No entanto, a prorrogação do prazo não é uma surpresa, pois uma pesquisa do Serasa Experian com mais de 500 empresas, realizada em 2019, já mostrava que 85% das organizações não estariam prontas para a regulamentação brasileira. Outro indicador do Gartner mostrava que menos de 30% de todas as organizações sujeitas à LGPD estariam completamente em conformidade com a lei até agosto de 2020.
O prazo para adequação exige das empresas a preparação necessária para que sua implementação seja efetiva. Gestores e organizações têm sido bombardeados com uma infinidade de informações e discussões entrecruzadas que, se não organizadas sistematicamente em um plano de ação multidisciplinar, serão de pouca serventia e poderão até retardar a adequação.
A questão principal a ser analisada, nesse primeiro momento, é a estruturação básica de um projeto interno de adequação nas organizações. Nele, é preciso constar com clareza a definição de objetivos, organização de processos e funções das pessoas envolvidas.
Programa de privacidade e proteção de dados – estrutura
Importante salientar que a Lei nº 13.709/2018 já tinha passado por uma mudança em 27 de dezembro de 2018, com a Medida Provisória 869. O ponto para ter mais atenção nesse aspecto foi a criação da Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD). No entanto, esse prazo de adequação vem sendo discutido, em virtude do novo coronavírus.
Em suma, a ANPD é um órgão fiscalizador que se comunicará diretamente com os agentes de tratamento das empresas, assim como os titulares de dados pessoais. Portanto, apesar das empresas e o poder público ganharem mais seis meses para se adaptar ao texto legal, eles terão a tarefa de preparar esse agente, responsável pelos relatórios que serão emitidos à fiscalização.
Dado pessoal, dentro da normativa, é um conceito que identifica uma pessoa natural ou jurídica, que abrange da coleta ao descarte de informações. No dia a dia, estruturar a organização de dados exige um ordenamento de ações. Porém, antes de abordar esse ponto, cabem os seguintes questionamentos:
1- Qual é a finalidade das informações guardadas em sua empresa, a frequência de uso e sua necessidade?
2 – Há fácil acesso a elas, incluindo a transparência no trato dessas informações? Nesse aspecto, é preciso organizar mais que uma política de privacidade interna, mas uma comunicação que seja inteligível, simples e acessível para todas as pessoas, pois essa é uma exigência da nova lei.
3- Qual o grau de segurança e responsabilidade na gestão dessas informações?
Como a normativa exigirá não só o cumprimento da lei, mas também a exibição de relatórios que comprovem essa condição, a LGPD traz justamente a obrigação de se criar um sistema de deveres e responsabilidades, com gestão estratégica e diligência qualificada.
Adequar sua empresa para maio de 2021 é algo possível, desde que a organização esteja baseada em processos, gestão integrada e ações efetivas, traçadas por prioridades.
Um mapa de dados com o levantamento das informações que a empresa lida é o start importante dessa missão e vai ao encontro das perguntas acima citadas sobre o retrato atual de informações de seu negócio.
Com a Autoridade Nacional de Proteção de Dados, uma pessoa da empresa será o representante junto às obrigações e fará o meio de campo entre fiscais e time interno. Sendo assim, verifique e treine um profissional de área com mais familiaridade nesse setor, como TI, Financeiro ou RH, por exemplo.
Essa análise consiste em avaliação de risco e um plano de ação que parta do que é mais simples para o mais complexo, feito em parceria com o agente interno.
A criação de um questionário para entender a necessidade de cada departamento é uma ação quantitativa, assim como as qualitativas, como a implementação de entrevistas nos setores, fluxogramas para processos específicos internos e soluções tecnológicas. Nesse ponto, os softwares de organização, monitoramento e proteção são ferramentas essenciais.
1 – Levantamento do risco para o titular.
2 – Risco operacional para o negócio.
3 – Risco jurídico.
Nessa fase, verifique o formato dos dados, seu tratamento, métodos internos de transferência e organize por departamento, categoria, sensibilidade do dado, finalidades de cada tratamento, formas de armazenamento etc.
E por último, mas não menos importante, conscientize o time de funcionários quanto à relevância dessa adequação. Proponha que pensem não só no aspecto de compliance da lei, mas da experiência do usuário. Como é a relação do titular desses dados com sua empresa? Essa é parte que diz respeito à humanização e prática da normativa.
A WDC trabalha com soluções em proteção de dados que auxiliarão no mapeamento, organização, monitoramento e proteção das informações da sua empresa. As marcas parceiras Check Point e Sophos fornecem softwares e hardwares de segurança, incluindo proteção endpoint, firewalls, gateways de segurança, controle de acesso à rede, criptografia, prevenção de perda de dados, entre outros.
Por meio do inovador sistema de comercialização "as a service", a WDC viabiliza soluções para incrementar o processo de implementação da LGPD, assim como auxilia na inserção permanente de seu negócio à Era da Transformação Digital.