您可以傳送電子郵件或分發辦公備忘錄. 只是確保它是在紙上. 包括會議的日期,時間,地點和目的. 要求參加會議的邀請函. 讓他們清楚地明白,接受邀請的人都應該出席. 讓他們為你詳細列出議程專案, 要求他們不僅向你提供議程主題,還要簡要描述他們打算討論的內容. 檢查他們需要多少時間來介紹議程專案. 建立一個三列表, 標題為"議程專案"",主持人"和"時間". 按收到,緊急或相關性的順序列出議程專案. 寫出每一個議程主題的簡要描述, 包含會議詳細資訊的標題,如日期,時間,目的/範圍,地點和持續時間. 在會議開始之前,讓他們有足夠的時間來回顧會議議程, 2天的提前通知是一個合理的通知時間.  摘要:
通知所有參與會議的人. 要求與會者在特定的日期和時間內向您提交會議議程專案請求. 建立一個議程, 總結你收集的所有議程專案細節. 向議程專案主持人提交提議的議程,以驗證他們是否熟悉安排和分配時間的細節. 如果有必要,請進行任何更改或重新安排. 在所有與會者之間分發已批准的議程.