根據這個摘要寫一篇文章:  確定您需要檔案的商業理由. 瞭解你為什麼要寫文件的受眾. 確定檔案的適當格式. 決定該檔案的形式. 選擇合適的文件工具.  條款:
雖然軟體的功能性原因是幫助使用者瞭解如何使用該應用程式,但還有其他原因,例如協助軟體的營銷,增強公司形象,尤其是降低技術支援成本. 在某些情況下,為了遵守某些法規或其他法律要求,需要提供檔案. 然而,軟體文件絕不能替代不良的介面設計. 如果一個應用程式的螢幕需要大量的文件來解釋它, 在大多數情況下,軟體使用者對計算機的知識很少,除了他們使用的應用程式讓他們能夠完成的任務外. 有幾種方法可以確定如何用你的檔案來滿足他們的需求. 看看你未來的使用者所擁有的職位. 系統管理員可能是多個軟體應用程式的專家,而資料輸入員則更可能只知道他或她目前使用的輸入資料的應用程式. 看看使用者本身. 雖然職位標題通常表明人們在做什麼,但在特定組織中,某些職位標題的使用方式可能有很大的差異. 通過採訪潛在的僱員, 你可以感覺到你的印象是準確的還是錯誤的. 檢視現有的檔案. 軟體的以前版本的文件以及功能規範提供了一些指標,說明使用者需要知道什麼才能使用該程式. 但是,請記住,終端使用者對程式如何運作不太感興趣, 而是對它能為他們做些什麼. 找出需要完成的工作的任務,以及在完成這些任務之前需要完成哪些任務. 軟體文件可以分為兩個格式,參考手冊和使用者手冊. 有時, 形式的組合是最好的方法. 一個參考手冊的格式專門解釋軟體應用程式的各個功能 (按<unk>,標籤,欄位和對話方塊) 以及它們如何工作. 許多幫助檔案都是以這種格式編寫的,特別是情境敏感的幫助,當使用者點選特定螢幕上的幫助按<unk>時,會顯示相關的主題. 使用者指南形式解釋如何使用軟體來執行特定的任務. 使用者指南通常以印刷指南或PDF格式編制,儘管一些幫助檔案包括如何執行特定任務的主題. (這些幫助主題通常不是情境敏感的,儘管它們可能會連結到來自情境敏感的主題. 使用者指南通常以教程的形式,介紹要執行的任務的總結,並按編號的步驟給出說明. 終端使用者的軟體文件可以採取許多形式:印刷手冊,PDF文件,幫助檔案或線上幫助. 每個表格都旨在向使用者展示如何使用程式的各個功能,無論是通過步驟或教程;在幫助檔案和線上幫助的情況下,這可能包括示範視訊以及文字和靜態圖形. 幫助檔案和線上幫助應該被索引和關鍵字搜尋, 雖然幫助檔案創作工具可以自動生成索引,但通常最好是手動建立索引,使用使用者可能搜尋的術語. 印刷或PDF使用者手冊可以用文書處理程式如Word或複雜的文字編輯器如FrameMaker編寫,這取決於它們的長度和複雜性. 幫助檔案可以使用幫助創作工具編寫,如RoboHelp,幫助和手冊,doc-to-help,flare,helpLogix或helpServer.