在一句話中總結這篇文章. 當你得知即將召開的會議,你應該做的第一件事就是花點時間與出席會議的人交談 (尤其是高層或重要的人). 問問他們是否有什麼特別要在會議上討論的. 記住他們的答案, 詢問與會者他們想討論什麼是明智的舉動,不僅因為它使編寫議程變得更容易,而且因為它讓他們在會議開始之前就參與會議程序. 人們如果知道會討論他們關心的問題,就會更容易出席會議並注意. 會議議程不僅對會議主席,對出席的客人來說也是一種有價值的工具. 會議日程表包含有關會議的寶貴資訊,例如會議的時間,地點和出席人數. 最重要的是,它們還概述了所有討論的主題,讓每個人都能做好準備. 在會議之前傳送你的會議 <unk>你的會議越重要,你應該傳送它越早. 您的日程中一定要包含一個大致的時間限制, 預先制定一個大致的時間表, 讓你更容易按時舉行會議. 雖然你的日程表上有一些專案可能會持續很長時間 (而其他專案可能會短暫),但有時間表可以讓你更容易跟蹤這些專案並相應地調整. 參與會議的人可能不瞭解你打算討論的所有主題, 作為會議的主席, 瞭解到目前為止討論的歷史是個好主意. 試著和以前參加過重要會議的人談談, 您也可以向官方記錄保持者請求過去會議的記錄, 以幫助指導您的計劃. 以往會議的紀錄可以成為你作為主席的重要資源. 這些檔案總結了過去會議的討論和決策, 使得相對快速和簡單的更新. 你甚至可以把重要會議記錄和你的議程分發給與會者. 會議當天,請確保您打算開會的房間或場所清潔,有禮貌,並準備好接待與會者. 您需要確保會議的任何技術部件 (如簡報,投影儀,顯示器等) 正確執行並完全準備好進行. 如果您使用電子簡報 (如PowerPoint等),請花點時間熟悉您將使用的遠端控制器或點選器來迴圈瀏覽幻燈片. 你不想浪費時間在操控上,  摘要:
與與會者討論即將舉行的會議. 編寫和分發一個議程. 研究討論的主題和任何以前的會議. 提前準備你的會議場所.