Há uma frase bem conhecida que na essência diz que é melhor aprender com o erro dos outros do que com os próprios erros. Mas isso só é possível na área logística se observarmos como outras empresas tem trabalhado e colocar em prática o que tem dado certo, bem como evitar o quem tem dado errado. Porém, a complexidade está em medir o contexto em que cada situação ocorre e extrair o ponto chave que se aplica em cada contexto.
E como observar o que outras empresas tem feito? Contratar espiões? hehe Não! Uma forma lúdica e gratuita é acompanhar eventos, principalmente online, que tem acontecido com mais frequência nos últimos anos. A LogConference é uma fonte confiável nesse sentido #FicaDica ;)
Abaixo, vou listar alguns pontos que observei e deixo aqui de forma resumida para reflexão:
1 - Não faça cotação de fretes
Muitas Indústrias que tem frota própria ou parceiros de confiança, "preferem" pagar mais do que criar um processo para cotação e concorrência de fretes achando que o investimento não se justifica. Mas com sistemas modernos e integrados e de fácil implantação existentes, quem não considera esse processo está literalmente ficando para trás.
#Dica: Programação e Oferta de Fretes Fretefy
2 - Tenha um funcionário herói, que saiba e cuide de todo o processo
Ué, mas isso não é uma coisa boa? Depende, é muito bom se há vários funcionários com o mesmo nível de conhecimento, porque se na sua operação tem um cara que sabe tudo, resolve tudo, mas o conhecimento está só com ele, sua empresa é refém desta pessoa. Deste modo além criar um funil no processo, também não é saudável para ele nem para empresa a longo prazo.
3 - Automatize tudo, pessoas só atrapalham
Na contramão do item anterior, há empresas que negligenciam as pessoas em razão das máquinas. No entanto as máquinas também falham e se não forem suportadas por pessoas e processos bem definidos, tendem a fracassar igualmente. Portanto, assim como investir em tecnologia é importante, este é apenas um terço dos pilares que sustentam operação, composta por pessoas, processos e tecnologia.
#Dica: Automatização de processos
4 - Fila de carregamento é uma despesa do transportador, então gestão de pátio não é prioridade
Não é verdade. A indústria tem parte da culpa pelo baixo nível de serviço nos transporte , e quando o caminhão tem que ficar esperando em filas na estrada, o custo posterior com transporte recorrente aumenta, visto que são mais diárias com motoristas, menos caminhão rodando nas estradas, e consequentemente o próximo contrato vai cobrar isso. Há também, a parte de responsabilidade do transportador, quando o caminhoneiro atrasa por exemplo, aí tem o custo com hora de empilhadeira, hora extras de funcionários na expedição, no administrativo, conflito de uso de docas, stress, etc.
#Dica: Dock Scheduling Fretefy
5 - Não faça auditoria de fretes. Tenha parceiros confiáveis.
Você terceiriza auditoria? Faz de forma periódica por amostragem? Ou nem faz? Já pensou ter um "cano furado" no seu caixa, ou um cálculo errado de imposto ou ainda alguns fretes com umas taxas que estejam embutidas em alguma despesa super faturada? Não vale a pena correr esse risco. Hoje é fácil auditar tudo, sim, tudo automaticamente e agir apenas sobre divergências, tendo assertividade em um processo robusto, confiável e consistente, sem colocar a prova a confiança dos colaboradores e envolvidos desnecessariamente.
#Dica: Auditoria de Fretes Fretefy‍
6 - Use planilhas, é muito mais barato que um software de gestão
Se você tem um frete por semana pode até ser verdade. Mas a linha de quebra em ter um software para garantir o processo logístico está cada vez mais baixa. E não é só trocar 6 por meia dúzia só para usar isso como marketing para seus clientes, dizendo que tem a tecnologia a seu favor, mas sim uma questão de ter fluxo de caixa. Com o software certo trabalhando por você, ter que fazer retornos de carga com caminhão vazio deixa de ser um problema, mesmo com terceirização da frota, garantir frete retorno é um método eficiente de negociar valor de frete. Outro exemplo clássico é ter indicadores de eficiência no serviço de transporte, no tracking de cargas e tratativa de ocorrências. Então achar que investir em tecnologia não é pra você e ainda se garantir somente nas planilhas, é como viver no século passado, impossível ser competitivo desta forma.
#Dica: Planilhas de Excel
7 - Não tenha um portal de acompanhamento de pedidos.
Afinal, seu cliente pode te ligar se quiser saber a situação de algum pedido, não é verdade? Geralmente sim, mas note que este é um cenário de tratamento passivo, onde qualquer problema depende que o transportador, agente da carga, vendedor, operador logístico ou cliente final tenha que tomar alguma atitude em buscar Informações, e em muitos casos o tempo para mitigar o possível problema já passou, gerando conflitos ou no mínimo um grande ruído na comunicação. Novamente aqui a solução está em ter um software que atue ativamente em prever problemas, reporta-los para quem realmente vai resolver o assunto e pelo meio mais adequado, seja por um painel de acompanhamento, uma torre de controle, um email, um whatsapp, enfim, da forma que seja mais adequado a sua operação, afinal é o software que deve se adaptar a sua necessidade e não você ter que mudar todo seu fluxo de negócio ou fazer algo só porque os outros dizem que fazem.
#Dica: Portal do Cliente Fretefy
8 - Reduza custos cortando cabeças
Geralmente é uma solução "fácil" do ponto de vista financeiro, mas muito complexo do ponto de vista operacional. Muitas vezes o custo do conhecimento não é considerado quando se toma essa decisão, principalmente quando feita de forma "top down". A curva de aprendizado e os riscos de adaptação de uma nova equipe são pontos que em muitos casos são determinantes no crescimento ou não da empresa quando se provisiona 12, 24, 36 meses.
#Dica: Reduzir custos
9 - Tenha muitos gráficos e relatórios sobre tudo
Isso já foi até título de palestras no passado, mas ficou-se evidente que não é a quantidade de informações que se tem, que vai determinar o sucesso ou ser o meio para se atingir metas, mas sim em como agir no momento certo, no ponto certo, ou seja, ser eficiente e eficaz. Então ao invés de apenas ter informações sobre tudo, tenha os pontos de controle, com ações muito bem definidos para cada etapa, ou seja, um processo robusto. Já passamos da era da informação e agora estamos na era da decisão, onde agir de forma prévia e assertiva sim são chaves do sucesso.
#Dica: Dashboard logístico
10 - Não mexe no que está quieto. Atualizar ou trocar de software é muito complicado
A frase "Não se mexe em time que está vencendo" é uma falácia que não funciona nem no esporte, muito menos no meio empresarial. O mundo, ainda mais o logístico, tem mudado tanto e de forma tão rápida, inclusive acelerada pela última pandemia, que quem não repensou sua operação, requalificou seu quadro funcional e investiu em tecnologia, ou fracassou ou apenas está só sobrevivendo nos tempos atuais. Uma outra forma de pensar é no sentido da frase "Em tempos de crise os sábios constroem pontes, enquanto outros, só constroem muros", que em outras palavras é investir, procurar novidades, manter-se atualizado, qualificar os profissionais envolvidos, usar a tecnologia a seu favor, justamente quando tudo parece indicar que tem que pisar no freio. Afinal, resultados diferentes só são obtidos com ações diferentes.
#Dica: Software logístico
A Fretefy tem soluções para todos os itens citados acima
É claro que pesquisar, comparar, ser analítico é indispensável, mas nunca fique parado, não fique pra trás. A Fretefy tem soluções para todos os itens citados acima e temos a convicção suficiente para oferecer as soluções personalizadas e adequadas a sua operação.
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