​Armazenamento em nuvem: saiba quais são os benefícios para a sua empresa de contabilidade
Atualizado em: 17/05/2018 Tempo estimado de leitura: 4 minutos
O ​armazenamento em nuvem é um processo que tem ganhado muitos adeptos nos últimos anos devido à sua facilidade de armazenar, acessar e compartilhar dados na internet.
Trata-se de um mecanismo em rede que elimina custeio e manutenção da própria estrutura de armazenamento do computador, por exemplo, e possibilita agilidade de acesso, seja em qualquer lugar do mundo que tenha internet.
Muitas empresas, de diferentes portes e segmentos, têm adotado esse tipo de armazenamento e se beneficiado pelas facilidades que ele oferece. Para as empresas de contabilidade, a nuvem veio para agilizar e contribuir com o trabalho dos contadores.
Isto, porque o profissional contábil lida com inúmeras informações e muitos dados de vários clientes. Nesse sentido, o armazenamento em nuvem pode contribuir com a garantia de maior segurança das informações das empresas, o que evita a perca de dados, tanto de clientes, quanto da própria empresa de contabilidade.
E o que deve ser considerado para trabalhar com armazenamento em nuvem?
Bom, existem alguns requisitos que merecem atenção quando o assunto é implementar a nuvem, como a questão da durabilidade. É importante que os dados sejam armazenados em várias instalações e em múltiplos dispositivos, dessa forma, as chances de sobrevirem a situações de perdas de dados, como em caso de falhas mecânicas, aumentam.
Outro requisito é o de segurança. Os dados armazenados em nuvem podem e devem ser criptografados, tanto aqueles inativos como os que estão em trânsito. Mesmo sendo depositadas na rede, as informações precisam estar submetidas a um controle de acesso e permissões, que funcionam também em armazenamento local.
Muitas pessoas ainda desconfiam e temem o armazenamento em nuvem, além de questionarem sobre sua eficiência e segurança. Contudo, a nuvem tem muito a oferecer para as empresas. Confira alguns de seus benefícios:
Como já dito anteriormente, o armazenamento em nuvem permite um controle maior de acesso aos dados. É possível configurar qual usuário deverá acessar e/ou editar determinando arquivo.
2. Descarte do armazenamento local
Como a nuvem possibilita armazenar informações de forma virtual, o uso de HDs, pendrives e CDs pode ser totalmente descartável. Dessa forma, a troca de informações entre os usuários é facilitada.
3. Acesso e compartilhamento facilitado
Mesmo que funcionários estejam fisicamente em locais diferentes, ambos podem acessar a mesma base de dados. Além disso, a troca e atualização de informações podem ser feitas em tempo real.
4. Flexibilidade no armazenamento
O espaço de armazenamento pode ser aumentado ou diminuído, isso vai depender da quantidade e tamanho de arquivos. A empresa pode, então, contratar o tipo de serviço mais adequado para sua realidade. Para isso, é importante pesquisar quais são os tipos de nuvem e qual mais se encaixa ao seu perfil.
Como migrar o sistema de contabilidade para a nuvem?
Se você se convenceu de que o uso da nuvem tem muito a contribuir para o fluxo da sua empresa e deseja adotar esse mecanismo de armazenamento o mais rápido possível, é preciso, antes, se atentar a alguns passos.
Para iniciar essa migração é importante realizar um planejamento estratégico, já que cada empresa apresenta características específicas. Nesse sentido, é importante identificar as necessidades e regras do negócio, para desenhar um modelo de nuvem mais adequado à estrutura da empresa.
Esse trabalho deve ser feito por uma equipe altamente especializada, seja interna ou terceirizada. Independente do tamanho de cada empresa, é importante planejar, levantar recursos e tempo, com pouca margem de erro, para executar a migração dos dados para a nuvem. Essa mudança é a oportunidade de deixar sistemas para trás e optar pela utilização de versões mais leves e econômicas.
Se a sua instituição não possui equipe especializada para realizar esse trabalho, existem empresas que trabalham com esse processo de desenvolvimento de projeto, levantamento de estratégias e sustentação dos servidores migrados para a nuvem.
Qual sistema adotar?
Caso tenha dúvidas de qual empresa contratar e como começar essa pesquisa orçamentária, indico aqui a Fortes Contábil Web, que trabalha com a automação contábil completa na nuvem para o seu escritório e é o sistema que eu tenho adotado para o meu.
As principais funcionalidades desse sistema estão relacionadas às demonstrações contábeis que podem ser organizadas de forma individualizada ou em conjunto de Balanço Patrimonial, Demonstração de Lucros e Prejuízos Acumulados (DLPA), Notas Explicativas, dentre outros.
Há ainda o Plano de Contas, que pode ser feito no modelo SPED e modelo ITG 1000 para empresas em geral: indústria, comércio e serviços. É possível também fazer a geração de obrigações acessórias, como o arquivo do SPED Contábil, SPED fiscal, Sintegra e DeSTDA. No Módulo Pessoal, pode-se gerar relatórios GPS e arquivos SEFIP, GRRF e Seguro Desemprego Web.
Os benefícios são muitos! Você tem acesso a um conteúdo mais explicativo sobre o Sistema Fortes Contábil Web. Gostou deste conteúdo? Compartilhe e comente sobre suas experiências com o armazenamento em nuvem. O que ele mudou em sua empresa?