Outro ponto relevante na gestão de empresas é a necessidade de estabelecer mecanismos de controle que evitam desperdícios, desvios e os mais diversos gargalos operacionais. No entanto, esse monitoramento não pode ser feito de modo a criar uma burocracia exagerada.
Além de prejudicar a produtividade, a agilidade e, muitas vezes, o fechamento de novos negócios, ela não é garantia de um bom controle, uma vez que o processo de monitoramento fica mais complexo e, portanto, difícil de operar.
Um bom controle financeiro depende diretamente de alguns aspectos puramente matemáticos. Sem identificar o exato comportamento dos custos, separando-os em centros de custo organizados em relatórios de fácil compreensão e detalhamento ideal, é praticamente impossível tomar decisões acertadas com relação a cortes e investimentos.
Por mais que seu contador possa ajudar a levantar essas informações, elas não costumam ser disponibilizadas imediatamente. Isso gera necessidade de um gerenciamento financeiro disponível em tempo real. Só assim você pode responder e agir com mais rapidez, evitando períodos mais longos de desperdícios recorrentes.
Atualmente, a automação está entre as formas mais garantidas e ágeis para diminuição de custos. Primeiro, pela melhora da produtividade imediatamente após sua implantação. Além disso, ela também facilita com que a empresa se estruture para crescer, pois uma tarefa automatizada pode ser aplicada um número infinito de vezes.
Enquanto isso, uma ação manual vai exigir o recrutamento, a contratação, o treinamento e a adaptação de novos colaboradores. Um período longo e que pode precisar ser repetido, se essa adaptação não ocorrer do modo desejado.
Ainda, processos manuais geram mais erros, o que, por sua vez, aumenta o retrabalho. Repetir uma tarefa várias vezes é um desperdício que pode passar despercebido, mas que tem impacto direto na produtividade e no aumento de custos.
ROI é a sigla para o nome original em inglês — Return on Investment, que podemos traduzir para retorno sobre investimento. Para entender a importância desse modelo, considere que investir R$ 1 é um prejuízo, se isso não trouxer algum retorno. Por outro lado, um investimento milionário contribui para diminuir despesas, se gerar um lucro algumas vezes maior do que o valor aplicado.
Em outras palavras, podemos dizer que a falta de investimentos também é um fator gerador de prejuízos. É verdade que os investimentos não dependem exclusivamente de decisão, uma vez que podem faltar os recursos necessários. Contudo, é preciso refletir sobre a eficiência na análise deles feitos pela empresa.
Algumas boas apostas oferecem retornos exponenciais, que podem ser comprovados por meio de um bom método de análise de retorno de investimento, eliminando a necessidade de tomada de decisão com base na intuição ou em análises menos aprofundadas, que não consideram, por exemplo, custos indiretos.
O investimento em um Sistema de CRM, por exemplo, que não permita o compartilhamento de informações em tempo real, não ofereça integrações ou dificulte a criação de funcionalidades específicas, personalizadas para o seu negócio, pode trazer custos indiretos originados pela falta desses recursos, que são alguns exemplos das funções que contribuem para o retorno do investimento.
Para concluir, precisamos registrar que diminuir as despesas operacionais costuma exigir medidas bastante específicas, de acordo com uma análise situacional prévia que possibilite definir o melhor caminho e as prioridades de cada caso.
Que tal fazer uma análise do seu negócio com base nessa abordagem positiva, mais focado em crescimento do quem em cortes? Entre em contato e conte com a ajuda da nossa equipe nessa avaliação.

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