ਪ੍ਰਸ਼ਾਸਕੀ ਪ੍ਰਵਾਨਗੀ ਆਮ ਤੌਰ 'ਤੇ ਇਸ ਤਸਦੀਕ 'ਤੇ ਅਧਾਰਤ ਹੁੰਦੀ ਹੈ ਕਿ ਆਰਡਰ ਕੀਤੀਆਂ ਆਈਟਮਾਂ ਅਸਲ ਵਿੱਚ ਪ੍ਰਾਪਤ ਹੋਈਆਂ ਸਨ ਅਤੇ ਸਰਕਾਰ ਦੀਆਂ ਵਿਸ਼ੇਸ਼ਤਾਵਾਂ ਨੂੰ ਪੂਰਾ ਕਰਦੀਆਂ ਹਨ, ਅਤੇ ਇਸ ਤਰ੍ਹਾਂ ਭੁਗਤਾਨ ਲਈ ਵਿਕਰੇਤਾ ਦੀ ਬੇਨਤੀ (ਇਨਵੌਇਸ) ਨੂੰ ਪ੍ਰਮਾਣਿਤ ਕਰਦੀ ਹੈ।
ਇੱਕ ਇਨਵੌਇਸ ਨੂੰ ਕੇਵਲ ਉਦੋਂ ਹੀ ਮਨਜ਼ੂਰੀ ਦਿੱਤੀ ਜਾ ਸਕਦੀ ਹੈ ਜਦੋਂ ਆਈਟਮਾਂ ਪ੍ਰਾਪਤ ਕੀਤੀਆਂ ਗਈਆਂ ਹੋਣ।