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Terezinha Diegues Carvalhal
1 Tutoriais para aprendizado e familiarização com o software Clique no item desejado para ser direcionado para a seção. Índice 1. Passos iniciais Gerenciando tarefas Cadastro de pessoas Cadastro de materiais Cadastro de produtos ou serviços Cadastro de contas para administração financeira Elaboração de um plano de contas Emissão de orçamentos e ordens de serviço Faturas de produtos e serviços Administração de finanças Controle de comissões Controle de estoque Relatórios de desempenho Emissão de Nota Fiscal Eletrônica (Nfe) Envio de certificado para emissão de Nfe Passos iniciais
2 O primeiro passo a ser dado após seu cadastro no ClearView é informar o sistema dos dados de sua empresa, tais como endereço, CNPJ, etc. Esses dados são especialmente úteis na hora de você enviar um orçamento a um cliente, pois o documento os exibirá na página impressa. Para isso, passe o mouse sobre "Administração", no menu horizontal, e clique em "Parâmetros do Sistema". Uma vez feito isso, clique aba "Dados da Empresa" e preencha seus dados. Veja que é possível alterar o logotipo do ClearView para o de sua empresa: esse logotipo aparecerá tanto no cabeçalho do programa quanto no cabeçalho dos documentos gerados. Dê preferência a imagens horizontais (em que a largura é consideravelmente maior que a altura) e no formato.gif com o fundo transparente. Para finalizar, clique em "Salvar". Você acaba de concluir o primeiro passo de utilização do ClearView. 2. Gerenciando tarefas 3. Cadastro de pessoas Agora que você já personalizou o ClearView com os dados de sua empresa, é hora de começar a montá-la no sistema. Adicione os funcionários de sua empresa, seus vendedores, comissionados e seus clientes. Para adicionar outros usuários que você também deseja que possam acessar o ClearView através da conta de sua empresa, passe o mouse sobre o menu "Administração" e clique em "Usuários". Uma vez acessada essa página, clique em "Incluir novo usuário", no menu à direita da página. Você poderá, se for o administrador cadastrado no sistema, selecionar diferentes permissões aos usuários cadastrados, permitindo a eles (ou não) alterar valores de orçamentos, administrar comissões, etc. Para adicionar outras pessoas (clientes, fornecedores, comissionados ou vendedores), clique no menu "Pessoas", na barra horizontal, e depois em "Cadastrar nova pessoa". Você poderá incrementar o cadastro de pessoas, caso não esteja satisfeito com os campos de preenchimento, através do cadastro de extensões. Para isso, passe o mouse sobre o menu "Administração", na barra horizontal, e clique em "Extensões". Voltando à tela de cadastro de pessoas, clique em "Salvar" após ter preenchido os campos desejados. Pronto! Você já sabe como incluir pessoas no ClearView. 4. Cadastro de materiais Antes de começar a cadastrar seus produtos, temos de cadastrar no ClearView os materiais utilizados para a confecção deles. Exemplos de materiais são tintas de impressora e papel, no caso de impressão de banners, ou pregos e madeira na fabricação de mesas e cadeiras. Para adicionar os materiais que você utiliza na sua empresa, passe o mouse sobre o menu
3 "Materiais", na barra horizontal, e clique em "Materiais/Insumos". Após, clique em "Incluir novo material", no menu à direita. Preencha os dados e continue adicionando materiais até ficar satisfeito. Você poderá adicionar insumos abstratos, como mão-de-obra, para fins de controle de custos de produtos/serviços, mesmo esses produtos não necessitando de controle de estoque. Você verá que existe, ao cadastrar um material/insumo, a opção "Controlar estoque desse produto". Caso essa opção seja assinalada, esse material/insumo será automaticamente cadastrado no controle de estoque (em "Materiais" -> "Controle de Estoque") após você finalizar seu cadastro. Além disso, duas novas opções se abrirão: 1) a de controlar as saídas desse material/insumo automaticamente, quando a emissão de uma ordem de serviço detectar o seu consumo, e 2) a de controlar as entradas desse material/insumo automaticamente, quando esse material/insumo for adquirido a partir de uma ordem de compra (em "Compras" -> "Ordens de Compra"). Essas opções existem para que você exclua do controle de estoque determinados itens cuja administração é pouco útil, tais como mão-de-obra, consultoria, etc, mas cujo cadastro é recomendado para que você possa incluí-los nos custos de seus produtos/serviços. Pronto! Você já sabe cadastrar os insumos de produção de sua empresa. 5. Cadastro de produtos ou serviços Agora que você já cadastrou os insumos que sua empresa utiliza na confecção de seus produtos ou serviços, é hora de cadastrar esses produtos e serviços. Para adicionar produtos ou serviços, passe o mouse sobre o menu "Materiais" na barra horizontal e clique em "Produtos/Serviços". Após, clique em "Incluir novo produto". Preencha os dados e, se desejar que o ClearView calcule o valor de venda do seu produto a partir dos materiais que ele utiliza, deixe selecionada a opção que se refere a esse recurso. Se o fizer, você será direcionado, após clicar em "Salvar", a uma página em que você irá informar o ClearView de quais são os materiais que você utiliza na confecção desse produto que está cadastrando. Caso deseje incluir manualmente um preço de venda, sem se preocupar com os materiais, desmarque essa opção e inclua o preço na lacuna logo abaixo. Pronto! Agora você já sabe cadastrar seus produtos e serviços no ClearView. 6. Cadastro de contas para administração financeira Para organizar seu dinheiro, é imprescindível que você organize as contas em que o dinheiro de sua empresa fica localizado. A mais comum, compartilhada por quase todas as empresas de comércio e serviços, é a conta "Caixa". Veremos como incluir contas desse tipo. Para adicionar uma conta, passe o mouse sobre o menu "Financeiro" e clique em "Contas". Após, clique em "Incluir nova conta". Você verá que essa parte é extremamente simples: selecione o tipo de conta, e fique atento ao campo "saldo inicial", pois é a partir desse saldo que o ClearView irá aplicar os acréscimos ou reduções de dinheiro nessa conta.
4 Caso queira cadastrar uma conta bancária e não encontre seu banco na lista, não se preocupe. Essa opção não tem quaisquer implicações que não a de sua própria organização. O recomendado é que você selecione um banco com nome parecido e o utilize como se fosse o seu. No entanto, quase a totalidade dos bancos nacionais está disponível para seleção no ClearView. Parabéns, você agora sabe administrar suas contas no ClearView. 7. Elaboração de um plano de contas Um plano de contas serve para você catalogar suas receitas e despesas de forma a consultá-las rapidamente quando no módulo financeiro. Também é especialmente útil na geração de relatórios de desempenho de sua empresa. Para elaborar um plano de contas, passe o mouse sobre o menu "Financeiro", na barra horizontal, e clique em "Plano de Contas". Você verá que a página é dividida em duas abas: "Receitas" e "Despesas". O ClearView já vem com alguns exemplos de planos de conta cadastrados. Observe-os: eles o ajudarão a entender melhor para que serve um plano de contas. Cadastre categorias nas quais você irá enquadrar suas receitas ou despesas (por exemplo, "Despesas Administrativas" para suas despesas com água, luz, telefone, aluguel, etc). Para editar as subcategorias de um plano de contas, clique no ícone de edição logo ao lado do nome do plano. Para excluir, clique no ícone vermelho. Pronto! Agora será mais fácil para você consultar suas receitas e despesas no futuro. 8. Emissão de orçamentos e ordens de serviço Orçamentos são propostas de venda para um cliente específico, onde você irá listar os produtos que estão sendo negociados, suas quantidades e seus valores. Ordens de serviço são orçamentos aprovados, prontos para a produção. Você poderá gerar uma ordem de serviço automaticamente através da aprovação de um orçamento. Além disso, os dois procedimentos de cadastro são muito semelhantes. Veremos, então, como cadastrar um orçamento. Para cadastrar um orçamento, passe o mouse sobre o menu "Vendas", na barra horizontal, e clique em "Orçamento". Após, clique em "Emitir orçamento de produto/serviço". Selecione qual o cliente a quem o orçamento está sendo realizado. Após, selecione os produtos/serviços que estão sendo negociados (caso ainda não tenha cadastrado produtos, clique aqui para ver o tutorial de cadastro de produtos). Para incluir um novo produto no orçamento, clique no ícone verde. Inclua quantos produtos quiser.
5 Após preencher todos os dados, clique em "Emitir" e você terá concluído. Você verá, então, a página de edição desse orçamento, em que você poderá alterar sua situação, imprimi-lo, etc. Para consultá-lo novamente mais tarde, basta voltar à seção "Orçamento", novamente no menu "Vendas". Você pode cadastrar mais etapas para classificar o andamento de uma ordem de serviço através do menu "Administração" -> "Extensões". Além disso, também é possível notificar seu cliente por e- mail a respeito do andamento de seu pedido. Você pode configurar esse tipo de notificação através do menu "Administração" -> "Parâmetros do Sistema". Para ajustar o texto que será usada no de notificação, acesse "Administração" -> "Bloco de Texto Padrão". 9. Faturas de produtos e serviços Faturar um produto ou serviço é proceder a cobrança de uma ordem de serviço para um determinado cliente. No faturamento, você escolhe a forma de pagamento, a conta em que será feita essa cobrança, a categoria em que será enquadrada a receita (plano de contas) e as parcelas de pagamento. Para faturar um produto ou serviço, você precisa ter previamente cadastrado uma ordem de serviço. Você pode faturar suas ordens de serviço passando o mouse sobre o menu "Vendas", na barra horizontal, e em seguida clicando em "Ordens de Serviço". Uma vez nessa página, você deve selecionar as ordens de serviço que deseja faturar e, a seguir, clicar em "Faturar". Agora, você deve preencher o formulário que se abriu. Escolha a conta em que essa receita irá cair, sua categoria, o valor de cada parcela de pagamento e a forma de pagamento. Clique em "Salvar" para emitir a fatura. Após você fazer isso, o sistema financeiro terá sido atualizado automaticamente. O valor que você definiu como entrada do pagamento será somado imediatamente à conta definida na hora do faturamento. O valor das demais parcelas será lançado, também de modo automático, em "Contas a Receber", no menu "Financeiro" -> "Controle Financeiro", com vencimento definido para 30 dias após a emissão da fatura (no caso da primeira parcela), 60 dias para a segunda parcela, e assim por diante. Pronto, agora você já sabe transformar as ordens de serviço que você gerou em receitas concretas para a sua organização financeira. 10. Administração de finanças O sistema financeiro do ClearView é a seção em que você irá controlar todo o dinheiro que entra e sai de sua empresa. Você pode acessar o módulo financeiro passando o mouse sobre "Financeiro", no menu horizontal, e após clicando em "Controle Financeiro". Uma vez lá, você verá que o controle financeiro está divido em cinco abas. Veremos agora qual a função de cada uma delas. 1) Movimentação Financeira: Aqui estão organizadas todas as entradas e saídas financeiras já
6 efetivadas até a data presente. Também é aqui que você adiciona manualmente entradas ou saídas de valores (lembrando que muitas delas são adicionadas automaticamente pelo sistema, como as entradas provenientes de faturamento e as saídas advindas do pagamento de comissões e da compra de materiais). 2) Contas a Pagar: Nessa seção, além das futuras despesas adicionadas automaticamente pelo sistema (como as comissões e as compras de materiais), você adiciona seus outros compromissos financeiros futuros. Caso seja uma despesa que se repete mensalmente, clique na opção referente após ter entrado em "Nova despesa" e o sistema se encarregará de lançá-la todos os meses. 3) Contas a Receber: Igualmente à seção anterior, aqui se encontram lançamentos a serem concluídos no futuro, mas dessa vez se referindo a valores a serem recebidos. 4) Previsão Financeira: Essa seção é bastante útil na medida em que você pode ter controle sobre sua disponibilidade financeira em datas futuras, possibilitando assim que você planeje os seus compromissos financeiros. 5) Faturas de Recebimento: Aqui ficam listadas todas as faturas já lançadas pelo sistema e que geraram algum tipo de receita ou despesa para sua empresa. As faturas de pagamento são provenientes das ordens de compra e as faturas de recebimento vêm das ordens de serviço. Pronto, agora você já sabe organizar suas entradas e saídas utilizando o ClearView. 11. Controle de comissões Comissões são as remunerações variáveis que você atribui a seus comissionados. Para isso, o comissionado deve estar previamente cadastrado no sistema. Uma comissão é atribuida no momento do preenchimento do formulário da ordem de serviço, onde você adiciona o comissionado e o percentual da comissão (ou um valor absoluto). Ao faturar essa ordem de serviço, o sistema lançará automaticamente esse valor da comissão em "Contas a Pagar", no módulo financeiro. Para consultar as comissões já atribuídas, clique em "Comissões", no menu horizontal. Aqui, você pode ver se determinada comissão já está paga, se está apenas faturada, ou se aguarda faturamento. Pronto, você agora sabe atribuir comissões a seus comissionados. 12. Controle de estoque A seção de controle de estoque serve para que você administre os materiais/insumos que tem a disposição na sua empresa, bem como os seus produtos/serviços prontos para a venda. Esses dois tipos de controle são feitos separadamente. Para acessar o controle de estoque, passe o mouse sobre o menu "Materiais", na barra horizontal, e clique em "Controle de Estoque". Lembrando que você deve previamente ter cadastrado seus materiais/insumos e seus produtos/serviços.
7 Uma vez no controle de estoque, você verá que a seção está dividida em duas abas: materiais/insumos e produtos/serviços. Ao clicar em uma dessas abas, você verá a listagem de seus itens, bem como a quantidade e seu valor em estoque. Você poderá clicar em cada um desses itens para visualizar seus detalhes ou para movimentar manualmente o estoque (aumentar ou reduzir sua quantidade). Além dessas possíveis alterações manuais, você poderá optar, durante o cadastro de materiais/insumos e de produtos/serviços, para que o ClearView faça essas alterações de quantidade automaticamente. Para materiais/insumos, você pode determinar que assim seja quando da emissão de ordens de compra ou da emissão de ordens de serviço. No caso de produtos/serviços, seu acréscimo em quantidade deverá sempre ser feito manualmente, mas sua baixa poderá ser feita também automaticamente através da emissão de ordens de serviço. Uma outra seção importante relacionada ao controle de estoque é o menu Fornecedores. Você pode acessá-lo passando o mouse sobre o menu "Materiais", na barra horizontal, e clicando em "Fornecedores". Uma vez lá, você verá uma listagem de todos os seus fornecedores que estão cadastrados até o momento. Clicando em um fornecedor específico, você poderá ver, entre outras coisas, os materiais/insumos associados a ele, podendo também associar outros. Para que você emita ordens de compra a esse fornecedor (como se verá a seguir), você primeiramente precisará fazer essa associação de materiais/insumos. Feito o cadastro de materiais/insumos e de fornecedores, você está pronto para efetuar compras de material Para efetuar compras de material, passe o mouse sobre o menu "Compras", na barra horizontal, e clique em "Ordem de Compra". Nessa página, estarão listadas as ordens de compra já executadas. Para incluir uma nova, clique em "Emitir ordem de compra". Feito isso, primeiramente você deve selecionar um fornecedor. Após, insira os materiais/insumos que você deseja comprar. Você apenas poderá comprar materiais atribuidos ao fornecedor selecionado, caso contrário não aparecerão opções de materiais para compra. Preenchidos os dados, clique em "Emitir". O estoque será atualizado no momento em que uma ordem de compra for finalizada (ou seja, quando você informar o sistema de que o fornecedor entregou o material). Para isso, abra essa ordem de compra e clique em "Finalizar". Você deve programar o pagamento de uma ordem de compra através da função "Faturar". Igualmente ao faturamento de uma ordem de serviço, aqui você irá programar o pagamento do material que acabou de comprar. Conforme sua programação, todos as parcelas serão lançadas automaticamente no controle financeiro, na aba "Contas a Pagar". Pronto, está finalizado o tutorial do controle de estoque!
8 13. Relatórios de desempenho Clicando no menu "Relatórios", na barra horizontal, você encontrará algumas opções de informações gerenciais disponíveis. Esses relatórios podem ser gerados em formato.pdf,.xls e.jpg. Entretanto, não são esses os únicos relatórios do ClearView. Você pode criar seus próprios relatórios acessando seções específicas do programa e utilizando as várias opções de filtros, que possibilitam a seleção de dados interessantes para seu controle gerencial. Gere relatórios a partir dessas consultas utilizando a opção "Visualizar Relatório", no menu à direita da página. Se você deseja saber, por exemplo, quais são os próximos pagamentos a serem efetuados no mês seguinte referentes a compra de algum material/insumo específico, vá em "Financeiro" -> "Controle Financeiro" e, na aba "Contas a Pagar" selecione o item do plano de contas que corresponde a essa despesa e indique a data inicial e final. Clique em "Pesquisar" e veja os resultados. Salve esse relatório com o botão "Visualizar Relatório". Parabéns, você já sabe gerar relatórios usando o ClearView. 14. Emissão de Nota Fiscal Eletrônica (Nfe) A seção de emissão de Nota Fiscal Eletrônica (Nfe) foi inaugurada no ClearView devido à demana crescente feita pela Receita Federal junto às empresas brasileiras. Diferentemente das outras seções do ClearView, essa função foi desenvolvida para uso técnico especializado. Por isso, é altamente recomendável que você peça ajuda a seu contador para emitir suas primeiras notas. As notas fiscais eletrônicas são cobradas por pacote, independentemente da mensalidade do ClearView. É claro, entretanto, que a disponibilidade da emissão das notas depende da regularização de sua mensalidade junto ao ClearView. Você pode definir quais os usuários de sua empresa podem emitir ou visualizar notas eletrônicas através do menu "Administração". Para habilitar a sua empresa a emitir notas fiscais eletrônicas com o ClearView, você deverá nos enviar sua certificação digital do tipo A1. Para fazer isso, entre em contato conosco através dos telefones disponibilizados na página de contato, ou através de nosso . Se você ainda não tem o certificado A1, você pode emitir notas fiscais eletrônicas à vontade para fins de teste ou adaptação. Para isso, basta cadastrar um emitente (Nfe Cadastrar emitente) e, na hora do cadastro, selecionar "Homologação" na opção "Ambiente Nfe". Sem o certificado A1, entretanto, você não conseguirá transmitir essas notas à receita federal, ou seja, elas ficarão salvas no ClearView para você emiti-las de verdade após ter nos enviado o certificado. Após cadastrado o emitente, você pode começar a emitir suas notas fiscais eletrônicas. Uma maneira fácil de fazer isso é através de uma fatura (Financeiro Controle Financeiro Faturas). Abrindo uma fatura, você pode clicar em "Emitir Nfe" para começar a emitir uma nota com os produtos e serviços previamente preenchidos, de acordo com as informações dessa fatura. Agora que você já sabe o principal sobre a emissão de notas fiscais eletrônicas usando o ClearView, chegou a hora de você saber mais um pouco sobre alguns aspectos técnicos da emissão. Gostaríamos de realçar que essa seção do ClearView foi feita para uso de administradores de empresas junto a seus contadores, por exigir conhecimentos técnicos mais avançados sobre
9 contabilidade Abaixo, as explicações sobre os links do menu que fica à direita da página de edição de uma nota eletrônica: Excluir: opção só disponível antes da transmissão da Nfe para a Receita Federal. Caso deseje anular uma nota que já foi transmitida, utilize as opções "Cancelar" ou "Carta Correção". Transmitir: Envia sua nota fiscal à Receita Federal para aprovação. Esse link então passará a se chamar "Consultar", para que você verifique se a Receita já deu um posicionamento sobre sua nota. Após isso ter acontecido, o link passará a se chamar "Visualizar Danfe". Visualizar Danfe: Gera um documento sem valor fiscal, geralmente utilizado para ir junto a mercadorias na ocasião de seu transporte. O documento com valor fiscal é um arquivo.xml que é enviado para o do destinatário da Nfe, além de ficar gravado na base de dados de sua empresa no ClearView. Cancelar: Cancela a NFe. Há um prazo para cancelamento. Verifique esse prazo com seu contador. Inutilizar: Serve para pular a numeração atual da nota. Por exemplo, se você gerou a Nfe de número 6 e quer enviar uma outra nota, de número 7, à receita, você inutiliza a nota de número 6 para comunicar à Receita que você não irá utilizar a nota de número 6. Carta Correção: Serve para enviar à Receita alguma modificação a ser feita naquela nota, com justificativa. 15. Envio de certificado para emissão de Nfe Como enviar o certificado digital A1 para o ClearView: 1) No computador onde instalou seu certificado digital A1, e estando logado com o mesmo usuário, acesse o Internet Explorer 2) Vá ao menu Opções de Internet 2) Abra a aba CONTEÚDO 3) Clique no botão CERTIFICADOS 4) Selecione o certificado. 5) Clique no botão EXPORTAR e depois em Avançar 6) Selecione a opção SIM, EXPORTAR A CHAVE PRIVADA. Sega os passos em Avançar. 7) Envie o arquivo exportado, que terá a extensão.pfx, juntamente com a senha, para o Identifique o assunto como "Certificado digital". Identifique o remetente com o nome do assinante ou o login de acesso ao ClearView.