O ARBITRARE – Centro de Arbitragem para a Propriedade Industrial, Nomes de Domínio, Firmas e Denominações (doravante "ARBITRARE") assegura a privacidade, a segurança e os direitos dos titulares dos dados pessoais, em conformidade com o disposto no Regulamento (UE) 2016/679 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 27 de abril de 2016, relativo à proteção das pessoas singulares no que diz respeito ao tratamento de dados pessoais e à livre circulação desses dados (RGPD).
A presente Política de Privacidade tem como objetivo prestar as devidas informações quanto ao tratamento que o ARBITRARE faz dos dados pessoais, bem como dos direitos de que gozam os titulares desses dados.
O tratamento de dados pessoais consiste numa operação ou conjunto de operações efetuadas sobre dados pessoais ou conjuntos de dados pessoais, através de meios automatizados, ou não, designadamente a recolha, o registo, a organização, a estruturação, a conservação, a adaptação, a recuperação, a consulta, a utilização, a divulgação, a difusão, a comparação, a interconexão, a limitação, o apagamento ou a destruição.
O ARBITRARE pode tratar as seguintes categorias de dados pessoais:
Dados de identificação, como por exemplo, nome, nacionalidade, morada, contactos, dados do cartão de cidadão, passaporte e número de contribuinte;
Dados profissionais, como por exemplo, cargo, função, descrição da função, empresa, morada do escritório;
Dados de atividade profissional, como por exemplo, atividades de negócio, informações relativas a processos;
Dados de faturação e despesas, como por exemplo, honorários.
As referidas categorias de dados pessoais podem pertencer a diferentes categorias de titulares de dados, como:
Colaboradores de clientes que sejam empresas
Representantes ou mandatários das partes
Representantes dos Órgãos Sociais do ARBITRARE
Candidatos a exercer funções no ARBITRARE
Colaboradores de empresas que prestem serviços ao ARBITRARE
Os aludidos dados pessoais são recolhidos pelo ARBITRARE em diferentes situações, como por exemplo quando o titular dos mesmos:
Preenche algum formulário disponibilizado no website do ARBITRARE;
Se regista na Plataforma de Resolução de Litígios Online do ARBITRARE (doravante Plataforma RLO);
Submete um processo arbitral ou intervém no âmbito de um processo arbitral;
Envia um e-mail ou contacta telefonicamente o ARBITRARE a solicitar informações;
Submete uma candidatura para colaborar com o ARBITRARE, seja para desempenhar uma atividade profissional (jurista, árbitro, mediador etc…) ou realizar um estágio.
Podem, ainda, ser recolhidos dados pessoais no decurso de uma relação contratual ou orgânica estabelecida ou estabelecer entre o ARBITRARE e o titular desses dados.
4. FINALIDADE, FUNDAMENTO JURÍDICO E PRAZO DE CONSERVAÇÃO DOS DADOS PESSOAIS
Os dados pessoais podem ser recolhidos pelo ARBITRARE para as finalidades e respetivos fundamentos jurídicos a seguir indicados. O prazo de conservação dos dados pessoais, de acordo com a finalidade para a qual os mesmos foram recolhidos, é igualmente indicado infra.
a) Garantir a autenticação segura na Plataforma RLO enquanto utilizador autorizado, para a submissão e/ou acesso aos processos arbitrais
Dados pessoais solicitados: nome e e-mail.
O fundamento jurídico é a diligência pré-contratual a pedido do titular dos dados pessoais.
Os dados pessoais recolhidos e tratados para autenticação de um utilizador na Plataforma RLO são conservados até que o titular dos mesmos solicite a respetiva eliminação.
b) Tramitação de processo arbitral
Dados pessoais solicitados: nome, nacionalidade, morada, código postal, localidade, país, e-mail, NIF e idioma. São, ainda, solicitados alguns dados cujo fornecimento é opcional, nomeadamente telemóvel, telefone e IBAN.
O ARBITRARE trata os dados pessoais das partes, representantes ou mandatários para todos os fins necessários no âmbito da gestão dos processos de resolução de litígios, designadamente contactos via plataforma web, e-mail, e/ou telefone, notificações, esclarecimento de questões ou realização de inquéritos de satisfação e avaliação dos serviços prestados.
O fundamento jurídico é a execução do contrato de prestação de serviços de mediação e/ou arbitragem.
Os dados pessoais são conservados até que o titular dos mesmos solicite a respetiva eliminação, desde que seja assegurado o prazo de 5 (cinco) anos a contar do término do processo arbitral. Caso seja solicitada a referida eliminação dos dados, o ARBITRARE eliminará o processo arbitral da Plataforma RLO, assim como qualquer documento em suporte físico relativamente ao mesmo.
Se um utilizador preencher um formulário na Plataforma RLO mas não o submeter, o sistema apaga o rascunho 6 (seis) meses após a criação do mesmo.
c) Disponibilização da Lista de Árbitros e da Lista de Mediadores no sítio do ARBITRARE, para consulta, e na Plataforma RLO, para consulta e designação de árbitro e/ou mediador no âmbito de um processo arbitral
Nessas listas são disponibilizados os seguintes dados dos árbitros e mediadores: nome, fotografia, informação curricular e experiência profissional.
Os dados dos árbitros e mediadores serão conservados enquanto os mesmos se mantiverem integrados na Lista de Árbitros e na Lista de Mediadores do ARBITRARE.
Os dados pessoais dos árbitros e dos mediadores designados no âmbito de um processo arbitral que corra termos neste Centro de Arbitragem serão conservados até que o titular dos mesmos solicite a respetiva eliminação, desde que seja assegurado o prazo de 5 (cinco) anos a contar do término do processo arbitral.
Alguns dados, nomeadamente de colaboradores de empresas que prestem serviços ao ARBITRARE, de Representantes e colaboradores de Órgãos Sociais do ARBITRARE e de árbitros e mediadores, são tratados para fins de contacto com os mesmos.
Dados pessoais tratados: nome, contacto telefónico, e-mail, função e morada.
O fundamento jurídico do tratamento dos dados pessoais dos Representantes e Colaboradores dos Órgãos Sociais do ARBITRARE é o interesse legítimo, sendo esses dados conservados enquanto durar a relação orgânica com o ARBITRARE ou, findo a mesma, até ser solicitada a remoção pelo titular desses dados.
No caso dos árbitros, mediadores e colaboradores de empresas que prestem serviços ao ARBITRARE, o fundamento jurídico do tratamento dos respetivos dados pessoais é, para além do interesse legítimo, a execução do contrato de prestação de serviços. Os aludidos dados são conservados enquanto durar a relação contratual com o ARBITRARE ou, findo a mesma, até ser solicitada a remoção pelo titular desses dados.
e) Prestação de informações de caráter técnico e administrativo pelo Serviço de Informação
Dados pessoais solicitados: nome, telefone, e-mail, localidade e demais dados que tenham sido voluntariamente disponibilizados.
O fundamento jurídico do tratamento dos dados pessoais dos Requerentes de pedidos de informação é a execução do contrato de prestação de serviços, bem como o interesse legítimo do ARBITRARE em assegurar um acompanhamento das informações prestadas e, assim, garantir a qualidade do serviço prestado.
Os dados pessoais dos requerentes de pedidos de informação são conservados até ser solicitada a respetiva remoção.
Após a prestação da informação solicitada, o Serviço de Informação do ARBITRARE disponibiliza ao requerente do pedido de informação um link, enviado por e-mail, que permite o preenchimento online de um questionário de qualidade, cujos dados pessoais recolhidos – género, indicação de idade através da seleção de faixa etária e nível de instrução através da seleção de um dos níveis aí indicados (preenchimento facultativo) - são tratados de forma anónima pela Direção-Geral da Política de Justiça.
f) Recrutamento e seleção de candidaturas
Para fins de recrutamento e seleção de candidaturas para colaboradores do ARBITRARE ou de árbitros e mediadores a integrar as respetivas Listas deste Centro de Arbitragem, o fundamento jurídico do tratamento dos dados pessoais é a diligência pré-contratual a pedido do titular dos dados, bem como o interesse legítimo do ARBITRARE em analisar as candidaturas e respetivos curricula vitae.
Os dados pessoais são conservados até ser solicitada a respetiva remoção, ou pelo prazo em que se mantiver a relação profissional/contratual, nos demais casos.
g) Publicação de Notícias
Dados pessoais tratados: nome, fotografia e outros dados que se mostrem necessários.
Para fins de publicação de notícias relacionadas com a atividade do ARBITRARE, o fundamento jurídico é o consentimento do titular dos dados pessoais, sendo os mesmos conservados até ser solicitada a respetiva remoção.
h) Divulgação dos dados dos Representantes dos Órgãos Sociais do ARBITRARE
Dados pessoais tratados: nome.
O fundamento jurídico é o consentimento do titular dos dados pessoais.
Os dados pessoais dos Representantes dos Órgãos Sociais do ARBITRARE serão conservados, bem como divulgados no sítio do ARBITRARE, enquanto se mantiver a relação orgânica ou até ser solicitada a respetiva remoção.
i) Faturação e gestão contabilística
Dados pessoais tratados: nome, morada e número de identificação fiscal e outros dados que se mostrem necessários.
Os fundamentos jurídicos são a execução do contrato, o interesse legítimo e o cumprimento de obrigação legal.
Os dados pessoais são conservados pelo prazo de 10 (dez) anos.
j) Cumprimento de obrigações legais
Dados pessoais tratados: aqueles que se mostrem necessários para o cumprimento da obrigação.
Os dados pessoais são tratados exclusivamente pelo ARBITRARE e considerados estritamente confidenciais, pelo que não serão transmitidos, ou de qualquer modo disponibilizados a qualquer terceiro exceto nos casos em que tal se revele necessário à prestação dos serviços que tenham sido contratados ou ao cumprimento de obrigações legais a que o ARBITRARE esteja sujeito.
A transmissão de dados a terceiros é realizada de acordo com a legislação aplicável em matéria de proteção de dados e dentro dos limites das finalidades e fundamentos jurídicos definidos no âmbito desta Política.
O ARBITRARE pode partilhar os dados pessoais com as seguintes entidades:
Partes relevantes para os serviços prestados de resolução alternativa de litígios, como por exemplo, contrapartes, advogados, árbitros, mediadores, associação DNS.PT, Instituto Nacional da Propriedade Industrial, I.P., Instituto dos Registos e do Notariado, I.P., ou tribunais;
Autoridades públicas no âmbito do cumprimento de obrigações legais;
Fornecedores de serviços que prestem serviços ao ARBITRARE no âmbito das finalidades supra referidas, como, por exemplo, fornecedores de Tecnologias de Informação, serviços de comunicações, serviços de tradução e serviços de faturação.
Direito de acesso: O titular dos dados tem o direito de obter do ARBITRARE a confirmação de que os dados que lhe digam respeito são ou não objeto de tratamento e, se for o caso, de aceder aos seus dados pessoais e às informações previstas na lei.
Direito ao apagamento ("Direito a ser esquecido"): Em determinadas situações, o titular dos dados tem o direito de solicitar o apagamento dos seus dados pessoais. Este direito pode ser limitado em certas situações como, por exemplo, quando o tratamento dos dados for necessário ao cumprimento de obrigações legais a que o ARBITRARE esteja sujeito.
Direito à limitação do tratamento: Em certas situações, o titular dos dados pode solicitar ao ARBITRARE que limite o acesso a dados pessoais ou que suspenda as atividades de tratamento. Tal sucederá, por exemplo, nos casos em que conteste a exatidão dos seus dados pessoais, durante um período de tempo que permita ao ARBITRARE verificar a sua exatidão, ou nos casos em que tiver apresentado oposição ao tratamento, até que se verifique se os interesses legítimos do ARBITRARE ou de terceiro prevalecem sobre os seus.
Direito à portabilidade dos dados: Nos casos em que o tratamento dos dados se basear num contrato em que seja parte ou no seu consentimento, o titular dos dados pode solicitar ao ARBITRARE que lhe entregue os dados que tenha fornecido num formato estruturado, de uso corrente e de leitura automática. Pode ainda pedir ao ARBITRARE, desde que tal seja tecnicamente possível, que transmita esses dados a outros responsáveis pelo tratamento.
Direito de oposição ao tratamento dos seus dados pessoais, exceto nos casos em que o tratamento de dados seja indispensável no âmbito dos interesses legítimos prosseguidos pelo ARBITRARE.
Caso pretenda exercer qualquer um dos direitos mencionados, deverá contactar-nos por escrito, através do e-mail geral@arbitrare.pt ou de carta para Av. Eng.º Duarte Pacheco, Torre 2, Piso 8, Sala 9, 1070-102 Lisboa.
O ARBITRARE utiliza medidas técnicas e organizacionais com vista a proteger a segurança e confidencialidade dos dados pessoais, em conformidade com o RGPD.
As medidas técnicas e organizativas de segurança criadas e implementadas pelo ARBITRARE são igualmente exigidas aos prestadores de serviços do ARBITRARE que possam tratar dados pessoais por sua conta.
Caso se verifique uma violação de segurança que provoque a destruição, perda, alteração, divulgação, ou acesso não autorizado aos dados pessoais, o ARBITRARE comunicará à autoridade de controlo a ocorrência, dentro do prazo legal, assim como ao próprio titular dos dados.
A presente Política de Privacidade poderá ser objeto de atualizações, pelo que o ARBITRARE aconselha que consulte regularmente esta Política.
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