這篇文章要用一句話來總結. 當你知道要主持會議時, 首先要花點時間與會者 (尤其是高層或重要人物) 交談. 請問他們是否有什麼特別要在會議上討論的問題. 記錄他們的答案, 這不僅讓編寫議題更容易, 也讓他們在會議開始之前就參與了會議過程. 參與會議的重要因素是: 該組織也會在會議上提出議題, 該會議日程表包含有關會議的重要資訊, 這裡也提供了所有討論主題, 讓每個人都能做好準備. 您的會議越重要, 您就應該越早傳送. 您的日程中一定要包含一件事, 預先制定大致的日程安排, 雖然你的日程表上有些專案可能會長 (有些可能會短), 有些人可能沒有參加過去的會議, 該組織的會議將會在下午六點舉行. 試著跟以前出席重要會議的人談話, 您也可以向官方記錄保持者請求過去的會議紀錄, 之前的會議紀錄可能是你擔任主席的重要資源. 這裡總結了過去的會議討論和決定, 您甚至可以將重要會議紀錄與您的議題一起分發給出席者. 在會議日, 請確保會議室或場所清潔,有禮貌, 能容納出席者. 您必須確保會議的任何技術部件 (如演示稿,投影機,顯示器等) 正確運作並完全準備好. 如果你使用電子簡報 (如PowerPoint等), 您不想在討論重要議題時浪費時間,  摘要:
請與出席者討論即將舉行的會議. 撰寫並發行日程表. 請參考之前的會議與討論主題. 請提前準備你的會議場.