MOTIVOS PARA UMA AUDITORIA EM CONDOMÍNIOS
COMO FAZER PARA MUDAR DE MEI PARA ME
A má gestão de uma administradora ou de um síndico geralmente tem duas causas comuns: a má fé ou a incapacidade administrativa. Portanto, quando os indícios de má gestão começarem a acontecer, é hora de investigar para entender qual a causa do problema. De todo modo, por má fé ou incapacidade, uma má gestão indica que os condôminos devem se unir e pensar em outra empresa ou pessoa física para representá-los. E o primeiro passo para atestar e juntar provas para isso é a contratação de uma auditoria.
Os indícios mais clássicos de má gestão são o excesso de arrecadações extras, o condomínio em mau estado de conservação, as contas no vermelho ou até mesmo a ausência de prestação de contas. Quando um ou mais desses sinais estão acontecendo por 6 meses ou mais, é hora de contratar uma auditoria emergencial. Porém, caso esses indícios sejam constatados ainda no começo, é possível ser solicitada uma auditoria preventiva.
Outro ponto que deve ser analisado pelos condôminos é a rotina de fornecedores amigos do síndico, ou de alguém da administradora, ou contratos fechados sempre com familiares. Embora não seja um problema, é preciso provar que essas são as pessoas mais indicadas para o serviço ou produto, tanto em preço quanto em qualidade.
Outra situação comum é o uso das finanças do condomínio para pagamento de despesas pessoais. Nesse caso, o síndico pode estar agindo de má fé ou sofrendo por falta de organização, misturando o seu dinheiro com o do condomínio. Nesse caso, é possível que o síndico comprove as contas e devolva o dinheiro retirado do caixa, porém a situação causa constrangimento e nem sempre o síndico consegue fazer uma prestação de contas confiável. Portanto, é mais um motivo para contratar uma auditoria caso o valor retirado de caixa seja alto e possa comprometer o orçamento do condomínio.
Outras formas de lesar o condomínio podem ser levadas em consideração na hora de contratar uma auditoria, como acordos informais com inadimplentes, descontos para inadimplentes ou a contratação de serviços emergenciais superfaturados sem solicitar a aprovação em assembleia.
Em todos os casos acima, a auditoria pode ser extremamente aconselhável para evitar maiores prejuízos e esclarecer possíveis danos ao condomínio. Para entender quais fraudes podem ser verificadas nesse processo, leia atentamente o tópico abaixo.
Quais as fraudes mais comuns identificadas em auditorias de condomínio?
Existem alguns problemas mais clássicos investigados pelas auditorias. Se você está passando por essa situação em seu condomínio, veja qual deles pode estar ocorrendo e saiba como a auditoria pode ajudar a resolvê-lo:
Saques realizados que não constam nos balancetes e não tem justificativa em nenhum documento oficial;
Emissão e utilização de notas fiscais frias;
Ausência de lançamento de contratos ou recebimentos feitos entre síndico e condôminos inadimplentes;
Inadimplência à Receita Federal e ao INSS de impostos devidos;
Valores de serviços e produtos incompatíveis com o preço de mercado e sem justificativa prévia para consumo.
No momento em que qualquer uma dessas fraudes é constatada, seja pelo síndico ou pela administradora, é cabível uma ação judicial para comprovar o descumprimento das normas. Caso esse descumprimento seja comprovado, as devidas sanções da lei devem ser aplicadas e os valores desviados devem ser cobrados judicialmente.
Quais as áreas auditadas em uma auditoria de condomínio?
✓ Para esclarecer quais são as áreas comumente auditadas, segue lista abaixo:
✓ Pagamento de despesas básicas, como salários e encargos com base na CLT;
✓ Contas de consumo, como energia e água;
✓ Compras de materiais;
✓ Despesas de serviços contratados, como manutenção do elevador;
✓ Contratos de terceirização, como limpeza, segurança, portaria e jardinagem.
Leia os detalhes ...
A implantação do Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (e-Social) para condomínios, em fases, que se iniciaram em 1º de julho de 2018, exigirá dos síndicos muita atenção e cuidado com o envio tempestivo de diversas informações através dessa plataforma, mesmo no caso daqueles que se valem dos serviços de administradoras.
O eSocial é um sistema que abrange a Receita Federal, o Ministério do Trabalho, o INSS e a Caixa Econômica Federal, para conectar, padronizar e unificar a transmissão, validação, armazenamento e distribuição das informações fiscais, trabalhistas e previdenciárias dos trabalhadores.
Através do eSocial, os empregadores deverão transmitir ao governo, de forma unificada e com prazo determinado, 15 tipos de obrigações: