避免在信件的最後一句話之前開始寫回應. 閱讀整個文字時, 可能會想到其他觀點, 這將使得提供真正建設性的回應更容易. 請立即告知客戶您關心並打算調查他們的問題, 試試下以下幾個答案來個人化您自己的答案:在 (企業名稱), 我們全力以赴滿足顧客的需求. 我們的客戶代表會在24小時內回覆. 我們會盡快回覆您的疑慮. 我們非常感謝您的關注, 請給我們一些時間來調查您的問題, 這樣的行為可能會讓人感到不滿. 尤其是需要時間才能收集必要的資訊, 能對客戶的問題,憂慮或建議做出充分回應. 但一般來說, 應該有辦法識別客戶,他們的聯絡方式, 確保提供足夠的資訊,  摘要:
請仔細閱讀顧客的電子郵件. 儘快確認客戶的電子郵件. 追蹤所有客戶的互動.