Como funciona a submissão de trabalhos em eventos científicos | Doity
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Eventos acadêmicos têm diversas particularidades em seu funcionamento e organização. Uma delas é a submissão de trabalhos científicos. Você sabe como funciona esse processo? Ele pode ser dividido em cinco etapas: submissão, avaliação, revisão, resultado e apresentação. Se interessou? Continue lendo!
Por que formar uma Comissão Científica?
Vamos detalhar para você cada uma das fases citadas, mas antes, precisamos explicar o papel essencial da comissão científica em todo esse processo. Para que um evento possa acontecer, é preciso o trabalho e engajamento de algumas pessoas.
Por exemplo, é essencial ter comissão organizadora, que trata dos assuntos relacionados à execução geral do evento (data, local, inscrições, contratação de fornecedores, divulgação, etc). Do mesmo modo, em um evento acadêmico, é fundamental a formação de uma comissão científica, além da comissão organizadora.
A comissão científica será responsável pelo processo de submissão de trabalhos no evento e, por isso, é essencial que você compreenda sua importância. A formação dessa comissão é o primeiro passo a ser dado para um gerenciamento efetivo de trabalhos científicos.
Submissão de trabalhos: primeira etapa
Agora que você já entendeu a importância dessa comissão, vamos falar sobre a primeira etapa: a submissão de trabalhos ou o recebimento de trabalhos. É aqui que a comissão vai definir as áreas temáticas, como vai receber os formulários de submissão e, claro, criar esses formulários.
Existem algumas perguntas que precisam ser respondidas no edital de submissão, como, por exemplo:
Os autores devem estar inscritos no evento para submeter o trabalho?
É preciso submeter o trabalho completo ou só o resumo?
Um autor pode submeter mais de um trabalho?
Quantos co-autores serão permitidos por trabalho?
Qual a data-limite para recebimento dos trabalhos?
Com todos esses detalhes definidos, você precisa decidir as ferramentas que utilizará: e-mail, Google Docs, Typeform, sistema próprio ou plataforma de gestão de eventos. Em seguida, basta fazer uma boa divulgação da chamada de trabalhos e aguardar os artigos chegarem para avaliação. Isso nos leva à próxima etapa!
Avaliação: corrigindo os trabalhos e definindo parecer
A avaliação é o momento da submissão de trabalhos onde os artigos enviados serão avaliados. Parece óbvio, não é? No entanto, a avaliação traz consigo algumas implicações e decisões como:
É preciso definir os critérios de avaliação;
É essencial selecionar com cuidado os avaliadores dos trabalhos;
É o momento de decidir se esses trabalhos serão avaliados por mais de um avaliador;
É onde a data-limite para avaliação é definida.
Além disso, é nessa etapa que os trabalhos serão distribuídos para a avaliação, para que atribuam nota e comentários e definam se o trabalho foi aceito, aceito com restrições ou se ele simplesmente não foi aceito. Essa distribuição normalmente é feita por área temática.
Em seguida, é só enviar esse resultado para os autores junto com a carta de aceite, caso se aplique.
Revisão: devolvendo artigos para correção
O momento da revisão é onde os autores que tiveram trabalhos aceitos com restrições terão a oportunidade de fazer as devidas correções em seus artigos. Esses trabalhos aceitos com restrições só poderão ser publicados nos anais do evento se forem corrigidos.
Ao devolver os artigos para correções, é fundamental estabelecer o prazo para os autores e deixar claro que a não correção implica em ter o trabalho recusado para publicação. E é sobre publicação de anais que falaremos no próximo tópico!
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Resultado: relatórios, certificados e anais
A etapa de resultados engloba os relatórios, certificados e a publicação de anais. É aqui que você já terá informações sobre todos os trabalhos aceitos para o evento, os que não foram aceitos, os que foram enviados para correção e foram devolvidos.
Nessa fase, você poderá criar seus relatórios de submissão de trabalhos para compartilhar com os demais organizadores do evento e, claro, para deixar como registro.
Além disso, você irá criar os certificados para autores, co-autores, avaliadores e para a comissão científica do evento. Esses certificados são essenciais para todos os envolvidos e devem conter todas as informações necessárias para, assim, garantir sua validade.
Já a publicação dos anais, que reúne todo o conhecimento produzido no evento, pode ser feita de forma impressa ou eletrônica. Ultimamente, boa parte dos eventos tem apostado na versão eletrônica desses anais.
O detalhe importante sobre eles é a necessidade do código ISSN, o Internacional Standard Serial Number, ou Número Internacional Normalizado para Publicações Seriadas.
Para que os anais do seu evento tenham validade científica, eles precisam de um código ISSN. Caso você queira saber mais sobre esse e outros códigos de publicações científicas, você pode conferir o nosso post ISSN, ISBN e DOI: o que são e quando utilizar cada um deles.
Além da publicação de anais, muitos eventos científicos incentivam a apresentação dos trabalhos aceitos. Na etapa de apresentação, alguns detalhes também devem ser considerados, como, por exemplo:
Os trabalhos apresentados serão avaliados?
Se sim, quais serão os critérios de avaliação?
Serão emitidos certificados para esses avaliadores?
Serão emitidos certificados para os apresentadores?
Em seguida, a grade ou programação das apresentações precisa ser estruturada. É importante ter cuidado para que não haja choque de horários, caso seja permitido que um autor submeta mais de um trabalho.
Com a grade estruturada, você só precisa divulgar essa programação e garantir que todos os autores e co-autores recebam essa informação.
No infográfico abaixo, elaborado pela Venngage, você pode conferir de forma resuma o processo de submissão até a publicação dos trabalhos e também o caminho que os artigos percorrem:
Como você pôde perceber, a submissão de trabalhos em um evento científico é um processo que exige dedicação e cuidado. Ele pode ser extremamente trabalhoso quando feito de forma manual. No entanto, já existem ferramentas especializadas que facilitam e automatizam esse trabalho.