Reuniões virtuais mudam rotina de empresas
23 de julho de 2008 • 15h40
Em Chicago Jill Smart, à frente, participa de videoconferência com colegas que estão em Londres e Atlanta
Foto: Peter Wynn Thompson/The New York Times
Jill Smart, executiva da Accenture, estava cética na primeira vez em que foi à nova sala de videoconferências de sua empresa, em Chicago, para uma reunião com um grupo de colegas em Londres. Mas a tecnologia de videoconferência, conhecida como telepresença, propiciou uma experiência tão realista, relembra Smart, que "passados 10 minutos, você esquece que não está na sala com as pessoas".
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A Accenture, uma consultoria de tecnologia, instalou já 13 dessas salas de videoconferência em seus escritórios em todo o mundo, e planeja ter outras 22 em operação antes do final do ano. A Accenture calcula que seus consultores usaram as reuniões virtuais para evitar 240 viagens internacionais e 120 vôos domésticos apenas em maio, economizando horas incontáveis de viagens desgastantes para os funcionários e milhões de dólares em termos anualizados.
Com a alta nos custos das viagens aéreas e os cortes no serviço das companhias de aviação, empresas de grande e pequeno porte estão repensando as reuniões pessoais ¿ e com isso as viagens de negócios. Ao mesmo tempo, a tecnologia amadureceu a ponto de tornar mais prático, acessível em termos de custo e produtivo transportar correntes de bits digitais em lugar de pessoas.
A tendência emergente, dizem os analistas, vai bem além de uma reação à alta nos custos de viagens e ao enfraquecimento da economia. "Esses objetivos tecnológicos vão mudar a maneira pela qual as empresas pensam sobre viagens e trabalho, em longo prazo", disse Claire Schooley, analista da Forrester Research.
No passado, as previsões de que a tecnologia substituiria as viagens costumavam ser freqüentes e prematuras. A principal diferença hoje, dizem os analistas, é que a tecnologia está afinal cumprindo as passadas promessas. Não houve um grande avanço que definisse o processo, mas uma série de passos graduais ¿ e investimentos constantes - em redes de telecomunicação, software e processamento em computadores.
Os resultados podem ser vistos não só em dispendiosos novos sistemas de telepresença como os da Cisco Systems e Hewlett-Packard, mas também em tecnologias mais generalizadas de colaboração pessoal ¿ conferências via web, documentos compartilhados online, wikis e telefonia via Internet. As apresentações em áudio e vídeo nas reuniões conduzidas via web, por exemplo, agora tendem a ser mais sincronizadas e interativas.
Empresas de todos os tamanhos estão começando a adotar reuniões via web para treinamento e apresentações de vendas. "Só nos últimos dois anos a tecnologia se desenvolveu a ponto de realmente fazer sentido usá-la", disse Alan Minton, vice-presidente de marketing da Cornerstone Information Systems, uma produtora de software de 60 funcionários em Bloomington, Indiana.
Com sua equipe de vendas fazendo muitas demonstrações de produtos online, Minton estima que os custos de viagem do grupo se reduziram em 60% e que o tempo médio para fechar uma venda se reduziu em 30%.
Ninguém sugere que reuniões face a face se tornaram obsoletas ou que é hora de aposentar os executivos viajantes. As empresas falam em usar ferramentas digitais principalmente como forma de tornar as viagens de negócios mais seletivas e mais produtivas.
Ainda assim, o potencial de substituição digital nas viagens de negócios é substancial. Um relatório veiculado no mês passado pela Iniciativa Mundial de Sustentabilidade Eletrônica, um grupo de empresas de tecnologia, e pelo Grupo do Clima, uma organização ambiental, estimou que até 20% das viagens de negócios em todo o mundo poderiam ser substituídas por tecnologia de videoconferência convencional e via web.
Os viajantes de negócios mais dedicados tendem a ser os consultores de gestão, os executivos de bancos de investimento, os advogados e os consultores de serviços tecnológicos. Boa parte do trabalho deles com os clientes requer presença pessoal. Mas esses profissionais também vêm usando cada vez mais as ferramentas de colaboração pessoal, para o trabalho em suas empresas.
Na IBM, Michael Littlejohn, um especialista em força de trabalho e tecnologia na divisão de serviços mundiais da empresa, disse que, dois anos atrás, ele passava entre 13 e 15 dias por mês em viagem. Hoje, suas viagens são de entre oito a 10 dias mensais. "Mas não passo menos tempo com os clientes", disse. "Para compreender realmente os problemas de um cliente, ou fechar um contrato, é preciso contato face a face".
O treinamento e a educação empresariais são um campo ao qual muitas empresas estão se transferindo, online, em parte para reduzir custos de viagem. Darryl Draper, gerente nacional de treinamento de serviço a clientes na Subaru dos Estados Unidos, costumava viajar durante quatro dias por semana, nove meses por ano, apresentando programas educacionais em concessionárias da montadora de automóveis em todo o país. Hoje, ela raramente viaja e quase todos os seus programas de treinamento são conduzidos online.
Anteriormente, estima Draper, ela conseguia atingir cerca de 220 pessoas em seis meses, ao custo de US$ 300 por pessoa. Agora, atinge 2,5 mil pessoas a cada seis meses, ao custo de US$ 0,75 por pessoa.
Diversas empresas oferecem ferramentas de comunicação e colaboração online convencionais, entre as quais WebEx, Citrix, Microsoft, IBM e outras. Já as videoconferências em padrão telepresença são produto mais raro, oferecido hoje por apenas algumas companhias, como Cisco, HP e Polycom.
Salas de telepresença completas, tipicamente com três grandes telas curvas (e uma quarta tela acima, para mostrar os trabalhos compartilhados), iluminação e sistemas acústicos especiais, custam cerca de US$ 350 mil ¿ ainda que o custo tenha caído, ante os US$ 500 mil investidos pela HP na instalação do primeiro desses sistemas, no início de 2006.
A resolução das telas é ainda melhor que a dos televisores de alta definição, e as imagens podem ser ampliadas para permitir inspeção de produtos. Os engenheiros dos laboratórios da AMD espalhados pelo mundo, por exemplo, usam os sistemas de telepresença da empresa para estudar os microscópicos circuitos dos chips que ela fabrica. E as imagens das pessoas na tela têm tamanho natural.