Conheça 5 benefícios de escolher um sistema de reservas de hotéis! -
No dia a dia, notamos que muitos gestores ainda têm dúvidas se vale a pena investir em um sistema de reservas de hotéis. Ou seja, será que o software de gestão realmente traz benefícios significativos? Para responder a questão, precisamos analisar as vantagens da tecnologia para os hotéis e para os seus clientes. Afinal, ao entendermos o retorno, saberemos se a aposta deve ser considerada, não é mesmo?
Neste conteúdo, abordamos as funções do sistema de reservas e como elas podem melhorar o dia a dia do seu hotel, além de 5 benefícios de investir nesse tipo de solução. Não deixe de conferir!
O que é sistema de reservas de hotéis?
A plataforma — que pode ser disponibilizada em sites, programas de computador, apps de celular e outros dispositivos — gerencia a relação entre a oferta e demanda por vagas, automatizando operações como reservar quartos, liberar vaga em todos os sites parceiros e elaborar relatórios de ocupação e no show.
A ideia é que todas as informações necessárias ao controle das reservas estejam sempre disponíveis. Tanto o cliente conhecerá a oferta de vagas ao abrir um site parceiro como o colaborador ao receber um pedido na recepção.
Não à toa, o sistema facilita a tomada de decisões importantes porque, dessa forma, conhecemos o comportamento do negócio. Por exemplo, para saber se é hora de manter os preços ou oferecer descontos, utilizaremos os relatórios de ocupação dos quartos em determinado período.
Tudo isso cria oportunidades para ajustarmos nossas estratégias às condições do hotel, além de melhorar o desempenho dos processos. Veja os principais benefícios!
1. Mapear e controlar reservas
Exibir em gráficos, quadros, tabelas e outros elementos visuais quais são os quartos reservados e quais estão disponíveis. Assim, podemos acompanhar os serviços sem nenhuma operação complexa, apenas visualizando as informações em painéis intuitivos.
2. Otimizar o tempo gasto
Automatizar operações, como a reserva de quartos ou disponibilização de vagas, economizando tempo. Trata-se de eliminar a burocracia necessária para obter um quarto, afinal, o próprio cliente realizará muitas das atividades que tomam tempo dos colaboradores.
3. Preencher antecipadamente os formulários de reservas
Permitir que o cliente conceda as informações necessárias à recepção no momento do planejamento da viagem, evitando essa burocracia no check in. Normalmente, o próprio site ou aplicativo que realiza a reserva disponibilizará o formulário e o hotel apenas receberá os dados.
4. Facilitar as operações
Simplificar o processo nas duas pontas. O hotel verá a carga de trabalho reduzida — seu único papel é alimentar o sistema de gestão. Já o cliente poderá processar o pedido integralmente no site de sua preferência, com dados confiáveis sobre a oferta de vagas.
5. Evitar o overbooking
Obter relatórios confiáveis sobre a taxa de ocupação e controlar efetivamente as reservas realizadas em sites, evitando a disponibilização de quartos sem vagas. A ideia é substituir nossa memória e nossas anotações falhas pela memória mais confiável de um sistema eletrônico.
Como realizar a gestão de reservas?
Para extrair o máximo dos benefícios de um sistema de reservas de hotéis, devemos tomar certos cuidados na escolha do software e no seu uso. Veja 4 boas práticas na área!
Centralize as informações no sistema
O objetivo é reunir todas as informações em um software capaz de automatizar tarefas. Logo, precisamos eliminar o hábito de criar registros paralelos. Por exemplo, quando um cliente solicita um quarto por telefone e o colaborador anota em um pedaço de papel, em vez de ir direto ao sistema, a vaga pode ser preenchida por uma reserva online.
Priorize fornecedores que deem suporte
Os colaboradores do hotel não são especialistas em tecnologia da informação, mas usuários. Logo, o fornecedor do sistema de reservas de hotéis deve oferecer o suporte permanente para que, diante de um imprevisto, haja a solução imediata do problema.
Considere a usabilidade
O sistema deve ser de fácil compreensão, com uma boa distribuição das informações e uso de imagens, gráficos, painéis etc. O ideal é que as tarefas ou a visualização de relatórios sejam realizadas com poucos cliques.
Integre os processos da empresa
Uma última dica é vincular o sistema de reserva de hotéis com as demais áreas do negócio. Não basta ter uma agenda organizada, é preciso coordenar os setores de limpeza, recepção, manutenção etc., de acordo com a ocupação, para fornecer um serviço de qualidade.
Como o sistema gera retorno para o hotel?
O investimento em um sistema de reservas é compensado com a geração de receitas e economia de recursos do hotel. A seguir, veja as principais formas de retorno.
Melhoria da taxa de ocupação
O controle preciso do número de vagas, no show e reservas permite uma política de preços que favoreça a ocupação do hotel com o máximo de ganhos. Na verdade, em muitos casos, os sistemas de reservas já atualizam as simulações de preços conforme a data e a taxa de ocupação, no momento da solicitação pelo cliente.
Criação de promoções e descontos
Um raciocínio similar vale para criação de descontos e promoções, visando melhorar a ocupação nos períodos de baixa ou permitir que mais pessoas conheçam os serviços. Para não ter prejuízos, os relatórios serão essenciais, porque fornecem o diagnóstico exato para que o gestor desenvolva sua estratégia.
A quantidade de retrabalho, horas extras e mão de obra para controlar as reservas também sofrerá uma redução, uma vez que o software centralizará a maioria das ações. Logo, isso se refletirá nas despesas.
O software estará preparado para gerir desde uma pequena pousada até uma rede de hotéis com milhares de reservas. Ou seja, o modelo não será uma barreira ao crescimento da empresa, mas manterá os custos e a complexidade da operação relativamente estáveis.
Sendo assim, a resposta à questão lá do começo — se lembra? — é sim! Vale muito a pena investir em um sistema de reserva de hotéis. Na verdade, o ideal é começar imediatamente!
Para conhecer um pouco mais sobre as soluções digitais da área, complemente sua leitura com nosso artigo sobre o software para hotéis!