Le capitaine et le responsable à terre de l'opération attestent par écrit que l'opération de chargement ou de déchargement a été exécutée conformément au plan convenu. Dans le cas d'un déchargement, cet accord est accompagné d'un document attestant que les cales à cargaison ont été vidées et nettoyées conformément aux exigences du capitaine et mentionnant les éventuelles avaries subies par le navire et les réparations effectuées. Le plan et ses modifications éventuelles sont conservés pendant six mois à bord du navire et au terminal, afin de permettre aux autorités compétentes de procéder aux vérifications nécessaires.