Aprender sobre o grupo. Pergunto aos líderes do grupo sobre sua história, ações que já empreenderam, ações planejadas para o futuro, sua experiência com workshops, suas expectativas e esperanças. Se for um workshop para tomada de decisões, quero aprender o máximo que puder sobre como o grupo geralmente toma decisões (se eles usam um processo formal, se eles costumam fazer concessões a determinados líderes, etc.), especialmente se houver conflitos no grupo. Costumo perguntar a alguém dos meus contatos: “Quem mais eu deveria entrevistar? Alguém tem uma perspectiva diferente ou pouco comum?”
Estabelecer metas. Quero metas realistas, que respondam às necessidades e desejos dos patrocinadores do workshop e/ou dos(as) participantes e que me motivem. Quero metas claras, para que eu possa usá-las para avaliar o workshop enquanto ele acontece e após o seu término. Mas talvez o mais importante seja que eu não quero mais metas do que eu consiga lembrar, porque minhas metas definem muitas das minhas decisões enquanto eu facilito o workshop. Por exemplo, para um workshop de dois dias, cinco metas é o meu máximo.
Fazer um brainstorming de atividades/ferramentas. Estabelecer metas frequentemente exige fazer escolhas difíceis, por isso é bom um pouco de diversão. O brainstorming me anima. Às vezes eu começo com um brainstorming das “minhas atividades e exercícios preferidos” e faço uma lista das diferentes ferramentas que podem ajudar as pessoas a aprenderem os conteúdos e habilidades de que precisam.
Organizar a lista. Eu classifico as atividades que se aplicam melhor ao workshop e aos seus objetivos e ao tipo de grupo com que estou trabalhando. Às vezes faço mais algum telefonema neste momento, para afinar minhas ideias sobre o grupo. Também penso sobre o contexto político em que eles(as) trabalham (se são pessoas que estão em uma situação desesperadora e não reconhecida por causa das mudanças climáticas, qual é sua situação de segurança atual, se tiveram recentemente vitórias que precisam ser comemoradas ou derrotas que precisam ser lamentadas). Também classifico as atividades de acordo com uma gama de habilidades: para esse grupo, existem atividades demais que dependam da audição, da visão ou de corridas por aí? Estou considerando como pessoas com deficiências invisíveis irão participar?