Manual de Administração Patrimonial de Bens Móveis do Ativo Permanente - PDF
Download "Manual de Administração Patrimonial de Bens Móveis do Ativo Permanente"
Cássio Martini Álvaro
1 MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO SECRETARIA DE EDUCAÇÃO PROFISSIONAL E TECNOLÓGICA INSTITUTO FEDERAL DE EDUCAÇÃO, CIÊNCIA E TECNOLOGIA DO AMAZONAS Manual de Administração Patrimonial de Bens Móveis do Ativo Permanente 1ª Edição. Manaus, 2012.
2 MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO Secretaria de Educação Profissional e Tecnológica Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia do Amazonas Manual de Administração Patrimonial de Bens Móveis do Ativo Permanente Manual elaborado para orientar os procedimentos para controle patrimonial no âmbito do IFAM. 1ª edição. Manaus 2012
3 REPÚBLICA FEDERATIVA DO BRASIL Dilma Vana Rousseff PRESIDENTE DA REPÚBLICA Aloizio Mercadante Oliva MINISTRO DA EDUCAÇÃO Marco Antônio de Oliveira SECRETÁRIO DE EDUCAÇÃO PROFISSIONAL E TECNOLÓGICA INSTITUTO FEDERAL DE EDUCAÇÃO, CIÊNCIA E TECNOLOGIA DO AMAZONAS João Martins Dias Reitor Antônio Venâncio Castelo Branco Pró-Reitor de Desenvolvimento Institucional Nelson Batista do Nascimento Pró-Reitor de Administração Vicente Ferreira de Lucena Júnior Pró-Reitor de Ensino Ana Mena Barreto Bastos Pró-Reitora de Pesquisa, Pós-Graduação e Inovação Sandra Magni Darwich Pró-Reitora de Extensão Elaboração Jânio Lúcio Paes Alves Diretor de Administração e Finanças Reitoria Gleydson de Souza Gomes Admnistrador Campus Manaus Centro Colaboração Erlison Soares Lima Designer - Reitoria 3
4 SUMÁRIO APRESENTAÇÃO INTRODUÇÃO ASPECTOS CONCEITUAIS MATERIAL PERMANENTE A GESTÃO PATRIMONIAL TERMO DE RESPONSABILIDADE OPERAÇÃO PATRIMONIAL TOMBAMENTO AFIXAÇÃO DE PLAQUETAS MOVIMENTAÇÃO DE BENS MÓVEIS CONTROLE FÍSICO CONTROLE DE LOCALIZAÇÃO CONTROLE DO ESTADO DE CONSERVAÇÃO CONTROLE DE UTILIZAÇÃO DESAPARECIMENTO E DEPREDAÇÃO DE BENS MÓVEIS INVENTÁRIO COMISSÃO DE INVENTÁRIO BENS NÃO INVENTARIADOS AVALIAÇÃO E REAVALIAÇÃO DEPRECIAÇÃO, AMORTIZAÇÃO E EXAUSTÃO DESFAZIMENTO LEGISLAÇÃO SITUAÇÕES DE BAIXA MODALIDADES DE DESFAZIMENTO DE BENS INSERVÍVEIS FORMALIDADES BÁSICAS PARA ABERTURA DE PROCESSOS DE BAIXA
5 APRESENTAÇÃO Este manual serve como base para administração dos bens móveis do IFAM- Instituto Federal do Amazonas e orienta o seu controle. Os bens patrimoniais tem durante sua trajetória de utilização tratamentos físicos e contábeis específicos, que fazem da administração patrimonial uma atividade de muita importância e responsabilidade e que em muitos casos é deixada em segundo plano. A sua concepção baseou-se na escolha de métodos eficazes, objetivando maior agilidade e confiabilidade na obtenção das informações gerenciais, possibilitando aos administradores identificar e localizar física e contabilmente os seus bens evitando, desse modo, a perda desnecessária e outras inconveniências. É dirigido a todos os servidores e tem por finalidade a manutenção de rígido controle sobre o processo de incorporação, movimentação, utilização e desincorporação de todos os bens móveis patrimoniais pertencentes ao IFAM, bem como estabelecer um novo pensamento para esse importante seguimento da administração, relacionada ao controle físico e contábil dos bens móveis. 5
6 1. INTRODUÇÂO Atualmente a Administração Pública vem passando por diversas mudanças significativas no que tange ao controle interno de suas operações desempenhadas nas mais diversas áreas. Essas mudanças são postas diante do gestor a fim de que a gestão do serviço público seja orientada não só a controle da legalidade, mas também ao controle gerencial de suas atividades. Dessa forma para que se tenha um controle eficiente e eficaz se faz necessário a associação do controle ao planejamento, que por sua vez remete à necessária organização dessas tarefas. Neste aspecto, a fim de se obter uma melhor gestão das operações inerentes ao controle patrimonial do Instituto Federal do Amazonas as unidades gestoras deverão observar as Instruções contidas neste manual. A Instrução Normativa número 205/88 da Sedap que é o principal instrumento que rege o controle de material, tanto de consumo, quanto permanente, na Administração Pública Federal. Nela estão descritas as principais atividades a serem desenvolvidas pelos órgãos componentes da Administração Pública Federal, e demais legislação a seguir: Lei n 4.320/64 - Estatui Normas Gerais de Direito Financeiro para elaboração e controle dos orçamentos e balanços da União, dos Estados, dos Municípios e do Distrito Federal. Decreto 99658/90 - que regula o reaproveitamento, a movimentação, a alienação e outras formas de desfazimento de material no âmbito da Administração Pública Federal. Portaria n 448, de 13/09/2002, da Secretaria do Tesouro Nacional do Ministério da Fazenda. Portaria N 467, de da STN-Aprova os volumes II - Procedimentos Contábeis Patrimoniais, III - Procedimentos Contábeis Específicos e IV - Plano de Contas Aplicado ao Setor Público, da 2ª edição do Manual de Contabilidade Aplicada ao Setor Público, e dá outras providências. 6
7 Instrução Normativa SRF n 162, de 31 de dezembro de 1998 Fixa prazo de vida útil e taxa de depreciação dos bens que relaciona. Manual SIAFI Assunto: Reavaliação, redução a valor recuperável, depreciação, amortização e exaustão na Administração Direta da União, Autarquia e Fundações. 2. ASPECTOS CONCEITUAIS O Manual de Contabilidade Aplicado ao Setor Público, orienta o controle de bens móveis pertencentes ao patrimônio do IFAM, define responsabilidades dos principais atores do Sistema de Gestão de Patrimônio, no que diz respeito ao registro, controle, guarda, conservação, movimentação, baixa e ao inventário do patrimônio da instituição. As orientações estabelecidas neste manual são gerais e aplicáveis a todos os servidores técnico-administrativos e docentes no âmbito do IFAM e, no que couberem, aos alunos, pesquisadores, prestadores de serviços do Campus e aos parceiros institucionais. A administração dos bens móveis tem como principais objetivos: manter e controlar adequadamente o parque de bens patrimoniais, estabelecer responsabilidades pelo uso, movimentação e guarda desses bens, criar condições para o registro e controle dos bens móveis, através de processamento eletrônico de dados. Todos os servidores docentes e técnicos-administrativos têm o dever de zelar pelos bens patrimoniais da Instituição. Para efeito deste manual consideram-se as seguintes terminologias: 1 - Responsável: é todo servidor indicado pelo titular do Setor e designado por ato do dirigente máximo da unidade gestora como responsável pela utilização dos bens móveis do compõem a carga patrimonial do setor, mediante a assinatura de Termo de Responsabilidade Patrimonial e Relação de Carga Patrimonial. 2 - Alienação: é a modalidade de movimentação de bens que consiste na transferência do direito de propriedade do IFAM para outra instituição mediante venda, permuta ou doação. 3 - Bem móvel: objeto ou material que se pode transportar de um lugar para 7
8 outro e que, para efeito de controle, pode ser classificado como material permanente ou de consumo (portátil, não portátil, de uso individual ou coletivo) e no elemento de despesa previsto na legislação em vigor. Quanto à situação patrimonial, um bem é classificado como: a) novo - Refere-se ao bem comprado e que se encontra com menos de um ano de uso; b) bom - quando estiver em perfeitas condições e em uso normal; c) ocioso - quando, embora em perfeitas condições de uso, não estiver sendo aproveitado; d) recuperável - quando sua recuperação for possível e orçar, no âmbito, a cinquenta por cento de seu valor de mercado; e) antieconômico - quando sua manutenção for onerosa, ou seu rendimento precário, em virtude de uso prolongado, desgaste prematuro ou obsoletismo; f) irrecuperável - quando não mais puder ser utilizado para o fim a que se destina devido a perda de suas características ou em razão da inviabilidade econômica de sua recuperação. 4 - Carga patrimonial - é o rol de bens patrimoniais confiados pelo Dirigente máximo da unidade gestora a um servidor, aqui denominado de Responsável, para a execução das atividades de sua Unidade ou subunidade. 5 - Cessão - é a modalidade de movimentação de bens que consiste na transferência gratuita de posse e direito de propriedade de cada unidade gestora para órgãos ou entidades da Administração Pública Federal direta, autárquica ou fundacional, no âmbito dos três Poderes, sem quaisquer ônus para a instituição. 6 - Comissão de Inventário de Bens Móveis - comissão especial constituídas de no mínimo 3 (três) servidores, por ato do dirigente de cada unidade gestora com a finalidade de proceder à avaliação, tombamento, entre outras providências, na forma da legislação vigente, a alienação de bens considerados ociosos. 7 - Endereço individual - é entendido, neste Manual, como o menor recinto identificado e/ou numerado, responsável pelo bem, tal como sala. 8 - Incorporação - é o ato de registro no sistema informatizado de gestão 8
9 patrimonial do material adquirido e a consequente variação positiva do patrimônio de cada unidade gestora Material de consumo - é aquele que, em razão de seu uso corrente, perde sua durabilidade física em dois anos e/ou tem sua utilização limitada a este período. Sua aquisição é feita em despesa de custeio e não possui controle após sua distribuição Material permanente - é aquele que, em razão de seu uso corrente, tem durabilidade e utilização superior a dois anos. Sua aquisição é feita em despesa de capital e possui controle individualizado Movimentação física - é a transferência de um bem entre endereços individuais de uma unidade gestora depois de ocorrida a distribuição pela Coordenação de Almoxarifado e/ou Patrimônio Movimentação lógica - é a transferência de carga patrimonial entre detentores, também chamada de regularização de carga patrimonial Usuário Contínuo - é considerado o servidor que utilize continuamente ou constantemente e/ou quando este bem estiver disponível para sua utilização por mais de cinqüenta por cento de sua jornada de trabalho diária Recolhimento é a modalidade de movimentação de bens de um endereço individual da unidade gestora para o Depósito do Patrimônio, acompanhada da respectiva regularização de carga patrimonial Redistribuição é a modalidade de movimentação de bens armazenados no Depósito do Patrimônio para um endereço individual de uma unidade gestora acompanhada da respectiva regularização de carga patrimonial Registro patrimonial - procedimento administrativo que consiste em cadastrar no patrimônio de cada unidade gestora as características, especificações, número de tombamento, valor de aquisição e demais informações sobre um bem adquirido Renúncia ao direito de propriedade ou desfazimento é a modalidade de movimentação de bens que consiste no seu abandono ou inutilização, quando verificada a impossibilidade ou inconveniência da alienação do material classificado como irrecuperável Tombamento: consiste em identificar cada material permanente com um 9
10 número único de registro patrimonial, denominado Número de Tombamento, Número de Patrimônio ou Registro Geral de Patrimônio. 3. MATERIAL PERMANENTE A referência a patrimônio deve ser entendida como sendo o conjunto de bens móveis, também denominados, materiais permanentes. A Instrução Normativa 205/88 da Sedap define material como:... designação genérica de equipamentos, componentes, sobressalentes, acessórios, veículos em geral, matérias primas e outros itens empregados ou passíveis de emprego nas atividades das organizações públicas federais, independente de qualquer fator, bem como aquele oriundo de demolição ou desmontagem, aparas, acondicionamentos, embalagens e resíduos economicamente aproveitáveis A Lei n.º 4.320, art. 15, 2º, de 17 de março de 1964 define como material permanente aquele com duração superior a dois anos. O Art. 3 da Portaria n 448, de 13/09/2002, da Secretaria do Tesouro Nacional do Ministério da Fazenda, define a adoção de cinco condições excludentes para a identificação do material permanente, sendo classificado como material de consumo aquele que se enquadrar em um ou mais itens dos que se seguem: I - Durabilidade - quando o material em uso normal perde ou tem reduzidas as suas condições de funcionamento, no prazo máximo de dois anos; II - Fragilidade material cuja estrutura esteja sujeita a modificação, por ser quebradiço ou deformável, caracterizando-se pela irrecuperabilidade e/ou perda de sua identidade; III - Perecibilidade material sujeito a modificações (químicas ou físicas) ou que se deteriora ou perde sua característica normal de uso; IV - Incorporabilidade - quando destinado à incorporação a outro bem, não podendo ser retirado sem prejuízo das características do principal; V - Transformabilidade - quando adquirido para fim de transformação. 10
11 Verificadas as condições acima citadas, devem ser analisados, por fim, mais dois parâmetros que complementam a definição final da classificação: a) A relação, custo de aquisição/custo de controle do material, como previsto no item 3.1 da IN N 142 da DASP (Departamento Administrativo do Serviço Público), que determina, nos casos dos materiais com custo de controle maior que o risco da perda do mesmo, que o controle desses bens seja feito através do relacionamento do material (relação-carga) e verificação periódica das quantidades. De um modo geral, o material de pequeno custo que, em função de sua finalidade, exige uma quantidade maior de itens, redunda em custo alto de controle, devendo ser, portanto, classificado como de consumo; b) Se o bem está sendo adquirido especificamente para compor o acervo patrimonial da Instituição. Nestas circunstâncias, este material deve ser classificado sempre como um bem permanente. Além disso, é importante frisar que a classificação do bem, para efeito de sua inclusão no sistema de controle patrimonial, deve ser coerente com a adotada no respectivo processo de aquisição. 4. A GESTÃO PATRIMONIAL A Gestão Patrimonial compreende as atividades de tombamento, registro, guarda, controle, movimentação, preservação, baixa, incorporação e inventário de bens móveis, provenientes de aquisição no mercado interno e externo, e de doações, que incorporam o acervo patrimonial móvel de uma unidade gestora, assim como a indicação de servidores como responsáveis, no âmbito das unidades gestoras. O servidor responsável deve ser cadastrado no Sistema de Gestão Patrimonial, cabendo ao dirigente da unidade gestora solicitar o cadastramento dos servidores, através de memorando ao Setor de Informática de sua respectiva unidade. A Coordenação de Almoxarifado e/ou Patrimônio é o órgão gestor central e responsável pelo Sistema Informatizado de Gestão Patrimonial, a qual compete efetuar o controle, o desenvolvimento e o acompanhamento das atividades 11
12 inerentes ao Sistema, além daquelas definidas especificamente neste documento. A Coordenação de Almoxarifado e/ou Patrimônio, assessorada diretamente pelos responsáveis, no que concerne ao material permanente em uso, compete cuidar da localização, recolhimento, manutenção e redistribuição desse material, assim como da emissão de Termos de Responsabilidade, que conterão os elementos necessários à perfeita caracterização do bem. É de responsabilidade da Coordenação de Almoxarifado e/ou Patrimônio, quando da realização de serviços de recuperação de bens patrimoniais, registrar o valor real do serviço no Sistema Informatizado de Gestão Patrimonial de forma poder-se atualizar o valor do bem. O servidor designado para cargo de confiança (Diretoria de Centro, Chefia de Departamento, etc), deverão exigir do seu antecessor a realização do inventário dos bens móveis nos termos da IN 205/SEDAP. A atribuição de Responsável pelo Dirigente da unidade gestora constitui-se em prova documental de uso e conservação de bens e pode ser utilizada em processos administrativos de apuração de irregularidades relativas ao controle do patrimônio do IFAM. Todo servidor público poderá ser chamado à responsabilidade pelo desaparecimento do material que lhe for confiado para uso e guarda, bem como pelo dano que causar ao mesmo. O servidor poderá ser responsabilizado civilmente sempre que constatada sua culpa ou dolo por irregularidade com bens de propriedade ou responsabilidade do IFAM, independente das demais sanções administrativas e penais cabíveis. Nenhum material permanente pode ser distribuído a qualquer servidor sem a respectiva Carga Patrimonial, que se efetiva com o aceite em sistema informatizado de gestão patrimonial ou assinatura aposta em Guia de Transferência ou Termo de Responsabilidade. 5. TERMO DE RESPONSABILIDADE A IN 205/88, em seu item 7.11 nos apresenta que: 12
13 Nenhum equipamento ou material permanente poderá ser distribuído à unidade requisitante sem a respectiva carga, que se efetiva com o competente Termo de Responsabilidade, assinado pelo consignatário.... Os Termos de Responsabilidade devem ser emitidos pelo Setor de Patrimônio, em duas vias, e assinados pelo Responsável pela Guarda e Conservação do bem. Uma via será arquivada no Setor de Almoxarifado e/ou Patrimônio da unidade gestora e a outra será entregue ao signatário. Os Termos de Responsabilidade serão emitidos sempre que ocorrer: Tombamento de bens; Mudança de responsável pela guarda de bens; e Mudança de localização de bens dentro de uma mesma unidade gestora. 6. OPERAÇÃO PATRIMONIAL As operações patrimoniais consistem no registro de entrada, movimentações e saída de bens do acervo da instituição. A entrada de material permanente é denominada Tombamento. As alterações da localização de bens na instituição denominamos Movimentação, quando não há troca pela responsabilidade por sua guarda, ou Transferência, quando há a transferência de posse e guarda para um novo responsável realizada entre unidades gestoras. A saída do bem do acervo patrimonial é denominada Baixa, é sempre resultado de processo apropriado que a justifique e deve ser sempre autorizada pelo gestor da unidade. O registro patrimonial tem sua correspondência no balanço financeiro da instituição, representando recursos imobilizados. O Coordenador do Setor de Material e/ou Patrimônio é responsável por enviar mensalmente a Relação de Bens Patrimoniais RMB e a Relação de Mensal do Almoxarifado RMA ao setor de contabilidade para fins de registro no SIAFI Sistema de Administração Financeira do Governo Federal. O RMB é o documento que integra a movimentação de entrada e saída de bens móveis do ativo permanente da unidade gestora. 13
14 O RMA é documento que integra a movimentação de entrada e saída de bens de consumo do almoxarifado da unidade gestora. O responsável institucional pelos recursos é sempre o Gestor, daí a importância de sua anuência e autorização nas operações que impliquem na entrada ou saída de recursos TOMBAMENTO Tombamento é o processo de inclusão (entrada) de um bem permanente no sistema de controle patrimonial na unidade gestora e, em alguns casos, no seu balanço contábil. Isso significa dizer que o bem que entra no acervo da instituição, apresentará igualmente um aporte de recursos no balanço patrimonial. Por interferir no balanço patrimonial, essa operação é atribuição exclusiva do responsável pelo controle patrimonial da Unidade. O tombamento deve ser realizado sempre no momento em que o bem entra fisicamente na instituição e envolve desde o lançamento dos bens no Sistema Patrimonial até a assinatura e arquivamento dos Termos de Responsabilidade. A modalidade do tombamento é escolhida conforme a documentação referente ao bem permanente, que indica a fonte de recursos e a origem física do bem AFIXAÇÃO DE PLAQUETAS A afixação da plaqueta deverá ocorrer logo após o processo de tombamento, sendo executada pelo responsável pelo controle patrimonial na unidade. Na colocação da plaqueta deverá ser observado os seguintes aspectos: - Fácil visualização para efeito de identificação; - Evitar áreas que possam curvar ou dobrar a plaqueta; - Evitar fixar a plaqueta em partes que não ofereçam boa aderência; - Evitar áreas que possam acarretar a deterioração da plaqueta; - Não fixar a plaqueta apenas por uma das extremidades; 14
15 - Observar se a plaqueta não está sendo fixada sobre alguma indicação importante do bem. Os bens patrimoniais, cujas características físicas e a sua própria natureza, impossibilitem a aplicação de plaqueta, também terão número de tombamento, marcados, em separado conforme orientação da Coordenação de Almoxarifado e/ou Patrimônio. Em caso de perda, descolagem ou deterioração da plaqueta, o setor onde o bem está localizado deverá comunicar impreterivelmente o fato à Coordenação de Almoxarifado e/ou Patrimônio, com vistas à sua reposição. Para o material bibliográfico, o número de registro patrimonial poderá ser aposto mediante carimbo MOVIMENTAÇÃO DE BENS MÓVEIS A movimentação de bens móveis na unidade gestora dar-se-á por: I empréstimo; II transferência de carga patrimonial; III necessidade de reparo e manutenção. O controle das movimentações e alterações ocorridas no parque de bens patrimoniais móveis da unidade gestora é feito mediante a comunicação por memorando a Coordenação de Almoxarifado e/ou Patrimônio que irá registrar no sistema informatizado de gestão de patrimônio. Nenhum bem pode ser reparado, restaurado ou revisado sem consulta prévia à Coordenação de Almoxarifado e/ou Patrimônio e do Responsável, e ainda deve se verificar a existência de garantia ou a existência de contrato de manutenção preventiva ou corretiva. O orçamento da necessidade de serviço deverá ser realizado nas dependências da unidade gestora, sob a vistoria de servidor designado para esse fim, preferencialmente conhecedor do problema do bem. A retirada de um bem para reparo deve ser feita mediante atribuição de responsabilidade ao servidor encarregado do respectivo serviço ou envio do bem para manutenção externa e esta deve ser precedida de autorização do gestor 15
16 autorizando a execução do serviço. A Solicitação de Serviços deve ser preenchida e assinada pelo Responsável mediante provocação escrita do Titular do Setor, constando o(s) número(s) de Patrimônio e descrição(ões) dos materiais e equipamentos a serem consertados, encaminhadas a Coordenação de Almoxarifado e/ou Patrimônio. Bem com situação patrimonial ociosa ou que apresente alguma avaria que impeça seu uso normal, deve ser recolhido ao Depósito do Patrimônio. O recolhimento de bens em período de garantia deve ser aprovado pelo dirigente de cada unidade Gestora. O remanejamento de bens pode ocorrer em três modalidades: I - Transferência entre Detentores de Carga Patrimonial sem movimentação física, também chamada de transferência de titularidade de função de confiança. II - Transferência entre Detentores de Carga Patrimonial com movimentação física. III - Somente a movimentação física do bem CONTROLE FÍSICO É o conjunto de procedimentos, adotados pela Coordenação de Almoxarifado e/ou Patrimônio, voltado à verificação da localização e do estado de conservação dos bens patrimoniais. O controle físico tem caráter permanente, em decorrência da própria necessidade de acompanhamento da posição físico-financeira do ativo imobilizado. O controle físico envolve as seguintes modalidades: 6.5. CONTROLE DE LOCALIZAÇÃO Consiste na verificação sistemática do local onde está situado o bem, com vista à determinação fidedigna das informações existentes no cadastro sobre essa localização. A divergência constatada entre a localização real dos bens e a que constar no 16
17 relatório de cadastro, deve ser imediatamente corrigida pela Coordenação de Almoxarifado e Patrimônio CONTROLE DO ESTADO DE CONSERVAÇÃO Consiste no acompanhamento sistemático do estado de conservação dos bens patrimoniais, objetivando manter sua integridade física, observando-se a proteção do bem contra agentes da natureza, mediante a tomada de medidas para evitar a corrosão, oxidação, deterioração e outros agentes que possam reduzir a sua vida útil. A verificação do estado físico dos bens será realizada mediante inventários locais periódicos, realizados por iniciativa da Coordenação de Almoxarifado e/ou Patrimônio, ou no decorrer do inventário anual, podendo ser identificadas as seguintes condições de conservações: a) novo: Refere-se ao bem comprado e que se encontra com menos de um ano de uso; b) bom, quando estiver em perfeitas condições e em uso normal; c) ocioso - quando, embora em perfeitas condições de uso, não estiver sendo aproveitado; d) recuperável - quando sua recuperação for possível e orçar, no âmbito, a cinquenta por cento de seu valor de mercado; e) antieconômico - quando sua manutenção for onerosa, ou seu rendimento precário, em virtude de uso prolongado, desgaste prematuro ou obsoletismo; f) irrecuperável - quando não mais puder ser utilizado para o fim a que se destina devido a perda de suas características ou em razão da inviabilidade econômica de sua recuperação. Nos casos em que a vistoria constatar qualquer mudança na situação atual do bem, em relação a que está registrada, a Coordenação de Almoxarifado e/ou Patrimônio pode alterar a informação contida no mesmo, informando a nova situação do estado de conservação. 17
18 6.7. CONTROLE DE UTILIZAÇÃO Consiste na identificação e análise, pela Coordenação de Almoxarifado e/ou Patrimônio, das condições de utilização dos bens patrimoniais, observando o seguinte: 1 - Conhecimento das condições de utilização do bem, em função das atividades desenvolvidas pela Unidade Administrativa; 2 - Cumprimento das normas técnicas do fabricante, no que se refere à capacidade operacional e manuseio. 3 - Compatibilidade entre a finalidade e características do bem, com a natureza dos serviços a ele atribuídos. A análise das condições de utilização dos bens patrimoniais será feita através de verificações locais, realizadas por iniciativa da Coordenação de Almoxarifado e Patrimônio. 7. DESAPARECIMENTO E DEPREDAÇÃO DE BENS MÓVEIS O desaparecimento de um bem patrimonial móvel total ou parcial, por furto, roubo, depredação ou qualquer outro sinistro, deverá de imediato ser comunicado, pelo responsável da Carga Patrimonial e à Coordenação responsável pelo Almoxarifado e Patrimônio, observando-se os seguintes encaminhamentos e providências: I. o responsável da Carga Patrimonial deverá informar o ocorrido à Coordenação responsável pelo Almoxarifado e/ou Patrimônio que por sua vez deverá registrar a ocorrência em livro próprio e emitir Extrato de Ocorrência encaminhando o ao dirigente máximo da unidade gestora. II. O dirigente máximo da unidade gestora encaminhará ofício ao Departamento de Policia Federal solicitando providências. III. A Diretoria de Administração ou órgão equivalente deverá montar processo nesse sentido, comunicar o fato aos superiores hierárquicos, solicitar a 18
19 nomeação da Comissão de Sindicância, com vistas a apurar as responsabilidades. O processo, acompanhado de parecer conclusivo da Comissão de Sindicância, e homologado pela autoridade máxima da unidade gestora deverá ser encaminhado à Coordenação de Almoxarifado e/ou Patrimônio, para providencias que se fizerem necessárias. No caso de parecer pela reposição ou recuperação do bem pelo responsabilizado, devidamente homologado pela autoridade competente da unidade gestora, o processo deverá ser encaminhado à Coordenação de Almoxarifado e Patrimônio, que expedirá comunicação oficial estipulando o prazo de 30 dias, a contar da data do recebimento, para as providências necessárias. No caso de parecer pela baixa patrimonial, devidamente homologado pela autoridade competente, depois de esgotadas todas as possibilidades de apuração de responsabilidades, visando à reposição do bem, com a conseqüente garantia de integridade do acervo patrimonial da unidade gestora, o processo deverá ser recepcionado pela Diretoria de Administração e Planejamento ou equivalente, e encaminhado à Coordenação de Almoxarifado e Patrimônio, que o instruirá para ser homologado pelo(a) Diretor(a) de Administração e Planejamento. O bem reposto pelo responsabilizado ficará no depósito patrimonial da unidade gestora, em local com condições adequadas, até que se encerrem os procedimentos administrativos para os registros de controle na Coordenação de Almoxarifado e/ou Patrimônio. 8. INVENTÁRIO Inventário físico é o instrumento de controle que permite o ajuste dos dados escriturais com o saldo físico do acervo patrimonial em cada unidade gestora, o levantamento da situação dos bens em uso e a necessidade de manutenção ou reparos, a verificação da disponibilidade dos bens da unidade, bem como o saneamento do acervo. Tem também a função de analisar o desempenho das atividades do setor de patrimônio através dos resultados obtidos no levantamento físico. 19
20 De acordo com a Instrução Normativa 205/88 da Sedap, são cinco os tipos de inventários físicos: Anual: destinado a comprovar a quantidade dos bens patrimoniais do acervo de cada unidade gestora, existente em 31 de dezembro década exercício constituído do inventário anterior e das variações patrimoniais ocorridas durante o exercício (tombamentos, baixas, transferências); Inicial: realizado quando da criação de uma unidade gestora, para identificação e registro dos bens sob sua responsabilidade; De transferência de responsabilidade: realizado quando da mudança do dirigente de uma unidade gestora; De extinção ou transformação: realizado quando da extinção ou transformação da unidade gestora; Eventual: realizado em qualquer época, por iniciativa do dirigente da unidade gestora ou por iniciativa do órgão fiscalizador. Os inventários físicos de cunho gerencial deverão ser efetuados por comissão designada pela autoridade máxima da unidade gestora, ressalvados aqueles de prestação de contas, que deverão se subordinar às normas do Sistema de Controle Interno COMISSÃO DE INVENTÁRIO A comissão inventariante é a comissão que deve executar o inventário físico dos bens permanentes. Ela deve ser formada por, no mínimo, três servidores do quadro permanente e não ter em sua formação servidores e/ou funcionários lotados no setor de patrimônio no caso de inventários de bens do ativo permanente. As atribuições da Comissão de Inventário são: a. A verificação da localização física de todos os bens patrimoniais da unidade de controle patrimonial; b. A avaliação do estado de conservação destes bens; c. A classificação dos bens passíveis de disponibilidade; d. A identificação dos bens pertencentes a outros setores ou órgãos 20