Como Comunicar Melhor Em 4 Passos
1 Como comunicar melhor em 4 passos
2 4 PASSOS PARA COMUNICAR MELHOR
2.1 Imagem: Google Imagens
2.2 Vamos conversar?
4 PASSOS PARA COMUNICAR MELHOR
Em tempos de Home Office, sendo gestor ou parte da equipe, a comunicação é uma necessidade de todos e, quanto mais eficiente for, mais produtivo e agradável será o dia-a-dia de trabalho corporativo. GARANTA QUE ESTÁ PRATICANDO A MELHOR COMUNICAÇÃO POSSÍVEL EM 5 PASSOS: 1 – Esclareça para si os 5W e 2H Antes de transmitir qualquer mensagem, defina: WHAT: O que quer comunicar? O que será feito – em etapas. Descreva tema e assuntos relacionados sobre a mensagem que quer transmitir. O que é importante que o receptor saiba para compreender o que deverá ser feito? Busque ser didático e sucinto. WHO: Para quem quer comunicar? Quem são as pessoas que deverão receber e atuar a partir da mensagem transmitida? WHY: Por que quer comunicar? Qual objetivo quer alcançar após transmitir esta mensagem? WHERE: a ação que espera que seja adotada irá acontecer onde? Tem um endereço físico ou será online? Por onde o receptor tomará conhecimento (reunião online, intranet, e-mail, call?) e quais canais deverá utilizar para realizar a ação a qual será direcionado? WHEN: qual é o momento mais adequado para você transmitir esta mensagem? E qual prazo o receptor terá para tomar alguma ação a partir dela? Aqui é importante ter em mente o passo-a-passo para clarear o processo e também para haver ganho de produtividade. HOW: como a mensagem deverá ser estruturada, qual linguagem, que elementos visuais (se houver)? E, após ser transmitida, como deverá ser executada HOW MUCH: se houver custos, importante mapeá-los, provisioná-los e eleger um responsável para acompanhá-los após a execução. Normalmente a mensagem que você irá dividir com alguém não irá gerar custos, pois você utilizará telefone, plataforma para reunião virtual ou mensagens de texto para compartilhá-lha. Já a ação que você irá orientar possivelmente irá envolver custos, portanto é bom considerar previamente valores aproximados ou pelo menos mencionar que a ação terá custos a serem relacionados.
2 – Certifique-se que está sendo compreendido Durante a transmissão da mensagem, certifique-se que o receptor está compreendendo o que está sendo passado. De tempos e tempos após transmitir a mensagem, pergunte se há alguma dúvida sobre o que está sendo comunicado e também peça para que o receptor explique o que exatamente ele está entendendo. Isso contribuirá para que ele absorva melhor a mensagem e a tarefa, além de antecipar possíveis dúvidas que poderiam surgir durante a execução. 3 – Formalize o que foi alinhado A rotina das pessoas é recheada de informações e tarefas, facilitando com que alguns trabalhos caiam no esquecimento. Assim, após a transmissão da mensagem, reforce o que ficou alinhado, formalizando a mensagem, as tarefas, prazos e responsáveis. Para isso, você poderá utilizar o e-mail ou a ferramenta "Aceite de Termos" com o recurso "Leitura obrigatória", disponível na Intranet MMCafé, realizando esta formalização segmentada por áreas ou usuários. 4 -Acompanhe a execução e faça ajustes Como as tarefas estão se saindo? As pessoas estão sendo eficientes ou há déficit de dedicação, excesso de dúvidas ou mesmo esquecimento da execução das atividades? Acompanhando a execução, a entrega será mais ágil e melhor direcionada. Você poderá acompanhar por reuniões periódicas, e-mails (que podem ficar perdidos entre tantos outros) ou recursos na Intranet MMCafé como:
Chat: assim você aciona os envolvidos apenas com um lembrete;
Tarefas: ferramenta em que os envolvidos podem se organizar para que exista uma melhor produtividade;
Fórum: esse recurso permite que os envolvidos criem tópicos com as dúvidas em questão e tenham respostas e comentários agrupados e relacionados ao assunto abordado.
Se a mensagem for complexa, considere criar um projeto ao invés de um comunicado
Este conteúdo foi desenvolvido com o objetivo de que você e os demais colaboradores se comuniquem melhor, mais precisamente em comunicações rápidas. Para informações e tarefas complexas, o ideal é que o responsável pelo trabalho crie um projeto, podendo organizar as tarefas em Sprints através do recurso Trello (link para o site Trello), por exemplo, que oferece versões gratuitas e pagas. Assim, você poderá definir prazo maior, com o número necessário de envolvidos e tarefas, medindo também o nível de dificuldade de cada ação, mas este é um assunto para um próximo post.