ਸਰੋਤਾਂ ਅਤੇ ਰਿਕਾਰਡਾਂ ਤੱਕ ਪਹੁੰਚ ਅਧਿਕਾਰਤ ਵਿਅਕਤੀਆਂ ਤੱਕ ਸੀਮਿਤ ਹੋਣੀ ਚਾਹੀਦੀ ਹੈ, ਅਤੇ ਉਹਨਾਂ ਦੀ ਹਿਰਾਸਤ ਅਤੇ ਵਰਤੋਂ ਲਈ ਜਵਾਬਦੇਹੀ ਨਿਰਧਾਰਤ ਅਤੇ ਬਣਾਈ ਰੱਖੀ ਜਾਣੀ ਚਾਹੀਦੀ ਹੈ।
ਸਿਰਫ਼ ਅਧਿਕਾਰਤ ਵਿਅਕਤੀ ਹੀ ਰਿਕਾਰਡਾਂ ਅਤੇ ਸਰੋਤਾਂ ਤੱਕ ਪਹੁੰਚ ਕਰਨ ਦੇ ਯੋਗ ਹੋਣੇ ਚਾਹੀਦੇ ਹਨ।