O livro caixa é um documento que serve para ser utilizado no controle de atividades de empresas, de qualquer porte, onde são feitos os registros de entrada e saída de dinheiro, auxiliando na escrituração contábil.
No livro caixa ficam registrados os recebimentos e pagamentos de cada período, seja diária, mensal ou anualmente, como por exemplo o pagamento de fornecedores.
Outro ponto é que ele auxilia na escrituração contábil, com todos os registros de atos e fatos administrativos do seu negócio. Ele pode ser elaborado por profissionais liberais e autônomos ou por empresas devidamente legalizadas.
O livro caixa é um documento que também contribui para o controle do fluxo monetário de seu negócio e que também pode ser utilizado, separadamente, para as suas finanças pessoais e/ou familiares.
Neste artigo, abordamos os principais pontos sobre como funciona o livro caixa. Continue acompanhando e fique por dentro!
● Como funciona o livro caixa
Como funciona o livro caixa
1- Objetivo do documento
A principal meta do livro caixa, é registrar a entrada e saída de dinheiro em uma empresa. É fundamental registrar todos os pagamentos feitos em dinheiro, cheque e transferência, como água, energia elétrica, telefonia, materiais de escritório e outras necessidades que a empresa tenha.
Todos os comprovantes devem ser arquivados em um local seguro para facilitar assim, o processo de manutenção do livro de forma correta. Fazer essa escrituração evita problemas contábeis e também a falta de controle de pagamentos. Afinal, na hora de demonstrar os resultados e do balanço patrimonial do negócio fica mais fácil com um livro caixa bem estruturado.
Continue acompanhando os próximos itens! Eles podem te ajudar na elaboração do livro caixa do seu negócio!
2- Como fazer um livro caixa
Você vai precisar prestar atenção a itens como data, histórico, entrada, saída e saldo final. Cada página, em média, irá cobrir um mês de atividades e isso vai depender da quantidade de transações efetuadas pela empresa. A estrutura pode variar, mas estes itens são os de maior relevância para um controle financeiro eficientemente executado:
● Data: com a identificação das datas, é possível organizar os gastos de forma cronológica e deixar o livro caixa mais organizado. O que se sugere é fazer o registro diário, para que assim, caso seja necessário, você consiga verificar a movimentação pelo dia;
● Histórico: aqui, você identifica qual é a finalidade da transação, ou seja, o porquê ela foi realizada. Exemplo: "Pagamento ao fornecedor A" ou "Recebimento do cliente B";
● Entradas: corresponde aos recebimentos que a empresa teve no período, seja em dinheiro ou em débito na conta;
● Saídas: identificam os valores pagos pela empresa em determinado período, seja em dinheiro ou em crédito na conta;
● Saldo final: indica a diferença entre as entradas e saídas. É quanto a empresa tem em caixa em um período específico. Para saber o seu saldo final, você pode usar esta fórmula:
saldo anterior + recebidos – pagamentos= saldo atual
O saldo do período anterior deve ser considerado no primeiro registro. Este valor pode ser do dia, mês ou ano anterior, conforme utilizado pela empresa e a quantidade de fluxo que o negócio apresenta. Por isso, se faz necessário o registro de todos os movimentos financeiros que a empresa realiza. Caso não haja este registro, podem haver erros no saldo final.
3- Dica de como preencher o livro caixa
Com o intuito de facilitar o processo, preencher de forma cronológica é a melhor maneira, assim fica mais claro identificar as transações de acordo com os dias em que foram realizadas na empresa. Tente colocar cada operação em uma linha, mesmo que seja uma entrada e saída de um mesmo fornecedor, separá-las pode melhorar a visualização. Não se esqueça de que o registro das transações de compras pagas com cheques pré-datados ou vendas à prazo deve ser anotado no dia que forem efetuadas.
O livro caixa se inicia com o saldo do período anterior, já que este documento se refere a um período que pode ser definido. O saldo do mês representa o valor em fluxo durante o período, representado pela subtração do último saldo e o saldo inicial.
4- Como fazer a escrituração do livro caixa
O processo de escrituração, é realizado através do registro de fluxos monetários, e pode ser dividido em três partes principais com itens estruturais, como: