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  知識的層級可分為資料、資訊、知識及智慧四個階段,而知識的形成則是透過收集一些資料,再從資料中找出有用的資訊,利用這些資訊加上自己的想法及做法,最後產生出知識,而智慧則是以知識為基礎加上個人的應用能力並將其運用於生活上。舉例來說,我們製做一份報告時,會先收集大量的資料,再從這堆資料中找出可以運用在報告的資訊,運用自己的想法和做法去完成報告,當你完成這份報告後,從報告中所學習到的東西便會轉化成自己的知識。  把個人及群體得到的知識進行有效管理,則是知識管理最根本的目的。知識管理的第一步是把隱性知識轉化為顯性知識,並加以儲存。而儲存的形式,可以是文字、聲音或影像等。久而久之,所儲存的顯性知識便彙整合一個知識庫。而知識庫裡的東西需要不斷的更新,以確保透過知識庫能持續且有效率的進行知識分享。與此同時,在人事培訓方面,需著重於員工資訊素養的提升以令知識庫能得到更有效的運用。另外,有時候知識庫的環節會被跳過,取而代之的是持續的社交性知識分享行為。  要達到持續的分享,企業內部的學習氛圍與個人的學習動力尤為重要,而企業文化及人事管理政策是左右企業內部的主要專案。良好的學習氛圍與知識庫的應用,可提高組織的創新能力、反應能力、生產率以及技術技能。

  

  為區分不同知識的框架,其中一種是區分為隱性知識和顯性知識。隱性知識包括一個人可能沒有意識到的內在知識,例如完成某項任務。在象限的另一端,顯性知識代表一個人頭腦中明確認知的知識,可方便溝通給他人。 。同樣地,Hayes和Walsham指出知識的內容和關係,把知識管理從知識論上分為兩種。內容說是指知識很容易儲存,因為可以進行編碼。關係說是指知識具有背景性、關係性,讓知識在特定組織外很難發展。 早期研究顯示,成功的知識管理需要把內在知識轉變為外在知識,讓個人可以吸收,並且解讀各種編碼的知識。後來的研究顯示,內在知識和外在知識具有差異,這樣定義過於簡單,外在知識有時自有矛盾。為了讓知識成為外在知識,需要翻譯為資訊。(如頭腦外的符號)。後來,日本的野中鬱次郎提出一個SECI模型(社交、外在、結合、吸收),以知識螺旋表達外顯知識和內隱知識之間的互動。在這個模型中,內隱知識可以'提取'為外顯知識,外顯知識可以'重新吸收'為隱形知識。後來,他和Georg von Krogh共同推進了早期研究,試圖推動知識轉換的爭論。  知識管理的獎勵措施包括積極管理知識(推動策略)。鼓勵個人積極把知識編碼為共享知識庫,如資料庫,或從中提取想要的知識。  另一種方式是個人隨時就需要的知識向專家諮詢(拉動策略),專家可提供知識給個人。  企業常用的知識管理包括:

  一系列鼓勵知識管理的方法包括: 很多知識管理不僅僅用到一種軟體,這些知識管理軟體工具,利用組織目前的科技設施。組織和商業決策運用了大量的資源,對最新科技大量投入,進行知識管理。但需要明確哪些投資有用,選用最合適的軟體,結合知識管理措施。

  知識管理最先在企業內部產生,為了提高企業效益、增強競爭優勢、創新、分享教訓、持續發展。
知識管理(英語:knowledge management,縮寫為KM)包括一系列企業內部定義、建立、傳播、採用新的知識和經驗的戰略和實踐。這些知識和經驗包括認知,可以是個人知識,以及組織中商業流程或實踐。