Primeira etapa do eSocial passa a valer a partir de setembro – Construção Mercado
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As empresas têm poucos meses pela frente para adequar suas operações ao eSocial, que passará a vigorar em etapas a partir do segundo semestre. Conforme a resolução 01/2015 do Comitê Diretivo do eSocial, publicada em junho, as empresas cujo faturamento superou R$ 78 milhões em 2014 devem iniciar o uso do novo sistema em setembro de 2016. Para as demais, as mudanças começarão nos meses de janeiro e julho de 2017 (veja na última página o quadro completo dos prazos). Por se tratar de uma novidade complexa, a Receita Federal disponibilizará neste mês de março um ambiente de testes para o envio das informações.
O eSocial é um sistema desenvolvido pelo Governo Federal para que os empregadores unifiquem a transmissão de informações trabalhistas, fiscais e previdenciárias de seus empregados. Hoje, o envio desses dados é feito por meio de diferentes guias, que serão extintas futuramente, como a Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social (GFIP), o Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (Caged), a Relação Anual de Informações Sociais (Rais), a Guia da Previdência Social (GPS) e a Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (Dirf) enviada pelas empresas à Receita Federal, entre outras.
Além de centralizar os processos, o novo sistema também exigirá das empresas maior agilidade. O envio das informações ocorrerá praticamente em tempo real, com a transmissão dos dados logo após serem gerados. Por exemplo: a ficha de cadastro de funcionário recém-contratado deverá ser enviada ao eSocial assim que for preenchida pelo empregador.
As empresas do setor da construção civil devem agilizar a adequação de seus processos. Como se trata de um ramo que emprega um volume grande de trabalhadores, terá, naturalmente, de lidar com uma enorme quantidade de informações.
"A dica é não ficar esperando que o prazo se esgote e você leve um susto porque recebeu um festival de autos de infração por descumprimento da legislação", aconselha Antonio Carlos Gomes, integrante da Comissão de Políticas de Relações Trabalhistas, da Câmara Brasileira da Indústria da Construção (CBIC).
"Quanto mais cedo uma empresa se envolver, mais fácil será cumprir as exigências", orienta Rosilene Santos, coordenadora jurídica do Sindicato da Indústria da Construção Civil do Estado de São Paulo (SindusCon-SP).
De acordo com as fontes entrevistadas para esta reportagem, o plano de ação a ser desenvolvido pelas empresas deve incluir revisão de processos internos, adaptação de softwares, treinamento de funcionários e, eventualmente, contratação de mão de obra especializada. Acima de todas essas etapas, o mais importante é a conscientização de que se trata de uma transformação cultural.
"É preciso criar um comitê interno, com liderança que discuta com o restante da empresa e mostre que este é realmente um projeto importante", ressalta Valter Shimidu, sócio da área de impostos da auditoria KPMG. Shimidu recomenda que esse comitê envolva diversos departamentos da empresa, tais como equipes de recursos humanos, contabilidade, financeiro e jurídico, com representantes de áreas específicas, como segurança e medicina do trabalho.
Com o comitê estabelecido, é necessário fazer um levantamento de quais serão os dados e os prazos exigidos pelo eSocial e como os processos internos são executados no presente momento. O objetivo dessa iniciativa é identificar as demandas futuras e os pontos a serem ajustados e/ou complementados. "O foco principal deve ser a análise do que você está fazendo hoje para que entregue as informações de acordo com o requerido nos próximos meses", explica o executivo.
Nessa revisão de processos, é provável que haja a necessidade de realizar uma atualização cadastral de todos os funcionários. Gisele Carneiro, consultora da área trabalhista da Ernst & Young, alerta que o eSocial praticamente dobrou a quantidade de campos cadastrais obrigatórios. Por exemplo: além de informar o número da Carteira Nacional de Habitação (CNH) de empregados, como é feito atualmente, será preciso também detalhar a data de validade do documento. "As empresas estão fazendo um censo para validar e fazer a eventual correção de dados cadastrais", relata a consultora, que já trabalhou na adequação de mais de 150 companhias ao novo sistema.
Uma etapa importante para as empresas diz respeito à adequação de tecnologia para compilação e envio dos dados. O sistema do eSocial estabelece a forma de envio das informações, além de ficar responsável pela coleta e pelo armazenamento desses dados. Todos os arquivos enviados devem estar no formato XML, embora existam exceções. Como há muitos itens específicos, os usuários do sistema precisarão seguir cuidadosamente as instruções disponibilizadas pelo Manual de Orientação do eSocial, que já está na versão 2.1 e pode ser acessado no site oficial do programa: www.esocial.gov.br. No Anexo I deste manual estão todas as tabelas e os layouts que devem ser utilizados de acordo com cada obrigação.
"Em 95% dos casos as empresas geram folhas de pagamento em meio eletrônico, ou seja, já têm o suporte de um sistema (digital para transmissão)", explica Shimidu. Ele observa que aquelas empresas sem esse tipo de suporte terão que realizar investimentos para buscar a adequação dentro dos prazos estabelecidos em lei.
Gisele conta que tem observado uma grande procura pelo sistema de mensageria, que é a ferramenta usada para extrair as informações da folha de pagamento e as transformar no arquivo XML. "Muitas empresas não têm o sistema para reportar informações, principalmente aquelas relacionadas à segurança e medicina do trabalho", explica.
A consultora da Ernst & Young acrescenta que a unificação dos dados permitirá a identificação precisa do cumprimento de prazos de transmissão. "Hoje, uma empresa pode deixar passar o prazo porque isso não vai ficar evidente em arquivo nenhum. No eSocial, isso será identificado, e o descumprimento de prazos será analisado", observa.
'É preciso criar um comitê interno, com liderança que discuta com o restante da empresa e mostre que este é realmente um projeto importante'
sócio da área de impostos da auditoria KPMG
'Hoje, uma empresa pode deixar passar o prazo porque isso não vai ficar evidente em arquivo nenhum. No eSocial, isso será identificado, e o descumprimento de prazos será analisado'
consultora da área trabalhista da Ernst & Young
No setor da construção civil, a adequação das operações tende a gerar um impacto proporcionalmente maior para as pequenas empresas, que trabalham de forma terceirizada.
"O investimento maior será dos subcontratados, porque são empresas que ainda não têm toda a estrutura digital necessária. Eles também precisarão se preparar porque, no final da obra, a construtora ou a incorporadora vai tirar a Certidão Negativa de Débito (CND), e os dados precisam estar corretos", informa Rosilene Santos, do SindusCon-SP. Dessa forma, os dados lançados no sistema do eSocial pela empresa contratada devem estar condizentes com os dados lançados pela contratante, afinal tudo estará integrado na nova ferramenta do governo federal. Atualmente, com cada etapa feita de maneira isolada, a checagem dos dados só é possível se houver um cruzamento das informações presentes nos diferentes sistemas.
A advogada Maria da Graça Nogueira, especializada em legislação previdenciária aplicada à construção civil, explica que no eSocial o subcontratado deverá informar a lotação de seus empregados, ou seja, os vários tomadores de seus serviços. Já a empresa contratante deverá se preocupar com a eventual correção dessas informações para minimizar problemas na obtenção de certidões.
Apesar das possíveis dificuldades para as empresas no começo, a advogada acredita que a adaptação ao novo sistema reduzirá o trabalho interno e reforçará a garantia de direitos trabalhistas. "Por meio do eSocial a empresa enviará as informações uma única vez, e estas serão armazenadas e transmitidas aos vários órgãos participantes, racionalizando o trabalho e aprimorando a qualidade das informações", afirma Maria da Graça.
Ela reforça, porém, que será preciso se atentar ao cumprimento de todos os itens estabelecidos no Manual de Orientação do eSocial, especialmente os itens relacionados aos prazos. "Tudo no manual é importante, mas a questão dos prazos deve ser observada com mais cuidado, pois exige a adequação das rotinas internas da empresa, evitando autuações", ressalta a especialista.
Shimidu, da KPMG, também destaca a simplificação de diversas obrigações após a adoção do eSocial, mas prevê um início complicado. "Tudo o que visa a simplificar o dia a dia das empresas é válido. O problema é que, para se atingir esse nível de sofisticação, tem que ter um investimento muito forte. E o empresário terá que desembolsar o investimento do seu próprio caixa", pondera, lembrando que o cenário de crise pode trazer dificuldades extras.
O Manual de Orientação do eSocial apresenta detalhes sobre o novo sistema de compilação e transmissão de dados. Ele pode ser acessado no site www.esocial.gov.br
A resolução número 01/2015 do Comitê Diretivo do eSocial estabeleceu prazos para o envio de informações ao novo sistema, que será feito por etapas estabelecidas de acordo com o faturamento.
Empresas com faturamento em 2014 acima de R$ 78 milhões são obrigadas a enviar ao eSocial todas as informações fiscais e previdenciárias (com exceção das dispostas a partir de janeiro de 2017).
Empresas com faturamento em 2014 acima de R$ 78 milhões são obrigadas a fornecer informações referentes à tabela de ambientes de trabalho, comunicação de acidente de trabalho, monitoramento da saúde do trabalhador e condições ambientais do trabalho.
Demais empresas são obrigadas a repassar todas as informações fiscais e previdenciárias (com exceção das dispostas a partir de julho de 2017).
Demais empresas devem enviar dados referentes à tabela de ambientes de trabalho, comunicação de acidente de trabalho, monitoramento da saúde do trabalhador e condições ambientais do trabalho.