نشرت سيمانتك كوربوريشن نتائج الدراسة الاستطلاعية الموسعة التي أجرتها للتحقق من صحة نُظم إدارة المعلومات 2010 . وأظهرت النتائج المهمّة أن أغلبية الشركات لم تلتزم مشورتها التي طالما أسدتها لذاتها مراراً في مجال إدارة المعلومات . ففي حين أن 87% من المُستطلعة آراؤهم يشددون على القيمة والأهمية البالغتين لصوغ خطة منهجية للاحتفاظ بالمعلومات المؤسسية، فإن 46% منهم لا أكثر يملكون ويطبقون مثل هذه الخطة . كما أظهرت نتائج الدراسة الاستطلاعية المُوسعة أن شركات كثيرة تعمدُ إلى الاحتفاظ بالمعلومات إلى أجلٍ غير مُسمّى بدلاً من تطبيق سياسة تتيح لها أن تحذف، بثقة تامة، سجلات البيانات المتقادمة وغير المهمّة، الأمر الذي يجعل مثل هذه الشركات تعاني الأمَرين في مواجهة نمو المساحة التخزينية على نحو مُنفلت، ونوافذ النسخة الاحتياطية غير المُستدامة، وازدياد مخاطر الملاحقة القضائية، وعمليات استكشاف المعلومات المُكلفة وغير الفعالة في آن .وقالَ أنتوني هاريسون، كبير الأخصائيين الرئيسيين للحلول بوحدة نُظم التخزين وإدارة الخوادم في سيمانتك الشرق الأوسط وشمال إفريقيا الإبقاء على البيانات إلى ما لا نهاية من الأمور العبثية التي لا طائلَ منها، عدا أنها تجعل الشركة المعنية تتحمل تكلفة باهظة . ومن اللافت حقاً أن كافة الشركات تؤكد الأهمية الحاسمة لتطبيق خطة مُحْكَمة وراسخة في مجال إدارة المعلومات، بيدَ أن شركات كثيرة، إقليمياً وعالمياً، مازالت تتبع ممارسات متقادمة وغير عملية تتمثل في الاحتفاظ بكل شيء إلى الأبد . فكما نعلم، بلغت كمية المعلومات المتدفقة بشكل متواصل مستويات مهولة، ومن المؤكد أن سياسة الاحتفاظ بكل شيء إلى أجل غير مُسمّى تجعلُ الشركة المعنية بحاجة إلى مساحة تخزينية لا متناهية من جهة، ناهيك عن أنها تلقي أعباء لا حدودَ لها على عاتق طواقم التقنية المعلوماتية والموارد التقنية المؤسسية . لذا، تجد الشركة نفسها في نهاية المطاف تبدد أموالها ووقتها بسبب عدم توافر سياسة مُحكمة لإدارة المنظومة المعلوماتية المؤسسية وتقنيات استشكاف المعلومات .وقالت الدراسة إن أغلبية الشركات المُستطلعة آراؤها 87%، تعتقد أن تطبيق استراتيجية مُحكمة وملائمة بشأن الاحتفاظ بالمعلومات المؤسسية لابد أن يتيحَ لها أن تحذفَ، دون قلق، المعلومات المتقادمة وغير الضرورية . بيدَ أن أقلّ من نصف الشركات المُستطلعة آراؤها (46 بالمئة) تطبق بالفعل سياسة منهجية في هذا الشأن .وأظهرت الدراسة الاستطلاعية أن 75% من المساحة التخزينية للنسخة الاحتياطية تتألف من بيانات نسخ يتم الاحتفاظ بها إلى ما لا نهاية أو استباقاً لأي منازعة قانونية محتملة . كما قال المُستطلعة آراؤهم إن قرابة 25% من البيانات التي يجرون نسخة احتياطية منها لا تلزم أعمالهم، ولا حاجة فعلية لنسخة احتياطية منها .أظهرت الدراسة الاستطلاعية أن 70% من الشركات تعمدُ إلى استخدام الحلول البرمجية الخاصة بالنسخة الاحتياطية لتخزين بيانات استباقاً لأيّ منازعة قانونية، فيما أظهرت أن 25% من الشركات تحتفظ بالنسخة الاحتياطية بكل بياناتها المتقادمة وغير اللازمة إلى الأبد . وقال المشاركون في الدراسة الاستطلاعية إن 45% من النسخة الاحتياطية تتألف من مواد مُخزنة استباقاً لمنازعة قانونية محتملة . ومن اللافت في هذا السياق أيضاً أن الشركات تعتقد أن 40%، في المعدّل، من المعلومات المخزنة استباقاً لأي منازعة قانونية محتملة لا تتصل فعلياً بتلك المنازعة . ويقول الخبراء إن استخدام حلول النسخة الأرشيفية والنسخة الاحتياطية معاً يسهل على الشركة المعنية النفاذ إلى المعلومات ذات الصلة بسرعة قياسية ويقلل الأعباء التخزينية الملقاة على كاهلها .وفي حين أن 51% من الشركات تمنع موظفيها من إجراء نسخة أرشيفية خاصة على حواسيبهم المكتبية والأقراص المشتركة، فإن 65% من الشركات تقول إن الموظفين لا يتقيدون بذلك ويجرون النسخة الاحتياطية من حين إلى آخر .أظهرت الدراسة الاستطلاعية أن 41% من مديري التقنية المعلوماتية لا يرون حاجة إلى مثل هذه الخطة، فيما قال 30% منهم إن أحداً لم يُكلف مثل هذه المهمة، في ما أثار 29% منهم مسألة التكلفة . وبالمقابل، قال القانونيون إن المسألة الأكثر أهمية في هذا السياق هي التكلفة 58% وقلة الخبرة في إعداد مثل هذه الخطة 48%، وأن أحداً لم يُكلف مثل هذه المهمة 40% .وأوصت الدراسة بتنفيذ سياسة إزالة النسخة التكرارية على امتداد التطبيقات وضمن بيئة النسخة الاحتياطية . ويقول الخبراء إن الشركات التي تنشرُ تقنية إزالة النسخة التكرارية على مقربة من مصادر المعلومات يمكن أن توفر الكثير من المساحة والموارد على امتداد شبكتها وخوادمها ونُظمها التخزينية . وعند تطبيق تقنية إزالة النسخة التكرارية مقرونة بفترة احتفاظ أقصر بالنسخة الاحتياطية، فإن الشركات تتيح استرداد النسخة الاحتياطية غير الشريطية عبر النسخة التكرارية المناسبة، بما يعزز الالتزام باتفاقية مستويات الخدمة . وأضافت يتعين على الشركات أن تُعد وتنفذَ تلقائياً سياسة مُحددة بشأن الاحتفاظ بالمعلومات المُخزنة (ما المواد التي يمكن أو لا يمكن حذفها، ومتى يمكن ذلك) . فمن المتفق عليهِ بين الخبراء أن تطبيق سياسة مؤتمتة ومبنية على أسس مُحددة مُسبقاً يقلص المخاطر الكامنة بشكل أفضل من عمليات الحذف العشوائية واليدوية . ويُفضل أن يبادرَ المُستطلعة آراؤهم الذين قالوا إنهم يطبقون سياسة بشأن الاحتفاظ بالمعلومات المخزنة إلى اتخاذ خطوات فورية لتنفيذ مثل هذه السياسة، مع الأخذ في الحسبان دوماً أن الشركة التي تظل سياساتها في هذا المجال حبراً على ورق قد تخاطر بملاحقة قانونية .