根據這個摘要寫一篇文章:  致力於列表和計劃. 同步您的資訊. 一切都用顏色編碼. 清理你的收件箱. 保持一致. 節省紙張和時間. 儲備一些物資.  條款:
記住你的時間表,日曆和要做的事情清單,並經常更新. 保持在易於見到的地方, 或多個可以同步在一起. 如果你很擅長使用筆和紙, 如果可能的話,請隨身攜帶一支筆, 在你的辦公桌上有個指定的筆記本, 如果您更擅長數字化組織工作, 嘗試使用Wunderlist或Todoist這樣的應用來管理你的任務. 確保隨時隨身攜帶筆記和其他材料, 用Basecamp或Trello等專案管理軟體與其他祕書,老闆或其他員工分享任務,檔案和筆記. 使用Google文件共享文件和電子表格, 並使用Dropbox或Hightail等程式傳送檔案. 設定一個顏色編碼系統, 每個專案,每一天,每一個員工, 使用突出符號和彩色標籤或標籤來標記檔案,托盤和筆記本,以便輕鬆找到正確的資訊. 許多電子郵件,日曆和列表的網路和移動應用程式也允許你為每個專案賦予顏色. 保持電子郵件收件箱清潔和重要資訊易於訪問,請立即將電子郵件歸檔到一個檔案<unk>中,如果您需要回來,請將其標記為未讀或標記為未讀,如果您確定不再需要它,請將其歸檔或刪除. 試著為每年,每季度或每月製作檔案<unk>, 或按專案,員工或型別標記它們. 試著立即回覆,刪除或記錄電子郵件的資訊. 給自己設定時間表,比如在一天結束之前把所有電子郵件放在合適的檔案<unk>裡, 保持相同型別的材料在特定的地方,並指定筆記本和檔案<unk>到特定的專案. 記住電話的備忘錄, 永遠放在電話旁邊, 將會議筆記與其他筆記分開,以免資訊混<unk>,以後難以找到. 避免印刷以節省紙張, 選擇線上表格或其他檔案以節省時間和資源. 如果可能,請以電子方式填寫表格. 掃描並儲存紙質檔案的副本,以便它們始終可用,不會損壞或丟失. 儘可能將數字檔案,提醒,備忘錄和日程安排分發出去,而不是紙質版本. 購買或讓辦公室經理/購買者知道你在最後一個盒子或容器上有什麼東西,而不是一旦它們全部消失了. 訂購大量的供應從像奎爾這樣的公司節省錢, 在辦公桌或工作場所整理用品. 使用有標籤或有顏色的容器,