Como identificar quais devem ser os processos automatizados na empresa?
13/06/2018 Atualizado em 14/10/2020
Modernizar sua empresa tornando seus processos automatizados trará inúmeras vantagens. O aumento da produtividade, maximização do desempenho funcional, minimização da ocorrência de falhas humanas e a tomada de decisões mais eficazes são algumas delas.
Diante do aumento da competitividade do mercado global e com os clientes se tornando cada vez mais exigentes, a implementação de softwares que potencializem os procedimentos da companhia se torna um requisito mínimo para garantir seu espaço no mercado.
Entretanto, para alcançar esses objetivos e aproveitar os benefícios da tecnologia, é preciso saber identificar quais processos devem ser automatizados e como transformá-los.
Neste post, elaboramos um passo a passo para ensinar a você como executar essas tarefas e explicamos a importância de monitorar os procedimentos modernizados. Confira!
Como identificar quais são esses processos
A inovação dentro de uma companhia não pode ser realizada de forma negligenciada. Primeiramente, é necessário saber precisamente quais processos, tarefas e operações se beneficiarão com a automatização.
Caso contrário, você pode deixar de modernizar procedimentos que aproveitariam a tecnologia, como também aplicar a tecnologia naqueles que não possuem essa necessidade. A seguir, listamos as etapas a serem seguidas para melhor identificá-los.
O primeiro passo é entender no que consiste e como se opera a tecnologia que será utilizada, caso contrário, você não saberá com o que exatamente estará lidando.
Basicamente, a automação consiste na aquisição de um software de gestão e na sua implementação no estabelecimento, entre as suas funcionalidades estão:
integração entre canais de atendimento, setores, servidores e demais sistemas;
analisa a qualidade dos serviços dos colaboradores;
gere a documentação de forma automática;
monitora o negócio em tempo real e de qualquer localidade;
conecta o negócio com as redes sociais;
efetua cálculos de forma automática, instantânea e precisa;
Classifique as tarefas mais adequadas a serem transformadas
Os aplicativos de gestão vieram para eliminar tarefas burocráticas e auxiliar os administradores, gestores e demais funcionários em suas atividades. A partir dessa ideia, pode-se concluir que as tarefas a serem transformadas devem:
ser repetitivas e recorrentes, como enviar mensagens, efetuar pagamentos etc.;
não necessitar de interação humana, como negociações;
serem mais confiáveis se executadas por um processador, como cálculos matemáticos;
exigir um sistema robusto, rápido e completo, por exemplo, o cadastro de clientes e coleta de dados;
economizar recursos, como tempo e capital, se aplicada a automação.
Saiba quais serão as vantagens obtidas em cada processo
Você também deve saber quais funcionalidades do software serão úteis para cada um dos processos da empresa. Confira alguns exemplos de como um bom programa facilitará o trabalho e potencializará a produtividade dos envolvidos em cada atividade.
Oferece controle de filas, consulta rápida ao perfil dos clientes, lista de consumidores inativos, rápida contabilização de descontos, entre inúmeras outras funções.
Essas funções permitem que os vendedores saibam como agradar cada um dos clientes, fazendo com que se sintam únicos e os fidelizem.
Fornece um controle eficaz de despesas de atendimento, cadastro de contratos de serviços, detalhamento do faturamento por hora, localidade, franquia e chamadas adicionais.
Com esses dados, você saberá quais filiais ou franquias são mais lucrativas, quais são as despesas ou custos que poderão ser reduzidos com o atendimento em determinado horário, data e local.
Medição de produtividade, monitoramento remoto e em tempo real das tarefas. Você identificará se determinado funcionário está ocioso por falta de serviço ou sobrecarregado pelo seu excesso.
Você também saberá a produtividade de cada colaborador, assim será possível tomar medidas para maximizá-la, como eliminar empecilhos que estejam atrapalhando seu trabalho.
Integração com redes sociais como o Facebook, atendimentos on-line por chats, pesquisas de satisfação, catálogo de serviços. Essa lista é meramente exemplificativa, seria inviável expor neste guia a ampla gama de funcionalidades e vantagens oferecidas pelo programa.
Como transformar os processos
Agora que você detectou quais são as tarefas que devem ser automatizadas, faz-se preciso conhecer os passos as serem seguidos para efetuar sua correta implementação, conheça-os abaixo.
Estabeleça uma cultura de modernização
Muitos administradores e colaboradores são conservadores e não aceitam a ideia da modernização, por não conhecerem as vantagens ou o custo-benefício do investimento. Para resolver esse problema, marque reuniões e demonstre os benefícios e as funcionalidades da tecnologia.
Faça um mapeamento da estrutura da empresa
Elabore uma lista de todos os processos e subprocessos da organização e planeje como será a estrutura da empresa após a implementação da tecnologia.
Aproveite a oportunidade para criar um novo script aos processos, eliminar seus falhas e traçar uma nova rotina de trabalho, pois a automatização garantirá uma exacerbada economia de tempo, que poderá ser preenchido com atividades adicionais.
Arquitete um cronograma de implementação
Planejamento é a chave para que o novo sistema seja implementado adequadamente. Crie um cronograma contendo dias determinados para instalação e integração de cada módulo, datas para a realização de testes, para consertos de eventuais desvios e um prazo final para que tudo esteja pronto.
Você não deseja que erros sejam cometidos ou que os funcionários deixem de utilizar o software simplesmente pelo fato de não saberem como utilizá-lo.
Programe horários específicos para que os colaboradores aprendam a manusear as novas tecnologias, eles eliminarão suas dúvidas, terão suas motivações reforçadas e a nova rotina iniciará com a máxima produtividade.
A importância em monitorar os processos automatizados
Para garantir a eficiência dos serviços, é preciso averiguar se os resultados estão conforme o planejado. A identificação e mensuração dos impactos são realizadas por meio de indicadores de desempenho, também conhecidos como KPI. Alguns exemplos de indexadores aplicados no atendimento são:
tempo médio de atendimento – TMA: a redução desse tempo demonstra que houve otimização do atendimento;
tempo médio de espera – TME: ele deve ser reduzido ao mínimo, assim o cliente não desistirá de ser atendido;
first call resolution: se houve aumento no número de problemas solucionados em um único atendimento ao mesmo cliente;
taxa de satisfação: demonstra se o consumidor teve seus problemas resolvidos e está satisfeito com o atendimento; e
taxa de amplificação: relaciona-se à interação do público com a empresa nas redes sociais; para verificá-la, contabilize o número de curtidas, "likes" e compartilhamentos nas plataformas on-line.
Existem inúmeros KPIs, aplique aqueles que entender necessários para saber se houve redução de gastos, aumento da satisfação dos clientes entre outros ganhos. Eles devem ser aplicados antes e periodicamente após implementar a tecnologia.
Com as dicas expostas nesta publicação, você sabe exatamente quais devem ser os processos automatizados, as vantagens ao fazer essa escolha, como modernizá-los e monitorar as mudanças para garantir a máxima produtividade, satisfação do cliente e competitividade perante os concorrentes!
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