Entendendo o eSocial - Comunidade Sebrae
Considerado como a ferramenta que irá revolucionar os setores de recursos humanos e departamento pessoal, o eSocial é o principal banco de dados que reunirá em um único local todas as informações relacionadas aos funcionários das empresas brasileiras.
Não há dúvidas de que o projeto traz grandes benefícios não só para os empreendedores brasileiros, mas também para os empregados.
Lá no início, as empresas tiveram que se adaptar rapidamente. Os testes foram iniciados na metade de 2017, mas segundo informou o Fenacon, em outubro de 2017, das 14 mil empresas que deverão estar prontas para utilizar o portal a partir de janeiro de 2018, apenas 2 mil aderiram à fase de testes.
Isso mostra certa resistência ao inevitável, pois de qualquer forma, após vários adiamentos, agora é definitivo – e os profissionais responsáveis pelos setores que farão uso do novo sistema de informações trabalhistas precisam estar bem treinados.
Cursos online, inclusive, figuram como excelentes opções de preparação para o novo cenário.
Para entender um pouco mais sobre o assunto, preparei este artigo completo.
O que é eSocial - conceito e apresentação
O eSocial empresas é uma ferramenta que unifica todas as informações que são referentes a escrituração de obrigações previdenciárias, fiscais e trabalhistas.
Os principais objetivos desse instrumento é padronizar a distribuição, o armazenamento, a validação e a transmissão desses dados. Com esse instrumento, todas as obrigações da área trabalhista de uma organização são consolidadas em uma só entrega.
Com a instituição do eSocial feita em 2014, além da consolidação de tudo sobre o trabalhador em uma ferramenta única, a principal evolução para o mercado de trabalho brasileiro que o eSocial irá proporcionar é a facilidade de acesso tanto para os empregados quanto para os empregadores para obter qualquer tipo de dado em relação ao vínculo de trabalho entre o colaborador e a empresa.
A implantação do sistema deu ao trabalhador mais segurança com relação a seus benefícios e direitos trabalhistas e previdenciários. Isso porque a qualidade em relação às informações pertinentes às atividades exercidas no ambiente de trabalho fica mais aprimorada, afinal, o sistema não permitirá nada incompleto ou com erros.
eSocial para micros e pequenas empresas
Outro ponto importante e que gera bastante dúvida diz respeito às micro e pequenas empresas e ao microempreendedor individual (MEI).
As micro e pequenas empresas têm um módulo diferenciado das empresas maiores. Enquanto o eSocial desenvolvido para as grandes empresas tem até 1.480 campos de preenchimento, o módulo para as micro e pequenas ganhou uma versão simplificada, com 300 campos.
Além disso, o preenchimento poderá ser feito na página online, sem que seja preciso fazer a implantação da plataforma.
É importante mencionar que o microempreendedor individual (MEI) só precisará aderir ao eSocial se for empregador e tiver um funcionário. Caso contrário, como empreendedor, continua como está.
O projeto foi divido em duas categorias: o eSocial empresas e o eSocial doméstico. O eSocial empresas, como temos visto até aqui, tem como principal objetivo facilitar para as empresas a gestão de informações referentes aos trabalhadores durante seu período de atividades dentro da entidade.
Já o eSocial doméstico, que já está em vigor há algum tempo, facilitou ao empregador registrar o profissional doméstico dentro das leis trabalhistas.
Quando passou a vigorar, eSocial doméstico já incorporou todas as alterações da Lei Complementar 150/2015, que passou a garantir ao empregado doméstico vários direitos como FGTS, seguro contra acidentes do trabalho, salário-família e outros.
De acordo com as normas, o uso obrigatório da ferramenta foi efetivado em janeiro de 2018, após essa data, ficou obrigatório o uso para entidades cujo faturamento tenha sido igual ou maior a R$ 78 milhões em 2016. Com relação às demais empresas, o uso do eSocial passou a ser necessário a partir de julho de 2018.
O projeto abrange todos aqueles que têm trabalhadores contratados:
profissionais liberais e microempreendedores.
Órgãos públicos também farão adesão ao eSocial.
O certificado digital usado no novo sistema de informações trabalhistas deve ser emitido por uma autoridade certificadora credenciada pela ICP-Brasil. Esse certificado será utilizado antes da transmissão de solicitações ao eSocial e na assinatura de documentos.
Quem não tem certificação digital pode utilizar o código de acesso como alternativa, desde que se encaixe nestas condições:
Microempreendedor individual – MEI com empregado; segurado especial; e empregador doméstico;
Micro e pequena empresa que seja optante pelo Simples Nacional e possua até 3 funcionários;
Contribuinte individual e produtor rural pessoa física, desde que tenham até 7 empregados.
Está à disposição das empresas um aplicativo de qualificação cadastral eSocial, que permite que o usuário verifique se o CPF e o Número de Identificação Social-NIS (NIT/PIS/PASEP) estão aptos para serem usados no eSocial.
Na conferência de dados são cruzadas as informações entre os cadastros internos das empresas, o Cadastro Nacional de Informações Sociais – CNIS e o Cadastro de Pessoas Físicas - CPF. Essa qualificação tem como foco principal melhorar a gestão de informações tornando o sistema o mais seguro e correto.
Por ser considerada uma pré-etapa para o cadastro, a qualificação cadastral eSocial tem por objetivo não só a organização dos dados dos trabalhadores, mas também a precaução contra erros que posteriormente podem causar sérios transtornos tanto para a empresa quanto para o trabalhador.
Essa é uma das maiores vantagens para as empresas que prezam pela otimização do tempo, pois muitos trabalhadores têm problemas com as documentações na hora de solicitar algum tipo de benefício ou direito trabalhista por causa de erros nos documentos enviados pelo empregador.
Com o procedimento feito pela qualificação cadastral eSocial, erros como registro incompleto e divergência de informações serão evitados.
A qualificação é tão criteriosa na busca por divergências que até mínimos erros, que não são percebidos pelos profissionais responsáveis pela gestão de dados dentro das empresas, serão captados pela correção feita pelo aplicativo.
Como fazer a qualificação
Para realizar a qualificação, deve-se acessar a página oficial do eSocial e buscar no menu a opção "Consulta Qualificação Cadastral". Na página existem especificações para que a análise possa ser feita, nos campos são solicitados os seguintes dados: nome completo do empregado, data de nascimento, CPF e NIS. A pesquisa é feita diretamente na tela e permite consulta de até 10 trabalhadores por vez.
Para empresas com grandes números de trabalhadores, há a opção de consulta em lotes, para a qual é necessário o acesso por meio de Certificado Digital e o envio de dados se dá por meio de um arquivo no formato txt, com os dados de todos os funcionários que a empresa desejar consultar.
Feita a pesquisa, as divergências serão identificadas e o próprio aplicativo irá orientar sobre os procedimentos para correção.
Como fazer o plano de ação
Os profissionais que farão plano de ação têm a importante missão de não deixar passar nenhum ponto importante das obrigatoriedades do eSocial. É um trabalho que requer tempo, atenção e foco, pois será preciso fazer a verificação de todos os processos internos e identificar os que não estão de acordo com os padrões da legislação trabalhista.
Selecionar todos os problemas que não estão de acordo com a legislação do eSocial e encontrar soluções para dar fim a esses problemas é fundamental para que nada impeça que a empresa tenha sucesso ao iniciar o uso do eSocial. Isso pede um planejamento, com detalhamento sobre quem faz e prazo e meios para solucionar.