4 dicas para manter seu projeto estratégico pós go-live - EPI-USE Brasil - Blog
4 dicas para manter seu projeto estratégico pós go-live
Mais do que implementar novas ferramentas na organização, é preciso mantê-las em pleno funcionamento. Conheça 4 motivos para sua organização terceirizar o operacional com uma equipe de AMS.
Publicado em 16/09/2019 20h06
Estar conectados com as mais modernas tecnologias se tornou questão de sobrevivência na economia digital.
Mas, manter sistemas e pessoas em pleno funcionamento é um grande desafio para o departamento de Recursos Humanos, que em meio a tantas demandas transnacionais, ainda precisa se provar como setor estratégico para a organização.
Pensando em se tornar um RH estratégico, a área de Recursos Humanos vêm se preocupando em implantar ferramentas inovadoras para otimizar seus processos gerenciais e criar de forma singular e continua, uma boa relação com seus stakeholders e colaboradores.
O problema é que nem sempre o RH conta com colaboradores com capacidade técnica para operacionalizar sistemas, diagnosticar e solucionar erros dessas aplicações, o que pode resultar em um custo muito maior para o negócio, além de não garantir a eficácia necessária para a manutenção desses sistemas.
A grande parte das organizações preocupadas com o bom funcionamento dos seus processos de Recursos Humanos terceiriza a sustentação e suporte dos sistemas de ERP, HCM e etc. Por meio do suporte AMS.
Pensando em tudo isso, oferecemos abaixo para você 4 razões para sua organização terceirizar uma equipe de suporte AMS dedicada:
Uma das etapas mais difíceis para sua organização é escolher de forma correta qual sistema é o mais adequado para a demanda de seu negócio.
Mesmo escolhendo a melhor aplicação há a necessidade de mudar o mindset da sua equipe de RH, promovendo uma ótica mais estratégica e menos operacional, o que gera muitas vezes riscos para a organização.
Isto quer dizer que é necessário muito mais que implementar um sistema, é também criar ações de mudanças organizacionais (Change Management) para todos os colaboradores da organização.
Para entender a importância disso, é preciso conhecer um pouco do conceito de Change Management e como ele complementa a gestão de projetos da sua organização.
Quando sua organização decide implantar novos projetos e iniciativas para melhorar seu desempenho e produtividade, isso requer mudanças de processos, funções, estruturas da organização e de certa forma escolher novas tecnologias para que os resultados sejam atingidos e mensuráveis.
No entanto, nunca podemos deixar de escutar nossos colaboradores e mensurar quais são os impactos dos novos projetos na vida profissional e pessoal de cada um. É com base nisso que o conceito de Change Management atua.
Os colaboradores são os principais agentes promotores de qualquer mudança na organização, portanto existe a necessidade de criar ações bem estruturadas para que as mudanças sejam feitas de forma orgânica e que envolvam todos os colaboradores em todos os níveis. Pode-se se basear em três etapas do conceito de Change Management, veja abaixo quais são:
E caso a empresa não esteja preparada para estas mudanças? O que acontece?
Como citado acima, empresas que implantaram um novo sistema e se preocuparam com a gestão de mudança organizacional podem estar menos expostas a erros ocasionados por colaboradores mal treinados ou que não aceitaram bem a mudança.
O que vem acontecendo atualmente no universo do RH é que as empresas estão cada vez mais em busca de minimizar erros críticos e operacionais do RH, como rodar a folha de pagamento e organizar a gestão de pontos, por exemplo.
Algumas empresas possuem equipes de RH dedicadas para processos críticos, mas que não possuem background técnico para resolver possíveis problemas de sistemas ou até mesmo atualizar um processo dentro da ferramenta, o que pode ocasionar abertura de chamados junto ao fornecedor de software, burocratizando ainda mais o processo.
Por isso, é importante ter uma equipe que esteja de prontidão para garantir que todas as necessidades diárias como estas citadas sejam feitas de forma correta, minimizando os riscos do mal-uso por um profissional que não esteja tecnicamente qualificado, além de prevenir que dados sejam transferidos equivocadamente, assegurando a confidencialidade do legado da empresa.
A equipe de suporte de AMS da EPI-USE é preparada para manter o alinhamento sobre todas as operações que podem se tornar crises para o departamento de RH e TI, entendendo, respeitando e ajudando em todas as fases das mudanças organizacionais de cada negócio para que todos os responsáveis estejam seguros que o sistema continue impactando nos resultados e na vida de cada colaborador.\
Ter uma equipe certificada SAP de prontidão que possa se alocar para compartilhar conhecimentos sobre seus sistemas aos seus colaboradores e que atenda cada etapa do seu negócio de forma profunda e personalizada, buscando sempre detectar e resolver os problemas raízes de cada complexidade. Permite que as equipes de RH e Ti possam atuar em novos projetos estratégicos com a segurança de que todos os seus sistemas e processos estão sendo gerenciados e revisados por uma equipe especializada.
Evitando que esses profissionais precisam dedicar grande tempo da sua jornada de trabalho tentando resolver complexidades de sistemas ou abrindo chamado demorados para resolver tais situações.
Desta forma, ter uma equipe de suporte AMS assegura que toda a solução esteja rodando de forma contínua e caso necessite, sendo possível a abertura de chamados pelo próprio sistema ou por e-mail.
Uma situação que geralmente acontece em diversas empresas é quando os colaboradores responsáveis por efetuar a atualização de dados e a operação dos sistema, podem trocar de cargo ou até mesmo sair da organização, o que gera muitas vezes em perda de informações importantes, se tornando um problema grave para toda a equipe de TI ou de RH.
Para evitar estes problemas, a equipe EPI-USE possui as bases de conhecimento da SAP, própria e outra viva, sempre alimentada por novas resoluções de problemas dos nossos e dos clientes SAP.
Geralmente quando um colaborador responsável por determinada função saí da organização, ele leva consigo dados importantes sobre o legado do negócio, além de muitas vezes não compartilhar seus conhecimentos operacionais com os demais colaboradores antes de sair. Isso faz com que a equipe de RH e TI se dediquem tempo muito maior para aprender novamente como operar o sistema e recuperar dados perdidos, além de treinar novos colaboradores para essa função, o que torna um custo muito alto para o negócio e muitas vezes não é criado um relatório de gastos para ter conhecimento disso.
Logo, uma das soluções mais baratas é encontrar um serviço de suporte terceirizado para auxiliar que em situações como essas, nada pare de funcionar e nenhuma informação seja perdida.
Vale ressaltar que a equipe de AMS da EPI-USE, além de garantir essa segurança, fornece trocas de conhecimento para todos os colaboradores além de criar relatórios sobre melhorias internas e atualização dos sistemas, assim todos os departamentos responsáveis pela solução estarão cientes das transições e preparados para rodar qualquer operação dentro do sistemas independente do momento.
3. Segurança pós Go Live
Sua organização implementou um sistema SAP de qualidade para automatizar e otimizar todos os processos de gestão, mas percebeu que nem todos os sistemas estão integrados?
Isso provavelmente é devido aos seus colaboradores não estarem conectando de forma correta os sistemas, ou ainda, os próprios sistemas não possuem alguma extensão fundamental para que isso aconteça.
Os serviços oferecidos pelo suporte de AMS da EPI-USE proporciona ao seu negócio uma rede conectada com todas as operações da gestão do RH que pode ser acessada por todos os profissionais por meio do armazenamento na nuvem.
Isso quer dizer, que para efetuar uma atualização da folha de pagamento ou transferências de dados, não necessita mais que o colaborador esteja dentro da organização em um período de trabalho.
O AMS garante que todos os sistemas possam ser acessados por smartphones ou computadores, independente do lugar em que profissional esteja, com proteção total contra vírus e infecções, mantendo a confidencialidade de todas as operações.
Tendo a facilidade de acesso em vista, é necessário que atualizações e adição de novas extensões sejam feitas de forma periódica, portanto, é fundamental ter uma equipe que esteja antenada nas mais modernas aplicações e exigir isso dos colaboradores que atuam com diversos projetos da organização pode ser algo muito difícil de ser alcançado.
4. Menos operacional mais estratégico = maior produtividade
Já citamos diversos benefícios técnicos sobre porque ter uma equipe de suporte AMS na sua organização, mas qual o impacto nos resultados dos colaboradores?
Como falamos, quando se tem uma equipe externa que se dedica em tempo integral e que busque encontrar soluções personalizadas para cada negócio, corrigir erros e atualizar operações para que estejam adequadas ao mercado e a modernidade traz vantagem competitiva e agilidade para todos os departamentos de gestão.
Portanto o suporte AMS tem uma responsabilidade pontual para o aumento dos resultados do desempenho dos colaboradores e na redução de custos financeiros para o negócio.
Já que permite a integração do sistema entre os todos os módulos responsáveis pela gestão de pessoas e core business. Exemplo disso é a equipe de RH e TI poderem se dedicar juntos em projetos de gestão de pessoas, retenção de novos colaboradores e sucessão de novos cargos, em vez de se preocuparem em resolver problemas técnicos de sistemas.
Assim, focando mais no bem-estar dos seus colaboradores, a fim de desenvolvê-los e criarem profissionais mais preparados e cientes da importância dos seus papéis para os resultados da companhia.
Além de assegurar que todas as operações transacionais como folha de pagamento, fechamento de ciclo de avaliação de desempenho, metas, time attendance, etc. Sejam feitas de forma integrada e automatizada pelos profissionais de AMS.
A integração feita pelo suporte AMS da EPI-USE por todo o sistema só é possível, devido aos profissionais possuírem conhecimento natural sobre todos os módulos do SAP SuccessFactors e sobre todas as necessidades e atuações dos departamentos de RH e TI.
O fato de ter uma equipe de suporte AMS para fazer a curadoria dos sistemas, aumenta a confiabilidade da solução e evita a indisponibilidade das operações, diminuindo drasticamente os custos. Isso porque a organização não precisa interromper seu funcionamento, desembolsar valores altos ou disponibilizar uma equipe interna para manutenções longas e emergenciais.
Logo, o suporte AMS, evita que ambos departamentos se preocupem em solucionar problemas operacionais de sistemas ou disponibilizam seu tempo para abertura de chamados, dando liberdade para que esses departamentos possam fazer uma excelente gestão de pessoas e aumentar a produtividade e resultados do seu negócio.
Sua organização possui uma equipe dedicada para atualizar os seus sistemas? Saiba como a EPI-USE pode te ajudar, entre em contato conosco pelo email marketing@epiuse.com.br