Tanto para automatização (BPMS) como para robotização (RPA), a participação dos atores do processo é crucial para a definição dos elementos necessários para a criar a nova solução.
Ao buscar automatizar com BPMS, os atores, os dados e sistemas envolvidos terão suas atividades mapeadas para melhor definir as integrações entre os sistemas e ajustes necessários nas transações e interfaces de comunicação entre elas.
No caso de robotizar com RPA, os atores, suas ações, os sistemas e dados envolvidos servirão como orientação lógica para a criação dos scripts necessários para o robô executar os trabalhos utilizando/mantendo as interfaces de uso atual.
Quando automatizamos ou robotizamos tarefas de processos, precisamos nos preocupar em definir indicadores, métricas e meios de monitorar constantemente os trabalhos, seus resultados, as falhas e os tratamentos de exceção.
Ao automatizar/robotizar, reduzimos os erros relacionados ao trabalho com intervenção humana, porém, precisamos tratar das possibilidades de falha tecnológica: sistemas inoperantes, perda de acesso a rede, dados inconsistentes e outros mais.
Existem diversas formas e ferramentas para monitorar em tempo real a execução e o resultado dos trabalhos automatizados.