A otimização de tempo é uma excelente escolha pessoal e profissional. Isso porque gerir bem esse recurso é sinônimo de maior produtividade, foco nas tarefas e nas atividades mais importantes, organização e cumprimento de metas.
Contudo, é bastante comum que as pessoas tenham dificuldades em se organizar e adquirir a disciplina necessária para uma boa gestão do tempo, principalmente para mudar hábitos.
Por isso, o texto de hoje foi escrito com o objetivo de fornecer os atalhos para fazer as pazes com o relógio. Continue e confira nossas 5 dicas de otimização de tempo!
1. Liste e classifique suas tarefas
Um trabalho voltado para a otimização de tempo visa a organizar as tarefas do cotidiano de acordo com sua prioridade, bem como agrupá-las de modo a tirar o máximo de cada período do dia.
Sendo assim, a primeira dica é justamente listar as atividades realizadas durante a semana e, logo após, identificar o custo (tempo gasto) e a importância de realizar cada item.
Por exemplo, qual a importância e o tempo gasto em reuniões e tarefas burocráticas (imprimir folhas de pagamento, calcular tributos etc.).
Dessa forma, além de conhecer as atividades, é possível verificar as vantagens e as desvantagens de fazê-las agora ou de deixá-las para depois.
Nos primeiros anos de uma empresa, frequentemente, os administradores acumulam funções de outras áreas, como tarefas de recursos humanos, contabilidade, marketing e, até mesmo, de prevenção jurídica.
Ocorre que, com o crescimento, o ideal é liberar espaço para as funções realmente administrativas e transferir essas atividades extras para consultorias especializadas.
Com efeito, a terceirização se torna uma excelente opção para aliviar a carga de trabalho sem perder a qualidade do serviço, bem como para melhorar a utilização do tempo disponível.
3. Planeje antes de agir
A ação desordenada é uma das principais causas de desperdício de tempo, principalmente pela ocorrência de retrabalhos.
Logo, é indispensável escolher com antecedência o momento de realizar cada tarefa, observando a ordem de prioridade das demandas.
Além disso, uma dica é agrupar as ações externas (compras, visitas a fornecedores etc.) em um único dia, reduzindo o tempo gasto com deslocamentos.
Por fim, o mais importante é se comprometer com os horários estipulados. Ora, de nada adianta definir o período da manhã para realizar atividades administrativas se uma pequena perturbação pode mudar tudo.
4. Utilize um método de controle
As atividades devem estar organizadas em agendas, checklists ou quadros de horários, permitindo o controle daquilo foi realizado.
Atualmente, existem aplicativos de smartphone que simplificam esse tipo de controle, contudo não são indicados para todas as pessoas.
De fato, enquanto alguns se beneficiam dessas soluções, outros se distraem acessando aplicativos de mensagens e redes sociais.
Sendo assim, tudo depende da maneira como o profissional lida com a tecnologia no dia a dia.
Além do telefone celular, uma série de outros fatores podem atrasar a realização das atividades e, portanto, impactar na otimização de tempo. Por exemplo:
barulho no ambiente de trabalho;
surgimento de novas demandas durante o dia;
internet, televisores etc.;
colegas de trabalho indisciplinados;
dentre outras distrações.
Por isso, a criação de regras e procedimentos no local de trabalho é indispensável. O administrador precisa orientar acerca da boa conduta dos colaboradores e separar as exigências realmente urgentes daquilo que pode esperar. Só assim é possível colocar as dicas em prática e obter as vantagens na otimização de tempo.
Agora que você já sabe como se organizar melhor, compartilhe este texto nas suas redes sociais e ajude outras pessoas a se tornarem mais produtivas!