Escolhendo um programa de gerenciamento para um escritório de advocacia - Jus.com.br | Jus Navigandi
Em minhas visitas aos fóruns vejo constantemente colegas advogados utilizando-se de "fichinhas" para acompanhar seus processos e não consigo deixar de imaginar como alguém ainda consegue administrar seus processos e seu escritório sem o uso de um programa (software) adequado.
Sempre que vejo um colega nessa situação, fico imaginando-o em seu escritório com pilhas de papéis e processos em cima da mesa e/ou espalhados no chão, contas jogadas nas gavetas, buscas intermináveis em diversas pastas para achar comprovantes de despesas para cobrança no final do mês, horas gastas tentando localizar uma peça processual esquecida em alguma pasta ou subpasta no seu computador pessoal (sim porque não consigo imaginar que esse colega tenha uma rede de computadores em seu escritório) ou simplesmente tentando achar o telefone do cliente em um monte de cartões de visitas colocados dentro de uma caixinha.
Para tentar salvar, digo, ajudar esse colega (será que ele lê esta revista?) é que este artigo foi escrito, para que ele possa ver a importância desses programas e o que deve ser avaliado para a aquisição de um software de administração de escritório.
Cadastro de Clientes: na verdade, este deve ser um cadastro mais amplo, onde o advogado deve poder cadastrar todas as pessoas (físicas e jurídicas) de interesse do escritório. Assim, deve permitir cadastras e identificar como tal, clientes, contrários, fornecedores, etc. constituindo-se num verdadeiro gerenciador de relacionamentos do escritório (CRM). Deve ser a base do programa e obviamente deverá ter opções de campos suficientes para bem identificar e qualificar as pessoas.
Para quem quer um Controle de Processos, isso basta. Mas para quem quer gerenciar o seu escritório, recomendamos:
Controle Financeiro: o software deve possuir módulo financeiro (de preferência integrado e não à parte para você ter que pagar mais), se possível com dois submódulos: um para custas e despesas e outro para honorários. Existem programas que possibilitam, ao cadastrar os honorários, já predefinir formas de sua cobrança, como mensalidades, valores em parcela, percentual de êxito, por hora trabalhada (time-sheet), etc. O programa deverá ter também uma opção de controle de caixa interno (aquela caixinha na sua gaveta onde ficam o dinheiro e os recibos) para prestação de contas de outros advogados, estagiários e aos clientes, se for o caso. O módulo financeiro deve, obrigatoriamente, ser integrado ao cadastro do cliente e ao processo para geração de relatórios financeiros por cliente ou por processo. Vários programas já permitem a emissão automática de boletos bancários e de notas de débito para as despesas e alguns possibilitam até a emissão de notas fiscais também. Veja a sua necessidade e pense nisso.
Integração com sites dos tribunais: Esta é uma opção que atualmente é quase que obrigatória. Vários programas possuem módulo de captura de dados nos sites dos Tribunais, facilitando o trabalho de atualização das informações dos processos. Assim, o programa, mediante cadastramento apropriado, "vai até o Tribunal" para você e captura para o programa as informações (andamentos) do seu processo automaticamente sem que você precise ir ao Tribunal ou ao seu site. Já existem programas que até mesmo gerenciam o encaminhamento de petições eletrônicas nos Tribunais que já contam com esse serviço.
Relatórios: Este é um ponto delicado desse tipo de programa. Existem programas excelentes, mas que pecam nas opções de relatórios. Dê preferência aos programas que além dos relatórios predefinidos "de fábrica", possuam opção de gerar seus próprios relatórios. Como regra os relatórios predefinidos são horríveis e não trazem as informações que geralmente queremos ou precisamos. Assim, se o programa tiver um gerador de relatórios você poderá colocar a imaginação para funcionar e elaborar o relatório que você ou seu cliente quiserem. Importante analisar, também, a possibilidade de que os relatórios possam ser impressos ou gerados em arquivos que possam ser armazenados (tipo PDF) ou enviados por e-mail para o cliente.
GED: GED é a sigla de Gerenciador Eletrônico de Documentos. Nada mais é do que o controle de todos os documentos do escritório, clientes, processos, etc. Esses documentos devem ser eletrônicos, ou seja, qualquer tipo de arquivo que você salva no seu computador, podendo ser um documento elaborado diretamente por você tipo texto ou planilha ou ainda um documento digitalizado (ou escaneado, se preferir). Assim, todo e qualquer documento relacionado a um determinado cliente ou a um determinado processo, ficará integrado às informações daquele cliente ou daquele processo, sem que você precise ficar buscando no seu computador.
Bem, essas são algumas informações básicas para quem tem interesse em adquirir um software para gerenciar seu escritório de forma mais moderna que aquelas fichinhas cheias de grampos e colagens de publicações, sendo que vários outros benefícios e módulos podem ser encontrados em programas mais sofisticados, tais como controle de bibliotecas, contratos, funcionários, serviços extrajudiciais, consultivo, certidões, marcas e patentes, controle societário, cálculos judiciais e tantos outros de interesse do seu escritório e do seu cliente.
advogado especializado em Direito Empresarial e Tributário em São Paulo
DUARTE, Marcelo Claudio do Carmo. Escolhendo um programa de gerenciamento para um escritório de advocacia. Revista Jus Navigandi, ISSN 1518-4862, Teresina, ano 16, n. 2781, 11 fev. 2011. Disponível em: <https://jus.com.br/artigos/18462>. Acesso em: 13 dez. 2018.
Ferreira 05/02/2015 13:31
Dr., por gentileza, nos dê uma dica de software. É sempre bom usar programas aprovados por colegas. Ainda mais quando não temos experiência em gestão de escritório de advocacia. Desde já grata pela atenção e pelo ótimo artigo.
Usuário descadastrado 07/01/2015 15:49
Parabéns, o artigo é muito esclarecedor, porém gostaria de uma sugestão de software.
Odair Moura 11/12/2014 01:31
Parabéns pelo artigo Dr Marcelo. Abri um escritório e estou atuando sozinho, gostaria da indicação de um software para aquisição. Desde de já agradeço vossa colaboração.
ODAIR PEREIRA DE MOURA
OAB\MT19.196
João Paulo Marques dos Santos 05/12/2013 13:43
Caro Doutor Marcelo, gostaria de alguma indicação ou melhor do nome do software que você usa em seu escritório.