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  可變資料列印是數位印刷的直接產物,它利用計算機資料庫、數位印刷裝置和高效的軟體來建立高品質的全綵色文件,外觀媲美傳統膠印。相比於平版膠印“大規模生產”的單個產品,可變資料列印通過數位印刷技術使印刷品的大規模定製成為可能。不同於生產10,000份相同的產品並提供其給10,000名客戶,可變資料列印可以印刷10,000份獨特的、帶有定製資訊的產品。  可變列印的贏利是浮動的,從一般費用的雙倍到10-15倍都是有可能的。當然,這取決於印刷的內容和內容的相關性,但該技術為市場營銷活動提供了一個有效的工具來增加投資回報率。  可變列印分為幾個層次。最基本的層面包括更改每個印品上的稱呼或姓名,這很像群發郵件。其次是更復雜的可變資料列印使用不同“版本”,在不同的市場也許存在各種不同的定製,基於不同的客戶群來改變文字和影象。最後是完全可變列印,文字和影象都可以為每位客戶改變。所有的可變資料列印都基於一條基礎的設計理念,即一個頁面上的靜態元素(不變元素)和可變區域都要被列印。而不變的元素在每一頁面中的位置實際上是相同的,可變區域被文字或影象填滿,且受一系列的應用、頁面的風格和資料庫中的資料所限制。  可變資料列印包含三種主要的操作方法。 第一個方法,載入一個靜態檔案到印表機記憶體,印表機服從一下指令,即通過印表機驅動程式或光柵影象處理器(RIP)來列印任何傳送到到印表機驅動程式或RIP的靜態檔案。可變資料可以被列印在靜態檔案的上面。這種方法是執行VDP最簡單的方法,但是它的功能小於典型的群發郵件。  第二個方法是在列印之前使用標準的軟體將靜態和可變元素結合在列印檔案中。這就產生了一個傳統的(潛在的、巨大的)列印檔案, 其中每個影象被合併到每一頁。這種方法的缺點是執行很多非常大的列印檔案會使RIP的處理能力崩潰。當發生這種情況,列印速度可能變得非常慢,對於超過幾百頁的印刷品來說是不切實際的。  第三個方法是在列印前使用專門的VDP軟體將靜態和可變元素結合在列印檔案中。這將產生最佳的列印檔案,如PDF/ VT,PostScript或PPML,列印速度可以達到最高,因為RIP只需要處理靜態元素一次。

  許多軟體程式包可以用來合併文字和影象並轉換成的VDP列印檔案。有些是獨立的軟體包,但是大部分優秀的可變資料列印軟體程式包實際上是一個或多個排版軟體如AAdobe Creative Suite的外掛模組。  除了VDP軟體,VDP印刷程式可能也需要其它的軟體包輔助。郵件傳送軟體在美國是必要的(美國郵政服務),加拿大利用批量郵寄降低郵資。使用郵件軟體在建立VDP列印檔案前進行預先分類和驗證,並生成郵件地址的條形碼。然後頁面會按照正確分類的郵政編碼順序被列印。也許還需要使用軟體來管理資料的質量(如對於刪除重複資訊)和一致性。在軟體購買方面,許多公司提供分類服務,如VDP相關的列印檔案,郵件和資料服務。

  下面是提供可變資料列印過程中合併檔案軟體及服務、郵件預分類或資料清理的公司名單。

  可變資料列印和傳統印刷的區別在於其中所包含的個性化。個性化使企業連線到客戶。可變資料列印不僅是頁面中名稱或地址的改變;以前名稱變更是很有用的,因為當時這是一個新的概念。而現在個性化反映的是客戶的價值。為了使VDP獲得成功,企業必須瞭解客戶。例如,喜愛棒球運動的客戶收到一張來自VDP的印著自己喜歡的棒球運動員的明信片。明信片是有效的,因為客戶很有可能閱讀上面的內容。一個無用功的VDP明信片例子如下,郵寄一張足球運動員的明信片給這個客戶,如果客戶在足球沒有興趣,那麼他可能就不會注意的這張明信片。這個想法是通過與客戶聯絡的能力附加價值給他們。個性化允許公司聯絡、溝通客戶,可與潛在客戶建立聯絡,並保持與現有客戶的關係。一個潛在的客戶可以轉化為客戶甚至是忠誠的客戶。企業要獲得忠誠的客戶,可變資料印刷可以憑藉優質的工作和服務幫助他們達成目標。  另一個優勢是可變資料列印提高了反應速度和反應時間。個性化吸引消費者的關注,通過郵寄使得反應速度提高。個性化同時也增加了響應時間,因為郵寄的宣傳單對消費者的影響使消費者更快作出反應。顧客不會看一看放下稍後就忘記了,所以可能需要幾個星期才能收到迴應。

  消費者是可變資料印刷的最為重要的部分。為了使活動取得成功,企業必須擁有客戶的必要資料。資料非常重要,因為它決定什麼時候開始營銷產品。如果企業不瞭解它們的潛在消費者或客戶,可能就會失去這些客戶或沒有意識到選錯了目標人群。一個產品並不適用於每個人,所以瞭解目標消費者的需求、期望和愛好很重要。例如,想要賣狗給一個養貓的人並不可行。這些產品對消費者沒有什麼用,所以重要的是在營銷前瞭解目標消費者。市場調研是經常被用來獲取消費者的資訊;它也是營銷計劃的第二步。下面有個例子關於市場如何運用問卷調查來了解消費者。問卷調查刺激消費者完成他們,所以通常有較高的迴應率,因為消費者認為完成調查是有價值的。一旦目標消費者被發現,營銷所需要的資料可以被使用。這個資料是可變的。研究獲得的資料將存入資料庫,在這裡資料將被放入可變模組。可變元素的一個例子是年齡。年齡決定特定的年齡人群收到何種資訊。

  可變資料列印可以與其他平臺相結合,如PURLS、email blasts和 QR codes;這三個平臺是公認的營銷手段。許多人都發現為了成功進行營銷,綜合使用所有的平臺非常有優勢。群發郵件和PURLS使企業顧客的資訊。群發郵件能包含一定的個性化資訊,但通常不太多。PURL中包含大量的個性化資訊,它是個性化的統一資源定位(URL)。總之,這是一個過度平臺,它也是獲得消費者大多數資訊的地方。群發郵件包含一個PURL,它引導消費者進入個性化的頁面。PURL使企業通過所要求的資訊獲得消費者的資訊。 QR碼可以被新增到一個明信片上。它的工作原理和群發電子郵件相同。它引導消費者到網頁。綜合三個平臺有助於營銷。

  可變資料列印這個術語來源於弗蘭克•羅馬諾(羅徹斯特理工學院影像藝術與科學學院印刷媒體學校名譽教授),羅馬諾先生並沒有因為塑造了這個術語得到廣泛讚譽,,但重要的是早在1969年他就是用了這個術語。在1999年出版的“個性化和資料庫列印”就是他和David Broudy共同撰寫的。  合併靜態文件元素和可變文件元素的概念早於這個時間,那時就出現了各種應用,從簡單的桌面“郵件合併”到金融業和銀行業複雜的主機應用等等。過去VDP常常與數碼印刷機器聯絡在一起。但是近年來這種技術的應用已普及到網頁,電子郵件,和移動資訊。
可變資料列印(英語:Variable-data printing,縮寫VDP)是一種數位印刷方式,也包括按需印刷,可變資料列印是指,在不停機或降低印刷速度的情況下,一個印刷頁面中的元素如文字、圖形和影象在下一個印刷頁面中可以立即改變,且使用的資訊來自資料庫或外部檔案。例如,一組具有相同排版的個性化字母,可以用不同的名字和地址來印刷。可變資料列印主要應用於直接營銷、客戶關係管理、廣告、發票和郵件的群發、 宣傳冊或明信片活動。