根據這個摘要寫一篇文章:  請確定您需要檔案的商務理由. 瞭解你為什麼要寫紀錄片的觀眾. 決定該檔案的適當格式. 決定該檔案的形式. 請選擇合適的文件工具.  條款:
儘管軟體的功能性原因是幫助使用者瞭解如何使用應用程式, 但也有其他原因, 在某些情況下, 必須提供檔案以遵守某些法規或其他法律要求. 沒有任何情況下, 軟體文件應取代不良的介面設計. 如果應用程式<unk>幕需要大量的文件來解釋它, 軟體使用者通常對電腦的知識很少, 有幾種方法可以決定如何用您的檔案來解決他們的需求. 請看你可能的使用者所擁有的職位. 系統管理員可能是多個軟體應用程式的專家, 觀察使用者本身. 雖然職稱通常顯示人們在做什麼, 您可以透過訪問潛在的僱員, 檢視現有的檔案. 軟體以前版本的文件以及功能說明書提供了一些使用者需要知道的知識, 但要記住, 最後的使用者並不關心該程式如何運作, 找出需要完成的工作的任務, 軟體文件可以分為兩種格式之一, 有時使用不同格式是最佳方式. 參考手冊的格式是用於解釋軟體應用程式的各個功能 (按<unk>,標籤,欄位和對話方塊) 以及他們的工作方式. 許多幫助檔案都是以此格式寫成的, 如何使用軟體來執行特定的任務. 使用者指南通常以印刷指南或PDF格式, 這些協助主題通常並不敏感於內容, 使用者手冊通常以教程的形式, 終端使用者的軟體文件可以有許多形式:印刷手冊,PDF檔案,幫助檔案或線上幫助. 每個表格都是用來向使用者展示如何使用程式的各個功能, 幫助檔案和線上幫助應被編入索引並可用關鍵字搜尋, 儘管幫助檔案製作工具可以自動生成索引, 印刷或PDF使用者手冊可以用Word等文書處理程式或FrameMaker等複雜的文字編輯器撰寫, 幫助檔案可以使用幫助撰寫工具如RoboHelp,幫助與手冊,Doc-To-Help,Flare,HelpLogix或HelpServer.