Você já calculou o Takt do seu projeto? - PM Canvas
Estabelecido que os projetos são projetos são processos, a gestão do projeto deve moldar o processo para que tenha eficiência.
Podemos pensar em dois tipos de eficiência:
• Eficiência de recursos: o quanto do tempo disponível dos recursos alocados no projetos são empregados em trabalho que agrega valor ao produto final.
• Eficiência de fluxo: o quão rápido e sem filas os insumos e deliverables intermediários são transformados e se integram ao produto final a ser entregue ao cliente.
Infelizmente, os projetos são processos sujeitos a variações relativamente grandes e é difícil, senão impossível, obter concomitantemente máxima eficiência de recursos e máxima eficiência de fluxo. Ter recursos que não estão sendo utilizados na plenitude de sua capacidade constitui um desperdício. Porém, a única maneira de fazer com que todos os recursos trabalhem a 100% de sua capacidade é fazendo com que produzam aquilo que não é necessário naquele momento, o que também caracteriza um desperdício. Para qual lado vai pender a decisão depende da estratégia de cada organização.
Na abordagem Takt PM (Takt Project Management), esperamos que o gestor tome suas decisões estratégicas em relação à eficiência do projeto, com visibilidade tanto para a eficiência de recursos como para a eficiência de fluxo, tendo como pano de fundo as variações existentes obtidas pelo reporte do progresso dos pacotes de trabalho. Na prática, o primeiro passo em busca da eficiência do projeto é calcular o Takt do projeto.
Posso explicar de uma maneira simples como fazer esse cálculo fazendo algumas considerações ao respeito do trabalho num projeto. Um projeto trabalha na velocidade do recurso mais lento. Quer prever quanto tempo vai demorar um projeto, de maneira simples e precisa? Calcule baseando-se no recurso mais lento da cadeia de valor do projeto. Qualquer recurso que produz deliverables num ritmo superior ao recurso mais lerdo na cadeia de valor está acumulando estoques de deliverables, portanto gerando uma forma de desperdício. Imagine um projeto que tem que produzir uma série de deliverables intermediários e que, uma vez integrados, constituirão o produto final do projeto. Visualize uma dupla qualquer desse projeto, um assumindo o papel de fornecedor de deliverables e o outro de cliente consumidor. A maneira mais eficiente de trabalharem em sintonia é que o fornecedor produza deliverables no ritmo que o cliente os consome. Como esse trabalho é sujeito a imprevistos e variações naturais, talvez o fornecedor deva produzir num ritmo ligeiramente superior ao consumido para compensar essas flutuações.
Se você compreendeu até aqui, você está apto para entender o conceito de Takt do projeto.
Takt do projeto é o ritmo de produção de deliverables do projeto, sem desperdícios, que considera riscos e se desdobra de maneira proporcional e sustentável para cada membro da equipe, capaz de gerar o produto final do projeto no prazo requerido pelo cliente do projeto.
O Takt do projeto pode ser apresentado de duas maneiras equivalentes: o tempo entre duas entregas consecutivas de uma entrega-padrão ou a quantidade de determinada entrega-padrão produzida no projeto por período de tempo. Embora o Takt possa ser medido em qualquer entrega (deliverable) do projeto, uma atenção especial deve ser dada às entregas produzidas pelos recursos que assumem num dado momento a posição de gargalo do projeto. Tomando um exemplo do workshop de gestão de projetos PMDome , para entregar um domo geodésico para o cliente, no prazo requerido de 40 minutos, é preciso que os montadores de polígonos sejam capazes de produzir um pentágono a cada 5 minutos. Esse nível de produtividade só é possível alcançar trabalhando com 2 montadores de polígonos.
Como você pode perceber, o cálculo do Takt do projeto nos habilita a fazer o dimensionamento adequado da equipe de projeto, sem faltar e nem sobrar, considerando variações. Chamo esse cálculo de rightsizing.
Rightsizing é o dimensionamento enxuto e adequado da equipe de projeto ao longo da cadeia de valor, considerando riscos, capaz de entregar o produto de projeto na data requerida pelo cliente e permitindo à equipe de projeto trabalhar em ritmos sustentáveis.
O modelo tradicional de gerenciamento de projetos adota datas intermediárias de atividades, muitas vezes forçadas artificialmente para se chegar numa data final prometida politicamente, sem considerar ritmos sustentáveis nem dimensionamento racional da equipe.
A gestão simplista ataca problemas pontuais do não cumprimento das datas intermediárias sem pensar holisticamente. Como já mencionei antes, dependendo do ponto da cadeia de valor projeto, se acelerarmos atividades indistintamente podemos apenas aumentar o estoque, piorando a situação do fluxo de caixa, sem necessariamente adiantar a data final do projeto. Ao passo que trabalhar com gestão do fluxo e ritmos aumenta o leque de ações gerenciais, permite identificar gargalos e bloqueios, mostra para onde deve ser direcionada a ação e com qual intensidade deve ser aplicada, buscando abrangência no projeto como um todo. A gestão do fluxo também fornece uma melhor visão de quanto saudável está o projeto (se existe fluxo de deliverables em toda a cadeia de valor, o projeto está saudável!).
Finalmente, você deve me perguntar: – na prática, como calculo o Takt do Projeto? Você não calcula e sim simula o projeto do começo até o final. Eu recomendo que você construa um relay race diagram (veja artigo anterior) e usando ele como base simule o projeto. Use um software de simulação dinâmica, que seja capaz de lidar com estoques, filas, alocação de recursos e eventos no tempo. Com o advento dos videogames, esses algoritmos estão plenamente disponíveis, vários dos quais de uso gratuito. No software educacional que construí no iPad, usei um desses algoritmos de videogame real time strategy para simular a execução do projeto e com isso determinar prazos e dimensionar, de maneira simples, o rightsizing dos recursos. Uma vez feito isso, é simples e direto calcular indicadores para eficiência de recursos e para eficiência de fluxo.
E a variação? Vou te mostrar no próximo artigo da série que ela também pode ser considerada de uma maneira simples e prática.