Gestão documental na gestão de pessoas – Revista Líder
Gestão documental na gestão de pessoas
Set 17, 2019 by Ricardo Vieira em Opiniões
Costumo dizer que existem dois temas especialmente sensíveis nas empresas, sejam em circuitos informais ou formais: o primeiro, é que não se deve brincar com política, o segundo são as questões relativas às pessoas. Neste artigo, vamos focar-nos nas pessoas, porque são o ativo que potencia a diferenciação positiva nas organizações. Digo isto porque capital e tecnologia estarão, mais ou menos, disponíveis de idêntica forma para todos. Depois, temos ainda outros fatores que aconselham essa reserva de abordagem, os direitos e deveres laborais, o RGPD, o uso das ferramentas digitais e toda a legislação laboral e fiscal que muda a cada orçamento de Estado.
Nenhuma empresa pode correr o risco de tratar mal um colaborador, seja por ineficiência, desconhecimento ou negligência. Portanto, os desafios enfrentados pelos gestores de pessoas são enormes. Atualmente, as empresas exigem e precisam muito mais dos seus gestores de pessoas e das suas equipas. Precisam de verdadeiros parceiros que forneçam, entre outros, informação de gestão, com qualidade e em tempo útil, isto é, ajudem verdadeiramente no planeamento da contratação, desenvolvimento de carreiras e retenção dos melhores ativos.
Um bom departamento de gestão de pessoas é um dos pilares para o sucesso das organizações, senão vejam quanto custa um mau recrutamento e substituição da pessoa. Quanto custa um funcionário desmotivado com a sua avaliação, pois não teve um feedback que ele aceitasse, isto é, assertivo. Que imagem se passa a um colaborador que não tem uma resposta a uma dúvida, em tempo útil e com qualidade? Mais grave, qual o valor de uma coima por não ter o processo individual do colaborador up to date? Quantas empresas têm, ainda hoje, departamentos de gestão de pessoas que funcionam por reação em vez de contribuírem para o planeamento geral da empresa?
Entrando nas atividades do dia-a-dia dos gestores de pessoas, existem todas as questões relacionadas com o mundo do papel, que é ainda o rei em termos de prova e abunda nos dossiers dos colaboradores. É verdade que já foi mais, mas ainda é fundamental em caso de dúvida, prova, ou porque a lei assim o exige, como muito bem sabemos.
Mais uma vez, é preciso a utilização equilibrada entre tecnologia e obrigações formais. Assim, é importante relembrar que a gestão documental é muito mais do que digitalizar os documentos para dispor de uma maior amplitude de trabalho. A gestão documental consiste em controlar/rastrear totalmente a documentação da sua empresa de uma forma intuitiva e segura. Abrange ferramentas de digitalização, classificação inteligente, indexação, visualização, distribuição segura e controlada, e eliminação no final de vida dos documentos. É um processo complexo para o qual a existência de um software apropriado é fundamental.
É também a mudança deste paradigma que coloca as empresas em alerta para uma das mais importantes buzz words da atualidade, a transformação digital.
A transformação digital é a mudança dos processos de suporte e de negócio da organização, utilizando, para o efeito, tecnologia para melhorar o desempenho, aumentar o alcance e garantir resultados melhores. É uma mudança estrutural nas organizações, por vezes disruptiva, onde as TI desempenham um papel fundamental.
Este tema é agora ainda mais importante, não apenas pelas questões supra, mas porque a 25 maio de 2018 entrou em vigor o Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (RGPD), Regulamento (UE) n.º 2016/679 relativo à proteção das pessoas singulares no que diz respeito ao tratamento de dados pessoais e à livre circulação desses dados.
Atualmente, tornou-se claro que as empresas com maior probabilidade de sobrevivência são as que melhor e mais rapidamente se adaptam às mudanças e este é o século de todos os desafios para os gestores, eis mais um. É preciso reinventar a forma como as empresas gerem os processos de suporte dos seus colaboradores, e para isso é urgente colocarem as suas empresas na era digital, não se tratando de uma opção, mas sim de uma obrigação.
Lembre-se que não é preciso sair a correr à frente, o importante é saber a direção para onde correr!