GERENCIAMENTO DE PROCESSOS: COMO FAZER? - UCJ
GERENCIAMENTO DE PROCESSOS: COMO FAZER?
junho 28, 2016 10:00 am
Quando um dono de negócio se vê à procura da ajuda de uma empresa de consultoria ou qualquer outro tipo de profissional especializado buscando a otimização de seus processos internos, um diagnóstico inicial sempre apontará a necessidade do mapeamento de processos do negócio. São avaliados quais são, onde, quando e por que eles ocorrem, como o trabalho é feito e quem é responsável por realiza-lo, para que assim sejam identificados os gargalos do negócio e só então sejam traçados planos de ação. O problema é que nem sempre essas perguntas são fáceis de responder, já que muitas vezes os atores dos processos enfrentam um overlap de funções e lhes falta um conhecimento sistêmico da organização. Quando o papel de cada ator é esclarecido e suas tarefas organizadas, é possível gerenciar e otimizar o fluxo de trabalho nos diferentes níveis da organização, monitorar e medir indicadores de desempenho. Enquanto as atividades dos atores se resumem à disposição física e à forma de se realizar o trabalho, os processos representam o compilado lógico das atividades.
A razão de ser de um negócio consiste em entregar valor para os clientes por meio de seus produtos e/ou serviços. Seus objetivos organizacionais, portanto, devem estar conectados à entrega de valor e os processos do negócio são os meios pelos quais seus produtos e serviços são criados e entregues para a clientela. A metodologia do Gerenciamento de Processos de Negócio (BPM) estabelece a forma pela qual os processos de negócio são gerenciados, executados e organizados, de forma centrada, permitindo o alcance dos objetivos organizacionais. A implementação do BPM em um negócio é uma decisão estratégica, e, portanto, requer que seja patrocinada pela liderança executiva da organização.
Segundo o BPM CBOK, produzido e publicado pela ABPMP (Association of Business Process Management Professionals),
"BPM é uma disciplina gerencial que integra estratégias e objetivos de uma organização com expectativas e necessidades de clientes, por meio do foco em processos ponta a ponta. BPM engloba estratégias, objetivos, culturas, estruturas organizacionais, papéis, políticas, métodos e tecnologias para analisar, desenhar, implementar, gerenciar desempenho, transformar e estabelecer a governança de processos. (…)"
Em uma firma, quatro grupos são potencialmente beneficiados pelo gerenciamento de processos de negócio: A organização, o cliente, a gerência e o ator do processo:
A organização: mantém melhor a consistência e a adequação da capacidade do negócio e se torna capaz de controlar custos e qualidade pelas medições de desempenho;
O cliente: é impactado positivamente na medida em que recebe maior valor agregado no serviço contratado;
A gerência: supera obstáculos de fronteiras funcionais e otimiza o desempenho;
O ator do processo: tem maior clareza e compreensão sistêmica do ambiente de trabalho, além de segurança e ciência sobre seu papel e responsabilidades.
O BPM implica um comprometimento permanente e contínuo da organização para o gerenciamento de seus processos. Em sua literatura há diversos ciclos de vida de processos de negócio que descrevem a abordagem de gerenciamento em um ciclo contínuo. Contudo, independentemente do número de fases nesse ciclo e de como essas fases são rotuladas, o contínuo comprometimento com a otimização de processos na maioria das vezes é representado pelo ciclo básico PDCA (Plan-Do-Check-Act).
Nos projetos de Qualidade da UFMG Consultoria Júnior, nossos consultores aplicam a metodologia de BPM para otimizar a gestão interna de nossos clientes, mapeando e identificando gargalos nos processos, definindo quais planos de ação devem implementados e quais indicadores de desempenho devem ser introduzidos para o acompanhamento e manutenção de resultados. Venha conferir!
Escrito por: Leonardo Jordão, Consultor – UCJ
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