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  根據1815年維也納會議上通過的《關於外交人員等級的章程》,外交代表分為三類,即大使、公使和代辦,因此外交代表機構也對應為大使館、公使館和代辦處三級。另外不屬於前三類的為領事館,主要處理領務與商務事宜。

  等級最高的外交代表機構,其稱大使。  大使館的人員通常分為外交人員、行政技術人員、服務人員和僕役。除外交人員外,其他人員不視為外交官,通常也不享有外交豁免權。外交人員包括大使、武官、參贊、、一等祕書、二等祕書、三等祕書等正式派駐人員。  英文「embassy」一詞普遍指大使與職員的辦事處。就嚴格法理而言,「embassy」指外交代表團本身,其辦公地點則稱為「chancery」,但實際上很少人會這樣區分。大使通常居住在大使官邸,大使官邸可設定於大使館的院區範圍,也可設定於大使館之外的街區,但官邸享有大使館的相同權利。  各國也可以向國際組織派遣外交代表,如駐歐盟大使、駐聯合國大使等。這些大使在駐在國(比如比利時和美國)享有與其他國家外交人員完全相同的權利。歐盟也向某些國家派出大使,但聯合國沒有單獨的駐各國大使,而是設立相關的外交代表處。  其它例外,如英聯邦國家之間的外交代表機構稱「」。所有成員國駐聯合國的使節團均稱,其最高代表為「常駐代表」與大使。教廷(梵蒂岡)派駐別國的外交代表稱「教廷大使」(Apostolic Nuncio),其辦公機構稱「教廷大使館」或「宗座代表駐地」(Apostolic Nunciature)。利比亞的使節駐外機構在1980年代和1990年代曾稱「人民辦事處」,其最高代表稱為「祕書」(現已改回一般命名)。

  等級次於大使館的外交代表機構,館長稱公使。第二次世界大戰後,各國之間的外交代表級別普遍由公使提升為大使,公使館也升格為大使館。

  等級最低的國家間外交代表機構,其主事稱代辦。代辦處的外交人員仍享有完全的外交權益,並受外交關係公約保障。

  領事館與外交機構相似,但與其並不等同。領事館主要處理個人與商務事宜,在維也納外交關係公約有清晰的界定。駐外領事通常派駐在一國首都以外的地區(通常是大城市以及該國人經常前往、僑民聚居的城市)。如設在華盛頓,而領事館則設在洛杉磯、紐約與休斯敦等。但各國駐荷蘭的外交機構卻是反例,在首都阿姆斯特丹頂多設有總領事館,大使館幾乎都設於荷蘭政府所在地海牙。

  外交代表機構的職責是在國際法許可下保護本國在派駐地的利益,代表本國與派駐地的政府進行談判,使用合法的手段取得派駐地的情報,在派駐地進行促進兩國友好的活動,並且發展兩國的經貿、文化與科學合作。使館除了行使外交職責外,還可以同時辦理領事事務。  英聯邦成員國的外交代表機構有著一個附加職責,其會為英聯邦的其它成員國的公民提供外交服務,前提是受助公民的國家與欲聯絡國家沒有外交關係;歐盟成員國的外交代表機構亦有此類附加的職責。(例如:南非公民如果需要取得與泰國相關的外交服務時,可以到加拿大外交機構尋求協助)  外交機構的相關權利受到維也納外交關係公約的保障,如外交豁免權。  在兩國因戰爭或其他原因而宣佈終止外交關係時,通常關閉互相派駐的外交代表機構。派遣國可以委託第三國在其駐在國的外交機構代管其外交利益。即使兩國發生爭論,召回駐另一國的大使以示不滿仍是較為少見的。不過召回大使的手段已較斷絕外交關係溫和,而使節團仍會或多或少地運作,由權力有限的大使銜代辦暫為處理。值得注意是在兩個大使交接期間,一個「過渡時期大使銜代辦」可能會被任命為看守人,而這並不意味著對派駐國的敵意。派遣國由於經濟或安全原因關閉駐外外交代表機構並不影響與駐在國之間的外交關係。

  無正式邦交之兩國亦可相互派駐代表使節,作為政經交流的媒介,稱為實質大使館。這些機構不是《維也納外交關係公約》所規範的正式大使或相關使節,但有實質的雙方交流意義。

  中華民國為未被國際普遍承認的國家,故除了中華民國設立之駐邦交國大使館及若干總領事、領事館外,駐美國、日本、英國、法國、德國、俄羅斯、加拿大、新加坡、澳大利亞及其他非邦交國家的代表機構通常稱為「臺北經濟文化代表處」(或「臺北代表處」),雖然正式機構稱謂並非大使館,但經由中華民國外交部之官方授權及與駐在國之平等互惠或互設代表機構,可行使大使館或等同之外交機構的相關職責,如核發簽證、中華民國護照及相關文書正式認證等。  與中華民國建立外交關係之正式邦交國家,中華民國政府在其所在地-臺北市士林區設定一棟綜合大樓,供各國駐臺使館辦公。  非邦交國家如美國會給予「臺北經濟文化代表處」及其外交人員,享有等同「國際組織及其人員」或是其他名義的有限度外交禮遇。而相對地,無邦交國駐中華民國的機構,會以「駐臺北辦事處」或「在臺協會」等非官方名義運作。其駐中華民國代表相當於大使,通常由該國外交部門選擇退休外交官(許多曾擔任駐外大使)或是名義上暫時脫離該國公務人員身份的外交官擔任。而駐中華民國之代表機構也會受到中華民國外交部的特殊禮遇,例如使用外交車牌、派駐警察保護等。  事實存在的這些外交機構很多是隻被稱為代表機構或代表使節。如被認為是土耳其傀儡政權的北塞普勒斯土耳其共和國派駐美國首都華盛頓的使節團;索馬利亞蘭在倫敦、羅馬、亞的斯亞貝巴與華盛頓的使節團;納戈爾諾-加拉巴赫駐華盛頓的使節團均只被稱為代表機構。

  朝鮮與美國目前並沒有正式外交關係,但因朝鮮為聯合國會員國之一,在紐約設有駐聯合國代表團,此代表團同時也是與美國的非正式對話管道,被稱為「紐約渠道」。另外美國方面不承認朝鮮,也未同伊朗正式建交,故以第三國(如瑞士)從中與雙方交涉對外事宜,或是在當地設立非正式使館規格的代表機構。美國設立“瑞士駐伊朗大使館美國利益代表處”作為美國在伊非正式代表機構。

  常駐一國的外交代表同時可兼駐兩個國家或多個國家的外交代表。一些國家由於經濟或政治原因,在與某幾個國家建立外交關係時,只在其中一國設立外交代表機構,該外交代表兼任駐其鄰近國家的使節,例如科威特的駐巴西大使兼任駐智利、厄瓜多和烏拉圭大使等。由駐他國大使兼任的,稱為「非常任大使」。  另外,有些國家會指定「巡迴大使」來往於數個國家之間,進行相關外交事務。例如中華民國政府設有無任所大使,聘請資深退休外交官及社會各界賢達出任。  而在一國的國慶及元首就職等國家慶典時,有些國家會派出「特使」以代替該國元首前往參加,特使通常由副元首、總理(首相)、國會議長等高階官員擔任。
外交代表機構,通常稱為領使館、使領館等,是一個國家駐外外交人員居住與工作的地方,可分為大使館、公使館、等種類。外交代表機構通常設在另一國的首都。在國際法的規範下,外交代表機構應享有治外法權,所以即使外交代表機構所在地實際為駐在國的領土,但內部空間視為當事國領土的一部分,另外,也包含駐此之外交人員依照維也納外交關係公約免受派駐地的法律制裁之保障。而外交人員亦只須交付等同於本國稅率的相關稅金予駐在國。