Veja 5 passos para diminuir os gastos com impressão de forma inteligente | CTD CIA DE TECNOLOGIA DIGITAL
Veja 5 passos para diminuir os gastos com impressão de forma inteligente
Em um período de encolhimento econômico recorrente, toda forma de redução de custos é uma estratégia valiosa para as organizações e, nesse cenário, os gastos com impressão podem representar a oportunidade para enxugar o operacional. Consideradas por muitos um gasto invisível, as impressões ocupam um lugar considerável no fechamento do mês. Porém, só é possível identificar esse gargalo ao analisar com solidez os processos envolvidos nessa operação diária. Descubra cinco passos para ter uma redução acentuada dos custos com impressão o quanto antes!
Em um período de encolhimento econômico recorrente, toda forma de redução de custos é uma estratégia valiosa para as organizações e, nesse cenário, os gastos com impressão podem representar a oportunidade para enxugar o operacional.
Consideradas por muitos um gasto invisível, as impressões ocupam um lugar considerável no fechamento do mês. Porém, só é possível identificar esse gargalo ao analisar com solidez os processos envolvidos nessa operação diária.
Portanto, no conteúdo de hoje, compilamos cinco passos que podem estimular a diminuição dos seus gastos, a partir de uma gestão de impressão consciente. Acompanhe a leitura até o final e descubra como contornar essa situação que impede a empresa de prosperar. Vamos lá!
Gastos com impressão: cinco passos para a redução do custo do seu processo
1. Digitalizar processos é o primeiro passo
O número de organizações que aderem à tecnologia e à digitalização dos documentos cresce a cada dia, mas ainda há muito chão pela frente.
Dessa forma, o primeiro passo é implementar um processo progressivo de digitalização em sua empresa, a fim de aliviar a alta carga de impressão.
Contudo, esse procedimento precisa ser analisado pelos gestores, pois é fundamental identificar quais demandas são suscetíveis à digitalização. Do contrário, você pode prejudicar o fluxo de trabalho dos profissionais.
Financeiramente falando, digitalizar documentos impacta na quantidade diária de impressões e na produtividade dos colaboradores.
Consequentemente, a gestão de impressão controla com mais eficiência o número de impressões, o consumo de papel e como cada profissional contribui para a diminuição dos gastos.
2. Traga a tecnologia para substituir demandas
Esse segundo passo é uma continuação da digitalização, ou seja, trazer a tecnologia para seu operacional é uma estratégia que deve ser aproveitada ao máximo.
Vamos assumir, aqui, um cenário em que sua empresa tenha periódicas e pontuais reuniões semanais.
Tendo em vista que alguns dos profissionais que participam da reunião costumam levar consigo relatórios pessoais e impressos, para facilitar sua apresentação, temos aqui um consumo de impressões que poderia ser evitado.
A ideia, então, é incentivar os profissionais a utilizarem métodos digitais, como tablets, smartphones e notebooks, nos quais os documentos podem ser acessados através de aplicativos em nuvem. Um bom exemplo é o Google Drive.
Pode parecer algo trivial, mas a economia gerada com impressões que seriam descartadas posteriormente, sem real necessidade, impacta no plano da gestão responsável pela impressão.
3. Implemente uma gestão de impressão eficaz
É impraticável almejar a redução dos gastos com impressão sem a implementação de uma gestão eficiente para coordenar suas demandas.
Entre as muitas responsabilidades do gerenciamento de impressão, temos o controle absoluto dos recursos, o equilíbrio da eficiência a um custo operacional menor e o aumento da produtividade, visto que os colaboradores gastam menos tempo com os procedimentos de impressão e passam a trabalhar mais estrategicamente.
Você pode nortear a implementação da sua gestão a partir de 3 pilares:
· Definição das prioridades e necessidades atuais da sua empresa.
· Estimular mais organização e padronização das impressões.
· Investir em recursos modernos e tecnológicos para automatizar os processos.
Essa combinação pode parecer apenas mais investimento de tempo e dinheiro, mas o retorno a médio prazo é certamente um benefício que abre caminho para melhores resultados.
4. Atualize seus equipamentos de impressão
A realidade é que as impressões e os equipamentos por trás dessa importante ação recebem pouca ou quase nenhuma atenção da gestão empresarial.
Isso ocasiona constante desperdício, impressão sem utilidade estratégica e equipamentos pouco eficientes e dispendiosos.
Aliás, você sabia que muitas empresas ainda utilizam impressoras voltadas para uso residencial? Isso mesmo, embora o custo de compra seja menor, os resultados não são alcançados.
Afinal, há menor durabilidade, mais gastos com manutenção e eficiência travada. Portanto, esse quarto passo consiste em atualizar os equipamentos e coordenar novamente o fluxo de impressão.
O intuito é ganhar consistência na manutenção dos estoques, economia de tempo nas tarefas diárias e impulsionamento da produtividade operacional, tudo com um custo menor e otimizado.
5. Invista em outsourcing de impressão
Por fim, chegamos ao passo que pode realmente mudar o rumo da sua gestão e impactar de forma considerável nos gastos com impressão: o outsourcing de impressão.
Outsourcing significa terceirizar o serviço de impressão da sua organização. É a contratação de um serviço realizado por meio de equipamentos modernos de impressão otimizada.
Além disso, é um serviço amplo para a gestão dos processos relacionados às necessidades gráficas das empresas. Entre suas grandes vantagens, você encontra:
· Manutenção e processos otimizados.
· Economia abrangente ao longo do fluxo de trabalho.
· Suporte especializado e sob demanda.
· Ganhos com a previsibilidade dos gastos.
· Transparência operacional que impacta na qualidade do serviço.
· Maior segurança de todos os documentos.
· Sustentabilidade dos processos de impressão.
Da mesma forma que você viu que os gastos com impressão podem minar a saúde financeira da sua empresa, agora já conhece um leque positivo de ações a serem implementadas de maneira ágil e eficaz.
Caso necessite de suporte em qualquer uma destas etapas, entre em contato com a nossa equipe, pois simplificamos os seus processos. Esperamos que tenha gostado do conteúdo, acompanhe o Blog CTD e até breve!