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LEPI. Elaborada por Luis Alberto Camargo
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Nathalie Fialho Valverde
1 Elaborada por Luis Alberto Camargo
2 Índice O que é Microsoft Excel Inicialização do Excel Ambiente de trabalho Elementos da Tela de Abertura Linha, Coluna e Célula Célula Ativa Intervalo de Células Inserir dados na planilha Apagar dados na Planilha Teclas de atalho Renomear planilhas Mover ou copiar uma planilha Salvar uma pasta de trabalho Converter arquivo *.xls em *.html Abrindo uma pasta de trabalho Editando uma planilha Pastas de Trabalho Divisão de Planilha Hiperlink Hiperlink para o mesmo arquivo Hiperlink para outros arquivo Hiperlink para a Internet Movendo e copiando células Formatação da Planilha Gráficos Impressão Formas do Ponteiro do Mouse Formulas Introdução à Macros e Eventos Conclusão
3 O que é Microsoft Excel O Microsoft Excel é, sem dúvida, o melhor e mais fácil programa para manipulação de planilhas eletrônicas. Em sua versão 2002 (XP), o programa trás uma interface mais leve, com tons de cores mais suaves, ficando mais flexível e intuitivo, com mudanças voltadas para novos usuários e atendendo pedidos de usuários fieis do programa. Oito em cada dez pessoas utilizam o Microsoft Excel para trabalhar com cálculos e sistemas de gráficos indicadores de valores. O usuário pode utilizar formulas e funções que facilitarão operações específicas ao trabalhar com diversos valores. O aprimoramento do produto faz do Excel uma excelente ferramenta para desenvolver planilhas profissionais, pois o programa ao ser carregado exibe um painel de tarefas facilitando a abertura e pesquisa de trabalhos salvos. 3
4 Inicialização do Excel XP O pressuposto será que o item Microsoft Excel XP esteja presente dentro da opção Programas no Menu Iniciar, que fica localizado na parte inferior esquerda da janela principal do Windows. Execute os passos a seguir: Figura 4
5 Ambiente de trabalho Quando o Excel é iniciando é exibido uma nova pasta de trabalho em branco. Nesta pasta você poderá inserir seus dados dentro das planilhas denominadas Plan1, Plan2, Plan3. Figura Do lado direito, está o painel de tarefas. Um eficiente painel para tarefas corriqueiras como abrir pasta de trabalho ou criar uma nova pasta de trabalho baseado em modelos. Para fechar o Painel de tarefas, basta clicar no botão ( ) Fechar do próprio painel. 5
6 Elementos da Tela de Abertura Após a inicialização do programa, o computador mostra a tela de abertura do Excel XP e seus respectivos elementos, que como já se conhece, possui os mesmos elementos encontrados nos programas da Microsoft, mudando apenas, os elementos específicos para o trabalho com planilhas eletrônicas. Observe a figura exibindo a tela de abertura padrão do Excel XP: Figura 6
7 Barra de Título esta barra exibe o nome do aplicativo, no caso, Microsoft Excel, e em seguida é mostrada inicialmente a informação Pasta1, até que se salve a planilha e dê um nome a ela. Figura : Figura Barra de título. Botão Minimizar Botão Maximizar Botão Restaurar Botão Fechar Barra de Menu esta barra exibe os nomes dos menus de aplicações permitindo utilizar os vários recursos que o Excel XP oferece. Figura : Figura Barra de menu. 7
8 Barra de Ferramentas Padrão é um conjunto de botões que permite agilizar as operações mais utilizadas do Excel XP evitando-se percorrer pelo interior dos menus. Verifique os botões presentes na barra de ferramentas padrão do Excel XP na figura : Figura Barra de Ferramentas Padrão. Barra de Ferramentas Formatação esta barra permite a utilização da maioria dos recursos de formatação encontrados no Excel XP. Veja a figura : Figura Barra de Ferramentas Formatação. Caixa de Nomes esta área exibe a localização da célula ativa, o nome da célula ou objetos selecionados e o tamanho de uma seleção. Barra de Fórmulas é usada para inserir ou editar dados em células de planilhas ou em gráficos. Para incluir dados, selecione uma célula, digite os dados e selecione com o mouse a caixa de entrada da barra de fórmula ( ) ou pressione ENTER. Para editar dados, selecione a barra de fórmula com o mouse ou pressione F2. Em seguida, digite as alterações e selecione com o mouse a caixa de entrada, ou pressione ENTER. Para cancelar as alterações, pressione o botão do mouse sobre a caixa de cancelamento da barra de fórmula (X) ou pressione ESC. A seguir são mostradas a Caixa de Nomes e a Barra de Fórmulas com seus respectivos botões para que se possa conhecer o ponto onde deve ser clicado o mouse para a devida operação desejada. 8
9 Caixa de Nomes Cancelar Confirmar Barra de Fórmulas Barra de Status Com ela é possível, por exemplo, efetuar cálculos simples e rápidos, que não exijam fórmulas complexas. Se você digitar estes números e selecioná-los, é possível calcular a soma. Clicando com o botão direito sobre a expressão Soma = 1500 será exibido um menu com opções de fórmulas. Escolhendo, por exemplo, Média,......o Excel calculará a média das células selecionadas. 9
10 Linha, Coluna e Célula Na área de trabalho do Excel XP existe uma janela de planilha onde é apresentado o nome Pasta1 na barra de título, uma planilha vazia, onde se encontram linhas e colunas dispostas de tal forma que as informações possam ser inseridas dentro da grade formada com o cruzamento desses dois elementos. Linha dentro da janela da planilha as linhas são identificadas por números no canto esquerdo da tela que vai de 1 a Coluna as colunas são identificadas com letras de A a Z e combinações de letras até totalizarem 256 colunas. A largura padrão da coluna em uma nova planilha é de 8,43 e pode-se tornar uma coluna tão larga quanto a janela da planilha (255 caracteres) ou tão estreita quanto a fração de um caracter. Célula é a unidade de uma planilha na qual se insere e armazena os dados. A interseção de cada linha e coluna em uma planilha forma uma célula. É possível inserir um valor constante ou uma fórmula em cada célula, onde um valor constante é normalmente um número (incluindo uma data ou hora) ou texto, mas pode também ser um valor lógico ou valor de erro. 10
11 Célula Ativa É a célula exibida com uma borda em negrito indicando que ela está selecionada e onde os próximos dados digitados serão inseridos ou o próximo comando escolhido será aplicado. Se for selecionada mais de uma célula ao mesmo tempo, a primeira será a célula ativa e as outras serão destacadas na cor escura. Observe a figura : Figura Apresentação da célula ativa. Intervalo de Células Quando se trabalha com uma planilha, muitas vezes depara-se com a necessidade de tratar um trecho ou uma determinada região de maneira diferente do restante da planilha. Um intervalo de células é uma região da planilha selecionada a fim de permitir que se trabalhe, edite, formate e modifique mais de uma célula ao mesmo tempo. O intervalo de células é reconhecido como o conjunto de células que fica entre a célula do canto superior esquerdo e a do canto inferior direito. Observe a figura : Figura Exemplos de seleções de células 11
12 Inserir dados na planilha Para inserir dados na planilha, proceda da seguinte maneira. 1. Clique na célula que você desejar iniciar o texto ou numérico. 2. Pressione a tecla ENTER e o cursor irá pra a próxima célula. Figura Apagar dados na Planilha conteúdo. Basta selecionar uma ou mais células e pressionar a tecla DEL. Para alterar o conteúdo da célula pressione F2 com a célula já selecionada e digite o novo 12
13 Teclas de atalho Trabalhar utilizando o teclado para digitar dados na planilha e utilizar o mouse para posicionar-se em uma célula, pode ser um pouco cansativo. Saiba como minimizar a troca entre teclado e mouse, utilizando as teclas de atalho do teclado. Teclas Ação Ctrl + Home esquerda). Levam ao início da planilha, célula A1 (parte superior Ctrl + Y Abrem rapidamente a caixa de diálogo Ir Para. CTRL+BACKSPACE Rola para exibir a célula ativa. CTRL+PGDN Move para a próxima planilha na pasta de trabalho. CTRL+PGUP Move para a planilha anterior na pasta de trabalho. CTRL+P Exibe a caixa de diálogo Imprimir. CTRL+SHIFT+F12 Exibe a caixa de diálogo Imprimir. SHIFT+CTRL+PAGE DOWN Seleciona a planilha atual e a seguinte. SHIFT+CTRL+PAGE UP Seleciona a planilha atual e a anterior. SHIFT+F11 Insere uma nova planilha. ALT+O H R Renomeia a planilha atual. ALT+E M Move ou copia a planilha atual ALT+E L Exclui a planilha atual ALT+PAGE DOWN Move uma tela para a direita. ALT+PAGE UP Move uma tela para a esquerda. ALT+SHIFT+F1 Insere uma nova planilha. F5 Exibe a caixa de diálogo Ir para. F6 trabalho. Alterna para o próximo painel em uma pasta de 13
14 Renomear planilhas 1. Clique com o botão direito de mouse em Plan 1, por exemplo. Figura 2. Digite o nome e pressione a tecla Enter. Figura 14
15 Mover ou copiar uma planilha 1. Clique no menu Editar e em seguida na opção Mover ou Copiar. Figura 2. A caixa de diálogo Mover ou Copiar abrirá. 3. Clique na opção desejada para mover a planilha. Figura 4. Clique no botão OK. 15
16 Salvar uma pasta de trabalho 1. Clique no botão ( ) Salvar na barra de ferramentas Padrão. A caixa de diálogo Salvar como se abrirá. Figura 16
17 Converter um arquivo *.xls em *.html 1. Clique no botão ( ) Salvar ou Salvar Como na barra de ferramentas Padrão. A caixa de diálogo Salvar como se abrirá. 2. Na caixa de diálogo, clique em Salvar como tipo. 3. Selecione a opção Página da Web no menu de arquivos. 4. Clique em Salvar
18 Abrindo uma pasta de trabalho 1. Clique no botão ( ) Abrir na barra de ferramentas Padrão. Editando uma planilha Os dados digitados nas células das planilhas do Excel servem como referência para as fórmulas e funções existentes. Através da manipulação desses dados podemos editar a planilha por meio de operações simples. O funcionamento de uma planilha Excel é bem simples. produto. 1. Insira os valores para as células. Por exemplo, valores para entrada e saída de um 18
19 2. Posicione o cursor do mouse no local onde deseja realizar a operação. 3. Digite o sinal de igualdade (=). Visualize os valores das células. 4. Você pode utilizar como base o cruzamento de linhas com as colunas. Sendo os números no canto esquerdo correspondendo às linhas e as letras no topo da planilha as colunas. 19
20 5. Digite A letra da coluna e o número da linha correspondente o valor necessário para operação. Exemplo D3. 6. Na maior parte das vezes o resultado final de uma operação é gerado pela soma ou subtração de valores, portanto, digite o sinal de operação correspondente à operação desejada. 7. Digite a letra e o número da célula onde se encontra o próximo valor que fará parte da operação. Digite o operador correspondente operação. 8. Digite a letra e o número de célula correspondente ao valor que fará parte da 20
21 9. Pressione a tecla Enter, o valor será exibido na célula correspondente. Pastas de Trabalho As pastas de trabalho proporcionam um meio de organizar muitas planilhas em um mesmo arquivo. Uma pasta de trabalho é uma coleção de várias páginas de planilha que possuem o mesmo número de colunas e linhas que a primeira, e opcionalmente, pode-se criar planilhas exclusivas para gráficos. Cada página de planilha é uma grade formada por colunas e linhas distribuídas na tela de maneira tal que se possa relacionar informações horizontal e verticalmente. Cada pasta de trabalho é gravada como se fosse um arquivo, sendo que, o nome de arquivo padrão para a primeira pasta de trabalho é Pasta1. 21
22 Há três utilizações principais para fazer uso da pasta de trabalho: Dividir uma planilha grande em partes menores, ou seja, em páginas separadas. Reunir dados relacionados logicamente no mesmo arquivo. Consolidar planilhas de formato semelhante em um mesmo arquivo. Pasta de Trabalho Divisão de Planilha Se estiver trabalhando com uma planilha que possua uma grande quantidade de dados no Excel XP, pode-se tornar o trabalho muito mais fácil se a planilha for dividida em partes separadas em cada página da pasta de trabalho. Para chegar a uma página específica, deve-se clicar planilha (isto se torna mais fácil do que movimentar-se entre as diversas partes de uma única planilha de tamanho maior), que fica na parte inferior da tela. E também, quando se escreve uma fórmula que faz referência a células de outra página, o nome da planilha aparece na fórmula, ficando fácil perceber que se está fazendo uma referência. 22
23 Hiperlink São atalhos que permitem que você salte para outros arquivos de maneira fácil e rápida. Você pode criar Hiperlink em uma célula ou em objetos gráficos como formas e figuras. Ao criar um Hiperlink, você pode pular para outra localização como um arquivo em seu próprio computador, para outros computadores da rede, ou para um arquivo de qualquer outro computador do planeta que esteja conectado á Internet. Hiperlink para o mesmo arquivo O hiperlink dentro de um mesmo arquivo é útil quando você trabalha com arquivos extensos e deseja localizar informações rapidamente. Para criar o Hiperlink: 5. Mantenha a pasta de trabalho aberta 6. Ative a planilha 7. Clique sobre uma célula qualquer em branco 23
24 8. No menu Inserir, clique no comando Hyperlink. A caixa de diálogo será apresentada como na figura abaixo: 9. Clique no botão Examinar e encontre o arquivo 10. Clique no botão OK. O Hiperlink é criado na planilha. Hiperlink para outros arquivos 1. Clique com o botão direito do mouse na célula ou no elemento gráfico que você deseja que represente o hiperlink e, em seguida, clique em Hiperlink no menu de atalho. 2. Em Vincular a, no lado esquerdo da caixa de diálogo, clique em Criar novo documento. 3. Digite um nome para o novo arquivo na caixa Nome do novo documento. 4. Para especificar um local diferente daquele mostrado em Caminho completo, digite o novo local na caixa Nome do novo documento ou clique em Alterar e selecione o local desejado. Clique em OK. 5. Em Quando editar, clique em uma opção para especificar se deseja abrir o novo arquivo para edição agora ou mais tarde. 24
25 6. Para atribuir uma dica a ser exibida quando você posicionar o ponteiro sobre o hiperlink, clique em Dica de tela, digite o texto desejado na caixa Texto de dica de tela e clique em OK Figura passo a passo Hiperlink para a Internet 1. Clique com o botão direito do mouse no texto ou no elemento gráfico que você deseja que represente o hiperlink e, em seguida, clique em Hiperlink no menu de atalho. 2. Em Vincular a no lado esquerdo da caixa de diálogo, clique em Página da Web ou arquivo existente Siga um destes procedimentos: 25
26 a Para selecionar um arquivo da pasta atual, clique em Pasta atual e, em seguida, clique no arquivo ao qual você deseja vincular. b Para selecionar a página da Web a partir de uma lista de páginas navegadas, clique em Páginas navegadas e, em seguida, clique na página da Web à qual deseja vincular o hiperlink. c Para selecionar um arquivo em uma lista dos arquivos que você usou recentemente, clique em Arquivos recentes e, em seguida, clique no arquivo ao qual deseja vincular o hiperlink. d Se souber o nome e local do arquivo ou página da Web à qual deseja vincular o hiperlink, você poderá digitar essa informação na caixa Endereço. a b 4 4 Figura passo a passo c d 4. Para atribuir uma dica a ser exibida quando você posicionar o ponteiro sobre o hiperlink, clique em Dica de tela, digite o texto desejado na caixa Texto de dica de tela. Clique em OK. Movendo e copiando células 1. Selecione as células que você deseja mover ou copiar. Para selecionar Siga este procedimento Texto em uma célula Se a edição em uma célula estiver ativada, selecione a célula, clique nela duas vezes e selecione o texto na célula. 26
27 Se a edição em uma célula estiver desativada, selecione a célula e, em seguida, selecione o texto na barra de fórmulas. Uma única célula para a célula. Clique na célula ou pressione as teclas de direção para ir células Um intervalo de célula. Clique na primeira célula do intervalo e arraste até a última células grande Um intervalo de Clique na primeira célula do intervalo, mantenha pressionada a tecla SHIFT e clique na última célula do intervalo. Você pode rolar para tornar a última célula visível. uma planilha Todas as células de Clique no botão Selecionar tudo. Células ou intervalos de células não-adjacentes Selecione a primeira célula ou o primeiro intervalo de células, mantenha pressionada a tecla CTRL e selecione as outras células ou os outros intervalos. inteira Uma linha ou coluna Clique no cabeçalho de linhas ou colunas. adjacentes Linhas ou colunas Arraste o cursor pelos cabeçalhos de linhas ou colunas. Você também pode selecionar a primeira linha ou coluna, manter pressionada a tecla SHIFT e selecionar a última linha ou coluna. não-adjacentes Linhas ou colunas Selecione a primeira linha ou coluna, mantenha pressionada a tecla CTRL e selecione as outras linhas ou colunas. Um número maior ou menor de células do que a seleção ativa Mantenha pressionada a tecla SHIFT e clique na última célula que você deseja incluir na nova seleção. O intervalo retangular entre a célula ativa e a célula em que você clicar passará a ser a nova seleção. Cancelar uma seleção Clique em qualquer célula na planilha. 27
28 de células Formatação da Planilha Formatar texto e caracteres individuais: Para destacar o texto, você pode formatar todo o texto em uma célula ou caracteres selecionados. Selecione os caracteres que deseja formatar e clique em um botão na barra de ferramentas Formatação. Girar texto e bordas: Os dados em uma coluna são geralmente muito estreitos enquanto o rótulo da coluna é muito mais largo. Em vez de criar colunas largas ou rótulos abreviados desnecessariamente, você pode girar o texto e aplicar bordas que são giradas no mesmo ângulo do texto. Adicionar bordas, cores e padrões: Para diferenciar os vários tipos de informação em uma planilha, você pode aplicar bordas a células, sombrear células com uma cor de plano de fundo ou sombrear células com um padrão de cor. Mover linhas ou colunas 1- Selecione a linha ou coluna que você deseja mover e clique em Recortar. Linha Coluna seleção. 2- Selecione uma linha ou coluna abaixo ou à direita do local em que você deseja mover a 28
29 3- No menu Inserir, clique em Células recortadas Alterar a largura da coluna e a altura da linha Alterar a largura: De uma única coluna Arraste a borda à direita do cabeçalho da coluna até que a coluna fique com a largura desejada. A largura da coluna exibida é o número médio de dígitos de 0 a 9 da fonte padrão ajustados em uma célula. De várias Colunas Selecione as colunas a serem alteradas e arraste para a direta um limite de cabeçalho de uma coluna selecionada. 29
30 Para fazer o mesmo para todas as colunas na planilha, clique no botão Selecionar tudo e arraste o limite de qualquer cabeçalho de coluna. Alterar a altura De uma única linha Arraste o limite embaixo do cabeçalho da linha até que a linha fique da altura desejada. De diversas linhas Selecione as linhas que você deseja alterar, arraste um limite embaixo do cabeçalho de uma linha selecionada. Para alterar a altura de todas as linhas na planilha, clique no botão Selecionar tudo e arraste o limite embaixo de qualquer cabeçalho de linha. 30
31 Gráficos A criação de um gráfico: Certifique-se de que os dados na planilha estão organizados de forma adequada ao tipo de gráfico que você deseja usar. 1. Selecione as células que contêm os dados que você deseja usar no gráfico. 2. Clique em Assistente de gráfico. 31
32 3. Siga as instruções do Assistente de gráfico. Tipos de Gráficos E Subtipos de Gráficos 32
33 Impressão Imprimir uma área selecionada de uma planilha 1. No menu Exibir clique em Visualizar quebra de página. 2. Selecione a área que você deseja imprimir. 3. No menu Arquivo, aponte para Área de impressão e clique em Definir área de impressão. 33
34 Configurar um gráfico para impressão Um gráfico incorporado Você pode ajustar o local onde o gráfico será impresso na página dimensionando e movendo o gráfico com o mouse no modo de exibição de quebra de página. 1. Clique na planilha fora da área de gráfico. 2. Clique em Visualizar quebra de página no menu Exibir. Uma planilha de gráfico Você pode dimensionar e ajustar a área do gráfico, especificar como ele deve ser colocado na página impressa e, em seguida, visualizá-lo na janela de visualização. 1. Clique na guia da planilha de gráfico. 2. Clique em Configurar página no menu Arquivo. 3. Selecione as opções desejadas na guia Gráfico. Observação: Para mover e dimensionar a área de gráfico de uma planilha de gráfico usando o mouse, você deve clicar em Personalizar na guia Gráfico e, em seguida, clicar em OK para retornar a essa planilha. 34
35 Formas do Ponteiro do Mouse Quando o ponteiro do mouse é movimentado ao longo da janela do Excel XP, este se transforma a fim de indicar o que acontecerá se for dado um clique com o mouse naquela área da janela. Enquanto o ponteiro do mouse estiver sobre a planilha na janela do documento, ele será apresentado como um sinal de mais (+). Dentro da barra de fórmulas, o ponteiro do mouse terá a forma de uma viga (I), criada para posicionar um ponto de inserção com precisão entre dois caracteres. Dentro da barra de ferramentas e da barra de menu, a forma do ponteiro é uma seta. A tabela a seguir ilustra os perfis do ponteiro que, muito provavelmente, serão encontrados. il Perf Posição Sobre as células da planilha Dentro da barra de fórmula e dentro da caixa de texto na extremidade esquerda da barra de ferramentas Sobre a barra de títulos, botões na barra de ferramentas, barra de menu e barras de rolagem, do lado esquerdo da barra de fórmulas e sobre as bordas das células da planilha. No limite de um cabeçalho de coluna ou de linha (para redimensionamento) célula ativa Sobre a alça de preenchimento no canto inferior direito da 35
36 Fórmulas 1 SINAIS DE OPERAÇÕES 2. SINAIS PARA CONDIÇÃO S FUNÇÃO S FUNÇÃO INAL INAL + SOMAR > MAIOR QUE - SUBTRAÇÃO < MENOR QUE * MULTIPLICAÇ < DIFERENTE QUE ÃO > / DIVISÃO > = A MAIOR E IGUAL % PORCENTAGE < MENOR E IGUAL M = A = IGUALDADE = IGUAL A Lembrete: Toda fórmula que você for criar deverá começar com o sinal de igualdade, caso contrário, a fórmula não funcionará. Ao final da fórmula pressione a tecla ENTER. Fórmula para Somar =A1+B1+C1+D25+A25 36
37 Função Somar =SOMA(A1:B25) Este é o botão da AutoSoma. Para trabalhar com o botão da Autosoma você deve fazer o seguinte: 1. Selecionar os valores que desejar somar. 2. Depois clicar no Botão da Autosoma e ele mostrará o resultado. Veja mais um exemplo de Soma Agora você deseja somar todos os valores dispostos nesta planilha usando uma única fórmula, desta vez você terá que digitar a fórmula. B E TOTAL =SOMA(A1:D3) destaque) Para fazer isto, só basta digitar o endereço inicial (em destaque) e o endereço final (em 37
38 Fórmula para Subtração. =B2-C2 B C D E SL. D SL UNC BRUTO ESCT. LIQUIDO =B2- osé 75 C2 Fórmula para Multiplicação =B2*C2 A B C D Pr V Q Total oduto alor uant. Fei 1, 8 =B2*C2 jão
39 Fórmula para Divisão =A2/B2 A B C nda Re embros M alor V = A2/B2 Fórmula para Porcentagem =B2*5/100 =((B2*5%)-B2) =B2*0,95 Todas as formulas acima são idênticas na resposta. O cálculo se realiza da mesma maneira como numa máquina de calcular, a diferença é que você adicionará endereços na fórmula. Veja o exemplo. Um Aluno, fez uma compra no valor de R$ 1.500,00 e você deseja dar a ele um desconto de 5% em cima do valor da compra. Veja como ficaria a formula no campo Desct. 39
40 A B C D ente Cli Compra T Desconto Vl a Pagar rcio Má =B2*5/100 ou se preferir assim também =B2*5% =B2-C2 Onde: B2 se refere ao endereço do valor da compra * - sinal de multiplicação 5/100 é o valor do desconto dividido por 100 Ou seja, você está multiplicando o endereço do valor da compra por 5 e dividindo por 100, gerando assim o valor do desconto. Se preferir pode fazer o seguinte exemplo: Onde: B2 endereço do valor da compra * - sinal de multiplicação 5% - o valor da porcentagem. Função Máximo =MÁXIMO(A2:A5) Mostra o valor máximo de uma faixa de células. 40
41 A B C IDADE IDADE: MAIOR =MÁXIMO(A2:A5) Função Mínimo =MÍNIMO(A2:A5) Mostra o valor mínimo de uma faixa de células. A B C PESO IDADE: MENOR =MÍNIMO(A2:A5) 41
42 Função Média =MÉDIA(A2:A5) Calcula a média de uma faixa de valores. A B C IDADE IDADE MÉDIA =MÉDIA(A2:A5) Função Data =HOJE () Esta fórmula insere a data automática em uma planilha. A B C a Dat =HOJE() 42
43 Função Se =SE(A1>=1000; Salário maior que Mil ; Salário menor que Mil ) ( ) Indica a ordem de execução. Exemplo: (((A1+1)-2)*5) No caso acima a ordem de execução seria 1º Soma, 2º Subtração e 3º Multiplicação. Suponhamos que desejasse criar um Controle de Notas de Aluno, onde ao se calcular a média, ele automaticamente especificasse se o aluno fora aprovado ou não. Então Veja o exemplo abaixo. No campo situação deve aparecer Aprovado somente se o aluno tirar uma nota Maior ou igual a 7 na média, caso contrário ele deverá escrever Reprovado, já que o aluno não atingiu a condição para passar. A B C O ALUN A MÉDI SITUAÇÃO o Márci 7 =SE(B2>=7; Aprovado ; Reprovado ) Onde: Aprovado - refere-se a resposta verdadeiro, ou seja, se a condição for verdadeira (a nota for maior ou igual a 7) então ele escreverá aprovado. Por isso você deve colocar entre aspas, já que se refere a Texto. ; este outro ponto e vírgula subentendem-se senão faça, ou seja, caso contrário, fará outra coisa. 43
44 Reprovado refere-se a resposta falso, ou seja, caso ele não tenha média maior ou igual a 7, então escreva Reprovado. Macros e Eventos - Introdução Nesta lição aprenderemos a utilizar Macros. Veremos o que são e quais as possibilidades de utilização das macros, aprenderemos o conceito de evento e os principais eventos disponíveis e também as diversas macros oferecidas pelo Microsoft Access. Com Macros podemos automatizar uma série de tarefas repetitivas, economizando tempo. Uma macro pode conter uma ou mais ações, tais como: Executar uma consulta, Abrir um Formulário, Aplicar um Filtro, etc. A correta utilização das Macros nos propicia uma série de facilidades e benefícios as quais somente poderiam ser obtidas com a utilização de programação (Visual Basic for Applications - VBA, que será tratado no curso de Access Avançado, com previsão de início para o final de Julho- 2002). Porém, conforme veremos, a utilização de Macros é muito mais simples e intuitiva. Veremos os seguintes itens: Eventos O que são as Macros e onde utilizá-las Criando Macros e as Ações de Macro Associando Macros a Eventos Eventos: Abaixo temos um conceito de Evento conforme definido na ajuda do Microsoft Access: O que é um evento? "Um evento é uma ação específica que ocorre sobre ou com um determinado objeto. O Microsoft Access pode responder a vários eventos: cliques de mouse, alterações em dados, abertura ou fechamento de formulários e muitos outros. Os eventos geralmente são o resultado da ação do usuário." Utilizando um procedimento de evento ou uma macro, você pode adicionar sua própria resposta personalizada a um evento que ocorra em um formulário, relatório ou controle. Conforme podemos concluir pela definição acima, um evento normalmente é resultante da ação do Usuário, Por exemplo, um clique de Mouse em um Botão de comando de um formulário, gera o evento "Ao Clicar", associado com o Botão. Um clique duplo no nome de um formulário para abrir o formulário, gera o evento "Ao Abrir" associado com o formulário. Ao entrar em um campo de dados e 44
45 alterar o valor do campo, ao sair do campo o usuário terá gerado o evento "Após atualizar" associado com o campo, e assim por diante. Além disso podemos associar Macros e Procedimentos a eventos. Com isso ao ocorrer um determinado evento, podemos fazer com que seja executada uma Macro (ou um Procedimento) em resposta a este evento. Por exemplo, ao selecionar um Fornecedor em um lista de Fornecedores, você pode fazer com que o Microsoft Access exiba somente os produtos do respectivo Fornecedor, em uma lista de produtos. Isto pode ser obtido, associando-se uma Macro ao evento Após Atualizar da lista de fornecedores. Essa Macro atualiza a lista Produtos, de tal maneira que somente sejam exibidos os Produtos do Fornecedor selecionado. A Utilização de eventos em associação com Macros e Procedimentos, nos oferece inúmeras possibilidades. Muitos dos problemas diários na utilização do Microsoft Access com formulários e relatórios podem ser resolvidos através da associação entre eventos e Macros ou Procedimentos. Na figura abaixo podemos ver os diversos eventos associados com um formulário: Alguns eventos associados com um Formulário. Para acessar os eventos de qualquer elemento, basta fazer o seguinte: Em um Formulário ou Relatório, no Modo Estrutura, dê um clique com o botão direito do mouse sobre o elemento cujos eventos você quer acessar. No menu que surge dê um clique em Propriedades. Na janela que surge, dê um clique na Guia Evento, indicada na figura anterior. Na próxima lição aprenderemos a Criar Macros e associá-las a eventos de Formulários e Relatórios. O que são Macros e como utilizá-las: As macros são objetos de banco de dados, assim como formulários, tabelas, consultas, etc. As macros fornecem o meio mais fácil de automatizar o seu banco de dados. Quaisquer 45
46 procedimentos que você tenha que fazer repetidamente, são bons candidatos a serem transformados em macros. As macros no Microsoft Access são completamente diferentes das macros em outras aplicações. Uma macro no Microsoft Access não é apenas uma série gravada de toques no teclado ou cliques de mouse, para automatizar tarefas repetitivas; ela realiza muitas funções que, de outra forma, exigiriam codificação. As macros economizam tempo por automatizar tarefas comuns, mas elas (quando escritas adequadamente) também ajudam a evitar erros assegurando que cada passo da macro é executado na ordem e exatamente como é necessário que seja feito. Você pode definir uma macro para executar, praticamente, qualquer tarefa que pode ser iniciada com o teclado ou com o Mouse. Um dos grandes benefícios das Macros é a sua capacidade de automatizar as respostas para muitos tipos de eventos, seja o evento uma modificação nos dados, a abertura ou fechamento de um formulário ou relatório, ou qualquer um dos tantos eventos disponíveis no Microsoft Access. Uma Macro pode conter uma única ação (como executar uma consulta por exemplo), ou pode conter diversas ações. As ações podem ser executadas incondicionalmente, ou podemos colocar condições para que as ações sejam executadas. Por exemplo, posso fazer com que uma macro Emitir Pedido, associada ao evento Ao Fechar do formulário pedidos, somente seja executada após as 17:00. Em que situações Práticas do dia-a-dia devo utilizar macros: Podemos utilizar Macros para abrir uma tabela, consulta, formulário ou relatório em qualquer modo disponível (estrutura, folha de dados, visualização de impressão, etc). Também podemos utilizar uma macro para fechar qualquer tabela, consulta, formulário ou relatório que estiver aberto. Podemos usar as macros para abrir um relatório em Visualizar Impressão ou para enviar um relatório diretamente para a impressora. Também podemos utilizar as macros para enviar um relatório para um arquivo do Word, uma Planilha do Excel, um arquivo de texto, ou outros formatos. Podemos utilizar macros para abrir uma consulta de seleção no Modo Folha de Dados. Podemos basear os parâmetros da consulta em controles de qualquer formulário que esteja aberto. Por exemplo, podemos escolher Brasil em uma lista de países e dar um clique em um Botão Pesquisar. Uma macro associada ao evento Ao Clicar do botão pode conter uma ação para Abrir uma consulta a qual utiliza PaísDeDestino igual a Brasil como critério. É possível utilizar uma Macro para executar outras Macros ou módulos do Microsoft VBA. Também podemos utilizar macros para definir o valor de qualquer controle de um formulário ou relatório. Podemos simular as ações do teclado e fornecer entrada para caixas de diálogo do sistema, através da ação "EnviarSeqüênciaDeCaracteres", que veremos mais adiante. 46