(A) Sobre Saneamento de Cadastro de Clientes e Fornecedores
Questões relevantes sobre o processo de Saneamento de dados de Cadastro de Clientes e Fornecedores, e sua importância para manter conformidade com os processos e os arquivos do SPED:
Se a SEFAZ do meu Estado autorizou o uso de uma NF-e, porque devo me preocupar?
As Secretarias de Fazenda nao verificam o conteúdo de todos os campos da NFe, mas verificam a estrutura dos dados nos campos obrigatórios. Algumas SEFAZ já verificam o Código de Município segundo o IBGE e podem REJEITAR uma NFe com erro.
Desde 2011 algumas SEFAZ também podem DENEGAR a autorização de emissão da NFe por inaptidão da situação cadastral do emitente ou do destinatário no Sintegra, mas esta verificação só é feita apenas na base da SEFAZ autorizadora, ou seja, fica restrita aos contribuintes cadastrados no Sintegra da SEFAZ do emitente.
Como consequência, ainda há o Risco Fiscal de se emitir uma NF-e para um destinatário em situação cadastral irregular em operações interestaduais, o que é uma operação passível de multas pela fiscalização.
Isso acontece porque não há ainda um Cadastro Nacional Sincronizado entre todas as SEFAZ dos Estados.
Importante dizer que a obrigatoriedade de consultar a situação dadastral das partes envolvidas antes do fato gerador (circulação da mercadoria) é dos Contribuintes, conforme previsto na Legislação (RICMS). Não sobrevive o argumento de defesa de que, se a SEFAZ autorizou a NFe, não há necessariamente nenhuma irregularidade com o destinatário...
Se houvesse um Cadastro Nacional Sincronizado não seria mais necessário sanear a base cadastral?
Importante lembrar que os benefícios de manter sua base cadastral atualizada não são apenas para evitar riscos fiscais.
Independentemente de haver um Cadastro Nacional em perfeito sincronismo, sempre haverá falhas técnicas que conduzem à emissão da NFe em Contingência (DEPEC, FS, por ex.).
Nestes casos, libera-se a circulação da mercadoria para depois solicitar a autorização de uso da NFe dentro de certo prazo (24 a 168 horas). Se a situação cadastral do emitente ou do destinatário estiver irregular no momento da solicitação de autorização da NFe já emitida em contingência, a NFe será Rejeitada ou Denegada.
tendo havido emissão da NFe em contingência, e havendo posterior Denegação ou casos de Rejeição, não se poderá corrigir o erro do XML e reenviar a solicitação de autorização da NFe, pois já houve fato gerador. O que se tem então é uma irregularidade fiscal documentada junto à SEFAZ... ou seja, prejuízos financeiros na certa!!!
Além disso, há os custos de estoque, produção e logística envolvidos no cancelamento da operação de venda, além da perda da receita pelo cancelamento do faturamento, pois a venda não pode ser concretizada.
E se isso acontecer depois de toda a operação de separação de itens, embalagem, e acomodação no caminhão a partir da roteirização da carga? Haverá todo um trabalho para desmontar a carga já roteirizada no caminhão enquanto a NFe estava para ser emitida...
Como a Receita Federal identificará operações supostamente irregulares pelos documentos do SPED?
Todos os dados da NFe alimentam os demais documentos do SPED, como o EFD, ECD, PIS/COFINS. Um erro de dados do cadastro que pode ter passado pela autorização de uso da NFe pode acabar identificado nos demais arquivos SPED entregues mensalmente.
Além disso, a Receita Federal tem investido muito em tecnologia para automação dos processos de análise dos documentos fiscais, visando identificar fraudes e irregularidades a partir da base de dados dos arquivos do SPED.
Estatísticas mostram que é muito difícil a empresa não cometer algum tipo de irregularidade por omissão ou por negligêcia, e os processos do SPED estão cada vez mais rigidos para reduzir estes erros.
Uma pesquisa da IOB realizada em 2010 mostrou que 56,7% das empresas erram ao operar com parceiros que apresentam alguma irregularidade na Receita Federal ou no Sintegra. E que 23,6% erram ao apurar créditos de ICMS de fornecedores não habilitados.
A Receita Federal tem 5 anos para analisar a base de documentos fiscais do SPED. Basta rodar uma rotina de identificação de irregularidades e gerar autuações devidamente documentadas, e muito bem identificadas com base nos dados disponíveis.
Pode um cadastro de CNPJ aparecer ATIVO na Receta Federal, e apresentar restrições no Sintegra?
Esta situação é muito comum, e ocorre normalmente por conta de alguma pendência no recolhimento do ICMS, ou obrigações acessórias da parte do Contribuinte. Por isso recomenda-se sempre consultar as duas bases oficiais antes de qualquer fato gerador.
Exceção: Uma empresa atualmente operando apenas com Serviços, mas que um dia operou como revenda de mercadorias, por exemplo, pode apresentar uma IE antiga BAIXADA no Sintegra, e nesta hipótese é considerada "não contribuinte do ICMS".
O caso de situação cadastral INAPTA na Receita Federal e ainda regular no Sintegra é bem menos comum, mas pode também acontecer por conta de certa defasagem na atualização das bases oficiais, quando um CNPJ conclui processo de baixa na RF, por exemplo.
A Receita Federal tem planos para integrar e sincronizar as bases cadastrais entre as entidades estaduais e federal, mas este projeto ainda está muito longe de ser atendido a ponto de evitar situações de inconsistências cadastrais entre as bases.
Fatores como lideranças políticas adversárias na administração das Fazendas Estaduais e a esfera Federal também impactam na chance de sucesso de se manter uma base cadastral Nacional sincronizada e única.
Se o Cliente apresentar situação cadastral BAIXADA no Sintegra, como faço para emitir a NFe da venda?
Bem, neste caso não há muito o que fazer. Sua NFe será DENEGADA quando for uma operação dentro do mesmo Estado, e somente o seu Cliente poderá resolver regularizando a situação junto à SEFAZ Estadual de sua sede.
Se a operação for interestadual, a sua NFe pode ser autorizada pela SEFAZ de Origem da NFe, caso ela não consulte a base da SEFAZ Destino da NFe. Isso implica em infração fiscal passível de multa, e se um posto fiscal pegar, haverá a apreensão da mercadoria.
Mas há excessões, que devem ser validadas pelo seu Dep. Fiscal: se o Cliente já operou como revenda ou fabricante de mercadorias, logo, foi Contribuinte do ICMS, mas atualmente atua exclusivamente com SERVIÇOS, ela terá uma IE BAIXADA, com data anterior. Verifique o Cód. CNAE cadastrado na RF para avaliar o caso.
Se aquela empresa estiver em situação ATIVA na Receita Federal, ela pode adquirir mercadorias para consumo prório, ou para incorporação de ativos no patrimônio.
Na maioria das UF, basta que em seu cadastro conste a informação como ISENTO, ou que na solicitação de emissão da NFe seja omitido o número da IE BAIXADA no XML, e assim SEFAZ não fará uma DENEGAÇÃO e a NFe será autorizada. Consulte a SEFAZ de seu Estado para saber qual a recomendação vigente.
Mas lembre-se: A SEFAZ sempre alerta, entretanto, que omitir ou alterar a inscrição estadual quando o destinatário for Contribuinte do ICMS configura infração à legislação tributária vigente, passível de sansões administrativas e multas.
Se o Fornecedor apresentar situação cadastral BAIXADA no Sintegra, como faço para comprar dele?
Bem, neste caso também não há o que fazer, pois a NFe da mercadoria vendida seria DENEGADA quando este Fornecedor solicitar a autorização de uso da NFe na SEFAZ de origem.
E se ele tentar lhe entregar com um DANFe emitido em Contingência (FS/FS-DA) sua empresa não deve receber a mercadoria, pois é provável que não receberá posteriormente o XML desta mesma NFe, devido à situação cadastral do Fornecedor estar INAPTA para operações mercantis.
Porém, se este Fornecedor é uma empresa exclusivamente de SERVIÇOS (veja CNAE na RF), ele não é contribuinte do ICMS, e isso significa que ele não emite NFe Mercantil, ou seja, não revende, nem fabrica mercadorias.
Após certificar-se do caso de exceção, você pode mantê-lo em seu cadastro como ISENTO no campo IE, pois as únicas notas que ele emitirá contra sua empresa serão de Serviços, a partir do Município da sua Sede.
Se uma consulta de CNPJ no Sintegra retornar "CNPJ não cadastrado no Estado", isso significa ISENTO?
Na maioria das vezes, a situação de ISENTO de IE é uma conclusão da resposta "Contribuinte não sujeito ao ICMS", mas não são todos os Sintegra/UF que dão a resposta neste formato (ex.: DF e SP respondem assim).
A maioria responde "Contribuinte não cadastrado no Estado", ou "CNPJ não cadastrado no Estado", ou "CNPJ não encontrado" para os casos em que o CNPJ não constar na base de dados do Sintegra consultado.
Na maioria dos casos, trata-se de Contribuinte ISENTO do ICMS, mas pode haver casos de processo de atualização em curso (empresa alterando sua atividade econômica), ou casos de não atendimento à uma obrigatoriedade fiscal nova.
O que recomendamos: para ter certeza que se trata de CNPJ ISENTO de IE, é necessário avaliar a atividade econômica do Contribuinte, segundo consta no cadastro do CNPJ na Receita Federal, e verificar pelo Código CNAE se não se trata de atividade obrigada ao ICMS.
Mas lembre-se: A SEFAZ sempre alerta que omitir ou alterar a inscrição estadual quando o destinatário for Contribuinte do ICMS configura infração à legislação tributária vigente, passível de sansões administrativas e multas.
Como consultar a situação cadastral do cliente ou fornecedor antes de uma operação com NFe?
Como já mostramos, esta é a obrigação legal de cada parte como Contrinuinte da Receita Federal e do Sintegra.
Esta tarefa pode ser feita manualmente junto aos websites oficiais, mas quando os volumes são altos, somente por meio de automação do processo é que se torna possível realizar a tarefa como manda a Lei (RICMS).
Sua empresa pode contar com o uso do Portal KeyConsultas-web para realizar consultas diariamente de lotes menores, por exemplo, de pedidos aprovados antes de emitir a NF-e, ou iniciar a carga dos caminhões e sua roteirização de entrega.
Para garantir o mínimo risco, os sistemas de gestão (ERP) podem ser integrados para disparar consultas automaticamente antes de operações como: compras, autorização de pedido de venda, recebimento de mercadoria com DANFe, faturamento, e contas a pagar.
Também oferecemos integração com o ERP via webservice para que estas tarefas de validação sejam realizadasem tempo real. e evitar os riscos mais graves em sua operação
Caso a automação em mais alto grau não seja viável, e a empresa possa admitir alguma janela de risco fiscal, deve então realizar saneamentos periódicos da base cadastral, por exemplo, mensal ou trimestralmente.
Com que frequência se recomenda realizar um saneamento completo da base do cadastro?
Isso dependerá do volume de registros ativos na base, da quantidade de transacões fiscais em um período curto (diário ou semanal, por ex.), de fatores como o valor das transações, e de seu alcance geográfico (estadual ou interestadual). Evidentemente o perfil e o porte dos Clientes e Fornecedores pode sugerir maior risco, exigindo verificações regulares da situação cadastral em períodos menores.
Conforme o caso, para reduzir o risco fiscal ao mínimo, a empresa pode precisar fazer saneamentos semanais ou quinzenais, ou pelo menos mensais. Este saneamento pode se concentrar nos clientes ativos, ou nos parceiros responsáveis pelas maiores transações, ou maiores riscos.
Importante dizer que quanto mais distante da obrigatoriedade Legal de consultar a situação cadastral antes de cada fato gerador, maior é o risco fiscal da operação.
Se a empresa integrar os processos do ERP com nosso webservice de automação de consultas na web, o risco de uso de dados desatualizados cai bastante, e o saneamento integral da base pode ser feito com maior periodicidade, já considerados os mesmos fatores acima listados.
O que fazer quando o Cliente ou Fornecedor apresentar mudanças na situação cadastral?
Se a mudança colocar o Cliente ou Fornecedor em uma situação INAPTA para a operação mercantil, o ideal é bloquear este registro cadastral e comunicar a área Comercial da necessidade de obter informações complementares junto ao fornecedor, visando regularizar o cadastro.
Solicitações de Clientes ou Fornecedores para atualizar seus dados também precisam ser consideradas situações de risco, que exigem a validação das informações nos órgãos oficiais, além dos documentos impressos que forem apresentados.
É importante manter um processo de gestão do cadastro que certifique e documente as atualizações, e que faça consultas coma frequencia adequada ao uso dos dado cadastrais.
Isso é o que chamamos Governança do Processo Cadastral, para o quê, temos algumas soluções conforme o caso da sua empresa.
Após receber um relatório com as consultas para o Saneamento, quais as tarefas mais importantes?
Primeiramente identifique os registros com situação cadastral INAPTA na Receita Federal (RFB) ou Sintegra Estadual, bloqueando operações com estes parceiros de negócios.
Passe agora para os casos de ATIVO na RFB, e atualize todas aqueles casos em que o CNPJ não consta na base do Sintegra Estadual, ou seja, casos de "não contribuinte do ICMS" (são considerados ISENTOS).
Em seguida, os casos de CNPJ ATIVO na RFB, e IE HABILITADA no Sintegra Estadual, pois eles definem os dados do endereço fiscal (RFB) para sua base cadastral, e a IE a ser adotada.
Você poderá comparar os dados consultados nas bases oficiais com os dados da sua base cadastral, e tratar todas as informações de não conformidade. Por ex.: compare dados de nome, razão social e endereço conforme consta na Receita Federal.
Trate também os casos de mais de uma IE no Sintegra para um mesmo CNPJ, escolhendo o mais adequado à sua operação.
Enriqueça seu cadastro com dados relevantes que possam melhorar a qualidade da sua base, como códigos CNAE principal e secundários, cadastros complementares no Suframa e no Sintegra, inscrições em prefeituras (PMSP, etc).
Use o nosso sistema KeyCad-abreviador para padronizar logradouros e abreviar os campos de razão social e os demais dados do endereço, sempre que os dados oficiais ultrapassem o limite de caracteres na sua base cadastral.
Certifique-se que os dados da tabela final de análise estejam higienizados, ou seja, dentro dos padrões exigidos pelo SPED (o KeyConsultas-web já os traz assim), e providencie a atualização da sua base de dados.
Como escolher a IE adequada quando houver mais de uma válida para um mesmo CNPJ?
Esta situação pode ocorrer por diversos motivos, e o melhor a fazer é verificar a situação cadastral de cada Inscrição Estadual antes de fazer uma escolha.
Nestes casos recomendamos que o departamento fiscal de sua empresa analise qual a IE mais adequada à operação comercial que sua empresa mantém com este Cliente ou Fornecedor.
Vale também solicitar explicações ao Cliente ou Fornecedor sobre qual a IE a ser mantida, pois ele pode ter planos de suspender ou cancelar alguma das demais, e neste caso, é melhor que estas não constem em seu cadastro.
Como manter o cadastro da empresa sincronizado com todas as unidades da Receita Federal e Sintegra?
Esta situação ideal reduz o risco fiscal a ZERO, mas é um desafio para a maioria das empresas.
O que se deve fazer na verdade, é garantir que qualquer registro seja consultado na Receita Federal e no Sintegra antes de cada operação mercantil com uso da NFe.
Recomendamos neste cas a integração dos processos do cadastro do seu Sistema de Gestão (ERP, CRM, Portal de Cadastro) com a nossa plataforma de automação de consultas KeyConsultas-webservice, que oferece uma significativa melhoria na administração dos riscos fiscais envolvidos.
Temos um provedor de dados cadastrais para análise de crédito. Precisamos sanear nosso cadastro?
Estes provedores de dados cadastrais para análise de crédito operam normalmente com uma base de dados privada, que costuma apresentar certa defasagem em relação à situação cadastral nas bases oficiais (semanas ou meses).
Apesar dos dados complementares da Junta Comercial, e outras informações que enriquecem a qualidade de seu cadastro, estas bases privadas não garantem sincronismo com os dados das bases oficiais da Receita Federal e do Sintegra, por exemplo.
Isso significa que há o risco de uma empresa constar com situação cadastral APTA na base privada, e estar SUSPENSA no Sintegra, por exemplo.
Evidentemente que esta situação não ficará indefinidamente assim na base privada de seu provedor, mas uma defasagem de algumas semanas ou maior, como é comum nestes casos, já pode representar um risco fiscal elevado.
Para assuntos relacionados com o SPED, prefira provedores que garantem a consulta às bases oficiais, on-line, e em real-time, no momento em que sua operação exigir.
Por que consultar se o Fornecedor de Serviços de outro Município tem cadastro na PMSP?
A Secretaria de Fazenda do Município de São Paulo exige o cadastro das empresas prestadoras de serviços no CCM - Cadastro de Contribuinte Municipal, como contrinuintes do ISS sediados no Município.
É também obrigatória a inscrição no CEPOM para as empresas prestadoras de serviços que emitem nota fiscal autorizadas por outro Município, quando prestarem serviços a tomadores sediados na cidade de São Paulo.
Um regulamento da Sefaz da PMSP exige que empresas sediadas na cidade de São Paulo que tomarem serviços de outras empresas de fora do Município façam o recolhimento de valor correspondente à diferença do ISS atribuído pela PMSP, em relação ao valor praticado no Município do prestador (geralmente com menor alíquota).
Este recolhimento da diferença do ISS pelo tomador é dispensado apenas nos casos em que o prestador de serviços de outro Município tiver um cadastro válido no CEPOM da PMSP.
Por isso, é importante esta consulta apenas no caso de FORNECEDORES de SERVIÇOS para as suas unidades tomadoras sediadas no Município de São Paulo. Todos os demais registros de Fornecedores de serviços, assim como de Clientes, não precisam ser consultados na PMSP.