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  和許多近現代社團組織一樣,早期的左翼勞工運動組織大都設有“書記”職位,負責組織的具體運作,例如1860年建立的工聯倫敦理事會就設有書記職位。作為日常運作的負責人,書記在組織內扮演至關重要的角色,在組織內的實際影響力可能超過名義上的主席或會長。1864年在倫敦設立的國際工人協會(第一國際)也設立了相應的“總書記”(General Secretary)職位。第一國際的總書記是常任職位,負責組織運作,而主席僅在會議召開時推舉,因此總書記在組織內有較大的影響力。此後各國的勞工組織、工黨、社會黨、共產黨,以及第二國際、第三國際(共產國際)、社會黨國際等大都設有類似的職位,稱謂包括“書記”、“黨書記”、“總書記”、“第一書記”、“祕書長”等。

  有些時候,政黨本身可能同時設有主席、委員長等黨魁職務,此時的總書記更多扮演的是祕書長的角色,承擔黨務工作。稱呼總書記主要是為突出黨內的合議制和集體領導,不過多數共產黨都不設定黨主席的職務,總書記實際上扮演政黨最高負責人的角色。在共產黨領導的社會主義國家多數為一黨制的國家,所以總書記一般也相當於這些國家實際上的最高領導人。  由於書記,乃至於總書記,皆只是政黨職務,嚴格意義上不是國家領導人,由以前到現在有不少共產國家的總書記會兼任國家元首(如總統、國家主席、國務委員會主席等)或政府首腦(如總理、部長會議主席等)的職務,以獲得代表國家的身份。在一黨執政下,執政黨對政府的影響力巨大,總書記的單獨職務也可以直接行使管治國家的權力,甚至擁有高於國家元首和政府首腦的政治地位。為了貫徹“黨指揮槍”,總書記一般還會兼任最高軍事統帥。因此在絕大多數情況下,社會主義國家的執政黨負責人就是黨、國家、政府和軍隊的最高領導者。  作為社會主義國家唯一執政黨的最高領導人,總書記職務擁有極大的權力,甚至成為獨裁者。蘇聯共產黨的末任總書記戈爾巴喬夫在其回憶錄的結語寫道:“擔任蘇共中央總書記一職時,我擁有的權力可以和專制帝王相媲美。”

  「總書記」英文翻譯為「General Secretary」,而「General Secretary」於非政黨機構通常譯為「祕書長」或「總幹事」,但為了與政黨職務區分多稱「Secretary-general」。在朝鮮、越南一般稱政黨的總書記職務為「書記長」或「總祕書」(;)。  (粗體者為現任國家元首或政府首腦。)
總書記或第一書記是政黨的黨務或政治領導職位,以共產黨、勞動黨、社會黨和其他左翼政黨較多使用。一些政黨同時有主席和總書記(第一書記)的職位,兩者的職權區分在各個政黨中各有不同,例如一些政黨不設主席職位,總書記(第一書記)就是政黨領袖或黨務最高負責人。而另一些政黨的主席是政治領袖或黨務最高負責人,而總書記(第一書記)是日常黨務負責人,即祕書長的職務。