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  聯合國祕書長一職最早來源於美國總統羅斯福的“國際事務調停者”的構想,但在《聯合國憲章》中,聯合國祕書長被定義為該組織的“行政首長”(《聯合國憲章》第十五章,第九十七條)。  聯合國祕書長的辦公地點位於美國紐約曼哈頓東河邊上的聯合國總部大樓。該大樓1921年由摩根財團興建,隨後於1972年捐贈給聯合國。

  聯合國祕書長的任期為五年,一般可以連任一次。祕書長可以根據工作需要,任命若干名副祕書長,協助其工作。  聯合國祕書長選舉程式遵循《聯合國憲章》第九十七條和聯合國大會第11號決議。《聯合國憲章》第九十七條規定:“祕書長應由大會經安全理事會之推薦委派之。”聯合國大會1946年1月24日通過的第11(1)號決議“祕書長的任命條件及待遇”規定:  該決議第四條(丙)中提到的《聯合國憲章》第十八條規定:“關於其他問題之決議,包括另有何種事項應以三分之二多數決定之問題,應以到會及投票之會員國過半數決定之。”第二十七條規定:“安全理事會對於其他一切事項之決議,應以九理事國之可決票包括全體常任理事國之同意票表決之。”  後來該決議第四條(乙)有關祕書長退休後任職限制的規定並未貫徹。該決議第四條(丙)中提到的根據《聯合國憲章》第十八條和第二十七條的規定進行提名的方法,本來規定的是安理會7個理事國各有1票可決票,而自1965年安理會理事國增加到15個後,可決票數也相應改為9票。  自聯合國成立後到1981年的35年內,前四位祕書長中的第一、二、四位都是來自歐洲發達國家,任期合計24年,只有第三位緬甸的吳丹來自發展中國家。吳丹是因哈馬舍爾德空難身亡後以副祕書長資格代理祕書長而後轉正。其他來自發展中國家的候選人無一例外在安理會被否決。1981年,已連任兩屆祕書長的瓦爾德海姆打破慣例繼續競選並獲得美國支援,同時競選的有非洲統一組織推薦的坦尚尼亞常駐聯合國代表薩利姆·艾哈邁德·薩利姆。中國常駐聯合國代表凌青向中國外交部提交報告,認為此次應當堅決支援來自發展中國家的薩利姆,至少也要逼出同樣來自發展中國家的第三人競選,以打破發達國家對祕書長職位的長期佔據。中國領導人鄧小平也作出了在投票中對瓦爾德海姆“一否到底”的指示。在1981年10月至11月安理會舉行的16輪無記名投票中,中國16次反對瓦爾德海姆,美國16次反對薩利姆,因被安理會常任理事國否決,兩人都無法當選。最終兩人退選,湧現出新的9位候選人,這9人均來自發展中國家。12月11日,安理會舉行第17輪投票,來自祕魯的德奎利亞爾獲得10票贊成票,無否決票,從而當選。12月25日,第36屆聯合國大會根據安理會的推薦,一致通過決議,任命德奎利亞爾為聯合國祕書長。從此,聯合國祕書長人選確定了由各大洲輪流出人擔任且一般不超過兩屆的不成文慣例,而且從此發展中國家候選人也和發達國家候選人一樣有了勝選的希望。  在2016年聯合國祕書長選舉中,組織了所有候選人的“面試”和兩次電視辯論。這是祕書長選舉歷史上首次組織“面試”和電視辯論。2016年4月12日至14日為期三天的“面試”在聯合國祕書處大樓託管理事會會議廳舉行,8位候選人向聯合國各會員國代表闡述願景宣告,並回答各會員國代表單獨或以區域集團形式提出的現場提問,隨後通過視訊播放各國民眾對候選人的問題。整個過程在聯合國網站上直播。“面試”和電視辯論結束後,再由安理會舉行祕密投票提名。
聯合國祕書長是聯合國祕書處的長官,由於聯合國祕書處是聯合國的行政機構,故該職被視為聯合國的行政首長。依照《聯合國憲章》,祕書長是由安理會推薦,負責祕書處的工作,將其認為可能威脅國家和平和安全的任何事項提請安理會關注,並執行安理會、聯合國大會和其他主要機構託付的「其它職務」。在世界舞臺上,聯合國祕書長往往被看作聯合國的象徵,聯合國祕書長也利用這一身份從事各種活動。