Por que um posto de combustíveis quebra? Parte 3 - Portal e Academia Brasil Postos
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Inúmeros postos enfrentam diariamente o "fantasma" do fechamento.
Em muitos casos, procuram culpados como os impostos, a distribuidora, a ANP, os concorrentes e até mesmo seus os clientes pelo péssimo desempenho que estão tendo e que muito provavelmente vai levar ao encerramento das atividades.
Uma das principais razões que afeta diretamente a saúde e a sobrevivência de muitos postos de combustíveis está ligada à falta de organização e planejamento financeiro — se as finanças não estiverem em dia, é muito provável que os resultados sejam afetados, e a revenda de combustíveis entrará em déficit.
Este é o terceiro artigo que escrevo na tentativa de apresentar quais são as razões que podem levar ao fechamento de um posto de combustíveis.
Se você ainda não leu os 2 artigos anteriores sugiro que clique para os ler e depois continue a leitura deste daqui.
Na verdade, existem inúmeros fatores que podem levar ao fechamento da operação. No primeiro artigo apresentamos os problemas de mercado e os problemas estruturais. No segundo, falamos sobre os erros de gestão que são muito frequentes e levam a resultados desesperadores.
Agora meu desafio é apresentar os principais erros que são cometidos por revendedores e empresários que acham que sabem tudo de gestão financeira.
Este pensamento arrogante : "sou um bom negociador" ou "das finanças do posto que cuida sou eu" é algo que sai muito caro e pode antecipar a mortalidade do negócio em alguns anos.
Como expus anteriormente vamos apresentar aonde são cometidos os principais erros para que nossos leitores reflitam sobre a necessidade de revisar cada etapa da sua gestão financeira. Confira!
Capital de Giro Insuficiente – Capital de giro é o total de recursos necessários que o posto dispõe para desempenhar suas atividades diárias, ou seja, girar o negócio. Em outros termos, ele representa os bens que o posto possui e que podem ser convertidos em capital dentro de um curto prazo, como, por exemplo: dinheiro em caixa, contas a receber, saldo da conta corrente bancária, mercadorias e aplicações financeiras.
É importante considerar que o capital de giro é a parcela resultante da diferença entre o dinheiro que o posto tem disponível e o dinheiro que deve ser utilizado para quitar as dívidas, sejam elas compostas por despesas fixas, gastos necessários para a compra de combustíveis ou outros gastos extras.
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Quando o posto não possui capital de giro suficiente ele passa a enfrentar vários problemas, entre eles a capacidade de comprar os combustíveis com os melhores preços e prazos de pagamento, causando assim desencaixe nos pagamentos e recebimentos resultando na incapacidade de manter o caixa positivo para pagar as contas de curto prazo. Isto impossibilita a realização das atividades operacionais diárias do posto levando ao segundo problema que é o endividamento bancário.
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Endividamento Bancário – Em muitos casos, numa administração ineficiente do capital de giro e um inadequado planejamento financeiro, revendedores acabam recorrendo a bancos e contraindo empréstimos e financiamentos para cobrir as dívidas do negócio.
Contudo, ao lançar mão desta estratégia, os postos ficam vulneráveis aos bancos e tendem a negociar em uma posição totalmente desfavorável, ou seja, são obrigados a concordar com termos e contratos adversos e que colocarão a revenda numa situação ainda mais negativa.
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Fluxo de Caixa Descalibrado – Muitas vezes os problemas de capital de giro e endividamento bancário ocorrem devido a incapacidade de manter um fluxo de caixa positivo.
Ao confundir as vendas à vista com as vendas parceladas ele bagunça o fluxo de caixa. As contas a receber também entram no cálculo do capital de giro. Elas são o resultado das vendas a prazo, ou seja, em que o pagamento ocorre depois.
Quanto maior for o valor e o prazo que você oferecer ao consumidor, mais recursos o posto precisará para arcar com as contas a receber enquanto esse dinheiro não entra no caixa.
Investimento Desnecessário em Estoque – Outro controle importante que precisa ser monitorado é o valor do estoque. Como o investimento em estoque demanda uma grande quantidade de recursos financeiros é preciso ficar atento aos recursos disponíveis para tal — caso contrário, o posto corre o risco de contrair dívidas desnecessárias. É muito comum encontrarmos operações de troca de óleo, por exemplo com mercadorias vencidas, fora de linha e danificadas e que não podem ser mais vendidas. Todo o dinheiro investido em estoque que "não gira" poderia estar sendo utilizando para pagar as dívidas de curto prazo resultando em mais "fôlego financeiro".
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Descontrole dos Custos do Posto – Outro "câncer" que corrói a saúde financeira de uma revenda de combustíveis é a incapacidade de controlar as despesas do posto. É muito importante que o revendedor conheça o próprio negócio para não deixar, nas mãos de terceiros, cuidados essenciais como uma boa gestão de custos. O preço final do produto vendido depende do quanto é investido para que ele exista. Quando não tem uma gestão de custos eficaz, a posto pode cobrar valores que não condizem com a realidade, podendo prejudicar margens de lucro, volume de vendas ou o andamento geral do negócio. É preciso ter o conhecimento de que os custos se dividem em variáveis e fixos.
Os fixos são aqueles gastos rotineiros, como pagamento de contas, fornecedores, funcionários, aluguel, entre outros. Os custos variáveis correspondem a tudo o que é gasto para comercializar o seu produto ou serviço, como por exemplo, os impostos sobre mercadoria e comissão de frentistas.
Na prática muitos revendedores não fazerem os registros de todos os gastos para que seja possível identificar os "custos desnecessários" e não estabelecem metas mensais que ajudam a controlar os gastos, tanto fixos quanto variáveis.
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Inadimplência Descontrolada – A grande maioria dos postos que possuem uma inadimplência descontrolada acima da média do segmento cometem erros básicos como a falta de uma política de crédito e cobrança ( fazem venda a crédito sem ao menos consultar o Serasa ), não executam os processos de atualização cadastral ( não conseguem localizar o cliente inadimplente ) e não utilizam um sistema próprio ou terceirizado para monitorar a inadimplência dos clientes. Com isto deixam de valorizar os clientes adimplentes praticando a mesma regra para todos e, o que é pior, não buscam acordos com o consumidor inadimplente, o que evitaria prejuízos para o seu negócio.
Despesas Pessoais do Proprietário pagas pelo Posto – Um dos erros que são mais cometidos pelas revendas Brasil afora é misturar as contas pessoais do revendedor com as contas do posto. Sim, você, empresário, precisa ter a noção exata de que não é o dono do dinheiro da empresa. O dinheiro que cabe ao empresário é aquele que o mesmo convenciona retirar como seus rendimentos, a título de pró-labore.
O ideal é que o empresário se veja como um funcionário qualquer, que recebe salários, benefícios e, se for o caso, participação nos lucros. Tudo isso de uma forma organizada e em datas pré-determinadas. Atender a essas premissas leva o empresário a criar a cultura de controlar o seu dinheiro.
Além de não se exceder nos gastos e, em hipótese alguma, recorrer à conta da empresa para atender suas próprias necessidades com saques fora do previsto.
O revendedor que "mistura" despesas pessoais com as contas da empresa esconde sua incapacidade de calcular os resultados financeiros do posto praticando um autoengano que pode levar ao fechamento do estabelecimento.
Taxa de Cartão Absurdas – Não bastasse todos os problemas financeiros que já citamos acima, somado a redução de margens que continuam em queda livre, o revendedor ainda tem que enfrentar outras adversidades para tentar manter seu negócio em pé: as taxas abusivas cobradas pelas empresas de cartões de crédito e de frota.
O controle deve ser minucioso. É por meio dele que se verifica se a taxa cobrada pela operadora é aquela previamente acordada e se o reembolso foi feito corretamente. Há casos em que as administradoras levam 38 dias para o pagamento, fora a semana do fechamento, o que chega a até 45 dias desde que o posto entregou o combustível ao usuário do cartão comprometendo o fluxo de caixa. Para vender no cartão existe ainda várias outras despesas como o aluguel da máquina + anuidade + vendas não recebidas + valor tarifa transação + valor tarifa transação cobrand + tarifa bancária + valor tx. cobrança + valor retenção de impostos.
Como as vendas em cartões representam o maior volume de transações do posto, os revendedores que não fazem as conciliações bancárias correm o risco de deixar de receber valores que podem fazer a diferença entre operar no lucro ou prejuízo.
Não sabem negocias a compra de combustíveis – Este é um problema que ocorre principalmente com os postos bandeira branca. Para alguns revendedores a prática de compra de combustíveis se limita a selecionar uma entre poucas empresas que parecem confiáveis ou que os agentes comerciais se tornaram "amigos" do dono do posto. Poucos revendedores conseguem aferir se o preço que estão pagando é justo, principalmente se houver poucas opções na sua região de atuação. É preciso treino ou contar com o apoio de quem sabe e usar este conhecimento para negociar melhor pois para vender bem é preciso comprar bem.
Eu poderia continuar citando outros problemas de gestão financeira em postos de combustíveis que podem levar ao fechamento da operação, porém acredito que já passei a minha mensagem. Para sobreviver neste segmento é preciso fazer contas do prazo de recebimento e pagamento, comprar bem e vender com margens saudáveis, trabalhar com estoque reduzido, reduzir a inadimplência, cortar custos e separar as contas da família e do posto.
No próximo artigo falaremos sobre um dos temas mais delicados para a gestão de empresa de qualquer segmento que é a Gestão de Pessoas.