Diante dos novos desafios corporativos, o uso de tecnologias digitais é uma realidade cada vez mais presente nas organizações.
No embalo da Indústria 4.0, sistemas de informação em nuvem, big data e aplicativos móveis tornaram-se soluções indispensáveis para as empresas que buscam aumentar a produtividade de seus processos e resolver problemas cada vez mais complexos de maneira rápida e eficiente.
De acordo com uma pesquisa mundial realizada pela consultoria inglesa Verdantix com 382 gestores das áreas de QSMS, 57% pretendem utilizar aplicações móveis em 2018 para reportar desvios e/ou oportunidades de melhoria de seus processos, seja em uma ou em várias unidades, ou ainda como projeto piloto de uma instalação.
Nesse cenário, o app iAuditor - aplicativo para a realização de inspeções e auditorias mais utilizado no mundo - apresenta-se como uma solução importante para as empresas reportarem desvios (acidentes, incidentes, falhas e defeitos de produtos e serviços) e/ou oportunidades de melhoria de seus processos de QSMS, bem como para auxiliar na tomada de decisões.
O app pode ser baixado gratuitamente nas lojas Apple Store, Google Play e Windows Phone.
Destaco a seguir 10 vantagens que o uso do iAuditor pode trazer às organizações para que elas se diferenciem da concorrência nesse ambiente de rápida evolução tecnológica.
1- Economia de tempo e papel
Já dizia meu bisavô: "Tempo é dinheiro".
Essa máxima nunca esteve tão atual quanto nos dias de hoje.
Talvez o benefício mais evidente do iAuditor seja a economia de tempo para a realização de inspeções e auditorias com o uso de dispositivos móveis (celulares e tablets). Em poucos segundos, os reportes podem ser finalizados, armazenados e enviados por email aos responsáveis da organização pela tomada de decisões.
Por meio de uma plataforma na internet sincronizada com o app, as informações ficam disponíveis em tempo real a todos que têm permissão para acessá-las, permitindo a correção de desvios e a identificação de oportunidades de melhoria em maior escala e de maneira mais rápida.
Esse processo também economiza anualmente toneladas de papel, contribuindo com a sustentabilidade ambiental e com a melhoria no desempenho financeiro das empresas.
2- Facilidade na criação e edição de formulários
Tanto o app quanto a plataforma SafetyCulture na web permitem a construção de formulários com um simples drag-and-drop, além de possibilitarem que as inspeções/auditorias sejam complementadas em qualquer dispositivo, mesmo quando o usuário encontrar-se offline.
Relatórios podem ser gerados automaticamente e enviados à gerência ou a clientes, tornando mais fácil a identificação de tendências e a análise das informações.
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3 - Padronização de processos de inspeção e auditoria
Além de possibilitar a construção de listas de verificação (checkists), o iAuditor permite a padronização dos processos de inspeção em toda a empresa, facilitando a análise do desempenho das equipes de Segurança, Qualidade, Auditoria Interna, etc.
Podem ser criados formulários padronizados para determinada(s) área(s) ou processo(s), tornando mais eficiente o preenchimento e o reporte dos desvios e/ou oportunidades de melhoria dentro da organização.
4- Envio de fotos e documentos
Um dos recursos mais utilizados pelas organizações, o app permite anexar fotos e documentos digitais aos formulários, como forma de evidenciar o que está sendo auditado/inspecionado.
Essas informações podem ser anexadas a um relatório de inspeções/ auditorias em pdf e compartilhadas entre os funcionários. Na versão paga para as empresas, a plataforma permite o download e upload de dados ilimitados.
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5- Acesso gratuito à biblioteca pública de checklists customizados
O sistema permite o acesso gratuito a mais de 80.000 checklists (listas de verificação), já prontos, de inspeções e auditorias para diversos setores de atividade.
Tais checklists podem ser baixados e adaptados às necessidades das empresas, servindo como referência para a criação e/ou edição de formulários nas áreas de QSMS em diversos setores, como Construção, Hospitalidade (Hotéis/Restaurantes), Manufatura, Transporte/ Logística, Alimentos, Mineração, entre outros.
6- Base de dados para a tomada de decisões
A plataforma SafetyCulture auxilia a organização a gerenciar riscos e a manter os registros de inspeções e auditorias centralizados.
Além disso, é possível realizar a administração dos usuários na plataforma, definindo grupos de funcionários para receberem determinados formulários e autorizando diferentes níveis de acesso aos mesmos.
Com isso, os gestores podem utilizar o sistema como ferramenta para a tomada de decisões, priorizando pontos críticos dos processos e designando responsáveis para atuarem nos desvios e/ou identificarem oportunidades de melhoria da maneira mais produtiva para a organização.
7- Acesso à ferramenta de análise
Na versão paga, a plataforma SafetyCulture possibilita o acesso a uma ferramenta de análise para monitoramento do desempenho das inspeções e auditorias realizadas.
Esse módulo permite gerar gráficos e estatísticas sobre as informações contidas nos formulários, bem como filtrá-las de acordo com a necessidade de cada área, facilitando a tomada de decisões por parte dos gestores. Também é possível obter um panorama das não conformidades registradas nas auditorias/ inspeções, servindo como base para a implementação de ações corretivas.
Essas informações podem ser exportadas para outros formatos, como pdf, csv (Excel) e word, dependendo de como a empresa planeja utilizá-las posteriormente.
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8- Definição e notificação dos responsáveis pelas ações corretivas
Outra funcionalidade importante do sistema é a possibilidade de criar ações corretivas para os itens avaliados nos formulários e designar responsáveis para atuarem nesse desvios.
Toda vez que algum funcionário é selecionado para atuar em uma não conformidade, o sistema envia a ele um email ou notificação com as informações do desvio, a prioridade e o prazo para executar a ação corretiva.
O acompanhamento e a gestão dessas ações pode ser feito tanto na plataforma SafetyCulture quanto no app.
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9- Recurso de agendamento de auditorias
Um novo recurso disponibilizado recentemente é a possibilidade de agendar auditorias e inspeções na plataforma. Selecionando o modelo de formulário desejado, o usuário pode atribuir a si mesmo, a outro funcionário ou a um grupo de usuários uma data para início e data limite para a realização da auditoria, além de poder definir a frequência com que ela será realizada.
O funcionário responsável pelo preenchimento receberá então uma notificação próximo à data de realização da auditoria/ inspeção, e a auditoria agendada ficará salva em seu app e na plataforma.
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10- Integrações
Como recurso avançado para as empresas, é possível integrar a plataforma SafetyCulture com alguns sistemas utilizados pelas organizações.
Tais integrações possibilitam a automatização dos fluxos de trabalho e a transferência de dados de forma mais rápida entre a plataforma e o sistema das empresas.
Pensando nas diversas aplicações do iAuditor, o QSP realizou, em 2017, um acordo de cooperação técnica com a empresa australiana SafetyCulture para auxiliar as organizações brasileiras na utilização do app e da plataforma na internet.
A parceria inclui, entre outros serviços, a customização dos formulários de inspeção e auditoria para as organizações interessadas.
Para conhecer os serviços que oferecemos relacionados ao iAuditor, entre por aqui.
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Marcadores: Meio Ambiente, Qualidade, Segurança e Saúde no Trabalho
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Fernando Fibe De Cicco
Administrador de Empresas pela FGV. Pós-Graduado em Finanças Corporativas pelo INSPER. Profissional Certificado em Gestão de Riscos - C31000. Coordenador de Novos Projetos do QSP.
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