Case: Terceirização
. Qual o problema
Desejando otimizar processos, reduzir custos fixos e, principalmente, possuir um controle maior em sua contabilidade, uma rede de varejo extinguiu seu departamento interno de contabilidade e optou por terceirizar o serviço. Contudo, a atual operação, estava estreitamente ligada aos profissionais que há anos (alguns possuíam mais de 30 anos de casa) ocupavam os cargos da área. O conhecimento não era compartilhado, deixando a empresa refém dos processos.
. Qual foi a solução
A fim de levantar as informações necessárias, nossos gestores (contábil, pessoal e fiscal) realizaram uma imersão nos processos, detalhando passo a passo as etapas de trabalho, com a finalidade de compartilhar com o cliente (as suas próprias rotinas) e, ao mesmo tempo, importar o conhecimento para a Moresco para que a atendêssemos da melhor forma a demanda da rede.
No departamento contábil, além de estudar e aprender os processos, desenvolveu manuais descritivos das atividades. Também criou relatórios mais específicos e realizou a importação de todos os dados para o sistema da Moresco, mantendo a organização e o plano de contas da empresa em dia durante toda a transição.
Enquanto isso, nosso departamento pessoal ficou responsável pela imersão na folha de pagamento e nas questões do e-Social da rede. Analisou em qual etapa da escrituração digital a empresa estava e o que já havia sido implementado. Também averiguou que a empresa creditava impostos, referente aos salários dos funcionários, de forma equivoca. Por vezes, pagava mais do que deveria, e em outros casos, não pagava o correto em relação a categoria de cada cargo.
Finalizando a força-tarefa da Moresco Contabilidade, o departamento fiscal mapeou uma distorção nos processos. O departamento interno, extinto, lia a contabilidade em pontos isolados, quando o correto a ser feito, é olhar a empresa em sua amplitude. Isso acarretava em processos bagunçados e prazos seguidos com multas.
. Resultado
Como resultado, a rede varejista reduziu pela metade seus custos fixos investindo na terceirização dos seus serviços contábeis. Também houve uma grande redução em impostos e multas, trazendo mais eficiência e, principalmente, um maior controle em seus dados financeiros com informações fidedignas. Hoje a empresa possui um poder de administração e gestão bem maior de quando a contabilidade era realizada internamente.
Este é apenas um exemplo de como a contabilidade pode auxiliar sua empresa nas mais diversificadas frentes. Quando vista como investimento, e não apenas uma obrigatoriedade, torna-se uma poderosa ferramenta de gestão.