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  桌面出版所謂“出版”是指印刷、裁切・出品・宣傳,直到流通等(也就是“後出版工程”)整個過程,實際上DTP大多數情況下只是指製版前(也就是“預出版”工程)的過程,所以有人主張改用Desktop Prepress 即“桌面預出版”這個詞彙。另外,近年來蘋果公司也不用「桌面出版」,而使用「設計和出版」(Design And Publishing,D&P)這個詞。  今後的發展潮流來看,電子出版、“自定義出版”(個人出版)等新的形式也在出現,真正意義上的“桌面出版”成為可能,DTP這個稱呼的內涵也會逐漸改變。

  「桌面出版」這個詞彙首先由美國Aldus公司(後被Adobe公司收購)總裁保爾·佈雷納德在1986年發售其頁面排版軟體Aldus PageMaker時提出的。  同時,這個詞彙和“桌面印前作業”(Desktop prepress)一度混雜使用。嚴格意義上說,“印前作業”是包括原稿、膠片、製版等印刷工藝上的輸出,直到能夠上機印刷之前為止。  桌面出版的領域中,由於歷史原因,在蘋果電腦公司出品的麥金塔電腦和系統上進行較多,因為它曾是唯一能實現所見即所得效果的系統,在硬體和應用程式軟體方面也一直保持領先。但隨著Windows(視窗)作業系統環境中應用程式的開發完善,使用Windows系統進行桌面出版作業的場合逐漸增多。  Unix和Linux不是桌面出版的主流。但是1990年代後半期開始在桌面出版操作平臺的檔案伺服器等領域中Linux也嶄露頭角。

  

  桌面出版誕生之前,電腦上的編輯作業操作是通過TeX等一些程式進行的。在TeX中,是通過新增各種命令標籤實現排版功能的,並不能算是“桌面排版”。金山軟體的WPS中文處理軟體的早期DOS版本也是這樣的情況。這些軟體與現代桌面出版最大的不同,就是在於舊的操作方式不是WYSIWYG,所以它在排版過程中無法直觀預覽實際排版效果。  桌面出版以前的印刷作業中,設計、打字、排版等工序都是各個工序的專業人員分工處理的,而現代桌面排版中,所有操作在電腦中一個人就可以完成。反過來說,桌面排版的操作人員需要同時掌握更多相關領域的知識。

  桌面出版的發祥地是美國,現代桌面出版的發展是美國的三家企業催生出來的。  桌面出版所使用的最早的應用程式是Aldus公司的Aldus PageMaker。該軟體能在蘋果電腦公司出品的麥金塔(Macintosh)平臺上執行。PageMaker使用了Adobe公司開發的頁面記敘語言、PostScript等技術,不僅實現了“所見即所得”,而且還有“裝置獨立”的特點,也就是說改變電腦和印表機也不會影響輸出效果,所得出的結果相對於裝置是獨立的。即使資料本身有相容性,如果在各個輸出機器上效果產生變化,這無疑對印刷品的安定性有嚴重影響。能不依賴使用機器並維持品質進行輸出,這在出版行業是最重要的。  創造出平臺的蘋果電腦公司(Apple)、催生頁面記敘語言的Adobe公司、加上應用軟體製造商Aldus這三個公司催生的桌面出版行業被合稱“3A宣言”。不過後來Aldus公司被Adobe公司收購,旗下的PageMaker也作為Adobe產品發售到現在,直至近年才停止開發,向InDesign過渡。

  PostScript(PS)字型基本上分為兩種,一種是使用在印表機中預裝的輪廓字型,還有一種是電腦(編輯機)中安裝的畫面顯示用的點陣字型(也稱“點陣圖字型”)。二者聯動起來才能得到準確快速的操作。與此相對,TrueType字型不需要印表機支援,只靠編輯機將各種文字形狀的資訊傳送出去印刷,這對於早期的機器來說無疑是一個巨大的負擔。這也是PS字型成為桌面出版主角的一個重要原因。  在輪廓字型中,儲存的只是文字輪廓形狀的資訊,不能直接用於印刷,需要加上輪廓內部的填充資訊轉換以後才能使用。這個操作稱為“柵格化”。如果編輯機器一方使用柵格化的TrueType字型,在列印的時候機器要耗費大量時間進行處理。  而使用PostScript字型時,這個作業是在PS印表機進行,只要將文字種類、大小位置等排版資訊(實際操作中往往還有插圖等,要更復雜得多)傳給印表機,編輯機器這一方的的處理就結束了。只是在畫面顯示上,由於使用的是點陣圖字型,因此若超出了預設的大小,會顯示成鋸齒狀。因此這並不是實際意義上的“所見即所得”,因此開發了Adobe Type Manager(ATM)軟體,把ATM專用字型安裝在編輯機一方,使點陣圖字型也能輪廓顯示出來。  隨著計算機處理能力的飛速發展,之後採用的OpenType字型不需要印表機字型,使用動態下載(包括字形在內的資訊全部從編輯機方傳送)就可以了。

  桌面出版革命在美國如火如荼展開的同時,東亞地區方塊字的排版發展十分緩慢。英語等單位元組語言基本上能使用ASCII(美國資訊交換標準碼)進行書籍排版,而東亞地區中文、日語等含有大量表意文字的雙位元組語言在資訊化處理一直比較緩慢。由於漢字數量龐大,一個電腦字型的資料量十分巨大,當時的桌面電腦處理能力、儲存容量非常有限,而且能自由提供自由排版的各種電腦字型數量也非常稀少,因此在早期實際運用的字型無非是宋體、黑體等極少數字體。直到1990年代初才得到技術性的突破。

  和上述的“所見即所得”也有一定的聯絡,在彩色印刷普及之後面臨的新問題就是色彩管理。要將顯示器畫面的顏色、印表機的顏色何最終輸出的印刷品的顏色的整合統一是非常困難的。  首先這是輸出機器本身原理不同造成的。比如操作人員電腦的畫面(電子管、液晶螢幕)的顯示是基於RGB顏色的,而校正用的印表機(鐳射印表機)使用CMYK顏色的墨粉,最終的印刷成品的印刷機是CMYK(有時還另外使用專色)的油墨,要統一起來相當困難。  而且,即使是同一原理的裝置,根據廠家、設定、使用年限、使用溫度溼度(不僅是外部氣溫,還有機器內部的溫度)的不同,輸出效果都不一樣。  所謂“色彩管理”,是為了能保證將一個顯示的畫面,能夠在印表機一側以同樣的顏色輸出而產生的問題。之後開發出了色彩管理系統,並應用於工作流程當中。麥金他系統中蘋果電腦公司的ColorSync就是一個出色的色彩管理軟體。  實現色彩管理的前提:一是確定與裝置無關的1931CIEXYZ和1976CIELab色彩空間;二是將與裝置有關的RGB和CMYK色彩空間轉換為與裝置無關的1931CIEXYZ和1976CIELab色彩空間;三是建立標準檔案,即ICC Profile檔案,實現色彩在不同裝置上的傳遞。

  雙位元組的PostScript字型當初發售時候被稱為OCF字型格式。由於字型檔較少,之後CID字型問世,導致在實際操作中引發相容性問題。以至於有使用者認為成功解決OCF-CID間問題的,才是技術過關的操作。之所以字型格式轉換緩慢,主要是成本方面的原因。不僅是操作用編輯機,校對的印表機,製版出膠片的整個流程都需要更換。現在又開始逐漸向OpenType字型轉換,實際操作中的字型流失混亂等問題仍沒有很好解決。

  在實際作業工作中,桌面出版系統的主要問題有:

  由於軟體、平臺等歷史原因,印刷業界中麥金塔電腦的使用相當大,而相對來說Windows系統在很長一段時間都無法參與。其中字型也是很大原因。Windows系統中多使用TrueType字型,和使用貝塞爾曲線能表現多彩曲線的PostScript字型相比起來表現力較差,也缺乏能夠有效處理大量字型管理軟體。  但是Windows在作業系統擁有90%的市場佔有率,因此客戶提供的稿件經常是Windows平臺格式,比如用Microsoft Word編寫的商業檔案等等。因此在印刷公司逐漸開始對應Windows系統的轉換過程中,Windows也加強了桌面印刷的軟體,比如Adobe公司的常用創意設計軟體,都同時有Windows版和Mac版。但即使是同樣的應用程式,檔案的相容性仍不是很令人滿意,Windows版製作的資料到Macintosh版開啟時,可能會發生文字錯位等一系列麻煩的問題(而且說到底還是因為字型問題的原因)。現在,微軟公司和Adobe公司聯合開發的跨平臺OpenType字型登場。Adobe公司的排版軟體InDesign率先完全支援OpenType,只要同樣版本使用同樣OpenType字型,無論Windows版還是Macintosh版都會完全相容。該公司依靠其拳頭產品Illustrator和Photoshop的介面相似性,迅速擴大了市場。另外桌面出版方面的新機器投資來看,Windows版的方面在顯著增強。  目前和麥金塔系統桌面出版相比較唯一的弱點就是色彩管理。由於歷史較短,所對應的產品也不是很多,管理比較困難。目前在始創操作平臺方面,與Indesign,Photoshop、Illustrator等捆綁的Adobe Color Engine(ACE)可以解決一些問題。

  Apple公司已經從Mac OS 9 升級到Mac OS X,但是在印刷・出版界的升級遠遠沒有那麼快。其中最大的理由之一是QuarkXPress軟體一直不支援Mac OS X,直到最新的QuarkXpress 6.5版本才有所改進。 更新到OS X的同時也可能會考慮使用InDesign,對OpenType Pro字型,PDF匯入的支援也在進行當中。

  伺服器業界中以Linux為代表的開放原始碼的軟體不斷增多,並不斷滲透到桌面PC。雖然蘋果公司本身在Mac OS X系統中支援開放源,但是在桌面出版中並看不到大的舉動。不過,目前針對大規模的排版公司(如印刷公司),協同合作用的檔案伺服器中已經出現了Linux伺服器的身影。  在排版軟體方面有ASCII公司內部開發,之後免費公開的Editor's Work Bench (EWB)等產品。可以在FreeBSD和Red Hat Linux等作業系統上執行。它是基於TeX的排版系統,通過編輯者(Editor)的操作可以實現高速排版。在處理檔案包方面具有優勢,在有固定格式、重複樣式的書籍、操作手冊等的排版中可以發揮很大作用。但是在需要“所見即所得”的操作效能方面要求較高的,不定型的版面構成的稿件來說就不太適合。目前狀況來看,在應用程式方面,比如能與Adobe Illustrator相當的向量繪圖工具軟體還沒有出現,因此單純依靠開放原始碼還很難構造出堅實的桌面出版系統。

  QuarkXPress和InDsign等桌面出版軟體注重每個頁面的排版設計,因此製作費用相對較高。而高效率排版作業“所見即所得”的方式下,速度的提高成為瓶頸。而且,將印刷內容(源資料)從紙面入稿到文字編輯器,電子表格等電子媒體的稿件的轉換等等,逐漸涉及到多種類的資料格式的讀取問題。像這樣從電子媒體的資料普及,加上網際網路、CD-ROM等多種表現形式的出現,就逐漸超出了紙張印刷的範疇,產生了資料相容、再利用的問題,有客戶提出新的需求,將出版資料從TeX這樣的排版標記構造的資料導為SGML、XML這樣的資料形式。在這樣的背景下,省勞動力、高生產力的自動排版處理功能的桌面出版軟體便擺上課題。  QuarkXPress和InDesign等軟體中通過新增Xtention,Plug-In等外掛形式,可以將桌面出版軟體的功能進行擴充套件。除此之外,Apple Script、VB Script等程式語言拓展已經內建於桌面出版軟體並公開供第三方開發。這樣有一些“自動排版處理”應用軟體應運而生。  自動排版的方法: 對於版式、文字屬性設定的對應方法來說,根據各個應用軟體的不同,主要有兩種不同的實現方法。

  常用桌面出版軟體中,Adobe公司出的Creative Suite(創意軟體套裝)在業界擁有不可動搖的地位,在各個領域都是專業人員的首選軟體之一,在一些操作上幾乎是行業預設標準。  其他常用軟體還有:
桌面出版(英語:Desktop publishing,DTP)是指在個人電腦上運用版面設計技巧來建立文件(以供印刷)。桌面出版軟體可以生成佈局,並生成在印刷質量上可以與傳統排版和印刷相媲美的文字和影象。這項技術使得個人、企業和其他組織可以自行出版各種各樣的印刷品。桌面出版也是數字字型排印的主要參考。如果使用得當,使用者可以通過桌面出版製作各種材料,從選單到雜誌和書籍,而不需要花費商業印刷的費用。