Cumulative Flow Diagram (CFD): Dicas para facilitar a leitura
Dentro da lógica do fluxo de trabalho, estão os projetos diários, que são responsáveis por fazer uma empresa ou um empreendedor desenvolver seu trabalho. É sempre vantajoso procurar formas de otimizar esse processo e até ajudar a realizá-lo com o menor número de erros e atrasos possíveis. Surge, nesse contexto, o Cumulative Flow Diagram.
Entender mais sobre esse diagrama em forma de gráfico, saber como montar e o interpretar, pode ser muito vantajoso para controlar os projetos e identificar os erros possíveis, ainda em processo de execução e não com o serviço ou produto já pronto.
O que é Cumulative Flow Diagram?
O cumulative flow diagram, ou simplesmente CFD, pode ser traduzido como diagrama de fluxo cumulativo, que nada mais é que um diagrama em formato de gráfico que irá fornecer dados e informações sobre como está o andamento de um projeto ou um produto dentro de uma empresa.
Com o CFD, é possível perceber, por meio de uma metodologia ágil, se o plano está funcionando como o programado ou não e, com isso, ajustar a rota antes da finalização. O gráfico do CFD pode ser construído de maneira manual, em que os próprios colaboradores do projeto anotam os dados ou de forma automática, por meio de softwares que fazem esse trabalho.
A forma automática é consideravelmente mais vantajosa quando comparada com a manual. Além de diminuir o risco de haver acúmulo de funções dos colaboradores, também evita erros comuns, fazendo com que a interpretação de dados se torne mais precisa e mais fácil. Seja qual for a forma escolhida de preencher o dado, o seu funcionamento e a estrutura são muito similares.
Como o Cumulative Flow Diagram funciona?
Entender como funciona o Cumulative Flow Diagram pode ser um exercício um pouco complicado, pois há várias vertentes e muitos detalhes. Para que o entendimento sobre esse diagrama seja o melhor possível, é necessário separar todas as suas características e as explicar separadamente, para depois juntar tudo e explicar como elas funcionam em conjunto.
O diagrama funciona a partir de três principais métricas: tempo de ciclo, taxa de transferência e trabalho em progresso. Esse conjunto é chamado de Lei de Little, que recebeu esse nome em homenagem ao cientista que criou o método, John Little.
O CFD é desenvolvido dentro de um quadro Kanban, em que há uma linha horizontal e outra vertical. Na linha horizontal, é realizada a contagem de tempo (que pode estar em dias ou em semanas) e na linha vertical serão os itens do processo (que se adaptam ao projeto que estará sendo analisado no momento).
O diagrama leva a palavra em "cumulativo", isso quer dizer que o fluxo de trabalho do gráfico nunca irá regredir, podendo ser estático ou estar em avanço. Os diferentes passos do processo analisado são demarcados a partir de cores diferentes dentro do quadro kanban, podendo ser mais largos ou mais finos dependendo do número de tarefas dentro de cada um desses momentos.
O que cada uma das partes do diagrama vai significar irá depender do que está sendo analisado e do que a gestão de fluxo quer medir. A fórmula mais usada é a de medir o planejamento, o desenvolvimento, os itens testados e, no final, o que já está pronto.
Se a configuração de CFD for a citada anteriormente, teremos uma linha de planejamento (também chamado de backlog), em que as fases do processo serão pensadas e destrinchadas. Com o planejamento pronto, será iniciado o desenvolvimento desses itens. Quando essas tarefas estiverem prontas, elas entrarão em fase de testagem e, se tudo estiver correto, elas poderão ser consideradas finalizadas.
O ideal é que todas as fases (representação por linhas de cores diferentes) cresçam paralelamente. Se isso acontecer, significa que as tarefas estão crescendo e funcionando progressivamente,com uma previsibilidade de entregas. Se não, é necessário fazer algum ajuste de rota, implementar tarefas e/ou processos, controlar o WIP (work in progress), ou aplicar outras técnicas do Kanban para evoluir continuamente e fazer com que tudo ande conforme o que foi planejado.
Benefícios do CFD para a diminuição de gargalos
Quando passamos por um processo de realização de projetos, é muito importante anotar todos os dados para que eles andem em conformidade. Essa necessidade surge para controlar o tempo de cada um dos passos, conseguir terminar no momento previsto e entregar o projeto conforme o que foi determinado.
Assim, ter do lado um gráfico de CFD ajuda ainda mais nesse processo do que só fazer a anotação geral dos dados. Por meio do gráfico, é possível só olhar rapidamente e saber o que está ou não em conformidade com o esperado. Dessa forma, o uso CFD é muito benéfico para diminuir possíveis gargalos diários.
Dicas para analisar os dados fornecidos pelo CFD
É correto afirmar que a análise dos dados contidos dentro do gráfico de CFD pode ser um pouco complicada. Por isso, é legal ter em mente algumas dicas que podem te ajudar na análise. A primeira dica é sempre lembrar dos três principais métodos de avaliação: o trabalho em progresso (WIP), a taxa de trabalhos entregues e o tempo, sabendo que o CFD sempre entregará uma média.
Uma outra dica importante é começar identificando o período de tempo em que o projeto está no momento. Se estiver analisando os primeiros dias de execução do projeto, é normal que a faixa de planejamento esteja maior que as outras. O meio do projeto precisa estar com as quatro faixas andando em conformidade, ou seja, paralelas. No final, é legal que a faixa de processos prontos esteja maior do que as outras três.
Muita dessa interpretação é entendida conforme vai passando o tempo. Entretanto, existe uma série de profissionais na área e ou programas de softwares que podem ajudar a não só construir esse gráfico como também a interpretá-los da melhor maneira possível. Para uma consultoria sobre Cumulative Flow Diagram e gestão de fluxo, entre em contato com nossos especialistas.
Portanto, como vimos, dentro da lógica do fluxo de trabalho, são os projetos diários os responsáveis por fazer uma empresa ou um empreendedor conseguir desenvolver seu trabalho. É sempre vantajoso procurar formas de otimizar esse processo e até ajudar a realizá-lo com o menor número de erros e atrasos possíveis. E uma das formas de fazer isso é o Cumulative Flow Diagram.