Como fazer a gestão de tickets comprados e não voados no cenário corporativo Como fazer a gestão de tickets comprados e não voados no cenário corporativo
6 de julho de 2017 Atualizado em 28 de abril de 2021
Como fazer a gestão de tickets comprados e não voados no cenário corporativo
Viagens corporativas podem apresentar tantos imprevistos quanto qualquer outra. É possível que o voo seja cancelado ou atrase, que o hotel tenha feito a reserva errada, que o evento seja adiado. Também é possível que a viagem seja cancelada, seja por que a empresa não vê mais vantagens no deslocamento, porque o evento programado foi cancelado ou porque o funcionário não estará mais disponível. E várias dessas situações levam ao cancelamento da passagem aérea.
Essa é uma dor de cabeça que nenhuma empresa quer ter. Cancelar uma passagem aérea pode não dar muito trabalho, mas com certeza traz prejuízos. O mesmo acontece em casos em que a empresa precisa trocar o voo e reemitir a passagem.
Para lidar com situações assim, sua empresa precisa de uma boa administração e planejamento. Veja algumas dicas para fazer a gestão de tickets comprados e não voados da maneira certa.
Essa é uma dica que permeia todas as questões das viagens corporativas: o planejamento prévio, dentro de uma política de viagens, vai ajudá-lo a lidar melhor com os bilhetes comprados e não voados. Adote um sistema para gerenciar as viagens da empresa e inclua na política o passo-a-passo do que fazer com os tickets não voados.
Mantenha uma lista com as companhias aéreas mais utilizadas pela empresa e suas políticas. Além disso, organize-se para saber qual é o melhor momento para comprar uma passagem. Invista no planejamento para precisar cancelar e reemitir menos tickets.
Conheça as regras das companhias aéreas
Cada companhia aérea tem suas próprias regras sobre remissão e reembolso de tickets não voados. Você precisa conhecê-las para ter certeza de que está tomando a atitude certa e de quais são os seus direitos. Em alguns casos, pode ser interessante comprar a passagem de uma classe mais flexível, mas que não cobre multa de alteração.
Existem algumas categorias de tickets não voados que você pode organizar em sua empresa para manter o controle e saber o que fazer em cada situação. Elas são:
Opção 1: o bilhete é cancelado antes da viagem. Caso você queria remarcar a viagem, é preciso pagar a multa de remissão. Para situações em que lugar ou data do evento foram alterados.
Opção 2: o bilhete é cancelado depois da viagem, situação conhecida também como no show. Se a empresa quiser fazer uma nova viagem, precisa pagar as multas de remissão e de no show. Para os casos em que o voo foi perdido.
A passagem é cancelada a qualquer momento, antes ou depois da viagem, porque não há mais o desejo de viajar – como no caso de um evento cancelado. As multas de remissão e no show são deduzidas do valor total da passagem e o restante é reembolsado para o cliente.
Em muitos casos, sobram créditos para comprar novas passagens ou pedir reembolsos. Em empresas com muitos viajantes, isso pode impactar o orçamento do setor de viagens corporativas.
Os créditos de remissão têm prazos de validade. Geralmente, eles valem por um ano, então gere um alerta em seu sistema para lembrá-lo pelo menos um mês antes do fim do prazo. Se você não for usar o valor, peça o reembolso para a companhia aérea.
Mas lembre-se de que usar o recurso de um ticket não voado depende de suas características e que, em alguns casos, pode ser mais barato comprar uma passagem em uma boa promoção do que utilizar a remissão.
Use ferramentas para ajudar
O controle eficiente dos tickets não voados é muito importante para o orçamento das viagens corporativas. Por isso, use ferramentas que possam ajudar na administração dos tickets, como um SelfBooking Tool. Com ela, é possível fazer uma varredura dos bilhetes não voados a cada nova compra, para poder usar os créditos existentes quando estiverem disponíveis.
Como podemos perceber, o planejamento e o controle são os principais meios de lidar com os tickets comprados e não voados. Planejando bem sua compra, conhecendo seus direitos e administrando os créditos recebidos, a empresa evita o desperdício de recursos, consegue aproveitar as remissões e controla o que precisa ser reembolsado. Invista no gerenciamento de viagens em corporativas em sua empresa e evite dores de cabeça desnecessárias para toda a sua equipe.