نشرت شركة زيروكس المتخصصة في تقنيات وخدمات إدارة المستندات نتائج الدراسة التي أجرتها خلال شهر أغسطس من العام الجاري في منطقة الخليج العربي والتي تمحورت حول الأهمية المتزايدة التي تحظى بها حلول إدارة المستندات لدى الشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم العاملة في تلك المنطقة، وقد أجريت الدراسة من قبل شركة بانالي كونسالتغ بتفويض من الإدارة العليا في شركة زيروكس، وذلك في ما يزيد على 120 شركة من الشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم العاملة في دول الخليج العربي من مختلف القطاعات الاقتصادية، بما في ذلك القطاع المصرفي والمالي والرعاية الصحية والتعليم والإعلام والإعلان والصناعة بالإضافة إلى القطاع الحكومي .نظرت الدراسة في كيفية وأسباب قيام تلك الشركات والمؤسسات باعتماد الحلول الخاصة بإدارة المستندات لخفض التكاليف التشغيلية وتحقيق منافع أخرى على مستوى الأعمال والتي تعدّ بغاية الأهمية للسير على السكة الصحيحة نحو التعافي الاقتصادي .وأظهرت الدراسة أن هناك عدداً كبيراً من الشركات في دول الخليج التي تعتزم زيادة إنفاقها على الحلول الفعالة لإدارة المستندات حيث صرّحت 81% من الشركات التي شملتها الدراسة أن ميزانياتها المخصصة لحلول إدارة المستندات سوف تشهد ارتفاعاً مقابل 19% ممّن صرّحوا بأن ميزانياتهم لهذه الحلول سوف تبقى على حالها من دون أي تغيير . ورأت هذه الشركات أن حلول إدارة المستندات تسهم في خفض التكاليف الناتجة عن تخزين وإدارة الأكوام المتكدّسة من المستندات والأوراق والتي هي في تزايد مستمر، كما أنها تعمل على تحسين عملية استرجاع المستندات والبيانات وتعزيز فعالية النسخ الاحتياطي في إطار ما يُعرف ب disaster recovery .وكشفت الدراسة أن 8% فقط من الشركات تعمد إلى إدارة مستنداتها بصورة رقمية في حين أن 72% منها تدير مستنداتها بشكل رقمي ومطبوع معاً . كذلك، صرّح 56% من الشركات التي شملتها الدراسة أنها تعمد إلى طباعة ما يزيد على 50 صفحة باليوم مقابل 28% ممّن يحتاجون إلى طباعة ما يزيد على 150 صفحة يومياً لاستخدامها للأغراض المكتبية . ومن أجل البقاء على مستوى المنافسة، أكّد المسؤولون التنفيذيون في تلك الشركات أنهم يلجأون إلى تقنيات إدارة المستندات مثل التصوير المستندي مما يساعدهم على تعزيز الالتزام بالقواعد والتعليمات التنظيمية وخفض التكاليف التشغيلية وتقليص المساحات التي تتطلبها المستندات الورقية .انتهت الدراسة إلى أن 40% من الشركات لا تدرك تماماً جميع المنافع لأنظمة إدارة المستندات . أما بالنسبة إلى الشركات التي لها معرفة في هذا الموضوع فقد رأت 39% من هذه الشركات أن أهم عامل بالنسبة إليها الذي تقرر على أساسه شراء نظام إدارة المستندات هو أن يكون مزوّد هذه التقنية من الأسماء المعروفة والموثوق بها في حين أتى عامل المرونة في تلك الأنظمة بالدرجة الثانية من حيث الأهمية بنسبة 29% .ومن النتائج المفاجئة التي خلُصت إليها الدراسة هي أن 11% فقط من خبراء تقنية المعلومات يعتقدون بأن السعر هو العامل الأساسي الذي يؤثر في قراراتهم في شراء أنظمة المعلوماتيّة ويمكن تفهّم هذا الواقع نظراً إلى أن تبادل المعرفة والمعلومات بشكل فعال هو من المسائل الحيوية والمهمة بالنسبة لأي شركة إذ يساعدها على إدارة بياناتها ونشرها بشكل أكثر سرعةً وفعالية .هناك حاجة كبرى للشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم في دول الخليج لحلول إدارة المستندات التي تتسم بكلفتها الميسورة وسهولة استخدامها .