Gerenciamento de Empreendimentos, uma só palavra: Disciplina
Publicado em 27/03/2014.
O gerenciamento é a principal ferramenta que maximiza a possibilidade do empreendimento ter seus objetivos atingidos. As técnicas na sua utilização estão disseminadas pelo mundo inteiro, mas sem um componente muito importante pouco podem contribuir. Este componente é a disciplina.
Segundo o Dicionário Aurélio, o significado da palavra disciplina é o seguinte: "s.f. O conjunto dos regulamentos destinados a manter a boa ordem em qualquer assembleia ou corporação; a boa ordem resultante da observância desses regulamentos: a disciplina militar. / Submissão ou respeito a um regulamento. / Cada uma das matérias ensinadas nas escolas.". Quando falamos em disciplina no gerenciamento de projetos, estamos nos referindo ao conjunto dos regulamentos destinados a manter a boa ordem em qualquer assembleia ou corporação. Traduzindo para a realidade do gerenciamento, a disciplina abrange a introdução dos processos e a manutenção de sua utilização no âmbito do empreendimento a todos os principais stakeholders , tais como os empreendedores, as projetistas, as gerenciadoras e as construtoras.
A disciplina é indispensável em qualquer ramo de atividade, mas no gerenciamento de empreendimentos é um das forças motrizes que a movem e que infelizmente se nota a falta de sua presença efetiva em todos os níveis nas empresas diretamente envolvidas no empreendimento.
Disciplina e processos
A disciplina está intimamente ligada aos processos de gerenciamento de projetos. Para o PMBOK® Fifth Editon , processo é um conjunto de ações e atividades inter-relacionadas que são executadas para criar um produto, serviço ou resultado pré-especificado. Sendo assim, para um gerenciamento de projetos pleno e eficaz, deve-se garantir que os processos sejam:
1. Realizados conforme o que foi previsto;
2. Executados pelas pessoas certas e no tempo certo; e
3. Realizados de forma contínua e constante ao longo de todo o ciclo de vida do empreendimento.
Os vários processos no gerenciamento de empreendimentos, tais como a elaboração do plano do projeto, análise dos projetos, elaboração do cronograma de suprimentos, acompanhamento do cronograma físico da obra, requisição dos suprimentos, elaboração e leitura do relatório de status, realização de reuniões periódicas com fornecimento da ata de reunião, registro das lições aprendidas, monitoramento dos riscos, dentre outros, devem ser realizados com disciplina, pois do contrário se perderão ao longo do curso do empreendimento. Justamente é esta sensação que nos envolve durante o empreendimento, de se iniciar os processos e aos poucos perder a intensidade, até cair no esquecimento. A disciplina é o verdadeiro antídoto para evitar esta inércia que é inerente ao ser humano.
Disciplina para diferentes stakeholders
A questão não para por aí, pois a disciplina no gerenciamento de projetos tem diferentes nuances frente aos diversos stakeholders envolvidos diretamente no empreendimento.
Elencando os principais stakeholders como sendo o empreendedor (cliente), a gerenciadora, os projetistas, a construtora e os principais fornecedores de obra, poderíamos dividi-los em dois grupos: o grupo dos cobradores e o grupo dos executores.
Grupo dos Cobradores
É formado pelos stakeholders que têm a função de exigir que os processos aconteçam no tempo certo. Um deles é o cliente que deve ainda garantir que as tomadas de decisões em termos das aprovações de projetos, de propostas dos fornecedores, de solicitações de mudanças ou de qualquer outra natureza não impactem negativamente os objetivos do empreendimento. Isto é agir com disciplina. O outro personagem é a gerenciadora que deve dar todo o suporte para facilitar a tomada de decisões correta do cliente, bem como em tempo hábil. Tem a função também de gerar toda e qualquer informação em forma de relatórios e reuniões do andamento do empreendimento. Isto também requer disciplina.
Ao analisarmos detidamente os desvios, principalmente em cronogramas de empreendimentos, entre o que foi previsto e o que foi realizado, podemos notar que muitos dos atrasos são oriundos, não somente dos atrasos das atividades nos serviços, mas da falta de disciplina em abordar as questões citadas acima. Este é apenas um exemplo do impacto causado pela falta de disciplina em um determinado aspecto.
Grupo de Executores
São os stakeholders que efetivamente executam o empreendimento nas suas diversas fases e para tanto devem municiar os demais stakeholders com as entregas sob suas respectivas responsabilidades. As projetistas devem entregar o seu produto que são os projetos preliminares, básico e executivo, As construtoras e os principais fornecedores têm a atribuição principal de entrega da obra, mas deve também atender todos os requisitos de contrato. Os dois devem cumprir os processos de escopo, prazo, custo, qualidade, aquisições, riscos, comunicações, financeiro, segurança do trabalho, meio ambiente, entre outros, além de disponibilizar os relatórios de progresso, as solicitações para informações (RFI) e as suas solicitações de mudanças de forma clara e estruturada continuamente. O cumprimento desses processos requer muita disciplina.
Disciplinas e os objetivos dos empreendimentos
Olhando de maneira ampla e sistêmica, como foi abordada aqui, a disciplina no gerenciamento de projetos é mais que uma habilidade pessoal, é um valor que as empresas devem ter e que naturalmente serão aplicadas nos empreendimentos. Por mais intangível que possa parecer, os resultados de um gerenciamento de projetos estão intimamente ligados a quão disciplinada é a forma de atuação dos principais stakeholders dentro do empreendimento.