Cuidar de uma organização nem sempre é uma tarefa fácil, afinal, para manter a performance e a produtividade altas é preciso garantir que os processos sejam eficientes, o que nem sempre é fácil e costuma deixar muitos gestores preocupados. Uma maneira de garantir a eficiência dos processos e minimizar essa preocupação é avaliando a sua execução através de uma prática chamada auditoria de processos.
O que antes era algo que causava medo nas empresas, atualmente pode ser encarado como uma oportunidade para se encontrar pontos de melhoria nos processos. Você se interessa pelo assunto? Então acompanhe o texto e descubra:
O que é auditoria de processos
Por que fazer auditoria de processos
Como fazer auditoria de processos
Como a Euax pode te ajudar a ir além da auditoria de processos tradicional
Boa leitura!
O que é auditoria de processos?
Auditoria de processos é a avaliação das práticas de negócio de uma organização. Ela parte da premissa de que o processo estabelecido já foi pensado, aprovado e trará a performance e a segurança necessária para o negócio.
Portanto, seu papel é avaliar se o processo descrito está sendo seguido, se os envolvidos têm o conhecimento necessário para executar as atividades, se as tecnologias utilizadas são aderentes às necessidades do negócio e se o processo está alcançando a performance desejada.
Muitas vezes, a auditoria de processos é motivada pela preocupação dos gestores com:
a performance da organização;
a perda financeira;
o nível de produtividade;
a perda de conhecimento em decorrência da rotatividade de colaboradores.
Além disso, a auditoria pode ser motivada por força da legislação, pela presença de processos críticos importantes para o negócio que precisam rodar perfeitamente ou mesmo para identificar riscos.
Tendo isso em mente, podemos entender que o processo de auditoria é uma verificação que visa sanar dúvidas sobre os processos internos da organização, gerando respostas concretas, baseadas em fatos. Mas isso não é tudo. Veja no próximo tópico por que fazer auditoria de processos!
Por que fazer auditoria de processos
O principal benefício da auditoria de processos é aumentar a performance da organização. Como já foi mencionado, acredita-se que os processos descritos foram pensados de forma a trazer uma alta performance e segurança para ao negócio. Então, a auditoria busca identificar não-conformidades entre o que está descrito e o que acontece na prática, indicando oportunidades de melhoria.
Além disso, se existe a desconfiança de que tem algo errado acontecendo na empresa e não se tem certeza do que é, a auditoria de processos pode te ajudar nesta situação. Ao avaliar a relação entre muitos aspectos importantes para o funcionamento da organização pode se encontrar algumas respostas, os aspectos comumente avaliados são:
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A estratégia: se ela está bem definida ou precisa de uma atenção de especial
As metas: se são metas alcançáveis ou estão fora da realidade
A performance: se está adequada com os objetivos do processo
Os processos: Se aquilo que está estabelecido como prática está gerando o que se espera dos processos
Os colaboradores: se possuem os conhecimentos e competências necessárias para o executar os processos
Os controles: se são muito rígidos e criam burocracia desnecessária ou muito brandos
As tecnologias: se estão adequadas ao processo
Depois de avaliar cada um desses aspectos, com certeza você conseguirá identificar alguma peça fora do lugar, se houver. Assim, a auditoria de processos ajuda a organização a ter certeza que tudo está em ordem e, se não estiver, mostra quais são as lacunas que precisam ser preenchidas.
Toda essa análise vai gerar um relatório que irá apontar onde é necessário fazer correções para que a produtividade e a performance da organização voltem ao patamar adequado.
Viu como a auditoria de processos é uma ótima ferramenta para elevar a performance? Quer saber como fazer essa auditoria? Dê uma olhada nesse passo a passo:
Como fazer auditoria de processos em 5 passos
1. Planeje a auditoria
A auditoria de processos é um processo formal, feito por etapas. A primeira etapa envolve o planejamento de como a auditoria irá acontecer. O auditor deve definir o grupo de pessoas que participará da auditoria, quais processos serão auditados, qual o período de duração da auditoria, levantar toda arquitetura do processo, a infraestrutura necessária para executá-la e assim por diante. O auditor pode ser um profissional interno da empresa, ou um consultor externo especializado, que dará todo o apoio necessário na condução da auditoria de processos.
Embora em muitas organizações a auditoria de processos seja feita apenas por um único profissional, o auditor, recomendamos que você envolva um time multidisciplinar na auditoria. Sensibilize os colaboradores sobre a importância da auditoria e sobre a maneira que ela será realizada. Explique que a participação de todos no processo, de forma colaborativa, é fundamental.
Isso vai garantir que toda a auditoria ocorra de forma mais agradável, minimizando a visão negativa que muitos colaboradores têm da auditoria de processos. Afinal, sabemos que algumas vezes a auditoria é estabelecida de forma punitiva e rígida, sem focar nas mudanças e melhorias de processos que devem ser postas em prática. Essa abordagem acaba gerando a visão distorcida que muitos colaboradores têm da auditoria de processos.
2. Analise os processos da organização
Depois de planejar a auditoria, você pode começar a analisar os processos da organização. Reúna o grupo que vai participar da auditoria e faça entrevistas com os colaboradores procurando saber quais atividades são feitas no dia a dia, se eles sabem qual é o processo definido e se encontram dificuldades para colocá-lo em prática.
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Descubra quais são as tecnologias utilizadas, identifique os riscos que podem ameaçar os processos críticos e analise os objetivos estratégicos da organização e os indicadores que precisam ser alcançados. Além disso, como não poderia deixar de ser, é nessa etapa que você vai verificar a conformidade e apontar as não-conformidades das atividades que compõem o processo.
3. Avalie os resultados
Com essas informações reunidas, o próximo passo é discutir, junto com a equipe da auditoria, o que está conforme com o processo e o que não está. Nessa etapa, é importante que o grupo responda perguntas como:
Os colaboradores sabem qual é o processo padrão a ser seguido?
Os processos documentados são os mesmos que os que acontecem na prática?
Conseguimos alcançar os indicadores estratégicos com os processos de hoje ou precisamos fazer algo para melhorá-los?
As tecnologias são aderentes aos processos ou estão defasadas?
Os colaboradores estão capacitados para executar os processos ou precisam de capacitação?
Quais são os riscos que esses processos podem gerar para o negócio? Temos como minimizá-los?
Levar essas discussões para o grupo ajuda a gerar insights para os processos. Afinal, fazer a auditoria de processos de forma colaborativa ajuda criar o engajamento necessário para que as pessoas de fato se comprometam com a execução das melhorias e com a performance do processo. É o que veremos a seguir.
4. Defina quais serão as ações de melhoria
As respostas da etapa anterior vão mostrar quais pontos precisam ser melhorados na organização, o que pode ser feito por meio de algumas ações rápidas que geram grandes resultados, conhecidas como quick-wins.
Mas não há receita pronta, você terá que avaliar com cuidado cada oportunidade de melhoria e desenvolver iniciativas para solucioná-las. Para ajudar nessa etapa, é essencial contar com a participação dos colaboradores: além de sentirem-se parte do processo, os colaboradores podem contribuir com suas ideias e enriquecer ainda mais a auditoria.Pode ser necessário oferecer capacitações aos colaboradores, investir em softwares mais atualizados, melhorar ou até mesmo transformar o processo como um todo para gerar mais resultados.
O ponto aqui é que o processo escrito e estabelecido deve ser condizente com a realidade, e muitas vezes a realidade evolui de forma mais rápida que o processo descrito, exigindo que se atualize os procedimentos dos processos. Dessa forma, pode ser que fazendo uma auditoria de processos colaborativa você descubra que a baixa performance do processo está sendo causada também por falhas no próprio processo. Nesses casos, é provável que você precise realizar um trabalho de mapeamento e transformação de processos.
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5. Promova as ações de melhoria
Agora que você já sabe exatamente o que vai fazer para melhorar o processo, resta colocar em prática! Acompanhe a execução de cada iniciativa e certifique-se de que tudo está correndo como planejado.
Mas preste atenção: concluir essa etapa não quer dizer que você nunca mais vai rodar uma auditoria de processos na empresa.
Na verdade, esse é só o começo, afinal, a auditoria deve acontecer periodicamente, para que a organização se habitue a verificar a conformidade das atividades e a realizar melhorias constantes nos processos, sempre evoluindo em relação ao mercado e a si mesma.
Que tal contar com a ajuda de uma consultoria especializada para orientar esse processo e fazer muito mais do que uma auditoria tradicional?
Como a Euax pode te ajudar a ir além da auditoria de processos tradicional
Muitos colaboradores sentem-se ameaçados e intimidados pela auditoria de processos tradicional, que tem foco na fiscalização das não-conformidades e muitas vezes deixa de lado o espírito de cooperação que deve estar presente no processo. Na abordagem tradicional, muitos colaboradores não acreditam na auditoria e veem esse processo apenas como uma chance de serem culpados por algo que não anda bem.
Foi pensando em desconstruir essa visão negativa que a Euax Consulting desenvolveu uma forma de fazer auditoria de processos que vai além da metodologia tradicional.
Acreditamos que a melhor opção é envolver todos os colaboradores no processo e fazê-lo de forma visual e colaborativa, mas sem deixar de verificar os elementos tradicionais. Assim, a visão punitiva e rígida de uma auditoria tradicional é substituída por uma visão educativa, que dá espaço para que os colaboradores contribuam na identificação de soluções e iniciativas e sintam-se parte do trabalho.
Para nós, a auditoria de processos deve buscar a evolução constante e a construção colaborativa de uma organização com alta performance, aprimorando tanto as práticas quanto a gestão, em ciclos anuais.
Além disso, temos mais de uma década de experiência no mercado e nossos profissionais contam com certificações emitidas por entidades internacionais como a ABPMP!
Se ainda tiver dúvidas sobre o assunto, recomendamos que assista ao webinar gratuito sobre auditoria de processos:
Que tal conversar com um de nossos especialistas e saber mais sobre o jeito Euax de fazer auditoria de processos? Entre em contato conosco, será um prazer falar com você!
Quer receber uma proposta de auditoria de processos na sua empresa?
Agende uma conversa com um de nossos consultores ou solicite um orçamento!
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Vinicius Nóbile de Almeida
Sócio diretor da EUAX, formado em Processamento de Dados e mestre em Ciências da Computação pela UFRGS. Possui mais de 20 anos de experiência em processos. É certificado CBPP (Certified Business Process Professional) pela ABPMP (The Association of Business Process Management International).
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