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  根據 Society for Technical Communication (STC),技術傳播和技術寫作職業大約在第二次世界大戰時期被首次提及,當時技術文件由於軍事目的而成為必要。技術寫作職位名稱於第二次世界大戰期間在美國出現,即使直到 1951 年才釋出了第一則“Help Wanted: Technical Writer”招聘廣告。事實上,直到 2010 年“Technical Writer”職位名稱才被加入到美國勞工統計局的《職業前景手冊》(Occupational Outlook Handbook)。20 世紀 40 到 50 年代,技術傳播人員和寫作人員受僱為軍方編寫文件,通常包括新型武器的詳細使用說明。還有些技術傳播人員和寫作人員為當時出現的新技術編寫文件。根據 O'Hara 的描述:  在技術寫作職業發展的初期,大多數技術寫作人員跟寫作團隊一起在辦公室工作。跟現在的技術寫作人員一樣,他們開展一手資料蒐集,並與主題專家面談以確保資訊的準確。在第二次世界大戰期間,能夠遵從政府對於文件的嚴格規範是技術寫作人員最重要的特徵之一。二戰後,隨著新技術的興起(如計算機),技術寫作人員開始進入其它領域工作,編寫使用者手冊、快速參考指南、硬體安裝手冊、和速查手冊。在二戰後的一段時期(1953-1961),技術傳播人員(包括技術寫作人員)變得熱衷於使領域“專業化”。據 Malone 所述,為了使領域專業化,技術傳播人員和寫作人員實行了一系列舉措:建立專業組織、形成一套專業的知識體系、推行技術傳播從業人員的道德標準、關於從業人員資格認證的討論、著手領域內教育專案的授權。  技術寫作職業不斷髮展壯大。據 O'Hara 所述,寫作和編輯職業(包括技術寫作人員)的職位數量在 1994 到 2005 年間增長了 22%。當今技術寫作人員的工作環境多種多樣。很多技術寫作人員使用 VPN 遠端工作,或通過線上入口網站(如 Skype、Zoom)跟團隊溝通。有些技術寫作人員在辦公室工作,通過可線上儲存文件的內容管理系統跟團隊共享內容。技術寫作人員的工作內容涵蓋了編寫政府報告、內部文件、技術裝置的使用說明、軟體或系統的嵌入式幫助、或其它技術文件。技術的不斷髮展將為技術寫作人員不斷拓展更多的可能性。很多技術寫作人員負責為移動應用程式和 Web 應用程式編寫技術文件或嵌入式幫助文件。他們還編寫僅用於在手持式裝置上閱讀的內容,然而其中大部分作品不會像過去的技術文件一樣被印刷成冊。

  除了要有紮實的調研、文案寫作、語言、寫作、和校訂技能外,技術寫作人員可能還具備以下方面的技能:  技術寫作人員也可以將這些技能應用到非技術內容的撰寫。技術寫作人員通常不是領域專家 (SME),他們通過與 SME 面談和開展必要的調研來確保編寫和收集的內容在技術上是準確的。為了能充分理解主題,技術寫作人員需完成一手資料和二手資料收集。

  一個專業的技術寫作人員能夠以簡潔、有效的方式編寫、理解、和傳達技術資訊。他們可能專注於某個特定領域,但必須對所描寫的產品非常瞭解。例如,API 文件寫作人員主要編寫 API 文件,別的技術寫作人員則可能擅長電子商務、製造業、科學、或醫學資料。  技術寫作人員從多個來源收集資訊。他們的資訊來源通常散佈在組織的各個部門,可以從開發人員到市場營銷部門。  根據 Markel 的觀點,好的技術文件可以用 8 個特徵來衡量:真實、清晰、準確、全面、易於訪問、簡潔、看起來專業、正確。技術寫作人員致力於通過仔細研究使文件符合這 8 個特徵。

  要建立有效的技術文件,寫作人員必須對這三個元素進行分析:讀者、目的、和使用場景。這些元素之後就是文件設計,它決定了讀者所看到的內容。

  技術寫作人員力求將複雜的概念或過程簡化,使讀者能最大程度地理解這些內容。文件的最終目標是幫助讀者找到他們需要的內容、理解這些內容、並恰當地使用這些內容。要實現這個目標,技術寫作人員必須瞭解讀者是如何使用和閱讀文件的。在一個文件專案開始時進行讀者分析,有助於明確讀者對某一特定文件的需求。  進行讀者分析時,技術寫作人員通常會提出以下問題:  通過準確的讀者分析能夠獲得一套準則,用來決定文件的內容、設計和呈現形式(線上幫助、互動式網站、手冊等)、以及語氣和知識水平。

  技術寫作人員通過分析資訊的目的或功能來了解文件須達成的目標。通過確定資訊的目的(例如旨在說服讀者“以某種方式思考或行動、使他們能夠完成某項任務、幫助他們理解某事物、改變他們的態度”),來指導寫作人員如何設計版面、以及選擇哪種文件型別(線上幫助、白皮書、建議書等)。

  使用場景是指讀者使用資訊時所處的物理和時間環境,例如:在他們的辦公桌前、在某個工廠裡、在生意不景氣的夏季、或公司正處於危機當中。瞭解使用場景讓技術寫作人員知道讀者如何使用這些資訊。這些知識將會對寫作人員設計資訊的版面產生重大影響。例如,如果文件是關於一艘小型船舶的故障快速處理指南,寫作人員可能採用頁面覆膜工藝以增加使用壽命。

  收集完以上資訊,文件具有最佳的可讀性和可用性。根據某專家的觀點,技術寫作人員使用 6 大策略來設計和編寫技術內容:佈局、重點、清晰、簡潔、風格、和可信度。

  技術寫作人員有多種職位名稱,包括 technical writer、technical communicator、information developer、technical content developer、technical documentation specialist。在 United Kingdom 和其他一些國家,技術寫作人員通常被稱為 technical author 或 knowledge author。  技術寫作人員通常同時具備技術背景和寫作技能。他們通常擁有某個技術領域的學位,但可能還具備新聞寫作、商務或其它領域的學位。許多技術寫作人員是從別的領域(例如新聞寫作或技術領域)轉行做技術寫作的,通常在他們參加技術傳播(technical communication)相關課程、學習到所需技能後。

  在開始撰寫技術文件之前,技術寫作人員必須理解文件的主題、目標、和讀者。他們通過學習現有資料、與 SME 面談、以及實際使用產品來收集資訊。他們對讀者進行研究,以瞭解他們的需求和對技術的理解水平。  技術出版物的開發生命週期通常包含 5 個階段,與產品開發計劃相一致:  文件開發生命週期通常包含 6 個階段(各個組織可能有所不同)。  這與軟體開發生命週期相似。  好的技術文件通常遵循一套正式的標準或規範。技術文件具有多種風格和形式,取決於傳播媒介和主題領域。印刷和線上文件雖然在許多方面不同,但在文字、資訊結構、和佈局上仍遵循基本相同的規範。技術寫作人員通常遵循某個標準風格指南中的格式約定。在美國,技術寫作人員通常遵循 The Associated Press Stylebook 或 the Chicago Manual of Style (CMS)。許多公司都有企業內部的風格指南,其中涵蓋了企業標識的使用、品牌推廣、以及企業風格的其他方面。Microsoft Manual of Style for Technical Publications 是這些風格指南中的典型代表。  工程類專案,特別是國防和航天相關專案,通常遵循國家和國際文件標準,例如針對民航機的 ATA100,或針對民用和軍事防禦平臺的 S1000D。

  技術寫作人員通常是某個寫作團隊或專案開發團隊中的一員。通常情況下,寫作人員在完成初稿後,將其提交給一個或多個 SME 進行技術稽核,以驗證內容準確性和完整性。可能會由另一名寫作人員或編輯人員進行編輯稽核,以檢查風格遵從、語法、和可讀性等。在某些情況下,寫作人員或其他人會請讀者來測試文件,以改進文件可用性。文件的最終釋出通常需遵照檢查清單,以確保釋出作品的質量和一致性。

  對於技術寫作人員來說,沒有一個標準的職業通道,但他們中的部分人可能進入專案管理領域。有些寫作人員可能晉升到高階技術寫作人員的職位,處理複雜的專案或帶領一個由寫作人員和編輯人員組成的小團隊。在大型組織中,一個 documentation manager 可能同時管理多個專案和團隊。  技術寫作人員還可能在獲得某個特定技術領域的專業知識後,轉行到相關的職業,例如軟體質量分析或業務分析。有些技術寫作人員在成為某領域的主題專家 (SME) 後,可能會轉型到該領域工作。技術寫作人員通常編寫相關技術的培訓資料,包括課堂指南和線上學習 (e-learning),其中某些技術寫作人員轉型成為職業培訓師 (Professional Trainer) 和教學設計師 (Instructional Designer)。  具有寫作技巧專業知識的技術寫作人員能進入印刷媒體或電子媒體公司,從而獲得賺取更多收入或改善工作條件的潛在機會。  美國勞工部 (U.S Department of Labor) 預計從 2016 到 2026 年技術寫作人員的僱傭人數將增長 11%,略高於所有職業的平均增長率。他們預期工作機會是相當不錯的,尤其是對於具備技術技能的申請者。美國勞工統計局還指出,“科學和技術產品”的發展以及“基於 Web 的產品支援”對技術寫作人員的需求將刺激需求量的增長。
技術寫作人員 (Technical Writer) 是專業的資訊傳播者。他們通過最便於傳遞和理解資訊的媒介,在兩方或多方間傳遞資訊或知識。這些資訊的型別包括線上幫助、手冊、白皮書、設計規格書、專案計劃、軟體測試計劃等。隨著線上學習 (E-learning) 的發展,越來越多的技術寫作人員投入到建立線上培訓資料的工作中。