Como funciona o uso do Big Data na contabilidade?
Consisa Sistemas - Como funciona o uso do Big Data na contabilidade?
Nos próximos anos, a expectativa é que o volume de dados processados no mundo tenha um aumento exponencial. De acordo com dados da Seagate, empresa do setor tecnológico, a esfera de dados global era de 45 zettabytes em 2019, mas a empresa prevê que, em 2025, seja de 175 zettabytes. Para auxiliar os escritórios a lidarem com essa grande quantidade de informações, entra em cena o Big Data na contabilidade.
A atualização sobre as tendências tecnológicas é essencial para qualquer empresa, e uma das transformações mais relevantes é o uso de grandes aglomerados de informações. A contabilidade está entre as atividades que mais podem se beneficiar, tendo em vista que o propósito do Big Data é a análise de dados.
Para desmistificar o assunto, preparamos este conteúdo, no qual tiramos várias dúvidas sobre a aplicação de Big Data na contabilidade.
Uma das principais mudanças recentes proporcionadas pelo avanço tecnológico é o grande volume de dados que geramos diariamente. Com a ampliação do acesso à internet e a outras tecnologias, a sociedade passou a gerar um número gigantesco de informações. Elas são dos mais variados tipos e, normalmente, são definidas como:
estruturadas — contam com características objetivas e seguem um padrão, podendo ser facilmente classificadas e organizadas, como um banco de dados com datas, nomes e idades, por exemplo;
semiestruturadas — não possuem um padrão rígido, mas também não são totalmente desestruturadas. É o caso de arquivos em XML;
não-estruturadas — são mais abstratas e difíceis de se classificar e organizar objetivamente, como comentários e áudios em redes sociais.
Desse modo, Big Data poderia ser conceituado como o uso e a gestão inteligente do cruzamento de dados estruturados, semiestruturados e não-estruturados para a elaboração de estratégias e tomada de decisões.
Com o uso de ferramentas apropriadas, como softwares, computação em nuvem e inteligência artificial, ele pode monitorar e fornecer uma visão ampla de informações pertinentes. Isso permite identificar padrões, criar projeções e, consequentemente, elaborar estratégias que geram vantagem competitiva frente à concorrência.
Com base nas análises realizadas pelo Big Data, também é possível avaliar o trabalho e identificar a existência de problemas na gestão dos negócios. Assim, obtém-se insights valiosos para o aprimoramento das atividades desenvolvidas.
Quais os fundamentos do Big Data?
O Big Data se baseia em 5 princípios básicos, chamados "5 V's". Saiba mais sobre eles a seguir.
O primeiro fundamento do Big Data é o volume de dados, pois somente com uma grande quantidade de informações é possível fazer análises realmente precisas. Com a popularização de redes sociais e o uso ampliado da internet, passamos a gerar uma quantidade enorme de dados.
A dinâmica que se vê no mundo online é muito rápida, tendo em vista a possibilidade de transmitir informações em tempo real. Logo, a velocidade no processamento é fundamental para que as oportunidades e o desenvolvimento de estratégias sejam aproveitados adequadamente.
Trabalhar com grandes volumes de dados significar ter de lidar com uma enorme variedade na natureza e estrutura das informações. A maioria dos dados gerados na internet são não-estruturados, sendo necessário adotar técnicas de processamento para refinar as informações.
Por mais que um grande volume de dados possa gerar mais confiabilidade para as interpretações e projeções realizadas, é necessário ter cuidado para filtrar as informações inverídicas e ambíguas. Hashtags, tweets, curtidas, fotos e memes são conteúdos que precisam passar por filtros que garantam a veracidade da informação.
O último princípio que orienta o Big Data trata do valor que as informações agregam ao trabalho quando são filtradas e processadas corretamente. De nada adianta a empresa ter várias informações, de diferentes naturezas, se elas não auxiliam na definição das estratégias da organização.
Como aplicar o Big Data na contabilidade?
Naturalmente, escritórios de contabilidade precisam lidar com uma grande quantidade de informações burocráticas e de difícil análise, tendo em vista que cuidam de dados de diferentes clientes. Além disso, o contador já não se restringe somente a lidar com obrigações fiscais, pois passou a ter uma atuação mais estratégica nas empresas, lidando com dados como os de vendas, financeiros, patrimoniais e pessoais.
O uso do Big Data é de grande ajuda na filtragem, processamento e análise dessas informações essenciais para a contabilidade, pois faz projeções baseadas em dados confiáveis e bem analisados. Assim, ele pode ser aproveitado na contabilidade para fazer projeções, como:
tendências de vendas e comparações com períodos distintos;
faturamento do setor;
nível de satisfação da clientela;
cálculo de impostos e tributos.
A disponibilidade de dados de forma organizada pode ser um diferencial para o escritório de contabilidade. Porém, para que isso seja realmente efetivo, é preciso que as empresas saibam implementá-la e usá-la na prática, o que só é possível após uma mudança de mentalidade de todos os envolvidos nos processos.
Qual a importância e os diferentes usos do Big Data na contabilidade do futuro?
Antigamente, a contabilidade focava somente nas obrigações para com o governo. No entanto, a automatização dos processos e o Big Data pedem que o contador aprimore os seus serviços, seja mais produtivo e atue com outras funções.
Certamente, o mundo vai avançar cada dia mais e o Big Data vai ser um dos grandes responsáveis pelas mudanças ocorridas na contabilidade, especialmente pela quantidade de dados que é capaz de gerir e que fazem parte do dia a dia de todos os escritórios.
Uma das grandes mudanças que o Big Data deve proporcionar está relacionada às auditorias. O que pode ocorrer é uma auditoria contínua, pois a intenção é que os sistemas possam aplicar técnicas analíticas sobre os dados de transações e outras informações, com o intuito de avaliar o histórico de eventos passados e compará-los com os do presente.
A auditoria contínua também tem o objetivo de fazer um monitoramento contínuo e automatizado, que possa contribuir para que os auditores tomem melhores decisões sobre as entidades auditadas. Assim, será possível quantificar os riscos, testar os controles e avaliar os processos rapidamente e com eficiência.
Quais são as vantagens do uso de Big Data na contabilidade?
As vantagens do uso de Big Data na contabilidade não podem ser totalmente resumidas em algumas palavras. Desenvolvendo técnicas apropriadas e com bons profissionais gerenciando as informações, ele pode trazer muitos benefícios — e você confere os principais a seguir.
Geração de relatórios em tempo real
Uma das atividades que mais toma tempo dos contadores é a produção de relatórios financeiros. Aplicando o Big Data, é possível gerar esses relatórios de forma automatizada e em tempo real, com menos propensão a erros operacionais .
Para isso, basta ter um software alimentado com todos os dados necessários, o qual vai realizar, automaticamente, os cálculos que forem convenientes, fazer uma relação entre todos os dados e gerar relatórios consistentes.
Obtenção de indicadores de desempenho
Com um grande volume de dados disponível, é possível processá-los de modo a obter indicadores de desempenho. Eles ajudam a ilustrar as condições e resultados de diversos setores de um negócio, apontando, de forma eficiente, cenários de mudanças, comportamento dos consumidores, entre outros.
Conheça alguns exemplos de análises realizadas por bons softwares:
configuração/alteração das contas totalizadoras da DRE;
análise Vertical e Horizontal, com opção de Previsto x Realizado;
índice de rentabilidade;
Melhor visualização das informações
Quando se tem uma grande quantidade de informações, fica bem mais difícil analisar todas as informações por meio de arquivos como planilhas. Já com a ajuda de um software, os contadores conseguem visualizar os dados já organizados e entender seus padrões e exceções, independentemente da variedade e volume.
Assim, o sistema entrega as informações aos usuários de forma simplificada e de fácil entendimento, mostrando apenas aquilo que foi solicitado.
A UX é uma ótima estratégia de retenção e fidelização de clientes. Sendo assim, não basta o contador somente cumprir os prazos — é preciso entregar relatórios completos e de fácil entendimento, além de ter uma comunicação rápida e clara.
Ter softwares que consigam reunir tantos dados de forma simples e com uma interface que o usuário entenda é o segredo para entregas rápidas e automatizadas. Isso é bem diferente de quando os escritórios de contabilidade precisavam decifrar informações dos cadernos de clientes para conseguir fazer análises e gerar os relatórios necessários.
Tomadas de decisões mais seguras
É claro que, com dados contábeis reunidos e organizados, relatórios confiáveis e indicadores de desempenho à disposição, os gestores responsáveis pelas tomadas de decisões têm muito mais recursos para embasar suas escolhas.
Com os dados reunidos em um só lugar, existem menos ruídos e menos "achismos", pois o que realmente importa estará no sistema. Assim, decisões estratégicas, que têm relevância para o desempenho dos negócios, estarão menos propensas a equívocos e falhas de interpretação em determinados cenários.
Decisões precisas agregam valor ao negócio e à marca da empresa, o que gera ainda mais segurança para clientes, parceiros e acionistas, pois eles terão a consciência de que estão confiando em uma equipe que otimiza, ao máximo, as suas escolhas e ações.
O Big Data na contabilidade representa uma evolução natural e veio para modificar a dinâmica de atuação desse campo profissional. Investir no assunto é um diferencial para qualquer escritório de contabilidade, pois agrega valor e aumenta a produtividade da equipe, garantindo resultados ainda melhores aos clientes.
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