Folha de ponto digital e todos os seus benefícios - Oitchau
A folha de ponto digital é um método aliado das empresas. Isso porque a utilização dos sistemas automatizados no geral, contribui na condução de processos, na qualidade de produtos e serviços e na redução de custos operacionais.
A ideia é oferecer informações integradas e seguras on-line e em tempo real, para que os gestores do RH tenha melhor condições de atuarem e também oferecer mais transparência e agilidade junto ao trabalhador. É cada vez mais comum as empresas adotarem recursos como este a fim de se tornarem mais ágeis e competitivas.
Tendo isso em mente, a seguir, neste artigo, vamos abordar mais aspectos sobre como o ponto digital, e sua respectiva folha, é essencial nos dias de hoje para o bom funcionamento do departamento pessoal das organizações. Acompanhe!
Como funciona a folha de ponto digital?
Todos os meses, executar o fechamento do ponto dos colaboradores é uma das atividades essenciais presentes na cotidiano da área de recursos humanos. Seja qual for o tamanho da equipe da empresa, é necessário dedicar muita atenção para essa tarefa, tudo isso para evitar possíveis erros.
Neste sentido, felizmente a tecnologia trouxe ferramentas que facilitam esse trabalho, propondo a integração de informações para agilizar e otimizar todo os procedimentos envolvidos nesse trâmite.
Dentro deste contexto, a folha de ponto digital passou a ser um dos métodos mais seguros e eficazes para se ter os dados sobre o controle de ponto e a gestão de horas trabalhadas pelos profissionais nas corporações.
Na prática, o modelo é integrado a um aplicativo online de registro de jornada, por exemplo, no qual os colaboradores podem fazer as suas marcações de horários por meio de smartphones, tablets ou computadores. É possível também, neste caso, integrar o relógio de ponto comum ao sistema digital. Por meio do recurso, toda vez que um profissional bate ponto, o sistema preenche sua folha de maneira automática.
Ainda em relação a efetividade das informações recebidas, sistemas de controle de ponto alternativos, como o Oitchau, são mais seguros e completos do que em relação aos modelos de folha de ponto manuais.
Isso porque essas plataformas já vêm com relatórios que notificam quando são identificadas inconsistências na folha de ponto, por exemplo. Isto significa que, se existe dias sem marcações ou com batidas faltantes, possíveis atrasos, faltas injustificadas, etc. Todos os dados relevantes ao gerenciamento das jornadas aparecerão de forma rápida e simples aos administradores.
Imagine ter que fazer os cálculos manuais das jornadas de trabalhos de todos os profissionais, semanalmente, para cada colaborador? Ou ainda, verificar o saldo devedor, as horas que devem ser compensadas, o que deve ser pago ou descontado de acordo com as políticas da empresa? Tudo isso devidamente conferido mais de uma vez, evitando dar margem para qualquer problema relacionado a Justiça do Trabalho?
Com certeza, a rotina do departamento de RH seria resumida apenas ao controle de folha de ponto manual. No entanto, buscando por praticidade e pela atuação de um departamento pessoal mais estratégico, muitas organizações têm optado pela folha de ponto digital.
Dessa forma, quando o profissional registra o ponto, os dados são enviados automaticamente para o aplicativo, as informações correm em tempo real e todos os cálculos são atualizados automaticamente, facilitando o controle de banco de horas para gestão e para o colaborador, pois ele também passa a controlar suas horas trabalhadas.
A partir do momento em que a legislação trabalhista aprovou a portaria 373/11, conhecida como a lei do ponto eletrônico, as empresas ganharam uma liberdade maior para escolher o tipo de gestão da jornada de trabalho. Entre os modelos de registro, podemos apontar o controle de ponto digital como o mais eficiente.
A razão é simples: esse sistema de folha de ponto digital se adapta à realidade das organizações modernas, pois utiliza a funcionalidade dos aplicativos. Desse modo, a marcação de ponto pode ser feita de qualquer lugar e fica acessível a todos os colaboradores por meio de um celular, tablet ou computador pessoal, como já mencionamos mais acima.
Sabemos o quanto esta flexibilidade é relevante nos dias atuais. Principalmente em tempos nos quais as empresas adotaram o sistema de trabalho em home office e permitem que os colaboradores escolham em qual período do dia desejam executar suas tarefas.
Alguns benefícios do controle de ponto digital são os recursos oferecidos pelo sistema, como:
Coleta de dados feita com segurança reduzindo os espelhos de pontos incorretos;
Mais agilidade na montagem da escala de trabalho;
Resolução em tempo real dos espelhos e folhas de pontos;
Melhor organização da escalas de férias dos colaboradores;
Painel para os gestores tomarem decisões estratégicas;
Relatórios com as informações mais importantes para o RH;
A empresa tem a liberdade de definir os locais para marcação de pontos;
Gerenciamento facilitado do banco de horas;
Avisos no caso de possíveis ausências.
Benefícios da folha de ponto digital
Conforme mostramos ao longo deste artigo, a automação da marcação de horários pelo controle de ponto e, consequentemente, a folha de ponto digital, colocou fim a um trabalhoso processo mensal de cálculo das horas trabalhadas para o fechamento da folha de pagamento. Durante essa tarefa, a equipe de RH não podia dar atenção a outras demandas importantes do negócio.
Com a ajuda de sistemas inteligentes, os lançamentos são feitos em tempo real e a folha de pagamento é gerada automaticamente. Essa eficiência reduz os riscos de ações trabalhistas por pagamentos errados. Além disso, ajuda o time do RH a focar suas competências nas estratégias da organização.
2. Diminui os problemas com arredondamentos
Quando a marcação de horários é contabilizada por meio de uma folha de ponto manual, a possibilidade de erros e arredondamentos indevidos é muito grande. Pode ser que o colaborador tenha esquecido de anotar o seu período de trabalho assim que terminou o expediente. No dia seguinte, ele tenta lembrar os horários, mas é provável que gere estimativas imprecisas.
Além disso, essa anotação manual permite que os membros da equipe cheguem atrasados alguns minutos e registrem a chegada no horário oficial. Pode parecer algo inofensivo, no entanto, o acúmulo dessa prática multiplicado pelo número de colaboradores causa grandes prejuízos financeiros para o negócio.
E, para evitar esta situação, a adoção de uma folha de ponto digital favorece a marcação de horários exatos. O resultado é um relatório preciso do número de horas trabalhadas e a redução de gastos com registros confusos.
3. Aumenta a segurança para a empresa ao impedir possíveis adulterações
As plataformas de folha de ponto digital, por meio de suas funcionalidades, impedem falsificações. Por exemplo, o sistema de GPS aponta a localização exata do colaborador quando iniciou seu horário de expediente.
4. Dá mais autonomia aos profissionais
Os aplicativos digitais ajudam a inserir na empresa um conceito inovador de recursos humanos, chamado de "empoderamento do colaborador". Essa abordagem visa conferir ao time maior autonomia na sua vida profissional e poder de decisão nos processos internos da organização. Com essa tecnologia, os colaboradores aprenderão também a serem mais responsáveis com as marcações dos seus horários de trabalho.
Folha de ponto on-line e Oitchau
A plataforma Oitchau é um sistema de marcação de ponto on-line, ideal para empresas que buscam otimizar o controle de ponto e a folha de ponto digital. Isso porque esta plataforma oferece várias vantagens sobre os demais tipos de marcação, como integração de informações em um só lugar, acesso permitido apenas as pessoas envolvidas na gestão de pessoas, informações em tempo real, e muito mais.
É possível acessar os registros de marcação de qualquer lugar e em horário e todas as informações integradas deste processo estão em um só lugar para a melhor tomada de decisões. Você poderá gerir melhor as entradas e saídas, bem como as horas cumpridas de trabalho, horas extras, além desta demanda ser obrigatória, itens que compõem a folha de ponto on-line.
Conheça algumas opções da solução Oitchau:
O sistema Oitchau atende a diferentes tipos de empresas, como condomínios, comércio e varejo, empresas de TI, instituições de ensino, indústria, entre outras.
Há diferentes tipos de planos e você pode optar por um de acordo com as necessidade da sua empresa ou a quantidade de colaboradores que possui em um período e expandir o seu plano gradualmente.