É comum que as empresas planejem novas contratações sem calcularem o custo de funcionário da forma correta. Antes de qualquer coisa, saiba que o valor desembolsado com um novo colaborador nunca se resumirá ao seu salário.
Além desse gasto, haverá muitos outros, já que existem benefícios e encargos sobre a folha de pagamento. Entender isso é crucial para que o negócio não comprometa o trabalho da sua área financeira ou do setor de Recursos Humanos.
Pensando em ajudá-lo a compreender melhor o assunto, preparamos este conteúdo para explicar como é feito o cálculo do custo de funcionário nas empresas. Continue a leitura e esclareça suas dúvidas!
Como calcular o custo de funcionário em uma empresa?
O custo de funcionário pode atingir até 183% a mais sobre o valor pago no holerite do trabalhador. Esse dado foi apurado pela Fundação Getúlio Vargas (FGV), em uma pesquisa realizada com a Confederação Nacional das Indústrias (CNI).
O estudo aponta que o salário corresponde a aproximadamente 32% do custo do funcionário para a empresa em um vínculo de um ano, referente aos impostos e às taxas aplicadas aos empregadores e empregados.
De forma bem prática, vamos apresentar quais são os elementos que devem ser considerados ao calcular o custo de um colaborador para o negócio. Acompanhe.
O Fundo de Garantia de Tempo de Serviço é um benefício oferecido para todo indivíduo que trabalha no regime CLT e deve ser depositado pela empresa. O valor do FGTS de cada funcionário corresponde a 8% do seu trabalho mensal.
Isso significa que, se o colaborador ganhar R$ 1.000 por mês, o seu FGTS será de R$ 80. No ano, a quantia se torna R$ 80 X 12 = R$ 960. Além disso, a empresa precisa fazer uma provisão de 4% sobre o valor para pagar a multa contratual em caso de demissão do trabalhador sem justa causa.
Sabemos também que todo trabalhador tem direito a uma remuneração mensal de férias depois de 12 meses trabalhados. Além disso, há o adicional de ⅓ do seu valor. Então, se considerarmos o mesmo colaborador que ganha R$1.000 mensais, quando ele tirar 30 dias de férias, o gasto da empresa será de R$1.333,33.
O 13º salário também é um direito do trabalhador — e isso não é novidade, certo? Então, é preciso levá-lo em consideração ao fazer o cálculo do custo de funcionário.
Um dos gastos mais esquecidos é o que envolve a folha de pagamento. Para você entendê-lo, basta conhecer a seguinte fórmula de cálculo: (FGTS anual + Férias + 13º salário) / 12.
Utilizando o mesmo exemplo dos tópicos anteriores, temos que o custo da folha de pagamento será de (R$960 + R$1.333,33 + R$1.000) / 12 = R$ 274,45.
Além dos gastos fixos que listamos, a empresa poderá oferecer alguns benefícios. Os mais comuns são: vale-transporte e vale-refeição.
Supondo que o valor do transporte público seja de R$ 3,00, será preciso conceder R$ 6,00 por dia trabalhado. Levando em consideração uma média de 22 dias no mês, temos um total de R$ 132. Da mesma maneira, um vale-refeição de R$ 15 por dia pode ser calculado da seguinte maneira: R$ 15 X 22 = R$ 330.
É importante lembrar que ainda existem algumas deduções na folha de pagamento. As mais comuns são aquelas referentes à contribuição do INSS, ao vale-transporte e ao vale-refeição.
Para o vale-transporte, é descontado no máximo 6% do salário — da mesma forma que o vale-refeição, em que o funcionário assume 20% sobre o valor mensal pago. Já o INSS pode variar: nas empresas que trabalham com o Simples Nacional, a quantia é de 9% do salário, enquanto as que adotam o Lucro Real e o Lucro Presumido arcam com 20%.
Logo, no mesmo exemplo, poderiam ser deduzidos dos funcionários R$ 7,92 de vale-transporte e R$ 66,00 de vale-refeição.
Conforme a lei, companhias tributadas pelo Simples Nacional não são obrigadas a responder pelos encargos referentes a: salário educação, INSS patronal, seguro acidente do trabalho (SAT) e contribuições assistenciais (SENAI, SESI, SEBRAE ou Incra). Aquelas enquadradas em Lucro Real e Lucro Presumido assumem os seguintes percentuais:
contribuições assistenciais: 3,3%.
Então, basta calcular cada item mensalmente e subtrair as deduções para obter o custo mensal do funcionário. Simples? Ainda não. Existem alguns valores extras e indiretos que também podem ser provisionados.
É preciso considerar, ainda, custos diretos com:
possibilidade de afastamento por licença-maternidade ou licença-paternidade;
auxílio doença ou acidente de trabalho — aproximadamente 1%, acrescido de 3,5% de encargos.
Os custos indiretos abrangem o período de início do contrato, em que o funcionário não tem proficiência para exercer o cargo com a mesma agilidade de outro com mais tempo de casa. Portanto, ele pode ser classificado como mão de obra onerosa.
Isso afeta inclusive a produtividade de outros membros da equipe, que precisam trabalhar mais no período para suprir essa falta de proficiência momentânea dos colegas recém-contratados. Assim, a empresa deve estar preparada para lidar com imprevistos e contar com essas despesas preventivamente, a fim de que não seja pega de surpresa por adversidades.
Por que é importante calcular o custo de funcionário?
A empresa precisa provisionar esses gastos para se organizar financeiramente. Assim, é possível simular quanto é preciso vender ou receber para arcar com a folha de pagamento e guardar o percentual mensal que não é pago ao trabalhador ou depositado na conta da Caixa Econômica Federal a título de FGTS.
Dessa forma, os valores que precisam ser pagos com a rescisão contratual ou anualmente (13º salário, férias + 1/3 de férias) podem ser arcados sem interferir e onerar o fluxo de caixa do negócio.
Além disso, a organização fica resguardada judicialmente, já que paga todos os valores e encargos corretamente. Passivos trabalhistas podem arruinar a confiabilidade e a fluidez financeira de um empreendimento.
Outra vantagem de uma empresa que assume corretamente o custo de um funcionário é a manutenção da qualidade do seu quadro laboral. Colaboradores que trabalham satisfeitos ficam mais produtivos e permanecem por um período de tempo maior em seus respectivos cargos.
Isso aumenta as chances de que a equipe se torne cada vez mais qualificada. Uma companhia com baixa taxa de turnover também é capaz de manter uma rede de talentos que transfere a seus produtos ou serviços o valor dado aos colaboradores.
Como incluir esse valor no planejamento financeiro?
Um orçamento bem-feito facilita o acompanhamento e a comparação entre o que é realizado e aquilo que foi planejado. É preciso calcular a folha de pagamento mensal e adicioná-la ao fluxo de caixa, assim como separar, prioritariamente em uma conta à parte da usada pela empresa, valores que devem ser pagos em caso de rescisão.
É muito importante medir a produtividade do trabalho para compará-la com o custo de funcionário e entender se ele está rendendo o que é esperado. Isso pode ser feito por meio de avaliações e análises de indicadores, contando inclusive com a ajuda da tecnologia.
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