Automatização de processos: o que deve ser automatizado em um laboratório?
O mundo digital realmente transformou tudo ao nosso redor. Você não precisa ir muito longe para perceber o quanto as duas últimas décadas mudaram a maneira de se socializar, trabalhar e até mesmo viver. E com a popularização da internet e da tecnologia cada vez mais avançada, a automatização de processos nas empresas e negócios estão cada vez mais comuns e necessários. Antes o que era visto com dúvida, hoje se mostra imprescindível na condução de um melhor padrão de serviço, quase que em todos os ramos e requisitos.
Se você quer saber o porquê de tantas automações e ainda está em dúvida entre "automatizar ou não" os sistemas do seu laboratório, de fato, precisamos conversar. E o texto de hoje foca exatamente nessa área. Temos certeza que você sairá daqui com acúmulo de informações suficientes para optar entre a automatização de processos ou não. Vamos lá!
Os laboratórios de análises clínicas nos dias de hoje
Muitos laboratórios de análises clínicas que optaram por não automatizar seus serviços, se encontram no próprio significado do "caos empresarial". Passado o período de dúvidas sobre a automatização de processos nas empresas, agora quem não mudar seus sistemas de serviços, sairá sempre atrás na entrega de um serviço eficiente e veloz.
Papeladas sem fim, superfaturamento dos preços gastos em serviços e até mesmos processos cotidianos de perdas de exames e dados… Ou até a pior das situações, trocas de resultados de exames.
O mundo mudou e a aceleração de todo o processo de análises clínicas precisa mudar junto. São diversos problemas que podem ser resolvidos com essa solução, como a grande quantidade de trabalhadores e materiais físicos, falta de controle e pouca agilidade.
Mundo digital e automático: O futuro das empresas
O mundo digital possibilitou não só o acesso a diversas culturas, saberes e informações. A massificação do acesso à internet possibilitou que diversas áreas de trabalhos pudessem ter um processo de automatização de processos.
Diminuir a papelada, economizar em cada passo de serviço, ter clareza no controle de todo o processo, por que não optar por ter tudo isso? O que era futuro, chegou atropelando quem não caminhou com ele. A automatização está se espalhando e ganhando espaço nas empresas, uma a uma.
Além disso, essa digitalização também possibilita algumas vantagens aos clientes que estão contratando os serviços, como:
velocidade no recebimento;
controle sobre o que se é recebido;
e no caso das clínicas laboratoriais de análises, ter acesso a informação desejada.
O que é automatização de processos de análises clínicas
Você já entendeu como a automatização beneficia as empresas, mas pode estar se perguntando como exatamente esse processo funciona nos processos de análises clínicas. O que você prioritariamente tem de perceber sobre o assunto, é que com a instalação de um sistema automático de serviço (a automação), sua demanda de trabalho terá não só uma maior velocidade de resposta, como diminuirá as chances de erros de maneira massiva.
Já pensou não preencher inúmeros papéis e não gastar dinheiro comprando todo esse material, que no fim será descartado? Acredita na possibilidade de não haver erros nos processos de análises? Ou quem sabe até mesmo diminuir 60% da demanda de serviço atual? Tudo isso é possível com o ponto em questão: a automatização de processos de análises clínicas em laboratórios.
Pontos positivos da automatização de processos
Achamos importante ressaltar cada tópico abaixo, dando a eles a atenção que merecem. São alguns pontos em que a automatização pode beneficiar o seu laboratório. É impossível não captar tantos pontos positivos com essa mudança, deixando de trabalhar de forma analógica e manual.
Preparado para as respostas de porque a automatização de processos no seu laboratório é imprescindível e necessário? Então vamos!
Rastreabilidade dos exames
Você pode ter um exímio laboratório de análises clínicas. Ter todo o material organizado, pastas e mais pastas, servidores honrados e trabalhadores… Ainda assim o sistema de automatização de processos de análise estará à frente.
Isso porque a rastreabilidade dos exames, por exemplo, em alguns cliques será numerada, guardada e até mesmo encontrada para entrega. Isso tudo levará um tempo de segundos. Imagino que agora você já começou a entender a diferença na velocidade e qualidade do serviço.
O quanto você e sua equipe demoram para elaborar os relatórios referentes aos exames dos pacientes? As elaborações, sejam elas dos próprios resultados dos exames, como quantos exames foram processados e até mesmo controle de gastos tomam horas e horas sem um sistema de automação de qualidade. Sem falar nas possibilidades de erros.
Agora imagine elaborar relatórios sem erros e em uma velocidade quase que imediata? É isso que a automatização de processos nas análises e relatórios permite. Quando o processo é automatizado, o resultado é tido em poucos minutos. Esqueça todo o processo de relatórios infindáveis e otimize seu tempo. Mais ainda, ganhe qualidade sem igual em seus relatórios. Os ganhos são facilmente notáveis.
Volumes de dados e informações
Com a automação das análises, você consegue diminuir drasticamente o volume de dados, eliminando toda a papelada acumulada que o laboratório possui hoje. Com a automação, temos certeza que a centralização dos serviços, o encontro do que procura e até mesmo um maior número de armazenamento será possível.
No mais, sobre dados e informações, pode contar com tudo isso a alguns cliques de vocês. É realmente o futuro na palma das mãos, ou na ponta dos dedos, como você preferir chamar.
O fim dos registros manuais em processos de análises clínicas
Venhamos e convenhamos, o fim dos registros quase que manuais dos processos de análises clínicas era necessário e esperado faz tempo. Não só pela quantidade de esforço, contingente de pessoas requeridas e a totalidade de material envolvido. A demora do serviço, tanto na coleta dos dados como no processo de entrega dos mesmos, estava totalmente comprometida no que tange tempo, dinheiro e assertividade. Longe de nós querer enumerar os erros cometidos pelos processos manuais, mas que eles existem enquanto feitos dessa maneira, isso é totalmente real.
Eliminação dos erros
Eliminar os erros é um caminho que todas as empresas tentam percorrer. Com a automatização dos processos laboratoriais de análises clínicas, um pouco de atenção e pronto! Todas as chances de erros estarão erradicadas.
Temos que acima de tudo, levar para nossas mentes a importância que é os serviços de um laboratório de análises clínicas. Pequenos erros podem ser cruciais. Quando falamos em crucial, neste ponto, estamos falando até mesmo de levar pacientes à morte, por erros de dados coletados.
Pareceres automáticos de amostras e registros
Clicou, clicou mais uma vez… Pronto, ali está mais um parecer automático, que antes, você demoraria um longo tempo para concluir. Alguns pareceres, como os de amostras e registros, podem ser curtos e rápidos. Porém, não se esqueça que outros pareceres são longos.
Quando se vai além disso, com pareceres rápidos e outros longos, em grande demanda, as chances de se entregar o serviço com baixa qualidade, de ter maiores gastos no processo entre tantos outros pontos negativos, é enorme e fatal.
O controle de resultados é a melhor coisa que você pode adquirir trabalhando com análises laboratoriais. Já sentiu o tremor na mão quando se pensa que entregou algum resultado errado? Ou até mesmo passou um bom tempo procurando os resultados de amostras? E quando se acha que perdeu esses resultados?
Tudo isso está dando adeus quando se instala o processo natural de automação desses serviços, pois você terá esse controle de forma confiável e automática, diminuindo drasticamente as chances de erros.
Controle total dos insumos e do estoque de laboratório
Com a falta de controle real sobre o que se fez e o que se vai fazer, além do desperdício com perdas, existem as compras desnecessárias, feitas por não se saber de fato o que há no estoque.
Ter controle sobre o que se tem é parte focal de qualquer negócio que se preze. O controle de insumos e do próprio estoque muitas vezes é perdido quando falamos em ambientes de trabalho de análises clínicas.
A sobrecarga de serviço, entre outros pontos, como a falta de saber quantos produtos chegaram e saíram, realmente traz gastos e dores de cabeça. Acho que você está começando a ficar certo da necessidade de se automatizar os processos de análises.
Facilidade na adequação do laboratório às normas
Seu laboratório hoje segue a regulamentação de normas? Regulamentações aplicáveis e disposições como NBR ISO/IEC 17025, ANVISA, EPA, GLPs, etc? Se não estiver, então você sabe que está correndo um enorme perigo até de fechamento de seu laboratório.
Se não estiver nas normas, sabemos que colocar todo o processo de análise dentro do que pede a Lei, te dará um enorme trabalho. Poupar tempo e ter uma resposta de qualidade, é exatamente a facilidade encontrada em se adaptar às regras de adequações de seu laboratório.
E a automatização de processos pode te ajudar a realizar eles de acordo com o que a Lei orienta, facilitando a implementação das melhores práticas do mercado.
Aumento da integração entre as áreas da empresa
Se o estoquista se comunica melhor com quem faz as análise, e o analista tiver melhor comunicação com quem faz o recebimento e agendamento de serviço, ainda assim esse processo será bem demorado.
Agora imagine se você consegue fazer toda a automatização de processos nessa parte? Tudo funcionará melhor, toda a comunicação entre os colaboradores das diversas áreas do laboratório, e isso é fundamental para se obter melhores resultados e serviços de qualidade. E tudo isso é possível implementando a automatização.
Facilidade de investigação de desvios e tendências de processo
O ser humano ainda continua sendo um caso sério de se lidar. Está suspeitando de fraudes, roubos e até processos tendenciosos? Com os a automatização de processos sendo usada no laboratório, você terá uma enorme facilidade em descobrir os culpados ou apenas em perceber onde está a falha.
Dentro desse ponto, existem duas questões:
O processo de estar sendo vigiado inibe a pessoa de má índole;
O processo de desvio que não está sendo descoberto ou percebido, será posto às mostras de quem tiver um privilegiado acesso;
É possível pôr diretórios de dados e controle sobre quem acessa.
Realmente com os levantamentos feitos acima, será difícil que alguém gere desvios ou faça ações má intencionadas. Você e os demais gestores terão controle de tudo com muita facilidade.
Sobre a questão de fácil investigação, ter esse controle ajuda a empresa até como forma de se resguardar de ataques judiciais de todos os âmbitos:
A automação sempre se mostra como um excelente caminho para se tomar. Muitas vezes o medo da mudança ou a questão de não querer investir pode nos levar a reflexos e resultados desastrosos.
Controlar preços especiais por cliente
Vai me dizer que você não tem aquele cliente especial que merece um desconto verdadeiramente significativo? E aquele cliente que quer ter serviços com mais quantidades de amostras? Tem como atendê-lo sem dificuldades e oferecer a ele melhores preços?
A concorrência do mercado tem disso, precisamos não nos adequar ao cliente de fato, mas fazer de tudo para termos a melhor qualidade de resposta, atendimento e entrega de resultados.
As vendas estão baixas e não sabe o que fazer? Por que não baixa o preço para alguns setores? Na realidade, para todo esse processo acontecer, é necessário que se tenha algo que sem a automação dos serviços em sua clínica, ficará realmente difícil de ocorrer, pois ela permite um controle muito maior de cada cliente e cada faturamento.
Emissão e envio de relatórios ou laudos de forma completamente eletrônica
Emissão ou envio de relatórios e laudos são realmente desgastantes para os trabalhadores do laboratório, mas também para aqueles que querem ter logo o resultados em mãos. Não é incomum ver pessoas que querem resgatar seus laudos, às vezes saírem de uma ponta da cidade, para pegar o tal papel na outra ponta da cidade. E lá se foram horas de serviço.
Se você não quer pensar em seu cliente, pensa ao menos em quantos trabalhadores se consome ao dia, para entregar relatórios e laudos…
Com a automatização de processos, tudo isso é feito de forma digital. O cliente terá a opção de pegar seus resultados na internet, por exemplo, e quando ele quiser buscar pessoalmente, com dois ou três cliques o resultado dele estará em mãos.
Economia com automatização de processos de análises
Para terminar os pontos positivos, é necessário ressaltar que com todas as questões citadas acima, fará com que sua clínica tenha uma economia de gastos totalmente relevante no final do mês.
Diminuição de papéis, menos colaboradores para fazer o laboratório andar, a melhora dos serviços atraindo cliente, a chance de aumentar a demanda e até mesmo de estar à frente dos seus concorrentes. Tudo isso gera um maior lucro e um melhor serviço.
Por fim, ficou expressamente notável a necessidade de se investir na automatização de processos laboratoriais. Automatizar as análises significa diminuir o tempo de serviço, aumentar a qualidade do mesmo e até diminuir os erros. Com a automação, esqueça roubos, compras em excesso e descontrole sobre o que existe no estoque. A automatização de processos laboratoriais também diminui os gastos e aumenta as chances da demanda de serviços crescer, entre outros pontos totalmente positivos.
E você, já usa a automatização de processos no seu laboratório? Nos conte nos comentários as vantagens que você tem encontrado com ela.