Controlar as aquisições – Ger. das aquisições – Parte 1 » Link Sinergia
Controlar as aquisições – Ger. das aquisições – Parte 1
Apresentar ao leitor o processo controlar as aquisições, em mais uma explicação sobre a área de conhecimento de gerenciamento das aquisições do projeto.
Contratar um serviço ou adquirir um produto é somente a fase inicial do processo de aquisição. A principal parte é receber aquilo que se espera e, em contrapartida, realizar os pagamentos adequados. Para lidar com este tipo de situação, o PMBOK® se vale do processo controlar as aquisições.
O principal objetivo do processo controlar as aquisições é realizar o gerenciamento da relação junto ao fornecedor, monitorar o desempenho do fornecedor e, quando necessário, realizar ajustes necessários. O principal benefício deste projeto, na visão do PMBOK®, é garantir que o desempenho do fornecedor e do comprar estão dentro do esperado.
Veja, do ponto de vista do fornecedor, esperasse que ele entregue o que foi acordado, no prazo estipulado e com a qualidade esperada. Já do ponto de vista do comprador, é esperado que este viabilizei o necessário de sua parte para entrega, bem como realize os pagamentos. Em casos de serviços, normalmente, há a necessidade coparticipação do cliente, ou seja, este é responsável juntamente com o fornecedor pela entrega.
Não é normal que o time de gerenciamento do projeto realize o papel do comprador, mas isto pode ocorrer em organizações de pequeno porte.
Basicamente, pode-se resumir que o processo controlar as aquisições busca garantir que os fornecedores contratos realizem seus serviços dentro do que zelam os contratos.
Sem maios delongas, segue o fluxo do processo.
Controlar as aquisições – Entradas:
Plano de gerenciamento do projeto: apresentado anteriormente, trata-se do documento que descreve como o projeto deve ser executado, controlado, monitorado e encerrado. É composto pelos planos auxiliares, que são os planos de gerenciamento das demais áreas de conhecimento do PMBOK®. Este documento descreve como as aquisições devem ser gerenciadas, controladas e encerradas.
Acordos: também chamados de contratos, são documentos que, no caso de aquisições, definem as responsabilidades e diretos das partes. Cabe a equipe de gerenciamento do projeto assegurar que os acordos firmados atendem aos objetivos e interesses do processo. Estes documentos incluir:
Especificação do trabalho;
Mecanismos de rescisão.
Solicitações de mudanças aprovadas: As solicitações de mudanças aprovadas podem incluir modificações no contrato, incluindo preços, prazos, descrições dos produtos e outros.
Relatórios de desempenho do trabalho: são as informações de desempenho de trabalho agrupadas nos documentos do projeto a fim de suportar tomadas de decisões, ações, entre outros. Esta documentação pode incluir:
Informações de desempenho do trabalho.
Dados de desempenho do trabalho: são informações relacionadas ao desempenho real do projeto, por exemplo, atividades iniciadas, progresso destas atividades, atividades em atraso, atividades concluídas, entre outras. Estes dados podem incluir:
Custos incorridos;
Prazos atendidos;
Informações de faturamento.
Assim, caros leitores, encerra-se a primeira postagem sobre o processo controlar as aquisições. O autor gostaria de ressaltar o efeito deste processo sobre projetos futuros, uma vez que o desempenho dos fornecedores poderá ser utilizado como base para novas contratações.
Há ainda a questão do acompanhamento adequado dos fornecedores, a fim de que estes possam cumprir os prazos e não impactar o projeto.