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1 PERGUNTAS FREQUENTES Porque devemos utilizar a empresa Tungsten-Network para enviar as nossas facturas? Para além das vantagens indicadas anteriormente, a facturação electrónica é o método preferido pela 3M para receber as facturas dos seus fornecedores. As facturas em papel só serão processadas manualmente mediante acordo prévio. A facturação electrónica será um requisito obrigatório para novos concursos e para novos fornecedores? A facturação electrónica via Tungsten-Network será incluída no processo de avaliação de novos fornecedores e concursos. A 3M poderá incorporar cláusulas e condições nos novos contratos que exijam que os fornecedores enviem as suas facturas através da rede da Tungsten-Network. Existem encargos associados a este serviço? Se optarem pela Solução Integral existe uma taxa de adesão anual acrescido de um custo por transacção. Os custos da Solução Integrada são os seguintes: Inscricão anual 1.250* Gratuita Custos de transação por factura para faturas adicionais facturas por mês facturas por mês 0, facturas por mês 0, facturas por mês 0,44 Mais de facturas por mês 0,32 *) A taxa anual cobre uma única entidade legal. Caso possuam entidades legais múltiplas ou emissores múltiplos de facturas, poder-se-ão aplicar taxas adicionais. Queiram por favor clarificar este ponto directamente com o representante da Tungsten-Network.
2 Caso queiram optar pela utilização da alternativa Web Form não será necessário suportarem a taxa de adesão para poderem começar a utilizar o serviço. Apenas pagarão uma taxa de transacção por factura. Custos para a alternativa Web Form : Apenas têm que adquirir antecipadamente um lote de transacções. A taxa de transacção é paga por factura ou nota de crédito processada, independentemente do número de linhas ou valor das mesmas. Custo de transação anuais por fatura 1-52 faturas por ano Gratuitas Cada fatura (compra minima de 25) 2 *) As 52 transacções grátis estarão disponíveis automaticamente e poderão ser utilizadas no decurso de 12 meses voltando a ser disponibilizadas após um ano. Caso necessitem de mais do que 52 transacções anuais, deverão adquirir pelo menos 25 transacções. Uma vez realizada a primeira aquisição, deixarão de ter acesso à opção gratuita. **) Opções de Pagamento: Poderão pagar por PayPal ou cartão de Crédito. Aceitamos Visa, Visa Electron, MasterCard, Maestro, Solo e American Express. Poderemos também emitir uma factura. Esta última opção no entanto obrigaria a uma aquisição mínima de 125 transacções gerando um custo administrativo de 15% O que cobre a taxa de adesão na alternativa Solução Integrada? A taxa de adesão inclui o custo de acesso à rede da Tungsten-Network bem como os custos gerais da sua manutenção. É um custo anual independentemente do número de clientes que são servidos por esta rede pela vossa empresa. Porque é que os custos não são suportados pela 3M? Actualmente a 3M não suporta os gastos que os seus fornecedores incorrem com a emissão das facturas em papel. Tanto a 3M como os seus fornecedores pagarão uma taxa pela utilização dos serviços da Tungsten-Network e ambos beneficiarão dos mesmos. Considerem a poupança que resultará da eliminação do papel, a sua impressão e gastos de envio postal quando começarem a
3 utilizar o serviço de facturação electrónica. A 3M efectuará os seus pagamentos utilizando a Tungsten-Network? A Tungsten-Network não é uma plataforma de pagamento; a 3M continuará a utilizar a sua forma de pagamento actual. A 3M também proporcionará um serviço gratuito chamado e-supplier Connect que permitirá ao fornecedor comprovar on-line os dados da sua factura e informação sobre o seu pagamento, sem a necessidade de solicitar ajuda ao Helpdesk do nosso Departamento de Contas a Pagar. Para mais informação sobre e-supplier queiram visitar o seguinte portal: e-supplier:- http//solutions.3m.com/wps/portal/3m/en_eu/partners3/suppliers/ Será necessário assinar um contrato com a Tungsten-Network? Sim. Se decidirem pela utilização da Solução Integrada deverão assinar um acordo com Tungsten-Network. Se optarem pela Web Form ser-vos-á pedido que aceitem os termos e condições standard apresentados. Será necessário instalar algum Software? Não é necessário instalar um software específico. A Tungsten-Network proporciona uma solução fácil de utilizar. A Tungsten-Network não necessita de utilizar formatos específicos de informação uma vez que tem a capacidade de aceitar facturas em qualquer formato e ficheiros em qualquer estrutura Já utilizamos o envio de informação de facturas directamente a outros clientes; posso enviar facturas EDI/XML à 3M? EDI e XML são apenas formatos de informação que poderão ser utilizados para enviar informação para a Tungsten-Network no caso de optarem pela utilização da Solução Integrada. A 3M não receberá qualquer informação electrónica directamente dos seus fornecedores. Já tenho a possibilidade de colocar as nossas facturas à disposição dos nossos clientes por Internet o que lhes permite visualizar a imagem de uma factura. Posso utilizar este sistema em substituição da Tungsten-Network? Não, a rede da Tungsten-Network assegura que a 3M recebe a informação num formato
4 compatível com o seu sofware de contabilidade e sempre que aplicável faz o mapeamento com o registo de bens recebidos. Disponibilizando à 3M uma imagem da factura ou uma opção para efectuar o download da informação num formato fixo não cumpre os requisitos dos processos de negócio da 3M. Podemos enviar facturação electrónica a todos os nossos clientes utilizando os serviços da Tungsten-Network? Sim. Uma vez que aderem à rede da Tungsten-Network, esta possibilitará o envio de facturação electrónica a todos os vossos clientes membros da referida rede, incluindo outras entidades do grupo 3M. Temos previsto para breve a substituição do software de facturação; devemos esperar? A rede Tungsten-Network aceita qualquer formato de importação. Poderão pois aderir à rede Tungsten-Network e enviarem as vossas facturas. Quando estiverem preparados para utilizarem o novo software, simplesmente avisem a Tungsten-Network das alterações do formato da informação emitida e eles encarregar-se-ão de realizar as alterações necessárias para assegurar a continuidade do processo por forma a garantir uma transição transparente. Será que a Tungsten-Network tem a possibilidade de trabalhar com pessoal técnico que não domina a língua Inglesa? Sim. Se necessitar de ajuda para configurar a sua conta queira contactar +44 (0) solicitando assistência nas seguintes línguas: Holandês, Francês, Alemão, Italiano, Português e Espanhol. A Tungsten-Network também possui serviços ao cliente nos seguintes países: País Contacto Local Australia +61 (1) Belgica +32 (0) Dinamarca Finlândia +358 (0)
5 França +33 (0) Alemanha +49 (0) Irlanda +353 (0) Itália Malásia +60 (1) Holanda +31 (0) Nova Zelândia +64 (0) Noruega Polónia Portugal +351 (1) Singapura +65 (8) Africa do Sul Espanha Suécia +46 (0) Suiça Reino Unido +44 (0) Estados Unidos da América +1 (0) US Datacenter +1 (0) Outros países da APAC +60 (3) Existem informações adicionais disponíveis sobre o service prestado pela Tungsten- Network? Sim, queiram visitar