As Principais Entregas de um Projeto
(Tradução do vídeo "The Top Deliverables of a Project" do site projectmanager.com)
Se uma imagem vale por mil palavras, o Diagrama das Entregas fornece milhares de significados. O Diagrama das Entregas de um Projeto está representado através do bastante conhecido Ciclo de Vida do Projeto e suas fases de Iniciação, Planejamento, Execução e Controle, e Encerramento.
O mais importante de se conhecer são as reais entregas que são necessárias como entradas desse processo e as entregas críticas resultantes. Cabe destacar as principais entregas de cada fase, suas entradas e saídas, o valor gerado por elas. O Diagrama das Entregas não fornece uma visão importante para o Gerente de Projeto somente, mas para toda a equipe e os stakeholders. Dessa forma, todos saberão onde estão, para onde estão indo e o que esperar.
A principal entrega que alimenta o processo de Iniciação (Initiating) é a Oportunidade de Negócio (Business Opportunity). Ao se conhecer realmente o "por quê" se está realizando o projeto, não se fica perdido em meio ao foco excessivo nas tarefas e não se esquece o motivo real de todo esse esforço combinado: a entrega principal (o produto) do projeto.
Dessa forma, uma oportunidade deve estar diretamente alinhada ao negócio e pode surgir de diferentes direções e por diferentes razões. A Oportunidade de Negócio identifica a principal razão para se realizar o projeto.
Essa entrada é a mais importante para a fase de Iniciação, na qual se trabalha com os stakeholders e com os membros-chave da equipe, usando-se essas informações e processando-as, obtendo-se o Termo de Abertura (Project Charter), como saída principal.
Tal saída pode ser chamada de diferentes formas de acordo com o projeto ou empresa: Declaração de Escopo, Proposta, entre outras. O importante é que essa saída é a principal dessa fase, e que identifica o Escopo, Cronograma e Orçamento de Alto Nível.
O Termo de Abertura é uma das principais entradas da fase de Planejamento (Planning), juntamente com as Lições Aprendidas (Lessons Learned). É muito importante analisar as informações passadas, mesmo que não seja de um projeto similar ou do mesmo tipo, pois podem ajudar a eliminar fatores a fim de melhorar o desempenho do projeto atual.
Nesse processo, é importante incluir os stakeholders principais e a equipe de planejamento, agrupar as informações de forma a elaborar o Plano de Projeto (Project Plan) e todos os seus sub-planos. Este plano vai identificar o Diagrama das Entregas, um documento de suma importância, que é uma imagem essencial para orientar o Gerente de Projeto, stakeholders e a equipe sobre o que se deve fazer e quando, e o que vai ser entregue.
O Plano de Comunicações (Communications Plan) é muito importante principalmente quando temos assuntos que envolvem muitas equipes e precisam ser visualizados por elas. Saber qual nível de informação deve ser comunicado para o nível correto em termos de pessoas, para se conhecer a equipe do projeto, a informação fornecida aos diferentes envolvidos no comitê executivo, stakeholders ou no Controle Integrado de Mudança.
São níveis diferentes de informação e é preciso identificar quem precisa de quê, por quê, quando e como. Nos dias de hoje, as pessoas recebem muitos emails, estão sempre digitando informações, através de softwares e sistemas colaborativos, usando cada vez mais as mídias sociais. Então, é de grande importância identificar de que forma a equipe precisa daquela informação, se é em tempo real ou qual o melhor momento.
O Plano de Riscos e Incidentes (Risk and Issues Plan) descreve como iremos gerenciar os riscos. Se o Risco ocorre, como iremos identificá-lo, comunicá-lo e como os tomadores de decisão vão lidar com uma importante decisão como essa. Sobre os Incidentes, deve-se saber como gerenciá-los e controlá-los, em que ponto nós iremos escalá-los e tudo o que for relevante para os tomadores de decisão.
O Gerenciamento da Mudança (Change Management) é necessário pois todos sabemos que as mudanças irão acontecer, sendo importante saber de ante mão como é o processo que iremos usar para gerenciá-las, como essas mudanças podem ocorrer, como serão avaliadas e como as pessoas irão decidir sobre gerenciar essas mudanças.
O Gerenciamento das Aquisições (Procurement) definem como adquirir os recursos e os ativos necessários à equipe, se iremos desenvolvê-los internamente ou adquiri-los de um parceiro fornecedor, qual processo precisa ser desenvolvido, quais são os níveis de aprovação que precisam ser realizados e a que tempo.
Assim como o Gerenciamento de Custos (Cost), como iremos gerenciá-los, medi-los, sendo muito importante saber como lidar com esses fatores. E por fim o Cronograma (Schedules), como iremos gerenciá-lo, uma vez que sabemos que a linha de base é importante, bem como as mudanças que podem alterá-la e o gerenciamento necessário.
Portanto, esses são os subplanos que temos que identificar no plano de gerenciamento do projeto e o motivo de ser tão valioso é que, na verdade, se torna o plano de execução que irá alimentar a próxima fase, de Execução e Controle (Executing and Controlling) do projeto.
Mais uma vez teremos o Termo de Abertura do Projeto, que possui os termos principais como linha de base (alto nível), a concordância e aprovação do projeto, sobre o que o projeto e o orçamento tratam, e os stakeholders importantes.
Serve para nos manter alinhados sobre o motivo de realizar o projeto, pois sabemos que muitos deles falham porque as pessoas não controlam a linha de base com o plano original. Essa é a importância de usar o TAP e o Plano do Projeto na fase de Execução e Controle, cuja função será a de gerar os Relatórios de Desempenho (Perfomance Reports).
Tais relatórios serão usados para medir o desempenho em face da linha de base, para sabermos o nosso progresso em relação ao projeto. Tudo o que precisa ser realizado está no Plano de Projeto, sendo importante manter todos esses fatores alinhados para alcançar o objetivo original.
E se não estamos caminhando nessa direção, o que é preciso mudar, as alterações na linha de base, as aprovações necessárias. Se nós realizarmos essas ações, nós realmente descobriremos que é possível reduzir a taxa de falha, implementando as melhores práticas de gerenciamento de projetos.
O Registro de Riscos e Incidentes (Risk and Issues Logs) é importante, não somente controlá-los, mas registrar os riscos dos incidentes que ocorrem. Nós saberemos quando o risco e o incidente ocorrerem, qual a ação a tomar e quem realmente aprovará tal ação. Além disso, temos o Registro de Mudanças (Change Log), uma vez que sabemos que as mudanças irão ocorrer, devemos saber quando e quais decisões foram tomadas, e por quem.
Temos ainda o Progresso do Projeto (Project Progress), descrevendo como estamos realizando em face da linha de base do projeto. E por final, as Entregas (Deliverables), que neste ponto de Execução e Controle podem ser visualizadas, todas elas conforme fiquem finalmente prontas no projeto real.
Todas essas saídas, como os relatórios, as entregas, e os demais que estiverem sendo concluídas, irão alimentar a fase de Encerramento (Closing) do projeto, deixando o melhor para o final, mas sem esquecê-lo. O encerramento é realmente muito importante para obter a Aceitação do Projeto (Project Acceptance) por parte dos usuários, dos stakeholders, a concordância de que o projeto alcançou o objetivo e todas a medições da linha de base e de desempenho que deviam ser alcançadas .
Os Relatórios Finais e Reais (Final / Actual Reports) sobre como realizamos em face da linha de base, como nós medimos realmente o projeto. Os Documentos do Projeto (Project Documents) informa que estávamos arquivando, salvando, e mantendo a documentação com o histórico desse projeto, se nós precisarmos revisá-la novamente, sobre o que ocorreu e quando. E se precisarmos usar essa informação para a próxima fase em um projeto, ou talvez haja um projeto similar.
E por fim as Lições Aprendidas, sobre o que se aprendeu, como ocorreu, para que foi realizado. Por que nós sabemos que retornarmos a elas no próximo projeto. Portanto, quando nós dizemos que uma imagem vale mais que mil palavras, é que o Diagrama das Entregas tem milhares de significados em Gerenciamento de Projetos.