En la contabilidad de devengamiento, el principio de congruencia indica que un gasto debe declararse en el mismo período en el que se devengan los ingresos correspondientes, y está asociado con la contabilidad de devengo y el principio de reconocimiento de ingresos establece que los ingresos deben registrarse durante el período en el que se ganan, independientemente de cuándo se produzca la transferencia de efectivo. Al reconocer los costos en el período en el que se incurren, una empresa puede ver cuánto dinero se gastó para generar ingresos, reduciendo el "ruido" que produce el desajuste temporal entre el momento en que se incurren los costos y el momento en que se obtienen los ingresos. Por el contrario, en la contabilidad de caja se reconoce un gasto cuando se paga el efectivo, independientemente de cuándo se incurrió realmente en el gasto.[1]​
Si no existe una relación de causa y efecto (p. ej., una venta es imposible), los costos se reconocen como gastos en el período contable en el que expiraron: es decir, cuando se han agotado o consumido (p. ej., de bienes deteriorados, vencidos o de calidad inferior, o servicios no demandados). Los gastos pagados por anticipado no se reconocen como gastos, sino como activos hasta que se cumple una de las condiciones de calificación que resulta en un reconocimiento como gastos. Por último, si no se puede establecer una conexión con los ingresos, los costos se reconocen inmediatamente como gastos (por ejemplo, costos administrativos generales y de investigación y desarrollo).
Los gastos pagados por adelantado, como los salarios de los empleados o los honorarios de los subcontratistas pagados o prometidos, no se reconocen como gastos; se consideran activos porque proporcionarán probables beneficios futuros. Cuando se utiliza un gasto prepago, se realiza un asiento de ajuste para actualizar el valor del activo. En el caso del alquiler prepago, por ejemplo, el costo del alquiler del período se deduciría de la cuenta de alquiler prepago.[2]​