Muitas vezes não sabemos por onde começar para executar alguma tarefa ou o que fazer para atingir algum objetivo. Sócrates já dizia que a solução dos nossos problemas está dentro de nós, basta fazermos as perguntas corretas.
Junte-se ao método Socrático à praticidade do povo norte-americano com suas abreviações e chega-se ao 5W2H (What, Why, Where, Who, When, How, How much), que são perguntas que ajudam a organizar os pensamentos e determinar as ações necessárias para atingir um objetivo pretendido.
O uso desta ferramenta é feito por meio de uma planilha, onde as respostas são colocadas nas colunas de uma linha. Assim, é possível ter vários objetivos distribuídos por várias linhas.
Uma vez estabelecido o objetivo desejado, passa-se a responder o 5W2H:
What – O que será feito? Qual é o objetivo a ser alcançado?
Exemplo: Uma apresentação num hotel.
Why – Por que isso será feito? Quais são os motivos que justificam o que será feito?
Exemplo: Apresentar um novo produto.
Where – Onde será executada a ação? Identifique o local da ação.
Exemplo: Num hotel.
Who – Quem irá fazer? Quais pessoas estão envolvidas no que será feito?
Exemplo: O pessoal do marketing e o engenheiro de produto.
When – Quando será feito? Informar a data da execução.
Exemplo: 25 de novembro de 2020.
How – Como será executado? Informar detalhes do processo a ser realizado, sendo o mais específico possível.
Exemplo: Apresentação com duração de uma hora. Será servido um café na recepção. É preciso alugar sala para 100 pessoas com projetor com som.
How much – Quanto será gasto? Qual é o custo envolvido em todas as etapas do que será feito?
Exemplo: R$ 2000 sala; R$ 1000 café; R$ 500 projetor; R$ 200 som; e R$ 100 transporte até o hotel.
Ao final das respostas você tem pronto o seu planejamento para atingir o objetivo desejado. As perguntas nos fazem refletir sobre as todas as questões pertinentes ao objetivo. O 5W2H é utilizado para várias atividades, desde um plano de desenvolvimento pessoal e até o planejamento de treinamentos, lançamento de produtos e várias outras atividades pessoais e empresariais.
Conheço pessoas que utilizam esta ferramenta para tudo o que fazem na vida. Em vez de anotar uma tarefa na agenda, essas pessoas vão além e respondem o 5W2H para também registrar o processo de realização da tarefa.