Apresentações em Prezi ou em Powerpoint – O que escolher?
Antes de entrar na guerra entre o Prezi e o PowerPoint, e antes de escolher qual irá usar na sua próxima apresentação, vamos explicar-lhe melhor os números em torno dos dois softwares de apresentação mais populares do mundo. Depois passaremos a analisar as vantagens e desvantagens de cada um deles para que o possamos ajudar a tomar uma decisão consciente.
O PowerPoint, não precisa de muitas apresentações, mas é relevante saber que é um programa que foi criado em 1990 pela Microsoft e que serve para a criação, edição e exibição de apresentações gráficas. Não conseguimos encontrar números exactos sobre quantas pessoas usam o PowerPoint hoje em dia, mas sabemos que este software está instalado em mais de mil milhões de computadores em todo o mundo e a BBC diz-nos que devem ser criadas a cada dia mais de 30 milhões de apresentações em PowerPoint. Estes são números impressionantes.
Do outro lado temos o, também famoso, Prezi, que segundo podemos comprovar na wikipédia, é um software desenvolvido em HTML5, que funciona na nuvem e que serve para criar apresentações não lineares.
Passemos agora a analisar em maior detalhe as vantagens de desvantagens de cada um destes programas.
Vantagens do PowerPoint
Fácil de Usar – Na escola somos ensinados a trabalhar com ferramentas do Microsoft Office e o PowerPoint é uma delas. É-nos familiar e, por isso, fácil de usar desde início.
Muito customizável – O PowerPoint tem uma imensidão de tipos de fonte, cores, formatos, tipos de fundo, tipos de animações, de passagem de slides, que um pode escolher quando usa este programa.
Links e incorporações – Permite inserir links para páginas na internet ou para diferentes partes da própria apresentação. E permite também incorporar diretamente vídeos que tenhamos guardados no nosso computador ou na nuvem.
Tabelas e gráficos – Tem uma grande variedade de tabelas e gráficos e permite fazer a ligação direta dados que tenhamos no Excel facilitando a atualização automática de números.
Animações – permite fazer animações muito complexas que se podem assemelhar a animações em vídeo, sem necessitar de criar efetivamente um vídeo.
Publicação Online – Permite a publicação online em vários formatos e em várias plataformas, como, por exemplo o Slideshare, ajudando assim na partilha da informação.
Desvantagens do PowerPoint
Apresentações muito semelhantes – Devido ao uso recorrente dos layouts pré-definidos acabamos muitas vezes por ver apresentações quase sempre iguais, onde se investe muito pouco na preparação de cada slide.
Ficheiro muito pesado – Se criarmos uma apresentação com muitos slides, e especialmente se inserirmos vídeo, áudio e imagens de qualidade, o resultado final é um ficheiro muito pesado.
Sem formação específica é difícil utilizar o seu potencial – O PowerPoint é uma ferramenta muito poderosa, que permite animações e efeitos muito interessantes e apelativos, mas uma pessoa sem formação específica em PowerPoint normalmente não conhece e não consegue fazê-las sozinha, acabando por utilizar apenas os efeitos mais básicos, o que empobrece muitas as apresentações.
Software pago – Sim, normalmente tendemos a ignorar este facto, mas para utilizarmos o PowerPoint em algum momento tivemos de pagar pela utilização do Windows Office.
Apresentação fluídas – Qualquer pessoa, mesmo sem grandes conhecimentos da plataforma em si, consegue de uma forma simples construir uma apresentação com animações dinâmicas. Isto porque as animações e sequencias estão já predefinidas.
Fácil de partilhar – O apresentador pode partilhar apresentações online com até 10 pessoas à sua escolha, tornando o trabalho em equipa ou a partilha de informação muito mais fáceis.
Opção gratuita – O Prezi permite a qualquer pessoa fazer uma apresentação sem ter de comprar nenhuma licença de software.
Opção gratuita implica partilha – Claro que nem tudo são rosas, para que possa utilizar o software de forma gratuita terá de permitir que a sua apresentação fique disponível no website da Prezi. (Mas se pagar, pode sempre conseguir manter a sua apresentação privada.)
Difícil de actualizar – O Prezi não é facilmente editável. Ou seja, quando faz uma primeira versão da apresentação e depois tem necessariamente de alterar textos, gráficos, números… estas pequenas alterações no Prezi podem tornar-se um pesadelo.
Opções limitadas – Ao contrário do PowerPoint que dispõe de um enorme painel de opções de backgrounds, formas, imagens… o Prezi dispõe de um número reduzido de tipos de background que se podem utilizar e cada um deles já tem assignadas cores e tipos de letra.
Tonturas – Quando os apresentadores usam de forma exagerada a função de zoom, a audiência pode ficar mais confusa que esclarecida e chegar mesmo a sentir náuseas ou tonturas.
Não otimizados para impressão – Ao contrário do PowerPoint, os "slides" do Prezi não se imprimem facilmente.
Obrigatório estar online – Se quer trabalhar na sua apresentação no avião ou no comboio sem internet, isso não será possível (a menos que tenha o download do software com a versão paga).
Bem, para sermos totalmente sinceros, não há uma resposta certa. Tudo depende.
O Prezi é o software indicado para alguém quem quer fazer uma apresentação mais dinâmica, sem muito conteúdo e que não quer investir muito tempo em criar um bom PowerPoint. Isto porque no Prezi é muito mais fácil conseguir uma apresentação dinâmica e fluída sem uma ajuda profissional.
Contudo, no mundo corporativo o mais indicado é trabalhar em PowerPoint e com a ajuda de uma agência de design de apresentações, caso a pessoa não esteja totalmente à vontade com o software. Recomendamos o PowerPoint, primeiro, porque o potencial desta ferramenta é muito superior ao do Prezi, a nível de animações, transições e inclusão de outros elementos. Segundo, porque o PowerPoint permite uma edição em qualquer momento e por parte do apresentador de forma rápida e simples. Terceiro, porque poderá facilmente imprimir a apresentação para treinar ou para partilhar com a audiência.
No final, poderemos criar e apresentar uma excelente apresentação tanto num software como no outro. Mas é importante referir que não é o software que faz uma boa ou má apresentação, mas sim a estrutura, a história e o apresentador.