Sistema de Arquivos - Comissão Local de Avaliação de Documentos - CLAD
Escrito por ag |	Publicado: Quinta, 26 Dezembro 2019 19:16	|	Acessos: 1219
PORTARIAS DE NOMEAÇÃO DAS COMISSÕES LOCAIS DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS
As Comissões Locais de Avaliação de Documentos (CLAD), conforme disposto no Art. 11 da Portaria PMDF Nº 800, de 14 de agosto de 2012, são grupos de trabalho criados pela CPAD e se constituem em órgãos de caráter permanente do SIARQ/PMDF. Apesar de serem subordinadas tecnicamente à CPAD, são instituídas em cada Comando de Policiamento e Departamento da corporação, por meio de portaria dos respectivos Comandos e Chefias.
A Portaria PMDF n° 800/12 abrange as competências da CLAD em seu Art. 11. Compete às Comissões Locais de Avaliação de Documentos - CLAD:
I - seguir as diretrizes emanadas pela CPAD nos assuntos inerentes à produção, recebimento, conservação, trâmite e destinação final dos documentos das respectivas OPM;
II – integrar e operacionalizar a Subseção de Arquivo da OPM, coordenando os trabalhos arquivísticos de acordo com a legislação e técnicas em vigor;
III - identificar os conjuntos documentais produzidos ou recebidos por cada seção da Unidade e velar por sua gestão;
IV - atuar no tratamento da documentação acumulada, utilizando os instrumentos arquivísticos de classificação (Plano de Classificação da Atividade-meio do GDF) e avaliação (Tabela de Temporalidade e Destinação Final de Documentos);
V – transferir, mediante guia de transferência, ao Arquivo Geral os documentos de interesse da Corporação que estejam sob a guarda da Unidade, que tenham ultrapassado a fase corrente;
VI – disseminar e zelar pelo cumprimento, em sua área de atuação, as diretrizes estabelecidas pela CPAD;
VII – zelar, na área de sua competência, pelo cumprimento dos dispositivos legais que norteiam o funcionamento e o acesso aos documentos de arquivos na Corporação;
VIII - apresentar sugestões à CPAD para o aprimoramento do sistema;
IX - apresentar subsídio à CPAD para elaboração de normas necessárias ao aperfeiçoamento e à implementação da política de arquivo na Corporação; e
X - prestar informações sobre suas atividades à CPAD, por meio de relatórios anuais, com objetivo de propiciar o acompanhamento da evolução dos trabalhos desenvolvidos, propor sugestões quanto a reformulação do atual Código de Classificação do GDF, além de fornecer informações necessárias à tomada de decisões.
Dentre suas atribuições destaca-se o tratamento da documentação acumulada no âmbito das respectivas OPM's. Para isso, deve utilizar corretamente, os instrumentos arquivísticos de classificação (Plano de Classificação da Atividade-meio do CONARQ) e avaliação (Tabela de Temporalidade e Destinação Final de Documentos), com vistas a preservar, transmitir e garantir o acesso às informações sob sua custódia.
As CLAD's atuam como difusores da política arquivística implantada na Corporação e, como parte integrante do SIARQ/PMDF devem contribuir de forma significativa para o aprimoramento do sistema.