terão o maior impacto geral.
Metodologia FCA (os 5 porquês): análise de Fato, Causa, Ação, é uma ferramenta de análise de causa raiz utilizada para auxiliar profissionais a entenderem o que deu errado após um resultado inesperado. A Metodologia FCA permite que sejam planejadas ações corretivas para que o problema seja eliminado e não ocorra novamente. Também conhecida como técnica dos 5 porquês ela auxilia os gestores nas tomadas de decisão para a resolução de problemas.
5W2H: esta ferramenta é especialmente indicada para colocar a tomada de decisão em prática. Trata-se de um checklist de atividades, prazos e responsabilidades que devem ser desenvolvidos com o máximo de clareza e eficiência por todos os envolvidos em um projeto. A sigla é formada pelas iniciais, em inglês, das sete diretrizes que, quando bem estabelecidas, eliminam quaisquer dúvidas que possam aparecer ao longo de um processo ou de uma atividade: o que será feito (what), por que será feito (why), onde será feito (where), quando será feito (when), por quem será feito (who), como será feito (how) e quanto custará (how much).
Abaixo indicamos um modelo de planilha gratuito para aplicação do plano de ação 5W2H:
Árvore de Decisão: trata-se de um gráfico ou modelo para contemplar cada opção e os resultados de cada uma. A análise estatística também é conduzida com esta técnica.
Concluindo
Como comentamos no início, tomar decisões não é algo fácil, especialmente porque em uma empresa uma decisão em um setor pode resultar em algo catastrófico para outro. Como vimos, o processo decisório pode envolver incerteza, complexidade, consequências de alto risco, alternativas com consequências diversas e/ou questões interpessoais.
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