在Excel中匯入文件時, 特定的字元將被用來確定Excel電子表格中的每個單元格中的資料. 通過在匯入之前執行一些格式化步驟, 您可以控制最終電子表格的顯示方式, 並儘量減少手動格式化. 如果您要從Word文件匯入到Excel中, 這種方法最有效,當您有多個條目列表,每個條目格式相同 (地址列表,電話號碼,電子郵件地址等). 在開始轉換過程之前, 您需要確保每個條目都以相同的方式格式化. 這意味著修復任何標點錯誤或重新組織任何與其餘部分不匹配的條目. 這將確保資料正確傳輸. 顯示通常隱藏的格式字元將幫助您確定分隔條目的最佳方式. 你可以點選"顯示/隱藏段落標記"按<unk>或按Ctrl+<unk>Shift+*顯示它們. 大多數列表都會在每行末尾有一個段落標記,或者在行末尾有一個,並在條目之間的空白行中有一個. 你將使用標記來插入Excel用來區分單元格的字元. 為了幫助格式化過程, 您需要暫時刪除此空格. 不用擔心,你很快就會把它新增回來. 這種方法最好在條目末尾和條目間的空格 (連續兩條) 放置一個段落標記. 按Ctrl+H開啟"查詢和更換"視窗. 在"查詢"欄位中輸入"p". 這是兩個連續段落的程式碼. 如果每個條目是單行,並且它們之間沒有空白行,則使用單個^p. 在"替換"欄位中輸入一個劃分字元. 確保它不是檔案中任何地方出現的字元,例如~. 點選 替換所有. 你會注意到條目可能會自己組合, 但這不是一個關注現在只要界限字元在正確的地方 (在每個條目之間) 現在你的條目分開, 如果你在第一行是個名字,第二行是街道地址,第三行是州和郵政編碼, 刪除"查詢"欄位中的 ^p標記之一. 將"替換"欄位中的字元改為逗號, 點選 替換所有. 這將用逗號分隔符替換剩餘的段落符號, 一旦你完成上述兩個"尋找和替換"步驟, 你的列表將不再像列表. 每個資料之間都有逗號. 這最後的"查詢和替換"步驟將將您的資料返回列表, 按Ctrl+H開啟"查詢和更換"視窗. 在"查詢"欄位中輸入"~" (或您最初選擇的任何字元). 輸入"替換"欄位. 點選 替換所有. 這將把您的條目分解成各個由逗號分隔的組. 現在你已經完成了格式化, 你可以將文件儲存為文字檔案. 這將使Excel能夠讀取和解析您的資料, 點選"檔案"選項卡並選擇"儲存為". 點選"儲存為型別"下拉選單並選擇"純文字". 然後點選"儲存". 如果"檔案轉換"視窗出現,只需點選"OK". 現在您已將檔案儲存為純文字, 可以在Excel中開啟. 點選"檔案"選項卡並選擇"開啟". 點選"所有Excel檔案"下拉選單,然後選擇"文字檔案". 在文字匯入嚮導視窗中點選下一步. 在界限清單中選擇"逗號". 您可以在底部的預覽中看到條目將如何分開. 點選下一個>. 選擇每個列的資料格式,然後單擊完成.  摘要:
瞭解該檔案將如何轉換. 掃描文件以查詢任何格式錯誤. 在您的 Word 文件中顯示格式化字元. 在每個條目之間重新放置段落標記以消除額外的空間. 將每個條目分開成不同的欄位. 取代界限字元以完成格式化過程. 儲存檔案為一個純文字檔案. 在Excel中開啟檔案.