PHC dintranet. A gestão eficiente dos colaboradores da empresa - PDF
Kátia Pinho Machado
1 PHC dintranet A gestão eficiente dos colaboradores da empresa A solução ideal para a empresa do futuro, que necessita de comunicar de modo eficaz com os seus colaboradores, por forma a aumentar a sua produtividade. BUSINESS AT SPEED Visite Logo na página inicial o colaborador vizualiza toda a informação relevante sobre a empresa. Destinatários Empresas preocupadas com a organização e produtividade dos seus colaboradores Solução Gestão de projectos e tarefas pessoais Gestão dos meus contactos Agenda pessoal Benefícios Aumento da produtividade dos colaboradores da empresa Gestão da informação pessoal Uniformização da informação
2 Principais funcionalidades Ferramentas de produtividade pessoal. Actualização constante de tarefas e projectos pessoais. Gestão de agenda pessoal totalmente integrada com a agenda do Software PHC. Gestão de contactos pessoais. Registo e consulta de chamadas telefónicas. Divulgação de regras e procedimentos internos sobre o funcionamento da empresa. Inquéritos de satisfação, avaliação, reclamação ou outros. Visualizar mensagens recebidas. O Portal Interno Com a intenção de competir num mercado global e com o intuito de aumentar o volume de negócios, as organizações têm que apostar em ferramentas de gestão inovadoras que optimizem a produtividade do dia-a-dia de trabalho dos seus funcionários. Uma das soluções que possibilita aumentar os resultados de ambos, passa por rentabilizar a gestão pessoal num único local. Desta forma, a empresa está a contribuir para que os processos de trabalho de cada colaborador se tornem mais organizados e mais eficientes. dintranet Este módulo tem como mercado alvo empresas preocupadas com a organização e produtividade dos seus colaboradores. Ferramentas de Produtividade Pessoal Esta solução digital disponibiliza diversas ferramentas pessoais, que vão aumentar a eficiência e a produtividade dos colaboradores. Pode gerir os seus projectos pessoais a partir de um único local. Os funcionários podem enviar e receber mensagens sem sair da aplicação. Informação pessoal organizada por projectos e tarefas Esta área possibilita ao funcionário organizar toda a sua informação pessoal em projectos e respectivas tarefas, permitindo: Visualizar os projectos e tarefas pessoais na página inicial; Registar em cada projecto pessoal, o nome, um resumo, uma descrição, etc.; Registar em cada tarefa o projecto pessoal a que se encontra alocada; indicar a data limite para a execução, o qual originará um registo automático na agenda pessoal; registar a respectiva prioridade, etc.; Consultar uma listagem de tarefas em aberto; Saber se uma tarefa pessoal já ultrapassou a sua data limite, através da listagem de Tarefas com Limite Ultrapassado da página inicial. Mensagens pessoais colocadas num monitor Esta opção permite enviar e receber mensagens ou recados de um outro funcionário da empresa incluído no ficheiro de utilizadores da aplicação. Desta forma, passa a ser possível: Visualizar os recados enviados na página inicial; Aceder a uma listagem das mensagens recebidas e não lidas, identificadas por emissor, dia e hora de recepção; Enviar uma mensagem de resposta de uma forma rápida e clara, sendo que no resumo fica registado a identificação de replay RE: e na descrição aparece uma separação de Mensagem Anterior ; Activar a opção Espera Resposta, que indica ao destinatário que deve retornar uma resposta sobre a mensagem enviada; Entre muitas outras opções. p. 2
3 Blocos de Notas dividido em diversas áreas. Bloco de notas pessoais a partir do mesmo local Esta funcionalidade disponibiliza um local central onde pode colocar e visualizar notas pessoais, apontamentos ou tópicos diversos, permitindo: Colocar um resumo e uma descrição em cada nota; Visualizar num monitor todas as notas pessoais registadas; Identificar as notas pessoais pelos seguintes tipos: Confidencial, Memo, Ideia, A Fazer, Reunião ou Diversos. Desta forma, ao aceder ao monitor de bloco de notas pode visualizar os registos em formato de árvore, organizados por tipos. Agenda Pessoal As marcações pessoais agendadas pelo funcionário já podem ser controladas a partir da página inicial. Assim, com esta aplicação é possível: Visualizar uma agenda com uma base semanal; Introduzir e consultar datas pessoais, como assuntos a tratar, aniversários, etc. Organizar as acções pessoais a concretizar, uma vez que toda a informação se encontra no mesmo local. De uma forma rápida tem acesso a inserir marcações na agenda pessoal. Nesta ficha pode colocar os mais diversos dados sobre o contacto. Visualize as Chamadas não atendidas e saiba quem é que o tentou contactar e para que número é que pode ligar. Se possuir o módulo PHC dsuporte Interno ou o PHC dcrm, a agenda passa a conter visitas ou marcações de índole profissional. Contactos Pessoais Com o PHC dintranet tem a possibilidade de consultar e editar contactos pessoais com diversos dados, incluindo: Consultar e editar toda a informação sobre os contactos a partir de um mesmo local; Colocar no contacto: nome e data de nascimento, morada e telefone de casa, nome e telefone da empresa, , telemóvel, etc.; Pesquisar, de forma rápida e a partir da página inicial, um contacto por nome ou parte de um nome. Chamadas Telefónicas Se o funcionário está ausente da empresa ou se tem uma reunião interna, este é o local apropriado para visualizar as chamadas que se encontram pendentes. Aqui é possível: Visualizar, de uma forma destacada, as chamadas não atendidas na página inicial; Consultar e actualizar chamadas telefónicas recebidas; Saber quem tentou contactar, a que horas e o número que se deve ligar; Classificar as chamadas como atendidas e colocar informação da data, hora e duração da chamada. Links ou Atalhos Favoritos Nesta área, os atalhos favoritos ou mais importantes ficam acessíveis e centralizados no mesmo local. Esta funcionalidade permite: Criar links para as áreas do digital mais utilizadas ou para sites importantes; Visualizar todos os links favoritos públicos e privados, a partir da página inicial; Organizar os atalhos favoritos por categorias pré-existentes ou então criar uma nova; Observar a partir de uma Listagem de Favoritos todos os registos, em formato árvore, separados por categoria. Coloque na primeira página os links mais produtivos. p. 3
4 Nos Apontamentos pode editar vários tipos de notas pessoais, o que possibilita uma consulta organizada. Notícias mais importantes sobre a empresa disponíveis logo na página inicial. Quando existem mensagens novas, as mesmas são visualizadas na página inicial da aplicação e continuam no mesmo local até serem marcadas como lidas. Na página inicial pode visualizar uma lista de chamadas não atendidas, ou seja, as chamadas recebidas para o funcionário que ainda não foram dadas como atendidas. A opção de contactos permite pesquisar e editar os contactos pessoais do funcionário. Informação e Regras Internas Com esta funcionalidade, a empresa pode disponibilizar informação referente a regras, procedimentos internos e notícias, nomeadamente: Dar a conhecer os diversos tipos de procedimentos internos, como o horário de trabalho, as regras de utilização do cartão de ponto, os locais para fumadores, etc.; Criar e manter regras e procedimentos internos, com acessos condicionados por utilizador; Disponibilizar notícias importantes; Dar a conhecer reportagens fotográficas de eventos da empresa. Com o acesso às Regras Internas, os novos funcionários ficam imediatamente a par das principais normas da empresa. Leilões O PHC dintranet fornece ainda um local onde podem ser criados e elaborados leilões internos, o que possibilita a troca directa de produtos entre colaboradores. O que pensam os utilizadores do Software PHC "Com o Software PHC conseguiu-se automatizar todos os processos internos da organização, obtendo assim uma maior produtividade da parte dos utilizadores e consequentemente ganhos de eficiência de toda a estrutura, com vantagens acrescidas para os nossos clientes. Dinis Pires, responsável do Convento do Espinheiro. O funcionário tem a possibilidade de colocar em leilão um bem que pretenda vender. Diferenças para outras aplicações PHC Este módulo é diferente das restantes aplicações PHC para Windows, ou seja, não tem 100% das funcionalidades que estão disponíveis para o sistema base. Como tal, antes de o adquirir deve analisar pormenorizadamente se este permite executar as operações que, neste momento, a sua aplicação central eventualmente já executa. Solução Interna O módulo PHC dintranet é uma aplicação com informação interna da empresa, que só pode ser acedido por utilizadores/colaboradores pertencentes à mesma. Ao aceder à Internet é solicitado ao utilizador o Nome do Login e a Password. p. 4