這可能是平面表檔,資料庫檔,甚至是正確格式的文字檔案. 這本指南假設您使用的是平面表. 您的資料檔應該包含所有必須從副本到副本改變的資訊. 您的資料檔會包含您打算寄信給所有人的姓名和地址. 在每個單元格中按一行列出一項資訊, 這裡的欄位名稱應該有意義. 郵件合併會讀取列中的資料. 這樣一來, 您的網站將會以每一列資訊中的第一項為一般名稱, 請先輸入"姓名",然後將所有姓名放在下方. 您可以選擇"姓名"並記住該欄的內容. 如果想要, 也可以使用Outlook為電子郵件的Microsoft Office使用者可以使用Outlook地址簿作為資料檔. 請將它放在容易找到的地方, 這是您將要插入資訊的檔案. 如果你寫了一封正式的信, 任何郵件合併將為您填寫的專案 (如姓名) 目前應該留空.  這是什麼?
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