Consulta n.º 15
Trata-se de consulta formulada pela Defensora Pública Ana Simone Viana Cota Lima, nos seguintes termos:
É o presente para solicitar instruções de como devemos proceder com os P.As antigos ( superiores a 5 anos de arquivamento), uma vez que estamos a beira de não possuirmos mais espaço físico para arquivá-los em nossa unidade.
Na mesma situação, encontram-se armários com caixas cheias de copias de encaminhamentos e perícias que datam de período anterior à criação da DPE, ou seja, da época da PAJ.
Precisamos de espaço para o arquivamento de P.As, dentre outros documentos.
Para fins disciplinares, considerando o prazo prescricional das sanções disciplinares de, no máximo, 05 (cinco) anos - art. 184 LC 988/06, a Corregedoria-Geral poderia simplesmente autorizar o descarte de todo material cujos últimos atos fossem anteriores àquele período.
Contudo, trata-se de bem público esse acervo, de interesse não meramente privado.
Aliás, a Lei Federal nº 8.159/91 regulamenta a política nacional de arquivos públicos e privados, bem como o Ato Normativo DPG nº 88/2014 disciplina a Divisão de Gestão Documental, que deverá definir a política a ser adotada pela Instituição e, dentre outras atribuições, elaborar a chamada 'tabelas de temporalidade'.
Portanto, orientamos que a Coordenação da Unidade de Ribeirão Preto mantenha todo esse material até a definição dessas diretrizes e regras.