Portaria 112/2012, 2012-04-27 - DRE
Portaria n.º 112/2012
Publicação: Diário da República n.º 83/2012, Série I de 2012-04-27
Páginas:2306 - 2309
ELI:https://data.dre.pt/eli/port/112/2012/04/27/p/dre/pt/html
O Decreto Regulamentar n.º 37/2012, de 10 de abril, definiu a missão, atribuições e tipo de organização interna da Secretaria-Geral do Ministério das Finanças. Importa agora, no desenvolvimento daquele decreto regulamentar, determinar a estrutura nuclear e estabelecer o número máximo de unidades flexíveis do serviço e as competências das respetivas unidades orgânicas nucleares.
1 - A Secretaria-Geral do MF (SGMF) estrutura-se nas seguintes unidades orgânicas nucleares:
a) Direção de Serviços de Inovação e Qualidade;
b) Direção de Serviços de Gestão de Recursos Humanos e Financeiros;
d) Direção de Serviços de Arquivos e Documentação;
e) Direção de Serviços de Informação e Relações Públicas;
f) Unidade Ministerial de Compras.
Direção de Serviços de Inovação e Qualidade
À Direção de Serviços de Inovação e Qualidade, abreviadamente designada por DSIQ, compete:
a) Estudar, propor e coordenar a implementação de medidas de inovação e qualidade, bem como de métricas que permitam o seu controlo e gestão;
b) Preparar a elaboração dos instrumentos de apoio à implementação do ciclo anual de gestão, nomeadamente o plano e relatório anual de atividades da SG;
c) Assegurar as atividades relativas ao sistema de avaliação da SGMF, em articulação com o GPEARI;
d) Articular com a Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P., e com o CEGER, a realização de projetos nas áreas de responsabilidade da SGMF e assegurar a gestão da rede local e dos recursos tecnológicos que lhe estejam afetos;
e) Assegurar o apoio aos gabinetes dos membros do Governo e às demais unidades da Secretaria-Geral na gestão e operacionalização dos recursos informáticos que lhes estejam afetos;
f) Assegurar o estudo e implantação de aplicações e a adoção de soluções informáticas, garantindo a sua compatibilidade e eficiência;
g) Gerir a exploração dos serviços de Internet, intranet e extranet;
h) Estudar e apresentar medidas de simplificação e racionalização dos processos, procedimentos e circuitos administrativos, fomentando, nomeadamente, o recurso às tecnologias de informação e comunicações, com vista a uma maior eficácia na prestação de serviços;
i) Propor, desenvolver e coordenar a formação e aperfeiçoamento profissional dos recursos humanos da Secretaria-Geral;
j) Identificar as necessidades de formação e aperfeiçoamento profissional e elaborar o programa anual de formação, numa perspetiva integrada, com vista ao enquadramento e desenvolvimento dos recursos humanos, bem como o respetivo relatório anual.
Direção de Serviços de Gestão de Recursos Humanos e Financeiros
1 - Compete à Direção de Serviços de Gestão de Recursos Humanos e Financeiros, abreviadamente designada por DSGRHF, em matéria de recursos humanos:
b) Emitir pareceres em matéria de recursos humanos e criação ou alteração de mapas de pessoal;
c) Programar e acompanhar as ações de recrutamento, seleção e acolhimento de pessoal;
d) Assegurar o processamento das remunerações e outros abonos do pessoal dos gabinetes dos membros do Governo, dos trabalhadores da Secretaria-Geral, bem como dos órgãos, serviços, comissões e grupos de trabalho a que preste apoio;
e) Promover e organizar o processo de aplicação do SIADAP no âmbito da Secretaria-Geral e assegurar a elaboração do relatório síntese da aplicação do sistema de avaliação ao nível do Ministério;
f) Elaborar o balanço social da Secretaria-Geral e o balanço social consolidado do Ministério.
2 - Compete à DSGRHF em matéria de recursos financeiros:
a) Elaborar, tendo em consideração o plano de atividades anual, as propostas de orçamento dos Gabinetes dos membros do Governo que integram o Ministério, da Secretaria-Geral bem como dos serviços, comissões e grupos de trabalho a que presta apoio;
b) Assegurar a execução dos orçamentos sob a sua responsabilidade, garantindo todos os procedimentos técnicos, administrativos e contabilísticos de acordo com princípios de boa gestão e com as disposições legais aplicáveis;
c) Instruir os processos relativos a despesas resultantes dos orçamentos geridos pela Secretaria-Geral, informar quanto à sua legalidade e cabimento e efetuar processamentos, liquidações e pagamentos;
d) Organizar a conta anual de gerência da Secretaria-Geral e das demais estruturas a que presta apoio, bem como preparar os elementos necessários à elaboração de relatórios de execução financeira;
f) Elaborar todos os processos relativos a missões e deslocações no País e no estrangeiro;
g) Pagar as despesas resultantes de reconstituição de bens do Estado ou de indemnizações devidas a funcionários ou terceiros, nos termos definidos na lei;
h) Assegurar a transferência de verbas para pagamento de despesas decorrentes de acidentes de trabalho e doenças profissionais, nos termos legais;
i) Elaborar relatórios financeiros e preparar a prestação anual de contas.
3 - Compete à DSGRHF em matéria de receção e expedição de correspondência:
a) Assegurar a receção, classificação, registo e distribuição interna da correspondência entrada na Secretaria-Geral;
b) Assegurar o serviço de expedição da correspondência da Secretaria-Geral e dos serviços, comissões e grupos de trabalho aos quais preste apoio.
a) Prestar apoio jurídico e contencioso a todos os organismos do MF;
c) Elaborar os projetos de resposta nos recursos contenciosos;
f) Emitir, quando tal lhe seja determinado, parecer que habilite os membros do Governo a proferir decisão em processos disciplinares;
g) Intervir, quando tal lhe seja determinado, em quaisquer processos de sindicância, inquéritos ou disciplinares;
h) Propor a difusão pelos serviços do Ministério das decisões proferidas pelos tribunais administrativos nos processos que acompanhem e que revelem interesse direto para o Ministério;
i) Analisar e instruir os processos resultantes de reconstituição de bens do Estado ou de indemnizações devidas a funcionários ou terceiros, nos termos definidos na lei.
Direção de Serviços de Arquivos e Documentação
À Direção de Serviços de Arquivos e Documentação, abreviadamente designada por DSAD, compete:
1 - Em matéria de documentação e biblioteca:
a) Organizar e gerir a Biblioteca Central do Ministério;
b) Assegurar a coordenação do Catálogo Central, base de dados bibliográfica das bibliotecas e centros de documentação do Ministério;
c) Garantir a manutenção das bases de dados sob a sua direta responsabilidade, em particular a base de dados de recortes de imprensa;
d) Integrar fundos documentais e bases de dados de organismos do Ministério que tenham sido ou venham a ser extintos;
e) Prestar apoio e orientar os serviços de documentação dos organismos do Ministério no que respeita à normalização dos procedimentos técnicos nacionais e internacionais;
f) Divulgar a informação produzida pelos Serviços do Ministério, através da Biblioteca Digital;
g) Assegurar o atendimento, consulta, empréstimo e difusão da informação existente nos fundos documentais à sua guarda;
h) Proceder à integração de exemplares de todas as publicações editadas pelos Serviços do Ministério que não disponham de bibliotecas próprias;
i) Colaborar em programas que visem dar a conhecer o património documental através de exposições, colóquios e outras atividades.
2 - Em matéria de arquivos:
a) Gerir o Arquivo Contemporâneo do Ministério, assegurando, designadamente:
i) A recolha, conservação, tratamento e disponibilização da informação considerada de conservação permanente produzida pelos serviços dependentes do MF;
ii) A recolha, organização e elaboração de instrumentos de descrição e recuperação da informação dos fundos documentais provenientes de organismos extintos que fiquem à sua guarda;
iii) A promoção e realização da transferência de suportes de informação em ordem à salvaguarda da documentação de valor permanente;
iv) A orientação dos utilizadores, tanto internos como externos, fornecendo-lhes informação sobre a documentação existente e disponível no arquivo;
b) Prestar apoio e orientar tecnicamente, de acordo com as normas nacionais e internacionais, os arquivos dos gabinetes dos membros do Governo e dos serviços do Ministério, com vista a uniformizar procedimentos que garantam a integridade e o acesso à informação;
c) Organizar o sistema de arquivo geral da Secretaria-Geral de forma a proporcionar um meio rápido e eficiente de recuperação da informação;
d) Elaborar e atualizar as tabelas gerais de avaliação, seleção e eliminação de documentos;
e) Organizar e manter o arquivo histórico de acordo com as regras arquivísticas nacionais e internacionais.
a) Recolher, analisar e difundir a informação noticiosa escrita portuguesa e estrangeira sobre matérias de interesse para o Ministério;
b) Assegurar a organização dos atos sociais dos membros do Governo e superintender em todos os assuntos protocolares no âmbito do Ministério;
d) Preparar e organizar, quer a estada de personalidades ou missões estrangeiras em visita ao País quer a estada de delegações portuguesas no estrangeiro;
e) Prestar apoio aos órgãos de comunicação social, promovendo a eficiência e oportunidade das relações e coordenando as ações sectoriais dos diversos serviços do Ministério nesse âmbito, nos termos que lhe forem superiormente determinados;
f) Participar na divulgação das atividades dos serviços do Ministério;
g) Organizar e assegurar o serviço de receção e atendimento do público no edifício sede do Ministério;
h) Assegurar o serviço de receção dos gabinetes dos membros do Governo;
i) Atender sugestões, iniciativas e reclamações do público, prestando os necessários esclarecimentos ou promovendo o respetivo encaminhamento para os serviços e organismos responsáveis.
À Unidade Ministerial de Compras, abreviadamente designada por UMC, compete:
a) Promover a centralização, ao nível ministerial, da celebração de contratos públicos, no âmbito dos acordos quadro celebrados pela Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P.;
b) Promover a centralização, ao nível ministerial, da negociação e celebração de acordos quadro ou outros contratos públicos em matérias não centralizadas pela Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P.;
c) Assegurar as funções de interlocutor entre os serviços do Ministério e a Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P., no âmbito do Sistema Nacional de Compras Públicas;
d) Efetuar a agregação de informação de compras ao nível do Ministério, nos termos definidos pela Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P.;
e) Monitorizar os consumos e supervisionar a aplicação das condições negociadas, em articulação com as entidades compradoras;
f) Supervisionar a execução orçamental de compras, nomeadamente com vista a assegurar que as reduções de custos unitários se traduzam em poupança efetiva.