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Infraestrutura vai adotar processos eletrônicos
A Secretaria de Infraestrutura e Logística começou o trabalho para que a documentação gerada pela Secretaria e suas autarquias – responsáveis pelos portos, ferrovias, rodovias e pelas edificações – possam utilizar em maior quantidade meios eletrônicos e assinaturas digitais. A meta é agilizar processos e reduzir a burocracia, dando mais transparência à administração. Para isto, foi feita nesta segunda-feira, 22, a primeira reunião de Gestão Documental, envolvendo todos os setores da Secretaria e Autarquias.
A primeira etapa para implantação do projeto começa na Secretaria de Infraestrutura e no Departamento de Estradas de Rodagem do Paraná. Futuramente serão estendidas à Ferroeste, à Administração dos Portos de Paranaguá e Antonina e à Paraná Edificações, responsáveis pelas obras de edificações.
A consultora em Gestão Documental e Memória Institucional, Eliana Almeida de Souza Rezende, disse que o primeiro trabalho é quantificar o volume de documentação gerada e a partir daí estabelecer critérios de ação. "Quando sabemos o que produzimos e como podemos estabelecer critérios para o estabelecimento de normas e procedimentos condizentes às reais necessidades de cada setor. A inserção de processos híbridos (microfilmagem e digitalização) serão consequências racionais de todo esse gerenciamento", diz Eliana Rezende.
A consultora de Gestão Documental explicou que com a nova Lei de Acesso à Informação é preciso garantir que a informação esteja disponível e acessível para usuários e cidadãos. Todo o processo favorecerá a transparência administrativa e racionalizará recursos humanos, tecnológicos e financeiros ao mesmo tempo em que oferece agilidade para o fluxo de informações tão essenciais às tomadas de decisões estratégicas.
Também será envolvido neste processo o núcleo de Informática da Secretaria de Infraestrutura, que dará o suporte para execução dos trabalhos. Nesta fase de diagnóstico da documentação produzida e acumulada, as equipes irão trabalhar até o mês de maio. Somente depois desta data começarão os trabalhos de revisões de normas, procedimentos como Tabelas de Temporalidade de Documentos e Códigos de Classificação de Documentos e a aplicação e customização para os processos eletrônicos.