Conheça as principais metodologias de gestão de tempo
Descubra as principais metodologias de organização que estudantes e grandes empresários utilizam para otimizar seu tempo. Como Kanban e Pomodoro.
Você sabe o que é metodologia de organização, e como usá-la? Muitas vezes não sabemos como começar e nem mesmo qual se encaixaria melhor com a rotina de estudo e trabalho. Ficamos na dúvida se existe um método que realmente fará diferença na produtividade.
Atualmente existem vários, e cada um com suas peculiaridades. Mas o método de organização ele não necessariamente precisa ser seguido à risca. Você pode escolher alguns deles e adaptar e personalizar ao seu jeito.
E para entender o que estamos falando, vamos ao significado da palavra método, é uma palavra que provém do termo grego "methodos" (caminho ou via) o que se refere ao meio utilizado para chegar a um fim.
Ou seja, são conjuntos de ações para chegar a determinado lugar. E falando de método de organização, serão conjuntos de dicas coerentes que levará a pessoa a concluir suas ações diária de forma que otimize o seu tempo.
Grandes nomes como Bill Gates, Benjamin Franklin utilizavam esses métodos para organizar suas atividades. E já dizia Benjamin Franklin "tempo é dinheiro", "o tempo perdido jamais será recuperado".
E aqui está o grande X da questão, a partir do momento que você passa a se organizar seguindo um método consequentemente seu dia será mais ativo e produtivo. Assim evitando a procrastinação.
Listo aqui alguns benefícios:
Menos estresses
E nessa jornada você pode utilizar algumas ferramentas para ajudar na sua organização. Para saber mais sobre elas, confira no post: Conheça 3 ferramentas que lhe ajudarão a conciliar seu trabalho com estudos.
Agora que você já sabe alguns dos benefícios dos métodos de organização, você deve estar se perguntando quais são os métodos existentes? E qual seria o ideal para sua rotina?
A seguir você conhecerá 2 métodos mais conhecidos e utilizados por empresas e grandes empresários.
Você deve estar se perguntando o que é Kanban? De onde surgiu? Como funciona esse tal método Kanban?
É um método muito popular hoje em dia, e é bastante utilizado por empresas para tornar sua equipe mais ágil. Taiichi Ohno é engenheiro e homem de negócios. Ele se inspirou nas prateleiras de supermercados para criação da metodologia Kanban.
Esse método Kanban surgiu em 1940, na fábrica da Toyota, e o mesmo utilizou da seguinte forma:
Ele só se popularizou quando equipes de desenvolvimento de software passaram a utilizá-lo nos seus projetos, pois era uma forma de fazer o trabalho numa velocidade maior e com mais flexibilidade.
Com essa metodologia é possível visualizar todo trabalho que a equipe tem a fazer, está em andamento e o que já foi concluído. Através do quadro Kanban ninguém ficará sem saber o que fazer.
O principal objetivo do Kanban é que todos consigam visualizar todos os processos do trabalho e/ou projeto. Assim, maximiza o tempo e o fluxo de trabalho será contínuo.
Fluxo e entregas contínua
A equipe consegue visualizar todo projeto e andamento das atividades
É possível fazer mudanças a qualquer momento
No quadro acima mostra como funciona a metodologia Kanban da forma mais simplificada, mas existem vários modelos e você pode fazer o seu de acordo com sua necessidade. O método Kanban se baseia em escrever suas tarefas em cartões ou post it e dividi-las em listas e colunas. As principais colunas são:
Backlog: É onde as tarefas são colocadas em cartões individuais, o qual a equipe deverá trabalhar, em breve ou no futuro. Também podemos dizer que seriam as ideias do trabalho. E mais a frente você irá amadurecer e se aprofundar mais nela.
A fazer: Após aprofundar no assunto você irá executar a tarefa, e é quando ela vem para a coluna de "a fazer". Neste momento um membro da equipe será responsável pela tarefa e será definido prazo de entrega.
Em andamento: Quando a tarefa já está em andamento ele passará para a coluna de "em andamento". E aqui será executada de fato, e toda equipe Kanban digital, em algumas ferramentas os outros membros da equipe consegue fazer perguntas e comentários sobre a atividade.
Concluído: Após a revisão da atividade e estiver tudo "OK", você moverá o seu cartão para a coluna de tarefa concluída. E após conclusão você poderá pegar uma nova atividade e repetir o processo. E se estiver livre já pode comemorar e dar um pausa para relaxar.
Você pode utilizar o método Kanban de forma física, fazê-lo em um quadro que fique visível para toda equipe, ou de forma digital onde todos vão conseguir visualizar e até mesmo comentar. Uma das ferramentas muito utilizadas é o Trello para esse tipo de metodologia.
Você deve estar se perguntando o que é Pomodoro? De onde surgiu? Como funciona o método pomodoro? Ele realmente é melhor que outros métodos?
A técnica pomodoro foi desenvolvida pelo italiano Francesco Cirillo nos anos 80, o mesmo desenvolveu a técnica com objetivo de ajudá-lo nos estudos enquanto estava na universidade.
Ele usava um timer em formato de tomate (pomodoro), e a fruta fazia alusão ao tempo. Assim, determinando os minutos que ficaria estudando, sem interrupções e 100% focado.
De acordo com Francesco Cirillo, a técnica lhe trouxe bastante resultado e ele resolveu divulgar a técnica em 1992. E hoje ela é bastante conhecida por estudantes que usam como meio para organizar seus estudos nas universidades ou até mesmo em vestibulares.
O principal objetivo dessa metodologia é que a pessoa divida o fluxo de trabalho. Podendo ser em até 4 blocos de concentração intensa e sem interrupções, e faça pausa de até 5 minutos. Assim, você consegue melhorar a agilidade do cérebro e ter mais foco nas atividades.
E aqui estão alguns dos benefícios da técnica pomodoro:
Melhora a agilidade do cérebro
Reforça a determinação para atingir os objetivos
Já sabemos o que é a técnica, e seus grandes benefícios e então vamos descobrir como aplicá-la no nosso dia a dia.
Antes de qualquer coisa você precisará separar um time ou cronômetro, lápis e borracha e uma caderneta. E também deve silenciar seu celular para que não seja interrompido durante o momento de concentração intensa. Você precisa estar 100% focado!
Após isso, deverá fazer uma lista de atividades que você tem para fazer durante o dia.
E agora você irá aplicar a técnica Pomodoro que se baseia em ciclos de 25 minutos de trabalho focado e sem distrações, e só parar quando o timer tocar. E assim que encerrar o tempo anote o status do seu trabalho Ex.(40% concluído). E você neste momento vai descansar por até 5 minutos, e nada de estudo nesse momento, você pode se alongar, ir ao banheiro, beber água ou até mesmo fechar os olhos.
E após o término do descanso voltará a atividade por mais 25 minutos. Você repetirá esse processo por 4 ciclos, se finalizar sua atividade marque um X para informar que foi 100% concluída. Caso contrário dê uma pausa maior para depois voltar a atividade a ser realizada.
Nesse momento você terá uma pausa de 15 – 30 minutos. Lembre-se que é muito importante essa pausa para que o seu cérebro trabalhe em constante agilidade e concentração.
Se você é do tipo de pessoa que perde a concentração com mais facilidade tem sempre perto de você um post it para fazer alguma anotação que você lembrou na hora que estava em foco intenso, anote e volte para atividade que estava sendo empenhada. Ok?
Dessa forma fica até mais fácil fazer todas as atividades do dia a dia, pois você consegue dar leves pausas e voltar ao trabalho em seguida. Essa técnica ajuda muito as pessoas que têm tendência a procrastinar e deixar as tarefas para depois.
Na internet você consegue achar alguns sites e aplicativos que lhe ajudarão durante a técnica. Acesse o site tomato time: Clique aqui
O que você está achando dessas metodologias de organização, já utiliza algumas delas? É muito importante gerir nosso tempo da forma correta e o mais legal é que podemos adaptá-los à nossa rotina e jeito.
E o conteúdo não para por aqui… trago dica de livro e canais no Youtube para você se aprofundar mais nesse assunto. Veja a seguir:
Thais Godinho – Vida Organizada é uma canal para que o organizar seja um hábito diário. A missão dela é inspirar as pessoas a se organizarem e ter uma vida tranquila.
Organiza Dafne Ela traz várias dicas de como organizar sua casa e também de como gerenciar o tempo.
Conheça também o livro "A técnica Pomodoro" do autor e fundador do método Francesco Cirillo. Que fala bem mais sobre como usar esse método de gerenciamento do tempo.
E aí gostou das nossas dicas?! Lembrando que você pode adaptar qualquer um desses métodos a sua rotina.
Leia também: Pare e leia agora: Conheça 3 ferramentas que lhe ajudarão a conciliar seu trabalho com estudos.