Atuar como gestor de um condomínio exige dedicação – Jornal do Sindico Bsb
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Ano 2019AntigosEdição JS Nr 394, Fev 2019Edições
" Síndico em Destaque''
Condomínio do Ed. Mont Clair, na SQSW 101 bloco D Sudoeste
A Síndica em Destaque dessa coluna este mês de fevereiro de 2019, é a síndica Maíra Coelho Silva(foto), síndica do condomínio do Edificio Mont Clair, na SQSW 101 bloco D Sudoeste, Brasília DF.
Ser síndico é estar preparado para fazer gestão de uma corporação sem fins lucrativos, com recursos escassos e ter baixa remuneração financeira e pouco reconhecimento, pelo trabalho árduo, que requer atualização constante e elevadas obrigações perante a Lei.
Atuar como gestor de um condomínio exige dedicação 24 horas por dia, 7 dias por semana, pois as intercorrências são diárias.
Assim, é fundamental a organização de uma agenda que permita destinar algumas horas diárias para as rotinas do condomínio e bloquear outras para as atividades pessoais. Assim o tempo para administrar as eventualidades serão pontuais e não rotinas.
Todo gestor precisa de uma boa equipe para executar o planejamento, com prazos, qualidade e economicidade. Assim, alocar os funcionários do condomínio de acordo com suas expertises assegurará eficiência e ter bons profissionais, especialistas, ao lado proporcionará segurança e bons resultados.
Agrego ainda a importância da transparência, que pode ser promovida com uma comunicação interna adequada e sistemática. Os condôminos e moradores precisam saber o que está sendo realizado e os problemas que foram identificados para que possam avaliar a gestão e se integrar a ela.
A relação pessoal com os condôminos e moradores, estar sempre presente, é fator decisivo para promover a harmonia e o acolhimento àqueles que tem o condomínio como seu Lar.
Síndica Maira Coelho Silva e sua equipe do Edificio Mont Clair
Quando assumi identifiquei alguns problemas como a desarmonia, os grupos que defendiam seus interesses pessoais ao invés de defender a comunidade, pesos e medidas distintas no cumprimento das regras, falta de organização dos documentos na administração e ausência de um calendário atualizado para cumprimento de todas as tarefas e de controle do patrimônio.
Além disso, sem manutenção preventiva e com uma obra para ser iniciada há anos.
Tinha ciência que quando herdamos tudo organizado numa corporação a manutenção é mais fácil, econômica e ágil. Mas neste caso, sabia que precisava fazer um planejamento para decolar o avião e trocar as peças ao longo do vôo.
O condomínio é muito bem localizado, numa quadra com muita segurança e harmonizada, com uma edificação muito boa e com moradores que são pessoas excepcionais. Assim, as dificuldades, se bem administradas, se tornam mais fáceis de serem resolvidas.
Busquei melhorar as relações pessoais por meio da comunicação, criando um informativo mensal, ilustrado e leve, com notícias de interesse comum e que demonstraria a valorização de todos, proporcionando maior envolvimento e harmonia.
Passei a fazer cumprir as normas, divulgando as partes do regimento interno e da convenção cujos itens estavam causando ruídos e em seguida enviando notificação e multa, para todos que infringem as regras, sem privilégios. A demonstração da isonomia demonstra credibilidade.
Contratei uma profissional em organização de arquivos condominiais, para assegurar a guarda dos documentos de forma adequada e identificar o que estava pendente ou foi extraviado, para regularizar tudo.
Contratei um engenheiro para fazer um relatório de inspeção predial para demonstrar aos condôminos o que precisava ter manutenção e conscientização-los da importância deste item. Em paralelo foi contratado inspeção para os elevadores e outras áreas, para que as execuções fossem precisas. O maior problema que encontrei foi a falta de informações dos moradores quanto aos problemas do condomínio e o total desinteresse, pela maioria, em participar das assembleias e das atividades.
Além de uma equipe de confiança mas que não recebeu reciclagem e capacitação ao longo dos anos. Mas ao longo do tempo, com perseverança e determinação, estamos mudando o quadro e em breve a cultura será distinta.
Tenho certeza que os síndicos anteriores deram o seu melhor. Porém, devido ao tempo exíguo de alguns, muitas coisas foram acumulando ao longo do tempo, mas com planejamento, elaboração de táticas e métodos para execução, há possibilidade de avançarmos a passos seguros e largos.
Aponto que a organização do condomínio, o estabelecimento das regras para boa convivência, a negociação com os fornecedores por preço e qualidade e a inspeção predial, para executar as obras de forma adequada trouxeram economia e maior eficiência para o condomínio.
Há sistemas que nos abastecem de informações e nos proporcionam fazer um cronograma de atividades sistemáticas. Existe também no mercado empresas que oferecem este serviço a custo mensal. Porém, por hora, como recentemente contratamos uma empresa para fazer um relatório da inspeção predial, que nos aponta as ações a serem executadas, estamos cumprindo esta etapa e elaboramos um caderno com todos os itens de manutenção de um condomínio que requerem vistoria diária, semanal, quinzenal, mensal, semestral, anual, de 5/5 anos, de 8/8 anos, de 10/10 anos, e estamos seguindo a risca.
Manter a equipe motivada, pois são os olhos do síndico e os moradores informados e em harmonia para caminharmos unidos, em busca do melhor para a comunidade.
7-) Na sua opinião, quais são os elementos de sucesso para um bom Síndico e como os condôminos podem ajudar na Gestão? Os elementos de sucesso são promover a integração das equipes, dos condôminos e moradores; planejar a gestão, contratar bons profissionais e ter tempo para se dedicar e acompanhar o dia a dia, para estar sempre por perto, quando houver qualquer intercorrência.
Os condôminos podem ajudar na gestão participando do conselho fiscal, compartilhando suas habilidades e conhecimentos, relatando ao síndico o que avalia como positivo ou o que pode ser aprimorado, mantendo seus cadastros em dia e participando das pesquisas, que possibilitam ajustar o planejamento de acordo com o que é trazido por esta ferramenta de ouvidoria.
A maioria dos condôminos não se importam com estes itens, a palavra chave é economia. Mas temos consciência que temos que promover um mundo melhor, mais humanitário, respeitoso, acessível, sustentável e com a valorização de nossos recursos ambientais. Assim, cabe ao síndico insistir, informar, promover e motivar os condôminos quanto a estas questões. Recentemente assinamos um convênio com um instituto que contribuirá com a administração para implementar o projeto condomínio sustentável. É um desafio. Mas estamos focados que nos próximos anos teremos orgulho do caminho percorrido.
Temos um bom controle dos acessos. Instalamos 64 câmeras no condomínio. Estamos em total sintonia com a CONSEG que é um exemplo positivo aqui. Em breve incluiremos a portaria eletrônica, biometria e na reforma do pilotis, que está sendo encaminhada, ampliaremos a segurança da guarita.
Eu fiz o planejamento para esta gestão, estudando tudo de bom que foi feito pelos síndicos anteriores, busquei identificar as falhas para corrigi-las e agregar bons exemplos advindos do mercado.
Assim, sugiro que não torne a gestão uma coisa pessoal, todos deixarão suas marcas, com certeza, mas se preocupem em dar continuidade as ações desenvolvidas, aprimorando-as sempre. Nosso passado é nossa história, tem que ser preservada, mas é o olhar para o futuro que garantirá nossa evolução. Assim, mantenham as manutenções prediais em dia, toquem as obras, façam as regras serem cumpridas, administrem o patrimônio e proporcionem aos funcionários a capacitação contínua.