Descubra como o G Suite faz a automação dos processos nas empresas
Publicado por Multiedro em 21/10/2019 | Atualizado em 11/03/2021
A automação dos processos é uma estratégia essencial para organizações que buscam se destacar. Com a crescente demanda por lucros e produtividade, o fluxo de trabalho também aumenta. Assim, torna-se necessário delegar tarefas rotineiras à softwares especializados, para que a equipe não sofra com a sobrecarga de trabalho.
As automações do G Suite garantem que atividades complexas sejam feitas em segundos, além de proporcionar um ambiente de trabalho mais agradável, devido à fluidez com que as tarefas são realizadas.
Continue a leitura deste artigo para saber mais sobre como o G Suite pode te ajudar nesses aspectos!
Melhora a integração dos departamentos
Promover a integração entre departamentos não é uma tarefa muito fácil. Quanto mais segmentados forem os departamentos, mais difícil se torna estabelecer a sintonização entre as equipes, o que, inevitavelmente, reflete na qualidade do trabalho. Investir em recursos que aproximem os colaboradores garante que todos estejam focados nos mesmos objetivos.
Os principais aplicativos para comunicação do G Suite são aqueles que já conhecemos: Gmail, Hangouts e Agenda. A diferença é que suas versões corporativas oferecem uma série de recursos específicos para as necessidades do seu negócio.
Com o Gmail, você pode contar com uma armazenagem segura e notificações em tempo real, além de um endereço de e-mail personalizado com o nome da sua marca. O Hangouts permite a troca de mensagens individuais ou em grupos, além de videochamadas e bate-papo diretamente da sua caixa de entrada.
Com o recurso da Agenda, você cria eventos compartilháveis entre os colaboradores e ainda pode deixá-los públicos para que seus clientes os visualizem.
Trabalho em equipe em tempo real
O G Suite possibilita o trabalho colaborativo, por meio de aplicativos similares aos de pacotes de escritório tradicionais que ficam disponíveis online. Assim, você pode criar documentos, planilhas e apresentações no seu navegador e acessá-los de outros lugares e dispositivos. Além disso, os colaboradores podem editar os arquivos simultaneamente, ainda que estejam em localidades diferentes.
Disponibiliza informações a qualquer momento
O G Suite é uma solução em cloud computing. Isso significa que, em vez de instalada no seu computador, a plataforma fica hospedada nos servidores da Google e você pode acessá-la online de qualquer lugar do mundo.
Acessibilidade e sincronia
Muitas empresas ainda fazem o compartilhamento de informações manualmente. Isso gera um trabalho extra que poderia ser investido em outras atividades mais importantes. Com o G Suite, tanto o compartilhamento quanto as atualizações são feitas automaticamente e em questão de segundos.
Ainda que seus recursos fiquem disponíveis online, isso não significa que você ficará sem acesso ao G Suite na ausência de internet, pois você pode configurá-lo para que também funcione off-line. Assim, você consegue ler e escrever e-mails, por exemplo, que a plataforma os envia automaticamente assim que a conexão com a rede for estabelecida.
Mantém os dados corporativos em segurança
Quando se fala em armazenagem online, uma das maiores preocupações é em relação à segurança dos dados. Esse medo é compreensível, porém o vazamento de dados só se torna um problema quando a segurança não é implantada da forma correta.
A Google oferece as melhores tecnologias que há no mercado, sendo que grandes instituições como Cruz Vermelha, Colgate-Palmolive e Whirlpool utilizam seus serviços. Para lidar com informações de clientes tão importantes, é claro que a segurança de seus produtos precisa ser de ponta.
Com o Admin Console, o administrador da conta G Suite pode definir ou restringir o acesso dos demais usuários e de dispositivos móveis. Ele também tem total controle sobre as configurações de segurança e ainda pode limitar a localização geográfica de seus dados em repouso.
O Google não coleta, armazena ou utiliza os dados de seus usuários para fins de publicidade, e mantém seus consumidores constantemente informados de suas políticas por meio de relatórios. Além disso, todos os e-mails enviados por meio do G Suite são criptografados.
Aumenta a produtividade e desempenho dos colaboradores
Quando há uma grande quantidade de pequenas tarefas a serem feitas, a equipe acaba perdendo o foco dos objetivos maiores. O G Suite oferece um grande diferencial nesse quesito, pois ele diminui a carga de trabalho dos colaboradores ao automatizar várias dessas atividades diárias.
Execução mais ágil e eficiente dos projetos
O G Suite oferece uma série de aplicativos inteligentes para que as equipes trabalhem em um mesmo documento simultaneamente. Os colaboradores ainda podem editar os arquivos enquanto se comunicam pelas ferramentas de chat, pois os aplicativos fazem integração uns com os outros.
Além de muito mais ágil, isso também torna a execução dos projetos mais eficiente, pois menos erros são cometidos, as falhas são detectadas e corrigidas prontamente e os trabalhos já são feitos dentro dos padrões adotados pela empresa.
Faz o monitoramento completo
Como já foi dito neste artigo, a Google preza muito pela segurança de seus clientes. Por isso, o Google Cloud Platform tem um sistema de monitoramento de segurança que detecta atividades suspeitas e potenciais riscos aos seus dados e aplicativos.
O monitoramento inclui prevenção contra perda de dados, sequestro de contas, arquivos infectados com malwares, aplicativos maliciosos, spams e golpes por e-mail. Você receberá alertas de segurança informando sobre qualquer uma dessas ameaças.
Além de criminosos tentarem acessar suas informações, pode acontecer também de algum colaborador compartilhar informações sigilosas por engano. O sistema impede que essas ações ocorram ou detecta e corrige o problema antes que cause danos.
O monitoramento é automatizado pela plataforma e opera sem que você precise participar das ações. Basta configurar o sistema para que ele avalie os riscos e tome as ações corretivas necessárias.
Relatórios assertivos e personalizados
O G Suite gera relatórios sobre atividades da organização e dos colaboradores. Assim, você tem acesso a relatórios completos sobre comportamento de usuários, atividades de aplicativos, segurança e monitoramento. É possível ainda personalizar gráficos e tabelas com informações que sejam relevantes a você.
Neste artigo, você conheceu alguns exemplos de como a automação dos processos é extremamente útil para a eficiência da sua organização. Para otimizar ainda mais seu negócio e receber um diagnóstico detalhado da sua empresa, entre em contato com a Multiedro e conheça mais sobre nossos serviços de TI!