下一篇文章的概要是什麼? 通過直言不諱,明確你的目的, 這也增加了你的電子郵件被閱讀和迅速回復的可能性, 您的下一句話應該解釋電子郵件的目的. 最好用兩個句子來說明你的情況. 保持積極的態度 即使你寫信是為了解決某個投訴或問題, 別<unk>毀老闆,其他公司或員工,因為這會給你帶來不好的印象. 如果您代表公司傳送電子郵件, 則請省略一些基本的背景資訊. 只是說出你的名字和公司中的職位, 一個商業電子郵件應該儘可能容易閱讀. 這意味著使用易於理解的清晰語言. 選擇主動聲音而不是被動聲音. 例如,不要說:"我的老闆詹姆斯·彼得森給你發了一份備忘錄. 而是說:"我的老闆詹姆斯·彼得森給你發了一份備忘錄. 避免用俗話和技術術語, 即使這些術語在你的公司被大量使用. 選擇簡單的英語和常見的短語. 使用短句. 儘可能避免連線詞, 例如:"我們沒有收到關於備忘錄的回覆, 這更好地說是:"我們沒有收到你的回覆. 我們想跟隨,以確保你理解了資訊. 使用正確的語法,拼寫和標記. 在按下傳送按<unk>之前檢查拼寫並校對所有電子郵件. 關於應該通過電子郵件傳送的內容, 在與某人聯絡之前, 瞭解應該避免傳送的內容. 如果您正在傳送有關特別要求的資訊, 附件是可以的, 但不要在未經提示的情況下向陌生人傳送附件. 避免使用過大的附件和檔案. 如果傳送此類資訊是必要的,請事先傳送電子郵件給收件人提前通知. 不要使用過長的簽名. 理想情況下,你的簽名只應該包括你的名字,郵政地址,電子郵件地址和電話號碼. 如果您願意,也可以列出您的職位. 不包括圖形或背景. 它們往往會堵塞電子郵件記憶體,  摘要:
讓它簡短而明確. 使用簡單,直接的散文. 知道要避免傳送什麼.