Produtividade: conheça o GTD, metodologia usada pelo time da ACE
Produtividade possivelmente é uma das condições que mais se ouve pessoas debatendo qual é a melhor forma de alcançar, se realmente existe um método para atingi-la e se em excesso, ela é realmente saudável.
"Liderança é bater metas consistentemente, através dos times e fazendo certo".
Desde que eu ouvi pela primeira vez esta frase do brilhante Vicente Falconi, tento aplicar uma auto-análise incansável sobre o conceito, buscando entender se a ACE está consistentemente batendo suas metas; se os ACERs estão felizes nesta busca; se os melhores jogadores estão nas melhores posições; e se existe uma gana natural coletiva em sermos cada vez melhores naquilo que nos propomos a fazer.
Somente este simples exercício daria um livro (talvez não tão completo quanto "A estratégia da Inovação Radical", livro do Pedro Waengertner, CEO da ACE) com diversos "causos" ao longo dessas meditações... mas por enquanto vamos deixar isso para um "Projeto para Algum Dia".
Aliás, o objetivo deste post é exatamente refletir sobre a seguinte questão: como fazer as coisas na hora certa e no contexto correto.
A quantas andam os seus projetos? Em que medida você está conseguindo ter tranquilidade para entender as prioridades? Em que nível você consegue liberar o máximo do seu potencial e da sua produtividade?
Em resumo: Você tem controle sobre tudo aquilo que precisa fazer?
Antes que você interrompa a leitura por imaginar que o desenrolar deste texto irá culminar em uma abordagem mais auto-ajuda, fique tranquilo: vou falar sobre técnicas que podem ser imediatamente implementadas!
>> Assista: O que tem no livro do CEO da ACE: "A Estratégia da Inovação Radical"?
Como a jornada do GTD começou na minha vida
Há mais ou menos uns 3 anos, percebi que eu não estava dando o melhor do meu potencial por pura falta de organização. E aqui não me refiro apenas a uma gaveta bagunçada, ao excesso de reuniões improdutivas e ao esquecimento de alguns prazos. Falo de uma abordagem um pouco mais profunda e sistêmica. Uma sensação constante de "pontas soltas". Havia um sentimento de descontrole sobre as minhas próprias ações.
Era nítido que este estado mental me frustrava, e por mais meditações e listas de tarefas que eu fizesse, eu percebia que o meu cérebro rapidamente buscava ser auto-atormentado com esta sensação. Isto impactava fortemente em minha rotina, já que para dar conta de tudo, eu passei a deixar de fazer coisas que eu valorizava (como alimentação mais regrada, prática regular de exercícios, mais tempo com família e amigos etc) apenas para apagar os meus próprios incêndios.
Não raros foram os momentos de explosão, sendo até mesmo injusto nas minhas abordagens exasperadas com sócios, esposa e familiares.
Bingo! Eu estava entrando em um ciclo perigoso do famoso e tão famigerado stress.
Buscando soluções de produtividade
Por ser um grande adepto da administração japonesa, a primeira coisa que eu resolvi fazer foi entender a causa-raiz da minha desorganização. Rodei um diagrama de Ishikawa com várias hipóteses de causa fundamental, e identifiquei que a "falta de uma sistemática / rotina" era talvez uma boa ação, que atuaria tanto preventivamente quanto corretivamente nos momentos mais desesperadores.
A partir daí, conversei com um monte de gente, li blogs, resenhas de livros, vídeos no Youtube... até que uma metodologia em particular me chamou muito a atenção e eu resolvi me aprofundar.
Era o início da minha jornada no GTD.
Princípios do GTD
A sigla do GTD significa Getting Things Done (algo como fazer as coisas em português). A metodologia do GTD foi criada pelo David Allen há quase 20 anos, e possui versão traduzida para o português (A Arte de Fazer Acontecer, Ed. Sextante).
Devorei o livro em poucas horas. Os princípios são simples e extremamente profundos, e o próprio David Allen traduz toda a sua "filosofia" em um diagrama similar ao abaixo:
Créditos: Wishplanner
Passo 1: Compreender basicamente como o seu computador cerebral funciona
Tudo começa com COISAS. Isto mesmo. O nosso dia-a-dia é repleto de coisas que acontecem. E, a partir destas coisas, nós automaticamente disparamos ações que precisam (ou não) serem feitas.
E isso ocorre a todo o momento. Do despertar ao ligar a máquina de café, da volta ao trânsito ao "afofar" do travesseiro para acomodar a cabeça.... o nosso cérebro fica o tempo todo processando COISAS.
O grande problema é que a gente tende a LOTAR o cérebro de COISAS em uma velocidade incompatível com a capacidade de PROCESSAR e EXECUTAR COISAS.
Aí dá pane, concorda?
Salvo se você for um monge tibetano, entrar em estado meditativo pleno e constante é uma tarefa hercúlea, para não dizer pretensiosa – e este não é o foco do post.
O primeiro grande insight que o GTD me trouxe é que o nosso cérebro fala demais, e a gente precisa de alguma forma esvaziá-lo, senão a máquina certamente entra em pane.
Um pouco de analogia com computação: Pense que o seu sistema cerebral possui o HD (coisas que precisam ser gravadas) e a memória RAM (coisas que precisam ser processadas naquele momento para serem executadas). Agora imagine se, para ler este texto, o seu smartphone ou computador trouxesse 100% do armazenamento do HD antes de te dar esta informação na sua tela - seria "Tela azul do Windows" toda hora, correto?
Pois então. Algo assim ocorre com o seu sistema cerebral quando ele está com flood de informações.
É necessário programar o seu sistema cerebral para ter HD e Memória RAM. É ensinar a vc mesmo que o seu cérebro é muito mais eficiente para fazer uma coisa de cada vez, e que para isso ele precisa estar devidamente programado.
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Passo 2: Separando o cérebro em HD e Memória RAM através da Captura
Ah, a Captura.... A chave-mestra do sistema. A aspirina do GTD!
Amo a Captura pois ela é o grande "game changer" do stress. E é a coisa MAIS SIMPLES DE EXECUTAR, QUE VOCÊ PODE COMEÇAR LOGO APÓS ESTA LEITURA.
Pegue um lápis, um papel, e coloque absolutamente tudo o que você precisa fazer. Mas tudo mesmo! Desde a montagem de um deck para investimentos, a inscrição para a aceleração da ACE, a conta de luz atrasada, a visita na casa da vó, o happy hour com os amigos... Invista um bom tempo nisso! Isole-se do mundo, pegue uma água e parta pra cima!
EUREKA! Seu cérebro estará limpo, desfragmentado, com a memória RAM pronta para processar apenas aquilo que importa no momento. E o HD já cuidou do resto, ele está lá pronto para ser acessado também, na hora certa.
Seu cérebro está pronto para tornar você mais produtivo, para bater metas fazendo o certo.
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Passo 3: O Processamento
Com tantas coisas capturadas, o próximo passo proposto pelo GTD é o Processamento. É JULGAR SE TUDO AQUILO QUE FOI LISTADO É PASSÍVEL OU NÃO DE ALGUMA AÇÃO.
E aí o sistema começa a ficar refinado. Claro que aqui o meu intuito não é reescrever o livro e muito menos dar uma receita de como realizar este processamento, mas algumas dicas básicas são realmente poderosas com base na minha vivência e prática diária do método:
NUNCA PULE O JULGAMENTO DE UMA COISA CAPTURADA
Se você tem uma lista de 1.000 coisas, você terá que DECIDIR, NAQUELE EXATO MOMENTO, o que fazer com ela. É de fato uma ação? Ou é apenas uma informação? Jogo fora? Faço, mas não agora? Se não faço agora, quando farei? Esta ação é o fim da linha de alguma coisa, é parte de um projeto, ou é algo muito maior? Nunca processe uma COISA antes de JULGAR A COISA EM QUESTÃO, assim você treina o seu cérebro para não procrastinar;
ENTENDA A AÇÃO DENTRO DE CONTEXTOS
Depende realmente de você? Ou é algo que pode ser delegado? Em que contexto ela pode ser realizada, em casa, no trabalho, em trânsito? Lembre-se que o GTD coloca a sua vida em um único sistema, ele não divide você em trabalhador/empreendedor/mãe/pai/estudante. É tudo uma pessoa só, que possui diversos contextos. E que as coisas são melhores executadas nos contextos corretos. Entender a ação dentro de contextos de vida corretos irá elevar o seu nível de compreensão das coisas, irá relembrar que existem coisas que não podem ser realizadas independente da vontade – e isso reduzirá substancialmente o seu stress;
SE A AÇÃO DEMORA MENOS DO QUE 02 MINUTOS, FAÇA!
Just do it. Pare o processamento e faça. Pedir o jantar no app? Mandar mensagem de parabéns pra amiga de infância? Pagar um boleto online? Veja quantas coisas duram menos de 2 minutos e a gente não faz simplesmente por quê deixa o cérebro misturar HD com Memória RAM. Agora imagine a soma de atividades com menos de 2 minutos que a gente deixa de fazer ao longo de uma semana, de um mês, de um ano... É realmente mágico pensar que uma simples reorganização do modelo mental pode fazer pela nossa produtividade. E que é tão simples quanto isso.
Passo 4: A revisão semanal
Tenho convicção que você tem rituais de gestão com seu time e mais uma série de reuniões periódicas com várias pessoas, certo?
Mas e com você? Em que momento você para para fazer uma revisão pessoal, para repriorizar projetos, para entender prioridades de curto, médio e longo prazo, para ressignificar as coisas?
Provavelmente no Reveillón antes de pular marolas, certo? Mas isto é muito pouco.
Investir ao menos 1 hora da sua semana em uma Revisão Semanal, em uma reunião de você com você mesmo, "cravada" no seu calendário da mesma forma que a staff meeting semanal da "firma" é uma dádiva que você irá se presentear.
Um bom sistema passa por revisões constantes. Desde as coisas, projetos e ações que o compõe, até o próprio sistema em si. Pois o GTD não possui grandes regras, ele possui princípios que podem – e devem – ser ajustados de acordo com a sua rotina e estilo de vida. Sem dogmas. Tudo em prol da maximização da produtividade pessoal.
O que mais o GTD ajuda?
Como eu disse acima, a minha ideia não é reescrever o livro do David Allen, muito menos um post mais profundo de como aplicar o GTD. Isto realmente é uma experiência particular.
Na minha experiência de quase 3 anos de uso, posso elencar os resultados visíveis em minha vida pessoal, tais como:
Nível de consciência sobre as minhas prioridades do momento: Mesmo sabendo que tem coisas que estão fora da qualidade esperada e que estão atrasadas, eu raramente me esqueço de algo. Raramente MESMO! Pois o sistema está lá a postos para me trazer a consciência necessária sobre as coisas que precisam ser feitas;
Entendimento do porquê eu falhei no planejamento: Raramente na vida iremos ser 100% assertivos no planejamento de se fazer as coisas. Mas, em uma revisão semanal, eu consigo ter muita clareza do porquê eu deixei determinado prato cair, o porquê a minha semana não fluiu tão bem quanto outras, e consigo inclusive externar isso com diversas pessoas aqui na ACE. E o fato de externar isso é um baita alívio, pois não deixa de ser um ciclo de feedback / Lean com você mesmo;
Fazer uma coisa de cada vez é exponencialmente melhor do que ser multitarefa: Podem até tentar me provar o contrário, mas para mim só funciona na plenitude desta forma. Enquanto estou escrevendo este post aqui, já se passaram 6 Pomodoros (outra técnica muito boa que funciona como um belo plug-in do sistema GTD). Em breves intervalos, vi um Whatsapp ou outro, troquei a Playlist do Spotify... mas enquanto eu não acabar aqui, nada vai me fazer parar. Pois se eu paro, eu procrastino, e se eu procrastino, eu fico mais improdutivo. Eu prefiro acreditar que a polivalência vem da capacidade de ter o tempo EXATO para se fazer bem-feito as coisas que precisam ser feitas. E não fazer várias coisas ao mesmo tempo de forma mal-feita. Também é um tema para um outro post.
Tempo livre para criar e pensar com exatidão: Ao longo do tempo, com a prática cotidiana, o GTD vai te mostrando que a famosa banda de tempo, ou seu tempo livre para imprevistos é, em primeira instância, uma variável derivada de suas prioridades mais íntimas. Ou seja, tem tudo a ver com o seu propósito, os seus valores pessoais, com aquilo que realmente você almeja, com sua construção de legado, seus objetivos, metas e rotinas. Em um momento mais avançado, você começa a priorizar as coisas não apenas pelos contextos de curto prazo, mas com aquilo que você quer deixar de marca no mundo. Aí o seu estado geral muda, pois você passa a colocar em perspectiva as prioridades mais sublimes, e o seu recurso mais escasso passa a ser priorizado na mesma proporção. Sei que aqui eu estou um pouco mais "auto-ajuda", mas... é um pouco disso mesmo, não tem muito como explicar se você não experienciar por conta própria.
A sensação de finalizar tarefas "in a row" e dentro do contexto é LIBERTADORA: Sério, não tem como explicar. Só testando!
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Como o GTD está mudando a ACE e como ele pode mudar sua startup / empresa
Aqui na ACE temos um processo muito legal, transparente e co-criado com 100% do time sobre o nosso Clima. Rodamos uma pesquisa a cada 6 meses para entender, dentre diversas coisas, como anda a nossa aderência aos valores.
Levamos os nossos valores muito a sério, ele é motivo de admissão e de demissão na mesma proporção.
Na última pesquisa aplicada, o valor Pareto Lover era aquele com avaliação mais baixa. Mesmo tendo melhorado depois de um processo de desdobramento de metas, chegamos à conclusão de que o time ainda tinha uma longa caminhada para a gente atingir o nível MASTER BLASTER desejado.
Nós temos uma crença muito forte aqui que se ao menos 90% do time não acreditar que estamos aplicando algum valor ou prática determinada, é hora de arregaçar as mangas e trabalhar em prol da melhoria.
E aí, ao cruzar o resultado da pesquisa com os one-a-ones, com as reuniões, com os comitês e com uma leve "stalkeada" na agenda da galera... a minha ficha caiu! E caiu pesado!
Do que adiantava a gente buscar um objetivo comum de produtividade, se a produtividade pessoal dos indivíduos estava MUITO LONGE da ideal?
Resolvi estancar o mal pela raiz. Pensei comigo: "Se funcionou para mim, por que não tentar com todos?"
Foi então que resolvi ir beber direto da fonte. Claro, nem tão direto assim. Um treinamento do David Allen para 25 pessoas seria (ainda) muito caro para a ACE treinar 25 pessoas.
Então entrei em contato com a Call Daniel, a representante oficial do GTD no Brasil, que prontamente adorou o projeto e fez uma imersão de 8 horas com 100% da ACE (até o Mike, cofundador da ACE que vive nos EUA, eu consegui fazer vir para o Brasil!).
Em menos de 24 horas, o impacto foi sentido! As principais evoluções que eu percebi em um nível coletivo foram:
Time reciclou as suas prioridades individuais e passaram a entender melhor o seu papel no todo;
Demandas que antes eram entendidas como "apagadoras de incêndio", "pastelaria" ou coisas do gênero capazes de emburrar uma feição por horas, passaram a ser melhor compreendidas, dialogadas e negociadas;
Prazos passaram a ser melhor planejados, e a cobrança passou a ser entendida como parte natural do processo – e não apenas como uma chatice;
Aparentemente, a necessidade de microgerenciamento se dissipou, pois passa a perder função. Pessoas entendem que elas precisam gerenciar as suas próprias vidas, o que eleva o nível de ownerhship global;
Pessoas passam a "brincar" com as terminologias, a levarem bloquinho de anotações para todo o canto! Até em um almoço casual outro dia com o meu sócio LG, ele parou a conversa no meio, largou o talher e disse: "Peraí que isso eu preciso capturar porque depois eu vou processar". Anotou, seguiu cortando sua picanha tranquilo... e eu sorri por dentro e por fora!
E assim eu encerro este post. Logo após isso, vou tranquilamente desligar o meu computador, o Spotify, arrumar a minha mochila, colocar o meu fone do celular, religar o Spotify, e seguir viagem para casa de metrô, lendo algumas mensagens e depois a última parte do livro do Pedro.
Sempre buscando ser assim, com uma coisa de cada vez, fazendo acontecer aquilo que é necessário, no momento certo.
Se ser líder é bater metas, usando o time e fazendo o certo... que tal ser líder da "Euquipe" em primeiro lugar, para servir de exemplo e assim contagiar a todos pelo mesmo fim?
CLAAARO que não é tão romântica assim a jornada, mas para efeitos poéticos eu precisava dar uma de herói. Na Call Daniel, o pessoal diz que você vai cair várias vezes da prancha, mas que o "slash" está lá para te trazer a bordo novamente. Eu caio da prancha direto! Mas nem por isso desisto de surfar, e cada nova onda é um novo barato!
Referências legais e dicas finais para você colocar em prática
(Juro que não tem jabá, são referências que eu realmente legitimei por ter lido e/ou pago, usado e gostado)
Livro "A Arte de Fazer Acontecer";
Cursos da Call Daniel sobre GTD;
Thread da Thais Godinho, do blog Vida Organizada, sobre como aplicar o GTD com Evernote (foi GAME CHANGER na minha vida, sério mesmo);
Pesquise sobre técnicas complementares como Timebox, Pomodoro e até mesmo como organizar as suas coisas pessoais usando pastas, caixas e etiquetadoras. Sei que isso é micro-do-micro-do-micro, mas ajuda muito a criar hábitos angulares de organização, que certamente impactarão em sua produtividade
Se você já usa metodologias ágeis e Scrum, experimente o GTD e verá o como suas daily meetings e sprint reviews serão muito, mas muito mais efetivas! Pois a junção de indivíduos produtivos no nível pessoal sempre será EXPONENCIALMENTE mais produtivo do que um time tentando junto encontrar produtividade como equipe apenas.
Sou conhecido (e sofro bullying) aqui na ACE como "o Rei dos Devices de tiozão". Mas a questão por trás disso é uma só: ter ferramentas de captura efetivas para o meu sistema de produtividade pessoal. Realmente não costumo economizar muito com isso, mas certamente o retorno é válido. A título de curiosidade, hoje minha suíte de devices é composta simplesmente por:
01 Surface Pro com teclado e Surface Pen + Drawboard PDF;
01 Google Pixel 02 com Evernote integrado a Chrome e IFTTT (card "Quickly create Note"), para nunca demorar mais do que 10 segundos para capturar alguma coisa da cabeça;
That's it. Sem papel do lado, sem mesa bagunçada. Na mala, apenas fones de ouvido, Kindle e cabos adaptadores / carregadores. Um modelo bem lean da Tumi que cabe tudo, quase uma lancheira (também motivo de bullying por aqui).
Em casa, comprei uma etiquetadora e criei um sistema de armários também muito legal. Isso também é meio bullying por parte da esposa, mas no final das contas até ela se beneficia do processo;
Em vários momentos fiquei meio obstinado por metodologias de produtividade, e vi que isso não era o mais apropriado. Foque no processo de transformação, um passo de cada vez, um teste por vez, e aos poucos vá separando o que é joio do trigo para você, e não para o que eu ou qualquer outra pessoa diga. Senso crítico é sempre a base de toda e qualquer ação.