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Terceirizar a gestão e o armazenamento de documentos
Terceirizar a gestão documental promove economia, eficiência e acesso a métodos científicos e tecnologias de ponta sem a necessidade de contratação de pessoal especializado e constantes atualizações de hardware e software, além de eliminar a atividade diária de localizar e acessar documentos no momento adequado e oportuno, indispensáveis às suas atividades cotidianas ou ao cumprimento de requisições legais;
Um estudo da International Data Corporation (http://www.idc.com/) prevê que 'uma empresa de 500 funcionários possa gastar entre 8 e 19 milhões de euros anuais buscando informação não localizável ou inexistente', recriando documentos, ocupando até 50% do tempo de trabalho de seus profissionais na localização, leitura ou duplicação de informações necessárias para a tomada de decisões e atividades cotidianas.
A solução da gestão híbrida permite que você tenha armazenado e conservado seus originais em papel perfeitamente organizados, liberando espaço físico nas suas instalações, ao tempo em que você tem controle de acesso a esses documentos, digital (via qualquer dispositivo conectado à internet) ou fisicamente (levamos até você).
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Entendendo Outsourcing
– Outsourcing é uma modalidade de gestão que delega uma área ou atividade de trabalho de uma organização a outra empresa externa, denominada outsourcer, especializada no serviço demandado, permitindo a concentração ou diversificação de recursos em atividades vitais e finalísticas da organização.
Essa modalidade acaba gerando uma nova relação entre cliente/provedor: promove a percepção da cooperação mútua como aliança estratégica para o desenvolvimento organizacional.
Porque fazer Outsorcing?
A implantação de outsourcing permite que a empresa se concentre exclusivamente na execução de atividades que produzem os serviços ou produtos que oferecem.
Quais são os benefícios ou vantagens dessa modalidade?
Entre inúmeros -e casuísticos- benefícios, destacamos:
– A redução e o controle dos custos operacionais ou atividades meio;
– A identificação e controle dessas atividades-meio são mais simples, seguras e econômicas com um provedor externo ou outsourcer, por tratar-se de uma empresa especializada na prestação desses serviços.
– A contratação dessa empresa especializada garantirá que a operação externalizada tenha melhores níveis de qualidade, eficiência e eficácia, do que se realizada internamente. Além da empresa economizar em processos, recursos humanos especializados, tecnológicos etc., poderá investir dinheiro e tempo apenas na busca de excelência para o produto ou serviço que oferece. Ou seja, liberando recursos internos das atividades externalizadas, poderá redirecionar esses recursos e agregar valor às atividades-fim, melhorando o foco estratégico da organização.
– De certa forma, os riscos são compartilhados, já que o prestador de serviços outsourcer se converte em uma espécie de sócio-estratégico da empresa contratante (afinal, estará custodiando e dando acesso a todas as informações registradas produzidas, recebidas ou acumuladas pela empresa na consecução de suas atividades).
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