Gestão de notas fiscais ajuda a combater potenciais problemas • Becomex
Gestão de notas fiscais ajuda a combater potenciais problemas
Becomex 1 outubro, 2015
A primeira etapa do processo de gestão fiscal consiste na organização de documentos fiscais, ou seja, no controle de todas as notas fiscais de compra e venda. À primeira vista, esse processo parece simples, no entanto, pode gerar problemas caso não seja bem feito. Notificações por causa da emissão de notas erradas pelo fornecedor ou mesmo furos no faturamento pelo não acompanhamento de alterações de alíquotas são potenciais falhas.
Neste post, você vai conferir boas práticas para notas de entrada e saída. Amplie seu conhecimento para combater possíveis problemas.
Você está lendo o Diário Oficial?
Essa é uma pergunta simples para medir como está o controle da carga tributária das notas fiscais. Se não existe um acompanhamento diário das leis, há um risco elevado da empresa cometer erros de faturamento que aumentam seu risco fiscal. Neste ano, por exemplo, o governo sobretaxou diversos produtos e se a alíquota muda, é hora de rever o preço de venda.
Sendo assim, uma boa prática é fazer a leitura do Diário Oficial da Fazenda de cada estado onde a empresa possui operações para se informar sobre novos decretos e alterações de leis fiscais e tributárias. Esta tarefa é bastante complexa por vários motivos, entre eles, a linguagem jurídica dos diários e a dificuldade de mapear as atualizações quando o portfólio de produtos da empresa é variado. Isso porque as mudanças – de impostos, regime especial, regras de importação – são baseadas na NCM.
Importante ressaltar que a empresa precisa, ainda, organizar o fluxo de comunicação entre os diversos colaboradores que atuam em rotinas associadas a tributos, como a equipe de faturamento, que emite as notas e calcula impostos.
O que a Becomex faz?
A consultoria especializada mapeia todos os produtos que a empresa compra e vende, analisando cada NCM para monitorar possíveis mudanças. Todas as leis que sofrem alterações e que podem impactar a produtividade da empresa são enviadas à equipe interna responsável pela gestão tributária e fiscal.
O fornecedor está emitindo corretamente as notas fiscais?
É o fornecedor que emite as notas fiscais de entrada, mas caso o fisco identifique algum erro, a empresa que recebe o documento também arca solidariamente com as consequências. Se gerenciar as notas de saída já é um desafio, imagine controlar as informações de notas da cadeia de fornecedores. É por causa dessa dificuldade que muitas empresas acham mais fácil confiar no documento emitido do que criar um método de controle logo na entrada de mercadorias.
Esse comportamento, no entanto, traz uma série de riscos. Afinal, se a nota fiscal possui erros relacionados a informações comerciais e fiscais, como quantidade de materiais, NCM ou o próprio preço, a conta no final do mês não vai fechar e a empresa poderá ter expressivas perdas, além de estar exposta perante o fisco.
Companhias em alto nível de compliance estão atentas a esses riscos e costumam implementar uma gestão de documentos fiscais eletrônicos. No entanto, o gerenciamento só é eficaz quando integrado com as informações da Secretaria da Fazenda. Como isso funciona? Por meio do acompanhamento do que está sendo movimentado na Sefaz, uma atividade que é executada pela consultoria especializada da Becomex.
Cada nota emitida passa pela Sefaz para ser autorizada e então enviada ao cliente. Assim, controlando esses dados é possível identificar 100% das notas fiscais emitidas contra sua empresa e, principalmente, avaliar quais estão com erros. Com isso, é possível solicitar ajustes ou um novo documento ao fornecedor, antes mesmo da mercadoria chegar ao seu destino.
Importante destacar que é comum as empresas receberem as mercadorias mesmo com documento fiscal errado para somente depois solicitarem o cancelamento e a emissão de uma nova nota fiscal. Isto porque, geralmente, a nota só é conferida no momento de recebimento da mercadoria, que está sendo esperada para atender a produção. Essa atitude pode causar diversos problemas, afinal, como saber se a nota fiscal com erros foi cancelada? Aí está mais um bom motivo para fazer a gestão de documentos fiscais integrada com os dados da Fazenda.
Neste post, vimos quantos detalhes estão envolvidos no processo de gestão de notas fiscais e como cada etapa deste gerenciamento tem impacto na apuração fiscal. Desde a leitura dos diários oficiais até o controle das informações contidas nas notas emitidas de fornecedores, há uma série de desafios diários para as equipes internas das empresas, que se desdobram para executar inúmeras atividades. Por isso, um bom caminho para combater potenciais problemas é contar com o auxílio de uma consultoria especializada.