1 - Atrasos ou pagamentos duplicados, como coibir?
Para evitar o atraso ou a duplicidade nos pagamentos é fundamental que o síndico acompanhe de perto todas as compras e contratações de serviços, observando itens como valores, prazos de pagamento e retenções. A administradora deverá realizar os pagamentos somente após a sua liberação pelo síndico. Um grande auxílio a esse controle para os gestores (síndicos, administradoras e conselheiros) virá com a entrada em vigor do sistema EFD-REINF (Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais), uma vez que deverão ser informados os serviços tomados efetuados mediante cessão de mão de obra, pessoa física ou jurídica, que tenham retenções na fonte (PIS, CONFIS e CSLL).
Nota: A entrada em vigor do EFD-REINF para o Grupo 3 foi novamente prorrogada e a data será fixada em ato da RFB, segundo IN RFB nº 1921, de 09/01/2020.
2 - Se houver problemas, como preservar a figura do síndico e ressarcir o condomínio?
Se a irregularidade for percebida no mês seguinte pelo síndico ou conselheiros, será fácil corrigi-la e pedir o ressarcimento da administradora, seja de um valor pago em duplicidade ou de multa por pagamento em atraso (esta cabe à administradora). Porém, quando o erro for identificado pelos moradores ou pelo trabalho de uma auditoria, a credibilidade do síndico e da administradora estará abalada. Nessa situação, o síndico deverá exigir da empresa o ressarcimento, além de convocar uma assembleia para prestar contas e justificar o ocorrido, mostrando transparência na gestão.
3 - E se não for possível acompanhar a execução orçamentária e/ou a previsão for alterada sem deliberação de assembleia?
É fundamental que haja um acompanhamento mensal das contas pelo conselho, de forma a assegurar o cumprimento da previsão orçamentária, peça fundamental para os gestores. Essa prestação de contas deve ser realizada pelo síndico na reunião mensal com o conselho. Caso seja observado que a previsão não está atendendo às necessidades do condomínio, seja por falha na sua elaboração ou pelo aumento inesperado dos custos de alguns itens, o síndico deverá convocar uma nova assembleia para justificar o aumento da taxa de rateio e corrigir o orçamento. Caso o síndico não o faça, os conselheiros deverão sugerir a convocação, dado que não se pode aumentar o valor do condomínio sem que haja a aprovação de uma assembleia. A falta de adequação do orçamento deixará a conta ordinária condomínio com saldo negativo ou o obrigará a utilizar o Fundo de Reserva para cobrir a diferença, sem que para isso tenha ocorrido uma assembleia para aprovar essa ação. Isso poderá trazer no futuro cobrança por parte dos condôminos, inclusive judicial.
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