根據這個摘要寫一篇文章:  調查事件. 寫出你的信件. 把這封信交給他們. 提交一封信的副本.  條款:
這一步與口頭警告沒有什麼不同. 任何時候員工的表現或行為變得有問題, 你必須親自審查事實並評估情況. 保持開放的心態,並願意嘗試從員工的角度看待事情. 考慮誰是錯的,情況如何. 書面警告必須以冷靜的方式寫成, 沒有憤怒或怨恨. 你的信件的目標與口頭警告的目標相似:傳達什麼不起作用,並建議如何糾正問題. 在信件中明確說明員工的具體行為或表現的哪些方面是有問題的,以及為什麼. 舉出公司的具體政策或違反法律的行為. 提及之前與員工有關行為/表現的任何口頭警告或對話. 詳細說明員工需要做些什麼來糾正這些問題,並提出員工如何實現這些規定的目標的建議. 例如,如果員工繼續有不良的銷售記錄, 提供關於打銷電話的補救培訓,以便員工學習如何更改銷售策略,使其更有效. 考慮是否告知員工紀律鏈中的下一步. 如果員工沒有認真對待你的警告, 這可能是一個很好的激勵因素, 但也可能被視為恐嚇或威脅. 最好在這個方面謹慎行事, 無論你是打字和列印了一封實物信件,還是通過電子郵件傳送信件, 確保辦公室裡沒有其他人知道你在做什麼. 保護員工的隱私和聲譽,確保他是唯一看到和知道這封信的人. 提供與員工見面討論這封信的內容,並讓他知道,如果你有任何擔憂或不清楚這封信的任何方面. 如果他想為你辯護的話, 重要的是,你必須記錄所有與員工的通訊. 任何時候你處罰一個員工在任何階段的漸進的紀律處分行動,寫下什麼是說什麼和什麼時候,並儲存任何你給或收到的員工的信件的副本. 讓員工簽署一份信件,確認他收到了書面警告,並理解對他的指控.