Você contador sabe muito bem a rotina de um escritório de contabilidade, não é? A quantidade de documentos gerada pelos escritórios exige um método de organização bastante apurado para que não se perca nenhum documento.
Os métodos tradicionais de organização através de arquivos físicos, pastas, caixas e muitas etiquetas, só é indicada se levada a sério, com critérios bem estabelecidos e comprometimento com um arquivamento de qualidade. Mas existem também outras ferramentas que podem contribuir na rotina e organizar seu escritório contábil.
Automatize seus processos manuais
É comum os profissionais de contabilidade enfrentarem um cenário de excesso de processos manuais, pela característica natural de suas atividades e por desconhecer ferramentas e sistemas disponíveis para sistematizar e agilizar os processos. Por exemplo, o escritório pode utilizar sistemas de gerenciamento de documentos para envio e recebimento de arquivos, ou utilizar sistemas para gerenciamento das solicitações dos clientes.
Sem dúvida, dedicar um tempo para pesquisar serviços que possam automatizar os processos é um investimento de retorno garantido, pois o tempo e qualidade na execução só melhora com essas soluções.
Utilize alguma metodologia de gerenciamento de tarefas
Existem inúmeras metodologias e sistemas que podem contribuir na organização das tarefas em seu escritório de contabilidade. Com a utilização de métodos e processos padronizados, é possível organizar as tarefas por equipe, definir o fluxo de trabalho entre as tarefas e colaboradores, saber o que cada colaborador está fazendo e o tempo gasto em cada tarefa, entre vários outros benefícios.
Evite horas-extras e excesso de tempo de trabalho
Um dos fatores mais relevantes para a baixa produtividade é o excesso de trabalho e atividades, isso quer dizer que quanto mais se trabalha menor é a produtividade. Pode parecer confuso, mas não podemos confundir o significado de produtividade, diferente do que se pode pensar, produtividade é gerar mais resultado e melhor qualidade com menos esforço, ou seja, produzir mais em menos tempo. Outro fator relevante é que o excesso de atividades leva a falta de organização e baixa qualidade nos resultados das tarefas.
Portanto, se sua equipe precisa melhorar a produtividade, talvez o melhor a fazer é equilibrar o tempo e demanda de trabalho da equipe, organizando os processos e prioridades e otimizando o fluxo de trabalho.
E agora, será que seu escritório de contabilidade vai ficar mais organizado? Deixe um comentário e conte pra gente!