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Governo de São Paulo investe no 5S
Desde julho passado, os 600 funcionários que integram a equipe da Fundação para o Desenvolvimento da Educação (FDE), órgão vinculado à Secretaria do Estado de São Paulo, estão vivendo uma experiência diferenciada. É que se encontra em implantação, o Programa de 5S - uma filosofia de origem oriental que visa a melhoria contínua da gestão da qualidade.
"A decisão de adotar o programa 5S na FDE coincidiu com a minha chegada à fundação e, como sou habituado a trabalhar com ferramentas de qualidade, não poderia ser diferente. Após conversarmos com os profissionais da instituição, decidimos praticar o 5S para, depois, começarmos a implantar outros programas, especialmente aqueles voltados às metas e às qualidades do serviço público. O 5S é o primeiro passo para qualquer organização que deseja estar atenta à questão de melhorar a condução dos trabalhos, da redução de custos desnecessários e da melhoria de relacionamento com o público", justifica o diretor executivo da FDE, Sérgio Kobayashi.
A iniciativa de aplicar o programa na FDE, que deverá ser concluída em novembro deste ano, custará cerca de 160 mil reais. No entanto, Kobayashi explica que este investimento pode ser considerado mínimo, pois os resultados possibilitarão a criação de um núcleo de qualidade. Mas, esta não é a primeira vez que o Governo de São Paulo investe em programas de qualidade na fundação, pois já foram realizadas outras ações em determinadas áreas administrativas. Por outro lado, estas não tiveram resultados satisfatórios, uma vez que deixaram de ser concluídas ou não movimentaram atividades mais amplas.
"A qualidade total que objetivamos vai acontecer de forma programática e pragmática. Os profissionais da casa, na média, são bons e possuem elevado nível cultural, o que irá facilitar a adoção do 5S. Com certeza, a formação dessas pessoas será facilitadora. O programa , conforme concebido pelos japoneses, é o equivalente ao ensino fundamental para o futuro doutor. É assim que vamos começar. Todos aprendendo a ler e a escrever na mesma cartilha", complementa o diretor executivo da FDE.
A implantação do Programa 5S na FDE foi viabilizada através de uma parceria firmada com o Instituto Uniemp - Fórum Permanente das Relações Universidade-Empresa, uma organização não-governamental que atua no desenvolvimento de pesquisas científicas e tecnológicas, facilitando o trabalho entre universidades, organizações e governos. Através do 5S, os funcionários da FDE aprenderão a utilizar melhor o material da empresa, reduzindo custos, poderão aumentar o desempenho pessoal e em grupo, ampliando inclusive a eficiência e a produtividade.
"Os agentes da fundação primeiro entenderão a importância dessa filosofia que, de maneira simples, traz resultados rápidos. Em seguida, serão preparados para os outros programas de gestão de qualidade", comenta o diretor executivo do Uniemp Cesar Ciacco. Neste momento, os colaboradores do FDE estão recebendo treinamentos sobre os princípios e começam a ser preparados para uma ação mais direta.
Na prática, o Uniemp irá auxiliar os trabalhos focados em cada princípio do 5S: Senso de utilização (seiri) - identificação, classificação e remanejamento dos recursos que não são úteis ao fim planejado; Senso de ordenação (seiton) - organizar os objetos, ferramentas e dados de forma racional, permitindo facilidade de fluxo de pessoas e utilização dos mesmos com rapidez e segurança, a qualquer momento; Senso de limpeza (seisou) - prática indispensável que deixa o ambiente de trabalho agradável e contribui para a conservação da empresa; Senso de asseio (seiketsu) - foca a organização e a higiene pessoal, que interferem diretamente no ambiente corporativo e na auto-estima das pessoas, sendo que o esforço é fator fundamental para melhorar a convivência social da empresa; Senso de autodisciplina (shitsuke) - consciência das responsabilidades, sem que ninguém precise lembrar disso. É fazer do 5S uma prática diária, para manter a qualidade no trabalho e na vida. No primeiro S, senso de utilização, a proposta é mostrar como os recursos não aproveitados, como papéis, material didático ou de construção, podem ser eliminados, através das informações coletadas pelos agentes e que são processadas de forma mais correta e eficiente (sobre o desempenho dos alunos), e como os equipamentos de trabalho serão utilizados de maneira correta. A equipe do Uniemp também irá implementar um sistema de gestão empresarial (ERP) para otimizar as informações da fundação e organizar o trabalho desenvolvido.
"O ERP é uma ferramenta do ponto-de-vista prático fundamental para estruturar o trabalho desenvolvido pela FDE, baseado no programa 5S. Com o sistema, todo o processo administrativo e gerencial da fundação poderá ser controlado de forma eficiente, evitando-se o retrabalho", explica o consultor do Uniemp, Maurício Prates.
Por fim, ele comenta que o 5S é um dos instrumentos gerenciais utilizados para alcançar e se manter os mais avançados programas de qualidade nas empresas, pois é uma proposta de gerenciamento participativa, em que cada colaborador tem a oportunidade de desempenhar sua função, através do estímulo máximo da criatividade e da delegação de autonomia com responsabilidade. "É um estímulo também ao trabalho em equipe", conclui Prates.
Disseminação do 5S - Este programa começou a ser utilizado no Brasil, a partir da década de 70, em grandes empresas como Petrobrás, Volkswagem, Ford e General Motors. Mais recentemente, os órgãos públicos também despertaram para a importância desta iniciativa, para melhorar o trabalho e o relacionamento com seus usuários.