Dois anos de SEI na UFF representam 10 anos de economia em tempo de tramitação | Universidade Federal Fluminense
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Início Dois anos de SEI na UFF representam 10 anos de economia em tempo de tramitação
Dois anos de SEI na UFF representam 10 anos de economia em tempo de tramitação
set
18
2019
Escrito por Assessoria de I...
Balanço mostra mais de 16,8 mi processos abertos, 200 mil folhas economizadas e 423 pessoas capacitadas
Dois anos atrás, a Universidade Federal Fluminense iniciou um projeto ambicioso de eficiência e agilidade burocrática com o objetivo de mapear e digitalizar os processos administrativos da instituição. O Sistema Eletrônico de Informações (SEI) começou proporcionando requisições para unidades Fora de Sede e facilitando trâmites que, antes, somente poderiam ser feitos presencialmente na sede. Em 2019, o sistema está consolidado e bem adaptado à rotina organizacional da UFF, na medida em que 423 servidores foram capacitados.
Nesse tempo, 16.844 processos já foram abertos, o que gerou uma economia de 200 mil folhas de papel. O valor economizado em materiais de impressão chegou a R$ 72 mil reais e um dos principais benefícios foi a otimização burocrática da UFF. Com o SEI, estima-se que houve 3.894 dias de tramitação processual a menos. Ou seja, são mais de 10 anos de redução acumulada no tempo de andamento das solicitações administrativas.
- “O SEI fortalece valores fundamentais na administração pública, como: transparência e agilidade no desempenho dos processos administrativos, através de uma infraestrutura eletrônica sustentável, com ganhos em transparência, agilidade, acessibilidade, produtividade e redução de custos. A avaliação desses dois anos é do absoluto sucesso na implantação do projeto”, afirmou o reitor da UFF, Antonio Claudio Lucas da Nóbrega.
Principais benefícios do SEI para a UFF:
Mudança de cultura;
Libertação do paradigma do papel como suporte físico para documentos institucionais;
Mapeamento de todos os processos da universidade;
Maior consciência ambiental;
Sei na UFF
A superintendente de Documentação e responsável pela Comissão do SEI na UFF, Deborah Motta Ambinder de Carvalho, explicou que a meta da equipe é digitalizar 100% dos processos na universidade. No entanto, há um estudo minucioso de mapeamento e adequação dos processos antes da digitalização, o que elimina vícios e ineficiências de tramitação.
- “Poderíamos ter ‘virado a chave’ de um dia para o outro, ou seja, passar do papel para o eletrônico e já ter atingido esta meta. Mas estaríamos repetindo a mesma burocracia de alguns processos físicos no ambiente SEI. Não é este nosso objetivo. Muito pelo contrário, queremos minimizar as etapas e fazer com que o processo passe apenas nos setores que, de fato, forem imprescindíveis para sua tramitação. Por isso, optamos em mapear todos os processos antes da disponibilização na plataforma”.
A implantação do SEI na UFF se tornou modelo para outros órgãos públicos. O Ministério do Meio Ambiente e a ONU Meio Ambiente reconheceram o projeto como prática de excelência de sustentabilidade na administração pública. Com isso, o SEI compõe a seleta lista de iniciativas na Cartilha da Agenda Ambiental na Administração Pública (A3P). Esse é um reconhecimento do caráter inovador do SEI em implantar agilidade, eficiência e transparência na universidade, contribuindo com a economia do uso de papel.
- “Ao longo desses dois anos, adquirimos maturidade e expertise, o que nos permite atualmente, apoiar outras instituições, como a Prefeitura de Niterói, que inicia o seu processo de implantação”, comentou Deborah Ambinder.
Casos de implantação
O mapeamento e inclusão no SEI de processos de competência da Divisão de Direitos e Vantagens da Progepe têm impactado positivamente na otimização dos fluxos de trabalho. “Os benefícios são inúmeros, destacando a economia de recursos (papel) e de espaço físico para armazenamento dos processos, além da rapidez e agilidade na tramitação, bem como na comunicação com o usuário e outras áreas envolvidas”, conta Priscilla, diretora da Divisão de Direitos e Vantagens do Departamento de Administração de Pessoal.
Além disso, a organização das informações disponíveis no material de apoio do SEI e na base de conhecimento dos processos mapeados reduziu consideravelmente a demanda de atendimento no setor, tanto presencial quanto telefônico. Desta forma, a clareza das informações impacta na diminuição das dúvidas e insegurança dos usuários quanto ao andamento dos processos.
A entrada do processo de Progressão por Capacitação em 18 de abril de 2018 no SEI foi um passo desafiador para a Escola de Governança em Gestão Pública. “A tramitação da Progressão por Capacitação está mais ágil, eficaz e transparente. O diálogo com as áreas e os servidores que enviam processos ficou mais claro, a organização e localização dos processos ficaram mais simples e as progressões estão sendo implantadas com muito mais rapidez. A organização dos processos está simples, já que não é mais necessário armazená-los fisicamente no ambiente de trabalho durante as etapas de análise. Os gastos com o papel e impressão foram zerados – antes cada processo tinha em média 10 páginas no momento da autuação e eram concluídos com ao menos 15 páginas, o que significa grande economia de material. Enfim, a entrada do processo de Progressão por Capacitação no SEI só trouxe benefícios”, detalha o diretor da EGGP, Alexandre Bonfim Dos Reis.
Vale destacar que a Escola de Governança em Gestão Pública – EGGP tem sido uma parceira fundamental na implantação da Política e da Cultura do SEI na UFF, na medida em que já capacitou 423 servidores.