O planeamento de um orçamento de recursos humanos começa a ser pensado no terceiro trimestre do ano. Além de ser crucial para a saúde financeira de uma empresa, é um documento que servirá de guia para a decisão de investir ou não investir em determinados projetos de RH.
Afinal, um Orçamento de Recursos Humanos é um documento estratégico que todas as empresas e equipas de RH deveriam focar-se. Por isso, neste artigo queremos explicar-lhe o que é um orçamento de Recursos Humanos, qual o passo a passo para fazer um e damos-lhe dicas que apoiem a gestão na estruturação deste ficheiro.
Além disso, preparámos uma checklist em Excel, que servirá de guia para construir o orçamento de recursos humanos do seu departamento ou equipa.
Orçamento de Recursos Humanos: o que é?
O que é que um Orçamento de Recursos Humanos inclui?
Checklist com Passo a Passo para criação de um Orçamento de Recursos Humanos
Porque é importante ter um Orçamento de Recursos Humanos?
Como criar um Orçamento de Recursos Humanos?
1. Definição de um objetivo de negócio
2. Despesas anteriores e atuais da equipa
3. Orçamento do ano anterior: o que foi planeado e o que foi realizado?
4. Planeamento de despesas e investimentos
5. Preparação do orçamento com base em dados
6. Planeamento dos melhores e piores cenários
Software de RH para a construção de um Orçamento de Recursos Humanos
Mais do que planear custos, um orçamento de RH é um documento essencial que sustenta o crescimento das equipas e das empresas. Assim, um orçamento para a área de recursos humanos é fundaemtnal para planear os gastos, despesas e investimentos do ano segunte.
O objetivo de um orçamento de recursos humanos não é deixar a equipa responsável pelo RH da empresa sem saber o que pode contar no ano seguinte. Com a definição de um orçamento, as equipas conseguirão perceberem qual o caminho a tomar no ano seguinte.
Se terão de cortar ou alocar fundos a outras áreas, ou se podem investir em novas ferramentas, contratações ou oferecer novos benefícios.
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Quando chega o momento de traçarmos um orçamento de RH, é importante que nada fique esquecido ou que não menosprezemos alguns itens fundamentais num orçamento.
Mesmo numa pequena empresa, não se podem subestimar os custos relacionados com, por exemplo, recrutamento, seleção, contratação, formação. E tantas outras medidas que proporcionam uma ótima employee experience.
Além disso, depois de dois anos muito turbulentos para as empresas, com um imprevisto a impactar extremamente os negócios, torna-se ainda mais necessário que as empresas estejam bem preparadas financeiramente.
Vejamos agora os componentes que devem integrar um orçamento de RH:
1) Recrutamento & Talent Acquisition
Planear novas contratações, que vão desde o anúncio da vaga ao onboarding de um candidato.
2) Formação e desenvolvimento
Formação de novos candidatos, oferecer cursos e certificações a colaboradores, até à implementação de learning systems.
3) Upskilling do RH
A quipa de RH não se pode esquecer da própria equipa de RH. Pelo que se quiserem ter um real impacto na organização, precisam de se certificar que todas as pessoas da sua equipa têm as ferramentas ou softwares de RH adequados para trabalhar.
Além de terem acesso a cursos ou certificações de RH.
4) Compensações e benefícios
Tais como: seguro de saúde, seguro de vida, plano de reforma, horas extra, bónus de performance, planos de desconto em restaurantes, ginásios, e tanto mais!
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5) Gestão de talento e relação com os colaboradores
Um plano de benefícios é apenas o início. Além disso, as empresas deverão contabilizar no seu orçamento de RH ações para de incentivo e reconhecimento através, por exemplo, de atividades de team building ou coaching.
6) Diversidade, inclusão e equidade
Nunca foi tão importante as empresas começarem a ser mais inclusivas. Por isso, é importante que comece a implementar medidas nesse sentido, como programas de liderança no feminino, aumentar a contratação baseada na diversidade.
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7) Segurança e bem-estar dos colaboradores
Oferecer um local e trabalho seguro e focado no bem-estar dos colaboradores é uma obrigação legal que as empresas têm de cumprir Para isso, é importante que o orçamento de RH tenha ações que prevejam custos relacionados com auditorias, por exemplo.
8) Tecnologia de RH
Sabemos que investir em novos softwares de gestão de recursos humanos pode causar angústia. Especialmente em ambientes empresariais com pessoas avessas à mudança. Afinal, o conservadorismo de algumas empresas portuguesas impedem-nas de avançar para a digitalização.
No momento de desenhar e planear o seu orçamento de recursos humanos para o próximo ano, pense na melhoria dos processos, na sua eficiência e produtividade dos colaboradores. E prioritize investimentos necessários!
9) Gestão de RH
Por último, mas não menos importante, lembre-se de contabilizar no seu orçamento de RH os custos relacionados com a gestão de um departamento de RH.
Seja para uma pequena, média ou grande equipa ou empresa, é importante que todas as pessoas se sintam apoiadas e reconhecidas pelos seus empregadores.
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Planear com precisão um orçamento de recursos humanos requer uma compreensão completa de todos os custos e acesso a múltiplos dados. Para isso, é essencial que nos certifiquemos que dedicamos tempo suficiente ao planeamento do orçamento de recursos humanos.
👇 Descarregue a nossa Checklist para Criar um Orçamento de RH. Nela encontrará todos os passos e detalhes a não esquecer antes de começar a desenhar o orçamento para o ano seguinte 👇
Como já percebemos, um orçamento de RH é um documento fundamental para qualquer empresa. O planeamento do orçamento é a base de uma gestão competente, visível sobretudo nos seus momento de maiores dificuldades.
Além disso, este documento deve ter em conta todas as questões relativas à legislação laboral para que, assim, consiga tornar o negócio mais competitivo. Isto só é possível com a otimização da produtividade, a melhoria nos processos e, quando possível, a redução de custos.
No que concerne à gestão de custos, esta tende a ser uma tarefa mais difícil e temida. Todavia muito necessária. A redução de custos pode ter que ver com a redução do número de pessoas, o desinvestimento no trabalho com alguns fornecedores. Ou até de algumas plataformas que não estão a trazer o retorno esperado.
No fundo, esta tarefa irá ajudar a perceber se os Recursos Humanos tem vindo a utilizar os recursos financeiros alocados ao departamento da melhor forma possível.
Esta não é uma tarefa fácil, uma vez que existem muitos custos fixos e variáveis num orçamento de recursos humanos. Podemos referir, por exemplo, as horas extra, comissões, benefícios, ou até promoções dentro das equipas.
Assim, para criar este Orçamento de RH, preparámos um passo a passo com todas as etapas e tarefas que tem de fazer.
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Ainda antes de perceber todas as etapas por que tem de passar, deverá ter em conta que a equipa de recursos humanos não trabalhará sozinha neste orçamento. Este tipo de documento deverá ser feito com o apoio das restantes equipas, departamentos ou administração da sua empresa.
A equipa de gestão da empresa serão fundamentais aqui, bem como a equipa financeira. E, claro, todas as restantes áreas da empresa onde estejam alocadas pessoas.
Vejamos, então, as 8 etapas:
A primeira etapa é crucial e ditará o rumo do seu orçamento. Neste momento deverá reunir a sua equipa de recursos humanos e a administração, para perceberem qual será o rumo da empresa no ano seguinte.
Recolher informações sobre a estratégia macro da organização, permitirá perceber onde terá espaço para investir ou reduzir custos. Os RH acompanham o crescimento de uma empresa, pelo que ter pleno conhecimento do que estará nos planos dos gestores é mais do que necessário.
Por exemplo, se o objetivo de negócio for triplicar a carteira de clientes no ano seguinte, haverá necessariamente novas contratações, e estas têm de ser contabilizadas neste orçamento.
O objetivo de RH, aqui, será aumentar o número de colaboradores em x% para fazer face ao crescimento previsto do negócio.
Com a definição de cada objetivo, tem de se pensar em todos os custos associados, bem como em todas as áreas onde se irá repercurtir determinado objetivo.
No exemplo dado anteriormente, este objetivo terá repercussões não só nas novas contratações, mas também em como se podem tornar estes processos de recrutamento e seleção ou onboarding mais eficientes. Ou até em novos benefícios que mantenham os colaboradores motivados e mais produtivos.
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Depois de ter o seu objetivo bem definido, é momento de perceber o que já foi feito. Onde foi alocado mais investimento financeiro ou onde está atualmente a alocar mais dinheiro. Enfim, preencher uma lista com todas as despesas, gastos e investimentos anteriores e atuais da sua equipa de recursos humanos.
Para isso, não se esqueça de identificar os gastos referentes, como por exemplo:
Fornecedores de serviços vários
Quando está a investigar onde foram feitos investimentos e quais as desapesas do ano, é necessário olhar o orçamento do ano anterior. E perceber o que foi planeado e que foi realizado. Bem como o que foi planeado e que não foi realizado. E, claro, o que não foi planeado, e que apareceu como necessidade e foi feito.
A partir desta análise, irá entender melhor o que precisa de planear para o ano seguinte e considerar imprevistos. E quais as áreas onde houve mais imprevistos.
O orçamento do ano anterior, ou de mais anos, será um ótimo modelo para começar a construir o seu próximo orçamento.
Percorrendo as etapas anteriores, consegue-se perceber qual será o panorama para a área de recursos humanos da empresa. Chega, então, o momento de planear todas as despesas e investimentos no próximo ano.
Nomeadamente, as novas contratações, a aquisição de um novo programa ou software de gestão, formações, promoções internas, entre tantas outros aspetos!
Novamente, é preciso considerar o objetivo de recursos humanos e quais as ações que este departamento enfrentará durante o ano.
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Como já mencionámos, analisar o nosso orçamento de RH do ano anterior poderá ser uma ótima base para perceber o que aconteceu, e como melhor poderá prever o ano seguinte.
Para isso, não se esqueça de reunir sempre dados que comprovem as decisões e passos que terá de dar para alcançar determinado objetivo.
Usar os dados mais recentes para tomar decisões, é meio caminho andado para eliminar as suposições.
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Se há algo que os anos de 2020 e 2021 nos ensinaram foi que todas as empresas precisam de estar preparadas para enfrentar situações difíceis e prever o inesperado.
Para isso, é necessário perceber quais foram os imprevistos do ano anterior, para poder antecipar uma parcela de orçamento para estes acontecimentos. Assim, é recomendado que tenha um plano que preveja o melhor e o pior cenário para a empresa.
Por exemplo: a rotatividade de pessoal da sua empresa no ano passado foi de 5%. No entanto, e se esta taxa aumentar e se fixar nos 15% no ano seguinte? Os gastos com o recrutamento serão maiores, uma vez que precisará de contratar novas pessoas.
Todas as empresas têm vários projetos "na gaveta" durante muito tempo, mas que por falta de orçamento nunca saem do papel. No entanto, é preciso manter as expectativas realistas. Isto é, saber onde investir e saber onde não investir, tendo em conta as prioridades e necessidades da sua empresa.
Por exemplo, procura melhorar os processos internos da equipa, nomeadamente, com a aquisição de um software de gestão de processos de recursos humanos? Este investimento permite a digitalização de um empresa e reduzir tempo em burocracias e tarefas rotineiras.
Se esse for um dos objetivos, deverá colocá-lo no orçamento de recursos humanos.
Lembre-se de colocar e avaliar o retorno de investimento esperado, para no ano seguinte conseguir perceber e analisar os resultados de cada investimento realizado.
Para isso, não gaste demasiado, mas também não reduza custos em outras áreas críticas. Prepare, sim, um orçamento claro, utilizando números e previsões prováveis de acontecerem.
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Por fim, a última etapa da construção de um orçamento de recursos humanos, antes da sua implementação, é revê-lo e aprová-lo junto do corpo de gestão e administrativo. Prepare esta apresentação com base nos objetivos estratégicos da empresa e nas metas corporativas.
Software de RH para construir um Orçamento de Recursos Humanos
A criação de um Orçamento de RH é tradicionalmente um processo demorado, caracterizado pela sua exigência de análise, de previsão, de definição de metas e objetivos, e tanto mais. Por isso, recolher informações e dados é uma tarefa imperativa para suportar cada análise e investimento.
Além disso, a recolha e análise de dados não deverá ser feita apenas no momento quando precisamos dos dados. Mas, sim, uma tarefa que deverá ser feita ao longo do tempo. A consulta e gestão regular de dados é fundamental, pois suportam a tomada das melhores decisões.
Para isso, trabalhar com um software de recursos humanos é fundamental. Além de grande parte destas plataformas darem acesso a relatórios personalizados e adequados às informações que precisa para criar um orçamento de RH, são uma ótima solução para gerir o seu dia a dia. As suas tarefas enquanto profissional de RH, e dar também autonomia aos seus colaboradores.
Um destes softwares de RH é a Factorial. Com a sua funcionalidade de Gestão de Despesas, é possível aceder a todas as informações de gastos que os seus colaboradores têm na empresa. Desta forma, reduz a papelada e centraliza e digitaliza todas as informações.
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