Pesquisa feita em 2017 pela PayStream Advisors fez um levantamento que apresentou o custo de cada relatório de despesas. Surpreendentemente, quando esse processo é feito de forma totalmente manual, com o lançamento das despesas em uma planilha Excel, a impressão e o envio por malote para aprovação e, por fim, sua conferência e contabilização, cada relatório representa um gasto de aproximadamente 26 dólares (R$ 90,00) para a empresa. Esse valor chega a assustar ao pensar no custo ignorado todo mês nas finanças da companhia.
Muitas empresas têm buscado um software de automação do processo de gastos com representação e viagem que possa facilitar todo esse trâmite, trazendo mais assertividade para os dados apresentados. E muito mais que isso, sistemas como esse também são eficazes na aderência dos seus funcionários às políticas corporativas da sua organização, principalmente quando fica claro para eles os benefícios de se utilizar um software um controle de gastos no dia a dia.
Ainda de acordo com a pesquisa da PayStream Advisors, quando esse processo é feito de forma semiautomática, a queda no custo já se mostra bem significativa: vai para cerca de 17 dólares (R$ 91,43). Já é uma boa redução, porém é possível conseguir ainda mais, utilizando um sistema que automatize totalmente o processo de despesas em campo.
Segundo a pesquisa, um sistema totalmente automatizado, reduz o custo do relatório para 6,85 dólares (R$ 36,84). O preço do processo manual é mais do que o triplo da mesma atividade realizada por um sistema automatizado, sem contar na maior assertividade que essa ferramenta irá trazer, evitando custos maiores com possíveis erros.
Imagine a economia de uma empresa com 100 funcionários prestando contas de apenas um relatório por mês: a diferença mensal entre o processo não automatizado e automatizado é de US$ 1.015 mensais (R$5.458,67), totalizando uma economia de US$ 12.180 anuais (R$65.504,04).
Existem empresas que oferecem esses sistemas de gerenciamento de gastos com representação e viagem já prontos, como o Portal RDV. Você pode ver como uma solução digital desse tipo pode ser aplicada na sua companhia, e até mesmo parametriza-la de acordo com suas necessidades.