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  缺陷跟蹤管理系統的一個很重要的元件是用於記錄已知缺陷的資料庫。記錄包括程式缺陷的報告時間、嚴重度,異常的程式表現以及如何重現軟體缺陷的細節;還有報告程式缺陷的人員身份和可能修正此缺陷的程式設計師。  典型的缺陷跟蹤管理系統是應該是不斷跟蹤軟體缺陷在其生命週期中被分配的狀態指數。缺陷跟蹤管理系統應當允許管理員設定基於狀態的許可權,把缺陷轉為另一種狀態或者刪除它。同時系統也應該當允許管理員設定缺陷的狀態,並可將缺陷轉為其特定的狀態。

  缺陷跟蹤管理系統的主要作用是提供了對開發請求的集中概覽(包括缺陷本身以及改進方案,其界限經常是很模糊的),以及開發請求的狀態。待定專案(一般被稱為“積壓工作”)的優先順序在定義產品的佈局或者“下一個釋出”時提供了有益的輸出。  在一個合作的環境下,缺陷跟蹤管理系統被用來在程式設計師修正程式缺陷時生成報告。然而,這有時會帶來不準確的結果,因為不同的缺陷有不同的嚴重度和複雜度的等級。缺陷的嚴重度不一定會直接與修正缺陷的複雜度相關,對經理和軟體架構者來說會有不盡相同的看法。  本地缺陷跟蹤器(LBT)通常是一種計算機程式,軟體維護的專業團隊(經常被稱為幫助臺)用它來保持對問題的跟蹤,並傳達給軟體開發者。LBT可以讓軟體支援專業人士用他們“自己的語言”來跟蹤軟體缺陷,而不必用“開發者語言”。另外,LBT可以被用來跟蹤關於使用者打來抱怨的問題的一些特定的資訊,而這些資訊可能並不在實際的開發佇列中(所以,說到LBT的話那就有兩個跟蹤系統)。

  一些缺陷跟蹤器被設計成分散式修改控制軟體,這些分散式缺陷跟蹤器使得缺陷報告閱讀起來更便利,當開發者不線上時也能在資料庫中加入或者更新報告。 缺陷跟蹤器包括DisTract和Bugs Everywhere.  儘管wikis和缺陷跟蹤管理系統看起來是截然不同的軟體,但ikiwiki是可以被用來當作分散式缺陷跟蹤器的。它可以以一種整合分佈的方式管理文件以及程式碼。不過, 它的查詢功能是不夠先進的,在使用者使用方面並不如其它一些非分散式缺陷跟蹤器那麼友好,比如BugZilla。
缺陷跟蹤管理系統是一種應用軟體,它被設計用來幫助質量保證和程式設計師在工作中維護軟體缺陷的跟蹤報告,也可以被認為是一種問題跟蹤管理系統。