DECRETO Nº 57.783 DE 13 DE JULHO DE 2017 « Catálogo de Legislação Municipal
DECRETO Nº 57.783, DE 13 DE JULHO DE 2017
Art. 1º A Política Municipal de Gestão Documental e o Sistema de Arquivos do Município de São Paulo passam a ser regidos pelas disposições deste decreto.
Parágrafo único. Compõem o Sistema de Arquivos do Município de São Paulo os órgãos públicos integrantes da Administração Pública Municipal Direta e Indireta e os arquivos privados do Município declarados como de interesse público e social, nos termos do artigo 12 da Lei Federal nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991.
Art. 2º Consideram-se arquivos, para os fins deste decreto, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.
Art. 3º Todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, que serão prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas as informações pessoais e aquelas cujos sigilos sejam imprescindíveis para a segurança da sociedade e do Estado, conforme o disposto na Lei Federal nº 12.527, de 18 de novembro de 2011 (Lei de Acesso à Informação), e no Decreto Municipal nº 53.623, de 12 de dezembro de 2012, e demais alterações.
Art. 4º É dever da Administração Pública Municipal controlar o acesso e a divulgação de documentos, dados e informações sigilosos e pessoais sob a custódia de seus órgãos e entidades, assegurando a sua proteção contra perda, alteração indevida, acesso, transmissão e divulgação não autorizados.
DO SISTEMA DE ARQUIVOS DO MUNICÍPIO DE SÃO PAULO
Art. 5º Fica instituído o Sistema de Arquivos do Município de São Paulo, com o objetivo de:
I - planejar e coordenar a gestão de documentos e informações municipais, inclusive de documentos digitais;
II - harmonizar as diversas fases da administração dos documentos públicos, observando as peculiaridades dos órgãos geradores e acumuladores da documentação;
III - promover a integração das atividades de protocolos e arquivos existentes nos diversos órgãos da Administração Pública Municipal;
IV - facilitar o acesso aos documentos e informações do poder público municipal, nos termos da legislação vigente;
V - assegurar a preservação de documentos do poder público municipal que tenham valor histórico, cultural, probatório e informativo.
Art. 6º Para os fins deste decreto consideram-se integrantes do patrimônio arquivístico público todos os documentos, de qualquer tipo e natureza, em qualquer suporte, gerados e acumulados no decurso das atividades de cada órgão da Administração Pública Municipal, que se distribuem em:
I - arquivos correntes: constituídos pelos conjuntos de documentos em trâmite ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas frequentes;
II - arquivos intermediários: constituídos pelos conjuntos de documentos procedentes de arquivos correntes que aguardam destinação final – eliminação ou recolhimento para guarda permanente – em depósitos de armazenagem temporária;
III - arquivo permanente: constituídos pelos conjuntos de documentos que assumem valor histórico, cultural e de testemunho, extrapolando a finalidade específica de sua criação e aos quais devem ser assegurados a preservação e o acesso público.
Art. 7º Integram o Sistema de Arquivos do Município de São Paulo:
I - Órgão Central: Coordenadoria de Gestão Documental, da Secretaria Municipal de Gestão;
II - Órgãos Setoriais: unidades responsáveis pela gestão documental dos órgãos e entidades municipais;
III - Arquivo Histórico Municipal, da Secretaria Municipal de Cultura.
§ 1º Caberá a cada órgão ou entidade municipal a definição das respectivas unidades que constituirão Órgãos Setoriais do Sistema de Arquivos do Município de São Paulo.
§ 2º Na ausência da definição, a atribuição de Órgão Setorial caberá à Chefia de Gabinete do órgão ou entidade municipal.
Art. 8º O Órgão Central do Sistema tem as seguintes atribuições:
I - atuar como instância normativa nas áreas de gestão e preservação de documentos públicos;
II - propor e acompanhar a implementação da Política Municipal de Gestão Documental;
III - promover a articulação e prestar orientação técnica aos órgãos integrantes do Sistema;
IV - analisar e aprovar as ferramentas de gestão documental de que trata o artigo 12 deste decreto;
V - desenvolver planos de formação, desenvolvimento e capacitação técnica dos recursos humanos nas habilidades afetas à gestão documental;
VI - propor a declaração de interesse público e social de arquivos privados do Município, nos termos do artigo 12 da Lei Federal nº 8.159, de 1991, mediante parecer e avaliação técnica.
Art. 9º Os Órgãos Setoriais do Sistema de Arquivos do Município de São Paulo têm as seguintes atribuições:
I - prestar assistência aos respectivos órgãos e entidades municipais nos assuntos relacionados à gestão e preservação de documentos públicos;
II - planejar e acompanhar a implementação dos programas, diretrizes e normas emanadas do Órgão Central do Sistema, no âmbito das Secretarias Municipais ou Autarquias a que pertencerem;
III - elaborar, em conformidade com as diretrizes emanadas do Órgão Central, o conjunto de normas disciplinadoras da recepção, digitalização, produção, tramitação, arquivamento, preservação e transferência dos documentos gerados em seus respectivos âmbitos de atuação;
IV - prestar orientação técnica, controlar e, quando for o caso, executar as atividades de arquivo, em seus respectivos âmbitos de atuação;
V - manter cadastro das unidades pertencentes às suas estruturas organizacionais, responsáveis por atividades de arquivo, bem como das relações de séries documentais que essas unidades mantêm sob custodia;
VI - fornecer dados e informações decorrentes de suas atividades ao Órgão Central;
VII - identificar e avaliar os documentos produzidos, recebidos e acumulados pelos órgãos e entidades municipais a que pertencerem, com vistas à elaboração e aplicação de planos de classificação e tabelas de temporalidade de documentos;
VIII - proceder à eliminação, transferência e recolhimento de documentos, nos prazos definidos pelas tabelas de temporalidades.
Art. 10. O Arquivo Histórico Municipal tem as seguintes atribuições:
I - dar suporte às unidades integrantes do Sistema no que se refere à preservação dos acervos por meio de políticas de conservação preventiva, curativa e restauro, e ações de monitoramento e controle permanente das condições dos depósitos;
II - proceder à organização, descrição e preservação do acervo de documentos de valor permanente recolhidos do Arquivo Administrativo e dos órgãos municipais ou provenientes de fundos particulares, desde que relacionados à Administração Pública;
III - desenvolver projetos de ação educativa e cultural, contribuindo para a recuperação da memória coletiva e difusão do patrimônio documental do Município.
Art. 11. Considera-se gestão documental o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes a produção, classificação, tramitação, avaliação, reprodução, consulta e arquivamento, em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
Art. 12. São instrumentos da Política de Gestão Documental:
I - Plano de Classificação de Documentos: instrumento utilizado para classificar todo e qualquer documento de arquivo, relacionando-o ao seu contexto original de produção;
II - Tabela de Temporalidade de Documentos: instrumento resultante da avaliação documental, que define prazos de guarda e a destinação de cada série documental (eliminação ou guarda permanente);
III - Sistema Informatizado de Gestão de Documentos: conjunto de procedimentos e operações técnicas da gestão arquivística de documentos processado eletronicamente, aplicável a documentos em qualquer suporte.
Paragrafo único. Os instrumentos da política de gestão documental devem ser elaborados sob a orientação do Órgão Central do Sistema de Arquivos do Município de São Paulo e devidamente oficializados, a fim de assegurar a legalidade de sua aplicação.
Art. 13. Cabe ao Órgão Central do Sistema a formulação e implementação da Política Municipal de Gestão Documental e sua integração com a Política de Acesso à Informação no âmbito do poder executivo do Município de São Paulo, nos termos do Decreto nº 53.623, de 2012.
Paragrafo único. O Secretário Municipal de Gestão poderá instituir grupos de trabalho para o desenvolvimento e acompanhamento da Política Municipal de Gestão Documental.
Art. 14. A eliminação de documentos públicos municipais será realizada de acordo com os prazos constantes nas tabelas de temporalidade aprovadas pelo Órgão Central do Sistema, conforme procedimento que assegure publicidade e legalidade ao ato.
§ 1º Previamente à aprovação das tabelas de temporalidade de que trata o "caput" deste artigo, abrir-se-á o prazo de 15 (quinze) dias úteis para manifestação do Arquivo Histórico Municipal, da Secretaria Municipal de Cultura.
§ 2º A ausência de manifestação do Arquivo Histórico Municipal, da Secretaria Municipal de Cultura, no prazo estipulado no § 1º, caracterizará a inexistência de objeção daquela unidade à aprovação das tabelas de temporalidade.
Art. 15. Os documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis.
Art. 16. A implantação do Sistema instituído por este decreto será feita gradativamente, por meio de atos normativos e de acordo com a disponibilidade orçamentária e financeira.
Art. 17. Este decreto entrará em vigor na data de sua publicação, revogados os Decretos nº 28.656, de 9 de abril de 1990, nº 29.745, de 14 de maio de 1991, nº 35.042, de 5 de abril de 1995, e nº 46.400, de 28 de setembro de 2005, e o inciso VIII do "caput" do artigo 26 do Decreto nº 57.528, de 12 de dezembro de 2016.