Os desafios da administração de condomínios-clube - Universo Condomínio
Os desafios da administração de condomínios-clube
No universo imobiliário, um termo que está cada vez mais evidente é o "condomínio-clube". Essa nomenclatura tem sido bastante utilizada, por vezes até de forma equivocada. Para caracterizá-lo, é preciso, primeiramente, entender seu conceito.
Diferentemente do que muitas pessoas acreditam, o conceito de condomínio-clube não se dá somente pela quantidade de torres ou de unidades condominiais. Ele se caracteriza pela extensão de área que ocupa, além das áreas comuns que ele oferece aos condôminos. Trata-se de uma estrutura condominial que agrega estrutura de clube, com piscinas, quadra, entre outros itens de lazer.
Por essa definição, é possível entender que nem sempre um condomínio grande é caracterizado como um condomínio-clube. Por outro lado, exatamente para suportar o custo de manutenção de uma ampla área comum com suas diversas opções de lazer, os condomínios-clube são formados por uma grande quantidade de apartamentos. Justamente pela quantidade de unidades que tem, seu custo de manutenção é dividido por mais pessoas, o que, proporcionalmente, faz reduzir o valor para cada condômino.
O grande número de condôminos marca outra característica nesse tipo de condomínio: o desafio para administrá-lo. Não é sem razão que muitos consideram esse trabalho como uma gestão de risco. Afinal, além de gerir a moradia, deve-se gerir o clube, em sua estrutura e suas normas, como controle de acesso, normas de cada item de lazer e divisão de despesas entre os condôminos. De forma resumida, um síndico de condomínio-clube exerce o papel de síndico de condomínio e também o de administrador de um clube.
Para quem administra condomínios desse estilo, outro grande desafio é equilibrar expectativas e desejos de diferentes pessoas que em comum têm apenas o endereço de moradia. Terá que lidar com perfis variados de moradores, inclusive aqueles que não entendem que, apesar do nome, o termo clube vem regido por regras e sanções estabelecidas na convenção e no regimento interno do condomínio.
Sob esse aspecto, é importante alertar que muitos condomínios pecam justamente na construção desses documentos que vão estabelecer suas respectivas normas e diretrizes. Em muitos casos, a falha está relacionada aos itens atualmente considerados ultrapassados, discrepantes da realidade ou que estão simplesmente mal redigidos, principalmente para o síndico. Nesse tipo de situação, para solucionar problemas ou conflitos, ele pode precisar tomar decisões diferentes daquelas estabelecidas, o que fragiliza seu trabalho, sob risco até mesmo de uma impugnação.
Para solucionar essas divergências dentro do condomínio-clube, pode-se mobilizar os condôminos e promover ajustes ou alterações na convenção. Contudo, vale ressaltar que essa não é uma missão simples, já que nem sempre consegue-se quórum qualificado que garanta a mudança em assembleia.
Pilares para uma boa gestão
Para que o trabalho do síndico dentro de um condomínio-clube aconteça da forma mais positiva possível, ele deve basear-se em três pilares: trabalho técnico com máxima transparência; política de comunicação eficiente, que contemple um canal oficial entre gestor e condôminos; e planejamento.
Nesse sentido, um aspecto que impacta diretamente nos três pilares diz respeito à segurança. Afinal, como garanti-la diante da imensidão caracterizada em muitos condomínios-clube, alguns dos quais chegam a movimentar diariamente mais de cinco mil pessoas?
Estrutura é a palavra-chave nesse quesito. Ela deve ser adequada para receber o grande fluxo de pessoas. Precisa englobar a tecnologia que couber no orçamento, assim como o treinamento, item primordial. Os procedimentos também devem ser bem definidos e de conhecimento geral, ou seja, funcionários e condôminos devem ter claras a conduta que garanta maior segurança para todos. É importante observar que, de acordo com especialistas em segurança imobiliária, cerca de 95% das ocorrências em condomínios acontecem a partir de entradas autorizadas, tanto pela entrada de pedestres quanto pela entrada de veículos.
Para uma administração eficiente, que dê conta da alta demanda que acontece em um condomínio-clube, também é essencial a constituição de uma equipe interna, responsável exclusivamente pela rotina administrativa do condomínio e que possa, entre outras funções, garantir o primeiro atendimento ao condômino. Essa estrutura administrativa interna pode ser da administradora, pode ser sem a participação dela ou mista. Entre tais opções, é preferível aquelas que contam com alguém da administradora atuando no dia a dia do condomínio.
Nesse trabalho de administração, é igualmente imprescindível o cuidado com o patrimônio. Para suprir a necessidade de manutenção, principalmente preventiva, deve-se ter tudo relacionado em detalhes, com todos os ativos fixos existentes no condomínio. A partir da relação, é possível acompanhar o processo de depreciação do patrimônio, fazendo as manutenções, ajustes ou substituições quando preciso.
Grandes condomínios, grandes eventos
Se por um lado, o trabalho de gestão dentro de um condomínio-clube parece ter proporções grandiosas, por outro, também são reais as oportunidades para a realização de grandes eventos, envolvendo toda a comunidade condominial. Claro, fazê-los é outro desafio, mas com alguns cuidados, esses momentos podem servir para integração e confraternização geral.
Nesse item, planejamento e estrutura são, novamente, palavras-chave. Contar com o apoio de uma comissão mista, formada pelo síndico, equipe interna de colaboradores e alguns moradores faz toda a diferença. A comissão cuidará da parte estrutural, dando vida ao evento desejado pelos condôminos.
Por envolver gastos, também é importante que o evento seja oficializado já no calendário anual do condomínio e, dessa forma, esteja contemplado na previsão orçamentária. Sob o aspecto financeiro, uma alternativa interessante é a atração de patrocinadores, seja dos próprios moradores ou de empresas ou comércio da região. Essa iniciativa pode reduzir ou até mesmo zerar os custos de realização do evento.
Seja nas festas, nos grandes eventos ou no dia a dia, administrar um condomínio-clube é, de fato, uma árdua tarefa. O preparo para quem assume tal desafio é fundamental. E para fazê-la de maneira ainda mais eficiente, é essencial entender sua função, que extrapola a de fiscalização. O administrador tem papel educador, que pode ser cumprido com sucesso ao trazer para perto cada condômino.
A aproximação é uma excelente estratégia para envolvimento de todos que dividem e desfrutam da estrutura existente nesse tipo de condomínio, conscientizando cada integrante dessa imensa comunidade sobre o respeito e a convivência saudável e harmoniosa. O resultado é o bem-estar geral, tão desejado por quem escolhe morar em um condomínio-clube.