根據這個摘要寫一篇文章:  儲存所有包含敏感資訊的紙質副本在鎖定和安全的櫃子裡. 使用密碼保護敏感的電子檔案. 讓工資部門自己整理工資檔案.  條款:
如果您有個人檔案, 包含有關公司員工的敏感資訊, 這些檔案應始終保密, 防止未經授權的訪問. 確保只有授權的人才有權獲得解鎖這些櫃的鑰匙. 這包括任何包含有關醫療資訊,殘疾,年齡,種族,性別,國籍,宗教信仰,婚姻狀況或其他識別資訊 (如社會安全號碼) 的檔案. 你可能想考慮投資於防火櫃, 但請記住, 這些櫃可能相當昂貴. 所以你需要權衡擁有這種額外保護的好處與僅僅依靠電子副本作為備份. 確保對任何需要保護隱私的電子檔案實施認證程式. 只有特定的人才可以訪問這些檔案, 您公司的網路工程師或IT專業人員應該能夠幫助您在某些檔案<unk>上啟用密碼. 應該要求工資部門組織和保護自己的檔案. 由於這些型別的檔案幾乎總是包含敏感資訊, 只有工資管理人員才能訪問這些鎖定和安全的檔案. 這包括W-4表,薪資資訊,扣押,時間記錄和州扣押表. 其他部門也可能需要跟蹤自己的檔案. 例如,人力資源部門可能需要儲存與員工健康和病史,辦公室內部投訴或與員工行為相關的任何紀律處分相關的檔案.