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Como a TEGMA implementou o Compliance e melhorou a gestão do seu negócio
"A partir de junho de 2007, momento em que a empresa tornou-se uma companhia de Capital Aberto, listada na B3 no segmento Novo Mercado - dedicado àquelas com o mais alto nível de Governança Corporativa, intensificamos nosso desejo de fortalecer e contribuir com a integridade no ambiente de negócios do Brasil por meio do fortalecimento da conformidade em nosso ambiente interno e mercado de atuação", conta Luciano Neto, Gerente Executivo Jurídico e Compliance Officer da Tegma. Confira o case completo.
26/10/2020 14:03 • Equipe Compliance Total
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Há mais de 50 anos no mercado, a TEGMA é um dos mais importantes operadores logísticos do Brasil que faz parte de um seleto número de empresas do setor que estão listadas na B3 (Brasil, Bolsa, Balcão). Com atuação em todo o território nacional, a empresa possui 21 filiais estrategicamente localizadas, totalizando 1,8 milhões de metros quadrados de pátios e 27 mil metros quadrados de armazéns.
A companhia é especializada em operações complexas e de alta criticidade, atuando com um portfólio amplo de serviços capazes de atender de forma personalizada as necessidades de cada cliente. Considerada uma das maiores operadoras da América Latina voltada para o transporte de veículos zero-quilômetro, a TEGMA movimentou mais de 800 mil unidades em 2019, fato que a posiciona como importante player estratégico do outbound automotivo.
"A partir de junho de 2007, momento em que a empresa tornou-se uma companhia de Capital Aberto, listada na B3 no segmento Novo Mercado - dedicado àquelas com o mais alto nível de Governança Corporativa, intensificamos nosso desejo de fortalecer e contribuir com a integridade no ambiente de negócios do Brasil por meio do fortalecimento da conformidade em nosso ambiente interno e mercado de atuação", conta Luciano Neto, Gerente Executivo Jurídico e Compliance Officer da Tegma.
Apesar de conhecido propósito da nova área de Compliance e anunciado o começo da implementação do sistema de integridade, ainda em 2019, a TEGMA sabia que atender aos requisitos regulatórios do Novo Mercado da B3 e planejar, elaborar e implantar uma estrutura que fosse exequível, objetiva e aderente às possibilidades e necessidades da empresa, seria o primeiro desafio deste projeto.
O próximo passo para evolução do projeto iniciou-se quando celebrado, com a Compliance Total, o contrato para realização dos serviços de Risk Assessment, o detalhamento para estruturação do departamento de Compliance e o início do Mentoring CT® - uma consultoria assistida para implementação e gestão de Mecanismos de Integridade, de maneira focada, rápida e efetiva.
"Tínhamos ciência do caminho a ser traçado e do tamanho do desafio que assumimos. A superação deste foi possível com o apoio da alta administração da TEGMA, com as discussões e os estudos dos profissionais do Compliance e os direcionamentos da Compliance Total que determinaram os pontos de atenção", reforça Luciano.
CAMINHO TRAÇADO E RESULTADOS
O passo seguinte era tornar o tema uma realidade de conhecimento de todos os colaboradores. Para que seja efetivo na prática, é essencial que o Compliance conte com o engajamento genuíno de todos os colaboradores para assim estabelecer-se uma cultura de ética e integridade na organização.
Era necessário que o Compliance da TEGMA assumisse sua própria identidade para representar esse novo momento da organização e, assim, foi estabelecida sua marca própria para gerar identificação e ser personalizada quando presente nas ações, comunicados e demais materiais produzidos.
Nesse momento, além do desenvolvimento do logo, a equipe de Compliance vislumbrou uma grande oportunidade para torná-lo um tema de conhecimento de todos os colaboradores: a realização de um concurso interno que escolheu o slogan da área de Compliance.
"A promoção do concurso foi um sucesso e premiou a empresa com um slogan criativo e robusto, capaz de transmitir a essência de nosso negócio e o propósito do Compliance", comenta Luciano.
Imagem | O slogan "Ética e Transparência: o que nos move" assina o movimento criado. | Fonte: TEGMA
Em sequência, diversas ações marcam a evolução constante do projeto dentro da TEGMA. A comunicação interna de Compliance foi diversificada em diversos canais e com auxílio de ferramentas e linguagens para alcançar toda empresa de forma personalizada. Além disso, todo arcabouço de políticas corporativas foi revisto, ajustado e atualizado, inclusive o principal destes documentos: o Código de Ética e Conduta. Também foi elaborado o Código de Conduta para Fornecedores da empresa e o Compliance assumiu a gestão do Canal Confidencial Tegma e apuração de manifestações.
Imagem | Modelo de folder de comunicação utilizado na divulgação interna do Compliance. Fonte: TEGMA
Os números recentes traduzem os avanços em tão curto espaço de tempo (ao longo de 2019/2020). As interações e consultas de dúvidas por parte dos colaboradores ao Compliance aumentaram, assim como o registro de manifestações recebidas no canal, pontos que reforçam o engajamento das pessoas. Ainda, o incremento e divulgação dos boletins chamados de "Compliance Alerta" – publicados três vezes por semana na intranet da empresa (Mundo TEGMA), que juntos somarão mais de 130 comunicados ao longo do ano de 2020, são exemplos práticos do fortalecimento da iniciativa da empresa. Ainda neste sentido, mensalmente o 'Boletim Executivo de Compliance' informa as principais atividades do Canal Confidencial Tegma e da Equipe de Compliance para a diretoria da empresa.
A estrutura do Compliance na TEGMA sustenta-se em princípios de integridade: "Prevenir, detectar e corrigir são os três pilares que servem como linhas mestras, simples e abrangentes sem margens para dúvidas quanto a direção que desejamos seguir", cita Luciano.
Ao desenvolver das ações da equipe, o Compliance amplia suas atuações nos processos da empresa. Em uma breve sequência, o Compliance Officer comenta sobre alguns dos pontos já realizados em cada pilar:
Da participação do Compliance em treinamentos de integração e sessões de treinamento específicas para públicos internos de maior risco, aos boletins executivos mensais para diretoria da Tegma.
Criação, disponibilização e divulgação do Formulário de Avaliação de Conflito de Interesses no Mundo Tegma (intranet) e desenvolvimento de políticas relativas ao Canal Confidencial, com temas como proibição às retaliações e operacionalização.
Estabelecimento de Comitê de Ética e Compliance e criação de Política de Aplicação de Medidas Disciplinares para estabelecer os compromissos e normatizações relativas às apurações e investigações.
Para os próximos passos em relação ao projeto, Luciano reforça sobre o empenho em maximizar o Compliance e suas operações na companhia. "Entendemos que o Compliance é tal como um organismo vivo e em constante evolução em nossa empresa. Por isso, nosso objetivo é ampliar a participação nas atividades internas, treinando os colaboradores para o novo momento da TEGMA em relação à conformidade da organização".
Dentre as iniciativas previstas em plano próximo, estão a capacitação dos denominados "embaixadores do Compliance" (conceito que propõe a disseminação do tema, do código de conduta e de boas práticas, a partir da identidade de lideranças estabelecidas em diferentes áreas da empresa) e a organização e adequação da "Biblioteca de Compliance" (políticas, processos e comunicações) com objetivo de melhorar a acessibilidade e o permanente diálogo com os colaboradores da companhia.
"A promoção de eventos internos para a discussão do Compliance na TEGMA já é uma realidade e prevemos também a participação em eventos externos para fomentar o Compliance em nosso mercado de atuação. Este movimento não pode parar, pelo contrário, vamos ampliá-lo para todo nosso setor!", finaliza Luciano Neto, Gerente Executivo Jurídico e Compliance Officer da Tegma.
Este conteúdo foi desenvolvido em parceria entre a Tegma e a Compliance Total a partir de entrevista realizada com Luciano Neto, Gerente Executivo Jurídico e Compliance Officer da Tegma, no segundo semestre de 2020.