Aqui vale uma ressalva: este item em específico (existência de área/departamento específico de compliance) e alguns outros dispostos da Lei nº 6.112/2018, como os incisos III, XIII e XIV do caput do art. 6º, não serão levados em conta na avaliação dos Programas de Integridade das microempresas e empresas de pequeno porte.
Nesse aspecto, verifica-se que as pessoas jurídicas deverão apresentar os seus Códigos de Ética e Conduta, que precisarão abordar, entre outros assuntos, sobre o comportamento esperado dos seus colaboradores e demais integrantes da Alta Administração, bem como sobre as Políticas de Compliance existentes na empresa.
Para fins de avaliação dos Programas de Integridade das empresas, o Governo do Distrito Federal ainda solicita informações sobre a realização de treinamentos relacionados ao tema, bem como informações quanto a disponibilização ou não do Código e das Políticas de Compliance na internet.
Entretanto, as empresas deverão informar se o Código de Ética e Conduta e as Políticas de Compliance também são aplicáveis à terceiros, como fornecedores, prestadores de serviços, entre outros, lembrando-se que, assim como o que foi dito no item acima, não exige-se que os padrões de ética e conduta sejam estendidos aos terceiros quando se tratar de microempresas e empresas de pequeno porte.
Aqui, as corporações deverão apresentar os seus planejamentos quanto aos treinamentos relacionados aos Programas de Integridade e informar quem é ou são os profissionais responsáveis por esse planejamento. Além disso, deverão indicar os encarregados pela elaboração, aplicação ou mesmo pela contratação dos treinamentos.
Mas o decreto vai além: caso existentes, as empresas deverão informar ainda quais controles utilizam para fazer a verificação da participação de seus colaboradores, assim como indicar quais mecanismos são utilizados para garantir a retenção do conteúdo apresentado.
Nesse aspecto, as empresas deverão comprovar que realizam análises de riscos, onde são contemplados principalmente riscos relacionados à fraudes e corrupção, tanto para a elaboração quanto para o aperfeiçoamento dos seus Programas de Integridade. Aqui, a pessoa jurídica deverá informar ainda quem são os responsáveis pelas análises, bem como quando elas foram realizadas e se há planejamento contemplando a periodicidade em que elas ocorrem.
No que à Análise e Gestão de Riscos não apenas de corrupção e fraudes, mas também dos chamados Riscos de Compliance (de forma ampla), recomendo a leitura de um artigo bastante didático e elucidativo escrito pela CEO e Fundadora da Studio Estratégia, Dra. Roberta Volpato Hanoff, que ensinará você leitor, “na prática” como montar um mapa de riscos e começar a fazer o gerenciamento dos seus riscos de compliance. O artigo em questão poderá ser acessado clicando-se neste link.
As empresas que estão sendo contratadas deverão apresentar políticas e procedimentos que demonstrem como deverá ocorrer o relacionamento de seus colaboradores com os agentes públicos. Assim como nos demais itens, as empresas deverão comprovar a sua aplicação/utilização e demonstrar como realizam o monitoramento dessas interações.
No que tange a esse aspecto, as empresas deverão indicar os mecanismos de controle que fazem uso para assegurar a confiabilidade dos relatórios e demonstrações financeiras que apresentam.
Além disso, deverão apresentar os fluxos de trabalho para a elaboração dos lançamentos contábeis; indicar se adotam níveis de aprovação para receitas e despesas, assim como se possuem auditoria interna e se são realizadas auditorias contábeis independentes de forma periódica.
As pessoas jurídicas deverão informar se disponibilizam canais de denúncia ao público interno e externo. Caso elas disponibilizem, serão avaliados itens como: seu alcance; as garantias que são asseguradas aos denunciantes; a possibilidade de acompanhar o tratamento da denúncia realizada, bem como se há previsão expressa de que o canal disponibilizado poderá ser utilizado para a realização de denúncias que envolvam atos lesivos previstos na Lei Anticorrupção brasileira.