6 cuidados ao imprimir os certificados para a sua escola - Gestão Escolar Simplificada
6 cuidados ao imprimir os certificados para a sua escola
Postado em 20 de agosto de 2014, em Tecnologia na Educação
A administração escolar envolve vários desafios. Um deles é dar conta do registro de diversos alunos, que podem chegar aos milhares, dependendo da escola. Por isso, todo cuidado é pouco.
Um exemplo disso são os certificados, nos quais os detalhes importantes se repetem aos montes, em cada novo preenchimento. Qualquer erro, por menor que seja, pode causar vários problemas.
Por isso você deve saber muito bem o que está fazendo. Separamos 6 dicas que você deve observar com cuidado antes de imprimir os certificados da sua escola para lhe ajudar.
1) Tenha sempre o modelo mais atualizado
Antes de tudo, é preciso saber se o modelo de certificado que você tem como padrão em sua escola está atualizado. Por isso, é necessário conferir se a versão enviada pela Secretaria de Educação para a escola é o atual, já que todo ano há modificações.
Além disso, lembre-se de que há modelos diferentes conforme o curso, se é ensino médio, fundamental ou Educação para Jovens e Adultos, por exemplo. Portanto, confira o nível em que o aluno está antes de preencher o certificado dele para que você o faça corretamente.
2) Observe a calibragem da impressora
Recebeu um modelo novo de certificado? Ótimo! Se ele nunca foi utilizado em sua impressora, será preciso calibrá-la para que os dados possam ser impressos corretamente. O processo é muito simples e precisa ser feito apenas na primeira vez em que o modelo de certificado novo for impresso, basta seguir os passos corretamente.
3) Mantenha o registro de um "aluno-padrão"
O certificado exige o preenchimento de vários itens, não é? O trabalho acaba sendo enorme, já que é um documento para cada estudante. Haja paciência e concentração para deixar tudo pronto, e, ainda por cima, certinho, não é mesmo? Mas seu serviço torna-se muito mais fácil quando você usa um sistema para a automatização da impressão desses documentos.
Se você tiver os dados de um "aluno padrão" já cadastrados em seu sistema, por exemplo, não precisará ficar redigitando as mesmas informações a cada novo preenchimento. Isso porque o certificado desse modelo já contém todos os dados que se aplicam aos demais, como nome da escola, endereço, disciplinas e decretos. Por isso, cadastre um aluno padrão, que deverá ser replicado para otimizar o fluxo operacional da impressão de certificados em sua escola. Dessa forma você agiliza o processo e minimiza as chances de cometer erros.
4) Não se esqueça de revisar os dados
Cometer pequenos erros em atividades repetitivas é mais do que normal. Ao longo da atividade a concentração acaba diminuindo e as chances de deslizes aumentam. Por isso, sempre confira com muita atenção todas as informações que você digitou antes de imprimir o certificado.
O trabalho para resolver o caso de uma impressão errada e cancelar um certificado é muito grande, ainda mais pelo fato de que eles são numerados pela Secretaria de Educação. Por isso, seja cuidadoso e evite cometer erros.
5) Verifique as condições da impressora
Conferir as condições da sua impressora é algo que muitos esquecem. Lembre-se que não adianta nada você tomar todas as providências acima e se descuidar na reta final.
Verifique como está o cartucho, se está cheio, se a cor está certa, se não há problemas com papel atolado na impressora, dentre outras precauções. Faça um teste em uma folha de rascunho também para não correr o risco de preencher certificados com informações difíceis de ler ou manchadas.
6) Utilize um sistema informatizado
Um cuidado fundamental que você deve ter com os certificados é utilizar um sistema para otimizar todo o processo. Tenha em mente que isso tornará tudo mais rápido, prático e seguro. Um sistema evitará o desperdício do tempo da secretária, pois facilitará o seu trabalho na hora de imprimir os certificados.
Além disso, o software é uma forma segura de armazenar informações e garantir que tudo está de acordo com as especificações da Secretaria de Educação, pois ele é atualizado automaticamente. Não se preocupe em relação à interface e a usabilidade, pois um sistema realmente bom será fácil de usar, pensado no usuário.
Aproveite nossas dicas, invista em um sistema completo que lhe evite ter dores de cabeça e organize esse processo de impressão de certificados em sua escola de forma profissional. Se você ainda tem dúvidas sobre como deve ser feito, deixe-as nos comentários que lhe ajudaremos.