ITEC - Instituto de Tecnologia em Informática e Informação do Estado de Alagoas - Etapas do GED
Análise processual.
Preparação. Preparação de documentos é a etapa responsável pela padronização dos papeis que serão digitalizados, aonde são removidos os grampos e clipes aonde os papeis mais danificados são recompostos com o intuito de facilitar a alimentação dos scanners de produção.
Digitalização, DIGITALIZAÇÃO é o processo de se transformar todos os documentos em papel em um arquivo digital que possibilite o armazenamento em um banco de dados.
Controle de Qualidade, é a etapa responsável pela checagem dos resultados obtidos na etapa de digitalização dos documentos, avaliando a qualidade da imagem capturada, bem como a sequência e integridade dos documentos digitalizados.
Indexação, é a etapa aonde são atribuído os índices estruturados para cada conjunto de documentos que baseiam-se em regras pré-identificadas, de acordo com as necessidades dos usuários, possibilitando a recuperação imediata dos documentos virtuais.
Conferência. é a etapa aonde as informações cadastradas nos índices são validadas com uma segunda indexação garantindo desta forma a integridade das informações atribuídas ao conjunto de documentos.
Disponibilização. É a etapa final do processo do GED, pois é nesta hora que todos os documentos que passaram pelo processo são disponibilizados para arquivamento e consulta pelos usuários em um sistema especifico que possibilita a visualização e gerenciamento das informações arquivadas no banco de dados.