Además, el SiGeDI permite un acceso controlado a la información, mediante el establecimiento de roles específicos para cada usuario. “Por ejemplo, se puede permitir el acceso de las jefaturas a todos los documentos, mientras que para otros usuarios se restringe dependiendo del perfil de cada uno, reforzando la seguridad de la información”, indicó Jaén.	La vicerrectora de Docencia, Dra. Marlen León Guzmán, comentó que en dicha instancia universitaria se puso en funcionamiento el SiGeFI y expuso un testimonio a favor de su uso, “durante una gira a Golfito pude adelantar por espacio de seis horas, la firma y asignación de una gran cantidad de documentos, por lo que adelanté mucho tiempo de trabajo al poder utilizar este sistema”.	Otro de los principales pilares de SiGeDI es el establecimiento de clasificaciones, que permiten manejar los expedientes virtuales de forma similar a las carpetas físicas. Entre sus ventajas, permite que la Institución pase de una clasificación orgánica a una clasificación por procesos, según la normativa ISAD (G) y el ISO 15489.	“Hasta la fecha la UCR ha tenido una clasificación orgánica, donde la información se organiza de acuerdo con la unidad de la que provenga, sin importar a qué proceso responda. Pasar a una clasificación basada en los procesos facilita el acceso a la información mediante un lenguaje común en toda la Institución. Además, contribuye de forma eficaz a las transferencias y eliminaciones documentales”, aseveró Jaén, quien agregó que	El SiGeDI trabaja con tablas de plazos de conservación y eliminación de documentos aprobadas por la Comisión Universitaria de Selección y Eliminación de Documentos (CUSED). Esta comisión está conformada por un grupo interdisciplinario que incluye abogados, administradores, archivistas e investigadores quienes analizan, desde sus áreas de conocimiento, las vigencias legales y administrativas de los documentos.	Por otro lado, al igual que el almacenamiento de documentos físicos satura los espacios, los documentos digitales saturan el espacio en los servidores virtuales, por lo que la aplicación de la tabla de plazos toma gran relevancia para que el espacio de almacenamiento en el SiGeDI sea sostenible a lo largo de los años.