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Gestão de Documentos x Guarda de Documentos
Qual a diferença entre Gestão e Guarda de Documentos?
Temos uma frase que define bem nosso trabalho:
"Guardar é um hábito, organizar é um sistema"
Essa frase me acompanhou muito em minhas aulas dentro do Senac (Serviço Nacional de Aprendizagem comercial) e dentro da Fesp (Faculdade de Sociologia e Política de SP), vou usá-la para conversarmos e trazer uma compreensão mais profunda sobre o tema Gestão de Documentos, dessa forma ao avaliar o assunto terá mais clareza.
Como guardar papéis tornou-se algo necessário para as empresas, mas "chato, penoso e sem "glamour", nasce na década de 20 o termo "Arquivo Morto", que até hoje nos assombra, pois apesar de vivermos na Era da Informação e Conhecimento, os arquivos continuam em maioria sendo tratados e lembrados como nos primórdios da Era Industrial.
Guardar é algo natural para nós, já faz parte do ritmo humano, desde que o homem inicia sua trajetória na escrita, nasce a necessidade de guardar documentos produzidos; essa tarefa historicamente foi delegada há escribas e sacerdotes, por conta dos conhecimentos técnicos e, esses fundamentos foram primordiais para o nascimento das bibliotecas.
Nos acostumamos a pesquisar em bibliotecas e entender que havia um sistema a ser seguido, mas quando falamos em arquivo esse caminho nunca foi "natural", pois a responsabilidade de organizar os documentos produzidos ficou a cargo do gerador da informação, ou seja, de instituições, empresas etc., apesar da existência da ciência da Arquivologia, poucos a conhecem, mesmo porque, no Brasil não temos essa faculdade em todos os estados, falar sobre a faculdade de Arquivologia é sempre um susto para a maioria das pessoas, me lembro bem de uma pessoa muito sincera que me disse certa vez "Meu Deus, fizeram uma faculdade para isso", muito espanto sempre, mesmo atualmente, falar sobre sistemas e arquivos juntos parecem "coisas" estranhas.
Entendo a necessidade de reflexão sobre essa questão, pois informação é algo vital para o desenvolvimento de pessoas e empresas, assim quando falamos em arquivos não estou me referindo a papéis, mas sim ao conteúdo dentro dos suportes, ou seja, sua informação pode estar registrada dentro de um papel, de uma foto, de um jornal, dentro de uma planilha em Excel, etc.
É de vital importância que saiamos do arquivo morto para a luz da era da informação, e o caminho é a Gestão dos documentos, hoje os sistemas de recuperação de informações são eficazes e os resultados com a rapidez dos sistemas de GED (Gestão Eletrônica de Documentos) em nuvem nos traz a disponibilidade imediata de acessar nossas informações em qualquer lugar do planeta, esse é um caminho a seguir, mas para isso precisamos analisar nossos conceitos e preconceitos sobre o tema e buscar o entendimento sistêmico, para que possamos fazer a transição e transformar informação em conhecimento.
Elisabete F. Santos
Presidente – Grupo Criarq
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O Grupo Criarq prioriza seus parceiros em tudo o que faz. Como parte desse compromisso, chegou a nossa vez de firmar um acordo de transparência e controle sobre as experiências compartilhadas em nossa plataforma.
A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) é uma nova lei de privacidade do Brasil que entrará em vigor em 16 de agosto de 2020. Ela se aplica ao processamento de dados pessoais físicos e eletrônicos. Neste sentido, atualizaremos nossos termos de proteção de dados existentes para incluir termos específicos da LGPD de maneira gradativa em nosso sistema a partir da sua vigência.
Lembre-se que nosso sistema já oferece recursos que você pode usar como suporte ao plano de adequação à LGPD. Este comunicado fornece detalhes adicionais e traz novidades sobre como podemos ajudar você e sua empresa a se adequarem à Lei. Consulte as informações abaixo para saber mais sobre os recursos que chegaram aos Sistemas que passaram por melhorias.
Os sistemas te ajudam a organizar todos os dados que você e sua empresa armazenam no sistema e há muito tempo fornece recursos e políticas para ajudar você a proteger suas informações. Confira como este serviço funcionará a partir da vigência da LGPD:
Propriedades e contas – O Controlador (cliente da Criarq) decidirá quais usuários terão acesso às diferentes camadas do sistema SGEP®, podendo definir quais recursos disponíveis serão ativados ou desativados a qualquer tempo, incluindo movimentação de colaboradores da área que devem ser informadas prontamente à Criarq.
Controle de dados – O Controlador poderá definir novos parâmetros de armazenamento e coleta de dados podendo tomar decisões referentes ao tratamento dos dados pessoais inseridos no SGEP®.
Usuários – O Controlador terá autonomia para gerenciar a exclusão de todos os dados associados a identificadores de usuários específicos que fazem parte de sua empresa.
Retenção de dados – O Controlador poderá definir o prazo em que os dados no nível do usuário e do evento armazenados pelo SGEP® serão excluídos automaticamente dos servidores.
Publicidade de Documentos – O usuário terá autonomia para definir quais documentos se tornarão públicos através das opções de download e compartilhamento por link externo.
Logout por tempo de inatividade – Visando proteger sua navegação em nosso sistema, sua sessão será encerrada automaticamente após 60 (sessenta) minutos de inatividade. Fique tranquilo, sua sessão não será encerrada durante o upload de arquivos.
Para mais esclarecimentos, entre em contato com o nosso Help Desk através do e-mail helpdesk@criarq.com.br. Agradecemos a sua atenção.