這可以是電子表格檔案,資料庫檔案,甚至是正確格式的文字檔案. 電子表格檔案是最常用的;本指南假定您正在使用電子表格. 您的資料檔案應該包含所有需要從副本到副本的資訊. 您的資料檔案將包含您打算髮送信件的每一個人的姓名和可能的地址. 在每一個單元格中,沿著一條線列出一個資訊項,以便每個型別的資訊 (姓名,姓氏,稱號等等) 都在自己的列中. 讓列名有意義. 郵件合並可以讀取列中的資料. 它會假設每個資訊列中的第一個條目是該型別資訊的通用名稱, 例如,開始一個列名字,輸入"姓名",然後把所有的姓名放在下面. 當你被問及要在信中插入哪個欄位時,你將看到"姓名"作為一個選項,並記住該列中包含的內容. 如果使用者還使用Outlook作為電子郵件,則可以使用Outlook地址簿作為資料檔案. 儲存在一個容易找到的地方, 給它一個你容易記住的名字. 這是您將要插入資訊的檔案. 例如,如果您正在寫一封正式的信件, 任何郵件合併將為您填寫的專案 (如姓名) 現在應該空白.  什麼是總結?
建立一個資料檔案. 儲存資料檔案. 寫出你的主要檔案.