ਸਰੋਤਾਂ ਅਤੇ ਰਿਕਾਰਡਾਂ ਤੱਕ ਪਹੁੰਚ ਅਧਿਕਾਰਤ ਵਿਅਕਤੀਆਂ ਤੱਕ ਸੀਮਿਤ ਹੋਣੀ ਚਾਹੀਦੀ ਹੈ, ਅਤੇ ਉਹਨਾਂ ਦੀ ਹਿਰਾਸਤ ਅਤੇ ਵਰਤੋਂ ਲਈ ਜਵਾਬਦੇਹੀ ਨਿਰਧਾਰਤ ਅਤੇ ਬਣਾਈ ਰੱਖੀ ਜਾਣੀ ਚਾਹੀਦੀ ਹੈ।
ਸਿਰਫ ਕੁਝ ਕੁ ਤੱਕ ਪਹੁੰਚ ਨੂੰ ਸੀਮਤ ਕਰਨ ਨਾਲ, ਰਿਕਾਰਡਾਂ ਅਤੇ ਸਰੋਤਾਂ ਦੀ ਹਿਰਾਸਤ ਸੰਬੰਧੀ ਜਵਾਬਦੇਹੀ ਨੂੰ ਲਾਗੂ ਕਰਨਾ ਆਸਾਨ ਹੋ ਜਾਵੇਗਾ।