Se não sabe porque pergunta? | Randstad Portugal
Aproprio-me no título de uma expressão que não é minha. É de um programa antigo de rádio com o pedopsiquiatra João dos Santos e do professor João Souza Monteiro e que mais tarde deu origem a um livro com o mesmo nome. A expressão reforça a importância de questionarmos a informação que obtemos previamente.
Vivemos numa era de dashboards, business intelligence, data driven decisions, etc., mas para que serve tudo isso se não nos questionamos? Os diferentes fragmentos de informação só fazem sentido se unidos, questionados e refletidos por forma a criar conhecimento. Com a automatização de processos e a transformação digital crescente, o "penso, logo existo", de Descartes, faz mais sentido que nunca. O melhor profissional já não é aquele que tem mais informação mas o que melhor potencia a informação que tem. Perguntar não é sinal de fraqueza e o questionar não é perda de tempo. Trata-se sim de construir uma simbiose necessária entre o tech e o touch.
Recordo-me sempre de um episódio de um trabalhador de uma fábrica que era apontado como um exemplo de produtividade. A função consistia na separação de parafusos, proveniente de scrap, por dimensão e diâmetro dos mesmos. O trabalhador fazia esta função há vários anos e conseguiu níveis de produtividade que eram um exemplo para a função. Certo dia uma nova pessoa foi contratada e, na sequência do processo de acolhimento, que incluía uma visita aos vários departamentos da fábrica, questionou o que acontecia aos parafusos que eram segregados. Ao que o trabalhador respondeu que não sabia. Todos os dias, ao final do turno, depositava as caixas com os parafusos numa das prateleiras do armazém que semanalmente eram movimentadas para outra localização, mas que ele não sabia para onde. Após alguma insistência verificou-se que as referidas caixas iam para o lixo uma vez que os parafusos não cumpriam os parâmetros de segurança após a primeira utilização. Esta função tinha nascido para um determinado projeto que já tinha caducado há mais de três anos.
Mais do que a análise da situação caricata, importa realçar a importância do questionar. Neste exemplo em concreto, como na maioria das situações, esta análise assume especial relevância de quem vem de "fora". O novo trabalhador não só fez uma pergunta que poderia ser considerada despropositada e desinteressante, como ainda insistiu em saber a resposta a essa mesma pergunta questionando outras pessoas. O output, no entanto, foi surpreendente e com elevado impacto financeiro e na motivação da pessoa que o desempenhava.
Importa pois ultrapassar o paradigma dos dados e da informação e abrir portas ao paradigma do conhecimento. Esse conceito tão lato que é o tempero da intuição adquirido pela experiência. Só assim conseguiremos tornar-nos mais competitivos e acrescentar valor a tudo o que fazemos. O output que daí advém contrasta com o input necessário. Não se trata de fazer mais perguntas, mas sim fazer as perguntas corretas. No exemplo acima, até poderemos ter o número de parafusos que eram conferidos por dia, com produtividades médias e desvio de indicadores, tudo num dashboard que funciona em real time. Se não fizermos as perguntas certas e não concluirmos que sempre que há alterações de projetos teremos de fazer um check à adequação das funções antigas, nunca vamos conseguir seguir em frente e adicionar conhecimento.
Trata-se, assim, de voltar à idade dos porquês e ser criativo nas soluções. A metodologia dos 5 porquês, criada por Sakichi Toyoda da Toyota e utilizada no lean six sigma é uma ferramenta com um poderoso alcance e de simples utilização. Qualquer pessoa a pode usar para saber a causa raiz dos problemas.
Esta alteração de mindset deverá ocorrer de forma agile e não waterfall. Trata-se de ir questionando e não colocar tudo em causa. Num mundo VUCA pede-se constantes adaptações e não grandes mudanças. Adicionalmente, a triagem de informação e dados que é relevante assume uma grande importância no overload de informação que vivemos hoje. É fácil perdermo-nos nesta imensidão de informação e esquecermo-nos daquilo que é essencial para o 1@output pretendido.
Agora, no regresso de férias, vamos lá perguntar cinco vezes para onde vão os parafusos para construirmos um manual de conhecimento.