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Armazenamento das notas fiscais eletrônicas
As notas fiscais já fazem parte das transações realizadas nas pequenas e grandes empresas. É obrigatória a sua emissão. Além da prestação correta de dados e emissão do documento, o armazenamento das notas fiscais eletrônicas é outro fator importante ao qual o gestor precisa estar atento.
Você sabe a forma correta de armazenar as notas fiscais eletrônicas emitidas durante as suas transações comerciais? Conhece o prazo estabelecido para manter estas informações de maneira segura e quem pode ter acesso ao material?
Como fazer o armazenamento das notas fiscais eletrônicas?
A nota fiscal eletrônica possui uma extensão de documento chamada de arquivo XML. Esta extensão é que deve ser armazenada, pelo prazo legal de 5 anos, e da maneira correta e segura também para evitar perdas e danos.
Sendo assim, em vez de usar caixas e outros depósitos para armazenas os documentos, é preciso usar os computadores e também alguns softwares que auxiliam bastante este processo dentro da sua empresa.
Algumas empresas atestam que o contador deve ser o responsável por esse arquivamento. No entanto, esta não é uma obrigação deste profissional. Para desempenhar mais este papel ele precisaria de estrutura física e de tempo, além de não ser mesmo uma das suas reais funções.
Existem maneiras simples e usuais para guardar esta documentação. Podemos pensar em cd's, HD's e outros dispositivos móveis de armazenamento de dados, porém, eles não são totalmente confiáveis, pois podem se deteriorar ao longo do tempo e de forma bastante rápida.
A melhor maneira de fazer o armazenamento das notas fiscais eletrônicas é utilizando um sistema de gestão que permita guardar e acessar estes dados de forma segura e prática, sempre que necessário e pelo prazo estipulado por lei.
A tecnologia favorece o acesso deste documento de qualquer lugar que a pessoa esteja, desde que tenha acesso à internet, pois o mesmo estará armazenado na nuvem, sem perigo de se perder ou algo do tipo.
Qual a importância do armazenamento das notas fiscais eletrônicas?
Existem vários motivos para fazer o armazenamento das notas fiscais eletrônicas. Um dos mais básicos é a vantagem do pouco investimento, se comparado ao que seria gasto no armazenamento tradicional de papéis. Além de demandar espaço físico, seria preciso pessoal para manter a documentação em bom estado de uso.
O armazenamento correto das notas fiscais eletrônicas facilita o acesso dos interessados de qualquer lugar, pois elas ficam na nuvem e não em um espaço físico cujo acesso se limita unicamente a uma pessoa.
Além disso, é obrigação do emissor da nota fiscal manter o documento em local de fácil acesso, pelo tempo necessário, para que os órgãos fiscalizadores e tributários possam ter em mãos as informações que forem necessárias sobre aquela transação, se preciso.
A falta de algum documento, quando solicitado pelos órgãos reguladores, pode incidir em multas em cima do emissor da nota fiscal. Para ficar livre destes encargos, é necessário se organizar para manter tudo correto e fácil de localizar.
Quem pode ter acesso às informações contidas nas notas fiscais?
As notas fiscais eletrônicas devem ser armazenadas pelo prazo atual de 5 anos, segundo a legislação vigente. Além disso, elas devem estar disponíveis para o download do destinatário e do emissor, caso seja necessário.
As informações contidas no documento também podem ser solicitadas pela Receita Federal sempre que surgir alguma inconstância nos dados ofertados a ela durante a emissão dos dados na nota fiscal eletrônica.
As notas fiscais eletrônicas possuem diversas informações relacionadas à transação realizada naquele estabelecimento.
Todos os envolvidos têm as suas informações detalhadas. Conheça um pouco mais:
Nota fiscal eletrônica: números relativos à data de emissão, número, série, modelo da nota e valor total do documento.
Emitente e destinatário: dados básicos de identificação como nome, razão social, endereço etc.
Produto ou serviço: informações que identifiquem o produto ou serviço como descrição, quantidade, valor etc.
Encargos: valor do produto, impostos como PIS, IPI, COFINS, frete, seguro e outros.
Transporte: Assim como todas as outras partes envolvidas, as informações detalhadas sobre tudo que envolve o transporte como CNPJ e endereço do transportador, dados do veículo e também da carga que está sendo levada.
Pagamento: tipo de pagamento e endereço para cobrança, se necessário.
Finalizando sobre o armazenamento das notas fiscais eletrônicas
Além destas informações listadas acima, qualquer outra informação adicional poderá constar na nota fiscal eletrônica. Como você vê são muitos dados relevantes presentes neste documento e que não podem simplesmente se perder no tempo. Por isso, tome o cuidado devido na hora de arquivar as notas.
Como podemos perceber tão importante quanto a emissão é o correto armazenamento da nota fiscal eletrônica. Se você ainda não adquiriu este hábito saudável para a sua empresa, não deixe para depois. Além de ser uma maneira prática e segura para a manutenção de dados importantes, é uma obrigação da sua empresa arquivar todas estas informações da maneira mais segura possível e com fácil acesso.