Por que substituir vários sistemas por um Software ERP? - Blog Bluesoft ERP
Postado por Wilson Souza | jul 14, 2015
É comum que as empresas contratem sistemas à medida que surja a necessidade de controle ou apoio nas operações. Porém, diversos problemas acontecem quando há vários sistemas sendo utilizados ao mesmo tempo na rotina de um negócio. Por isso, em vez de vários sistemas o ideal é adotar um software ERP integrado.
Preparado para conhecer os motivos pelo qual você não deve administrar uma empresa com vários sistemas e sim usar um Software ERP? Então continue lendo:
Mas qual o problema de usar vários sistemas?
Quando uma empresa usa vários sistemas em sua administração uma série de problemas surgem no dia a dia da operação. Vou destacar os principais:
Custos com contratação e manutenção;
Dificuldade em extrair relatórios;
Dificuldades de suporte;
Dificuldades para se adaptar;
Agora, vamos nos aprofundar em cada um desses problemas:
Custos com contratação e manutenção
Quando uma empresa conta com vários sistemas, isso implica em custos com múltiplos fornecedores. Desse modo, é preciso arcar várias vezes com os mesmos custos e despesas com sistemas, como por exemplo:
Contratação / Implantação;
Mensalidades / Licenças;
Treinamentos (custo no treinamento em si somado ao tempo em que o colaborador não está em sua função);
Os custos são ainda maiores quando esses sistemas são on-premise, ou seja, são instalados em servidores locais. Veja a seguir os principais:
Especificações de máquinas;
Equipe de TI;
Além disso, há os chamados custos indiretos. Por exemplo, o tempo do Contas a Pagar de ter que lidar com os vários pagamentos dos sistemas.
Essa dificuldade é muito comum quando cada departamento usa um sistema próprio. É crucial que o sistema de uma empresa seja integrado pois diversas atividades impactam várias de suas áreas.
Por exemplo, como ter eficiência se quando uma mercadoria é vendida, não há integração entre Vendas, Financeiro e Estoque? Pode acontecer do Comercial vender um produto que não há em estoque ou mesmo erros na emissão de notas fiscais por conta de falha na comunicação.
Há sistemas de diferentes fornecedores que possuem uma certa integração entre si, ou mesmo que deixam API aberta o que permite customização por parte de equipes de TI. Mas isso pode acarretar outra série de problemas que você vai conhecer quando falarmos sobre Suporte ainda nesse artigo.
Dificuldade em extrair relatórios
É comum que cada sistema tenha modelos próprios de relatórios. Isso não é um problema quando se deseja olhar os dados de forma individualizada.
Mas o que fazer quando se precisa analisar o negócio como um todo ou mesmo uma operação que atravesse diversas áreas?
O que muitas empresas fazem é extrair dados de vários sistemas e consolidá-los em planilhas para buscar uma forma de analisar os resultados. Mas planilhas possuem limitações e erros podem demorar para ser detectados. Acredite, essa não é a melhor solução.
Dificuldades de suporte
Cada sistema possui uma equipe de suporte que pode variar em qualidade do serviço. Isso por si só já é uma dificuldade quando acontece algum erro ou instabilidade da ferramenta.
Mas a dificuldade de suporte é mais sentida quando o problema está quando um processo ou dado passa de um sistema para outro, no caso de uma integração. É comum um jogo de empurra onde ambos dizem que suas ferramentas estavam operando normalmente no momento. Isso deixa o cliente sem opções, sem ter o problema resolvido e o pior: sem saber em quem acreditar.
Dificuldades para se adaptar
Quando uma empresa usa vários sistemas em diferentes departamentos é muito mais complicado quando há uma necessidade de mudanças.
A operação de uma empresa está constantemente sujeita à alterações e pelos mais diversos motivos. Por exemplo:
Mudanças em leis e regras governamentais;
Mudanças em processos internos;
Correções realizadas depois de auditorias internas ou externas;
Alterações tributárias;
Agora pense na dificuldade de atualizar sistema por sistema quando uma dessas mudanças ocorrem?
O que se ganha adotando um Software ERP, afinal?
Um software ERP é um sistema de gestão amplo, que engloba diversos departamentos de uma empresa, concentrando dados em um só lugar e automatizando processos.
Um sistema integrado, permite que ocorra um planejamento minucioso, o que inclui controle de gastos, otimização do processo produtivo e do tempo dos funcionários, além de outras questões. Esses pontos impactam em melhora na gestão e na tomada de decisões, aspectos essenciais para que a empresa cresça.
Quando ter certeza que é hora de adotar um Software ERP?
Em grande parte dos casos, a necessidade de implantar um software ERP acontece quando a empresa começa a perder o controle. Isso, tanto em relação ao acesso às informações (que se torna complexo e difícil) como na questão da falta de integração entre setores.
Para ter certeza de que é a hora certa para adotar um Software ERP nós selecionamos alguns questionamentos:
INFORMAÇÃO INTERSETORIAL
As informações precisam rodar por várias pessoas antes de atingir o objetivo final?
Vendas acabam sendo perdidas pela simples falta ou erro de informações?
É possível gerar relatórios com dados intersetoriais?
Os gestores conseguem ter uma visão clara de todo o negócio?
Quanto é o custo de cada item comprado?
Quanto é a margem de lucro de cada produto?
Qual é a quantidade de cada item no estoque?
Os estoques estão cheios ou vazios? Como está cada nível de estoque?
Processos Financeiros, Fiscais e Contábeis
As rotinas tributárias estão em dia? Estamos no regime tributário ideal?
As rotinas financeiras estão operando bem? Como está o Fluxo de Caixa?
Você consegue acompanhar os principais indicadores-chave de sucesso do negócio?
Você consegue avaliar o faturamento das lojas em relação ao número de funcionários, quantidade de PDVs ou metros quadrados?
A empresa consegue atender aos prazos dados aos clientes?
Qual é o índice de reclamações feito pelos compradores?
O NPS (Net Promoter Score) da empresa está negativo?
Os sistemas de atendimento ao consumidor são eficazes?
Os funcionários do setor conseguem dar conta do volume de trabalho?
Como avaliar o questionário?
Dependendo das respostas dadas às questões acima, fica evidenciada a urgência da empresa em implantar um software ERP.
Quer mais motivos para trocar vários sistemas por um software ERP integrado? Então veja como um sistema de gestão empresarial pode ajudar um negócio:
Eliminação de processos manuais e o ganho de agilidade através da execução de tarefas online.
Domínio preciso dos estoques, redução de gastos e otimização do tempo dos funcionários.
Padronização dos procedimentos, o que resulta em otimização na execução das tarefas e no aumento da produtividade da empresa.
Melhora na qualidade do serviço prestado ao cliente através da otimização do tempo. Desse modo, a entrega dos produtos e o atendimento ao cliente são mais rápidos e eficientes.
Economizar recursos ao se relacionar com somente um fornecedor de sistema.
O Bluesoft ERP
A Bluesoft oferece um software ERP voltado às necessidades de redes varejistas (em especial supermercadistas) de médio e grande porte. Seu diferencial é o investimento constante em novas tecnologias que melhorem a performance e a qualidade dos serviços oferecidos.
Além disso, a Bluesoft fornece sistemas de gestão ERP 100% seguros, trabalhando em parceria com a empresa mais experiente em cloud computing do mercado, a AWS – Amazon Web Services. Desse modo, os clientes conseguem acessar as informações da empresa de qualquer lugar, através de uma plataforma online.