RESOLUÇÃO DPGE Nº 914 DE 28 DE DEZEMBRO DE 2017
O DEFENSOR GERAL DO ESTADO DO RIO DE JANEIRO, no uso de suas atribuições legais, tendo em vista o disposto nos arts. 67, 73 e 74 da Lei Federal nº 8.666, de 21 de junho de 1993, e no art. 239 da Lei Estadual nº 287, de 04 de dezembro de 1979;
- o definido pelo art. 216 da Constituição da República Federativa do Brasil de 1988, que estabelece a responsabilidade de toda instituição pública gerir de forma adequada toda a documentação governamental e franquear sua consulta a quantos dela necessitem; - a legislação arquivística estabelecida pela Lei Federal nº 8.159/1991, que determina como dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos como instrumento de apoio à
administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação; - a regulamentação da política de arquivos no âmbito do Estado do Rio de Janeiro, por meio da Lei Estadual nº 5.562/2009, que define a gestão documental como dever da Administração Pública Estadual para garantir a efetividade dos direitos e garantias individuais e coletivos; - o contexto de garantia do acesso à informação aos cidadãos como instrumento de transparência ativa e fortalecimento do controle social, fomentado pela promulgação da Lei Federal nº 12.527/2011, que dispõe sobre os procedimentos a serem observados pela União, Estados, Distrito
Federal e Municípios, com o fim de garantir o acesso a informações; e - a necessidade de modernização dos processos da Administração, visando a formação de um Estado cada vez mais apto a prestar serviços de forma eficiente ao cidadão, tornando as instituições públicas mais racionais na utilização de seus recursos e garantindo menor tempo de resposta quando demandados;
Art. 1º - O Sistema Eletrônico de Informações (SEI), criado e cedido gratuitamente pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4), fica instituído como sistema oficial de gestão de processos, documentos e informações administrativas da Defensoria Pública do Estado do Rio de Janeiro (DPRJ), definidas normas, rotinas e procedimentos de instrução do processo eletrônico, na forma do Regulamento anexo a esta Resolução.
REGULAMENTO DO PROCESSO ELETRÔNICO NA DEFENSORIA PÚBLICA DO ESTADO DO RIO DE JANEIRO
Art. 1º - Este Regulamento normatiza o funcionamento do Sistema Eletrônico de Informações para tramitação de processos administrativos na
Defensoria Pública do Estado do Rio de Janeiro (DPRJ), bem como para a prática de atos processuais por usuários externos.CAPÍTULO I
Art. 2º - São objetivos da implantação do SEI na DPRJ:
Art. 3º - Para fins deste regulamento, considera-se:
VIII - Usuário Externo: pessoa natural externa à DPRJ que, mediante cadastro prévio, está autorizada a ter acesso ao SEI para a prática de atos processuais emnome próprio ou na qualidade de representante de pessoa jurídica ou de pessoa natural.
Art. 4º - Todos os documentos no âmbito do SEI integrarão processos eletrônicos.
§1º - Os documentos natos digitais juntados aos processos eletrônicos com garantia de origem, na forma estabelecida neste Regulamento, serão considerados originais para todos os efeitos legais.
§2º - Os documentos digitalizados juntados aos processos eletrônicos no SEI, na forma estabelecida neste Regulamento, terão a mesma força probante dos originais.
Art. 5º -Oprocesso eletrônico deve ser criado emantido de forma a permitir sua eficiente localização e controle, mediante o preenchimento dos campos próprios do sistema, observados os seguintes requisitos:
Art. 6º - As áreas responsáveis pelos processos administrativos da DPRJ devem:
Art. 7º - Quando admitidos, os documentos de procedência interna e externa recebidos em suporte físico pelo Protocolo da DPRJ serão digitalizados e capturados para o SEI em sua integridade, observado que
I - a assinatura digital no SEI por servidor público representa a conferência da integridade e autenticidade do documento digitalizado; e II - documentos que contenham informações que devam ter seu acesso público limitado deverão ser registrados no SEI com a sinalização do adequado nível de acesso, em conformidade com o disposto na legislação pertinente.
§1º - No caso de documentos de procedência externa recebidosemsuporte físico pelo Protocolo com indicação de informação sigilosa, não será efetivada sua digitalização no momento do recebimento no Protocolo, que os encaminhará à área competente sem violação do respectivo envelope, que procederá com sua digitalização e captura para o SEI.
§2º - O uso do SEI para o armazenamento de informação classificada em grau de sigilo observará as regras, limites e diretrizes estabelecidas pela Comissão de Gestão Documental da DPRJ.
§3º - Os documentos resultantes da digitalização de originais são considerados cópia autenticada administrativamente.
§4º - Os documentos resultantes da digitalização de cópia autenticada em cartório, de cópia autenticada administrativamente ou de cópia simples terão valor de cópia simples.
§5º - No recebimento de documentos de procedência externa em suporte físico, o Protocolo da DPRJ poderá: I - proceder à digitalização imediata do documento apresentado e devolvê-lo imediatamente ao interessado;
II - quando a protocolização de documento original for acompanhada de cópia simples, atestar a conferência da cópia com o original, devolvendo o
documento original imediatamente ao interessado e descartando a cópia simples após sua digitalização;
a) Os documentos em papel recebidos que sejam originais ou cópias autenticadas em cartório serão, preferencialmente, devolvidos ao interessado ou mantidos sob a guarda da DPRJ, nos termos de sua tabela de temporalidade e destinação; e
b) Os documentos em papel recebidos que sejam cópias autenticadas administrativamente ou cópias simples poderão ser descartados após
realizada sua digitalização e captura para o SEI, nos termos do caput e § 2º. §6º - Na hipótese de ser impossível ou inviável a digitalização ou captura para o SEI do documento recebido, este ficará sob a guarda da DPRJ e será admitida sua tramitação física vinculada ao processo eletrônico pertinente. §7º - Quando concluídos, os processos eletrônicos ficarão sujeitos aos procedimentos de gestão documental, incluindo a guarda permanente ou a
eliminação, de acordo com o disposto na legislação pertinente.
Art. 8º - Não deverão ser objeto de digitalização nem captura para o SEI, exceto nos casos em que tais documentos venham a se tornar peças
I - jornais, revistas, livros, folders, propagandas e demaismateriais que não caracterizam documento arquivístico; e
Art. 9º - Emcaso de impossibilidade técnica momentânea de produção dos documentos no SEI, para questões urgentes que não possam esperar o
reestabelecimento do sistema, estes podem ser produzidos em suporte físico e assinados de próprio punho, podendo receber numeração manual
sequencial provisória e, quando do retorno da disponibilidade do sistema, devem ser imediatamente digitalizados e capturados para o SEI.
CAPÍTULO IV DA ASSINATURA ELETRÔNICA
Art. 10 - Os documentos eletrônicos produzidos e geridos no SEI terão garantia de integridade, de autoria e de autenticidade, mediante utilização de Assinatura Eletrônica nas seguintes modalidades:
I - Assinatura digital, baseada em certificado digital emitido por Autoridade Certificadora credenciada junto à Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil);ou,
§1º - As assinaturas digital e cadastrada são de uso pessoal e intransferível, sendo responsabilidade do titular sua guarda e sigilo.
§2º - A autenticidade de documentos gerados no SEI pode ser verificada em endereço da DPRJ na Internet indicado na tarja de assinatura e declaração de autenticidade no próprio documento, com uso dos Códigos Verificador e CRC.
CAPÍTULO V DOS USUÁRIOS EXTERNOS
Art. 11 - O cadastro como usuário externo é ato pessoal, intransferível e indelegável e dar-se-á a partir de solicitação efetuada por meio de formulário eletrônico disponível em página própria no Portal da DPRJ na Internet.
Parágrafo Único - A DPRJ poderá aceitar cadastros de usuários externos realizados em plataforma do governo de cadastro centralizado de identificação digital dos cidadãos.
Art. 12 - O cadastro de representantes como usuário externo é obrigatório para:
I - pessoas naturais ou jurídicas que participem, em qualquer condição, de processos administrativos junto à DPRJ; e
Art. 13 -Ocadastro importará na aceitação de todos os termos e condições que regem o processo eletrônico na DPRJ, conforme previsto neste Regulamento e demais normas aplicáveis, habilitando o usuário externo a:
I - acompanhar os processos em que lhe tenha sido concedido acesso externo; e
Art. 14 - São da exclusiva responsabilidade do usuário externo:
III - a realização, por meio eletrônico, de todos os atos processuais entre a DPRJ, o usuário ou a entidade porventura representada, não sendo admitidas a celebração de atos por meio diverso, exceto quando houver inviabilidade técnica ou indisponibilidade do meio eletrônico; IV - a observância de que os atos processuais em meio eletrônico se consideram realizados no dia e na hora do recebimento pelo SEI, independentemente do fuso horário no qual se encontre o usuário externo; e
Parágrafo Único - A não obtenção do cadastro como usuário externo, bem como eventual erro de transmissão ou recepção de dados não imputáveis a falhas do SEI ou de sistema integrado, não servirão de escusa para o descumprimento de obrigações e prazos.
CAPÍTULO VI DA PUBLICIDADE E DO PEDIDO DE VISTA
Art. 15 - Os processos administrativos no âmbito do SEI que forem objeto de pedido de vistas, ou consultas, serão disponibilizados, por meio de arquivo digital em formato PDF ou ZIP, pela Coordenação de Gestão Documental da DPRJ, após validação de disponibilização realizada pela:
EXTRATOS DE ATAS DE REGISTRO DE PREÇOSINSTRUMENTO: Ata de Registro de Preços Nº 034/2017.
PARTES: DPRJ e ISUPRY COMERCIAL E SERVIÇOS EIRELI EPP.
DATA DA ASSINATURA: 28/12/2017.
PRAZO: 12 (doze) meses a contar da data da publicação do extrato do
contrato no D.O.
GESTOR DA ATA: LUIZ HENRIQUE AMPUERO DA SILVA,
matricula:3094782-4.
FUNDAMENTO: Processo nº E-20/001/1236/2017.
ITEM CÓDIGO SIGA QUANT.
01 6145.026.0043 10000 2,48 24.800,00
INSTRUMENTO: Ata de Registro de Preços Nº 033/2017.
FUNDAMENTO: Processo nº E-20/001/963/2017.
02 5975.009.0002 400 27,50 11.000,00
03 5975.073.0001 200 9,50 1.900,00
CAPÍTULO VII DA TRANSIÇÃO PARA A UTILIZAÇÃO DO SEI
Art. 16 - A partir do dia 2 de janeiro de 2018 fica vedada a produção de novos documentos e abertura de novos processos administrativos por meio
diverso ao SEI.
Art. 17 - Os processos administrativos já existentes, que se findarão até o dia 30 de março de 2018, poderão continuar sendo tramitados em meio físico, tendo seu controle de andamento processual sendo efetuado por meio do sistema de Controle de Processos e Documentos do Governo do Estado do Rio de Janeiro (UPO).
Art. 18 - Os processos administrativos já existentes, que se findarão após o dia 30 de março de 2018, deverão obrigatoriamente ser digitalizados e capturados para o SEI pela Coordenação de Gestão Documental da DPRJ no momento do seu trâmite, respeitando o fluxo disciplinado no Manual de Gestão Documental da Defensoria Pública do Estado do Rio de Janeiro.
§1º - Para fins legais, os processos administrativos digitalizados terão as mesmas validades de documentos externos digitalizados, conforme descrito no art. 7º deste Regulamento.
§2º - Os processos digitalizados manterão o mesmo número de processo
Art. 19 - Os atos processuais praticados no SEI serão considerados realizados no dia e hora do respectivo registro eletrônico, conforme horário oficial de Brasília e legislação processual aplicável.
Art. 20 - As unidades devem recusar processos e documentos que estiverem em desacordo com este Regulamento, restituindo-os às unidades que os encaminharam, especialmente aqueles em suporte físico, quando deveriam ter sido remetidos pelo SEI.
Art. 21 - O uso inadequado do SEI fica sujeito à apuração de responsabilidade, na forma da legislação em vigor.