Como eliminar problemas recorrentes em sua empresa - Marcus Marques
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Em: 4, junho 2016
Conforme seu negócio vai crescendo, os problemas vão automaticamente seguindo a mesma proporção. Isso porque são mais pessoas envolvidas, mais expectativas, mais ideias acontecendo. Porém, é muito importante que o empreendedor olhe com cuidado para os problemas de sua empresa.
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Faço este alerta porque quando um problema é resolvido e mais dois aparecem, algo deve estar errado em sua empresa. Isso geralmente acontece, porque a maioria dos empreendedores resolve ou dá foco aos sintomas, "apagam o incêndio", mas não buscam eliminar a causa real daquele problema.
3 Dicas para resolver os problemas da sua empresa
Exemplo de problema real
Vamos agora a um exemplo prático que aconteceu dentro do Instituto Brasileiro de Coaching, que é uma de minhas empresas. A recepção da empresa tinha o problema que, na hora do almoço, duas das três telefonistas estavam fora. Com isso, muitas ligações se acumulavam em somente uma pessoa e havia clientes que ficavam 10 minutos esperando a ligação ser repassada.
Num primeiro momento, resolvemos chamar uma quarta recepcionista reserva para que, quando duas fossem para o almoço, essa profissional estivesse ali para ajudar. Porém, aconteceu de que, em alguns momentos de folga ou atestado, essa atendente reserva estava ausente e, daí, o problema continuava com os clientes esperando na linha. Essa foi somente uma solução remediativa.
Aplique a técnica dos Porquês
Para resolver este problema foi aplicada uma técnica de gestão de qualidade onde se buscava, pelo menos, cinco porquês daquela situação estar acontecendo. E descobriu-se que, uma das causas para esse intenso tráfego de ligações era que os clientes não tinham uma opção de discagem de ramal, eles precisavam passar pela telefonista para serem encaminhados. Logo, quando essa questão foi otimizada, todo o processo de recepção se tornou mais ágil e o problema que acontecia, no horário do almoço, não voltou a ocorrer.
Buscando o porquê do por que, assim você chega à "causa raiz". Eliminar a causa raiz é o que, de fato, vai fazer você eliminar os problemas. De outra forma, o empreendedor só está "apagando" os sintomas. Quanto mais sua empresa cresce, mais problemas aparecem e mais causas raiz você terá que procurar.
O seu trabalho como empreendedor é prestar atenção no seu negócio, você precisa de habilidades – chave para liderar sua equipe e negócios. E um desses cuidados, é quando se identifica a raiz de algum de seus problemas. Isso faz com que ele não se repita e, consequentemente, seja eliminado por completo. Novos problemas vão aparecer, mas esses serão novos desafios, não recorrentes.
Faça estatísticas dos problemas da empresa
50% a 60% dos problemas que acontecem nas empresas são recorrentes porque os empreendedores não tratam a causa raiz. Vá fundo para achar o problema e foque em eliminar sua causa total e não somente os sintomas. Afinal, esse tipo de estresse gera desgaste e rouba energia da equipe colocando sua empresa num local desagradável.
É necessário ter visão de futuro dentro do seu negócio para transformar sua empresa no local onde seus funcionários querem crescer. É preciso identificar, agir e resolver aquilo que não está funcionando para que sua organização promova mais qualidade de vida aos seus colaboradores e lucro aos seus investidores.
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