您可以傳送電子郵件或分發辦公備忘錄. 只是要確保它在紙上. 記錄會議的日期,時間,地點和目的. 要求出席會議的受邀人數. 請清楚地說明那些接受邀請的人應該出席. 請他們為你詳細列出議題, 要求他們不僅提供議題, 確認他們需要多少時間來呈現議題. 這裡是"日程表專案"",主持人"和"時間". 根據收到,緊急性或相關性的順序列出議題. 寫下每個議題的簡短描述, 請提供會議日期,時間,目的/範圍,地點及時間長度等細節的標題. 讓他們在會議前有足夠的時間回顧並討論議題, 兩天的提前通知是合理的通知時間.  摘要:
通知所有參與會議的人. 請各位出席者在特定日期及時間內向您提出會議議日程表要求. 您可以在此處列出您所收集的所有議題細節. 請將提議日程表提交給日程表專案主持人, 如果有必要, 請將已核准的議事日程分發給所有出席者.