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  民主黨和共和黨都將2016年的黨代表大會定於七月底,在奧運會之前舉行,而非如2008年和2012年般在奧運會之後舉行。CNN報道稱,共和黨將其黨代表大會定於七月舉行的原因是避免發生2012年美國共和黨總統初選般冗長的初選,並留出更多時間讓整個黨團結在候選人周圍。根據CNN報道,共和黨全國委員會還考慮過在六月舉行黨代會。民主黨則緊隨其後,將其黨代表大會定於共和黨黨代表大會一個星期後舉行,以做出更快的應對。  2016年5月3日,德克薩斯州眾議員泰德·克魯茲宣佈終止競選活動(退選)後,共和黨全國委員會主席賴因斯·普里巴斯宣佈商人唐納德·川普為共和黨假定提名的總統候選人(實際上勝出總統初選)。次日,俄亥俄州州長約翰·凱西克宣佈退選,更加鞏固特朗普假定提名人地位。特朗普是繼1940年共和黨總統候選人溫德爾·威爾基後第一個在獲提名前沒有擔任過政府官員或在軍隊中任職的主要政黨總統候選人,也是繼1952年共和黨總統候選人德懷特·艾森豪威爾上將後第一個沒有從政經驗的主要政黨總統候選人。  這是自1980年第一次完全於7月進行的共和黨全國代表。

  2014年4月2日,共和黨全國委員會宣佈2016年黨代會候選城市為辛辛那提、克利夫蘭、達拉斯、丹佛、堪薩斯城和拉斯維加斯。6月下旬,克利夫蘭和達拉斯成為最終候選的兩座城市。7月8日,克利夫蘭當選為主辦城市。

  位於俄亥俄州的非營利無附屬政治機構的2016克利夫蘭主辦委員會(英語:The 2016 Cleveland Host Committee)是這次黨代會的官方和聯邦指定主辦機構,其職責是“推進俄亥俄東北部以及克利夫蘭更具代表性,及在舉辦2016年共和黨代表大會期間減輕地方政府壓力”。委員會成員由俄亥俄州的知名商界人士、公民領袖和其他社群領袖組成,委員會主席為大衛·吉爾伯特。大會籌辦過程中,組委會發現籌錢有些困難。錢款一般來自企業捐款,而一些企業給2012年黨代會捐款上十萬美元卻沒有為2016年黨代會出錢,包括摩根大通、通用電氣、福特汽車公司、摩托羅拉解決方案和安進。其中一些企業沒有出錢的因素包括不願與特朗普扯上關係以及擔心會場內發生暴力衝突。2016年7月黨代會開始後,組委會宣佈已籌得其6400萬美元籌款目標中的5800萬,並尋求屢次給共和黨出錢的富翁謝爾登·阿德爾森彌補剩下的600萬美元缺口。

  本次黨代會是美國國土安全部指定的國家安全特別事件,這意味著執法方的層級可至特勤局和國土安全部。會前,一份要求在大會舉辦地快貸球館允許公開持槍的網上請願得到45000份簽名,不過,負責大會安保事宜的特勤局宣佈不允許攜帶槍支進入場館內以及緊挨場館的“安全區域”。特勤局於2016年5月下旬發表的一份宣告稱:“攜帶槍支的個人不允許通過指定位置的外圍安檢口,不論其是否持有參加大會的票證。”根據有關規定,特勤局有權在需要保護特定個人的場所限制槍支及其他武器。  克利夫蘭警察局獲得了5000萬美元的聯邦補助金來進行警務活動,其中2000萬用於購買了超過2000套防暴警員裝備,剩餘3000萬會則用於人事方面。克利夫蘭當局在緊挨大會舉辦場館的約440萬平方米(1.7平方英里)“安全區域”禁止水槍、劍、網球和保溫壺,但根據俄亥俄州槍支法,此區域允許持槍。美國全國有色人種協進會克利夫蘭分支機構於2016年3月致信市郡領導對大會安全表示擔憂,稱警察沒有準備好應對“可能出現的揮舞槍支的抗議示威者”。克利夫蘭市警察工會也表達了類似的擔憂,稱警察的訓練和裝備配備方面都沒有跟上進度。7月16日,大會開始前一天,市警察工會要求俄亥俄州州長約翰·凱西克暫停該州的公開持槍法,以阻止在大會區域持槍,但遭到凱西克拒絕。他表示:“俄亥俄州的州長無權根據這個建議,武斷地暫停聯邦和州的憲法賦予的權利或州的法律”。  大會開始前,網上出現了一些釣魚式攻擊團伙,可能是黑客試圖在會場網路中尋找漏洞。此前,民主黨全國委員會的網路系統已經被可能與俄羅斯有聯絡的黑客攻擊,洩露出針對特朗普做的對手調查。2016年7月17日,《紐約時報》報道稱:“克利夫蘭已特別派遣約500名警員處理大會安保,並從遠到加利福尼亞和得克薩斯的警察局調來上千名警員來協助”。

  《洛杉磯時報》2016年3月的一篇文章認為大會現場恐將出現動盪不穩的局面,原因包括“(舉辦)城市曾發生飽受爭議的警察開槍事件和種族間的緊張對立;候選人(特朗普)聲稱如果他獲得代表票數最多卻不能拿到提名的話,他的支持者會暴動;以及警方有著濫用暴力的壞名聲”。特別是克利夫蘭曾發生警察槍殺平民的塔米爾·萊斯槍殺案和蒂莫西·羅素和馬麗薩·威廉姆斯槍殺案,而且2014年司法部一份調查曾批評克利夫蘭警察習慣性運用“不合理且不必要的武力”,因而克利夫蘭警察局被質疑是否有管控抗議的能力。自從本次大會訊息最早於2014年公佈開始,左翼人士便一直計劃抗議行動。到5月19日時,六個組織已經提交抗議活動許可申請,但還沒有一個通過。克利夫蘭當局甚至公開了申請資料,希望藉此拖延時間,而民主黨代表大會舉辦地費城當局已經批准了一個抗議活動。第二天,又有一些組織遞交了抗議活動申請,包括艾滋病保健基金會、全球零核等。2016年5月,美國公民自由聯盟表示將代表“公民支援特朗普”(Citizens for Trump)和“組織俄亥俄”(Organize Ohio)發起法律訴訟,稱抗議活動許可遲遲不下發阻礙了抗議者的行動。2016年6月14日美國公民自由聯盟正式在聯邦地方法院提起訴訟。

  在特朗普越來越接近獲得提名人身份的過程中,一些共和黨大佬宣佈不會出席黨代會。仍在世的前幾次大選共和黨總統候選人中,只有1996年大選提名人鮑勃·多爾宣佈會參加黨代會;米特·羅姆尼(2012年)、約翰·麥凱恩(2008年)、喬治·沃克·布什(2004年和2000年)、喬治·赫伯特·沃克·布什(1988年和1992年)均表示不會出席大會。還有一些州長、眾議院代表和參議員,尤其是面臨競爭激烈的選舉的那些,也表明不會參加大會,以遠離特朗普及更專注於選區內的選民。黨代表大會所在地俄亥俄、俄亥俄州州長凱西克沒有參加大會,而代表俄亥俄的參議員羅伯·波特曼參加了大會,不過沒有擔任主要角色。2016年7月8日,內布拉斯加州參議員本·薩斯宣佈不會出席大會。其他不參會的參議員包括史蒂夫·戴恩斯(蒙大拿州)、傑夫·弗雷克(亞利桑那州)和麗薩·穆爾科斯基(阿拉斯加州)。  一些企業,包括可口可樂、微軟和惠普縮減了參會規模並減少了對黨代會活動的捐助。2016年6月,富國銀行集團、UPS、摩托羅拉、摩根斯坦利、福特和沃爾格林博姿聯合公司等六個資助了2012年黨代會的公司宣佈不會資助2016年的本次黨代會。蘋果公司隨後也表示鑑於特朗普在某些選舉議題上的立場,將撤回對黨代會的資助。

  大會開始兩天前的7月16日,各州及美國各屬地代表的座位安排公佈。俄亥俄州和得克薩斯州的代表座位被安排到了最後面,這被視為因這些州在初選中沒有支援特朗普(俄亥俄州和得克薩斯州初選得票率最高的分別是凱西克和克魯茲)而對代表施加的懲罰。

  根據共和黨規定,本次黨代會共設四個委員會,在黨代會開幕前為特定目的會面。每個委員會由分別來自美國50個州、5個屬地和哥倫比亞特區的一男一女共112人組成,這些成員由上述地區的56個代表團選出,每個代表團自行確定流程。黨代會開幕前一週,每個委員會分別在克利夫蘭的亨廷頓會議中心(Huntington Convention Center)會面。

  規則和議程委員會(Committee on Rules and Order of Business),或稱規則委員會(Rules Committee),負責制定黨代會的規則和直到下次黨代會之前共和黨遵循的規定,於7月14日會面。該委員會通過的規定必須經整個黨代會採用才能生效。一般認為,規則委員會是權力最大的委員會。規則委員會主席是來自猶他州的伊妮德·米克爾森和來自馬薩諸塞州的羅恩·考夫曼。  2016年6月,埃裡克·奧基夫 (政治活動家)和戴恩·沃特斯組建了一個名為不受束縛代表(Delegates Unbound)的組織,根據CNN的報道,該組織嘗試說服代表們他們有權力和能力給他們想要的人投票。大會代表坎達爾·安魯也嘗試說服其他代表更改大會規則,加入一個“良心條款”以便受(初選結果)束縛必須支援特朗普的代表可以投票反對他。2016年7月14日,規則委員會在連續15小時的馬拉松式會議後,以84票對21票否決了向大會遞交允許解放代表的“少數派報告”,從而為特朗普獲得提名鋪平道路。規則委員會還一致通過更改40(b)規則,這個頗具爭議的規則原本要求候選人必須在八個州得票領先才能有機會在黨代會上獲得提名,修改後只需五個州即可。

  政綱委員會(Platform Committee)負責提出政綱草案,其擬出的草案必須經黨代會批准生效,委員會於7月11日和12日進行兩天的公開聽證。政綱委員會的主席是懷俄明州參議員約翰·巴拉索。為討論政綱相關事宜,共和黨全國委員會組織了多達十場閉門會議,參會者包括企業遊說者和官員,來自美國石油學會、愛迪生電氣學會、全國製造商協會、哈德遜研究所、能源研究協會和美國健康保險計劃等。

  資格委員會(Credentials Committee)負責處理有關大會代表資格的糾紛,評估受到質疑的代表,以及有代表確定取消資格時提供替代人選建議。委員會主席是前共和黨全國委員會主席麥克·鄧肯和阿肯色州共和黨主席道爾·韋伯。

  籌備委員會(Committee on Arrangements)負責安排大會日程和後勤工作,主席是前威斯康辛州共和黨主席史蒂夫·金。
2016年共和黨全國代表大會於2016年7月18日至21日在俄亥俄州克利夫蘭的快貸球館舉行,會上美國共和黨的代表選出代表該黨參選2016年美國總統選舉的總統和副總統的候選人。這是克利夫蘭第三次主辦這項活動,且是自1936年來的第一次。除了決定黨的全國候選人名單外,該大會也將批准黨的政綱。