Como planejar projetos para evitar erros em sua execução | AcontecendoAqui
Planejar requer tempo e paciência para entender todo o escopo de trabalho
Um projeto pode ser a alma de um negócio. Empresas vivem de projetos o tempo todo, seja qual for o ramo, no entanto, a execução pode ser um pouco complicada a acabar tendo erros que não foram evitados na hora do planejamento.
A maior parte dos erros de um projeto está na fase de planejamento, portanto, esta etapa é de extrema importância se uma empresa quer valorizar o tempo atribuído a cada uma das etapas de um projeto e evitar falhas que podem comprometer o trabalho de todos.
Planejar requer tempo e paciência para entender todo o escopo de trabalho e conferir o que é necessário para criar uma fase de execução sem contratempos. É claro que mesmo aplicando todos os cuidados necessários, ainda há risco de acontecerem falhas, afinal, todo projeto tem riscos, mas, sem dúvida, serão bem minimizadas as chances de se ter surpresas desagradáveis.
Confira algumas dicas essenciais para evitar se surpreendido na hora da execução do seu projeto:
1) Defina o objetivo do projeto
Definir o objetivo é muito mais do que dizer para o que o projeto serve. Um objetivo bem definido mostra à sua equipe todo o processo necessário para se chegar a um fim e mais, como ele pode ajudar a empresa, a equipe, enfim, todos envolvidos.
É importante definir um objetivo dentro de um escopo, isto é, registrar todas as informações importantes para que o trabalho seja desenvolvido. Antes, tome um tempo para pensar em todas as possibilidades, em todos os envolvidos, no tempo que há disponível e o foco do cliente ou da empresa com aquele projeto.
2) Conheça os envolvidos e entenda suas necessidades e limites
Uma das maiores causas de atrasos nos projetos é o erro na atribuição de papéis e, mais importante, na falta de conhecimento das reais disponibilidades das pessoas envolvidas.
É comum que funcionários digam que podem fazer tal tarefa, afinal, não querem parecer que estão de "corpo mole", no entanto, acabam assoberbados e isso gera um efeito dominó de atraso e erros.
O gestor do projeto é responsável por criar um planejamento que preveja o tempo de duração para cada atividade alinhado com a disponibilidade da pessoa que aquela tarefa será atribuída. O tempo de disponibilidade deve ser levado em consideração com feriados, tempo de almoço e outras situações.
Tudo isso pode ser resolvido com uma comunicação mais clara e franca com os envolvidos. Conheça a inclinação de cada um para cada tarefa, saiba quem é melhor no que e, mais importante, tente entender as dificuldades e disponibilidades para alocar cada colaborador em um ponto estratégico.
3) Crie um cronograma preciso
Tudo bem que cronograma é uma parte sensível, mas para o planejador, é importante buscar todas as possibilidades para criar um cronograma detalhado.
Se para determinado projeto você precisa de uma ajuda/informação/atividade de alguém de fora da sua equipe, faça a sondagem e coloque um prazo a mais para um caso de atraso.
Se há tempo de folga para o término do projeto, dê um prazo a mais para que todo o processo seja finalizado. Se não há tempo sobrando, busque trabalhar o tempo produtivo de cada colaborador.
4) Faça uma lista das principais etapas
Agora é o momento de criar a parte que pode fazer toda a diferença. Faça uma estrutura das etapas que são essenciais para o projeto, aqui, você pode criar uma EAP - Estrutura Analítica do Projeto. Esta é uma técnica bem interessante de gestão que permite criar diagramas e ter uma visão geral do esquema hierárquico para enxergar todo o projeto.
5) Utilize ferramentas de produtividade e gestão
Faça uso de ferramentas que facilitem a sua gestão. Todo projeto precisa de instrumentos que auxiliem a execução e deixem as atividades e funções claras para todos os envolvidos.
Hoje em dia, existem muitas ferramentas que podem auxiliar a sua gestão e a visualização do projeto pela equipe. Uma ótima opção é o método Kanban, originalmente criado pela Toyota, hoje, utilizado por empresas do mundo todo e, inclusive, já usado em ferramentas online, o que pode ser uma excelente opção para evitar gastos com papéis.
O Kanban é basicamente um quadro que organiza as atividades por fazer, as que estão sendo executadas e as que foram concluídas. É claro que cada projeto tem um quadro diferente e, na etapa de planejamento, você pode pesquisar por quadros Kanban exemplos que estejam mais de acordo com o seu projeto e objetivo.
Assim como o Kanban, existem outras ferramentas interessantes para incluir no dia a dia de processos, como o Google Drive ou o Microsoft Teams.
Todas as etapas acima vão permitir que você tenha mais controle sobre o projeto e, assim, evite erros na execução.