Ferramentas de organização de documentos: veja as dicas! : Blog Angelus
Ferramentas de gestão para dentistas
Angelus | 27 de agosto de 2021
A gestão de um consultório odontológico abrange inúmeras atividades. Elas vão desde o atendimento prestado aos pacientes no primeiro contato até o controle dos agendamentos de consultas e retornos, perpassando por diversas outras demandas.
Diante disso, o uso de ferramentas de organização de documentos, especialmente, para os profissionais que ainda não contam com uma grande equipe para assumir as várias frentes necessárias ou ainda para aqueles que estão em busca de recursos tecnológicos que dispensem a necessidade de lidar manualmente as ferramentas de organização de documentos se torna uma grande aliada.
O arquivamento dos documentos é de suma importância para se manter o histórico do paciente sobre quais procedimentos realizou, frequência, os prognósticos, exames, resultados e termos de consentimento.
Por essa razão, neste artigo, listaremos 4 ferramentas de gestão para dentistas e os principais benefícios que cada uma delas pode trazer ao seu dia a dia!
Diferentemente da versão em papel, que exige o armazenamento dos documentos, categorizando-os em arquivos físicos, o prontuário eletrônico permite que essa guarda seja feita em um software odontológico. Essa automatização acaba por reduzir expressivamente — ou até eliminar — inconvenientes e retrabalhos.
Desse modo, diante da necessidade de consultar uma informação, basta que o dentista faça uma pesquisa no sistema, por exemplo, pelo nome do seu paciente, e cheque os dados de que precisa. Além disso, como o armazenamento é digital, o acesso ao prontuário não fica restrito ao consultório, sendo viável visualizá-lo sempre que necessário, a qualquer tempo e de todo lugar.
Nesse sentido, ainda vale destacar mais uma vantagem desse recurso: não será necessário manter um local físico para a armazenagem das informações. Isso pode, inclusive, otimizar o espaço em consultórios que contam com uma área mais enxuta.
Dentre as ferramentas de organização de documentos, é impossível não dar destaque às agendas online. Elas trazem toda a praticidade necessária para a programação dos atendimentos e para a visualização das consultas marcadas.
No entanto, indo além da questão da ordenação, se bem utilizadas, elas podem elevar exponencialmente a produtividade do consultório — garantindo, consequentemente, a satisfação dos pacientes. Isso se dá porque uma agenda online é capaz de centralizar todos os processos relativos ao atendimento odontológico.
Então, marcar visitas periódicas (por exemplo, para indivíduos em tratamento ortodôntico), fazer reagendamentos, confirmar consultas etc. se torna muito mais fácil. Com isso, também viabiliza assegurar que o seu público seja atendido pontualmente no horário previamente agendado.
Isso demonstra profissionalismo e valorização do tempo do seu paciente, que, naturalmente, também tem os seus compromissos. Em conjunto, esses pontos colaboram positivamente para a fidelização.
Embora a possibilidade de regulamentação da prescrição digital já fosse discutida há algum tempo pela direção do Conselho Federal de Odontologia (CFO), o cenário trazido pela pandemia do novo coronavírus tornou o processo bem mais célere. Com isso, os profissionais atuantes na área passaram a contar com um meio bastante relevante de digitalização das suas atividades.
A adoção desse recurso é outra prática que gerará reflexos positivos na satisfação dos seus pacientes, já que, com as prescrições digitais, passa a inexistir a necessidade de deslocamento do indivíduo até o seu consultório com o único intuito, por exemplo, de ter acesso a uma receita para a compra de um medicamento. Ou seja, há ganho de eficiência e agilidade, tanto para a gestão da sua rotina quanto para o seu público.
Para tanto, basta que você opte por uma plataforma digital que ofereça a solução para redigi-la e utilize um banco de dados específicos para a prescrição. Após a finalização, o paciente poderá acessá-la pela Internet.
Apenas lembre-se de que, para a comprovação da sua veracidade, é necessário validá-la no site Validador de Documentos Digitais. Ele é disponibilizado pelo Governo Federal, em parceria com o Conselho Federal de Medicina (CFM), o Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI) e o Conselho Federal de Farmácia (CFF).
O processo se dá com o upload do arquivo no formato PDF. Logo após, a página informa se o número de registro no Conselho Regional de Odontologia (CRO) do profissional está ativo e, por fim, se a prescrição é válida.
4. Sistema de gestão de estoque
Todo profissional da Odontologia que deseja ver a expansão do seu consultório deve enxergá-lo como uma empresa — e administrá-lo como tal. Isso quer dizer que é imprescindível ter controle sobre tudo para assegurar uma atuação preventiva diante de qualquer inconveniente ou, se inviável, ao menos uma resolução rápida de eventuais problemas que possam surgir.
Nesse sentido, o controle do estoque de materiais de consumo é fundamental, e os respectivos registros e acompanhamentos das movimentações desses itens podem ser facilitados com o uso de um software de gestão de estoque projetado para dentistas.
Por meio desse tipo de aplicação, é viável, por exemplo, cadastrar o produto e/ou o instrumental, inserir a quantidade mínima necessária em estoque e a atual, a data de validade (quando cabível) e o valor unitário.
Desse modo, será possível, inclusive, que você passe a ter uma visão macro da utilização dos materiais e dos instrumentais no seu consultório e, posteriormente, possa tomar melhores decisões de compra para evitar faltas ou excessos.
Como você pôde ver, atualmente, a tecnologia é uma grande aliada na gestão de consultórios odontológicos. Ela torna possível a utilização de diversas ferramentas de organização de documentos e gestão das informações que otimizam o seu tempo e a sua produtividade, mas também, impactam a satisfação dos pacientes, já que possibilitam a prestação de um atendimento de maior qualidade.
Embora a adoção de algumas soluções represente a necessidade de despender recursos, é fundamental que essa automatização dos processos seja vista como um investimento — e não como um gasto. Afinal, o uso dessas ferramentas de organização de documentos reverberará positivamente nos resultados da clínica.